Organigrama y descripción de puestos de un departamento de ventas y banquetes

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Organigrama y descripción de puestos de un departamento de ventas y banquetes

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FUNCIONES:

*Director de banquetes:

Este proporciona las facilidades para lograr los estándares de calidad y eficiencia establecidos y un liderazgo en los departamentos de Cocina, Almacén, y Stewart para mantener el mejor servic clientes en eventos y banquetes Este a la vez se encarga de supervisar las operaciones internas y e!ternas relacionadas con el á "anquete incluyendo el Servicio a #omicilio

#entro de sus obligaciones y deberes están$ •

Asistir a las %euniones %euniones de "anquetes "anquetes

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•

#ar el visto bueno a todos los detalles de comida y montaje junto con el C'ef antes de iniciar el eve

•

*rganizar y operar eventos dentro y fuera del lugar 

*Contador:

+levar la contabilidad del local para tener los libros al da y pagar todo lo referente al pago de imp

*Gerente de ventas:

El vendedor del depto #e "anquetes esta bajo la supervisi(n del gerente de "anquetes El obje ventas es proporcionar el mayor n-mero de clientes y eventos lo cual representara ingresos para #entro de sus obligaciones se encuentran$ •

•

Conocer un sistema de ventas You're Reading a Preview Conocer los aspectos de alimentos y bebidas relacionados con los eventos, atendiendo a full que access a free trial. personas asistentes, el n-mero de invitados y Unlock a la 'ora sewith efectuara Download With Free Trial

•

.ener nociones de Costo

•

up to vote on this title cristalera e Saber el equipo con que cuenta el establecimiento$ adornos, Sign mantelera, sillas, mesas,

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*Secretaria:

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*Camarero de banquetes:

Es responsable de brindar el servicio de alimentos y bebidas de la zona asignada dentro del sal(

*Chef de banquetes:

Es responsable de coordinar y supervisar el adecuado funcionamiento de las cocinas de banque cuanto a la preparaci(n de las (rdenes de comidas para lograr una buena presentaci(n y buen s dentro del costo unitario de elaboraci(n pre 1 establecido

*Chef Stewart de banquetes:

Es responsable en coordinar con el C'ef de "anquetes las decoraciones y presentaci(n de los m de buffet de la limpieza y ordenamiento de los equipos de cocina de "anquete You're Reading a Preview

*Cocineros de banquetes:

Unlock full access with a free trial.

Download With Free Trial Son responsables ante el C'ef de "anquetes de la preparaci(n y presentaci(n de las (rdenes de de banquetes  Sign up to vote on this title

*Ayudante de cocina caliente:

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%ealiza las preparaciones de postres fros y calientes As como de postres dulces y salados

*"artender de banquetes:

Es responsable de la reparaci(n y servicio de las bebidas y c(cteles que se sirven en los "ares d "anquetes

*#ncar$ado de decoraci%n y ambientaci%n: Se encarga de darle la adecuaci(n al lugar donde se llevará a cabo el evento

*Sommelier: +as funciones de un sommelier son$ You're Reading a Preview Ejercer el consejo eficaz y objetivo del vino

•

•

• •


#escorc'ar, respetar los pasos de cata y servir el vino Download With Free Trial %ealizar el control de temperatura de los vinos con el fin de que arriben con la adecuada a  la mesa Sign up to vote on this title #ebe ser responsable en el control de las condiciones de guarda 2temperatura, 'umedad, olores, vib  Useful  Not useful luz, etc3

C A G o e d od

•

Cata, selecci(n y confecci(n de vinos

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El departamento de ventas concentra sus esfuerzos principalmente en asegurar ventas de 'abitaciones, inst servicios del 'otel as como en ocasiones de eventos que complementan la estada de los 'uéspedes

Este departamento está encabezado por un #irector de 4entas siendo éste responsable de administrar y dir de ventas en diversas subáreas en las que se divide la funci(n de ventas

A su cargo puede tener 5erencias enfocadas a venta de grupos y a venta de convenciones quienes a su v su cargo una serie de ejecutivos de ventas que se encargan de buscar clientes para el 'otel y cuyo tr generalmente en la calle visitando clientes prospecto as como cerrando contratos Es muy importan You'rees Reading a Preview ejecutivos detecten a la persona que en la empresa quien realiza las reservaciones y quien toma las de 'ospedaje de sus empleados Unlock full access with a free trial.

#eben de establecerse ciertas polticas de ventas como parámetros para los ejecutivos de ventas y e Download With Free Trial podemos citar$ •

•



+as tarifas que se pueden asignar trátese de un grupo 26)toovote máson'abitaciones3, una c Sign up this title 2grupo7eventos3, agencias de viajes o banquetes  Useful  Not useful +a capacidad de los grupos que serán aceptados en ciertas temporadas del a8o, seg-n las t 2alta, baja3

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A este departamento también pertenece un 5erente o #irector de %elaciones &-blicas que se 'ace respo proveer la imagen del 'otel Esta persona normalmente no está subordinada al #irector de 4entas 2raz(n aparece punteada en el organigrama3 sino al gerente general, sin embargo su funci(n está orientada en ma a las ventas Esta persona entre sus funciones tiene el ocuparse de los clientes 49&:S as como buscar e peri(dicos locales u otras publicaciones para presentar el 'otel

El director de relaciones p-blicas junto con el gerente general es responsable también de ciertas funcione como pueden ser desayunos ofrecidos a prensa, eventos para los contactos de ventas, fiestas de beneficen de modas, etc

&or -ltimo también e!iste una figura a cargo de verificar el enfoque de la mercadotecnia que maneja el ventas como son promociones, papelera, productos promocionales, flyers, paquetes y los p-blicos a los dirigirán los esfuerzos de mercadotecnia

Funciones: •

Gerente General& C'eca que las ventas que se llevan a cabo estén en orden para realizar el pago corres de 'acienda

•

•

• •

Gerente Administrativo& Se encarga de verificar los cortes de caja y la comunicaci(n constante con el co

You're Reading a Preview para el pago de n(mina y 'acienda 'efe de (ecepcionista& Atiende al cliente y lleva el control de c'eques, además de supervisar que las 'a Unlock full access with a free trial. estén limpias Coordina a los recepcionistas (ecepcionista& Atiende al cliente Download With Free Trial Contador& Captura p(lizas de diario, realiza cálculos de n(mina, c'eca cortes de caja y captura informaci Sign up to vote on this title

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D#SA(()) D# +#,-AS .)-# /012MAA

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Comercial

•

*DEPARTAMENTO DE GRUPOS Y VENTAS

El departamento de ventas es uno de los pilares del otel !omer!ial " o#viam e$isten!ia del otel depender% de la venta de servi!ios al p&#li!o' Un otel tiene ( produ!tos #%si!os) • • •

a#ita!iones Alimentos +e#idas

El ne,o!io m%s produ!tivo suele ser a#ita!iones' En la a!tualidad a" mu!a !ompeten!ia entre los oteles- no solame servi!io a u.spedes sino en la venta de espa!ios para !ele#ra Reading a,randes Preview in,resos' /!onven!iones- pa0uetes- 1estas2 You're representan access with a free trial. Por otra parte mu!a de la ,enteUnlock 0uefullasiste a estos eventos se !onvierte en poten!iales para el otel'

Download With Free Trial

El departamento de ventas sur,i3 de la ne!esidad del desarrollo Sign up to vote on this title otelera- " es tam#i.n parte inte,rante de la administra!i3n'  Useful  Not useful Ori,inalmente la la#or del ,erente de un otel era re!i#ir " saludar a pero o" en d4a !on el desarrollo de la industria otelera tuvo 0ue

de  la

los u. a#ando

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:os pa0uetes 0ue o7re!en el departamento de ventas in!lu"en servi! transporta!i3n- alo5amiento " visitas ,uiadas'

El departamento de ventas opera en ( divisiones de rela!iones) !on rela!iones !omer!iales " rela!iones del personal6 por tanto su interven determinante en las si,uientes 7uentes de ne,o!ios) •

Convenciones: este es un ren,l3n mu" importante para la industria ot

0ue anualmente se !ele#ran reuniones- aso!ia!iones sindi!ales " edu 7raternidades " ,rupos pro7esionales "a sean lo!ales- estatales- na!io interna!ionales' •

Promoción de servicios: servi!ios internos- !omo) tintorer4a- resta

salones de espe!ialidades- tiendas " en el !aso de las opera!iones en !ade oteles del ,rupo' Ra93n por la !ual los oteles disponen de ,ran vari instrumentos para su venta) anun!ios- tar5etas en las mesas- muestra vest4#ulos- letreros en elevadores' •

Estrategia para incrementar las ventas: se !onsidera !lave la !on!e

!ortes4as a a,entes de via5es- personal de !ompa84as trasportadoras " di de importantes ne,o!ia!iones You're !u"o Reading personal via5a !on 7re!uen!ia' a Preview Unlock full access with a free trial. *

Integración del departamento ventas Downloadde With Free Trial Sign up to vote on this title



El ,erente ,eneral parti!ipa a!tivamente en esta dosuseful ra9ones #%s Useful por %rea  Not primer lu,ar- las ventas " su desarrollo son una a!tividad variada del otel " n de las opera!iones 0ue se a!en d4a !on d4a6 en se,undo lu,ar- la pol4ti!a de

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El departamento est% en!a#e9ado por un dire!tor de ventas- al 0ue se !ono!e al,un !omo vi!epresidente de ventas o puede llevar un t4tulo in7erior !omo el de ,erente de En !ual0uier !aso es responsa#le de administrar " diri,ir la la#or de ventas en su#%reas en las 0ue normalmente se divide la 7un!i3n de ventas' You're Reading a Preview

*Áreas del departamento de ventas Unlock full access with a free trial.

Download With Free Trial Ventas a ,rupos " !onven!iones'  Dentro de la estru!tura del departamento de ventas del otel- las ventas a, Sign up to vote on this title !onven!iones !onstitu"en el ma"or elemento- no s3lo en !uanto a tiempo " e  Useful  Not useful sino respe!to al n&mero de personas empleadas' En un otel ,ran !onven!iones- el n&mero de personas 0ue tra#a5an en las ventas a •

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lar,o al!an!e se vuelve indispensa#le' :os ne,o!ios !on ,rupos " !onven!ion materiali9an de la no!e a la ma8ana' :a ma"or4a de las or,ani9a!iones 0ue !onven!iones anuales o peri3di!as planean .stas !on mu!os meses de anti! de e!o- en mu!os !asos de tres a !in!o a8os' Por lo tanto- es imposi#le ne,o!ios de esta naturale9a sean ,enerados por el personal de ventas si .n7asis en la planea!i3n' De#e e$istir una !omuni!a!i3n !ontinua !o or,ani9a!iones para !ono!er las de!isiones tomadas !on respe!to a las 7e!as ,eo,r%1!as !onsideradas para 7uturas !onven!iones' Todav4a de ma"or import el !ono!imiento de !u%ndo estas de!isiones estar%n en etapa de revisi3n " 0u el responsa#le de tomarlas' Solo as4 puede tenerse el !onta!to ade!uado !on ade!uada en el momento ade!uado'

Mu!as or,ani9a!iones !rean !omit.s de planea!i3n para re!omendar o tom de!isi3n so#re el sitio en 0ue se !ele#rar%n 7uturas !onven!iones' Estos !om normalmente desi,nados en el !urso de una !onven!i3n'

Incentivos y grupos. Gran parte del volumen de ventas a !onven!iones resulta de los pro,ramas de ain!entivos 0ue mantienen las You're Reading Preview !ompa84as' Unlock full access with a free trial.


Dentro de la industria de los via5es e$isten !iertas !ompa84as- las a,en!ias de  Signel up mane5o to vote on this los operadores tur4sti!os !u"o ne,o!io prin!ipal es detitle estos in!e useful  Useful ,rupos- " otras 0ue se espe!iali9an en otro tipo de ventasaNot ,rupos " !onve Estas 7uentes de ne,o!ios se en!uentran diseminadas en todo el pa4s " es n

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de ventas a ,rupos " !onven!iones' :a prin!ipal tarea del !oordinador es estre!amente !on el diri,ente o diri,entes del ,rupo para !er!iorarse de 0ue evento ser% mane5ado !on propiedad de prin!ipio a 1n' Aun0ue mu!os parti!ularmente a0uellos pro!edentes de los pro,ramas de in!entivos- son ma por l4deres de ,rupo pro7esionales- otros !uentan !on l4deres de ,rupos ine$p lo !on!erniente a !oordina!i3n' Por esta ra93n el !oordinador del otel es re en mu!os !asos para resolver pro#lemas- suavi9ar a u.spedes e$altados " emer,en!ias' De#e estar disponi#le en todo momento !uando el ,rupo se en en el otel'

:as si,uientes son %reas espe!41!as en las 0ue el !oordinador tiene una imp responsa#ilidad)

;' El mane5o de lle,adas al aeropuerto por vuelos re,ulares o ' El !oordinador de#e veri1!ar diariamente !on el l4der del ,rupo los !am Download With Free Trial las !uentas maestra del mismo' De esta 7orma- se evitar%n dis!u  Sign up to vote on this title terminar la !onven!i3n " los pro#lemas o malentendidos 0uedar%n resu Useful de useful la medida en 0ue o!urran " antes de 0ue se  #orren memoria' laNot

Por lo tanto- el valor de un #uen !oordinador no puede ser e$a,erado en lo

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*entas a agencias de via!es

:as a,en!ias de via5es re0uieren un #uen volumen de de via5es por p personal de ventas' E$isten dos tipos de a,en!ias de via5es) la ma"o minorista'

"ayorista. Es !uando el otel le vende a la a,en!ia los !uartos a un

piso es de!ir la tari7a m%s #a5a' Tra#a5an dire!tamente !on los oteles " la a.reas para ela#orar pa0uetes 0ue pueden venderse al p&#li!o'

"inorista. Es a0uella 0ue vende al p&#li!o' Adem%s de esto- detr%s del

de via5es- est%n diversas a,en!ias 0ue tra#a5an al ma"oreo- !on las 0ue las a al menudeo a!en sus reserva!iones en lu,ar de a!erlas dire!tamente !on el

E$isten unos 7olletos- dise8ados- impresos " pa,ados por las a,en!ias You're Reading Preview ma"oristas 0ue para in7orman al p&#li!o dea !ontenido del pa0uete' Con el estos 7olletos- la a,en!ia de via5es al menudeo Unlock full access with vende a free trial. al p&#li!o el pa0uete 0u !omprar del ma"orista' Download With Free Trial

A trav.s de su rela!i3n !on los oteles- el ma"orista o#tiene la asi,na!i3n d  n&mero de a#ita!iones 0ue puede vender sin veri1!ar elonotel' Sign up!on to vote this title  Useful  Not useful Cuando los representantes de ventas visitan personalmente a las a, menudeo- pueden inda,ar si los 7olletos " tari7as de su representado o repres

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El elemento m%s importante en el desarrollo de este ne,o!io es una #uena personal entre el ,erente de ventas de #an0uetes " los e5e!utivos de la !om e$isten !iertas t.!ni!as 0ue pueden promover este ne,o!io)

;' De#en e$tenderse invita!iones peri3di!as a almuer9os " !o!teles a los e5 indi!ados de las !ompa84as' =' De#e tomarse en !uenta la e$pedi!i3n de tar5etas de !r.dito lo!ales utili9adas s3lo en un otel' (' Tam#i.n es importante pensar en la e$pedi!i3n de tar5etas V?P a a0uellas p de las !ompa84as 0ue son responsa#les de ele,ir los sitios para sus 7un!ion

:os tipos de 7un!iones 0ue el ,erente de ventas de #an0uetes puede esperar son los si,uientes) ;' =' (' >' @'

+odas Cenas- tanto de ne,o!ios !omo de or,ani9a!iones' +ailes " otros eventos so!iales' Co!teles' Reuniones de or,ani9a!iones empresariales /0ue in!lu"en al,unas alimento li,ero o pausa para tomar un !a7.2' You're Reading a Preview


Para !ual0uiera de estos eventos de#en utili9arse men&s " pre!ios preesta#le •

Ventas lo!ales en ,eneral

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useful  Useful 0ue  Notlle,ue Es un !onvenio 0ue el otel reali9a para 0ue siempre un !lien destino " pre,unte por un otel le re!omienden el su"o para promover las ve

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Proesionistas: Pueden ser do!tores- a#o,ados- et!' re!uentemen

!lientes 0ue vienen de 7uera en mu!os !asos !lientes !on poten!iales d tari7as altas por una lar,a temporada'

Emba!adas: Est%n u#i!adas ,eneralmente en las ,randes !iudades son mu" importantes por0ue ,eneralmente no sa#en d3nde ospedarse dispuestos a pa,ar tari7as !ompletas por un tiempo lar,o'

•

Rela!iones p&#li!as

Mu!os oteles tienen un dire!tor de rela!iones p&#li!as o un dire!tor de r !on los u.spedes 0ue se a!e responsa#le de promover la ima,en del otel'

Su prin!ipal 7un!i3n e$terna son los visitantes V?P !omo pu#li!idad en los peri estar en !onta!to !on los dire!tores de las empresas !omo a,en!ias de via5es •

istorial de los u.spedes You're Reading a Preview

Es un %rea del departamento de reserva!iones m%s 0ue del personal de ventas Unlock full access with a free trial.

Son solo para !lientes 0ue a"an estado por lo menos dos ve!es en el ot With Free Trial !omo notas 0ue ,uarda el otel Download so#re sus visitas pasadas donde anotan pr  lle,ar 0ue pudo a#er tenido 3 al,o 0ue a"a a,radado Sign al !liente poder up to votepara on this title un trato 4ntimo !on el !liente " poder a!er sus visitas pr3$imas m%s satis7a!t  Useful  Not useful

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En todas las 7ases de opera!i3n del otel de#en esta#le!erse !iertas pol4ti!as su per7e!ta adop!i3n- parti!ularmente en el %rea de ventas- "a 0ue el pro vender de#e a!erse !onsiderando !iertas pol4ti!as' :as pol4ti!as de venta esta#le!erse para lo si,uiente)

;' :as tari7as para 7uturas reserva!iones- tr%tese de ,rupos- !onv a,en!ias de via5es- individuos o #an0uetes' =' Capa!idad de los ,rupos 0ue ser%n a!eptados en !iertas .po!as del a8o las distintas temporadas' (' ?mporte de los dep3sitos por anti!ipado 0ue se o#tendr%n- " a 0u. inte >' Pa,o de !omisiones' @' Re0uisitos- !omo listas de alo5amiento- pre eti0uetado del preasi,na!i3n de a#ita!iones " tr%mites ,enerales' B' N&mero de !uartos ,ratuitos 0ue se dar%n a los ,rupos' ' Asi,na!i3n ,eneral de las a#ita!iones entre ,rupos e individuos'

:as pol4ti!as esta#le!idas en rela!i3n !on !ada uno de estos puntos de#en se 7orma 0ue produ9!an el m%$imo in,reso para el otel'

•

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Presupuesto de ventas


Nin,&n departamento de un otel de#e operar sin presupuesto' De#e esta#le! presupuesto anual de !om&n a!uerdoes responsa#ilidad del dire!tor de Download"With Free Trial en!ar,arse de 0ue su departamento opere dentro del mismo'  Sign up to vote on this title

 •

Coopera!i3n interdepartamental

Mu!o

otel

tie

o#l

ede

Useful

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 Not useful 7al

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Este tipo de situa!i3n puede evitarse si se pide a las personas inte,radas al p de ventas 0ue tra#a5en en !ada departamento por un tiempo limitado'

:a !oopera!i3n entre el departamento de ventas " otros departamentos del 7undamental para la entre,a !orre!ta de los servi!ios vendidos' A lar,o p reputa!i3n por una entre,a in7ali#le es el ma"or a!tivo del departamento de ve

•

Adiestramiento

El departamento de ventas de un otel de#e estru!turarse so#re #ase e!o ra9ona#le' Cierto- puede !rearse una tremenda or,ani9a!i3n de ventas al ! una serie de e5e!utivos altamente !ali1!ados " !on salarios elevados- pero e ve9 resulta pr%!ti!o' El departamento !on .$ito es el 0ue puede !apa!itar al p de ventas menos e$perimentado en un periodo ra9ona#le !orto' :a dire!!i3n 0ue se,uir% el entrenamiento es una parte importante de las tareas del dire ventas'

•

Est4mulo de ventas You're Reading a Preview

Aun0ue los in!entivos no son ne!esarios para motivar al personal de venta full access with free trial. ,rado' Sin em#ar,o- d otel- en la industria- .stos sonUnlock utili9ados en a!ierto otor,an es importante 0ue su pa,o se a,a asta 0ue se !on!rete el ne,o!io Download With Free Trial momento de la reserva!i3n- "a 0ue es di74!il 5usti1!ar el pa,o de !omisione  pa ne,o!ios 0ue no se an materiali9ado' Dado 0ue las reserva!iones Sign up to vote on this title importantes se a!en !on dos o tres a8os de anti!ipa!i3nel valor de los in!en  Useful  Not useful vuelve a0u4 dudoso'

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Ventas internas

En a8os re!ientes- mu!os de los ,randes !on,lomerados an in,resado al otelero' Estas !ompa84as tienen mu!os otros elementos 0ue de nin,un est%n vin!ulados a las opera!iones oteleras- pero an e!o intentos por des ne,o!ios oteleros vendiendo las instala!iones del otel a los empleados d se,mentos de la ,ran !orpora!i3n'

•

Corresponden!ia dire!ta

El personal de ventas puede !omuni!arse !on las posi#les 7uentes de ne,o !orreo dire!to- mediante env4os masivos tipo es!opetaF' Esta t.!ni!a se mu!a 7re!uen!ia en rela!i3n !on las a,en!ias de via5es- pero tam#i utili9arse para tener a!!eso a aso!ia!iones " or,ani9a!iones similares' El val t.!ni!a para un otel depende de los resultados al!an9ados' :os por!en respuesta previas a los diversos tipos de !orreo dire!to de#en peri3di!amente antes de a!er otro env4os' You're Reading a Preview •

Anun!ios ,enerales



*AC'II-A-E( A-"I+I('RA'IA(


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 Not useful

;2 Asi,nar !uota de ventas a !ada vendedor' =2 Crear pa0uetes o tari7as espe!iales para e7e!tos promo!ionales'

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*AC'II-A-E( PARA PR&PICIAR E+'A(

;2 Visitar personalmente en 7orma sistem%ti!a a los !lientes poten!iales !lave de las empresas- a 1n de promover la venta de alo5amiento- alim #e#idas del otel' =2 +us!ar nuevos mer!ados poten!iales' (2 ?nvesti,ar en detalle todo lo relativo a las !onven!iones 0ue la !ompete !aptado- para o7re!er sus servi!ios para eventos venideros' >2 Es7or9arse por re!uperar a los !lientes 0ue a"a perdido' @2 Parti!ipar en todos a0uellos eventos de !ar%!ter empresarial ,u#ern industrial a trav.s de los !uales se presente la oportunidad de !aptar n para el otel' B2 Representar al otel di,namente ante !ual0uier situa!i3n- lu,ar " momento

'erritorio de venta s

El territorio de ventas es el %rea ,eo,r%1!a asi,nada a !ada vendedorasi,nado el territorio- este de#er% si el %rea en !uesti3n "a You'reinvesti,ar Reading a Preview tra#a5ado por otro- en !aso !ontrario- de#er% re!audar toda la in7orma!i3n en t Unlock full access with a free trial. de tipo de !omer!io e industria 0ue inte,ra a esa 9ona- as4 !omo un dire! posi#les proveedores' Download With Free Trial


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Useful 0ue useful a las  Notar4a El vendedor de#er% determinar el n&mero de  visitas empresas'

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Otras 7uentes de ne,o!ios

:os vendedores de#en #us!ar otros !onta!tos 0ue puedan propor!ionarle ne, otel' Se !onsidera 0ue las !ompa84as transportistas !omo aerol4neas !ome adem%s de las a,en!ias de via5es- son de vital importan!ia para los oteles!on 7re!uen!ia se or,ani9an pa0uetes'

•

Espa!ios p&#li!os

:a renta de estos espa!ios para #an0uetes- reuniones- 1estas- !ele#ra!iones 7estivos- et!' representa un in,reso !onsidera#le para el otel- por lo !ual tratar de !aptar ese ne,o!io'

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Organigrama y descripción de puestos de un departamento de ventas y banquetes

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