El ciclo ciclo Demi Deming ng de mejo mejora ra contin continua ua
El uso del del ciclo ciclo Deming Deming es para guiar guiar y moti motivar var las las activida actividades des de mejora. mejora. El El ciclo Deming es una metodología sencilla sencilla para mejorar lo que promovió W. Edwards Deming. Deming. En un principio, se llamó el ciclo Shewhart por su fundad fundador or origin original, al, Walte Walterr Shewh Shewhart, art, pero en 1950 1950 los los japones japoneses es cambiaron camb iaron su nombre nombre por el de ciclo Dem Deming. ing. El ciclo Deming Deming está está integrado integrado por cuatro cuatro etapa etapas: s: planear , hacer , estudiar y actuar (PDSA, por sus siglas en inglés), como se ilustra en la figura (La tercera etapa, etapa, estudiar, estudiar, antes se llamaba llamaba revisar , y el ciclo Deming se conocía como el ciclo PDCA [por sus siglas en inglés]. Deming hizo el cambio en 1990. “Estudiar” es más apropiado, porque con una “revisión” solamente podríamos podríamos pasar algo por alto. Sin embargo, embargo, muchas personas siguen utilizando el término “revisar”.)
La etapa de planeación consiste en estudiar la situación actual y describir el proceso: sus insumos, resultados, clientes y proveedores; entender entender las expectativas del cliente; cliente; recopilar datos; identificar los problemas; probar probar las teorías sobre las causas y desarrollar desarrollar soluciones y planes de acción. En la etapa de hacer, se implementa el plan a manera de prueba, por ejemplo: en un laboratorio, como proceso de producción producción piloto o con un pequeño grupo grupo de clientes clientes para evaluar una solución propuesta y proporcionar datos objetivos. objetivos. Los datos del experimento se recopilan y registran. La etapa de estudio determina si el plan tentativo funciona en forma correcta mediante la evaluación de los resultados, resultados, el registro del del aprendizaje y estableciendo estableciendo si es necesario tomar tomar en cuenta otros aspectos u oportunidades. A menudo es preciso modi ficar o desech desechar ar la pri prime mera ra solución; se proponen nuevas soluciones soluciones y se evalúan regresando regresando a la etapa de hacer. En la últi última ma etapa, actuar, actuar, las mejoras mejoras se estandar estandarizan izan y el plan final se implementa como una “mejor práctica actual” y se comunica a toda la organización. Posteriormente, este proceso proceso lleva otra vez a la etapa de planeación para la identificac cación ión de otra otrass oportunidades de mejora. En la siguiente siguiente tabla tabla se resumen resumen con mayor detalle detalle los pasos pasos del ciclo Dem Deming. ing. La premisa premisa fundamental es que la mejora mejora proviene de la aplicación del conocimiento. conocimiento.
Planear
1. Definir el proceso: su inicio, final y lo que hace. 2. Describir el proceso: mencionar las tareas clave realizadas y la secuencia de los pasos, personas que participan, equipo utilizado, condiciones ambientales, métodos de trabajo y el material usado. 3. Describir a los participantes: clientes y proveedores internos y externos, y operadores del proceso. 4. Definir las expectativas de los clientes: qué quiere el cliente, cuándo y dónde, tanto para clientes externos como internos. 5. Determinar qué datos históricos están disponibles sobre el desempeño del proceso, o qué datos es necesario recopilar a fin de entender mejor el proceso. 6. Describir los problemas percibidos relacionados con el proceso; por ejemplo, el hecho de no satisfacer las expectativas de los clientes, la variación excesiva, los tiempos de ciclo prolongados, etcétera. 7. Identificar las causas principales de los problemas y su impacto en el desempeño del proceso. 8. Desarrollar cambios o soluciones potenciales para el proceso, y evaluar la forma en que estos cambios o soluciones van a manejar las causas principales. 9. Seleccionar la(s) solución(es) más prometedora(s). Hacer 1. Realizar un estudio piloto o un experimento para probar el impacto de la(s) solución(es) potencial(es). 2. Identificar los indicadores para entender la forma en que cualquier cambio o solución tiene éxito al manejar los problemas percibidos. Estudiar 1. Analizar los resultados del estudio piloto o experimento. 2. Determinar si mejoró el desempeño del proceso. 3. Identificar otros experimentos que quizá sean necesarios. Actuar 1. Seleccionar el mejor cambio o solución. 2. Desarrollar un plan de implementación: qué es necesario hacer, quién debe participar y cuándo se debe llevar a cabo el plan. 3. Estandarizar la solución, por ejemplo, redactando nuevos procedimientos operativos estándar. 4. Establecer un proceso para vigilar y controlar el desempeño del proceso.
Éste puede ser un conocimiento de ingeniería, administración o la forma en que opera un proceso que puede facilitar el trabajo, hacerlo más exacto, más rápido, menos costoso, más seguro o que satisfaga mejor las necesidades de los clientes. Tres preguntas fundamentales por considerar son: • ¿Qué se trata de lograr? • ¿Qué cambios se pueden hacer que den como resultado una mejora? • ¿Cómo se sabrá que un cambio es una mejora?
Através de un proceso de aprendizaje se desarrolla el conocimiento. Con esta filosofía, se puede ver con facilidad por qué el ciclo Deming es un elemento esencial de los programas japoneses para mejorar la calidad.
El ciclo Deming se enfoca tanto hacia la mejora continua a corto plazo como hacia el aprendizaje organizacional a largo plazo.
El siguiente ejemplo demuestra la forma en que el ciclo Deming se puede aplicar en la práctica. Los copropietarios de un restaurante decidieron hacer algo en relación con las largas filas que se formaban todos los días en su negocio. Después de algunas discusiones con sus empleados, salieron a la luz varios hechos: • Los clientes esperaban en la fila hasta 15 minutos. • Por lo general, había mesas disponibles. • Muchos de sus clientes eran asiduos. • Las persona s que tomaban los pedidos y preparaban la
comida se estorbaban entre sí.
Para medir la mejora que podría resultar de cualquier cambio que realizaran, decidieron recopilar datos sobre el número de clientes en la fila, número de mesas vacías y el tiempo hasta que el cliente recibía la comida que había pedido. En la etapa de planeación, los propietarios querían probar algunos cambios y decidieron hacer la prueba con tres de ellos: 1. Ofrecer una forma en que los clientes enviaran sus pedidos por fax con anticipación (rentar una máquina de fax durante un mes). 2. Mandar hacer una mesa de preparación en la cocina con amplio espacio para los pedidos por fax. 3. Dedicar una de sus dos cajas registradoras al manejo de los pedidos por fax. Uno de los dueños medía tanto la longitud de la fila como el número de mesas vacías cada 15 minutos durante la hora del almuerzo. Además, al realizar la revisión de la fila cada 15 minutos, se anotaba quién era la última persona en ella y se medía el tiempo que pasaba hasta que le servían la comida. En la etapa de hacer, los propietarios observaron los resultados de las tres medidas durante tres semanas. En la etapa de estudiar detectaron varias mejoras. El tiempo en la fila bajó de 15 a un promedio de 5 minutos. La longitud de la fila se redujo a un promedio máximo de 12 personas, y el número de mesas vacías disminuyó ligeramente. En la etapa de actuar, los dueños organizaron una junta con todos los empleados para analizar los resultados. Decidieron comprar la máquina de fax, preparar los pedidos por teléfono en la cocina junto con los pedidos por fax y utilizar las dos cajas registradoras para manejar los pedidos hechos en el mostrador y por fax.
Bibliografía. Administración y Control de calidad. Evans. 7ma Edición.
