HALLAZGOS DE AUDITORÍA Y COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS
1. CONCEPTO: “hallazgo de auditoría”, aquellas situaciones que revisten importancia relativa, para la actividad u operación objeto de examen del auditor, que requiere ser documentada y debidamente comprobada. Son aquellos errores o irregularidades identificadas durante el examen de auditoria como resultado de la aplicación de procedimientos de auditoria, los cuales deben ser comunicados a las personas comprendidas en las observaciones.
2. OBETIVOS DE LOS HALLAZGOS: Encontrar evidencia de errores, desviaciones en el control interno e irregularidades en la gestión y manejo de los recursos públicos; los hallazgos de auditoria deben referirse específicamente a diversos aspectos de la administración pública, tales como la estructura de control interno, cumplimiento de leyes, etc. Su propósito es proporcionar información útil y oportuna para la adopción de medidas correctivas.
3. CUANDO SURGE EL HALLAZGO: Los hallazgos surgen en el proceso de comparar lo que debería ser con lo que es. En este contexto, “Descripción de hallazgos de auditoría” , deberá, responder a la pregunta: ¿Qué estuvo o está mal? En el caso que el auditor determine que no existe control para un riesgo específico. También debe exponerse en esta sección. Otra pregunta a responder es ¿Por qué sucedió?, es decir, ¿Cuál fue la causa que generara ese nivel de exposición? Asimismo, La identificación de la causa permitirá al auditor establecer con mayor claridad las recomendaciones que a su juicio, contribuirán a mitigar o eliminar el efecto. En ese momento será necesario utilizar papeles de trabajo como medio que nos permita preparar el informe de las evidencias encontradas. En este punto resulta de suma utilidad precisar causas y efectos, así como cuantificar o valorar sobretodo los efectos negativos. Es importante identificar también los aspectos positivos con el propósito de balancear el efecto negativo del informe.
4. CARACTERISTICAS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA: Los siguientes términos constituyen las características fundamentales:
Debe tener materialidad e importancia relativa, que merezca su comunicación.
Debe estar basado en hechos y evidencias relevantes que figuran en los papeles de trabajo.
Debe cumplir con los objetivos definidos.
Debe estar basado en una labor suficiente como para respaldar la conclusión y recomendación resultante.
Debe ser convincente a una persona que no ha participado en auditoría y que es usuario del informe de auditoría.
Tal como se ha manifestado un hallazgo normalmente no es favorable a la entidad auditada. Por tanto, es importante determinar que la presentación del hallazgo no conduzca a conclusiones erróneas y que su contenido este plenamente sustentado y justificado por la labor efectuada.
5. ELEMENTOS DE LOS HALLAZGOS: Desarrollar en forma completa todos los elementos del hallazgo en una auditoría, no siempre podría ser posible. Por lo tanto, el auditor debe identificar los siguientes elementos:
Condición: Se refiere a la situación actual encontrada por el auditor al examinar una área, actividad, función u operación, entendida como “lo que es”. La condición identifica la naturaleza y extensión del hallazgo.
Criterios: Representa la unidad de medida que permita la evaluación de la condición actual comprende también la norma trasgredida o incumplida (Ley D.S, resolución directiva, instructivo, etc.) con lo cual el auditor mide la condición del hecho o situación. Este atributo establece la legitimad del hallazgo u observación identificando el criterio de evaluación, y responde a la pregunta ¿bajo qué unidades de medida o bajo que norma legal se está evaluando la condición?
Efecto: Resultado adverso o potencial de la situación encontrada Los requisitos.
Causas: Es la razón básica (o las razones) por lo cual ocurrió la condición, o también el motivo del incumplimiento del criterio de la norma. Su identificación requiere de la habilidad y el buen juicio del auditor y, es indispensable para el desarrollo de una recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición. La identificación der la causa de una condición insatisfactoria es un prerrequisito para realizar recomendaciones provechosas que originen acciones correctivas. La causa debe ser bastante obvia o puede ser identificada mediante razonamiento lógico.
Atributos de los elementos del hallazgo
Ejemplo1: No se realizan conciliaciones bancarias y si se realizan se efectúan con dos meses de retraso.
Condición o situación encontrada o hallado “Lo que es” De la verificación efectuada a la documentación contable se pudo determinar la carencia de procedimientos de contrastación de la información que se realiza en las conciliaciones bancarias entre dos fuentes distintas con el objeto de verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno y otro lado si se realizan con atraso de dos meses a más. “Criterio lo que debe de ser” Norma infringida art.39 de la directiva de Tesorería aprobado por R.D N° 0032006-EF-77.15 conciliaciones bancarias “los saldos contables de la cuenta bancos deben ser conciliados con los extractos bancarios, para seguridad de la entidad, en el caso de las subcuentas bancarias del tesoro público, los movimientos contables deben conciliarse además en el órgano rector del sistema de tesorería aprobado por la Ley N° 28693 p. el 22-03-06 art. 45 así mismo infringe las normas generales del sistema de contabilidad gubernamental aprobado por R.M. N° 801-81 EF G/76 conciliación de saldos.
Causa “por qué sucedió” La no realización de las conciliaciones bancarias en forma oportuna se debe a que no se cuentan con el soporte documentado respectivo (falta de extractos bancarias, libros y registros atrasados, no existencia de notas de cargo y abono, etc.)
Efecto “diferencia entre lo que es y lo que debe ser” Se pagaron cheque N° 22545 por S/ 5,200.00 N° 35425 por S/ 3,800.00 que no corresponde a ninguna cuenta corriente de la entidad ocasionando perjuicio económico a la entidad por S/ 9,000.00.
Efecto “diferencia entre lo que es y lo que debe ser”
Posibilidad de perjuicio económico al no contar con información oportuna que valide, y confirme transacciones de ingreso y salida de fondos, posibilidades de fraude o error con grave perjuicio a los fondos del estado.
Base legal Directiva N° 006-97-CG/INT “instructivo para la formulación y comunicación de hallazgos de auditoria” Resolución de Contraloría N° 112-97-CG (20-06-97) NAGU 3.60 “Comunicación de Hallazgos de Auditoria” Resolución N° 259-2000-CG. Modifican normas de auditoria gubernamental y dejan sin efecto directivos sobre la comunicación de hallazgos y evaluación de responsabilidad penal y civil (13-12-00)
