Sistem Penyimpanan
Pengertian Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan menyimpan, penataan, atau penyimpanan berkas rekam medis untuk mempermudah m empermudah pengambilan kembali.
Tugas, Peran dan Fungsi Pokok Penyimpanan
Menurut Shofari (2002:6) tugas, peran dan fungsi pokok penyimpanan di unit rekam medis antara lain : 1. Bagian penyimpanan berfungsi sebagai penjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis. 2. Menyimpan dokumen rekam medis yang sudah lengkap dengan metoda penyimpanan angka akhir dan diurutkan sesuai nomor urutnya. 3. Mencarikan dokumen dokumen atau menyediakan menyediakan dokumen rekam rekam medis untuk keperluan keperluan pelayanan dan keperluan lainnya dengan langkah – –langkah langkah sebagai berikut :
Menerima tracer yang sudah terisi.
Mencari nomor rekam medis.
Menyelipkan tracer pada dokumen rekam medis yang sudah diambil.
Mengambil dokumen rekam medis yang sudah ditemukan.
Mencatat penggunaan dokumen rekam medis dalam buku peminjaman.
Manandatangi dan meminta tanda tangan penerima dokumen rekam medis.
1. Melakukan retensi retensi dokumen rekam rekam medis menjadi dokumen dokumen aktif dan non non aktif. 2. Membantu dalam penilaian penilaian nilai guna rekam rekam medis. 3. Menyimpan dokumen rekam rekam medis yang diabadikan. diabadikan. 4. Mengusulkan pemusnahan dokumen rekam medis. medis. 5. Membantu dalam pelaksanaan pelaksanaan pemusnahan pemusnahan formulir rekam medis. 6. Melindungi dokumen dokumen rekam medis medis dari bahaya bahaya kerusakan kerusakan fisik, kimiawi kimiawi dan bilogi. 7. Melakukan penyisiran penyisiran dokumen rekam medis yang yang salah letak dengan melihat kode warna. 8. Melakukan retensi dokumen dokumen rekam medis, langkahnya langkahnya : mencatat nomor yang sudah waktunya diretensi dan mengambil dokumen yang akan disimpan in-aktif. 9. Bersama Tim Pemusnah Pemusnah melaksanakan pemusnahan. 10. Menghitung tingkat ti ngkat penggunaan dokumen rekam medis perbulan atau per triwulan. 11. Menghitung tingkat ti ngkat ketidaklengkap ketidaklengkapan. an. 12. Menghitung tingkat kehilangan dokumen rekam medis
Aturan Prosedur Penyimpanan
Aturan-aturan dan prosedur di dalam penyimpanan dokumen rekam medis, seorang petugas perekam medis khususnya dibagian penyimpanan harus dapat melakukan hal-hal seperti berikut ini : 1. Ketika dokumen rekam medis dikembalikan di URM (bagian Assembling) harus disortir terlebih dahulu, sebelum disimpan. 2. Dokumen rekam medis yang foldernya sudah rusak atau robek harus segera diganti / diperbaiki. 3. Harus selalu melakukan audit dokumen rekam medis secara berkala untuk mencari dokumen rekam medis yang salah letak. 4. Memeriksa arsip di buku peminjaman dokumen (untuk mengetahui dokumen rekam medis sudah dikembalikan atau belum atau untuk mengetahui tingkat kehilangan dokumen rekam medis). 5. Dokumen rekam medis yang melibatkan kasus hukum tidak boleh diletakkan. 6. Setiap
petugas penyimpanan,
masing-masing
harus
bertanggung jawab
memelihara kerapian dan keteraturan rak-rak file. Jika file berantakan memungkinkan terjadinya salah letak. 7. Dokumen rekam medis yang sedang diproses atau masih digunakan oleh pegawai harus berada diatas meja. 8. Harus ada prosedur tetap dan tugas pokok kerja tertulis untuk masing-masing staff.
Sistem dan Metode Penyimpanan
Dalam pengelolaan rekam medis, cara penyimpanan rekam medis terdiri dari : 1. Sentralisasi Semua berkas rekam medis pasien disimpan dalam satu berkas dan satu tempat, baik untuk rawat jalan maupun rawat inap. Kelebihannya :
Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan.
Mengurangi jumlah pembiayaan, untuk peralatan dan pembuatan ruangan.
Peningkatan efesiensi petugas dalam penyimpanan atau penemuan kembali dokumen rekam medis.
Lebih efektif didalam pelaksanaan koordinasi dan kontrol didalam penyimpanan.
Penggunaan alat dan prosedur lebih mudah diseragamkan.
Dokumen rekam medis lebih terjamin keselamatan baik f isik maupun informasinya.
Memudahkan didalam pelaksanaan penyusutan dokumen rekam medis.
Lebih mudah dalam menjaga hubungan data, baik data rawat jalan, rawat inap dan UGD.
Kekurangan :
Petugas lebih sibuk, karena menangani rawat jalan dan rawat inap.
Sistem penerimaan pasien harus 24 jam.
Jika tempat / unit kerja berjauhan, maka akan menimbulkan permasalahan bagi pengguna atau pemakai dokumen rekam medis, sehingga nilai akan accesibility kurang terpenuhi.
Sudah hampir semua rumah sakit di Indonesia menerapkan cara penyimpanan ini, karena dinilai sudah sangat efektif. 1. Desentralisai Sistem penyimpanan berkas yang dibuat terpisah antar data yang satu dengan yang lain. Didalam sistem desentralisasi penyimpanan dokumen rekam medis ada beberapa rumah sakit di Indonesia untuk pelayanan dibagian poliklinik disimpan di bagian pendaftaran atau unit kerja rekam medis rawat jalan dan dokumen rekam medis rawat inap disimpan dibagian pencatatan medis atau unit rekam medis rawat inap. Kelebihannya :
Efesiensi waktu, sehingga pasien lebih cepat mendapatkan pelayanan.
Beban kerja petugas lebih ringan.
Kekurangannya :
Banyak terjadi duplikasi data rekam medis.
Biaya untuk pembuatan rak dan ruangan lebih banyak.
Membutuhkan rak dan ruangan yang banyak.
Membutuhkan banyak tenaga pelaksana.
Sistem Penjajaran Sistem penjajaran yaitu sistem penyusunan dokumen rekam medis yang sejajar
antara dokumen rekam medis yang satu dengan yang lainnya. Sistem penjajaran ada 3 yaitu : 1. S traig ht Numer ical Fi ling S ys tem Straight Numerical Filing Systemyaitu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medis pada rak penyimpanan. Kelebihan :
Memudahkan kita mengambil dokumen rekam medis secara banyak dan berurutan untuk keperluan pendidikan, penelitian atau untuk di nonaktifkan.
Mudah dalam melatih petugas dalam penyimpanan.
Kekurangan :
Mudah terjadinya kekeliruan dalam menyimpan.
Pengawasan kerapihan penyimpanan sangat sukar dilakukan.
1. Terminal Dig it Filing S ys tem Terminal Digit Filing Systemyaitu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka atau 2 digit kelompok terakhir. Kelebihan :
Penambahan jumlah dokumen rekam medsi selalu tersebar secara merata didalam rak penyimpanan .
Petugas penyimpanan tidak akan berdesakan ditempat penyimpanan.
Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk jumlah section tertentu.
Pekerjaan akan terbagi secara merata.
Dokumen rekam medis yang dapat diambil dirak penyimpanan disetiap section.
Jumlah dokumen rekam medis untuk setiap section terkontrol.
Memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan.
Kekeliruan menyimpan dapat tercegah.
Kekurangan :
Latihan dan bimbingan untuk petugas lebih lama.
Membutuhkan biaya awal lebih besar.
1. Midel Dig it Filing S ys tem Midel Digit Filing Systemyaitu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Kelebihan :
Penambahan jumlah folder dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata di dalam rak penyimpanan.
Petugas penyimpanan tidak akan berdesakan di tempat penyimpanan.
Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk jumlah section tertentu.
Pekerjaan akan terbagi secara merata.
Dokumen rekam medis yang dapat diambil dirak penyimpanan disetiap section.
Jumlah dokumen rekam medis untuk setiap section
Memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan.
Kekeliruan menyimpan dapat tercegah.
Kekurangan :
Latihan dan bimbingan untuk petugas lebih lama.
Membutuhkan biaya awal lebih besar.
Perlengkapan Penyimpanan
Almari Atau Rak Penyimpanan
Perlengkapan utama dari ruang penyimpanan adalah almari atau rak penyimpanan. Di dalam memilih atau menentukan almari / rak penyimpanan dokumen rekam medis juga harus memperhatikan struktur atau bentuk folder dari dokumen rekam medis yang akan disimpan, baik dari tinggi maupun lebar dokumen rekam medis. Gambar2.1 Almari / Rak Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Sumber : Materi Kuliah MIK II “Ruang Penyimpanan”
Rak Sortir Rak sortir adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan dokumen
rekam medis yang diterima dari unit lain lalu kemudian diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing.
Petunjuk Penyimpanan Petunjuk penyimpanan biasanya berupa tanda nomor atau angka akhir
penyimpanan dokumen rekam medis. Penggunaan nomor rekam medis dalam petunjuk penyimpanan bisa menggunakan satu angka akhir atau dua angka digite terakhir. Hal ini digunakan untuk mempercepat pencarian dokumen rekam medis dan mengurangi kesalahan didalam penyimpanan dokumen rekam medis.
Gambar 2.2 Petunjuk Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Sumber : Materi Kuliah MIK II “Ruang Penyimpanan”
G uide C ard Guide card ( tanda batas / sekat penunjuk ) adalah alat yang terbuat dari karton
atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas, atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Di dalam penyimpanan dokumen rekam medis penyekat atau pembatas antar nomor rekam medis, bisa dibuat dari bahan kayu, seng dan besi. Tujuan diberi suatu penyekat antara lain agar supaya dokumen rekam medis jika jumlah dokumen rekam medis maih sedikit dapat tersusun rapi, sehingga dokumen rekam medis dapat berdiri secara tegak. Selain itu di dalam memilih penyekat atau pembatas antar dokumen sebaiknya menggunakan bahan kayu atau dari bahan yang tidak mudah melukai tangan dari petugas penyimpanan pada saat dokumen rekam medis tersebut diambil dari almari penyimpanan, dengan cara menghilangkan sudut lancip dari pembatas tersebut. Gambar 2.3 Penyekat Dokumen Rekam Medis
Sumber : Materi Kuliah MIK II “Ruang Penyimpanan” Penyekat dokumen yang terbuat dari triplek atau logam yang terbuat dari seng seperti penyekat pada buku, dan ini mempunyai sifat sementara, sehingga jika dokumen rekam medis tersebut bertambah, maka pembatas ini dapat dengan mudah digeser menyesuaikan dari volume rak di dalam almari penyimpanan dokumen rekam medis.
Folder Folder adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai
kawat penjepit atau tidak. Fungsinya digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau dokumen rekam medis. Selain itu folder atau map dapat bermanfaat antara lain untuk : 1. Memelihara keutuhan susunan lembar rekam medis. 2. Meminimalisir terjadinya sobek pada formulir / lembar rekam medis. 3. Melindungi berkas rekam medis.
Map Map adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-
lembar surat. Ada 4 macam map yaitu : 1. Brief Ordner Brief Ordner adalah map besar yang terbuat dari kertas karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit dokumen yang terbuat dari logam dan dapat menampung formulir dalam jumlah banyak. 1. Stof Map Stof Map adalah berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik. 1. Snelhecter Snelhecter adalah map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit formulir yang terbuat dari logam. 1. Hanging Map ( Map Gantung ) Hanging map yaitu map tanpa penjepit yang digantung pada gawang penyimpanan lemari kaca.
Petunjuk Keluar(Traser ) Petunjuk Keluar(Traser ) adalah alat yang digunakan sebagai alat petunjuk keluar
jika dokumen rekam medis diambil atau dipinjam untuk digunakan pihak pasien atau petugas kesehatan didalam pelayanan kesehatan.
Kode Warna
Penggunaan kode warna juga bisa digunakan untuk mempercepat pencarian dokumen rekam medis dan mengurangi kesalahan di dalam penyimpanan dokumen rekam medis. Tabel 2.1 Penggunaan Kode Warna
Nomor Primer 1 Digite
Warna
0
Ungu
1
Kuning
2
Hijau Tua
3
Orange
4
Biru Muda
5
Coklat
6
Kemerahan
7
Hijau Muda
8
Merah
9
Biru Tua
Sumber : Huffman (1994)
Kartu Indeks
Kartu indeks adalah kartu yang mempunyai ukuran 15×10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali dokumen rekam medis. Fungsinya untuk memudahkan penemuan pasien jika pasien tersebut lupa atau tidak membawa katu berobat.
Mesin Penghancur Kertas / Paper S hredder Mesin penghancur kertas ini sangat berguna dalam proses pemusnahan dokumen
rekam medis di pelayanan kesehatan, akan tetapi tidak semua rumah sakit memiliki alat tersebut dikarenakan harga alat tersebut terbilang mahal dan penggunaannya tidak setiap hari dipakai.
Ruang Penyimpanan Rekam Medis
Luas ruang penyimpanan
Kebanyakan beberapa rumah sakit di Indonesia, ruang penyimpanan dokumen rekam medisnya masih banyak memanfaatkan ruangan bekas atau bangunan lama, sehingga luas ruangan tempat penyimpanan tidak diperhitungkan, untuk berapa almari yang nanti akan digunakan didalam penyimpanan dokumen rekam medis. Luas ruang penyimpanan harus memadai (baik untuk rak dokumen rekam medis aktif dan in-aktif). Persyaratan ruangan khususunya dibagian penyimpanan yaitu : 1. Struktur bangunan harus kuat, terpelihara, bersih, dan tidak memungkinkan terjadinya gangguan kesehatan dan kecelakaan bagi petugas penyimpanan. 2. Lantai terbuat dari bahan yang kuat, kedap air, permukaan rata, tidak licin dan bersih. 3. Setiap petugas penyimpanan mendapatkan ruang udara minimal 10 m³/petugas. 4. Dinding bersih dan berwarna terang, langit-langit kuat, bersih, ketinggian minimal 2,5-3 m dari lantai. 5. Atap kuat dan tidak bocor. 6. Luas jendela, kisi-kisi atau dinding gelas kaca untuk masuknya cahaya minimum 1/6 kali luas lantai.
Suhu Untuk suhu udara di ruang penyimpanan atau filing berkisar antara 18⁰C-28⁰C
sedang kelembaban 40%-60%, karena negara kita negara tropis, untuk perawatan dokumen rekam medis tidak begitu merepotkan, berbeda dengan negara-negara eropa dimana suhu disana begitu dingin, maka didalam perawatan dokumen rekam medis juga harus lebih hati-hati agar supaya dokumen rekam medis tidak begitu lembab, maka kita bisa menambahkan alat pengatur suhu ruangan agar ruangan penyimpanan dokumen rekam medis tidak begitu lembab sehingga akan mempengaruhi kualitas dari bahan atau formulir rekam medis yang disimpan akan cepat rusak. Agar ruang kerja perkantoran memenuhi persyaratan kesehatan perlu dilakukan upaya-upaya sebagai berikut : 1. Tinggi langit-langit dari lantai minimal 2,5 m. 2. Bila suhu udara > 28⁰C perlu menggunakan alat penata udara seperti Air Conditioner (AC), kipas angin, dll. 3. Bila suhu udara luar < 18⁰C perlu menggunakan pemanas ruang. 4. Bila kelembaban udara ruang kerja > 60% perlu menggunakan alat dehumidifier. 5. Bila kelembaban udara ruang kerja < 40% perlu menggunakan humidifier (misalnya : mesin pembentuk aerosol).
Jarak
Selain luas ruangan untuk menyimpan dokumen rekam medis kita juga harus bisa mendesain ruangan di penyimpanan agar petugas dibagian penyimpanan t idak terlalu sempit sehingga akan mempengaruhi kenyamanan petugas. Jarak antara rak penyimpanan yang satu dengan yang lainnya harus kita perhitungkan jangan sampai terlalu sempit atau terlalu lebar, sehingga akan memakan ruangan yang banyak. Jarak ideal untuk akses jalan petugas antara alamari satu dengan alamari yang lain kurang lebih 1.80-200 cm, sedang lorong dibagian subrak kurang lebih 80 -100 cm.
Keamanan
Ruang penyimpanan harus aman (untuk melindungi dokumen rekam medis dari kerusakan, kehilangan atau digunakan oleh pihak yang tidak berwenang). Selain itu petugas dapat memberikan tanda peringatan “SELAIN PETUGAS DILARANG MASUK” didepan pintu penyimpanan.
Pencahayaan
Menurut Kepmenkes No.1405 Tahun 2002, tentang Pencahayaan adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif. Faktor pencahayaan dalam ruangan sangat penting dan akan sangat mendukung kinerja dalam bekerja dilingkungan ruang kerja yang sehat dan nyaman. Intensitas cahaya diruang kerja minimal 100 lux. Pencahayaan dibagi menjadi dua yaitu : pencahayaan alami (natural lighting ) dan pencahayaan buatan (atrifical lighting). 1. Pencahayaan alami (natural lighting ) Pencahayaan alami di ruang penyimpanan sebaiknya dioptimalkan ke dalam bangunan atau ruang kerja penyimpanan, sehingga anda akan mendapatkan manfat dari adanya pencahayaan ini. 1. Pencahayaan buatan (atrifical lighting) Cara yang paling bagus dan sesuai untuk diterapkan ke dalam sistem pencahayaan ini adalah dengan memberikan pencahayaan diffuse atau indirect lighting atau pencahayaan tidak langsung kedalam ruangan. Pencahayaan ini diterapkan dengan memberikan lampu atau efek cahaya yang terdifusi atau terrefleksi terlebih dahulu sebelum akhirnya menyinari area ruangan yang ada disekitarnya. Metode ini sangat bagus karena efek glare dan silau yang terjadi pada proses pencahayaan didalam ruangan bisa direduksi dengan metode pencahayaan atau efek difuse didalam ruangan.
Agar pencahayaan di ruang penyimpanan memenuhi persyaratan kesehatan perlu dilakukan suatu tindakan sebagai berikut :
Pencahayaan alam maupun buatan di upayakan agar tidak menimbulkan kesilauan dan memiliki intensitas sesuai dengan kebutuhannya.
Kontras sesuai dengan kebutuhan, hindarkan terjadinya kesilauan atau bayangan.
Penempatan bola lampu dapat menghasilkan penyinaran yang optimum dan bola lampu sering dibersihkan
Bola lampu yang mulai tidak berfungsi dengan baik untuk segera di ganti.
Pencahayaan minimal yang dibutuhkan menurut jenis kegiatanya seperti berikut: Tabel 2.2Tingkat Pencahayaan Lingkungan Kerja
Tingkat Pencahayaan Jenis Kegiatan
Minimal (Lux )
Keterangan Ruang penyimpanan dan
Pekerjaan kasar
ruangperalatan/instalasi
dan tidak terus-
yangmemerlukan pekerjaan yang
menerus
100
continue.
Pekerjaan kasar dan terusmenerus
Pekerjaan dengan mesin dan 200
perakitan kasar. Ruang administrasi, ruang kontrol, pekerjaan mesin &
Pekerjaan rutin
300
perakitan/penyusun. Pembuatangambaratau bekerja dengan mesin kantor,pekerjaanpemeriksaan
Pekerjaan agak halus
/pekerjaan dengan mesin. 500 Pemilihan warna, pemrosesanteksti, pekerjaan
Pekerjaan halus
1000
mesin halus dan perakitan halus.
Tingkat Pencahayaan Jenis Kegiatan
Minimal (Lux )
Keterangan
1500 Tidak Pekerjaan amat
menimbulkan
Mengukir dengan tangan,
bayangan
pemeriksaan pekerjaan mesin dan
halus
perakitan yang sangat halus. 3000 Tidak
Pekerjaan terinci
menimbulkan
Pemeriksaan pekerjaan perakitan sangat halus.
bayangan
Sumber: KEPMENKES RI.No.1405/MENKES/SK/XI/02
Debu
Debu diruang penyimpanan juga harus kita perhatikan, karena jika diruang penyimpanan terlalu banyak debu akan mempengaruhi kinerja petugas penyimpanan, baik dari segi kesehatan maupun kenyamanan. Kebanyakan petugas jika ditempatkan dibagian penyimpanan banyak menolak atau tidak nyaman dikarenakan ruangan penyimpanan di rumah sakit maupun di pelayanan kesehatan yang lain diperhatikan. Kandungan debu maksimal di dalam udara ruangan dalam pengukuran rata-rata 8 jam adalah sebagai berikut : Tabel 2.3 Jenis Debu dan Konsentrasi Maksimal
Jenis No
Debu
Konsentrasi Maksimal
1.
Debu Total
0,15 mg/m3
Asbes 2.
Bebas
5 serat/ml udara dengan panjang serat 5 mikron
Sumber : PERMENKES No.1405/MENKES/SK/XI/2002 Agar kandungan debu didalam ruangan penyimpanan memenuhi persyaratan kesehatan maka perlu dilakukan upaya-upaya sebagai berikut:
1. Kegiatan membersihkan ruang penyimpanan dilakukan pada pagi dan sore hari dengan menggunakan kain pel basah atau pompa hampa (vacum pump) 2. Pembersihan dinding dilakukan secara periodik 2 kali pertahun dan di cat ulang 1 kali setahun. 3. Sistem ventilasi yang memenuhi syarat.
Vektor penyakit Vektor penyakit adalah binatang yang dapat menjadikan suatu perantara enyakit
pada manusia. Beberapa vektor penyakit yang sering ada diruang penyimpanan antara lain (serangga : seperti lalat, kecoa, nyamuk, dll) dan tikus. Banyak dokumen rekam medis pada rusak dikarenakan banyak tikus diruang penyimpanan. Tata cara pengendalian vektor penyakit ada 2 yaitu : 1. Pengendalian secara fisik
Kontruksi bangunan tidak memungkinkan masuk dan berkembang biak vektor dan reservoar penyakit kedalam ruang kerja dengan memasang alat yang dapat mencegah masuknya serangga dan tikus.
Menjaga kebersihan lingkungan, sehingga tidak terjadi penumpukan sampah dan sisa makanan.
Pengaturan peralatan dan dokumen rekam medis secara teratur.
Meniadakan tempat perindukan serangga dan tikus.
1. Pengendalian dengan bahan kimia yaitu dengan melakukan penyemprotan, pengasapan, memasang umpan, memebutuhkan abate pada tempat penampung air bersih. 2. Cara mekanik dengan memasang perangkap.
