BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Manajemen kearsipan telah ada sejak masyarakat pertama kali mampu melukiskan tindakannya melalui gambar pada gua-gua yang kini berkembang menjadi suatu aspek praktis dari perencanaan organisasi1. Pada saat ini teknologi sudah berkembang dengan sangat pesat. Segala sesuatu sudah berubah menjadi Era Digital atau Komputerisasi. Pengelolaan dan penyimpanan dokumen yang dahulu secara manual kini sekarang telah berubah dengan menggunakan sistem komputerisasi. Arsip secara fisik tidak terbatas pada surat tetapi semua bentuk perekam data dan informasi seperti foto, rekaman, film, disket dan sebagainya2. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokuman secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Pada dasarnya keberadaan arsip dalam lingkungan perkantoran tidak dapat dilepaskan dari pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi, yang berarti arsip tercipta sebagai akibat dari proses kegiatan yang dilaksanakan oleh sebuah organisasi3. Dalam setiap organisasi maupun perusahaan karyawan atau pegawai mempunyai peranan penting dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Karyawan pada hakekatnya merupakan salah satu unsur yang menjadi sumber daya dalam suatu organisasi. Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut. Sumber daya manusia inilah yang menjadikan suatu organisasi bisa menjalankan kegiatan sehari-hari. Pengelolaan arsip yang tidak efektif akan mengakibatkan para pegawai mengalami kesulitan mendapatkan informasi atau dokumen yang diperlukan dalam pekerjaannya sehingga penyelesaian tugas akan memakan waktu yang lebih lama. Hal ini menunjukkan 1 Drs.Boedi Martono, “Penyusutan dan pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan”, Jakarta, PT Fajar Inter Pratama, 1997, hal. 13 2 Ibid, hal. 14 3 Ibid, hal. 15
bahwa salah satu hal yang mempengaruhi efektivitas kerja adalah pengelolaan kearsipan di dalam organisasi tersebut. Oleh karena itu salah satu hal yang harus diperhatikan dalam menciptakan efisiensi kerja yaitu menciptakan sistem pengelolaan kearsipan yang baik dalam organisasi, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan peranan dan fungsi pokok serta komponen kerja yaitu manusia, perlatan, dan sistem kerja. Arsip diciptakan dan diterima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi yang berintegrasi pada segi akurasi, efesiensi dan efektivitas. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan Latar Belakang, Maka Rumusan Masalahnya Adalah: 1. Apa saja yang menjadi Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan ? 2. Bagaimana Menciptakan Sistem Manajemen Kearsipan yang Baik didalam Suatu Organisasi untuk Menunjang Efektivitas Kerja ? 1.3 Tujuan Berdasarkan Rumusan Masalah, Maka Tujuan Penulisannya adalah: 1. Untuk Mengetahui Apa Saja Yang Menjadi Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan 2. Untuk Mengetahui Bagaimana Cara Menciptakan Sistem Pengelolaan Kearsipan yang Baik di Dalam Suatu Organisasi untuk Menunjang Efektivitas Kerja.
BAB II LANDASAN TEORI PENGERTIAN ARSIP DAN EFISIENSI KERJA 2.1 Pengertian Kearsipan Dalam pengertiannya arsip memiliki arti yang sangat luas. Arsip adalah naskahnaskah, baik dalam bentuk tunggal maupun dalam bentuk kelompok/kumpulan, dalam bentuk tertulis/bergambar, media baru, maupun dalam bentuk suara (rekaman). Maka yang termasuk dalam pengertian arsip adalah surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto- foto. Arsip juga mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. Lembaga Administrasi Negara (LAN) memberikan pengertian arsip (Buku Pedoman Tata Surat-Menyurat dan Kearsipan, 1972):, Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsifungsi
kebijakan.
Kebijakan,
keputusan-keputusan,
prosedur-prosedur, pekerjaan-
pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya4. Suraja ( 2006:33) Pengertian arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupan, dalam corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok yang memiliki guna tertentu, dan disimpan secara sistematis sehingga bilamana diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.5 4 ,Pengertian Arsip Menurut Lembaga Administrasi Negara, Diakses dari http://www.duniaarsip.com/pengertian-arsip-menurut-lembaga-administrasi-negara.html/ pada tanggal 10 November 2016 5 Sinuhaji, Manajemen Kearsipan, Diakses dari http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/40543/4/Chapter%20II.pdf pada tanggal 10 November 2016
Pengertian kearsipan oleh Moekijat (2002:75) adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat ditemukan kembali. G.R.Terry dalam (Wiyasa, 2003:80) kearsipan yaitu menempatkan kertas-kertas dalam penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Senada dengan Moekijat (2005:75) dan G.R. Terry dalam (Wiyasa, 2003:80), Sedarmayanti (1992:55) mengemukakan pengertian kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam satu tatanan yang sistematis dan logis, meyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa kearsipan (filing) adalah suatu kegiatan pengaturan dan penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu secara sistematis, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali6. Pengertian arsip oleh The Liang Gie adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat diketemukan kembali. Secara sederhana pengertian arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki guna tertentu, disimpan secara sistematis dan ditemukan kembali secara cepat.7 Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah : a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga- Lembaga Negara dan BadanBadan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 6 Asih, Korelasi sistem kearsipan dengan efektivitas kerja pegawai pada kantor sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang diakses dari http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/37183/4/Chapter%20I.pdf pada tanggal 10 November 2016 7 Sutarto,Sekretaris dan Tatawarkat,Gajahmada University press,1997, hal 200
Dalam Penjelasan Undang-Undang yang dimaksud dengan naskah adalah segala sesuatu baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil rekaman, film dan lain sebagainya8. Selain itu, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun nonpemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. 2.2 Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan bangsa serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.9 2.3 Fungsi Arsip Fungsi Arsip Membedakan: 1. Arsip dinamis yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyeenggaraan administrasi negara. Secara fungsional arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya. 2. Arsip statis yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan bangsa pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari- hari administrasi negara. Secara fungsional arsip statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi, khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/ pemerintah10. 2.4
Pengertian Efektivitas Kerja Efektivitas merupakan salah satu pencapaian yang ingin diraih oleh sebuah organisasi.
Untuk memperoleh teori efektivitas dapat menggunakan konsep-konsep teori manajemen dan organisasi khususnya yang berkaitan dengan efektivitas. Handoko (2001:44) 8 Ibid hal 200 9 Sutarto, op.cit hal 253 10 Sutarto, op.cit hal 252
efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tetap untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sondang P Siagian ( 2001:24) efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana, dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan barang atau jasa kegiatan yang dijalankannya.11 Untuk mengukur efektivitas kerja Campel yang dikutip oleh Richard M, Steers ( 1998:45) ada beberapa variabel yang bisa digunakan yaitu : 1. Kesiagaano Penialian menyeluruh sehubungan dengan kemungkinan bahwa organisasi mampu menyelesaikan sebuah tugas khusus dengan baik jika diminta. 2. Kemangkiran Frekuensi kejadian-kejadian pekerja yang bolos dari pekerjaan 3. Semangat kerja Kecenderungan anggota organisasi berusaha lebih keras mencapai tujuan dan sasaran organisasi termasuk perasaan terikat. Semangat kerja adalah gejala kelompok yang melibatkan kerjasama dan perasaan memiliki 4. Motivasi Motivasi adalah perasaan sedia atau rela bekerja untuk mencapai tujuan pekerjaan. 5. Kepuasaan kerja Tingkat kesenangan yang dirasakan seseorang atas peran pekerjaan nya dalam organisasi 6. Beban pekerjaan Beban pekerjaan yang diberikan pimpinan kepada bawahan yang sesuai dengan kemampuan seseorang dan sesuai dengan jumlah kelompok mereka 7. Waktu menyelesaikan tugas Waktu merupakan segala sesuatu pengukuran efektivitas kerja yang sangat penting sebab dapat dilihat apakah waktu yang digunakan suatu organisasi sudah dijalankan dengan sebaik-baiknya oleh setiap anggota organisasi.12
11 Yunita Arda, Kumpulan teori efektivitas, Diakses dari http://yunitaardaha.blogspot.co.id/2012/04/kumpulan-teori-efektivitas.html?m=1 pada tanggal 10 November 2016 12 Diakses dari http://www.landasanteori.com/2015/10/pengertian-efektivitaskerja-adalah.html?m=1 pada tanggal 10 November 2016
BAB III PEMBAHASAN 3.1 Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan A. Manajemen Kearsipan Dalam kamus Bahasa Indonesia, manajemen mempunyai arti kata ketatalaksanaan, pengelolaan dan pengurusan. Berdasarkan arti kata bahasa Indonesia ini, maka dapat dipahami bahwa manajemen merupakan suatu kegiatan yang terdiri dari bagian atau proses yang tertentu secara bertahap, yakni adanya suatu proses penataan, proses kelola dan proses pengurusan, tentunya proses ini sangat berkaitan dengan suatu organisasi ataupun lembaga lainnya yang aktivitas lembaga tersebut terdiri dari bagian-bagian yang harus ditata, dikelola dan diurus untuk mencapai tujuan organisasi13. Menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971 Tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pengertian arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan14. Tujuan manajemen arsip adalah kemampuan menyajikan arsip yang benar kepada orang yang berwenang pada waktu yang tepat dengan biaya semurah mungkin. Fungsi dasar manajemen adalah planning, organizing, actuating dan controlling yang memerlukan data dan informasi. Arsip tercipta sebagai sesuatu yang mengandung berbagai data dan informasi tentang apa yang pernah dilakukan oleh suatu organisasi. Data tersebut sangat penting bagi manajemen sebab dapat digunakan untuk berbagai kepentingan seperti pengetahuan, perkiraan, pertimbangan dan keputusan. Pelaksanaan fungsi manajemen juga sangat tergantung dari perencanaan. Pentingnya arsip bukan saja dalam rangka perencanaan tetapi juga penting dalam rangka pengawasan. Arsip yang berupa laporan pemeriksaan dapat digunakan untuk melakukan pengawasan. 13 Saiman, “Manajemen Sekretaris”, Jakarta, Ghalia Indonesia, 2002,hal.9 14 Drs. Thomas Wiyasa, “Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis”, Jakarta, Penebar Swadaya, 2001, hal. 43
Adapun ciri-ciri penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan efisien adalah : 1. Berkas yang diarsipkan sedikit tetapi benar-benar bermutu 2. Berkas yang diarsipkan adalah benar-benar efektif karena sudah melalui selektif secara cermat 3. Penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya terlalu besar. B. Strategi Pengelolaan Arsip Dengan semakin berkembangnya aktivitas suatu organisasi maka berkembang pula jumlah berkas yang ada dalam instansi. Perkembangan arsip akan sebanding dengan pertumbuhan jumlah pekerjaan tulis menulis yang terjadi di kantor dan sebanyak itu pula permasalahan yang ditimbulkan akibat kelahiran dokumen di tengah percaturan administrasi perkantoran. Arsip sudah tidak asing lagi bagi kalangan kantor, tetapi mengurus atau mengelola arsip merupakan pekerjaan yang tidak mudah. Manajemen kearsipan akan membahas mengenai arsip mulai dari kelahiran sampai dengan kematian arsip. Suatu rencana tanpa disertai dengan langkah konkrit, maka suatu perencanaan tidak akan berarti apa-apa. Langkah mengkoordinasikan dalam pengelolaan arsip meliputi:15 1. Program pembinaan pegawai/ petugas penata arsip. Maksud dari program pembinaan tersebut untuk menanamkan sifat cinta dokumen, berpikiran luas dan maju sehingga tertarik akan kepentingan pengelolaan dokumen sebagai nafas organisasi. Seorang petugas kearsipan tidak harus memiliki tingkat kecerdasan yang tinggi, tetapi cukup dengan memiliki tingkat kecerdasan yang cukup serta memiliki beberapa syarat umum, maka seseorang dapat melakukan pengelolaan arsip dengan baik. 2. Pengorganisasian arsip, adalah pembagian tugas dan wewenang pengelolaan arsip dapat dilaksanakan sebaik-baiknya dalam suatu organisasi. Dengan adanya kejelasan siapa yang mengelola dan siapa yang bertanggung jawab, maka pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan tertib menghindari saling lempar tanggung jawab. Ada beberapa pengorganisasian arsip yang sudah dikenal, yaitu; a. sentralisasi, sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi b. desentralisasi, sistem pengelolaan dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu organisasi. c. Kombinasi sentralisasi dan desentralisasi, sistem lolaan untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan arsip. 15 Jurnal Madani Edisi II/Nopember 2005. “Manajemen Kearsipan dalam Penyelenggaraan Organisasi Publik”
3. Peralatan dan perlengkapan kearsipan. Keberhasilan dari kegiatan manajemen kearsipan adalah juga secara langsung dipengaruhi oleh peralatan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan. C. Sistem Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan arsip yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana arsip sewaktu-waktu diperlukan. Menurut Barthos (2007:44), ada lima sistem penyimpanan arsip yaitu: 1) Penyimpanan menurut abjad (alphabetical) Penyimpanan
menurut
abjad
adalah
penyimpanan
dimana
dokumen-dokumen
disimpan/disusun menurut huruf-huruf yang pertama dari nama orang/organisasi kemudian menurut huruf-huruf yang kedua. 2) Penyimpanan menurut nomor (numerical) Penyimpanan menurut nomor adalah dimana setiap dokumen diberi nomor dan disimpan menurut nomor urut dari yang terkecil. Nomor dalam penyimpanan ini adalah sebagai kode penyimpan. 3) Penyimpanan menurut wilayah Penggolongan menurut wilayah adalah penggolongan dimana surat-surat / arsip-arsip dibagi menurut letak wilayah. 4) Penyimpanan menurut perihal (subject) Penggolongan menurut perihal adalah suatu caraa meletakkan atau menyusun arsip-arsip yang disimpan berdasarkan golongan-golongan (klasifikasi) isi permasalahan yang terkandung di dalam masing-masing arsip. 5) Penyimpanan menurut tanggal (chronological classification) Penggolongan menurut tanggal adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen disimpan menurut urutan tanggal tertera di dalam naskah atau surat. Surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat. Sistem ini sudah jarang dipergunakan secara 100%, tetapi merupakan sistem yang sudah lazim untuk menyimpan surat-surat dalam masing-masing map. Beberapa faktor penunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan dalam penemuan kembali arsip adalah sebagai berikut:
1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan. 2. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik hendaknya diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain : a. Kesederhanaan b. Ketepatan menyimpan arsip. c. Memenuhi persyaratan ekonomis d. Menjamin keamanan e. Penempatan arsip f. Sistem yang digunakan harus fleksibel g. Petugas arsip Banyak faktor yang mempengaruhi kearsipan agar berjalan dengan baik dan lancar. Seperti yang dikemukakan oleh Wursanto (1991:30), sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri mudah dilaksanakan, mudah dimengerti, murah/ekonomis, tidak memakan tempat, mudah dicapai, cocok bagi organisasi, fleksibel/luwes, dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, serta mempermudah pengawasan. Sedarmayanti (2008:104) bahwa ada beberapa faktor yang menunjang dan perlu diperhatikan dalam kearsipan sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip, yaitu: kesederhanaan, ketepatan, ekonomis, keamanan, penempatan yang strategis, fleksibel dan petugas arsip. 1. Faktor kesederhanaan diharapkan mampu mempermudah segala proses pengurusan arsip dengan memahami tata kearsipan yang baik pula. 2. Faktor ketepatan diharapkan mampu menciptakan kearsipan yang cepat dan tepat dengan penataan arsip dan metode kearsipan yang sesuai dengan kantor. 3. Faktor ekonomis dalam kearsipan diharapkan dapat mempertimbangkan penggunaan tempat dan peralatan kearsipan dari aspek kuantitas, kualtitas serta fungsionil. 4. Faktor keamanan diharapkan mampu menjaga arsip-arsip penting agar tidak terjadi kerusakan yang disebabkan oleh alam maupun kecuaian manusia. 5. Faktor penempatan yang strategis berarti sarana penyimpanan hendaknya diletakkan pada pegawai yang sering memerlukannya agar dapat menciptakan suatu proses pekerjaan yang cepat. 6. Faktor fleksibel seharusnya diterapkan sesuai dengan kebutuhan organisasi dan perkembangann teknologi zaman sekarang. Sedangkan faktor petugas arsip yang
merupakan faktor penting dalam menjalankan kearsipan hendaknya memiliki pengetahuan dan pemahaman yang cukup pada tata kelola arsip yang baik dan benar. Widjaja (1999:103) tentang faktor-faktor kearsipan yang baik antara lain: 1. Penggunaan sistem penyimpanan yang tepat, yakni suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan surat-surat sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara cepat yang menyangkut tentang pengkajian surat/berkas untuk mengetahui persoalan yang terkandung didalamnya, mencatat surat ke dalam agenda dan menyimpan surat. 2. Fasilitas kearsipan memenuhi syarat, yakni dalam kamus administrasi, fasilitas diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaanpekerjaan dalam suatu usaha kerjasama manusia. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan seperti alat-alat korespondensi, alat penerima surat, alat penyimpab surat. 3. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat, yakni seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga persyaratan untuk petugas tata usaha umumnya 3.2 Sistem Manajemen Kearsipan yang Baik didalam Suatu Organisasi untuk Menunjang Efektivitas Kerja A. Defenisi Efektivitas Kerja Terkadang banyak orang yang menyamakan makna efektivitas dengan efisiensi, namun sebenarnya keduanya memiliki makna yang berbeda. Efektivitas adalah suatu kosakata dalam bahasa Indonesia yang berasal dari bahasa Inggris yaitu “efektive” yang berarti berhasil, ditaati, mengesankan, mujarab dan mujur. Dari sederetan arti di atas, maka yang paling tepat adalah berhasil dengan baik. Jika seseorang dapat berhasil dengan baik maka ia dapat dikatakan bekerja secara efektif. Dalam pelaksanaan kerja selalu memakai lima macam sumber usaha yaitu pikiran, tenaga, waktu, uang, dan benda. Walaupun dalam gabungan yang berbeda untuk masing-masing jenis pekerjaan pada umumnya setiap orang melakukan kegiatan tertentu ingin memperoleh hasil yang maksimal. Tetapi permasalahan bukanlah sesederhana pengertian di atas, karena efektifitas itu menyangkut banyak hal. Oleh karena itu para ahli memberikan defenisi yang beragam untuk menjelaskan apa defenisi dari efektifitas itu. Atmosoeprapto (2002 :139) menyatakan Efektivitas adalah melakukan hal yang benar, sedangkan efisiensi adalah melakukan hal secara benar, atau efektivitas adalah sejauh mana kita mencapai sasaran dan efisiensi adalah bagaimana kita
mencampur segala sumber daya secara cermat. Menurut Stoner dalam Kurniawan (2005 : 106) menekankan pentingnya efektivitas organisasi dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi dan efektivitas adalah kunci dari kesuksesan suatu organisasi. Efektivitas dalam kegiatan organisasi dapat dirumuskan sebagai tingkat perwujudan sasaran yang menunjukkan sejauh mana sasaran telah dicapai. Sumaryadi (2005:105) berpendapat dalam bukunya bahwa organisasi dapat dikatakan efektif bila organisasi tersebut dapat sepenuhnya mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Efektivitas umumnya dipandang sebagai tingkat pencapaian tujuan operatif dan operasional. Dengan demikian jelaslah bahwa efektifitas merupakan suatu keadaan yang menunjukkan keberhasilan kerja yang diharapakan. Efektivitas kerja adalah penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditentukan, artinya pelaksanaan suatu tugas ditandai baik atau tidak sangat tergantung pada penyelesaian tugas tersebut, bagaimana cara melaksanakannya, dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu. Menurut Handoko, Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan. Selanjutnya menurut kamus Administrasi perkantoran, efektivitas berasal dari kata efektif yang berarti terjadinya suatu efek yang dikehendaki dalam suatu perbuatan.16 B. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja Efektivitas yang diartikan sebagai keberhasilan melakukan program dipengaruhi oleh berbagai faktor-faktor, yang dapat menentukan efektivitas kerja karyawan berhasil dilakukan dengan baik atau tidak. Seorang pegawai dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan efektif dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor. Menurut The Liang Gie (2000:29) Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja dalam organisasi : 1. Waktu Ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan faktor utama. Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan, maka semakin banyak tugas lain menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat efektivitas kerja karena memakan waktu yang tidak sedikit. 2. Tugas
16 http://jurnalsdm.blogspot.com/2010/01/efektifitas-kerja-definisi-faktor-yang.html
Bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada karyawan. 3. Produktivitas Seorang karyawan mempunyai produktivitas kerja yang tinggi dalam bekerja tentunya akan dapat menghasilkan efektivitas kerja yang baik demikian pula sebaliknya. 4. Lingkungan kerja Lingkungan tempat bekerja adalah menyangkut tata ruang, cahaya alam dan pengaruh suara yang mempengaruhi konsentrasi seorang pegawai sewaktu bekerja. 5. Perlengkapan dan Fasilitas Perlengkapan fasilitas adalah suatu sarana dan peralatan yang disediakan dalam bekerja. Fasilitaas yang kurang lengkap akan mempengaruhi kelancaran pegawai dalam bekerja. Semakin baiknya kerja seseorang dalam mencapai tujuan atau hasil yang diharapkan17 Sistem Pengelolaan Kearsipan Dengan Efektivitas Kerja Pegawai Sistem kearsipan dalam suatu kantor sangat penting untuk diperhatikan. Sistem kearsipan yang baik akan membantu para pegawai dalam mencari arsip atau dokumen yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaannya dengan cepat dan tepat, sehingga para pegawai dapat menyelesaikan pekerjaannya lebih cepat dan tepat pada waktunya. Sebaliknya jika sistem kearsipan yang buruk dapat mengakibatkan kecepatan bekerja pegawai menjadi berkurang, karena dalam pencarian dokumen memakan waktu yang lama sehingga pegawai tidak bisa bekerja secara optimal. Salah satu faktor pendukung utama pegawai dalam melaksanakan kegiatan secara optimal yaitu dengan didukung dengan pengelolaan arsip yang baik. Seperti yang diungkapkan oleh Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005) bahwa: Perhatian yang perlu diberikan kepada arsip yang dimiliki organisasi berupa sistem pengelolaan yang benar dan efektif, sehingga dengan sistem pengelolaan yang efektif sistem tersebut akan dapat membantu mendukung efisiensi kerja dalam hal penyedia informasi. Selain itu juga, arsip mempunyai nilai manfaat yang tinggi jika keberadaannya mampu dikelola dengan baik shingga efektivitas dan efisiensi penggunaannya dapat disajikan dengan optimal. Seperti yang dikemukakan oleh Sedarmayanti (2001:14) bahwa arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi, apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik
17 http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/37183/4/Chapter%20I.pdf
pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Selain itu, arsip jika arsip dikelola secara efektif akan membantu memudahkan penemuan kembali arsip ketika diperlukan sehingga tidak memerlukan waktu yang lama untuk mencari. Seperti yang dikemukakan oleh Anhar (1980:55) bahwa fungsi kearsipan yang baik dapat meningkatkan efisiensi efektivitas kerja. Kearsipan yang Efektif akan berpengaruh dalam meningkatkan efektivitas kerja pegawai. Sehingga dapat menciptakan arus kerja yang lancar. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip merupakan langkah awal yang perlu dibenahi untuk meningkatkan efektifitas kerja bagi pegawai. Dalam setiap organisasi maupun perusahaan, karyawan atau pegawai mempunyai peranan penting dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Karyawan pada hakikatnya merupakan salah satu unsur yang menjadi sumber daya dalam suatu organisasi. Karyawan sebagai sumber jalannya bagi organisasi harus mendapatkan dorongan untuk dapat bekerja dengan lebih baik sehingga efisiensi dalam suatu organisasi dapat tercapai dengan baik pula. Semangat kerja merupakan sikap yang perlu dimiliki oleh karyawan, sedangkan semangat kerja itu sendiri adalah melakukan pekerjaan secara lebih giat sehingga pekerjaan dapat diharapkan lebih cepat dan baik. Sumber utama efisiensi sebenarnya ada dalam diri individu masing-masing pegawai atau karyawan. Karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada, pegawai mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur efisien itu antara lain kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh pegawai serta kerja sama yang baik antara pegawai dengan ruang lingkup pekerjaannya.
BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan Manajemen arsip yang baik pada akhirnya harus dilihat dari seberapa jauh pengaturan informasinya dapat digunakan secara langsung untuk menunjang kebutuhan akan penyelesaian administrasi organisasi yang bersangkutan. Manajemen arsip dapat berfungsi sebagai bagian dari sistem informasi manajemen, dengan asas penyajian tepat informasi, tepat waktu, tepat guna, tepat sasaran dan dilaksanakan dengan biaya serendah mungkin. Dengan demikian manajemen kearsipan harus merupakan suatu sistem dan sekaligus sub-sistem dalam administrasi organisasi. Dalam menciptakan efisiensi kerja, hal yang perlu diperhatikan yaitu menciptakan sistem pengelolaan kearsipan yang baik dalam organisasi, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan peranan dan fungsi pokok serta komponen kerja yaitu manusia, perlatan, dan sistem kerja. Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Dan pada masa sekarang banyak organisasi/instansi yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip, mulai dari yang sederhana sampai yang canggih.
Daftar Pustaka Asih, Korelasi sistem kearsipan dengan efektivitas kerja pegawai pada kantor sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang diakses dari http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/37183/4/Chapter%20I.pdf pada tanggal 10 November 2016 Drs.Boedi Martono, “Penyusutan dan pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan”, Jakarta, PT Fajar Inter Pratama, 1997. Drs. Thomas Wiyasa, “Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis”, Jakarta, Penebar Swadaya, 2001. Jurnal Madani Edisi II/Nopember 2005. “Manajemen Kearsipan dalam Penyelenggaraan Organisasi Publik” Pengertian Arsip Menurut Lembaga Administrasi Negara, Diakses dari http://www.duniaarsip.com/pengertian-arsip-menurut-lembaga-administrasinegara.html/ pada tanggal 10 November 2016 Saiman, “Manajemen Sekretaris”, Jakarta, Ghalia Indonesia, 2002. Sinuhaji, Manajemen Kearsipan, Diakses dari http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/40543/4/Chapter%20II.pdf pada tanggal 10 November 2016 Yunita Arda, Kumpulan teori efektivitas, Diakses dari http://yunitaardaha.blogspot.co.id/2012/04/kumpulan-teori-efektivitas.html?m=1 pada tanggal 10 November 2016 http://www.landasanteori.com/2015/10/pengertian-efektivitas-kerja-adalah.html?m=1 pada tanggal 10 November 2016 http://jurnalsdm.blogspot.com/2010/01/efektifitas-kerja-definisi-faktor-yang.html http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/37183/4/Chapter%20I.pdf http://eckysfile.blogspot.co.id/2012/03/makalah-kearsipan.html 2012, makalah kearsipan, ecky
