TALLER No.4 IDENTIFICACIÓN DE HALLAZGOS Y REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES
1- OBJETIVO
Adquirir destrezas en la identificación y clasificación de hallazgos, en diversas situaciones referenciadas y desarrollar habilidades en la correcta y completa redacción de no conformidades detectadas en ellos. 2- CONTENIDO
(Ver páginas 2 y 3) 3- METODOLOGÍA
El participante hace lectura de las situaciones presentadas y haciendo uso del conocimiento ya apropiado, identifica y clasifica el hallazgo, en el caso de ser de incumplimiento, redacta la no conformidad en el espacio asignado para tal fin. 4- RECURSOS
Consulta del Manual del Participante y de la interpretación de las Normas Internacionales ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. Diligenciamiento del formato suministrado. 5- TIEMPO
Ocupación de 90 minutos.
6- RETROALIMENTACIÓN
TALLER DE IDENTIFICACIÓN DE HALLAZGOS Y REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES
Lea con atención cada una de las situaciones presentadas en diversas organizaciones y en primera instancia clasifique según la categoría de hallazgo, luego si el hallazgo es un incumplimiento proceda a redactar la No Conformidad. Convenciones: C: Conforme, OBS: Observación, NC: No Conforme
No.
SITUACIÓN A ANALIZAR
HALLAZGO C OBS NC
REDACCIÓN DEL HALLAZGO
1.
La organización de producción de llantas, se ha suscrito voluntariamente a la iniciativa de PML ( Producción más Limpia) y APELL (Concientización y preparación para emergencias a nivel local-Awareness and Preparedness for Emergencies at Local Level ), sin embargo no han sido incluídos los compromisos identificados con PML ni con APELL, en la evaluación de los otros requisitos del Sistema de Gestión Integrado.
x
La norma ISO 14001:2015 establece en el numera 9.1.2 que se “debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para evaluar el cumplimiento de sus obligaciones de cumplimiento y otras obligaciones”. Durante la auditoria se pudo evidenciar que no han sido incluidos los compromisos identificados con PML ni con APELL, en la evaluación de los otros requisitos del Sistema de Gestión Integrado. Por lo cual, existe una NC con el requisito.
2.
Se encuentran documentados en la organización Avícola el Programa de Gestión del Compostaje de Pollinaza y el Programa de Gestión de Prevención del Trauma acumulativo por movimientos repetitivos, disponiendo además dentro de su Planificación de la Calidad del objetivo, el de implementar una serie de formaciones que faciliten incrementar las competencias del personal operativo en el manejo de aves y
x
La norma ISO 9001:2015 establece en el numeral 6.1 que La organización debe… “establecer los riesgos de calidad de los procesos…y se pueden determinar los puntos críticos que ameritan algún grado de control. Es necesario planear y definir claramente con qué, quién, cuándo, cómo, dónde. Puede ser un plan
No.
SITUACIÓN A ANALIZAR
HALLAZGO C OBS NC
huevos. El tiempo inicial establecido para el cumplimiento se ha vencido y no se han ejecutado las actividades planificadas, ni se dispone de un Plan de Acción alternativo.
3.
En una bodega de producto terminado de agroquímicos, el conductor del montacargas, excedió la velocidad de movilización permitida al interior de la misma y colisionó contra una de las estibas ocupada con envases de productos químicos. Esta situacion causó roturas en varios envases de pesticidas, que se derramó sobre el auxiliar de carga y en la superficie de la instalación, además contaminó un producto terminado listo para entregar al cliente, en presentación de polvo y pallets, afectando la conformidad con los requisitos del mismo.
4.
El análisis de la tendencia de cumplimiento de x los objetivos del SGI, expresa que al final del período que está próximo a finalizar, se habrán cumplido las metas propuestas en calidad, S&SO y Medio Ambiente, incluso algunas las excederán.
5.
En Auditoría al proceso de Revisión por la Dirección, se pudo constatar que se cumplen con analizar todas las entradas dispuestas por las Normas y los resultados también son cumplidos, pero las recomendaciones para la
REDACCIÓN DEL HALLAZGO
operativo o un plan de la calidad, según lo establezca la organización” Durante la auditoria se pudo evidenciar que no se han ejecutado las actividades planificadas, ni se dispone de un Plan de Acción alternativo. Por lo anterior, existe una NC con el requisito. x
Fortalecer la educación, formación o experiencia, de las personas bajo su control que realicen tareas que pueda impactar el S&SO. Además de concientizarlas sobre “las consecuencias actuales o potenciales, de sus actividades de trabajo, su comportamiento, y los beneficios que tiene en S&SO el mejoramiento del desempeño del personal”
x
Mejorar la metodología determinada para realizar las recomendaciones para la mejora del SGI para lograr eficacia y mejoramiento continuo del mismo
No.
SITUACIÓN A ANALIZAR
HALLAZGO C OBS NC
REDACCIÓN DEL HALLAZGO
mejora del SGI no son relevantes para lograr eficacia y mejoramiento continuo del mismo. 6.
En la organización de cultivo y procesamiento de productos derivados de Palma Africana, los vertimientos de aguas residuales los están depositando en una laguna, donde la comunidad pesca para consumo y comercialización de las especies. La Autoridad Ambiental ha recibido la queja de los pobladores vecinos y ha enviado una comunicación citando a la empresa a descargos, a la cual ésta no ha respondido.
7.
En una empresa de embutidos cárnicos, se utilizó un lote de carne de vacuno contaminada con brucelosis, la cual no fue detectada en el proceso de inspección en
x
La norma ISO14001:2015 en su numeral 5.2 (a) que debe existir una política ambiental que “sea adecuada al propósito y contexto de la organización, incluida la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios” Asimismo, en su numeral 10.2 (a) “cuando ocurra una no conformidad, la organización debe reaccionar ante la no conformidad, y según sea aplicable: tomar acciones para controlarla y corregirla; hacer frente a las consecuencias, incluida la mitigación de los impactos ambientales adversos”. Durante la auditoria se pudo evidenciar que los vertimientos de aguas residuales los están depositando en una laguna, donde la comunidad pesca para consumo y comercialización de las especies. Y además, no se ha respondido la citación de la Autoridad Ambiental.
La norma ISO 9001:2015 establece en el numeral 8.4.1 que “debe determinar y aplicar criterios para la evaluación, la selección, el
No.
SITUACIÓN A ANALIZAR
HALLAZGO C OBS NC
recepción de materia prima, por la interpretación errada de los resultados de las muestras por parte del Analista de Laboratorio Microbiológico. Tampoco se pudo determinar con exactitud el proveedor del lote, pues no se cumplió con la identificación del mismo.
8.
Durante un recorrido del equipo de inspectores de la organización, se determinó que no se encuentra accesible en ningún lugar de las instalaciones un plano de evacuación por emergencias ni las correspondientes señales de prevención que dirijan al personal en movilización, y que no se han entrenado a los brigadistas integrales en atención de emergencias ocupacionales y ambientales en control de incendios y contención de
REDACCIÓN DEL HALLAZGO
seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos, basándose en su capacidad para proporcionar procesos o productos y servicios de acuerdo con los requisitos” además, en el numeral 8.2.3.1 (a) reafirma que “debe asegurarse de que tiene la capacidad de cumplir los requisitos para los productos y servicios a ofrecer a los clientes. La organización debe llevar a cabo una revisión antes de comprometerse a suministrar productos y servicios a un cliente, para incluir, los requisitos legales y reglamentarios adicionales aplicables a los productos y servicios”. Durante la auditoria se pudo evidenciar la materia prima contaminada no fue detectada en el proceso de inspección en recepción, por lo cual existe una NC con el requisito. x
La norma ISO 18001:2015 establece en el numeral 4.4.7 que se “debe responder a situaciones de emergencia actuales y prevenir o mitigar consecuencias S&SO adversas asociadas” y en el numeral 4.4.6 que “debe determinar las operaciones y actividades que están asociadas con los peligros identificados, en donde
No.
SITUACIÓN A ANALIZAR
HALLAZGO C OBS NC
derrames.
9.
Durante el desplazamiento hacia el lugar de trabajo de operarios en bus contratado por la empresa de minería, por exceso de humedad en la vía y baja visibilidad, el bus se precipitó a un barranco causando lesiones corporales y hemorragias a veinte de sus ocupantes, la empresa reaccionó rápidamente con sus brigadistas de emergencia, pero la atención recibida no fue la más apropiada, pues por errada movilización de algunos lesionados, las fracturas fueron agravadas desplazándolas, a dos de los afectados les suministraron líquidos generando broncoaspiración. El tanque del combustible del vehículo se perforó y el combustible fue derramado sobre una fuente de agua de la Reserva Natural ubicada al borde la vía.
REDACCIÓN DEL HALLAZGO
la implementación de controles es necesaria para manejar el riesgos S&SO”. Durante la auditoria se pudo evidenciar que no se encuentra accesible en ningún lugar de las instalaciones un plano de evacuación por emergencias ni las correspondientes señales de prevención, y que no se han entrenado a los brigadistas integrales en atención de emergencias ocupacionales y ambientales en control de incendios y contención de derrames. Por lo anterior, se clasifica una NC con los requisitos. x
Evaluar la formación de los brigadistas de emergencia ya que, la atención prestada no fue la más apropiada, pues a dos de los afectados les suministraron líquidos provocándoles broncoaspiración. De igual manera, evaluar las obligaciones legales ambientales como consecuencia de la situación presentada del vertimiento de combustible en la Reserva Natural.
No.
SITUACIÓN A ANALIZAR
0.
En una empresa de mensajería urbana, en sucesivas ocasiones se ha humedecido y alterado el contenido de la correspondencia de los clientes, después que los mensajeros han sido sorprendidos por lluvias en su recorrido, pues los maletines/morrales que utilizan para su almacenamiento no son impermeables, esto ha causado que los mensajeros sean agredidos y agraviados por los clientes al recepcionar la correspondencia, de lo que se ha derivado episodios de ansiedad incrementando el ausentismo laboral.
HALLAZGO C OBS NC
REDACCIÓN DEL HALLAZGO
La norma ISO 9001:2015 establece en el numeral 10.2.1 (a) que “cuando ocurra una no conformidad, incluida cualquiera originada por quejas, la organización debe: reaccionar ante la no conformidad y, cuando sea aplicable: evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad, con el fin de que no vuelva a ocurrir ni ocurra en otra parte”. A su vez, la norma ISO 18001:2015 afirma en el numeral 4.5.3.2 que “debe establecer, implementar y mantener un procedimiento para manejar las no conformidades actuales y potenciales y para tomar acción correctiva y preventiva. El procedimiento debe definir requisitos para: Investigar la no conformidad, determinar su causa y tomar acciones para evitar su recurrencia” Durante la auditoria se evidenció que no solamente existe una No Conformidad con el requisito, sino también con la calidad de los productos dado que no es satisfactoria y con los trabajadores, debido a que no se realizan acciones preventivas o correctivas que velen por su seguridad en el trabajo”.
