MODULO DE DISTRIBUCIÓN DE PLANTA TERCERA ENTREGA
TEMA 16-10-2017
“CASO DISTRIBUYAMOS”
PRESENTADO A: ING. ANDRES IGNACIO ZAMUDIO CASTRO TUTOR
PRESENTADO POR:
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
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CONTENIDO Pág. 1.INTRODUCCION 2.OBJETIVO GENERAL
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3. JUSTIFICACIÓN 4. METODOLOGÍA 5. DIAGNÓSTICO 6. CONJUNTO DE ALTERNATIVAS
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7. CRITERIOS DE EVALUACIÓN 8. RECOMENDACIÓNES
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9. CONCLUSIONES
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INTRODUCCIÓN
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El siguiente documento es un informe del caso presentado en la
empresa DISTRIBUYAMOS S.A en el área de logística, en el informe nos evidencia la gran variedad de dificultades que se presentan en cuanto al control de los inventarios, en el almacenamiento, y la distribución, la falta de seguimiento a los procesos, desconocimiento de los procedimientos , y los excesos de confianza en la toma de decisiones que les ha generado múltiples problemas, para dar una posible solución que sea idóneo y se adapte al sistema, se requiere hacer un análisis y posterior a esto un diagnóstico general que permita identificar cuáles son las posibles causas, que afectan el buen funcionamiento del sistema logístico. Las compañías en las últimos tiempos en su intento de mantenerse en el mercado han mejorado considerablemente sus procesos productivos, invierten en tecnología y optimizan los recursos de acuerdo a su capacidad económica, la logística es un área estratégica, entender esto es lo que les lleva a reducir sus costos, aumentar la productividad, mejorar la calidad y ser más eficientes y efectivos en cada una de las etapas de los procesos. Tener claro el concepto de Logística y que medios se van a utilizar para dar soluciones oportunas y eficaces a las diferentes situaciones presentadas en el desarrollo normal de las operaciones y los procesos en la compañía, esto con el fin de garantizar el cumplimiento de las promesas de servicio y la total satisfacción del cliente con la entrega de los productos a su destino final con las condiciones pactadas entre las partes desde el comienzo.
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2. OBJETIVO GENERAL
Analizar el caso Distribuyamos con la finalidad de implementar la metodología que pueda dar la posible solución a todos los problemas del modelo logístico con el que cuenta la Agencia de San Bernardo del Viento, considerando las consecuencias positivas y negativas de la implementación de la misma.
3- JUSTIFICACIÓN Estudiar y analizar la problemática recurrente que se presenta en las empresas industriales, respecto a su organización en espacios y procesos, es una de las grandes apuestas en la industria de la producción por ende planear, implementar, evaluar y verificar la metodología presentada a continuación cuyo resultado es dar solución a la problemática de inventarios, acopio y distribución es la meta de Distribuyamos S.A, por lo tanto se evidencia la necesidad de redistribuir y transformar los espacios para optimizar la cadena de procesos, acortando distancias y optimizando recursos. El presente análisis busca la forma de obtener una solución al problema que se está presentando en la empresa
¨Distribuyamos S.A¨ Empresa que debido a su
crecimiento y cantidad de SKU que maneja ha estado presentando dificultad en sus operaciones por un inadecuado manejo de inventario. Capacitación de personal, demoras en el despacho y falencias en el transporte. A continuación se expone inicialmente un análisis de la problemática para así mismo realizar la elección de la metodología más adecuada para dar una solución óptima solución según nuestro criterio.
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4. METODOLOGÍA La logística en la agencia de San Bernardo del Viento está pasando por una situación difícil ya que el inventario, que es un tema sensible está siendo amenazado por falta de control que empieza a manifestarse en actividades como el acopio y el despacho así como en el almacenamiento en el cual se evidencian situaciones críticas debido a que no se halla la mercancía fácilmente; el transporte es tercereado y susceptible de tener personal medianamente idóneo y confiable además se presentan falencias en la trazabilidad, por lo tanto, se presenta acumulación de tareas que atiborran los escritorios del personal. El alcance de las decisiones del director de agencia no ha sido definido desde el comienzo del ejercicio de su cargo más aún cuando una de las directrices del presente periodo es la estandarizar los procesos, los procedimientos y los ciclos de operación en cada una de las regionales. De acuerdo al anterior análisis presentado procedemos a plantear la siguiente metodología para dar una solución óptima a la problemática de la sede de san Bernardo del viento. 1. Definir el objetivo principal que se busca solucionar, en este caso la optimización y el correcto funcionamiento de la operación logística de San Bernardo del Viento. 2. Definir y analizar la problemática que se presenta en la compañía a través de un diagrama de Causa y efecto, o modelo Ishikawa. 3. Realizar un diagnóstico de acuerdo al análisis de los problemas evidenciados en el diagrama de causa y efecto, que permitan conocer con claridad cada uno de los aspectos identificados. 4. Plantear Alternativas de solución que permitan mitigar cada uno de los problemas identificados en las diferentes áreas de la compañía. 5. Definir cada uno de los recursos que son necesario para el desarrollo de las alternativas de solución como lo son personal humano y recursos locativos
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5. DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA En el manejo de las organizaciones tanto de servicios como en las de producción y muchas otras se establecen casi como reglas universales, el constante cambio a sus procesos, ideas y a sus conocimientos, la constante evolución que se ha forjado con el bagaje de muchas de ellas en la experimentación de cambios en sus procesos, materias primas y la más importante la manera de operar y que muchos no determinan importante ya que sus estadísticas afirman que si funcionaron así durante X años deben seguir así muchos más. Realizando un exhausto análisis de la situación problémica, denotamos además de las fallas descritas en el texto, se evidencias corresponsabilidades de la organización empezando por lo más alto de ella. La política de DISTRIBUYAMOS S.A. en el proceso de selección en cuanto a sus colaboradores de reclutar e incorporar personal de poco recorrido, basados en la estructura de planes de carrera al interior de la organización sin brindar a ellos formación a nivel de especialización y eso llevaría a que posiblemente no estén a la vanguardia de las nuevas metodologías y ayudas tecnológicas ofrecidas por el amplio campo de la administración y operación empresarial. DISTRIBUYAMOS S.A. no presta la debida atención al capacitar sus colaboradores en cuanto a la inducción de sus procesos y funcionamiento administrativo para ellos es una situación normal y puede ser una actividad bi-funcional al recibir inducción y estar incorporándose al día a día de las actividades al mismo tiempo. Siendo enfáticos en la labor de la presidencia, podemos observar que es allí donde radica la mas de grande de las fallas dentro del equipo de trabajo, ya que solo se dispone a recibir resultados, cifras e indicadores, pero no se ve la intención de formar un “EQUIPO DE TRABAJO” en donde se desarrollen estrategias conjuntas
integrando todos los departamentos para lograr un engranaje perfecto. Claramente vemos que el departamento de ventas realiza su proyección con excelentes resultados, pero no tienen en cuenta los proyectos de expansión, que están estancados por falta de personal en el área de distribución Ya identificado el nivel de responsabilidad de parte de la cabeza del organigrama se encuentra la primera fisura de la compañía debido al diagnóstico antes relatado y se trata de los soportes falsos, demostrados en cada uno de los indicadores, en especial en el de inventarios y despacho, que con el tiempo serán los grifos abiertos por donde se desangrara la compañía. Identificado el problema de acopio se refleja una gran falla en el centro de distribución, ya que tras la inauguración de la nueva 6
planta, nuevamente se denota la ineficacia en la toma de decisiones por parte de los gerenciales y vicepresidentes quienes, dejan sin seguridad vigilancia y administración los despachos y el almacenamiento del producto, per o gracias a ello y a su desagradable fin, es de gran urgencia incidir en los cambios estructurales administrativos y operacionales.
MAL MANEJO DE DPTO
·
DISTRIBUCION ·
DEFICIENTE GESTION
·
TECNOLOGIAS
DPTO RECUERSOS
D
·
HUMANOS
·
HERRAMIENTAS
PRODUCTOS
SENTIDO DE
·
PERTENENCIA DE LOS
EL MEJOR
DISTRIBUIDOR
COLABORADORES
LOGISTICO
LA DISTRIBUCION NO
·
O
CERTIFICACION DE
CALIDAD EN SALIDA DE
VANGUARDISTAS ·
AUMENTO DEL STOCK DE PRODUCTOS
ATRAZO EN
·
INCORPORAR NUEVAS
SE MANEJA CON RESPONSABILIDAD
DISTRIBUYAMOS S.A.
·
RECONOCIDA POR EL MOVIMIENTO DE 4
F
·
CLIENTES POR
PORTAFOLIOS DE
INCONFORMIDADES
AMPLIO
CONOCIMIENTO DEL
·
·
POSEE EL CENTRO DE DISTRIBUCION MEJOR
PERDER CREDILBILIDAD EN EL MERCADO
DEPARTAMENTO DE VENTAS
A
INCOMPLIMIENTO E
NEGOCIO ·
PERDIDA MASIVA DE
·
BAJAS EN LA VENTAS
·
DESPIDOS MASIVOS
·
PERDIDA DEL CAPITAL
DOTADO DE LA ZONA
Fuente: Politécnico Grancolombiano, Gestión de inventarios y almacenamiento
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6. CONJUNTO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCION Para nosotros la incorporación de alternativas de solución a la problemática de DISTRIBUYAMOS S.A. la enfocamos en un plan de trabajo a futuro, ya que la generación de una nueva infraestructura es prometedora con avances de última tecnología, de ese modo se plantea el conjunto de alternativas y la implementación de la mejor opción entre ellas. En el primer análisis de alternativa enfatizamos en que centros se deberían incluir en la distribución y definimos que aparte de los ya establecidos “inventario almacenamiento y despachos”, en la nueva distribución deberían incorpora se, SUPERVISIÓN DE PLANTA
con un Ingeniero Industrial a cargo del sincrónico funcionamiento de las operaciones, generando informes físicos y de las tics hacia las partes asociadas al proceso. De esta manera se estaría al tanto de las operaciones retrasadas declinadas y con deficiencias de tiempo de entrega, siempre y cuando la interfaz del proyecto con la implementación de una fuerte ERP que involucre a cada uno de los colaboradores a nivel administrativo y de ventas, y como medida de salvamento seria de vital importancia incluir en la compañía el departamento de transporte que cumpla con todas las normas estable cidas por el ministerio y las políticas de operación que requiere el producto, con la incursión de este departamento aseguramos el flujo de mercancía tanto interno como externo en un 80 % dependiendo solamente el 20% de las variables externas producidas por el diario transcurrir. El espacio y capacidad que cada centro necesita no se debe exceder a las capacidades de cubicaje que el departamento de ventas, relacione en su histórico de ventas y con el resultado que arroja el estudio de mercados que este departamento le muestra a la presidencia, en palabras coloquiales hablaríamos de un incremento de planta de un 33% y a esto el incremento de ventas de promedio mensual de 35% a este ritmo la nueva planta quedaría obsoleta en un tiempo muy corto, la alternativa propuesta se enfoca breve mente en dar buen manejo al departamento de transporte el cual nos asegure un flujo real de producto con ayuda de las nuevas instalaciones que cuentan con Crossdocking, Que nos reduciría el almacenaje de producto que es de importación y solo debe redirigirse al cliente sin ingresar al depósito, asistido por ayudas Warehouse Management System para administrar en tiempo real los inventarios, espacio, equipamiento y actividades en almacenes y centros de distribución, y una Zona de picking, la cual asegura la no utilización de espacios para almacenar producto deteriorado u dado de baja por mala manipulación. Para el caso de Distribuyamos S.A y observando todos los inconvenientes de retraso organizacional en las diferentes áreas, pero esencialmente en el área de inventarios que es donde presenta una problemática focalizada. Se debe dividir en pasos específicos los cuales nombraremos a continuación para una correcta configurar espacio de cada centro.
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Se observa que todo está basado en facturas pero no se sabe la totalidad de productos por eso se hace importante que para empezar a ordenar todo se debe hacer un plano de planta que mostrara el diseño de la bodega Identificar cada una de las sesiones de la bodega ( darle nombre a cada sesión) Clasificar mediante hojas de vida cada producto para tener un control exacto de las existencias, es decir cómo se va a clasificar el inventario. Etiquetar los estantes por orden de producto (por orden alfabético) número de productos o categoría de los mismos. actualizar todo el sistema de seguimiento del inventario para que coincida con el diseño. Crear un proceso para el inventario entrante, es decir elaborar una política y un procedimiento sobre cómo funciona el proceso de inventario para que todo el personal que labora en la compañía tenga acceso a él, dentro de las mismas políticas establecer responsables de toda la cadena (facturación, seguimiento de inventarios, quien lleva mercancías a los estantes y como se envía los productos al cliente. Evaluación periódica del diseño y de cada aspecto del inventario esto servirá para determinar los cambios que se puede hacer para mejorar el sistema y el procesamiento del inventario y que con el paso de los años no se sufra por lo obsoleto que se convierta el sistema La localización de los centros de distribución, surge de la necesidad de organizar la forma de trabajo, de tal manera que se pueda asegurar el cumplimiento a raíz de una demanda cada vez más especializada. La implementación de este método de organización también ofrece una reducción de costos en las empresas y evita cuellos de botella ya que la misión es corregir los desajustes, para adaptarse al comportamiento de oferta y demanda.
En este punto, la mejor forma de organizar los centros de distribución seria, ubicar las oficinas de Pablo (Administrador del módulo de inventario) y de Carlos (Director de logística) relativamente cerca de la bodega donde se tiene el inventario físico de las referencias, esto con el fin de facilitar la supervisión de las actividades programadas de los operarios, además de esto, partiendo de que Manuel (Gerente regional), Palomari (Director nacional de logística) y Carvacio (Vicepresidente administrativo) no se encuentran en el centro ubicado en San Bernardo del Viento, se debe inmediatamente reforzar la comunicación tanto vertical como horizontal 9
entre el personal de la compañía, sin dejar atrás, la importante tarea de auditorías internas dentro de periodos más constantes en el año financiero que está en curso. CONTROLES PRIMARIOS Se ajustaran los manuales de funciones según las necesidades y el alcance de las decisiones a tomar por cada cargo y ajustar el programa de capacitación conforme las exigencias de la operación y los requerimientos y experiencia del personal.
INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO La gestión de inventarios y almacenamiento es un área crítica para el buen funcionamiento de una empresa, esta requiere de una estructura y metodología aplicada de acuerdo a los productos o servicios que se empleen. Para lograr mejorar y controlar los procesos logísticos de san Bernardo del viento se debe iniciar en la implementación de un nuevo sistema que facilite la operación, reduzca tiempos de ejecución de los procesos y mejore el control. La metodología ABC, Calcula y controla el coste de las actividades y ayuda en la gestión y planificación de las actividades de almacenamiento. Esta metodología consiste en clasificar los diferentes tipos de SKU basada en actividades (Función, estilo, color tamaño, etc); Debido a que resulta complejo su control se deben establecer prioridades, por esto al combinarla con el principio de Pareto (Regla 8020) Donde el 80% de las ventas representa el 20% de los productos y el 20% de ventas representa el 80% de los productos restantes, esto nos ayuda para lograr establecer prioridades y enfatizar en aquellos productos que representa mayor utilidad en la empresa y a quienes se les debe tener mayor enfoque. Para este caso se debe realizar 2 tipos de clasificación, una por ventas (De mayor rotación) y otra por Costos (Control de almacenamiento de productos costosos para evitar pérdidas) Tipo A: 80% Ventas representa 20% productos. Tipo B: 15% Ventas representa 75% productos. Tipo C: 5% Ventas representa 5% productos.
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Fuente: Politécnico Grancolombiano, Gestión de inventarios y almacenamiento
DESPACHOS Y DISTRIBUCIÓN Se establecerán controles de despachos más exhaustivos, por medio de programas computarizados que permitan controlar él envió de materiales de acuerdo a los pedidos y las novedades que se hagan en tiempo real. Así mismo por medio de cámaras y personal de seguridad se vigilara en ingreso, almacenamiento y salida de mercancías.
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7. CRITERIOS DE EVALUACION
Las alternativas propuestas en el caso DISTRIBUYAMOS controlados por:
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S.A deben ser
la creación de indicadores de gestión desarrollados en cada departamento. Auditorías internas por personal externo. Registros de operación diaria en físico y mediante ERP certificado por jefe de cada área. Evaluación diagnostica sobre la eficiencia de la planta.
8. RECOMENDACIONES Los indicadores de gestión en un proceso de inserción tomaran sus cronogramas en un periodo no mayor a un bimestre, en donde los encargados de las áreas plasmaran en informes directamente a las gerencias de cada área. De la mano de la presidencia generar actividades referentes a la capacitación de personal, con temas de clima laboral, trabajo colaborativo y nuevas tendencias ofimáticas, de ayuda en los procesos de flujo de información
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9. CONCLUSIONES En las condiciones actuales del mercado y teniendo en cuenta la competitividad las empresas buscan continuamente la mejora en sus proc esos y son cada vez un poco más sensatos en la organización de la gestión y la logística en general como parte esencial no solo para reducir costos (perdidas, daños en sus productos) si no para causar un impacto positivo en cada uno de sus clientes bien sean externos o internos, se busca la homogenización de cada uno de sus procesos bien sea sistema de almacenaje y bases de trabajo Esta dado para que la empresa DISTRIBUYAMOS S.A tenga una serie de herramientas aplicables a sus operaciones logísticas, para que se convierta después de la implementación de las mismas en una empresa competitiva, que de buenos resultados para los inversionistas, con un ambiente laboral envidiable y que proporcione principalmente a sus clientes unos productos de alta calidad, con entregas a tiempo y sin perdidas adicionales por mala programación o por inconvenientes en su cadena de abastecimiento con criterios que nos indiquen su comportamiento como: ·
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Funcionalidad: Que las cosas queden donde se puedan trabajar efectivamente. Económico: Ahorro en distancias recorridas y utilización plena del espacio. Flujo: Permitir que los procesos se den continuamente y sin tropiezos. Comodidad: Cree espacios suficientes para el bienestar de los trabajadores y el traslado de los materiales. Iluminación: No descuide este elemento dependiendo de la labor específica. Aireación: En procesos que demanden una corriente de aire, ya que comprometen el uso de gases o altas temperaturas etc. Accesos libres: Permita el tráfico sin tropiezos. Flexibilidad: Prevea cambios futuros en la producción que demanden un nuevo ordenamiento de la planta. Se requiere organizar la metodología de trabajo con el fin de suplir la demanda que la empresa presenta y que cada día está cambiando de manera constante, adicionalmente evitando retrasos en la entrega de sus pedidos, de esta manera se logrará que la empresa Distribuyamos cierre las brechas existentes presentadas en sus operaciones
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