RCA / Root Cause Analysis / Analisa Akar Masalah Analisa akar masalah (Root Cause Analysis / RCA) adalah sebuah alat kerja yang sangat berguna untuk mencari akar masalah dari suatu insiden yang telah terjadi. Sedangkan untuk menganalisa masalah yang belum terjadi, kita menggunakan alat yang disebut FMA FMA yang yang telah dibahas !ada !osting terdahulu. Menemukan akar masalah masalah meru!akan kata kunci. Sebab, tan!a mengetahui mengetahui akar masalahnya, suatu insiden tidak da!at ditanggulangi dengan te!at, yang berakibat !ada berulangnya berulangnya kejadian insiden insiden tersebut dikemudian dikemudian hari. "erikut ini adalah adalah taha!#taha! yang !erlu dilakukan untuk memulai suatu akti$itas RCA.
1. Klasifikasi Insiden %idak seluruh seluruh insiden atau atau masalah yang yang terjadi dilakukan dilakukan !rosedur !rosedur lengka! RCA. RCA. Masalah harus dilakukan dilakukan klasi$ikasi dan !rioritas. !rioritas. %ujuannya agar terjadi terjadi e$isiensi dalam !ekerjaan. !ekerjaan. &al ini karena !rosedur !rosedur lengka! RCA memerlukan memerlukan sumber daya yang khusus, jumlahnya terbatas di organisasi, dan memakan 'aktu yang tidak sebentar. Sehingga, organisasi organisasi !erlu meneta!kan meneta!kan suatu metode klasi$ikasi klasi$ikasi dan !rioritas masalah. masalah. &anya masalah yang masuk masuk kriteria saja yang dilanjutkan dilanjutkan ke !rosedur RCA. RCA. Sementara masalah lain lain yang tidak masuk kriteria, kriteria, teta! dilakukan analisa menggunakan !rinsi!#!rinsi! !rinsi!#!rinsi! RCA teta!i tidak seluruh urutan !rosedur lengka! RCA dilakukan. dilakukan. ang dimaksud !rosedur !rosedur lengka! RCA RCA adalah seluruh seluruh taha!an !rosedur dilakukan. Salah satu alat yang da!at di!akai untuk melakukan klasi$ikasi dan !rioritas masalah adalah membuat !eringkat masalah berdasarkan onsekuensi (Conse*uence) (Conse*uence) dan +ikelihood. Conse*uence Conse*uence adalah sebera!a berat berat dam!ak dari masalah itu. Sedangkan +ikelihood +ikelihood adalah sebera!a sebera!a sering masalah masalah itu terjadi. Conse*uence Conse*uence dan +ikelihood di!eringkat menggunakan menggunakan angka dari sam!ai -. Makin tinggi angka berarti makin berat atau makin sering. Setelah angka nilai Conse*uence Conse*uence (C) dan +ikelihood (+) dida!at, kedua angka tersebut dilakukan !erkalian. Angka hasil hasil !erkalian !erkalian itulah yang menentukan menentukan !eringkatnya. Makin tinggi angkanya, angkanya, makin tinggi !eringkatnya. !eringkatnya. ita da!at menggolongkan menggolongkan !eringkat menjadi em!at golongan, yaitu ekstrim (- -), besar (0 ), sedang (1 2), kecil ( 3). 4enjelasan tentang Conse*uence dan +ikelihood da!at dilihat disini disini.. 5rganisas 5 rganisasii da!at membuat kebijakan bah'a hanya masalah yang mem!unyai !eringkat ekstrim (- -) saja yang dilakukan !rosedur RCA. Contoh6 4era'at tertusuk tertusuk jarum. onsekuensi dari dari insiden ini adalah adalah 1, karena dam!ak dari tertusuk jarum adalah berat (da!at tertular !enyakit &78, &e!atitis ", C, dll). +ikelihood dari insiden ini adalah -, karena insiden ini terjadi setia! bulan.
Sehingga, !eringkat risikonya adalah6 1 9 - : ; (ekstrim). 4eringkat insiden ini memenuhi kriteria untuk dilakukan !rosedur RCA. Catatan6 untuk kejadian yang berdam!ak berat (konsekuensinya 1 atau -, teta!i sangat jarang terjadi, !eringkat resikonya disamakan dengan ekstrim dan dilakukan !rosedur RCA.
2. Membentuk Tim RCA Membentuk tim RCA meru!akan langkah berikutnya yang !enting. %an!a tim yang re!resentati$, hasil akti$itas RCA tidak akan
kuran yang normal adalah antara - sam!ai 0 orang. Contoh6 4ada kasus tertusuk jarum di atas, anggota tim RCA adalah6 manajer ke!era'atan, manajer mutu, koordinator !engendalian in$eksi, manajer !enunjang medis, koordinator 3.
3. Mengumulkan !ata %im kemudian bekerja mengum!ulkan data. &al ini dilakukan untuk mem!eroleh gambaran seobyekti$ mungkin atas !eristi'a yang telah terjadi. 7ngat, yang dikum!ulkan hanya data, bukan asumsi, kesan, atau ta$siran. Sumber data da!at di!eroleh dari6 •
catatan medis
•
'a'ancara orang yang terlibat
•
'a'ancara dengan seluruh saksi
•
kunjungan ke lokasi kejadian
•
!eralatan yang terlibat
•
dll.
?ata#data di atas di!erlukan untuk melengka!i $akta yang terjadi.
?isam!ing itu, di!erlukan juga !engum!ulan data#data berikut ini6 •
kebijakan dan !rosedur internal organisasi
•
!eraturan atau !erundang#undangan
•
standard mutu
•
re$erensi ilmiah terkini
•
dll.
?ata#data di atas di!erlukan untuk melihat kesenjangan (ga!) yang terjadi antara $akta yang terjadi dengan yang seharusnya dilakukan.
". Memetakan Informasi Setelah seluruh data terkum!ul, insiden yang terjadi direkonstruksi dengan menggunakan data#data yang tersedia. Seluruh data disusun menurut urutan kejadiannya. Ada bebera!a alat yang da!at di!akai untuk memetakan urutan kejadian ini, misalnya6 •
@arrati
•
%ime 4erson rid
•
%imelines
•
%abular %imelines
7n$ormasi !erihal ka!an masing#masing alat tersebut di!akai, kelebihan, kekurangan, dan contohnya da!at dilihat disini (halaman -). 4ada kasus tertusuk jarum se!erti di atas, kita cuku! menggunakan narrati
Contoh6
#. Identifikasi dan Memrioritaskan Masalah
Setelah seluruh data di!etakan, mulailah kita masuk ke taha! a'al analisa masalah, yaitu dengan mengidenti$ikasinya. 7denti$ikasi masalah ini sangat !enting, dan hanya da!at dilakukan oleh orang yang memahami !roses yang standard (yang seharusnya terjadi). Caranya adalah dengan meneliti seluruh urutan in$ormasi untuk mencari tahu a!akah kejadian#kejadian tersebut terjadi sudah sesuai dengan seharusnya atau tidak. >ntuk memastikan hal ini, di!erlukan berbagai dokumen se!erti6 ebijakan dan !rosedur internal organisasi, !eraturan atau !erundang#undangan, standard mutu, re$erensi ilmiah terkini, dan lain#lain. =ika ditemukan ketidaksesuaian dengan kebijakan, !rosedur, standard, re$erensi ilmiah terkini, itulah yang disebut sebagai masalah. Setelah masalah teridenti$ikasi, barulah kita lakukan !rioritas masalah. Masalah#masalah kecil yang tidak !enting dan tidak ber!engaruh besar !ada terjadinya insiden kita singkirkan, dan kita $ocus !ada masalah#masalah utama. 4ada kasus sederhana se!erti tertusuk jarum di atas, masalah tertusuk jarum da!at di!akai sebagai masalah itu sendiri. %eta!i jika masalahnya kom!leks dan melibatkan banyak !ihak / de!artemen, masalahnya harus diidenti$ikasi satu demi satu.
$. Analisa %ntuk Men&ari 'aktor yang (ereran Masalah#masalah yang telah diidenti$ikasi kemudian dianalisa untuk mencari $aktor yang berkontribusi. Ada dua alat terkenal yang biasanya di!akai untuk analisa ini, yaitu - Bhy dan diagram tulang ikan. Contoh $ormat diagram tulang ikan da!at dilihat disini. - Bhy dilakukan dengan cara bertanya BhyD sam!ai - kali terhada! suatu masalah sam!ai tidak ada ja'aban lagi yang da!at dikemukakan. @amun, - Bhy mem!unyai kelemahan mendasar, yaitu bentuk !ertanyaannya sangat terbuka dan tidak terarah. Sehingga, hasilnya sangat tergantung !ada latar belakang !enanya dan yang ditanya. "oleh jadi, untuk satu masalah yang sama ta!i dilakukan oleh dua orang yang berbeda, akan dida!atkan hasil yang berbeda. arena - Bhy mem!unyai kelemahan mendasar, maka yang dianjurkan adalah menganalisa masalah menggunakan diagram tulang ikan. ?iagram tulang ikan dirancang untuk mencari $aktor yang ber!eran dengan terarah. >ntuk memudahkan mencari $aktor yang ber!eran !ada diagram tulang ikan, da!at digunakan !ertanyaan triase $aktor yang ber!eran. 4ertanyaan triase tersebut da!at anda lihat disini (halaman 0). Anda juga da!at mencari $aktor yang ber!eran dengan menggunakan alat bantu tabel contributing $aktor yang dikeluarkan oleh @4SA, yang da!at anda lihat disini (halaman 1). 4ada kasus tertusuk jarum se!erti di atas, contoh diagram tulang ikannya da!at dilihat disini (halaman ).
&asil dari analisa ini adalah dida!atkannya $aktor yang ber!eran terhada! insiden tersebut. >ntuk setia! $aktor yang ber!eran, dilakukan !rosedur !ertanyaan BhyD sam!ai tidak ada ja'aban lagi yang da!at dikemukakan. =a'aban terakhir itulah yang biasanya meru!akan akar masalah. 4ada kasus tertusuk jarum di atas, akar masalahnya adalah6 •
"elum dilakukan tinjauan keselamatan !ada alat ($aktor !eralatan).
•
"elum ada !rosedur yang aman ($aktor kebijakan / !rosedur).
•
"arrier yang ada tidak dirancang untuk melindungi sta$ ($aktor !enghalang).
Sebagai bagian akhir dari analisa ini, kita mencoba membuat !ernyataan sebab akibat, untuk menguji a!akah akar masalah yang kita da!atkan berhubungan sebab akibat dengan insiden yang terjadi. =uga untuk menguji, a!akah jika akar masalah tersebut di atasi, insiden da!at dihindari. Contoh !ernyataan sebab akibat6 •
•
•
arena belum dilakukan tinjauan keselamatan !ada syringe A?, maka belum ada mekanisme yang menjamin keselamatan selama memakai alat tersebut, yang menyebabkan mekanisme yang ada gagal mencegah terjadinya insiden tertusuk jarum. "elum ada !rosedur yang aman menyebabkan jarum syringe A? ditutu! lagi setelah digunakan dan diba'a keluar ruangan, yang mengakibatkan meningkatnya !eluang terjadinya insiden tertusuk jarum. 4enghalang yang ada tidak dirancang untuk melindungi sta$ yang menyebabkan terjadinya insiden sta$ !era'at tertusuk jarum.
). Menyusun Rekomendasi *enyelesaian Masalah Menyusun rekomendasi meru!akan hal yang !aling !enting dari akti$itas RCA ini. arena tan!a rekomendasi, masalah tidak da!at diselesaikan dan terus membebani organisasi. 7barat berobat ke dokter, !asien tidak cuku! diberi tahu tentang diagnosanya, ta!i jauh lebih !enting adalah diberi !engobatan yang te!at. Menyusun rekomendasi memerlukan !engetahuan dan !emahaman yang memadai tentang masalah yang sedang dihada!i. ?isinilah arti !enting dari anggota tim. Anggota tim RCA harus memiliki kom!etensi dan ka!asitas yang memadai untuk melakukan hal itu. Re$erensi yang dikum!ulkan !ada taha! mengum!ulkan data di atas da!at di!akai untuk membantu !roses ini. Ada satu alat yang sangat berguna untuk menyusun !enyelesaian masalah ini. Alat itu disebut analisa !enghalang (barrier analysis). @amun, sebelum masuk ke dalam analisa !enghalang, kita !erlu memahami dahulu
!engertian !enghalang dihubungkan dengan kemam!uannya mencegah terjadinya insiden. 7lustrasi tentang !enghalang dihubungkan dengan kemam!uannya mencegah terjadinya insiden adalah sebagai berikut6
?ari ilustrasi di atas, jelas terlihat bah'a tebal la!isan !enghalang tidaklah sama. ang !aling kuat adalah adanya alat, sedangkan yang !aling lemah adalah kebijakan / !rosedur. Contoh6 Akti$itas berenang6 Memakai !elam!ung (alat) jauh lebih e$ekti$ dalam mencegah insiden tenggelam dibandingkan berenang dengan !rosedur yang benar (kebijakan / !rosedur). 7lustrasi di atas memberikan !enjelasan ke!ada kita, bah'a jika kita ingin mencari solusi atas suatu masalah, utamakan solusinya adalah beru!a alat / disain. =ika alat tidak ada, barulah cari solusi lain. Sekarang kita kembali ke analisa !enghalang. ?engan ber!edoman !ada ilustrasi di atas, maka analisa !enghalang untuk kasus tertusuk jarum tersebut adalah se!erti yang da!at anda lihat disini (halaman 3). "erdasarkan analisa !enghalang di atas, kita da!at membuat rekomendasi !enyelesaian masalah. Rekomendasi !enyelesaian masalah yang baik harus juga mencantumkan ukuran keberhasilan, !enanggung ja'ab, dan batas 'aktu !enyelesaian. %ujuan dari itu adalah agar rekomendasi yang kita berikan da!at diukur keberhasilan !elaksanaannya, jelas sia!a !enanggung ja'abnya, serta ada batas 'aktu yang jelas ka!an rekomendasi itu harus terlaksana. Contoh rekomendasi kasus tertusuk jarum da!at anda lihat disini (halaman 1).
+. Membuat ,aoran RCA +a!oran RCA berisi rincian seluruh kegiatan !elaksanaan RCA mulai dari a'al sam!ai rekomendasi yang diberikan. +a!oran ini kemudian disam!aikan ke!ada !emim!in organisasi untuk disetujui. 4roses !ersetujuan ini sangat !enting. arena tan!a !ersetujuan !emim!in, rekomendasi tak da!at dieksekusi dan dilaksanakan. -umber . RCA %ools @4SA ;;E . A uide $or RCA %eam 4atient Sa$ety Centre ueensland &ealth ;;E
