PENYIMPANAN ARSIP SISTEM ABJAD
Arsip merupakan merupakan alat pengingat, pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan, oleh sebab itu mengatur dan memelihara arsip sebaik mungkin agar memudahkan penemuan kembali warkat yang sewaktu-waktu diperlukan, merupakan suatu hal yang sangat penting, baik terhadap kehidupan organisasi, maupun untuk membantu tugas pimpinan.
Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan akan adanya arsip yang rapi dan tertib guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali warkat yang dibutuhkan sewaktuwaktu dengan cepat dan tepat.
Oleh karena pimpinan tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan demikian pimpinan mengharap agar stafnya dapat benar-benar mampu mengurus dan memelihara arsip untuk pimpinan maupun untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. Berdasarkan hal tersebut, seseorang harus mempunyai keterampilan dan ketelitian, agar apabila sewaktu-waktu pimpinan memerlukan arsipnya, maka arsip termaksud dapat disajikan denga cepat dan tepat.
Bagi kehidupan suatu organisasi, informasi memegang peranan penting karena informasi merupakan dasar bagi pimpinan untuk pengambilan keputusan di dalam menentukan kebijaksanaan.
Informasi dapat berupa bahan tertulis, dan dapat juga berbentuk lisan, yang akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk tulisan, karena informasi lisan mempunyai kelemahan, yaitu mudah terlupakan, tidak ada bukti yang kuat walaupun ada juga kebaikannya. Oleh sebab itu, maka semua berkas yang memuat informasi yang bernilai guna, harus mendapat perhatian dan perlu dikelola/ditata dengan baik.
Kesimpulannya; Penataan arsip perlu dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
Dikenal 5 macam sistem penataan arsip yaitu:
1. Sistem Abjad/Alphabetical Filing System. 2. Sistem Masalah/Perihal/Subject Filing 3. 4. 5.
System. Sistem Nomor/Numerical Filing System. Sistem Tanggal/Urutan Waktu/Chronological Filing System. Sistem Wilayah/Daerah/Regional/Geographical Filing System.
Beragam pengertian Sistem Abjad/ Alphabetical Filing System
1. Salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturaan mengindeks.
2. Penyelenggaraan sistem kearsipan berdasarkan abjad/alfabet, disusun mulai dari A sampai Z, Aa sampaiZz, dan seterusnya.
3. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.
4. Penyimpanan atau penempatan dokumen diurutkan berdasarkan alphabet atau abjad. Yang diurutkan disini adalah nama orang atau nama perusahaan. Jadi nama-nama tersebut diurutkan secara abjad berdasarkan huruf pertama. Penempatan dan pengurutannya sama persis dengan pengurutan kata-kata pada kamus.
Contoh: Kearsipan Sistem Abjad
Karton penyekat abjad
Map ordner sistem abjad
Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.
Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system ).
Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:
1. Dokumen sering dicari dan diminta 2. 3. 4.
melalui nama. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.
Memahami warkat dengan menggunakan sistem abjad, terdapat beberapa istilah atau terminology yang perlu diketahui:
1. Kode adalah tanda/simbol yang tertulis atau ditulis di atas kertas (arsip) yang menunjukkan isi yang terkandung di dalam arsip tersebut. Kode yang digunakan dapat berupa abjad dari nama (nama orang, nama organisasi, nama tempat/ wilayah, nama benda atau nama pokok masalah) yang terkandung di dalam arsip. Kode dapat juga berupa angka, atau kombinasi dari abjad dan angka tergantung pada sistem filing yang dipergunakan.
2. Koding/Mengkode (kodifikasi) adalah aktivitas atau kegiatan menentukan atau memberikan kode pada arsip yang dapat dipergunakan sebagai petunjuk dalam penyusunan dan penyimpanan arsip.
Perlu diketahui bahwa kode arsip dapat diberikan pada daftar indeks yang telah ditetapkan, sesuai dengan sistem kearsipan yang digunakan. Kode diambil dari huruf pertama dari nama/judul yang sudah diindeks.
3. Indeks Merupakan daftar/tabel berisi susunan pokok masalah (heading ) dan sub pokok masalah (sub heading ) atau sub-sub pokok masalah (sub-sub heading ) yang disusun menurut susunan abjad/ nomor/gabungan dari abjad dan nomor. Indeks berfungsi sebagai petunjuk atau keterangan penting dalam pekerjaan filing karena dapat menetapkan kode arsip, atau tempat arsip disimpan menurut persoalan yang terkandung dalam arsip tersebut
4.
Mengindeks Mengindeks merupakan cara untuk menemukan dan menentukan ciri atau tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui dalam susunan mana dokumen tersebut harus dimasukkan ke dalam file, selain itu untuk memudahkan mengetahui di dalam file mana dokumen tersebut dapat ditemukan apabila diperlukan.
5. Mengabjad Mengabjad berarti menyusun nama atau caption atau judul-judul arsip menurut susunan abjad. Susunan Abjad dapat berupa susunan abjad huruf demi huruf, atau susunan abjad kata demi kata.
6. Judul/caption
Adalah nama yang sudah diindeks yang kemudian dijadikan tanda pengenal. Dalam Kearsipan judul disebut juga heading atau caption , title atau nama. Judul/caption merupakan pokok soal yang akan digunakan sebagai kode dalam penyusunan dan penyimpanan arsip. Judul, caption atau nama bisa diambil dari nama orang, nama benda, nama tempat, nama organisasi, nama wilayah, nama pokok masalah (perihal) dalam surat. Untuk menentukan kode arsip, nama-nama atau judul tersebut harus diindeks terlebih dahulu.
Keuntungan pemakaian sistem abjad:
1. Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi/instansi/ lembaga/perusahaan.
2. Menyimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
3. Sederhana dan mudah dimengerti, baik pekerjaan maupun pencariannya.
4. Perlengkapannya dapat dipergunakan untuk bermacam-macam dokumen dan cocok untuk tiap-tiap dokumen.
Kerugian pemakaian sistem abjad:
1. Dalam sistem yang luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat atau warkat yang diperlukan.
2. Sulit apabila terdapat nama-nama yang sama terutama nama orang.
3. Surat mungkin lebih tepat apabila disimpan menurut perihalnya. Contoh: Penyimpanan surat-menyurat, kontrakkontrak, catatan-catatan pegawai, dan sebagainya.
Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Sistem abjad membedakan judul atas empat golongan, adalah:
1. Nama perorangan (Individual name). 2. Nama perusahan (Firm name/ Business 3. 4.
name). Nama Instansi Pemerintah (Government name). Nama organisasi/perhimpunan (Civic mission).
Mengindeks Nama Orang Indonesia
1. Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu suku kata, maka diindek sebagai berikut: No.
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
Kode
1.
Dearliana
Dearliana
D
2.
Suharto
Suharto
S
3.
Median
Median
M
2. Nama ganda adalah nama yang terdiri dari lebih dari satu suku kata, maka diindeks berdasarkan suku kata nama terakhir. No.
1.
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
Kode
Nazhira Idzni Idzni
Nazhira
I
2.
Muhammad Muslih
Muslih
Muhammad
M
3.
Vera Veriska
Veriska Vera
V
3. Nama keluarga/suku/marga adalah nama orang diikuti nama keluarga/suku/ marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/marga misalnya: No.
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
Kode
Aspin
S
1.
Aspin Sihombing Sihombing
2.
Bob Tutupoly
Tutupoly
Bob
T
3.
Simon Manumpil
Manumpil
Simon
M
4. Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya, misalnya: No.
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Kode
1.
A.Rachman
Rachman
A
2.
M. Maulana S.
Maulana
S
M
M
3.
A.H. Nasution
Nasution
A
H
N
R
5. Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan diketahui kepanjangannya, maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan tersebut, misalnya: No.
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Kode
1.
S. Ranuwijaya
Suwandi
Ranuwijaya
2.
B.M. Diah
Bahrudin
Muhammad
Diah
B
3.
T.D. Marzuki
Teuku
Daud
Marzuki
T
S
6. Nama yang memakai gelar, yang diutamakan adalah nama asli atau marga dan gelar tidak diindeks, ditempatkan pada unit dalam tanda kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks.
Ada beberapa gelar yang umum dipakai, yaitu:
• Gelar akademis, seperti: S.Pd, Dra, Dr, Ir, SH, SE, Prof, Ph.D, M.Sc, M.Pd, MBA, M.M, M.Si dan lain-lain.
• Gelar keagamaan antara lain: Kyai, Haji, Hajjah, Ustadz, Bhiksu, Pendeta, Pastor, dan lain-lain.
• Gelar Kebangsawanan, seperti: Raden, Raden Ajeng, KRT, Sunan, Sultan, Andi, Cut, Ida Bagus/Ida Ayu, Cokorda, Lalu dan sebagainya.
• Gelar Kepangkatan, seperti: Marsekal, Laksamana, Kapten, Sersan, Kolonel, Jenderal, Komisaris Besar, dan lain-lain.
• Gelar Jabatan, seperti: Presiden, Menteri, Gubernur, Direktur, Bupati, Camat, Lurah, dan lain-lain.
Diindeks sebagai berikut: No.
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Kode
Zaiwansyah (H.Ir)
I
M (Jendral)
P
1.
Ir H. Iwan Zaiwansyah
Iwan
2.
Jendral M. Panggabean
Panggabean
3.
KRT. Widjojoprawiro
Widjojoprawiro
(KRT)
W
4.
Kyai Achmad Dahlan
Dahlan
Achmad (Kyai)
D
5.
Monsignor Leo Sukoto
Sukoto
Leo (Monsignor)
S
7. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali, diutamakan untuk diideks adalah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran. No.
Judul/Nama
1.
Ida Bagus Putu Arsana
2.
I Gusti Made Yono
3.
I Gusti Nyoman Panji Tisna
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Kode
Arsana
Putu
Ida Bagus
A
Yono
Made
I Gusti
Y
Panji Tisna
Nyoman
I Gusti
P
8. Nama yang didahului dengan nama baptis, diindeks mulai dari nama aslinya, kemudian diikuti oleh nama baptisnya. No.
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Kode
X
S
1.
FX Suharso
Suharso
F
2.
Leo Sukoto
Sukoto
Leo
S
3.
Antonius Yatin
Yatin
Antonius
Y
9. Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu, misalnya: No.
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Kode
Ny.. Sadiah 1. Ny Zainuddin
Zainuddin
Sadiah (Ny)
Z
Ny.. Suciati 2. Ny Suwiryo.
Suwiryo
Suciati (Ny)
S
Ny.. Kartini 3. Ny Legowo
Legowo
Kartini (Ny)
L
10. Nama yang memakai kata bin, binti,
diindeks dengan cara nama terakhir yang mengikuti kata bin/binti sebagai main captionnya, misalnya: No.
Judul/Nama
1.
Achmad bin Salim
2.
Aminah binti Samidin
3.
Aziz bin Muslih
Unit 1
Unit 2
Bin Salim
Achmad
S
Aminah
S
Aziz
M
Binti Samidin
Bin Muslih
Unit 3
Kode
Mengindeks Nama Orang Asing
1. Nama orang Barat, Jepang, Muangthai dll, diindeks berdasarkan nama keluarga yang biasanya ditempatkan di bagian belakang nama (nick name), misalnya: No.
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Kode
Kennedy
Robert
John John
K
1.
Robert John Kennedy
2.
George R Terry
Terry
Geo rge George
Robert
T
3.
Thomas R Jones
Jones
Thomas
R
J
2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks nama yang menggunakan tanda penghubung tersebut diindeks sebagai satu kata, misalnya: No.
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Kode
1.
Peter Smith-White
Smith-White
Peter
S
2.
Marry Duff - Frasier
Duff - Frasier
Marry
D
3.
Charles Bek-Grem
Bek-Grem
Charles
B
3. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan,
hendaknya tidak dianggap sebagai suatu unit tersendiri, tetapi merupakan dari nama keluarga. Pengindekan dilakukan dengan cara menempatkan nama yang didepannya diberi awalan, misalnya Va, Vander, Von,De la, Mc, El, Al, dll. No.
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Kode
1.
John van den Bosch
van den Bosch
John
V
2.
Leonardo da Vinci
da Vinci
Leonardo
D
4. Nama orang Cina, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana nama tersebut ditulis, karena baik orang Cina maupun Korea, nama keluarga selalu dicantumkan di depan, contoh:
No.
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Kode
1.
Liem Swie King
Liem
Swie
King
L
2.
The Liang Gie
The
Liang
Gie
T
Mengindeks Nama Perusahaan 1. Mengindeks nama Perusahaan pada umumnya (Toko, Pabrik, PT, Firma, CV, Kantor, Instansi) diutamakan nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukumnya atau kegiatannya: No.
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Kode
Mekasari
Perseroan
Terbatas
M
1.
PT Mekasari
2.
Pabrik Sepatu Bata
Bata
Pabrik
Sepatu
B
3.
Toko Serba Logam
Serba
Logam
Toko
S
2. Nama Bank atau nama perusahaan yang disingkat, cara pengindekannya adalah dengan menampilkan kepanjangan dari singkatan itu, terlebih dulu kemudian diindek sebagaimana nama kepanjangannya. No
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Unit 4
Kode
.
1.
GIA
Garuda
Indonesia
Airways
G
2.
Permigas
Minyak
Gas
Perusahaan
M
3.
PT KAI
Kereta
Api
Indonesia
Perseroan Terbatas
K
3. Nama perusahaan yang menggunakan orang sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudian diikuti oleh jenis badan hukum atau kegiatannya, contoh: No.
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Kode
1.
RS Cipto Mangunkusumo
Cipto
Mangunkusumo
Rumah Sakit
C
2.
John Lee Company
Lee
John
Company
L
3.
Universitas Gajah Mada
Gajah
Mada
Unversitas
G
4. Nama Perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, diindeks dengan cara menulis angka tersebut sebagai suatu unit dengan yang lainnya, sebagai contoh: No.
Judul/Nama
1.
Toko 99
2.
Hotel 234
3.
Toko Pojok 45
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Kode
Sembilansembilan
Toko
S
Dua tiga Empat
Hotel
D
Pojok
Empat lima
Toko
P
5. Nama perusahaan yang mengunakan huruf dan bukan merupakan singkatan diideks dengan cara: No.
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Unit 4
Kode
Toko
A
1.
Toko ABC
A
B
C
2.
Firma KS
K
S
Firma
K
6.
Nama perusahaan yang menggunakan kata penghubung dari, dan, &, atau kata depan of maka kata penghubung, kata depan tersebut harus diletakkan dalam kurung dan diindeks mengikuti unit tersendiri, pengindekannya dilakukan: No
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Kode
.
1.
Suryono & Co
Suryono (and)
Company
2.
Sawitri Salon & Make Up
Sawitri
Salon (and)
S
Make Up
S
Mengindeks Nama Instansi Pemerintah
Badan pemerintah meliputi Departemen, Lembaga non Departemen. Demikian juga instansi resmi maupun militer. Seperti Direktorat, Sekretariat Jendral, Jawatan, dll. Untuk kepentingan file, untuk nama instansi pemerintah ini perlu ada peraturan dan cara mengindeksnya.
1. Badan pemeritah di dalam negeri diindeks dengan kata pengenalnya/kata tangkapnya, misalnya: No.
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Kode
1.
Departemen Dalam Negeri
Dalam
Negeri
Departemen
D
2.
Direktorat Bea dan Cukai
Bea (dan)
Cukai
Direktorat
B
3.
Kantor POS Besar
POS
Besar
Kantor
P
2. Lembaga Negara dan Lembaga non Departemen diindek kata pengenal/kata tangkapnya yang diutamakan dan diikuti bentuk badan tersebut, misanya: No.
Nama
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Negara
Lembaga
1.
LAN
Administrasi
2.
LIPI
Ilmu
3.
DPR
Perwakilan
Unit 4
Pengetahuan Indonesia Lembaga
Rakyat
Dewan
Kode
A
I
P
3. Badan Pemerintah Daerah diindek kata pengenal utamanya diikuti bentuk badan tersebut, misalnya: No.
Judul/Nama
1.
Provinsi Jawa Tengah
2.
Kabupaten Asahan
3.
Kecamatan Grogol
Unit 1
Jawa Tengah
Unit 2
Unit 3
Kode
Provinsi
J
Asahan
Kabupaten
A
Grogol
Kecamatan
G
4. Nama yayasan/perkumpulan, diindeks adalah kata pengenal terpenting dari nama yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian sifatnya. No.
Nama
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Unit 4
Kode
1.
HMI
Mahasiwa
Himpunan
M
2.
PGRI
Guru
Republik
Indonesia
Persatuan
G
3.
ISWI
Sarjana
Wanita
Indonesia
Ikatan
S
5. Nama Pemerintah negara asing, diindek yang diutamakan adalah unit politik dari negara tersebut, misalnya: No.
Judul/Nama
Unit 1
Unit 2
1.
Republik Indonesia
Indonesia
Republik
2.
CIA American
American
Central
Unit 3
Kode
I
Intelegence (of)
A
Merancang Daftar Klasifikasi Dalam merancang klasifikasi abjad namanama dikelompokkan atas 4 kelompok, yaitu:
• • • •
Nama Perorangan Nama Perusahaan Instansi Pemerintah Nama Organisasi dan Perhimpunan
Setelah nama diindeks kemudian suratsurat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya. Contoh: • A, B, C,…………………………………Z • Aa, Ab, Ac, ……………………………Az • Aba, Abb, Abc, ………………………Abz • Aca, Acb, Acc, …………………………Acz
Bila nama-nama telah diindeks itu disusun dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka nama-nama tersebut dapat diurut sebagai berikut: Aan,Jamaan Baenulhaq
Carli
Dahrul
Abas,Abdul Bainulhakim
Carlianis
Darman,Iskandar
Abbas,Yasir Badrianus
Channe
Dasman,Yusar
Abdul,Yadi
Cherry,Retno Dirman,Asri
Badri,Mutia
Jenis Perlengkapan Sistem Abjad
• Filing Kabinet, dipersiapkan untuk menyimpan arsip jumlahnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan, laci filing kabinet diberi kode pada bagian depannya. Misalnya filing kabinet mempunyai empat laci, maka kodenya adalah: Laci I berkode A- F, Laci II berkode G – L, Laci III berkode M – S, Laci IV berkode T – Z.
2. Guide, banyaknya guide yang dibutuhkan bila menggunakan sistem abjad sederhana 26 buah. Ditempatkan pada folder/map gantung. Tetapi bila suatu organisasi telah berkembang dimana tiap-tiap laci mempunyai satu petunjuk abjad. Maka pada masing-masing laci akan terdapat 26 guide. Sehingga guide yang dibutuhkan dapat sebanyak 26x26 buah = 676 buah. Dalam praktik untuk membatasi jumlah guide dapat pula digunakan kode gabungan.
Misalnya: kode laci ABC, DEF, GHI dan seterusnya. Pada tiap guide diberi tab. Tiap-tiap tab ditulis abjad A sampai Z kemudian disusun berdasarkan abjad pertama, kedua, ketiga dan selanjutnya.
3. Folder, banyaknya folder yang dibutuhkan bagi organisasi yang masih sederhana sebanyak 26 buah. Folder tersebut berkode A sampai Z. Tetapi bagi organisasi yang telah berkembang, maka tiap laci akan memuat 26 folder.
Dengan perincian sebagai berikut: Di belakang guide A disusun folder Aa, Ab, Ac…………..Az Dibelakang guide B disusun folder Ba, Bb, Bc…………..Bz Dibelakang guide C, disusun folder Ca, Cb, Cc……………Cz
4. Rak Sortir, yang dibutuhkan sebanyak 26 Rak. Diberi kode abjad dari A sampai z sehingga memudahkan pemisahan surat.
5. Kartu Indeks disesuaikan dengan kebutuhan. Kartu Indeks disimpan dalam laci kartu indeks.
6. Rak kartu atau laci kartu, untuk menyimpan kartu indeks.
Prosedur Penyimpanan Arsip
Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip: 1. Pengumpulan Surat Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan. 2. Memeriksa Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark ) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.
3.
Mengindeks Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad. Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat.
Contoh: Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan. Cara Mengindeks: PT. Waringin Indeks Waringin PT Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.
4. Memberi Kode Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya. Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk. Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.
5. Menyortir Adalah mengelompokkan surat ke dalam kelompok abjad masing-masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan . Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas di dalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.
6. Menempatkan Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati-hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang . Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.
7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.
Prosedur Penemuan Arsip
Jika ada pihak lain yang meminta/ meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.
2. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks.
3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip ) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out folder nya. 4. Menyerahkan arsip kepada peminjam. Arsip yang diinginkan diberikan kepada peminjam.
Inspirasi Sukses Karya besar di dunia ini, umumnya dihasilkan oleh orang yang tetap melakukan, ketika harapannya nyaris putus. (Dale Varnegie)
