TALLER 3 REALIZACION DE LA AUDITORIA INTERNA Actividad: De la auditoría interna al proceso organiacional Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos: a.
Identii!ue el objetivo y convo!ue, mediante la realizaci"n de un memorando, a la asis asiste tenc ncia ia de la #$eu #$euni ni"n "n de aper apertu tura ra%& %& 'ise 'isee e un orm ormat ato o para para la corroboraci"n del personal asistente, en ste mismo ormato se debe plantear, adem*s de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, echa, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc&), una columna para la irma de los asistentes a la reuni"n de apertura y cierre de la auditoría&
REUNION DE A!ERTURA !ROCE"O DE AUDITORIA INTERNA +-$+./: proelectra de colombia 'irecci"n: cra 0 n 0345 medellin $epresentante: 6ustavo 7olivar 8el: 922 45 0 Cargo: 6erente 6eneral 'e: rea de Calidad -ara: 6erencia /níbal -erdomo ;echa: julio <=2>15
O#$ETI%O: ?eriicar mediante auditoria interna !ue se est cumpliendo con el programa de .istema de 6esti"n de Calidad de proelectra en los procedimientos de compra y venta Alcance: ?eriicar la prestaci"n de los servicios de venta y el proceso de compras
Criterios de Auditoria @
.6C
@
-olítica de 6esti"n ;inanciera&
@
-olítica de Aogística y .ervicio al Cliente
@
anual de -rocedimientos
@
-olíticas Corporativa
Borma I. <>>1:2>>D
anual de -rocedimientos de Aaboratorio 3-C3>>2 ?ersi"n junio de 2>14
Instructivos de desarrollo de +nsayos de laboratorio I3+A3>>2
anual de 'ocumentos de $etenci"n y /rchivo del Aaboratorio de +nsayos 3'$3>> anual de ;ormatos y $egistro de +nsayos 3;$3>9 ?ersion Eunio de 2>14 anual de Calidad 3/3>>1, ?ersion >> de Eunio 1 de 2>14
Reunion de Apertura: de junio de 2>15 Fora 5:0 am Reunion de Cierre: 2 de junio 2>15 Fora 0:9> pm Con un cordial saludo, me dirijo a usted para inormar !ue el e!uipo auditor de 6erencia de Calidad realizar* la /uditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace menci"n en el alcance de este documento& +l objetivo es veriicar y evaluar !ue se est*n aplicando los procesos y procedimientos inherentes al proceso de compras, ventas consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria& Aa visita ser* realizada por un e!uipo de tres (9) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador de compras, +l Coordinador de ventas, el día 1 de junio del presente ao, con una duraci"n de 5 horas, en las instalaciones de la empresa proelectra de colombia& /djunto lista de Che!ueo y procedimiento establecido en el .6C
empresarial para el proceso en cuesti"n& +n caso de tener alguna observaci"n o aclaraci"n a la presente comunicaci"n, por avor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 9> de septiembre de 2>15& -or avor indi!ue en la columna correspondiente, el nombre, cargo y irma de las personas !ue atender*n al e!uipo auditor& /sí mismo, para la reuni"n de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del *rea !ue ser* auditada& -ara la reuni"n inicial le pido el avor de disponer de la documentaci"n, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su *rea, adem*s de disponer de los e!uipos de protecci"n personal necesarios& Aa inormaci"n !ue se conozca por la ejecuci"n de esta auditoria ser* tratada conidencialmente, por parte del e!uipo auditor& +l inorme de la auditoria y su comunicaci"n ser*n en espaol& Cordialmente: 6erencia de Calidad
Indicadores Cumplimiento en compras y ventas&
Responsa&le Auditoria: icina /sesora de Control interno Responsa&le 'rea: suministros Asistentes: @ 6erencia 6eneral @ .ecretaria de 6erencia @ .uperintendencia de suministros @ .upervisor de suministros @ icina /sesora de Control interno
A"I"TENTE" +!uipo /uditor de 6erencia de Calidad /lons> +Gperto 8cnico .6C /lonso oate
Ingeniero perativo
Ae"n cuartas
6erencia
irma irma
irma
AUDITADO" Eose ceballos Coordinador laboratorio de +nsayos e Investigaci"n irma +dison molina /rmando linares
Coordinador de /n*lisis y +nsayos /nalista Instrumental
'aniel sartre
/nalista ;isico!uimico
Euan 6onzales
/nalista ;isico!uimico
+stela perea
/uGiliar Aaboratorios
irma irma irma
irma irma
Procesos Y Actvidades A Audiar Fecha julio 9 2017 Proceso/Actvidad/Requisio Por Audioria Actvidad
Audior
Cargo
Reu!i"! #e A$erura
%a!uel o&os
Re$rese!a!e 'egal
#irecci"! #el ,ise+a ).1-*.1-*.2-*.-*.)-*.*
ulia!a rega
,ecrearia e!eral
3ra+ies 7.1-7.*-.1-.1.2
3eresa Cru4
Coordi!adora #e Pla!as
Ad+i!israci"! #el Recursos u+a!o 5.2-.2
Carlos 3o6"!
#irecor drh
%edicio! - A!alisis Y %ejoraAudioria 8!er!a
ua! Casao
8!ge!iero :! Procesos
Reu!i"! #e Cierre
%a!uel o&os
Re$rese!a!e :;$ero 3
ora 07()*a+ (00a+ 12(00 P. %.
Al+uer4o 1(7$+ $+ 0)(00 P. %.
7.+$?/CIB+.: Aa estrategia de comunicaci"n se har* de orma activa en idioma +spaol& ;avor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas !ue van a recibir la auditoria, al email gscl
b& $evisi"n documental durante la realizaci"n de la auditoría&
N(
Docu)ento revisado
O&servaciones del docu)ento
*
0
3
!olítica de Logística "ervicio al Cliente
+
,lti)a actualiaci-n *. de /ulio 01**
!olítica de 2esti-n ,lti)a actualiaci-n 4 de enero 01 inanciera I3+A3>>2 Instructivos de desarrollo de Carpetas de -rotocolos e Instructivos +nsayos de laboratorio 5anual de !rocedi)ientos6 ,lti)a actualiaci-n 7 de 8e&rero 01*4 Cap 3-C3>>2 anual de -rocedimientos de ?ersi"n arzo de 2>1 Aaboratorio anual de 'ocumentos de 3'$3>> $etenci"n y /rchivo del Aibros de registro Aaboratorio de +nsayos anual de Calidad 3/3>>1 ?ersi"n arzo de 2>1
c.
de
muestras
Comunicaci"n durante la auditoría: deina las tcnicas o estrategias de comunicaci"n !ue usar* durante la auditoría& Aa escucha activa&
d.
$ecolecci"n y veriicaci"n de inormaci"n: deina !u tcnicas o estrategias de recolecci"n y veriicaci"n de inormaci"n usar* durante la auditoría (ejemplo: lista de Che!ueo)&
@ Aista de che!ueo, tcnicas de veriicaci"n visual, verbal, documental, ísicas y escritas& 'isa #e Chequeo 'isa #e =eri>caci"!
Cu+$li+ie!o
:vide!cias Y 6servacio!es
%a!ual #e Calidad
,i
Co$ias Co!roladas #el %a!ual #e Calidad
,e :!cue!ra! #ocu+e!adas 'as Res$uesas
,i
Clara+e!e ,ealada :! :l %a!ual #e Calidad
,e :!cue!ra Co+u!icada 'as Res$uesas
,i
?o a& :vide!cia #e 'a Co+u!icaci"!
Procedi+ie!os $eratvos @#ocu+e!aci"! ?ivel 8 :;ise! %a!uales 8!sructvos
,i
:;ise :vide!cia #ocu+e!ada #el Co+$ro+iso
?o
8!sruccio!es #e 3ra6ajo Paso A Paso
,i
,e #a Por :!e!dido Bue Cada !o Co!oce ,us Fu!cio!es Pero ?o ,e #ocu+e!a 3Dctl+e!e ,e :!te!de Bue 'as ,oliciudes #e 3ra6ajo #e 'a6oraorio :sD! rde!adas Por 'os For+aos ,oliciud #e A!Dlisis #e Producci"!
:sD! 8de!t>cados 'os Pla!es #e 3ra6ajo
?o
:;ise! Regisros #e 'as Accio!es
,i
For+aos Y Regisros
,i
,e 'leva !a EiDcora #e A!Dlisis
,i
:;ise !a %eodologa #e>!ida Para :l A!Dlisis
,i
#ocu+e!aci"! Co+$lea
,i
,o! 'os Proocolos %a!uales 8!sructvos
,i
'a 8!Gor+aci"! :sa :! #esorde!
?o
a& Riesgo #e Perder 8!Gor+aci"! #e6ido Al #esorde!
:sD #e6ida+e!e Al+ace!ada- Co+$uari4ada Res$eo #el ,ervicio :;ise! Regisros #e 'as =eri>cacio!es
?o
:;ise! #e>!idas 'as Pauas #e Acuali4aci"!
?o
:;hi6ici"! #el Procesos #e Audiar :! 'ugar =isi6le :;ise! #e>!idos 'os Procesos Para 'a Reali4aci"! #e 'os Procedi+ie!os
,i
,e :+$lea! 3
?o
e.
6eneraci"n de hallazgos de auditoría:
=er6al+e!e Co!oce! :l Procedi+ie!o Pero ?o :sa #ocu+e!ado
ec9a: ;echa: 22 de septiembre del 2>14 !roceso auditado: compras N(
Evidencia de auditoría
Criterios de la auditoría
* -rocedimientos de costos en política de materiales en gesti"n inanciera bodega y stand3by
0 ormato Hnico de Cap& Compras y despachos, anual logística de procedimientos
3
Cambios organizacionales
C: Conormidad G.
-olítica de logística y servicio al cliente
Auditores;: icina asesora de control interno& Auditados;: .uperintendencia de Aogística&
11 y no se han agregado los cambios organizacionales del ao 2>12
NC5: Bo Conormidad ayor
NC): Bo Conormidad enor
-repare y realice las conclusiones de auditoría& @ .e debe actualizar la -olítica de 6esti"n ;inanciera y crear un procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand3by& @ .e debe agregar el ormato Hnico de despachos y recibo al manual de procedimientos&
@ .e debe actualizar la política de compras y ventas puesto !ue no se han agregado los cambios organizacionales del ao 2>19 Conclusiones de la /uditoria .e debe actualizar la -olítica de 6esti"n 'e Aaboratorio y crear un procedimiento para el manejo de protocolos de an*lisis y entregas de resultados& .e debe uniicar el ormato de solicitud de an*lisis y entrega de resultado en uno solo& .e debe actualizar la política de gesti"n de recepci"n, registro y an*lisis de muestras& +s indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros de registros de muestras& .e hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de an*lisis& .e debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de investigaci"n y ensayos !ue permitan generar actividades de seguimiento, medici"n, an*lisis y mejora& .e debe aclarar las políticas de satisacci"n del cliente y establecer indicadores !ue permitan conocer el grado de satisacci"n de los mismos&
g.
-ara terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje !ue obtuvo tras el desarrollo de esta actividad&
;ue muy enri!uecedor aprender de esta unidad el proceso de auditoria la realizaci"n de cada una de las pautas sí como tambin la veriicaci"n de los mismos, la planeaci"n de cada proceso documentado pienso !ue estos tipos de aprendizaje ayudan a las compaías a tener un panorama m*s claro en cada proceso para un uncionamiento ideal en nuestras *rea de compras y ventas& +s un proceso donde esta puesta toda la atenci"n por!ue es donde se desarrolla la auditoria interna en el momento cuando una empresa decide implementarla y nos ayuda a tener una base de como se debe realizar la actividad
