MODULO DE GESTION DE DISTRIBUCIÓN DE PLANTA PRIMERA ENTREGA TEMA “CASO DISTRIBUYAMOS”
TUTOR ANDRES IGNACIO ZAMUDIO CASTRO INTEGRANTES MAIRA ALEJANDRA GARAVITO FLOREZ Cod 1311980688 JOSUE ALEXANDER USECHE Cod 1321980044 EDWIN SUAREZ QUINTERO Cod 1321980235 JHONBOY RAMIREZ TRIANA Cod 1311981802
INGENIERIA INDUSTRIAL POLITECNICO GRAN COLOMBIANO BOGOTA, 15 DE SEPTIEMBRE DE 2014 TABLA DE CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
OBJETIVO GENERAL…………………………………………....3 JUSTIFICACION…………………………………………………..4 METODOLOGIA…………………………………………………...5 DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA……………………………….5 CONJUNTO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN ……………8 CRITERIOS DE EVALUCION ……………………………………10 RECOMENDACIÓN ……………………………………………….10 CONCLUSIONES…………………………………………………..11
1. OBJETIVO GENERAL Desarrollar los conocimientos adquiridos en el módulo distribución de planta, haciendo uso de las metodologías y procedimientos relacionados con el fin de proponer un diagnóstico de la situación problémica enfocado al mejoramiento continuo de la empresa “DISTRIBUYAMOS S.A”; Caso de estudio elaborado por: Enrique Leiva Infante, Rodrigo Mejía.; con el fin de proponer un diagnóstico de la situación problémica para culminar de manera exitosa la entrega del trabajo. El tema presenta en su contenido toda una gama de circunstancias que nos invitan a desarrollar unas estrategias de mejoramiento continuo para lograr que en la empresa “DISTRUBUYAMOS S.A”; sistema de estantería, faltantes de inventario, perdida de mercancía, tercerear los envíos, desorden en el stock y la comunicación dentro de la compañía (tanto vertical, como horizontal) se puedan relacionar para lograr un buen resultado de los objetivos propuestos.
2. JUSTIFICACION
El análisis y desarrollo del caso “DISTRIBUYAMOS” es una forma entre muchas de dar inicio a la aplicación de las estrategias de distribución para tener en cuenta dentro del campo de la Ingeniería Industrial. El enriquecedor contenido de este texto nos invita a descubrir toda una serie de errores e imprevistos que se presentan en la cadena de abastecimiento y del transporte, mostrándonos un panorama muy parecido al habitual del día a día de las grandes compañías manufactureras y comercializadoras. Con el fin de hablar claramente se encuentran descripciones de cargo de los empleados relacionados en la lectura, al igual que el desarrollo de sus actividades dentro de la empresa, se muestra igualmente la falta de coordinación en el stock de inventario y falta comunicación de los departamentos y áreas involucradas en el proceso, conllevando de esta manera al desorden administrativo, fallas en la entrega de resultados y pérdida de mercancías. El tema presenta en su contenido toda una gama de circunstancias que invitan a desarrollar estrategias de mejoramiento continuo en busca de que en la empresa “DISTRUBUYAMOS S.A”, su sistema de estantería, faltantes de inventario, pérdida de mercancía, tercerización de los envíos, desorden en el stock y la comunicación dentro de la compañía (tanto vertical, como horizontal) se logren articular logrando de esta manera un excelente resultado basados en los objetivos propuestos. Más allá de hablar de los problemas presentados en la lectura, se debe tener en cuenta otros aspectos que al igual son necesarios en la logística de la mercancía como aspectos legales, deficiente comunicación de las áreas y el descuido en la organización de la mercancía llegando a tener un inadecuado inventario y de ahí que se susciten pérdidas de mercancía donde al descuidar este tipo de detalles lleva a resultados no esperados en contra de la buena marcha de la organización.
3. METODOLOGIA
La metodología desarrollada fue la de identificar la serie de problemas que se representan en el caso a través del análisis de la lectura propuesta y el diagnóstico de la problemática, las cuales fueron analizadas y aplicadas como método para el logro exitoso del proyecto y el cumplimentó de los objetivos propuestos.
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Centros que deberán incluirse en la distribución Espacio y capacidad de cada centro Configurar espacio de cada centro Localización de cada centro
Con la aplicación de estas actividades esta serie de errores e imprevistos que nos ilustra la lectura “CASO DISTRIBUYAMOS” muchos de ellos no hubiesen ocurridos y otros solucionados; así podemos ver la importancia de la Identificar los procesos, su integridad y el ser consiente que la distribución de planta debe ser sensible a los cambios que ocurren en el momento de requerir un flujo dinámico de mercancías.
4. DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA
En el manejo de las organizaciones tanto de servicios como en las de producción y muchas otras se establecen casi como reglas universales, el constante cambio a sus procesos, ideas y a sus conocimientos, la constante evolución que se ha forjado con el bagaje de muchas de ellas en la experimentación de cambios en sus procesos, materias primas y la más importante la manera de operar y que muchos no determinan importante ya que sus estadísticas afirman que si funcionaron así durante X años deben seguir así muchos más. Realizando un exhausto análisis de la situación problémica, denotamos además de las fallas descritas en el texto, se evidencias corresponsabilidades de la organización empezando por lo más alto de ella.
La política de DISTRIBUYAMOS S.A. en el proceso de selección en cuanto a sus colaboradores de reclutar e incorporar personal de poco recorrido, basados en la estructura de planes de carrera al interior de la organización sin brindar a ellos formación a nivel de especialización y eso llevaría a que posiblemente no estén a la vanguardia de las nuevas metodologías y ayudas tecnológicas ofrecidas por el amplio campo de la administración y operación empresarial. DISTRIBUYAMOS S.A. no presta la debida atención al capacitar sus colaboradores en cuanto a la inducción de sus procesos y funcionamiento administrativo para ellos es una situación normal y puede ser una actividad bifuncional al recibir inducción y estar incorporándose al día a día de las actividades al mismo tiempo. Siendo enfáticos en la labor de la presidencia, podemos observar que es allí donde radica la mas de grande de las fallas dentro del equipo de trabajo, ya que solo se dispone a recibir resultados, cifras e indicadores, pero no se ve la intención de formar un “EQUIPO DE TRABAJO” en donde se desarrollen estrategias conjuntas integrando todos los departamentos para lograr un engranaje perfecto. Claramente vemos que el departamento de ventas realiza su proyección con excelentes resultados, pero no tienen en cuenta los proyectos de expansión, que están estancados por falta de personal en el área de distribución Ya identificado el nivel de responsabilidad de parte de la cabeza del organigrama se encuentra la primera fisura de la compañía debido al diagnóstico antes relatado y se trata de los soportes falsos, demostrados en cada uno de los indicadores, en especial en el de inventarios y despacho, que con el tiempo serán los grifos abiertos por donde se desangrara la compañía. Identificado el problema de acopio se refleja una gran falla en el centro de distribución, ya que tras la inauguración de la nueva planta, nuevamente se denota la ineficacia en la toma de decisiones por parte de los gerenciales y vicepresidentes quienes, dejan sin seguridad vigilancia y administración los despachos y el almacenamiento del producto, pero gracias a ello y a su desagradable fin, es de gran urgencia incidir en los cambios estructurales administrativos y operacionales.
5. CONJUNTO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN
Para nosotros la incorporación de alternativas de solución a la problemática de DISTRIBUYAMOS S.A. la enfocamos en un plan de trabajo a futuro, ya que la generación de una nueva infraestructura es prometedora con avances de última tecnología, de ese modo se plantea el conjunto de alternativas y la implementación de la mejor opción entre ellas. En el primer análisis de alternativa enfatizamos en que centros se deberían incluir en la distribución y definimos que aparte de los ya establecidos “inventario almacenamiento y despachos”, en la nueva distribución deberían incorporase, SUPERVISIÓN DE PLANTA con in ingeniero en industrial a cargo del sincrónico funcionamiento de las operaciones, generando informes físicos y de las tics hacia las partes asociadas al proceso. De esta manera se estaría al tanto de las operaciones retrasadas declinadas y con deficiencias de tiempo de entrega, siempre y cuando la interfaz del proyecto con la implementación de una fuerte ERP que involucre a cada uno de los colaboradores a nivel administrativo y de ventas, y como medida de salvamento seria de vital importancia incluir en la compañía el departamento de transporte que cumpla con todas las normas establecidas por el ministerio y las políticas de operación que requiere el producto, con la incursión de este departamento aseguramos el flujo de mercancía tanto interno como externo en un 80 % dependiendo solamente el 20% de las variables externas producidas por el diario transcurrir.
El espacio y capacidad que cada centro necesita no se debe exceder a las capacidades de cubicaje que el departamento de ventas, relacione en su histórico de ventas y con el resultado que arroja el estudio de mercados que este departamento le muestra a la presidencia, en palabras coloquiales hablaríamos de un incremento de planta de un 33% y a esto el incremento de ventas de promedio mensual de 35% a este ritmo la nueva planta quedaría obsoleta en un tiempo muy corto, la alternativa propuesta se enfoca breve mente en dar buen manejo al departamento de transporte el cual nos asegure un flujo real de producto con ayuda de las nuevas instalaciones que cuentan con Crossdocking, que nos reduciría el almacenaje de producto que es de importación y solo debe redirigirse al cliente sin ingresar al depósito, asistido por ayudas Warehouse Management System para administrar en tiempo real los inventarios, espacio, equipamiento y actividades en almacenes y centros de distribución, y una Zona de picking, la cual asegura la no utilización de
espacios para almacenar producto deteriorado u dado de baja por mala manipulación.
Para el caso de Distribuyamos S.A y observando todos los inconvenientes de retraso organizacional en las diferentes áreas, pero esencialmente en el área de inventarios que es donde presenta una problemática focalizada. Se debe dividir en pasos específicos los cuales nombraremos a continuación para una correcta configurar espacio de cada centro. Se observa que todo está basado en facturas pero no se sabe la totalidad de productos por eso se hace importante que para empezar a ordenar todo se debe hacer un plano de planta que mostrara el diseño de la bodega Identificar cada una de las sesiones de la bodega ( darle nombre a cada sesión) Clasificar mediante hojas de vida cada producto para tener un control exacto de las existencias, es decir cómo se va a clasificar el inventario. Etiquetar los estantes por orden de producto (por orden alfabético) número de productos o categoría de los mismos. actualizar todo el sistema de seguimiento del inventario para que coincida con el diseño. Crear un proceso para el inventario entrante, es decir elaborar una política y un procedimiento sobre cómo funciona el proceso de inventario para que todo el personal que labora en la compañía tenga acceso a él, dentro de las mismas políticas establecer responsables de toda la cadena (facturación, seguimiento de inventarios, quien lleva mercancías a los estantes y como se envía los productos al cliente. Evaluación periódica del diseño y de cada aspecto del inventario esto servirá para determinar los cambios que se puede hacer para mejorar el sistema y el procesamiento del inventario y que con el paso de los años no se sufra por lo obsoleto que se convierta el sistema
La localización de los centros de distribución, surge de la necesidad de organizar la forma de trabajo, de tal manera que se pueda asegurar el cumplimiento a raíz de una demanda cada vez más especializada. La implementación de este método de organización también ofrece una reducción de costos en las empresas y evita cuellos de botella ya que la misión es corregir los desajustes, para adaptarse al comportamiento de oferta y demanda.
En este punto, proponemos que la mejor forma de organizar los centros de distribución seria, ubicar las oficinas de Pablo (Administrador del módulo de inventario) y de Carlos (Director de logística) relativamente cerca de la bodega donde se tiene el inventario físico de las referencias, esto con el fin de facilitar la supervisión de las actividades programadas de los operarios, además de esto, partiendo de que Manuel (Gerente regional), Palomari (Director nacional de logística) y Carvacio (Vicepresidente administrativo) no se encuentran en el centro ubicado en San Bernardo del Viento, se debe inmediatamente reforzar la comunicación tanto vertical como horizontal entre el personal de la compañía, sin dejar atrás, la importante tarea de auditorías internas dentro de periodos más constantes en el año financiero que está en curso.
6. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Las alternativas propuestas en el caso DISTRIBUYAMOS controlados por:
S.A deben ser
la creación de indicadores de gestión desarrollados en cada departamento. Auditorías internas por personal externo. Registros de operación diaria en físico y mediante ERP certificado por jefe de cada área. Evaluación diagnostica sobre la eficiencia de la planta.
7. RECOMENDACIÓN Los indicadores de gestión en un proceso de inserción tomaran sus cronogramas en un periodo no mayor a un bimestre, en donde los encargados de las áreas plasmaran en informes directamente a las gerencias de cada área. De la mano de la presidencia generar actividades referentes a la capacitación de personal, con temas de clima laboral, trabajo colaborativo y nuevas tendencias ofimáticas, de ayuda en los procesos de flujo de información.
8. CONCLUSIONES En las condiciones actuales del mercado y teniendo en cuenta la competitividad las empresas buscan continuamente la mejora en sus procesos y son cada vez un poco más sensatos en la organización de la gestión y la logística en general como parte esencial no solo para reducir costos (perdidas, daños en sus productos) si no para causar un impacto positivo en cada uno de sus clientes bien sean externos o internos, se busca la homogenización de cada uno de sus procesos bien sea sistema de almacenaje y bases de trabajo Esta dado para que la empresa DISTRIBUYAMOS S.A tenga una serie de herramientas aplicables a sus operaciones logísticas, para que se convierta después de la implementación de las mismas en una empresa competitiva, que de buenos resultados para los inversionistas, con un ambiente laboral envidiable y que proporcione principalmente a sus clientes unos productos de alta calidad, con entregas a tiempo y sin perdidas adicionales por mala programación o por inconvenientes en su cadena de abastecimiento con criterios que nos indiquen su comportamiento como: Funcionalidad: Que las cosas queden donde se puedan trabajar efectivamente. Económico: Ahorro en distancias recorridas y utilización plena del espacio. Flujo: Permitir que los procesos se den continuamente y sin tropiezos. Comodidad: Cree espacios suficientes para el bienestar de los trabajadores y el traslado de los materiales. Iluminación: No descuide este elemento dependiendo de la labor específica. Aireación: En procesos que demanden una corriente de aire, ya que comprometen el uso de gases o altas temperaturas etc. Accesos libres: Permita el tráfico sin tropiezos. Flexibilidad: Prevea cambios futuros en la producción que demanden un nuevo ordenamiento de la planta. Se requiere organizar la metodología de trabajo con el fin de suplir la demanda que la empresa presenta y que cada día está cambiando de manera constante, adicionalmente evitando retrasos en la entrega de sus pedidos, de esta manera se logrará que la empresa Distribuyamos cierre las brechas existentes presentadas en sus operaciones.
