IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE HALLAZGOS “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar” …
DEFINICIONES SOBRE HALLAZGOS NTC-ISO 19011 HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Nota - Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría como oportunidades de mejora.
CRITERIOS DE AUDITORÍA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Nota - Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría .
EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Nota - La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.
CLASIFICACIÓN DE HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA Cuando el desempeño obtenido supera lo esperado, se genera una DESVIACIÓN POSITIVA. , en este sentido se pueden elevar los estándares de desempeño.
DESVIACIÓN POSITIVA
Aspecto relevante Fortaleza Aspecto a proyectar
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DESEMPEÑO ESPERADO Conformidad
Cuando los resultados se encuentran por debajo del desempeño esperado, entonces se plantea una DESVIACIÓN NEGATIVA, generando los planes de mejoramiento.
DESVIACIÓN NEGATIVA No conformidad Aspecto por mejorar Debilidad Oportunidad de mejora ...
FORMULACIÓN DE UNA NO CONFORMIDAD
Elementos:
Criterio (requisito incumplido)
Evidencia
Impacto (Opcional)
LAS NO CONFORMIDADES PUEDEN IR ORIENTADAS A....... • • • • • • •
Hallazgos que evidencian fallas e impactos a los objetivos de la auditoría. Hallazgos que incumplen requisitos del cliente, legales o de la entidad que impactan en los resultados. Hallazgos repetidos durante la recolección de la información. El hallazgo que genera un alto impacto para la entidad. La documentación es diferente a lo que sucede en la realidad. El auditado no tiene conocimiento de las disposiciones documentadas aplicables. Contradicciones en políticas, procedimientos, formatos, guías, etc....
REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES “En cada línea un dato, en cada párrafo una idea” T. Martínez.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA ESTABLECER UNA NO CONFORMIDAD Objetiva, basada en hechos y evidencias precisos.
Identificar las condiciones o asuntos deficientes, según se les mida en comparación con los criterios establecidos.
Comprobar si la deficiencia es un caso aislado o una condición muy difundida. Es completa o parcial.
Con importancia relativa que amerite su desarrollo.
Dirigida al qué, cuándo, cuántos, dónde
RECOMENDACIONES PARA REDACTAR NO CONFORMIDADES • Incluir toda aquella información necesaria para que: – El lector pueda entender y juzgar por sí mismo el informe. – Cualquier otro auditor pueda examinar o analizar los hechos y llegar a los mismos resultados.
• Que sea corta y concisa, basada en el requisito incumplido. • No mezclar dos situaciones en un mismo párrafo.
RECOMENDACIONES PARA REDACTAR NO CONFORMIDADES Evitar palabras imprecisas Algunos, bastantes demasiados, pocos, varios, en ocasiones
Determinar cantidad
En el futuro, en el pasado
Precisar fecha
Nadie, ninguno, todos, siempre, nunca
Términos absolutos, definir
Errores mas comunes al redactar Tipo
Descripción
No conformidades largas
El proveedor “Mundo Papel” no fue evaluado para el procedimiento de compras PCC-003 v2 el cual establece que si las compras se realiza al mismo proveedor 2 veces debe hacer la evaluación. Lo cual no cumple con lo establecido por el procedimiento señalado
Referencia a nombres
Juan Carlos Gil, Auxiliar de Facturación, no conoce el Sistema de Gestión cuando se le pregunto por la Política de Calidad
Expresión de opiniones
El método definido para la medición de satisfacción del cliente, no considera el planteamiento de Philip Kotler en su libro “los 10 principios del nuevo marketing”
Identificación errónea de requisitos
No se identificaron las competencias del personal que realiza la medición de los indicadores de los procesos del sistema de gestión. Requisito 8.2.3
