PROGRAMA DE GESTION INTEGRAL DE ENERGÍA El sistema de gestión integral de la energía es el conjunto de procedimientos y actividades estructuradas que integra los componentes del sistema organizacional de la empresa, para alcanzar el consumo mínimo de energía.
Para la implementación del SGIE en la empresa se deben cumplir las siguientes tres etapas !ecisión Estrat"gica, Instalación y #peración.
Pasos para la implementación del SGIE
Etapa 1. Decisión Estratégica En esta etapa se identi$ica el estado actual de la empresa, los potenciales globales de reducción de los consumos energ"ticos y se establecen las metas energ"ticas basadas en estos potenciales tales como los impactos en la productividad, el medio ambiente, la utilidad, los gastos operacionales, el rendimiento y las ventas. Actividad 1: Caracterización Energética de la Empresa:
En esta actividad se procede a identi$icar el estado de la empresa en cuanto a la administración y al uso e$iciente de la energía. !ic%a identi$icación consiste en la aplicación de %erramientas de caracterización para determinar el potencial global de a%orro total por reducción de la variabilidad operacional, de la planeación de la producción y de la mejora de la capacidad t"cnica&organizativa de la empresa. 'a caracterización del estado de la empresa se debe complementar con la identi$icación de las capacidades de innovación, así como tambi"n es importante evaluar los avances organizacionales en relación con el estado de madurez de los procesos, los impactos de los sistemas de calidad, ambiental y los modelos de gestión %umana. En esta actividad se aplican las siguientes %erramientas encuesta cualitativa, $iltrado de outliers, diagrama de correlación E vs. P, producción equivalente, diagrama I( vs. P, gr)$ico de tendencia, línea base, diagnóstico de recorrido. Actividad 2: Compromiso de la Alta Dirección:
Se presentan a la alta gerencia de la empresa los resultados de la actividad anterior, se establecen los compromisos de tiempos, tareas y reducción de costos energ"ticos* se determinan los requisitos para implementar el SGIE en la empresa. Se establecen los compromisos generales de la gerencia durante la instalación y operación del sistema. Especí$icamente se deben de$inir las $ormas en que se garantizar)n los requisitos de instalación y operación, como tambi"n precisar los objetivos y alcances del SGIE y su costo de implementación. En esta actividad se aplican las siguientes %erramientas in$orme t"cnico, resumen ejecutivo, reunión t"cnica y acta de inicio del proceso. Actividad 3: Alineación de Estrategias:
'a gerencia presenta a todas las )reas de la compa+ía involucradas los objetivos, plazos, resultados esperados del SGIE y m"todos de trabajo que se utilizar)n. Se %ace "n$asis en la participación, responsabilidades y los compromisos del personal de la empresa para el cumplimiento de los objetivos. Se describe la alineación del odelo de Gestión Integral de la Energía con las políticas y estrategias de la empresa y con los modelos de gestión e-istentes. Se
realiza la de$inición clara de metas, impactos esperados e indicadores de e$iciencia. 'as %erramientas que se usan en esta actividad son reuniones, murales, videos, realizar un acta de alineamiento del proceso de instalación del sistema de gestión integral de la energía. Actividad 4. Definición y Conformación de la Estrctra !écnica y "rganizacional
En esta actividad se realiza el an)lisis de los diagramas uni$ilares de distribución de energía primaria y secundaria, an)lisis o elaboración de los censos de carga de energía, diagrama de Pareto de consumo por energ"ticos, revisión o elaboración del $lujograma del proceso productivo, identi$icación de posibles centros de costo energ"tico, evaluación de la in$raestructura de medición de los di$erentes energ"ticos por centros de costo, identi$icación de las )reas y equipos claves de la empresa. amiliarización con la estructura org)nica de mando de la empresa, $amiliarización con los procesos y procedimientos del sistema organizacional que aplica la empresa para su $uncionamiento. /erramientas usadas en esta actividad diagrama uni$ilar el"ctrico y t"rmico de la empresa, $lujo de producción, organigrama de la empresa, censo de carga t"rmica y el"ctrica, diagrama de medición de energía t"rmica y el"ctrica de la empresa, organigrama de mando de la empresa, manual de gestión organizacional de la empresa, manuales de gestión de calidad, del mantenimiento, de talento %umano, de seguridad y salud ocupacional, procesos de aseguramiento de la producción, de costeo de la producción, programas y políticas establecidas en la empresa.
Etapa 2. Instalación del SGEI en la Empresa En esta etapa se realiza la instalación del SGIE en la empresa. 0 continuación se presenta la descripción de las actividades que permiten la instalación del SGIE en la empresa y las %erramientas para llevarla a cabo. Actividad #. Esta$lecimiento de los indicadores del %istema de &estión
Se realiza una caracterización energ"tica en cada centro de costo encontr)ndose los siguientes datos Gr)$ico de correlación, identi$icación de la línea base, gr)$icos de control del índice de consumo, determinación de la 1producción crítica2 por procesos y gr)$icos de tendencia para el monitoreo, gr)$icos base 344. 'a caracterización permite validar los indicadores o de$inir nuevos indicadores en la empresa, establecer metas alcanzables, establecer los gr)$icos de tendencia y base 344 en cada centro de costo, establecer el diagrama de Pareto de las p"rdidas energ"ticas de la empresa, establecer el )rbol de indicadores base 344, el gr)$ico de evaluación del presupuesto, el gr)$ico de Pareto de p"rdidas absolutas y recuperables por )reas y a nivel de empresa.
'as %erramientas que se aplican en esta actividad son encuesta cualitativa, $iltrado de outliers, diagrama de correlación de consumo de energía 5E6 vs. producción realizada o producción equivalente 5P6, diagrama del índice de consumo 5I(6, vs. P, gr)$ico de tendencia, gr)$ico base 344, )rbol de indicadores de e$iciencia energ"tica, gr)$ico de Pareto, diagnóstico de recorrido a )reas y procesos, %ojas de c)lculo y so$t7are especializados. Actividad '. (dentificación de las )aria$les de Control por Centros de Costo
Se procede a identi$icar las variables de control, o eventos que impactan la variabilidad de los consumos energ"ticos, en cada centro de costo o subprocesos de los centros de costo de la empresa. Se realizan talleres con los operadores de cada turno de trabajo para identi$icar y validar las variables de control e identi$icar acciones, procedimientos o proyectos para el seguimiento o control de las variables identi$icadas. Este proceso se %ace en cada centro de costo y a nivel de empresa para las )reas de gestión t)ctica siguientes operación, coordinación, mantenimiento, producción. (lasi$icación y reducción de variables, acciones, procedimientos y proyectos. 'as %erramientas usadas en esta actividad son identi$icador de variables de control, mapa !0I( Si- sigma, conceptualización, $iltrado de soluciones, matriz selección de mejoras. Actividad *. Definición de los %istemas de +onitoreo
8na vez identi$icadas las variables de control se procede a establecer en cada centro de costo el sistema de monitoreo de la e$iciencia energ"tica del proceso. Este sistema se compone de so$t7are o %erramienta de monitoreo, indicadores a monitorear, variables a monitorear, valores est)ndares, tiempo e intervalos de monitoreo, gr)$icos de resultados, reportes de resultados, sistema de in$ormación y divulgación de resultados, responsable del monitoreo y equipo de mejora. El equipo de mejora es el que se encarga de analizar los resultados del monitoreo y adoptar las acciones correctivas o preventivas requeridas. 'as %erramientas usadas para realizar esta actividad son monitoreo y metas, registros, gestión a la vista, plan de documentación y plan de monitoreo. Actividad ,. Diagnóstico Energético
El objetivo del diagnóstico energ"tico es identi$icar las oportunidades o proyectos de a%orro energ"tico en los equipos y procesos claves de la empresa. Para ello se realizan las siguientes actividades 9 Identi$icar )reas de trabajo y equipos de diagnóstico 9. Identi$icar equipos y:o procesos que requieren balances de masa y energía. 9 Identi$icar los equipos y sistemas que requieren pruebas de evaluación de desempe+o.
9 !iagnóstico a los est)ndares de operación regímenes de trabajo típicos, est)ndares de control y automatización, la planeación de la producción, planeación e indicadores del mantenimiento. 9 !iagnóstico al estado t"cnico de los equipos, al nivel de automatización y control, al nivel tecnológico, a los e$luentes energ"ticos y al uso de la energía y el agua. 9 !esarrollar un listado de oportunidades en gestión, instrumentación, control y automatización, estado t"cnico, mejoras tecnológicas y recuperación de energía. 9 ;alidación de las oportunidades identi$icadas con especialistas de la empresa. 9 !esarrollar un listado de soluciones correspondientes a las oportunidades clasi$icadas. 9 ;alidación de las soluciones con especialistas de la empresa.
'as %erramientas que se aplican en esta actividad son
9
(on el objetivo de $ortalecer capacidades y competencias para la toma de decisiones estrat"gicas que ayuden a la innovación e incorporación de nuevas tecnologías e$icientes, se requiere la con$ormación de redes de conocimiento integradas por e-pertos, grupos de investigación, gremios y centros de desarrollo tecnológico, entre otros actores, que contribuyan en la de$inición de escenarios de $uturo y actualización permanente de las tecnologías asociadas a los procesos de la empresa con mayor consumo de energía e impacto en la productividad. 'as tareas correspondientes a esta actividad son 9 (rear mapas tecnológicos que agrupen las $unciones y etapas del proceso que de$inen los par)metros t"cnicos del producto $inal. 9 ;alorar las necesidades energ"ticas y tecnológicas en $unción de la productividad, de acuerdo con indicadores y metas de a%orro energ"tico, con el $in de seleccionar y evaluar las alternativas tecnológicas.
(omo resultado se espera tener los criterios su$icientes para la selección y ubicación de los proveedores con mayor conocimiento y manejo de la tecnología y de su aplicación en los procesos productivos. 'as %erramientas que se aplican en esta actividad son mapas tecnológicos, t"cnicas de an)lisis multicriterio, t"cnicas para el dise+o de escenarios y toma de decisiones, t"cnicas para la gestión tecnológica, de la innovación y del conocimiento. Actividad 1/. 0lan de +edidas de so Eficiente de la Energa
En esta actividad se debe realizar la valoración t"cnica, económica y ambiental de medidas de uso e$iciente de la energía a corto, mediano y largo plazo. Estas medidas pueden clasi$icarse de la siguiente $orma 9 >o requieren cambios tecnológicos. 9 ?equieren cambios tecnológicos. 9 Por el tiempo de recuperación de la inversión. 9 Por el costo de la inversión inicial. 9 Por el tiempo de ejecución. Igualmente se recomienda dise+ar y utilizar mecanismos que estimulen la generación continua de ideas y proyectos de innovación. 0provec%ando la e-periencia del recurso %umano en la empresa, por ejemplo la e-periencia de los operarios en el )rea de producción, la e-perticia de los ingenieros de mantenimiento, etc. 'as %erramientas que se aplican en esta actividad son matriz selección de mejoras, an)lisis costo&bene$icio, an)lisis económico simple, m"todos de evaluación de impacto ambiental, modelos de costos de la empresa y modelos de evaluación $inanciera. Actividad 11. Actalización y )alidación de la &estión "rganizacional del %&(E:
Esta actividad busca la organización del SGIE y realizar la validación de este sistema dentro de la Gestión de la #rganización. Para ello se recomienda seguir los siguientes pasos 9 0ctualizar el equipo responsable de la gestión energ"tica 5(omit", @unta, Equipo de mejora, etc.6, de$iniendo las $unciones, responsabilidades y autoridades. 9 !e$inición de la política energ"tica de$inición de los objetivos y sus metas de consumo y de reducción de p"rdidas, de$inición de proyectos generales asociados a los objetivos, inclusión del SGIE en el sistema de gestión gerencial. 9 !eterminación de actividades, requerimientos y nuevos procedimientos en las )reas de gestión organizacional ventas, compras, gestión tecnológica, innovación,
contabilidad, proyectos, gestión %umana, seguridad y salud ocupacional, medio ambiente, procesos gerenciales, etc. 9 Establecimiento del Plan de (omunicación del SGIE. 9 Establecimiento y registro de los programas de trabajo programa de competencias del personal, programa de mantenimiento dirigido a la e$iciencia energ"tica, programa de buenas pr)cticas operacionales, programa de innovación y gestión tecnológica, programa de medidas a corto, mediano y largo plazo, programas especí$icos de cada empresa 5estandarización de la operación, control de p"rdidas, control de impacto ambiental, etc.6. 'as %erramientas que se aplican en esta actividad son manuales de gestión empresarial, %erramientas de alineación empresarial, %erramientas de planeación y control de procesos y %erramientas de documentación, registro y procedimientos.
Actividad 12. 0reparación del 0ersonal
Esta actividad consiste en realizar las tareas relacionadas con la capacitación del personal en relación al SGIE* estas son 9 Identi$icar el personal clave de la empresa para implementar el 8so ?acional de la Energía, 8?E, así mismo identi$icar las competencias que debe tener dic%o personal. 9 ?ealizar un plan de preparación y estimulación del personal. 9 ?ealizar un plan de evaluación de competencias y de la estimulación del personal. 9 Entrenar al personal en buenas pr)cticas de operación y mantenimiento. 9 Entrenar al personal en nuevas metodologías de gerencia energ"tica en la industria. 9 Entrenar al personal para la comprensión y administración del SGIE. 9 Entrenar al personal para el autodiagnóstico y el mantenimiento dirigido a la e$iciencia de los equipos claves. 'as %erramientas que se aplican en esta actividad son plan de recursos %umanos, encuestas, talleres de actualización.
Actividad 13. Ela$oración de la Docmentación del %&(E
En esta actividad se debe de$inir el sistema de documentación del SGIE. (on este objetivo se deben realizar los documentos correspondientes a los procedimientos,
los registros y los manuales. Estos son documentos esenciales para implementar el SGIE y estandarizar los procesos al interior de la empresa. Actividad 14. Aditora (nterna al %&(E
En esta actividad se realiza la auditoría interna del SGIE. Para ello se recomienda seguir los siguientes pasos 9 Establecer la metodología de la auditoría. 9 ?evisión del cumplimiento de los requerimientos. 9 Identi$icación de las no&con$ormidades. 9 Establecimiento de las acciones correctivas y preventivas. 9 Seguimiento del cumplimiento de las acciones correctivas. 'as %erramientas que se aplican en esta actividad son listas de c%equeo, manual de energía, registro de no&con$ormidades, protocolo de la auditoría.
Etapa 3. Operación del Sistema de Gestión Interal de la Ener!a en la Empresa inalizada la segunda etapa del GIE, se espera que el SGIE %aya sido instalado en la empresa. Por lo tanto la tercera etapa tiene como objetivo, mediante la operación del SGIE, asegurar la mejora continua de la gestión energ"tica y evaluar el desarrollo de la cultura por la e$iciencia energ"tica, de tal $orma que se mantenga el inter"s y el compromiso de los niveles estrat"gicos, t)cticos y operativos de la empresa. 'as actividades que se realizan en esta etapa son Actividad 1#. %egimiento y divlgación de indicadores 'os indicadores de gestión energ"tica, de$inidos en la segunda etapa, deben ser monitoreados constantemente y divulgados en todos los niveles de la empresa como parte del Plan de (omunicación del SGIE.
"ERI#I$A$I%N DE LA INSTALA$I%N & OPERA$I%N DEL SGIE
'
GESTIÓN DE RIESGOS
En un entorno con altos niveles de incertidumbre que afectan la ejecución de la estrategia y el cumplimiento de las metas organizacionales, la Gestión Integral de Riesgos (GIR) a cobrado gran relevancia en las empresas como una erramienta gerencial para la toma de decisiones proactivas, que contribuyan al logro de los objetivos y la asignación eficiente de los recursos! "i bien a diario cada uno de los servidores de #$%I&# gestiona riesgos asociados a sus actividades, se requiere la unificación de los criterios y mecanismos que permitan realizar esta gestión de manera coordinada, aplicable a los diferentes niveles en #$%I&# y que se pueda reflejar en el logro de los objetivos planteados en el direccionamiento estrat'gico! En la identificación de riesgos se deben adelantar los siguientes pasos: (1 Identificar riesgos en el proceso a partir de la relación con los riesgos a nivel de Empresa y de macroprocesos! (! Identificar los riesgos propios del proceso! Identificación de las fuentes de riesgo: %ara identificar las fuentes de riesgo, se debe partir de la siguiente lista de fuentes y debe dar respuesta a la pregunta *u+les de estas fuentes de riesgo gen'ricas, puede generar la ocurrencia de un evento que pueda llegar a afectar el objetivo del proceso -.E&/E GE&0RI*# -R1! Relaciones *omerciales, contractuales y de cooperación -R2! *ircunstancias pol3ticas y normativas -R4! *ircunstancias Económicas -R5! Individuos o grupos e6ternos -R7! Individuos o grupos internos -R8! Infraestructura -R9! Eventos naturales -R:! ;'todos de trabajo
Identificación de los ob"etos de i#pacto: %ara identificar adecuadamente los objetos de impacto, se debe dar respuesta a la pregunta
DE*INI)IÓN O$%ETO I&')TO RE%./#*I=&
%ER"?&#" #;>IE&/E RE*.R"?" -I&#&*IER?" I&-?R;#*I=& *#$I@#@ @E ?%ER#*I=&
DE >uen nombre de la Empresa, entendido como la percepción u opinión que tienen de 'sta los grupos de inter's! %ersonal propio, contratistas o terceros! -3sico (agua, aire, suelo), biótico (fauna, flora), social #ctivos o recursos cuantificables en dinero! %ueden ser propios o de terceros bajo el uso, cuidado y control de #$%I&#! *omprende los atributos de confidencialidad, integridad y disponibilidad! $# *alidad operativa de los productos que ofrece #$%I&# sin descuidar el ambiente!
Elaboración de la #atri+ de fuentes de riesgo ,s ob"etos de i#pacto: $as fuentes de riesgo y los objetos de impacto identificados se combinan en una matriz, para establecer las posibles relaciones de riesgo e6istentes que podr3an afectar el logro de los objetivos del proceso, para ello se marca con una equis (6) el cruce entre la fuente de riesgo gen'rica y el objeto de impacto que podr3a ser afectado por una acción, comportamiento o conducta de dica fuente de riesgo!
Gen-rica Reputació 'ersona #bient Recursos s n s e financieros
-R1
A
-R2 -R4
Infor#aci )alidad ón de l operació n
A A
A
A A
A
A
Identificación de los riesgos en el proceso: .na vez establecidas las relaciones entre fuentes de riesgo y objetos de impacto, y teniendo en cuenta los riesgos de empresa y macroproceso identificados, clasificados por categor3as, por origen y por agrupadores, se procede a la construcción de los escenarios de riesgo del procesoB los cuales corresponden a la descripción en detalle de aquellos eventos que en caso de materializarse desv3an el logro del objetivo del proceso, afectando uno o varios objetos de impacto! E./0)IÓN DE RIESGOS El objetivo de la evaluación dentro del ciclo de la gestión integral, es priorizar los riesgos! %ara realizar apropiadamente una evaluación de los riesgos a los cuales est+ e6puesta #$%I&#, es necesario identificar primero los controles implementados para mitigarlos y su efectividad! En #$%I&# se a definido el control como C*onjunto de acciones, mecanismos, actividades, procesos, estructuras, e instalaciones definidos en #$%I&# para identificar, prevenir o reducir el impacto de diferentes eventos sobre el logro de los objetivos estrat'gicos de la empresa, protegi'ndola contra posibles p'rdidasD! $a identificación de los controles se debe documentar (1 Descripción del control (!Responsable de aplicación (*recuencia de aplicación (2Responsable de la re,isión
A
(3*recuencia de re,isión (4Estado (5Tipo de control: 're,enti,o6)orrecti,o7 Nota: $os controles C@etectivosD tienen como objetivo detectar un evento o irregularidadB alertan sobre la presencia de los riesgos y permiten tomar medidas! Es la segunda barrera de seguridad frente a los riesgos! "iempre estar+n encaminados a prevenir o corregir y deber+n asociarse a controles preventivos o a controles correctivos, de acuerdo con su actuación, antes o despu's de materializarse el riesgo! %or ejemplo #larmas, auditor3as, inspecciones, control de calidad, evaluación de desempeo, evaluación de la satisfacción del cliente! TRT&IENTO DE RIESGOS El tratamiento del riesgo implica la identificación de opciones para tratar los riesgos, la selección de tales opciones y la formulación del plan de mejoramiento! "i e6iste un riesgo que fue tratado previamente, se debe valorar de nuevo el tratamiento del riesgo realizado y si el nivel de riesgo residual no es admisible, se deber+ generar un nuevo tratamiento! %ara seleccionar un tratamiento adecuado se debe equilibrar los costos y los esfuerzos de la implementación, frente a los beneficios con respecto a los requisitos legales y reglamentarios, de responsabilidad social y protección del ambiente y la posibilidad t'cnica y financiera de su implementación! &ONITOREO 8 RE.ISIÓN $a gestión integral de riesgos cuenta con un esquema de monitoreo y revisión, que tiene aplicación en todos los niveles de gestión de #$%I&# por medio de tres mecanismos 9 utoe,aluación de la Gestión Integral de Riesgos: *onsiste en la aplicación de un mecanismo por parte de los responsables de los riesgos, con el objetivo de identificar oportunidades de mejora que sean insumo para un plan de mejoramiento! 9 Indicadores de Gestión de riesgos: %or medio de los indicadores, los responsables de los riesgos obtienen información constante sobre los mismos y sobre si funcionan las medidas de tratamiento y 'stas son aplicadas tal como fueron propuestas, lo cual facilita la revisión y contribuye a mejorar su gestión!
9 uditora Interna o e,aluación independiente: El objetivo de este mecanismo es efectuar un an+lisis independiente que garantice, un mayor nivel de objetividad y observación! )O&0NI))IÓN 8 REGISTRO En esta etapa se determinan e implementan las estrategias de comunicación necesarias para mejorar el conocimiento de las personas sobre los riesgos y las etapas de la gestión de riesgos, asegurar que las diferentes perspectivas de los grupos de inter's an sido consideradas, asegurar que todos los participantes en el proceso de gestión del riesgo son conscientes de sus responsabilidades y construir y mantener la cultura de gestión de riesgos!
