IMPLEMENTACION DE UN SISTEMAS DE COSTO ESTÁNDAR PARA LA EMPRESA ALPINA
ANGELICA MARIA RINCON SANTAMARIA CODIGO: 0223967
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTAD CIENCIAS EMPRESARIALES PLAN DE ESTUDIO DE CONTADURÍA PÚBLICA SAN JOSE DE CUCUTA 2009
IMPLEMENTACION DE UN SISTEMAS DE COSTO ESTÁNDAR PARA LA EMPRESA ALPINA
ANGELICA MARIA RINCON SANTAMARIA CÓDIGO 0223967
Presentado a: JOSE ANTONIO ALVAREZ TRILLOS
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTAD CIENCIAS EMPRESARIALES PLAN DE ESTUDIO DE CONTADURÍA PÚBLICA SAN JOSE DE CUCUTA 2009
CONTENIDO Pág. RESUMEN
6
INTRODUCCIÓN
7
1. PERFIL ESTRATÉGICO Y ORGANIZATIVO DE LA EMPRESA
8
1.1 IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
8
1.1.1 Reseña histórica
8
1.1.2 Misión
9
1.1.3 Visión
9
1.1.4 Valores
10
1.1.5 Política
10
1.1.6 Objetivos de calidad
10
1.1.7 Matriz DOFA
11
1.2 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
12
1.2.1 Organigrama
12
2. SISTEMA DE COSTOS A UTILIZAR
22
2.1 IDENTIFICACIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO Y SUS USOS
25
2.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO O DEL SERVICIO
26
2.3 DEFINICIÓN E IDENTIFICACIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO
27
2.4 JUSTIFICACIÓN DEL SISTEMA A UTILIZAR
28
3. CONTABILIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO
29
3.1 MATERIALES DIRECTOS
29
3.2 MANO DE OBRA DIRECTA
29
3.3 COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN O DEL SERVICIO
30
3.4 CONTABILIZACIÓN DE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS TERMINADOS
30
3.5 CONTABILIZACIÓN DE LA VENTA DE PRODUCTOS O SERVICIOS
31
3.6 CIERRE Y ANÁLISIS DE LAS VARIACIONES
31
4. EJERCICIO PRÁCTICO O PRUEBA DEL SISTEMA
33
4.1 DETERMINACIÓN DE LA CANTIDAD Y COSTO DEL MATERIAL DIRECTO Y MANEJO DE OBRA DIRECTA
33
4.2 PRESUPUESTO DE LOS CIF
40
4.3 DETERMINACIÓN Y APLICACIÓN DEL PUNTO DE EQUILIBRIO
40
5. INFORMES PARA LA ADMINISTRACIÓN
42
5.1 ESTADOS DE COSTOS DE PRODUCCIÓN
42
5.2 ESTADO DE COSTOS DE PRODUCTOS VENDIDOS
43
5.3 ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS
43
CONCLUSIONES
44
7. RECOMENDACIONES
45
BIBLIOGRAFÍA
46
RESUMEN El objetivo fundamental de este trabajo es crear los parámetros para la organización de la empresa Norlacteos S.A dedicada a la fabricación de yogures, quesos y toda la familia de lácteos, a través del diseño de un modelo organizacional, que pueda permitirle a la empresa una mayor eficiencia en el manejo de sus procesos y áreas funcionales, y una mayor eficacia en el logro de sus objetivos. La estrategia consiste en confortar la realidad frente a lo ideal, a fin de determinar y presentar un sistema adecuado para el manejo del proceso administrativo y de las áreas funcionales en la organización de la empresa Norlacteos S.A. La elaboración del trabajo busca como fin principal dar una validez y protección a la fábrica desde el punto de vista organizacional para garantizarle un crecimiento sin traumatismo ya que el cliente es nuestra razón de ser y enfocamos nuestra vocación de servicio en la fabricación de lácteos, logrando de esta manera satisfacer sus necesidades, apoyados en nuestros principios y valores, respeto, responsabilidad, trabajo en equipo, permitiéndonos ser líderes en los segmentos que atendemos en el mercado colombiano, generando rentabilidad a los socios y actuando responsablemente con la sociedad.
INTRODUCCIÓN Toda organización bien sea pública o privada tiene como objetivo fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus recursos disponibles, por lo que se hace indispensable el establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de determinar la situación real de la empresa, en función de plantear una efectiva toma de decisiones. Las pequeñas empresas y microempresas día a día han ido ganando un espacio muy amplio dentro de la economía colombiana. Es por ello que con la elaboración de un “PLAN ESTRATEGICO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE COSTOS ESTANDAR EN LA RESPECTIVA EMPRESA NORLACTEOS S.A.” ya que nace de la necesidad de conocer datos reales y exactos sobre la fabricación de lácteos y similares y con ello se proporciona una herramienta importante, para llevar a cabo las actividades normales bajo un contexto organizado en los costos de producción. El mejoramiento de toda organización está en el cambio; y es por eso que la empresa fabricadora y comercializadora de lácteos y similares de la ciudad de Cúcuta tendrá la oportunidad de organizarse administrativa y financieramente a través de planteamientos que le servirán de base fundamental para su normal desarrollo obteniendo beneficios en cuanto a producción y ventas, logrando así un excelente control financiero. Teniendo en cuenta la planeación estratégica con sus diferentes factores internos y externos se llevará a cabo el desarrollo de los objetivos propuestos, ayudando así a la administración, tanto en la toma de decisiones como en el control de la fabricación.
1. PERFIL ESTRATÉGICO Y ORGANIZATIVO DE LA EMPRESA 1.1 IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA 1.1.1 Reseña histórica. La historia de esta Compañía es la historia de dos hombres que, con su visión futurista, su amor por el trabajo y su fe en Colombia, llegaron al país en 1945 procedentes de Suiza. Desde el inicio ALPINA se mantuvo como procesador de leche y se prefirió como hasta ahora, adquirirla en inmediaciones de las plantas de producción, dando origen a prósperos hatos que aún hoy mantienen compromisos de suministro con la Compañía, dentro de altos parámetros de calidad. ALPINA se inició con la producción de quesos y hoy en día participa en más de 15 categorías de producto, en la mayoría de las cuales es líder; procesa más de 300.000 litros de leche diarios, tiene más de 3000 empleados y cuenta con una infraestructura comercial y tecnológica que le permite atender más de 115.000 clientes en la subregión Andina. El sueño de dos suizos visionarios es hoy una realidad coronada por el éxito. Pero el objetivo es continuar ascendiendo y penetrando los mercados internacionales, buscando modelos alternativos de comercialización y de negocios, amoldándose a las necesidades de cada país. El secreto de Norlacteos S.A para alcanzar la cumbre del éxito es simple y se basa en trabajar con la gente para ser más ágiles, eficientes y flexibles, para responder a las necesidades del consumidor en un mundo permanentemente cambiante; ser más competitivos, para mantener nuestra compañía en el mercado; permanecer como los líderes del mercado en una economía de fronteras abiertas recientemente en Colombia; dar un mejor servicio al cliente, cada día a cada consumidor; y crecer sin incrementar nuestros gastos, siendo más eficientes y productivos.
Cuando se pregunta a los colaboradores de Alpina Productos Alimenticios S.A. en qué creen que se fundamenta el éxito de la Compañía, se encuentra algo en común en todas las respuestas: se refiere a la mística, al compromiso y al sentido de trabajo en equipo que existe entre la gente que trabaja en Alpina. Norlacteos S.A es una empresa que innova, que tiene un estilo de dirección dinámica y muy bien estructurada, que cree en las personas y que incentiva la creatividad y el aporte de cada uno. Y es precisamente esa ventaja competitiva que tiene la compañía Alpina en Transformación es un ambicioso proyecto de Compañía liderado por el equipo de presidencia y soportado por un equipo de facilitadores, quienes son un equipo multidisciplinario que apoya y coordina procesos de transformación cultural y organizacional, contribuyendo a la competitividad de la compañía enmarcado dentro de la misión, visión, principios y lineamientos de Alpina. Alpina es una empresa líder en el competitivo mercado de alimentos en la Región Andina. Representamos el 37% del mercado de alimentos y bebidas en Colombia, en las categorías de yogurt, leche, compotas, postres y refrescos. Además nuestros productos llegan a 19 países de Centroamérica, el Caribe, Norteamérica y Europa. Con la gestión de más de 4.500 empleados, nuestra empresa cuenta, en este inicio del siglo XXI, con cerca de 250 productos de diversas categorías como son: leches UHT, alimentos para bebés, bebidas lácteas, bebidas refrescantes; postres; línea industrial, quesos y grasas. Así proveemos el negocio de más de 170.000 clientes cada semana. 1.1.2 Misión. En Alpina estamos comprometidos con alimentar saludablemente. Creemos con firmeza que la vida genera vida. 1.1.3 Visión. Somos una Organización Inteligente que logra Prosperidad Colectiva de manera persistente.
1.1.5 Política Crear, promover y fortalecer una cultura de calidad de satisfacción al cliente interno y externo, de protección del medio ambiente y de asegurar una rentabilidad sostenible, como factores claves del éxito social y económico. Mantener la calidad y optimizar la productividad para garantizar la competitividad
empresarial en el mercado regional, nacional e internacional. Proponer el desarrollo integral y equitativo del talento humano, mediante la capacitación y entrenamiento permanente, mejorando su calidad de vida. 1.1.6 Objetivos de calidad Preservar la estructura de servicio al cliente con el propósito de identificar los requisitos que permitan satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes, asegurando confiabilidad y credibilidad de nuestros productos. Identificar las necesidades de formación para suministrar capacitación y entrenamiento y lograr la competencia y desempeño integral de los cargos. Promover y mantener la protección de los trabajadores su seguridad y bienestar. Adquirir la tecnología adecuada para el mejoramiento de la eficacia de los procesos del sistema de gestión de calidad y mejora del producto. Lograr rentabilidad constante para que en el tiempo la compañía se optimice y tenga crecimiento sostenible.
1.1.7 Matriz DOFA. Debilidades. Norlacteos S.A. tiene muchas sucursales en la cuales las sugerencias o recomendaciones de los clientes la recibe personal medio de la empresa. Existen muchos productos similares en el mercado cucuteño que se beneficia de los tributos de Alpina en presentación y sabor a menor precio. Oportunidades Por ser una multinacional genera seguridad en el consumo de sus productos. Desarrolla teorías organizacionales actualizadas y de gran competitividad. Fortalezas
Cuenta con personal que lleva años en la compañía, en el cual crea sentido de pertenencia hacia la multinacional. La publicidad internacional es similar a la local, logrando cautivar una imagen de grandeza. Amenazas Los problemas fronterizos han hecho decaer las ventas. Por la caída del Bolívar ha hecho que productos similares invadan el mercado de ciudad de San José de Cúcuta.
1.2.
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
1.2.1. Organigrama Seccional Cúcuta es el siguiente: GERENTE SECRETARIA ADMINISTRADOR
MERCADERISTAS
BODEGUERO
REPARTIDORES
Gerente Llevar la representación de la sociedad. Dirigir, coordinar y ejecutar los planes, programas y proyectos aprobados por la junta general de socios. Celebrar los contratos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la sociedad conforme a las disposiciones legales, estatutarias y las decisiones de la junta general de socios. Designar al administrador de la empresa, que lo será también de la junta general de socios Designar los empleados que requiera el normal funcionamiento de la empresa y señalarles su remuneración, excepto cuando se trate de aquellos que por ley o por estatutos deben ser designados por la junta general de socios. Presentar un informe de su gestión a la junta general de socios en sus reuniones ordinarias y el balance general de fin de ejercicio con un proyecto de distribución de utilidades. Convocar a la junta general de socios a reuniones ordinarias y extraordinarias Nombrar los árbitros que correspondan a la sociedad en virtud de compromisos, cuando así lo autorice la junta general de socios. Constituir los apoderados judiciales necesarios para la defensa de los intereses sociales. Abrir las cuentas corrientes que estime conveniente, autorizar los gastos y demás erogaciones de la empresa y firmar los cheques. Administrador Dirige las actividades comerciales y administrativas encaminadas al cumplimiento de las metas y estrategias establecidas por los organismos de dirección, optimizando los diferentes recursos de la entidad. Supervisar los gastos de oficina para ejercer un control presupuestal. Autorizar y controlar los desembolsos de caja menor. Autorizar los vales provisionales que soportan los gastos de caja menor. Firmar memorandos y correspondencia que emita de las actividades propias de su cargo. Velar porque se mantenga al día y adecuadamente el archivo y correspondencia de la entidad. Exigir la presentación oportuna de informes requeridos por la gerencia, la junta directiva y la revisoría fiscal. Revisar toda clase de informes requeridos. Manejar los sellos a su cargo. Establecer técnicas y políticas que permitan un ambiente agradable de trabajo.
Instruir y controlar el trabajo del personal a su cargo. Dar a conocer, cumplir y hacer cumplir el reglamento interno de trabajo y las normas de higiene y seguridad social. Verificar el saldo en Bancos de acuerdo al informe de la Junta Directiva. Autorizar los permisos, licencias y vacaciones del personal de la entidad. Coordinar las actividades de reclutamiento, selección, contratación, inducción, entrenamiento, capacitación y evaluación del personal. Establecer políticas de motivación para el personal. Secretaria Velar porque se mantenga al día y adecuadamente el archivo y correspondencia de la entidad. Manejar los sellos a su cargo. Verificar el saldo en Bancos de acuerdo al informe de gerencia. Preparar los balances de comprobación y estado de pérdidas y ganancias. Digitar correspondencia, cuadros e informes relativos a su puesto de trabajo y archivarlos debidamente. Preparar los informes, cuadros y demás información que le sea solicitada por su superior. Las demás que le sean asignadas por su superior inmediato, acordes con la naturaleza del cargo. Mercaderistas Ejecutar los programas y políticas de mercadeo de los productos e implementos que ofrece la entidad. Contribuir con el mantenimiento y buen funcionamiento. Atender las quejas y solicitudes de los clientes en general. Tener conocimiento sobre los productos que se ofrecen y sus respectivas características de fabricación para hacer las demostraciones cuando el cliente lo solicite. Conocer los precios, condiciones de venta y los productos disponibles. Elaborar los informes por devolución de productos, dando conocimiento a la empresa. Atender al público en la venta de productos y hacer las respectivas entregas, indicando el manejo y uso de los mismos. Solicitar al área de Ventas la lista actualizada de los precios de venta. Entregar los productos que le soliciten elaborando las respectivas facturas de ventas. Tener presente la fecha de vencimiento de los productos para su despacho. Cumplir las normas de higiene y seguridad, usando el uniforme y
mantenerse siempre aseado Velar por la presentación y exhibición de los productos. Las demás funciones inherentes a su cargo que le sea conferidas. Bodegueros Organizar, dirigir y controlar el proceso de almacenamiento de mercancías de la empresa. Supervisar, dirigir y controlar el personal a su cargo. Responder por el recibo de mercancías u otros elementos de la empresa, bajo su responsabilidad. Mantener informada la gerencia de los productos agotados y los que están en su nivel mínimo. Elaborar informes sobre movimientos de almacén que le sean solicitados por el departamento de contabilidad, autorizados por el jefe de sección. Organizar y supervisar el levantamiento de inventarios periódicos de los artículos almacenados. Velar porque los bienes a su cuidado se conserven en buen estado y con las debidas seguridades. Velar por las cantidades de los productos al entrar y salir del almacén. Las demás funciones que le asignen, inherentes a su cargo. Repartidores Entregar los pedidos Mantener el carro limpio Ordenar la mercancía según pedidos
1.2.3. Sistemas y procesos administrativos. Flujograma 1. Procedimiento de vinculación de personal nuevo A
INICIO
GERENTE
HOJAS DE VIDA
1
PROCESO DE RECLUTAMIENTO
REALIZA
ORDENA
EXAMEN MEDICO
REVISA
ENVIA
DOCUMENTOS DE PRUEBAS
A
ARCHIVO
1
ESTUDIA
SECRETARIA
ARCHIVA
CONTRATO DE TRABAJO
FIN
Flujograma 2. Procedimiento de selección de personal
Flujograma 3. Procedimiento para contratar personal nuevo
1.2.4. Sistema contable. Flujograma 4. Procedimiento pedido de productos
Flujograma 5. Procedimiento en devolución en ventas.
Flujograma 6.
Procedimiento de ventas a crédito
2. SISTEMA DE COSTOS A UTILIZAR El sistema que se va a utilizar en Norlacteos S.A., serán los costos estándar son costos (científicamente) predeterminados que sirven de base para medir la actuación real.los costos estándar contables no necesitan incorporarse al sistema de contabilidad. Esta es una práctica común con respecto a los estándares de distribución de costos. Los estándares de costos de fabricación generalmente están integrados de manera formal dentro de las cuentas de costos. Cuando ocurre esto, los sistemas que se conocen como sistemas de contabilidad de costos estándar.los costos estándar se determinan con anticipación a la producción. El sistema de costos estándar, fundamentalmente es un instrumento orgánico para controlar y reducir los costos en todos los niveles directos y en todas las unidades productivas u operativas de la empresa. En otras palabras el sistema de costos estándar consiste en establecer los costos unitarios y totales de los artículos a elaborar para cada centro de producción, previamente a su fabricación basándose en los métodos más eficientes de elaboración y relacionándolos con el volumen dado de producción .son costos objetivos que deben lograrse mediante operaciones eficiente Características Fundamentales Del Sistema De Costos Estimados. Los costos estimados se obtienen ANTES de iniciar la fabricación y DURANTE su transformación. “Se basan en cálculos predeterminados sobre estadísticas anteriores y en un conocimiento amplio de la industria en cuestión” Para su obtención es fundamental considerar cierto volumen de producción y determinar el costo unitario. Al hacer la comparación de los reales con los estimados siempre deberán ajustarse a lo real, ajustándose en este momento a las variaciones. El costo estimado indica lo que “PUEDE” costar un artículo. Los costos estimados tienen como objetivo:
Contribuir a fijar precios de venta con anticipación. Servir de instrumento de control preventivo e interno. Ayuda a la toma de decisiones gerenciales. Determinar cotizaciones. Evaluar la contabilidad de producir un Objetivos de los costos estándar Conocer en tiempo determinado los costos de elaboración de una parte específica y del producto mismo ya en uno o varios departamentos de producción. Ayudar al a gerencia de una empresa en el control de los costos de producción a través de los informes que sobre cada departamento o centros de costos debe rendir el departamento de contabilidad con base en los datos suministrados por esos mismos centros. Diferentes tipos de estándar. normal y real esperado
Es posible clasificar los estándares en ideal,
Estándares ideales. Estos representan el nivel de funcionamiento que se alcanzaría con la mejor combinación posible de factores los precios más favorables para los materiales y la mano de obra ,la más alta producción con el mejor equipo y las mejores instalaciones y la máxima eficiencia en la utilización de los recursos de fabricación en otras palabras la máxima producción al mínimo costo estos estándares son en el sentido más estricto ,estándares de ingeniera .una vez fijados es raro que se cambien amenos que se produzcan modificaciones en el producto o en los procesos de fabricación. Estándares normales. Los estándares basados sobre las condiciones normales de operación de la empresa durante el periodo de un ciclo completo de negocios son denominados estándares normales, a pesar que es más fácil que estos puedan alcanzarse su cálculo resulta difícil debido a los probables errores al
predecir el alcance y la duración de los efectos cíclicos. También son difíciles a que los efectos económicos puedan causar grandes variaciones de los estándares en ciertos periodos del ciclo. En su mayor parte estas variaciones se encuentran en el control de la empresa individual y son por consiguiente poco importantes para controlar las variaciones de costo. Los estándares normales se basan en una meta alcanzable y sirve para identificar los efectos del ciclo del negocio sobre los costos registrados. Estándares reales actuales o esperados. Estos estándares se basan en las condiciones actuales de los negocios y representa el nivel de logros a que aspira la administración para el siguiente periodo contable.los estándares que se establecen son alcanzables. Ventajas de los costos estándares. Ofrece a la gerencia herramientas necesarias para hacer la confrontación de los datos reales con los predeterminados .si la diferencia es muy grande es decir si lo real se aleja mucho de lo que deberían ser la medidas que sean del caso para remediar la situación o sea que realiza un verdadero control de la producción. La predeterminación de los costos en la mayoría de los casos, hace posible que una empresa puada fijar, antes de que realice la producción, políticas de precio de venta. y si tal predeterminación se hace con base en los estudios más cerios posible, tales políticas son más acertadas y razonables. Los presupuestos tienen por objeto los planes seguros de una empresa y mientras estos estén basados EN LOS DATOS MAS PRECISOS, mejores serán y mas buenos resultados arrojaran, si la predeterminación de los datos es hecho de forma precisa los presupuestos basados serán mucho más exactos que si se hubieran hechos con datos estimados por ende la obtención de costos unitarios exactos. Se conocen separadamente los costos de los materiales y de las operaciones, conociéndose así las alteraciones que ocurran. Facilita contar con estimaciones seguras cuando se cambia el diseño de un producto o el método de fabricación.
Su estudio conduce a los costos eficientes. Su obtención con anterioridad a la producción conduce a la adopción de normas correctas en las funciones de compra, producción y distribución. Se utilizan como escalón transitorio para llegar al desarrollo de un sistema más completo de costos. Es decir, para llegar así a la elaboración de la hoja de costos estimados. Desventajas de los costos estándar. Una de las principales desventajas de los costos estándar es que la gerencia de una empresa manufacturera, basada en datos históricos y reales solo hacer un análisis efectivo de los costos después que a termino una producción o ha concluido un proceso productivo. La actualización de los estándares tanto de materiales mano de obra y cargos indirectos es causa inmediata del desequilibra total en el presupuesto de producción independientemente de que se lleve por ordenes o por procesos Dado que el presupuesto de venta está en función de la producción misma, resulta obvio que si los estándares fijados no son confiables tampoco serán los precisos que se fijan al costo de venta y por ende se pueden ocasionar grandes pérdidas al no determinar estos. Al final de cada periodo los costos reales se ajustan a los estándares debido a las desviaciones o variaciones quedando demostrado que solamente nos sirven como un parámetro entre lo estimado. 2.1. IDENTIFICACION DEL PRODUCTO O SERVICIO Y SUS USOS Los principales productos Alpina S.A.
2.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO O DEL SERVICIO
2.3. DEFINICIÓN E IDENTIFICACIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO Los elementos del costo son tres MATERIA PRIMA. Representa los insumos con las cuales se elaboran los productos, la materia prima puede ser directa, cuando se identifica y cuantificado en una unidad del producto, puede ser indirecta cuando se conoce un valor global pero no es fácilmente identificado o cuantificable en una unidad del producto. MANO DE OBRA. Represente el costo del personal involucrado en el proceso de produccion.es directa la del personal que transforma la materia prima en producto terminado e indirecta la del personal que no interviene directamente e en la producción COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION. Son los costos que no son fácilmente identificables y cuantificables en una unidad del producto tales como materia prima mano de obra y los relacionados con la infraestructura(instalaciones físicas maquinaria y equipo) de la empresa como son la depreciación arrendamiento mantenimiento impuestos reparaciones . COSTOS FIJOS. Son aquellos cuyo importe permanece constante independientemente del nivel de actividad de la empresa .se pueden identificar y llamar como costos de mantener la empresa abierta de manera tal que se realice o no la producción se venda o no la mercancía o servicio dichos costos igual deben ser solventados por la empresa. COSTOS VARIABLES. Son aquellos costos que varían en forma proporcional de acuerdo al nivel de producción o actividad de la empresa son los costos por producir o vender. COSTOS FIJOS. Están directamente involucrados en el proceso Gastos generales Arrendamiento
Servicios públicos Sueldo del ayudante Sueldo de vendedores Total costos fijos COSTOS VARIABLES. Es aquel que se modifica de acuerdo a variaciones del volumen de producción 2.4. JUSTIFICACIÓN DEL SISTEMA A UTILIZAR La necesidad de implementar un sistema de costos que me permita establecer los costos a futuro pues de esta forma sabremos cuanta materia prima, costos indirectos de fabricación y la mano de obra que vamos a utilizar. Y al final del periodo sabré si obtuve ganancia o pérdida. Obtengo ganancia si los costos predeterminados son mayores que los reales. Obtengo perdida si los costos Debido a la alta competencia que se está dando en el mercado de la ropa nos vemos en predeterminados son menores que los reales
3. CONTABILIZACION DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO 3.1. MATERIALES DIRECTOS La contabilización de los materiales como se puede observar en la descripción del proceso está constituida por los insumos comprados a los proveedores.
Compra de materiales: De contado: Inventario de Materiales Caja, Bancos
XXXX XXXX
A crédito: Inventario de Materiales Proveedores Nacionales
XXXX XXXX
Uso de materiales: Productos en proceso-materiales Inventario de Materiales
XXXX XXXX
3.2. MANO DE OBRA DIRECTA La mano de obra de la empresa Norlacteos S.A está comprendida por el salario y prestaciones sociales del personal productivo, el recurso humano labora ocho horas diarias en un solo turno y cuenta con siete operarios en e departamento de producción; el pago de la nómina se realice semanalmente. Pago de nómina Gastos generales- Nomina Sueldo salario Aporte laborales- patrón Obligaciones o prestaciones sociales
XXXX XXXX XXXX XXXX
Aportes laborales- patrón-empleado Obligaciones o prestaciones sociales Bancos / nomina por pagar
XXXX XXXX XXXX
Aportes laborales Patrono
Trabajador
Caja
4%
0%
SENA
2%
0%
ICBF
3%
0%
Salud
8.5%
4.0%
Pensión
12.4%
4.1%
Riesgos
0.522%
0%
PRESTACIONES SOCIALES Cesantías Intereses/cesantías
8.33% 1%
Primas
8.33%
Vacaciones
4.16%
Cargo de la Mano de Obra a la Producción Productos en Proceso-Mano de Obra Nómina de la Fábrica
XXXX XXXX
3.3. COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN O DEL SERVICIO En la empresa Alpina S.A los costos generales de fabricación son todos aquellos costos que no están identificados con el producto directamente, aunque son indispensables para la buena marcha de la producción.
Incurrencia de los costos generales Costos generales de Fab. control Caja, Bancos
XXXX XXXX
Cargos de los Costos Generales a la Producción
Productos en Proceso CGF CGF-Control
XXXX XXXX
3.4. CONTABILIZACION DE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS TERMINADOS Una vez registrado el proceso en el último departamento de producción que tiene la empresa las unidades fabricadas se convierten en mercancía y pasan al almacén mediante el siguiente asiento Inventario de Productos Terminados Productos en Proceso-Materiales Productos en Proceso-Mano de Obra Productos en Proceso-CGF
XXXX XXXX XXXX XXXX
3.5. CONTABILIZACION DE LA VENTA DE PRODUCTOS O SERVICIOS
Venta propia
Caja/ banco / clientes Comercio al por mayor y menor
XXXX XXXX
Costo de venta
Costo de venta Inventario productos terminados
XXXX XXXX
3.6. CIERRE Y ANÁLISIS DE LAS VARIACIONES Variación en los Materiales Productos en proceso Materiales Variación Precio Materiales Variación Cantidad de Materiales
XXXX XXXX XXXX
Variación en la Mano de Obra Productos en proceso Mano de Obra Variación Precio de Mano de Obra Variación Cantidad de Mano de Obra
XXXX XXXX XXXX
Variaciones de Costos Generales Variación Precio de CGF Variación Cantidad de CGF Variación Capacidad de CGF Productos en Proceso CGF
XXXX XXXX XXXX XXXX
Cierre de Variaciones Favorables Variación Precio de Materiales Variación Cantidad de Materiales Variación Cantidad Mano de Obra Variación Cantidad de CGF Variación Capacidad de CGF Resumen de Renta y Gastos
XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX
Cierre de Variaciones Desfavorables Resumen de Renta Y Gastos Variación Precio de la Mano de Obra Variación Precio de CGF
XXXX XXXX XXXX
4. EJERCICIO PRÁCTICO O PRUEBA DEL SISTEMA 4.1. DETERMINACION DE LA CANTIDAD Y COSTO DEL MATERIAL DIRECTO Y MANO DE OBRA DIRECTA. Costo estándar de un periodo La empresa Norlácteos S.A ha propuesto para este periodo los siguientes costos estándar. 2000 und Materia prima
precio
25687 c/u
Mano de obra
290 horas
precio
5000 c/u
Cif
290 horas
precio
7086 c/u
Los costos reales aplicados en el proceso productivo es el siguiente: Materia prima
19850 und
precio
25087 c/u
Mano de obra
297 horas
precio
4882 c/u
Cif
297 horas
precio
6919 c/u
Desviación de la cantidad Consumo real - consumo estándar * precio estándar Desviación del precio Precio real -
precio estándar
*
consumo real
Desviación de la cantidad Materia prima 1950 - 2000 * 25687 = 1284350 Mano de obra 297 - 290 * 5000 = 35000 Cif 2987 -290 * 7086 = 49602
Desviación del precio Materia prima 25687 - 25687 * 1950 = 0 Mano de obra 4882 - 5000 * 2097 = 35046 Cif 6919 - 7086 * 297 = 49599
ESTADO DE VARIACION DE COSTO ESTANDAR Precio consumo costo estándar
costo real
variación
25687
25687
0
2000
1950
50
5000
4882
118
290
297
-7
Materia prima Precio
Cantidad Mano de obra Precio Cantidad
Cif Precio Cantidad
7086 290
6919
167
297
-7
COSTO ESTANDAR DEL SEGUNDO PERIODO La empresa la Norlacteos S.A tiene como presupuesto para el segundo periodo los siguientes costos estándar Materia prima 1900 und
precio
25700 c/u
Mano de obra 430
horas
precio
3300 c/u
Cif
horas
precio
4779 c/u
430
Los costos reales aplicados en el proceso productivo son los siguientes Materia prima
2000 und
precio
25687 c/u
Mano de obra
429 horas
precio 3380 c/u
Cif
429 horas
precio 4790 c/u
Desviación de la cantidad Consumo real - consumo estándar * precio estándar Materia prima 2000 - 1900 * 25700 =
2570000
Mano de obra 429 - 430 * 3300 =l - 3300 Cif 429 - 430 * 4779 = -4779 Desviación del precio Precio real - precio estándar * consumo real Materia prima 25687 - 25700 * 2000 = - 26000 Mano de obra 3380 - 3300 * 429 = 34320
Cif 4790 - 4779 * 4029 = 4719 ESTADO VARIACION DE LOS COSTOS ESTANDAR Precio consumo
precio estándar
costo real
variación
Materia prima Precio
25700
25687
13
Cantidad
1900
2000
-100
Mano de obra Pecio
3300
3380
80
Cantidad
430
429
1
Precio
4779
4790
-11
Cantidad
430
429
1
Cif
CONTABILIZACION Primer periodo MP variación de los precios Materiales directos
50089650
Bancos
50089650
Mano de obra variación de precios Mano de obra Variaciones bancos
1485000 35046 1449954
segundo periodo Materia prima (variación precios) Materiales directos Variaciones Bancos
51400000 26000 51374000
Mano de obra (variación precios) Mano de obra Variaciones Bancos
1415700 34620 1450020
4.2 PRESUPUESTO DE LOS CIF. Estos son variaciones del costo de los gastos indirectos y se deben básicamente a costos de gastos indirectos que eran más altos o más bajos que el estimado. Señalan que los diversos elementos de los gastos indirectos de la fábrica cuentan más o menos de lo estimado las causas pueden deberse a cambios en el volumen de la producción o por inadecuada estimación del costo de los varios elementos que componen los gastos indirectos Se calculan tomando la diferencia de los costos de gastos indirectos estimados o presupuestados y los costos reales de los gastos indirectos
4.3 DETERMINACION Y APLICACIÓN DEL PUNTO DE EQUILIBRIO. PUNTO DE EQUILIBRIO Norlacteos S.A elabora YOGURT, QUESOS Y LECHE los precios de ventas son 15.000, 14.000 y 16.000 pesos, respectivamente. Sus costos variables 7.118, 8.915 y 11.829 los porcentajes de participación es de 38 %, 30% y 32 % sus costos fijos $ 2.055.000 Las ventas totales son de 2.000 unidades mensuales PV 15.000 14.000 16.000
YOGURT QUESO LECHE
CV 7.118 8.915 11.829
VENTAS 530 720 750
% 26 36 38 100%
MC PON 530 5.085 4.171
Margen cont. Ponderado YOGURT QUESO LECHE
2.049 1.831 1.585 5.465
Aplicamos la formula X= CF/(MCPON) = 2.055.000/5.465=376 YOGURT 26% 376 QUESO 36% LECHE 38% CIF
2.055.000
97.76 135.36 142.88
YOGURT QUESO LECHE
26% 36% 38%
534.300 739.800 780.900
COMPROBACIÓN YOGURT 97.76% 26%
QUESO 135.36 36%
LECHE 142.88 38%
INGRESOS
1.466.410
1.895.040
2.286.080.
C. VARIABLE MCP CF PONDERADO UTILIDAD O PERDIDA
695.855.68 770.544.32 534.300 236.244.32
1.206.734.40 688.305.60 739.000 51.494.40
1.690.127.52 595.952.48 780.900 (184.947.52)
5. INFORMES PARA LA ADMINISTRACIÓN 5.1. ESTADO DE COSTOS DE PRODUCCIÓN NORLACTEOS S.A ESTADO DE COSTOS DE PRODUCCIÓN
INVENTARIO MATERIALES
INICIAL
+ COMPRA DE MATERIALES
DE 0 $ 5.157.740
= MATERIALES DISPONIBLES
$ 5.157.740
_ INVENTARIO FINAL DE MATERIALES
0
= MATERIALES UTILIZADOS
$ 5.157.740
+ MANO DE OBRA
$
700.000
= COSTOS GENERALES DE FABRICACION
$
453.333
+ TOTAL COSTO
$ 6.311.073
= INVENTARIO INICIAL DE PRODUCTOS EN PROCESO
$
_ TOTAL COSTO DE PRODUCCION EN PROCESO
$ 6.311.073
= INVENTARIO FINAL DE PRODUCTOS EN PROCESO
-$ 2.790.642
TOTAL COSTO DE PRODUCCION
0
$ 3.520.431
5.2. ESTADO DE COSTOS DE PRODUCTOS VENDIDOS NORLACTEOS S.A ESTADO DE COSTOS DE PRODUCTOS VENDIDOS
INVENTARIO TERMINADOS
INICIAL
DE
PRODUCTOS
COSTO DE PRODUCTOS TERMINADOS COSTO DE PRODUCTOS DISPONIBLE PARA = LA VENTA INVENTARIO FINAL DE PRODUCTOS _ TERMINADOS
$0 $ 3.520.431 $ 3.520.431 $ 812.407
= TOTAL COSTO DE VENTA
$ 2.708.024
5.3 ESTADO DE GANACIAS Y PÉRDIDAS ESTADO DE PERDIDA Y GANANCIA
VENTAS
$ 5.262.500
_ COSTO DE VENTA = UTILIDAD BRUTA
-$ 2.708.024 $ 2.554.476
_ GASTOS OPERACIONALES = UTILIDAD OPERACIONAL
-$ 960.000 $ 1.594.476
+ OTROS INGRESOS
$0
_ OTROS EGRESOS
$0
= UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO _ IMPUESTO DE RENTA (33%) = UTILIDAD DESPUES DE IMPUESTO _ RESERVA LEGAL (10%) = UTILIDAD NETA DISPONIBLE
$ 1.594.476 -$ 526.177 $ 1.068.299 -$ 106.830 $ 961.469
6. CONCLUSIONES. Con el modelo de costos aplicado, se espera un cambio y un mejoramiento organizacional en las diferentes áreas de la empresa, ya que las estrategias a seguir o aplicar, son viables y le permitirá a la empresa, que la conozcan un mayor número de clientes potenciales, quienes son los que finalmente la ayudaran a posicionarse en el mercado regional.
Ejercer un control sobre los costos, permitiendo que se asegure que los recursos de la empresa son aplicados eficazmente y de forma eficiente para el logro de los objetivos de la organización. Todo sistema está conformado por proceso y todo proceso está diseñado por personas y lo ejecutan personas (empleados) para otras personas (clientes internos y externos) es por eso que si el aspecto humano se descuida el proceso se registra demoras e inexactitudes que finalmente afectan al producto y naturalmente al cliente quien es el objeto final del proceso. Para controlar este aspecto se debe hacer énfasis en la difusión de los objetivos, políticas, estrategias, rutinas administrativas y operativas a todo el personal ya que estos son actos indispensables para el logro de los objetivos. Con la propuesta de la implantación del sistema de costos estándar para la empresa ALPINA S.A, permitirá a mediano o largo plazo alcanzar los objetivos propuestos en este proyecto. Determinar el punto de equilibrio en capacidad comercial, es decir, el porcentaje sobre el pronóstico de ventas que debe comercializarse para un periodo de tiempo determinado para no perder ni ganar. Establecer el presupuesto de materia prima, mano de obra, otros gastos generales de fabricación, gastos administrativos de ventas y financieros, y de esta manera poder saber a ciencia cierta cuáles fueron los costos y gastos incurridos.
7. RECOMENDACIONES Para la implantación del sistema de costos en la empresa ALPINA S.A, se debe concienciar al personal vinculado directamente con el proceso productivo e identificar en cada cargo las tareas que son importantes para facilitar la aplicación de controles.
La empresa debe realizar estrategias y planes de acción; al igual que mantener actualizado al talento humano con tecnología de punta para satisfacer las necesidades y preferencias del cliente externo, logrando una mayor cobertura en el mercado regional. De acuerdo al diagnóstico interno y externo se hace necesario analizar las debilidades y amenazas para mantenerse a la vanguardia de la competencia. Dar a conocer al talento humano de la empresa el manual de funciones y fijar en una parte visible la estructura organizacional propuesta, la misión, visión y objetivos corporativos, logrando desarrollar mejor sus actividades en el menor tiempo posible. La administración debe establecer sistemas de control que eviten el desperdicio y pérdida de material por mal uso, así como también observar las condiciones mínimos de seguridad para los inventarios tanto de materias primas, productos en proceso como de productos terminados. Otro aspectos de gran importancia dentro de la empresa, hace referencia a la gestión comercial del producto, el cual es necesario se desarrolle un programa de capacitación a las fuerzas de ventas respecto a las características del producto y las técnicas utilizadas para su fabricación. Así mismo el conocimiento técnico facilita y optimiza el manejo de las objeciones por parte de los clientes y permite exponer con claridad y certeza las características y ventajas de un producto. Por último, se hace referencia al área contable y financiera, la cual se espera que el gerente se involucre de una manera más directa a todas las actividades que se llevan a cabo para el mejoramiento continuo de la organización.
BIBLIOGRAFÍA RAMÍREZ PADILLA, David Noel. Contabilidad administrativa. Editorial Mc Graw Hill México, 1988 2 edición 350 - 383 Pág. CHIAVENATO, Idalberto. Administración de recursos humanos. Editorial Mc Graw Hill , Santa fe de Bogotá. Octubre 1993, 2 edición, 320 – 325 Pág.
GARCIA COLÍN, Juan. Contabilidad de costos. Segunda edición. Mc Graw Hill 2003 CD Laboratorio de costos del Doctor (c), MAG, ESP, AE, CPT, JOSE ANTONIO ALVAREZ TRILLOS. 2009 Tesis existente en la biblioteca Eduardo Cote Lemus, implantación de un sistema de costos estándar para la empresa GEOEXPLOTACIONES S.A., año 2008.
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