INTRODUCCION
El estudio de las guías de auditoría interna, constituyen una herramienta muy importante, de la cual puede auxiliarse el auditor interno en el desarrollo de su trabajo. Estas guías contienen una amplia y detallada descripción de los procedimientos necesarios para realizar una auditoría por cada rubro o cuenta, lo cual facilita el trabajo y aumenta la eficiencia del profesional que se auxilia en ellas. Consideramos importante que dentro de la formación profesional del contador público y auditor, se incluya el aprendizaje y comprensión de estas guías, así como su aplicación en el campo profesional y creemos que es un deber como estudiante y profesionales, la actualización y retroalimentación constante de esta información, con el propósito de no perder perder el niel profesional que que caracteriza a los profesionales profesionales de la !niersidad !niersidad de "an Carlos de #uatemala. El presenta trabajo, en un resumen de las guías de auditoría, que nuestro equipo a preparado con esfuerzo, empe$o y dedicación, con el propósito esencial de compartir los conocimientos adquiridos y aplicados en nuestra ida profesional.
%
Introducción: &a 'uditoría (nterna nació como una necesidad de los administradores en los a$os )%, ya que es un recurso gerencial por su complejidad y refinamiento del papel gerencial, dicho recurso debe ser igualado con un crecimiento equialente en el profesionalismo y capacidad. *ara *ara ben benefi eficio cio de la profesió profesiónn del C*' C*' se ha realiz realizado ado la prime primerr guía guía la cual cual la realizó realizó El (nstit (nstituto uto #uatemalteco de Contadores *úblicos y 'uditores 'uditores +(#C*', +(#C*', como ayuda la cual no es obligatoria, sino que se pretende sean directrices para el auditor que se desempe$a en 'uditoría (nterna.
Clasificación de la auditoria: 1. Audi Audito tori riaa Inte Intern rnaa: &a 'udito ditorí ríaa intern ternaa form formaa par parte de la Estru tructu ctura de la empr empres esaa y deb debe esta estarr ubicad icadaa organizacionalmente organizacionalmente a un niel jer-rquico, para poder cumplir con los objetios que se le asignen. Es importante que la auditoría interna sea independiente de las actiidades operacionales de la empresa, cuando esto sucede deja de hacer erdaderamente las funciones de auditoria interna y pasa a hacer funciones de contraloría, control de calidad, superisión, etc. &a 'uditoría interna debe reportar a la unta directia, Consejo de 'dministración 'dministración o administrador único para abarcar todas las -reas de la empresa. empresa.
2. Audi Audito torí ríaa Exte Extern rna: a: El principal propósito de la auditoria externa es examinar los Estados /inancieros de una entidad durante un período determin determinado, ado, con el objeto objeto de emitir emitir una opinión sobre sobre la razonabil razonabilidad idad de los mismos, mismos, mediante la aplicación de 0'#'", determin-ndose si en su preparación se obseraron *rincipios de contabilidad #eneralmente 'ceptados. 'ceptados. 1 esta la realiza un auditor o firma de auditores independientes, con capacidad y competencia profesional.
En base a su objetivo: 1. Audi Audito torí ríaa Fina Financ ncie iera ra:: Consiste en examinar los Estados /inancieros de una entidad por un período determinado con el objeto de opinar acerca de la razonabilidad de los mismos, aplicando las 0ormas de 'uditoría generalmente aceptadas y si se han preparado de acuerdo a *rincipios de Contabilidad #eneralmente 'ceptados. 'ceptados. 2
Introducción: &a 'uditoría (nterna nació como una necesidad de los administradores en los a$os )%, ya que es un recurso gerencial por su complejidad y refinamiento del papel gerencial, dicho recurso debe ser igualado con un crecimiento equialente en el profesionalismo y capacidad. *ara *ara ben benefi eficio cio de la profesió profesiónn del C*' C*' se ha realiz realizado ado la prime primerr guía guía la cual cual la realizó realizó El (nstit (nstituto uto #uatemalteco de Contadores *úblicos y 'uditores 'uditores +(#C*', +(#C*', como ayuda la cual no es obligatoria, sino que se pretende sean directrices para el auditor que se desempe$a en 'uditoría (nterna.
Clasificación de la auditoria: 1. Audi Audito tori riaa Inte Intern rnaa: &a 'udito ditorí ríaa intern ternaa form formaa par parte de la Estru tructu ctura de la empr empres esaa y deb debe esta estarr ubicad icadaa organizacionalmente organizacionalmente a un niel jer-rquico, para poder cumplir con los objetios que se le asignen. Es importante que la auditoría interna sea independiente de las actiidades operacionales de la empresa, cuando esto sucede deja de hacer erdaderamente las funciones de auditoria interna y pasa a hacer funciones de contraloría, control de calidad, superisión, etc. &a 'uditoría interna debe reportar a la unta directia, Consejo de 'dministración 'dministración o administrador único para abarcar todas las -reas de la empresa. empresa.
2. Audi Audito torí ríaa Exte Extern rna: a: El principal propósito de la auditoria externa es examinar los Estados /inancieros de una entidad durante un período determin determinado, ado, con el objeto objeto de emitir emitir una opinión sobre sobre la razonabil razonabilidad idad de los mismos, mismos, mediante la aplicación de 0'#'", determin-ndose si en su preparación se obseraron *rincipios de contabilidad #eneralmente 'ceptados. 'ceptados. 1 esta la realiza un auditor o firma de auditores independientes, con capacidad y competencia profesional.
En base a su objetivo: 1. Audi Audito torí ríaa Fina Financ ncie iera ra:: Consiste en examinar los Estados /inancieros de una entidad por un período determinado con el objeto de opinar acerca de la razonabilidad de los mismos, aplicando las 0ormas de 'uditoría generalmente aceptadas y si se han preparado de acuerdo a *rincipios de Contabilidad #eneralmente 'ceptados. 'ceptados. 2
2. Audi Audito torí ríaa O Ope pera raci cion onal al:: Consiste en examinar y ealuar sistem-ticamente las operaciones de una entidad, si se est- operando en forma efectia y eficiente, tambi3n si se est- cumpliendo las políticas, m3todos y procedimientos que ha establecido la entidad y el ahorro de costos.
. Audito Auditoría ría Ad!i Ad!inis nistra trativ tiva: a: Es un enfoqu enfoquee sistem sistem-ti -tico co orient orientado ado a ealua ealuarr la ejecuc ejecución ión de la admini administr straci ación. ón. &a 'u 'udit ditorí oríaa administra administratia tia trabaja con gran cantidad de elementos elementos cualitatios cualitatios y proporcio proporciona na una ealuación ealuación cuantitatia.
". Audi Audito torí ríaa Fis Fisca cal: l: Es la ealuación de la información financiera, declaraciones de impuestos y otras fuentes y documentos de información, de un período determinado con el objeto de establecer si se a cumplido con las disposiciones fiscales y si existen contingencias que puedan afectar las operaciones de la entidad.
#. Audi Audito tori riaa $oc $ocia ial: l: Consiste en ealuar las consecuencias sociales de las actiidades actiidades de las las empresas, para ealuar los costos a la sociedad o la aportación a la misma.
I!portancia de la auditoria interna: !na de las -reas de la auditoria interna es la corrección de los registros contables y erificando que la inform informaci ación ón sea confi confiabl able, e, siendo siendo tambi3 tambi3nn un con contro troll de los con contro troles les e instru instrumen mento to de medic medición ión y ealuación de lo efectio de la estructura de control interno de una entidad.
Objetivos %ue persi&ue la auditoria interna:
1. 'A(A)*I+ 'A(A)*I+A( A( I)FO(,A I)FO(,ACI-) CI-) FI)A)CIE( FI)A)CIE(A A CO)FIA/E CO)FIA/E 0 OO(*) OO(*)A A El auditor debe ealuar la efectiidad de los controles internos, ya que esto le permitir- garantizar la autenticidad de las transacciones y el adecuado registro de las mismas, a efecto que los estados financieros presente razonable y oportunamente oportunamente la situación situación financiera de la empresa. empresa.
2. $A/3 $A/3A'A(4 'A(4A A 4E /O$ /O$ AC*I3 AC*I3O$ O$ !n examen adecuado y oportuno de los actios permitir- al auditor interno determinar lo siguiente4 -
&a propiedad de los actios de la empresa &a adecuada salaguarda de los actios contra diferentes riesgos, tales como4 El robo, incendio, actiidades impropias o ilegales y contra siniestros naturales. &a existencia física de los actios. 5
. (O,O3E( /A EFICIE)CIA OE(A*I3A 4E /A E)*I4A4 &a 'uditoria interna promuee la eficiencia operatia de la entidad al identificar situaciones tales como4 "ub6utilización de instalaciones, trabajo no productio, procedimientos que no justifican su costo, exceso o insuficiencia de personal, y lo logra cuando realiza los siguientes procedimientos4 -
Efectúa la ealuación de est-ndares que miden si la utilización de los recursos se realizan económica y eficientemente. "i el recurso humano ha entendido y cumple con los est-ndares de operación. "i las desiaciones a los est-ndares se analizan, inestigan y se toman las medidas correctias correspondientes.
". C,/I,IE)*O 4E O5E*I3O$6 O/7*ICA$6 /A)E$6 (OCE4I,IE)*O$6 /E0E$ (E'/A,E)*O$
0
El proceso de determinar objetios y establecer políticas, planes y procedimientos es responsabilidad de la administración. *ero el auditor interno debe conocer tales objetios, planes, procedimientos para poder ealuar y erificar su cumplimiento, para poder realizar controles y pruebas necesarias para su cumplimiento.
#. '7A$ A( /A (AC*ICA (OFE$IO)A/ 4E /A A4I*O(IA I)*E()A a. I)4EE)4E)CIA:
-
-
0iel 7rganizacional &a auditoria interna en la estructura organizatia de la entidad debe estar organizacionalmente a un niel jer-rquico, que le permita cumplir con los objetios que se le asignen. 7bjetiidad4 &os auditores internos deben ser objetios en el desarrollo de sus auditorias.
b. CO)OCI,IE)*O *8C)ICO 0 CAACI4A4 (OFE$IO)A/: -
El 4eparta!ento de auditoria interna ersonal4 El departamento debe asegurarse de la experiencia t3cnica y la formación acad3mica de los auditores, sean las apropiadas para realizar las auditorías. Conoci!ientos6 Experiencias6 9 4isciplinas 4 El depto. 8ebe tener conocimiento de cada una de ellas para poder llear a cabo sus responsabilidades. $upervisión: &as auditorías deben ser superisadas adecuadamente. )
-
El Auditor Interno: Cu!pli!iento con las nor!as de Conducta: conducta.
8eben cumplir con las normas profesionales de
Conoci!ientos6 Experiencias 4isciplinas: 8ebe poseer los conocimientos, experiencias y disciplinas esenciales para realizar sus auditorias. (elaciones u!anas 9 Co!unicación: 8eben tener habilidad para comunicarse efectiamente y para tener un trato adecuado con las personas. 4esarrollo rofesional Continuo: continua.
9antendr- su competencia t3cnica a tra3s de la educación
Alcance del trabajo: El alcance de la auditoría interna debe abarcar el examen y ealuación de lo adecuado y efectio del sistema de control interno de la organización y de la calidad en el cumplimiento de las responsabilidades asignadas. 2. Confiabilidad e (ntegridad de la (nformación4 5. Cumplimiento con políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos. ). "alaguarda de los 'ctios :. !so eficiente y económico de los recursos ;. Cumplimiento de los objetios y metas para operaciones y programas establecidos
(eali;ación del trabajo de auditoria: El trabajo de auditoria interna debe incluir la planeación de la auditoria, el examen y la ealuación de la información, la comunicación de los resultados y el seguimiento. 2. 5. ). :. ;.
*laneación de la 'uditoria Examen y Ealuación de la (nformación Comunicación de los resultados "eguimiento 'dministración del departamento de auditoria ;.2 'dministración del departamento de auditoria ;.5 *laneación ;.) *olíticas y *rocedimientos ;.: 'dministración y desarrollo del personal ;.; 'uditores externos :
'uía )o. 1:
Independencia de las actividades %ue se auditan:
1. )I3E/ O('A)I+ACIO)A/ 4E A4I*O(IA I)*E()A 6
!bicación adecuada que permitir- el cumplimiento de sus responsabilidades y el logro de sus objetios.
6
6
8ebe haber una persona asignada dentro del Consejo de 'dmón. o unta 8irectia que tenga comunicación y autoridad dentro de la entidad, que fomente la independencia del auditor (nterno para lograr una adecuada cobertura de la auditoría interna, y que con base a los informes del autidor interno tome las acciones conenientes.
6
&a independencia aumentar- cuando el consejo de 'dmón. unta 8irectia ó 'dministrador !nico participe en la contratación o remoción del 'uditor (nterno.
6
El objetio, autoridad y responsabilidad del departamento de 'uditoría (nterna deber- estar por escrito y autorizado por el Consejo de 'dministración, buscando la aceptación de la #erencia general.
6
El 'uditor (nterno debe presentar anualmente el plan de trabajo de 'uditoria (nterna, presupuesto de gastos y plan de reclutamiento para su autorización y modificación por parte del consejo de administración, junta directia o 'dministrador único.
6
!na ez concluido el trabajo el auditor interno debe discutir el borrador de su informe con el gerente y el personal auditado. El informe final debe ser analizado con el delegado de junta 8irectia y comunicado a dicha unta.
6
8ebe informar a unta 8irectia las desiaciones al *lan de trabajo, planes de reclutamiento y presupuesto de gastos del departamento.
6
El informe debe incluir los hallazgos detectados así como sus recomendaciones.
2. O5E*I3I4A4 4E /O$ A4I*O(E$ I)*E()O$ 6 6
8ebe mantenerse una actitud mental positia y objetia, no permitir influencias por juicios de otras personas. 0o deben colocarse en situaciones que los imposibiliten de emitir juicios objetios. ;
6
&as asignaciones de trabajo al personal de auditoría (nterna deben realizarse de tal forma que no cree conflicto de intereses y de haberlo el personal inolucrado debe hacerlo del conocimiento del autidor interno para que se eliminen o reasignen los trabajos.
6
6
0o se deben efectuar trabajos operatios, en las -reas operatias en las que hayan tenido autoridad o responsabilidad es recomendable que no realicen auditorias, y de hacerlo deben informar el grado de responsabilidad conque actuaron.
6
&as personas que han laborado dentro de la entidad y son asignadas para laborar en el departamento de auditoria interna no deben ser asignadas para reisar las -reas conde ellos participaron.
6
"uperisión adecuada en cada etapa del trabajo.
'uía )o. 2:
Conoci!iento t
Es responsabilidad del auditor interno que el personal de auditoria interna cuente con conocimientos t3cnicos y capacidad profesional asignando a cada trabajo personal con experiencia y disciplina.
1. E/ 4EA(*A,E)*O 4E A4I*O(IA I)*E()A a. (ecluta!iento del personal 'l reclutar personal subordinado debe obtener una seguridad razonable de las capacidades y habilidades de cada auditor con el objeto de realizar adecuadamente la auditoria.
b. Conoci!iento6 experiencia 9 4isciplinas *ara realizar el trabajo debe poseer conocimiento, experiencias y disciplinas, y habilidad para aplicar los procedimientos y t3cnicas de auditoría. 8e acuerdo al alcance del trabajo el auditor puede emplear consultores especializados en las disciplinas necesarias para cumplir con las responsabilidades de auditoría.
c. $upervisión El auditor interno debe ejercer una adecuada superisión desde la planeación hasta la realización del trabajo de auditoría. &a superisión incluye. 6 6
(nstrucciones al personal de '.(. desde el inicio hasta el final de la reisión. =erificar el cumplimiento del programa aprobado de auditoría, cualquier desiación debe ser justificada y aprobada. >
6
Elaborar y cumplir con un programa de superisión.
6
=erificar que los papeles de trabajo de soporten adecuadamente la eidencia comprobatoria de los hallazgos de auditoría.
6
8eterminar la objetiidad de los informes de auditoría, comprensibles, oportunos y que contengan recomendaciones pertinentes.
6
&a eidencia que soporta la reisión debe incluirse dentro de los papeles de trabajo.
2. E/ A4I*O( I)*E()O a. Cu!pli!iento de las nor!as de conducta. &os '.(. deben cumplir con las normas de generales de conducta y apegarse a las normas de 3tica para graduados en contaduría pública y auditoría.
b. Conoci!ientos 9 experiencias 6 6 6 6
?abilidad para la aplicación de normas, t3cnicas y procedimientos de auditoría. ?abilidad en la aplicación de principios y t3cnicas contables a manejar registros e informes financieros. Experiencia en procedimientos administratios, identificar y ealuar la importancia y efecto de las desiaciones del control interno. *reparación suficiente en las -reas de contabilidad, economía, leyes, impuestos, finanzas, procesamiento electrónico de datos y administración para la detección de problemas y recomendar soluciones.
c. (elaciones u!anas 9 co!unicación. &os '.(. deben mantener relaciones satisfactorias con los auditados. ?abilidad para comunicarse tanto oral como escrito, transmisión clara y efectia los objetios de auditoría, ealuaciones conclusiones y recomendaciones.
d. 4esarrollo profesional continuo.
e. 4ebido cuidado profesional El debido cuidado profesional requiere el empleo de sus conocimientos y experiencias en forma objetia. 8eben estar alertas ante posibles errores intencionales, omisiones, desperdicios, inefectiidad y conflicto de intereses. 8eben realizar los planes de auditoría tratando de cubrir aspectos releantes en forma razonable. @
'uía )o. :
Alcance del trabajo
1. El alcance de la auditoría interna debe incluir la revisión 9 evaluación de la estructura de control interno6 para deter!inar si el !is!o es efectivo 9 eficiente. 6
El alcance del trabajo abarca la ejecución del plan de trabajo. "in embargo, la #erencia y el consejo de 'dministración proporcionan una dirección sobre el alcance del mismo.
6
El propósito de la reisión de la estructura de control interno es determinar si se cumplen los objetios elementales del mismo.
&os objetios son los siguientes4 6 6 6 6 6
#arantiza información financiera confiable y oportuna. "alaguarda de los 'ctios. *romoer la eficiencia operatia de la entidad Cumplimiento de objetios, políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos. El logro de los objetios y metas establecidas para las operaciones o programas.
2. Confiabilidad e inte&ridad de la infor!ación. 6 6 6 6
Examinar los sistemas de información y erificar la confiabilidad e integridad de la información financiera y operacional y que esta sea oportuna. Cumplimiento con políticas planes y procedimientos, leyes y reglamentos. "alaguarda de los 'ctios. !so Económico y Eficiente de
'uía )o. ":
(eali;ación del trabajo de auditoria
El trabajo de auditoría debe incluir4 &a planeación de la auditoría, el examen y ealuación de la información, comunicación de los resultados y seguimiento.
A
1. /A)EACI-) 4E /A A4I*O(IA El auditor interno es responsable de planear y realizar cada una de las auditorías. &a planeación debe ser documentada e incluir-.
6 6 6 6 6 6 6
8eterminación de los objetios y alcance del trabajo. 7btención de información relatia a las actiidades a auditar. 8eterminar los recursos necesarios Comunicación con el personal a cargo de las operaciones a auditar (nspección física sobre las actiidades y controles a auditar. *reparar por escrito el programa de auditoría. 8eterminar como, cuando y a quien se le comunicar-n los resultados de la auditoria.
2. E=A,E) 0 E3A/ACI-) 4E /A I)FO(,ACI-) 6
7btener información de todos los asuntos relacionados con los objetios y alcance de la auditoría.
6
&a (nformación debe ser suficiente, competente, releante y útil para que proporcione bases los hallazgos y recomendaciones de la auditoría.
6
&a información suficiente significa que esta basada en hechos, es adecuada y conincente.
6
&a información competente significa que es confiable.
6
&a información releante, apoya los hallazgos y recomendaciones de auditoría.
6
&a información útil ayuda a la administración a lograr sus objetios
6
&as t3cnicas y procedimientos de auditoría deber-n ser elegidas con anterioridad, las que se deben ampliar y modificar cuando las circunstancias lo requieran.
6
El proceso de obtener, analizar, interpretar y documentar la información, debe superisarse adecuadamente.
6
&os papeles de trabajo que documentan la auditoría deben registrar la información obtenida y el an-lisis realizado. 8eben serir de guía y fuente de consulta en auditorías recurrentes.
sólidas sobre
. CO,)ICACIO) 4E /O$ (E$/*A4O$ 6 6 6 6 6
Emitir un informe por escrito y firmado al terminar la auditoría. 8iscutir las conclusiones y recomendaciones con la administración antes de emitir su informe final. &os informes presenta el propósito, alcance y resultados de la auditoría y cundo se considere apropiado contendr-n la opinión del auditor. &os informes deben incluir recomendaciones para mejoras, reconocer el trabajo satisfactorio y las medidas correctias. &os puntos de ista de los auditados respecto a las conclusiones y recomendaciones pueden ser incluidos en el informe de auditoría.
B
". $E'I,IE)*O "e debe hacer el seguimiento, para cerciorarse de que se tomar-n las medidas apropiadas sobre los hallazgos reportados.
'uía )o. #:
1.
Ad!inistración del departa!ento de auditoria interna
El auditor interno deber> ad!inistrar apropiada!ente el departa!ento de auditoria interna. 6 6 6 6
2. 6
Es responsabilidad del auditor interno que el departamento este apropiadamente administrado, a efecto de que4 El trabajo de auditoría cumpla con los propósitos generales y las responsabilidades aprobadas por la gerencia y aceptada por el consejo de administración. Emplear los recursos de auditoría de forma eficiente y eficazmente. El trabajo de auditoría se realice de acuerdo a las guías para la pr-ctica profesional de la auditoría interna.
(OO$I*O6 A*O(I4A4 0 (E$O)$AI/I4A4. El '.(. es responsable obtener la aprobación de la gerencia y aceptación del consejo de 'dministración del documento formal escrito +manual de organización, de auditoría interna
. /A)EACIO) 6
&os planes deben ser consistentes con la organización del departamento de auditoría interna y con las metas de la organización.
6
El proceso de planeación establece. 2 5 ) :
6
9etas *rograma de rabajo *lanes del trabajo de contratación del personal y presupuesto financiero (nforme de 'ctiidades.
&os programas de trabajo deben incluir4 a &as actiidades que se an a auditar b Cuando ser- auditadas. c El tiempo estimado requerido.
6
&os planes de contratación de empleados, presupuestos financieros, incluyendo el número de auditores, su conocimiento su experiencia y las disciplinas requeridas para realizar su trabajo.
2%
". O/I*ICA$ 0 (OCE4I,IE)*O$ *roporcionar por escrito las políticas y procedimientos necesarios para guiar al personal de auditoría. &a forma y contenido de las políticas y procedimientos deber-n ser adecuadas al tama$o y estructura del departamento de auditoría interna y a la complejidad de su trabajo.
#. A4,I)I$*(ACI-) 0 4E$A((O//O 4E/ E($O)A/ Establece un programa para la selección y desarrollo del recurso humano. El programa deber- contemplar. 2 5 ) : ;
8escripción de puestos por cada niel. "elección de indiiduos calificados y competentes. Entrenamiento y oportunidad de capacitación profesional continua. Ealuación del trabajo de cada uno de los '.(. 'sesoría referente a su trabajo y su desarrollo profesional.
?. A4I*O(E$ E=*E()O$ El auditor interno debe coordinar los esfuerzos de auditoría interna y externa. 6 6 2 5 ) :
El trabajo de 'uditoria interna y auditoria externa deber- coordinarse para eitar la duplicidad de esfuerzos. &a coordinación de esfuerzo de 'uditoría interna y externa incluyen.
@. CO)*(O/ 4E CA/I4A4 El '.(. deber establecer y mantener un programa de control de calidad que permita ealuar las operaciones del departamento de auditoria interna. 8ebe proporcionar seguridad razonable de que el trabajo de auditoría est- de acuerdo con las guías de auditoría interna y con otras normas aplicables. !n control de calidad deber- incluir los siguientes elementos4 2 "uperisión 5
&a superisión debe llearse continuamente. &as
22
4efinición: &a metodología es la sistematización de todos los pasos de una reisión, de manera que permita la formulación de conclusiones alidas en el mejor tiempo posible. &a metodología de trabajo debe incluir como mínimo los siguientes pasos4
-
Conoci!iento de la Entidad: 8ebe tener un conocimiento pleno de la entidad, sus principales actiidades, las características especiales de la rama económica en la cual se desenuele, la infraestructura existente, la estructura administratia y contable y las principales leyes y reglamentaciones que inciden en la misma.
-
Fa!iliari;ación con los ciclos 9o funciones a auditar. Esta etapa debe incluir entreistas con el personal de la empresa que tiene a su cargo las funciones que se an a auditar, así como la recolección de los principales documentos, formas y el conocimiento de los sistemas inolucrados en dichos ciclos yDo funciones. *ara desarrollar este paso deben utilizarse los siguientes m3todos o una combinación de los mismos4 a b c
-
0arratia Cuestionarios /lujogramas
3erificación del cu!pli!iento El objetio de este paso es analizar la información obtenida y examinar la documentación correspondiente, para ealuar la eficiencia y efectiidad del ciclo yDo función a auditar. "iendo la principal herramienta en la realización de este paso las pruebas de cumplimiento.
-
(esu!en de 4eficiencias Este paso debe incluir la descripción del problema y los riesgos deriados del mismo, los comentarios del personal inolucrado en el problema y una recomendación específica.
(E$O)$AI/I4A4 4E/ A4I*O( I)*E()O: &a responsabilidad del auditor interno consiste en informar sobre los problemas detectados y sugerir posibles soluciones. Es importante que este efectúe el trabajo con diligencia profesional, tal como lo establecen las guías para la pr-ctica profesional de la auditoría interna.
25
(OCE4I,IE)*O$ I)ICIA/E$: 'l actuar como auditor interno, prestando sericios en forma independiente, los procedimientos iniciales m-s importantes4 a *ropuesta de sericios profesionales de auditoría interna. b Carta de Conenio.
aB ropuesta de servicios profesionales: El auditor debe presentar una propuesta de sericios profesionales, para la cual preiamente se debe concertar una entreista personal con los representantes ejecutios de la entidad, con el propósito de determinar la naturaleza y alcance del trabajo a realizar y el informe a entregar. 'simismo contar con los elementos de juicio necesarios para estimar el tiempo requerido en la realización del trabajo. *osteriormente debe de manifestarse por escrito, por medio de una propuesta de sericios profesionales que, adem-s, incluir- conocimiento de los aspectos siguientes4 2. 5. ). :. ;. >.
0ombre de la entidad a auditar.
bB Carta Convenio &a carta conenio no es m-s que un entendimiento claro y por escrito con el cliente acerca del trabajo a realizar por el auditor, deriado de lo ofrecido en la propuesta de sericios profesionalesF por consiguiente, debe incluir los mismos requisitos mínimos que esta última.
cB Carta de Autori;ación de la Ad!inistración Cuando el auditor actúe en forma dependiente, debe contar con una carta de autorización de la administración para efectuar su examen.
E$*4IO 4E /A O('A)I+ACI-) A4I*A4A El auditor interno debe formarse una idea de la estructura y organización de la entidad a auditar, de sus actiidades económicas, principales políticas, de la existencia de manuales de procedimientos, así como de la situación financiera de la misma. 8icha información es confidencial y forma parte de sus papeles de trabajo, y ser- clasificada de la siguiente forma4 2)
-
*erfil de la entidad. 'n-lisis de
1. erfil de la Entidad: 8ebe contener los datos m-s importantes de la entidad, los cuales serir-n al auditor interno para conocer mejor su estructura y organización, así como sus principales políticas y procedimientos. Como mínimo debe contener4 a
2. An>lisis de (ies&o 'eneral: 'uditor interno por medio de los estados financieros debe analizar la situación financiera, determinando las -reas de mayor riesgo de la entidadF así como describir en forma general el trabajo a realizar y el alcance del mismo. El contenido mínimo debe ser4 a 8escripción general del trabajo y alcance. b 8escripción de los principales rubros a examinar c 'n-lisis financiero. c.2 Halance general comparatio. c.5 Estado de resultados comparatio. c.) Estado de flujo de efectio. c.: 'n-lisis de ariaciones c.;
C/A$IFICACIO) 4E /A$ CE)*A$ O( CIC/O 8e acuerdo a las diferentes funciones de una entidad, la clasificación m-s adecuada de las cuentas por ciclos es la siguiente4
a
Ciclo de *esorería: incluye los siguientes rubros4 a.2 a.5 a.) a.:
Caja general. /ondos fijos y cajas chicas. 8epósitos Hancarios. /ondos en tr-nsito. 2:
a.; a.> a.@ a.A a.B
(nersiones. 'nticipos y cuentas por cobrar a accionistas. *r3stamos. 8iidendos y cuentas por pagar a accionistas. Capital y reseras.
Cada rubro esta integrado por arias funciones, dentro de las m-s comunes de este ciclo se encuentra las siguientes4
-
b
9anejo del efectio e inersionesF 9anejo de las obligaciones de deudaF =enta de acciones comunesF 'cumulación y pago de intereses y diidendosF Custodia física del efectio y alores incluso la conciliación de saldos de las cuentas.
Ciclo de In&resos: Este ciclo incluye4 b.2 b.5 b.) b.: b.; b.> b.@
Cuentas y documentos por cobrar. 'nticipo de clientes. Cheques rechazados. =entas y deoluciones sobre entas. Costo de entas. #astos de entas, excepto sueldos, prestaciones y depreciaciones. 7tros productos y gastos.
Cada rubro esta integrado por arias funciones, dentro de las m-s comunes de este ciclo se encuentra las siguientes4 -
c
Entrada de pedidos. Embarque de expedición. /acturación Cobranza de efectio. 'justes a las cuentas de clientes. 'dministración de concesión de cr3ditos.
Ciclo de E&resos: este ciclo incluye4 c.2 c.5 c.) c.: c.; c.> c.@ c.A c.B c.2%
8epósito en garantía (mpuesto por cobrar *edidos en tr-nsito #astos pagados por anticipado 7tros actios *roeedores (mpuesto por pagar Cuentas por pagar #astos de administración, excepto sueldos, prestaciones y depreciaciones. 7tros gastos
2;
Cada rubra esta integrado por arias funciones, dentro de las m-s comunes est-n4 -
d)
"elección de endedor "olicitud de compra Compra
Ciclo de Conversión: este ciclo incluye4 d.2 d.5 d.) d.: d.;
(nentarios (nentario en consignación errenos y actios fijos *3rdidas del capital Costo de producción
&as funciones del ciclo de conersión se refieren a las combinaciones de recursos, tales como inentarios y propiedad y equipo depreciable. e)
Ciclo de )o!inas: este ciclo incluye4 e.2 e.5 e.) e.: e.;
Cuentas por cobrar a funcionarios y empleados Cuentas por pagar a funcionarios y empleados *roisiones laborales "ueldos y prestaciones incluidos en el costo de producción, gastos de enta y gastos de administración. &iquidación de personal.
8entro de las funciones m-s comunes de este ciclo est-n4 -
fB
"elección de personal (nforme de la asistencia Contabilidad de la nómina 8esembolsos de la nómina
Infor!ación Financiera El ciclo de información financiera de una entidad no procesa transacciones. 9as bien, obtiene información de contabilidad y operaciones de otros ciclos. Entonces, analiza, ealúa, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa información de modo que pueda ser informada a la gerencia y a otros. "us funciones típicas son4
-
&a anotación o costeo en el 9ayor #eneral. &a recopilación de datos suplementarios para exposición. &a preparación de asientos de diarios Isi no se efectúan en otros ciclosJ. &a contabilidad de impuestos a las ganancias o a sociedades. 2>
(OCE4I,IE)*O$ A$ICO$ 4E A4I*O(IA I)*E()A
&os procedimientos b-sicos que se deben obserar en la realización de una auditoría interna son4 6 6 6 6 6 6
*laneación 93todos para la ealuación de las funciones a auditar. *rogramas de trabajo. *ruebas de cumplimiento *ruebas sustantias. *ruebas de doble propósito.
1. laneación de la Auditoría &a planeación de una auditoría interna consiste en el desarrollo de una estrategia general para la conducción del trabajo y la determinación de la oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar como se indicó en el numeral 2% de la guía 0o. 5.
Objetivo: El objetio de la planeación es administrar adecuadamente la ejecución de la auditoria a realizar, así como determinar el alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoria. Esti!ación de *ie!po: Consiste en estimar el tiempo en horas hombre que ser- necesario para la realización del trabajo de campo y gabinete, desde la planeación hasta la entrega de informe + siendo este el factor m-s importante a considerar. Asi&nación del ersonal: Consiste en asignar las personas que participaran en el desarrollo de la auditoria, considerando los siguientes aspectos4 -
'lcance del trabajo a considerar. Experiencia del personal.
4istribución del *rabajo: Consiste en asignar a cada persona los procedimientos de auditoria a realizar, de acuerdo a su niel de experiencia. $upervisión: Consiste en dirigir el trabajo de los auxiliares para lograr los objetios del examen y determinar si se logran los mismos.
2. ,
0arratia. Cuestionario. /lujogramas. 2@
)arrativa: Es aquel mediante el cual el '.(. describe una o arias funciones de la estructura del control interno de una entidad. Cuestionario: 93todo mediante el cual el '.(. por medio de cuestionarios preestablecidos, entreista al personal responsable de la realización de una o arias funciones. Flujo&ra!a: Es aquel mediante el cual el '.(. describe gr-ficamente el origen, desarrollo y fin de una o arias funciones.
3. ro&ra!as de *rabajo:
4efinición4 Es la representación escrita de los objetios de auditoria que se persiguen y de los procedimientos de auditoria que deben aplicarse según las circunstancias especificas de la entidad a auditar. En resumen el programa define lo que debe hacerse, como y porque hacerlo. (esponsabilidad: &os programas deben ser el resultado del proceso de plantación de auditoria y se diiden en #enerales y Específicos. &os *. generales deben ser preparados por el auditor interno, sin embargo, pueden ser preparados por el personal que este a cargo directamente del trabajo de campo y deben ser aprobados por el '.(. &os *. específicos deben prepararse en base al programa general, con el propósito de cubrir arreas especificas en el trabajo de auditoria, tales como las pruebas de cumplimiento. Objetivos: Estos son4 -
Coordinar y controlar el desarrollo del trabajo. (ndicar los procedimientos de auditoria a efectuar. ener un registro escrito en los papeles de trabajo, de que el mismo se cumplió según lo estipulado en la planeación, incluyendo las razones de las modificaciones si las hubiera.
For!a 9 Contenido: &os programas de trabajo deben ser suficientemente detallados para eitar confusiones. anto los generales como específicos deben incluir como mínimo4 -
7bjetios. *rocedimientos a aplicar. 0ombre de quien realiza el trabajo. /echa de realización.
". ruebas de cu!pli!iento: Objetivos: =erificar la existencia y efectiidad de las políticas y procedimientos que tiene establecidos la administración de una entidad.
2A
Oportunidad 9 alcance4 El '.(. no necesariamente debe probar todas las políticas y procedimientos de control identificados, pues el alcance con que se realicen las pruebas de cumplimiento depender- de factores tales como4 6 6 6
&a materialidad de los saldos mostrados en los E./, o en cualquier otra fuente de información. &a importancia de la función que se esta analizando. El riesgo m-ximo que habría si no se ealúa una función o saldo.
El '.(. debe tomar en cuenta que la naturaleza y la oportunidad de las pruebas de cumplimiento est-n relacionadas entre síF adicionalmente es coneniente que las pruebas de cumplimiento se efectúen antes de iniciar las pruebas sustantias. *rogramas de trabajo4 *ueden elaborarse por la persona encargada de la ejecución del trabajo de campo, sin embargo podr-n elaborarse por los auxiliares, en ambos casos debe de contarse con el isto bueno del '.(. 8ichos programas deben contener la siguiente información mínima4 6 6 6
0ombre de la función a examinar. 7bjetios de la prueba. *rocedimientos específicos de auditoria a utilizar, indicando la naturaleza, oportunidad y alcance de la prueba.
#. ruebas sustantivas: Objetivo: =erificar la alidez, exactitud e integridad de los saldos y transacciones que componen los estados financieros, para garantizar que la información utilizada por la administración es confiable. Oportunidad 9 alcance: El '.(. no necesariamente debe probar todos los saldos y transacciones de los E./, ya que el alcance con que se realicen las pruebas depender- de factores como4 6 6
&a materialidad de los saldos mostrados en los E./ &a naturaleza de los saldos o transacción.
ro&ra!as de trabajo4 "er- necesario elaborar programas específicos de trabajo para las pruebas sustantias, en los casos en que se estime coneniente.
?. ruebas de doble propósito: "on aquellas que se han planeado específicamente para proeer información directa sobre aspectos tanto de cumplimiento como sustantios.
@. apeles de *rabajo: 4efinición: &os papeles de trabajo son los registros lleados por el auditor sobre los procedimientos seguidos, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones a que ha llegado durante el desarrollo de su examen, de acuerdo con las guías para la practica profesional de la '.(. 2B
&os papeles de trabajo son similares en cualquier tipo de auditoria y únicamente aria el enfoque de los mismos, según los objetios que se persigan. 7bjetios de los papeles de trabajo4 &os papeles de trabajo tienen como objetio4 6
*roporcionar eidencia del trabajo realizado, constituyendo el soporte del informe del '.(.
6
"erir de guía y fuente de información en ex-menes subsecuentes.
Clasificación: 'l efectuar su reisión el '.(. prepara una serie de papeles de trabajo los cuales se clasifican así4 6
'rchio permanente4 Contiene información que se requiere para tener un conocimiento permanente sobre las actiidades y operaciones de la entidad examinada. Este archio puede ser utilizado en trabajos subsecuentes.
6
'rchio Continuo4 Esta compuesto por todos aquellos papeles que elabora el '.(. deriado de su examen y que respaldan su informe.
Contenido4 =aria de acuerdo con las circunstancias especificas de cada auditoria, sin embargo, generalmente deben incluir lo siguiente4 a 6 6 6 6 6 6 6
b b.2 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6
'rchio permanente4 Escritura constitutia de la entidad y modificaciones. Escritura de prestamos otorgados. Contratos de arrendamiento. 7rganigrama. *olíticas escritas. *untos de actas. 7tros contratos.
'rchio continuo4 &egajo de administración del trabajo y ealuación de riesgos4 (ndice. *rograma general de trabajo. 'n-lisis de riesgo general '<# *erfil de la entidad. 'signación del equipo. Estimado y control de tiempos. ?ojas de reisión de trabajo. *ropuesta de sericios. (nforme de auditoria. 'mpliaciones o modificaciones al programa. Correspondencia. 5%
b.5 6 6 6 6
&egajo de ealuación de control interno4 (ndice. 0arratias, cuestionarios o /lujogramas, tomados en la aluación de control interno. 'nexos o formas utilizadas en los procedimientos de la entidad. 3cnicas de control + Ej. "eguridad en base de datos, listados autorizados, procedimientos de cobros, m-ximos y mínimos de existencias, etc.
b.) 6 6 6 6 6 6
&egajo de pruebas de cumplimiento4 (ndice. *rogramas generales y específicos para cada prueba de cumplimiento a realizar. 9emorando de ariaciones al programa especifico. C3dulas analíticas, C3dula de excepciones y recomendaciones. C3dula de marcas utilizadas, si se considera necesario.
b.: 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6
&egajo de an-lisis de cifras4 (ndice. Halance general. Estado de resultados. Estado de flujo de efectio. Estado de costo de producción. Estados financieros presupuestados. Consolidación de estados financieros. 'justes y reclasificaciones. C3dulas analíticas de integración de cuentas. C3dulas analíticas de inestigación de saldos. C3dula analítica de marcas utilizadas, si se considera necesario. C3dula de excepciones y recomendaciones.
(e%uisitos !íni!os 4 &os papeles de trabajo deben contener como minimizo lo siguiente4 6 6 6 6 6 6 6 6
0ombre de la entidad. Ciclo yDo función a examinar. itulo descriptio + contenido de la c3dula /echa de la auditoria. /echa de preparación. /irma de hecho. /irma de reisado. 'decuado sistema de referencias +índice.
Custodia y propiedad de los papeles de trabajo4 &os papeles de trabajo deben estar protegidos tanto durante como despu3s de finalizada la auditoria, los mismos deben ser custodiados por el '.(.
&os papeles de trabajo son propiedad de la entidad y deben mantenerse en el archio permanente durante el tiempo que la administración lo considere necesario. 52
2. 5. ). :.
ropósito de la 'uía: 8efinir el concepto y naturaleza de la función de compras. 8eterminar el alcance y oportunidad de las pruebas a realizar. 7rientar sobre las t3cnicas y procedimientos de auditoría internas. Establecer la comunicación del resultado, considerando las actiidades y objetios de la empresa.
Concepto 9 )aturale;a de la Función de Co!pras: &a función de compras es el conjunto de actiidades que desarrolla una entidad para adquirir los bienes y sericios necesarios, para la realización de sus objetios y comprende las siguientes actiidades4
2. *roponer metas, objetios, políticas, t3cnicas y procedimientos de compras. 5. /ormular el plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a las necesidades de producción, mercadeo, entas, condiciones de mercado. ). Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y t3cnicos que integran la función de compras. :. Establecer y actualizar los registros de proeedores con sus precios y condiciones de compra. ;. =elar por el cumplimiento de los manuales y procedimientos que para la función de compras tenga implantada la entidad. >. 7btener por lo menos tres cotizaciones de distintos proeedores. @. Comparar condiciones de compra y calidad de los bienes y sericios por adquirir. A. "eleccionar al proeedor que proporcione las mejores condiciones de enta del artículo requerido. B. =erificar que las ordenes de compra est3n de acuerdo con lo solicitado en cantidades, especificaciones, tiempo etc.. 2%. Efectuar las deoluciones y reclamos en caso desacuerdo con lo pedido. 22. 8eterminar y erificar las políticas de cr3dito y pago a proeedores, considerando las condiciones de tesorería de la entidad para las posibilidades de negociaciones de las compras. 25. Coordinar la función de compras con -reas relacionadas, tales como4 mercadeo, entas, almacenes, control de calidad y tesorería. 55
Alcance 9 Oportunidad de las ruebas de Auditoría: El alcance y oportunidad de las pruebas depender- de la materialidad de los montos a examinar, así como de la fecha en que se realice la prueba y el tiempo estimado en la realización de la misma. En el caso de las pruebas de cumplimiento el alcance y oportunidad depender-n de que tan bien funcione el control interno en esta -rea.
*
1. Fa!iliari;ación: 6 6 6
El auditor debe familiarizarse con la función de compras, lleando a cabo un estudio general de sus objetios, políticas, organización y el flujo de las operaciones de compras. Estudiar los expedientes de auditorías e informes anteriores. (nspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las -reas de recepción.
2. Investi&ación 9 An>lisis: a. An>lisis Financiero 9 de Control Interno de la Función de Co!pras: 6 6 6
'nalizar la información existente relatia a compras, tanto de car-cter interno como externo. 8ebe analizarse si los listados de proeedores est-n actualizados y contienen todos los artículos que generalmente se requieren en la empresa. Comparar los datos de compras con las de ejercicios anteriores y de ser posible con los de empresas similares.
b. Entrevistas 9 )arrativas: 8ebe elaborarse preio a la entreista con el personal inolucrado en la función de compras, guías y cuestionarios que proporcionan los lineamientos de la entreista. Es coneniente al concluir la narratia corroborarla con el personal entreistado. Estas entreistas deber-n hacerse tanto con las personas que deciden las políticas de compras como con las que las ejecutan, así como con las que tienen a su cargo actiidades relacionadas con la función específica de compras. El auditor interno puede utilizar cualquiera de los siguientes m3todos o la combinación de arios4 6 6 6
0arratias. Cuestionarios. /lujogramas.
c. Exa!en de la 4ocu!entación e Investi&aciones Específicas: 6
Estudiar los diersos registros, formas, archios relatios a compras, proeedores, requisiciones, an-lisis de recios, condiciones de compra, estadísticas etc. Esta reisión debe abarcar entre otros aspectos la erificación de que existe el número suficiente de proeedores para cada artículo. 5)
6
Efectuar pruebas de cumplimiento para comprobar la alidez y eficiencia de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los an-lisis estadísticos y en las entreistas y narratias.
6
8ebe ealuarse el costo6beneficio de los lugares de entrega ya sean Kestos almacenes centrales o unidades de consumo adicionalmente debe ealuarse los t3rminos de entrega si son en el local del proeedor por que los fletes sean mejor negociados.
6
Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artículos materiales y en los m3todos de compra, y contratación de sericios,
6
8eber- inestigarse si se tiene una adecuada superisión del personal que efectúa directamente las compras. Estudiar el costo total de manejo del departamento de compras en función del olumen de operaciones que realiza para determinar de manera general su coste habilidad.
6
=erificar el cumplimiento de los manuales de procedimientos, instructios, reglamentos y formas en uso que regulen la función de compras.
d. re&untas'uía para evaluar el Control Interno en la Función de Co!pras: 1. CO,(A$ 6 6 6 6 6 6 6 6 6
L8ónde y qui3n hace las comprasM Es la compra una función debidamente separada de las -reas de producción, enta y bodegaM "e inicia el proceso de compras en base a solicitudes firmadas por personas autorizadasM "e preparan pedidos para todas las comprasM (ndican los pedidos las condiciones de pago y los preciosM &os pedidos son numerados correlatiamente y se llea un control de ellosM Cuantas copias se preparan del pedido y qu3 distribución se les daM "e elaboran ordenes de compraM "i se necesitan aprobaciones especiales para ciertas compras debido a su clase, cantidad y otras limitacionesM
2. (ECECI-) 6 6 6 6 6
Existe en cada planta o local un punto central para la recepción de mercancíasM "e exige que todas las mercancías, los materiales y los suminBstros que llegan pasen por este punto central de recepciónM "e suministran al departamento de recepción copias de todos los pedidosM "e preparan informes de recepción firmados por todas las mercancías recibidasM Cuantas copias del informe de recepción se preparan, y qu3 distribución se les daM
'dicionalmente se listan algunas de las pruebas de cumplimiento que se requieren para la ealuación de la función de compras4 6 6
*rueba de precios.6 =erificación de cumplimiento de los procedimientos y documentación de compras. 5:
6 6 6 6
Confirmación de proeedores. *ruebas de recepción de la mercadería. =erificación del cumplimiento de control de calidad Control y administración de las cuentas por pagar.
'sí tambi3n si se desea probar la razonabilidad de los saldos de la cuenta s de la función de compras se debe de efectuar pruebas sustantias como las siguientes4 6 6 6 6
*rueba de comprobantes en serie Confirmación de cuentas por pagar. Confirmación de embarques. *ruebas globales por rubros de compras.
4ia&nóstico: En base a la información obtenida se debe de sugerir los cambios pertinentes en los procedimientos a fin de que puedan mejorar la eficiencia y eficacia en la función de compras. "e debe discutir las recomendaciones con el personal inolucrado en la función de compras.
Elaboración del Infor!e: ' continuación se insertan algunos puntos sobre los que puede informarse en una 'uditoría de Compras4 6 6 6 6 6 6 6 6 6
(nexistencia de políticas u objetios para la operación o falta de igilancia sobre las mismas. /alta de manuales de procedimientos. !so inadecuado de presupuestos establecidos como base de control para la función de compras. /alta de coordinación con departamentos directamente relacionados con la función de compras. 8esconocimiento de los proeedores o fabricantes de l%os artículos que se compren. (nadecuado control del personal de compras. /acturar sin ordenes de compra. 7rdenes de compra que difieren a los pedidos. Comprar a un único proeedor.
'dicionalmente es coneniente que cada punto indique de ser posible la fecha de ocurrencia, monto, riesgo asociado y una recomendación pertinente. 'ún cuando la comisión de 'uditoría (nterna del (nstituto #uatemalteco de Contadores *úblicos y 'uditores no es una comisión que emita normas de obserancia general, la gran responsabilidad que significa la auditoría interna para la profesión, la hacen recomendar le uso de las guías de auditoría (nterna o bien de la urgente unificación profesional sobre el tema. 5;
&os inentarios son todos los bienes tangibles propiedad de la entidad, disponibles para la enta yDo para usarse en la producción de bienes y sericios. *or su naturaleza, los inentarios se clasifican en4 materias primas, materiales y suministros, productos en proceso y productos terminados. &os objetios b-sicos que persigue la auditoría interna en el rubro de los inentarios son4 2. #arantizar información financiera confiable y oportuna relacionada con el rubro de inentarios. 5. "alaguardar los inentarios, erificación de la propiedad, existencia física, así como la adecuada cobertura de los mismos contra diferentes riesgos. ). *romoer la eficiencia operatia de los inentarios, ealuando las actiidades relacionadas con el uso económico y eficiente de los mismos, e identificar deficiencias tales como excesos de inentarios, baja rotación y obsolescencia. :. Cumplimiento de objetios, planes, políticas, restricciones, procedimientos, leyes y reglamentos aplicables a los inentarios.
rocedi!ientos b>sicos de control reco!endables en los inventarios: El auditor interno para cumplir con la salaguarda de los inentarios, debe erificar que la entidad cumpla como mínimo con los siguientes procedimientos de control interno4
2. En la recepción de los inentarios, erificar que la mercadería ingrese a las instalaciones de la entidad, que exista requisición, orden de compra o bien el pedido formal, las calidades requeridas, así como un formulario de ingreso prenumerado, factura del proeedor y su registro al sistema auxiliar de existencias. 5. *ara las deoluciones sobre compras y de entas, debe existir notas de d3bito y cr3dito, debidamente prenumeradas, las cuales deben autorizarse por funcionarios responsables. ). En el traslado a procesos de producción o a otras bodegas, debe existir un formulario prenumerado el cual debe contener como mínimo fecha, cantidad, descripción, nombre, firma y sello de quien entrega y de quien recibe. :. En los controles sobre la producción terminada, debe existir un formulario prenumerado para el traslado a las bodegas de producto terminado, este formulario debe contener como mínimo fecha, cantidad, descripción, nombres y firmas tanto de las personas que entregan como de las que reciben. ;. 8eben documentarse las salidas de los inentarios, con formas tales como eníos, requisiciones, despachos, facturas u otro documento autorizado que compruebe la salida de los mismos, en los cuales se debe considerar el contenido mínimo descrito en los puntos anteriores. 5>
>. *ara la toma física de los inentarios que se deben realizar periódicamente, se debe contar con una planificación adecuada que incluya el corte de formularios utilizados en el control, los procedimientos en la toma física, la identificación de los artículos da$ados, de lento moimiento u obsoletos, su compilación, aluación y su comparación con los registros teóricos y la justificación de las diferencias establecidas.
Evaluación de la ad!inistración de inventarios.
El auditor interno al practicar sus pruebas debe ealuar que las políticas y procedimientos establecidos en la entidad, permitan alcanzar el mayor grado de eficiencia y efectiidad en las operaciones o funciones relacionadas con los inentarios. &as políticas y procedimientos establecidos en una entidad deben permitir que como mínimo se logre4 2. ue exista una estructura organizatia que permita contar con puestos y personal capacitado para administrar los inentarios, así como los recursos necesarios y por consiguiente una adecuada segregación de funciones. 5. *rocedimientos apropiados que permitan ealuar y aprobar las compras de inentarios para la enta yDo producción. ). 0iel adecuado de inersión en los inentarios, a tra3s del establecimiento de mínimos y m-ximos, alta rotación, control de pedidos en tr-nsito, aplicación de justo a tiempo, etc. :. 9inimizar las p3rdidas por medio de la identificación de artículos de lento moimiento, lo cual proocaría obsolescencia o encimiento de productos perecederos. ;. 8efinir procedimientos de ealuación de los informes relacionados con los inentarios y los ejecutios inolucrados que participan en el an-lisis y toma de decisiones. >. 8eterminar si se utilizan procedimientos presupuestarios para detectar ariaciones, desiaciones y la forma de corregirlos.
/os inventarios 9 los siste!as de procesa!iento electrónico de datos.
*ara la realización del trabajo, el auditor interno se apoya en los sistemas de procesamiento electrónico de datos, a tra3s de la utilización del programa de auditoría o el traslado de datos a hojas electrónicas. 'dicionalmente debe conocer y ealuar los siguientes aspectos del funcionamiento de los sistemas de procesamiento electrónico de datos4 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6
7rganigrama del departamento. 8efinición de los puestos. ?ardNare o equipo utilizado. &enguaje en que se desarrollaron los programas.
6 6 6 6
*rocedimientos de erificación del registro de las transacciones. 93todos de detección de errores o mal funcionamiento del equipo. 'rchios. &laes de seguridad y otros.
*
2. Fa!iliari;ación 4 El auditor debe familiarizarse con las operaciones o funciones relacionadas con los inentarios. 5. Entrevistas 9 Flujo&ra!as 4 9ediante las entreistas yDo flujogramas de las funciones relacionadas con los inentarios, el auditor interno puede4 6 6 6
Conocer como se llean a cabo las diferentes actiidades relacionadas con la operación de los inentarios. Estudiar y ealuar las políticas y procedimientos indicados en los manuales respectios o bien entreistar al personal que ejecuta las actiidades relacionadas con los inentarios. Conocer como se llean a cabo las diferentes actiidades relacionadas con la operación, sobre la base de la entreista elabora los flujogramas de los procesos en las operaciones o funciones.
). An>lisis de infor!ación Financiera: El auditor debe obtener la información necesaria para formarse un juicio de los inentarios, como estadísticas de compras y entas, costos, composición de las existencias, costos de los inentarios da$ados, obsoletos y de lento moimiento, rotación de inentarios, tendencias otras razones financieras.
Infor!e: El auditor interno debe presentar por escrito el resultado final de la ealuación del control interno, como eidencia del trabajo ejecutado y debe consistir en una declaración sencilla. El informe debe contener una bree descripción del trabajo desarrollado, el período reisado, la identificación y cuantificación de las debilidades encontradas, así como las deficiencias en los procedimientos de control, las justificaciones o comentarios del personal inolucrado y concluyendo con las recomendaciones. El informe del auditor interno en el -rea de inentarios debe ser eniado al órgano que reporta, el cual debe considerar la adopción de las medidas correctias, siendo importante que lo descrito en el informe y a las decisiones de la gerencia se les d3 el seguimiento respectio. 5A
=entas son todos los ingresos de efectio yDo derechos, que representan un incremento en actios que puede deriarse de enta de productos o prestación de sericios. En forma general se puede decir que el ingreso es el incremento bruto en actios o la reducción bruta en pasios, que resulte de cualquier transacción directamente relacionada con una actiidad rentable de una entidad, que pueda cambiar la ecuación patrimonial. 7tros ingresos, se refieren a la recepción de efectio yDo derechos deriados de la enta de recursos distintos a las operaciones del giro normal de la entidad, y cualquier rendimiento obtenido de una inersión que aumenta su patrimonio. &as entas pueden ser al contado y al cr3dito.
1. 3enta de ienes 9 $ervicios: a. 3enta de ienes4 En una transacción que inolucra la enta de bienes, la realización debe ser considerada en los casos en que el endedor de los bienes ha transferido al comprador, los riesgos y beneficios identificados con la propiedad endida y el endedor no retiene facultades de administración o de control sobre los bienes transferidos. b. restación de servicios: &a prestación de sericios debe reconocerse desde el momento en que se realizan y son facturados. c. 4evoluciones 9 descuentos sobre ventas: Es el reconocimiento de una reducción en los ingresos generado por deoluciones de mercaderías por los clientes y en otras ocasiones por el otorgamiento de descuentos en los precios de enta
Objetivos de auditoría interna de ventas 9 otros activos &os objetios b-sicos que persigue la auditoría interna en el -rea de entas y otros ingresos son4 2. #arantizar información financiera confiable y oportuna relacionada al rubro de entas y otros ingresos. 5. Establecer la alidez de las entas y otros ingresos. ). *romoer la eficiencia operatia, ealuando que las políticas y procedimientos aplicados permitan alcanzar la mayor eficiencia. :. Cumplimiento de objetios, planes, políticas, procedimientos, leyes y reglamentos aplicables a las entas y otros ingresos. 5B
rocedi!ientos b>sicos de control de las ventas 9 otros in&resos El examen normal de las transacciones de entas, prestación de sericios y otros ingresos de una entidad, debe proporcionar una seguridad razonable de que 3stas se registraron apropiadamente en los estados financieros, por lo tanto, el auditor interno debe erificar que como mínimo existan los siguientes procedimientos de control interno4
a. 3enta de ienes 9 $ervicios: 2. ue existan facturas preimpresas y prenumeradas para documentar una enta o ingreso, lleando un control de la utilización de las mismas. En caso se utilicen otros documentos, llear control de los mismos. 5. ue todos los documentos emitidos en un período contable, queden registrados dentro del mismo. ). oda recepción de efectio o derechos obtenidos por enta de bienes y prestación de sericios, deben documentarse y registrarse adecuadamente. :. ue exista una lista autorizada de precios. ;. *ara las deoluciones y descuentos sobre entas, deben emitirse en los formularios correspondientes y que sean autorizados por funcionario responsable.
b. Otros In&resos: 2. odos los ingresos de efectio y derechos de la entidad relacionadas con intereses deben documentarse y registrarse adecuadamente. 5. &as notas de d3bito y cr3dito deben ser autorizadas por funcionario responsable. ). &as entas de actios fijos y otros deben ser preiamente autorizadas. :. 8ebe realizarse un aalúo para determinar el alor razonable de los actios preio a la autorización de enta. ;. &os resultados de la enta de actios deben documentarse y registrarse adecuadamente. >. 'l realizar una enta de actios fijos, se debe establecer que no afecte el giro norman de operaciones. @. 8eben existir políticas para el aproechamiento de descuentos por pronto pago, sin descuidar el control sobre m-ximos y mínimos en los inentarios.
Evaluación de la ad!inistración de las ventas 9 otros in&resos: El auditor interno debe realizar periódicamente pruebas a efecto de erificar que las políticas y procedimientos establecidos en la entidad, permitan alcanzar la mayor eficiencia y efectiidad en las operaciones o funciones relacionadas con la administración de las entas y otros ingresos. &as políticas y procedimientos establecidos en una entidad debe permitir que como mínimo se cuente con lo siguiente4 2. ue exista una estructura organizatia que cuente con puestos y personal capacitado para administrar las entas, así como los recursos necesarios y, por consiguiente, que exista una adecuada segregación de funciones. )%
5. *rocedimientos apropiados que permitan aprobar las entas y otros ingresos, así como las deoluciones y descuentos sobre las mismas. ). ue exista adecuada segregación de funciones en la autorización de los precios y las entas. :.
ue existan procedimientos presupuestarios, para detectar ariaciones y desiaciones de entas, con relación al presupuesto o a períodos anteriores y la forma de corregirlos.
;. 8efinir los procedimientos de ealuación de los informes relacionados con las entas y otros ingresos y los ejecutios inolucrados en el an-lisis y la toma de decisiones.
*
Conocer como se llean a cabo las diferentes actiidades relacionadas con las entas y otros ingresos. Estudiar y ealuar las políticas y procedimientos indicados en los manuales respectios.
). 'n-lisis de la información financiera4 El auditor interno debe obtener la información financiera necesaria para formarse un juicio de las entas, como estadísticas, composición, tendencias y otras razones financieras. :. Examen de la documentación e inestigación específica4 Con el objeto de erificar los datos obtenidos en el an-lisis de información, así como en las entreistas o flujogramas del procedimiento de las entas, el auditor interno debe examinar la documentación selectiamente y realizar inestigaciones específicas que considere necesarias.
Infor!e: El objetio del informe es presentar por escrito el resultado final de toda la ealuación, como eidencia del trabajo ejecutado y debe consistir en una declaración sencilla y clara. El informe contendr- una bree explicación del trabajo desarrollado, la identificación y cuantificación de las debilidades encontradas, así como las deficiencias en los procedimientos de control, las justificaciones o comentarios del personal inolucrado y finalizando con las recomendaciones. El informe debe eniarse al órgano que reporta, el cual debe considerar la adopción de las medidas correctias, siendo importante que las decisiones tomadas, tengan seguimiento por parte de auditoría interna. )2
&a presente guía tiene como propósito presentar los lineamientos b-sicos para realizar el trabajo de auditoría de la cuenta de cr3ditos y cuentas por cobrar, para la ealuación del control, administración y registro de las operaciones relacionadas, lo que le permite la disminución de costos y el incremento de la eficiencia operatia. Estas cuentas constituyen un rubro de mucha importancia, y el auditor interno debe de conocer y ealuar las políticas y procedimientos legales. 8entro de los objetios de la auditoría interna, se establecen la ealuación de administración de los cr3ditos y de las cuentas por cobrar, el procesamiento de datos, concepto naturaleza y registro, y lo relacionado al informe. &os propósitos establecidos en la presente guía contienen la naturaleza concepto y registro contable de las operaciones de cr3ditos y cuentas por cobrar, el establecimiento de los objetios de la auditoría interna con respecto a dichas cuentas, estableciendo la metodología m-s recomendable, indicando algunas t3cnicas que dispone el auditor interno para la ejecución del trabajo, para establecer la comunicación de los resultados a las partes interesadas. &as cuentas por cobrar se establecen como todos los derechos de cobro de una entidad que son conertibles en dinero, mercancías ó sericios, que incluyen las actiidades que realiza una entidad para la recuperación del precio de los productos y sericios que se proporcionan al cliente por medio del cr3dito. "u naturaleza puede ser originada por enta de productos y sericios, cr3ditos a deudores diersos, el registro de las mismas, pretende presentar en el balance general el monto de los derechos y eliminar los saldos de dudosa recuperación y los incobrables. &os objetios de la auditoría interna de cr3ditos y cuentas por cobrar, para el establecimiento y control, debe garantizar la información financiera confiable y oportuna relacionada con dicha cuenta, que se establezca la alidez de las cuentas por cobrar y promoer la eficiencia operatia de los cr3ditos y cuentas por cobrar al hacer una ealuación de las políticas y procedimientos para alcanzar una mayor eficiencia, realizar las cobros en el menor tiempo posible y la reducción de las cuentas incobrables y examinar el costo beneficio de dichas operaciones. El cumplimiento de los objetios, políticas, planes y procedimientos aplicables a los cr3ditos y cuentas por cobrar establecidos por la empresa. El auditor interno debe erificar los procedimientos b-sicos de control que se aplican a los cr3ditos y cuentas por cobrar, la existencia de políticas y procedimientos, que deben ser establecidos por la entidad para salaguardar los derechos de cobro, para el otorgamiento de cr3dito, que exista una solicitud con la información general del cliente, que contengan información financiera, como estados de cuenta y financieros, y confirmación de referencias comerciales y personales, fotocopia del documento de identificación del cliente, que exista eidencia de los an-lisis financieros realizados, indicar la autorización del cr3dito, el monto y las condiciones del mismo y el funcionario responsable de la operación. En el rubro de cuentas por cobrar debe contar con un sistema para llear control de los cr3ditos otorgados, cobros y los saldos de los clientes, tomando en cuenta la antigOedad de saldos. "e establecen arqueos periódicos de facturas, documentos y títulos y de las contrase$as de pago, dentro de los controles la confirmación de saldos )5
de los clientes ó isitas personales con los eníos mensuales de los estados de cuenta y el corte de los recibos de caja que deben de reisar la auditoría interna. &a ealuación de la administración de los cr3ditos y cuentas por cobrar ser-n realizados por la auditoría interna periódicamente para poder erificar erificar que las políticas y los procedimientos procedimientos establecidos establecidos por la entidad se cumplan y que permitan alcanzar eficiencia y efectiidad, la existencia de un reporte de antigOedad de saldos para ser analizado, la existencia de políticas para la pronta recuperación de la cartera, tomando en cuenta los descuento por pronto pago, cobro por intereses por mora, y que la misma se efectúe dentro de los plazos establecidos, la determinación de un costo financiero para el mantenimiento de la cartera y la erificación de la incidencia en los resultados de la entidad. *ara el aspecto de procesamiento electrónico de datos, el auditor interno debe considerar la posibilidad de emplear softNare de auditoría, el objetio principal es realizar erificaciones por montos de las cuentas por cobrar, y facilitar el an-lisis de la antigOedad de saldos, así mismo el auditor interno deber- ealuar los procedimientos del manejo del sistema, los procedimientos de erificación y registro, el funcionamiento del equipo, de los archios y llaes de seguridad. &as t3cnicas y procedimientos de auditoría interna que son recomendables en los cr3ditos y las cuentas por cobrar, el auditor debe familiarizarse con las políticas y los procedimientos de la entidad para considerar que debe estudiar y ealuar la estructura de la empresa en lo referente a cr3ditos y cuentas por cobrar, identificando los puestos clae, poniendo 3nfasis en la naturaleza e integración de las cuentas y los sistemas auxiliares existente existentess para el control control y administraci administración. ón. *or medio de entreist entreistas as ó flujogram flujogramas as el auditor auditor interno puede conocer como se llean a cabo las actiidades relacionadas con el otorgamiento de cr3ditos y el control de las cuentas por cobrar, el estudio y ealuación de las políticas y procedimientos indicados en los instructios de la empresa. El an-lisis de la información financiera debe ser obtenida por el auditor interno para que tenga un juicio de los cr3ditos y las cuentas por cobrar, realizar reisiones analíticas que incluyan los estados de cuentas por cobrar de los clientes. El examen de la documentación así como la inestigación inestigación específica, tiene por objeto erificar los datos obtenidos en el an-lisis de la información, establecer el monto de las cuentas que se consideran de dudosa recupe recuperac ración ión con el propós propósito ito de crear crear estim estimaci acione oness con contab tables les,, practi practican cando do arqueo arqueoss periód periódico icoss de los documentos, al momento de obtener el resultado de las cuentas por cobrar cotejarlos con el resultado de los registros de contabilidad. &a presentación y discusión del borrador del informe, el auditor interno debe de presentar las deficiencias encontradas, con una cuantificación del costo de las mismas, la finalidad del mismo es asegurarse de que la solución solución de los problemas problemas sean factibles, factibles, estimar estimar el impacto que tienen 3stas deficienci deficiencias as en la operación operación y resultados de la empresa, estableciendo el costo6beneficio de las recomendaciones a sugerir, presentando las deficiencias y recomendaciones de acuerdo a la prioridad. El auditor interno debe presentar por escrito el resultado final de toda la ealuación, como eidencia del trabajo ejecutado y ser una declaración sencilla, debe contener una bree descripción y cuantificación de las debilidades encontradas, incluyendo incluyendo las deficiencias en los procedimientos procedimientos de control. El informe del auditor en el -rea de cr3ditos y cuentas por cobrar debe considerar la adopción de las medidas correctias, siendo importante que lo escrito en el informe y a las decisiones de la administración se les d3 el seguimiento respectio.
))
Introducción: La presente guía de auditoria interna relacionada a tesorería, emitida por la Comisión de 'uditoría interna
del institut institutoo #uatemalt #uatemalteco eco de Contadore Contadoress *úblico *úblico y 'ud 'uditor itores es 6(.#.C.* 6(.#.C.*.' .' 6, tiene tiene como punto fundamental enfocar la importancia de la ealuación del control, administración y registro de los fondos de capital de una empresa, dentro de una estructura operatia, contable y financiera. &os fondos de capital que se administran a tra3s de tesorería constituye uno de los rubros m-s importantes de las entidades comerciales, industriales y de sericios, su adecuada administración y control permite la disminución de riesgos en la toma de decisiones financieras y el incremento de la eficiencia operatia de la entidad. El auditor interno debe conocer plenamente las políticas y procedimientos aplicados en tesorería, que tiene la administración del efectio de una entidad, para recomendar la coneniencia de la captación y colocación de los fondos según las condiciones del mercado burs-til, económico y financiero En esta guía se incluyen los propósitos de la misma, el concepto. naturaleza y registro de tesorería, los objetios de auditoria interna, los procedimientos b-sicos de control, la ealuación de la administración de tesorería, los aspectos relacionados con los sistemas de procesamiento electrónico de datos, las t3cnicas y procedimientos de auditoría auditoría aplicables a tesorería, tesorería, el informe final y su seguimiento. seguimiento.
ropósitos de &uía: &os propósitos de esta guía guía son los siguientes4 siguientes4
6 Establecer Establecer el concepto, concepto, naturaleza naturaleza y registro contable contable de los rubros rubros que conforman tesorería. tesorería. 6 8efinir 8efinir los objetios objetios de de auditorí auditoríaa interna. interna. 6 8eterminar 8eterminar la la metodolog metodología ía recomendab recomendable le en la ejecució ejecuciónn del trabajo trabajo de auditoría auditoría interna interna,, a tra3s tra3s de t3cnicas y procedimientos aplicables. 6
Establ Establece ecerr la comu comunic nicaci ación ón del del resu resulta ltado do de de la audit auditorí oría. a.
Concepto6 oncepto 6
naturale;a natural e;a 9 re&istro contable: con table:
&a tesorería esencialmente tiene la administración del efectio de una entidad, es decir, se encarga de captar y colocar los fondos de la misma, desempe$ando la función financiera dentro de la empresa. &as funciones que se relacionan con los fondos de capital, son las siguientesF 6 6 6 6 6 6
Efec fecti tio +ca +cajja y banco ancos s /ondos /ondos fijos fijos +caja +cajass chica chicas, s, fondo fondoss para para canje canje de mone moneda da =alore loress o títu título loss nego negoci ciab able less /inanc /inanciam iamien iento to +' +' corto corto,, media mediano no y a larg largoo plazo plazo *art *artic icip ipac ació iónn de los los acci accion onis ista tass 7tras in inersiones. ):
&os registros contables que conforman la tesonería tienen como objetio, que se presente en el balance general, el monto real del efectivo, las inersiones, su capital en acciones y las obligaciones que por estos conceptos tiene una entidad, para que su an-lisis sea eficiente, en la toma de decisiones financieras.
Objetivos de la auditoria interna: &os objetios b-sicos que persiguen son4
6 #arantizar #arantizar que los saldos saldos que se muestren en los estados estados financieros financieros,, representen representen adecuadame adecuadamente nte los rubros que integran la tesorería.
6 *romoer *romoer la eficiencia eficiencia operatia operatia de los renglones renglones que conforman conforman &a tesorería, tesorería, ealuando ealuando que las políticas y procedimientos aplicados permitan alcanzar la optimización de los recursos. recu rsos. 6 Cumplimie Cumplimiento nto de metas, planes, planes, políticas, políticas, procedimie procedimientos, ntos, leyes leyes y reglament reglamentos os relacionado relacionadoss con el -rea de tesonería.
rocedi!ientos rocedi!ien tos b>sicos b>sic os de control: con trol: (EE auditor interno debe erificar la existencia de políticas, procedimientos contables y administratios aplicables a la entidad. Estos deben ser establecidos por la administración, mismos que le son útiles en la toma de decisiones financieras, y que constituyen la base para efectuar un adecuado programa de auditoría, recomendando como mínimo los siguientes.
Evaluación de la ad!inistración ad!inist ración 9 del de l efectivo en e n caja 9 bancos: banco s:
6
=erificar rificar que los los saldos saldos de efectio efectio en moneda moneda nacion nacional al y extranjer extranjeraa presentad presentados os en el estado estado de situación financiera, correspondan físicamente a las partidas que representan este rubro, lo cual se debe efectuar por medio de arqueos y cortes de caja en forma periódica. 6 8eterm 8etermina inarr que la moneda moneda extranje extranjera ra en caja, o en depósitos depósitos constit constituid uidos os en ban bancos cos extranjer extranjeros, os, est3n representados en el estado de situación financiera, en la moneda de curso legal de acuerdo al tipo de cambio igente y a *rincipios de Contabilidad Con tabilidad #eneralmente 'ceptados. 6 Estab Estable lece cerr que la tota totali lida dadd de los los ingre ingreso soss por entas entas y seri serici cios os sean sean dep deposi osita tados dos integr integraa y diariamente. 6 Comprob Comprobar ar que los cheques cheques recib recibido idoss para su cobro cobro posteri posterior or en que se realizó realizó la negoci negociaci ación, ón, sean registrados en forma oportuna y adecuadamente6 6 7bserar 7bserar que los cheques cheques rechazados rechazados sean recuperado recuperadoss en tiempo, preio preio a la prescripció prescripciónn de exigibilidad exigibilidad que indica la ley.
6 =erificar rificar que los cheques cheques emitido emitidoss sean bajo la indicaci indicación ón de 0o 0egociabl 0egociable. e. y eitar eitar que sean girados al portador 6 Exam Examin inar ar que que las las pers person onas as auto autori riza zada dass para para firm firmar ar cheq cheque ues, s, eri erifi fiqu quen en si se adju adjunt ntaa la documentación de soporte y que los documentos llean estampado el sello de *agado. 6 =erifi rifica carr que que las las conc concil ilia iaci cion ones es banc bancar aria iass en mon oned edaa naci nacion onal al y extr extran anje jera ra.. repr repres esen ente tenn operaciones debidamente documentadas ya autorizadas por la administración, así como est3n elaboradas oportunamente 6 Establ Establece ecerr que las partida partidass pen pendie diente ntess de correspo corresponden ndencia cia en las concilia conciliacio ciones nes bancarias bancarias en moneda nacional y extranjera, se analice su antigOedad con el objeto de detectar y corregir cualquier anomalía en tiempo prudencial. );
6 =erificar el uso de firmas autorizadas. sus nieles de responsabilidad y las notificaciones al banco respecto a cualquier cambio de las mismas6 6 Ealuar la suficiencia y coneniencia de las pólizas de seguro y fianzas contratadas con relación al manejo de efectio. 6 8eterminar el cumplimiento de las normas y políticas del -rea de caja, en cuanto a montos en efectio, remesas y rotación de personal. 6 Comprobar si se clasifica adecuadamente en el estado de situación financiera, el efectio con restricción yDo en litigio, así corno la razón de este. 6 Ealuar los riesgos relatios a medidas de seguridad del efectio, su ubicación física, alarmas, sistemas de ídeo, transporte blindado. suficiencia de custodia y pólizas de seguro para su traslado6 6 Confirmar con las instituciones bancarias a determinada fecha, los saldos de las cuentas de depósitos para su comprobación.
6 Ealuar a tra3s de los contratos suscritos entre la institución bancaria y la empresa, el costo beneficio que representan las transacciones bancarias, de traslados de fondos autom-ticos entre cuentas 6 Examinar la información de los reportes que indican la disponibilidad diaria.
Evaluación de la ad!inistración de inversiones:
6 8eterminar el cumplimiento de leyes y normas igentes relacionados a las inersiones. 'sí como las políticas y procedimientos utilizados por la empresa. 6
6 'nalizar la calidad y colocación de las inersiones para minimizar riesgos 6 Confirmar con las instituciones emisoras de documentos, sobre la existencia de las inersiones. 6 Establecer si los procedimientos de resguardo dentro de la empresa, son adecuados o si existen contratos apropiados para la custodia externa. 6 'nalizar que en las inenciones a corto plazo, tal como operaciones por medio de reportos se conozca su objeto de negociación de acuerdo al tiempo de colocación y rendimiento, constatando est3n respaldados por títulos legítimamente registrados y que su negociación sea en instituciones debidamente autorizadas, considerando aspectos legales
Evaluación de la ad!inistración del financia!iento a corto 9 lar&o pla;o:
a. CA*ACIO) 4E (EC($O$: 6 Confirmar los saldos de capital e intereses pendientes de cancelación a determinada fecha, y su presentación en el estado de situación financiera. )>
6 8eterminar qu3 funcionarios tienen facultad de contratar pr3stamos, dependiendo del monto. 6 =erificar que el financiamiento a corto plazo, relacionado a Cuentas por *agar, est3 debidamente presentado en los estados financieros. 6 Establecer los requisitos de adquisición de cr3dito financiero, tanto local como del exterior . 6 Comprobar, reisar y ealuar los contratos y conenios de los prestamos adquiridos. 6 =erificar el uso y aplicación de las fuentes de financiamiento. 6 Establecer las prioridades para la amortización de los cr3ditos adquiridos.
Colocación de recursos:
6 Confirmar con los clientes los saldos de Capital e intereses pendientes de cancelar a determinada fecha. 6 =erificar, reisar y ealuar los contratos o conenios de los cr3ditos colocados y sus garantías. 6 Ealuar que todos los cr3ditos colocados y los (nteresesP acumulados por estos, se reflejen en los estados financieros adecuadamente.
Aad!inistración de la participación de los accionistas:
6 Establecer que los (mportes incluidos en el estado de situación financiera, coro capital en acciones, utilidades retenidas, reseras de capital y acciones en tesorería, se encuentren debidamente clasificados de acuerdo a *rincipios de Contabilidad #eneralmente 'ceptados, con las disposiciones de la escritura constitutia y sus aspectos legales. 6 =erificar que las acciones emitidas 0ominatias y al portador, est3n autorizadas por medio de escritura social, aprobadas por el Consejo de 'dministración y sujetas a las leyes correspondientes. 6
legales.
Evaluación 9 an>lisis de la ad!inistración de tesorería:
6 El auditor interno debe realizar periódicamente pruebas para erificar que las políticas y procedimientos establecidos en la empresa le permitan alcanzar la mayor eficiencia y efectiidad en las operaciones o funciones relacionadas con la administración de esorería. 6 &as pruebas mínimas a obserar son4 6 ue exista funcionario responsable de la administración de esorería, con capacidad para superisar, custodiar fondos y alores de la empresa, que tome decisiones financieras -giles y oportunas, en la colocación y captación de recursos necesarios. 6 Ealuar los procedimientos de elaboración, destino y el adecuado an-lisis de los informes relacionados con el manejo de esorería. 6 =erificar que exista determinación del costo financiero de cada uno de los aspectos de esorería y su incidencia en los resultados de la entidad. 6
*esorería 9 el a!biente de procesa!iento electrónico de datos: El 'uditor (nterno, debe establecer si en la entidad se cuenta con programas de computación +"oftNare y equipo +?ardNare, mediante el cual descansen controles internos para el manejo de tesorería, de existir 3stos, debe efectuar una reisión, ealuación de los controles, sistemas, procedimientos de inform-tica, de los equipos de cómputo, su utilización, eficiencia y seguridad en el procesamiento de la información, lo )A
cual se puede realizar efectuando lo siguiente4 a Ealuación administratia del procesamiento electrónico de datos de tesorería 67bjetios de la dirección o gerencia
69etas, planes, politices y procedimientos 67rganización 6/unciones, nieles de autoridad y responsabilidad del -rea de procesos electrónicos
6(ntegración de los recursos materiales y t3cnicos 6Costos y controles presupuestales 6Controles administratios del -rea de procesos b Ealuación de los sistemas, procedimientos y la eficiencia en el uso de la información
6Ealuación y an-lisis de los sistemas 6Ealuación del sistema lógico operatio 6Control de los proyectos de programas de desarrollo 6Control de sistemas y su programación 6(nstructios y manuales 6/ormas de implantación 6seguridad física 6Controles de mantenimiento y respaldo de los sistemas 6!tilización de los sistemas 6/lujogramas de proceso c
Ealuación del proceso de datos y de los equipos utilizados en el -rea de tesorería
6Controles de los datos fuente y manejo de cifras 6Controles de operación 6Control de salida de información 6Control de asignación de trabajo 6Control de medios de almacenamiento de los datos 67rden en el centro de computo 6"eguridad física y lógica 6Confidencialidad 6
*
y
procedi!ientos reco!endables a tesorería:
' continuación se incluyen algunas t3cnicas y procedimientos que dispone el auditor en el -rea de tesorería4
1. FA,I/IA(I+ACIO):
El auditor debe familiarizarse con las operaciones o funciones relacionadas con el manejo de los )B
rubros que conforman el -rea de esorería considerando los siguientes aspectos. 6 8isponibilidades de efectio, políticas, presupuestos, manuales de procedimientos específicos. 6 Estructura organizacional 6 Características de los rubros esenciales de tesorería. 6
(nspeccionar la localización y ubicación interna y externa, las características de las instalaciones de esorería.
2. E)*(E3I$*A$ 0 F/5O'(A,A$: *or medio de las entreistas personales yDo flujogramas de las funciones relacionadas con el -rea de esorería, el auditor interno logra4
6 Estudiar y ealuar las políticas y procedimientos indicados en los manuales o instructios respectios, o realizar entreistas directas al personal que efectúa las actiidades relacionadas con esorería, para determinar las fortalezas y debilidades del control interno existente. 6 Conocer como se desempe$a la función financiera, o cómo se llean a cabo las diferentes actiidades de captación y colocación de fondos6
. A)A/I$I$ 4E I)FO(,ACIO) FI)A)CIE(A:
6 El an-lisis de la información financiera, debe llenar los requerimientos del auditor interno para ealuar como mínimo4 6
". $E'I,IE)*O: El auditor interno debe cumplir con lo establecido en sus programas de trabajo, en cuanto al seguimiento de las recomendaciones efectuadas en auditorías anteriores, por lo que debe tomar en cuenta lo siguiente4
6 &as recomendaciones de auditorias recurrentes. 6 =erificar las acciones correctias realizadas. 6 'l erificar que las recomendaciones anteriores no fueron atendidas, se deben tomar las decisiones oportunas de acuerdo a los procesos administratios de la empresa. 6 Considerar si la #erencia o el Consejo de 'dministración, asumió la responsabilidad de no tomar ninguna medida correctia sobre los hallazgos reportados. :%
6 Comunicar los resultados de la auditoria de seguimiento, al órgano que reporta.
Introducción: Este rubro tiene una significación importante dentro de los an-lisis financiero, deriado de que el grado de endeudamiento tiene que estar soportado con documentación suficiente y competente, para considerar el compromiso contraído con terceras personas 'l auditor interno le corresponde conocer plenamente los procedimientos y políticas inherentes a las obligaciones contraídas y que han sido dictadas por la administración de la empresa.
ropósitos de la &uía: &os propósitos determinados son los siguientes4 a Establecer el concepto, naturaleza y registro contable de los rubros que conforman las cuentas por *agar. b 8efinir los objetios de la auditoría (nterna c 8eterminar la metodología recomendable en la ejecución del trabajo de auditoría interna, a tra3s de t3cnicas y procedimientos aplicables. d Establecer la correcta comunicación del resultado de la auditoría
Concepto6 naturale;a 9 re&istro contable: "on las cuentas contables que registran saldos acreedores, originados por compromisos contraídos en la adquisición de un bien o gasto. 1 que son registrados apropiadamente.
/a )aturale;a del pasio corresponde a deudas y compromisos contratados con acreedores y *roeedores de bienes y sericios. Especificando el tiempo para la extinción de la obligación. &os rubros que se relacionan comúnmente en las cuentas por pagar son4 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6
"ueldos *roeedores (ntereses *rimas de "eguros /letes Cuotas *atronales
&os registros contables de los rubros que forman las cuentas por pagar, tienen como objetio que se presenten en el Estado /inanciero reflejando su integración y mostrando el grado de endeudamiento a un plazo definido. El cual a a serir de base para la toma de decisiones administratias y financieras.
Objetivos de la auditoria interna: &os objetios b-sicos que se persiguen son4 6
#arantizar los saldos que se muestran representen adecuadamente los rubros que integran la cuenta. 6 *romoer la eficiencia operatia y la optimización de cr3dito obtenido como confianza en la transacción.
rocedi!ientos b>sicos de control aplicables: El auditor debe erificar la existencia de políticas y procedimientos contables y administratios aplicables a la entidad. Estos deben ser establecidos por la administración y siren de base en la toma de decisiones.
Evaluación de la ad!inistración: 8entro del programa de auditoría, se debe contemplar periódicamente la realización de pruebas de cumplimientos, en cuanto a la correcta aplicación de los procedimientos y políticas administratias. "e debe hacer como mínimo lo siguiente4
6 6 6 6 6 6 6 6
ue exista un funcionario responsable de la administración autorizado para contraer obligaciones en nombre de la empresa, así como definición de tiempos de pago y montos autorizados. =erificar el correcto registro en el ingreso de la compra o sericio recibido que origina la deuda.
/as cuentas por pa&ar 9 los siste!as de procesa!iento electrónico de datos:
&os sistemas de inform-tica, actualmente son una herramienta aliosa para la administración, en el sentido de que facilitan el control de las transacciones. *or lo tanto si la entidad cuenta con automatización se debe conocer la lógica operatia tanto por su utilización, eficiencia y la seguridad que la información muestra. *ara obtener lo anterior se debe realizar lo siguiente4 6 6 6
Ealuación administratia del procesamiento electrónico de datos. 7bjetios de la dirección o gerencia 9etas, planes, políticas procedimientos electrónicos :5
6
7rganización del departamento
6 6 6 6
/unciones, nieles de autoridad y responsabilidad (ntegración de los recursos materiales y t3cnicos Costos y controles presupuestales Controles administratios del -rea de procesos.
Evaluación de los siste!as6 procedi!ientos 9 la eficiencia en el uso de la infor!ación.
•
6 6 6 6 6 6 6 6 6
Ealuación y an-lisis de los sistemas Ealuación de la lógica operatia Control de los proyectos de programas en desarrollo Control de sistemas y su programación (nstructios y manuales /ormas de implantación de los programas "eguridad física y lógica de los sistemas Controles de mantenimiento y formas de respaldo de los sistemas !tilización de sistemas.
Evaluación del proceso de datos 9 de los e%uipos utili;ados.
•
6 6 6 6 6 6 6 6 6
Controles de los datos fuente y manejo de cifras Controles de operación Control de salida de información Control de asignación de trabajo Control de medios de almacenamiento de datos 7rden en el centro de inform-tica "eguridad física y lógica Confidencialidad
*
1. Fa!iliari;ación: El auditor deber- adecuarse con la actiidad de Cuentas por *agar, con la estructura organizacional de la empresa y principalmente con las -reas que tengan relación importante con los cr3ditos como4 Compras, entas, cuentas por Cobrar, Contabilidad, esorería, embarques, etc. 6 6 6 6 6
Estudiar las políticas y procedimientos que apliquen a la entidad. Conocer la estructura organizatia de la entidad relacionada con la obtención de cr3ditos y el control de las cuentas por pagar Establecer los puestos claes, relacionados con las personas autorizadas para poder obtener los compromisos crediticios y de las cuentas por *agar (dentificar la naturaleza e integración de las cuentas por pagar y sistemas auxiliares existentes para su control y administración. =isita a las instalaciones4 El auditor deber- constituirse en el departamento de 'creedurías yDo *roeedurías, si estos existieran específicamente, o sin no lo hay, ser- en el departamento de contabilidad :)
donde se desarrolle la actiidad de cuentas por pagar, con el objeto de conocer e identificar todos los pasos de la operación.
2. Entrevistas 9 flujo&ra!as 6 6 6 6 6 6
*or medio de las t3cnicas de la entreista y del flujograma, el 'uditor (nterno podr- conocer las funciones relacionadas con la obtención de compromisos y el control de las Cuentas por *agar. Conocer el personal que tiene a su a cargo a la operación de las cuentas por pagar y la forma en que se llean a cabo las diferentes actiidades. 8eterminar si est-n cumpliendo con los objetios y políticas establecidas por la empresa. *odr- tambi3n el 'uditor considerar entreistas a personal de otro departamento a fin a la operación, para conocer si todos los pasos del procedimiento se est-n lleando acabo. 8iagramar los diferentes procesos que componen la actiidad de cuentas por pagar, siguiendo un ordenamiento lógico con el objetio de identificar la calidad del sistema. El 'uditor (nterno deber- establecer si los procedimientos que se est-n utilizando son los apropiados de lo contrario redise$arlos a efecto de hacerlos funcionales de acuerdo a las necesidades de la empresa.
. An>lisis de la infor!ación financiera 6 6 6
El 'uditor (nterno deber- obtener y analizar la información financiera necesaria para formarse un juicio de los compromisos y de las Cuentas por *agar
:. Exa!en de la docu!entación e investi&ación especifica:
El 'uditor (nterno debe de reisar la documentación en forma selectia y realizar las inestigaciones específicas que estime coneniente. 'lgunos de los documentos que puede solicitar son4 9anuales de procedimientos, archios, registros, diagramas de flujo, informes de auditorías anteriores. ' continuación se detallan actiidades a efectuarse4 a b c d e f g h
'nalizar los manuales de políticas y procedimientos, erificando su actualización y cumplimiento. =erificar los registros contables, tanto principales como auxiliares y las formas existentes, para comprobar su funcionalidad y uso adecuado.
resentación 9 discusión del borrador del infor!e:
El auditor (nterno deber- presentar como parte de su trabajo final, un informe identificando errores, irregularidades y las debilidades del Control (nterno encontradas durante el desarrollo del mismo. *resentara sus recomendaciones en borrador y lo discutir- preiamente con los interesados, con el objeto de obtener sus puntos de ista en base a su experiencia.
/a discusión per!itir> entre otros: 2 5 ) : ;
Consolidar que se trate de problemas de importancia y cuya solución sea factible. Considerar o alorar el impacto de las deficiencias encontradas en la operación y en los resultados de la entidad así como su cuantificación ?acer una interrelación entre las deficiencias encontradas con otras -reas 8eterminar el costo6beneficio de las recomendaciones a proponer ?acer un detalle de acuerdo a su prioridad de las deficiencias ealuadas y su consiguiente recomendación.
Infor!e: Como resultado final de su trabajo el auditor interno deber- de presentar por escrito, un informe y deber- de consistir en una manifestación sencilla, haciendo uso de un lenguaje correcto, actual, comprensible e incluso persuasio. En el contenido del informe, el auditor deber- realizar una descripción del trabajo desarrollado, determinar y ealuar las debilidades encontradas, el período que se reiso. El 'uditor (nterno deber- remitir su informe al funcionario que reporta + #erente #eneral, *residente del Consejo de 'dministración, etc. B6 qui3n ser- el encargado de adoptar las medidas para su consideración e implementación a corto plazo. Es importante el seguimiento que se le d3 al resultado del informe, despu3s de haber sido aprobado. El auditor podr- iniciar su informe con un resumen del problema y de las recomendaciones efectuadas para su solución, podría al mismo tiempo incluir una descripción sobre el alcance de la auditoría y las limitaciones. "e finalizar- con los resultados y opiniones de la auditoría realizada, así como la coneniencia de adjuntar al informe anexos tales como. Estadísticas, cuadros, flujogramas y otro material de soporte.
$e&ui!iento: El auditor interno debe cumplir con lo establecido en sus programas de trabajo en cuanto al seguimiento de las recomendaciones efectuadas en auditorías anteriores. 6 &as recomendaciones de auditorias recurrentes 6 =erificar las acciones correctias realizadas 6 'l erificar que las recomendaciones anteriores no fueron atendidas se deben tomar las decisiones oportunas de acuerdo a los procesos administratios de la empresa. :;
6 Considerar si la #erencia o el Consejo de 'dministración, asumió la responsabilidad de no tomar ninguna medida correctia sobre los hallazgos reportados
Concepto: $on las actiidades relacionadas con el computo del tiempo de trabajo realizado por un empleado por un empleado, el sueldo mensual o diario, salario por día o por hora y computo de comisiones deengadas, cambio en sueldos y salarios, descuentos y la determinación del pago.
)aturale;a: *or su naturaleza las nominas de sueldos se originan de los sericios prestados por un empleado contratado a tiempo indefinido por mes y planilla cuando se trata de empleados permanentes o eentuales contratados por día o por hora.
(e&istro: El registro de las nominas ser- en cuentas de gastos indirectos o gastos de administración y entas. El registro de las planillas ser- en gastos directos, afectado los costos de producción.
1. O5E*I3O$ 4E /A A4I*O(IA I)*E()A: &os objetios b-sicos que el auditor interna debe ealuar en la administración de nominas y planillas son4 6
#arantizar información financiera confiable y oportuna relacionada al rubro de nominas y planillas.
6
Establecer la alidez de las erogaciones en nominas y planillas.
6
*romoer la eficiencia operatia de la entidad relacionado a administración de personal, ealuando que las políticas y procedimientos aplicados permitan alcanzar la mayor eficiencia, tales como4 horas laboradas, trabajos realizados en el menor tiempo posible, aproechamiento al m-ximo del tiempo extraordinario, rotación de personal, ealuación del costo beneficio de las operaciones realizadas en los distintos departamentos.
6
Cumplimiento de objetios, políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos aplicables relacionados a los aspectos laborales.
1. (OCE4I,IE)*O$ D$ICO$ 4E CO)*(O/
:>
6 ue las solicitudes de empleo sean originadas por el jefe del departamento de personal o funcionarios responsables. 6
ue empleados responsables del departamento de personal inestigue los antecedentes de los candidatos, como empleos anteriores, referencia personal, etc.
6 ue un funcionario responsable autorice sueldos iniciales, a sí como cualquier cambio en sueldos y puestos posteriores. 6 ue se mantengan expedientes personales que contengan información relacionada con4 68atos personales del empleado 6"olicitud manuscrita del empleado 6'ntecedentes penales y policíacos 6Cartas de recomendación 6Cuestionario de Ealuación 6Contrato de trabajo debidamente autorizado por el #erente #eneral. efe de *ersonal y jefe de departamento que corresponda. 6'signación de código de empleado. 6Constancia de goce de acaciones 68eclaración del (mpuesto "obre la
En caso de cese de la relación laboral, que exista aiso por escrito, que se indiquen las causas y deberestar autorizada por funcionario responsable.
6
ue exista acceso restringido a los archios de empleados de la entidad.
6
ue exista perfil de puesto.
. (EA(ACI-) 4E )O,I)A$ 0 /A)I//A$: a. ue existan registros formales para el control de asistencia del personal de la entidad. b. ue los registros de asistencia o cualquier cambio en ello sea autorizado por funcionario responsable. c. ue las nominas y planillas tengan eidencia del trabajo realizado, reisado y autorizadoF ejerciendo dicha función personas independientes a las que preparan nominas y planillas.
". A'O 4E )O,I)A$ 0 /A)I//A$: 6
"i los pagos a empleados se efectúa con cheque, beber-n prepararse por empleado diferente del que llea el control de asistencia del personal de la entidad.
6
ue los cheques sean firmados por empleados diferentes de los que preparan los cheques o manejan registros de pago.
6
"i los sueldos y salarios se cancelan en efectio, los empleados que efectúan el pago no deben tener ninguna relación con los que preparan las nominas y planillas.
:@
6
&os cheques o sobres de pago deben distribuirse por empleados independientes a los que llean el control del personal o quienes preparan las nominas y planillas.
#. E3A/ACI-) 4E /A A4,I)I$*(ACI-): El auditor interno debe realizar periódicamente pruebas que permitan erificar que las políticas y procedimientos establecidos en la entidad permitan alcanzar eficiencia y efectiidad en l administración de las nominas y planillas. *ara la erificación de las políticas y procedimientos el auditor interno debe realizar pruebas y como mínimo erificar que4 6 6
Exista un reporte del personal de administración, entas, sericios y planta. Existan políticas que promuean la eficiencia y efectiidad del personal, como incentios de producción, bonificaciones, comisiones, etc. 6 Ealuación de puestos y salarios.
/as no!inas 9 planillas 9 los siste!as de procedi!ientos electrónico datos: *ara la realización del trabajo el auditor interno se debe apoyar en los sistemas de procedimientos electrónicos de datos a tra3s de la utilización de programas +softNare de auditoria al traslado de datos a hojas electrónicas en computadora dise$adas por el mismo. 'dicionalmente el auditor interno debe conocer y ealuar los siguientes aspectos del funcionamiento de procesamiento electrónico de datos4
6El organigrama del departamento. 68efinición del puesto 6?ardNare o equipo utilizado 6&engua en que se desarrollan los programas 6
*
:A
Fa!iliari;ación: El auditor interno debe familiarizarse con las políticas aplicadas por la entidad para la realización de las operaciones relacionadas con las nominas y planillas, para lo cual debe tomar en consideración lo siguiente4 6 Estudiar y ealuar las políticas y procedimientos que aplique la entidad. 6 Conocer la estructura organizatia de la entidad relacionada con la elaboración de las nominas y planillas. 6 (dentificar los puestos claes relacionados con las nominas y planillas. 6 Conocer los procedimientos que se implementan en el -rea de nomina y planillas. 6 Conocer los procedimientos que se implementan en el -rea de nóminas y planillas, a tra3s de cuestionarios yDo flujogramas.
Entrevistas 9 flujo&ra!as: *or medio de las entreistas y flujogramas relacionados con las nóminas y planillas, el auditor interno puede4 6 6 6
An>lisis de la infor!ación financiera: 6 6 6 6 6
Conocer las funciones relacionadas con la contratación del personal, autorizado y pago de planillas Q salarios. (dentificar el personal a cargo de las funciones relacionadas con la administración de los recursos humanos. Conocer las políticas y procedimientos indicados en los manuales e instructios, para establecer las fortalezas y debilidades del control interno.
El auditor interno deber- obtener información financiera para formarse un juicio de las operaciones relacionadas con nominas y planillas. Clasificar los rubros de nominas y planillas, según la naturaleza de las actiidades. Comparar la clasificación de los rubros de nominas y planillas con entidades similares. =erificar los pagos al personal se realicen de acuerdo a las leyes respectias y con relación a otras entidades similares. 8eterminar el comportamiento de los rubros de nominas y planillas con periodos anteriores, justificando las ariaciones significatias.
An>lisis de la docu!entación e investi&ación especifica: El 'uditor interno debe reisar la documentación que respalda los desembolsos efectuados en concepto de sueldos y salarios ya sea en forma global o selectia, así tambi3n puede realizar las inestigaciones especificas que considere conenientes. ' continuación se mencionan algunas de ellas4 6 6 6
'nalizar los manuales o instructios de políticas y procedimientos, erificando su actualización y cumplimiento. 'nalizar los registros contables, tanto principales como auxiliares, así como las formas para comprobar su funcionalidad y uso adecuado. Elaborar si fuera necesario diagramas de flujo que muestren el recorrido que sigue el proceso de pago de contratación de personal, autorización y pago de planillas. :B
6
6
Ealuar la cobertura de pólizas de seguro y fianzas, para establecer si son suficientes en caso de atraco, perdida o robos. Efectuar pruebas comparatias con el propósito de establecer tendencias inusuales.
6 6
Comparar los presupuestos contra lo real y establecer justificación de las ariaciones.
resentación 9 discusión del borrador del infor!e: El auditor debe presentar las deficiencias encontradas, con una cuantificación del costo de las mismas y presentar sus recomendaciones en borrador y discutirlo con el personal inolucrado, a fin de obtener sus puestos de ista, aproechando su experiencia. &a discusión permitir-4 6 6 6 6 6
'segurarse que se trate de problemas cuya solución sea factible, en las circunstancias actuales o en el futuro inmediato. Cuantificar o estimar el impacto que tienen estos problemas en las operaciones y resultados de la empresa.
Infor!e: El auditor interno debe presentar por escrito el resultado final de toda ealuación, como eidencia del trabajo ejecutado y debe consistir en una declaración sencilla. El informe debe contener una bree descripción del trabajo desarrollado, la identificación y cuantificación de las debilidades encontradas, así como las deficiencias en los procedimientos del controlF las justificaciones y comentarios del personal inolucrado y decisiones de la administración y recomendaciones. El informe del auditor en el -rea de nominas y planillas debe ser eniado al órgano que reporta, el cual debe considerar la adopción de las medidas correctias, siendo importante que lo escrito en el informe y a las decisiones de la administración se les del seguimiento respectio, para lo cual debe tomar en cuenta lo siguiente4
$e&ui!iento: El auditor interno debe cumplir con lo establecido en sus programas de trabajo en cuanto al seguimiento de las recomendaciones efectuadas en auditorias anteriores, por lo que debe tomar en cuenta lo siguiente4 6 6
&as recomendaciones de auditorias recurrentes. =erificar las acciones correctias realizadas. ;%
6 6 6
'l erificar que las recomendaciones anteriores no fueren atendidas se deben tomar las decisiones oportunas de acuerdo a los procesos administratios de la empresa. omar en consideración si la #erencia o el Consejo de 'dministración, asumió la responsabilidad de no tomar ninguna medida correctia sobre los hallazgos reportados. Comunicar los resultados del seguimiento al órgano que reporta.
&a siguiente guía de auditoría trata sobre la naturaleza, aluación y registro contable de la propiedad planta y equipo. 8entro de una auditoría interna la cual tambi3n se relaciona con los aspectos que se apegan a los sistemas de procesamiento electrónico de datos, las t3cnicas y procedimientos de auditoria aplicables, la discusión de borrador del informe, el informe final y su respectio seguimiento.
Concepto6 naturale;a6 valuación 9 re&istro contable: &a propiedad, planta y equipo constituye bienes tangibles que tienen por objeto el uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad.
)aturale;a: &os actios fijos son los bienes tangibles que tienen sustancia corpórea y que son susceptibles de depreciación tales como los edificios, maquinaria, ehículos, mobiliario y equipo, herramientas y otros, o no, tales como los terrenos.
3aluación: &as inersiones en propiedad, planta y equipo deben aluarse al costo de adquisición o de construcción.
(e&istro contable: &a clasificación de propiedad, planta y equipo en el balance general del actio circulante deduciendo del total de actios fijos el importe total de la depreciación acumulada. *resentando inicialmente las inersiones no sujetas depreciación y por ultimo las construcciones en proceso.
a depreciación, posteriormente las sujetas
a
1. (OCE4I,IE)*O$ D$ICO$ 4E CO)*(O/: El auditor interno debe de erificar la existencia de políticas y procedimientos contables y administratios aplicables en la entidadF los cuales deben ser establecidos por la administración para la toma de decisiones financiero administratias, las que an a constituir la base para efectuar un adecuado programa de auditoríaF recomendando como mínimo los procedimientos siguientes4 ;2
-
'dquisición de actios Haja de actios
2. O5E*I3O$ 4E /A A4I*O(IA I)*E()A a6 b6 c6 d6
=erificar que los actios fijos existan, est3n en uso y que sean propiedad de la empresa y se aproechen adecuadamente. Establecer su adecuada aluación #arantizar información financiera confiable y oportuna relacionada con el rubro de actios fijos. Establecer su adecuada presentación, clasificación y contabilización en los estados financieros.
. E/ CO)*(O/ 4E /A (OIE4A4 /A)*A E/EC*(O)ICO$
0 EIO ,E4IA)*E /O$ $I$*E,A$
El auditor interno debe erificar si en la empresa existe un sistema de programas de computación para facilitar el control de sus transacciones y si lo hubiera 3ste debe ealuar los siguientes aspectos4 a6 b6 c6 d6 e6 f6 g6
El organigrama del departamento. 8efinición de puestos. ?ardNare o equipo utilizado. &enguaje en que se desarrollan los programas. &os tipos de reporte que se producen. ue exista una adecuada segregación de funciones. 1 otros que se consideren necesarios.
:. *EC)ICA$ 0 (OCE4I,IE)*O$ 4E A4I*O(IA (ECO,E)4A/E$ A/ A(EA 4E
(OIE4A46 /A)*A 0 EIO. *ara ealuar el -rea de la propiedad, planta y equipo el auditor interno dispone de algunas t3cnicas y procedimientos de auditoría, como las que abajo se enumeran. 4
a.
Fa!iliari;ación: "e refiere al conocimiento que el auditor necesita tener de las políticas y procedimientos aplicados por la empresa.
b.
)arrativas6 entrevistas 9 flujo&ra!as: 9ediante las narratias, cuestionarios de control interno y flujogramas, el auditor interno puede4
;5
a6
Conocer los procedimientos que se tienes establecidos para la capitalización, adquisición y baja de actios fijos. b6 Conocer al personal que tiene a cargo las funciones de adquisición y baja de actios fijos. c6 Conocer las políticas y procedimientos establecidos para los manuales e instructios para determinar la fortaleza y debilidades del control interno. d6 8eterminar si est-n cumpliendo con los objetios establecidos por la empresa. c. An>lisis de la infor!ación financiera: 8eber- obtenerla para formarse un juicio de las operaciones relacionadas con el rubro, deber- clasificarlos de acuerdo a su naturaleza, tambi3n que se han hecho las adquisiciones de acuerdo con el presupuesto de inersión y por ultimo establecer la rentabilidad de los actios fijos para poder justificarlos mediante documentos.
d.
Exa!en de la docu!entación e investi&ación especifica: El auditor interno deber- reisar la documentación que respalde los desembolsos efectuados en concepto de adquisiciones, así como las bajas de actios fijos, tambi3n puede realizar otro tipo de inestigaciones como las siguientes4 a6 b6 c6 d6 e6 f6
'nalizar los manuales o instructios de políticas así como los procedimientos, erificando su actualización y cumplimiento. 'nalizar los registros contables, principales como auxiliares. Ealuar la cobertura de pólizas de seguro y fianzas, para establecer si son suficientes en caso de siniestro. Establecer razones de inersión en actios fijos. (nentarios físicos de actios fijos. Comparar lo presupuestado con lo real
e. resentación 9 discusión del borrador del infor!e: El auditor debe presentar las deficiencias encontradas y discutirlos con el personal inolucrado, para asegurarse que los problemas encontrados sean factibles y reisar el efecto en los resultados de la empresa, así como establecer el costo6beneficio de las recomendaciones a sugerir.
f. Infor!e: El auditor interno debe presentar por escrito el resultado final de toda ealuación, como eidencia del trabajo efectuado y debe consistir en una declaración sencilla, en la cual sea comprensible para el lector comprender las deficiencias encontradas por el auditor ya sean en medidas de control interno o en lo concerniente a la administración en sí. 8icho informe debe ser eniado al órgano que se auditó, para que este considere las medidas correctias impuestas por 3ste, y así se les d3 un seguimiento respectio.
&.
$e&ui!iento:
;)
El auditor interno debe cumplir con lo establecido en sus programas de trabajo en cuanto al seguimiento de las recomendaciones efectuadas en auditorias anteriores, por lo que debe tomar en cuenta lo siguiente. 26 56
&as recomendaciones de auditorias recurrentes. =erificar las acciones correctias realizadas.
&a presente guía de auditoría interna tiene como punto fundamental establecer la importancia del control, administración y registro de la depreciación por desgaste de los actios que sean propiedad de la empresa. &a depreciación de los actios fijos de una empresa puede constituir un rubro de importancia relatia dentro de sus estados financieros, ya que la misma tiene efecto en costos de producción, si es una empresa industrial y en los resultados de la empresa si es comercial.
ropósitos de la 'uía:
2. 5. ). :.
Establecer el concepto naturaleza y registro de los rubros que conforman depreciaciones del actio fijo. 8efinir los objetios de auditoría interna aplicables a las depreciaciones. 8eterminar la metodología recomendable en la ejecución del trabajo de auditoría interna. Establecer la comunicación del resultado de la auditoría.
Concepto6 )aturale;a 9 (e&istro Contable: *ara fines contables la depreciación cosiste en la distribución del costo de los actios depreciables a lo largo de la ida útil del actio fijo, por lo tanto este es un proceso de distribución, a medida que 3sta se carga a los resultados de cada periodo, se acumula la cantidad en una cuenta denominada depreciación acumulada. El registro contable de las cantidades resultantes de la depreciación de actios fijo se puede hacer de arias manera4 6 6
93todo 8irecto 93todo de 'cumulación
En el primer m3todo se carga la cuenta de gastos y se abona la cuenta de actio fijo relacionada con el registro, por lo tanto los saldos en la cuenta de actio fijo presentan el alor ya depreciado. En el segundo m3todo se carga la cuenta de gastos y se abona una cuenta de regularización de actio que acumula los alores depreciados durante todos los periodos.
;:
,
2. ,
&a proisión anual se calcula aplicando la base no depreciada por
Objetivos de la Auditoría interna en las 4epreciaciones: 2. 8eterminar que el cargo a la depreciación se ha calculado en forma consistente respecto al a$o anterior. 5. Constatar que las bajas de los actios, reposiciones y ajustes est3n reflejados en las cuentas mediante la aplicación debida y consistente de principios de contabilidad generalmente aceptados.
rocedi!ientos >sicos de Control: El auditor interno debe erifica la existencia de políticas, procedimientos contables y administratios aplicables a la entidad. 8eben ser establecidos por la administración los cuales siren de base para elaborar un programa de auditoría que llene las expectatias del examen a realizar, entre los cuales se pueden mencionar los siguientes4 2. ue las depreciaciones se est3n calculando de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados. 5. ue las depreciaciones se est3n calculando sobre actios fijos que realmente existen y est3n en uso y sean de la empresa. ).
*ara la aplicación el porcentaje de aplicación debe tomar en consideración aspectos fiscales y financieros.
El Control de las 4epreciaciones de Activos Fijos !ediante los siste!as Electrónicos de 4atos: El 'uditor debe establecer si en la empresa se cuenta con programas de computación y equipo donde se lleen los controles de la propiedad planta y equipo, razón por la cual el 'uditor debe ealuar los aspectos que a continuación se indican4 6
?ardNare o equipo utilizado ;;
6 &enguaje en que se desarrollan los programas 6 ipos de reportes que se producen 6 &imitaciones en acceso al equipo para efectuar consultas 6 93todos de detección de errores mal funcionamiento de equipo y programas 6 &laes de seguridad 6 Copias de seguridad de archios *
6
Fa!iliari;ación: El auditor interno debe familiarizarse con las operaciones o funciones relacionadas con el manejo de los rubros que conforman el rubro de depreciaciones, considerando lo siguiente4 2. Estudio y ealuación de políticas y procedimientos que aplique la empresa. 5.
Ealuación del Control (nterno4 =erificar que exista un control adecuado en lo que respecta a la existencia de registro relacionados con adiciones, mantenimiento y baja de tales actios.
). (nentario de 'ctios /ijos4 El auditor interno deber- cerciorarse que los actios registrados contablemente realmente existan, est3n en uso y sean propiedad de la empresa. :. 0arratias, Entreistas y /lujogramas4 6 6 6 6
Conocer los procedimientos que se tienen establecidos para establecer y calcular las estimaciones para depreciaciones gasto. (dentificar al personal que tiene a cargo las funciones de c-lculo, registro y aplicación de la estimación de idas útiles y depreciaciones. Conocer las políticas y procedimientos establecidos en los manuales e instructios para determinar las fortalezas y debilidades del control interno. 8eterminar si se est- cumpliendo con los objetios establecidos por la empresa.
An>lisis de la Infor!ación Financiera: 2. El auditor interno debe obtener información financiera que le permita formarse un juicio de las operaciones relacionadas con el monto de las depreciaciones. 5. Clasificar las estimaciones de depreciaciones de actios de acuerdo a su naturaleza ). Comparar la clasificación de las depreciaciones con empresas similares. :. =erificar que las estimaciones de depreciaciones, se han efectuado de acuerdo a las políticas dictadas por la administración de la empresa. ;. 8eterminar el comportamiento de las depreciaciones registradas con periodos anteriores.
Exa!en de la 4ocu!entación e Investi&ación Específica: El auditor interno debe reisar la documentación que respalda los c-lculos de las depreciaciones de actios fijos, así como realizar las inestigaciones específicas siguientes4 ;>
1. 'nalizar manuales o instructios de políticas y procedimientos, erificando s u actualización y cumplimiento. 2. 8eterminar la razonabilidad de su ida útil. . &a ida útil de un actio debe de establecerse por medios o especificaciones t3cnicas o experiencia de actios similares, en caso que no exista esta documentación consultar con personal especializado en dicho campo. ". =erificación de c-lculos y registros. #. Efectuar pruebas comparatias. ?. 'nalizar registros contables, tanto principales como auxiliares.
resentación 9 4iscusión del orrador del Infor!e: Es importante que el auditor interno presente un borrador del informe a fin de que pueda ser discutido con los interesados, debiendo referirse a4
1./ortalezas y debilidades de la empresa. 2.Errores e irregularidades encontradas. .Cuantificación del costo de las mismas y sus recomendaciones.
Infor!e: El auditor interno debe presentar por escrito el resultado final de la ealuación del control interno, como eidencia del trabajo ejecutado y debe consistir en una declaración bree y sencilla, debiendo contener como mínimo4 2. 5. ). :.
(dentificación y cuantificación de deficiencias encontradas. 8ebilidades de procedimientos de control. ustificación o comentarios del personal responsable de la operatoria y control.
$e&ui!iento: El auditor interno debe cumplir con lo establecido en los programas de trabajo de auditoría elaborados para realizar su examen, en cuanto al seguimiento de las recomendaciones efectuadas en auditorias anteriores, tomando en cuenta lo siguiente4 2.
). =erificar que las recomendaciones que no fueron atendidas, se deben tomar las decisiones oportunas de acuerdo a los procedimientos y reglamentación interna de la empresa. :. Considerar si la #erencia o Consejo 'dministratio, asumió la responsabilidad de no tomar acciones correctias sobre las deficiencias reportadas. ;. Comunicar resultados del trabajo de seguimiento al órgano que reporta.
1. Introducción: El punto fundamental de enfocar la importancia de la ealuación del control, la administración y registro del cr3dito que se manejan en una institución bancaria. El cr3dito bancario que se administra a tra3s del 8epartamento de Cartera, constituye uno de los rubros importantes de las instituciones bancarias, las cuales garantizan que los objetios de pr3stamo se cumplan y que mediante su adecuada administración y control permitan tanto la disminución de riesgos en toma de decisiones financieras, así como el incremento de la eficiencia operatia de la institución.
2. Concepto6 )aturale;a 9 (e&istro Contable: aB Concepto En t3rminos generales, se puede decir que los cr3ditos surgen de la transmisión mediante escritura publica, de fondos monetarios por parte de una persona indiidual o jurídica denominada acreedor a faor de otra que se llama deudor, a la cual se le reconocen características de solencia moral y económica futuras, oblig-ndose 3sta a realizar uno o arios pagos en fecha predeterminada.
bB )aturale;a 8e acuerdo a los pr3stamos bancarios, en general, se calcifican en4 -
/iduciario *rendarios ?ipotecarios
cB (e&istro Contable &os registros contables que se encuentran relacionados con los pr3stamos bancarios, tienen como objetio, presentar en los Estados /inancieros el monto real de la deuda e intereses causados, contemplando así mismo, las reseras crediticias a fin de responder a eentuales p3rdidas, para que su an-lisis sea eficiente y adecuado, en la toma de decisiones financieras,
. Objetivos de la Auditoria Interna: ;A
&os objetios b-sicos que persigue son4 -
#arantizar que el destino del pr3stamo est3 acorde con las políticas de Cr3dito establecidas. #arantizar que los saldos por prestamos bancarios, tanto en moneda nacional, como extranjera que se muestren en los estados financieros, se presenten adecuadamente. *romoer la eficiencia operatia de los renglones que conforman los pr3stamos bancarios, ealuando las políticas y procedimientos aplicados y que permitan manejar, medir y controlar los riesgos crediticios.
". rocedi!ientos b>sicos de control: El auditor interno debe asegurarse que el banco, opere de manera adecuada y eficiente, erificar la existencia de las políticas, procedimientos contables y administratios aplicables a la institución, así como para efectuar un adecuado programa de auditoria, recomendado como mínimo los siguientes4
a. Colocación de (ecursos: 6
6
=erificar que los pr3stamos bancarios sean otorgados preio a los an-lisis de estados financieros, y la debida autorización de la 'dministración, mediante actas y resoluciones emitidas
6
Constatar que el banco tenga procedimientos de reisión para la concesión de pr3stamos bancarios, y que estos sean aplicados constantemente.
6
'nalizar el actio crediticio de la empresa, mediante el balance de las cuentas de los registros auxiliares, contra los saldos del libro mayor general, tomando las medidas correctias en las diferencias detectadas.
6
Ealuar que todos los pr3stamos otorgados y los intereses acumulados por estos, se reflejen adecuadamente en los estados financieros. 8e acuerdo a alineaciones que establece la "uperintendencia de bancos.
6
=erificar que el banco adhiera a políticas apropiadas con relación a contemplar las proisiones contra p3rdidas potenciales.
6
Considerar que los pr3stamos est3n clasificados debidamente de acuerdo a su naturaleza.
6
6
Ealuar que el banco reise constantemente las tasas de inter3s fijadas por la administración.
6
Ealuar que el departamento de cartera no desembolse los fondos sin que haya sido documentada completamente la operación y suscritos los acuerdos contractuales.
6
7bserar que los bienes muebles e inmuebles que est3n en garantía de pr3stamos hipotecarios yDo prendarios, est3n aluados por un periodo debidamente autorizado en la materia para no otorgar pr3stamos que rebasen un porcentaje legal del alor del bien.
;B
6
Comprobar que los prestamos otorgados a una sola persona indiidual o jurídica, de car-cter priado, que figure como deudor o codeudor, no podr- exceder del 5%R del patrimonio de una institución bancaria.
6 8eterminar que los pr3stamos otorgados a familiares, empleados o funcionarios de la institución bancaria, llenen los requisitos establecidos en el reglamento emitido y autorizado por la administración.Comprobar que la institución mantenga información de sus deudores y garantes de cr3dito, +incluye deudor, fiadores, aalistas, sobre los aspectos siguientes4 2. *ara personas urídicas4 6 0úmero de identificación tributaria 6 0ombre del representante legal 6 'ctiidades económicas a que se dedica 6 8irección de la sede social 5. *ara personas indiiduales4 6 0ombres y apellidos completos 6 0úmero de identificación tributaria 6 'ctiidades y ocupación principal 6 8irección particular, comercial, si la tuiere. 6 0úmero de c3dula de ecindad, o de pasaporte si se trata de extranjeros.
b. (ecuperación de recursos (ntegrar los saldos de los cr3ditos, de acuerdo a su antigOedad o categoría, según requerimiento de la "uperintendencia de bancos. Confirmar con los clientes los saldos de capital e intereses pendientes de cancelar a determinada fecha. Comprobar que la institución bancaria cuente con un departamento de cobros. Constatar que la institución practique la distribución oportuna de los aisos de cobro y la comunicación a los diferentes nieles de la entidad, sobre los clientes que presenten mora en sus pagos.
#. Evaluación 9 An>lisis de la Ad!inistración de r
ue exista funcionario responsable de la administración deF a cartera de cr3ditos, con capacidad para superisar, adecuadamente los alores de la empresa, que tome decisiones financieras -giles y >%
b c d e f
oportunas en la administración de los pr3stamos de acuerdo a las circunstancias del mercado financiero. Ealuar los procedimientos de elaboración, destino y el adecuado an-lisis de los informes relacionados con el manejo de las operaciones crediticias.
?. resta!os ancarios 9 el A!biente de roceso Electrónico de 4atos .E.4.B El auditor interno debe establecer si en la empresa se cuenta con programas de computación +softNare y equipo +hardNare, mediante 3lF cual descansen controles internos para el manejo de los pr3stamos bancarios, de exxiBstir estos, debe efectuar una reisión ealuación de los controles, sistemas, procedimiento de inform-tica, de los equipos de computo, su utilización eficiencia y estructura de seguridad, en el procesamiento de la información, lo cual puede realizar efectuando lo siguiente4 prestamos bancarios. aB Ealuación 'dministratia del procesamiento electrónico de datos de bB Ealuación de los sistemas, procedimientos, y la eficiencia en el uso de la información relacionada con los presta bancarios. cB Ealuación del proceso de datos y de los equipos utilizados en el -rea de cartera crediticias.
@. *
Fa!iliari;ación: El auditor debe familiarizarse con las operaciones o funciones relacionadas con el manejo de los prestamos bancarios.
)arrativas6 entrevistas 9 flujo&ra!as: 6 *or medio de las entreistas personales y flujogramas de las funciones relacionadas con los prestamos bancarios, el auditor interno logra4 6 Estudiar y ealuar las políticas y procedimientos de cr3dito, las directrices en los manuales o instructios respectios, o efectuar las entreistas directas al personal que llea a cabo las actiidades relacionadas con el manejo y recuperación de los prestamos bancarios, para determinar las fortalezas y debilidades del control interno existente.
An>lisis de la infa!ación financiera: *or medio del an-lisis de la información financiera, se llean los requerimientos mínimos del auditor interno para formarse un juicio de las operaciones bancarias, de tal manera que4 >2
-
7btenga información financiera que maneja la administración de la empresa con el fin de efectuar un an-lisis adecuado y que permita conocer la forma en que se administra el departamento de pr3stamo. Conozca mediante el an-lisis de separar coeficientes financieros la calidad de los prestamos de una institución.
Exa!en de la 4ocu!entación e investi&ación especifica: El auditor interno al recolectar los datos financieros y la generación de coeficientes financieros, así como para erificar otros datos obtenidos, y conocer el resultado de las entreistas personales o flujogramas, debe examinar la documentación y realizar las inestigaciones especificas que considere necesarias. continuación se mencionara algunas de ellas4 a Estudiar la información financiera obtenida enfocando su atención primordialmente hacia el niel y la tendencia de los coeficientes financieros clae para conocer el comportamiento de la cartera comercial e ?ipotecaria y eitar los riesgos crediticios. b Ealuar los manuales o instructios de políticas y procedimientos de cr3dito, erificando su autorización y cumplimiento. c 'nalizar los registros contables, tanto principales como auxiliares y las formas existentes, para comprobar su funcionalidad en cada una de las transacciones de prestamos bancarios.
resentación 9 discusión del borrador del infor!e: El auditor interno debe presentar un informe relacionado a la auditoria efectuada, el cual tendr- reelaciones sobre las fortalezas y debilidades del control interno, así como errores e irregularidades encontradas, con una cuantificación del costo de las mismas y presentar recomendaciones en borrador, discutirlo con los funcionarios responsables y personal inolucrado, a fin de obtener puntos de ista aproechando su experiencia.
Infor!e Final: El auditor interno debe presentar por escrito el resultado final de la ealuación del control interno, como eidencia del trabajo ejecutado y debe consistir en una declaración clara y sencilla. El informe debe contener una descripción bree del trabajo realizado, la identificación y cuantificación de las deficiencias encontradas, así como las debilidades en los procedimientos de control, las justificaciones o comentarios del personal inolucrado y finalizando con las recomendaciones.
$e&ui!iento: El auditor interno debe cumplir con lo establecido en su programa de trabajo en cuanto a seguimiento de instrucciones efectuadas en auditorias anteriores a los prestamos bancarios, por lo que debe tomar en cuenta lo siguiente4
aB &as recomendaciones de auditoria recurrentes. bB =erificación de las acciones correctias realizadas. >5
cB 'l erificar que las recomendaciones anteriores no fueron atendidas, se deben tomar las decisiones oportunas de acuerdo a los procesos administratios de la entidad. dB Considerar si la gerencia o en consejo administratio asumió la responsabilidad de no tomar ninguna medida correctia sobre los hallazgos reportados. eB Comunicar los resultados de la auditoria de seguimiento sobre prestamos bancarios al órgano que reporta
,anejo del departa!ento de auditoria interna: &as personas responsables del manejo de auditoria interna es el director quien es responsable de4 a6 b6 c6
ue el trabajo de auditoria cumpla con los propósitos generales y las responsabilidades aprobadas por la administración y aceptadas por el consejo administratio. ue los recursos del departamento de auditoria interna sean utilizados de manera eficiente y efectia. ue el trabajo de auditoria sea adecuado a los est-ndares para la practica profesional de la auditoria interna.
ropósito autoridad 9 responsabilidad: El director de auditoria interna deber- tener establecido su propósito, autoridad y responsabilidad al obtener la aprobación de la administración y la aceptación del consejo de administración en un documento escrito formal para el departamento de auditoria interna.
Alcance 9 aplicación: 'uditoria interna deber- tener un documento por escrito que haga constar 3l, la posición del departamento a niel organizatio, el alcance que 3ste puede tener, el documento deber- reisarse periódicamente para mantenerse actualizado. Cuando nos referimos al alcance que pueda tener hacemos 3nfasis en los objetios del control interno, como la confiabilidad, cumplimiento de políticas, planes procedimientos, leyes y reglamentos, así como la salaguarda de los actios y el uso económico de los recursos.
lantación: "e refiere las diferentes actiidades programadas por el director de auditoria interna las cuales deben coincidir con los objetios del departamento así como los planteados a niel administratio. El proceso de la planeación inolucra el establecer4 >)
a6 b6 c6 d6
9etas Esquemas de trabajo de auditoria *laneación del personal y presupuesto financiero
Alcance 9 aplicación:
El alcance del plan de actiidades del departamento de auditoria interna esta determinado por4 .6 .6 6
&a posición del departamento dentro de la estructura de organización. El propósito, autoridad y responsabilidad asignados. &a asignación de recursos. El plan de actiidades para ejecutar las responsabilidades del departamento de auditoria interna debe documentarse por escrito. Es recomendable que el plan sea anual y que se apague al período contable de la entidad. ambi3n debe definirse con respecto al plan y sus actiidades quien preparaM, ui3n aprueba y fechas de presentación, así como ' quien se distribuyeM. odas las normas relatias a la planeación debe incluirse en el manual de auditoria interna.
olíticas 9 procedi!ientos: El director de auditoria interna debe auxiliarse de políticas y procedimientos, por escrito, que oriente al personal de auditoria. 8ichas política y procedimientos se har-n de acuerdo al tama$o y complejidad del departamento, ya que si se trata de un departamento peque$o se puede prescindir de las políticas y procedimiento y llearse en una forma informal pero cuando se trata de un departamento grande es esencial que se establezcan dichas políticas y procedimientos.
1. Alcance 9 aplicación: El departamento de auditoria interna ya que en forma general forma parte de la organización en si, funciona bajo las políticas establecidas por la 8irección y el consejo de administración.
2. ropósitos del !anual: *odemos mencionar entre otros los siguientes. a6 8efine el propósito, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoria interna. b6 8efine la posición del departamento de auditoria interna dentro de la empresa.
. Estructura del !anual: a. 8efine el propósito, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoria interna.
>:
b. Establece normas generales relatias a quien prepara, quien aprueba y fechas de presentación, descripción de actiidades a desarrollar, tiempo de capacitación y desarrollo, distribución del plan anual autorizado. c. Establece requerimientos mínimos en la ejecución de las auditorias relatias a la planeación inicial de cada auditoria, elaboración, discusión, emisión, seguimiento a los reportes emitidos, etc.. d. *rogramas de procedimientos y cuestionarios de ealuación de control. e. 8escripción de puestos.
Ad!inistración 9 desarrollo de personal: El director de auditoria interna debe establecer un programa para seleccionar y desarrollar los recursos humanos de su departamento, dicho programa deber- contener. a6 b6 c6 d6
8escripción de actiidades por escrito, por cada niel o categoría de auditor. "elección de auditores con base en sus calificaciones y competencia. 7portunidades de entrenamiento y educación continua para cada auditor. Ealuación por lo menos una ez al a$o, del desarrollo de cada auditor.
Alcance 9 aplicación: &a calidad de la ejecución de la responsabilidad asignada y el logro de los objetios del departamento de auditoria interna dependen de la calidad de su personal, a su ez la calidad del personal depende de su solencia moral, económica e intelectual.
Características del departa!ento de auditoria interna: 26 56 )6 :6 ;6 >6 @6
7rientación hacia el mejoramiento de la calidad y la productiidad. /acultades para una comunicación efectia. &iderazgo, flexibilidad y motiación. Capacidad para reconocer el trabajo de las dem-s personas. 'ctualización permanente. /acultades para promoer y desarrollar trabajo en equipo. *royectar seguridad en sí mismos.
Alcance 9 aplicación:
a6
Conocer el plan de actiidades de auditoria externa4 /echas de auditorias intermedias, finales, así como la presentación de informes finales.
b6
*romoer que dentro del departamento de auditoria interna haya una ealuación por parte de la auditoria externa y conocer los respectios resultados para la adopción de medidas correctias.
Control sobre auditorias especificas: >;
a.
4E/E'ACIO): 'l delegar cualquier trabajo en asistentes es preciso cerciorarse que dicho trabajo ser- desarrollado por personas aptas a todo tipo de habilidades y conocimientos requeridos para que pueda crear confianza en que el trabajo esta siendo realizado con eficiencia.
b.
4I(ECCIO): 'quí se deben dar las instrucciones a los asistentes en quienes se delega el trabajo. &a dirección implica informar a estas personas cuales son y los objetios de los procedimientos que an a desarrollar.
c.
$E(3I$IO): 8urante el desarrollo de una auditoria el personal que llea a cabo responsabilidades de superisión deber-4
d.
a6
=igilar el aance del trabajo
b6
9antenerse informado de los asuntos importantes que surjan durante la auditoria.
c6
(E3I$IO): El trabajo efectuado por cada asistente ser- reisado por personal de igual o superior competencia con objeto de determinar si el trabajo se desarrollo de acuerdo a lo planeado, si los logros obtenidos se documentaron bien, y si existen asuntos de auditoria importantes pendientes de resoler.
e. CO)*(O/E$ 'E)E(A/E$ 4E CA/I4A4. &os controles de calidad son las políticas y procedimientos adoptados por el departamento de auditoria interna para cerciorarse de que todas las auditorias realizadas se han desarrollado de acuerdo con los est-ndares para la practica profesional de auditoria interna, las normas del manual de auditoria y otros requerimientos especificados por la dirección. El departamento de auditoria interna debe adoptar políticas de control de calidad que incorporen los siguientes objetios4
>>
a6 cualidades personales b6 ?abilidades y competencia c6 'signación de trabajo d6(nspección
El informe de auditoría es un documento por medio del cual el personal de la entidad prepara planes para adoptar medidas correctias para mejorar la eficiencia, economía y efectiidad de la responsabilidad asignada, el informe establece la eidencia obtenida durante la auditoría con la presentación de hallazgos y conclusionesF representa el resultado final de la auditoría, reporta a la organización un resumen de las principales -reas que requieren mejoras, y el auditor debe asegurarse que el informe sea isto como una herramienta, y constituye un marco de referencia de acción administratia, representa las conclusiones del auditor y las acciones que deben de ser tomadas por la administración de la empresa.
&a responsabilidad en la presentación de los informes se fundamentan en que los auditores internos deben reportar los resultados de sus trabajos de auditoría, emitiendo un reporte por escrito y firmado cuando se concluya la auditoría, al mismo tiempo se deber- de discutir a un niel adecuado de la administración antes de emitir su reporte escrito final. 8ichos reportes deber-n ser objetios, claros, concisos, constructios y oportunos, tendr-n como propósito, el alcance y resultados de la auditoría, y en lo aplicable su opinión, se deben de incluir mejoras potenciales y acciones correctias, el jefe del departamento de auditoría o la persona designada deber- reisar y aprobar el reporte final de la auditoría antes de su emisión, y deber- decidir qui3n distribuir- el reporte. El auditor interno informa a la dirección su trabajo, fundamentalmente en reforzar el control interno con el fin de asegurarse el cumplimiento de los procedimientos operacionales establecidos por la dirección, efectuando un seguimiento para comprobar que se han adoptado las medidas correctias, aprobadas por la dirección.
&a estructura del informe del auditor interno se establece que debe de contener como mínimo4 fecha, en lo referente a la fecha en que se concluyó la reisión, destinatario, debe de ser dirigido a los funcionarios responsablesF introducción, el auditor deber- reelar la naturaleza alcance y limitaciones y fechas de discusión del informe, antecedentes, la naturaleza de la actiidad auditada para orientar al lector del informe, resumen de los aspectos principales, debe incluir los aspectos importantes tratados haciendo una relación de los mismos, presentación de aspectos indiiduales, el auditor debe incluir una serie de secciones que tratan las situaciones pertinentes en cada caso tratado, el p-rrafo final y firma en esta parte se pueden incluir comentarios y reacciones respecto a los hallazgos de la auditoría, la distribución debe ser a los órganos que el manual de auditoría indique, y las -reas afectadas indique, debe hacerse con conocimiento como eidencia de recepción por parte de las -reas afectadas o inolucradas en la resolución de las obseraciones y las mejoras planteadas por la auditoría interna.
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&os auditores deben llear un seguimiento para asegurarse que se tomen las acciones apropiadas sobre los hallazgos reportados, la responsabilidad del auditor no desaparece hasta que se haya erificado que se han lleado a cabo las acciones recomendadas, las acciones de seguimiento deben encontrarse plasmadas en los programas de trabajo del departamento de auditoría y para cada trabajo de seguimiento debe emitirse un informe. El procedimiento de erificación deben incluir4 instrucciones emitidas, compromisos adquiridos y pruebas de cumplimiento, procedimientos de emisión, discusión y reisión de los reportes de seguimiento, las normas relatias al seguimiento de reportes deben estar contenidas en el manual de auditoría interna. El control de calidad para la preparación de un informe de auditoría interna, se establece la preparación de hallazgos al obserar si existe suficiente soporte para el hallazgo, y la determinación de eidencia adicional que sea necesaria, que se consideren causas y efectos. *ara la preparación del primer resumen de obseraciones, deber- reisar si los hallazgos han sido adecuadamente preparados, que se encuentren presentados en t3rminos específicos, la erificación de las cifras o hechos se encuentren cruzados con los papeles de trabajo, la reisión de los papeles de trabajo soporta de manera adecuada los hallazgos y las discusiones, tanto como la ortografía y redacción, dejando eidencia suficiente para soportar la expresión de opinión, deber- determinar las causas efectos y recomendaciones se encuentren adecuadamente presentados, y discutir con los subordinados los m3todos para mejorar el contenido y estilo de redacción. *ara los procesos de discusión con la administración el auditor interno deber- determinar si la administración fue preenida del problema y si ha tomado acciones correctias, si existen atenuantes a faor de la administración, debe tener en cuenta si tiene conocimiento de todos los aspectos releantes contenidos al informe, la preparación del informe preliminar deber- constatar que todas las recomendaciones presentadas en el primer borrador, que se hayan considerado en forma adecuada los puntos de ista de la administración, el reporte est3 bien redactado y de f-cil comprensión, las recomendaciones deben de estar basadas en condiciones y causas establecidas en los hallazgos, deber- cerciorarse que los puntos de ista de la administración hayan sido captados y presentados de la manera correcta, el informe debe estar acompa$ado con gr-ficas y c3dulas para la f-cil comprensión del informe. &a discusión del informe debe estar fundamentada que la administración haya tenido tiempo de estudiar el informe final, tratando de obtener acuerdos sobre cualquier punto de diferencia y considerando cualquier sugerencia de cambio al contenido del informe, incluyendo redacción específica, para obtener de la administración los planes sobre las acciones correctias para el correspondiente seguimiento. 'l finalizar la emisión del informe final el auditor interno deber- asegurarse que los cambios finales est3n acordes con el discutido en la presentación del informe, reisar el informe para asegurarse que no contenga errores mecanogr-ficos, debiendo hacer una reisión para que el informe tenga una presentación balanceada que incluya comentarios positios sobre los resultados de la auditoría en donde sea aplicable, para finalizar efectuar una leída final al informe para reisar su contenido, claridad, consistencia y cumplimiento con los est-ndares profesionales, al momento de la presentación del informe.
>A
G%&' No. 1(
&os conceptos b-sicos ayudan al contador público y 'uditor para obtener mayor profesionalismo y capacidad en el momento de aplicar los diferentes procedimientos dentro del departamento de auditoría interna. G%&' No. 2
El auditor interno debe tener una ubicación adecuada dentro del niel organizacional de una empresa. &os reportes que emita el auditor interno deben ser dirigidos al consejo de 'dministración, unta directia, o 'dministrador !nico, para obtener la colaboración personal. 9antener actitudes positias y objetias, no permitir la influencia de otras personas dentro de sus decisiones. El 'uditor (nterno debe contar con el conocimiento t3cnico y la capacidad profesional para poder llear a cabo su trabajo de ealuación de acuerdo a *rincipios de Contabilidad #eneralmente 'ceptados. G%&' No. 3
*resenta un contenido muy importante para los estudiantes de la carrera de Contador *úblicos y 'uditores, pues en ella se encuentran plasmados todas aquellas metodologías de la auditoría interna, incluyendo asimismo aquellas t3cnicas y procedimientos que pueden ser aplicados a este tipo de auditoría. G%&' No. 4
Es una excelente herramienta para el auditor interno ya que en ella se establece los procedimientos y t3cnicas para poder llear a cabo la ealuación del rubro de depreciaciones de actios fijos conforme a los *rincipios de Contabilidad #eneralmente 'ceptados. Esta guía ayuda a 'uditor (nterno a elaborar el informe final de las conclusiones alcanzadas a tra3s de la ealuación a las 8epreciaciones de 'ctios /ijos de la empresa, el cual tiene que ser elaborado profesionalmente y razonablemente para poder presentarlo a la administración de la empresa. G%&' No. 5
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'l poner en pr-ctica el contenido de esta guía, el auditor interno lograr- alcanzar la eficiencia operatia de los inentarios, haciendo uso de todos los procedimientos que en esta guía se le ilustra. ealuando las actiidades relacionadas con el uso económico y eficiente de los mismos. El auditor interno recibir- un gran apoyo en los ex-menes a los sistemas de procesamiento electrónico de datos 6 del rubro de inentarios 6, a tra3s de la utilización del programa de auditoría el cual podr- elaborarlo con m-s facilidad ya que en esta guía se le proporcionan los lineamientos para poderlo hacer. G%&' No. 6
&as entas de un entidad representan todos los ingresos de efectio y derechos que posee la empresa, como este efectio y estos derechos son los que formaran todo el actio de la empresa se necesita que este rubro cuente con una ealuación adecuado para su buen rendimiento, por lo tanto, el auditor interno est- obligado a llear acabo su examen al rubro de entas lo m-s eficaz y eficientemente posible, de allí el uso innegable de esta guía, ya que en ella el auditor interno encontrar- los procedimientos mínimos que le permitir-n lleas a cabo su ealuación y pronto an-lisis del rubro de entas.
G%&' No. 7
En la presente guía el auditor interno encontrar- procedimientos que tendr- que aplicar para poder lograr el trabajo de auditoría de las cuentas de cr3dito y cuentas por cobrar, para la ealuación del control administratio y registro de las operaciones relacionadas, logrando así la disminución de costos y el incremento de la eficiencia operatia.
G%&' No. !
El propósito principal de la presente guía es el enfoque de la importancia de la ealuación del control administratio y registro de los fondos de capital de una empresa, dentro de una estructura operatia contable y financiera, siendo los fondos de capital uno de los rubros m-s importantes de las entidades comerciales, industriales y de sericio, su adecuada administración y control permite la disminución de riegos en la toma de decisiones financieras y el incremento de la eficiencia operatia de la entidad, siendo este uno de los objetios principales de la auditoría interna.
G%&' No. "
&as cuentas por pagar muestran en el Halance #eneral, el grado de endeudamiento de una empresa, el que puede ser a corto y largo plazo. Es importante que el auditor interno conozca las políticas procedimientos internos de la empresa. El auditor interno debe conocer la naturaleza de cada transacción que le da el origen a la deuda. 8e esa forma la administración toma las decisiones para la extinción de cada deuda registrada en el Halance #eneral.
G%&' No. 1# @%
Esta guía nos proporciona información acerca de cómo proceder para la elaboración de nóminas y planillas, determina la metodología recomendable, indicando algunas t3cnicas y procedimientos de que dispone el auditor interno para la ejecución del trabajo. 'yuda a promoer la eficiencia operatia de la entidad relacionado a administración de personal, ealuando que las políticas y procedimientos aplicados permitan alcanzar la mayor eficiencia. G%&' No. 11
&a presente guía contiene los pasos elementales los cuales al ser aplicados a la confiable aplicación de los procedimientos asegurando al interesado el buen uso, control y registro de la propiedad planta y equipo de la empresa.
G%&' No. 12
&a información que presenta esta guía serir- grandemente al auditor interno para elaborar su programa, el cual le ser- indispensable para poder llear a cabo la ealuación al rubro de compras de una forma sistem-tica, precisa y de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados. El uso de esta guía no es exclusio del 'uditor, sino, m-s bien este sire como apoyo al empresario o comerciante para poder llear a cabo el plan organización de la entidad.
G%&' No. 13
0osotros como estudiante de auditoría deben conocer plenamente todo sobre prestamos bancarios como por ejemplo sus políticas y procedimientos aplicados, establecidos en administración de las instrucciones bancarias y de acuerdo a los lineamientos que establece la superintendencia de bancos.
G%&' No. 14
&a presente guía trata sobre la administración del departamento de auditoría interna la cual se concluye que da la base suficiente de cómo estructurarlo hasta como manejarlo a tra3s de manuales y la forma en que debe de guiarse a tra3s de auditoría externa, la forma en que debe preparar a su personal, las reglas a seguir dentro del departamento y la educación continua que es muy importante.
G%&' No. 15
El auditor interno luego de haber lleado a cabo su trabajo de auditoria, presentar- sus conclusiones pero a la ez presentar- tambi3n sus recomendaciones, del trabajo realizado, al órgano superior de la entidad, dichas conclusiones y recomendaciones, se presentar-n en el informe final del auditor el cual debe de llear ciertos requisitos y ciertas normas para su realización, para que su presentación sea profesional y científica ya que a tra3s de este el personal de la entidad preparar- los planes para adoptar medidas correctias para mejorar la eficiencia, economía y efectiidad de la entidad. *or eso la importancia de esta guía ya que en ella el auditor @2
encontrar- los lineamientos necesarios para poder elaborar su (nforme final con ese toque profesional que lo caracteriza.
'IA$ 4E A4I*O(IA I)*E()A 11# . (nstituto #uatemalteco de Contadores *úblicos y 'uditores "egunda Edición. (mpreso en #uatemala, 9ayo 2BBB.
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