ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRA
Gerenete de compras
Jefe de compras
Supervisor de compras
Analista de compras
Comprador/ Ingeniero en calidad de Proveedores
FUNCIONES PRINCIPALES Gerente de compras: Los gerentes de compras son los encargados de comprar todos aquellos bienes que la empresa necesita ya sea para la reventa o para el uso de los mismos por parte de la compañía. Ha de conseguir comprar esos bienes al mejor precio pero sin afectar a la calidad. Tiene su parte de responsabilidad en que la empresa sea cada vez más competitiva. Un gerente de compras ha de hacer, además, que la cadena de suministro de una empresa sea fluida, ágil y eficaz, para ello la comunicación entre departamentos ha de ser constante y transparente.
Jefe de compras: 1.- Tener firma con el Administrador en una cuenta bancaria. 2.- Hacer las requisiciones (necesidades operativas de la empresa) 3.- Solicitar presupuestos de los bienes y servicios a diferentes proveedores, mínimo tres presupuestos para analizar cuál ofrece mejor calidad, mayor garantía y mejores precios. 4.- Llamar a licitación, en el caso de obras o pedidos mayores (esto es según la política de la empresa). 5.-Tener la anuencia del Presidente de la empresa o en todo caso del administrador.
Supervisor de compras: Gestionar el proceso de adquisiciones de acuerdo a la normativa vigente, utilizando los instrumentos formalmente requeridos. Gestionar el proceso de adquisiciones desde que nace el requerimiento y monitorear los bienes o servicios hasta que son recepcionados. Mantener una relación cooperativa con el cliente interno y proveedores para dar respuesta oportuna a sus requerimientos. Monitorear los indicadores de gestión que tiene el Subdepartamento de Administración en relación al proceso de adquisiciones y abastecimiento. Realizar procesos de seguimiento al proceso de adquisiciones mediante diferentes herramientas de control. Actuar como contraparte técnica ante las áreas requirentes. Informar oportunamente acerca de la gestión de contratos, cumplimiento de hitos, vencimiento de garantías y estados de pago. Administrar el proceso de licitación, debiendo: elaborar y preparar las bases administrativas y técnicas, gestionar la apertura de licitaciones, revisar los
requisitos, elaborar la resolución de adjudicación, remitir las propuestas del Departamento o Unidad requirente para su evaluación y realizar la debida gestión de proveedores para aumentar la participación en los procesos de licitación Elaborar y gestionar las resoluciones y toda la documentación correspondiente al proceso de adquisiciones. Recepcionar los bienes, con guía de despacho y recepcionar las facturas, cuando corresponda.
Comprador del departamento de compras: Responsable de la gestión de compras, negociación, comercialización y logística. Planifica, organiza y coordina las actividades relacionadas con el área de compras,
la
adquisición
de
mercancías
y
artículos
diversos
para
la
compañía. Contacta y entrevista a proveedores locales y extranjeros con el fin de negociar los contratos de compra con el objetivo de un abastecimiento eficiente para ganar ventaja competitiva en las ventas. Igualmente es responsable de la administración y rentabilidad de las categorías de mercadería asignadas. Adicionalmente, panifica y aplica planes de venta y mercadeo basado en el estado de ventas y la evaluación del mercado. Fija las listas de precios, los porcentajes de descuento y los plazos de entrega, presupuesto para campañas de promoción de ventas, los métodos de venta, incentivos y campañas especiales. Coordina los estudios de investigación de mercados en el área, para determinar las necesidades y gustos de los consumidores, así como la competencia y estado actual de los mercados donde opere la empresa. Vigila la eficiencia del rubro de gastos de ventas y asegura la utilización racional de los recursos.
Analista de compras: • Recibir y verificar requisiciones y sus correspondientes anexos, consultando a la Unidad Solicitante de existir dudas en cuanto a las características o especificaciones técnicas del Bien o Servicio requerido. • Seleccionar y llevar registros de proveedores. • Realizar Solicitudes de Oferta y enviarla a los Proveedores por email, fax o correspondencia física. • Recibir, estudiar y analizar cotizaciones y presupuestos de acuerdo a las requisiciones. • Realizar la Evaluación de las Ofertas a través de un formato diseñado para tal fin e imprimirlo. •Verificar con la Dirección de Planificación Estratégica la disponibilidad presupuestaria para la realización de las compras. Imprimir el formato de Presupuesto Base. • Realizar el Informe de Recomendación de los Proveedores asignados a una Compra o Servicio. • Tramitar órdenes de compra y órdenes de servicio. • Atender a proveedores, transportistas y funcionarios relacionados con las compras. • Chequear y verificar materiales y equipos adquiridos. • Velar porque los bienes adquiridos se encuentren asegurados y entregarlos a la Unidad Solicitante. • Realizar cualquier reclamo a las compañías de existir inconvenientes con la compra realizada o el servicio prestado. • Efectuar el seguimiento a los procesos administrativos relacionados con la adquisición de bienes y servicios, gestionando ante la Coordinación de Tesorería el Pago a Proveedores. • Efectuar y distribuir compras menores.
Relación que existe con otros departamentos de la organización
Produccion: En ocasiones hay un problema entre este departamento y el de compras. El personal de producción está interesado en la producción de artículos y cumplir con los programas por lo cual prefiere contar con grandes cantidades de suministros en términos de inventarios, esto crea un problema ya que compras debe minimizar costos de ese inventario, los trabajadores de producción se acostumbran al uso de un material en especial y quieren que siempre sea el mismo y no debe ser cambiado pero compras debe vencer prejuicios al abastecer y tener opciones de abastecimiento y flexibilidad. Mercadotecnia: Mercadotecnia es una actividad humana cuya finalidad es satisfacer las necesidades y deseos a través de un proceso de intercambio, planea un producto, fija precios, promueve y distribuye bienes y servicios que satisfagan al cliente. Ingeniería: este departamento tiene como función diseñar los procesos de fabricación de producto, y realiza los cambios y modificaciones de los métodos de fabricación del producto. Ellos indican cuales son los materiales que deben comprarse y da información importante como las especificaciones, tolerancias, partes estandarizadas y otras características del material como son: resistencia, dureza, tensión, dimensiones, etc. El departamento de compras hace recomendaciones para la varacion o cambio de diseño para lo cual requiere de una reunión entre los involucrados que son; ingeniería, compras, calidad, y proveedores si dicho cambio es aceptado por todos los involucrados se lleva acabo, se pide ideas de cada uno de ellos. Contabilidad: Contabilidad maneja el equilibrio de los gastos mediante el activo y el pasivo de la compañía estas cuentas son manejadas generalmente para efecto de pagos y adeudos mediante chequeos ya sea a proveedores y otros. Este departamento se encarga del papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de resultados, facturar y registra las operaciones financieras.
Contabilidad tiene otras tareas como son negociar con los proveedores alguna rebaja o descuentos, los artículos comprados por el departamento de compras están sujetos a la inspección en el área de adquisición.
ENTREVISTA 1 ¿Cuáles son los objetivos de la empresa respecto al Departamento? El Javier Cano responde
la primera pregunta
los objetivos de la empresa
respecto a la Gestión de Compras con tres palabras: la calidad, el servicio y el precio. Se buscan siempre los productos de la mejor calidad al menor precio y también con el mejor servicio. Está claro que sea la condición principal para que se de a los clientes lo que piden. 2 ¿Quién tiene competencia en materia de compras? La persona que tiene competencia en materia de compras en general es el Jefe de Compras. Para los artículos de limpieza por ejemplo la responsable es la gobernanta, ya que ella se encarga de estas cosas y sabe cuándo y qué se necesita. El Jefe de Mantenimiento tiene que preocuparse de las cosas relacionadas con el buen funcionamiento de todo, como por ejemplo en el campo de la iluminación, ya sean bombillas, enchufes, etc. Pero finalmente las compras las efectúa solamente el Javier Cano. También a la hora tanto de alimentos (perecederos o no), como de elementos de cocina (bebida, vajilla, etc.), él toma las decisiones y compra la cantidad que considera conveniente, sin necesidad de confirmación por parte de la dirección. 3 ¿Dónde y cómo se compran los productos? El realiza la compra de los productos perecederos, como pescados, mariscos, frutas, hortalizas etc., así como productos de duración media, larga e ilimitada en la central de abastos de Chihuahua.
4 ¿Qué sistema de compra se utiliza como por ejemplo compras sin stocks, compras centralizadas, etc.? Compra lo mejor posible para la necesidad actual, ya que se hacen inventarios mensuales. Por eso si queda mucho en el economato, se tiene mucho trabajo. Yo diría que se trata del sistema Suministro Total, ya que se compran casi todas las cosas que se necesitan, cuando es necesario. 5 En el departamento de compras se tiene que tener en cuenta algunos aspectos. ¿Cuáles son para usted dichos aspectos? Los aspectos son: Los objetivos y la organización del hotel. El precio y las calidades de los productos. La elección de los proveedores. Las necesidades de los clientes.
