Segunda Entrega, Gestion de Transporte y Distribución

FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL

Institución Universitaria Politécnico G rancolombiano

GESTION DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN

PROYECTO ESTUDIO DE CASO FORTIPASTA

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITECNICO GRANCOLOMBIANO FACULTAD DE INGENIERIA Y CIENCIAS BÁSICAS INGENIERIA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C. 2016



PROYECTO GRUPAL

Contenido 1.

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 3

2.

JUSTIFICACIÓN............................................................................................................................. 4

3.

OBJETIVOS ................................................................................................................................... 5

4.

3.1.

OBJETIVO PRINCIPAL ........................................................................................................... 5

3.2.

OBJETIVOS SECUNDARIOS ................................................................................................... 5

METODOLOGÍA PARA IDENTIFICAR SOLUCIONES AL CASO FORTIPASTA .................................. 6 4.1.

DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN PROBLEMA ..................................................................... 6

4.2.

ANÁLISIS DE CAUSA ............................................................................................................. 7

4.2.1 Técnica Lluvia de ideas o brainstorming ............................................................................ 8 4.2.2 Diagrama causa efecto o espina de pescado .................................................................. 9 –

4.3.

PLANTEAMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ...................................... 10

4.3.1 Acciones Correctivas ....................................................................................................... 10 4.3.2 Acciones Preventivas ........................................................................................................ 11 5.

RESULTADOS ............................................................................................................................. 12 5.1.

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN PROPUESTAS ..................................................................... 12

5.2.

CRITERIOS DE EVALUCIÓN................................................................................................. 12

6.

SOLUCIÓN PROPUESTA AL CASO FORTIPASTA .......................................................................... 13

7.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................................................... 13 7.1.

CONCLUSIONES ................................................................................................................. 13

7.2.

RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 13

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... 13 ANEXOS ............................................................................................................................................. 14


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1. INTRODUCCIÓN El presente proyecto se enfoca en el análisis de los inconvenientes presentados en la empresa Fortipasta durante la implementación de un nuevo sistema que buscaba optimizar la operación de todas las bodegas y como táctica para apoyar la unificación regional, el cual permitiría agilizar los tiempos de cargue. Este nuevo sistema tenía como finalidad controlar el almacenamiento y movimiento de materiales entre los almacenes de la región de productos terminados, el método probado para aumentar el nivel de servicio a clientes sin incurrir en costos a largo plazo es la implementación de un sistema de administración del almacén (WMS). El concepto y la tecnología de WMS no son nuevos. Estos sistemas han madurado con métodos probados para reducir costos del inventario mientras que aumentan la eficiencia operacional. Poner la tecnología de WMS en ejecución dentro de una organización que usa ya un sistema como SAP permitiría que la compañía alcance un retorno más alto en sus inversiones de software y proporcione el mejor servicio posible a sus clientes.

El desarrollo de este proyecto se realizó por el interés de conocer la real importancia y los beneficios que trae para las compañías tener una buena planificación y establecer un cronograma de actividades para que la implementación de este tipo de sistemas no genere un impacto negativo en el funcionamiento de los demás procesos que se llevan en la empresa.

En el marco de la Gestión de Transporte y distribución, el proyecto se realizó haciendo un ejercicio práctico sobre el caso Fortipasta, con el cual se hizo un análisis de causas proponiendo diferentes alternativas para solucionar los inconvenientes presentados durante la implementación del sistema WMS con acciones concretas y definitivas.


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2. JUSTIFICACIÓN

En el caso expuesto de la empresa Fortipasta, vemos como optan por implementar un tipo de sistema de software que ayude a controlar sus procesos y por consecuencia a mejorar el nivel de servicio, sin embargo si no existe una buena planificación, seguimiento y verificación de la implementación puede llevar a errores que se traducen en pérdidas económicas significativas y en la disminución del nivel de servicio.

Un programa como el WMS su fin principal es la optimización del servicio logísticos de una compañía, es una inversión significativa a largo plazo por lo cual se debe tener mucho cuidado para evitar pérdidas por inadecuada implementación o mala eficiencia de uso, ya que es una inversión alta sus frutos solo se reflejaran a largo plazo pero el fin es mejorar los procesos operativos y que tanto la compañía como los clientes se beneficien de esta.

El interés académico de este proyecto, es realizar un análisis exhaustivo de las diferentes situaciones que propiciaron errores en el proceso de implementación del proyecto Positrones (implementación del programa WMS) de la empresa Fortipasta y aplicando nuestros conocimientos en la adecuada Gestión de Transportes y distribución nos permitirá lograr estructurar un plan de acción sólido que sea exitoso para una empresa Multinacional como lo es Fortipasta.


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3. OBJETIVOS

3.1.OBJETIVO PRINCIPAL Presentar la mejor alternativa que solucione la problemática descrita en el caso Fortipasta

3.2.OBJETIVOS SECUNDARIOS 

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Identificar las diferentes situaciones, y su correspondiente causa raíz, que generaron que la empresa Fortipasta tuviera dificultes para la implementación del programa WMS. Generar las acciones correctivas y preventivas que garanticen que las situaciones problema no se repitan, basados en los modelos de gestión de transporte y distribución. Proponer diferentes alternativas para resolver la situación que resulta de ejecutar una mala planificación en la implementación de un nuevo sistema para optimizar el almacenamiento y fiabilidad de los inventarios presentado en la empresa Fortipasta.


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4. METODOLOGÍA PARA IDENTIFICAR SOLUCIONES AL CASO FORTIPASTA El análisis del caso Fortipasta para identificar las posibles soluciones se llevará a cabo de la siguiente manera: Se realizará una revisión detallada de la información y de los hallazgos del proyecto Positrones notificados por el equipo de revisión

•

1. Diagnostico de la situación

Se utilizarán las diferentes herramientas para realizar los análisis de causa y llegar a las causas raíz

•

2.Análisis de Causa

Luego de determinar las causas raíz se plantearán las acciones correctivas y se propondrán acciones preventivas que garanticen que las situaciones no se repitan

•

3.Planteamiento de acciones correctivas y preventivas

Después de tener todos los planes de acción, se formulará la mejor alternativa para solucionar las debilidades del proyecto Positrones en el caso Fortipasta.

•

4. Formular mejor solución

4.1.DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN PROBLEMA Hallazgos detectados en las auditorias e inspecciones realizadas por Fortipasta:

Auditoría Interna:  

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El sistema de facturación presenta inconsistencias vs. los despachos realizados. Se encuentra mercancía que salió de la compañía con factura, sin que se descontara del inventario físico. Existen conflictos entre Roles de seguridad del Sistema SAP R/3 y WMS. Los usuarios comparten claves con el fin de garantizar la operación. El sistema WMS menciona posiciones vacías de las listas para ubicar producto proveniente de las plantas de producción, pero físicamente estas ya están o cupadas con producto igual


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o diferente al que sistema menciona. También se presenta la situación que los productos que se asignan para despachos no son encontrados. 

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Eliminación de productos en buen estado por mala revisión y supervisión No se ha realizado un Inventario físico a la totalidad de la bodega para detectar variaciones frente al teórico después de la salida en vivo. El personal se encuentra realizando turnos de 12 horas para cubrir la gran demanda de tareas y situaciones imprevistas que se han presentado después de esta implementación. Debido a la falta de espacio disponible se adecuo una bodega temporal para suplir las necesidades de espacio.

Resultados investigación del Equipo de Auditoría Interna, Contabilidad y Costos y Área de Seguridad Física y Legal: 

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Robo de mercancía, por empleados de Fortipasta y personal del Operador logístico Transportemos LTDA, aprovechando el caos ocasionado por la nueva implementación de Positrones para generar bodegas alternas de almacenamiento de producto y su respectiva comercialización clandestinamente. Manejo Inadecuado de la plataforma de WMS y vulneración de la seguridad por uso indebido de usuarios y contraseñas, falsificación de firmas en documentos. Se generan remisiones y facturas en el módulo de pruebas de WMS Inconsistencias en los inventarios, la información de los sistemas no coincidía con la real y no se tenía una verdadera concepción de en qué lugar estaba la mercancía.

4.2.ANÁLISIS DE CAUSA Como problema principal del caso fortipasta, se identifican fallas a nivel organizacional en sus áreas gerencial, producción y de logística. No se evaluaron los impactos que iba a generar la implementación del programa WMS. A lo largo del análisis se observa que la empresa no contó con un plan de contingencia para resguardarse de un evento de este tipo, con el nombramiento de una persona con poca experiencia en conocimientos de almacenamiento y un enfoque de implementación de nuevas tecnologías para ser competitivos, minimizar costos y brindar un buen servicio. Para realizar este análisis fue necesario identificar los factores que produjeron el error y causo que la compañía incumpliera con el cronograma.


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4.2.1 Técnica Lluvia de ideas o brainstorming Razones por las cuales se presentaron las fallas durante el proceso de implementación del proyecto Positrones :

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El equipo de trabajo asignado para la implementación del WMS debe cumplir con las actividades asignadas en el proyecto Positrones y sus tareas propias del cargo que desempeña, ocasionando una mala gestión en sus obligaciones No hay contrataciones adicionales para apoyar la operación y así el equipo de trabajo pudiera dedicarse 100% a la implementación del WMS Se incluye en el equipo de trabajo personal sin experiencia en el montaje de Programas WMS, ocasionando que se cometieran errores que se podrían haber evitado con personas ya capacitadas. La empresa no cuenta con incentivos que propicie la retención de personal. No hay suplencias para todos los cargos, por lo que la salida de uno de los funcionarios genera inconvenientes en la operación y aseguramiento en el nuevo programa para el almacenamiento de los productos. No se hacen modificaciones en el cronograma de actividades, teniendo en cuenta el cambio del líder de proyecto Presiones en el tiempo para la puesta en marcha del programa WMS ocasionando un efecto domino de errores en todo el programa y cronograma. La presión de cumplir con la fecha de salida en vivo ocasiona que se reduzca el tiempo asignado para actividades tan importantes como capacitación de usuarios finales y pruebas en ambiente de prueba. Mal manejo de capacidades técnicas, teóricas y prácticas para el montaje de WMS. Plazos poco realistas para el tamaño de la empresa y el rigor técnico que requiere poner en marcha el programa WMS. Fallas en capacitación al personal propio del programa como a la de todo el personal que trabaja en la compañía del programa WMS y no se realizaron ensayos y simulacros que permitan evidenciar fallos para solucionarlos antes de la puesta en marcha. Falta de evaluaciones antes, durante y después de implementar los programas WMS, no se hace una verificación si se cumplen con lo planeado. Falta de control de los Directivos y subalternos, descuidando las actuaciones de toda la empresa. No se miden los indicadores de gestión luego de la salida en vivo de WMS No se incluye en el cronograma procesos de seguimiento posteriores a la salida en vivo de WMS


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No se incluye en el cronograma de actividades, procesos de evaluación y diagnóstico para detectar necesidades de capacitación y reentrenamiento al personal.

4.2.2 Diagrama causa – efecto o espina de pescado


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4.3.PLANTEAMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 4.3.1 Acciones Correctivas No. Acción Correctiva 001

002

003

004

Descripción Generar un diagnostico con evaluación escrita y práctica sobre los conocimientos adquiridos en WMS para todo el personal y así generar el cronograma de reentrenamientos y capacitación Revisar los perfiles de cargos del área y evaluar que el colaborador que lo desempaña cumpla con los requisitos, en caso contrario generar el plan de capacitación y entrenamiento

Revisar que los manuales de cargo incluyan sus respectivas suplencias y que dichas suplencias cumplan el perfil. Diagnostico general del Departamento de Recursos humanos donde se evalúe si se están llevando a cabo procesos de:

Responsables Coordinador de Almacenamiento y Distribución Departamento de Recursos Humanos Coordinador de Almacenamiento y Distribución Departamento de Recursos Humanos Departamento de Recursos Humanos Departamento de Recursos Humanos

Medición de ambiente laboral Retención de personal Bienestar para los trabajadores (carga laboral, asignación salarial, incentivos, proyección profesional) 005

Generar un nuevo cronograma donde se incluyan: Actividades de seguimiento y control (auto inspecciones y auditorías internas) Seguimiento a inventarios físicos vs lo que se encuentra en el sistema Contratación de asesor externo experto en el sistema WMS que de soporte a todos los usuarios del sistema

Gerente de Logística y Servicio al Cliente Coordinador de Almacenamiento y Distribución Departamento de Recursos Humanos


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4.3.2 Acciones Preventivas 

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Realizar inventarios cíclicos de las mercancías de mayor rotación ya que se evidencian hurtos por parte de los involucrados en el proceso con esto el inventario cíclico nos permite realizar conteos a intervalos estratégicos donde se puede controlar dicho inventario periódicamente antes del inventario fiscal semestral. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del indicador de inventario cíclico establecido en los materiales, es decir, bimestral, trimestral, por cuartos fiscales, etcétera. La importancia del adecuado manejo del inventario permitirá al negocio mantener el control de sus procesos, compras y entregas oportunamente y de esta manera conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. La implementación de un programa de capacitación para el personal involucrado directa o indirectamente en los procesos de almacenamiento, transporte y distribución de mercancías, dicho programa debe ir acompañado por el proveedor del Software WMS y acoplarlo a las necesidades reales de la empresa. El departamento de recursos humanos de la empresa tiene la obligación de verificar que los empleados trabajen en un ambiente en donde se sientan acoplados y capaces para realizar sus actividades de forma eficiente y eficaz de acuerdo a la actividad asignada. De esa forma poder alcanzar los objetivos de la empresa al obtener óptimos resultados en la producción o servicios que ésta brinda, dando como resultado una mayor utilidad, es evidente que este departamento no realizó un buen estudio del personal involucrado en los procesos de almacenaje, transporte y distribución de la empresa y desarrollo una mala selección de personal por ende se hace evidente la reestructuración del departamento. Debemos enfatizar a este departamento la supervisión de la relación entre la organización y los trabajadores sea la adecuada para que exista una armonía en el ambiente laboral. Consecuentemente todos puedan realizar o sean capaces hacer sus labores de manera correcta para la obtención de óptimos resultados. Al ser éste el responsable del bienestar del capital intelectual, es quien propone el reparto de incentivos con el fin de


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motivarlo. La empresa al dar el servicio de capacitación cuenta con personal preparado y esto le brinda ventaja competitiva.

5. RESULTADOS 5.1. ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN PROPUESTAS 

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Se debe establecer en el sistema de gestión de calidad unas tareas, funciones y labores según el manual de funciones que debe tener cada sujeto según su cargo así podemos proveer conflictos y cruce de tareas y la efectividad del cargo se va a ver reflejada en mejores resultados y tendrá tendencia a aumentar la calidad. Creando un sistema de filtros donde se evalúen las competencias del personal a cargo de montajes en softwares, y todo lo que tenga que ver con el proyecto para evitar reprocesos, lo cual nos ocasionaría incrementos en los t iempos de entrega afectando directamente la evolución y desarrollo sano de nuestro proyecto. Plantear un análisis detallado sobre cada tarea, paso, proceso y ejecución sobre el proyecto WMS estableciendo tiempos reales contemplando reprocesos y retrasos que se pueden encontrar en el proyecto. Realizar trazabilidad sobre el proyecto y detectar las mayores falencias y errores recurrentes por parte del personal a cargo, y sobre esos puntos críticos comenzar a trabajar las capacitaciones adecuadas y necesarias para lograr una mayor eficacia.

5.2.CRITERIOS DE EVALUCIÓN


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6. SOLUCIÓN PROPUESTA AL CASO FORTIPASTA

7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 7.1.CONCLUSIONES 7.2.RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFÍA


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ANEXOS

Segunda Entrega, Gestion de Transporte y Distribución

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