Procesos y sistemas de información
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Tabla de Contenido Introducción......................... Introducción................................................... .................................................... .................................................... .............................. .... 1 Mapa conceptual ......................................................................... ................................................................................................... .......................... 2 1. La información y el e l flujo de información en las organizaciones .................. 3 Tipos de flujo de información información ............................................................ .............................................................................. .................. 4 Recomendaciones Recomendaciones para el manejo de información información ............................................. ............................................. 6 La información y su relación con las políticas y los procesos ............................. 7 Las políticas políticas ................................................ .......................................................................... .................................................... .............................. .... 7 Los procesos procesos y procedimientos procedimientos................................................. ........................................................................... .......................... 8
2. Manuales de procesos y procedimientos ..................................................... ..................................................... 12 Elementos del manual de procedimiento procedimiento ................................................... .......................................................... ....... 12
3. El proceso logístico ................................................... ............................................................................. ..................................... ........... 15 Identificación Identificación de los procesos logísticos .................................................... ........................................................... ....... 16 El proceso logístico logístico y el flujo de bienes y servicios ........................................... ........................................... 18
4. Diseño de procesos logísticos................................................... ....................................................................... .................... 19 Procesos de los subsistemas de la red logística ............................................... ............................................... 19 Aspectos relevantes relevantes para el diseño de los procesos procesos ........................................ ........................................ 20 Tipos de cliente .............................. ........................................................ ................................................... ......................................... ................ 21 Perfil de los clientes .................................... ............................................................. ................................................... ............................. ... 21 Perfil de proveedores proveedores ............................................... ........................................................................ ......................................... ................ 23 Variables críticas ................................. .......................................................... ................................................... ..................................... ........... 29
5. Software para el e l diseño de procesos logísticos .......................................... .......................................... 30 Software para simulación de procesos procesos .................................................. ............................................................. ........... 32
6. Sistemas de información ................................................ .......................................................................... ................................ ...... 33 Diseño del sistema de información información ................................................................. ................................................................... .. 36 El sistema de información de la cadena de suministro suministro ..................................... 37 ERP o Sistemas heredados .......................................... .................................................................... .................................... .......... 38 Sistemas de comunicación.............. comunicación....................................... ................................................... ......................................... ............... 39 Sistemas de planeación planeación ............................................................ .................................................................................... ........................ 40 TIC o aplicaciones para los procesos logísticos en la Cadena de Suministro (SCM)....................................................................... ................................................................................................. ......................................... ............... 40
Referencias ................................................ .......................................................................... .................................................... ................................ ...... 42
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Tabla de Contenido Introducción......................... Introducción................................................... .................................................... .................................................... .............................. .... 1 Mapa conceptual ......................................................................... ................................................................................................... .......................... 2 1. La información y el e l flujo de información en las organizaciones .................. 3 Tipos de flujo de información información ............................................................ .............................................................................. .................. 4 Recomendaciones Recomendaciones para el manejo de información información ............................................. ............................................. 6 La información y su relación con las políticas y los procesos ............................. 7 Las políticas políticas ................................................ .......................................................................... .................................................... .............................. .... 7 Los procesos procesos y procedimientos procedimientos................................................. ........................................................................... .......................... 8
2. Manuales de procesos y procedimientos ..................................................... ..................................................... 12 Elementos del manual de procedimiento procedimiento ................................................... .......................................................... ....... 12
3. El proceso logístico ................................................... ............................................................................. ..................................... ........... 15 Identificación Identificación de los procesos logísticos .................................................... ........................................................... ....... 16 El proceso logístico logístico y el flujo de bienes y servicios ........................................... ........................................... 18
4. Diseño de procesos logísticos................................................... ....................................................................... .................... 19 Procesos de los subsistemas de la red logística ............................................... ............................................... 19 Aspectos relevantes relevantes para el diseño de los procesos procesos ........................................ ........................................ 20 Tipos de cliente .............................. ........................................................ ................................................... ......................................... ................ 21 Perfil de los clientes .................................... ............................................................. ................................................... ............................. ... 21 Perfil de proveedores proveedores ............................................... ........................................................................ ......................................... ................ 23 Variables críticas ................................. .......................................................... ................................................... ..................................... ........... 29
5. Software para el e l diseño de procesos logísticos .......................................... .......................................... 30 Software para simulación de procesos procesos .................................................. ............................................................. ........... 32
6. Sistemas de información ................................................ .......................................................................... ................................ ...... 33 Diseño del sistema de información información ................................................................. ................................................................... .. 36 El sistema de información de la cadena de suministro suministro ..................................... 37 ERP o Sistemas heredados .......................................... .................................................................... .................................... .......... 38 Sistemas de comunicación.............. comunicación....................................... ................................................... ......................................... ............... 39 Sistemas de planeación planeación ............................................................ .................................................................................... ........................ 40 TIC o aplicaciones para los procesos logísticos en la Cadena de Suministro (SCM)....................................................................... ................................................................................................. ......................................... ............... 40
Referencias ................................................ .......................................................................... .................................................... ................................ ...... 42
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Introducción En el desarrollo de este material de formación se tratarán temas relacionados al del flujo de información tanto interna como externa en la empresa y cómo el establecimiento de los procesos permite organizar la información, que al ser registrada sistemáticamente, con la ayuda de la tecnología, se convierte en un elemento fundamental para el funcionamiento de la empresa u organización. Los procesos logísticos de la planeación empresarial, deben llevarse a cabo en cada subsistema de la cadena logística, es así, como existen variados programas computacionales con los cuales se pueden diseñar dichos procesos. Este tipo de software permite realizar múltiples modificaciones a la planeación, que luego se implementarán en los procesos reales, lo cual posibilita la adecuación de las tareas para minimizar los costos, los riesgos y maximizar la productividad y las ventas, es decir, la rentabilidad.
Fuente: SENA
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Mapa conceptual En el mapa conceptual que se comparte a continuación, se evidencia la interrelación temática del contenido que se plantea en este material de formación:
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1. La información y el flujo de información en las organizaciones
Fuente: SENA En las organizaciones se presentan diferentes formas para manejar información, desde el momento en que se crea una empresa se deben definir políticas en las que se especifique cómo será el flujo de información, dentro de unos parámetros misionales. Los tres tipos de flujo de información presentes en una compañía según Porret (2010), son:
Información descendente.
Información ascendente.
Información horizontal.
Igualmente, organizacionalmente pueden existir dos tipos de redes en el manejo de la información: limitada o intermitente, dependiendo de si es centralizada o descentralizada. Según la escuela de sistemas, el hombre debe dar solución a los problemas que se le presenten en forma cooperativa y no individual, propendiendo por las redes descentralizadas. Cuando se crea la empresa se definen las políticas que indican cómo manejar el flujo de la información. Por ende, la planeación adecuada del flujo de la información dentro de la compañía mejora: El desarrollo de los procesos, las relaciones internas y externas, y las formas de solución de problemas, optimizando los recursos y tiempos de futuras estrategias a seguir.
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Tipos de flujo de información
Fuente: Porret (2010) Al definir las políticas que rigen la empresa, se especifica cómo será el flujo de información. No obstante, debe considerarse la planeación del manejo de información y su flujo dentro de la compañía, mejorando el desarrollo de los procesos, las relaciones internas, externas y las formas de solución de problemas, optimizando recursos y tiempos en las decisiones y pasos a seguir; conociendo de antemano cuál es la ruta adecuada y destinada para hacerlo. Particularmente, se menciona que el manejo del flujo de la información es tan importante como el flujo de materiales en la compañía. A continuación se explican las características para los tres tipos de información que define Porret (2010):
La información descendente: es el flujo de información que, siguiendo los escalones o niveles de la estructura organizativa, lleva hasta la base del organigrama las políticas y las estrategias deseadas por cúspide, convertidas en órdenes que ejecutar, procedimientos que seguir, normas que aplicar, entre otros, por los respectivos líderes oficiales.
Información ascendente: es la información que surge desde de los niveles que están en la base del organigrama (empleados) y se hace llegar a jefes o superiores. De acuerdo al estilo de administración este tipo de flujo de información se utiliza para entregar informes, hacer propuestas y en general es un vehículo de retroalimentación para los niveles más altos de la organización.
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Información horizontal: este tipo de información ocurre entre los miembros del mismo nivel jerárquico, puede ser de diferentes departamentos o del mismo. Su principal objetivo es la coordinación. Con lo anterior se puede inferir cuál es la importancia que tiene el manejo de los diferentes tipos de flujo de información por parte de un gerente. También es necesario revisar uno de los principios de la Escuela de Sistemas Administrativos (1950), expuestos igualmente por Porret (2010), en el cual se expone que: “Organizacionalmente pueden existir dos tipos de redes en el manejo de la información, además esta se puede presentar de forma abundante, limitada o intermitente dependiendo de si es centralizada o descentralizada”. Según esto, el hombre debe dar solución a los problemas que se presenten en forma cooperativa y no individual propendiendo por las redes descentralizadas. A través de la siguiente imagen se pueden analizar las ventajas y desventajas sobre las redes centralizadas y descentralizadas:
Fuente: SENA Después de observar la imagen, cabe aclarar que la información centralizada en una persona limita los procesos; no ofrece una información global de los problemas y soluciones; además, quienes participan no se sienten empoderados
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ni necesarios en la compañía, lo cual puede traer inconvenientes a la organización.
Recomendaciones para el manejo de información
El manejo de información debe ser siempre por escrito, con ayuda de: formatos, formularios, reportes, informes, medios magnéticos, software ERP o Planificación de Recursos Empresariales (en inglés Enterprise Resource Planning ) y DCS Sistemas Centrados en Datos (en inglés Data Centric Systems) para planeación y programación del sistema de información logístico. (Se sugiere consultar el software libre “Bonitasoft” para manejo de información por niveles y roles u otras aplicaciones similares en la web). Siempre utilizar información clara, veraz, oportuna, adecuada y concreta; si hay dudas sobre el mensaje, preguntar hasta lograr el entendimiento de los mensajes a quienes se debe llevar la información.
En las compañías puede existir un departamento de comunicaciones que normalmente es el encargado de dar la información externa relevante, también, de divulgar las políticas, estrategias y demás información necesaria de manera cordial, con buena redacción y prestando atención a todos los elementos visuales que acompañan lo escrito. Esto último para facilitar que el mensaje sea entendido con lo escrito y la forma gráfica refuerce lo que se quiere comunicar.
Actualmente en las empresas la información fluye a través de la Intranet o redes LAN que utilizan software como: Outlook, Exchange, Netmeeting, Mikogo . También son efectivas y necesarias otras aplicaciones como videoconferencias, audio conferencias, chats, video llamadas utilizadas en programas como Skype, Elluminate, Messenger , entre otros; lo cual disminuye costos en papelería, facilitan la comunicación sincrónica y asincrónica, agilizan el flujo de la información y permiten el uso de nuevos recursos tecnológicos, manteniendo a las empresas y sus empleados actualizados en el uso de las TIC mejorando los niveles de competitividad. Es muy importante que la compañía tenga políticas claras en el manejo de la información tanto externa como interna, seleccionando una o más personas quien(es) serán las únicas encargadas de manejar la comunicación de información relevante a medios externos o internos, pues, una declaración o información sin el debido manejo puede generar problemas que tiene como consecuencia generar una mala imagen e incluso la pérdida de credibilidad de la compañía.
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Uno de los sistemas de información fundamentales para la dirección de las organizaciones, está basado en los procedimientos de la misma, los cuales se rigen por las políticas establecidas y permiten tener control del proceso productivo u operacional. Más adelante se estudia este tema, para concluir cómo los manuales de procesos y procedimientos se convierten en la herramienta esencial para crear y organizar este tipo de información que permite tener veracidad, claridad y una base para la toma de decisiones.
La información y su relación con las políticas y los procesos Las políticas Las políticas en una compañía son los fines, principios y objetivos trazados y definidos desde los órganos directivos, imprescindibles porque sobre ellas se estructura la misión, objetivos, visión, estrategias, política de calidad y metas, entre las principales. Las políticas deben ser claras, ya que son la forma en la que funcionará la empresa, luego deben ser comunicadas, socializadas, entendidas y llevadas a la práctica por todos los miembros que componen la compañía. Lo que se plasme en ellas debe tener como base un estudio previo, no caben suposiciones de lo que podría ser. Las políticas deben ser únicas ya que cada empresa posee las suyas propias, pero además deben ser flexibles, se deben revisar al menos cada año o cada vez que se realicen cambios significativos en procesos, tipos de dirección, tendencias del mercado, u otras que pueden afectarlas; esto quiere decir, que están en constante transformación y los ajustes siempre serán posibles. Existen diferentes tipos de políticas y jerarquías, entre ellas, están las políticas de producción, en donde se encuentran políticas de: inventario, reposición de equipos, control de calidad, control de producción; o por ejemplo, en compras también se pueden crear políticas. Son componentes principales de una política la misión, visión, estrategias y los valores que caracterizan una empresa, a continuación se exponen brevemente estos temas:
Misión: aquí se definen los propósitos a los que se compromete la organización, debe quedar redactado cuál es el fin o razón de ser de la compañía, cómo está en el presente, qué la hace competitiva o especial y a quién o a quiénes beneficiará la compra de sus productos y servicios.
Visión: la visión de una compañía es la forma en que se ve en un futuro, preferiblemente debe ser creada teniendo en cuenta todos los actores de la
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compañía, para hacerlo, tener presente que sea alcanzable, con lenguaje claro para que todos puedan aprenderla, la ética y la filosofía de la compañía debe quedar reflejada en ella. Cada uno de los actores de la compañía puede construir desde sus posibilidades parte del crecimiento de la empresa y tener un sentido de pertenencia y empoderamiento hacia la misma, esto motivará al empleado en el fortalecimiento de su razón de ser en la compañía.
Estrategia: es el camino a seguir para lograr un objetivo concreto, debe ser planteado desde los órganos gerenciales, además es un proceso que se puede normalizar para permitir tomar las mejores decisiones en cada momento. En las estrategias son útiles las matrices DOFA ya que permiten visualizar: debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, esto da una visión completa del proceso. Teniendo en cuenta la DOFA, se pueden establecer criterios para fijar límites y alcances del proyecto. Teniendo claro los objetivos, la estrategia debe establecer responsables, tiempos y recursos para lograrlos. Al tener estos insumos disponibles, se pueden exigir resultados los cuales deben ser verificados a través de un seguimiento en cada una de las etapas o momentos establecidos desde la planeación.
Valores propios de la empresa: dan valor agregado en donde se puede tener en cuenta el servicio al cliente antes y después de la venta, allí se puede establecer los principios éticos y corporativos (políticas de calidad), otro aspecto importante que toma auge hoy en día, es la inversión social y el impacto ambiental.
Los procesos y procedimientos
Fuente: SENA
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Proceso: conjunto de actividades o eventos que buscan un resultado especifico a través de la transformación de elementos de entrada.
Procedimiento: es la descripción del paso a paso sobre los lineamientos o formas a seguir de una tarea, sea esta operativa o administrativa, debe estar documentada desde el momento en que inicia hasta su finalización. La descripción de cada procedimiento presenta las secuencias de todas las operaciones realizadas, se pueden diseñar por áreas, departamentos o actividades afines o también por los recursos que gestiona. Cuando la empresa es grande se pueden dividir los procesos en diversas áreas o grupos de procesos, que al interior presentan subprocesos específicos, estos se pueden clasificar de diversas formas, pero algunas de las más convencionales pueden ser:
Los procesos estratégicos: son aquellos que se encargan de desarrollar las estrategias y objetivos de la compañía, presentando innovaciones, estando atentos de lo que sucede en el mercado para cambiar, mejorar, crear, diseñar o rediseñar y también se puede encargar de planear el presupuesto.
Los procesos clave, operativos o misionales: son los procesos propios de la razón de ser de la empresa.
Los procesos de apoyo: se encargan de hacer el soporte que permite a los procesos clave mantenerse activos, por ejemplo: el departamento de personal, talento humano, compras, servicio al cliente incluidos dentro de estos procesos, sin los cuales los procesos misionales serían imposibles de realizar.
Los procesos críticos: son aquellos que pueden afectar en gran medida que los procesos clave se vean amenazados en cuanto a cambios en la calidad de los productos o servicios, detención de los procesos productivos, daños en propiedad, equipos o personas. Por ejemplo, en el siguiente mapa de procesos del SENA “Gestión de Mercados Logística y Tecnologías de la Información” se visualizan tres grandes procesos:
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Fuente: SENA
Proceso 1. Procesos estratégicos
2. Procesos misionales
3. Procesos de apoyo
Subproceso 01. Identificación de necesidades. 02. Planeación. 03. Medición, análisis y mejora. 01. Diseño y desarrollo curricular. 02. Gestión y alistamiento de la Formación Profesional Integral (F.P.I.). 03. Ejecución y seguimiento de la F.P.I. 13. Emprendimiento. 14. Normalización de Competencias Laborales.
01. Servicio al cliente. 02. Gestión del talento humano. 03. Gestión Financiera. 04. Contratación administrativa. 05. Gestión de la Infraestructura. 06. Gestión Documental.
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En seguida se muestra con una descripción gráfica, el subproceso número 5 “Gestión y alistamiento de la Formación Profesional Integral”.
Fuente: SENA
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Es importante tener en cuenta que los procesos y los procedimientos están íntimamente relacionados. Mientras el proceso implica transformación, el procedimiento supone pasos o instrucciones, por medio de las cuales se lleva a cabo dicha transformación. Es decir: El proceso tiene un carácter genérico y de él se derivan tantos procedimientos como sean necesarios. La diferencia entre proceso y procedimiento consiste en que el primero comprende los insumos, el proceso de transformación y los resultados de valor, mientras que el segundo es un método de trabajo diseñado para transformar los insumos en resultados. (Iñiguez, 2014, p.8)
2. Manuales de procesos y procedimientos Los manuales en una compañía permiten determinar normas, políticas y procesos importantes de todo tipo para la compañía, que pueden ser usados y estar disponibles en cualquier momento para verificar qué hacer en algún caso o para que un proceso se encuentre documentado. Los manuales de procedimientos son fundamentales para la comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa, además sirven de apoyo para la capacitación del personal, ya que facilitan al interior de cada área la integración de las distintas unidades administrativas a través del flujo de información, asimismo, permiten a cualquier usuario interno y externo el conocimiento preciso de las operaciones, trámites y servicios que realizan. Es normal encontrar entre los manuales y procedimientos, lo pertinente a las políticas de la compañía y las operaciones importantes o, que desde la gerencia se considere necesario formalizar y documentar las normas y reglamentos internos. Estos deben ser revisados cada determinado tiempo y cada vez que se presenten cambios en procesos o políticas de la compañía, incluso, es importante dejar estas revisiones descritas en los manuales.
Elementos del manual de procedimiento a. Identificación: corresponde a la portada del manual y debe contener lo siguiente:
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o
Nombre de la empresa con su logotipo.
o
Nombre de la dependencia encargada.
o
Nombre del manual.
o
Fecha de elaboración.
b. Índice: presenta el listado de los contenidos del manual. c. Introducción: presenta información general de lo que contiene el manual en cuanto a los propósitos que se quieren cumplir, para quienes va dirigido, quiénes y cómo lo deben utilizar, quién debe utilizarlo, debe ser breve y clara.
d. Objetivo general: expresa los propósitos que se pretende cumplir. Debe ser conciso y claro. Se estructura con un verbo en infinitivo (Ar, Er, Ir) teniendo en cuenta a qué y para que se realiza la acción.
e. Ejemplo: capacitar los operadores en el manejo de maquinaria con el fin de mejorar los procesos de extracción, empaque y embalaje del producto.
f. Desarrollo de los procedimientos: constituyen la parte central de los manuales y deben presentar, por lo menos, los siguientes elementos: o
Nombre del procedimiento: se escribe en la portada del manual, debajo del título “Manual de procedimientos”. Debe atender al resultado que se persigue y se redacta con un sustantivo que afecta a un sujeto u objeto, por ejemplo: “Expedición de certificados y títulos profesionales”.
o
Objetivo específico: debe explicar con claridad que se pretende con el procedimiento a ejecutar. Ejemplo: determinar los pasos a seguir para el empaque y embalaje del producto.
o
Alcance: indica que actividades personas y áreas de la empresa son afectadas. Por ejemplo: aplica a los operadores de la sección de empaque y embalaje.
o
Referencias: se presenta un listado de las normas, códigos, instructivos u otros documentos que sirven de soporte para el procedimiento.
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o
Responsabilidades: se describen las obligaciones del área y los cargos que intervienen en el desarrollo del procedimiento.
o
Definiciones: estas facilitan la comprensión del manual por parte de todo el personal que lo va a consultar.
o
Insumos: se refiere a los documentos, materiales o información que se necesitan para el desarrollo del procedimiento. Ejemplos: constancia de curso de capacitación, manuales de maquinaria y guía de empaque y embalaje.
o
Resultados: se detalla el producto o servicio que se alcanza al finalizar el desarrollo del procedimiento.
o
Interacción con otros procedimientos: se mencionan los procedimientos con los que se relaciona el que se está documentando.
o
Método de trabajo: constituye las pautas y contiene: políticas, el desarrollo, la diagramación y formatos e instructivos. - Políticas: se señalan las pautas que deben cumplir en el desarrollo del procedimiento o las excepciones que se pueden presentar. - Desarrollo: se describen las actividades a ejecutar y las áreas que intervienen en su realización. Se debe especificar la acción en cuanto a los siguientes interrogantes: ¿qué hacer?, ¿cómo se hace? ¿qué instrumentos o equipos se requieren?, ¿dónde se hace? ¿cuándo se hace?, ¿quién lo hace?, ¿cuáles decisiones se toman?, ¿qué documentos se generan?, ¿cuál es el destino de los documentos que se generan? - Diagramación: se debe presentar gráficamente el procedimiento. Esto se realiza a través de un diagrama de flujo en el cual se muestra la relación entre las diversas operaciones, las fases en que se divide el procedimiento y se representa el flujo de información, los elementos que se utilizarán y los documentos que se generan. - Formatos e instructivos: el manual debe contener los formatos que se han de utilizar en el procedimiento, junto con el instructivo de llenado.
Con lo anteriormente estudiado se puede asimilar la utilidad que representan los manuales de funciones y procedimientos en las empresas.
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3. El proceso logístico En la planeación de estrategias empresariales, es necesario contemplar el diseño de los procesos que formarán parte de la gestión logística. Entonces, hay que determinar en qué consiste un proceso logístico y de qué manera se relaciona con un procedimiento. No se debe olvidar, que el sistema logístico se compone de la logística de compras, la logística de producción y la logística de ventas. En cada una de estas redes, se llevan a cabo procesos de diversos tipos y con diversos objetivos. Para más información respecto al tema consulte el material complementario “Estructura del sistema logístico”. En la guía técnica para la elaboración de manuales de procedimiento del Gobierno del estado de México, se define proceso como: Un conjunto de actividades que recibe uno o más insumos y que crea un bien o servicio de valor para los usuarios; es decir, el proceso implica la utilización de recursos para transformar elementos de entrada en resultados de valor o útiles para el usuario interno o externo. (Gobierno del estado de México, 2014)
En el ámbito de la logística, un proceso logístico se concibe como una serie de operaciones que se llevan a cabo con el fin de mantener el flujo de materiales, productos o servicios a través de toda la red logística. De acuerdo con Elda Monterroso (2000): Todas aquellas actividades que involucran el movimiento de materias primas y otros insumos forman parte de los procesos logísticos, al igual que todas aquellas tareas que ofrecen un soporte adecuado para la transformación de dichos elementos en productos terminados: las compras, el almacenamiento, la administración de los inventarios, el mantenimiento de las instalaciones y maquinarias, la seguridad y los servicios de planta (suministros de agua, gas, electricidad, combustibles, aire comprimido, vapor, etc.).
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En consonancia con lo anterior, en cada subsistema del gran sistema logístico, se llevan a cabo diversos procesos, los cuales se deben identificar con el fin de determinar los procedimientos a seguir para llevarlos a cabo. El siguiente es un esquema de la relación entre proceso y procedimiento:
Fuente: SENA
Identificación de los procesos logísticos La identificación de los proceso debe tener en cuenta los insumos o elementos de entrada del proceso, es decir, el estado inicial, y los resultados de valor que se producen, esto es, el estado final. Al haber identificado estos elementos, se da nombre al proceso y luego se determinan los procedimientos a seguir. Una vez se han identificado los procesos que se deben realizar en los subsistemas, se elabora el mapa del proceso. En el esquema que encuentra a continuación, se observa un modelo general de un mapa de procesos relacionado con la cadena de valor, donde se visualizan cuáles son las actividades primarias y las actividades de soporte en los procesos generales de la empresa.
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Fuente: Porret (2010) El mapa que encuentra a continuación es un ejemplo de una empresa ralacionada con procesos logísticos, en el cual se puede observar los procesos de primer nivel que se pueden llevar a cabo, en relación con cada uno de los niveles de la pirámide de clasificación de los procesos logísticos:
Fuente: SENA
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Ya se pudo observar como los mapas de proceso son una herramienta muy útil para identificar el flujo de la información en cada uno de los procesos del área logística de una empresa. Para profundizar sobre este tema, se puede consultar el material complementario denominado “Mapa de procesos y análisis de procesos clave ”.
El proceso logístico y el flujo de bienes y servicios Establecer adecuadamente los procesos de la cadena de suministro permite fluidez en el movimiento de los bienes o servicios que ofrece la empresa, la cual se evidencia en la satisfacción de las necesidades del cliente. Al integrar cada uno de los procesos logísticos, se logra la cohesión de la red, de manera que se optimiza el flujo de los productos por los distintos eslabones que la componen. Para ello, se hace necesario planear las actividades logísticas con el fin de evitar operaciones ineficientes que afecten la circulación de los bienes desde el inicio de la cadena (aprovisionamiento) hasta el final (cliente). La figura siguiente representa esta situación:
Fuente: SENA En resumen, es muy importante determinar los procesos que se van a desarrollar en la empresa u organización bajo la responsabilidad del profesional en tecnología en gestión logística, con el fin de realizar una gerencia apropiada y ajustada a la misión y visión de la organización. Establecer y diseñar cuidadosamente los procesos empresariales repercutirá en la consecución del éxito al momento de colocar los productos o servicios en el mercado local, nacional e internacional.
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4. Diseño de procesos logísticos
Fuente: SENA Antes de diseñar procesos logísticos, se debe realizar una etapa de análisis con base en los manuales de procesos y procedimientos de la empresa que es objeto de su investigación y, de acuerdo con el diagnóstico de la situación problémica en gestión logística, se debe revisar con los usuarios de cada proceso si hacen falta actividades, si sobran tareas, si hay algún error en la secuencia lógica de las tareas, si faltan o sobran recursos, si se está gastando mucho tiempo en la realización de una labor, si se producen cuellos de botella, si no se están cumpliendo los resultados esperados en la ejecución del proceso, entre otras situaciones. Posteriormente, se debe realizar una nueva planificación de los procesos logísticos en cuestión y, para la nueva propuesta, es necesario tener en cuenta las necesidades de los usuarios internos (empleados de la organización, tecnología utilizada) y los requerimientos de los usuarios externos (clientes, proveedores, outsourcing ).
Procesos de los subsistemas de la red logística Los procesos logísticos están compuestos por actividades y operaciones que se realizan en orden secuencial, para mantener el flujo de los insumos y de los productos en la red logística. Recordando que el sistema de gestión logística se compone por tres subsistemas: el de compras o aprovisionamiento, el de producción y el de venta o distribución. En el subsistema de aprovisionamiento se realizan varios procesos, entre ellos, programar la recepción de materiales, recibir las materias primas, evaluar el cumplimiento de las especificaciones y realizar acciones de mejoramiento. Al
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subsistema de producción, pertenecen los procesos logísticos de elaborar programación y control de la línea de producción, realizar la producción, evaluar la calidad del producto y sistema de producción, realizar acciones de mejoramiento al producto y al sistema de producción. En el subsistema de distribución, se encuentran los procesos de elaboración del plan operativo de distribución, entrega del producto al cliente, evaluación de la entrega al cliente, entre otros.
Fuente: SENA En el material complementario “Estructura del sistema logístico” podrá ampliar estos conceptos y fundamentar cómo se interrelacionan los subsistemas en la red logística, basados en la estructura del sistema logístico y su distribución.
Aspectos relevantes para el diseño de los procesos Para el diseño de los procesos logísticos, se debe tener en cuenta, por una parte, lo relacionado con los clientes y los productos que ofrece la empresa. En efecto, es importante contemplar las necesidades de los clientes, sus características, niveles de satisfacción, el tiempo de respuesta a un pedido del cliente, la capacidad para realizar una entrega oportuna y al menor costo, la calidad de los productos entregados, el nivel de competencia en el mercado, la demanda de los productos ofertados, los costos de fabricación, de almacenaje, de empaque, de embalaje, de distribución, de recursos humanos, de valor agregado, así como el flujo de los bienes y servicios de la red logística. Para profundizar este tema puedes consultar el material complementario “Diferenciación de Clientes” y “Tiempos de respuesta”.
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Tipos de cliente En la cadena de suministro, se pueden distinguir dos tipos de clientes: los internos y los externos, que manifiestan necesidades a satisfacer, las cuales se relacionan con la calidad del producto o servicio ofrecido por la empresa.
Fuente: SENA
Perfil de los clientes Para determinar el perfil de los clientes, se deben tener en cuenta cuatro aspectos especiales: las características geográficas y sociales (perfil demográfico), las actitudes y creencias que el cliente maneja (perfil sico-gráfico), el comportamiento general del consumidor (perfil comportamental) y la reacción que puede tener hacia la publicidad.
Fuente: SENA
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A su vez cada elemento contiene aspectos relevantes para formar el perfil de los consumidores como se muestra a continuación:
Fuente: SENA
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Para realizar esta caracterización, se utilizan como métodos de recolección datos cuestionarios, la entrevista y muchos otros sistemas de análisis como métodos multivariantes, entre los cuales se encuentran los estudios investigación de mercados, diseños de muestreo probabilístico, técnicas análisis multivariables, análisis de segmentación estadística y otras más.
de los de de
Perfil de proveedores Por otra parte, los proveedores también juegan un papel fundamental en este diseño, ya que ellos son los que proporcionan las materias primas para la fabricación de los productos y deben entregarlas en el momento oportuno con la calidad requerida, con el mejor precio y en la cantidad solicitada. Los proveedores deben cumplir normas de estandarización, normas de calidad y normas gubernamentales que aseguren una buena calificación de los servicios e insumos que entregan en las bodegas para la fabricación de los productos en la organización. Por lo tanto, es fundamental elaborar un perfil de los clientes y de los proveedores que muestre cuáles son las necesidades de la organización con respecto a estos actores de la cadena logística. La selección de proveedores se lleva a cabo en el área de la logística de compras de la empresa. Intervienen, generalmente la sección de inventarios, el departamento de compras y el almacén. Una de las funciones del departamento de compras de las empresas es elegir buenos proveedores. Para ello, debe contar con una buena lista de proveedores, con los que ya cuenta y potenciales, un buen equipo para negociar y un proceso de compras bien estructurado. Un buen archivo de proveedores debe contener los siguientes datos:
Código del proveedor.
Nombre de la empresa.
Dirección actualizada (central y sucursal).
Personas de contacto (nombre y puesto).
Cargo de la empresa.
Teléfonos y correos electrónicos.
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Condiciones de entrega: método, punto habitual de entrega.
Ofertas enviadas.
Experiencia anterior: lista de pedidos de los últimos años, pedidos entregados, pedidos pendientes.
Condiciones comerciales.
Referencia y comentarios.
El perfil de los proveedores debe llevarse a cabo de acuerdo con los siguientes criterios:
Estratégicos: ubicación, experiencia, disponibilidad, Sistema de Gestión de Calidad, imagen, cumplimiento.
Técnicos: respuesta al incumplimiento, infraestructura, capacitación del personal, parque automotor, operación.
Comerciales: precio y servicio al cliente.
Clasificación de proveedores Una posible clasificación puede establecerse al ubicar los proveedores en tres grupos:
Muy confiable.
Condicional.
No confiable.
Indicadores para valorar elementos del perfil Algunos ejemplos de indicadores son:
Plazos de entrega: Número de retrasos / Total de entregas.
Calidad: Número de entregas rechazadas / Total de entregas.
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Precio: Precio actual / Precio del año pasado o media de los otros precios.
Plan de acción para elección de proveedores De acuerdo con la Fao Fiat Panis (s.f.), se pueden realizar los siguientes pasos:
Hacer un listado exhaustivo de todos los proveedores actuales o potenciales.
Definir cuales productos o servicios son considerados críticos para mi empresa.
Obtener información sobre el comportamiento de los proveedores, de empleados de mi empresa, de mi experiencia, de información de otras empresas, de auditorías de calidad
Llenar el formato de evaluación del proveedor:
Ficha de evaluación 1 Ficha de evaluación por proveedor Proveedor: AV S.A. Producto: mangos Criterio Evaluación Ponderación Total Calidad Precio Servicio Atención Evaluación ponderada
Puntaje
80 100 70 70
Evaluación
200 - 500 Muy confiable 100 - 200 Condicional Menos de 100 No confiable
0,8 0,8 0,5 0,5
64 80 35 35 214
Acción a seguir Aceptable - Revisar puntos débiles. Trabajar en un plan de mejora. No aceptable.
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Ficha de evaluación 2 s o t c e p s A
Nombre del proveedor:
Producto: Escala 1 = Insatisfactorio Puntaje 5 = Muy satisfactorio 1 2 3 4 5
Precio
o Experiencia c i g Disponibilidad é t Calidad a r t s Imagen E Mejora
Puntear entre 1 y 5 de acuerdo a las pautas. Definir relación puntajeevaluación.
Infraestructura Personal Equipo Operación Servicio al cliente, l cumplimiento del plazo de a i entrega c r e Comunicación con clientes m o Planificación C Respuesta frente a reclamos TOTAL o c i n c é T
Puntaje
Evaluación
60 - 70 40 - 60 Menos de 40
Muy confiable Condicional No confiable
Acción a seguir Aceptable - Revisar puntos débiles. Trabajar en un plan de mejora. No aceptable.
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Ficha de evaluación 3 Evaluación numérica del proveedor (Datos del proveedor, nombre, fecha, etc.)
Puntuaciones parciales A – B – C – D
Puntuación total:
A. Empresa
C. Producto
Puntuación
Tamaño y capacidad.
Calidad
Evaluación financiera.
Precio
Desarrollo productivo.
Empaquetado
Beneficio de las operaciones.
Garantías
Puntuación
Servicio técnico. Investigación y desarrollo. Localización geográfica. Relaciones comerciales. Relaciones laborales. Administración y dirección.
SUMA Coeficiente de importancia B. Servicio
Total A:
Entrega a tiempo.
Conocimiento de su empresa.
Condiciones de las entregas. Seguimiento instrucciones. Resultados del calidad.
SUMA Coeficiente de Total C: importancia D. Personal de ventas
de
las
control
de
Conocimiento productos. Conocimiento empresa.
de de
sus nuestra
Seguimiento de las órdenes.
Manejo de las reclamaciones.
Productividad de las reuniones.
Asistencia técnica.
Planificación y preparación de las reuniones.
Ayuda en casos extraordinarios.
SUMA Coeficiente de importancia
Total A:
SUMA Coeficiente de importancia
Total D:
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A continuación se describen algunos criterios que puede usar para evaluar proveedores:
Criterios de evaluación Concepto a evaluar Cómo Calidad por debajo del mercado:1 Calidad de mercado: 3 Calidad encima del mercado: 5
Calidad del servicio / producto
Precio por encima del mercado: 1 Precio de mercado: 3 Precio por debajo del mercado: 5
Precio
Predisposición encontrar soluciones (proactividad).
No encuentra soluciones: 1 Encuentra soluciones: 3 Encuentra muchas soluciones: 5
Entrega tardía: 1 Esporádicamente cada 10 entregas incumple una: 3 Siempre en plazo requerido: 5
Cumplimiento de plazo de entrega estipulado.
No soluciona el reclamo: 1 Soluciona el reclamo pero no en el plazo requerido: 3 Atiende en tiempo y forma el reclamo o no hay reclamos: 5
Respuesta ante reclamos.
Muchos (5 a 10): 1 Pocos (hasta 5): 3 Nada (0): 5
Cantidad de reclamos.
Incorrecta planificación (tiempo, forma): 1 Correcta pero con algún error (tiempo y forma):3 Muy satisfactoria (tiempo y forma): 5
Planificación.
Utilizar la calificación como herramienta para la mejora de compras de la empresa.
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Variables críticas Otro aspecto relevante en el diseño de los procesos logísticos es identificar las variables críticas que pueden repercutir en bajos rendimientos, con el fin de mejorar los procesos. Según Callaba y Ojeda (2006), para identificar las variables críticas en los procesos logísticos, estas se pueden agrupar e identificar en cuatro macro categorías:
2. Eficiencia en costos logísticos según procesos clave y de soporte
1. Efectividad del servicio al cliente
Tiempo del ciclo del pedido. Ratio de pedidos atendidos. Ratio de pedidos atendidos consistentes. Respuesta a reclamaciones. Capacidad para ajustar cantidades de un pedido. Capacidad para interactuar con programación de la producción. Capacidad para sustituir con base en mix.
3. Nivel de utilización de activos Inventarios. Instalaciones para almacenamiento. Equipo propio para manipulación. Flota de vehículos propia. Equipo para captación y procesamiento de información.
Transporte. Almacenes. Gestión de inventarios. Planeación y programación de la producción. Compras y suministros. Procesamiento de pedidos.
4. Mejores prácticas logísticas de referencia en competidores líderes En particular, el desempeño con relación al nivel de servicio y calidad ofrecido al cliente, así como en utilización de activos.
Con esta información y ayudados con sistemas de información se puede dar paso a establecer y documentar los procesos dentro de la empresa. A continuación se analiza lo referente a los sistemas de información y cómo se puede hacer uso de las herramientas que brinda la tecnología para lograr este objetivo.
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5. Software para el diseño de procesos logísticos En su forma básica, la propuesta de diseño de los procesos logísticos se puede elaborar con herramientas de software como Microsoft Word (opción Insertar formas), procesador de textos de OpenOffice (software libre), SmartDraw, EDY (software libre) o con Bonita Open Solution (software libre). Este último programa, además de permitir representar el modelo de los procesos, también ofrece la posibilidad de simularlo, el cual, a su vez, está compuesto por subprocesos, tareas, eventos, flujos, mensajes, compuertas lógicas (and, xor y or), tiempos de inicio y tiempos de finalización para la ejecución de cada una de las actividades propuestas en el modelo. El siguiente es un ejemplo de un diagrama de procesos hecho con las herramientas de dibujo de Microsoft Word o Microsoft Power point (opción Insertar formas); se presenta desde la llegada del automóvil hasta la reparación y entrega al cliente. Los rectángulos simbolizan los subprocesos o actividades, los rombos corresponden a la toma de decisiones y las flechas indican el flujo o la relación de una actividad con otra. Dependiendo de las condiciones contempladas en cada caso por el analista, si se cumple la condición el flujo toma por un camino, de lo contrario, continua por otra dirección. La segunda fase contempla la nueva propuesta de diseño de los procesos de acuerdo con las situaciones problémicas analizadas en la organización. Esta propuesta tiene como fin mejorar la rentabilidad, disminuir los costos, disminuir los tiempos, optimizar el uso de los recursos, mejorar los flujos de bienes y servicios, la capacidad de producción, la calidad de los productos, mejorar el nivel de satisfacción del cliente y las relaciones con los proveedores, maximizar las ventas, entre otras. En esta fase de trabajo, se pueden determinar las actividades o tareas, el orden de su ejecución, las transiciones entre cada una, si hay tareas que son un prerrequisito para la ejecución de otra o si se pueden realizar simultáneamente; es posible establecer el tiempo de duración de cada tarea y asignar recursos y costos.
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Fuente: SENA
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En esta fase de trabajo, se pueden determinar las actividades o tareas, el orden de su ejecución, las transiciones entre cada una, si hay tareas que son un prerrequisito para la ejecución de otra o si se pueden realizar simultáneamente; es posible establecer el tiempo de duración de cada tarea y asignar recursos y costos. Las técnicas y métodos de programación se utilizan para realizar la planificación operativa de cada uno de los procesos logísticos. En la segunda fase, se puede utilizar cualquiera de las herramientas de planificación como Gantt, PERT, CPM o el software Bonita, con los cuales se pueden crear diagramas que sirven para el diseño de los procesos logísticos, ya que permiten optimizar los tiempos de duración de las actividades que componen el proceso. Los programas Pert y CPM se conocen como los métodos de la ruta crítica, es decir, el mínimo tiempo de duración para todas las actividades del proceso. También existen otros software disponibles para este fin: Microsoft Project y Gantt Project (software libre). Para complementar este tema, consulte el material complementario en la plataforma con el nombre: “Métodos y técnicas de Programación”.
Software para simulación de procesos Entre las actividades necesarias para diseñar procesos logísticos se encuentra la simulación, la cual constituye una herramienta importante, porque permite realizar ajustes al modelo propuesto sobre los procesos logísticos antes de aplicarlo en la organización. Esta herramienta permite disminuir los riesgos y los costos de la implementación directa de una estrategia sobre la empresa. Con la simulación, se pueden realizar los ajustes necesarios; posteriormente, se ejecutan otras simulaciones hasta que el modelo sea el adecuado para implementarlo en la organización. Un software para simulación de procesos logísticos es ProModel. Otra técnica de simulación de recursos de fabricación es la MRP ( Materials Requirement Planning o Planificación de las Requisiciones de Materiales). Con esta técnica, se puede controlar y coordinar la existencia de materiales, con el fin de que estén disponibles en el momento adecuado, sin que se exceda el inventario. Por medio del MRP es posible determinar el material que se necesita y el momento en que se debe llevar a cabo el plan maestro de producción. Estos programas permiten la toma de decisiones, pues son capaces de realizar múltiples tareas. En efecto, por medio de la simulación, se pueden determinar
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fechas realistas de terminación de tareas; también, indican si se pueden regresar pedidos para completar operaciones; además, permiten detallar el mejor uso de los productos escasos, para mejorar los pedidos y el servicio al cliente. Un ejemplo de estos programas es el software Express MRP.
6. Sistemas de información
Fuente: SENA Un sistema de información es el conjunto de datos organizados de manera sistemática para su administración y manejo, con el fin de cubrir una necesidad o un objetivo específico. Las empresas lo utilizan para tener fuentes confiables de información que permitan la toma de decisiones y agilicen las operaciones. Se considera que la información es un recurso que se encuentra al mismo nivel que los recursos financieros, materiales y humanos, que hasta el momento habían constituido los ejes sobre los que había girado la gestión empresarial. La información se ha convertido ahora en el cuarto recurso a gestionar. A través del sistema se articulan los elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizándolos y alistándolos para su uso posterior, con el propósito de alcanzar el objetivo que se haya trazado la empresa en su planeación estratégica. Para crear un sistema de información se debe contar con 4 elementos indispensables:
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Datos: un dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, entre otra. El dato no tiene valor semántico (sentido), en sí mismo; pero convenientemente procesado se puede usar en la realización de cálculos para la toma de decisiones.
Hardware: son todos los componentes físicos tangibles que integran un computador.
Software: programa o soporte lógico que le permite a la computadora desempeñar tareas inteligentes, dirigiendo a los componentes físicos o hardware con instrucciones y datos a través de diferentes tipos de programas.
Usuario: es un individuo que usa una computadora, sistema operativo, servicio o cualquier sistema informático.
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: Entrada.
Almacenamiento.
Procesamiento.
Salida de Información.
Entrada de información: es el proceso mediante el cual el sistema de información toma los datos que requiere para ser procesados. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las unidades de cd, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado, el mouse, entre otras.
Almacenamiento de información: es una de las actividades más importantes que tiene una computadora ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior; esta suele ser almacenada en una estructura de información denominada archivos.
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Las unidades típicas de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos compactos y las unidades de memoria flash.
Procesamiento de información: es la capacidad del sistema de información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecidas. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
Salida de información: es la capacidad de un sistema para sacar la información procesada o datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, CDs, los graficadores y los plotters, entre otros. Una vez tratados los conceptos y los componentes del sistema de información se puede hablar de cómo se arma el sistema de información. Es así como, dependiendo del tipo y cantidad de información existen varias herramientas, entre las más comunes y sencillas se destacan las que vienen en el paquete office como Microsoft Excel y Microsoft Acces. La hoja de cálculo Microsoft Excel es una aplicación que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tabla, compuesta por celdas. Las bases de datos en Microsoft Excel están contenidas en dichas tablas, en las cuales las filas son registros y las columnas son los diferentes campos. Microsoft Acces es un programa que le permite crear y administrar base de datos, se define como una herramienta para la administración de bases de datos relacionales y, en su forma más simple, una base de datos es una colección de datos relacionados a un tema particular en una lista de datos, se genera una cuando se efectúa una lista de direcciones, nombres y productos.
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Diseño del sistema de información La organización de los datos de la empresa es indispensable para el logro de las metas y objetivos. Por esta razón, se deben implementar sistemas de información que permitan acceder a la información empresarial de manera ágil y eficiente. El sistema de información permite el ingreso de datos, instrucciones, archivos, bases de datos, entre otros, estos se procesan por medio de una red de computadores con un software pertinente a las necesidades de la organización, para generar consultas, actualizaciones, transacciones, informes y reportes adecuados, oportunos, veraces y completos que ayudan en la toma de decisiones a cada uno de los usuarios de los niveles de la empresa. Para el diseño del sistema de información de la empresa, se deben tener en cuenta los requerimientos de la organización y el análisis que se realizó con respecto a la gestión logística, la cual se obtuvo de la aplicación de los instrumentos para la recolección de datos e información con el fin de conocer en detalle la problemática del sistema logístico. A partir de lo anterior, se debe ampliar el análisis y aplicar el enfoque sistémico, el cual consiste en determinar el objetivo del sistema, cuáles son los subsistemas, cuáles son las funciones de cada subsistema, cuáles son las entradas y salidas del sistema, cuáles son los componentes de cada subsistema, cuáles son los recursos que necesita, cuáles son los procesos, cuál es la sinergia (características nuevas que surgen de la interrelación de cada subsistema y son propias del todo), cuál es la entropía (nivel de desorden del sistema), cuál es la homeostasis (equilibrio del sistema), cuál es el sistema de control, cuál es la administración, cuál es la frontera del sistema y cuál es el entorno del sistema. En la etapa del diseño del sistema de información logístico, se recomienda revisar, el plan maestro, el plan estratégico, un estudio de costos, un estudio de factibilidad, un estudio costo/beneficio, es decir, con un anteproyecto que debe ser aprobado por las directivas de la organización, se empieza a realizar la propuesta del nuevo modelo del sistema de información logístico. En este punto se deben tener en cuenta los niveles de funcionalidad de la información en que se desarrolla la integralidad, que según Bowersox (2007) son los siguientes: 1. Los sistemas de transacciones (órdenes de pedido, asignación de inventario, órdenes facturación).
de
embarque,
determinación
de
precios
y
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2. El control administrativo (mediciones del servicio al cliente, de la producción y de la calidad). 3. El análisis de decisiones (itinerarios y asignación de vehículos, control del inventario, ubicación e integración red/planta). 4. La planeación estratégica (alianzas estratégicas, desarrollo y refinamiento de las capacidades y las oportunidades, análisis del servicio enfocado al cliente/ganancias).
El sistema de información de la cadena de suministro En el Sistema de Información de la Cadena de Suministros (SCIS), el análisis de decisiones se concentra en los recursos de software que ayudan a los administradores a identificar, evaluar y comparar las alternativas estratégicas y tácticas para mejorar la eficacia. Algunos análisis normales incluyen el diseño de la cadena de suministros, la administración del inventario, la asignación de recursos, los itinerarios y la rentabilidad de los segmentos. Lo ideal es que el análisis de decisiones del SCIS incluya el mantenimiento, el modelado, el análisis y la preparación de informes de la base de datos. En este nivel, se administran las relaciones con el cliente al determinar las ventajas y desventajas asociadas con tener clientes satisfechos. De acuerdo con Machado y Marcano (2008), el SCIS es una herramienta que permite la toma de decisiones en la planeación logística. Según los autores, los componentes del sistema son: La planeación estratégica de los recursos empresariales (ERP) o sistemas heredados.
Los sistemas de comunicación.
Los sistemas de ejecución.
Los sistemas de planeación.
En la figura, se muestran los componentes de este sistema de información y sus interfaces.
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Fuente: SENA
ERP o Sistemas heredados Los ERP o Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales) son sistemas de información que permiten manejar la información referente a las operaciones de producción y distribución de bienes o servicios de una empresa. A través de esta herramienta es posible supervisar el desempeño de los componentes de la organización. Los sistemas ERP facilitan las operaciones y generan informes para estipular actividades que buscan el cumplimiento de los pedidos y el abastecimiento. Además, admiten bases de datos de la empresa y permiten establecer transacciones que facilitan la planeación, como “la recepción y adm inistración de pedidos, la asignación del inventario y el embarque” (Machado y Marcano, p. 15). La SCP o Supply Chain Planning (Planeación de la Cadena de Suministro) y el CRM o Customer Relationship Management (Administración de relaciones con el cliente) hacen parte de los sistemas ERP. Esta desarrolla “predicciones y determina los requerimientos de producción y de movimientos. El CRM permite compartir la información entre los clientes, la fuerza de venta y la administración de operaciones” (Machado y Marcano, p. 15).
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Sistemas de comunicación Según el mismo autor citado: “Los sistemas de comunicación facilitan el flujo de la información a través de la cadena de sumini stro”. La siguiente figura ilustra los componentes principales de comunicación requeridos para sus operaciones.
Fuente: SENA Las diferentes áreas de la empresa deben estar interconectadas, de manera que cada una conozca, en tiempo real, las operaciones llevadas a cabo por las otras.
Sistemas de ejecución Los sistemas de administración del transporte ( Transportation Management System, TMS), de administración del almacén ( Warehouse Management System, WMS) y de administración de patio ( Yard Management System, YMS ) son algunos de los sistemas de ejecución que están instalados o integrados en el sistema ERP para facilitar el intercambio de datos. Además de facilitar las funciones normales de administración del almacén, como
recepción,
almacén,
el
almacenamiento,
WMS
tradicional
embarque
incluye
la
y
automatización
preparación
de
del
informes
administrativos, el apoyo para servicios de valor agregado y la capacidad de apoyo de decisiones. El TMS incluye los itinerarios, la acumulación de la
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carga, la consolidación y la administración. El YMS registra el inventario en los vehículos guardados en los patios de la planta ”. (Machado y Marcano, p. 15)
Sistemas de planeación Además de los sistemas ERP, se encuentran los sistemas de planeación y programación avanzadas ( Advanced Planning and Scheduling, APS ), los cuales “están diseñados para ayudar a evaluar las alternativas y determinar sugerencias en la toma de decisiones de la cadena de suministro” (Machado y Marcano, 2008). Existen sistemas sofisticados de planeación de la cadena que permite evaluar alternativas complejas bajo estrechas restricciones en el tiempo de decisión. Los autores afirman que: “Mediante datos históricos y actuales, el software APS identifica y evalúa automáticamente los cursos de acción alternos y recomienda una solución dentro de las restricciones impuestas. Entre las restricciones normales están las limitaciones en la producción, la planta, el transporte, el inventario o las materias primas”. (Machado y Marcano, p. 15)
Los sistemas de planeación se clasifican así:
Sistemas de planeación estratégicos: se concentran a nivel del diseño de la red logística.
Sistemas de planeación táctica: determinan actividades operacionales como gestión de inventarios, organización de equipos, entre otras.
TIC o aplicaciones para los procesos logísticos en la Cadena de Suministro (SCM) Para resumir este amplio tema que trata de las TIC aplicadas a la gestión de la cadena de suministro, se considerará que en el sistema logístico se definen tres procesos generales, como son: la logística de entrada, logística interna y logística de salida, asociados a los procesos de aprovisionamiento, producción y distribución, respectivamente. Analizándolo desde este punto de vista, la siguiente tabla muestra las aplicaciones más conocidas existentes en el mercado para gestionar la cadena de suministro en cada uno de sus procesos:
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Fuente: Correa y Gómez (2008) Conceptualizándolo de esta forma es claro el panorama para la toma de decisiones en cuanto a herramientas informáticas a utilizar de acuerdo a las necesidades de la empresa. Para ampliar el tema y conocer respecto a cada una de estas aplicaciones, consulte el material complementario denominado “TIC en la cadena de abastecimiento” .
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Referencias
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