HALLAZGOS DE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS
CONTENIDO 1. 2. 3. 4. 5. 6.
ASPECTOS GENERALES NIAS Y LA AUDITORIA EVIDENCIA EN AUDITORIA HALLAZGOS DE AUDITORIA COMU COMUN NICACI CACIÓ ÓN DE HAL HALLAZGOS TAREA
A U D I T O R Í A F I N A N C I E R A
Planeación
Ejecución
Entrevista Preliminar Conocimiento del Negocio Recopilación de Información Evaluación del Control Interno Evaluación del Riesgo Sustantivas Pruebas De Control Cumplimiento Papeles de Trabajo
Cedulas Sumarias Cedulas Analíticas Cedulas Procedimientos
Recomendaciones de Control Interno
Informes
Informes de Auditoría Informes de Cumplimiento Tributario
FASES DEL INFORME Esqueleto del Informe
Informe Preliminar
Hallazgos
Conclusiones
Recomendaciones Presentación de Resultados
Informe Definitivo
Auditorías y revisiones de información financiera 100-999
Normas internacionales de auditoría (NIAS)
1000-1100 Declaraciones internacionales de auditoría 2000-2699 Normas internacionales de trabajos de revisión
ESTUDIO Y
EXAMEN O
PLANIFICACIÓN
EVALUACIÓN
1. ESTUDIO PRELIMINAR 1
2. COMPRENSIÓN DE LA ENTIDAD
COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS . EVALUACIÓN DE LOS COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES DE LOS AUDITADOS
AUDITADA 4
2
3. SELECCIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS O DÉBILES
INFORME
EXAMEN DETALLADO DE ÁREAS CRÍTICAS
3
5
DE RESULTADOS
¿QUÉ ENTENDEMOS POR HALLAZGO? Y ¿QUÉ ENTENDEMOS POR HALLAZGO DE AUDITORÍA?
1. DEFINICIÓN El diccionario de la RALE considera que el término hallazgo tiene tres acepciones: a). Cosa hallada; b). Acción y efecto de hallar; y c). Encuentro casual de cosa mueble ajena que no sea tesoro o cuotas; propio del campo del derecho.
Se denomina hallazgo de auditoría al resultado de la comparación que se realiza entre un CRITERIO y la SITUACIÓN actual encontrada durante el examen a un departamento, una área, actividad u operación.
1. Importante y/o significativo 2. Basado en hechos y documentadas y sustentadas
evidencias
3. Objetivo y completo 4. Convincente y fiable 5. Evidente (Suficiente y Competente)
REQUISITOS PRINCIPALES DE UN HALLAZGO DE AUDITORÍA Los requisitos mínimos son los siguientes: 1. Importancia relativa que amerite ser comunicado. 2. Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo. 3. Objetivo, Equitativo y Real 4. Convincente para una persona que no ha participado en la auditoría.
1. Identifique los problemas iniciales mediante la comparación de la situación actual (condición) con la deseada (criterio) 2. Agrupe estas deficiencias 3. Describa las deficiencias de modo tan preciso como sea necesario sobre la base de: 3.1 la clase de desviación: ¿cuál es el asunto? Y deficiencias?
¿cuales
son
las
3.2 la localización de la ocurrencia ¿dónde ocurre la deficiencia? 3.3 el tiempo, fechas, períodos de ocurrencia
¿cuándo ocurre?
3.4 las cantidades ¿cuánto es la magnitud de las
deficiencias?
4. Información de las deficiencias: observaciones, poblaciones, estadísticas, datos, monitoreo, entrevistas a personas interesadas, pruebas físicas, etc. 5. Identifique las deficiencias idénticas mediante la descomposición de asuntos similares y relacionados que no son deficientes.
Comprender como opera el sistema en el que el problema y sus factores ocurren. La perspectiva Uno puede mirar los problemas a “vista de pájaro”: verificar las deficiencias de diferente punto de vista Ejemplo: En la manzana por fuera se ve bien, pero al cortarla ya se ve que se esta descomponiendo.
1. SEGUIR EL PLAN DE AUDITORÍA 2. ESCRIBIR TODOS LOS HALLAZGOS 3. VERIFICAR INFORMACIÓN CON ENTREVISTAS, REGISTROS, MEDICIONES, ETC. 4. NO PEDIR EJEMPLOS, TOMAR MUESTRAS AL AZAR. 5. ANOTAR INDICIOS DE NO CONFORMIDAD. 6. ANTE UNA NO CONFORMIDAD, ANOTAR SI ES SISTEMÁTICA O FORTUITA. 7. TENER ESPECIAL CUIDADO LAS NO CONFORMIDADES DE AUDITORIAS ANTERIORES.
JCLL
ATRIBUTOS DE LAS EVIDENCIAS
SUFICIENTE EL AUDITOR DEBE ESTAR CONVENCIDO DE EXISTE
COMPLETO ADECUADO CONVINCENTE QUE BASTA PARA SUSTENTAR LOS HALLAZGOS NOMBRAMIENTOS AUTORIZACIONES CONFIRMACIONES ENDOSOS DE LOS CHEQUES (INFORMACIÓN SUFICIENTE)
COMPETENTE IMPORTANCIA Y CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA
VÁLIDA REAL CONFIABLE SOSTENIBLE INTEGRA CREIBLE
CONCILIACIONES ENTRE FACTURAS EXISTENTES Y LAS ENTREGADAS POR EL PROVEEDOR A NIVEL DE EMISOR Y LAS GUÍAS DE REMISIÓN, CON PRECISIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS, CANTIDAD Y PRECIOS DE LOS PRODUCTOS VENDIDOS Y ENTREGADOS A LA ENTIDAD. (INFORMACIÓN COMPETENTE)
RELEVANTE GRADO IMPORTANCIA.
DE
QUE TENGA RELACIÓN CON ALGUNO DE LOS OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA RELACIÓN QUE EXISTE ENTRE LA EVIDENCIA Y SU USO
DESVIACION Y7O APROPIACIÓN DE FONDOS (INFORMACIÓN RELEVANTE)
FÍSICA
DOCUMENTAL
Inspección u observación directa actividades, bienes o sucesos. Puede presentarse en forma de 1. Memorándums 2. Fotos 3. Gráficos 4. Mapas 5. Muestras de materiales
de
las
INFORMACIÓN ELABORADA, TALES COMO: 1.CARTAS 2.CONTRATOS 3.REGISTROS DE CONTABILIDAD 4.COMPROBANTES DE PAGO 5. INFORMES DE GESTIÓN SE OBTIENE DE OTRAS PERSONAS EN FORMA DE DECLARACIONES O ENTREVISTAS
TESTIMONIAL
ANALÍTICA
COMPRENDE CÁLCULOS, COMPARACIONES, SEPARACIÓN Y RAZONAMIENTOS DE LA INFORMACIÓN EN SUS COMPONENTES
TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN OCULAR 1. COMPARACIÓN 2. OBSERVACIÓN TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN ORAL 1. INDAGACIÓN 2. ENTREVISTA 3. ENCUESTAS TECNICAS DE VERIFICACIÓN ESCRITA 1. ANÁLISIS 2. CONFIRMACIÓN 3. TABULACIÓN TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL 1. COMPROBACIÓN 2. COMPUTACIÓN 3. RASTREO 4. REVISIÓN SELECTIVA TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN FÍSICA 1. INSPECCIÓN
La Estructura del Hallazgo
TITULO CONDICION
CORTO Y CONCRETO Es la situación o hecho observado (lo que es)
Representado por la norma o la CRITERIO. unidad de medida transgredido “lo que debe ser” CAUSA Razón o las razones que motivaron el echo. (Quien o que lo originó) Cosecuencia o impacto posible EFECTO. pasado o futuro (la consecuencia de no aplicar el criterio). RECOMENDACION Lo que el auditor recomienda para que se subsane la condición. (lo que se debe hacer)
1. 2. 3. 4. 5.
ACTIVIDAD / OPERACIÓN PROCESO TRANSACCIÓN PROYECTO PROGRAMA
COMO SUCEDIÓ
1. 2. 3. 4.
TRANSGRESIÓN DE LEYES INOBSERVANDO PROCESOS INTENCIONAL – COLUSIÓN INEFICACIA, IMPRODUCTIVIDAD
DÓNDE SUCEDIÓ
1. 2. 3. 4.
LOCAL REGIONAL NACIONAL INTERNACIONAL
CUÁNDO SUCEDIÓ
1. 2. 3. 4.
PERÍODO AL QUE PERTENECE FECHAS EN QUE OCURRIÓ EVENTO ESPECIAL EVENTO REGULAR
QUÉ SUCEDIÓ
CONDICIÓN
CUAL ES EL DAÑO
1. MONTOS INVOLUCRADOS 2. CANTIDADES 3. PORCENTAJES
DÓNDE ESTÁ
1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2.
CRITERIO
QUÉ CUBRE
VIGENCIA
3. 4. 5. 6.
PRINCIPIOS POLÍTICAS LEYES NORMAS MANUALES SISTEMAS ACTIVIDADES/OPERACIONES/ TRANSACCIONES UNIDAD /SUB GERENCIA/ GERENCIA/ GERENCIA GENERAL UN PROCESO UN SISTEMA LA ORGANIZACIÓN NIVEL LOCAL/REGIONAL /NACIONAL/INTERNACIONAL
1. ACTUAL
PERSONAL
CAUSA
POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS LEYES MANUALES ORGANIZACIÓN
AVANCES TECNOLÓGICOS
1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2.
OBSOLETOS. MAL INTERPRETADOS O INAPLICADOS. 3. DESACTUALIZADOS. 4. INEXISTENTES 5. MAL ELABORADOS 1. 2. 3. 4. 1.
INFRA ESTRUCTURA JCLL
DESUBICADO INADECUADO. SIN CAPACITACIÓN. DESMOTIVADO CON MUCHA ROTACIÓN SIN TECNOLOGÍA
2. 3. 4. 5.
DESAPROVECHADOS OBSOLETOS CENTRALIZADOS FALTA DE CAPACITACIÓN INSUFICIENTES O INAPROPIADOS. MAL UBICADOS. INSEGUROS. SERVICIOS DEFICIENTES INSTALACIONES MAL DISEÑADAS.
EFECTO
CUÁNTO
1. VALOR MONETARIO 2. CALIDAD DEL PRODUCTO, DEL SERVICIO 3. UNIDADES PRODUCTORAS 4. HORAS PERDIDAS
QUIENES
1. 2. 3. 4.
AUTORIZARON REGISTRARON CUSTODIARON INFORMARON
PERÍODOS
1. 2. 3. 4.
AÑOS MESES SEMANAS DÍAS
IMPACTO
SIN EFECTO
1. EN LAS OPERACIONES 2. EN LOS RESULTADOS 3. EN LA IMAGEN DE LA ENTIDAD 4. EN LOS BENEFICIARIOS 1. ACCIONES DE PREVENCIÓN (PROYECCIÓN DE ERRORES)
PROCESO DE COMUNICACIÓN HALLAGOS DE AUDITORÍA
DE
1. En que consiste el proceso comunicación de hallazgo.
de
2. A que personas deben comunicarse los hallazgos 3. Medios para comunicar los hallazgos 4. Plazos para la comunicación 5. Comunicación preliminar del hallazgo (discusión) Condición-Criterio-Causa
DERECHOS DEL AUDITADO A saber que las comisiones de auditoría no están autorizadas a requerir: 1. Apoyo a tiempo completo de personal de la entidad. 2. Vehículos a tiempo completo, para uso personal o fuera del horario 3. Servicio telefónico 4. Alojamiento o alimentación
DERECHOS DEL AUDITADO Durante la Ejecución del Trabajo en Campo 1. A que se le comniquen los hallazgos 2. A ser orientados que los hallazgos pueden ser desvirtuados por: •
Presentar nuevos elementos de juicio que modifiquen la condición
•
Presentar normas específicas no consideradas en el momento de la estructuración del criterio de auditoría.
•
Demostrar que la responsabilidad por el hallazgo corresponde a otra persona
•
Se le debe indicar que al presentar los mismos argumentos y documentación presentada anteriormente no modificará el hallazgo comunicado.
•
Se le debe informar todo hallazgo de auditoría no respondido será considerado en el informe final
Facebook Oficial: PECED AUDITORIA CUNOC
ASEGURAR EL DEBIDO DERECHO DE DEFENSA
EVALUACIÓN OBJETIVA E INDEPENDIENTE DE LOS COMENTARIOS
1. Recepción de comentarios y/o apreciaciones de la administración 2. Evaluación de los comentarios 3. Opinión del auditor sobre la subsistencia o no de los hechos observados 4. Código de ética del CPA
Ejemplo de un Hallazgo
Esquema del Hallazgo
Antes de la discusión preliminar de hallazgos
Título ************************************************** Condición Criterio Causa Efecto
Después de discutir los hallazgos
************************************************** Comentarios y/o aclaraciones Evaluación de los Comentarios Identificación de Responsabilidades Recomendaciones
1. COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA SOBREVALORADAS QUE SUCEDIÓ
COMO SUCEDIO
DONDE SUCEDIO
CUANDO SUCEDIO
CUAL ES EL DAÑO
CONDICION En la adquisición de 160 frazadas de 1 ½ pulgada marca Santa Catalina compradas al proveedor, La Ovejita, S.A., en las facturas 0258,03258 y 032587 de fechas 01/05/2013, 25/06/2013 y 09/07/2013 respectivamente, por un precio unitario de Q.450.00 c/u, se establecío que las mismas frazadas en esas fechas tenían un precio unitario de Q150.00, por lo que en las compras realizadas, dichas frazadas fueron sobrevaloradas en Q.300.00 cada una. En el cuadro comparativo Nº 1, adjunto se muestran las compras realizadas, dichas adquisiciones fueron debidamente avaladas por la encargada de compras y los documentos de soporte carecen del Bo.Vo. del Jefe del Departamento Financiero que es quien debe avalar las compras, así tambien la solicitud de compra carece de la
1. COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA SOBREVALORADAS DONDE ESTA
QUE CUBRE
VIGENCIA
CRITERIO La jefatura financiera tiene la responsabilidad de dar el Vo. Bo. En todas las compras de bienes y servicios que se realicen, antes de firmar los cheques de pago a los proveedores. Así también el Jefe de Contabilidad antes de imprimir los cheques de pago a los proveedores debe de revisar que se hayan cumplido los requisitos formales para la compra de bienes y servicios.
1. COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA SOBREVALORADAS PERSONAL
POLITICAS, PROCEDIMIENTOS, LEYES, MANUALES, ETC-
AVANCES TECNOLÓGICOS
INFRAESTR UCTURA
CAUSA El departamento financiero de la Empresa XXX, no dispone de un Reglamento Interno de Compras y Adquisiciones que regule, entre otros aspectos, el proceso de compra de bienes aplicando criterios de eficiencia y economía en su ejecución, así como el que se deban adjuntar cotizaciones de diferentes proveedores para comparar los precios que están vigentes en el mercado.
1. COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA SOBREVALORADAS CUANTO
QUIENES
PERIODOS
IMPACTO
SIN EFECTO
EFECTO El departamento Financiero por medio del departamento de compras autorizó y avaló adquisiciones de frazadas a precios mayores a los ofertados por otros proveedores, cuyas diferencias en precios se estiman en Q. 300.00 por cada frazada, haciendo un total de Q48,000.00 en las adquisiciones de frazadas durante el periodo 2013.
1. COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA SOBREVALORADAS COMO SUBSANAR EL ERROR
RECOMENDACIÓN La empresa XXX, debe de procurar que el departamento Financiero tenga un reglamento de Compras y Adquisiciones que garantice y regule, entre otros aspectos, el proceso de compra de bienes aplicando criterios de eficiencia y economía en su ejecución, así como la división de funciones y el mejor aprovechamiento de sus recursos.
