AUDITORIA INTERNA 1.
Código: SGI-P-02-11 Versión: 05 Fecha: 06/10/2010 Página 1 de 8
OBJETIVO
Establecer las actividades a seguir para la realización de las Auditorías Internas del Sistema de Gestión Integrado. 2.
ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación al Sistema de Gestión Integrado de de la empresa (Sistema de Gestión de la Calidad, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, Sistema de Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC). Gestión Ambiental y Sistema 3.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
4.
Acciones Correctivas y/o y/o Preventivas (SGI-P-02-10)
DEFINICIONES 4.1 Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. 4.2 Auditor Líder: auditor que lidera un equipo auditor. 4.3 Auditoria Interna (auditorias de primera parte): Proceso sistemático, independiente y
documentado para obtener evidencias de auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. 4.4 Evidencia de auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de la auditoría y que son verificables.
5.
RESPONSABILIDAD
El Representante del Sistema de Gestión Integrado es el responsable de la elaboración del Programa Anual de Auditorías Internas. Asimismo, es el responsable de la selección del auditor líder y de los auditores internos quienes tendrán a cargo la ejecución de la auditoría interna. El Responsable del del Sistema de Gestión Integrado también también es responsable del llenado y control de los registros “Acciones Correctivas/Preventivas”, “Control de Acciones Correctivas/Preventivas”, “Seguimiento de Observaciones y Oportunidades de Mejora”. 6.
DESARROLLO Actividad
Descripción
Registro
El Representante del Sistema de Gestión Integrado deberá elaborar un Programa Anual de Auditorías (SGIF-02-11-01). Se programarán tomando en cuenta el estado y la importancia de los procesos , los resultados Planificación de la auditoría interna
de la valoración del riesgo de las actividades de la Organización, la importancia ambiental de las operaciones implicadas y las áreas a auditar, así como los resultados de las auditorías previas y las cláusulas de las normas de acuerdo al “Anexo A”.
Estas auditorías se realizarán cubriendo todos los requisitos que las normas exigen. El programa deberá ser aprobado por el Gerente General, el mismo se publicará en la página web.
Programa Anual de Auditorías (SGI-F02-11-01)
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Actividad
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Descripción
Registro
El Representante de la Dirección del Sistema de Gestión Integrado será el responsable de organizar y designar el personal que va a realizar la auditoría. Los equipos organizados pueden estar conformados por personal interno o externo que tengan calificación apropiada para realizar auditorías y que no corresponde a su propia función. Los requisitos para la calificación de auditores son los siguientes: Auditores internos: Si es interno haber llevado un curso de auditores internos dictado por una institución externa o persona acreditada. Con conocimientos de las normas a auditar.
Selección de auditores
Auditores externos: Si es externo, haber aprobado un curso de auditores internos y tener experiencia de ejecución mínima de una auditoria en las normas a auditar en una empresa externa. Con conocimientos de las normas a auditar.
Auditor líder: si es externo, haber aprobado un curso de auditores internos y tener experiencia de ejecución mínima de dos auditorias en las normas a auditar en alguna empresa externa. Si es interno, cumplir con el requisito de auditor y tener experiencia mínima de ejecución de una auditoría en la norma a auditar.
Preparación de la auditoria
Análisis de Riesgo de la Actividad
Ejecución de la auditoría interna
Responsabilidades del Auditor Líder: Dirigir el proceso de auditoría interna. Elaborar el Plan de Auditoría Interna. Guiar la auditoría con reuniones de campo y de equipo de trabajo. Estructurar el Informe de Auditoría Interna. El Auditor Líder, con un mínimo dos días útiles de anticipación, informa sobre la ejecución de la auditoría interna a los responsables del proceso o procesos a través del Plan de Auditoría Interna (SGI-F-02-11-03) El plan constará como mínimo de lo siguiente: Objetivo. Alcance o norma a ser auditada. Responsables. Lugar Horarios. Equipo auditor. El equipo auditor, antes de la auditoría, realiza un estudio preliminar de la documentación del proceso o procesos a auditar y elabora opcionalmente una “Lista de Verificación” (SGI-F-02-11-04) Antes de realizar la auditoría de campo, el Equipo Auditor realizará un análisis del riesgo de las actividades que tendrán lugar para la auditoría en mención.
Los auditores proceden a recoger evidencias de auditoría, a través de entrevistas, observaciones de las actividades y revisiones de registros.
Plan de Auditoría Interna (SGI-F-0211-03) Lista de Verificación (SGI-F-02-11-04)
Matriz del Riesgo y/o Análisis de Trabajo Seguro (SGI-F-02-02-01)
Informe de Auditoría Resultado de la Auditoría: Interna (SGI-F-02El Auditor Líder debe preparar un Informe de Auditoría 11-05) Interna (SGI-F-02-11-05) en el que resume los hallazgos
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Actividad
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Descripción
Registro
encontrados haciendo referencia a qué elemento de la norma afecta. Dicho informe es presentado al Representante del Sistema de Gestión Integrado con copia al Gerente General en un plazo no mayor a 10 días Evaluación de Auditores Internos útiles, luego de terminada la auditoría. (SGI-F-02-11-02) El Informe deberá contener como mínimo lo siguiente: Fecha de Ejecución. Equipo Auditor. Documentos o Normas de Referencia. Áreas y/o procesos auditados. Número de No Conformidades encontradas. Número de Observaciones. Evaluación de Auditores Internos (SGI-F-02-11-02). El informe de la auditoria interna colocará en la página web. Nota: De contarse con auditores externos no usarán el formato Evaluación de Auditores Internos (SGI-F-02-11-02)
Registro de No Conformidades
Las No Conformidades que se generen se registrarán en el formato: Registro de No Conforme (SGI-F-02-08-01). El Responsable del proceso, procederá a dar solución a las no conformidades detectadas, asegurándose que se toman acciones correctivas y/o preventivas que requieran. ( ) El seguimiento de las acciones correctivas/preventivas se registrarán en el formato “Control de Acciones Correctivas/Preventivas” (SGI-F-02-10-02). Este seguimiento queda bajo responsabilidad del proceso de Sistemas de Gestión Integrado.
Acción correctivas/preventiv as (SGI-F-02-10-01) Registro de No Conforme (SGI-F02-08-01) “Control de Acciones Correctivas/Preventi vas” (SGI-F-02-1002)
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ANEXO A CLAUSULAS DE LAS NORMAS ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 Y BASC INVOLUCRADAS EN LOS PROCESOS Proceso
01
Nombre
Gestión de la Dirección
Norma
9001
14001 y 18001
Norma BASC
02
Gestión Integrada
9001
14001 y 18001
Cláusula
4.1 4.2.2 5.1 5.2 5.3 5.4.1 5.4.2 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.6 6.1 8.2.1 4.1 4.2 4.4.1 4.6 4.0.2 4.1 4.2.4 4.3.1 4.4.1 4.5 4.2.2 4.2.3 4.2.4 5.4.2 5.5.3 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.3 8.4 8.5.1 8.5.2 8.5.3 4.2 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.5.5
Descripción
Requisitos Generales Manual de Calidad Compromiso de la Dirección Enfoque al cliente Política de Calidad Objetivos de Calidad Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad Responsabilidad y autoridad Representante de la Dirección Comunicación Interna Revisión por la Dirección Provisión de los recursos Satisfacción del cliente Requisitos Generales Política Ambiental y Política de Seguridad y Salud Ocupacional Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad Revisión por la Dirección Revisión Inicial del Estado de la Organización Política en Control y Seguridad Previsiones Estructura, responsabilidad y autoridad Medición y Monitoreo Revisión por parte de la Gerencia Manual de la Calidad Control de documentos Control de registros Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad Comunicación Interna Satisfacción del Cliente Auditoría Interna Seguimiento y Medición de los Procesos Control del producto no conforme Análisis de datos Mejora continua Acción correctiva Acción Preventiva Política Ambiental y Política de Seguridad y Salud Ocupacional Aspectos Ambientales / Identificación de peligro, evaluación de riesgo y determinación de controles Requisitos legales y otros requisitos Objetivos, metas y programas Comunicación Documentación Control de los documentos Seguimiento y medición Evaluación del Cumplimiento legal Investigación de Incidente, No conformidad, acción correctiva y preventiva Control de los Registros Auditoría Interna
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Proceso
Nombre
Norma
Cláusula
Norma BASC
03
Gestión Financiera
11
Gestión Comercial Contratos
4.0.2 4.1 4.2.1 4.2.3 4.2.4 4.3.1 4.3.3 4.4.1 4.4.2 4.4.4 4.5 Estándar 1 es BASC 2 Parte B 7 9001 14001 y 4.4.6 18001 4.4.7 9001 5.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 18001 4.4.3 Estándar 1 es BASC 1.a Parte A 1.c 1.d
12
Planeación del Servicio
9001
5.2 6.3 6.4 7.1 7.2.1
7.2.2 7.2.3 8.2.3 Estándar 2 es BASC 3 Parte A 2.1 3.b 3.c 5 5.a 5.b 5.c 6 6.a 6.b 6.c 6.d 6.e 6.f
Código: SGI-P-02-11 Versión: 05 Fecha: 06/10/2010 Página 5 de 8
Descripción
Revisión Inicial del Estado de la Organización Política en Control y Seguridad Generalidades Requisitos legales y de otra índole Previsiones Estructura, responsabilidad y autoridad Comunicaciones Medición y monitoreo Acción correctiva y/o preventiva Auditoría Revisión por parte de la Gerencia Estudio Legal Sistema de Gestión Control de Documentos y de Información Fuera del alcance de Certificación Control Operacional Preparación y Respuesta ante Emergencias Enfoque al cliente Determinación de los requisitos relacionados con el producto Revisión de los requisitos relacionado con el producto Comunicación con el cliente Comunicación, participación y consulta Requisito de los Asociados de Negocio Procedimientos documentados exigidos para Asociados de Negocios Documentación exigida para los asociados de negocio de participación de en programas extranjeros de SCS Ofrecer oportunidades de educación en los requisitos de Seguridad BASC Enfoque al cliente Infraestructura Ambiente de Trabajo Planificación de la Realización del Producto Determinación de los requisitos relacionados con el producto Revisión de los requisitos relacionados con el producto Comunicación con el cliente Seguimiento y medición de los procesos Seguridad en los Contenedores y Trailers Controles de Acceso Físico Sellos requeridos en los contenedores y trailers (cuando sea aplicable) Visitantes/Vendedores/Proveedores de Servicio Monitoreo de las Entregas Seguridad de los Procesos Asegurar la consistencia de la Información Asegurar la documentación completa y clara Verificación de los Envíos y Recibos vs. Los manifiestos de carga Seguridad Física Cercado Puertas y casetas de entrada Estacionamiento Estructura de edificios Iluminación Sistema de Alarmas y videocámaras de vigilancia
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Proceso
Nombre
Norma
Cláusula
6.g 8 Estándar 4 es BASC Parte B 9001 7.5.1 7.5.3 8.3 9001 5.2 7.5.1 7.5.3 7.5.4 7.5.5 8.2.3 8.2.4 8.3 Estándar 2 es BASC 5 Parte A 5.a 5.b 5.c
13
Centro de Control
14
Vigilancia Privada
17
Supervisión del Servicio
9001
15
Seguridad Personal
9001
16 21
8.2.4 8.3 8.4 5.2 7.2.3 7.5.1 7.5.3 7.5.4 7.5.5 Estándar 2 es BASC 5 Parte A 5.a 5.b 5.c
Guardianía 9001 Gestión Humana 9001
5.5.1 5.5.3 6.2 6.2.2 14001 y 4.4.2 18001 4.4.3. Norma 4.3.1 BASC 4.3.2 Estándar 2 es BASC 3.a Parte A 4 4.a 4.b 4.c 5
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Descripción
Control de Llaves y Cerraduras Capacitación en Seguridad y Concientización sobre amenazas Sistema de Seguridad Control de la producción y prestación del servicio Identificación y Trazabilidad Producto no conforme Enfoque al cliente Control de la producción y prestación del servicio Identificación y Trazabilidad Propiedad del cliente Preservación del producto Seguimiento y medición de los procesos Seguimiento y medición del producto Producto no conforme Seguridad en los Contenedores y Trailers Seguridad de los Procesos Asegurar la consistencia de la Información Asegurar la documentación completa y clara Verificación de los Envíos y Recibos vs. Los manifiestos de carga Seguimiento y medición del producto Producto no conforme Análisis de datos Enfoque al cliente Comunicación con el cliente Control de la producción y prestación del servicio Identificación y Trazabilidad Propiedad del cliente Preservación del producto Seguridad en los Contenedores y Trailers Seguridad de los Procesos Asegurar la consistencia de la Información Asegurar la documentación completa y clara Verificación de los Envíos y Recibos vs. Los manifiestos de carga Fuera del Alcance de Certificación ISO 9001 Fuera del Alcance de Certificación ISO 9001 Responsabilidad y Autoridad Comunicación Interna Recursos Humanos Competencia, formación y toma de conciencia Competencia, formación y toma de conciencia Comunicación Estructura, responsabilidad y autoridad Entrenamiento y Sensibilización Seguridad en los Contenedores y Trailers Empleados Seguridad del Personal Verificación del preliminar al empleo Verificación y análisis de antecedentes Procedimientos de terminación de personal Seguridad de los Procesos
Código: SGI-P-02-11 Versión: 05 Fecha: 06/10/2010 Página 7 de 8
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Proceso
Nombre
Norma
Cláusula
8
22
23 24
8.a Estándar 3 es BASC Parte B Tecnología de la 9001 6.3 Información y Estándar 7 Comunicación es BASC 7.a Parte A 7.b Estándar 7 es BASC Parte B Mantenimiento y 9001 6.3 Servicios 6.4 Logística 9001 6.3 6.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3 18001 4.4.3 Estándar 1 es BASC 1.a Parte A 1.b 1.c
Descripción
Capacitación en Seguridad y Concientización sobre amenazas Programa de Concientización sobre amenazas Administración y Selección de Personal Propio, Subcontratado y/o Suministrado Infraestructura Seguridad de la Tecnología de Informática Protección con contraseña Protección a los Sistemas y Datos Control de Documentos y de Información Infraestructura Ambiente de trabajo Infraestructura Ambiente de trabajo Proceso de compras Información de la Compras Verificación de los productos comprados Comunicación, Participación y consulta Requisito de los Asociados de Negocio Procedimientos documentados exigidos para Asociados de Negocios Para Asociados de Negocios no BASC, requisito escrito de criterios de seguridad equivalentes al BASC. Documentación exigida para los asociados de negocio de participación de en programas extranjeros de SCS
En todos los procesos se auditará: Norma
9001
14001
18001
Norma BASC
Cláusula
4.2.3 4.2.4 7.5.3 8.2.3 8.4 8.5 4.3.1 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.5.1 4.5.3 4.5.4 4.3.1 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.5.1 4.5.3 4.5.4 4.0.1 4.2.2
Descripción
Control de documentos Control de registros Identificación y Trazabilidad Seguimiento y medición de los procesos Análisis de datos Mejora Aspectos Ambientales Documentación Control de documentos Control operacional Preparación y Respuesta ante emergencias Seguimiento y Medición No conformidad, acción correctiva y acción preventiva Control de los registros Identificación de peligro, evaluación de riesgo y determinación de controles Documentación Control de Documentos Control Operacional Preparación y Respuesta ante emergencias Medición y Monitoreo del Desempeño Investigación de incidente, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva Control de los Registros Generalidades y Aplicabilidad Gestión del Riesgo
AUDITORIA INTERNA
Norma
Estándares BASC Parte A
Cláusula
4.3.4 4.3.5 4.3.6 4.3.7 4.4.3 4.6 3.d
Código: SGI-P-02-11 Versión: 05 Fecha: 06/10/2010 Página 8 de 8
Descripción
Documentación del Sistema Control de los Documentos Control Operacional Preparación y respuesta a eventos críticos Registros Mejora Continua Enfrentamiento y retiro de personas no autorizadas
Exclusiones Norma
9001 BASC Parte B
Cláusula
7.3 7.5.2 7.6 4.3 5. 6.
Descripción
Diseño y Desarrollo Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio Control de los equipos de seguimiento y medición Las áreas de loockers de empleados tienen que estar controladas y separadas de las áreas de almacenamiento u operación de carga Logística de Recibo y Despacho de la Carga Control de materias primas y material de empaque
