Manual Recepcion Zeus

Tabla de Contenido 1.

ENTRANDO A RECEPCION........................................................................................10 1.1 .

2.

LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR DE ZEUS............................12 MENÚ PARÁMETROS..................................................................................................12

2.1 .

PINTER SETUP.....................................................................................................12

2.2 .

HUÉSPEDES O CLIENTES.................................................................................13

2.3 .

MOTIVOS DE VIAJE...........................................................................................14

2.4 .

EMPRESAS............................................................................................................14

2.5 .

ELEMENTOS.........................................................................................................15

2.6 .

VUELOS.................................................................................................................15

3.

MENÚ RECEPCIÓN.....................................................................................................16 3.1 . REGISTRO DE HUÉSPEDES......................................................................16 3.1.1 . SECCIONES DE LA VENTANA DE REGISTTRO ................................18 3.1.1.1 . PESTAÑA GENERAL.................................................................................18 3.1.1.2 . AUTORIZACIONES PARA LOS DESCUENTOS....................................22 3.1.1.3 . PESTAÑA TITULARES..............................................................................23 3.1.1.4 . PESTAÑA HABS. REGISTRADAS...........................................................32 3.1.1.5 . PESTAÑA HABS RESERVADAS..............................................................35 3.1.1.6 . PESTAÑA GRUPOS....................................................................................36 3.1.1.7 . PESTAÑA CONSULTA...............................................................................37 3.1.2 . REGISTRO DE HUÉSPEDES WALK-IN..........................................................38 3.1.2.1 . CONDIOCIONES PARA LA ASIGNACIÓN AUTOMÁTICA DE SEGMENTO DE MERCADO......................................................................................................................41 3.1.2.2 . Restricciones De Bloqueo Por Llegada O Salida.........................................42 3.1.2.3 . REGISTRO DE HABITACIONES COMUNICADAS...............................43 3.1.2.4 . REGISTRO DE ACOMPAÑANTES...........................................................44 3.1.3 . REGISTRO DE HUÉSPEDES CON RESERVA................................................47 3.1.3.1 . AGREGAR HABITACIÓN WALK-IN EN UN REGISTRO CON RESERVA 51 3.1.3.2 . QUITAR UNA HABITACIÓN PREFERENCIADA..................................52 3.1.4 . REGISTRO DE HABITACIONES DE GRUPOS...............................................57 3.1.4.1 . CONDIOCIONES PARA LA ASIGNACIÓN AUTOMÁTICA DE SEGMENTO DE MERCADO......................................................................................................................59 3.1.4.2 . SUSPENSIÓN AUTOMÁTICA DE FOLIOS.............................................60 3.1.5 . REGISTRO DE ACOMPAÑANTES EN BLOQUE...........................................60 3.1.6 . REGISTRO CON CONTROL DE PERSONAS Y TERRENOS........................61 3.1.7 . FACTURACION ANTICIPADA.........................................................................63 3.1.7.1 . FACTURACIÓN ANTICIPADA CON OTROS PLANES.........................66 3.1.8 . MODIFICACIONES A REGISTROS EXISTENTES.........................................67 3.1.9 . CAMBIOS DE DATOS DEL TITULAR.............................................................67 3.1.10 . CHECK IN AUTOMÁTICO DE RESERVAS................................................69 3.1.11 . APLICACIÓN DE DESCUENTOS POR FIDELIZACIÓN...........................71 3.1.12 . PESTAÑA DE CONSULTAS..........................................................................72 3.1.13 . REGISTRO DE IMÁGENES Y HUELLAS...................................................74 3.1.14 . OTRAS OPCIONES DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS.......................76 3.1.14.1 . Imprimir Elementos De La Habitación.......................................................77 3.1.14.2 . Imprimir Registro Hotelero.........................................................................77 3.1.14.3 . Liquidador de Planes...................................................................................78 3.1.15 . REGISTRAR EL MISMO HUÉSPED EN VARIAS HABITACIONES........80 3.1.16 . VALIDACIÓN DE LOS DOCUMENTOS SEGÚN SUS RESTRICCIONES81 3.2 .

TASA PARA TARIFAS EN DÓLARES...............................................................81

3.3 .

DISTRIBUCIÓN DE DEPÓSITOS......................................................................85

3.4 . CAJILLAS DE SEGURIDAD..............................................................................86 3.4.1 . CHECK IN...........................................................................................................86 3.4.2 . CHECK OUT.......................................................................................................87

Zeus Recepción 3.4.3 .

CONSULTA.........................................................................................................87

3.5 . APERTURA DE EVENTOS VARIOS.................................................................88 3.5.1 . CONFRIMAR LLEGADA DEL EVENTO.........................................................93 3.5.2 . DEFINIR ACOMPAÑANTES.............................................................................94 3.5.3 . INGRESO DE PERSONAS POR CLASE........................................................100 3.5.4 . APERTURA DE EVENTOS VARIOS EXPRESS............................................101 3.6 . 3.7 .

CONSULTA DE HABITACIONES Y/O FOLIOS............................................107 CHECK-OUT/HUÉSPEDES...............................................................................111 3.7.1.1 . CARGO DE HABITACION DEL DIA.....................................................115 3.7.1.2 . PAGO DEL SALDO ADEUDADO POR EL CLIENTE...........................117 3.7.1.3 . CARGO A CUENTA POR COBRAR CON CONTROL DE CUPO DE CRÉDITO 119 3.7.1.4 . PARTICULARIDADES DE LOS PAGOS A SOCIO................................120 3.7.1.5 . APLICACIÓN DE DESCUENTO AUTOMÁTICO A SOCIOS DE ZEUS CLUBES 121 3.7.1.6 . PAGO DE HUÉSPEDES CON SALDO A FAVOR..................................123 3.7.1.7 . ESTADO DE CUENTA.............................................................................125 3.7.1.8 . EMISIÓN DE LA FACTURA...................................................................127 3.7.1.9 . REGISTRO DE PAGOS DESDE FACTURACIÓN.................................138 3.7.1.10 . AGRUPACION DE CONCEPTOS EN FACTURACIÓN.......................141 3.7.1.11 . TRANSFERENCIA ENTRE CUENTAS..................................................144 3.7.1.12 . CHECKOUT DE HUÉSPEDES................................................................147 3.7.1.13 . GENERACIÓN DE REMISIONES..........................................................150 3.7.1.14 . IMPRIMIR DOCUMENTO ESPECIAL..................................................153 3.7.1.15 . AJUSTES ESPECIALES..........................................................................154 3.7.1.16 . SALIDA ANTICIPADA............................................................................159 3.7.1.17 . CAMBIO A LA CONFIGURACIÓN ESTANDAR DE MENSAJES......161 3.7.1.18 . APLICACIÓN DE DEPÓSITOS NO APLICADOS................................162

3.8 . CHECK-OUT/ EVENTOS VARIOS Y GRUPOS.............................................162 3.8.1 . DEVOLUCIÓN DE SALDO A FAVOR DEL CLIENTE.................................166 3.8.2 . CARGO A CUENTA POR COBRAR CON CONTROL DE CUPO DE CRÉDITO 3.8.3 . PARA HACER EL CHECK OUT AL FOLIO...................................................168 3.9 .

CHECK-OUT/ CAMBIO DE FOLIO MAESTRO..........................................169

3.10 .

CHECK-OUT/ CHECK-OUT MASIVO...........................................................170

3.11 .

BLOQUEO/DESBLOQUEO HABS. ADMINISTRATIVAS...........................172

3.12 .

BLOQUEO/ DESBLOQUEOS DE FOLIOS....................................................175

3.13 .

SUSPENSIÓN/ ACTIVACIÓN DE FOLIOS....................................................176

3.14 .

DESMARCAR FOLIOS EXTERNOS...............................................................179

167

3.15 . CARGOS A FOLIOS...........................................................................................181 3.15.1 . PARA INGRESAR UN NUEVO CARGO....................................................182 3.15.2 . PARA BORRAR UN CARGO......................................................................184 3.15.3 . PARA IMPRIMIR UN SOPORTE DE UN CARGO.....................................187 3.15.4 . PARA CONSULTAR LOS CARGOS SIN IMPORTAR SU ESTADO.......188 3.15.5 . PARA EMITIR EL ESTADO DE CUENTA DEL FOLIO............................189 3.15.6 . CARGAR CATEGORÍAS FISCALES..........................................................189 3.15.7 . OPCIONES DE VALIDACIÓN DE LA COMANDA..................................190 3.16 . ACTUALIZACIÓN EN FOLIOS CERRADOS...............................................192 3.16.1 . ABONOS O PAGOS A FOLIOS CHECK-OUT...........................................193 3.16.2 . CARGO A CUENTA POR COBRAR CON CONTROL DE CUPO DE CRÉDITO 195 3.16.3 . PARA EMITIR UNA FACTURA..................................................................196 3.16.4 . PARA GENERAR UNA FACTURA.............................................................196 3.17 .

TRANSFERENCIA ENTRE FOLIOS...............................................................196 Sistema de Administración Hotelera

2

Zeus Recepción 3.18 .

TRANSFERENCIA ENTRE CUENTAS M/E..................................................201

3.19 .

TRANSFERENCIAS MÚLTIPLES...................................................................203

3.20 .

TRANSFERENCIA ESPECIALES....................................................................205

3.21 . ACTUALIZACIÓN ESTADÍA Y/O TARIFA...................................................210 3.21.1 . ACTUALIZAR ESTADÍA HABITACIÓN...................................................210 3.21.2 . ACTUALIZAR ESTADÍA POR HUÉSPED.................................................212 3.21.3 . CAMBIO DE TARIFA...................................................................................213 3.21.4 . DEFINIR EL CARGO DE LA TARIFA A UN ACOMPAÑANTE...............214 3.21.5 . TARIFAS DE PLANES MULTI-TARIFA.....................................................215 3.22 .

CAMBIO DE HABITACIÓN.............................................................................217

3.23 .

INTERCAMBIO DE HABITACIÓN.................................................................219

3.24 .

CAMBIOS A HUÉSPEDES CHECK – IN........................................................222

3.25 .

CAMBIO DE TITULAR/ SUBTITULAR/ ACOMPAÑANTE.......................223

3.26 .

CAMBIO DE PLAN............................................................................................224

3.27 .

CAMBIO DE PLAN DE ACOMPAÑANTES...................................................226

3.28 .

TRANSFERENCIA DE ACOMPAÑANTES....................................................227

3.29 .

CAMBIO DE DOCUMENTOS..........................................................................228

3.30 . ORGANIZACIÓN DEL HOTEL.......................................................................229 3.30.1 . CHECK-IN DE HABITACIONES................................................................232 3.31 .

SALIDAS..............................................................................................................233

3.32 .

PREPARACIÓN DE GRUPOS..........................................................................234

3.33 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES / UBICACIÓN DE HUÉSPEDES..............235

3.34 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES / QUEJAS DE HUÉSPEDES.....................236

3.35 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES / ENTREGA DE PREMIOS A HUÉSPEDES239

3.36 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES / REGISTRO DE OBJETOS OLVIDADOS242

3.37 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES / PRÉSTAMO DE ELEMENTOS.............242

3.38 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES / DEVOLUCIÓN DE ELEMENTOS........242

3.39 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES / ENTREGA DE PREMIOS A CONTACTOS

3.40 . MOVIMIENTOS ESPECIALES / SOLICITUD DE APERTURA DE EVENTOS VARIOS 246 3.40.1 . SOLICITUD ANTICIPADA..........................................................................246 3.40.2 . SOLICITUD DIRECTA.................................................................................248 3.40.3 . IMPORTAR SOLICITUD..............................................................................253 3.40.4 . ASIGNAR MANILLAS................................................................................254 3.40.5 . CAMBIO DE PLACA DE VEHÍCULOS......................................................255 3.40.6 . REIMPRIMIR TIQUETE DE PARQUEADERO.........................................257 3.41 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES / INGRESO Y SALIDA DE VEHÍCULOS258

3.42 . VOUCHERS.........................................................................................................261 3.42.1 . CAMBIO DE VOUCHER.............................................................................261 3.42.2 . CARGAR VOUCHERS ADICIONALES.....................................................262 3.42.3 . GENERAR VOUCHERS..............................................................................263 3.42.4 . GENERACIÓN MASIVA DE VOUCHERS.................................................264 3.42.5 . VENTA DE VOUCHERS..............................................................................266 3.42.6 . VENTA MASIVA DE VOUCHERS..............................................................268 Sistema de Administración Hotelera

3

242


ENRUTAMIENTO DE FOLIOS........................................................................270

3.44 .

CARGOS AUTOMÁTICOS FUERA DEL PLAN............................................272

3.45 .

AUTORIZACIONES...........................................................................................275

3.46 . ASIGNACIONES ESPECIALES.......................................................................277 3.46.1 . Creación de Consecutivos..............................................................................277 3.46.2 . Asignar de Consecutivos................................................................................278 3.47 . 4.

TARIFAS SUGERIDAS......................................................................................279

CONSULTAS E INFORMES.......................................................................................284 4.1 .

CONSULTA DE FOLIOS....................................................................................284

4.2 .

HUÉSPEDES QUE NO SE REGISTRARON...................................................285

4.3 .

HUÉSPEDES CHECK OUT...............................................................................286

4.4 .

HUÉSPEDES QUE NO SALIERON.................................................................292

4.5 .

HUÉSPEDES A SALIR SEGÚN FECHA..........................................................293

4.6 .

HUÉSPEDES Y SUS ACOMPAÑANTES.........................................................295

4.7 .

HUÉSPEDES EXPRESS CHECK OUT............................................................298

4.8 .

HUÉSPEDES SIN RESERVA.............................................................................298

4.9 .

CHECK INS EN UN RANGO DE FECHA.......................................................300

4.10 .

INFORME PARA SEGURIDAD........................................................................304

4.11 .

COMISIONES DE AGENCIAS.........................................................................305

4.12 .

ESTADÍSTICAS DE HUÉSPEDES/AGENCIAS.............................................307

4.13 .

ESTADÍSTICAS DE HUÉSPEDES/EMPRESAS.............................................311

4.14 .

ESTADÍSTICAS DE HUÉSPEDES/HUÉSPEDES POR RANGO DE FECHA312

4.15 . ESTADÍSTICAS DE HUÉSPEDES/ HUÉSPEDES O CLIENTES POR PREFERENCIA...................................................................................................................313 4.16 .

ESTADÍSTICAS DE HUÉSPEDES/ SALIDAS ANTICIPADAS....................315

4.17 .

CAMBIOS DE HABITACIÓN...........................................................................316

4.18 .

HABITACIONES SEGÚN ESTADO.................................................................317

4.19 .

DISCREPANCIAS RECEPCIÓN VS AMA DE LLAVES...............................317

4.20 .

VEHÍCULOS EN EL HOTEL............................................................................317

4.21 .

HUÉSPEDES GENÉRICOS...............................................................................319

4.22 .

RACK GRÁFICO................................................................................................320

4.23 .

CONSULTA DE HABITACIONES CHECKOUT............................................320

4.24 .

INCONSISTENCIAS...........................................................................................325

4.25 .

RESERVAS POR FECHA...................................................................................325

4.26 .

ROOM TO SELL.................................................................................................325

4.27 .

DIARIO DE OCUPACIÓN.................................................................................325

4.28 .

CONSULTA INTEGRAL....................................................................................328

4.29 .

VISITAS DE HUÉSPEDES.................................................................................334 Sistema de Administración Hotelera

4


CARGOS A FOLIOS CERRADOS....................................................................336

4.31 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES/ CONSULTA DE UBICACIÓN DE HUÉSPEDES 337

4.32 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES/ INFORME DE QUEJAS DE HUÉSPEDES340

4.33 . MOVIMIENTOS ESPECIALES/CONSULTA Y ENTREGA DE OBJETOS OLVIDADOS........................................................................................................................340 4.34 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES/CONSULTA DE ENTREGAS DE PREMIOS

4.35 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES/INFORMES ESPECIALES DE PREMIOS342

4.36 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES/CONSULTA DE CÓDIGOS DE BARRA. 344

4.37 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES/INFORME DE PREFERENCIAS DE CLIENTES 345

4.38 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES/MOVIMIENTOS DE VEHÍCULOS.........347

4.39 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES/LISTADO DE SOLICITUDES..................347

4.40 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES/INFORME DE AUTO-RETENCIONES. .349

4.41 .

EVENTOS/DEPÓSITOS DE EVENTOS POR FECHA..................................350

4.42 .

EVENTOS/EVENTOS POR FECHA................................................................351

4.43 .

HUÉSPEDES EN CASA /VIP, GRUPOS, SOCIOS EN CASA.......................353

4.44 .

HUÉSPEDES EN CASA /SEGÚN FILTRO......................................................354

4.45 .

HUÉSPEDES EN CASA /NIÑOS EN EL HOTEL...........................................357

4.46 .

OTROS INFORMES/FOLIOS CERRADOS HABITACIONES CHECK IN358

4.47 .

OTROS INFORMES/MOVIMIENTOS DE UN FOLIO.................................359

4.48 .

OTROS INFORMES/PLANES..........................................................................359

4.49 .

OTROS INFORMES/BLOQUEO Y DESBLOQUEO DE HABITACIONES359

4.50 .

OTROS INFORMES/FOLIOS BLOQUEADOS Y/O SUSPENDIDOS.........360

4.51 .

OTROS INFORMES/ CONSULTA DE CRÉDITO EN CONTABILIDAD...361

4.52 .

OTROS INFORMES/ VOUCHERS POR CONSUMIR SEGÚN PLAN.......362

4.53 .

OTROS INFORMES/ FOLIOS CERRADOS POR CORTE DE CUENTA..364

4.54 .

OTROS INFORMES/ PLANILLA DE HUÉSPEDES.....................................365

4.55 .

OTROS INFORMES/ GARANTÍAS INTERFAZ DATÁFONOS..................369

4.56 .

EVENTOS Y GRUPOS/EVENTOS Y GRUPOS CHECK-IN.........................370

4.57 .

EVENTOS Y GRUPOS/ LISTADO DE VERIFICACIÓN DE GRUPOS......371

4.58 .

EVENTOS Y GRUPOS/ CONSULTA GENERAL DE GRUPOS...................373

5.

MENÚ CAJA................................................................................................................377 5.1 .

APERTURA DE CAJA........................................................................................377

5.2 . ABONOS Y RECIBOS DE CAJA......................................................................378 5.2.1 . Control De Número Único Para Tarjetas...........................................................381 5.2.2 . Uso De La Interfaz Con Redeban......................................................................382 5.2.3 . Restricción Al Número De Abonos....................................................................383 5.3 .

ABONOS PAIDOUT............................................................................................384

5.4 .

PAIDOUT POR DEVOLUCIÓN........................................................................385 Sistema de Administración Hotelera

5

341


CAJA DE CAMBIO.............................................................................................388

5.6 .

CUADRE DE CAJA............................................................................................389

5.7 .

CIERRE DE CAJA..............................................................................................393

5.8 .

DEVOLUCIONES DE ABONOS Y PAGOS.....................................................393

5.9 .

DEPÓSITOS A EVENTOS.................................................................................395

5.10 .

CONSULTAS E INFORMES/ CAMBIO DE MONEDA.................................400

5.11 .

CONSULTAS E INFORMES/ PAIDOUT..........................................................401

6.

HUÉSPEDES CHECK IN...........................................................................................402

7.

PROCESOS...................................................................................................................404 7.1 .

DESBLOQUEO MASIVO DE HABITACIONES............................................404

7.2 .

CAMBIO DE DATOS DE FACTURAS.............................................................406

7.3 . REIMPRIMIR FACTURAS...............................................................................408 7.3.1 . ORIGINAL - COPIA.........................................................................................408 7.4 .

REIMPRESIÓN MASIVA DE FACTURAS......................................................409

7.5 .

TAREAS PROGRAMADAS (PROGRAMAR TAREA)..................................412

7.6 .

WAKE UP CALL (LLAMADA PARA DESPERTAR).....................................414

7.7 .

EXCLUIR IMPUESTOS.....................................................................................416

7.8 .

CHECKIN ARCHIVO PLANO..........................................................................417

7.9 .

CONTROL DE COSUMOS................................................................................420

7.10 .

ASIGNAR CLASE DE FOLIO...........................................................................421

7.11 . REVERTIR CHECKOUT..................................................................................421 7.11.1 . REVERTIR CHECK-OUT DE HUÉSPEDES..............................................421 7.11.2 . REVERTIR CHECK-OUT DE EVENTOS VARIOS Y GRUPOS...............425 7.12 .

FACTURACIÓN POR CORTE DE CUENTA.................................................426

7.13 .

CONTROL SALIDAS Y/O LLEGADAS..........................................................432

8.

SISTEMA DE CARGA DE IMÁGENES DE ZEUS...................................................438 8.1 .

CARGAR DESDE UN ARCHIVO.....................................................................439

8.2 .

CARGAR DESDE UN DISPOSITIVO..............................................................439

8.3 . LUEGO DE CARGADAS LAS IMÁGENES....................................................442 8.3.1 . GRABAR LA IMAGEN EN UN ARCHIVO....................................................442 8.3.2 . GRABAR LA IMAGEN EN LA BASE DE DATOS DE ZEUS.......................443 8.3.3 . ELIMINAR UNA IMAGEN DE LA BASE DE DATOS DE ZEUS.................443 9.

CONFIGURACIÓN DE BASES DE DATOS DE IMÁGENES Y HUELLAS..........450

10 .

ANEXO 1. EJEMPLO PARA LA CONFIGURACIÓN DE TERRENOS..................454

11 .

ANEXO 2. CONFIGURACIÓN PARA AUTO-RETENEDORES..............................459

12 . ANEXO 3. ENVIO DE TARJETA DE BIENVENIDA O DESPEDIDA EN CHECK-IN Y CHECK-OUT............................................................................................................................467 12.1 .

PARÁMETROS BÁSICOS PARA CORREOS DE CHECKIN Y CHECKOUT468

12.2 . ESTABLECIMIENTO DE PARÁMETROS DE CONFIGURACIÓN DEL ENVÍO DE CORREOS............................................................................................................................469 Sistema de Administración Hotelera

6

Zeus Recepción 12.3 . CREACIÓN DE JOB PARA EJECUCIÓN DE LA TAREA DE MANERA PROGRAMADA..................................................................................................................473 12.4 .

CONFIGURACIÓN/PERSONALIZACIÓN DEL MENSAJE A ENVIAR...475

Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

ZEUS Recepción Manual de usuario

ZEUS TECNOLOGIA S.A. Centro Cial. Bocagrande Local 203 PBX: 6555011 Cartagena de Indias - Colombia ___________________ Cra. 16 # 79-76 Ofc. 501 Tele Fax: 6181248 – 6097000 Bogotá - Colombia


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Zeus Recepción

INTRODUCCIÓN ¿ Que es Recepción? Mediante este módulo se realizan todos los movimientos necesarios desde el ingreso del huésped al hotel hasta su salida. Entre estos podemos mencionar: el registro de huéspedes (Check In), los cargos a folios, la transferencia de cargos, los cambios de habitación, los abonos, el Check-out de huéspedes, etc. El módulo de recepción, además de contar con opciones como las antes mencionadas, cuenta con un completo menú de consultas e informes que permiten conocer al detalle el estado de los movimientos realizados. Recepción no solo es una herramienta ideal para un recepcionista, sino que es igualmente efectiva para los cajeros. De tal forma que un funcionario puede efectuar una u otra labor o bien ambas.


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Zeus Recepción

1 . ENTRANDO A RECEPCION Después de seleccionar el icono de RECEPCION, ya sea Icono de desde el menú Inicio de Windows (Start en la versión en acceso inglés) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.

Nombre del Usuario con el que desea

Presione para iniciar la sesion.

Clave o Contraseña del

Presione para salir del sistema

Figura 1 Inicio de sesión

Después de indicar Usuario y Contraseña, y en caso de haber ingresado con un usuario válido al sistema, se despliega la ventana principal.


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Zeus Recepción

Barra de menús

Los Usuarios y sus Claves son creados desde el módulo

Figura 2 Ventana principal de RECEPCIÓN

A continuación detallaremos los menús y cada una de sus opciones. En el margen derecho encontramos varios botones, divididos en grupos así: Grupo Botones de Acceso a Otros Módulos de Zeus Hotel

Imag en

Detalle El primer botón de esta sección permite bloquear la pantalla, de tal forma que solo podremos volver a usar el sistema si ingresamos nuestra clave. Los demás botones nos dan acceso a cualquier módulo, el cual se abre de forma automática con el


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Zeus Recepción

Botones de Acceso a las principales Opciones del módulo

Botón para reconectar se al servidor en caso de una desconexi ón

usuario y clave que hayamos definido Los botones de esta sección nos agilizan el acceso a las opciones del menú. Su propósito es el mismo del menú: acceder a las opciones del sistema, por lo que cuentan con las mimas restricciones, con la agilidad que da el acceso con un solo clic.

Especialmente cuando estamos conectados a servidores remotos es posible que la estación pierda conexión con el servidor. Este botón nos permite reintentar la conexión y así evitar que tengamos que salir y volver a entrar al sistema

EL siguiente paso consiste en conocer cada una de las opciones del menú Reservas, sin embargo antes de entrar a detallar dichas opciones debemos conocer un estándar que manejan las ventanas de este módulo.

1.1 . LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR DE ZEUS

Permite realizar diferentes tareas tal como detallamos a continuación.


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Zeus Recepción

2 . MENÚ PARÁMETROS En este ítem del menú principal se encontramos todas las opciones necesarias para la creación, modificación y búsqueda de algunos de los parámetros generales.

2.1 . PINTER SETUP

Permite indicar con que impresora, de las conectadas al sistema, deseamos imprimir los reportes de ZEUS.

Figura 3 Printer Setup (Configuración de Impresora)

Otra forma de indicar la impresora que desea usar, es al momento de imprimir los reportes como veremos más adelante.

2.2 . HUÉSPEDES O CLIENTES

Permite ingresar los clientes y los huéspedes del hotel. Es importante anotar que los huéspedes que se registran en el


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Zeus Recepción

hotel al igual que los que hace reservas son creados automáticamente como clientes.

Figura 4 Huéspedes o Clientes

Para más detalles sobre el uso de esta opción consulte el manual del módulo Parámetros de Zeus Hoteles.

2.3 . MOTIVOS DE VIAJE Cuando se realiza el registro de Huéspedes, ZEUS permite seleccionar el motivo por el cual este viajó, información que a su vez genera información estadística que puede ser consultada mediante los reportes que al respecto brinda el sistema.

Figura 1 Motivos de Viaje Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción


2.4 . EMPRESAS

Muchas de los huéspedes que llegan al hotel lo hacen a través de una empresa que lo respalda. La creación, modificación, borrado y consulta de estas empresas se realiza mediante esta opción del menú parámetros.

Figura 1 Empresas



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Zeus Recepción

2.5 . ELEMENTOS

Entre los servicios que presta el hotel se acostumbra encontrar la opción de tener acceso a facilidades adicionales con las que no cuenta la habitación. Estas facilidades son variables de acuerdo al hotel, pero podríamos colocar como ejemplos la necesidad de una grabadora, un VHS o DVD, una Los préstamos y devoluciones plancha, etc. Estos objetos se conocen en Zeus como de elementos elementos y su creación va orientada a tener posteriormente se realizan el la facilidad para hacer préstamos de los mismos con el control desde módulo Recepción de del sistema. Zeus Hoteles

Figura 1 Elementos para Préstamos


2.6 . VUELOS

Cuando se ingresan las reservas al sistema, entro otros datos se puede indicar la vía por la que llega el huésped. Cuando este llega por vía aérea además de indicar la aerolínea se puede indicar el vuelo en el que arriba, de esta forma se conoce con detalle las horas de llegadas de los huéspedes,


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Zeus Recepción

especialmente para aquellos hoteles que envían transporte para sus huéspedes al aeropuerto.

Figura 1 Vuelos


3 . MENÚ RECEPCIÓN Contiene las opciones necesarias para el control de los movimientos a las habitaciones y los huéspedes, desde el Check-in en adelante.

3.1 . REGISTRO DE HUÉSPEDES

La primera opción del menú Recepción, permite registrar los huéspedes que llegan al hotel. Este proceso también es conocido como Check-in. Además de permitir registrar huéspedes Walk-In y con reservas individuales, dispone de las herramientas necesarias para registrar grupos de una forma ágil y eficiente.


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Zeus Recepción

Figura 5 Registro de Huéspedes (Checkin)

Como habíamos comentado podemos registrar huéspedes con reserva o sin reserva (Walk In) y grupos, por lo que observaremos cada uno de estos casos de forma independiente. Sin embargo antes debemos conocer algunas características que comparten los casos antes mencionados La ventana de registro además de contar con una barra de herramientas que detallaremos más adelante, presenta debajo de estas, varios campos. En su orden:


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A la izquierda se muestran 4 cuadros de colores con las letras R, T, A, y P. Estos son indicadores que permiten conocer el estado en que se encuentra el registro. Un registro de un huésped, consta de 4 pasos básicos, de los cuales se deben cumplir por lo menos los dos primeros para considerar que hubo un Check-in completo. Estos pasos son: 1. Datos Generales del Registro ( R) 2. Registro del Titular (T) 3. Registro de los acompañantes (A) 4. Registro de los Pagos (P)

Los indicadores toman su color de acuerdo al estado de cada paso, así cuando no se ha iniciado se muestra en color Rojo, cuando está en proceso se muestra en Amarillo y cuando se termina se muestra en verde. Siguiendo con las especificaciones de la ventana de registro encontramos 4 campos así: 

REGISTRO. Muestra el número de registro asociado. Cuando se está ingresando un registro, en este campo se muestra la palabra “NUEVO” la cual es remplazada por un consecutivo al momento de guardar.



RESERVA NO. Si va hacer Check-in a una reserva debe digitar aquí el número de la reserva. Sistema de Administración Hotelera

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Indicador es

Zeus Recepción



PLAN. Código del plan con el que se registrarán las habitaciones. Para el caso de registros con multiplanes, el plan aquí indicado será el que indicará el valor de la habitación



GRUPO. Código del grupo que se está registrando.

3.1.1 .

SECCIONES DE LA VENTANA DE REGISTRO

Debajo de estos campos se muestran 5 pestañas: General, Titulares, Habs. Registradas, Habs. Reservadas y Grupos. Cada uno de estos tiene funciones específicas.

3.1.1.1 . P E S TA Ñ A GE NE RA L

En él, se digita la información general del registro.

Figura 6 Datos generales del registro

IDENTIFICACIÓN. Debe proveerse la identificación del huésped. Al lado de este campo aparece una lista de


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opciones de documento de identificación de donde debe escogerse el tipo del huésped.

Si cuenta con interfaz con el sistema de clubes y está realizando una Check-in a un socio, el sistema aplicará las validaciones correspondientes. En caso de generarse un bloqueo que impida hacer el registro, el sistema informará el motivo:

Es posible definir en Zeus Clubes cuales bloqueos permiten

En este punto podrá hacer el Check-in solo si proporciona una clave de autorización válida. Para solicitar la autorización presione el botón SI. En caso de presionar NO el sistema no le permitirá continuar con el proceso de registro para este cliente.

EXPEDICIÓN. Debe especificarse el lugar expedición del documento de identidad. (Opcional)

de

NOMBRE. Debe proveerse el nombre del huésped. TIPO. Se refiere al tipo de huésped dentro de las opciones disponibles en el sistema, existen unos tipos básicos integrados con el sistema aunque el usuario podrá crear tipos adicionales DIRECCIÓN. Debe proveerse el domicilio del huésped.


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TELÉFONO. Debe proveerse el número telefónico del huésped. CIUDAD. Debe especificarse el código de la ciudad de origen del huésped, se puede acudir a la ayuda para especificar este código. Una vez provisto, aparecerá al lado el nombre de la ciudad. NACION. Debe especificarse el código del país de origen del huésped. EMPRESA. Ingrese en este campo el código de la empresa a la que pertenece el huésped, puede utilizar la ayuda para localizar las empresas existentes. Este campo puede ser opcional u obligatorio según como se haya definido en los parámetros generales del sistema. El parámetro “Empresa Obligatoria” de los parámetros de Hotel, establece si se puede o no dejar este campo vacío. En caso de ser obligatorio e intente guardar si diligenciarlo, el sistema informará al respecto mediante un mensaje:

OFICIO. Puede especificarse el oficio o profesión del huésped. (Opcional) E-MAIL. Correo electrónico del huésped F. DE NACIMIENTO. nacimiento del huésped

Fecha

de

cumpleaños

o

REGISTRO FAMILIAR. Cuando se selecciona esta casilla se indica al sistema que todas las habitaciones registradas bajo el registro actual, comparten los Sistema de Administración Hotelera

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vouchers, es decir que pueden ser consumidos por una u otra habitación indistintamente. LLEGADA. Ingrese la fecha de llegada del huésped. SALIDA. Especifique la fecha de salida del huésped. CRÉDITO. Indica si se le concederá crédito al huésped, es decir si al momento del check-out la forma de pago puede ser a cuenta por cobrar al nombre del huésped. Solo un usuario autorizado puede activar esta casilla. LIMITE. Indique el código del límite de crédito asignado al huésped. Recuerde que los límites de crédito no restringen los cargos al huésped, solo aparecen en el informe una vez han superado el límite asignado. El límite de crédito no tiene relación con el hecho de que un cliente este autorizado o no para que le sean generadas cuentas por cobrar, solo tiene como objetivo limitar saldos en el folio más allá del valor estipulado. COMISIONABLE AGENCIA. Seleccione para indicar que la agencia que vendió la reserva gana comisión sobre este registro.

DESCUENTO PAQUETE. Se debe especificar el porcentaje de descuento que será aplicado a todos los cargos del plan diferentes de alojamiento. Este campo puede aparecer deshabilitado si el usuario con el que está haciendo la reserva tiene restringido este campo, dicha restricción la puede aplicar usando la pestaña restricciones de la ventana de usuarios en el módulo Seguridad.


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Por defecto trae el descuento indicado en el plan. Si intenta cambiar este campo y tiene la restricción asignada, el sistema solicitará autorización.

VISITAS. Indica el número de veces que el huésped a estado registrado el hotel. TARIFA. Indica si la tarifa que rige para las habitaciones de este registro se toma en la moneda local o en Pesos. DESCUENTO. Código asociado al descuento dispuesto para los clientes definidos como copropietarios en el tipo de cliente. PREFERENCIA. Muestra y permite registrar observaciones especiales que desee hacer respecto al registro actual. Dado que esta observación se muestra en múltiples ventanas del sistema como cargos a folios, check-out, Punto de venta y algunos informes y consultas, permite informar con facilidad a todos los usuarios sobre información importante. Cualquier modificación a las preferencias es guardada por el sistema bajo un código de transacción especial (MODPREFEH), que puede ser consultado desde el módulo auditoría, opción “Consultas e Informes\Log de Transacciones” OCULTAR TARIFA EN EL REGISTRO HOTELERO. Define si en el registro hotelero, el sistema mostrará Sistema de Administración Hotelera

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información de la tarifa de habitación a cobrar o no. En algunos casos para el hotel esta información no debe ser conocida por el huésped, generalmente cuando se han hecho negociaciones a nivel de paquetes (planes). Esta preferencia es igualmente arrastrada desde la reserva.

3.1.1.2 . AUTORIZA CI ON ES PA RA LO S DE SC UE NT OS

Es posible definir si los campos de descuentos de la ventana de registro se pueden cambiar libremente (comportamiento por defecto) o requieren de una autorización para cambiar. Si el suceso “Autorizar Descuento en el registro” está activo el sistema solicitará una autorización al momento de cambiar el valor, de tal forma que solo podrá ser cambiado si se proporciona la autorización correcta.


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Para autorizar escriba una observación explicando el motivo del cambio, ingrese la fórmula de autorización de este suceso e ingrese su usuario y su clave. Al presionar el botón Guardar el sistema verificará los datos y de acuerdo a ellos dará o no la autorización.

3.1.1.3 . P E S TA Ñ A TIT UL AR ES

Aquí se especifican los datos de la habitación, al igual que la información del titular y sus acompañantes


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Figura 7 Registro del titular y sus acompañantes

TIPO HABITACIÓN. Seleccione el nombre del tipo de habitación deseada por el huésped. Si viene de una reserva, el sistema solo no permitirá cambiar este campo. ACOMODACION. Seleccione el nombre acomodación que se asignara al huésped.

de

la

VALOR. En este campo se muestra el valor de la tarifa de la habitación. Recuerde que la combinación entre el tipo y acomodación definen esta tarifa. Con el botón ubicado al lado de este campo puede cambiar la tarifa de la habitación, siempre y cuando tenga permisos en la opción 3.21ACTUALIZACIÓN ESTADÍA Y/O TARIFA (Para cambiar la tarifa se aplican todas la restricciones y condiciones mencionadas en la sección) HABITACIÓN. Debe asignarse el número de habitación al huésped, o dejar este campo con el texto AUTO (disponible solo si así se ha configurado). Para escoger Sistema de Administración Hotelera

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la habitación puede utilizar el botón Ayuda, la ayuda por Atributos o la ayuda del plano. Asignar la habitación de forma automática dejando el texto AUTO en el campo HABITACIÓN, implica que el sistema buscará una habitación disponible (vacíalimpia), para asignarla al cliente. Por defecto el sistema busca la habitación menos usada del tipo seleccionado. Es posible cambiar el comportamiento del sistema para que sea asignada las habitación más usada en lugar de la menos usada, para ello en los parámetros de HOTEL se encuentra un parámetro llamado “Seleccionar Automáticamente Habitaciones Más Utilizadas”, el cual sirve para indicar si el proceso de asignación automática de Habitaciones le dará prioridad a las habitaciones más usadas o a las menos usadas su valor consta de 1 carácter, de la siguiente manera: S = Le dará prioridad a las habitaciones Más usadas. N = Le dará prioridad a las habitaciones Menos usadas. Para realizar esta asignación el sistema incluye la verificación de los bloqueos y preferencias, es decir, no será asignada un habitación que tenga un bloqueo por mantenimiento, administrativo o por una preferencia de una reserva. ADULTOS. Indique el número de adultos que estarán en la habitación. NIÑOS. Indique el número de niños que estarán en la habitación. ADICIONALES. Indique el número de adicionales que estarán en la habitación, los cuales serán cobrados al valor indicado para los adicionales.


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Tenga en cuenta que cuando se realiza check-out de las personas estos valores de adultos, niños y otros no deben ser disminuidos. FOLIO MAESTRO. Permite seleccionar cual será la forma como se generará el folio maestro de la habitación, recordemos que el folio maestro es el lugar donde se cargan todos los cargos realizados por la aplicación de cargos. Debe seleccionar: 

Grupo: cuando está haciendo registro de una grupo y esta habitación hace parte del grupo que está registrado



Nuevo: Cuando está registrando una nueva habitación que no es de un grupo ya sea Wlakin o reserva individual



Otro: Cuando quiere utilizar un folio de una registro existente como folio maestro

FOLIO TITULAR. Indica si el titular tendrá un folio nuevo diferente al de la habitación o utilizará el mismo folio de la habitación como folio personal. Generalmente para el registro se utiliza para el caso de registro de grupos se selecciona Folio Maestro-> Grupo, Folio Titular-> Nuevo. Para registros individuales Folio Maestro-> Nuevo, Folio Titular-> Maestro CARGAR ADICIONAL A. Por defecto el sistema carga el valor de los adicionales a la cuenta maestra del folio maestro, en este campo puede cambiar por la cuenta extra.


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CARGAR TELEFONO A. Especifique si las llamadas telefónicas serán cargadas a la cuenta extra o maestra del Huésped. HORA ESTIMADA DE CHECKOUT. Este botón muestra y oculta un campo donde puede ingresar cual es la hora en que se espera que el cliente realice su check-out para el día registrado como fecha de salida. Inicialmente el campo no aparece disponible, pero al presionar el botón este se despliega para que pueda ingresar o modificar el valor:

Desde el informe de huéspedes a salir según fecha podrá hacer una consulta usando este campo.

1.1.1.1.1

PESTAÑA TITULAR

Esta pestaña está dispuesta para ingresar la información del titular de la habitación. Buena parte de los datos son llenados automáticamente por el sistema, según la información previamente provista

Figura 8 Datos del titular de la habitación Sistema de Administración Hotelera

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IDENT. Debe proveerse el número del documento de identificación del titular. Si el número de documento existe dentro del banco de datos del hotel los demás datos de esta pestaña serán llenados automáticamente. Si se ha generado una cédula genérica desde la reserva, el sistema permitirá cambiar el número de documento manteniendo la demás información. Solo ingrese el nuevo número de documento y continúe el proceso de registro de forma normal. Cuando el registro sea guardado el sistema automáticamente actualizará el nuevo número real del huésped. Por defecto un huésped registrado con una cédula genérica no puede permanecer check-in, sin embargo mediante los parámetros globales del sistema puede cambiarse este comportamiento. Las identificaciones ingresadas al sistema están sujetas a varias validaciones. Las validaciones que realiza el sistema pueden ser activadas y establecidas por los usuarios, para más detalles consulte la sección del maestro de clientes en el manual del módulo Parámetros de Zeus Hoteles.

TIPO. Se refiere al tipo de documento de identidad del titular, seleccione de la lista el tipo de documento correspondiente. NOMBRE. Solicitada los apellidos y nombres del titular. El color de fondo de este campo puede cambiar para indicarnos la clase de huésped relacionada. Recordemos que cada clase de huésped se le puede definir un color que lo representa.


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EXPEDIDO EN. Lugar de expedición del documento del titular SEXO. Indique si el sexo titular es masculino o femenino NACIMIENTO. Fecha de nacimiento del titular. El color de fondo de este campo puede cambiar para indicarnos la categoría de huésped relacionada. Recordemos que cada categoría de huésped se le puede definir un color que lo representa. TIPO DE CLIENTE. Seleccione de la lista el adecuado para el titular. OFICIO. Indique la profesión u ocupación del titular. LLEGADA. Se refiere a la fecha de llegada del titular. SALIDA. Indique la fecha en la que el cliente saldrá del hotel MOTIVO VIAJE. Seleccione de la lista el motivo por el cual el huésped viajó. VIA. Medio de transporte por el cual el huésped arribo a la ciudad. Según la selección que se realiza en este campo el sistema solicitará la hora del vuelo o la placa del vehículo. AEROLINEA. Código de la aerolínea en la que llego el huésped si arribo por vía aérea. INCOGNITO. Seleccione esta opción si el huésped ha indicado que su estadía en el hotel es confidencial, el sistema mostrará en diversas consultas esta característica para información de los usuarios.


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TRAE EQUIPAJE. Seleccione para indicar que el huésped llega con equipaje. Es un campo netamente informativo CHECKOUT RÁPIDO. Permite que el huésped permanezca registrado en la habitación la noche antes de su check-out, son su cuenta cancelada y su factura generada. El sistema no generará cargos para esta habitación y no mostrará inconsistencias. EVENTO. Debe especificarse el código del evento por el cual el huésped se encuentra en el hotel, en el caso que sea esta la situación en caso contrario puede dejar el campo vacío SEGMENTO. Códigos del segmento y sub-segmento de mercado al cual pertenece el huésped, este campo puede ser o no obligatorio de acuerdo como se haya parametrizado el sistema. Cuando registramos una habitación el sistema solo nos permite ingresar segmentos que se encuentren en estado activo, de hecho la ayuda (F4) solo nos mostrará estos en la lista, sin embargo un segmento o subsegmento puede ser desactivado posterior la checkin, en dicho caso si consultamos el registro encontraremos un indicador que nos especifica que la habitación registrada tiene asignado un código actualmente inactivo:

Es recomendable cambiar el código y asignar uno segmento o subsegmento activo.


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VLR TARIFA Muestra el valor de la tarifa aplicada, no puede modificar este valor. NO VOUCHER. Número del voucher asignado para control de alimentación, puede ser asignado manualmente, el sistema por defecto lo asigna de forma automática. CAJILLA. Seleccione esta casilla si se le ha asignado una cajilla al huésped, al seleccionar el sistema solicitará el número de la casilla asignada. Procedencia: PAÍS. Código del país de procedencia el huésped. CIUDAD. Código de la ciudad de procedencia del huésped. Destino: PAÍS. Ingrese el código del país destino del huésped CIUDAD. Ingrese el código de la ciudad destino del huésped PRENSA. Utilice este botón para definir si la habitación requiere que se le deja prensa diariamente. Tenga en cuenta que esta marca no genera cargo, es una marca informativa que puede ver en el informe de huéspedes en casa. COMPARTE. Permite indicar al sistema que el valor de los cargos del plan será compartido con otros huéspedes de la habitación. Para compartir deben existir por lo menos dos huéspedes en la habitación. Miraremos en detalle estas opciones más adelante Sistema de Administración Hotelera

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REG HOTELERO. Número de generado para esta habitación.

registro

hotelero

PREFERENCIAS: para detalles sobre el ingreso de preferencias consulte el manual del módulo Parámetros, menú: Huéspedes/Huéspedes y Clientes, Preferencias de Huéspedes.

Log de Cambios Los cambios realizados al registro son guardados en el Log de transacciones del sistema, por tanto es posible consultarlos desde el módulo Auditoría. Tanto cuando se guarda por primera vez como cuando se actualiza. En el LOG lo podemos encontrar con la operación “Actualización de Registro”, para más detalles consulte el manual del módulo Auditoría. En el caso particular de las preferencias de huéspedes encontramos un Log específico, que nos permite conocer que cambios o nuevos registros fueron registrados en el sistema, para este caso existe la operación “Modificación de Preferencia de Huésped”

1.1.1.1.2

PESTAÑA ACOMPAÑANTES

Esta opción estará disponible si en la pestaña Titular se especificó más de un adulto o niño. Nos permite registrar los datos de los acompañantes del titular. El ingreso de los acompañantes se puede hacer cuando registramos por primera vez la habitación, o posteriormente si es necesario.


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Figura 9 Registro de los acompañantes

IDENT. Debe proveerse el número del documento de identificación del acompañante. Si el número de documento está dentro del banco de datos del hotel, los demás campos serán llenados automáticamente. TIPO. Debe especificarse el tipo de documento de identificación del acompañante. NOMBRE. Apellidos y nombre(s) del huésped. El color de fondo de este campo puede cambiar para indicarnos la clase de huésped relacionada. Recordemos que cada clase de huésped se le puede definir un color que lo representa. EXPEDIDO EN. Lugar de expedición del documento de identificación NACIDO. Fecha de nacimiento del huésped. El color de fondo de este campo puede cambiar para indicarnos la categoría de huésped relacionada. Recordemos que cada categoría de huésped se le puede definir un color que lo representa. TIPO CLIENTE. Seleccione de la lista el tipo correspondiente al huésped que está ingresando según sus características.


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NACIONALIDAD. Código del país correspondiente a la nacionalidad del huésped. (Opcional) OFICIO. Código de la profesión u ocupación del huésped. (Opcional) LLEGADA. Debe proveerse la fecha de llegada del acompañante. SALIDA. Debe proveerse la fecha de salida del acompañante. TIPO HUÉSPED. Un huésped puede cumplir varios roles en la habitación, el primero de ellos es el de titular, el cual vimos anteriormente, los otros roles son Acompañante, Subtitular y Adicional. En común tienen que en la habitación puede haber uno o varios de cada uno de ellos mientras que las diferencias las podemos apreciar en la siguiente tabla. Tipo

SubTitular Acompaña nte Adicional

Tiene Propio

Folio

SI

Se cobra el valor adicional a la tarifa NO

NO

NO

NO

SI

FOLIO INDIVIDUAL. En el caso que se seleccione el tipo Subtitular, en este campo el texto se muestra inicialmente la palabra NUEVO, al guardar el sistema mostrará el número de Folio generado. Para los otros tipos de huésped no está disponible. A/N. Debe especificarse si el acompañante es adulto o niño. Sistema de Administración Hotelera

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EDAD. Solamente es solicitada para los niños. SEXO. Debe especificarse el sexo del acompañante. PLAN. Si el huésped se registrará con un plan diferente al titular, digite aquí el código del plan, de lo contrario lo puede dejar en blanco. En este caso el plan solo aplica para los cargos diferentes de alojamiento VISA. Puede digitar el número de la visa del huésped VOUCHER. Si el plan exige especificación de número de voucher para control de alimentación, aquí debe indicar el número asociado. CIUDAD ORIGEN. Código de la ciudad de la que procede el huésped. CIUDAD DESTINO. Código de la ciudad a la que se dirige el huésped SEGMENTO. Código del segmento y sub-segmento del mercado correspondiente al huésped.

PREFERENCIAS: para detalles sobre el ingreso de preferencias consulte el manual del módulo Parámetros, menú: Huéspedes/Huéspedes y Clientes, Preferencias de Huéspedes.

Esta opción1.1.1.1.3 PESTAÑA FORMAS DE PAGO permite registrar la forma de pago especificada por el huésped para el día del check-out o bien la garantía que deja al realizar el Check-in: Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

Figura 10 Registro de Pagos

Esta opción no emite recibo de los pagos y abonos recibidos, por lo que se recomienda utilizar la opción Abonos y Recibo de caja del menú Caja de este módulo, para registrar los abonos.

3.1.1.4 . P E S TA Ñ A HA B S. RE GI ST RA DA S

Esta pestaña muestra un listado de las habitaciones check-ins del registro actual; recordemos que bajo un mismo número de registro puede registrarse una o varias habitaciones. En la parte inferior de la ventana encontramos el campo “Preferencia Línea” donde podremos apreciar la preferencia asociada a la líneas seleccionada e incluso modificarla. Si realiza algún cambio en la preferencia deberá hacer clic en el botón “Guardar Preferencia” ubicado junto al campo. Además de mostrar dicha lista, permite realizar algunas tareas adicionales tal como el manejo de la interface con las llaves


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electrónicas, procesos que observaremos con detalle más adelante. Para realizar estos procesos es necesario seleccionar una línea de la lista, correspondientes a la habitación que deseamos afectar.

Figura 11 Listado de habitaciones registradas

La primera tarea que puede realizar desde esta pestaña es cargar una habitación para modificar datos del titular y/o los acompañantes. Para ello debe presionar doble clic en la lista de habitaciones sobre el número de la habitación, este proceso le llevará automáticamente a la pestaña del titular y mostrará los datos correspondientes. Presionando el botón adicionar puede agregar una nueva habitación al mismo registro, este proceso también lo llevará a la pestaña de titular pero quedará a la espera de especificación de las personas y la habitación que desea registrar. Se han dispuesto tres botones, que permiten respectivamente Marcar un Folio con Control de Consumos, Crear un nuevo Folio, y Crear un nuevo Folio y establecerlo automáticamente con Control de Consumos. Se debe hacer la aclaración que dichos botones dependerán de las restricciones de perfiles Sistema de Administración Hotelera

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existentes. Si el usuario no tiene permiso para realizar Apertura de Eventos Varios, entonces no podrá Crear nuevos folios; si el usuario no tiene permiso para marcar folios con Control de Consumos entonces no podrá realizar dicha acción a los folios de la lista de Habs. Registradas, ni tampoco podrá crear Folios con Control de Consumos. Para utilizar el botón “Marcar con Control de Consumos” deberá tener seleccionado un elemento de la Lista, y se validará que no tenga ya marcado Control de Consumos. Si no ha seleccionado un registro o ya tiene control asignado el sistema le informará.

Note que una columna le indica si hay control de consumos asignado.

Si se logra marcar efectivamente, entonces se cambiará el valor en la correspondiente columna, y se mostrará en la parte superior derecha el mensaje de Información del cambio en el folio.


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El botón de “Crear Folio” permite generar un nuevo folio de eventos varios. También se validará que se tenga seleccionado un elemento de la lista. Una vez que se tenga seleccionado un elemento válido, entonces se pedirá confirmación antes de crear el folio

Una vez se confirme, entonces se creará el folio con la opción de Apertura de Eventos Varios, y se abrirá la ventana para Consultar el Evento que se creó.

La utilización del botón “Crear folio con Control de Consumos” genera una combinación de las dos tareas antes mencionadas, se creará entonces el folio y se marcará con control de consumos. Adicionalmente se mostrará la ventana de Abonos para ese folio creado de tal forma que pueda dejar el saldo disponible para consumos del folio seleccionado. Para más consultas sobre el control de consumos consulte 7.9CONTROL DE COSUMOS. Si cuenta con el módulo “Guest Service” de Zeus Front podrá asignar un código de ingreso al usuario para que pueda tener acceso a este módulo. El botón de “Generar ID” permite crear la clave de acceso al usuario e incluso enviarlo por correo electrónico al buzón del cliente


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Debe seleccionar de la lista la habitación a la que generará el ID y luego presionar el botón antes mencionada, el sistema solicitará confirmación para el envío del correo

Tenga en cuenta que para que el envío de correo funcione debe estar correctamente parametrizada la información del servidor de correo. Para mayor información consulte: 12.2ESTABLECIMIENTO DE PARÁMETROS DE CONFIGURACIÓN DEL ENVÍO DE CORREOS

3.1.1.5 . P E S TA Ñ A HA BS RE SE RV AD A S.

Si el registro partió de una reservación, esta pestaña muestra el listado de las líneas de la reserva del registro. Además de mostrar el detalle de cada una de las líneas asociadas con la reserva del registro, en el momento de hacer el registro, permite seleccionar la línea que se desea registrar.


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Zeus Recepción

Figura 12 Listado de habitaciones reservadas

En la parte inferior de la ventana encontramos el campo “Preferencia Línea” donde podremos apreciar la preferencia asociada a la líneas seleccionada e incluso modificarla. Si realiza algún cambio en la preferencia deberá hacer clic en el botón “Guardar Preferencia” ubicado junto al campo. Si es un registro de un walk-in, esta pestaña permanecerá deshabilitada.

3.1.1.6 . P E S TA Ñ A GR UP OS

Se activa automáticamente cuando se está realizando un Check-in a una reserva de grupo. En esta pestaña se muestran las habitaciones reservadas para el grupo así como las personas que llegan de esta reserva. Siempre que se realiza el registro de un grupo, del que tenemos la lista de las personas y que por lo tanto pudo ser ingresado y preparado con anticipación para lograr un registro más ágil, debemos usar esta pestaña para iniciar el ingreso de cada una de las habitaciones reservadas. Sistema de Administración Hotelera

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Figura 13 Pestaña para inicio del registro de grupos

En la parte inferior de la ventana encontramos el campo “Preferencia Línea” donde podremos apreciar la preferencia asociada a la líneas seleccionada e incluso modificarla. Si realiza algún cambio en la preferencia deberá hacer clic en el botón “Guardar Preferencia” ubicado junto al campo. Si no se ha preparado el grupo, no podrá realizar ninguna tarea desde esta pestaña.

3.1.1.7 . P E S TA Ñ A CO NS UL TA

Presenta dos pestañas para consultas, la primera de ellas (Habitaciones) permite consultar el estado de las habitaciones registradas en el número de reserva o de registro actual. Su finalidad es la de proveer una estructura de consulta que muestre la información relacionada con el registro actual. La primera cuadrícula detalla todas las habitaciones que hayan sido registradas con el mismo número de reserva del Sistema de Administración Hotelera

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actual registro, pero que se encuentre bajo otro número de registro. La segunda pestaña detalla todas las habitaciones que han estado registradas en este registro. Las opciones de esta pestaña dan la posibilidad de seleccionar el estado (Check-in, check-out) de las habitaciones a consultar e incluso la opción de mirar el detalle de los huéspedes registrados si así se requiere. Para aplicar los filtros solo debe seleccionar las casillas que correspondan.

Figura 14 Consulta de Habitaciones del Registro

La pestaña “Cargos fuera del Plan”, le permite conocer que cargos automáticos fuera del plan serán generados en el proceso de generación de cargos. Esta información es presentada en dos cuadrículas que le permite distinguir los cargos fuera del plan agregados desde la reserva y desde registro de huéspedes.


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Zeus Recepción

3.1.2 .

REGISTRO DE HUÉSPEDES WALK-IN

Un huésped walk-in es aquel que llega sin reserva al hotel, normalmente se le asigna un plan en tarifa plena o Rack. Normalmente ingresamos estos huéspedes en un nuevo registro, aunque podemos buscar un registro existente y agregarlo. Recordemos que para registrar la habitación por lo menos debemos ingresar los datos generales y los datos del titular con su habitación. Los pasos para su registro de este tipo son los siguientes: Datos Generales


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1

2

4

3

1. Presione el botón a la derecha del campo “Registro No”, o bien estando este campo vacío presione la tecla Tabulador. . El sistema colocará la palabra NUEVO para indicar que ha iniciado un nuevo registro. 2. Digite el código del Plan con el que se registrará el huésped. Recuerde que puede utilizar el botón Ayuda de la barra de herramientas (tecla rápida F4) para localizar el código. Es este caso los campos Reserva y Grupo no son diligenciados dado que este caso no corresponde un huésped con reserva ni a una habitación grupo. 3. Digite los datos de la pestaña general, correspondiente a los datos generales del registro, iniciando por el número de identificación del huésped y su tipo de documento. Si el huésped alguna vez ha estado en el hotel o se le ha realizado una reserva, al ingresar los datos de su documento, el sistema mostrará todos sus datos, en caso contrario deberá ingresar toda la información. Sistema de Administración Hotelera

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4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas. Notará que el sistema cambia la ventana automáticamente pasando a otra pestaña. Después de presionar el botón Grabar el sistema lo llevará automáticamente a la pestaña Titulares donde ingresaremos los datos de la habitación, el titular de la misma y sus acompañantes (si los hay).

Datos del Titular

5 1

2

3

4

1. Especifique el tipo y la clase de habitación en la que se registrará el cliente. 2. En el campo habitación digite el número de la habitación deseada, recuerde que puede utilizar el botón Ayuda para buscar una habitación. Como ayudas especiales de este campo tenemos el botón “Ayuda, Plano”, “Ayuda, Atributos” y la tecla F4 (Ayuda, Estados). Los cuales veremos más adelante Sistema de Administración Hotelera

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Una vez digitado el número de la habitación y presionado la tecla Tabulador el sistema le podría indicar: a. Si la habitación está sucia, b. Si está intentando asignar una habitación diferente al tipo o la case indicada en el paso 1 (dado el caso solicitará confirmación de Upgrade) c. Si este sobre vendido (en este caso solicitará autorización de sobreventa) 3. Especifique la información correspondiente al número de adultos, niños y adicionales que registrará en la habitación, así como los detalles de los folios. 4. Digite la información personal necesaria para el titular 5. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

En este momento el sistema realiza el proceso de Check-in, la habitación queda registrada como ocupada y se generan los folios de la habitación y del titular (si aplica).

Registro de una Observación Especial para la Tarifa Pactada Para efectos de futuras auditoría el sistema registra una observación especial siempre que guarde una línea a la reserva, está observación guarda detalles sobre los valores pactados con el cliente respecto al alojamiento: Sistema de Administración Hotelera

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3.1.2.1 . C O N D I O C I O N E S PA R A L A A S I G N A C I Ó N A U T O M ÁT I C A D E S E G M E N T O D E M E R C A D O

Durante el registro de una habitación wlak-in el sistema solicita entre otros datos el código del segmento de mercado que se verá afectado por la habitación que se ingresa. Este segmento puede ser digitado, pero también puede ser asumido por el sistema de forma automática según como se establezca a través de los parámetros globales del sistema. El segmento de una habitación puede ser asumido por el sistema desde el plan o la empresa que hemos ingresado. Este comportamiento lo establece el parámetro global “Asignación De Segmento En La Reserva / Walkin”, el cual define si se debe aplicar la estructura de asignación del mercadeo, si se hará de forma automática, y finalmente cual será la prioridad de asignación. Para más detalles sobre los parámetros globales consulte el manual del módulo Parámetros, la sección “Definición de parámetros Hotel”.

Asignación Automática


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Zeus Recepción

Si ha establecido el proceso de asignación automática de segmento, el sistema colocará el código de segmento y sugsegmento en los campos correspondientes según la prioridad definida en el parámetro; podrá sin embargo cambiar esta asignación para que según la necesidad tome el segmento definido en el maestro de empresas o planes. Asignación Manual Si el parámetro indica que se debe asignar el segmento por prioridad, pero no de forma automática, al registrar la habitación el sistema le solicitará indicar como desea hacer la asignación:

Debe hacer clic sobre una de las opciones para que el sistema asigne el código de segmento asociado a ella.


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Zeus Recepción 3.1.2.2 . RESTRICCI ON ES DE BL OQ UE O PO R LL EG AD A O SA LI DA

Si se ha definido una restricción para bloquear el ingreso o la salida de huéspedes, y la fecha de llegada y/o salida ingresada a la habitación que está registrando coincide con las fechas de dicha restricción, el sistema lo notificará antes de hacer el check-in y nos dará la opción de autorizar la reserva. Desde luego si no autorizamos la reserva no será realizada. Al presionar el botón Guardar Línea el sistema mostrará un mensaje similar al de la imagen siguiente informando la restricción y dando la opción para autorizar:


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Zeus Recepción 3.1.2.3 . REGISTRO DE HA BIT AC IO NE S CO MU NI CA DA S

Una vez haya registrado el titular puede definir que habitaciones comunicadas va a incluir en el registro. Este paso puede realizarlo en cualquier momento luego de registrado el titular. 1

Luego de registrada la habitación: 1. Presione el botón Bloquear Habitaciones Comunicadas de la barra de herramientas. El sistema despliega una nueva ventana:


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3

2

2. Seleccione las habitaciones que bloqueará 3. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas. Puede verificar antes de asignar una habitación comunicada si esta está disponible, para ello haga clic en el botón “Validar Bloqueos de Habitaciones Comunicadas”

3.1.2.4 . REGISTRO DE AC OM PA ÑA NT ES

Si ha indicado que la habitación va a hospedar más de una persona se activará la pestaña Acompañantes. En este momento debemos tener una habitación Check-in con su folio generado y por tanto con un titular registrado. Ahora podemos proceder a agregar los acompañantes desde la pestaña de Acompañantes.


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6

1 2 5

3 4

Figura 15 Registro de Acompañantes de una Habitación

1. Seleccione la pestaña Acompañantes 2. Presione el botón “Adicionar Acompañante”, a la derecha de la lista de acompañantes. 3. Digite el número del documento de identificación (Si el huésped cuanta con uno). 4. Especifique los datos restantes del acompañante. 5. Presione el botón Pasar a la Lista. 6. Repita los pasos del 1 al 5 para cada uno de los acompañantes. 7. Al terminar de ingresar a todos los acompañantes, presione el botón Grabar de la barra de herramientas. Cuando se registra un acompañante, es posible indicar al sistema que los datos no ingresados sean heredados del Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

titular, para ello cambie el parámetro “Datos No Especificados Del Acompañante Se Toman Del Titular”, de los parámetros de Hotel.

Editar un Acompañante. Eventualmente se hace necesario hacer cambios a los datos de un acompañante, por ejemplo en su nombre, su nacionalidad, tipo de cliente, oficio, etc. Tenga en cuenta que la identificación y el tipo de huésped no pueden ser modificados desde esta opción. Para realizar este proceso ejecute los siguientes pasos:

D

A

C B

Figura 16 Registro de Acompañantes de una Habitación

A. En la cuadricula de los acompañantes, presione doble clic sobre el acompañante deseado (o bien presione clic Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

sobre el acompañante Acompañante).

y clic en el botón Editar

B. Realice los cambios deseados. C. Presione el botón “Pasar a la lista” D. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Eliminar un acompañante Solo podrá eliminar un acompañante que aún no haya sido guardado, es decir, ingreso sus datos y presiono el botón “Pasar a la Lista” y aún no ha presionado el botón Guardar. Si ya guardó deberá hacer check-out. 1. Seleccione el acompañante deseado haciendo clic en la lista. 2. Presione el botón “Borrar Acompañante” 3. Confirme el borrado.

Personas Relacionadas El botón “Personas Relacionadas”, permite seleccionar de una lista las personas que serán registradas como acompañantes. El motivo por el cual estas personas se muestran en dicha lista, es precisamente la relación que se ha definido con el titular. Cuando se ingresa un cliente al sistema desde la ventana de huéspedes o clientes del menú parámetros, puede indicarse a Sistema de Administración Hotelera

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cada cliente con que persona está relacionada, y es esta relación la que finalmente permite al sistema desplegar la lista de las personas que podrán ser seleccionadas al registrar.

Después de hacer clic sobre el botón “Personas Relacionadas”, siga las siguientes instrucciones

2

1

Figura 17 Selección de Personas Relacionadas

1. Seleccione las personas que serán registradas como acompañantes 2. Presione el botón Grabar Una vez presione este botón, el sistema cerrara automáticamente la ventana y mostrará las personas que ha seleccionado en la cuadrícula de acompañantes de la ventana de registro de huéspedes, allí podrá guardar los acompañantes o bien hacer cualquier cambio a sus datos.


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REGISTRO DE HUÉSPEDES CON RESERVA

El registro de huéspedes con reserva es muy similar al de los huéspedes Walk-In. La diferencia radica básicamente en que buena parte de la información no necesita ser digitada ya En la medida que viene con la reserva. en que los datos de la reserva sean más completos, menos será la cantidad de información

Datos Generales

1. Presione el botón a la derecha del campo Registro No. El sistema colocará la palabra NUEVO, o bien estando este campo vacío presione la tecla Tabulador. 2. Digite el número de la reserva o utilice el botón Ayuda para localizarla y presione la tecla tabulador. Observe que la información correspondiente al plan y los datos generales del registro se llenan automáticamente si la reserva tiene líneas activas. En caso de no haber líneas activas los datos no se mostrarán y se informará esta condición:

3. Cambie o ingrese los datos de la pestaña General que considere necesarios. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.


60

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1

4

2

3

Figura 18 Registro de una Reserva

Después de grabar el sistema le asignará un número de registro y lo ubica en la pestaña Habs. Reservadas, para que elija la línea de la reserva que desea registrar. En esta pestaña se muestran las habitaciones reservadas que llegan en la fecha actual, que llegaban ayer y que llegan mañana, por ello el título “Ayer, Hoy, Mañana”, lo que implica que podrá incluso seleccionar una reserva que llega en otra fecha. Si no aparecen registros se entiende que no hay reservas que cumplan dicho criterio.

Figura 19 Pestaña de Habitaciones Reservadas


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Zeus Recepción

De la lista debemos seleccionar una habitación, para ello solo debemos presionar doble clic sobre la línea de la reserva que deseamos usar. Si seleccionamos una línea de una reserva cuya fecha de llegada no es la fecha actual de Zeus, el sistema lo informará y solicitará una confirmación:

Una vez confirmada el sistema seguirá su proceso. Importante: Tenga en cuenta que si las fechas de la línea seleccionada son diferentes a la fecha actual, el sistema moverá le fecha de llegada de la reserva a la actual y, hará nuevamente el proceso de verificación de disponibilidad, lo que puede llegar a requerir una autorización de sobreventa en caso de presentarse.

Luego presionar doble clic en la línea, el sistema nos lleva automáticamente en la pestaña Titulares, donde puede ser necesario ingresar algunos datos, dependiendo de la cantidad de que fue ingresada desde la reserva o desde la pestaña general. Para finalizar el proceso:


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7

5

6

Figura 20 Datos del Titular en un Check-in de reserva

5. Indique el número de la habitación 6. Digite el número voucher (solo si el plan lo requiere) 7. Presione el botón Guardar En esta pestaña podrá cambiar todos los datos del titular y su habitación, excepto el tipo de habitación reservado. Si desea cambiar este campo, deberá hacer el cambio directamente desde la reserva o después de hacer Check-in. Si la reserva tiene una preferencia de habitación (número de habitación asignado desde la reserva), observaremos que a la izquierda del campo Habitación se muestra una lista desplegable con los números de habitación preferenciados:


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Zeus Recepción

Habitación Preferencia da

Es obligatorio seleccionar una de las habitaciones preferenciadas para hacer el registro, el sistema no permitirá asignar una habitación diferente salvo que se elimine la preferencia. Después de especificar los datos de la habitación y el titular se debe presionar el botón Grabar de la barra de herramientas.

Antes de iniciar el registro tenga en cuenta que en caso de que traten de cambiar la fecha de salida cuando el registro viene de una reserva con habitaciones preferenciada y tiene bloqueos por comunicación, el sistema no se lo permitirá sacándole el siguiente mensaje donde le indica que se debe registrar con las misma fechas de la reserva y después modificar la estadía.


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Zeus Recepción 3.1.3.1 . AGREGAR HA BIT AC IÓ N WA L KIN EN UN RE GI ST RO CO N RE SE RV A

Es posible ingresar habitaciones adicionales a un registro que fue realizado a partir de una reserva, para ello puede presionar el botón adicional de la barra de herramientas principal de la ventana de registro. El sistema solicitará confirmación del proceso y una vez haya respondido afirmativamente podrá ingresar la habitación Walk-in con el proceso especificado en este manual.


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Zeus Recepción 3.1.3.2 . Q U I TA R UN A HA BIT AC IÓ N PR EF ER EN CI AD A

Si no desea asignar la habitación preferenciada desde la reserva, presione clic derecho sobre la lista desplegable Habitación Preferenciada ubicado a la derecha del campo Habitación, el sistema le solicitará la confirmación de la desasignación de la habitación y luego de ello podrá asignar otra habitación.

Tenga en cuenta si la preferencia de habitación realizada en la reserva incluye habitaciones comunicadas el sistema solicitará la eliminación de dichas habitaciones para poder quitar la preferencia:

Una habitación puede estar preferenciada más de una vez en la misma reserva, siempre y cuando las líneas en las que fue Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

preferenciadas lleguen en diferentes fechas. Si realiza la desasignación de una habitación preferenciada que está en más de una línea, el sistema no afectará las otras líneas de la reserva, solo la que está registrando en este momento.

3.1.3.3 . APLICACIÓ N DE DE PÓ SIT OS

Si en la reserva registró un depósito para la habitación, al momento de hacer check-in al titular, el sistema realizará la aplicación de este según como fue especificado (a una habitación o proporcional). Si se detectó que hay un depósito y se configuró que se debe aplicar, el sistema solicitará confirmación:

Si responde afirmativamente se abonará el valor del depósito al folio del titular de la habitación, de lo contrario deberá posteriormente hacer la aplicación manual utilizando la opción 3.3DISTRIBUCIÓN DE DEPÓSITOS de recepción o desde el módulo Reservas. Existe una restricción para la aplicación de los depósitos, la cual se presenta cuando tiene interfaz con Zeus Contabilidad en el modelo de múltiples contabilidades por Complejo. Para estos casos si intenta registrar el depósito en una habitación correspondiente a un complejo diferente al de la reserva, el sistema le restringirá la acción: Sistema de Administración Hotelera

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3.1.3.4 . LOS AC OM PA ÑA NT ES

El registro de los acompañantes varía de acuerdo a si estos fueron registrados o no en la reserva. Si los acompañantes no fueron registrados en la reserva se realiza de la misma forma que el de los huéspedes Walk In, por el contrario si al momento de hacer la reserva se ingresaron los acompañantes el proceso varía. Si los huéspedes son registrados en la reserva el sistema, de acuerdo a como se haya parametrizado, los guardará o no automáticamente en el mismo instante que se guarda el titular. Si la parametrización indica que no se deben guardar, los acompañantes se mostrarán en la cuadrícula a espera de que sean modificados o guardados, si sale de la ventana si guardar solo quedará registrado el titular.

Como registrar los acompañantes de reserva pendientes por registrar? En caso que los acompañantes ingresados en la reserva no se hayan sido registrados al hacer el Check-in al titular, podrá seleccionarlos para registrarlos.


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1 2 Figura 21 Seleccione de Acompañantes de Reservas

Figura 22 Datos del Acompañante seleccionado

Para buscar los acompañantes no registrados 1. Presione el botón Acompañantes 2. Presione doble clic sobre el acompañante que desea registrar. El sistema mostrará los datos del acompañante seleccionado, agregue o modifique la información del acompañante y prosiga con el proceso de registro del acompañante de la misma forma como se ingresa un walk-in, es decir, presionando el botón Pasar a la Lista y posteriormente el botón Guardar de la barra de herramientas.

Como registrar acompañantes en bloque por clase


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El ingreso de acompañantes al registro por defecto debe ser realizado uno a uno tal y como pudimos observar en títulos anteriores, sin embargo en algunos escenarios el alto número de acompañantes que llegan o se registran en una reserva puede ser un proceso largo que conlleva a lentitud en el registro. Pensando en estos escenarios, la opción acompañantes cuenta con una funcionalidad que permite generar acompañantes genéricos de forma automática, y especificados por clase de huésped. El botón de la esquina superior izquierda mostrara u ocultara las opciones necesarias para la generación.

Cuando se despliegues las opciones contará con un botón que permitirá crear los acompañantes genéricamente, siempre y cuando la suma de los adultos con los niños de todas las clases coincida con el total de adultos y niños que se estipularon.

Estando en la pestaña de acompañantes y luego de haber presionado el botón Mostar para que se desplieguen las opciones necesarias: 1. Especifique el número de personas adultas y niños por cada clase de huésped Sistema de Administración Hotelera

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2. Presione el botón Generar Acompañantes Genéricos El sistema generará los acompañantes con un número de documento genérico y con un nombre de las mismas características, los cuales podrá tratar como cualquier acompañante genérico ingresado de forma manual.

Para Consultar los Acompañantes Registrados por clase Esta consulta le ayuda a conocer fácilmente el número de acompañantes que ha registrado por cada clase y en total, evitando la necesidad de hacer un conteo manual. Luego de mostrar las opciones de acompañantes en bloque mediante el botón Mostrar, presione el botón “Consultar Totales Ingresados”. Note que la cuadrícula le detalla por cada clase las cantidades, así como las cantidades de huéspedes sin clase, y la cantidad total ingresada.


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Zeus Recepción 3.1.3.5 . COMO CO NT IN UA R RE GI ST RA ND O LA S DE MÁ S HA BIT AC IO NE S DE LA RE SE RV A?

Si la reserva tiene más de una habitación reservada se debe da hacer el registro una a una. Una vez registrada la primera habitación, debe seleccionar la pestaña “Habs. Reservadas”, donde encontrará la lista de las líneas de la reserva. Esta lista además de mostrar las líneas de la reserva nos Habitaciones indica la cantidad de habitaciones reservadas Utilizados o Registradas por cada línea y de ellas la que ha sido utilizada (registradas).

Cantidad Reservada


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Fi gura 23 Como se muestra una reserva individual cuando tiene múltiples líneas

La Habitaciones reservadas que no se vayan a registrar, deben ser

Para continuar con el registro de las habitaciones, presione doble clic sobre la línea deseada, el sistema mostrará los datos de la reserva seleccionada en la pestaña titulares, para que se prosiga con el proceso de registro de la reserva, siga los pasos anteriormente mencionados para el registro. Si después de haber seleccionado la línea no realiza los pasos correspondientes y finaliza con el botón guardar, el registro quedará como si hubiera cancelado el proceso.

Si los datos de la reserva están completos, básicamente tendrá que seleccionar la habitación y presionar el botón guardar para que el titular quede registrado

3.1.4 .

REGISTRO DE HABITACIONES DE GRUPOS

El registro de habitaciones de grupos es un proceso sencillo que se basa en los principios de la reservas de Walk In y reservas individuales, por lo que si no conoce estos procesos se recomienda leer las secciones 3.1.2REGISTRO DE HUÉSPEDES WALK-IN y 3.1.3REGISTRO DE HUÉSPEDES CON RESERVA, antes de iniciar esta sección.


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2

3

1

3

Figura 24 Registro de un Grupo

Datos Generales 1. Presione el botón a la derecha del campo Registro No. El sistema colocará la palabra NUEVO. O bien estando este campo vacío presione la tecla Tabulador. 2. Digite el número de la reserva del grupo o utilice el botón Ayuda para localizarla y presione la tecla tabulador. 3. Observe que la información correspondiente al Plan, el Grupo y los datos generales del registro se llenan automáticamente. 4. Cambie o ingrese los datos de la pestaña General que considere necesarios. 5. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.


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El sistema lo ubica automáticamente en la pestaña Grupos, donde deberá presionar el botón Refrescar muestre la información del grupo.

para que se

2

1 Figura 25 Datos del Grupo

En la pestaña Grupos encontramos dos áreas principales: Habitaciones y Registros Preparados. La primera muestra las líneas reservadas para el grupo mientras que la segunda, las personas con el número de pre-registro asignado en la preparación. Para registrar una habitación del grupo 1. En la lista de Registros Preparados. Presione doble clic sobre una de las personas de la habitación que desea registrar. Observe que a la derecha de esta lista se muestran los huéspedes y su número de Pre-Registro. 2. Presione el botón “Iniciar Check-in”. El sistema lo lleva directamente la pestaña Titulares donde se siguen los pasos utilizados para el registro de Reservas Individuales, tanto para el registro del titular, la selección de la habitación preferenciada y el registro de los acompañantes. Sistema de Administración Hotelera

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El auto guardado de los acompañantes igualmente depende de la configuración que se haya realizado en los parámetros generales de HOTEL. La opción de ingresar acompañantes no ingresados en el momento del registro del titular, se comporta de la misma forma de las reservas individuales, así como el botón de acompañantes de reserva. Para continuar con el registro de las habitaciones del grupo, seleccione la pestaña Grupos y repita los pasos anteriores. Importante: Si durante el registro de una habitación del grupo cambia la fecha de salida para colocar más días, es posible que el sistema solicite clave de sobreventa. Debe indicarla para que se pueda hacer el registro.

3.1.4.1 . C O N D I O C I O N E S PA R A L A A S I G N A C I Ó N A U T O M ÁT I C A D E S E G M E N T O D E M E R C A D O

Durante el registro de una habitación de un grupo el sistema solicita entre otros datos el código del segmento de mercado que se verá afectado por la habitación que se registra. El sistema asignará el código del segmento para cada habitación tomando el segmento asociado al titular de la misma. Si el titular de la habitación de un grupo no tiene asignado un código de segmento, el sistema asignará de forma automática el segmento establecido en la línea de la reserva a la que pertenece la habitación.


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Como registrar como parte del grupo habitaciones que no fueron reservadas? Es muy común encontrar casos donde es necesario incluir, a última hora, habitaciones que no hacían parte del grupo y que por lo tanto no se encuentran ni reservadas ni preparadas. Para agregar habitaciones bajo estas circunstancias, estando activo el registro del grupo, debe presionar el botón Adicionar de la barra de herramientas. En este instante el sistema le pedirá confirmación de la operación.

Figura 26 Confirmación de ingreso de nueva habitación al registro

Los pasos siguientes para registrar la habitación son los vistos anteriormente en las secciones 3.1.2REGISTRO DE HUÉSPEDES WALK-IN y 3.1.3REGISTRO DE HUÉSPEDES CON RESERVA.

3.1.4.2 . SUSPENSI ÓN AU TO MÁ TIC A DE FO LI OS

Para todos los procesos de registro de habitaciones (grupos, Walk-in, reserva individual) el plan puede determinar que existe una suspensión automática. Siempre que registre una habitación en un plan que tenga marcada la opción “Suspensión para aplicación”, el sistema luego de guardar el Sistema de Administración Hotelera

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registro aplicará una suspensión del tipo PARCIAL ACEPTANDO GENERACIÓN DE CARGOS, para más detalles del resultado de este tipo de suspensión consulte el inciso 3.13 SUSPENSIÓN/ ACTIVACIÓN DE FOLIOS.

3.1.5 .

REGISTRO DE ACOMPAÑANTES EN BLOQUE

Para cualquiera de las formas de registrar huéspedes en una habitación permite ingresar más acompañantes, este ingreso normalmente se efectúa manualmente e ingresando los registros uno a uno. Existe otra forma de ingresar acompañantes genéricos a una reserva de forma automática y a partir de unos valores básicos indicados al sistema. Esta generación requiere de la especificación de la cantidad de adultos y niños a registrar por cada clase de huésped registrada en el sistema. 1

Para hacer le registro 1. En la pestaña de acompañantes del registro de huéspedes seleccione el botón para generar acompañantes. El sistema mostrará una nueva cuadrícula detallando cada Clase de Huésped.

3

2


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2. Especifique en las columnas Adultos y Niños el número de personas a registrar. Tenga en cuenta que el número de personas debe ser menor o igual al número especificado en el registro. 3. Presione el botón Generar Acompañantes. Este proceso creara los acompañantes con un número de documento genérico, siempre y cuando la suma de los adultos por clase no supere en número de adultos del registro, al igual con los niños. Los nombres de los acompañantes se armará con la palabra Acompañante + consecutivo + clase de huésped + número de registro. Por Ejemplo: “Acompañantes 2111 Adicional 022554” Los datos adicionales requeridos por la ventana se tomarán del titular, es decir, las fechas de llegada y salida, la nacionalidad, ciudad origen, ciudad destino, segmento y tipo de cliente. El tipo de huésped será acompañante, no se enviará fecha de nacimiento, ni plan, ni visa y demás datos.

3.1.6 .

REGISTRO CON CONTROL DE PERSONAS Y TERRENOS

Este control de disponibilidad por terrenos y capacidad de personas parte de unos parámetros definidos en los complejos y los tipos de habitación. Su objetivo es ayudar a las organizaciones en el control de negocios en los que no solo venden estadías de Habitaciones sino espacios (Terrenos) para alojar carpas y que por lo tanto manejan una cantidad limitada de terrenos para vender. Este control se realiza por complejo, por lo tanto se debe realizar una configuración especial en el maestro de complejos Sistema de Administración Hotelera

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y otra en el maestro de tipos de habitación, para que el sistema pueda realizar el control solamente sobre los complejos configurados para tal fin y pueda tomar y liberar cantidades de Terrenos, según el tipo de habitación. Esto implica que puede combinarse el manejo de complejos con terrenos y complejos con la administración estándar de habitaciones. El control de la disponibilidad de las habitaciones relacionadas con terrenos aplica de la forma estándar como el sistema controla la disponibilidad de habitaciones. Lo importante en este caso es tener activas la cantidad de habitaciones para no vender más terrenos de los disponibles. Para detalles de este proceso consulte la opción Activación/Inactivación Masiva de Habitaciones en el módulo Parámetros Cada vez que se realice un Reserva o un Registro de una Habitación, el sistema validará si la cantidad de Personas indicadas (Adultos, Niños y Adicionales) no sobrepasa el saldo disponible de personas a alojar en el complejo al que pertenece la habitación, en caso se superar la Cantidad máxima, solicitará una Autorización de Sobreventa. Esta verificación se realizará también cuando se intente alargar la estadía de una Habitación o al alargar la fecha de salida de una Reserva.

La autorización de la sobreventa requiere de una formula o clave y un observación con el motivo. Ingrese estos datos y presione el botón Guardar de esta ventana. Si la formula no es correcta el sistema informará. Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

Para más detalles sobre el manejo de los terrenos ver los Anexos.

3.1.7 .

FACTURACION ANTICIPADA

En primera instancia la facturación anticipada está relacionada con el plan asignado a la habitación que se está registrando, si el plan está marcado para generar facturación anticipada abra algunos cambios en el proceso. Este tipo de registros en términos generales sigue el proceso normal de un registro estándar de una reserva o un Walk-in, su principal diferencia sucede luego de registrar el titular. Después de presionar el botón guardar para registrar el titular, el sistema, luego de registrar el huésped titular, iniciará la generación y aplicación de cargos de toda la estadía de la habitación. Este proceso genera todos los cargos durante los días de estadía del cliente y los carga a la cuenta maestra del folio, al mismo tiempo hace un cargo de naturaleza contraría por los mismos conceptos en la cuenta extra del folio. Los objetivos del doble cargo son: (1) poder generar la factura anticipada, (2) generar un neto de ingresos en cero de tal forma que no se infle la venta del día. Mientras realiza esta tarea el sistema mostrará un mensaje en la parte superior derecha de la ventana.


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Al terminar de generar cargos: 1. Si existe durante el proceso de registro se aplicó un depósito al folio de tal forma que el saldo quedo en cero, el sistema generará la factura del cuenta maestra automáticamente y desplegará la ventana de facturación para que pueda imprimirla.

2. Si no existe un depósito aplicado desplegará la ventana de pagos para que sea cancelado el saldo generado luego de la aplicación de los cargos de la estadía.


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Zeus Recepción

Al realizar el pago del total del saldo y salir de la ventana, el sistema genera la factura y se mostrara la ventana de facturación para que el usuario seleccione la forma de salida.

Para reimprimir una factura anticipada Estando en la ventana de registro y luego de haber cargado la habitación a la que desea reimprimir la factura (ver 3.1.8 MODIFICACIONES A REGISTROS EXISTENTES), presione el botón de facturación anticipada.


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Zeus Recepción

Si la factura ya ha sido emitida el sistema le dará la opción de volverla a imprimir.

Si responde No, el sistema cancelará la operación y no llevara a cabo proceso alguno. En caso contrario, será desplegada la ventana de reimpresión de copias.

El proceso llevado a cabo en esta opción es el mismo del inciso 7.3REIMPRIMIR FACTURAS.


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Zeus Recepción 3.1.7.1 . FA C T U R A C IÓ N AN TIC I PA DA CO N OT RO S PL AN ES

Es posible aplicar la orden de facturar anticipadamente un folio de una habitación a pesar de estar registrado en un plan que no tiene marcada la característica Facturación Anticipada. Para estos casos de nuevo el proceso de registro o Check-in se realiza siguiendo los pasos normales descritos en este manual. Al finalizar el registro se procede con un paso adicional que consisten en presiona el botón Facturación Anticipada de la barra de herramientas:

El sistema solicitará la confirmación del proceso:

Si responde afirmativamente se iniciará el registro de los cargos. Al terminar de generar cargos podrá seguir con el proceso antes descrito para el pago y la facturación. Sistema de Administración Hotelera

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3.1.8 .

MODIFICACIONES A REGISTROS EXISTENTES

Cuando desde el registro de huéspedes se desea cargar un registro existente, ya sea para consultarlo o realizar modificaciones, se deben seguir las siguientes instrucciones.

1

Modificacione s como el cambio de Plan o de estadía se realizan desde las opciones correspondie

2

3 Figura 27 Cargar los Datos de una habitación Registrada

1. En el campo No. Registro, digite el número del registro deseado y presione la tecla tabulador. También puede utilizar el botón Ayuda para localizar el registro. 2. Haga clic sobre la pestaña Habs. Registradas 3. En la lista desplegada presione doble clic en la línea correspondiente a la habitación deseada. Tenga en cuenta que en esta lista solo se despliegan las habitaciones Check-in. 4. El sistema carga los datos de la habitación y lo ubica automáticamente en la pestaña Titulares


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CAMBIOS DE DATOS DEL TITULAR

En las reservas de grupo y reservas individuales puede definirse, además del titular, los datos de los acompañantes, sin embargo al momento de hacer el registro de la habitación suele presentarse que llegue antes la persona registrada como acompañante que la persona registrada como titular. En este caso el sistema provee la posibilidad de cambiar los roles definidos en la reserva, de tal forma que el nuevo titular de la habitación sea la persona registrada como acompañante. Este proceso solo puede ser realizado cuando se va a realizar por primera vez el registro, una vez registrado ya no está disponible.

2

3 2 Figura 28 Cambios de Datos del Titular

Para realizar el cambio de titular en una reserva individual 1.

Inicie el proceso de registro de la reserva según el las indicaciones anteriormente especificadas Sistema de Administración Hotelera

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2.

Presione el botón Cambiar Datos del Titular

3.

El sistema despliega la ventana de búsqueda de acompañantes, presione doble clic sobre el acompañante que pasará a ser el nuevo titular de la habitación

4.

Prosiga con el proceso de registro de la forma normal

Para realizar el cambio de titular en una reserva de grupo Así como puede realizar el cambio de una reserva individual, el sistema provee la opción de realizar el cambio de una reserva de grupo. Tenga en cuenta que este cambio aplica puntualmente para el registro y que las reservas individuales y de grupos no se ven afectadas.

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2

1

Figura 29 Cambio de Datos del Titular en Grupos

1. Inicie el proceso del registro del grupo 2. Seleccione el huésped a registrar Sistema de Administración Hotelera

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3. Presione el botón de cambio de datos del titular 4. Presione doble clic sobre el huésped que pasará a ser el nuevo titular del habitación 5. Prosiga con el proceso de registro del huésped

3.1.10 .

CHECK IN AUTOMÁTICO DE RESERVAS

Hacer Check-in a una reserva desde esta opción, acelera considerablemente el proceso de registro, dado que se minimiza el número de pasos a seguir en el proceso. Para realizar el registro deberá indicar el número de la reserva o del pre-registro.

2

1 7 3 2 5 4 8

6

Figura 30 Registro Automático de una Reserva Sistema de Administración Hotelera

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El proceso de registro automático aplica igualmente para grupos siguiendo el mismo proceso y teniendo en cuenta que: (1) solo se puede hacer a las líneas que estén pre-asignadas (preparadas) y (2) no puede tomar un número de habitación diferente a la asignada en la preparación de grupos.

Para registrar una reserva 1. Presione el botón Nuevo para agregar un registro 2. Presione el botón Registro Automático de Reservas 3. Digite el número de la reserva o el número del preregistro 4. Seleccione la(s) línea(s) que desea registrar de la cuadrícula (Puede seleccionar todas las líneas haciendo clic en la cabecera de la columna SEL. Dado el caso indique si desea aplicar el depósito de la reserva. 5. Si no ha indicado el número de la habitación, indíquelo en el campo “Hab.” de la cuadrícula. 6. Si ha ingresado acompañantes a la reserva podrá seleccionar de la lista aquellos que han arribado. El sistema registrará de forma automática todos los marcados. 7. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas 8. Confirme el registro de la reserva.


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El sistema realizará el registro de la habitación, el titular y sus acompañantes en la habitación indicada. Una vez terminado el proceso, el sistema dejará de mostrar las líneas registradas. Presione el botón Salir, en este momento el sistema mostrará los datos del registro que acaba de realizar.

3.1.11 .

APLICACIÓN DE DESCUENTOS POR FIDELIZACIÓN

Cuando se realiza un registro a un cliente que está vinculado a un programa de fidelización, es posible que el sistema aplique un descuento automático, o bien que el usuario lo aplique de forma manual. Estas opciones se dan según la configuración dada al programa, teniendo en cuenta que se toma el titular de la habitación para definir si se pertenece o no a uno. El cálculo del descuento se hace al registrar una habitación, no al modificarla. Si al momento de insertar no se tenía el dato del programa, pasa a ser un proceso manual, igualmente si el descuento ya fue aplicado en la reserva no se volverá a aplicar en el registro.

Descuento automático: 1. Si el descuento definido en el programa aplica como descuento de habitación el sistema asignará el porcentaje en la cabecera del registro 2. Si el descuento se definió para que sea por cargo, el sistema agregará un cargo adicional fuera del plan de forma automática. Esto aplica para descuentos al paquete y descuentos por valor. Sistema de Administración Hotelera

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El cargo adicional fuera del plan puede ser posteriormente manipulado como cualquier cargo que haya sido agregado por esta opción.

Descuento Manual: El usuario tiene la opción de aplicar de forma manual el descuento si así lo requiere. Los dos tipos de descuento se reflejan de la misma como se mostró para los automáticos, la única diferencia es que luego de agregar la línea el usuario deberá seleccionarla con doble clic y presionar el botón para aplicación de descuento de la forma.

El sistema siempre validará si el descuento ya ha sido aplicado para informar si puede o no volverse a aplicar.

3.1.12 .

PESTAÑA DE CONSULTAS

Antes de entrar en detalles sobre esta pestaña, debemos tener en cuenta que es posible que una reserva sea usada por más de un registro. El sistema brinda esta opción al intentar registrar una reserva que ya está registrada con otro número de registro, pidiendo la confirmación si desea crearle un registro nuevo.


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Figura 31 Registro de una reserva que ya está registrada

Después de haber aclarado como el sistema permite realizar este tipo de registro, podemos observar la información que despliega la pestaña de consultas, la cual muestra información con solo hacer clic en la pestaña.

Figura 32 Pestaña de Consulta del Registro

Esta sección muestra 2 cuadrículas, la primera con la información de las habitaciones que han sido registradas con el mismo número de reserva, pero con un número de registro diferente. Si esta situación no se presenta, esta cuadrícula se mostrará en blanco. La segunda cuadrícula muestra los datos de las habitaciones registradas en el registro actual. Ambas cuadrículas permiten Sistema de Administración Hotelera

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aplicar filtros, con los que puede definir si desea ver las habitaciones Check-in, check-out e incluso si desea ver los acompañantes detallados.

3.1.13 .

REGISTRO DE IMÁGENES Y HUELLAS

Durante el proceso de registro de huéspedes es posible capturar información biométrica, tomar fotografías digitales, digitalizar documentos y otras funcionalidades similares. Esta funcionalidad adicional de Zeus muestra un cambio en la ventana de registro cuando está activa, mostrando el texto Identificación en otro color y subrayado.

El proceso de registro sigue los pasos conocidos. Para un registro nuevo cuenta con la opción de identificar el huésped por su huella, en lugar de digitar el número de documento.

Cargar los datos de un cliente capturando su huella Para ello sin digitar un documento haga clic en el texto Identificación de la ventana de registro, el sistema desplegará una nueva ventana:


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Se solicitará ubicar el dedo en el lector para hacer el reconocimiento. Si no se puede identificar la persona o se realiza una impresión dactilar de baja calidad se emite el mensaje correspondiente que informa de la situación y pregunta al usuario si quiere reintentarlo

Si se elige que no entonces se cerrará la ventana y se volverá a la forma de registro tradicional. En caso de que SI se logre identificar la persona mediante el registro dactilar entonces se cerrará automáticamente la ventana de la interfaz de dispositivos y se regresará a la ventana de Registro, llenando de manera automática los datos correspondientes a la persona que se identificó.

Registrar la huella de un huésped Sistema de Administración Hotelera

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Inicialmente debe registrar los datos del huésped en el sistema y hacer clic posteriormente en el texto Identificación de la pestaña registro general o desde la pestaña titulares en el texto Ident.

En cualquiera de los dos casos el sistema desplegará una nueva ventana con las opciones disponibles o habilitadas para el hotel. En la siguiente imagen se muestra la posibilidad del registro de huellas y de imágenes.

Al seleccionar la opción de registro de huellas se desplegará entonces la ventana correspondiente donde se puede proceder a realizar las acciones disponibles para dicha funcionalidad (ver anexo). Si selecciona la opción de registro de Imágenes se desplegará la ventana principal correspondiente a las imágenes, donde se puede agregar una imagen, ver si se tiene alguna imagen registrada o eliminar o cambiar la imagen asociada. (ver anexo). Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

El registro de huellas e imágenes está igualmente disponible para los acompañantes, el proceso que se sigue es el mismo tanto para hacer el reconocimiento como para registrar los datos, solo varía el link que debe usar para acceder a las opciones:

3.1.14 .

OTRAS OPCIONES DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS

En la barra de herramientas de la ventana de registro de huéspedes encontramos varias opciones adicionales, muchas de las cuales a su vez tienen su equivalente opción en el menú del sistema mientras otras son exclusivas de esta ventana. A continuación miraremos varias de ellas y detallaremos las opciones exclusivas de esta ventana.

3.1.14.1 . Imprimir Ele me nto s De La Ha bit aci ón

Desde el módulo Mantenimiento de Zeus Hoteles, es posible indicar para cada habitación del sistema que elementos se Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

encuentran dentro. Gracias a esta opción tiene la opción de imprimir este inventario y utilizarlo como un formato para hacer entrega al huésped. Para imprimirlo asegúrese de tener seleccionada la habitación que está registrada y hacer clic en este botón de la barra de herramientas.

El siguiente es un ejemplo del informe emitido.

Al pie de página el cliente podrá firmar el recibo del inventario

3.1.14.2 . Imprimir Re gis tro Ho tel ero

Si no ha generado un pre-registro desde la reserva o desea reconfirmar los datos y tener la huella del huésped en un registro hotelero actualizado, puede utilizar el botón Imprimir, de la barra de herramientas para que el sistema emita la impresión con todos los datos diligenciados. Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

Es posible que los datos del número de identificación y la fecha de nacimiento no salgan impresos en el pre-registro, cuando la identificación es genérica o la fecha de nacimiento no ha sido especificada (tiene el valor 19000101) respectivamente. Esto depende de si está usando la versión estándar del pre-registro o modificó el formato. El siguiente es un ejemplo del formato impreso:

Nota: información como el nombre de la moneda cambia según la configuración de cada hotel.


99

Zeus Recepción 3.1.14.3 . Liquidador de Pla nes

Gracias al liquidador de planes podemos conocer el valor de toda la estadía de un huésped según el plan en que está registrada la habitación y sus acompañantes. Una de las funcionalidades del sistema nos permite conocer este valor para una habitación check-in.

1 2

4 2

3

Para liquidar una habitación registrada: 1. Indique el número de registro de la habitación que desea consultar. Si no lo conoce puede usar la ayuda para ubicarlo. 2. Haga clic en la pestaña “Habitaciones Registradas” 3. Presione doble clic sobre la habitación que desea liquidar. El sistema cargará los datos de la habitación y se moverá a la pestaña Titulares 4. Presione el botón “Liquidador de Planes”. El sistema mostrará la ventana del liquidador con los valores calculados:


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Si lo requiere podrá hacer cambios a las habitaciones y huéspedes mostrados en esta ventana, este cambio no efecto alguno sobre la habitación check-in. Para más detalles sobre cómo utilizar la ventana consulte el manual del módulo Parámetros. Importante: El liquidador de Planes calcula los valores a cobrar en dólares o en moneda local de acuerdo a lo que se diga en el registro o la reserva, aun cuando en el plan se haya definido de otra forma. Es decir si los cargos del paquete tienen estipulado que se cobre en dólares pero en el registro se estipulo que se cobre en moneda local, este último prevalece.

3.1.15 .

REGISTRAR EL MISMO HUÉSPED EN VARIAS HABITACIONES

Por defecto Zeus Hotel permite registrar el mismo huésped en más de una habitación sin ninguna restricción. Cuando el sistema encuentra esta situación solo emite un mensaje indicando que está situación se presenta y nos brinda la posibilidad de continuar: Sistema de Administración Hotelera

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Este comportamiento puede ser cambiado paramétricamente para que el sistema no permita registrar el mismo huésped más de una vez, en estos casos el mensaje informa y no deja continuar con el proceso, en el mismo instante en el que ingreso el número de identificación del titular:

Este cambio se logra asignado un nuevo valor al parámetro “'Determina si un huésped se puede registrar en varias habitaciones simultáneamente.(S/N)”, que podemos cambiar desde el menú “Proceso/Definición de parámetros de Hotel” del módulo “Parámetros” de Zeus Hotel. Asignamos S o N para indicar si es posible o no realizar el registro más de una vez.


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VALIDACIÓN DE LOS DOCUMENTOS SEGÚN SUS RESTRICCIONES

Los documentos de los huéspedes son validados durante el registro de huéspedes de acuerdo a la configuración que a estos se les ha definido en el maestro de tipos de documento. Un tipo de documento puede ser configurado para que al ingresar el número del documento no permite, por ejemplo, caracteres específicos, más o menos de cierto número específico de caracteres, etc. La siguiente imagen muestra un ejemplo de como el sistema emite un mensaje cuando una de las restricciones no se cumple, en este caso la longitud mínima del número de documento:

El sistema no grabará el registro hasta que no se ingrese un número válido.

3.2 . TASA PARA TARIFAS EN DÓLARES La tasa de cambio utilizada para aplicar a los precios registrados para los diferentes servicios del plan es por defecto la tasa de cambio del día. A partir de la versión 2012 de Zeus Hoteles contamos con nuevas opciones respecto a la tasa que podemos usar. Sistema de Administración Hotelera

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Todo el comportamiento de la tasa está relacionado con un parámetro del sistema. En la opción “Definición de parámetros-Hotel”, del menú “Procesos” del módulo parámetros de Zeus Hotel, podemos encontrar el parámetro “'Tasa utilizada por defecto en la aplicación de cargos”.

Los siguientes son los posibles valores para este parámetro: 

NA: No aplica. Es decir el sistema trabaja de su manera estándar.



TD: indica que se utilice la tasa del día en que se aplica el cargo.



RS: el sistema debe utilizar la tasa del día en que se hace la reserva.



RG: indica que se utilice la tasa del día en que se hace el registro.



TE: indica que se utilice una tasa específica.


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A pesar de los valores por defecto es posible hacer cambios posteriores a la reserva si se requiere. Observemos como sería el proceso a seguir: Cuando se edita una reserva si el sistema detecta que la tarifa esta es en dólares la etiqueta “Dólares” se convertirá en un link o Vinculo (Dólares).

Cuando presionamos doble clic, se despliega una nueva ventana para definir cuál será tasa de cambio a utilizar.

Las opciones disponibles en esta ventana son:


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• Usar la tasa del día en que se registra la reserva: Determina que se utilice la tasa de cambio que esta o estuvo el día en que se creó la reserva. Al dar clic en esta opción el sistema busca cual es la tasa para la fecha de elaboración de la reserva y la muestra a manera de consulta. Esta solo está disponible si el registro está asociado a una reserva. • Usar la tasa del día en que se hace el registro: Determina que se utilice la tasa de cambio que estará el día en que se haga check-in. Al dar clic en esta opción el sistema busca cual es la tasa para la fecha de creación del registro y la muestra a manera de consulta. • Usar la tasa Vigente según cada día de la estadía: Determina que se utilice la tasa de cambio que esta el día de la aplicación de los cargos. Al dar clic en esta opción el sistema coloca cero y no permite modificar este valor • Usar una tasa especificada libremente: Permite estipular una tasa específica, la cual se puede digitar. Para este caso puede tomar la tasa de cambio de una fecha específica, para ello debemos seleccionar la casilla de chequeo “Traer desde una fecha indicada” y por ultimo especificar la fecha la cual debe ser de la fecha actual hacia atrás. Al dar clic en el botón “Asignar”, el sistema realiza el proceso para determinar cuál es la el valor de la tasa de cambio en esa fecha y lo propone como valor tasa de cambio. El usuario puede optar por dejar este valor propuesto o modificarlo. Importante: el cambio de la tasa de cambio del registro afecta todas las habitaciones registradas bajo este número de registro. Así lo informará el sistema al guardar.


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Al dar clic en el botón guardar, el sistema guardara esta información para tener en cuenta al momento cuando se apliquen los cargos. Restricciones Podemos aplicar restricciones a los usuarios de tal forma que no todos puedan realizar estas modificaciones a la tasa de cambio. Para ello en el módulo Seguridad de Zeus, agregamos la restricción “Restricción para modificar la tasa de cambio a utilizar”. Todo usuario con esta restricción no podrá hacer cambios y solo tendrá acceso para consultar. LOG Desde el log de transacciones podrá consultar todos los cambios de tasa realizados por los usuarios, gracias a un tipo de transacción disponible para este proceso.

3.3 . DISTRIBUCIÓN DE DEPÓSITOS

Permite realizar una distribución manual del valor del depósito de una reserva, entre las habitaciones que estén registradas bajo el mismo número de reserva. Este proceso puede realizarse solo si no se han aplicado los depósitos. Sistema de Administración Hotelera

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Figura 33 Distribución Manual de Depósitos

Para realizar la distribución 1. Digite el número de la reserva y presione la tecla Tabulador. 2. Presione el botón Distribuir Ahora. (Se muestra la ventana con los folios Check-in correspondientes a las habitaciones de la reserva) 3. En la columna valor de la lista de folios mostrada, digite los valores para cada folio hasta completar el valor total. 4. Cierre la ventana con la lista de folios 5. Confirme la distribución haciendo clic en el botón Sí.


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3.4 . CAJILLAS DE SEGURIDAD

Si se han creado cajillas de seguridad en el sistema es posible realizar el Check-in y el Check-out de estas desde este menú.

3.4.1 .

CHECK IN

El registro o Check-in de las cajillas puede realizarse desde esta opción a en el mismo instante en que se hace el Check-in del huésped. 3 2 1

2

Figura 34 Check-in de Cajillas

Para hacer el Check-in 1. Digite el número de la habitación 2. Digite el número de la cajilla. 3. Presione el botón Guardar.

3.4.2 .

CHECK OUT

El Check-out de las cajillas se puede hacer automáticamente al realizar el Check-out de huéspedes. Sistema de Administración Hotelera

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1

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Figura 35 Check-out de Cajillas

Para hacer el Check-out 1. Digite el número de la habitación 2. Active la casilla Confirme el Check-out. 3. Presione el botón Guardar.

3.4.3 .

CONSULTA

Permite consultas todas las cajillas o solo aquellas que están Check-in.

Figura 36 Consulta de Cajillas

Para emitir el informe, luego de haber seleccionado cuales cajillas quiere mostrar, presione el botón imprimir de la barra Sistema de Administración Hotelera

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de herramientas y posteriormente seleccione la forma de salida.

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe generado:

La columna Habitación muestra el número de la habitación a la que actualmente se encuentra registrada la cajilla.

3.5 . APERTURA DE EVENTOS VARIOS

Un evento vario es básicamente un folio que no tiene asociado una habitación. Estos folios tienen características similares a los folios de habitación, lo que quiere decir que se les pueden realizar cargos, pagos, facturas, etc. Y de igual forma tiene un proceso de registro y de check-out. Un ejemplo clásico para el uso de los folios de eventos varios son los pasa días, o sea aquellas personas que llegan al hotel a disfrutar de las zonas húmedas y los ambientes pero que no están hospedados en una habitación pero que sin embargo cuanta con un folio abierto disponible para hacerle cargo desde cualquiera de los ambientes. Sistema de Administración Hotelera

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1

3 2

2

Figura 37 Apertura de Folios de Eventos Varios

Los folios de eventos permiten especificar de forma global o detallada los acompañantes, así como la definición de un plan. Esto quiere decir que el sistema es capaz de generar y aplicar cargos a los folios tanto para cargos globales como para cargos por persona, y en este último caso la generación de los vouchers para control de consumos. CÓDIGO: número consecutivo de 6 dígitos generado automáticamente por el sistema que identifica de forma única a cada evento, seguido este campo debe ingresarse el nombre o descripción del evento FECHA INICIO: día a partir del cual estará iniciando el evento. Para un evento nuevo el sistema le obligará a que esta fecha se mayor o igual a la fecha actual. FECHA FINA: día de finalización del evento. Para un evento nuevo el sistema le obligará a que esta fecha se mayor o igual a la fecha actual. Podrá sin embargo modificar un evento existente colocando una fecha anterior.


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ADULTOS: número de personas adultas que hacen parte del evento NIÑOS: número de personas menores que hacen parte del evento FOLIO: número de folio asignada al evento y que es generado automáticamente por el sistema TIPO DCTO: tipo de documento de identificación del cliente a quien se le está abriendo el folio. Normalmente el sistema asigna como documento por defecto la cédula de ciudadanía, correspondiente al código CE del maestro de tipos de documento, sin embargo podrá cambiar el tipo de documento por defecto desde el maestro. IDENTIFICACION: número de documento del cliente a quien se le está abriendo el folio NOMBRE: razón social o nombre del cliente a quien se le está abriendo el folio DIRECCION: domicilio del cliente a quien se le está abriendo el folio CIUDAD: código de la ciudad donde está ubicada o de donde proviene el cliente PAIS: código del país donde está ubicada o de donde proviene el cliente EMPRESA: código de la empresa a la que pertenece el cliente SEGMENTO: código del segmento mercado al cual pertenece el evento.

y

sub-segmento

de

Cuando registramos un evento el sistema solo nos permite ingresar segmentos que se encuentren en estado activo, de hecho la ayuda (F4) solo nos mostrará estos en la lista, sin Sistema de Administración Hotelera

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embargo un segmento o subsegmento puede ser desactivado posterior a la apertura, en dicho caso si consultamos el registro encontraremos un indicador que nos especifica que el evento tiene asignado un código actualmente inactivo:

Es recomendable cambiar el código y asignar uno segmento o subsegmento activo. E-MAIL: correo electrónico del cliente TELEFONO: número telefónico del cliente PLAN: código del plan asociado al evento, basado en el cual el sistema generará los cargos. Si no va aplicar un plan, deje este campo en blanco EVENTO: en caso de que las personas que llegan en este folio estén asociadas con un evento del hotel, indique aquí el código del evento VALOR HAB $: si el plan asociado al evento genera cargo de habitación, puede indicar en este campo el valor a cobrar por este concepto en moneda local VALOR HAB US: si el plan asociado al evento genera cargo de habitación, puede indicar en este campo el valor a cobrar por este concepto en dólares NO VOUCHER: si el plan genera voucher y el número de voucher es manejado manualmente por el usuario, digite el número de voucher del evento. CONFIRMAR LLEGADA DEL EVENTO: teniendo en cuenta que solo los evento sin confirmar admiten depósitos y que en el momento de la confirmación los depósitos son aplicados. Sistema de Administración Hotelera

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Seleccione esta casilla para indicar que el folio está en el hotel y por tanto se puede aplicar los depósitos, y no se aceptará registrar nuevos depósitos ENCARGADO: nombre de la persona a cargo o responsable del evento por parte del cliente COMPLEJO: Seleccione de la lista el complejo al cual pertenece el evento. El complejo puede ser asignado por defecto según la estación de trabajo. Si ha creado en el módulo de parámetros una estación de facturación con el nombre del computador (Según Windows®), Zeus® asignará el complejo asociado a esta estación de manera predeterminada Características FOLIO: le permite asociar un folio de eventos varios con un folio de habitación, de tal forma que al querer hacer check-out del folio de habitación el sistema emita un mensaje indicándolo. EXIGE CHECK-OUT PREVIO: seleccione para indicar que no puede hacer check-out del folio de habitación asociado, hasta que no haga check-out del evento VENTA DIRECTA. Es una característica especial que aplica para los folios abiertos a órdenes del módulo de Banquetes y Eventos de Zeus. Su función consiste en clasificar ciertas órdenes como un tipo diferente que pueda ser diferenciado por el módulo de banquetes. CLASE DE FOLIO. En este campo puede asociar al folio una clase específica. Recordemos que las clases de folios permiten cambiar el comportamiento del sistema en el punto de venta. Entre los parámetro de Hotel (Módulo parámetros/ menú procesos), existe un parámetro con el que puede indicar al Sistema de Administración Hotelera

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sistema que la clase de folio es obligatoria, si activa este parámetro el sistema no dejará crear el folio a menos que se indique un código en este campo. Notemos que el campo FOLIO funciona como un link que también nos permite asignar la clase de folio mediante una ventana emergente. El resultado final es el mismo que usar el campo. APERTURA: fecha de apertura del evento CIERRE: fecha de cierre del evento USUARIO APERTURA: usuario que abrió el evento vario USUARIO CIERRE: usuario que hizo check-out al evento vario FACTURA MAESTRA: número de factura para la cuenta maestra FACTURA EXTRA: número de factura para la cuenta extra SALDO: monto correspondiente al saldo actual del evento vario PREFERENCIA: observaciones especiales que quiera realizar sobre el evento vario para información de todo el personal que utiliza el sistema.

Para abrir un folio de eventos varios 1. Estando vacío el campo Código, presione la tecla tabulador o bien presione el botón adicionar de la barra de herramientas 2. Digite la información solicitada en la ventana 3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas


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En el campo Código se muestra el código asignado al evento y en al campo Folio el número de folio asignado.

Para modificar un folio de eventos varios Puede hacer cambios a un folio de eventos en cualquier momento incluso después de cerrado, para hacer este proceso debe indicar el código del evento que quiere modificar, hacer los cambios necesarios y presionar el botón Grabar. Si desconoce el código del evento, presione el botón Ayuda, estando ubicado en el campo Código. Si el evento que está registrando tiene un plan asociado y este genera vouchers, debe tener en cuenta que el proceso para cambio de fecha de salida debe seguir un proceso diferente, es decir, normalmente para cambiar la fecha solo se digita la nueva fecha de salida y se guarda, pero en el caso que exista un plan el proceso varía, en este caso antes de hacer el cambio de fecha, debe presionar el botón “Cambiar Fecha” , y luego si hacer el cambio de fecha y guardar. Si no realiza este procedimiento el sistema no procesará los vouchers adecuadamente.

3.5.1 .

CONFRIMAR LLEGADA DEL EVENTO

La confirmación de la llegada de un evento tiene básicamente dos consecuencias en el sistema: (1) los eventos confirmados no se les puede registrar depósitos y (2) al confirmar un evento el sistema solicitará confirmación de la aplicación de los depósitos realizados.


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Al marcar la casilla de confirmación del evento el sistema solicitará la confirmación de dicho proceso, ya que una vez confirmado no puede quitarse la confirmación. El despliega una pregunta solicitando la confirmación:

Posteriormente debemos presionar el botón Grabar de la barra de herramientas. En este momento el sistema verificar los depósitos pendientes y en caso de existir alguno, nos da la posibilidad de aplicarlo:

Lo más recomendable es responder “Si” para que el depósito sea aplicado, de otra forma debemos hacer la aplicación manualmente desde la opción 5.9DEPÓSITOS A EVENTOS. Luego de responder afirmativamente, el sistema informará el resultado de la aplicación del depósito:

nos

En estos momentos en el folio existe un cargo crédito por el valor del depósito aplicado. El sistema deja una huella especial para las confirmaciones de folios, puede consultarla desde el módulo Auditoría, consultas e informes/log de transacciones.


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DEFINIR ACOMPAÑANTES

Cuando está trabajando con un evento que tiene más de una persona, es posible indicar los acompañantes de 2 formas diferentes, por valor globales o detallando acompañantes. El sistema le permite definir cuál estructura utilizar y al momento de querer cambiar los acompañantes el sistema le solicita indicar que información desea cambiar. Esta definición es especialmente importante cuando el Evento Vario tiene un plan asociado, ya que en otra circunstancia es solo informativo. El botón Cambiar Valores, le permite digitar valores diferentes a los actuales en cuanto a adultos y niños del evento, mientras que el botón Detallar Acompañantes, le permite especificar uno a uno las personas que hacen parte del Folio de Evento.

Para Cambiar los Valores 2 1

5 2

4 2 3 2 Figura 38 Cambiar los Datos sobre Acompañantes del Evento Varios

1. Ubique el evento que desea modificar 2. Presione el botón Acompañantes de la barra de herramientas 3. Presione el botón “Cambiar Valores” 4. Realice los cambios de la cantidad de acompañantes Sistema de Administración Hotelera

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5. Presione el botón Grabar

Para Detallar los Acompañantes 2 1

3

1. Ubique el evento que desea modificar 2. Presione el botón Acompañantes 3. Presione el botón “Detallar Acompañantes” El sistema despliega una nueva ventana en la que puede realizar varios procesos, tales como adicionar, modificar y borrar acompañantes. A continuación se detalla cada uno de ellos.

Para Agregar un Acompañante


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4 2

1

3 2

2

Figura 39 Acompañantes de Folios de Eventos Varios

1. Presione el botón Adicionar 2. Ingrese los datos del acompañante 3. Presione el botón Agregar a la lista Repita los pasos del 1 al 3 para cada uno de los acompañantes 4. Presione el botón Grabar


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Para Cambiar los Datos de un acompañante

IV I

III II


I.

En la cuadrícula presione doble clic sobre el acompañante a modificar o presione clic sobre el acompañante y luego el botón Modificar

II.

Realice los cambios requeridos

III.

Presione el botón Agregar a la lista

IV.

Presione el botón Grabar


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Para Borrar un Acompañante

A

B


A. En la cuadricula presione doble acompañante que desea borrar

clic

sobre

el

B. Presione el botón Eliminar C. Confirme el borrado

Para Buscar las Personas Relacionadas El botón Personas Relacionadas, permite seleccionar de una lista las personas que serán registradas como acompañantes. El motivo por el cual estas personas se muestran en dicha Sistema de Administración Hotelera

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lista, es precisamente la relación que se ha definido con el titular. Cuando se ingresa un cliente al sistema desde la ventana de huéspedes o clientes del menú parámetros, puede indicarse a cada cliente con que persona está relacionada, y es esta relación la que finalmente permite al sistema desplegar la lista de las personas que podrán ser seleccionadas al registrar. Después de hacer clic sobre el botón “Personas Relacionadas”, siga las siguientes instrucciones:

2 1

Figura 42 Selección de Personas Relacionadas

1. Seleccione las personas que serán registradas como acompañantes 2. Presione el botón Grabar Una vez presione este botón, el sistema cerrara automáticamente la ventana y mostrará las personas que ha seleccionado en la cuadrícula de acompañantes.

Para Generar Adicionales Esta funcionalidad es particular de la ventana de eventos, permite generar una cantidad N de acompañantes para el evento de forma automática. El sistema generará el número de acompañantes indicados, con un número de documento y 1 un nombre genérico. Sistema de Administración Hotelera

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2

Figura 43 Generación de Adicionales de Eventos Varios

1. Presione el botón Generar Adicionales 2. Indique el número de Adicionales y presione Enter El sistema mostrará los acompañantes generados inicialmente con una identificación temporal, al guardar colocará los documentos genéricos.

Códigos de Barra Si el control de consumos mediante códigos de barra esta activo, al guardar el evento o los acompañantes, el sistema solicitará los códigos de barra para cada una de las personas del evento.


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Figura 44 Captura de códigos de Barra

1. Acerque al lector el código de barras 2. Presione el botón Grabar Puede cancelar la captura de los códigos si así lo considera y asignarlos posteriormente.

3.5.3 .

INGRESO DE PERSONAS POR CLASE

Otra forma de especificar Acompañantes es la de ingreso en bloque por clase, este modelo de ingreso de acompañantes evita ingresar una a una las personas y deja al sistema la labor de ingresar tantos acompañantes genéricos por clase como se le haya indicado. Al presionar el botón “Mostrar Objetos” el sistema desplegara una cuadrícula para ingresar los acompañantes requeridos.

El siguiente paso consiste en colocar la cantidad de persona que van a estar por cada clase la cual debe coincidir con la Sistema de Administración Hotelera

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suma de adultos mas niños. Para este ejemplo hay un total de 12 personas, de los cuales:

Luego debe presionar el botón Guardar. Si consulta los acompañantes podrá verificar que se han generado las personas, con identificaciones y nombres genéricos, según las indicaciones. Para Consultar los Acompañantes Registrados Esta consulta le ayuda a conocer fácilmente el número de acompañantes que ha registrado por cada clase y en total, evitando la necesidad de hacer un conteo manual. Luego de mostrar las opciones de acompañantes en bloque mediante el botón Mostrar, presione el botón Consultar Totales Ingresados. Notará que la cuadrícula le detalla por cada clase las cantidades, así como las cantidades de huéspedes sin clase, y la cantidad total ingresada.

3.5.4 .

APERTURA DE EVENTOS VARIOS EXPRESS

La apertura de folios de eventos varios puede realizarse introduciendo una cantidad menor de datos y así agilizar el registro de los clientes. Para este proceso se cambia el comportamiento de la ventana y mediante parámetros se activa su funcionalidad en modo Eventos Express que no solo permite ingresar datos con mayor facilidad sino que continua Sistema de Administración Hotelera

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con varias tareas que automatizan las labores de aplicación de cargos, pago, facturación y check-out. En este modo puede generar automáticamente los Adicionales indicándole la clase y la cantidad de cada una tanto en adultos como niños. También puede apreciar para revisión los cargos generados las veces que se desee siempre y cuando no se hayan aplicado.

Figura 45 Eventos Varios Express

Una de las principales ventajas de esta ventana es el uso de planes con multitarifa por clase de huésped para liquidar, cargar y facturar cargos rápidamente, es en este caso un requisito tener definido un Plan De Eventos con la característica Pasadía y con cargos definidos como multitarifa por clase de huésped, el cual además puede establecer como plan por defecto. Recordemos que estas características se definen al crear el plan en la ventana de planes en el módulo parámetros. Otra característica importante es el ingreso de personas en bloque por clase de huésped. Gracias a esta opción evitará ingresar una a una las personas dejando que el sistema genere clientes genéricos a partir de los valores ingresados en la cuadrícula. Sistema de Administración Hotelera

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Habilitar las funciones de evento Express depende de un parámetro de Hotel (Módulo parámetros, menú procesos), con la descripción “APERTURA DE EVENTOS VARIOS EXPRESS”, cuyos valores definen el comportamiento de esta opción así o

El primer carácter determinar si se va ha trabajar con Eventos Express (S/N).

o

El Segundo Carácter determina si se va a pedir confirmación cuando se haga un pago por la Ventana De Check-out De Eventos (S/N).

o

El Tercer Carácter determina si cuando se esté pagando por la Ventana De Check-out De Eventos y el saldo ya esté en cero se invoque de una la Ventana De Facturación (S/N).

o

El Cuarto Carácter determina si se va a pedir confirmación cuando se Genere Un Numero De Factura (S/N).

o

Del Quinto Carácter en adelante (los últimos 6 ) es el código del plan que va a utilizar por defecto para la Apertura De Eventos Express.

Un valor ejemplo de este parámetros es 'SNSNEXPRES' Observemos en detalle como puede ser el funcionamiento del sistema activando este modo y utilizando planes pasadía. 1. Se entra a la ventana de Apertura de Eventos Varios, se da tabulador para que el sistema automáticamente coloque la palabra NUEVO, se dan los datos básicos como son: Fecha de inicio, fecha de Final, el total de adultos y niños que asistirán al evento, los datos personales del encargado, el plan si es uno en específico, porque si no el sistema toma el que está por defecto en el parámetro 'xEventoExpss' Sistema de Administración Hotelera

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2. Colocar la cantidad de persona que van a estar por cada clase la cual debe coincidir con la suma de adultos más niños. Para este ejemplo hay un total de 12 personas, de los cuales: Códig o 04 03 06 05 07 02 01

Clase ADULTOS DE 65 EN ADELANTE ADULTOS MENORES DE 65 AÑOS BUZOS EXTRANJEROS NATIVOS NIÑOS ENTRE 5 Y 12 AÑOS NIÑOS MENORES DE 5 AÑOS

Adult os 1

Niño s 0

5

0

1 1 2 0

0 0 0 1

0

1

3. Presionar el botón Guardar. El resultado será similar al mostrado en la siguiente figura

En caso de que se trate de grabar el evento y no se hayan definido las Cantidad de Adicionales por cada clase (Paso 2) o no concuerde la cantidad de adultos o de niños, el sistema le mostrara un mensaje y no permitirá grabar. Sistema de Administración Hotelera

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4. Al grabar el evento el sistema verifica los datos, asigna un número al evento con un folio, genera los cargos y saca un reporte para que revise dichos cargos.

Este informe puede imprimirlo o mostrarlo por pantalla:

5. Después que se hace la revisión el sistema le pregunta si va a aplicar los cargos

6. Al responder positivamente la pregunta se aplican los cargos al folio de forma automática y se despliega la ventana para que sea registrado el pago. En este punto Sistema de Administración Hotelera

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debe aplicar el proceso normal de registro de pagos en check-out de eventos varios

Nota: si el Segundo Carácter del parámetro esta en ‘S’ (Valor por defecto), por cada pago que se haga por esta ventana se pedirá confirmación de este.

Después de que el saldo haya quedado en cero y el Tercer Carácter del parámetro esta en ‘S’ (Cuyo valor por defecto es ‘N’) de inmediato se abre una nueva ventana para hacer la facturación. Si este Tercer Carácter tiene el valor N, debe hacer clic en el botón de Facturación. 7. De cualquiera de las dos formas se invoca esta ventana.


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Nota: en caso de que el Cuarto Carácter del Parámetro este con su valor por defecto ‘S’, antes de imprimir el reporte le mostrara este mensaje

DATOS A TENER EN CUENTA: 1. Después de haber grabado el evento se puede modificar el total de adultos y/o el total de niños, siempre y cuando No Se Haya Aplicado Los Cargos, teniendo en cuenta que siempre debe coincidir el total de adulto con la suma de los adicionales de adultos por clase y el total de niños con la suma de los adicionales de niños por clase. 2. El plan asignado al evento puede determinar que existe una suspensión automática. Siempre que abra un evento en un plan que tenga marcada la opción Sistema de Administración Hotelera

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“Suspensión para aplicación”, el sistema luego de guardar el registro aplicará una suspensión del tipo PARCIAL ACEPTANDO GENERACIÓN DE CARGOS, para más detalles del resultado de este tipo de suspensión consulte el inciso 3.13 SUSPENSIÓN/ ACTIVACIÓN DE FOLIOS 3. De igual manera mientras No Se Haya Aplicado Los Cargos se puede modificar la cantidad de adultos adicionales por clase y/o la cantidad de niños adicionales por clase, teniendo en cuenta que la suma siempre debe coincidir con el total. Tanto para adultos como para niños. Para hacer esto se procede hacer el cambio directamente en la cuadricula y después se da clic en el botón generar Adicionales Genéricos

3.6 . CONSULTA DE HABITACIONES Y/O FOLIOS

Reúne en una sola ventana la información más importante de una habitación o un folio específico que esta Check-in. Esta consulta presenta, además de una información global, 6 secciones que permite conocer los datos de los Acompañantes, Cargos, Llamadas, Log, Vouchers Detallados, Vouchers General. En la cabecera de la consulta se encuentran los datos de la Fecha de Llegada, Fecha de Salida, Plan, la cantidad de Adultos, Niños y Adicionales actualmente Check-in; cantidad Sistema de Administración Hotelera

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de Adultos, Niños y Adicionales que han hecho Check-Out; cantidad de Adultos, Niños y Adicionales que están en Casa, el tipo y la case de habitación, la fecha de Check-in y el usuario que hizo el Check in. Por último encontramos la tarifa actual, la tarifa según el plan, tarifa del niño, tarifa del adicional, número de reserva, número de registro, cajilla asignada y número de registro hotelero.

Figura 46 Consulta de Habitaciones y Folios Check In

Las seis secciones, distribuidas en seis pestañas muestran la siguiente información: 

Acompañantes. Lista de las personas registradas en la habitación.



Cargos. Listado de cargos realizados a los folios.



Llamadas. cargadas.

Listados

de

las

llamadas


telefónicas

135

Zeus Recepción



Log. Listado de las operaciones especiales realizadas con la habitación.



Vouchers Detallado. Lista de los vouchers generados.



Voucher General. Listado global de los vouchers generados.

Para consultar una habitación, ingrese el número de la habitación a consultar (o ubíquela con los botones de ayuda y de ayuda del plano) y presione la tecla tabulador, puede consultar los datos de cada pestaña haciendo clic sobre ellas. Consultar Imágenes asociadas al huésped Si cuenta con la interfaz para captura de imágenes de Zeus, notará que en la pestaña Acompañantes aparece un link activo, con el cual puede acceder a la consulta de imágenes.

Seleccione un acompañante y luego haga clic en este vínculo; el sistema desplegará una nueva ventana donde puede observar páginas para las diferentes imágenes capturadas como fotos o documentos digitalizados.


136

Zeus Recepción

Se desplegará tantas páginas en ventanas internas como imágenes tenga asociada, para consultarla solo debe hacer clic en la ventana correspondiente.

Consulta de la Ubicación de un Huésped Desde esta ventana de consulta puede tener acceso a la opción de consulta de la Ubicación de Huéspedes. Si el huésped ha informado sobre su ubicación y esta se ha registrado en el sistema, podrá presionar el botón “Ubicación de Huéspedes” y así conocerla con facilidad.


137

Zeus Recepción

1

2

3

Figura 47 Consulta de la Ubicación de un Huésped

Para Consulta la Ubicación de un Huésped 1. Indique el número de la habitación y presione la tecla tabulador 2. Seleccione el huésped del que desea obtener la información en la cuadrícula de huéspedes 3. Podrá consultar los datos de la ubicación del huésped en la segunda cuadrícula y presionando doble clic sobre cualquiera de ellas podrá observarla con mayor detalle

3.7 . CHECK-OUT/HUÉSPEDES Mediante esta opción se puede hacer check-out a un huésped o a todas las personas de una habitación seleccionada. Sus Sistema de Administración Hotelera

138

Zeus Recepción

funcionalidades incluyen además la recepción de los pagos y la emisión de la factura entre otras funcionalidades.

Figura 48 Check out de Huéspedes

Para iniciar el proceso de check-out debemos ingresar el número del a habitación, el sistema nos mostrará toda la información relacionada con esta, incluyendo nombre del titular de la habitación, el folio asociado, su plan, los huéspedes de la habitación y el saldo por pagar. Notará que los campos “Preferencia” y “Preferencia Línea” se resaltan para mostrar su relevancia. Esto con el fin de que el cajero las verifique y pueda tener en cuenta preferencias que puedan estar relacionadas con el pago de la cuenta y situaciones similares relacionadas con el check-out definidas desde el registro o la reserva. En la lista de Huéspedes Check-in encontramos las personas que se encuentran hospedadas en la habitación especificada. Sistema de Administración Hotelera

139

Zeus Recepción

De esta lista podemos hacer check-out a cualquier persona, pero antes se deben tener en cuenta las siguientes condiciones:



Las personas que presentan en la columna saldo un valor diferente de cero, se le debe realizar el pago para que el saldo quede en cero. Es decir solo es posible hacer check-out a las personas con saldo cero.



Para hacer check-out al titular de la habitación, el saldo de todos los huéspedes debe estar en cero.



Si hace check-out al titular de la habitación, el sistema hace check-out a todos los huéspedes dejando la habitación disponible.



No es posible deshacer un check-out.

Al intentar hacer check-out a un huésped es posible encontrar tres situaciones: Huéspedes con saldo en contra (debe al hotel), con saldo a favor (el hotel le resta dinero) y con saldo en ceros. Cada una de las cuales tiene una manejo especial al momento de hacer el pago, aunque comparten la mayor parte del proceso de check-out. Antes de entrar en detalles sobre el proceso de pagos, es necesario que conozcamos la información solicitada en esta pestaña.


140

Para hacer check out al titular si sacar toda la habitación, debe cambiar este a subtitular y promover

Zeus Recepción

FOLIO: número de folio seleccionado actualmente para hacer el pago PAGAR CUENTA: recordemos que un folio tiene por defecto 2 cuentas disponibles y hasta 5 en un proceso adicional de transferencias. Esta opción permite seleccionar entre las 2 cuentas básicas del sistema (Maestra y Extra). Haciendo pagos separados de las cuentas podrá emitir más de una factura del folio, si selecciona Ambas, solo podrá emitir una sola factura por todo el folio. SALDO EN PESOS Y EN DOLARES: muestran los valores a pagar de la cuenta seleccionada o de todo el folio si selecciona Ambas. BLOQUEADO. Indica que si el folio está o no bloqueado para registro de consumos. Por defecto el sistema bloqueará el folio de la habitación una vez se ingrese a la ventana de check-out, para evitar consumos mientras se está en este proceso. FORMA DE PAGO: muestra las formas de pagos disponibles en el sistema, deberá seleccionar una de las formas de pago disponible para hacer el pago. VALOR A PAGAR: por defecto el sistema muestra el saldo total del folio, pero podrá digitar el valor que quiera cancelar si desea hacer pagos con múltiples formas de pago.


141

Zeus Recepción

DATOS SEGÚN LA FORMA DE PAGO: son variables según la forma de pago, detallemos cada caso: Tarjeta 

CLASE DE TARJETA: la tarjetas creadas por el usuario, seleccione la correspondiente



TARJETA NRO: número de la tarjeta que está ingresando. Si en el maestro se definió un prefijo, debe ingresar los primeros número iguales a los indicados en el maestro, de lo contrario se emitirá un mensaje de error al guardar.



AUTORIZACIÓN: número de autorización asignado a la transacción



VOUCHER #: número de voucher o documento respaldo del pago



VCTO: Fecha de vencimiento de la tarjeta de crédito. Si ingresa un número de vencimiento menor a la fecha actual el sistema le solicitará reconfirmación.

Cheque 

BANCO: máximo 3 caracteres correspondiente al código del banco al que pertenece el cheque



PLAZA: hasta 3 caracteres correspondientes al código de la ciudad a la que pertenece el cheque Sistema de Administración Hotelera

142

Zeus Recepción



CUENTA CORRIENTE: número de cuenta corriente del cheque



CHEQUE: número del cheque

Efectivo En este caso el sistema no solicita información adicional

Pagos CXC El registro de pagos por cobrar implica que una agencia, empresa o particular tiene crédito habilitado. Voucher 

AGENCIA: código de la agencia a la cual se le hará la cuenta por cobrar.



#VOUCHER: número de voucher emitido por la agencia.

Empresa Solo debe indicar el código de la empresa a la que desea hacer la cuenta por cobrar

Particular Número y tipo de identificación del cliente al que desea hacer la Cuenta por cobrar Sistema de Administración Hotelera

143

La forma de Pago SOCIO, solo está disponible cuando existe una interfaz activa y configurada

Zeus Recepción

Socio Número de acción y socio (secuencia) Su comportamiento finalmente es igual al de la forma de pago Particular.

Para los pagos CXC existe la posibilidad de indica una restricción al usuario, en dicho caso el sistema muestra un mensaje indicando la restricción.

MONEDA: indique el código de la moneda que está recibiendo, el sistema tomará el valor y lo multiplicará por la tasa de cambio del día, para hacer finalmente un abono a la cuenta en moneda local. IVA A REPORTAR. Es el valor proporcional del impuesto con respecto al pago que está realizando, si el valor es diferente, haga clic sobre este texto para digitar un valor diferente


144

Zeus Recepción 3.7.1.1 . CARGO DE HA BIT AC IO N DE L DI A

Podemos encontrarnos con casos en los que el cargo de habitación del día no ha sido realizado, por ejemplo cuando se presenta un Day Use. Para estos casos el sistema informará y dará la opción de aplicar los cargos asociados al plan para el día pendiente por cobrar. Observemos como el sistema muestra esta situación y los pasos a seguir para realizar el cargo

1

2 3

4

Figura 49 Aplicación Manual del Cargo de Habitación

1. Al digitar el número de la habitación de la habitación y presionar la tecla tabulador, el sistema detecta si se ha cargado la noche de habitación y solicitará que se indique si se quiere o no aplicar el cargo. Sistema de Administración Hotelera

145

Zeus Recepción

2. Si desea hacer el cargo, presione el botón Si como respuesta a la pregunta que realiza el sistema. El sistema mostrará la ventana de aplicación de cargos por habitación, a la que también puede acceder presionando el botón del mismo nombre. 3. En la ventana desplegada el sistema muestra la habitación relacionada en la primera cuadrícula, marque la primera casilla de nombre Sel para que el sistema genere los cargos. Los cargos generados se mostrarán en la segunda cuadrícula 4. Presione el botón Grabar, en este momento los cargos serán aplicados a la habitación

Restricciones No podrá generar cargos a una habitación registrada en un plan House-use o Comply. Simplemente el botón para aplicar cargos a la habitación aparecerá deshabilitado. Podrá notar que tampoco se hará la verificación para constatar si se han aplicado cargos del día, pues no habrá mensaje indicándolo.


146

Zeus Recepción 3.7.1.2 . PA G O DEL SA LD O AD EU DA DO PO R EL CLI EN TE

Para realizar, desde la ventana de check-out, el pago a huéspedes que deben al hotel debe seguir estos pasos:

1. Digite el número de la habitación. 2. En la lista de huéspedes Check-in, presione doble clic sobre el huésped que realiza el pago. Este proceso es necesario en la medida que haya más de un folio con saldo en la habitación, en cualquier caso, el sistema mostrará inicialmente el valor a pagar del folio maestro. 3. Seleccione la Pestaña Pagos.

4. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma en que el huésped hace el pago. En este punto el sistema puede cargar información de forma automática en varios casos: Sistema de Administración Hotelera

147

Zeus Recepción

o

Si hemos registrado en el check-in una forma de pago, traerá los datos de dicha forma de pago.

o

Si seleccionamos Empresa cargará el código de la empresa indicada en el check-in o la asociada al cliente.

o

Si seleccionamos Voucher cargará el código de la agencia definida en la reserva (de no ser Walkin).

5. Dependiendo de la forma de pago seleccionada el sistema le pide datos adicionales (excepto el pago en efectivo). Especifíquelos. 6. En el campo Valor digite el valor del pago 7. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas. 8. El sistema le solicitará confirmación del pago. Presione el botón Sí. Observe que el saldo a pagar ha disminuido en la cantidad especificada, si pago el total el saldo a pagar quedará en cero.

Por defecto un pago no genera recibo de caja, pero puede indicarle al sistema que debe generar un recibo. Para ello debe modificar un parámetro del sistema colocándole el valor S:


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Zeus Recepción

Para detalles de la modificación de parámetros de hotel, consulte el manual del módulo Parámetros de Zeus Hotel.

Si ha definido que se generará recibo, luego de presionar el botón “Guardar” el sistema le solicitará confirmación de impresión del recibo.

El siguiente es un ejemplo del informe por pantalla:


149

Zeus Recepción 3.7.1.3 . CARGO A CU EN TA PO R CO BR AR CO N CO NT RO L DE CU PO DE CR ÉD IT O

Es posible parametrizar el sistema para que verifique el cupo que el cliente tiene en Zeus ® Contabilidad. En caso de hacer un pago CXC y no tener cupo disponible, se informará y se dará la opción de autorizar el pago. El sistema lanzará entonces la ventana de autorizaciones para que esta sea ingresada, si sale de la ventana sin autorizar el pago no será registrado.

Para autorizar 1. Ingrese en el campo observación una justificación sobre el motivo por el que se autoriza Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

2. Ingrese en el campo formula, la fórmula del día registrada para el suceso de cupo de crédito 3. Ingrese su usuario y su contraseña 4. Presione el botón Guardar Si todos los datos están correctos el sistema registrará el pago.

3.7.1.4 . PA R T I C U L A RI DA DE S DE LO S PA GO S A SO CI O

Cuando aplica pagos a socios, el sistema aplica validaciones adicionales relacionadas a los bloqueos y suspensiones que el socio pueda tener registrados desde el módulo de clubes. Las validaciones existentes son: 1. Si el titular de la habitación no es el socio al que se le va a cargar el pago, se debe dar autorización para poder registrar el pago. El sistema emite un mensaje indicándolo


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Zeus Recepción

2. Si el Socio tiene bloqueo en el club y no puede hacer pagos CXC (Bloqueo de Pagos), el sistema le da la posibilidad al usuario de pedir autorización. Si la autorización se da podrá registrar el pago, de lo contrario no:

Si decide dar una autorización el sistema desplegará la ventana de autorizaciones correspondiente.

Debe indicar una observación explicando porque se autoriza, la fórmula de autorización, su usuario y clave. Posteriormente presione el botón guardar y el sistema informará si fue o no autorizado. En caso de no autorizar, el sistema no permitirá registrar el pago, así será informado:


152

La autorización puede ser aplicada por cualquier usuario que esté habilitado para usar la fórmula del suceso que debe

Zeus Recepción

3.7.1.5 . APLICACIÓ N DE DE SC UE NT O AU TO MÁ TIC O A SO CI OS DE ZE US CL UB ES

Durante el registro de pagos de las cuentas por cobrar a socios el sistema puede realizar una aplicación automática de un descuento. Este se calcula con base en los cargos registrados en el folio de la habitación --exceptuando cargo reportados desde POS Touch--, multiplicado por el porcentaje global de descuento establecido. Además de los cargos de POS el sistema puede excluir otros cargos de este cálculo si así se establece. La aplicación del descuento se hará luego de seleccionar la forma de pago socio, indicar la acción y presionar el botón Guardar. En ese momento el sistema calculará el descuento y finalmente hará el pago por el valor neto resultante al aplicar el descuento:


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Zeus Recepción

Al emitir la factura o el estado de cuenta podremos evidencia el descuento aplicado:

Importante: Si se reactiva un folio y se realizan transferencias se debe realizar un cargo de naturaleza contraria o eliminar el cargo de descuento (Solo si es el mismo día) y re calcular el descuento.


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Zeus Recepción

Es recomendable excluir los cargos de Retenciones, Propinas, devoluciones del cálculo de descuento. Al realizar devoluciones de pago que tengan aplicado el descuento se debe eliminar el cargo del descuento o realizar un cargo de naturaleza contraria para eliminar el descuento realizado al socio. Si se elimina un cargo al cual se le aplico el descuento se debe tener la precaución de eliminar el cargo de descuento para volver a recalcular este.

Para detalles sobre como configurar el descuento a socios y excluir cargos para el cálculo, consulte el manual del módulo parámetros, menú Procesos/ Exclusión de Cargos Descuento Socios

3.7.1.6 . PA G O D E HU ÉS PE DE S CO N SA LD O A FA VO R

Es normal encontrarse con huéspedes cuyos depósitos son mayores al total consumido, por lo que al momento de hacer Check-out presenta un saldo en rojo o a su favor. En este caso es evidente que el hotel debe hacer una devolución de este Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

dinero, devolución que puede efectuarse desde la opción

Paidout del menú Caja o directamente desde el check-out de Huéspedes. Observemos los pasos a seguir: 5 1 Si el usuario tiene restringido la generación de paidout en el checkout, el sistema

2

3 4

6 Figura 50 Check Out de una habitación con saldo a favor del huésped

1. Digite el número de la habitación 2. En la lista de huéspedes check-in, presione doble clic sobre el huésped que realiza el pago. 3. Seleccione la pestaña de Pagos 4. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma Efectivo 5. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas


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Zeus Recepción

6. El sistema solicita confirmación de la generación de un Paidout, es decir, una devolución de dinero, de acuerdo a su respuesta la opciones son: o

No: el sistema no registrará el pago

o

Si: el sistema generará de forma automática una devolución en efectivo

o

Especificar: el sistema desplegará la ventana Paidout por Devolución. En este caso podrá seleccionar la forma en que hará la devolución, para más detalles consulte 5.4PAIDOUT POR DEVOLUCIÓN

7. El sistema le pedirá posteriormente que confirme el pago, luego de presionar el botón Si, el sistema le permitirá emitir el reporte de paidout. El saldo de la cuenta quedará en ceros, y podrá continuar con el proceso de check-out de forma normal.

3.7.1.7 . E S TA D O DE CU EN TA

Cuando se necesite emitir una factura a un huésped, lo primero que se debe pensar es mostrarle su estado de cuenta, de esta manera él podrá observar sus consumos antes de generar un consecutivo de factura. Para emitir el estado de cuenta, deberá hacer clic en el botón Estado de Cuenta, y seleccionar las opciones adecuadas en la ventana solicitada, como se describe a continuación Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

3 1

Cuenta a Imprimir

2

Presentac ión Forma de Salida

Figura 51 Opciones para el Estado de Cuenta



Cuenta a Imprimir: Puede emitir un solo estado de cuenta para todo el folio o bien seleccionar una de las cuentas disponibles, presionando sobre el botón correspondiente



Datos Factura: información que será impresa en la pre-cuenta, por defecto el sistema coloca los datos del huésped. Su cambio no afecta ninguna información adicional.



Presentación: el sistema provee varias opciones de presentación para que se emita un formato según la necesidad del cliente. Existen 5 formatos con las siguientes características: o

Detallada: muestra uno a uno los cargos organizados por fecha

o

Global: muestra el total de los cargos del plan acumulados en una sola línea por cada día y Sistema de Administración Hotelera

158

Zeus Recepción

luego detalla los cargos que no corresponden al plan o

Plan Global: muestra el total de los cargos del plan acumulados en una sola línea al inicio de la factura y luego detalla los cargos que no corresponden al plan

o

Condensada: muestra un solo total por cada cargo

o

Agrupada: muestra la factura de acuerdo a la agrupación de conceptos definida por el usuario



Forma de Salida: forma como será mostrado o generado el informe de la factura.



Detallar Consumos de POS: seleccione para indicar que los cargos realizados desde el punto de venta mostrarán debajo del cargo registrado en el folio. Normalmente el sistema solo muestra el cargo resultante en el folio, pero si el cliente lo requiere puede detallarse cada producto del tiquete original. A partir de la versión 11.0 el sistema hotelero muestra este detalle incluso si es un cargo transferido:



Mostrar Resumen de Cargos: seleccione si desea que el sistema al final de la factura muestre los cargos resumidos, por defecto la factura condesada no muestra esta información, pues sería repetir.



Mostrar Resumen de Impuesto: seleccione para que el sistema muestra la final de la factura el resumen por cada % de impuesto y la base gravable.


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Zeus Recepción



Factura en Dólares: muestra los valores en su equivalente en dólares en lugar de mostrar la moneda local.

Para emitir el estado de cuenta 1. Seleccione la cuenta deseada 2. Especifique las características en la pestaña Datos Factura, según sus necesidades 3. Presione el botón Estado de Cuenta

Agrupación de Vouchers Vendidos y Anulados En su presentación detallada el estado de cuenta puede tener una presentación especial para los cargos realizados por venta o anulación de vouchers adicionales. Esta variación depende del parámetro global “Agrupar Ventas de Voucher” el cual define si se agrupan o no estos registros. Al agruparlos el estado de cuenta seguirá mostrando las ventas pero acumuladas en lugar de hacerlo una a una. Para conocer cómo cambiar los parámetros consulte el manual del módulo Parámetros, en el menú “Procesos/Definición Parámetros Hotel”.


160

Zeus Recepción 3.7.1.8 . EMISIÓN DE LA FA CT UR A

ZEUS permite emitir facturas en varios formatos para cualquiera de los folios con solo presionar el botón Factura de la barra de herramientas. Se debe tener en cuenta que ZEUS brinda gran versatilidad en la generación de las facturas y que por lo tanto se debe manejar con prudencia ya que de lo contrario se puede incurrir en el uso innecesario de consecutivos. La ventana de generación de factura es similar a la del estado de cuenta, solo que tiene funcionalidades adicionales. Iniciaremos por observar el proceso de generación de la factura sin el uso de dichas funcionalidades. Recordemos que antes de emitir la(s) factura(s) debió realizar el pago de los saldos de las cuentas a facturar. Los saldos deben ser cancelados de la misma forma como se generarán las facturas; es así como para generar una única factura por todas las cuentas, podrá hacer un solo pago, pero si desea sacar múltiples facturas, debe dejar cada cuenta con saldo cero de forma independiente. Después de haber pagado las cuentas, podrá iniciar el proceso de facturación, presionando el botón Facturación que muestra la siguiente ventana.


161

Zeus Recepción

4 Cuenta a Imprimir

1

2

3

Presentac ión Forma de Salida

Figura 52 Ventana de Facturación



Cuenta a Imprimir: Puede emitir un solo estado de cuenta para todo el folio o bien seleccionar una de las cuentas disponibles, presionando sobre el botón correspondiente



Documento de Facturación: algunas legislaciones exigen la emisión de diferentes documentos según una serie de condiciones especiales que cumplen los clientes. Si esta es su característica, podrá seleccionar el tipo de documento de facturación que desea emitir.



Datos Factura: información que será impresa en la factura, por defecto el sistema coloca los datos del huésped. Su cambio no afecta ninguna información adicional, es decir, solo tendrá efecto sobre la factura generada. Puede especificar los datos para la factura usando información del sistema o libremente:


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Zeus Recepción





Ingrese un número de documento, si existe como cliente, empresa o agencia sus datos serán cargados en pantalla. Es importante tener en cuenta que si una empresa también ha sido creada como cliente, el sistema priorizará los datos que se han ingresado como empresa y serán estos los que se cargarán en los campos correspondientes.



Busque un tercero utilizando el botón ayuda (o tecla F4), tendrá las opciones para buscar clientes, agencias o empresas registradas en los maestros de Zeus Front.



Ingrese libremente datos del tercero a quien facturará en caso de no estar creado en el sistema. Podrá registrar los datos básicos mostrados en pantalla.

Presentación: el sistema provee varias opciones de presentación para que se emita un formato según la necesidad del cliente. Existen 5 formatos con las siguientes características: o

Detallada: muestra uno a uno los cargos organizados por fecha

o

Global: muestra el total de los cargos del plan acumulados en una sola línea por cada día y luego detalla los cargos que no corresponden al plan

o

Plan Global: muestra el total de los cargos del plan acumulados en una sola línea al inicio de la


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Zeus Recepción

factura y luego detalla los cargos que no corresponden al plan o

Condensada: muestra un solo total por cada cargo

o

Agrupada: muestra la factura de acuerdo a la agrupación de conceptos definida por el usuario



Forma de Salida: forma como será mostrado o generado el informe de la factura.



Detallar Consumos de POS: seleccione para indicar que los cargos realizados desde el punto de venta mostrarán debajo del cargo registrado en el folio. Normalmente el sistema solo muestra el cargo resultante en el folio, pero si el cliente lo requiere puede detallarse cada producto del tiquete original. A partir de la versión 11.0 el sistema hotelero muestra este detalle incluso si es un cargo transferido, además omite los pagos en el detalle:



Mostrar Resumen de Cargos: seleccione si desea que el sistema al final de la factura muestre los cargos resumidos, por defecto la factura condesada no muestra esta información, pues sería repetir.


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Zeus Recepción



Mostrar Resumen de Impuesto: seleccione para que el sistema muestra la final de la factura el resumen por cada % de impuesto y la base gravable.



Factura en Dólares: muestra los valores en su equivalente en dólares en lugar de mostrar la moneda local.



Incluir Ajustes Especiales: Si ha registrado ajustes al folio en cualquiera de sus cuentas, podrá definir si estos deben o no ser mostrados en la factura. Recordemos que cuando se definen ajustes por defecto se marca esta casilla y el sistema mantiene registro para marcarla por defecto en futuras emisiones. Para más detalles de los ajustes especiales ver 3.7.1.16AJUSTES ESPECIALES



Usar Formato con valores Netos: Este nuevo formato, permite visualizar la información de la factura, en un formato resumido, visualizando en un campo la suma del valor más el impuesto. Adicionalmente, el paquete del plan también lo resume en una sola línea, por ejemplo Si en el folio de cargo por el plan: Alojamiento, Seguro y Desayuno, en el formato solo aparece un solo cargo por el neto, el nombre del cargo será el que tiene la descripción del plan. El sistema requiere de un formato especial de factura para este modelo, por tanto al emitir la factura buscara el formato agrupado correspondiente a los archivos Factura_Agru.frx y Factura_Agru.frt



Observaciones: Puede ingresar libremente comentarios en este campo. Este dato es almacenado por el sistema, no deja modificarse mientras esté generado un número de factura y está disponible para incluirlo en el formato de factura si así lo requiere el Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

hotel. El informe de facturas también puede mostrar su contenido.

Para emitir la factura 1. Seleccione la cuenta deseada 2. Indique el tipo de documento de facturación desea emitir (si aplica) 3. Especifique las características en la pestaña Datos Factura, según sus necesidades 4. Presione el botón Imprimir Factura Luego de emitida la factura, el sistema mostrará el número de factura generado, en el campo Factura de la pestaña Datos Factura. La siguiente imagen muestra un ejemplo del formato de la factura. La cual puede ser personalizada por el cliente desde la opción de modificación de reportes del módulo parámetros.


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Zeus Recepción

Figura 53 Factura en Formato Condensado

Otras presentaciones como la Factura Global muestran resúmenes especiales del plan en la factura; si hay impuestos definidos realiza la separación:


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Zeus Recepción

Para el caso de los clubes que manejan alojamiento, es posible incluir en el formato de la factura, el número de acción del socio.

A partir de la versión 2012 también podemos incluir en la factura el número de documento del huésped, que no es siempre el mismo documento del cliente a quien se factura. Valores en Ceros en la Factura Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

Por defecto en la factura no se discrimina cargos en cero, pero es posible indicarle al sistema que incluya los valores en ceros mediante un parámetro. Debemos cambiar el valor del parámetro a “S”.

Restricción de Facturación Según Fecha de Apertura de Folio Importante: puede restringirse la generación de factura con base en el número de días entre la apertura de folio y la fecha actual. Existe un control en la ventana de facturación para que al crear una factura a un folio ya sea desde la ventana de Check-out de Habitación o Eventos, Actualizaciones en Folios Cerrados o Facturación de Remisión, primero verifique la fecha de apertura de ese folio y compare si el tiempo que ha trascurrido entre la fecha de apertura del folio con la fecha de corte, supera el número máximo de días que se tiene permitido facturar un folio desde su creación. En caso de haber superado dicho número el sistema emite un mensaje indicándolo y proporcionando la posibilidad de autorizar la facturación: Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

Si presionamos el botón “Si”, nos será solicitada una autorización. Una vez autorizado, el sistema nos permitirá generar la factura.

El parámetro que define el número de días, podemos modificarlo desde la “Definición de Parámetros de Hotel”, en el módulo Parámetros, menú “Procesos”:

Agrupación de Vouchers Vendidos y Anulados


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Zeus Recepción

En su presentación detallada el estado de cuenta puede tener una presentación especial para los cargos realizados por venta o anulación de vouchers adicionales. Esta variación depende del parámetro global “Agrupar Ventas de Voucher” el cual define si se agrupan o no estos registros. Al agruparlos el estado de cuenta seguirá mostrando las ventas pero acumuladas en lugar de hacerlo una a una. Para conocer cómo cambiar los parámetros consulte el manual del módulo Parámetros, en el menú “Procesos/Definición Parámetros Hotel”.

Mostrar Cambios de Moneda en la Factura Los huéspedes pueden realizar la cancelación del saldo por pagar en diferentes formas de pago y en diferentes monedas según lo consideren. Los pagos y abonos en otras monedas generan en Zeus un proceso de conversión a moneda local para luego ser abonados a la cuenta, es decir, en la cuenta siempre se observa un pago en moneda local y no en la moneda en que fue recibida. Gracias a un parámetro es posible mostrar en la factura un resumen que muestra los cambios de moneda que por abonos o pagos se han realizado al huésped, este resumen muestra el valor recibido en la divisa original y el valor que el huésped recibió en moneda local. Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

Para mostrar este resumen, debemos ubicar el parámetro “Resumen de Cambios de Monedas en la Facturación” en los parámetros globales del sistema, el cual por defecto tiene el valor N, y cambiarlo a S. Al realizar este cambio el sistema mostrará un resumen similar al mostrado en la siguiente imagen:

Para conocer cómo cambiar los parámetros consulte el manual del módulo Parámetros, respecto al menú “Procesos/Definición Parámetros Hotel”.

Número Máximo de Cargos para la Factura La cantidad de cargos que puede realizarse a un folio no está limitada, como tampoco lo está el número de registros que se imprimen en la factura, de hecho este número varía según la presentación. Por ejemplo una factura detallada muestra uno a uno los cargos tal y como fueron registrados en el folio, mientras que una condensada totaliza por cada cargo registrado. Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

La impresión de la factura puede tomar uno o varias hojas según el número de cargos registrados y la presentación seleccionada para su emisión. Esto aplica tanto para formatos pre-impresos como para impresión en hojas en blanco. En algunas legislaciones no se permite esta situación, pues está definido que una factura debe tener una única hoja. Zeus cuenta con un parámetro global (Ver “Definición de Parámetros Hotel” del módulo Parámetros) que permite establecer el número máximo de líneas que pueden imprimirse en una factura. En el parámetro “Máximo Número de Cargos por Factura”, ingresamos un valor mayor a cero para establecer dicha restricción en el sistema. Luego de establecida esta restricción el sistema hará las validaciones correspondientes antes de imprimir la factura, y en caso de presentarse un número mayor al definido lo notificará mediante un mensaje:

En este caso como ese folio al generar su factura en esa presentación se generan más de 10 líneas de cargos el sistema no lo permite.

Mostrar Número de Factura Generado


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Zeus Recepción

El sistema de facturación de folios puede mostrar el número de la factura generada antes de imprimir el documento, de tal forma que el sistema no imprimirá hasta que el usuario no presione el botón Aceptar. El objetivo de esta funcionalidad es proveerles a los usuarios con facturas pre-impresas una herramienta que les permita verificar el número generado con el sistema y compararlo con el siguiente número disponible en los formatos preimpresos. Si el usuario puede hacer esta verificación podrá corroborar que la numeración preimpresa y el consecutivo llevado por el sistema coinciden. En la misma medida si detecta diferencias podrá toma correctivos antes de enviar la impresión. Para que el sistema muestre este mensaje debemos modificar el parámetro global “Mostrar Número Facturar Generar” y colocarle el valor S. Ver “Definición de Parámetros Hotel” del módulo Parámetros) La siguiente imagen muestra un ejemplo del mensaje generado:

Resumen de Impuestos de la factura En la parte inferior de los documentos de facturación el sistema puede imprimir un resumen de los impuestos generados, tal como lo muestra la siguiente imagen:


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Zeus Recepción

Este resumen relaciona movimientos de la factura generada y se ve afectado por varios parámetros del sistema. Entre esos parámetros encontramos los parámetros Globales definidos en la opción “Definición de parámetros Hotel” del módulo Parámetros. CARGOS QUE CUENTAN PARA CALCULAR LA RETENCIÓN: Esté parámetro garantiza que los cargos generados por retenciones sean incluidos en el rubro “Total Retención” del resumen, su no son especificados se sumarán como “Total Cargos no Gravados”.

DETERMINA SI SE CONSIDERA AL SERVICIO COMO IMPUESTO: Zeus Hoteles puede manejar un segundo impuesto conocido como servicio. Para que la factura relacione este como tal debemos garantizar que este parámetro tenga el valor S, de otra forma no generará el resumen para el segundo impuesto.

Resumen de Desglose del Plan en la Factura Los cargos registrados a las habitaciones incluyen normalmente aquellos generados de forma automática por la aplicación de cargos nocturna la cual se basa en el plan con el cual se registró la habitación. Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

Una de las opciones del sistema incluye la posibilidad de presentar la factura con los un resumen especial basado específicamente en los cargos registrados a partir de la generación de cargos. Este resumen especifica los porcentajes de impuestos y los valores no gravados del plan, así como resumen de cargos fuera del plan. La siguiente imagen muestra un ejemplo del resumen que se despliega en la parte inferior de la factura:

Para que este resumen sea incluido el sistema cuenta con el parámetro global “Resumen de Desglose del Plan en la Factura”, el cual por defecto está en N (no) pero puede cambiarse a S (si) para que el sistema muestre dicho resumen. Para más información respecto a los parámetros Globales consulte la opción “Definición de parámetros Hotel” del módulo Parámetros.

Calculo de las Auto-Retenciones Si se ha configurado el sistema para aplicar auto-retenciones, ya sea por ser una empresa auto-retenedora de IVA o de otro impuesto sobre la renta para equidad (en Colombia CREE), justo en el momento de la facturación dichos valores serán calculados y registrados en el sistema; siempre y cuando la persona/empresa/agencia que facture NO este exonerada de esta auto-retención.


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Zeus Recepción

Se paga el saldo de la cuenta y al dar clic en el botón de facturación antes de generar dicha factura se generan automáticamente los cargos de la auto-retención. Los Cargos de auto-retenciones no se visualizan en la factura del cliente ni en ninguna parte donde muestre información del folio. Para consultarlas utilice el informe 4.40MOVIMIENTOS ESPECIALES/INFORME DE AUTO-RETENCIONES

Importante: Si por algún motivo el sistema no puede aplicar la auto-retención, el sistema mostrara un mensaje al usuario indicándole por qué no se aplicó y continuara con su proceso de Facturación.

3.7.1.9 . AJUSTE AL IM PU ES TO

El hecho que los cargos registrados en los folios se hagan en la medida que el hotel presta sus servicios al huésped, y que estos se den durante varios días, puede causar algunas diferencias, generalmente de Centavos al momento de la facturación en la sección del resumen de los impuestos. Esta situación se da por los redondeos que se aplican para cada cargo realizado, dado que en la medida que los cargos se realizan el sistema calcula los impuestos y aplica redondeo a los valores para que no tengan más de 2 decimales. Si durante su estadía al huésped se le carga diariamente un valor por su desayuno, y revisamos cada valor por separado Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

con seguridad encontraremos total concordancia entre el valor del cargo realizado y el impuesto que se calcula. Sin embargo si hacemos una suma de todos los valores de esos desayunos y multiplicamos por el porcentaje del impuesto, el valor resultante no necesariamente sería igual a la suma de todos los impuestos previamente calculados si cada uno de ellos fue previamente redondeado. En vista de la posibilidad de que estas diferencias se presenten, el sistema provee la posibilidad para que de forma automática se calcule el ajuste necesario para que al emitir la factura el total del impuesto de todos los cargos sea igual al resultado esperado luego de multiplicarlo por el porcentaje correspondiente. Esta característica se activa mediante el parámetro global “Ajuste Especial al Valor de Impuesto” el cual permite los siguientes valores: 

Primer carácter: determina si se realiza ajuste especial a la base de los impuestos de acuerdo al IVA calculado. Posibles valores: S o N.



Segundo carácter: indica si avisa al usuario que se realizará un ajuste a la base, si no avisa o si le pregunta. Posibles valores (S/N/P).

Si se establece el valor del parámetro anterior en S para el primer carácter, lo que implica que se aplicará el ajuste, será necesario indicar el código del cargo que será usado para realizar dicho ajuste, para ello usamos otro parámetro global “Cargo de Ajuste al Valor de Impuesto”. Si desea utilizar uno de los cargos causados con el porcentaje de valor del impuesto que se está ajustando, se debe dejar en cero. Nota: El cálculo del ajuste no incluye los Paidout generados por devolución Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

Emisión del Estado de Cuenta Siempre que emitamos el estado de cuenta, el sistema detectará la configuración de dichos parámetros y realizará la simulación de dicho ajuste, de tal forma que los valores salgan cuadrados. En el siguiente ejemplo se observa que “Total Gravados Servicio 8%” es 22,407.41 y el SERVICIO con el ajuste simulado que se hace es 1,792.59.

Para este caso el valor ajustado al servicio fue de -6.41. Lo podemos verificar sacando el estado de cuenta detallado:


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Zeus Recepción

Emisión de la Factura Una vez definidos los parámetros para el ajuste, se puede realizar el proceso de facturación del folio y el sistema realizara la verificación para los ajustes. Cuando registre el pago de la factura, el sistema aplicará el ajuste. Si el parámetro indica que el sistema debe solicitar una confirmación recibirá un mensaje solicitándola:

De acuerdo a la opción realizada el sistema realizará el proceso: 

Si: Realiza el ajuste y realiza el pago



No: No realiza el ajuste, pero si realiza el pago. Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción



Cancelar: cancela todo el proceso de pago y tampoco realiza el ajuste.

Finalmente al facturar el sistema emitirá el formato con los valores ajustados:

Importante: Esta configuración no es aplicada por el sistema si utiliza la presentación “Plan Global” de la facturación.


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Zeus Recepción 3.7.1.10 . REGISTRO DE PA GO S DE SD E FA CT UR AC IÓ N

Es posible registrar un pago cuando se está en la ventana de facturación, para ello debe hacer clic en el botón pagos de la barra de herramientas de esta ventana, en ese momento se desplegará una nueva ventana.

Para realizar un pago 1. En la ventana desplegada seleccione la cuenta a la que hará el abono usando el campo Clase. 2. Digite los datos del pago (moneda, forma de pago, valor a pagar, etc.). Recuerde que cada forma de pago solicita los datos que requiere. En este punto el sistema puede cargar información de forma automática en varios casos: o

Si hemos registrado en el check-in una forma de pago, traerá los datos de dicha forma de pago. Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

o

Si seleccionamos Empresa cargará el código de la empresa indicada en el check-in o la asociada al cliente.

o

Si seleccionamos Voucher cargará el código de la agencia definida en la reserva (de no ser Walkin).

3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas. 4. Confirme el pago.

Si el cambia el valor a pagar e ingresa uno mayor al salgo, el sistema indicará que está pagando un mayor valor:

Al confirmar el pago el sistema preguntará si desea que se calculen los vueltos (cambio):

Si responde “Si” el abono se hará por el valor del saldo y el sistema mostrará cual es el valor a devolver en la casilla “Vuelto”:

Si la respuesta es “No”, el pago se registrará por el total y por tanto el saldo de la cuenta quedará negativo (a favor del huésped): Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

Datos para facturación para pagos CXC Si seleccionar la forma de pago cuenta por cobrar (CXC) a empresa y seleccionar la cuenta Todas:

Una vez realice el pago y retorne a la ventana de facturación, podrá verificar que el sistema de forma automática asigna en los datos para la factura los de la empresa para la que registro el pago:

Para más detalles sobre los procesos de pago, consulte 3.7CHECK-OUT/HUÉSPEDES y 3.8CHECK-OUT/ EVENTOS VARIOS Y GRUPOS

Devolución De Saldo A Favor Del Cliente


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Zeus Recepción

Si el cliente tiene un saldo a favor, podrá generar la devolución del dinero desde esta misma ventana

Para realizar la devolución 1. Presione el botón Guardar. 2. El sistema solicita confirmación de la generación de un Paidout, es decir, una devolución de dinero, de acuerdo a su respuesta la opciones son: o


o


o


3. El sistema le solicita la confirmación del pago. Confírmela y el pago quedara registrado.

CARGO A CUENTA POR COBRAR CON CONTROL DE CUPO DE CRÉDITO Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción


Para autorizar 1. Ingrese en el campo observación una justificación sobre el motivo por el que se autoriza 2. Ingrese en el campo formula, la fórmula del día registrada para el suceso de cupo de crédito 3. Ingrese su usuario y su contraseña 4. Presione el botón Guardar Si todos los datos están correctos el sistema registrará el pago.


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Zeus Recepción 3.7.1.11 . A G R U PA C I ON DE CO NC EP TO S EN FA CT UR AC IÓ N

Una de las presentaciones de la facturas se conoce como “Agrupada”, la cual por definición indica que muestra la factura agrupada de acuerdo a los conceptos. El uso de esta presentación permite mostrar cargos con descripciones personalizadas, ya sea de forma individual o seleccionando más de uno. Al agrupar conceptos podemos por ejemplo lograr que todos los consumos del Restaurante, Room Service y el Bar aparezcan en la factura bajo el nombre “Servicios de AyB”. Los conceptos de facturación deben estar creados previamente para poderlos usar desde esta opción, para ello debemos usar la opción “Conceptos de Facturación” del menú “Parámetros/Facturación” del módulo “Zeus Parámetros” En la pestaña “Agrupación de Conceptos” de la ventana de facturación podemos observar varias secciones:


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Zeus Recepción

C

A

B

D

Figura 54 Conceptos de Facturación

Una sección de filtros (A), en la que podemos seleccionar un rango de fechas o indicar un cargo, clase de cuenta, naturaleza o tipo de cargo que será mostrado en la cuadrícula (B) inferior donde por defecto se detallan todos los cargos del folio. Luego de seleccionar las opciones de filtrado debemos presionar el botón “Listar Cargos” de esta misma sección. La siguiente sección nos permite seleccionar el concepto (C) que deseamos utilizar, para ello debemos usar la lista desplegable de nombre “Concepto”. Siempre que seleccionemos un concepto el sistema por defecto colocará la descripción asociada a él en el cuadro de texto ubicado debajo, dándonos la opción de modificarlo según nuestras necesidades. Esto amplia considerablemente las opciones, dado que finalmente podré personalizar el mensaje según mi necesidad, usando hasta 300 caracteres. Finalmente encontramos una segunda cuadrícula (D) en la que podemos observar los cargos que tenemos agrupados con su nueva descripción. Para agrupar conceptos: Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

3 2

1

1. Seleccionamos de la cuadrícula (B) los cargos que deseamos agrupar 2. Seleccionamos el concepto que deseamos asociar al grupo de cargo y si lo requerimos cambiamos la descripción asociada 3. Presionamos el botón “Agrupar” 4. Repetimos los pasos por cada grupo que deseemos agrupar y presionamos el botón “Guardar” de la barra de herramientas al terminar En la cuadrícula de conceptos (D) podremos observar el nuevo concepto; notaremos además que en la cuadrícula de los cargos (B) solo quedan los cargos por agrupar.

Si emitimos el estado de cuenta o la factura, la siguiente sería la presentación:


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Zeus Recepción

Quitar grupos y mostrar detalles Podemos quitar los conceptos agrupados en cualquier momento, o mirar el detalle de cómo está conformado uno de los grupos. Para ver los cargos dentro de los conceptos (1) hacemos clic en el botón “Listar Cargos Detallados” y (2) para volver a ver los conceptos en el botón “Listar Cargos Agrupados”. Si queremos quitar un grupo debemos: (3) seleccionar el concepto y (4) presionar el botón desagrupar:

2

4

1 3


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Zeus Recepción 3.7.1.12 . TRANSFER EN CI A EN TR E CU EN TA S

Desde la ventana de facturación podemos acceder a la pestaña de transferencia entre cuentas, la cual permite transferir cargos entre las cuentas Maestra. Extra, Extra2, Extra3 y Extra4. Para ello el sistema despliega 5 cuadrículas -una por cada cuenta- con sus respectivos cargos:

Figura 55 Transferencia Entre Cuentas desde Facturación

Note que sobre cada cuadrícula se presenta el nombre de la cuenta y frente a este nombre un grupo de botones que representan cada una de las cuentas a las cuales podrá hacer Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

transferencia, por ejemplo para la cuenta maestra se muestran los botones E, 2, 3 y 4, lo que indica que puede transferir desde la maestra hacia las cuentas Extra, Extra2, Extra3 y Extra4:

Igualmente para la extra muestra los botones M, 2, 3 y 4, lo que indica que puede transferir desde la maestra hacia las cuentas Maestra, Extra2, Extra3 y Extra4:

Junto a cada cargo encontrará una casilla de chequeo que le permitirá seleccionar aquellos cargos que desea transferir:

Podrá seleccionar todos los cargos de una cuenta haciendo clic en el título de la columna que contiene las casillas de chequeo:

Para hacer una Transferencia Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

3

2 1

1. Seleccione los cargos que desea transferir en la cuadrícula que corresponda. 2. Haga clic en el botón que represente a la cuenta que desee transferir. En la imagen se muestra un ejemplo con la cuenta maestra. Repita estos pasos para cada una de las cargos que desea afectar. Note: que los saldos de cada cuenta se actualiza a medida que se transfieren los cargos. El saldo de la cuenta se muestra debajo de la cuadrícula que le corresponde. 3. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.


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Zeus Recepción 3.7.1.13 . CHECKOUT DE HU ÉS PE DE S

Puede realizar check-out de un acompañante o titular sin hacer check-out a la habitación, o bien hacer check-out a toda la habitación. En cualquier caso deben estar con saldo en ceros las cuentas de los huéspedes que desean hacer checkout. Si es un titular al que le desea hacer check-out, quiere decir que desea que salgan todas las personas de la habitación, en otras palabras, hacer check-out al titular equivale a hacer check-out a toda la habitación, por tanto todos los folios deben estar en ceros y facturados si tuvieron cargos. Si desea hacer check-out a un Subtitular debió previamente pagar su saldo y generar la(s) factura(s) correspondiente(s) y luego seguir los pasos que mencionamos más adelante. Si es un acompañante o adicional basta con seguir los pasos descritos a continuación.


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Zeus Recepción

Para hacer Check-out a un huésped 3

1 4

2

Figura 56 Check-out de un Huésped

Después de haber pagado y facturado el saldo, siga las siguientes instrucciones. Si la habitación no tuvo cargos, puede hacer check-out sin hacer pagos ni factura.

1. Seleccione la pestaña Check-out 2. En la lista de huéspedes Check-in, presione doble clic sobre el huésped que sale del hotel 3. Active la casilla Confirmar el Check-Out 4. Presione el botón herramientas.

Grabar

de


la

barra 195

de

Siempre que se ingresa a la ventana Check out el sistema bloquea los folios de la habitación. Para desbloquear desactive la

Zeus Recepción

5. Confirme el Check-out respondiendo ‘Si’ a la pregunta formulada Si el huésped seleccionado es un titular el sistema pedirá una reconfirmación.

Una vez confirmado el check-out el (los) huésped(es) desaparece(n) de la lista de Huéspedes Check-in. El sistema puede enviar un correo electrónico personalizado a todos los huéspedes que hagan check-out, para detalles de esta opción consulte los anexos de este documento.

Elementos Prestados Si la habitación a la que intentamos hacer check-out tiene elementos prestados, el sistema nos informará y nos dará la opción de devolverlos. Inicialmente al ingresar el número de la habitación:

Posteriormente al confirmar el check-out nuevamente el sistema requerirá que devolvamos los elementos prestados, si a estos se les ha definido que deben ser devueltos durante el Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

check-out. Solo hasta que devolvamos los elementos podremos finalizar el proceso. En el caso particular de los acompañantes, adicionales y subtitulares, el sistema nos permitirá hacer check-out sin importar que haya elementos prestados. Para más información sobre la devolución de elementos consulte 3.38MOVIMIENTOS ESPECIALES / DEVOLUCIÓN DE ELEMENTOS

Habitaciones Comunicadas Después que el usuario confirme que desea hacer el checkout, el sistema verifica si la habitación registrada tiene alguna de las habitaciones con las que comunican bloqueadas por comunicación, si es así se mostrara un mensaje al indicando que para poder llevar a cabo el proceso, primero debe desbloquear estas habitaciones. Y se le da la posibilidad de hacerlo de forma automática. Si no elimina los bloqueos, el sistema no hará check-out.

3.7.1.14 . GENERACI ÓN DE RE MI SI ON ES

La parametrización de las empresas, clientes y agencias, permite definir a partir de qué día, estas no reciben facturas. Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

En el proceso de check-out el sistema evaluará este valor y permitirá entonces generar una remisión en lugar de una factura; remisión que podrá facturar posteriormente. El sistema mantiene disponible el botón para remisionar, de forma que puede realizar una remisión en cualquier momento que lo requiera, sin embargo al ingresar la empresa, agencia o cliente a quien desea hacer la cuenta por cobrar, se verificará si es posible hacer la remisión. 5 1

2 3 4 6

Figura 57 Activación del Botón de Remisiones

Cuando hace el proceso normal de pagos 1. Indique la habitación que desea hacer Check-out 2. Seleccione la pestaña Pagos 3. Seleccione la forma de pago deseada 4. Indique el código de la empresa, agencia o cliente a quien desea hacer el pago Sistema de Administración Hotelera

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5. Presione el botón Grabar 6. Confirme el pago 7. En este momento el sistema verificará si debe o no genera factura. Una vez verificado que no se puede generar factura el sistema informará sobre la necesidad de generar Remisión.

Para generar una remisión 1. Presione el botón de Remisión de la barra de herramientas. En este momento el sistema mostrará la ventana para generación de remisiones, la cual es similar a la de facturación, solo que con varias restricciones. 1


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5 2 3

4

Figura 58 Impresión de la Remisiones

2. Seleccione la cuenta que desea remisionar. Solo estará disponible Maestra, Extra y Todas (también conocida como Ambas) 3. Especifique los datos para la remisión. Seleccione si va a remisionar a una Agencia, Empresa o Particular e indica el código correspondiente. 4. Indique la presentación, la forma de salida y las características 5. Presione el botón para remisionar. El sistema generará la remisión e generará el formato correspondiente según la forma de salida seleccionada. El siguiente es un ejemplo de la presentación por pantalla:


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3.7.1.15 . IMPRIMIR DO CU ME NT O ES PE CI AL

Antes de entrar en detalles sobre el proceso a seguir, es importante tener en cuenta que el documento especial no tiene un formato o uso específico, su característica consiste precisamente en que cada hotel lo implementa de la forma más adecuada que considere, modificándolo según sus necesidades o requerimientos. La emisión del documento especial solo requiere cargar la habitación en la ventana de check-out y presionar el botón “Imprimir Documento Especial”, sin embargo para que el Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

documento esté listo, debe de tener en cuenta otra variable, específicamente un parámetro de Hotel que lo activa.

Se recomienda coordinar con Zeus Tecnología el proceso de configuración de esta opción.

3.7.1.16 . AJUSTES ES PE CI AL ES

El proceso de Ajustes Especiales es una nueva funcionalidad del sistema que permite realizar ciertos ajustes visuales a la presentación de documentos como el Estado Cuenta y Factura, relacionados con el manejo de decimales y demás montos que tengan que ser redondeados o ajustados. Su objetivo principal es evitar la devolución de facturas originadas por la insatisfacción del cliente o de su empresa por la presentación del documento soporte (Estado Cuenta,

Remisión, Factura u otro Documento de Facturación como la Boleta).


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Zeus Recepción

En esta manual se explicaran entre otros los siguientes procesos relacionados con los Ajustes Especiales: Ajustes Manuales, Ajustes Automáticos, Eliminación de Ajustes, y como Incluir Ajustes Especiales en los Estados de Cuentas, Remisiones o Documentos de Facturación como Factura y/o Boleta y Listado de Ajustes Especiales. Los ajustes se realizan desde la ventana de Facturación sin Los ajustes importar desde donde sea invocada, bien sea en la ventana de especiales solo tienen Check Out de Huéspedes, Check Out de Eventos Varios y efectos Grupos, Cargos a Folios, Actualización en Folios Cerrados o visuales en los cualquier otra opción desde donde sea posible acceder a la documentos , no se opción de Facturación. reflejan en los movimiento

Posteriormente y estando en la Ventana de Facturación, dar clic en el Botón Ajustes Especiales, del cual se desplegará la respectiva Ventana de Ajustes Especiales.


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2 5 1 3

4

Figura 59 Ajustes Especiales Manual

Para hacer un ajuste manual A continuación detallaremos los pasos a seguir para la realización de un Ajuste Manual: 1. Seleccionar la Cuenta a Ajustar (Maestra, Extra, Extra2, Extra3, Extra4 o Todas). Tenga en cuenta que para poder visualizar dicho Ajuste, se deberá realizar el mismo en la cuenta seleccionada y así mismo realizar el Pago y Generación de Estado Cuenta, Remisión o Documento de Facturación respectivo. 2. Adicionar el Cargo con el que se desea realizar el Ajuste. 3. Seleccionar los Cargos a Ajustar. Tenga en cuenta en cuenta que el Botón Seleccionar Todos, permite seleccionar todos los cargos de la lista de la cuenta previamente seleccionada.


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Zeus Recepción

4. Diligenciar los datos solicitados para realizar el Ajuste (Valor del Cargo, IVA, %IVA, Servicio, %Servicio, Naturaleza del Cargo y Observación). 5. Grabar el Ajuste.

Para hacer un ajuste Automático

Ahora detallaremos los pasos a seguir para la realización de un Ajuste Automático: 3 1

2

Figura 60 Ajustes Especiales Automático

1. Seleccionar la Cuenta a Ajustar (Maestra, Extra, Extra2, Extra3, Extra4 o Todas). Tenga en cuenta que para poder visualizar dicho Ajuste, se deberá realizar el mismo en la cuenta seleccionada y así mismo realizar el Sistema de Administración Hotelera

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Pago y Generación de Estado Cuenta, Remisión o Documento de Facturación respectivo. 2. Seleccionar los Cargos a Ajustar. Tenga en cuenta en cuenta que el Botón Seleccionar Todos, permite seleccionar todos los cargos de la lista de la cuenta previamente seleccionada. 3. Dar clic en el Botón Ajuste Automático. En este paso el sistema automáticamente ingresar el ajuste por el valor o los valores correspondientes y lo graba de manera inmediata sin necesidad que el usuario intervenga en el proceso.

Para borrar un ajuste Si posteriormente decidimos que este ajuste ya no aplica detallaremos los pasos a seguir para la eliminación del mismo: 2

3

1


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Zeus Recepción

1. Seleccionar el Ajuste a Eliminar. Se deberá seleccionar la línea del ajuste con doble clic. 2. Dar clic en el Botón Eliminar. En este paso el sistema automáticamente borrara el ajuste, luego de la respectiva confirmación por parte del usuario. 3. Confirme el Borrado

Para incluir los ajustes especiales en la factura o el estado de cuenta La inclusión de los ajustes especiales es opcional, puede definir si desea o no mostrarlos en los documentos, para incluirlos debe seleccionar la casilla Incluir Ajustes Especiales, de la ventana de facturación.. El valor ajustado se mostrará con el código del cargo seleccionado y como contrapartida un registro con la descripción definida por el usuario en los parámetros especiales, para nuestro ejemplo se muestra como “Ajuste al Peso”


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Notas importantes: 1. Al momento de genera un Documento de Facturación, si el atributo de Incluir Ajustes Especiales se encuentra Activo, el sistema en próximas oportunidades marcará por defecto esta casilla cuando vaya a generar el mismo Documento. Sistema de Administración Hotelera

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2. Los Ajustes Especiales deberán realizarse en cantidades y/o valores mínimos de lo contrario el sistema no permitirá realizar dicho proceso e indicara que el valor esta fuera del rango estipulado.

3.7.1.17 . SALIDA AN TIC I PA DA

Es posible habilitar el sistema para que solicite un código de motivo cuando un huésped sale del hotel antes de la fecha anticipada. El objetivo es poder registrarlo y tener información estadística que permita analizar las razones por las cuales los huéspedes no cumplen toda la estadía programada, y en qué medida la organización es responsable de ello. Paraqué esta funcionalidad esté disponible se deben aplicar los siguientes parámetros: 1. Desde la opción Parámetro de Hotel en el menú

Proceso del módulo Parámetros, se debe modificar el parámetro “Manejo de Salida Anticipada” el cual permite los siguientes valores:


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Zeus Recepción

a. N=No se informara ni se pediría el motivo de la salida cuando esta sea anticipada b. S=Se pediría el motivo de la salida cuando esta sea anticipada y es obligatorio el diligenciamiento del motivo c. Z=Solo mostrara un mensaje cuando un huésped está saliendo antes de la fecha de salida estipulada. No hay que especificar el motivo. 2. Desde el módulo Parámetros, se deben ingresar, en menú Parámetros/Motivos/Motivos de Salida Anticipada, los códigos a utilizar durante el check-out.

Durante el check-out, específicamente después de haber confirmado la salida del huésped, el sistema puede no emitir mensaje alguno (valor por defecto N) o: 1. Emitir un mensaje que solo especifica que el huésped sale antes de lo presupuestado


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Zeus Recepción

2. Emitir un mensaje y solicitar el ingreso del código del motivo de salida anticipada

0. Al presionar el botón Especificar, el sistema solicitará el código:

Una vez haya ingresado los datos y presionado el botón Guardar, el sistema continuará con el proceso de checkout. Si canela el ingreso del motivo, igualmente estará cancelando el check-out.

En el menú de consultas e informes de este módulo, podrá encontrar un informe que detalla las salidas anticipadas registradas con sus detalles.


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Zeus Recepción 3.7.1.18 . CAMBIO A LA CO NF IG UR AC IÓ N ES TA ND AR DE ME NS AJ ES

Durante el proceso de check-out el sistema por defecto emite una serie de mensajes y solicita confirmaciones de varios procesos. La siguiente lista muestra los mensajes emitidos: 

Está seguro que desea hacer check-out?



La habitación tiene cajilla de seguridad asignada, desea realizar el check-out de la cajilla



Este folio tiene cargos con elementos. Desea ver estos cargos?



Si hace check-out al titular sale toda la habitación, desea hacer check-out a toda la habitación.



Desea seguir consumiendo sus vouchers?

Se puede parametrizar el sistema para que estos mensajes sean omitidos y se asuma por defecto SI en la respuesta, para ello se debe modificar un parámetro de Hotel, el cual está compuesto por varios caracteres, cada uno de los cuales está relacionado con uno de estos mensajes.


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Zeus Recepción

Para más detalles sobre como modificar estos parámetros, consulte el módulo Parámetros de Zeus Hotel.

3.7.1.19 . APLICACIÓ N DE DE PÓ SIT OS NO AP LIC AD OS

Una de las validaciones que hace el sistema al ingresar a la ventana de check-out e ingresar una habitación que llego con una reservación, es si existen depósitos realizados a la reserva asociada que no han sido aplicados, en dicho caso el sistema nos dará la opción de aplicar el depósito. Si respondemos afirmativamente la pregunta para aplicar el depósito, el sistema nos mostrará la ventana de aplicación de depósitos a folios, con el número de la reserva y el folio asignado:


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Zeus Recepción

El proceso de aplicación solo requerirá presionar el botón Guardar, pero según la necesidad podremos decidir si aplicamos o no todos los depósitos, en cuyo caso podremos colocar o quitar la selección según corresponda. Para más detalles de la ventana “Aplicación de Depósitos a Folios” consulte el manual del módulo Reservas. Al salir de la ventana y refrescar la información, el sistema mostrará el nuevo saldo resultante luego de aplicar los depósitos.

3.8 . CHECK-OUT/ EVENTOS VARIOS Y GRUPOS Al igual que las habitaciones, a los Eventos Varios y a los Grupos se les debe hacer Check-out para cerrar el folio asociado. Este proceso es similar al Check-out de habitaciones.


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Zeus Recepción

6 1

2 5

3 4

Figura 61 Check-out de Eventos Varios y Grupos

El primer paso consiste en hacer el pago, sin embargo antes de entrar en detalles sobre el proceso de pagos, es necesario que conozcamos la información solicitada en esta pestaña.

FOLIO: número de folio seleccionado actualmente para hacer el pago PAGAR CUENTA: recordemos que un folio tiene por defecto 2 cuentas disponibles y hasta 5 en un proceso adicional de transferencias. Esta opción permite seleccionar entre las 2 cuentas básicas del sistema (Maestra y Extra). Haciendo pagos separados de las cuentas podrá emitir más de una factura del folio, si selecciona Ambas, solo podrá emitir una sola factura por todo el folio. Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

SALDO EN PESOS Y EN DOLARES: muestran los valores a pagar de la cuenta seleccionada o de todo el folio si selecciona Ambas. BLOQUEADO. Indica que si el folio está o no bloqueado para registro de consumos. Por defecto el sistema bloqueará el folio de la habitación una vez se ingrese a la ventana de Check-out, para evitar consumos mientras se está en este proceso. FORMA DE PAGO: muestra las formas de pagos disponibles en el sistema, deberá seleccionar una de las formas de pago disponible para hacer el pago. VALOR: por defecto el sistema muestra el saldo total del folio; podrá digitar el valor que quiera cancelar si desea hacer pagos con múltiples formas de pago. DATOS SEGÚN LA FORMA DE PAGO: son variables según la forma de pago, detallemos cada caso:

Tarjeta 

CLASE DE TARJETA: la tarjetas creadas por el usuario, seleccione la correspondiente



TARJETA: número de la tarjeta que está ingresando. Si en el maestro se definió un prefijo, debe ingresar los primeros número iguales a los indicados en el maestro, de lo contrario se emitirá un mensaje de error al guardar.


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Zeus Recepción



AUTORIZACIÓN: número de autorización asignado a la transacción



VENCIMIENTO: fecha en que vence la tarjeta



VOUCHER #: número de voucher o documento respaldo

Cheque 

BANCO: máximo 3 caracteres correspondiente al código del banco al que pertenece el cheque



PLAZA: hasta 3 caracteres correspondientes al código de la ciudad a la que pertenece el cheque



CUENTA CORRIENTE: número de cuenta corriente del cheque



CHEQUE: número del cheque

Efectivo En este caso el sistema no solicita información adicional Pagos CXC El registro de pagos por cobrar implica que una agencia, empresa o particular tiene crédito habilitado.

Voucher 

AGENCIA: código de la agencia a la cual se le hará la cuenta por cobrar.



#VOUCHER: número de relacionado con este pago

voucher


de

la 217

agencia

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Empresa Solo debe indicar el código de la empresa a la que desea

hacer la cuenta por cobrar Particular Número y tipo de identificación del cliente al que desea hacer la Cuenta por cobrar Socio Número de acción y socio (secuencia) Su comportamiento finalmente es igual al de la forma de pago Particular. La forma de pago Socios tiene algunos procesos adicionales, para más detalles consulte 3.7.1.4PARTICULARIDADES DE LOS PAGOS A SOCIO

Para los pagos CXC existe la posibilidad de indica una restricción al usuario, en dicho caso el sistema muestra un mensaje indicando la restricción.


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La forma de Pago SOCIO, solo está disponible cuando existe una interfaz activa y configurada con Zeus

Zeus Recepción

MONEDA: indique el código de la moneda que está recibiendo, el sistema tomará el valor y lo multiplicará por la tasa de cambio del día, para hacer finalmente un abono a la cuenta en moneda local. IVA A REPORTAR. Es el valor proporcional del impuesto con respecto al pago que está realizando, si el valor es diferente, haga clic sobre este texto para que pueda digitar un valor diferente

Para registrar un pago 1. Digite el Folio del Grupo o Evento Vario. 2. Seleccione la pestaña Pagos. 3. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma en que el huésped hace el abono. 4. Dependiendo de la forma de pago seleccionada el sistema le pide datos adicionales (excepto el pago en efectivo). Especifíquelos. 5. En el campo Valor digite el valor del pago 6. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

3.8.1 .

DEVOLUCIÓN DE SALDO A FAVOR DEL CLIENTE

Si el cliente tiene un saldo a favor, podrá generar la devolución del dinero desde esta misma ventana Sistema de Administración Hotelera

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Si el saldo del folio es a favor del cliente seleccione la forma de pago efectivo. EN este caso el sistema genera un

Zeus Recepción

Para realizar la devolución 1. Digite el Folio del Grupo o Evento Vario. 2. Seleccione la pestaña Pagos. 3. Presione el botón Guardar. 4. El sistema solicita confirmación de la generación de un Paidout, es decir, una devolución de dinero, de acuerdo a su respuesta la opciones son: o


o


o


5. El sistema le solicita la confirmación del pago. Confírmela y el pago quedara registrado.


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CARGO A CUENTA POR COBRAR CON CONTROL DE CUPO DE CRÉDITO


Para autorizar 1. Ingrese en el campo observación una justificación sobre el motivo por el que se autoriza 2. Ingrese en el campo formula, la fórmula del día registrada para el suceso de cupo de crédito 3. Ingrese su usuario y su contraseña 4. Presione el botón Guardar Si todos los datos están correctos el sistema registrará el pago.


221


PARA HACER EL CHECK OUT AL FOLIO

Una vez realizado el pago necesario para dejar el folio en cero, debe generar la factura, para detalles de cómo se genera la factura, consulte la sección 3.7.1.8EMISIÓN DE LA FACTURA. Para detalles de cómo generar un estado de cuenta, consulte la sección 3.7.1.7ESTADO DE CUENTA Luego de realizado el pago y la factura, podrá realizar el check-out del folio.

1

4

2

3 Siempre que se ingresa a la ventana Check out el sistema bloquea los folios. Para desbloquear desactive la casilla Bloqueado de

Figura 62 Pestaña CheckOut

1. Indique el Folio del evento o Grupo. 2. Seleccione la pestaña Check-out. 3. Active la casilla Confirmar el Checkout.

4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas. 5. Confirme el Check-out


222

Zeus Recepción

3.9 . CHECK-OUT/ CAMBIO DE FOLIO MAESTRO

El folio maestro de una habitación es aquel donde el sistema carga por defecto todos los servicios registrados como parte del plan de la habitación. En la mayoría de las oportunidades el folio maestro es el mismo folio del titular, sin embargo esto puede cambiar si el usuario lo indica en el momento del Check-in y por defecto el sistema cuando registra una habitación de un grupo coloca como folio maestro de la habitación el folio del grupo. Esta opción brinda la posibilidad de cambiar el folio maestro de cualquier habitación registrada para que sea cambiado por otro folio que puede ser de un grupo o de una habitación diferente. A partir del cambio la aplicación nocturna de cargos realizada como parte del cierre tomará el nuevo folio y cargará allí los cargos generados. Esta opción le permite retornar al estado inicial de la habitación, es decir, puede colocar el folio maestro igual al folio del titular si previamente cambió el folio maestro por uno diferente.


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3 2

1

Figura 63 Cambio de Folio Maestro

Para cambiar el folio maestro 1. Indique el número de la habitación 2. Ingrese el nuevo folio maestro para la habitación 3. Presione el botón Guardar

3.10 .

CHECK-OUT/ CHECK-OUT MASIVO

El proceso normal de check-out requiere ingresar una a una a las habitaciones y seguir una serie de pasos específicos que pudimos observar en los títulos anteriores. En ciertas situaciones es posible evitar el ingreso de cada habitación y ejecutar un proceso en bloque para sacar varias habitaciones con un solo procedimiento, para que eso pueda darse se requiere que el saldo de la habitación este en ceros.


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1

2 5 3

4 Figura 64 Check-out Masivo de Habitaciones

Esta nueva ventana consta principalmente de una sección de filtros (1) y una lista de las habitaciones disponibles para hacer check out (3). Los pasos a seguir para usar esta nueva ventana son: 1. Indicar los filtros deseados para listar las habitaciones deseadas. Los posibles filtros que ofrece la ventana son:  Registro: Si se indica, se mostrarán todas las habitaciones bajo ese número de Registro que estén en la lista.  Reserva: Si se indica, se mostrarán todas las habitaciones bajo ese número de Reserva que estén en la lista.  Grupo: Si se indica, se mostrarán todas las habitaciones bajo ese código de Grupo que estén en la lista.  Habitación: Si se indica, se mostrarán todas las habitaciones que estén en la lista y que cumplan con la condición de filtro de ese código de Habitación. Este filtro funciona de manera similar al la ventana de ayuda, por ejemplo si se digita “01”, el sistema listará las habitaciones cuyo código inicien con “01” y si se digita “%01”, el sistema listará las habitaciones cuyo código contenga los caracteres “01”. Este campo de filtro puede Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

2.

3. 4.

5.

usarse en combinación con los demás, es decir, se puede indicar uno de los 3 filtros anteriores y adicionalmente este, por ejemplo si se indica en el campo de filtro Registro el código “000005” y e el campo de filtro Habitación “01%”, el sistema listará todas las habitaciones del Registro “000005” cuyo código de Habitación inicie con “01”.  Con Salida Hoy: Si se indica, se mostrarán todas las habitaciones que estén en la lista, cuya Fecha de Salida coincida con el día actual. Luego de indicar los filtros deseados, dar clic en el botón “Consultar”, el cual consultará la información que cumpla con las condiciones de filtros establecidas y listará las habitaciones en la cuadrícula. Una vez listadas las habitaciones, se procede a seleccionar las habitaciones deseadas marcando la casilla de verificación. Indicar si se desea imprimir las facturas generadas de cada una de las habitaciones, en caso que alguna habitación genere factura. Si no se marca, se enviará la orden de impresión de cada una de las facturas generadas. Dar clic en el botón Guardar, el cual iniciará el proceso de cada una de las habitaciones seleccionadas, validando si se les debe y si les puede generar o no Factura y si se les puede hacer o no Check Out.

Al finalizar el sistema emitirá un mensaje indicando que el proceso ha finalizado y si alguna habitación no pudo ser procesada, será informado también por medio de un mensaje.


226

Zeus Recepción

3.11 . BLOQUEO/DESBLOQUEO HABS. ADMINISTRATIVAS

Esta opción de menú permite bloquear o desbloquear en un rango de fechas, habitaciones del hotel para propósitos administrativos. El proceso de bloqueo administrativo se usa también para sacar una habitación de servicio, dado que el sistema no la cuenta como disponible. Esto sumado a desactivación de la habitación deja la habitación fuera de servicio. Los Bloqueos administrativos por habitaciones comunicadas también son desplegados en esta ventana y se marcan en la columna Com con la letra S. Nota: Es importante aclarar que un usuario nunca podrá generar desde esta ventana un bloqueo administrativo con la marca de habitación comunicada, esto solo lo podrá generar desde la ventana de Reserva, Registro, Intercambio de Habitación ó Actualización de estadía.


227

Zeus Recepción

3 1

2

Figura 65 Bloqueo y Desbloqueo Administrativo de Habitaciones

Para realizar el bloqueo 1. Indique el número de la habitación a bloquear o utilice la ayuda o el plano para ubicarla. 2. Especifique el rango de fecha del bloqueo y la observación que considere adecuada 3. Presione el botón herramientas.

Bloquear

de

la

barra

de

Una vez bloqueada la habitación aparecerá en el plano del hotel marcada con un color azul claro durante los días que permanezca bloqueada la habitación. Cuando ingresa el número de una habitación y presiona la tecla tabulador, el sistema muestra automáticamente en la cuadrícula todos los bloqueos vigentes que la habitación tenga. Sistema de Administración Hotelera

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3 1

2

Figura 66 Desbloquear una habitación con bloqueo administrativo

Para Quitar el bloqueo 1. Indique el número de la habitación a bloquear 2. Seleccione en la cuadrícula marcando la casilla en la primera columna, el bloqueo que desea quitar. 3. Presione el botón herramientas.

Desbloquear

de

la

barra

de

El sistema desaparecerá de la lista el registro seleccionado, indicando con ellos que ya no está vigente dicho bloqueo.


229

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3.12 .

BLOQUEO/ DESBLOQUEOS DE FOLIOS

Cuando se ingresa a la ventana de check-out y se indica una habitación, el sistema de forma automática coloca un bloqueo al folio para evitar cargos mientras se emite la cuenta, normalmente el sistema quita el bloqueo al salir. Esta opción permite quitar el bloqueo del folio de una habitación específica en caso de que haya quedado bloqueado. De igual forma permite realizar el bloqueo de un folio si es requerido, no debemos olvidar que la ventana de check-out quitará de forma automática el bloqueo.

2

Figura 67 Bloqueo y Desbloqueo de Folios

Para bloquear un folio 1. Indique el número de la habitación y/o el folio según sea necesario. Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

2. Si ha indicado una habitación desocupada, el sistema le solicitará que seleccione el folio que desea bloquear. Para ello deberá localizarlo en la lista desplegada y presionar Enter una vez lo localice 3. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas. 4. Confirme el bloqueo Cuando un folio se encuentra bloqueado se muestra un indicador a la derecha del folio. Indicad or de Folio Bloquea do

Para desbloquear un folio Siga los mismos pasos del proceso de bloqueo, solo notará que en el paso 4 la pregunta cambia y el sistema da la opción de desbloquear o cancelar la orden. Para desbloquear presione el botón Desbloquear

3.13 .

SUSPENSIÓN/ ACTIVACIÓN DE FOLIOS

Un folio suspendido puede asignársele diferente niveles de suspensión según la necesidad, podría por ejemplo no permitir ningún tipo de transacción a nivel de cargos o aceptar Sistema de Administración Hotelera

231

Zeus Recepción

especifica o genéricamente algunas, su estado solo puede ser cambiado desde la esta opción y sus efectos aplican para todos los módulos que generan cargos a folios. El tipo de suspensión por defecto es la suspensión total, la cual no permite registrar ningún tipo de cargo a un folio, de hecho si un folio está suspendido y el sistema necesita aplicar cargos a este, se generará una inconsistencia. Los otros tipos de suspensiones son: PARCIAL ACEPTANDO GENERACIÓN DE CARGOS. Son folios que aceptan cargo alguno, excepto los cargos generados por el proceso de aplicación automática de cargos generados. PARCIAL ACEPTANDO EXCEPCIONES. Permite aplicar solo aquellos cargos que hayan sido definidos específicamente como excepciones y no deja aplicar cargos de la generación de cargos. PARCIAL ACEPTANDO GENERACIÓN Y EXCEPCIONES. Es una combinación de los dos anteriores, permiten registrar cargos del el proceso de aplicación automática de cargos generados y aquellos que hayan sido definido como excepciones.


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2 4 1

5 3

Figura 68 Suspensión/Activación de un folio

Para Suspender un folio 1. Indique el número de la habitación y/o el folio según sea necesario. 2. Si ha indicado una habitación desocupada, el sistema le solicitará que seleccione el folio check-out que desea suspender. Para ello deberá localizarlo en la lista desplegada y presionar Enter una vez lo localice 3. Especifique el tipo de suspensión requerido 4. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas. 5. Confirme la suspensión Cuando un folio se encuentra suspendido se muestra un indicador a la derecha del folio. Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción Indicado r de Folio Suspendi do

Para Activar un folio Siga los pasos 1,2 y 4 del proceso de Suspensión, notará que en el paso 4 la pregunta cambia y el sistema da la opción de activar o cancelar la orden. Para activar presione el botón Activar

Definición de excepciones Las excepciones cobijan cargos con condiciones especiales que están prestablecidos en el sistema, podrá seleccionar cuál de estos cargos son permitidos a pesar de existir una suspensión. Los cargos disponibles son: o o o o

Reportados desde Zeus POS Touch Reportados desde Zeus Teléfono Pagos reportados desde Check-out Cargos de Paidout


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Zeus Recepción

2 1

Para registrar una excepción 1. Digite el código de la excepción o utilice el botón ayuda para ubicarla 2. presione el botón Guardar. Notará que la excepción se agrega a la cuadrícula. Puede borrar una excepción registrada presionando doble clic en la cuadrícula sobre la excepción y presionando el botón Eliminar

3.14 .

DESMARCAR FOLIOS EXTERNOS

Uno de los modelos de colaboración en los que puede trabajar el sistema hotelero de Zeus, es con puntos de ventas externos. En este modelo existe una empresa que usa Zeus POS para administrar su operación normal, con la posibilidad de que los huéspedes de mi hotel puedan consumir y que sus consumos sean cargados a su cuenta. Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

Un ejemplo puede ser un restaurante, que no sea del hotel pero que tiene convenio con este, que posiblemente está ubicado físicamente en otro lugar y que tiene una operación totalmente independiente al hotel incluida su propio sistema de registro de consumos, el cual necesariamente para este caso tendrá que ser Zeus. Un huésped del hotel podrá llegar a este restaurante, hacer consumos y pedir que su cuenta sea cargada a su habitación. Cada que una cuenta es abierta en ese punto remoto, se realiza una notificación al folio del Hotel, que deja una marca que indica que hay cuentas remotas abiertas. El objetivo de este proceso es evitar que el huésped pueda hacer check-out sin haber cancelado la cuenta remota. De la misma forma cuando la cuenta es cerrada la marca se quita. Si bajo alguna circunstancia la conexión entre el restaurante y el hotel falla, es necesario contar con una contingencia que nos permita quitar dicha marca y poder realizar el proceso de check-out basados en una confirmación física de las cuentas, esta opción nos permite ver las cuentas que se encuentran abiertas para un folio indicado y quitar dicha marca si se llega a requerir.


236

Zeus Recepción

Figura 69 Desmarcar Folios Externos

Para quitar la marca de una cuenta realizada a un folio debemos empezar por ingresar el número de folio y presionar la tecla Tabulador. El sistema mostrará las cuentas relacionadas en la cuadrícula “Cuentas Abiertas en POS”. Ahora debemos marcar la casilla junto a la cuenta y presionar el botón Desmarcar de la barra de herramientas. En este punto el sistema solicitará autorización para poder realizar el proceso:

Para autorizar 1. Ingrese en el campo observación una justificación sobre el motivo por el que se autoriza


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Zeus Recepción

2. Ingrese en el campo formula, la fórmula del día registrada para el suceso de cupo de crédito 3. Ingrese su usuario y su contraseña 4. Presione el botón Guardar Si todos los datos están correctos el sistema quitará la marca.

3.15 .

CARGOS A FOLIOS

Mediante la opción de cargo a folios es posible registrar o borrar los consumos realizados por un huésped así como también hacer consulta de estos o emitir un estado de cuenta del folio. Esta opción solo aplica a folios Check-in, para folios Check-out utilice la opción Actualización de Folios Cerrados. 2 1

3 4

Figura 70 Cargos a Folios Check in


238


PARA INGRESAR UN NUEVO CARGO

1. Indique el número de la habitación o del folio. a. Es posible que la habitación tenga más de un folio asociado, en dicho caso el sistema mostrará una lista de los folios junto al número de habitación, debemos por tanto seleccionar cuál de los folios deseamos afectar. 2. Presione el botón Adicionar. 3. Ingrese los datos del cargo que está realizando: a. CÓDIGO CARGO. digite el cargo o bien utilice el botón ayuda para buscar el código. b. COMANDA. Ingrese el número de la comanda o documento relacionado (opcional) c. TIPO. Solo es solicitado parametrizó como cargo Seleccione el tipo adecuado

si el cargo se de alimentación.

d. MONEDA. En caso que desea digitar el valor en dólares para que el sistema realice la conversión a la moneda local, seleccione el botón Dólares e. VALOR. Indique el costo del cargo, puede digitar el valor incluyendo o no impuesto, depende de la forma como haya parametrizado el cargo. Si al definir el cargo indicó el valor, este campo aparecerá diligenciado con el valor parametrizado. f.

D/C. Naturaleza del cargo, por defecto el sistema muestra la naturaleza definida al cargo en los parámetros. Si cambia la naturaleza el sistema le solicitará una autorización, observaremos más adelante como autorizar. Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

g. CUENTA. Seleccione si el cargo será realizado en la cuenta maestra o extra del folio. h. CANT. Este campo habilita la posibilidad de manejar cantidades para los cargos. Provee una lista de valores para seleccionar, por defecto aparece marcada la opción “Cantidad libre” que es un valor fijo. Los otros valores son variables propias del sistema que ayudan al calcular la cantidad, en estos casos el usuario no indica la cantidad, en su lugar el sistema la calcula. El total a cargar será el resultado de la multiplicación del valor por la cantidad: i. Cantidad Libre: cantidad a cargar

el usuario indica la

ii. Número de adultos en casa: indica que la cantidad a cargar depende del número de Adultos que estén en casa (Check-in). iii. Número de niños en casa: indica que la cantidad a cargar depende del número de Niños que estén en casa (Check-in). iv. Número de adultos + niños en casa: indica que la cantidad a cargar depende del número de Adultos + Niños que estén en casa (Check-in). v. Número de adicionales en casa: indica que la cantidad a cargar depende del número de Adicionales que estén en casa (Check-in). vi. Capacidad de personas del tipo de habitación: indica que la cantidad a cargar Sistema de Administración Hotelera

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depende de la Capacidad Total De Persona que tiene el tipo de habitación indicada. vii. Faltantes para la Capacidad del tipo de habitación: indica que la cantidad a cargar depende del Faltante, es decir número de personas que haga falta para completar la capacidad total de persona que tiene el tipo de habitación. i.

OBSERVACIONES. Si lo considera necesario, podrá hacer anotaciones o aclaraciones al sobre el cargo que realiza

4. Presione el botón Grabar. Para consultar los cargos realizados al folio presione el botón “Lista de Cargos” de la barra de herramientas.

Restricciones Al Registro De Cargos Si el plan asociado al folio está definido como un plan HouseUse o Complimentary, la ventana de cargos a folios no permitirá hacer cargos marcados como cargos de alojamiento.

3.15.2 .

1.

PARA BORRAR UN CARGO

Presione el botón Lista de cargos


241

Zeus Recepción

2. Haga clic sobre la línea del cargo que desea borrar 3. Presione el botón Borrar 4. En el área inferior de la pantalla se pide la autorización para el borrado. Digite los datos para cada campo: a. Autoriza: usuario que autoriza el borrado.

Las formulas de autorización se crean en el módulo PARÁMETRO S de ZEUS

b. Clave: contraseña del usuario. c. Formula: número de autorización del día. d. Observaciones: comentarios.

motivo

del

borrado

/

5. Al terminar de digitar la observación y presionar la tecla TAB ZEUS le pedirá la confirmación del borrado, al confirmar, el cargo desaparece del listado. 3

1

2

Figura 71 Lista de Cargos


242

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4

5 Figura 72 Autorización del borrado

Importante: tenga en cuenta que solo puede borrar cargos el mismo día en que estos se realizan, si desea eliminar un cargo de días anteriores tendrá que realizar el mismo cargo con igual valor pero de naturaleza contraria, es decir, si el día 19 de Julio realizamos un cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, Debito a la cuenta Maestra y el día siguiente lo queremos borrar, debemos realizar el mismo cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, pero con naturaleza Crédito a la cuenta Maestra. Si no realiza este procedimiento no podrá borrar el cargo.

Para realizar un cargo de naturaleza contraria Realizar un cargo de naturaleza contraria usando los siguientes pasos garantiza que el sistema tomará exactamente los valores del cargo original respetando tanto impuestos como valor. Hacer un cargo de naturaleza contraria usando el botón nuevo implica que debemos ingresar el valor y el sistema calculará nuevamente los impuestos.


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3

1

2

Figura 73 Cargo de naturaleza contraria

5 4

1. Presione el botón Lista de cargos 2. Haga clic sobre la línea del cargo al que desea hacer el cargo contrario 3. Presione el botón Cargo Naturaleza Contraria 4. En el área inferior de la pantalla se pide la autorización para el cargo. Digite los datos para cada campo: a. Autoriza: usuario que autoriza el borrado. Sistema de Administración Hotelera

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b. Clave: contraseña del usuario. c. Formula: número de autorización del día. d. Observaciones: comentarios.

motivo

del

borrado

/

5. Presione el botón Grabar

Importante: para efectos de cálculo de impuestos cuando borramos un cargo o hacemos un cargo de naturaleza contraria, el sistema realiza la transacción basado en el cargo que estoy afectando y no en la configuración actual del cargo en el Maestro de Cargos.

3.15.3 .

PARA IMPRIMIR UN SOPORTE DE UN CARGO

Cada cargo realizado en el sistema tiene un número único que lo diferencia de los demás, y desde luego la información asociado como el valor, los impuestos generados, la comanda y las observaciones realizadas. El sistema permite imprimir un documento de cada cargo con esta información.


245

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3

1

2

Figura 74 Impresión de un documento de Soporte

3.15.4 .

PARA CONSULTAR LOS CARGOS SIN IMPORTAR SU ESTADO

Normalmente acostumbramos a ver en el folio todos aquellos cargos que en estos momentos están afectando la cuenta del huésped. La lista de estos cargos la podemos ver usando el botón “Lista de Cargos” o el de “Estado de Cuenta”. Otros cargos que en algún momento pudimos observar pero que posteriormente borramos o transferimos a otros folios no se pueden observar bajo condiciones normales, sin embargo debemos tener en cuenta que Zeus Hoteles nunca elimina realmente los cargos cuando se borran o transfieren, solo cambia su estado. Gracias a este manejo de estados podemos siempre ver, además de los cargos activos, aquellos que ya no lo están. Para ello podemos presionar el botón “Lista de Cargos Total”, el cual muestra una lista de cargos muy similar a la de los


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activos pero con información sobre el estado, indicando cuáles han sido borrados (Estado = B) o transferidos (Estado = T).

Figura 75 Lista de Cargos Total

3.15.5 .

PARA EMITIR EL ESTADO DE CUENTA DEL FOLIO

Antes de emitir una factura es posible conocer el estado de cuenta de un folio en cualquier momento y mirar un formato muy similar al de la factura sin generarla. El botón Estado de Cuenta despliega un reporte con los cargos del folio seleccionado. Para detalles de cómo emitir un estado de cuenta consulte: 3.7.1.7ESTADO DE CUENTA.

3.15.6 .

CARGAR CATEGORÍAS FISCALES

Durante el proceso de check-out de habitaciones y folios el sistema nos brinda la opción de cargar de forma automática los diferentes cargos asociados a la categorías fiscal de Sistema de Administración Hotelera

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cliente, sin embargo el botón “Cargar Categorías Fiscales” de la barra de herramientas nos brinda esta misma opción desde la ventana de cargos a folios. Al presionar el botón el sistema nos despliega una nueva ventana:

Figura 76 Cargos Según Categoría Fiscal

Esta ventana nos brinda las opciones para cargar a cualquiera de las cuentas disponibles en el folio, desde luego el cargo finalmente debe corresponder a la factura que generaremos. No podemos olvidar tampoco que hacer cargos de este tipo implica que el folio queda bloqueado y no podrá agregarse ningún cargo adicional. Para realizar el cargo debemos seleccionar la o las casillas de acuerdo al cargo que necesitemos realizar. Recordemos que al seleccionar Todas las casillas de las cuentas Maestras y Extras se bloquean, de igual forma si seleccionamos la Maestra o alguna de las Extras, el sistema no nos dejará seleccionar Todas.


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Luego de seleccionada la casilla debemos especificar si la categoría está basada en una Empresa, Agencia u Otro. Seleccionamos el código correspondiente y presionamos el botón Aplicar de la barra de herramientas. Para más detalles del proceso de aplicación de categorías fiscales consultar el proceso de Check-out de huéspedes del manual del módulo Recepción.

3.15.7 .

OPCIONES DE VALIDACIÓN DE LA COMANDA

En condiciones normales la comanda es un campo de ingreso libre y no validado, sin embargo esta condición puede cambiar. Si bien es una opción configurable, va a requerir de la asesoría de un consultor de Zeus Tecnología. Se detalla esta opción con un ejemplo que le permite entender el alcance de la validación de la comanda. En este ejemplo observamos como en lugar de solicitar un número de comanda, se parametrizó el sistema para solicitar un centro de costo y validar su existencia. Observemos como el cambio en los parámetros de los cargos le indica la opción de cargos que un código específico solicita centro de costo y como la ventana cambia sus características:

Si se define validación el sistema informará el resultado de este o permite continuar el cargo al folio


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Es posible incluso asociar opciones de ayuda para el campo de tal forma que el usuario no requiere conocer los valores de memoria:

Finalmente puede definirse como obligatorio el campo, de tal forma que no pueda dejarlo en blanco:

Finalmente los datos registrados en el campo serán almacenados en la comanda y mostrados en los informes como comanda, la ventaja radica en que puede lograr que la comanda sea un valor válido y de uno de los maestros del sistema. Los Consultores Zeus pueden ayudarle a generar varios tipos de configuraciones, dentro de los alcances del sistema, para el uso de esta opción.

3.16 .

ACTUALIZACIÓN EN FOLIOS CERRADOS

Cuando se hace check-out a un folio este se cierra automáticamente, con el fin de que no se sigan haciendo Sistema de Administración Hotelera

250

Zeus Recepción

movimientos. Sin embargo esta opción permite realizar movimientos estos folios, tales como cargos, borrado de cargos y abonos. Cuando se ingresa a esta opción, se debe indicar un número de habitación o un folio en particular. Cuando se ingresa un número de habitación, el sistema muestra en la lista desplegable frente a este, una lista con todos los folios que han estado en la habitación seleccionada, esto con el fin de elegir el deseado, aunque podrá de hecho indicar el folio directamente o buscarlo con la ayuda. Esta ventana cuenta con todas las funcionalidades de la ventana de cargo a folios más unas tareas adicionales que veremos a continuación.

Figura 77 Actualización en Folios Cerrados

Entraremos a observar las opciones adicionales con las que cuenta esta ventana, las demás funcionalidades como cargos y borrado de cargos las puede consultar en la sección de cargos a folios en este manual. Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

3.16.1 .

ABONOS O PAGOS A FOLIOS CHECK-OUT

Es común encontrarse con la necesidad de registrar un abono a un folio cerrado, ya sea porque fue necesario borrar el pago inicial y registrarlo nuevamente con otra forma de pago o porque hubo cambios en los consumos. Es importante tener en cuenta que los movimientos realizados a los folios check-out deben hacerse de tal forma que dejen el saldo en cero, de lo contrario este folio aparecerá con saldo pendiente. 2 1 5

3

4

Figura 78 Pagos a Folios Cerrados

Para realizar el pago 1. En la ventana de folios cerrados habitación y el folio al que hará el pago

seleccione

2. Presione el botón Abono de la barra de herramientas.


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la

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3. En la ventana desplegada seleccione la cuenta a la que hará el abono (Maestra o Extra). 4. Digite los datos del pago (moneda, forma de pago, valor a pagar, etc.) 5. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas. 6. Confirme el pago.

Pagos CXC: El registro de pagos por cobrar (Voucher, Empresa, Particular) implica que una agencia, empresa o particular tiene crédito habilitado. Para los pagos CXC existe la posibilidad de indica una restricción al usuario, en dicho caso el sistema muestra un mensaje indicando la restricción.

Para más detalles sobre los procesos de pago, consulte 3.7CHECK-OUT/HUÉSPEDES y 3.8CHECK-OUT/ EVENTOS VARIOS Y GRUPOS

3.16.2 .

CARGO A CUENTA POR COBRAR CON CONTROL DE CUPO DE CRÉDITO

Es posible parametrizar el sistema para que verifique el cupo que el cliente tiene en Zeus ® Contabilidad. En caso de hacer un pago CXC y no tener cupo disponible, se informará y se dará la opción de autorizar el pago.


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El sistema lanzará entonces la ventana de autorizaciones para que esta sea ingresada, si sale de la ventana sin autorizar el pago no será registrado.

Para autorizar 1. Ingrese en el campo observación una justificación sobre el motivo por el que se autoriza 2. Ingrese en el campo formula, la fórmula del día registrada para el suceso de cupo de crédito 3. Ingrese su usuario y su contraseña 4. Presione el botón Guardar Si todos los datos están correctos el sistema registrará el pago. 3.16.3 .

PARA EMITIR UNA FACTURA

Al presionar el botón Facturación de la barra de herramientas el sistema despliega la ventana de facturación donde debemos seleccionar las opciones según nuestra necesidad y presionar el botón Facturar. Para más detalles sobre el proceso de facturación consulte 3.7.1.8EMISIÓN DE LA FACTURA


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PARA GENERAR UNA FACTURA

Desde esta ventana podemos generar directamente una remisión a una empresa, agencia o cliente. Al presionar el botón Remisión de la barra de herramientas el sistema despliega la ventana Remisión donde debemos seleccionar las opciones según nuestra necesidad y presionar el botón Facturar. Para más detalles sobre el proceso de facturación consulte 3.7.1.14GENERACIÓN DE REMISIONES

3.17 .

TRANSFERENCIA ENTRE FOLIOS

Eventualmente se puede presentar la necesidad de trasladar cargos de un folio a otro, la opción transferencia entre folios nos brinda esta versatilidad, permitiéndonos realizar tantos traslados como sean necesarios. Se puede trasladar cualquiera de los cargos o su totalidad utilizando los botones de traslado. También es posible filtrar un cargo específico para hacer más fácil la transferencia. Para ello debe indicar el cargo a filtrar en el campo Cargo y presionar la tecla Tabulador.


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Figura 79 Transferencia entre Folios

El proceso de transferencias puede realizarse en doble vía, gracias a los botones de traslado y con la cantidad ítem deseados según la selección que se haga, por ello a continuación se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones. Funciones de los botones de traslado Traslada todos los cargos desde el folio superior al inferior. Traslada los cargos seleccionados desde el folio superior al inferior. Traslada todos los cargos desde el folio superior.

inferior al

Traslada los cargos seleccionados desde el folio inferior al superior Sistema de Administración Hotelera

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5 1

3

4 2

Figura 80 Transferencia de Cargos Seleccionados

Como seleccionar ítem específicos Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar. De igual forma para quitar la selección a un cargo se debe presionar nuevamente clic sobre él. Note que al presionar doble clic cambia de color; cuando está en blanco significa que no está seleccionado.

Para trasladar un grupo específico de cargos 1. Indique el primer folio para realizar la transferencia. 2. Indique el segundo folio para realizar la transferencia. 3. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar Sistema de Administración Hotelera

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4. Presione el botón de traslado de cargos seleccionados que aplique. 5. Presione el botón Guardar.

Para trasladar todos los cargos de un folio a otro 1. Indique el primer folio para realizar la transferencia. 2. Indique el segundo folio para realizar la transferencia. 3. En este caso el paso 3 para la selección no es necesario, precisamente porque se desean trasladar todos los cargos y para tal efecto hay un botón especial 4. Presione un de los botones de traslado de todos los cargos, según la dirección en que desee trasladar 5. Presione el botón Guardar. El sistema realizará el traslado y un recalculo de los impuestos de forma automática. Tenga en cuenta que los impuestos no pueden ser trasladados de forma independiente. En el folio origen no se observará el cargo original, salvo que use la opción de “Lista Total Del Cargos” de la ventana “Cargos a Folios” En el folio destino el sistema mostrará el cargo antecedido por el número del folio desde donde fue transferido. Note además que la fecha del cargo se mantiene igual a como fue cargado, no se refleja como un cargo realizado en la fecha actual, como lo muestra la siguiente imagen:


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Uso de los Filtros En ambos folios tenemos la posibilidad de aplicar un filtro que nos permita ver solo aquellos cargos que nos interese transferir. A lado de cada cuadrícula existe una estructura similar para la aplicación de estos filtros. 

La primera característica que notamos es la posibilidad de seleccionar entre 4 filtros diferentes: Filtro por cargo, por clase, por Naturaleza (débito/crédito) y por número de tiquete



Frente a cada una de estas características tendrá la opción de indica que desea filtrar

1 2

3

Para aplicar un filtro 1. Selección la casilla del tipo de filtro que desea aplicar


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2. Indique en la casilla correspondiente el filtro, ya sea el código de cargo, la clase o la naturaleza 3. Presione el botón Aplicar El filtro aplicado de refleja en la cuadrícula. Podrá identificar que columnas tienen aplicado un filtro porque el color del título cambia:

Para quitar el filtro 1. Desactive las casillas seleccionadas 2. Presione el botón Aplicar

3.18 .

TRANSFERENCIA ENTRE CUENTAS M/E

Primero que todo recordemos que todo folio se encuentra subdividido en dos cuentas, una Maestra y una Extra, y que a cada una de esas cuentas le podemos hacer cargos y emitir una factura independiente. Con esta opción, tenemos la posibilidad de transferir cargos entre estas cuentas, ya sea de la Maestra a la Extra o viceversa. El proceso de transferencias puede realizarse en doble vía, gracias a los botones de traslado, además se puede trasladar la cantidad ítem deseados según la selección que se realice. Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

Es posible Filtrar un cargo específico colocando en el campo Cargo el código del cargo que se desea filtrar. Este filtro se verá aplicado tanto para la cuenta Maestra como para la Extra. A continuación se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones. 4 1

2

3

Figura 81 Transferencia entre las cuentas Maestra y Extra de un Folio

Como seleccionar ítem específicos? Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar.


261

Zeus Recepción

Funciones de los botones de traslado Traslada todos los cargos desde la cuenta Maestra a la Extra. Traslada los cargos seleccionados desde la Maestra a la Extra. Traslada todos los cargos desde la Extra a la Maestra. Traslada los cargos seleccionados desde la Extra a la Maestra.

Para trasladar un grupo específico de cargos 1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado 2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar 3. Presione el botón de traslado de cargos seleccionados que aplique. 4. Presione el botón Guardar.

Para trasladar todos los cargos de un folio a otro 1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado. 2. En este caso el paso 2 para la selección no es necesario, precisamente porque se desean trasladar todos los cargos y para tal efecto hay un botón especial


262

Zeus Recepción

3. Presione un de los botones de traslado de todos los cargos, según la dirección en que desee trasladar 4. Presione el botón Guardar.

3.19 .

TRANSFERENCIAS MÚLTIPLES

A diferencia de las transferencias estándares, las múltiples permiten transferir una parte del cargo, en otras palabras, las transferencias estándares al transferir un cargo pasa todo el valor, mientras que las múltiples permiten pasar un porcentaje o parte del valor. La ventana permite realizar el proceso de transferencias de 2 formas, una asistida y una manual. La primera busca dar una ayuda que le lleve paso a paso por las opciones que debe seleccionar para lograr hacer el proceso, mientras que las manuales requieren de un conocimiento más avanzado sobre el uso de la herramienta. Sigamos uno a unos los pasos que la ventana nos provee para realizar la transferencia.


263

Zeus Recepción

5 6

2

1 3

4

Figura 82 Transferencias Múltiples

Para hacer una transferencia múltiple con el proceso asistido 1. Indique el folio origen, es decir el que tiene los cargos que desea transferir 2. Especifique la forma como desea hacer la transferencia, puede elegir entre diferentes opciones: a) Valor: Esta opción solo permite transferir un único cargo y le deberá indicar el monto que desea transferir. b) Porcentaje: puede transferir varios cargos al tiempo y deberá indica que porcentaje de los cargos va a transferir c) Equitativo: asigna los valores del a transferir de forma automática, es decir, si toma porcentaje o valor el sistema asignara los montos de forma equitativa entre los folios seleccionados


264

Zeus Recepción

d) Incluyendo Folio Origen: indica al sistema que como parte de la distribución de los valores, se considere también el folio en el que están los cargos. Por ejemplo, si desea pasar la mitad de los cargos a otro folio y dejar la otra mitad en el folio en el cual se encuentran los cargos, debe seleccionar esta opción 3. Seleccione cuales de los cargos que están en el folio son los que desea transferir, para seleccionarlos marque la casilla que está en la primera columna 4. Especifique cuales son el (los) folio(s) hacia donde realizará la transferencia, así como la cuenta en la que finalmente quedaran los cargos. En este punto debe: a) Indicar el folio b) Seleccionar la cuenta c) Presionar el botón pasar a la lista 5. Presione el botón distribuir valores. Observe como el sistema ha realizado una distribución previa en la cual usted podrá verificar los valores transferidos y constatar que el resultado sea el adecuado 6. Presione el botón Grabar

En esta imagen podrá apreciar un ejemplo en el cual se ha incluido el folio origen y se ha distribuido por porcentaje. Observará en la primera cuadrícula los valores que serían transferidos al folio destino, los demás valores permanecerán en el folio origen.


265

Zeus Recepción

Figura 83 Resultado del Ejemplo incluyendo folio origen

Para hacer una transferencia múltiple sin asistencia Las transferencias no asistidas se pueden configurar en parte en la pestaña Distribuir Valores de esta ventana, para realizar este proceso debe realizar en la primera pestaña los 3 primeros pasos, luego pasar a la segunda ventana e indicar hasta 4 folios a los cuales puede realizar la transferencia, además del número de folio debe indicar en cada caso el valor a transferir y la cuenta destino. Una vez configurada esta información, siga con los pasos 5 y 6.

3.20 .

TRANSFERENCIA ESPECIALES

Pudimos ver anteriormente la opción de transferencias entre folios, y como este no permite pasar cargos de un folio a otro. Esta opción es muy similar a la transferencia entre folios, de hecho se comporta exactamente igual y ofrece las mismas Sistema de Administración Hotelera

266

Zeus Recepción

opciones, su diferencia está en el resultado final, en la forma como quedan registrados los cargos. Cuando usamos la opción “Transferencias Entre Folios”, y hacemos un traslado de cargos, el sistema realiza un proceso especial que finalmente nos muestra el folio original sin el cargo y el folio destino con el nuevo cargo, cuya descripción está antecedida por el número de folio origen, lo que nos permite verificar y hacer seguimiento y saber de dónde vino. Al usar las transferencias especiales el proceso cambia, primero que todo no se marca el cargo con el número de folio y tampoco desaparece de la lista de cargos normal, por el contrario el sistema deja visible el cargo original, ingresa un cargo contrario en el folio origen para que sumados den cero y registrar un nuevo cargo exactamente igual al original pero con fecha actual en el folio destino. Se puede trasladar cualquiera de los cargos o su totalidad utilizando los botones de traslado. También es posible filtrar un cargo específico para hacer más fácil la transferencia. Para ello debe indicar el cargo a filtrar en el campo Cargo y presionar la tecla Tabulador.

Figura 84 Transferencia entre Folios Sistema de Administración Hotelera

267

Zeus Recepción

El proceso de transferencias puede realizarse en doble vía, gracias a los botones de traslado y con la cantidad ítem deseados según la selección que se haga, por ello a continuación se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.

Funciones de los botones de traslado Traslada todos los cargos desde el folio superior al inferior. Traslada los cargos seleccionados desde el folio superior al inferior. Traslada todos los cargos desde el folio superior.

inferior al

Traslada los cargos seleccionados desde el folio inferior al superior


268

Zeus Recepción

5 1

3

4 2

Figura 85 Transferencia de Cargos Seleccionados

Como seleccionar ítem específicos Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar. De igual forma para quitar la selección a un cargo se debe presionar nuevamente clic sobre él. Note que al presionar doble clic cambia de color; cuando está en blanco significa que no está seleccionado.

Para trasladar un grupo específico de cargos 1. Indique el primer folio para realizar la transferencia. 2. Indique el segundo folio para realizar la transferencia. 3. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar Sistema de Administración Hotelera

269

Zeus Recepción

4. Presione el botón de traslado de cargos seleccionados que aplique. 5. Presione el botón Guardar.

Para trasladar todos los cargos de un folio a otro 1. Indique el primer folio para realizar la transferencia. 2. Indique el segundo folio para realizar la transferencia. 3. En este caso el paso 3 para la selección no es necesario, precisamente porque se desean trasladar todos los cargos y para tal efecto hay un botón especial 4. Presione un de los botones de traslado de todos los cargos, según la dirección en que desee trasladar 5. Presione el botón Guardar. El sistema realizará el traslado y un recalculo de los impuestos de forma automática. Tenga en cuenta que los impuestos no pueden ser trasladados de forma independiente. Y así en el destino:

El resultado de la transferencia se verá así en el folio origen: Sistema de Administración Hotelera

270

Zeus Recepción

Uso de los Filtros En ambos folios tenemos la posibilidad de aplicar un filtro que nos permita ver solo aquellos cargos que nos interese transferir. A lado de cada cuadrícula existe una estructura similar para la aplicación de estos filtros. 

La primera característica que notamos es la posibilidad de seleccionar entre 4 filtros diferentes: Filtro por cargo, por clase, por Naturaleza (débito/crédito) y por número de tiquete



Frente a cada una de estas características tendrá la opción de indica que desea filtrar

1 2

3

Para aplicar un filtro 1. Selección la casilla del tipo de filtro que desea aplicar 2. Indique en la casilla correspondiente el filtro, ya sea el código de cargo, la clase o la naturaleza 3. Presione el botón Aplicar El filtro aplicado de refleja en la cuadrícula. Podrá identificar que columnas tienen aplicado un filtro porque el color del título cambia:


271

Zeus Recepción

Para quitar el filtro 1. Desactive las casillas seleccionadas 2. Presione el botón Aplicar

3.21 .

ACTUALIZACIÓN ESTADÍA Y/O TARIFA

La ventana desplegada por esta opción brinda la posibilidad de realizar varias tareas: cambios a la estadía (cambio de la fecha de salida), a la tarifa de la habitación y definir si se carga o no el valor de la tarifa de habitación por persona. Además despliega información general de la habitación tal como sus cargos y el log o huella de transacciones.

3.21.1 .

ACTUALIZAR ESTADÍA HABITACIÓN

Utilice esta opción cuando necesite cambiar la fecha de salida de una habitación.


272

Zeus Recepción

1

2 3

4

Figura 86 Actualización de Estadía de Habitación

1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía. 2. Seleccione la pestaña Actualizar Estadía Habitación 3. En el campo Nueva Fecha de Salida ingrese el nuevo valor. 4. Presione el botón Aceptar. Habitaciones Comunicadas Si la habitación a la que está haciendo el cambio tiene alguna de las habitaciones con las que comunican bloqueadas por comunicación el sistema mostrara un mensaje indicándole que para poder llevar a cabo el proceso, primero debe desbloquear estas habitaciones. Tendrá que eliminar los bloqueos para poder realizar el cambio de estadía.


273

Zeus Recepción

Después de eliminar los bloqueos el sistema le recordara que dichos bloqueos se deben crear nuevamente si lo desea. La ventana cuenta con el botón Bloquear Habitaciones comunicadas para que pueda aplicar los nuevos bloqueos, si así lo requiere.


274


ACTUALIZAR ESTADÍA POR HUÉSPED

Utilice esta opción para cambiar la fecha de salida de un huésped en particular. Téngase en cuenta que ningún huésped puede tener una fecha de salida mayor que la del titular y además que al cambiar la fecha al titular la está cambiando a la habitación.

1

3

2 4

Figura 87 Cambio de estadía de un Acompañante

1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía. 2. Seleccione la pestaña Actualizar Estadía por Huésped, nótese que se activa la pestaña Acompañantes automáticamente. 3. Presione doble clic sobre el huésped al que desea cambiar la estadía. Sus datos se muestran en la pestaña Actualizar Estadía por huésped.


275

Zeus Recepción

4. En el campo Nueva Fecha de Salida digite el nuevo valor. 5. Presione el botón Aceptar.

3.21.3 .

CAMBIO DE TARIFA

Utilice esta opción cuando necesite cambiar el valor de la tarifa de la habitación al igual que la de los niños y/o los adicionales. Restricciones Si intenta colocar una tarifa mayor a cero a una habitación registrada en un plan de House-use o Comply el sistema no permitirá hacer el cambio. Para ello la pestaña de cambio de tarifa aparecerá deshabilitada


276

Zeus Recepción

1

2

3

Figura 88 Actualizar Tarifa de la Habitación

1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía. 2. Seleccione la pestaña Actualizar Tarifa. 3. Haga los cambios de tarifa deseados. 4. Presione el botón Aceptar Cuando cambia la tarifa a una habitación asociada a un plan que maneja multi-tarifa, el sistema informa y le da la posibilidad de cancelar o continuar.

Tenga en cuenta que cuando se le cambia la tarifa a una habitación con plan que maneja multi-taria por alojamiento, el Sistema de Administración Hotelera

277

Zeus Recepción

sistema en la aplicación de cargos está tomando el nuevo valor, pero el liquidador sigue actuando de acuerdo a la multitarifa.

3.21.4 .

DEFINIR EL CARGO DE LA TARIFA A UN ACOMPAÑANTE

Esta funcionalidad le permite definir si a un acompañante se le carga o no el valor de la tarifa. Normalmente si en el plan el cargo de habitación está definido como mandatario por persona, la opción de cargar tarifa a los acompañantes debe estar activa, sin embargo podrá cambiar esta funcionalidad. 4 1

2 3

Figura 89 Definir el Cargue de una Tarifa

1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía. 2. Seleccione la pestaña Acompañantes.


278

Zeus Recepción

3. Coloque la marca a los acompañantes que desee que carguen tarifas 4. Presione el botón Grabar. Para realizar consulta del LOG y los Cargos, presione clic sobre la pestaña correspondiente.

3.21.5 .

TARIFAS DE PLANES MULTI-TARIFA

Cuando se registra una habitación en un plan multi-tarifa, y se ha definido a través de los parámetros globales que se pueden pactar tarifas específicas por habitación, el sistema muestra un cambio en la ventana “Actualización Estadía-Tarifa”. En la parte inferior de la ventana dispone un nuevo botón para el ingreso de las tarifas particulares:

Al hacer clic en este botón el sistema desplegará una nueva ventana con todas las posibles combinaciones de multi-tarifa que aplique para la habitación actual:


279

Zeus Recepción

Esta ventana nos muestra los valores a cobrar y nos permite marcar los registros que deseamos cambiar e indicar en la columna Valor y “Valor Us” de la cuadrícula, los nuevos valores que deseamos cobrar al huésped. Luego de ingresar los valores que correspondan, presionamos el botón Guardar de la barra de herramientas. El sistema almacenará las tarifas ingresadas con la reserva. Esto implica que si cambiamos los valores de la multi-tarifa desde el plan, la reserva no se verá afectada. La sección de filtros de esta ventana nos permite ver solo los registros que queremos cambiar. Por su parte la sección “Actualizar Datos”, nos provee opciones para cambiar los valores de forma masiva haciendo incrementos o decrementos en valor y porcentaje. Para más detalles del funcionamiento de esta ventana consulte el manual del módulo Parámetros, en la sección de multi-tarifas de planes.


280

Zeus Recepción

El sistema recalcula los cobros para los nuevos días o elimina los valores registrados a los días que se acortan de pendiendo del caso.

3.22 .

CAMBIO DE HABITACIÓN

Mediante esta opción es posible cambiar los huéspedes de la habitación que ocupa actualmente a una habitación desocupada. 4 1

2

5 3

Figura 90 Ventana para Cambio de Habitación

Para cambiar de habitación 1. En el campo Habitación, digite el número de la habitación actual del huésped o utilice las ayudas (Plano, Atributos, Botón Ayuda) para localizarla. 2. En el campo Habitación Destino digite el número de la habitación en la que quedará el huésped. Igualmente puede localizar la habitación usando las ayudas Sistema de Administración Hotelera

281

Zeus Recepción

disponibles en la ventana. Si el tipo de la nueva habitación seleccionada es de diferente tipo, el sistema solicitará que se le confirme si de todas formas desea hacer el cambio. 3. Especifique la clase de habitación, el motivo del cambio, la nueva tarifa y las observaciones que considere necesarias. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas. 5. Puede realizar un bloqueo de la habitación en origen, de lo contrario responda NO a la pregunta.

Habitaciones Comunicadas Si la habitación que está intentando cambiar, tiene definidas habitaciones comunicadas, el sistema le informará. Solo podrá hacer efectivo el cambio si elimina los bloqueos por habitación comunicada. De lo contrario al cancelar la operación, el cambio no se realizará.

Después que el sistema realiza el cambio, verifica si se hizo eliminación de bloqueo y si es así le propone al usuario si desea volver a crearlos.


282

Zeus Recepción

En caso de que la habitación destino no tenga ninguna comunicación definida el sistema mostrara este mensaje:

Si existe comunicación con otras habitaciones se abrirá la forma para que puedan crear los bloqueos.

En esta ventana podrá aplicar los bloqueos tal y como se definen en 3.1.2.3REGISTRO DE HABITACIONES COMUNICADAS

Habitaciones Multi-Tarifa Si la habitación se encuentra registrada en un plan multi-tarifa por tipo de habitación, se ha establecido una tarifa particular Sistema de Administración Hotelera

283

Zeus Recepción

para la habitación que está cambiando y está cambiado a un tipo de habitación diferente, el sistema generará nuevos valores de tarifas con base en el nuevo tipo de habitación. En estos casos se recomienda verificar los valores negociadas para la habitación y garantizar que los valores a cobrar son los esperados.

3.23 .

INTERCAMBIO DE HABITACIÓN

Permite realizar un cambio entre dos habitaciones ocupadas, es decir, permite que un huésped de la habitación A pase a la habitación B y viceversa. 3 1

2

4

Figura 91 Intercambio de Habitaciones Ocupadas

Para realizar el intercambio 1. Digite el número de la habitación origen, puede utilizar las ayudas para localizarla. 2. Digite el número de la habitación destino, puede utilizar las ayudas para localizarla. Sistema de Administración Hotelera

284

Zeus Recepción

3. Presione el botón Grabar 4. Confirme el intercambio El sistema informará si el cambio fue realizado con éxito o no.

Habitaciones Comunicadas Si la habitación que está intentando intercambiar, tiene definidas habitaciones comunicadas, el sistema le informará. Solo podrá hacer efectivo el cambio si elimina los bloqueos por habitación comunicada. De lo contrario al cancelar la operación, el cambio no se realizará.

Por otra parte esta ventana cuenta con dos botones donde puede invocar la ventana de bloqueos por habitaciones comunicadas tanto para la habitación origen como la destino.

Restricción por contabilización por Complejo Sistema de Administración Hotelera

285

Zeus Recepción

Existe una restricción para el intercambio de habitaciones, la cual se presenta cuando tiene interfaz con Zeus Contabilidad en el modelo de múltiples contabilidades por Complejo. Para estos casos el sistema realiza una verificación adicional que consiste en verificar si la habitación origen tiene un saldo pendiente y además si pertenece a un complejo diferente al de la habitación destino. De ser positivas las 2 verificaciones se consultará si existe en lo parámetros de HOTEL un cargo asignado al parámetro de transferencias crédito, si No está el intercambio no podrá realizarse, en caso contrario se realiza un cargo de tipo crédito sobre la habitación origen, con el fin de dejar el saldo de la habitación en cero. También se realiza un cargo de tipo crédito sobre la habitación destino, con el fin de dejar el saldo de la habitación en cero. Luego se procede a realizar el intercambio de habitación. Por último, se procede a realizar un cargo de tipo debito sobre la habitación origen (por el valor del saldo que tenía habitación destino) y sobre la habitación destino (por el valor del saldo que tenía habitación origen). Todo este proceso es necesario para que la interfaz contable registre los valores correspondientes a cada contabilidad del complejo respectivo.

3.24 .

CAMBIOS A HUÉSPEDES CHECK – IN

Permite cambiar los datos del titular de una habitación específica, ya sea porque se haya ingresado mal la información del titular o porque sea otra persona el titular de la habitación


286

Zeus Recepción

3 1

2 Figura 92 Cambios a Huéspedes Check in

Para realizar el cambio 1. Indique el número de la habitación. 2. En el primer campo de la sección Datos Actuales, digite el número de identificación actual y presione la tecla Tabulador. 3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

En caso de digitar como datos actuales los mimos datos anteriores, el sistema le notificará:

3.25 . CAMBIO DE TITULAR/ SUBTITULAR/ ACOMPAÑANTE Empecemos por recordar tres características importantes gracias a las cuales podemos entender mejor la funcionalidad de esta herramienta:


287

Zeus Recepción

1. Cuando se hace check-out a un titular se tiene que ir toda la habitación 2. Solo es posible hacer cargos a los huéspedes que tiene folio 3. Solo tienen folio los titulares y los subtitulares.

Partiendo de estas premisas, podemos cambiar en cualquier momento el rol de un huésped dentro de su habitación, esta opción permite cambiar el tipo a un huésped bajo las siguientes reglas: Tipo de Huésped

Letra que identifi ca

Puede Cambiar a

Titular

T

Subtitular

Sub-Titular

S

Titular

Acompaña nte

A

Adicional

D

Titular Subtitular Titular Subtitular

Observación

El huésped ya tiene folio no puede cambiar a uno que no tenga folio El huésped ya tiene folio no puede cambiar a uno que no tenga folio Se le abrirá un folio al cambiar de tipo


288

Zeus Recepción

3 1 2

Figura 93 Cambio Titular / Subtitular / Acompañante

Para cambiar el tipo de huésped 1.

Digite el número de la habitación y presione la tecla Tabulador. 2. En la lista desplegada, presiones clic en la columna Cambiar del huésped que desea modificar y digite la letra correspondiente al nuevo tipo a asignar. (Ver tabla para detalles de las letras para cada tipo)

3.

Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

El plan del titular puede determinar que existe una suspensión automática. Siempre que haga un cambio a un titular registrado en un plan que tenga marcada la opción “Suspensión para aplicación”, el sistema luego de guardar el registro aplicará una suspensión del tipo PARCIAL ACEPTANDO GENERACIÓN DE CARGOS, para más detalles del resultado de este tipo de suspensión consulte el inciso 3.13 SUSPENSIÓN/ ACTIVACIÓN DE FOLIOS


289

Zeus Recepción

Si desea asignar un nuevo titular, el nuevo titular de la habitación tendrá que tener el mismo plan del registro. Si no tiene el mismo plan deberá hacer el cambio de plan antes de asignar un nuevo titular.

3.26 .

CAMBIO DE PLAN

Mediante esta opción puede indicar un nuevo plan para una habitación o un evento. Debe tener en cuenta que el nuevo plan aplica del día en que se cambia en adelante y que los vouchers generados con el plan anterior se deshabilitan, quedando solo los vouchers del nuevo plan. Por otra parte tenga en cuenta que el cambio de plan afecta a todas las habitaciones registradas bajo un mimo número de registro, como es el caso de los grupos. Restricciones Si intenta cambiar una habitación para un plan de House-use o Comply y en el folio de la habitación hay registrado un cargo de alojamiento, el sistema no permitirá hacer el cambio.

Para hacer el cambio de plan


290

Zeus Recepción

1 2 4

5

3

Figura 94 Cambio de Plan

1. Indique si desea realizar cambio de plan a una habitación o a un folio de eventos 2. Digite el número de la habitación o del folio según el caso (habitación o evento). 3. En el área Nuevos Datos, digite el código del nuevo plan o localícelo con el botón ayuda. 4. Si el plan genera voucher debe indicar el número de voucher para cada una de las habitaciones. 5. Presione el botón Aceptar.

Si la habitación se encuentra registrada en un plan multitarifa, y se ha establecido una tarifa particular para la habitación que está cambiando de plan, el sistema generará nuevos valores de tarifas con base en el nuevo plan. En estos casos se recomienda verificar los valores negociadas para el plan. Sistema de Administración Hotelera

291

Zeus Recepción

3.27 .

CAMBIO DE PLAN DE ACOMPAÑANTES

A diferencia de la opción Cambio de Plan, esta opción solo cambia el plan de los acompañantes seleccionados. Tenga en cuenta que no puede realizarse cambio de plan al titular, ya que este lo rige el plan de la habitación 4 1 2

3

Figura 95 Cambio de Plan de Acompañantes

Para hacer el cambio de plan 1.

Ingrese el número de la habitación

2.

Presione doble clic sobre el acompañante al que desea cambiar el plan. Cuando el acompañante esta seleccionado cambia a color Azul, puede presionar doble clic para quitar la selección.

3.

En el área Nuevos Datos, digite el código del nuevo plan o localícelo con el botón ayuda.

4.

Presione el botón Grabar. Sistema de Administración Hotelera

292

Zeus Recepción

3.28 .

TRANSFERENCIA DE ACOMPAÑANTES

Transfiere un acompañante de una habitación a otra. Aplica para acompañantes. Subtitulares y adicionales. En ningún caso podrá transferir un titular. Si el huésped es subtitular tendrá un folio asociado, y por tanto la transferencia igualmente transferirá el folio son todos los cargos asociados. Trasfiere todos los acompañantes desde habitación superior a la inferior. Trasfiere los acompañantes seleccionados desde habitación superior al inferior Trasfiere todos los acompañantes desde habitación inferior al superior Trasfiere los acompañantes seleccionados desde habitación inferior al superior

5 1

3

4 2

Figura 96 Transferencia de Acompañantes entre Habitaciones


293

la la la la

Zeus Recepción

Para hacer la transferencia 1.

Ingrese una de la habitaciones entre las que realizará la transferencia

2.

Ingrese la transferencia

3.

Presione doble clic sobre el acompañante que desea transferir. Cuando el acompañante esta seleccionado cambia a color Azul, puede presionar doble clic para quitar la selección. La selección se puede realizar en cualquiera de las 2 cuadrículas.

4.

Utilice las flechas para realizar la transferencia según su necesidad

5.

segunda

habitación

para

realizar

la

Presione el botón Grabar.

3.29 .

CAMBIO DE DOCUMENTOS

Recordemos que cuando se hace una reserva y no se conoce el número de identificación de una de las personas de la reserva, es posible colocarle un número genérico, el cual ZEUS asigna automáticamente. Cuando se tienen personas registradas con este tipo de identificación, lo correcto es cambiarla y colocarle el número real tan pronto se conozca. De esta manera cuando el huésped regrese al hotel y de su número de cédula, ZEUS muestre todos sus datos y lleve por consiguiente estadísticas de él. Otras situaciones que se pueden presentar son el ingreso de un documento incorrecto o el registro de un mismo huésped con 2 números de documentos diferentes. Sistema de Administración Hotelera

294

Zeus Recepción

Para todas estas situaciones se puede utilizar la opción de cambio de documentos, dado que no solo permite cambiar un documento por otro, sino que también permite unificar 2 identificaciones. 3

1

2

Figura 97 Cambio de Documentos

Para hacer un cambio de documento 1.

En la sección Datos Actuales seleccione el tipo de documento y digite el número de documento que desea cambiar o unificar. Puede utilizar el botón Ayuda para localizar. Presione la tecla Tabulador.

2.

En la sección Cambiar Por seleccione el tipo de documento y digite el número de documento que pasará a ser el documento definitivo. Puede utilizar el botón Ayuda para localizar. Presione la tecla Tabulador y posteriormente cambie el nombre si es necesario.

3.

Presione el botón Grabar de la barra de herramientas. El nuevo número de documento ingresado debe cumplir con las restricciones asociadas al tipo de documento especificado, en caso de no cumplirse el sistema informará. Ejemplo:


295

Zeus Recepción

3.30 .

ORGANIZACIÓN DEL HOTEL

Mediante esta opción podemos realizar una asignación de las habitaciones del hotel, de tal forma que queden correctamente organizadas antes del arribo del huésped. Esta organización consiste en asignar un número de habitación específico a las reservas que llegan en una fecha específica, evitando con ello tener que definir esta característica en el momento del Checkin. Los primeros datos solicitados por esta ventana son la fecha de llegada de las reservas a quiere pre-asignar y un casilla que le permite definir si solo quiere mostrar las habitaciones que no tienen preferencia definida. Deberá indicar estos datos y hacer clic en el botón Mostrar de la barra de herramientas. En la parte inferior de la ventana encuentra opciones para (1) cambiar el orden en que se muestran las reservas y (2) aplicar un filtro a los datos. Con solo marcar una de las opciones para ordenar el sistema cambiará el orden de los datos. Los filtros tienen efectos a nivel de datos en ventana y del reporte. Los filtros por piso y grupo solo aplican para el informe impreso, mientras que el de complejo para ambos casos. Para filtrar por complejo quita la marca de la casilla “Todos los Complejos”, seleccione de la lista el complejo a filtrar y haga clic en el botón Mostrar de la barra de herramientas. Sistema de Administración Hotelera

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El filtro por titular o acompañante nos permite ingresar un número de documento de un cliente registrado en el sistema, si el número de documento coincide con un huésped de una reserva sus datos serán mostrados en la cuadrícula, de lo contrario se mostrará vacía. Las habitaciones aquí asignadas se bloquean automáticamente una vez se presiona el botón Guardar. 2

4 B

1 3 A

Figura 98 Organización de las Habitaciones del Hotel

Para asignar las habitaciones 1.

En el campo Fecha de llegada, indique la fecha de las reservas que desea organizar.

2.

Presione el botón Mostrar de la barra de herramientas. (El sistema despliega la lista de las Reservas)

3.

En la columna NroHab de la reserva deseada, indique la habitación que se quiere asignar. Puede utilizar el botón Ayuda o el botón del plano para buscar la habitación. Sistema de Administración Hotelera

297

Botón Mostrar

Zeus Recepción

4.


Repita los pasos 3 y 4 para todas las habitaciones que desee asignar

Para quitar las habitaciones asignadas A.

En la lista de Reservas, presione clic sobre el número de habitación que desea desasignar y utilizando la tecla Suprimir, borre el número de la habitación.

B.


Puede generar un informe con los datos de la preparación, presionando el botón imprimir luego de tener los datos en pantalla

Puede generar un informe de la organización del hotel definida presionando el botón Imprimir de la barra de herramientas. En este caso puede aplicar filtro por piso y por grupo colocando el número y/o el nombre en los campos respectivos de la parte inferior de la ventana. La siguiente imagen muestra in ejemplo del informe:

Detalle de los Acompañantes Sistema de Administración Hotelera

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Podemos consultar la lista de acompañantes registrados en una reserva a partir de las reservas que estamos consultando en el momento, para hacer este proceso: 1. Haga clic en la línea de reserva que desea consultar 2. Presione el botón “Lista de Acompañantes” de la barra de herramientas. En este momento el sistema desplegará una nueva ventana con los acompañantes de la reserva seleccionada:

La lista puede ser ordenada haciendo clic en el título de la columna que desee ordenar. Además podrá ubicar un acompañante escribiendo su nombre completo o parte de él en el campo Nombre de la sección Localizar y presionar el botón Localizar, si el sistema encuentra alguna coincidencia resaltará el primero registro coincidente, si la persona que ubica no es la deseada, pueda volver a dar clic sobre el botón localizar para que el sistema resalte la siguiente coincidencia.


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Habitaciones disponibles para preferencia Puede generar un informe que detalla las habitaciones disponibles para ser asignadas a las reservas. Para esto presione el botón del mismo nombre de la barra de herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe generado.

Modificar Observación Una funcionalidad adicional que ofrece la ventana de organización del hotel es la de cambiar la observación, también conocida como preferencia general, directamente desde la cuadrícula. Para hacer este cambio solo debemos ubicarnos en la celda correspondiente, ingresar la observación y presionar el botón Guardar:


300


CHECK-IN DE HABITACIONES

Desde la ventana de organización del hotel es posible iniciar el Check-in de una habitación, para ello puede hacer doble clic sobre el nombre del huésped o hacer clic y luego presionar el botón Check-in de Reserva En cualquiera de los dos casos el sistema preguntará como desea hacer el Check-in.

Si selecciona la forma automática el sistema desplegará la ventana Check in Automático de Reserva, donde debe seguir los pasos tal y como se describen en este manual en la sección 3.1.10CHECK IN AUTOMÁTICO DE RESERVAS. Si selecciona la opción Manual, el sistema desplegará la ventana de registro de huéspedes donde deberá seguir los pasos tal y como se detallan en la sección 3.1REGISTRO DE HUÉSPEDES.

3.31 .

SALIDAS

Sirve principalmente como una consulta que detalla las habitaciones con salida para una fecha indicada. Cuando seleccionamos una fecha y hacemos clic en el botón “Mostrar” de la barra de herramientas obtenemos una lista de las habitaciones cuya fecha de salida está estipulada para la fecha que hemos indicado en el campo “Fecha de Salida”.


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Una funcionalidad interesante de esta ventana es la de disparar el check-out de una habitación directamente, con lo que logramos mayor rapidez en el proceso de salidas.

En la parte inferior de la ventana encontramos opciones para cambiar el orden en que se muestran los datos, así como una para aplicar filtros a los mismos. Con solo marcar una de las opciones para ordenar el sistema cambiará el orden de los datos. Los filtros tienen efectos a nivel de datos en ventana y del reporte. Los filtros por piso y grupo solo aplican para el informe impreso, mientras que el de complejo para ambos casos. Para filtrar por complejo quita la marca de la casilla “Todos los Complejos”, seleccione de la lista el complejo a filtrar y haga clic en el botón Mostrar de la barra de herramientas.

Para iniciar un check-out


302

Zeus Recepción

Si deseamos hacer check-out a cualquiera de las habitaciones listadas en esta consulta debemos: 1. Seleccionar la línea (registro) a la cual se le va a realizar el check-out 2. Presionar el botón herramientas

“Check-out”

de

la

barra

de

3. Hacer clic en el botón “Aceptar” del cuadro de dialogo desplegado, confirmando el número de habitación seleccionado para check-out.

En este momento el sistema despliega la ventana de checkout, donde demos seguir los pasos descritos en la sección 3.7CHECK-OUT/HUÉSPEDES

3.32 .

PREPARACIÓN DE GRUPOS

Para mayor información sobre esta funcionalidad del sistema, consulte el manual del módulo Reservas.

3.33 . MOVIMIENTOS ESPECIALES / UBICACIÓN DE HUÉSPEDES Brinda al usuario la posibilidad de registrar en el sistema la información que el huésped brinda respecto al lugar donde se encontrará durante un tiempo determinado, con el fin de que sea ubicado con facilidad en caso de se le requiera. El huésped suele proporcionar esta información cuando requiere que le contacten con rapidez ante cualquier eventualidad.


303

Zeus Recepción

5 1

2

4 3

Figura 99 Ubicación de Huéspedes

Para ingresar los Datos 1.

Ingrese le número de la habitación

2.

Presione el botón Adicionar

3.

Ingrese los datos para especificar las fechas, horas y el mensaje sobre la ubicación del huésped

4.

Presione el botón Agregar a la lista

5.

Presione el botón Guardar


304

Zeus Recepción

1

3 2

4 Figura 100 Eliminar una ubicación de huésped

Para eliminar un registro 1.

Ingrese el número de la habitación

2.

Presione doble clic sobre el registro que desea borrar

3.

Presione el botón Eliminar

4.

Confirme el borrado

3.34 . MOVIMIENTOS ESPECIALES / QUEJAS DE HUÉSPEDES

El registro de las quejas se hace a nivel de cada huésped en particular, por ello debe indicarse en detalle cual es el huésped que eleva la queja. Además de permitir registrar las quejas, esta opción permite registrar las soluciones dadas a las mismas.


305

Zeus Recepción

1

2 6

3 4

5

Figura 101 Registro de Quejas de Huéspedes

Para registrar una queja 1.

2.

Ubique el huésped que eleva la queja, para ello podrá indicar el número de la habitación o el folio. Si indica el número de la habitación el sistema mostrará en la lista siguiente la lista de todos los registros que han estado en dicha habitación, al seleccionarlo el sistema colocará los datos del folio. Teniendo los datos del folio, seleccionar en la lista Huésped, el cliente que realizó la queja Presione el botón adicionar

3.

Ingrese el código de la queja, bajo el cual registrará lo que el huésped ha expresado

4.

En el campo observación amplíe, si lo considera necesario, la queja que ha recibido.

5.

Si ya tiene o ha dado solución a la queja, registre tal solución

6.

Presione el botón Guardar Sistema de Administración Hotelera

306

Zeus Recepción

1 A

B

C 2

4

3

Para registrar la solución de una queja 1.

Ubique el huésped que elevó la queja, para ello podrá indicar el número de la habitación o el folio. Si indica el número de la habitación el sistema mostrará en la lista siguiente la lista de todos los registros que han estado en dicha habitación, al seleccionarlo el sistema colocará los datos del folio. Teniendo los datos del folio, seleccionar en la lista Huésped, el cliente que realizó la queja

2.

Presione doble clic sobre el registro deseado, o presione 1 clic y luego el botón Editar

3.

Ingrese la observación de la solución

4.

Presione el botón Guardar

Para Borrar una queja A.

Ubique el huésped que elevó la queja Sistema de Administración Hotelera

307

Zeus Recepción

B.

Presione doble clic sobre el registro deseado

C.

Presione el botón Eliminar

3.35 . MOVIMIENTOS ESPECIALES / ENTREGA DE PREMIOS A HUÉSPEDES

Durante el registro de las reservas el sistema permite ingresar los contactos externos que hicieron posible su consecución, una de las tareas que podemos realizar con dichos datos registrados es usarlos como fuente para la fidelización de contactos externos. Entre las opciones que otorga Zeus Hoteles para este fin está la de entregar premios según las noches y consumos generados al registrar los huéspedes de dichas reservas. Importante: Un contacto puede ser agregado y posteriormente puede ser borrado, el sistema solo tiene en cuenta los contactos actualmente activos en la reserva. Respecto a los premios esta ventana provee varias funcionalidades, como son la consulta de estadías y noches, la entrega de premios y redimir valores. A continuación detallaremos como realizar cada uno de ellas.


308

Zeus Recepción

8 1 2 3 4 9 5

7

6

Figura 102 Entrega de Premios

Para entregar un premio 1.

Indique los datos del huésped a quien quiere hacer la entrega del premio

2.

Especifique el rango de fechas que se tendrán en cuenta para calcular los valores acumulados por el cliente

3.

Especifique si desea incluir la información generada cuando el cliente estuvo como acompañante o asociado a un evento diario

4.

Seleccione la pestaña Premios

5.

Ingrese el código del premio que desea entregar, así como los datos adicionales que sean requeridos (Cantidad, serie)

6.

El sistema muestra las condiciones asociadas al premio seleccionado, deberá seleccionarse cuál de las


309

Zeus Recepción

condiciones se desea aplicar marcando la casilla correspondiente en la cuadrícula Condición a Aplicar. 7.

Presione el botón Guardar Entrega de Premios Repita los pasos 5, 6 y 7 por cada premio que desea entregar

8. 9.

Presione el botón Guardar El sistema mostrará el premio entregado en la cuadrícula Movimientos si el premio puede ser entregado o informará si el cliente no se le puede entregar el premio.

Para redimir valores a un cliente Mediante este proceso podemos disminuir el los valores acumulados de tal forma que estos no cuenten al momento de entregar los premios.


310

Zeus Recepción

1 2 3 4

5

Figura 103 Redimir Valores Acumulados para Premios

1.

Indique los datos del huésped a quien desea disminuirle los valores acumulados

2.


3.

Seleccione Acumulados”

4.

Especifique si desea incluir la información generada cuando el cliente estuvo como acompañante o asociado a un evento diario

5.

la

casilla

“Redimir

Valores


6. En la sección Valores a Redimir, ingrese los datos que desea restar a los acumulados del cliente 7. Presione el botón Guardar Entrega de Premios 8. Presione el botón Guardar Sistema de Administración Hotelera

311

Zeus Recepción

Repita los pasos 5, 6 y 7 para registrar otros datos redimidos 9. El sistema mostrará los datos redimidos en la cuadrícula Movimientos, si no se puede redimir se informará.

Para consultar los valores acumulados de un cliente 1.

Indique los consultar

2.


3.

datos

del

huésped

que

desea

Haga Clic en la pestaña Estadías y Noches

Para imprimir un documento de entrega de un premio 1.

En la cuadricula Movimientos, seleccione la entrega que desea imprimir

2.

Presione el botón Imprimir

3.

Seleccione la forma de salida


312

Zeus Recepción

3.36 . MOVIMIENTOS ESPECIALES / REGISTRO DE OBJETOS OLVIDADOS Para detalles del uso de esta opción, consulte el manual del módulo ama de Llaves.

3.37 . MOVIMIENTOS ESPECIALES / PRÉSTAMO DE ELEMENTOS Para detalles del uso de esta opción, consulte el manual del módulo ama de Llaves.

3.38 . MOVIMIENTOS ESPECIALES / DEVOLUCIÓN DE ELEMENTOS Para detalles del uso de esta opción, consulte el manual del módulo ama de Llaves.

3.39 . MOVIMIENTOS ESPECIALES / ENTREGA DE PREMIOS A CONTACTOS Esta ventana provee varias funcionalidades, como son la consulta de estadías y noches acumuladas, la entrega de premios como tal y la posibilidad de descontar valores acumulados de estadías y noches. A continuación detallaremos como realizar cada uno de ellas.


313

Zeus Recepción

8 1 2 3 4 9 5

7

6

Figura 104 Entrega de Premios

Para entregar un premio 1.

Indique los datos del contacto a quien quiere hacer la entrega del premio

2.

Especifique el rango de fechas que se tendrán en cuenta para calcular los valores acumulados por el contacto

3.

Especifique si desea incluir la información generada cuando los clientes referidos por el contacto estuvieron registrados como acompañantes.

4.


5.

Ingrese el código del premio que desea entregar, así como los datos adicionales que sean requeridos (Cantidad, serie)

6.

El sistema muestra las condiciones asociadas al premio seleccionado, deberá seleccionarse cuál de las Sistema de Administración Hotelera

314

Zeus Recepción

condiciones se desea aplicar marcando la casilla correspondiente en la cuadrícula Condición a Aplicar. 7.

Presione el botón Guardar Entrega de Premios

Repita los pasos 5, 6 y 7 por cada premio que desea entregar 8. 9.

Presione el botón Guardar El sistema mostrará el premio entregado en la cuadrícula Movimientos si el premio puede ser entregado o informará si el cliente no se le puede entregar el premio.

Para redimir valores a un contacto Mediante este proceso podemos disminuir el los valores acumulados de tal forma que estos no cuenten al momento de entregar los premios.


315

Zeus Recepción

1 2 3 4

5

Figura 105 Redimir Valores Acumulados para Premios

1. Indique los datos del contacto a quien desea reducir valores acumulados 2. Especifique el rango de fechas que se tendrán en cuenta para calcular los valores acumulados por el contacto 3. Especifique si desea incluir la información generada cuando el cliente referido estuvo como acompañante 4. Marque la casilla “Redimir Valores Acumulados” 5. Seleccione la pestaña Premios 6. En la sección Valores a Redimir, ingrese los datos que desea restar a los acumulados del cliente 7. Presione el botón “Guardar Entrega de Premios” ubicado bajo la cuadrícula Movimientos 8. Presione el botón Guardar Sistema de Administración Hotelera

316

Zeus Recepción

Repita los pasos 5, 6 y 7 para registrar otros datos redimidos 9. El sistema mostrará los datos redimidos en la cuadrícula Movimientos, si no se puede redimir se informará.

Para consultar los valores acumulados de un contacto 1. Indique los datos del contacto que desea consultar 2.

3.

Especifique el rango de fechas que se tendrán en cuenta para calcular los valores acumulados por el cliente Haga Clic en la pestaña Estadías y Noches

Para imprimir un documento de entrega de un premio 1. En la cuadricula Movimientos, seleccione la entrega que desea imprimir 2. Presione el botón Imprimir 3. Seleccione la forma de salida


317

Zeus Recepción

3.40 . MOVIMIENTOS ESPECIALES / SOLICITUD DE APERTURA DE EVENTOS VARIOS Tiene dos facetas básicas con un mismo objetivo, abrir un folio de eventos varios y cargarle los servicios previamente preparados. En ambos casos se tiene como objetivo la rapidez y facilidad en el proceso de apertura, cargue, pago, facturación y check-out del folio. 3.40.1 .

SOLICITUD ANTICIPADA

Consiste en el registro de cargos que no serán facturados de forma inmediata, en su lugar quedarán registrados en el sistema bajo un número de solicitud que posteriormente podrá ser cargada y facturada. Este tipo de venta se asemeja más a una reserva, dado que permite registrar los servicios deseados y tener una liquidación del valor detallado y total sin haber prestado el servicio. Los cargos registrados en la solicitud anticipada pueden ser cargados a un folio horas, días o meses después sin la necesidad de volver a cargar todos los servicios; solo se requerirá el número de la solicitud generada. 1

2 3

4

5

6

Figura 106 Solicitud de Apertura de Eventos Varios Anticipada Sistema de Administración Hotelera

318

Zeus Recepción

Para registrar la solicitud 1. Haga clic en el botón Nuevo, este proceso colocará en blanco todos los campos y permitirá crear una nueva solicitud. Notara que el campo “Folio” se le asigna el valor “NUEVO”, no lo cambie. Ingrese los datos del número de personas y la fecha de llegada. 2. Ingrese los datos del cliente titular o principal o use la ayuda (F4) para buscar un cliente existente. En esta sección podrá indicar información general, los campos tipo de documento, procedencia y motivo de viaje cuentan con ayudas. Si ingresa un documento existente el sistema llenará los datos del cliente. 3. Seleccionar un Grupo. Cada agrupación contiene los cargos que le hayan sido asociados, en la imagen se muestra un ejemplo al seleccionar la opción TAQUILLA. 4. Seleccione el cargo que quiere registrar. Cada botón corresponde a un cargo del sistema, con solo seleccionarlo será cargado. Otra forma de registrar un cargo es digitando su código en el campo Cargos. Al ingresar el código el sistema mostrará sus datos, debe presionar el botón Cargar. Si lo requiere podrá cambiar la cantidad, para ello debe indicarla antes de seleccionar el cargo si lo hace con los botones o después si digita el código del cargo. 5. Si el cargo está definido en los parámetros como tipo vehículo, el sistema solicitará la placa del vehículo y la cantidad. La fecha de llegada no se solicitará, ya que será asumida por el sistema al momento de abrir el folio, al igual que la fecha de salida que será calculada con base en la cantidad que en este caso corresponde al número de días. 6. Para terminar debe hacer clic en el botón Crear Solicitud. Con ello se almacenará la información y se generará un número de solicitud que será mostrada al usuario en el campo Solicitud, el sistema además dará la opción de imprimir usando el estándar de emisión de reportes del sistema. Luego de guardar se generará un número consecutivo de Solicitud con los datos ingresados. Sistema de Administración Hotelera

319

Zeus Recepción

Para borrar cargos 1. Seleccione en la cuadrícula el cargo que desea borrar 2. Presione el botón cuadrícula

Borrar

ubicado debajo de la

3. Una vez confirmado el borrado el cargo será eliminado de la lista

Tener en cuenta Por defecto las solicitudes de Apertura anticipada asocian una agencia al proceso, a la cual posteriormente se genera la factura por la venta anticipada. Existe un parámetro en el sistema que permite indicar cuál es la agencia utilizada para realizar la apertura de solicitudes anticipadas. Asegúrese de indicar el código de la agencia correspondiente.

3.40.2 .

SOLICITUD DIRECTA

En general el proceso para registrar una solicitud directa sigue los mismos pasos de la anticipada, su principal Sistema de Administración Hotelera

320

Zeus Recepción

diferencia está en que la directa crea inmediatamente el folio y no genera un número de solicitud. Una solicitud directa puede alimentarse de una anticipada, es decir, puede tomarlos datos previamente registrados y cargarlos al folio, o bien realizar una solicitud desde ceros. Cuando se registra una solicitud directa a partir de una anticipada, se crea un vínculo entre las solicitudes, de tal forma que podemos conocer con que solicitud anticipada se generó la directa. Además, luego de usar una solicitud anticipada, el sistema no dejará que sea utilizada nuevamente. Una de las condiciones para realizar una solicitud directa es ingresar con un usuario con caja, esto debido a que se requiere registrar un pago y hacer una factura para cerrar la solicitud. En caso de no tener caja el sistema le informará mediante un mensaje en la esquina superior derecha de la pantalla y no podrá continuar el proceso:

En caso contrario abrirá la ventana para solicitudes, notará que la ventana para apertura directa es muy similar a la anticipada.


321

Zeus Recepción

Figura 107 Solicitud de Apertura de Eventos Varios Directa

Para hacer una solicitud directa 1. Haga clic en el botón Nuevo, este proceso colocará en blanco todos los campos y permitirá hacer una nueva venta. Notara que el campo “Folio” se le asigna el valor “NUEVO”, no lo cambie. Ingrese los datos del número de personas y la fecha de llegada. Desde este momento podrá especificar el documento que se usará para facturar, por defecto el sistema asignará uno, pero podrá seleccionar otro diferente en el campo “Documento de Facturación” 2. Ingrese los datos del cliente titular o principal. En esta sección podrá indicar información general, los campos tipo de documento, procedencia y motivo de viaje cuentan con ayudas. Si ingresa un documento existente el sistema traerá los datos, e igualmente podrá ubicar un huésped existente utilizando la ayuda.


322

Zeus Recepción

3. Seleccione un Grupo. Cada agrupación contiene los cargos que le hayan sido asociados, en la imagen se muestra un ejemplo al seleccionar la opción TAQUILLA. . 4. Seleccione el cargo que quiere registrar. Cada botón corresponde a un cargo del sistema, con solo seleccionarlo será cargado. Otra forma de registrar un cargo es digitando su código en el campo Cargos. Al ingresar el código el sistema mostrará sus datos, debe presionar el botón Cargar. Si lo requiere podrá cambiar la cantidad, para ello debe indicarla antes de seleccionar el cargo si lo hace con los botones o después si digita el código del cargo 5. Si el cargo está definido en los parámetros como tipo vehículo, el sistema solicitará la placa del vehículo y la cantidad (solo si no es tipo ingreso, si es tipo ingreso la cantidad será por defecto 1 y no podrá ser cambiada). La fecha de llegada no se solicitará, ya que será asumida por el sistema al momento de abrir el folio, al igual que la fecha de salida que será calculada con base en la cantidad que en este caso corresponde al número de días En caso que el cobro de ingreso de vehículos sea obligatorio, el sistema restringe que no se pueda registrar un cargo de parqueo de vehículo si previamente no se ha causado su cargo de ingreso. La obligatoriedad del cobro del ingreso lo define un parámetro general del sistema llamado “'Cobro de ingreso de vehículo”, que puede cambiarse desde el módulo Parámetros, menú “Procesos/Definición de parámetros de Hotel” 6. Para terminar debe hacer clic en el botón Cargar a Folio. Con ello se almacenará la información en un nuevo folio. Tenga presente que por defecto todos los cargos que son de una solicitud se van a la cuenta maestra del folio y se pagan con una CXC a la agencia que genera la solicitud. Sistema de Administración Hotelera

323

Zeus Recepción

Las ventas directas se cargan a la cuenta Extra del folio y se solicita una forma de pago. 7. Si queda un saldo por pagar debe hacer el pago correspondiente que solo estará disponible en la cuenta extra, puede observar que el campo Clase es de solo lectura. Para registrar los pagos deberá seguir los pasos estándares del proceso de pagos: (a) Seleccione la forma de pago, (b) ingrese el valor, (c) especifique la moneda si es necesario y (d) haga clic en el botón guardar. No podrá salir de la ventana de pagos hasta no haber pagado y facturado el saldo pendiente si así se ha parametrizado. d a

b c

8. Una vez el saldo del folio sea cero haga clic en el botón facturar, el cual le dará la posibilidad de asumir la facturación por defecto (el sistema genera la factura ambas o maestra -si es por solicitud anticipada- a nombre del titular) o manual (se mostrará la ventana de facturación para que el usuario genere las facturas según su necesidad). 9. Al final del proceso de facturación se emitirá la factura y En caso de que existan cargos de tipo vehículo el sistema al final generara un tiquete para la remisión de parqueadero. .


324

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Al emitir la factura de una venta anticipada se tiene la posibilidad de incluir de forma automática la factura de la agencia a la que se cargó. Para determinar si se quiere imprimir la factura que se le genere a dicha agencia cuando se cree una venta directa importando los datos de una solicitud debe modificar el parámetro correspondiente en el módulo parámetros menú procesos. Coloque S para que se imprima y N en caso contrario. El parámetro que restringe y habilita esta y otras funcionalidades de la Solicitud tiene el nombre “RESTRICCIONES A LA APERTURA DE SOLICITUD DE EVENTOS VARIOS”, sus posibles valores son: o o o

Carácter 1, Determina (S/N), si se imprime la Factura que se le genera a la agencia por la Solicitud Anticipada de Eventos Varios. Carácter 2, Obliga (S/N), a generar factura extra. Carácter 3, Obliga (S/N), ha digitar todos los códigos de barra, Sistema de Administración Hotelera

325

Zeus Recepción

o

Carácter 4, Omite (S/N), algunos mensajes !': Como los de confirmación del check-out

Crear el tamaño del papel para poder imprimir la Orden de emisión de parqueadero. Para esto se van por propiedades del servidor en la ventana de agregar impresora y se crea el FORMULARIO DE 8 x 25

3.40.3 .

IMPORTAR SOLICITUD

El sistema dará la opción de importar una solicitud previamente creada, tanto para la venta anticipada como para la venta directa. En el caso de la venta anticipada podrá consultarla e inclusive anularla proveyendo una autorización, si conoce la clave para reversiones podrá anular la solicitud


326

Zeus Recepción

2

3

1

En el caso de la venta directa podrá convertirla en un cargue a folio, una vez presione el botón Importar el sistema traerá todos los datos, el usuario podrá agregar los que necesite pero no podrá eliminar los importados, luego procederá tal como se indicó en el proceso anterior y la solicitud quedará marcada como procesada. Desde luego no podrá cargar una solicitud que ya ha sido procesada. El campo solicitud provee ayuda para localizar la solicitud a nombre de una persona o según un documento. Para importar una solicitud 1. Presione el botón Importar Solicitud. Se despliega la ventana Importar Solicitud. 2. Ingrese el código de la solicitud y presione la tecla tabulador. También puede utilizar el botón de ayuda (F4) para localizarla. El sistema muestra los cargos registrados a la solicitud. 3. Presione el botón Importar. La ventana Importar Solicitud se cierra y sus datos se cargan en la ventana de apertura de eventos.


327

Zeus Recepción

En este momento podrá continuar el proceso requerido, el cual varía de acuerdo a la opción desde donde llamó la importación: a. Si importó la solicitud desde el proceso anticipado, podrá anular la solicitud presionando el botón Anular o simplemente consultarla. b. Si importó desde el proceso directo, podrá registrar nuevos cargos si lo requiere o simplemente presionar el botón Cargar a Folio, logrando hacer efectiva la solicitud.

Luego de cargar… Luego de que se ha cargado a un folio un conjunto de servicios, todo proceso adicional que desee realizarse utiliza necesariamente las opciones del sistema, dado que es un folio común que no tiene un tratamiento diferente a cualquier folio de eventos y en consecuencia todos las funcionalidades estarán disponibles para él.

3.40.4 .

ASIGNAR MANILLAS

Si tiene activo el manejo de manillas y ha ingresado los parámetros necesarios para su utilización, el sistema solicitará los números de manilla que asociará a las personas que esté registrando. Luego de hacer el cargo al folio se desplegará una ventana solicitando las manillas que le serán asociadas. La captura de códigos de barra consiste en el registro de códigos de barra (manillas); la cual se da tanto para los pasadías (Solicitud de Apertura de Eventos Varios) como para los huéspedes (Registro); Al finalizar cualquiera de los procesos, el sistema presentará una ventana similar a la Sistema de Administración Hotelera

328

Zeus Recepción

mostrada en la siguiente figura, información de la siguiente manera

donde

registrará

la

3

1

2

Figura 108 Solicitud Directa de Apertura de Evento con la Captura del Código de Barra

1. Digitar el Código de Barra a asignar. 2. Seleccionar el tipo al cual corresponde ese código. 3. Dar clic en el botón grabar. Con ello se almacenará la información. Es decir le asignara a ese código de barra, de ese tipo, de esa estación, el folio. Quedando dicho código en estado asignado a folio. Cabe anotar que solo se puede asignar códigos que estén activos de la estación. Esta forma nos va indicando cuantas personas tiene el folio y a cuantas se le han registrado código.

3.40.5 .

CAMBIO DE PLACA DE VEHÍCULOS

Si existe una inconsistencia entre la placa que va a ingresar y el número registrado en el momento de realizar la apertura del evento, puede realizar un cambio del número de placa.


329

Zeus Recepción

Para realizar el cambio especifique el número de folio bajo el cual se registró el vehículo, indique o localice con la ayuda el número de placa actual y en el campo “Nueva placa”, ingrese el nuevo número. El sistema hará los cambios necesarios y le permitirá continuar el proceso normal con el uso de la nueva placa. 1. Los pasos para utilizar esta ventana serían: 2. Introducir el folio al cual pertenece la placa a cambiar. 3. Si no se sabe el folio se puede introducir una placa y el sistema mostrar el folio al cual pertenece esa placa. En caso de que exista un folio digitado, la ayuda solo mostrara placas de los vehículos que pertenecen a ese folio. 4. Introducir la nueva placa. 5. Dar clic en el botón guardar.

Nota: hay que tener en cuenta que si el vehículo que se le está cambiando la placa ya tiene registrado algún ingreso al parqueadero, el sistema solo lo permitirá si quien lo hace es un usuario del grupo ADMINISTRADOR. En cuyo caso emitirá una advertencia:

Ahora si el usuario es del grupo administrador y de igual manera el vehículo registra ingresos al parqueadero, el Sistema de Administración Hotelera

330

Zeus Recepción

sistema antes de hacer el cambio le informa que el cambio afecta a todos los movimientos.

El sistema guardar un log de los cambios que se hacen de placa, el cual se puede consultar por el informe de log de transacciones. Nota: desde las ventanas de solicitud de apertura de eventos y de ingreso y salida de vehículos existen un botón de acceso directo a esta opción de cambio de placa.

3.40.6 .

REIMPRIMIR TIQUETE DE PARQUEADERO

En caso de requerir una copia del tiquete de parqueadero que normalmente se genera durante la apertura del folio de evento, podrá usar esta opción para reimprimirla.

Para imprimir: 1. Introducimos el folio al cual se le va a reimprimir el tiquete de parqueadero. 2. Si no conocemos el número de folio, se puede introducir una placa y el sistema mostrar el folio al cual pertenece esa placa. 3. Hacemos clic en el botón imprimir.


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Zeus Recepción

Nota: el sistema para identificar que es una Reimpresión, le coloca la palabra “COPIA” al reporte.

3.41 . MOVIMIENTOS ESPECIALES / INGRESO Y SALIDA DE VEHÍCULOS

Esta opción está directamente relacionada con las solicitudes de apertura de eventos (ver: 3.40MOVIMIENTOS ESPECIALES / SOLICITUD DE APERTURA DE EVENTOS VARIOS). Permite llevar control de los vehículos que han pagado ingreso y parqueo. El usuario debe especificar la placa del vehículo y el sistema indicará si está registrado o no; además mostrará en la cuadrícula el detalle de las entradas y salidas registradas en la estadía actual.


332

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Figura 109 Control de Ingreso y Salida de Vehículos

Si está registrado se proveerán las opciones Registrar Entrada o Registrar Salida, según sea el caso, es decir, si el vehículo está dentro solo podrá registrar salida y viceversa. Para que un vehículo pueda registrar su entrada por primera vez debe haberse registrado desde la solicitud de apertura de eventos directa un cargo tipo vehículo con sus datos (placa, entrada y salida). Un vehículo puede pagar solo el ingreso, el parqueo, o ambos según se haya definido, en cualquier caso el sistema mostrará mediante un ícono a que tiene derecho. Cuando se paga parqueo el vehículo podrá entrar y salir todas las veces que se requiera, el sistema controlará este proceso basado en las fechas de llegada y salida registradas previamente al cargar. Si solo cancelo ingreso, tendrá derecho a una única entrada y salida. Si al salir la fecha actual es mayor a la fecha de salida programada, el sistema informará sobre esta situación especificando que hubo una “Salida Extemporánea” y Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

requerirá que sea seleccionado el botón Cargar para que se cobre el tiempo extra, el valor a cargar será calculado automáticamente por el sistema con base en los días adicionales. Para este proceso se utilizará la ventana de para solicitud de apertura de eventos antes detallada, donde aparecerá registrado el tiempo y deberá continuar con el proceso de pago y facturación del tiempo adicional:

Situaciones a tener en cuenta: Si un vehículo No tiene causado cargo de ingreso, y este se ha definido como obligatorio, el sistema lo marca en la pantalla para que el usuario lo identifique. El sistema no le permite registrar la entrada hasta que no pague dicho ingreso:


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Si un vehículo NO tiene causado cargos de parqueadero, el sistema lo marca en la pantalla para que el usuario lo identifique.

Si no tiene derecho a parqueo y no ha pagado el ingreso le muestra las dos marcas:

Puede presentarse que el sistema marque la salida pero No bloquee el ingreso, por tanto el cliente puede entrar y salir tantas veces como lo requiera durante los días que tiene pago el parqueadero, pero si el cobro de ingreso es obligatorio, el cliente debe pagarlo. En este caso el sistema informará y dará la opción de hacer el pago del ingreso:


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Zeus Recepción

Si el usuario dice que sí, el sistema le abre la ventana de solicitud directa para cobrar el ingreso, este proceso se realiza de la misma forma como se aplica el cobro de una salida extemporánea.

3.42 . MOVIMIENTOS ESPECIALES / INFORME DE AUTORRETENCIONES El sistema puede aplicar automáticamente auto-retenciones durante el proceso de facturación, estas no son visualizadas en el folio y solo pueden ser verificadas desde este informe. El primer dato que require la ventana es el rango de fechas que desea consultar, el cual corresponde a la fecha en que fue aplicada la auto-retención. Existen dos tipos de auto-retenciones que pueden ser aplicadas, ambas pueden ser emitidas desde este informe. La sección “Tipo de Cargo” le permite filtrar cuales de ellas desea ver. Si desea filtrar un folio específico podrá indicar su número en el campo Folio. Sistema de Administración Hotelera

336

Zeus Recepción

Las auto-retenciones se revierten de forma automática al revertir una factura, en este caso su estado queda como Anulada. El sistema le permite consultar tanto las aplicadas como las anuladas.

Figura 110 Informe de Autorretenciones

Para emitir el informe seleccione las opciones deseadas y haga clic en el botón Imprimir. La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe.

3.43 .

VOUCHERS

Despliega un submenú con opciones para el manejo de los vouchers (tiqueteras electrónicas) generados a los huéspedes al hacer el check in.


337


CAMBIO DE VOUCHER

Cuando se registra un huésped en un plan que genera vouchers, el sistema pide un número de voucher o lo puede generar automáticamente. Este número corresponde, en muchos casos, a tiquetes físicos numerados que se entregan al huésped, casos en los cuales no se usa una generación automática de números de vouchers si no una asignación manual. Con la opción Cambio de Voucher, es posible cambiar el número asignado al momento del check in de la habitación o de la apertura del evento vario. 4 1 2

3 Figura 111 Cambio de Número de Voucher

Para cambiar el número del voucher 1. Seleccione el tipo de voucher a cambiar 2. Indique el número de la habitación o folio de eventos. 3. Digite el nuevo número de voucher. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.


338


CARGAR VOUCHERS ADICIONALES

Genera vouchers a partir de un plan específico a una habitación o a un evento, es decir vouchers que no corresponden al plan de la habitación sino a otro plan definido por el usuario, los vouchers generados quedan disponibles para consumo (Por Consumir).

1 2

4

3

Figura 112 Cargar Vouchers Adicionales de un Plan Específico

Para cargar los vouchers 1. Seleccione el tipo de voucher a cargar 2. Indique el número de la habitación o folio de eventos. 3. Especifique el plan en el que se basará para generar los vouchers. 4. Presione el botón Generar.


339


GENERAR VOUCHERS

Al registrar un huésped en un plan que genera vouchers, ZEUS genera los vouchers correspondientes su estadía. Esta opción permite generar más vouchers de los que incluye el plan. Los vouchers generados no se cobran al huésped y quedan disponibles para su utilización. Solo es posible generar vouchers de los que incluye el plan con el que está registrado el huésped.

1 2

5 3

Lista de vouchers del Plan

4

Figura 113 Generación de Vouchers del Plan

Para generar los vouchers 1. Seleccione el tipo de voucher a generar 2. Indique el número de la habitación o del folio de eventos 3. En la lista de vouchers desplegada seleccione los tipos vouchers que se generaran, haciendo clic en la columna Gen de cada tipo a generar. Sistema de Administración Hotelera

340

Zeus Recepción

4. En la columna Cant digite la cantidad de vouchers a generar para los tipos seleccionados en el paso anterior y el valor unitario del mismo en la columna siguiente. 5. Presione el botón Generar. El sistema informará sobre los vouchers generados

Los valores calculados incluirán los impuestos que se hayan configurado al cargo, los cuales pueden ser consultados en la cuadrícula de la lista de vouchers generados.

3.43.4 .

GENERACIÓN MASIVA DE VOUCHERS

Utilice esta opción para generar vouchers a una o varias habitaciones o folios al tiempo, evitando la necesidad de generar uno a uno los mismos. Para generar los vouchers debe tener en cuenta las siguientes restricciones y características: 

Cada habitación o folio (eventos) que se vaya a agregar a la lista debe ser del mismo plan de la que se insertó por primera vez.



No puede existir registros en la lista sin número de voucher.



La observación es obligatoria. Y solo se hará de aquellos voucher que estén seleccionados en el campo “GEN” y cuya cantidad sea superior a cero.


341

Zeus Recepción



El valor que se le estipule a cada voucher a seleccionar, será modificado de acuerdo a los criterios del cargo, es decir que si el cargo esta parameterizado que el impuesto (IVA) está incluido, el valor final será menos el impuesto (IVA)que corresponda.

8 1

2

4 3

5 6

7

Figura 114 Generación Masiva de Vouchers

Para generar los vouchers 1. Indique si desea generar vouchers para habitación o para eventos varios. 2. Marcando la casilla Subir Habitaciones de Grupo, el sistema agregará automáticamente todas las habitaciones de un grupo específico 3. Indique el número de la habitación o del folio de eventos a generar. Sistema de Administración Hotelera

342

Zeus Recepción

4. Presione el botón agregar. Repita los pasos 2 y 3 por cada habitación o evento que desee agregar. 5. Indique una observación que justifique el porqué de la generación de los vouchers. 6. En la lista de vouchers desplegada seleccione los tipos vouchers que se generaran, haciendo clic en la columna Gen de cada tipo a generar. 7. En la columna Cantidad digite la cantidad de vouchers a generar para los tipos seleccionados en el paso anterior. 8. Presione el botón Guardar. El sistema informará sobre los vouchers generados



Al final del proceso si algunos de los folios tuvo algún problema el sistema sacara un mensaje reportando dichos folio y cuantos vouchers se le alcanzaron a generar del total que se debía. En caso de que no exista ninguno el mensaje será satisfactorio.



En caso de que exista un registro en la lista no deseado, se puede borrar el registro con doble clic para editarlo y dar clic sobre eliminar.



En caso de que exista un registro en la lista sin número de voucher, se puede editar el registro con doble clic para colocarle manualmente el número.



Para el caso de habitaciones, se pueden en un proceso todas las habitaciones de un grupo; inclusive es posible


343

Zeus Recepción

hacer combinaciones independientes y de grupos.

3.43.5 .

entre

habitaciones

VENTA DE VOUCHERS

Permite cargar cualquier tipo de voucher a una habitación o evento, sin importar el plan asociado y cobrando un valor por los vouchers generados los cuales son cargados a la cuenta del huésped. 5 1

2

3

4

Figura 115 Venta de Vouchers

Para realizar la venta de vouchers 1. Seleccione el tipo de venta que desea realizar, entre habitación y evento


344

Zeus Recepción

2. Indique el evento o la habitación a quien realizará la venta 3. Seleccione el tipo de voucher que desea vender 4. Indique los datos del cargo con el que va a cobrar los vouchers vendidos, como son: a. Código del cargo que se va a ver reflejado en el folio del huésped b. Si se generan o no para niños c. Si se hace el cargo de forma inmediata al huésped d. A que cuenta se debe cargar el valor e. Si los impuestos son incluidos o no f.

Qué porcentajes de impuestos se cargará

g. La cantidad de vouchers a vender h. Y el valor unitario del voucher 5. Presione el botón Grabar

La venta realizada podrá consultarla en el folio, note que como tiquete aparece la palabra VTA_VOUC, como indicador que fue una venta.


345

Zeus Recepción

Para consultar los vouchers vendidos presione el botón Vouchers Vendidos

, luego de consultar podrá regresar a la

venta presionando el botón Venta de Vouchers

3.43.6 .

VENTA MASIVA DE VOUCHERS

Al igual que la venta de voucher esta opción permite cargar cualquier tipo de voucher a una habitación o evento, sin importar el plan asociado y cobrando un valor por los vouchers generados, los cuales son cargados a la cuenta del huésped. Su principal diferencia está en la posibilidad de hacer la venta a varias habitaciones al tiempo y no una a una.


346

Zeus Recepción

8 1

2

4 3

5 6

7

Figura 116 Venta Masiva de Vouchers

Para generar los vouchers 1. Indique si desea vender vouchers para habitación o para eventos varios. 2. Marcando la casilla Subir Habitaciones de Grupo, el sistema agregará automáticamente todas las habitaciones de un grupo específico 3. Indique el número de la habitación o del folio de eventos a generar. 4. Presione el botón agregar. Repita los pasos 2 y 3 por cada habitación o evento que desee agregar. 6. Seleccione el tipo de voucher que desea vender. Sistema de Administración Hotelera

347

Zeus Recepción

7. Indique los datos del cargo con el que va a cobrar los vouchers vendidos, como son: a. Código del cargo que se va a ver reflejado en el folio del huésped b. Si se generan o no para niños c. Si se hace el cargo de forma inmediata al huésped d. A que cuenta se debe cargar el valor (Maestra o Extra) e. Si los impuestos son incluidos o no. f.

Qué porcentajes de impuestos se cargará

g. La cantidad de vouchers a vender h. Y el valor unitario del voucher. El sistema calculará y mostrará el total a cargar 8. Presione el botón Grabar



Al final del proceso si algunos de los folios tuvo algún problema el sistema sacara un mensaje reportando dichos folios, ya sea problemas al venderle o al aplicarle el cargo ó que no tengan número de voucher definido.



En caso de que exista un registro en la lista no deseado, se puede borrar el registro con doble clic para editarlo y dar clic sobre eliminar.



En caso de que exista un registro en la lista sin número de voucher, se puede editar el registro con doble clic para colocarle manualmente el número. Sistema de Administración Hotelera

348

Zeus Recepción



3.44 .

Para el caso de habitaciones, se pueden en un proceso todas las habitaciones de un grupo; inclusive es posible hacer combinaciones entre habitaciones independientes y de grupos.

ENRUTAMIENTO DE FOLIOS

Por defecto los cargos realizados a un folio son cargados según la configuración original del cargo o por la configuración definida en el plan, de acuerdo a estos datos el sistema realiza el cargo en la cuenta maestra o extra del folio. Esta opción permite cambiar esas definiciones por defecto para que de acuerdo a lo que se defina el sistema realice los cargos a las cuentas parametrizadas y no en las cuentas por defecto. A este proceso se le conoce como enrutamiento. Notará que en la ventana aparecen por defecto parametrizados varios cargos, los cuales el sistema incluye por defecto como enrutados ya que corresponden a los cargos del plan y los cargos de teléfonos que son cargos no regidos por la definición del maestro de cargos. En cualquier caso estos también pueden ser cambiados


349

Zeus Recepción

5 1

2

4

3

Figura 117 Enrutamiento de Folios

Para enrutar un cargo 1. Indique el número de la habitación 2. Si existe más de un huésped, seleccione el huésped a quien realizará el enrutamiento 3. Especifique el cargo a enrutar si este no está en la lista y presione el botón Pasar a la Lista 4. Indique la clase de cuenta y el folio hacia el cual estará enrutado 5. Presione el botón Guardar

No se puede eliminar un enrutamiento, solo podrá enrutarlo en otro sentido Todas las modificaciones realizadas en esta opción se guardan en el Log del sistema. Gracias a este registro podrá realizar auditoría respecto a los cambios realizados al enrutamiento de cargos. Sistema de Administración Hotelera

350

Zeus Recepción

El código de transacción usado para este Log es “MODRUTAFOLIO”, también podrá ubicarlo gracias a su descripción: “Cambio Ruta de Folio”. Para más detalles sobre la verificación del log de transacciones consulte el manual del módulo Auditoría.

3.45 .

CARGOS AUTOMÁTICOS FUERA DEL PLAN

Los únicos cargos que el sistema realiza de forma automática, es decir, sin ser digitados por el usuario y únicamente basado en su configuración son los cargos hechos en la auditoria nocturna. Estos cargos se configuran en su mayoría en el plan asignado a la habitación o a los eventos, esta herramienta para parametrizar cargos de este tipo, solo que a diferencia de los cargos parametrizados a los planes, aplican únicamente a la habitación indicada. Con esta configuración podrá lograr que el sistema cargue durante el proceso de aplicación de cargos, otros cargos diferentes a los del plan basado en la configuración realizada.


351

Zeus Recepción

1

2

3 6

4 5

Figura 118 Cargos Fuera del Plan

Información solicitada: CARGO: código del cargo que desea incluir por fuera del plan. D/C: naturaleza con la que será cargada: débito (aumenta la cuenta del huésped) o crédito (disminuye la cuenta del huésped). Los cargos de tipo crédito pueden ser utilizados para agregar descuentos en valor. MAESTRA / EXTRA. Indica si el cargo afectará la cuenta maestra o la extra del folio. Cuando el plan es un plan para un grupo, seleccionar la opción EXTRA, le indica al sistema que en lugar de cargar al folio Maestro del grupo, deberá cargar al folio Maestro de la Habitación. PERIODICIDAD. Indicar las veces en que debe efectuarse el cargo en caso tal este cargo se vaya a afectar por “Auditoría Nocturna”. Ejemplo: 1(Una Vez), 5(Cinco Veces), para indicar que se cargará diariamente digite 999.


352

Zeus Recepción

DESDE NOCHE. Digite desde que noche se empieza a cargar este ítem. Se cargará desde la noche indicada tantas veces como lo indique la periodicidad. Ejemplo: Desde Noche 1

Periodici dad 2

3 4

2 1

1

999

Observación Carga la primera y segunda noche Carga la tercera y cuarta noche Carga solamente la cuarta noche Carga todos los días a partir de la primera noche

MANDATORIO POR PERSONA. Si el cargo se realiza por persona, es decir, si se debe cobrar el valor del mismo tantas veces como personas se encuentren en la habitación. IMPUESTO: define si el cargo se le aplica impuesto y si este es incluido. APLICA NOCHE ADICIONAL. Active esta casilla para indicar que el cargo se aplica si el huésped va a durar más días de lo que indica el campo #NOCHES. CARGAR DESDE NOCHE ADICIONAL. Indique desde que noche adicional aplica el cargo. CARACTERÍSTICAS: en esta sección podrá asociar el cargo fuera del plan a un plan de llamadas gratis. El objetivo es poder vender planes de llamadas desde el check-in para cualquiera de las opciones de llamadas disponibles (Nacional, Internacional y Celular). Si incluye un cargo fuera del plan marcado con esta característica y asocia un código de cargo de teléfono, por ejemplo nacionales, el cliente podrá hacer todas las llamadas de este tipo sin que ello genere cargos a su Sistema de Administración Hotelera

353

Zeus Recepción

cuenta. Tenga en cuenta que esto aplica si el control de las llamadas se realiza con Zeus® Teléfonos. VALORES DEL CARGO: En esta sección debe indicar el costo del cargo fuera del plan para adultos y niños Para programar un cargo automático fuera del plan 1. Indique si desea programar a una habitación o a un evento 2. Indique el número de la habitación o del evento 3. Seleccione el folio a quien realizará la programación 4. Especifique el cargo que desea programar 5. Indique las características del cargo (para más detalles sobre estas características, consulte en el manual del módulo parámetros la forma de configurar el paquete de un plan. 6. Presione el botón Guardar

Para borrar un cargo automático fuera del plan 1. Indique si desea programar a una habitación o a un evento 2. Indique el número de la habitación o del evento 3. Seleccione el folio a quien realizará la programación 4. Presione doble clic sobre el cargo que desea borrar 5. Presione el botón Borrar Cargo


354

Zeus Recepción

3.46 .

AUTORIZACIONES

Cuando se hace un cargo a un folio, existe la posibilidad de que este pida una autorización. El sistema pide autorización cuando se hace un cargo con una naturaleza contraria o cuando se intenta borrar un cargo, en estos casos si no se hace la autorización, el procedimiento no pude ser terminado. De hecho las autorizaciones se pueden realizar desde la misma ventana de cargos, por lo que esta opción es usada más comúnmente para hacer autorizaciones remotas. El caso es que cuando un usuario del sistema intenta realizar uno de los dos procedimientos antes mencionados el sistema pedirá una autorización, la cual podrá ser dada por la persona autorizada, desde cualquier otra estación del sistema, logrando así no solo evitar trasladarse hasta la estación del usuario, sino mantener un control de este tipo de procedimientos. El número de autorización generado al hacer el cargo se puede consultar en el campo #Auto de la sección donde se autoriza.

Figura 119 Petición de Autorización en la Ventana de Cargos

Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana.


355

Zeus Recepción

1

5

2 3 4 Figura 120 Autorizaciones Remotas de Cargos

Para hacer una autorización 1. En el campo No. Autorización, digite el número de autorización que se autorizará y presione la tecla tabulador. 2. En el campo Autoriza, digite el usuario que realiza la autorización y posteriormente digite la clave. 3. En el campo Formula, digite el número de autorización de la fecha. 4. Digite las observaciones del caso y presione la tecla tabulador 5. Presione el botón Grabar Después de seguir estos pasos el sistema habrá autorizado el cargo, por lo que el usuario que lo está realizando podrá Sistema de Administración Hotelera

356

Zeus Recepción

borrarlo. Coloca su usuario y clave y sigue adelante presionando solo la tecla tabulados hasta que el sistema le solicite la confirmación del borrado.

3.47 .

ASIGNACIONES ESPECIALES

Antes de entrar en detalle respecto a las opciones de asignación especial debemos recordar generalidades sobre los folios y sus cargos. Un folio es básicamente un repositorio de todos los cargos que se realizan a un huésped por consumos realizados y servicios prestados. Finalmente el huésped tendrá que realizar un pago y recibirá una factura. En algunos casos este proceso finaliza con un pago y una factura, uno de ellos se debe a que hay servicios que se prestan internamente entre los departamentos del hotel, los cuales en algunos casos funcionan como pequeñas empresas independientes que controlan detalladamente sus gastos. Para este modelo Zeus también ofrece una funcionalidad la cual permite cambiar el pago por un cargo conocido como “Cargo de Transferencias Crédito”, el cual nos lleva el folio a cero y nos permite hacer check-out sin factura y sin acumular este cargo como “Otros Consumos”. Dentro de los procesos que se llevan a cabo en este modelo de cobro a dependencias internas se acostumbra a manejar información sobre la dependencia que hizo recibió el servicio e incluso en algunos casos a establecer cuentas contables y centros de costo que se afectaran por estos procesos. El impacto final del estos datos se verá durante el proceso de generación de movimiento contable, el cual puede variar de acuerdo a la configuración implementada.


357


Creación de Consecutivos

Los consecutivos no son más que identificadores para control de información requerida para el cruce de gastos entre dependencias. Un consecutivo permite indicar datos del área para el que fue creado y la cuenta y centro de costo que afectará dicho movimiento. El objetivo es poder asignarlo a un folio para tener relación de los cargos asociados a dicho número.

Figura 121 Creación de Consecutivos

Para crear un consecutivo debemos presionar el botón “Agregar Consecutivo” ubicado debajo de la grilla, digitar sus datos y posteriormente el botón “Pasar a la Lista”. Luego de agregar todos los consecutivos deseados podemos presionar el botón Guardar de la barra de herramientas. Para modificar un consecutivo debemos presionar el doble clic sobre el registro ubicado en la cuadrícula que deseamos cambiar, digitar sus datos y posteriormente el botón “Pasar a la Lista”. Luego de agregar todos los consecutivos deseados podemos presionar el botón Guardar de la barra de herramientas.


358


Asignar de Consecutivos

La asignación de consecutivos básicamente asocia un folio con el consecutivo previamente creado. Solo para efectos de poder encontrar con mayor facilidad un consecutivo asignado esta ventana nos provee los filtros por número de Folio y el estado del consecutivo (Utilizado – asignado a un folio-, No Utilizado). Para aplicar el filtro solo debe ingresar el folio y/o seleccionar un estado y presionar el botón Refrescar de la barra de herramientas.

Figura 122 Asignación de Consecutivos

Para asignar un consecutivo debemos presionar doble clic sobre el registro ubicado en la cuadrícula que deseamos cambiar, posteriormente ingresamos el número del folio y posteriormente el botón “Pasar a la Lista”. Luego de asignar todos los folios deseados podemos presionar el botón Guardar de la barra de herramientas.


359

Zeus Recepción

3.48 .

TARIFAS SUGERIDAS

Esta opción nos permite registrar habitaciones a partir de las sugerencias que realiza el sistema de acuerdo a la configuración de los planes que aplican Yield Management para la asignación de las tarifas. En este modelo para registro de huéspedes indicamos información básica sobre la habitación que deseamos registrar, y el sistema nos proveerá una lista con los planes y las tarifas que pueden venderse. Esta lista solo incluye planes definidos con la característica “Yield Management”, y los valores sugeridos para las tarifas son calculados según la formula Yield asociada a cada plan. Es recomendable conocer en detalle como es el proceso y la configuración del sistema para el tratamiento de Yield Mangement, por ello se recomienda consultar el manual del módulo parámetros de Zeus Hoteles, específicamente la opción “Configuración Yield Mangement” del menú Parámetros/Planes. Siguiendo con el detalle de esta opción observemos que el sistema empieza por solicitarnos información básica de la habitación que deseamos registrar:

Obligatoriamente debemos ingresar la fecha de llegada, la fecha de salida (o las noches), la cantidad de habitaciones que deseamos registrar y las personas que se hospedarán (adultos, niños y adicionales) Opcionalmente podemos ser más específicos y aplicar filtros para que el sistema nos traída un Plan, Tipo de Habitación, Acomodación, Plan de Empresa o Plan de Agencia específico. Sistema de Administración Hotelera

360

Zeus Recepción

Con esta información el sistema analizará las restricciones de los planes que manejan el esquema de Yield, descartará aquellos que no cumplan (por las restricciones) y procederá a realizar un cálculo en todas las opciones disponibles del valor de ventana. Esto lo realizará al presionar el botón Consultar de la barra de herramientas, y el resultado se mostrará en pantalla:

Figura 123 Tarifas Sugeridas

Antes de analizar en detalle el resultado debemos identificar las secciones en las que se despliega el resultado en la ventana. 1. La primera sección nos muestra cada uno de los planes que cumplen con los criterios de búsqueda especificados. Nos detalla el código del plan, su nombre y debajo de él las tarifas resultantes:


361

Zeus Recepción

Si deseamos ver las tarifas calculadas en dólares solo debemos marcar la casilla Dólares ubicada junto al nombre del plan. 2. Es posible que por la configuración del plan los valores a cobrar por cada día de la estadía de la habitación cambien, podemos conocer los valores diarios a cobrar al hacer clic sobre las columnas “Adulto Yield”, “Niño Yield” y “Adicional Yield” las cuales muestran el valor de la tarifa a cobrar que resulta de un promedio de cada uno de los días. El resultado se muestra en la cuadrícula derecha de la ventana

3. Si queremos conocer cada uno de los cargos que componen el paquete del plan, podemos hacer clic en el link de la columna “Ver Detalles”. El sistema mostrará en la parte inferior de la ventana los cargos a cobrar por cada día de alojamiento.

El proceso que debemos seguir para realizar el registro es mirar todas las opciones que nos brinda el sistema, analizando los registros desplegados en la primera cuadrícula, que nos muestra las tarifas que podemos cobrar por cada uno de los tipos de habitación y acomodaciones disponibles:


362

Zeus Recepción

Una vez establecido el registro más adecuado presionamos doble clic sobre él en las columnas de tipo o acomodación (también podemos hacer clic sobre el valor de Tarifa Yield o sobre alguno de los valores de la lista de Valores por Día) y el sistema abrirá la ventana de registro con información básica. Debemos complementar la información y realizar el proceso de check-in de la forma tradicional, ingresando primero los datos generales y luego de guardarlos continuar con el registro del titular. Podremos notar que datos como las fechas de llegada y salida el tipo y la acomodación de la habitación, y por supuesto la tarifa, son asignadas por el sistema de forma automática.


363

Zeus Recepción

De acuerdo a la disponibilidad el sistema puede mostrarnos días en los que la cantidad de habitaciones solicitada no está disponible, dichos días son mostrados en color rojo:

El sistema tendrá un comportamiento especial para estos días, dado que al hacer doble clic sobre el tipo o la acomodación de la habitación desplegará una nueva ventana con el detalle de la disponibilidad para cada día:

Una vez más los días sin disponibilidad se mostraran en rojo, mientras los otros permanecerán en color negro. Recordemos que la No disponibilidad de una habitación se puede dar porque no haya habitaciones del tipo solicitado o no haya en general habitaciones en el hotel, por ello esta ventana nos muestra los totales disponibles para cada caso. Sistema de Administración Hotelera

364

Zeus Recepción

4 . CONSULTAS E INFORMES Contiene una serie de opciones que permite realizar consultas sobre la información del sistema así como emitir informes a partir de ella.

4.1 . CONSULTA DE FOLIOS

Permite emitir el estado de cuenta del folio especificado. El folio puede corresponder a una habitación, grupo o evento vario.


365

Zeus Recepción

2 1

Figura 124 Consulta de Folios

Para emitir el estado de cuenta 1. Indique el número del folio. 2. Presione el botón Estado de Cuenta. 3. Continúe con el proceso normal para la generación de estados de cuenta, para más detalles de este, consulte la sección 3.7.1.7 ESTADO DE CUENTA

4.2 . HUÉSPEDES QUE NO SE REGISTRARON

Lista los huéspedes que, según la fecha de llegada de la reserva, se debían haber registrado en la fecha actual y no lo han hecho. Para emitir el listado solo debemos presionar el botón Imprimir de la barra de herramientas.


366

Zeus Recepción

Figura 125 Huéspedes que no se Registraron

Información mostrada por el informe RESERVA: número de la reserva que no se ha registrado LINEA: número de la línea de la reserva que contiene la(s) habitación(es) que no llegaron NOMBRE DEL HUÉSPED: nombre del cliente o grupo que hizo la reserva TIPO DE HABIT. Tipo de habitación reservada CANT. Cantidad de habitaciones reservadas UTIL. Cantidad de habitaciones utilizadas (que ya están Check-in) AD. Número de personas adultas que llegarían con esta reserva Sistema de Administración Hotelera

367

Zeus Recepción

NI. Número de niños que llegarían con esta reserva ADC. Número de personas adicionales que llegarían con esta reserva EMPRESA. Nombre de la empresa por la cual llega la(s) habitación(es) VALOR. Tarifa por noche del servicio de alojamiento para esta reserva

4.3 . HUÉSPEDES CHECK OUT Permite emitir el listado de los huéspedes que hicieron Checkout en una fecha específica.

5 1 2

3 4

Figura 126 Huéspedes Check-Out Sistema de Administración Hotelera

368

Zeus Recepción

Información Solicitada POR FECHA DE LLEGADA / POR FECHA DE SALIDA. Permite especificar si la fecha que se especifica, hace referencia a la fecha de llegada o salida del huésped. Si selecciona fecha de llegada 30 de octubre de 2010, está indicando al sistema que quiere ver todos los huéspedes que llegaron el 30 de octubre y que hicieron check-out sin importar la fecha de salida, con la segunda opción indica que quiere ver los huéspedes que salieron en la fecha indicada. FECHA. Se debe indicar en formado AAA/MM/DD la fecha que se desea evaluar RANGO DE HORAS. Filtro adicional que permite filtrar solos los huéspedes que hicieron check-out en el rango de horas especificado. Este rango de horas se coloca en los campos INICIO y FINAL, en formato 24 horas. CLASE DE HUÉSPED. Permite filtrar una clase de huésped específico, para no aplicar el filtro seleccione el campo TODAS LAS CLASES COMPLEJO. Permite filtrar complejo específico, para no aplicar el filtro seleccione el campo TODOS LOS COMPLEJOS INFROME RESUMIDO. Activa la emisión de un formato con menos información que el formato estándar, lo miraremos en detalle más adelante. MOSTRAR DATOS ADICIONALES. Indica si el informe debe o no incluir los datos adicionales del cliente. La información adicional que se puede mostrar se debe indicar, para ello se debe utilizar el botón Seleccionar Campos, el cual observaremos más adelante Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

FILTRAR POR. Permite aplicar filtros adicionales. Para aplicar el filtro, seleccione de la lista que tipo de filtro desea aplicar y posteriormente en el campo código ingrese el código que desea filtrar. Entre otras opciones esta lista nos provee filtros por Empresa, Agencia, Plan y Usuario (que hizo el check-out). CODIGO. En este campo debe digitarse el código correspondiente al filtro que se desea aplicar, de tal forma que el reporte solo mostrará los registros que coincidan con este. FORMATO EN COLUMNAS. Cambia la presentación del informe para mostrar una versión resumida de los datos de huéspedes check-out e incluir un cuadro estadístico al final SOLO SALIDAS INESPERADAS. Aplica un filtro para que el informe solo incluya aquellas habitaciones que hicieron check-out antes de la fecha que se registró como fecha de salida al momento del check-in. En el informe podrá observar los días de anticipación en la columna R.N. Menos. SOLO SI QUEDA HABITACIÓN DESOCUPADA. Indica si solo se muestran salidas cuando la habitación desocupada. Si no se marca esta casilla, entonces se muestran salidas donde puede solo salir el acompañante sin salir el titular, o donde hubo un cambio de titular. EXCLUIR CHECK OUT’s GENERADOS POR EL PORCESO DE CORTE DE CUENTA. Establece si los huéspedes que salieron a raíz del proceso automático de check-out + Check-in del corte de cuenta, deben mostrarse o no en el informe. Para detalles sobre el proceso de corte de cuenta consulte 7.12FACTURACIÓN POR CORTE DE CUENTA Sistema de Administración Hotelera

370

Zeus Recepción

Para emitir el informe 1. Seleccione el tipo de fechas que desea usar 2. especifique la fecha y si lo requiere las horas que desea mostrar 3. Indique las características especiales del reporte 4. Si aplica, seleccione el filtro que quiere aplicar 5. Presione el botón Imprimir

Este informe muestra para cada registro información en dos sentidos diferentes en el mismo reporte; en columnas y en filas. La información mostrada en filas la notará resaltada y con su título a la izquierda, como son los casos de Adultos, niños, empresa y reserva.

En la figura puede notar que el sistema está indicando que en la habitación 203 se hospedaron 2 niños en el folio 003875. Siendo datos de una fila y una columna del mismo registro

Información mostrada por el informe detallado


371

Zeus Recepción

Figura 127 Huéspedes Check Out - Formato Detallado

REGISTRO. Número de registro con el que estaba hospedado el huésped HABITACIÓN. Número hospedado el huésped

de

la

habitación

donde

estaba

F. CHECKOUT. Fecha de check-out del huésped. USUARIO. Código del usuario que realizó el check-out FOLIO. Número de folio abierto al huésped HUÉSPED. Nombre del cliente CLASE HUESP. Descripción de la clase en la que está registrado el huésped TIPO. Rol del huésped (titular, subtitular, acompañante, adicional) PLAN. Código del plan del registro FACTURA. Números de las facturas maestra (M) y extra (E) generadas ADULTOS. Número de personas adultas registradas NIÑOS. Número de personas menores registradas Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

EMPRESA. Nombre de la empresa asociada al huésped RESERVA. Número de la reserva con que llego el cliente

Información mostrada por el informe resumido

Figura 128 Huéspedes Check Out - Formato Resumido

REGISTRO. Número de registro con el que estaba hospedado el huésped FOLIO. Número de folio abierto al huésped HAB. Número de la habitación donde estaba hospedado el huésped TIPO. Código del tipo de habitación registrada CLASE. Código de la clase de habitación registrada A. número de adultos N. Número de niños NOMBRE. Nombre del huésped CLASE HUESP. Descripción de la clase en la que esta registrado el huésped NACIÓN. Nacionalidad del huésped LLEGADA. Fecha de llegada del huésped, según fecha de Zeus Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

SALIDA. Fecha de salida del huésped, según fecha de Zeus CHECKOUT. Fecha y hora de salida según fecha real FECHA CHECKIN. Fecha y hora del registro según fecha real TARIFA. Valor de la noche de habitación a cobrar. PLAN. Código del plan del registro EMPRESA. Nombre de la empresa asociada al huésped

Informe en columnas

Como seleccionar Campos Adicionales


374

Zeus Recepción

3 2

1

Figura 129 Selección de información adicional

Tiene la opción de mostrar datos adicionales en el informe detallado, para seleccionar cuales desea ver, presione el botón Seleccionar Campos, para seleccionar los campos: 1. Active la casilla de los campos que desea agregar 2. Presione el botón Grabar 3. Presione el botón Salir Los campos que hayan sido seleccionados se mostraran en otra fila del reporte detallado.

Para emitir el listado seleccione las opciones y presione el botón Imprimir.


375

Zeus Recepción

4.4 . HUÉSPEDES QUE NO SALIERON

Muestra un informe con aquellos huéspedes que tienen definida como fecha de salida la fecha actual y aun no se han registrado.

Figura 130 Huéspedes que No Salieron

En este informe no debe seleccionarse ningún dato adicional, solo presionar el botón Imprimir.

Figura 131 Huéspedes que no Salieron

Información mostrada por el informe NR. Consecutivo que enumera cada línea del informe # HABIT. Número de habitación del huésped FOLIO. Número de folio del huésped IDENTIFICACIÓN. Código del tipo de documento y número de documento de identificación del huésped EMPRESA. Nombre de la empresa con la que fue registrado F/LLEGADA. Fecha de llegada del huésped


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Zeus Recepción

4.5 . HUÉSPEDES A SALIR SEGÚN FECHA

Muestra un informe con los huéspedes registrados que salen en una fecha indicada. Esta fecha se evalúa con base en la fecha de salida indicada al realizar el registro

Figura 132 Huéspedes a Salir Según Fecha

Información Solicitada FECHA. Indique en este campo la fecha de salida que quiere evaluar. El sistema mostrará los huéspedes que salgan en esta fecha SOLO SI QUEDA HABITACION DESOCUPADA. Permite decidir si se quieren mostrar todo los huéspedes que salen en la fecha indicada o solo aquellos que dejan la habitación desocupada. Para mayor claridad tenga en cuenta que un acompañante de una habitación puede salir antes que el titular. COMPELO. Permite filtrar un complejo específico, si quiere que se muestren todos, marque la casilla TODOS LOS COMPLEJOS. Este informe muestra para cada registro información en dos sentidos diferentes en el mismo reporte; en columnas y en filas. En la figura puede notar que el sistema está indicando que en el registro 0002478 se hospeda con el folio 003916 el señor Velásquez en la habitación 208. Siendo datos de una fila y una columna del mismo registro Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

Para emitir el listado seleccione las opciones y presione el botón Imprimir.

Información mostrada por el informe FOLIO. Número de folio del huésped NOMBRE. Apellidos y nombres del huésped TIPO. Indica si es adulto (A) o niño (N) IDENTIFICACIÓN. Código del tipo de documento y número de documento de identificación del huésped F.LLEGADA. Fecha y hora real de llegada del huésped PLAN. Código del plan en el que se registró la habitación EMPRESA. Nombre de la empresa con la que fue registrado REGISTRO. Número de registro con el que se registro HABITACIÓN. Número de la habitación donde está registrado NOCHES. Número de noches según la fecha de llegada y salida ADULTOS. Número de personas adultas registradas Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

NIÑOS. Número de menores registrados LLEGADA. Fecha de llegada del huésped SALIDA. Fecha de salida registrada al huésped HOR. CHECKOUT. Muestra la hora estimada de check-out ingresada al registrar la habitación. Si tiene la marca (&) indica que se está mostrando la hora de salida por defecto.

4.6 . HUÉSPEDES Y SUS ACOMPAÑANTES Muestra un informe con la lista de las personas que se encuentran hospedadas en el hotel. El listado puede ser emitido bajo diferentes parámetros e incluso mostrar quienes estuvieron registrados días atrás.

Figura 133 Huéspedes y sus Acompañantes

Parámetro Todos Huéspedes

Un Huésped

Característica los Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel. En este caso puede decidir cambiar el orden en el que se mostrarán los datos. Lista el huésped indicado en el


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Zeus Recepción

Alfabético

Tipo + Salida

Check - Ins Hoy

Histórico Huéspedes

de

campo Nombre. Puede utilizar el carácter % para buscar. Por ejemplo si en el campo Nombre digita %Maria el listado mostrará todos los huéspedes llamados Maria que estén en el hotel. Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel ordenadas alfabéticamente. Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel y que salen en la fecha indicada en el campo “Fecha Salida”, agrupados por tipo de habitación. Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel y que se registraron en la fecha actual. Permite consultar la lista de las personas que durmieron en el hotel en una fecha específica. Para ello debe indicarse la fecha que se quiere consultar en el campo Fecha

Sección “Imprimir”: Brinda básicamente 2 opciones que definen la presentación del informe. Aplica solo si ha seleccionado Todos los Huéspedes o Check-Ins Hoy Sección “Ordenado”: Define como será ordenado el informe. Aplica si selecciona las opciones: “Todos los Huéspedes”, “Check-Ins Hoy” o “Histórico de Huéspedes”. Sección “Clase De Huésped”: Permite filtrar una clase e huésped específico. Por defecto no se filtra ninguna clase, Sistema de Administración Hotelera

380

Zeus Recepción

dado que se encuentra seleccionada la opción Todas las Clases. Para aplicar el filtro quite la marca a esta casilla. Sección “Complejo”: Permite filtrar un complejo específico. Por defecto no se filtra ningún complejo, dado que se encuentra seleccionada la opción Todas los Complejos. Para aplicar el filtro quite la marca a esta casilla. Complejo De La Habitación. Indica si el sistema de tomar como complejo el que está asignado al número de la habitación registrada en lugar del complejo asociado al tipo de habitación especificado en el registro. Sección “Agrupar por”: provee una lista con las opciones de agrupamiento para los informes emitidos por esta ventana. Cuando se agrupa la información, los informes cambian para agregar secciones por cada grupo. Por ejemplo al agrupar por categoría de huésped, el sistema muestra para cada Categoría los huéspedes que se hayan registrado, en secciones separadas organizadas alfabéticamente por el código de la categoría.

Otras opciones de la ventana: EMPRESA. Permite filtrar un código de empresa específico. Se debe indicar el código de la empresa a filtrar FORMATO EN COLUMNAS. Corresponde a una presentación resumida del informe que es estrictamente en columna. INCLUIR EVENTOS: Muestra, además de los huéspedes registrados en habitaciones, los folios de eventos varios que se encuentran check-in.


381

Zeus Recepción

SOLO COMPLY Y HU: Filtra el informe para que solo sean mostrados los huéspedes registrados en planes tipo cortesía (Complimentary y House Use)

Para emitir el informe Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir y seleccione la forma de salida. La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe en formato detallado:

Figura 134 Ejemplo del Informe Detallado

El siguiente ejemplo muestra el informe en columnas detallado, en este informe encontrará la particularidad de la columna “MT”, la cual muestra la letra “S” para indicar que la habitación tiene multi-tarifa en cuyo caso el valor mostrado en la columna “Tarifa” corresponde al valor liquidado para la fecha actual.


382

Zeus Recepción

La columna “Fecha Lleg” del informe muestra la fecha de llegada basada en la fecha de Zeus.

Ejemplo de un informe agrupado por categoría de huésped:


383

Zeus Recepción

4.7 . HUÉSPEDES EXPRESS CHECK OUT

Un huésped Express Check-out se le considera aquel que pago su estadía la última noche antes de salir del hotel, dejo se factura lista y durmió para salir el día siguiente. Esta opción muestra un informe con las habitaciones que se encuentran marcadas con la opción “Check-out rápido” en el registro que es la que define que hay un express Check-out.

Figura 135 Habitaciones Check out Rápido

Para emitir el informe solo se debe presionar el botón Imprimir y seleccionar la forma de salida, la siguiente es una imagen de reporte por pantalla.

4.8 . HUÉSPEDES SIN RESERVA

Emite un informe con las personas que se registraron sin reserva (huéspedes Walk in.). Permite seleccionar entre dos posibles opciones: QUE ESTAN CHECK IN EN ESTE MOMENTO. Solo muestra los huéspedes que se encuentran en casa, sin importar su fecha de llegada. Sistema de Administración Hotelera

384

Zeus Recepción

QUE HICIERON CJECK IN EN ESTA FECHA. Muestra todos los huéspedes que llegaron sin reserva en la fecha indicada, sin importar si aún está en casa.

Figura 136 Huéspedes sin reserva o Walk In

Para emitir el listado 1. Seleccione la opción deseada (recuerde indicar la fecha si selecciono la segunda opción) 2. Presione el botón Imprimir Presentación del Informe por pantalla:

Información mostrada por el informe FOLIO. Número de folio del huésped NOMBRE. Apellidos y nombres del huésped EMPRESA. Nombre de la empresa con la que fue registrado HABITACIÓN. Número de la habitación donde está registrado Sistema de Administración Hotelera

385

Zeus Recepción

IDN. Indica si es titular (T), acompañante (A), subtitular (S) o adicional (A) CLASE. Indica si es adulto (A) o niño (N) IDENTIFICACIÓN. Código del tipo de documento y número de documento de identificación del huésped F.LLEGADA. Fecha y hora real de llegada del huésped ESTADO. Indica si el huésped está Check-in (31) o Check-out (32)

Al final el sistema muestra los totales de habitaciones, adultos y niños registrados.

4.9 . CHECK INS EN UN RANGO DE FECHA Emite un informe con los datos de los registros de huéspedes realizados en un rango de fecha especificado.


386

Zeus Recepción

Figura 137 Check-in’s en un Rango de Fechas

Información Solicitada FECHA INICIAL. Indique en este campo la fecha desde la cual se considerará la información a seleccionar FECHA FINAL. Indique hasta que fecha se buscará los Check-ins realizados RANGO DE HORAS. Marque esta opción si desea conocer que huéspedes se registraron durante un rango de horas específicos del día. Luego de marcar debe indicar la información de las horas de INICIO y hora FINAL que desea evaluar, utilizando el formato 24 horas (por ejemplo para 1 de la tarde utiliza 13). AGRUPACION. Permite definir de qué forma aparecerá agrupada la información en el reporte, además activa la Sistema de Administración Hotelera

387

Zeus Recepción

opción de hacer filtros, dado que al seleccionar una opción el sistema colocará en la sección FILTRAR, la descripción del filtro que puede aplicar, en lugar del texto Sin Filtro. CLASE HUESPED. Muestra la lista de las clases de huéspedes disponibles, de la cual puede seleccionar una clase para que sea filtrada en el reporte. Si no quiere filtrar, seleccione la opción TODAS LAS CLASES. DATOS DEL REGISTRO. Seleccione esta opción para que el sistema muestre los datos del registro general en lugar de los datos del titular. Si desea que el reporte despliegue los datos del titular, seleccione la opción DATOS DEL HUÉSPED COMISION. Se activa solo cuando selecciona la agrupación por Agencia y muestra las comisiones que estas generaron por cada registro definido como comisionable. PREFERENCIAS. Incluye para cada cliente líneas con la preferencia general ingresada al realizar el registro, así como un total de los huéspedes con preferencia registrada. Recordemos que la preferencia general es un texto libre que puede ser colocado a manera de observación en la reserva o el registro. SOLO HABITACIONES CHECK-IN. Al seleccionar esta opción se incluyen check-in de solo titulares. Si no se marca esta opción, se incluyen aquellas llegadas en donde el acompañante llega un día diferente al titular.

MOSTRAR SI ESTA CHECK IN. Muestra solo aquellas habitaciones que aún se encuentran en casa. LLEGADAS CON RESERVA. No muestra en el informe los huéspedes que llegaron sin reserva o Walk in Sistema de Administración Hotelera

388

Zeus Recepción

LISTADO RESUMIDO. Muestra un informe con menos datos que el informe estándar. LLEGADAS SIN RESERVAS. Filtra el informe para que solo sean incluidos aquellas habitaciones registradas son reserva (Walk-In). Al activar esta casilla de deshabilita la opción “Llegadas con Reserva”

COMPLEJO. Muestra la lista de los complejos disponibles, de la cual puede seleccionar uno para que sea filtrado en el reporte. Si no quiere filtrar, seleccione la opción TODOS LOS COMPLEJOS. FORMATO CON ESTADÍSTICA. Muestra al final del informe un resumen estadístico de los registros realizados. DETALLAR EMPRESA, AGENCIA Y TARIFA. Genera un formato diferente del informe. Este formato detalla los datos generales del titular de la habitación y en particular la empresa, agencia y tarifa con la que se registró la habitación. Cabe anotar que esta opción solo puede ser para mostrar datos del registro, lo que implica que muestra los del titular de la habitación sin sus acompañantes: además no permite combinar con las opciones listado resumido ni formato con estadística. EXCLUIR CHECK IN’s GENERADOS POR EL PORCESO DE CORTE DE CUENTA. Establece si los huéspedes que se registraron a raíz del proceso automático de check-out + check-in del corte de cuenta, deben mostrarse o no en el informe. Para detalles sobre el proceso de corte de cuenta consulte 7.12FACTURACIÓN POR CORTE DE CUENTA


389

Zeus Recepción

Figura 138 Check In en rango de fecha / Datos del registro

#HAB. Número de la habitación TIPH. Código del tipo de habitación CLAH. Código de la clase de habitación FLLEGADA. Fecha de llegada FSALIDA. Fecha de salida FCHECKOUT. Fecha real de check-out ESTADO. Indica si el huésped está en casa (31) y ya hizo check-out (32) USUARIO. Código del usuario que hizo el Check-in Para emitir el listado seleccione las opciones y presione el botón Imprimir.

Resumen estadístico:


390

Zeus Recepción

4.10 .

INFORME PARA SEGURIDAD

Proporciona diferentes opciones para mostrar los movimientos de llegadas y salidas de los huéspedes del hotel. Las presentaciones en Excel y texto que provee la ventana está especialmente orientado a el informe para la entidad de seguridad de Colombia (DAS)

Figura 139 Relación de Entradas y Salidas

Información Solicitada FECHA INICIAL. información

Fecha

desde

la

que

se

buscará

FECHA FINAL. Fecha hasta la que se buscará la información Sistema de Administración Hotelera

391

la

Zeus Recepción

SALIDA. Seleccione para indicar que desea incluir los huéspedes que salieron durante el rango de fechas indicado ENTRADA. Seleccione para indicar que desea incluir los huéspedes que se registraron durante el rango de fechas indicado EN CASA. Seleccione para indicar que desea incluir los huéspedes que están actualmente registrados NACIONALES. Seleccione para indicar que se incluirán las personas del país local en el informe EXTRANJEROS. Seleccione para indicar que se incluirán las personas de otros países en el informe GENERAR ARCHIVO EXCEL. Genera un archivo de Excel en el directorio especificado según los requerimientos de ley del DAS (Colombia) GENERAR ARCHIVO TEXTO. Genera un archivo de texto en el directorio especificado según los requerimientos de ley del DAS (Colombia) Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir. La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe:


392

Zeus Recepción

Figura 140 Llegadas y Salidas de Nacionales y Extranjeros Aclaraciones de campos del informe: *PROC. Código de la ciudad y país de procedencia *DEST. Código de la ciudad y país de destino *EXPEDIDA. Lugar de expedición del documento

Si hemos ingresado datos adicionales al huésped, el sistema los incluirá en el informe, datos como Tipo de Visa. Estado Civil. Otra información generada por el sistema como la hora de llegada y la de salida (si está check-out el huésped) también es incluida en este detalle:

4.11 .

COMISIONES DE AGENCIAS

Genera un informe con las comisiones de las Agencias de Viaje a las cuales se les indico un porcentaje de comisión en la reserva. Para emitir el informe debe seleccionar una serie de opciones que veremos a continuación.


393

Zeus Recepción

Figura 141 Comisiones de Agencias de Viajes


Fecha

desde

la

que

se

buscará

la

FECHA FINAL. Fecha hasta la que se buscará la información AGENCIAS. Puede filtrar una agencia específica seleccionándola en la lista y quitando la marca de la casilla TODAS LAS AGENCIAS. AGENCIAS DE OFICINAS. Muestra en el informe solo las agencias que están definidas en el maestro de agencias como tipo Agencia Oficina AGENCIAS NORMALES. Muestra en el informe solo las agencias que no están definidas en el maestro de agencias como tipo Agencia Oficina


394

Zeus Recepción

ORDENADO. Proporciona las opciones disponibles para definir el orden que tendrá la información mostrada en el reporte COMPLEJO. Puede filtrar un complejo específico seleccionándolo en la lista y quitando la marca de la casilla TODOS LOS COMPLEJOS TODOS LOS EJECUTIVOS DE VENTAS. Puede seleccionar esta casilla para indicar que se mostrarán todas las reservas sin importar el contacto externo que la haya generado. Si quita la marca, deberá seleccionar de la cuadrícula, cuál de los contactos quiere incluir en el reporte GENERAR ARCHIVO TEXTO. Genera un formato especial de las comisiones generadas para la STARWOOD FOLIOS CON MOVIMIENTOS. Muestra solo aquellos folios que presentan movimientos en el rango de fechas indicado

Figura 142 Ejemplo de Informe de Comisiones

Para emitir el listado seleccione el rango de fechas deseado y presione el botón Imprimir.

4.12 .

ESTADÍSTICAS DE HUÉSPEDES/AGENCIAS

Muestra información estadísticas en forma de consulta o a de informe. Esta información corresponde a los datos de los huéspedes registrados por las diferentes agencias especificadas al hacer las reservas. Sistema de Administración Hotelera

395

Zeus Recepción

Figura 143 Estadísticas de Huéspedes por Agencia


Fecha

desde

la

que

se

buscará

la

FECHA FINAL. Fecha hasta la que se buscará la información Las fechas hacen referencia a los días en los cuales estuvo registrado el huésped. AGENCIAS/OFICIANAS/AMBAS. Dado que en el sistema se definen agencias especiales llamadas Agencias Oficinas, con estas opciones puede decidir si solo quiere consultar las agencias tipo agencia oficina (OFICINAS), las que no son de ese tipo (AGENCIAS) o todas las sin importar el tipo (AMBAS) EXCLUYENDO PLANES. Marcando las opciones de esta sección puede definir si excluye los planes tipo HOUSE USE y los tipos COMPLIMETARY, de la información a mostrar. Esta es la información básica que solicita la ventana para desplegar la información, sin embargo existe un botón que puede igualmente hacer que los datos mostrador cambien. Sistema de Administración Hotelera

396

Zeus Recepción

El botón de selección de empresas permite definir cuales empresas serán excluidas del cálculo que genera esta opción. Cuando el sistema hace las operaciones para mostrar la información acumulada de las estadísticas, solo incluirá las empresas que estén seleccionadas en esta opción, por tanto aquellos huéspedes que llegaron en agencias asociadas con empresas no seleccionadas, no se mostrarán en el informe. 1 3 IMPORTANT E: Las nuevas empresas no son incluidas de forma automática, deben ser seleccionada s al emitir el informe

2

Para seleccionar las empresas, 1. Seleccione el botón Seleccionar estadísticas de agencias

de la ventana de

2. Utilice la columna SEL de la cuadrícula para seleccionar las empresas que incluirá en el informe 3. Presione el botón Grabar 4. Presione el botón Salir Las empresas quedaran seleccionadas hasta que cambie la configuración. Sistema de Administración Hotelera

397

Zeus Recepción

Luego seleccione en la ventana de estadísticas las opciones deseadas y presione el botón “Listar Datos”, en ese momento el sistema mostrará la información de la cuadrícula de la ventana, con los siguientes datos: Código de la Agencia, Descripción o nombre de la agencia, número de noches, Valor total de habitaciones y de consumos acumuladas en el rango de fechas indicado por cada agencia, número total de huéspedes y los subtotales por adultos y niños, así como el número de estadías o check-in’s que se presentaron. Al imprimir el informe los datos mostrados son muy similares, mostrará separados los valores correspondientes a agencias tipo oficina de las restantes, generando un cambio de página automático.

El informe despliega por cada agencia 2 bloques principales de información. Por un lado lo que corresponde al número de noches generadas, la detallará mediante las columnas: HABS. Número de noches de habitaciones, es decir, cuantas habitaciones durmieron. %. Porcentaje en relación al total de noches de habitación HUÉSPED. Número de noches de huéspedes, es decir, cuantas personas durmieron.


398

Zeus Recepción

ADULTOS. Número de noches de adultos, es decir, cuantas personas adultas durmieron. NIÑOS. Número de noches de niños, es decir, cuantas personas menores durmieron. Las estadías también son agrupadas y muestran el número de check-in’s presentados TOTAL. Número de check-in’s de habitaciones, es decir, cuantas habitaciones hicieron Check-in en el rango de fechas. %. Porcentaje en relación al total de check-in’s de habitación ADULTOS. Número de check-in’s de adultos, es decir, cuantas personas adultas hicieron check-in. NIÑOS. Número de check-in’s de niños, es decir, cuantas personas menores hicieron check in. VLR HABITACION. Total cobrado por alojamiento en el rango de fechas indicado

4.13 .

el

servicio

de

ESTADÍSTICAS DE HUÉSPEDES/EMPRESAS

Muestra un informe con los datos estadísticos correspondientes a la producción de cada una de las empresas por las que se registran los huéspedes. Este informe detalla la cantidad de personas, noches y valores de ventas generados en el rango de fecha especificado.


399

Zeus Recepción

Figura 144 Estadísticas de Huéspedes por Empresas


Fecha

desde

la

que

se

buscará

la

FECHA FINAL. Fecha hasta la que se buscará la información Para imprimir, indique el rango de fechas y presione el botón Imprimir

Los totales mostrados para # de noches, # de personas, consumos y valor habitación, corresponde al acumulado del rango de fechas indicado. El informe mostrará acumulados por cada segmento de mercado y un subtotal para cada empresa.


400

Zeus Recepción

4.14 . ESTADÍSTICAS DE HUÉSPEDES/HUÉSPEDES POR RANGO DE FECHA Detalla los huéspedes registrados en el rango de fechas. En el informe se muestra para cada uno de los días los huéspedes que estuvieron en el hotel, de tal forma que si una persona estuvo durante 3 días en el hotel, se mostrará esta persona repetida durante los 3 días correspondientes.

Figura 145 Huéspedes por Rango de Fechas


Fecha

desde

la

que

se

buscará

la

FECHA FINAL. Fecha hasta la que se buscará la información Para imprimir, indique el rango de fechas y presione el botón Imprimir

El campo F. LLEGADA corresponde a la fecha real de check in según la hora y fecha del servidor El campo F. SALIDA solo se muestra cuando el huésped ya ha realizado el check out Sistema de Administración Hotelera

401

Zeus Recepción

El campo HABIT. Muestra el número de la habitación en la que estaba registrado el huésped El campo TIPO define si es titular (T), acompañante (A), subtitular (S) o adicional (D)

4.15 . ESTADÍSTICAS DE HUÉSPEDES/ HUÉSPEDES O CLIENTES POR PREFERENCIA Emite un informe que detalla los huéspedes o los clientes de acuerdo a las preferencias que tiene asociada, con la posibilidad de aplicar filtros adicionales por tipo de huésped y por tipo de cliente.

Figura 146 Huéspedes o Clientes por Preferencias

El informe se podrá sacar para huéspedes o para clientes Si se saca para huéspedes se podrá filtrar por: 1. Mostrar todos los huéspedes alojados en un rango de fechas


402

Zeus Recepción

2. Mostrar solo los huéspedes en casa (No tiene en cuenta el rango de fecha) 3. Filtrar una o varias preferencias 4. Filtrar un tipo de Huésped 5. Filtrar una Clase de Huésped 6. Indicar si se quiere mostrar titulares y/o subtitulares y/o acompañantes y/o adicionales 7. Indicar si quiere mostrar adultos y/o niños

Cabe anotar que si solo se quiere ver huéspedes en casa, no aplicara el rango de fecha.

Si se saca para Clientes se podrá filtrar por: 1. Filtrar una o varias preferencias 2. Filtrar un tipo de Cliente 3. Filtrar una Clase de Huésped

La siguiente imagen muestra un ejemplo de la presentación del informe:


403

Zeus Recepción

4.16 . ESTADÍSTICAS DE HUÉSPEDES/ SALIDAS ANTICIPADAS

Permite generar un informe con el detalle de los huéspedes que hicieron check-out y fueron registrados como salida anticipada. Las salidas anticipadas hacen referencia a todos aquellos huéspedes que sale antes de la fecha registrada como fecha de salida.


404

Zeus Recepción

Figura 147 Informe de Salidas Anticipadas

El informe requiere de un rango de fecha que debe evaluar. Este rango evalúa la fecha de salida del huésped. Es decir se mostraran todos los huéspedes que hayan hecho check-out anticipado en el rango suministrado. Dato que el registro de salida anticipada se registra por cliente, el sistema brinda la opción de especifica que tipo desea incluir en el informe, por defecto se marcan todos. Finalmente hay una gama de filtros para aplicar al informe. Seleccione de la lista el filtro que desea aplicar y posteriormente ingrese el código correspondiente. Los filtros disponibles son: 

Habitación



Tipo de habitación



Complejo



Cliente



Usuario que hizo check-out



Ciudad de Origen



Clase de Huésped



Motivo



Nacionalidad



Oficio Sistema de Administración Hotelera

405

Zeus Recepción

Luego de definir esta información, debe presionar el botón Imprimir de la barra de herramientas. La siguiente es una imagen ejemplo del informe generado por pantalla.

4.17 .

CAMBIOS DE HABITACIÓN

Emite un informe con los cambios de habitación realizados en un rango de fechas.

Figura 148 Cambios de Habitación


Fecha

desde

la

que

se

buscará

la

FECHA FINAL. Fecha hasta la que se buscará la información Para emitir el listado seleccione el rango de fechas y presione el botón Imprimir.


406

Zeus Recepción

El sistema muestra los datos de la fecha, la habitación en la que estaba registrado el huésped, el usuario que hizo el cambio y una observación que indica el cambio realizado Para este ejemplo indica que el 4 de julio se cambió desde la habitación 307 hacia la habitación 803, el motivo que se registró para el cambio fue “Solicitado por el Huésped”

4.18 .

HABITACIONES SEGÚN ESTADO

Muestra un informe con las habitaciones que cumplan las características seleccionadas, estas son una combinación entre los estados de ama de llaves y recepción. Para más detalles sobre las características consulte el manual del Módulo Ama de Llaves.

4.19 . DISCREPANCIAS RECEPCIÓN VS AMA DE LLAVES

Para más detalles sobre las características de esta opción consulte el manual del Módulo Ama de Llaves.


407

Zeus Recepción

4.20 .

VEHÍCULOS EN EL HOTEL

Despliega un informe con los vehículos que se encuentran registrados en el hotel. La información del vehículo se indica en el momento del registro, especificando el número de la placa.

Figura 149 Vehículos en el Hotel

Información Solicitada ORDENADO POR. Permite seleccionar la forma como estará ordenada la información desplegada, entre las opciones están: habitación, placa, nombre y fecha de salida SOLO ENTRADA HOY. Indica si solo se mostrarán los datos de aquellos huéspedes que tiene fecha de salida hoy. SOLO CHECK-IN. Muestra los vehículos registrados por huéspedes que aún no han hecho check-out. FECHA DE LLEGADA. Al marcar esta casilla deberá indicar en el campo contiguo la fecha requerida. El sistema mostrará los vehículos de los huéspedes registrados en la fecha indicada.


408

Zeus Recepción

Para emitir el informe, seleccione las opciones deseadas, presione la tecla Imprimir y seleccione la forma de salida

4.21 .

HUÉSPEDES GENÉRICOS

En muchas de las opciones de registro de huéspedes, ZEUS brinda la posibilidad de generar cedulas genéricas, con el fin de poder registrar los datos del huésped aunque no se conozca su número de identificación. Como ejemplos de estas opciones están: los acompañantes de reservas y las personas de los grupos. Esta opción del menú Informes permite consultar los huéspedes que permanecen con cédulas genéricas ya sea que estén check in o no.

Figura 150 Consulta de huéspedes genéricos

Información Solicitada TODOS LOS REGISTROS. Muestra todos los huéspedes que se han registrado con cédula genérica estén o no check in. SOLO CHECK IN. Muestra los huéspedes que se encuentran en el hotel registrados con cédula genérica Sistema de Administración Hotelera

409

Zeus Recepción

Para emitir el informe, elija la opción deseada y presione el botón Imprimir.

TD. Muestra el código del tipo de documento TIPO. Código de tipo de cliente VISITAS. Número de veces que ha estado en el hotel CREDITO. Indica si el huésped tiene crédito o no, para ello muestra las letras S o N respectivamente

4.22 .

RACK GRÁFICO

Permite realizar una consulta de las habitaciones, para conocer su estado en un rango de fechas. Para más detalles sobre esta opción consulte el manual del módulo Reservas.

4.23 .

CONSULTA DE HABITACIONES CHECKOUT

Permite consultar la información de los huéspedes check-out registrados en un momento específico, ubicándolos según su número de habitación o folio.


410

Zeus Recepción

1

2

Figura 151 Consulta de Habitaciones Check out

Para realizar la consulta 1. Ingrese el número de la habitación 2. Seleccione de la lista desplegable el huésped Podrá ingresar directamente el folio en el campo Folio en cuyo caso el sistema colocará la habitación correspondiente y mostrará los datos, también puede buscar el huésped por su nombre, para ello estando ubicado en el campo Folio utilice el botón ayuda (F4) y utilice la búsqueda por nombre. Esta ventana permite mediante su barra de herramientas imprimir la información de cada pestaña, utilizando el botón Imprimir, así como emitir los informes e estado de cuenta y factura del folio seleccionado. La información se clasifica en un área general y varias pestañas que detallan la información de la siguiente forma: Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

DATOS GENERALES FACTURA. Presione este botón para conocer las facturas generadas al folio seleccionado CHECKIN. Fecha y hora real en que se registró la habitación CHECKOUT. Fecha y hora real en que salió la habitación, frente a este campo se muestra el usuario que hizo el check out PLAN. Código del plan en el que se registró la habitación F/LLEGADA. Fecha de llegada según la fecha de Zeus TARIFA. Tarifa en moneda local TIPO. Nombre del tipo de habitación registrado RESERVA. Número de la reserva en la que se registró F/SALIDA. Fecha de salida según la fecha de Zeus TARIFA US. Tarifa en dólares CLASE. Nombre de la clase de habitación registrada

Pestaña ACOMPAÑANTES Esta pestaña muestra cada uno de los huéspedes que estuvieron registrados en la habitación con sus datos generales REGISTRO. Número del registro del check n Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

NFOLIO. Número de folio, si el huésped no tiene folio, se muestra en blanco. TD. Tipo de documento F/LLEGADA. Fecha de llegada según la fecha de Zeus F/SALIDA. Fecha estimada de salida registrada según la fecha de Zeus IND. Tipo de acompañante Titular (T), Acompañante (A), Subtitular (S) o Adicional (D) A/N. Adulto (A) o Niño (N) ESTADO. Check in (31), Check out (32) Utilizando el botón Imprimir Registro de esta pestaña, puede reimprimirse el registro hotelero de la habitación Consultar Imágenes asociadas al huésped Si cuenta con la interfaz para captura de imágenes de Zeus, notará que en la pestaña Acompañantes aparece un link activo, con el cual puede acceder a la consulta de imágenes.

Seleccione un acompañante y luego haga clic en este vínculo; el sistema desplegará una nueva ventana donde puede observar páginas para las diferentes imágenes capturadas como fotos o documentos digitalizados. Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

Se desplegará tantas páginas en ventanas internas como imágenes tenga asociada, para consultarla solo debe hacer clic en la ventana correspondiente.

Pestaña CARGOS Despliega la lista de todos los cargos realizados al folio maestro de la habitación. En la parte inferior de esta pestaña el sistema le permitirá hacer filtros de acuerdo a la cuenta de los cargos realizados FECHA. Día en que se hizo el cargo CARGO. Código del cargo realizado MOTIVO. Descripción del cargo realizado M/E. cuenta a la que fue cargado Maestra (M), Extra (E) D/C. Débito o Crédito VALOR. Monto cargado en moneda local Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

VALOR US. Equivalencia en dólares al monto cargado IVA. Valor de IMPUESTO del cargo USUARIO. Código del usuario que hizo el cargo FECHA TRANSACCIÓN. Fecha y hora real del cargo

Pestaña LLAMADAS También muestra cargos, pero filtra solo los cargos de llamadas telefónicas. La información desplegada es la misma de la pestaña Cargos.

Pestaña LOG Despliega una consulta con la huella de todas las operaciones especiales realizadas en la habitación, estas operaciones corresponden a situaciones consideradas por el sistema como de importancia para la auditoria de transacciones. OPERACIÓN. Código de la operación realizada, los códigos son de uso interno del sistema, para detalles de las operaciones existentes, utilice la ayuda de operaciones de la consulta de LOG del módulo Auditoria. HABITACION. Número de la habitación a la que se le hizo la transacción USUARIO. Código del usuario que realizó la operación FECHA. Fecha y hora real de la operación REGISTRO. Número del registro de la habitación


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Zeus Recepción

OBSERVACIÓN. Contiene el detalle de la operación realizada, para consultarla presione doble clic sobre la palabra Memo

Pestaña OBJETOS OLVIDADOS Muestra una consulta con los objetos que han sido reportados como olvidados por el huésped para este registro. HABIT. Número de la habitación donde se reportó el objeto FOLIO. Número de la habitación donde se reportó el objeto IDENTIFICACION. Número de documento del huésped a quien se le reporta el objeto olvidado OBJETO. Detalle del elemento reportado como olvidado ID. número consecutivo del registro de objetos olvidados REGISTRÓ. Persona que reporta el objeto olvidado FECHA OLV. Fecha en la que se reportó el objeto

4.24 .

INCONSISTENCIAS

4.25 .

RESERVAS POR FECHA

Para detalles sobre esta opción, consulte el manual de módulo Auditoria

Para detalles sobre esta opción, consulte el manual del módulo Reservas. Sistema de Administración Hotelera

416

Zeus Recepción

4.26 .

ROOM TO SELL

Muestra una consulta que permite conocer el número de habitaciones disponibles, por cada uno de los tipos existentes. La consulta se genera en un rango de treinta días a partir de una fecha inicial especificada por el usuario. Para ejecutar la consulta basta con indicar la fecha a partir de la cual inicia la consulta y presionar el botón Mostrar . Para imprimir, después de haber presionado el botón Mostrar, presione el botón Imprimir.

Para detalles sobre esta opción, consulte el manual del módulo Reservas.

4.27 .

DIARIO DE OCUPACIÓN

Despliega un informe con los datos de los movimientos (entradas y salidas) de las personas y las habitaciones, presentados en la fecha actual hasta el momento en el que se emite el informe.

Figura 152 Informe Diario de Ocupación

Información solicitada La ventana da la opción de seleccionar tres posibles opciones para que el sistema incluya o no dicha información en el Sistema de Administración Hotelera

417

Zeus Recepción

informe. Estas opciones permiten indicar si las habitaciones con planes House y Complimentary, son incluidas en el informe. Situación similar para el caso de la casilla Lista de espera, la cual se marca para indicar que no será incluida en la lista de llegadas. El informe muestra varias columnas que aplican en el caso que se tenga más de un complejo. La primera columna esta siempre fija y corresponde a los títulos de los datos mostrados, las columnas 2, 3 y 4 muestran información de los complejos, de tal forma que en la parte superior de la hoja se muestra el título de cada uno de los complejos. Si no hay complejos para dichas columnas, no se mostrará el título y los valores se mostrarán en ceros. La última columna muestra el total consolidado de todos los complejos.

Figura 153 Apariencia del Informe Diario de Ocupación


418

Zeus Recepción

Información mostrada sección PAX TOTAL PAX ANOCHE. Número de personas que durmieron ENTRAN. Número de personas que están por llegar SALEN. Número de personas que tiene fecha de salida el día actual ADULTOS. Total de personas adultas que quedarían en el hotel teniendo en cuenta las personas adultas que estuvieron, las que llegan y las que salen NIÑOS. Total de personas menores que quedarían en el hotel teniendo en cuenta las personas menores que estuvieron, las que llegan y las que salen

Información mostrada sección HABITACIONES EN CASA. Número de habitaciones ocupadas al emitir el informe ENTRAN. Número de habitaciones que están por llegar SALEN. Número de habitaciones que tiene fecha de salida el día actual TOTAL HOY. Cantidad proyectada de habitaciones ocupadas según llegadas y salidas % DE OCUPACION ACTUAL. Nivel de ocupación al emitir el informe % DE OCUPACION PROYECTADO. Nivel de ocupación que se dará según el total hoy


419

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4.28 .

CONSULTA INTEGRAL

Proporciona una herramienta gracias a la cual en una misma ventana podemos consultar una importante cantidad de movimientos realizados por un huésped seleccionado, o bien datos de un evento vario.

1

2

4

3

Figura 154 Datos Iniciales de la Consulta Integral

Como primera instancia para la consulta integral debe: 1. Selección el tipo de consulta que desea hacer, de huéspedes o eventos. 2. Indique el número del documento del huésped o el evento 3. Indique el rango que fechas que desea consultar 4. Presione el botón para consultar


420

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Se mostrarán los datos en la pestaña Datos Generales. Esta además permite consultar los datos detallados, presionado clic derecho sobre el código. Presione doble clic sobre el cliente en la pestaña general o haga clic en la pestaña Habitaciones Registradas. En esta encontrará la lista de las habitaciones en las que ha estado registrado el huésped seleccionado.

Figura 155 Habitaciones Registradas

Puede aplicar un filtro por tipo de huésped para que se muestren solo los huéspedes del tipo seleccionado. Aplíquelo seleccionado el tipo de la lista de tipos de huéspedes, marcando la opción aplicar filtro y el botón Actualizar ubicados en la parte inferior de la ventana. Para quitar el filtro desmarque la casilla aplicar filtro y presione el botón Actualizar.


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Zeus Recepción

Presionando doble clic sobre una de las habitaciones, podrá consultar en la pestaña Detalle de Huéspedes, la lista de las personas que se alojaron. Luego podrá presionar doble clic en el folio para consultar la lista de los cargos realizados a través de la pestaña Cargos a Folios, la cual esta íntimamente relacionada con la pestaña POS, pues allí podrá consultar la lista de los cargos que corresponden a cargos realizados desde el punto de venta. En la pestaña Movimientos y Pagos, encontrará las lista de los pagos y los abonos realizados y devueltos de la habitación actualmente seleccionada.


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Zeus Recepción

Mientras que en la pestaña facturas, podrá consultar la lista de las facturas realizadas y sus estados.

En esta pestaña puede hacer filtros por estados de las facturas, por defecto el sistema trae filtradas las facturas en estado utilizadas (A), pude ver también las anuladas. Para


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aplicar el filtro coloque la letra correspondiente en el campo estado y presione el botón seguido al campo.

Otra de las pestañas mostradas por la consulta es Listado de Reservas, en esta se muestra una lista de las reservas realizadas bajo el número de identificación especificado y en el rango de fechas seleccionado. Al presionar sobre cualquiera de la reservas, en la siguiente cuadrícula podrá observar las líneas que se reservaron.

En esta ventana también puede aplicar filtros. El primero se refiere al tipo de huésped, podrá seleccionar si quiere ver las reservas en la que el huésped seleccionado aparece como titular o aquellas donde esta como subtitular, de igual forma puede indicar cual plan desea que sea filtrado de forma que el sistema solo muestre los registros en los que el huésped llego por dicho plan. Aplíquelo seleccionado el tipo de la lista, marcando la opción aplicar filtro y el botón Actualizar ubicados en la parte inferior de la ventana. Para quitar el filtro desmarque la casilla aplicar filtro y presione el botón Actualizar. Sistema de Administración Hotelera

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En la pestaña Log de Transacciones, podrá consultar todos los procesos especiales que se han realizado con la habitación que tiene seleccionada, con dados como la fecha, hora y usuario que llevo a cabo el proceso. Finalmente en la pestaña Folios Relacionados, encuentra la lista de todos los folios que han estado en la habitación seleccionada.


425

Zeus Recepción

4.29 .

VISITAS DE HUÉSPEDES

Presenta una consulta que permite conocer información diversa sobre un huésped específico. Después de indica el número de documento y seleccionar el tipo, el sistema despliega una lista de todas las visitas que ha tenido dicho cliente o huésped como titular o como acompañante.


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Figura 156 Visitas de huéspedes

En esta pestaña se pueden apreciar en las cuadrículas mostradas, la fecha de ingreso, los valores de consumos por alojamiento y por otros consumos, la estadía, etc. Presionando doble clic sobre cualquiera de los registros, tendrá información de los cargos realizados en dicha estadía. La segunda pestaña despliega información sobre las preferencias que tiene el cliente registradas, las cuales no son especificadas por estadía si no en su totalidad.


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Zeus Recepción

La siguiente pestaña detalla las quejas reportadas por el cliente, de nuevo corresponde a todas las registradas en las diferentes visitas al hotel.


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Zeus Recepción

Finalmente encontramos una pestaña con la lista de los objetos reportados como olvidados.

El botón imprimir le permite preferencias y quejas del cliente.

4.30 .

emitir

informe

de

las

CARGOS A FOLIOS CERRADOS

Muestra un informe donde detalla los cargos realizados a folios luego de que estos realizaron check-out. La información se muestra detallada por cada folio que haya tenido este tipo de movimientos en el rango de fechas indicado.

Figura 157 Cargos a Folios Cerrados

Los cargos a folios cerrados se realizan desde la opción ACTUALIZACIÓN EN FOLIOS CERRADOS, este proceso se Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

puede llevar a cabo si el folio no esta bloqueado, suspendido, remisionado ni facturado. Para emitir el informe seleccione el rango de fechas, indique el número de folio si desea aplicar el filtro y presione el botón imprimir. La siguiente es una imagen del resultado de este informe.

4.31 . MOVIMIENTOS ESPECIALES/ CONSULTA DE UBICACIÓN DE HUÉSPEDES

Dispone diferentes opciones de filtro y agrupaciones para consultar los reportes de ubicación realizados por los huéspedes, estos reportes corresponden a los lugares donde el huésped indicó que estaría en un instante de tiempo específico para que pudiera ser ubicado por el personal del hotel.


430

Zeus Recepción

Figura 158 Consulta de Ubicación de Huéspedes

La sección Filtros, nos brinda 4 opciones en las cuales podemos ingresar el código que deseamos consultar, podemos aplicar filtro por uno o varios conceptos. Todos estos campos nos permiten hacer búsqueda del código, en caso de que no lo conozcamos, con el botón Ayuda de la barra de herramientas. La sección Ordenamiento nos permite ver el informe ordenado por uno de varios conceptos disponibles, por defecto ordena por fecha de llegada. Para emitir el informe 1. Seleccione consultar

el

rango

de

fechas

que

desea

2. Presione el botón Imprimir de la barra de herramientas 3. Seleccione la forma de salida entre las opciones desplegadas por el sistema.


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Zeus Recepción

Opciones adicionales En la sección ‘Filtro’ encontrara cuatro campos a través de los cuales podrá filtrar la información que no desea que aparezca en el informe, en estos campos podrá escribir directamente los códigos de cada uno de los filtros si los conoce o podrá utilizar el botón de ayuda para hacer consultas de estos.

En la sección ‘Agrupamiento’ podrá elegir la agrupación para los datos que se van a desplegar en el informe. Si selecciona la opción ‘Fecha’ el informe se mostrará agrupado por la fecha de inicio de la actividad que va a realizar o realizó el cliente.

El siguiente es un Ejemplo de un informe de ubicación agrupado por habitación. Observe que el informe indica donde estará y el rango de fechas y horas que permanecerá en el sitio indicado, así como datos generales del huésped


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4.32 . MOVIMIENTOS ESPECIALES/ INFORME DE QUEJAS DE HUÉSPEDES Proporciona la posibilidad de emitir un informe de las quejas registradas en el sistema, en un rango de fechas específico.

Figura 159 Informe de Quejas de Huéspedes

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe generado.

Por defecto están seleccionadas las casillas Todas las Quejas y Todos los Huéspedes, sin embargo podrá filtrar una queja y/o un huésped específico, para ello desmarque la casilla y en el campo seguido, especifique el código de la queja y/o la identificación del huésped. Otro filtro que puede aplicar hace referencia a la solución, tiene las opciones de mirar las quejas con solución, sin solución o ambas. Sistema de Administración Hotelera

433

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4.33 . MOVIMIENTOS ESPECIALES/CONSULTA Y ENTREGA DE OBJETOS OLVIDADOS

Para detalles sobre esta opción, consulte el manual del módulo Ama de Llaves de Zeus Hoteles.

4.34 . MOVIMIENTOS ESPECIALES/CONSULTA DE ENTREGAS DE PREMIOS

Gracias a esta opción puede realizar consulta de los premios entregados a un huésped, así como los acumulados existentes. La ventana es la misma utilizada para realizar la entrega, solo que está restringida para permitir consultas. 4 1 2 3

Figura 160 Consulta de Entrega de Premios a Huéspedes

Para Consultar los premios entregados a un cliente


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Zeus Recepción

1. Ingrese el tipo y el número de documento a consultar 2. Especifique el rango de fechas deseado

3.

Indique si desea incluir en la consulta los datos de cuando el cliente estuvo registrado como acompañante o en un evento vario

4. presione el botón Refrescar Los resultado se podrán observar en la cuadricula Movimientos, en la cual podrá presionar doble clic para tener Recordemos detalles de cada fila.

que las estadías se generan por Además de esta información, podrá consultar el detalle de las cada check-in noches y estadías generadas en el rango de fechas, para ello del huésped, cada ves que haga clic en la pestaña Estadías y Noches de esta ventana. En se registra se esta sección podrá mirar en detalle las fechas en las que elgenera una estadía cliente ha estado en el hotel, así como totales de los valores indiferente al

acumulados por los conceptos de estadías, noches, valor por concepto de cargo de habitación y de otros consumos


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4.35 . MOVIMIENTOS ESPECIALES/INFORMES ESPECIALES DE PREMIOS Ofrece diferentes opciones para realizar consulta de los premios entregados y de los acumulados que los clientes tienen, cada informe presenta una serie de características particulares las cuales detallaremos a continuación.

Todos los informes pueden ser emitidos sin indicar un cliente excepto el de premios otorgables a huéspedes, el motivo es que para esta opción el sistema tendrá que aplicar todas las validaciones asociadas a cada premio para definir si es posible asignarlo o no.

Figura 161 Informes Especiales de Premios



Extracto por Clientes: muestra los valores acumulados, aplicados y redimidos, correspondientes al rango de fechas especificado, y el correspondiente saldo restante para cada uno de los conceptos que se tienen en cuenta para la asignación de premios (Estadías, Noches, Ingresos por habitación e ingreso por otros consumos). La presentación se muestra cliente a cliente, de todo aquel que haya tenido movimientos en la fecha indicada.


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

Premios Devueltos: lista todos los premios que han sido registrados como devueltos.



Premios Otorgables a Huéspedes. Solo puede ser consultado para un cliente. El sistema recorre cada uno de los premios definidos y calcula cuál de ellos puede ser entregado según los condiciones definidas y los acumulados del cliente. El sistema mostrará cliente por cliente, mostrando los valores acumulados en el rango de fechas y la lista de premios que se le pueden entregas según las condiciones previamente definidas.



Noches y Valores Redimidos: muestra un informe con todos los valores que se le han redimido a los clientes con movimiento en el rango de fechas especificado.


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Zeus Recepción



Premios Entregados: detalla por cada cliente los premios que se han entregado en el rango de fechas especificado. El informe relaciona los valores aplicados para el premio y la información específica del premio como tal. Además incluye datos de los valores redimidos

4.36 . MOVIMIENTOS ESPECIALES/CONSULTA DE CÓDIGOS DE BARRA

Si la estructura de control de consumos de vouchers se realiza mediante el registro de códigos de barra, dichos códigos han de estar registrados en el sistema. Esta opción tiene como finalidad permitirle conocer a que folios está asociado un código de barras específico.


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Figura 162 Consulta de Códigos de Barra

Para consultar un código captúrelo mediante el lector o ingrese el código de barras, en este último caso presione el ENTER o el botón Consultar, el sistema mostrará el folio asociado o indicará que el código de barras no existe. Adicionalmente el botón Imprimir de la barra de herramientas permite consultar los consecutivos de códigos de barra que se han saltado, es decir que en el proceso de asignación no ingresaron consecutivamente los códigos. El informe muestra la siguiente información:

4.37 . MOVIMIENTOS ESPECIALES/INFORME DE PREFERENCIAS DE CLIENTES

Despliega un informe con los datos generales del cliente y sus preferencias asociadas. Este informe tiene la posibilidad de filtrar por un cliente específico dando la identificación y el tipo de documento. Sistema de Administración Hotelera

439

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Figura 163 Informe de Preferencias de Clientes

En la lista desplegable Filtrar por, cuenta con varios filtros que puede aplicar, entre ellos: por tipo de cliente, los clientes en un plan específico, los de una empresa específica, los de una clase de cliente específica, los de una ciudad o nacionalidad específica. Para todos estos casos podrá indica el código que desea filtrar en el campo Código. Puede filtrar los que estuvieron en un rango de fechas específico, en este caso el sistema le permitirá indicar un rango de fecha. Finalmente puede mostrar solo los clientes que están en casa (check-in), Tiene una casilla de chequeo la cual estará seleccionada por defecto y servirá para incluir en el informe las preferencias Tiene otra casilla de chequeo la cual servirá para incluir solo los clientes que se encuentran en casa (Check-in) por un evento vario. Para emitir el informe presione el botón Imprimir y seleccione la forma de salida, el siguiente es un ejemplo del informe por pantalla.


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4.38 . MOVIMIENTOS ESPECIALES/MOVIMIENTOS DE VEHÍCULOS

Desde esta opción puede generar un informe para consultar los movimientos de los vehículos registrados por la opción “Ingreso y Salida de Vehículos”. Podrá visualizar información general así como cuáles de ellos están dentro del parqueadero, con la opción de filtrar cuales han sobrepasado la fecha de salida. El informe mostrará los datos generales del vehículo y opcionalmente sus movimientos.

Figura 164 Informe de Movimientos de Vehículos

Apariencia del informe:


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4.39 . MOVIMIENTOS ESPECIALES/LISTADO DE SOLICITUDES Despliega un informe que permite consultar el movimiento y cuáles de ellas están en estado de Procesada/Anuladas/en Curso. El informe mostrará los datos generales de la Solicitud en un rango de fecha ya sea resumido o detallado. De acuerdo al estado seleccionado y opcionalmente sus movimientos.

Figura 165 Listado de Solicitudes

Apariencia del Informe resumido: Sistema de Administración Hotelera

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Apariencia del informe detallado:


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4.40 . MOVIMIENTOS ESPECIALES/INFORME DE AUTO-RETENCIONES Las auto-retenciones son aplicadas, si así se ha parametrizado, de forma automática por el sistema durante el proceso de facturación. En este informe puede consultar las autoretenciones aplicadas en un rango de fechas.

Puede aplicar un filtro si se desea consultar un folio específico. Una auto-retención puede estar activa o anulada, puede definir cuáles de ellas desea ver seleccionando la casilla adecuada: Aplicadas, Anuladas o Ambas (Aplicadas y Anuladas) Para emitir el informe haga clic sobre el botón Imprimir. El siguiente es un ejemplo del informe generado:

En este caso la auto retención que se aplicó al folio 003449, fue de $7.000 para la cuenta Extra ya que la cuenta tenía un saldo de $70.000 y de $21.000 para la Sistema de Administración Hotelera

444

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cuenta Maestra ya que la cuenta tenía un saldo de $210.000 y en la configuración del cargo se estipulo que se aplicaría el 10% de la suma de valor más impuesto.

4.41 . EVENTOS/DEPÓSITOS DE EVENTOS POR FECHA Muestra información de los depósitos realizados a folios de eventos varios, la cual puede ser filtrada. El informe se muestra agrupado por fecha.

Figura 166 Depósitos de Eventos por Fecha.

La ventana además de permitir seleccionar un rango de fecha, ofrece 2 posibles faltos, el primero corresponde al número del depósito, podrá indicar un rango de número de recibos de depósitos colocando el primer número en el campo Depósito y el último en el campo Depósito Final. El segundo filtro corresponde al estado del depósito, podrá elegir entre las opciones disponibles Recibidos (todos los realizados), Aplicados (abonados a los folios), Devueltos (revertido o reintegrado al cliente) y Vigentes (por aplicar).


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Marque la casilla Incluir Depósitos de Reservas, para que el sistema muestre en el informe, además de los depósitos hechos a los eventos, aquellos registrados a las reservas de habitaciones en el mismo rango de fechas y estado seleccionado. Ejemplo del reporte de depósitos recibidos:

4.42 .

EVENTOS/EVENTOS POR FECHA

Su funcionalidad permite generar informes de los eventos varios registrados en el sistema, desde diferentes ángulos o con diferentes características.


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Figura 167 Eventos por Fecha

El primer filtro que podrá aplicar en por fecha, podrá seleccionar un rango de fechas e indicar si quiere evaluar por la fecha de entrada, salida o creación del evento. La segunda condición corresponde al complejo, puede seleccionar un complejo específico y quitar la marca de la casilla Todos los Complejos, o dejarla para que se muestren todos. El informe permite manejar hasta 3 agrupaciones, las cuales puede seleccionar de la lista de agrupaciones posibles, entre las que se encuentran: fechas de llegada y salida, empresa, ciudad, segmento, usuario, plan, etc. El campo Filtro, muestra una serie de opciones para poder filtrar por un código particular, si selecciona alguna de las opciones de este campo (Empresa, Plan, Folio, Evento), deberá indicar en el campo seguido, el código que desea filtrar, el cual puede buscar con la ayuda. Usando el campo Orden, puede especificar la forma como será ordenado el informe, tenga en cuenta que los tres campos de agrupación además de agrupar, ordenan, por lo tanto el orden


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seleccionado acá., seguirá luego de los tres campos de agrupación. Finalmente tendrá la opción de seleccionar cual de los estados de los eventos quiere filtrar o si por el contrario desea verlos todos, y si incluye o no los eventos que están check-out y check-in. Ejemplo:

Los campos Débitos y Créditos, hacen referencia a los movimientos realizados al folio y su diferencia genera el saldo. En los campos Maestra y Extra se muestran los correspondientes números de facturas generados para cada cuenta. El campo Asocio, muestra el número de folio asociado, mientras que en Confir. se indica si esta o no confirmado el evento.


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4.43 . HUÉSPEDES EN CASA /VIP, GRUPOS, SOCIOS EN CASA Cada huésped registrado en el sistema debe ser asociado a un tipo de huésped específico, esta opción lista los huéspedes de tipo VIP, Socios o Copropietarios que estén en el hotel, de igual forma se pueden listar los grupos en casa o en general todos los huéspedes en casa.

Figura 168 Vips, Grupos o Socios en Casa

Para emitir el listado seleccione la opción deseada y presione el botón Imprimir. El siguiente es un ejemplo del informe emitido

4.44 .

HUÉSPEDES EN CASA /SEGÚN FILTRO

Lista de forma general o detallada, todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel. Esta ventana provee una Sistema de Administración Hotelera

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serie de opciones que amplía las posibilidades de consulta, dado que no solo puede agruparse por plan, empresa y oficio, sino que además están las opciones de categoría, ciudad, clase de habitación, número de habitación, clase de huésped, nacionalidad, segmento, tipo de cliente, tipo de habitación y grupo. Por estas opciones no solo se puede realizar la agrupación de los datos, además puede realizarse un filtro de información

Figura 169 Huéspedes en Casa por Plan

Pueden aplicarse múltiples filtros al informe, los siguientes son los pasos a seguir por cada filtro que desea aplicar. Desde luego la aplicación de los filtros es opcional. 1. Selección el filtro que desea aplicar en el campo Filtrar Por. 2. En el campo Código, indique el código que desea filtrar, por ejemplo en la imagen se observa que se esta aplicando un filtro por plan y el código que se Sistema de Administración Hotelera

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desea filtrar el ‘PA’. Si como filtro selecciona Sexo, el sistema solicitará en otro como cual desea filtrar:

3. Presione el botón Agregar Filtro Para agregar otro filtro, presione el botón Agregar Para borrar un filtro, selecciónelo de la cuadrícula y presione el botón Eliminar Marcando la casilla Solo con reservas de procedencia externa, el sistema estará incluyendo en el informe aquellos huéspedes que están en casa y cuya reserva fue recibida por fuentes externas tales como ZOL (Zeus On Line) La selección del complejo permite filtrar un complejo específico, aunque puede mostrarlos todos dejando marcada la casilla Todos los Complejos. La sección Prensa, le brinda la opción de mostrar los huéspedes que desde el registro o la reserva han solicitado que se les agregue este servicio, puede ver los que no requieren o bien todos sin importar si han marcado o no esta opción. Finalmente puede definir la forma como desea ordenar y agrupar los datos y si estos serán mostrados de forma detallada o no. Tenga en cuenta que siempre el sistema hará una agrupación por complejo y dentro de ese grupo aplicará el que usted haya elegido. El siguiente es un ejemplo del informe agrupado por ciudad origen, todos los complejos y sin filtros adicionales Esta ventana proporciona la posibilidad de consultar que huéspedes estaban en casa en otro fecha, por ejemplo puede ver que huéspedes durmieron un día X de la semana pasada, Sistema de Administración Hotelera

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para ello marque la casilla Histórico de Huéspedes y especifique la fecha que desea consultar, todas las opciones antes mencionadas aplican para la consulta histórica.

El campo Tipo indica si es titular (T), acompañante (A), adicional (D) o subtitular (S), los campos Adu y Nin, muestra las cantidades de adultos y niños registrados, el campo Habit. indica el número de habitación mientras que Vlr Habit. especifica la tarifa de alojamiento. La siguiente imagen muestra la presentación del informe por cuando se incluyen reservas de procedencia externa:

Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.


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4.45 . HUÉSPEDES EN CASA /NIÑOS EN EL HOTEL Permite emitir un listado con los niños que se encuentran check-in (en casa) o los niños que han estado en el hotel en un rango de fechas.

Figura 170 Niños en Casa

Si selecciona la opción En Casa, el sistema no tendrá en cuenta el rango de fechas, el cual aplica solo cuando seleccionar la opción En Rango de Fechas. Puede ordenar por edad, habitación, nombre, registro y categoría. EL informe se emite por defecto agrupado por categoría. Seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.


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4.46 . OTROS INFORMES/FOLIOS CERRADOS HABITACIONES CHECK IN Lista los folios que han hecho check out y que corresponden a una habitación que aún está check in. Estos folios pueden corresponder a folios de subtitulares que han abandonado el hotel.

Figura 171 Folios Check in Habitaciones Check Out

Para emitir el listado solo debe presionar el botón Imprimir.


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4.47 . OTROS INFORMES/MOVIMIENTOS DE UN FOLIO Vea 3.6CONSULTA DE HABITACIONES Y/O FOLIOS. Del menú Recepción.

4.48 .

OTROS INFORMES/PLANES

Para detalles de esta opción, consulte la opción Planes del menú Informes del manual del módulo Parámetros

4.49 . OTROS INFORMES/BLOQUEO Y DESBLOQUEO DE HABITACIONES

También conocido como Bloqueo y desbloqueo detallado, muestra un informe con los movimientos de los bloqueos de habitaciones por cualquiera de los motivos de bloqueo existentes


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Figura 172 Comisiones de Agencias de Viajes

La ventana ofrece varios filtros para localizar la información, el primero de ellos es el rango de fechas en el cual hará la búsqueda de los movimientos, el segundo filtro se puede seleccionar en el campo Vigentes, permite filtrar el estado de los bloqueos entre los que están vigentes y los que han finalizado. Luego encontramos el campo tipo de bloqueo, este le permitirá indicar si desea ver todos los tipos o seleccionar entre bloqueos administrativos, de mantenimiento o de reservas. Finalmente tenemos 2 campos para filtrar el motivo y el usuario, los cuales le permiten filtrar el motivo de bloqueo ingresado (Mantenimiento) y el usuario que realizó el bloqueo respectivamente Para emitir el listado seleccione el rango de fechas deseado y presione el botón Imprimir.


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4.50 . OTROS INFORMES/FOLIOS BLOQUEADOS Y/O SUSPENDIDOS

Genera un informe con la información básica de los folios que a la fecha presentan bloqueo o suspensión activa. La ventana presenta 4 opciones con las posibles combinaciones que pueden presentar estas características en el folio.

Figura 173 Informe de Folios Bloqueados y/o Suspendidos

Para emitir el informe debe seleccionar una de las 4 opciones disponibles y presionar el botón Imprimir de la barra de herramientas. El siguiente es un ejemplo en el que se despliegan los folios suspendidos.


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En el informe puede apreciar el folios, el tipo de folios (H: habitación, E: Evento, G: grupo), a nombre de quien está, el número de habitación/código de evento/ o código de grupos, el estado (31: check-in, 32:check-out), la fecha de apertura, la fecha de cierre, el usuario que abrió el folio, el usuario que lo cerro y el saldo actual.

4.51 . OTROS INFORMES/ CONSULTA DE CRÉDITO EN CONTABILIDAD

Esta ventana muestra información en línea respecto a los valores de cupo de crédito, deuda y saldo disponible de un cliente especificado. La consulta es realizada en Zeus Contabilidad, por lo tanto debe tener una interfaz activa con este módulo.

Figura 174 Cupo de Crédito en Contabilidad

Para realizar la consulta 1. Haga clic en el campo Cliente Sistema de Administración Hotelera

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2. Ingrese el código del cliente. si no lo conoce puede utilizar el botón ayuda (F4) para ubicarlo. 3. Presione el botón Actualizar

4.52 . OTROS INFORMES/ VOUCHERS POR CONSUMIR SEGÚN PLAN

Desde esta opción puede emitir un informe configurable por el usuario que muestra los totales de vouchers según su estado de consumo (Pendiente por consumir, consumido y no consumido), en un rango de fecha, agrupado por número de registro de habitación.

Figura 175 Vouchers por Consumir Según Plan

Para emitir el informe 4. Seleccione el rango de fechas que desea consultar. El sistema incluirá todas las habitaciones que estuvieron registradas durante este margen de tiempo. 5. Especifique los estados que desea ver


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6. Defina si desea incluir o no los planes HU y Comply 7. Presione el botón Imprimir.

La siguiente imagen muestra un ejemplo de la apariencia del informe:

Observe que el sistema muestra cuatro columnas para planes, más una columna Otros, donde acumula los demás planes, y de igual forma para los vouchers. El usuario puede establecer cuáles son los planes y los vouchers que desea ver de forma detallada en cada una de las columnas, para ello requieren de una configuración especial que permite establecer los planes que serán mostrados en el informe de forma detallada. Utilice el botón “Seleccionar Planes o Vouchers”, para definir esta configuración Una vez seleccionado el sistema mostrará la siguiente ventana.


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Inicialmente en el campo Tipo de Restricción, seleccione la opción Seleccionar Planes. Agregue uno a uno los planes (máximo 4), que desea agregar. Para ello ingrese el código en el campo Planes y luego presione el botón Guardar. Proceda de la misma forma con los vouchers seleccionando el tipo de restricción Seleccionar Voucher.


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4.53 . OTROS INFORMES/ FOLIOS CERRADOS POR CORTE DE CUENTA El cierre por corte de cuenta es un proceso del módulo recepción que permite generar facturación parcial de los cargos de una habitación. Uno de los modelos que utiliza este proceso es hacer check-out y check-in de las habitaciones, en cuyo caso se generan nuevos folios. Esta opción permite generar un informe que detalla todos los folios generados por este proceso.

Figura 176 Consulta de Folios Creados por Corte de Cuenta

El flujo de esta ventana se hará en los siguientes pasos: 1. Debemos indicar el rango de fechas del informe. Indicando si se va tener en cuenta por la fecha de apertura del folio o la de cierre. 2. Debemos indicar si se va a tener en cuenta los folios creados en todos los complejos o en uno en especial. 3. Si se desea se puede hacer filtros por varias opciones:


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Padre: Es el registro/Folio de la habitación que dio origen a la facturación por corte de cuenta. 4. Dar Clic en el botón Imprimir

4.54 . OTROS INFORMES/ PLANILLA DE HUÉSPEDES Genera información respecto a los valores facturados a uno o varios folios durante su estadía en el hotel. La planilla genera información en dos posibles formatos: (1) puede emitir un informe, (2) puede generar un archivo con la información solicitada. Una característica importante de la planilla tiene que ver con las transferencias. Cuando los cargos de las habitaciones son transferidos a un folio de eventos varios, el sistema es capaz de rastrear el origen del cargo, de tal forma que la información personal del titular, como los datos de su habitación son traídos desde el folio original de cargo, e incluidos en el informe. Es decir que los cargos transferidos son presentados tal y como fueron cargados en el folio original, incluyendo nombre de huésped y datos de la estadía (llegada, salida) de la habitación donde estuvo hospedado.


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Figura 177 Planilla de huéspedes

Para genera la planilla debemos indicar inicialmente el número de folio en el campo folio y presionar el botón “Pasar a la lista” ubicado a la derecha de este campo. Agregue cada uno de los folios a incluir. Ahora podemos presionar el botón “Imprimir” de la barra de herramientas, para que el sistema emita un informe similar al mostrado en la siguiente imagen.

Otra opción consisten en presionar el botón “Generar planilla” de la barra de herramientas. En este caso el sistema genera un formato especial en MS Excel que proporciona una estructura especial para Avianca/Taca, específicamente para el reporte de los funcionarios de esta empresa que se alojaron en el hotel. Sistema de Administración Hotelera

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La siguiente tabla detalla los datos incluidos en el archivo:

COLUM NA

EXPLICACIO N

A

Consecutivo

B C

NIT Constante

D

Variable

E

Constante

F

Base de IVA

G

Variable sobre TAX

H I

J

K L

Constante Variable sobre Población

Se digita Centro de Costos

Constante Número de factura

M

dd/mm/aa.

N

Base de IVA

O P T R S

Constante Constante Constante Constante Constante

OBSERVACION Máximo 300 por hoja de calculo Del Hotel No tiene variación El sistema reporta la clase de huésped ingresada al titular No tiene variación S8: SOBRE EL 10%, S1: SOBRE EL 16%. V0: Cargos No Gravados No tiene variación Campo para Avianca Reporta el valor incluido en el campo adicional 3 del cliente, que debe ser activado en los parámetros de Hotel y llenado durante el proceso de registro o reserva del cliente. Se deja vacía

(fecha donde se brindó el servicio) Se deja vacía No tiene variación No tiene variación Se deja vacía Se deja vacía


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T U V W

Y

Z AA

Nombre del Huésped Identificación del Huésped Fecha de ingreso al Hotel Fecha de Salida del Hotel

Variable

Centro de Costos de más de 9 Dígitos Acomodación

Apellidos y Nombres Cedula y/o Pasaporte dd/mm/aa dd/mm/aa Se digita la letra K: cuando corresponde al centro de costos que son 9 dígitos. Letra O: corresponde al centro de costos son más de 9 dígitos. Esta información se especifica en cada solicitud Sencilla y/o Twin

Al presionar este botón el sistema solicitará el nombre y ruta del archivo a generar:

La siguiente imagen muestra un ejemplo del archivo generado:


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4.55 . OTROS INFORMES/ GARANTÍAS INTERFAZ DATÁFONOS Una de las características que podemos activar en Zeus Hoteles es la interfaz con sistemas electrónicos de pago. Entre las características que permite esta interfaz está la de registrar garantías por medio de las tarjetas de crédito, que sirvan como respaldo durante la estadía del cliente en el hotel. Desde esta opción podemos generar un informe con las garantías registradas a través de la interfaz entre Zeus y los Datáfonos.

Figura 178 Informe Garantías Interfaz Datáfonos


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Para generar el informe debemos empezar por especificar el rango de fechas a consultar. El sistema buscará las garantías registradas en el rango especificado según el estado seleccionado en la sección Estado, donde podemos seleccionar si deseamos ver todas las garantías o solo las que están vigentes, se ha hecho efectivas (Utilizadas) o las pendientes por utilizar. Como filtros adicionales podemos indicar un folio o una habitación de tal forma que el sistema muestre solo las garantías registradas a ellos. Para emitir el informe seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir de la barra de herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe generado:


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4.56 . EVENTOS Y GRUPOS/EVENTOS Y GRUPOS CHECK-IN Muestra un informe con los datos generales de los eventos varios y los grupos que se encuentran check-in.

Figura 179 Informe de Eventos y Grupos Check In

Para emitir el informe solo presione el botón Imprimir. La siguiente es la presentación del informe

La columna E/G, indica si el folio es de eventos (E) o de grupo (G) APERTURA indica la fecha en la que se abrió el folio, mientras que USUARIO APARTURA indica cual usuario lo registro. Los detalles sobre los últimos movimientos realizados al folio los despliega las columnas USUARIO ULTIMO MOV y FECHA ULTIMO MOV SALDO ACTUAL indica cual es el saldo del folio al momento de emitir el informe.


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4.57 . EVENTOS Y GRUPOS/ LISTADO DE VERIFICACIÓN DE GRUPOS

Despliega un informe con los datos de los grupos check in, con el fin de verificar su estado actual.

Figura 180 Listado de Verificación de Grupos

Entre las opciones de esta ventana se encuentran: la posibilidad de seleccionar un grupo específico o todos los grupos y de definir si se listan los acompañantes y las tarifas. Información Solicitada LISTAR. Seleccione si desea consultar todos los grupos check in o un grupo específico, seleccionado las opciones TODOS o UN GRUPO respectivamente. Si selecciona UN GRUPO debe a continuación especificar el código del grupo en el campo GRUPO. ACOMPAÑANTES. Especifique si desea que en el informe se muestren o no los acompañantes por cada habitación IMPRIME TARIFA. Permite indicar si en el informe aparecerá impreso el valor de la tarifa de cada habitación.


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ORDENAR POR. Provee dos posibles opciones para ordenar la información mostrada en el informe, por número de HABITACION o por nombre de HUÉSPED MOSTRAR VALOR TOTAL COBRADO POR ESTADIA. Muestra la columna de consumos realizados en el plan y el total de consumos MOSTRAR RESUMEN. Active esta casilla para indicar que se mostrará al final del informe un resumen con el número de personas por cada clase de huésped, categoría de huésped, clase de habitación y tipo de habitación CALCULAR TOTAL DE PERSONAS. Indica que debe tener en cuenta el sistema para calcular el total de personas por tipo de habitación del resumen, si el tipo de habitación indicado en el registro o el tipo que le corresponde al número de habitación asignado

Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

4.58 . EVENTOS Y GRUPOS/ CONSULTA GENERAL DE GRUPOS Desde esta consulta contará con información respecto a número de habitaciones ocupadas de los grupos que tienen reserva y/o se han registrado en el hotel en un rango de 30 días a partir de la fecha inicial. La consulta detalla el número Sistema de Administración Hotelera

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de habitaciones reservadas y/o registradas por cada grupo día por día.

Figura 181 Consulta General de Grupos

La consulta parte una fecha inicial y cuenta con varias opciones y filtros para aplicar de ser necesario: GLOBAL/POR TIPO DE HABITACION. Establece si desea consultar todas los tipos habitación o solo lo de uno en específico. Si selecciona la opción por tipo, debe indicar el código del tipo en la casilla ubicada junto a esta. COMPLEJO: Por defecto se muestran todas las habitaciones de todos los complejos, pero podemos filtrar para que solo sean tenidas en cuenta las habitaciones de un complejo específico. Debemos desmarcar la casilla “Todos los complejos” y seleccionar de la lista el complejo a filtrar. INCLUIR RESERVAS. La inclusión de reservas es una alternativa que puede o no marcar. De no marcarla el sistema mostraría solo las habitaciones registradas (check-in). Cuando activa esta casilla tiene la opción de ver todas las reservas Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

(confirmadas y tentativas) al marca la casilla “Ambas” o marcar independientemente cuál de ellas desea consultar. INCLUIR HABITACIONES REGISTRADAS. Puede desmarcar esta casilla y dejar Incluir Reservas para consultar solo las habitaciones reservadas. Déjela marcada si desea ver también las habitaciones check-in. Para Generar el informe: 1. Seleccione la fecha inicial 2. Marque o desmarque las opciones según su necesidad. Si no hace cambios se incluir todas las reservas y habitaciones registradas del hotel. 3. Haga clic en el botón Ejecutar de la barra de herramientas.

La información será desplegada en la cuadrícula. Si el sistema no encuentra información sobre grupos, mostrará las filas de total y % en ceros.

FILAS Y COLUMNAS TOTAL Y %: estas dos últimas filas de la cuadrícula despliegan información así:

A) SUBTOTAL : Indica el total de habitaciones utilizadas por cada día en los grupos procesados. B) % : Indica el porcentaje de ocupación de habitaciones de cada día con respecto al total de habitación que tiene el hotel. Sistema de Administración Hotelera

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Las dos últimas Columnas de están cuadriculas indican lo siguiente: C) TOTAL : Indica el total de habitaciones utilizadas de cada grupo en el rango de los 30 días. D) % : Indica el porcentaje de ocupación del total de habitaciones utilizadas de cada grupo en el rango de los 30 días, con respecto al total de habitaciones utilizada en los 30 días por todos los grupos procesados.

Como Mirara Información detallada de un grupo Si el usuario quiere ver el detalle de un día en especial de un grupo, basta con que hacer doble clic sobre uno de los valores en una fecha específica. El sistema generará un informe con el detalle para la fecha seleccionada, no te que en el encabezado se muestra la fecha y el número total de habitaciones para el día.


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En este informe se separa información sobre las reservas y/o los registros (check-in’s) que afectan el día. Si alguno de los dos valores no se muestra implica que no existen habitaciones registradas o reservadas para la fecha.

Generar Informe La información desplegada en la cuadrícula puede ser impresa, para ello luego de seguir los pasos para consultar, presione el botón Imprimir de la barra de herramientas y seleccione la forma de salida. La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe generado.


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5 . MENÚ CAJA Contiene las opciones necesarias para cumplir con las tareas básicas de un cajero o un cajero-recepcionista. En su mayoría estas opciones están restringidas a usuarios que tienen una caja asociada, de forma que a pesar de tener permisos, si no tiene caja, no podrá ingresar a la opción

5.1 . APERTURA DE CAJA Permite abrir una caja para que quede disponible para recibir movimientos. En la apertura de caja es posible indicar una base de inicio en la moneda requerida. Para efectuar la apertura de la caja debe especificarse el código de la caja, el usuario y, si es necesario, el valor de la base inicial con que se abrirá la caja. Es posible que la caja se abra con bases en diferentes monedas, si ese es el caso debe utilizarse el botón Agregar parta registrar cada una de las diferentes bases en su respectiva moneda. La caja queda automáticamente abierta al ingresar el usuario, e igualmente se cierra cuando el usuario sale del módulo. En la parte inferior de la ventana se observa información sobre la base de caja que ya está registrada para el usuario, estos valores se muestran totalizados en moneda local y en dólares, si no ha ingresado alguno de los dos valores se mostrará en ceros en campo correspondiente. Como paso final para la apertura de la caja, debe utilizarse el botón Guardar. Sistema de Administración Hotelera

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Botón

Botón Agregar

Figura 182 Apertura de Caja



Para abrir la caja digite la caja y presione el botón Guardar.



Para indicar un valor base presione el botón Agregar e indique el código de la moneda y el valor.

5.2 . ABONOS Y RECIBOS DE CAJA Permite registrar abonos a la cuenta de una habitación o de un folio de eventos varios. Esta opción solo permite hacer abonos a folios check in, los cuales pueden presentarse en diferentes monedas y en tres posibles formas de pago, cada una de las cuales requiere información diferente. La forma de pago Efectivo, no solicita información adicional propia del pago, mientras que Tarjeta y Cheque si solicitan datos adicionales. Para el caso de la tarjeta el sistema requiere la información sobre el número de la tarjeta, el tipo de tarjeta (Visa, Master, etc.), el número de autorización, el número de voucher y la fecha de vencimiento. El cheque requiere del código del banco, la plaza o ciudad a la que pertenece el Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

cheque, el número de cuenta corriente y el número del cheque. Los siguientes datos son en general los mismos para todas las formas de pago, excepto la tarjeta a la que se le puede especificar información sobre el Impuesto a reportar. Este reporte consiste en poder indicar cuál es el valor de impuesto al que corresponde el total reportado. Los procesos para habitaciones y eventos son los mismos, solo que en este último se coloca el número de folio directamente y no se indica el campo número de habitación. Pueden hacerse varios abonos con un mismo número de recibo, por ejemplo en la imagen podemos observar que existe un valor por efectivo en la cuadricula mientras se ingresa otro por tarjeta. 9 2

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Figura 183 Abonos y Recibos de Caja

Para hacer un abono Sistema de Administración Hotelera

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1. El campo Recibo No debe tener la palabra NUEVO, si no está así, borre el contenido y presione la tecla tabulador o Enter 2. Digite el número de la habitación o del folio si es un evento o grupo. Puede usar la ayuda para localizarlo 3. Seleccione la forma de pago del abono ya sea en efectivo, cheque o tarjeta de crédito, para ellos haga clic en la pestaña correspondiente 4. Indique la moneda en la que recibe el abono, el sistema tomará la tasa de cambio de la moneda seleccionada y registrará el abono a la cuenta en moneda local, conservando su el valor recibido en la moneda original 5. Indique en cual cuenta del folio (Maestra o Extra) se registrará el abono 6. Digite el valor del abono recibido 7. Para el caso de la tarjeta puede cambiar el valor de impuesto reportado si es necesario, veremos más adelante en este mismo numeral, como cambiar el impuesto a reportar. 8. Escriba las observaciones a que haya lugar y presione la tecla tabulador, notará que el sistema subirá los datos que ha ingresado a la cuadricula. También podrá hacer clic en el botón “Pasar a la Lista” para que los datos suban a la cuadrícula. En este instante el abono se ingresa automáticamente a la lista de abonos. En caso de presentarse un error, puede utilizar el botón Editar para corregir o el botón Eliminar para borrar el abono. Antes de presionar uno de estos botones debe hacer Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

clic sobre la línea a modificar. Ya sea para borrar el abono o para editarlo. En el caso del botón Editar después de presionarlo, cambie el valor en el campo Valor y presione el botón Pasar a la Lista, esto actualizará el valor de la línea seleccionada. 9. Presione el botón Guardar. Notará que el sistema automáticamente le solicita la forma de salida para poder imprimir el recibo correspondiente Repita los pasos del 3 al 8 por cada abono a registrar de la habitación actual. Después de Guardar el abono, en el campo Recibo No se despliega el número de documento del abono.

Abonos por recibo En un mismo recibo de abono pueden registrarse varios pagos, si así está definido por parámetro, sin embargo el sistema restringe que no se pueda registrar en el mismo recibo, abonos de diferentes números de folios.

5.2.1 .

Control De Número Único Para Tarjetas

Si ha ingresado un pago tarjeta, es posible que el sistema informe “Este pago ya fue hecho”, esta situación se presenta si ha indicado que los número de tarjeta son únicos y está ingresando un número que fue ingresado en otro pago o depósito.


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Control del prefijo Si en el maestro se tipos de tarjeta definió un prefijo, debe ingresar los primeros número iguales a los indicados en el maestro, de lo contrario se emitirá un mensaje de error al guardar.

Para cambiar el Impuesto a reportar 1. Haga clic al Link IVA a Reportar 2. Responda SI a la pregunta realizada 3. Cambie el valor y digite el valor correcto

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3

Para imprimir un recibo del abono Sistema de Administración Hotelera

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3

1 2

1. En la cuadrícula de abonos presione clic sobre el abono que desea imprimir. 2. Presione el botón Imprimir de la barra de herramientas. 3. Seleccione la forma de salida.

5.2.2 .

Uso De La Interfaz Con Redeban

La interface con REDEBAN se encarga de ingresar de forma automática a Zeus la información al sistema en lo que respecta a número de tarjeta, autorización, voucher y vencimiento, luego de que se ha leído la tarjeta. 1. Forma de pago Tarjeta. 2. El segundo es dar clic en el botón de la interface


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3. El sistema iniciara a establecer conexión con el datafono, Zeus será el encargado de enviar la información del valor a pagar, IVA y la base de devolución. Quedará a la espera de que sea deslizada la tarjeta y al terminar automáticamente lo llevará a la aplicación. Si no es posible realizar la transacción, podrá decidir el paso a seguir utilizando la barra de herramientas.

5.2.3 .

Restricción Al Número De Abonos

En la ventana de varios abonos con podemos hacerlo comportamiento sin parámetros.

abonos normalmente podemos realizar un solo número de recibo, de hecho en varias formas de pago. Este embargo puede ser cambiado a través de


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Desde “Definición de parámetros de hotel” en el menú “Procesos” del módulo Parámetros, podemos cambiar el parámetro “RESTRICCION AL NUMERO DE PAGOS EN VENTANA DE ABONOS Y PAGOS”, para indicar si hay restricción y el tope de abonos. El primer carácter del parámetro indica si hay restricción, y el segundo el número de abonos. Por ejemplo para indicarle al sistema que hay restricción y que es de 1 solo pago por cada abono, el valor del parámetro debe ser “N1”

5.3 . ABONOS PAIDOUT

Se refiere a dinero en efectivo que se le entregan al huésped sea por devolución de saldos a favor o por solicitudes de este. Un ejemplo claro de un abono paidout sería el de un huésped registrado que llega al hotel en un taxi y no tiene efectivo para pagarlo, este podría entonces solicitar un préstamo en efectivo en recepción para cancelar el servicio. Aunque se puede hacer devolución por dinero sobrante, se recomienda usar la opción Paidout por Devolución. 5 1

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Figura 184 Abonos Paidout Sistema de Administración Hotelera

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Todo abono paidout genera un recibo de caja. Los datos que deben proveerse para el préstamo deben ser la habitación, el motivo del abono, la moneda en que se efectuará el préstamo, la cuenta donde se cargara el abono y el valor del préstamo. En el cuadre de caja aparecerá como un valor negativo, es decir una salida de dinero de la caja. En general el cargo de paidout es tratado como un cargo normal, puede ser transferido o revertido, por ejemplo puede revertir un paidout haciendo un borrado del cargo desde la ventana de cargos a folios o actualización de folios cerrados, pero solo puede ser cargado mediante esta opción.

Para hacer un Paidout 1. Asegúrese que en el campo Paidout No. No haya datos, si los hay bórrelos y presione tabulador 2. Indique el número de la habitación. El sistema colocará automáticamente el folio, pero si la habitación tiene más de un folios, se mostrará una lista de los folios existentes y deberá presionar Enter sobre el folio deseado. Si es para un evento, indique directamente el folio del evento sin colocar habitación 3. Digite el motivo, la moneda y la cuenta en la que se cargará. 4. Especifique el valor 5. Presione el botón Guardar. El sistema emite automáticamente un reporte con la información del paidout registrado, por lo que le solicitará la forma de salida para el reporte. Sistema de Administración Hotelera

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Los paidout pueden ser generados tanto a habitaciones como a folios de eventos varios o grupos.

Para consultar un Paidout existente 1. Ingrese en el campo Paidout No. el paidout que quiere consultar, recuerde que puede utilizar la ayuda para consultar. 2. El sistema le indicará si el paidout existe y le solicitará confirmar si desea imprimirlo. 3. Luego de responder SI a la pregunta el sistema le solicitará la forma de salida de la impresión.

5.4 . PAIDOUT POR DEVOLUCIÓN A diferencia con los Abonos Paidout, los cuales consisten en esencia en un avance de dinero para el cliente, esta opción permite registrar la devolución de dinero sobrante, el cual se genera cuando los depósitos y abonos realizados por el huésped son mayores a sus consumos. Un paidout por devolución puede ser generado de tres formas diferentes: efectivo, cheque y tarjeta. Y en términos generales sigue los mismos pasos de los abonos paidout.


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Figura 185 Paidout por Devolución

Todo paidout genera un recibo. Los datos que deben proveerse para el préstamo deben ser la habitación/folio, el motivo, la moneda en que se efectuará, la cuenta donde se cargara y el valor del préstamo con su respectiva forma de pago.

En el cuadre de caja aparecerá como un valor negativo, es decir una salida de dinero de la caja. En general el cargo de paidout es tratado como un cargo normal, puede ser transferido o revertido, por ejemplo puede Un paidout revertir un paidout haciendo un borrado del cargo desde lagenerado de ventana de cargos a folios o actualización de folios cerrados, forma automática en el pero solo puede ser cargado mediante esta opción. check out por saldo a favor del huésped, es diferenciado en el informe general de cargos con la

Para hacer un Paidout

1. Asegúrese que en el campo Paidout No. No haya datos, si los hay bórrelos y presione tabulador Sistema de Administración Hotelera

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2. Indique el número de la habitación. El sistema colocará automáticamente el folio, pero si la habitación tiene más de un folios, se mostrará una lista de los folios existentes y deberá presionar Enter sobre el folio deseado. Si es para un evento, indique directamente el folio del evento sin colocar habitación y el motivo. 3. Seleccione la pestaña que corresponda a la forma de pago en que hará la devolución. Cada una de estas solicitará la información adicional que requiera (si se necesita); deberá por tanto ingresar los datos correspondientes a la forma de pago seleccionada. 4. Digite la moneda y la cuenta en la que se cargará. 5. Especifique el valor 6. Presione el botón Guardar. El sistema emite automáticamente un reporte con la información del paidout registrado, por lo que le solicitará la forma de salida para el reporte, el siguiente es un ejemplo del informe:


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Los paidout pueden ser generados tanto a habitaciones como a folios de eventos varios o grupos.

Para consultar un Paidout existente I.

Ingrese en el campo Paidout No. el paidout que quiere consultar, recuerde que puede utilizar la ayuda para consultar.

II.

El sistema le indicará si el paidout existe y le solicitará confirmar si desea imprimirlo.

III.

Luego de responder SI a la pregunta el sistema le solicitará la forma de salida dé la impresión.

5.5 . CAJA DE CAMBIO Esta opción del menú permite efectuar cambios de moneda. Los cambios se realizan de acuerdo a la tasa vigente de la moneda recibida, si no existe tasa el sistema le informará. Se pueden realizar cambios no solo de diferentes monedas sino también en 3 forma de diferentes (efectivo, tarjeta y cheque), permitiendo recibir cualquiera de estas formas y siempre devolviendo efectivo.


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Figura 186 Caja de Cambio

Para hacer un cambio 1. Seleccione si hará el cambio a una habitación o a un folio de eventos varios. 2. Asegúrese que en el campo Recibo No. no haya datos, si los hay bórrelos y presione tabulador 3. Indique el número de la habitación o del folio según corresponda. Si indica un número de habitación el sistema colocará automáticamente el folio, pero si la habitación tiene más de un folios, se mostrará una lista de los folios existentes y deberá presionar Enter sobre el folio deseado 4. Elija la forma en que recibe el dinero (Tarjeta, Cheque, Efectivo). Si registra el cambio con tarjeta y en el maestro se definió un prefijo, debe ingresar los primeros número iguales a los indicados en el maestro, de lo contrario se emitirá un mensaje de error al guardar.


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5. Indique los códigos de las monedas a recibir y a devolver. 6. Digite el valor recibido. El sistema calcula el valor a devolver 7. Cambie el valor a devolver si es necesario y si el sistema le permite. Solo se puede cambiar el valor a devolver si así se le ha indicado a la moneda en los parámetros. 8. Ingrese las observaciones que crea necesarias. 9. Presione el botón Guardar. El sistema generará automáticamente el recibo, por lo que le solicitará la forma de salida.

Para Consultar un cambio de moneda 1. Ingrese en el campo Recibo No. el cambio que quiere consultar, recuerde que puede utilizar la ayuda para buscar este número. 2. El sistema mostrará los datos del cambio, podrá imprimirlo presionando el botón imprimir


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5.6 . CUADRE DE CAJA

Esta opción de menú permite generar el listado de todas las transacciones realizadas por una caja en particular y para una fecha específica. Si no indica una caja el sistema emitirá el cuadre de todas las cajas. 7 2 1 3

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6

Figura 187 Cuadre de Caja

Presenta 4 diferentes formatos: Estándar: usado para que el cajero de recepción pueda cuadrar su caja, muestra los valores recibidos en varias columnas según la forma de pago, detallando cada una de las transacciones realizadas por folio. Muestra separados los valores recibidos en cada moneda Estándar (Global): también puede ser usado para que el cajero de recepción pueda cuadrar su caja, muestra los valores recibidos en varias columnas según la forma de pago, con la diferencia que este no detalla cada transacción, si no que muestra el total. Muestra separados los valores recibidos en cada moneda


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Avanzado: permite seleccionar 5 diferentes tipos de transacciones que puede incluir en el informe, por defecto todas quedan activas. 

Devoluciones: incluye o no devoluciones en el informe



Huéspedes: huéspedes



Eventos: incluye o no pagos recibidos para eventos varios



Depósitos: incluye o no depósitos recibidos para reservas



Paidout: incluye o no movimientos de paidout

incluye

o

no

pagos

recibidos

para

En el formato avanzado puede definir si las devoluciones de depósito aparecen agrupadas como paidout, para ello marque la casilla Mostrar devoluciones de depósitos como paidout Cada una de ellas es agrupada y detallada, al final se muestra un resumen del movimiento realizado. Estilo Planilla: puede seleccionar los mismos tipos de transacciones establecidas para el formato avanzado. Su principal diferencia con el avanzado es su presentación, para este caso el sistema no agrupa los registros del cuadre de caja, en su lugar se muestran los valores en columnas. Como datos necesarios, debe proveerse la fecha, cuenta (filtrar solo los pagos a las cuentas seleccionadas) y el complejo (filtrar solo los pagos recibidos para habitaciones o eventos del complejo seleccionado).


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Para emitir el Cuadre de caja 1. Ingrese la fecha de la que desea el cuadre 2. Si desea filtrar una caja, indique el código de la caja, o déjela en blanco para que se muestren todas las cajas. 3. Seleccione cual de los formatos desea emitir 4. Seleccione la cuenta que quiere filtrar, tomando la opción Todas, se muestran todos los movimientos (de las cuentas maestra y extras). 5. Si desea filtrar un complejo selecciónelo y quiete la casilla del campo Todos los Complejos, de lo contrario deje este último marcado. 6. Si el formato que ha seleccionado lo permite, indique los movimientos que desea incluir en el informe 7. Presione el botón Imprimir. 8. Seleccione la forma de salida. Recuerde que para el sistema hotelero, las cuentas por cobrar se consideran formas de pago, en la medida que con esta se deja la cuenta en ceros, aunque de hecho el cliente aún deba la cuenta, sin embargo ya es un control que no corresponde al módulo hotelero si no al contable. Ejemplos de los informes:


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5.7 . CIERRE DE CAJA

Esta opción de menú permite efectuar el cierre de la caja actual de recepción. Solo debe confirmarse el cierre de la caja actual y el sistema automáticamente efectuará el cierre. Sin embargo téngase en cuenta que el sistema realiza el cierre de Sistema de Administración Hotelera

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la caja tan pronto el usuario sale del módulo de recepción y la abre al ingresar.

5.8 . DEVOLUCIONES DE ABONOS Y PAGOS

Así como los cargos pueden ser borrados o ajustados, los pagos tiene la posibilidad de generar reversiones y devoluciones. Una reversión solo puede realizarse si el pago fue realizado en la fecha actual, de lo contrario el sistema generará una transacción de naturaleza contraría. Este proceso se puede realizar en cualquier folio siempre y cuando no tenga bloqueo, suspensión, factura o remisión. Esta opción no aplica para depósitos. 3 1

2

Figura 188 Devolución de Abonos y Pagos

Para realizar una devolución


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1. ingrese el número de folio o haga la búsqueda con el botón ayuda y presione la tecla tabulador. Si existen pagos en el folio indicado, se mostrarán en la cuadrícula de la pestaña Abonos y Pagos Recibidos. 2. Seleccione el pago a devolver y presione el botón Realizar Devolución, o bien presione doble clic sobre el pago a devolver. Si el abono o pago fue recibido a través de la interface, podrá realizar la devolución utilizando el botón de la interface, el cual se activará tan pronto el sistema detecte que fue recibido de esta forma. 3. El sistema le solicitará la confirmación de la devolución, responda SI a la pregunta

4. Luego deberá autorizar la devolución, solo teniendo la fórmula de autorización puede realizar la devolución. Para autorizar, debe ingresar el usuario, la clave de este, la fórmula de autorización y opcionalmente una observación relacionada con la devolución.

5. Si la fórmula es correcta, el sistema realizará la devolución y desaparecerá la forma de pago de esta pestaña.


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Puede consultar las devoluciones realizadas al folio, haciendo clic en la pestaña Devoluciones Realizadas, de esta ventana. Desde esta pestaña puede imprimirse un recibo de devolución, para ello presione doble clic sobre la devolución o presione clic devolución y luego el botón Imprimir. Si el pago que se está devolviendo fue realizado utilizando la interface con REDEBAN, el sistema enviará la orden de devolución a la interface e igualmente se mostrará la pantalla de esta como lo hace al hacer un pago.

5.9 . DEPÓSITOS A EVENTOS

A los folios de eventos varios además de los abonos y pagos, se le pueden registrar depósitos. Estos son tratados similar a como se tratan los depósitos de reservas, con la diferencia que no existe una reserva para el evento si no que se usa el evento mismo. Para que a un evento vario se le pueda hacer un depósito, no puede tener marcada la casilla Confirmar la Llegada del Evento, de la ventana de apertura de eventos varios, de tal forma que al marcarse esta casilla el sistema verificará los depósitos vigentes y dará la opción de aplicación del mismo.


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Esta opción permite realizar diferentes labores, tales como depósitos de eventos, devolución y aplicación de los mismos, cada uno de los cuales veremos a continuación. 6 1

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3 4 5 Figura 189 Depósitos de Eventos Varios

Para hacer un Depósito 1. Ingrese el número de folio o del evento al que desea hacer el depósito 2. Seleccione la pestaña Depósitos. Dentro de esta encontrará 4 pestañas correspondientes a las opciones existentes para hacer depósitos. Seleccione la pestaña adecuada, cada una exigirá la información correspondiente. En la imagen se muestra la captura de los datos de una tarjeta. 3. Ingrese una observación si lo considera necesario


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4. Puede especificar una moneda diferente a la moneda local, el sistema hará la conversión a la moneda local y guardará el valor en ambas monedas. 5. Especifique el valor que quiere depositar 6. Presione el botón Grabar

Para hacer un Depósito con la interfaz con Datafonos 1. Ingrese el número de folio o del evento al que desea hacer el depósito 2. Seleccione la pestaña Depósitos. Dentro de esta encontrará 3 pestañas correspondientes a las opciones existentes para hacer depósitos. Seleccione la pestaña Tarjeta. 3. Ingrese una observación si lo considera necesario 4. Especifique el valor que quiere depositar 5. Presione el botón de la barra de herramientas correspondiente al datafono que esté utilizando. En el ejemplo se observa la interfaz con Redeban. 6. Deslice la tarjeta, tal y como lo indica la nueva ventana desplegada.


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7. Una vez se pueda leer la tarjeta el sistema registrará de forma automática todos los datos del depósito y este se agregará a la lista de depósitos realizados.

Para Devolver un Depósito


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1. Ingrese el número de folio o del evento al que desea hacer el depósito 2. Haga clic en la cuadrícula sobre el depósito que quiere devolver 3. Seleccione la pestaña Depósitos. Dentro de esta encontrará 4 pestañas correspondientes a las opciones existentes para devolver depósitos. Seleccione la pestaña adecuada, cada una exigirá la información correspondiente. 4. Presione el botón Realizar Devolución 5. Confirme la devolución respondiendo SI a la pregunta


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Para Aplicar un Depósito 5 1

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1. Ingrese el número de folio o del evento al que desea hacer el depósito 2. En la cuadrícula haga clic sobre el depósito que desea aplicar 3. Seleccione la pestaña Aplicación 4. Ingrese el número de folio al que desea hacer la aplicación 5. Presione el botón Grabar Sistema de Administración Hotelera

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6. Confirme la aplicación del depósito

Para Realizar Consultas La cuadrícula donde se muestran los depósitos, se le puede aplicar varios filtros para consultar desde diferentes enfoques los movimientos realizados al evento actual. Se pueden filtrar los depósitos vigentes, aplicados, devueltos y todos lo realizados, incluso puede consultar un número de depósito específico. Para ello solo debe hacer clic sobre el filtro deseado.

Para Reimprimir un recibo de Depósito Para este proceso solo haga clic sobre el depósito deseado y presione el botón Imprimir de la barra de herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo del recibo impreso:

Importante: Por defecto el movimiento contable de los depósitos y las devoluciones de depósito afectan la cuenta establecida para el cargo de depósito o de devolución, contra Sistema de Administración Hotelera

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la cuenta definida para la forma de pago usada. Sin embargo puede establecer una variación para que el sistema utilice una cuenta diferente a la cuenta del cargo para el caso de los depósitos de eventos, de tal forma que pueda independizarlos de los depósitos de reserva. Para este lograr este cambio ingrese el número de cuenta para los parámetros: “'Cuenta contable depósito Evento'” y “Cuenta contable devo depósito Evento”, en los parámetros de Hotel, en el menú Procesos/Parámetros Hotel, del módulo Parámetros.

5.10 . CONSULTAS E INFORMES/ CAMBIO DE MONEDA La mayoría de los cargos realizados en el sistema pueden ser consultados con los informes de cargos existentes, el caso del cambio de moneda es una excepción, dado que al no ser cargado a un folio, no puede ser mostrado por los informes de cargos realizados. Utilice esta funcionalidad del sistema para listar los cambios de moneda realizados en un rango de fechas., el sistema le ofrece la posibilidad de filtrar la moneda recibida o un número de habitación. 3 1 2

Figura 190 Consulta de Cambios de Moneda

Para emitir el informe


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1. Seleccione el rango de fechas 2. Si lo requiere, especifique el código de la moneda y/o la habitación que desea filtrar. 3. Presione el botón Imprimir

5.11 .

CONSULTAS E INFORMES/ PAIDOUT

Genera un informe con los paidouts generados en un rango de fechas. El sistema le permite seleccionar en Paidouts hecho por avance de dinero y los que fueron generados por devoluciones por saldos a favor de los huéspedes. Puede aplicar filtros por un número de recibo y/o por número de folio. 4

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Figura 191 Informe Paidout

Para emitir el informe 1. Seleccione el rango de fechas 2. Seleccione que tipo de paidout desea consultar 3. Aplique filtros si lo requiere Sistema de Administración Hotelera

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4. Presione el botón Imprimir

Ejemplo del informe generado

6 . HUÉSPEDES CHECK IN Tiene como principal objetivo proveer una consulta rápida de los huéspedes el hotel. Al selecciona la opción el sistema mostrará la ventana de ayuda, la cual muestra 5 opciones básicas de búsqueda. 

Huéspedes en Casa: permite buscar por nombre del huésped



Habitación: permite buscar por número de habitación Sistema de Administración Hotelera

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

Un Huésped: proporciona la misma funcionalidad de la primera opción



Empresa: permite buscar por el nombre de la empresa



Histórico: también permite hacer búsqueda por nombre del huésped, solo que a diferencia de las demás opciones que solo muestra los datos de las personas registradas, esta última opción, le informará sobre los siguientes datos de los huéspedes: último check out, registro actual, próxima reserva. Con estos datos, podrá en una sola consulta, saber si el huésped estuvo, está y/o estará.

Figura 192 Consulta de habitaciones check in

Si da doble clic sobre un registro, el sistema mostrará la ventana de consulta de habitaciones y folios, con los datos de la habitación seleccionada. Tenga en cuenta que no aplica para los ítems de reservas y check out de la opción histórico.


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7 . PROCESOS Está conformado por una variedad de herramientas especiales, cada una de las cuales realizan procesos especiales que se aplican a los huéspedes.

7.1 . DESBLOQUEO MASIVO DE HABITACIONES En Zeus Hoteles existen básicamente 3 tipos de bloqueos (administrativos, reserva y mantenimiento), los cuales se realizan desde diferentes opciones. Mediante el uso de esta opción se puede realizar desbloqueo de cualquier habitación sin importar el tipo de bloqueo realizado. La lista mostrada despliega todas las habitaciones que tienen bloqueos definidos, de cualquiera de los tres tipos. En la cuadrícula están los datos del bloqueo, tales como el número de la habitación, la reserva si es un bloqueo de este tipo, la fecha inicial, final del bloqueo, etc. Sistema de Administración Hotelera

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Figura 193 Desbloqueo Masivo de Habitaciones

En la figura puede apreciar varios ejemplos de bloqueos, los tres primero ejemplos corresponde respectivamente a bloqueo de reserva, administrativo y por mantenimiento. La ventana le permite aplicar varios filtros, el primero de ellos es el número de una reserva, sigue el filtro para un número de habitación y finalmente los filtros por estado de recepción y de ama de llaves. Para aplicar los filtros, debe seleccionar o ingresar los filtros deseados y presionar el botón Mostrar de la barra de herramientas, para quitarlos cambie las selecciones o borre la información ingresada y presione nuevamente el botón Mostrar. Podemos consultar el detalle de una habitación bloqueada; notará que el sistema muestra en la columna Estado un link para todas aquellas habitaciones que presentas bloqueo, al presionar el enlace Bloqueada el sistema desplegará una nueva ventana detallado la información relacionada con el bloqueo. Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

Para realizar un desbloqueo 1. Seleccione las habitaciones que desea desbloquear, marcando la casilla ubicada al lado derecho de cada habitación en la cuadrícula (columna Sel) 2. Presione el botón Grabar 3. Responda SI a la confirmación que le solicitará el sistema

7.2 . CAMBIO DE DATOS DE FACTURAS Al momento de realizar la facturación de una cuenta de un folio, el sistema solicita los datos del cliente a quien se le Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

emitirá el documento de facturación, una vez el documento ha sido facturado, dichos datos solo pueden ser modificados utilizando esta opción, ya que desde la ventana de facturación la opción de cambiarlos queda deshabilitado. 5 1 2

3

4

Figura 194 Cambios de Datos de Facturas

Estos cambios de datos no generan una anulación de la facturación, ni tampoco tienen un efecto contable, por tanto si la factura fue generada en días anteriores y si desea que el cambio tenga un efecto contable, debe anular la factura generarla nuevamente, en cuyo caso esta opción no es necesaria.

Para cambiar los datos de una factura 1. Seleccione el tipo de documento al que se desea cambiar los datos


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2. Ingrese el número de habitación y seleccione en la lista frente a esta el folio, o bien indique directamente el número de folios 3. Si se generaron varios documentos al folio, seleccione la cuenta que desea cambiar 4. En la sección Nuevos Datos Factura, ingreso los nuevos datos que quiere para el documento. Importante: si ingresa la identificación de un tercero que está creado en el maestro de Clientes y en el de Empresas, el sistema cargará los datos priorizando los registrados en el maestro de empresas, y en caso particular del campo nombre, priorizará el nombre largo registrado en este maestro. 5. Presione el botón Guardar Si desea reimprimir la factura puede utilizar el botón de facturación.

El número de documento ingresado debe cumplir con las restricciones asociadas al tipo de documento especificado, en caso de no cumplirse el sistema informará. Ejemplo:


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7.3 . REIMPRIMIR FACTURAS

Opciones para las impresiones y reimpresiones de las facturas – o documentos de facturación similares- que se hayan generado a los folios. 7.3.1 .

ORIGINAL - COPIA

Por la similitud de las opciones detallaremos en esta misma sección tanto la impresión de la original como la de las copias. Ambas tienen como única función: permitir reimprimir una factura, de hecho el proceso o pasos que se siguen en ambas ventanas es el mismo, la diferencia está en la información que dejan disponible para la factura. Existe una variable que cambia según la opción seleccionada, se llama xNUM_COPIA, esta mostrará un número diferente con el que se podrán realizar las condiciones en el reporte para que el sistema imprima el texto deseado según se requiera, por ejemplo los textos ORIGINAL y COPIA. Por defecto estos mensajes no se encuentran definidos en el formato.

1

3

2

Figura 195 Reimprimir Factura (Original o Copia)

Para Reimprimir una Factura 1. Seleccione el tipo de documento que desea imprimir


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2. indique el número de habitación presione la tecla tabulador y seleccione de la lista el folio, o bien ingrese directamente el número de folio. Si conoce el número de la factura puede ingresarlo en lugar del número de folio o la habitación. Si existe el sistema cargará todos sus datos, en caso contrario lo informará. 3. Presione el botón Imprimir. El sistema mostrará la ventana de facturación. (Para detalles de cómo usar la ventana de facturación, consulte 3.7.1.8 EMISIÓN DE LA FACTURA de este manual) Recuerde que con esta opción podrá reimprimir la pero no podrá cambiar los datos del cliente a quien factura.

7.4 . REIMPRESIÓN MASIVA DE FACTURAS El objetivo de esta opción es reimprimir las facturas generadas en un rango de fecha sin necesidad de hacer una impresión una a una.


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Figura 196 Reimpresión Masiva de Facturas

Para Reimprimir Facturas 1. Seleccione el documento de facturación utilizado para emitir las facturas. Este filtro supone que podrá imprimir al tiempo y masivamente facturas del mismo documento de facturación. 2. Especifique el rango de fechas en que fueron emitidas las facturas que desea reimprimir. 3. Puede reimprimir tanto facturas actualmente activas (utilizadas), como facturas que actualmente estén anuladas. Marque las casillas que considere apropiadas. 4. Las facturas pudieron haber sido generadas a diferentes cuentas del folio. Especifique cuales de las facturas desea reimprimir de acuerdo a la cuenta para la que fue generada. Sistema de Administración Hotelera

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5. Presione el botón Actualizar de la barra de herramientas. El sistema mostrará en la cuadrícula Facturas todas aquellas que coincidan con los criterios que estableció en los pasos anteriores. 6. Si lo considera apropiado puede omitir facturas que no desea reimprimir de las mostradas por el sistema. Para ello quite la marca de la columna Sel de la cuadrícula. 7. Ahora establezca las opciones de salida, que corresponden a la presentación que espera y otras opciones que varían la visualización de la factura. Para más detalles sobre estas opciones consulte 3.7.1.8EMISIÓN DE LA FACTURA 8. Indique la forma de salida que usará el sistema. Podrá enviarlo directo a la impresora o generar archivos PDF. Si selecciona impresora asegúrese de verificar en el campo Nombre la impresora a la que será enviada. Si por el contrario selecciono la casilla PDF, deberá indicar en el campo Ruta del PDF la carpeta donde se generarán los archivos Si la salida es a impresora y no se ha seleccionado una o no tiene instalada impresoras en el equipo, el sistema restringirá este proceso; de igual manera si es a PDF y no se ha definido la ruta. 9. Presione el botón “Reimprmir Facturas” de la barra de herramientas. El sistema le solicitará reconfirmación. Si seleccionó la forma de salida PDF, los archivos que se generen quedaran en la ruta especificada con un nombre genérico conformado de la siguiente forma: [Folio_NroFolio_Fact_NroFactura].Pdf. La siguiente imagen muestra un ejemplo:


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7.5 . TAREAS PROGRAMADAS (PROGRAMAR TAREA)

Brinda la posibilidad de programar tareas que serán ejecutadas durante la estadía del huésped. Inicialmente esta opción permite programar cambios de plan y en futuras versiones encontraremos nuevas tareas como el cambio de tarifa. La programación de cambio de plan permite indicar desde la reserva que la habitación sufrirá un cambio de plan durante su estadía, proceso que será indicado por el sistema en la auditoria, en cuyo momento se procederá con la complementación de los datos faltantes y la ejecución de la misma. Una vez se ha presionado clic sobre el botón de programación de tareas en la ventana de reservas y en la medida que la reserva este vigente y en fechas validas, el sistema despliega la ventana de programación asignando automáticamente el número de la reserva y la línea seleccionada. Utilice el botón Refrescar programadas por fecha.

para mostrar las tareas


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3

4

Figura 197 Tareas Programadas.

El campo Estado indica si esta Activa o Inactiva, mientras que el campo Ejecución revela si esta Por Ejecutar, Ejecutada Satisfactoriamente u Omitida por el Usuario. Para programar el cambio de Plan 1. Presione el Botón Nuevo 2. En el campo Tareas Programadas para el Día, indique la fecha en la que ocurrirá el cambio de plan 3. Podemos programar cambio de plan para una reserva, una habitación, o un folio de eventos, de acuerdo a ello procedemos con una de dos opciones: a. Indicar el código de la reserva. El número de la habitación no se llena pues solo al hacer check-in se definirá y entonces se asignara antes de ser ejecutada. b. Indicar el número de la habitación. Debemos especificar una habitación registrada. c. Indicar el número del folio de un folio abierto. Sistema de Administración Hotelera

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4. Indique el Código de Plan que desea asignar en el campo Plan. Si el plan maneja voucher para control de consumos (voucher electrónico) bebemos especificar el número de voucher asociado. 5. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas. Una vez ejecutados estos pasos el sistema incluirá en la

cuadricula, el registro correspondiente al cambio de plan.

Varias Habitaciones en el registro o reserva Recordemos que todo proceso de cambio de plan se Normalmente en la realiza sobre el registro completo, y que un registro puede cuadricula de contener varias habitaciones registradas. Si deseamos las tareas programadas cambiar el plan a una habitación registrada junto con solo se muestran las otras bajo un mismo número de registro y el plan exige tareas Activas, indica número de voucher, el sistema nos requerirá cambie el campo Filtrar, ingresar el número de cada uno usando la cuadrícula de la sección “Nuevos Datos”. Igual situación se presenta si es una reserva de varias líneas.

Solo debemos ubicarnos en la columna “Voucher” de la cuadrícula y colocar el número para cada habitación.


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Para modificar el registro ingresado 1. Presione doble clic sobre el registro que desea modificar 2. Realice los cambios correspondientes. Por defecto las tareas se guardan con el estado Activa, pero pueden ser desactivadas para que no sean ejecutadas. Si no desea que la tarea se ejecute cambie el registro y en lugar de Activa seleccione Inactiva. 3. Presione el botón Guardar

7.6 . WAKE UP CALL (LLAMADA PARA DESPERTAR)

Permite realizar un registro de las solicitudes de Wake Up realizadas por los clientes, así como ir informado al sistema sobre los que ya se han procesado. El registro no genera alarmas en pantalla, deben ser verificados por el usuario.


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Figura 198 Llamada a Despertar

El registro de llamada puede realizarse por cada huésped, el cual es identificado por el sistema por un número único correspondiente a cada una de sus estadías.

Para Registrar un Wake Up 1. Indique la fecha, la hora (en formato 24 horas) y los minutos, en el que se debe llamar al huésped 2. Ingrese el número que identifica al huésped, si lo desconoce utilice la ayuda para buscarlo, el sistema le permitirá localizarlo por nombre o identificación 3. Presione el botón Guardar

Para Borrar un registro Sistema de Administración Hotelera

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1. Seleccione de la lista el registro que desea borrar, marcando la casilla de la primera columna 2. Presione el botón Borrar

Para Procesar un Registro (indicar que ya ha hecho el Wake Up) 1. Seleccione de la lista el registro que desea Procesar, marcando la casilla de la primera columna 2. Presione el botón Procesar

Para Aplicar Filtros Esta ventana le provee varios filtros para consultar los Wake Up, puede seleccionar entre las opciones para mirarlos todos o mirarlos de acuerdo al estado en que se encuentren. Para ello solo debe seleccionar de las lista Filtrar Registros, el filtro que desea aplicar.

7.7 . EXCLUIR IMPUESTOS

Algunas legislaciones permiten hacer excepciones al cobro de los impuestos para cierto tipo de huéspedes, por ejemplo los extranjeros. Esta opción permite definir esa característica para un folio, de tal forma que luego de excluido el sistema no cobrará ningún impuesto sobre los cargos realizados manualmente desde Front, POS o Teléfonos. Tenga muy presente que los cargos del Plan no se ven afectados por esta exclusión, si desea excluir los cargos del plan, lo correcto es crear un plan que contenga cargos sin impuesto y cambiar al cliente a este. Sistema de Administración Hotelera

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Por defecto el sistema muestra la lista de todos los folios check in y mostrará seleccionados aquellos que ya estén excluidos de impuestos. 3

1

2

Figura 199 Excluir Impuestos

Para Excluir un Folio 1. Seleccione la categoría por la que hará la exclusión 2. Seleccione de la lista el folio que desea excluir marcando la casilla de la primera columna 3. presione el botón Guardar

Para Quitar una Exclusión 1. Quite la marca del folio deseado 2. presione el botón Guardar


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Puede realizar el filtro de un folio específico, para ello escriba en el campo Folio, el número de folio que desea filtrar, también puede utilizar la ayuda para localizarlo.

7.8 . CHECKIN ARCHIVO PLANO El registro de los huéspedes puede realizarse desde varias opciones, la principal de ellas es la opción de registro de huéspedes del menú Recepción. Esta opción también nos permite registrar huéspedes en el hotel, con varias diferencias marcadas respecto las demás opciones del sistema. Las principales diferencias son la posibilidad de hacer un registro masivo y la mínima necesidad de intervención del usuario. 2 3 4 1

Figura 200 Check-in Archivo Plano

Esta opción realiza el registro de los huéspedes desde un archivo plano (archivo de texto) que debe tener una estructura específica definida por el sistema. La estructura es muy Sistema de Administración Hotelera

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sencilla de establecer, son exactamente las mismas columnas mostradas en la primera cuadrícula de esta ventana. Cada uno de los campos debe estar separado por un carácter específico, el cual se establece en los parámetros globales del sistema, lo encontramos con el nombre “SEPARADOR ARCHIVO PLANO”. La siguiente imagen nos da una idea de cómo se ve el archivo plano abierto en el block de notas (Notepad), en este caso el carácter separador es el Pipe (|)

Veamos una parte ampliada:

Para realizar el registro, nuestro principal y único insumo es el archivo plano debidamente formado. Miremos los pasos que debemos seguir para realizar el registro: 1. Cargue del archivo plano: Para cargar el archivo debemos inicialmente presionar el botón Adicionar de la barra de herramientas, esta acción nos habilitara el campo “Ruta Archivo”. En este campo debemos ingresar la ruta y el nombre el archivo que contiene los datos, o bien podemos usar el botón para buscar el archivo ubicado junto a este campo. 2. Ahora debemos presionar el botón “Obtener Archivo” de la barra de herramientas. El sistema realizará verificaciones del contenido del archivo. Entre otras nos indicará si el archivo no existe, si está bien formado, si el separador de campos y el número de columnas son los correctos, si el tamaño de los campos es adecuado o si hay un cliente repetido.


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3. Una vez el sistema detecte que el archivo es correcto nos mostrará en la primera cuadrícula los datos de las personas que se registrarán. Ahora debemos proceder a dar la orden de validar la información contenida. Para validar dicha información debemos presionar el botón “Validar Archivo” el cual nos indicará si el archivo es o no válido. Además verificará si hay inconsistencias. 4. Luego de pasar las validaciones el sistema nos permitirá seleccionar de la primera cuadrícula las personas que deseamos registrar. Para seleccionarlas marcamos la casilla ubicada en la primera columna. El objetivo es que podamos registrar parcialmente las personas si así lo deseamos. Luego de seleccionarlas debemos presionar el botón Transferir de la barra de herramientas. El sistema pasará las personas de la primera a la segunda cuadrícula 5. Habiendo indicado las personas que se registrarán, podemos proceder a presionar el botón Registrar, el cual realizará el proceso de registro de los huéspedes

Inconsistencias de la validación Durante el paso 3 es posible que el sistema encuentre inconsistencias que no permitan realizar el registro. Cuando esto se presente el sistema emitirá un mensaje y bloqueará la posibilidad de seleccionar las personas a transferir, tampoco estará disponible el botón transferir de la barra de herramientas:


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Es posible generar un informe con la lista de las inconsistencias encontradas, las cuales deben ser resueltas para poder realizar el registro. Para generar el informe debemos hacer clic en el botón Inconsistencias. La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe generado:

7.9 . CONTROL DE COSUMOS Permite establecer restricciones respecto a los cargos registrados en los folios de tal forma que solo pueda cargarse un monto menor o igual al saldo a favor que tenga el folio. Es claro entonces que el control realizado se basa en un saldo a favor en el folio, para lo cual se requeriría que se haya aplicado Abonos al mismo.

Figura 201 Control de Consumos


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Para activar/desactivar el control de consumos 1. Ingrese el número del folio a restringir 2. Marque/desmarque la casilla “Control de Consumos” 3. Presione el botón Guardar Una vez active el control el sistema validará el saldo disponible en el folio antes de hacer cualquier cargo desde Hotel o desde POS, si el saldo no es suficiente emitirá un mensaje indicándolo.

7.10 .

ASIGNAR CLASE DE FOLIO

Empecemos por recordar que las clases de folio, las cuales podemos configurar desde el módulo Parámetros, nos permiten cambiar el comportamiento del sistema al realizar cargos desde el punto de venta, respecto a descuentos y aplicación de impuestos. Por defecto los folios no están asociados a una clase, por lo que es necesario realizar la asignación de forma manual. Esta opción nos permite definir a que clase pertenece un folio. Sistema de Administración Hotelera

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Figura 202 Asignar Clase de Folio

Para asignar una clase de folio debemos iniciar por ingresar el número de folio que deseamos afectar, posteriormente asignamos el código de la Clase de Folio, y finalmente presionamos el botón Guardar. Tanto el campo Folio como “Clase de Folio”, cuentan con la posibilidad de usar la ayuda (Tecla F4) para buscar los códigos respectivos si no los conocemos. Podemos quitar una asignación dejando el campo “Clase de Folio” vacío y presionando el botón Guardar.

7.11 .

REVERTIR CHECKOUT

Bajo las condiciones correctas es posible dejar check-in a una habitación, un huésped o un evento vario a quien se le registró la salida del hotel. Este proceso deshace todas las acciones llevadas a cabo por el sistema, dejando al cliente nuevamente check-in y listo para continuar un proceso normal, como si nunca hubiera hecho check-out.

7.11.1 .

REVERTIR CHECK-OUT DE HUÉSPEDES

Precondiciones: Las siguientes condiciones se deben cumplir para poder aplicar el proceso de reversión de check-out:


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1. El check-out que desee revertir debe ser del Día Actual. Es decir que no se podrán procesar huéspedes que hicieron check-out en días anteriores. 2. La habitación no puede haber estado registrado en un plan que genera bonos para futuros servicio.

3. Para el caso de Titulares, la habitación en la que estaba el cliente debe estar Disponible. Es decir debe estar check-out, sin pre-asignación (preferencia de reserva), ni bloqueo registrado. 

Si al presionar el botón guardar la reversión del checkout el sistema encuentra que la habitación tiene un bloqueo administrativo o de mantenimiento, el sistema le informara cuales son los motivos por los cuales está bloqueada la habitación.

4. Cuando se trate de la reversión del check-out de un Acompañante o subtitular, el titular de la habitación debe estar obligatoriamente check-in 5. Si la habitación hacía parte de un grupo, el folio maestro del grupo debe estar check-in.

Tenga en cuenta que: 

Si el sistema está parametrizado para solicitar asignación de códigos de barra, el sistema los solicitará después de que se reviertan los check-out. Siempre y cuando el titular este check-in y existan registrados códigos de barra al folio.


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

Si la habitación tenia llave creada al momento de hacer el check-out, el sistema automáticamente le creara una nueva llave.



El sistema dará la posibilidad de Registrar las Empresa y/o Agencias Temporales que se deseen para la aplicación de las categorías fiscales.



Tenga en cuenta que los Mensajes que no se habían leído al momento de hacer el check-out no serán activados para que queden por leer.

Al terminar el proceso de reversión: Luego de presionar el botón Guardar el sistema iniciará el proceso de reversión, el cual tendrá el siguiente resultado:

1. Las Facturas generadas se anularan. Es posible que los pagos CXC sean revertidos junto con la factura si así está definido por parámetro. 2. Los vouchers no consumidos y que quedaron como no disponibles para consumir (32), se dejaran nuevamente disponibles para consumir (31). 3. La Disponibilidad se restauraría para dejar registro que hay más habitaciones ocupadas y más personas registradas. 4. La habitación, el folio y los acompañantes (seleccionados) que quedaron como check-out (32), se dejaran nuevamente en estado check-in (31).


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5. Los valores de allotment disminuirá en los valores habitaciones disponibles.

Post condiciones: Los siguientes procesos se deben hacer luego de terminar la reversión del check-out: 1. Registrar nuevamente los Elementos que se tenían prestado, en caso de que lo deseen. 2. Registrar nuevamente Las Cajillas de Seguridad que se tenían, en caso de que lo desee. 3. Bloquear nuevamente Las Habitaciones Comunicadas que requiera asignar.

Para revertir el check-out:

Figura 203 Revertir Check-out de Habitaciones Sistema de Administración Hotelera

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1. Digite el número de la habitación a la cual le quiere revertir los Check-Out. La opción de ayuda para ubicar la habitación estaría disponible para este campo, teniendo en cuenta que lo puede hacer por habitación o por huésped. Si lo hace por habitación, el sistema le mostrara de las habitaciones que están check-in o de las Habitaciones que hicieron Check-out el día actual, el último folio utilizado. Si lo hace por huésped, el sistema mostrara del último folio utilizado por las habitaciones que están check-in y de que hicieron check-out el día actual. En otras palabras solo se verán los acompañantes que salieron el día actual y que estuvieron en el último folio que utilizo las habitaciones, ya sea de las que están check-in o de las que hicieron check-out el día actual. 2. Seleccione, en la lista dispuesta, los huéspedes a quienes se les revertiría el check-out marcando la casilla correspondiente. Si se quiere seleccionar todos los huéspedes, basta con dar doble clic sobre la cabecera de la columna SEL. 3. Confirme la reversión seleccionando la casilla de verificación. 4. Haga clic en el botón Guardar. El sistema le pedirá reconfirmación para llevar a cabo el proceso:

7.11.2 .

REVERTIR CHECK-OUT DE EVENTOS VARIOS Y GRUPOS

Precondiciones Sistema de Administración Hotelera

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Las siguientes condiciones se deben tener en cuenta para poder aplicar el proceso de reversión de check-out y los motivos o en qué casos no será posible hacer la reversión del check-out: 1. Solo se pueden revertir folios que hagan hecho checkout del día actual.

Resultado De La Reversión Luego de presionar el botón Guardar el sistema iniciará el proceso de reversión, el cual tendrá el siguiente resultado: 1. Las Facturas generadas se anularan. Es posible que los pagos CXC sean revertidos junto con la factura si así está definido por parámetro. 2. Cuando sea un Folio de Evento, los vouchers no consumidos y que quedaron como no disponibles para consumir (32), se dejaran nuevamente disponibles para consumir (31). 3. El folio, el Evento y/o Grupo que quedaron como checkout (32), se dejaran nuevamente en estado check-in (31). 4. Las habitaciones relacionadas con los folios de grupo no se verán afectadas por la reversión del check-out. 5. Cuando se trate de la reversión de un folio de evento, si el sistema está parametrizado para solicitar asignación de códigos de barra, el sistema los solicitará después de que se reviertan los check-out. Siempre y cuando existan registrados códigos de barra al folio.


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Para revertir un check-out

Figura 204 Revertir Check-out de Eventos y Grupos

1. Digite el número de folio. La opción de ayuda para ubicar este folio estaría disponible para este campo. Esta ayuda solo mostrara los folios que hicieron Checkout el día actual. 2. Confirme la reversión seleccionando la casilla de verificación. 3. Guardar la reversión dando clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas. El sistema le pedirá confirmación para llevar a cabo el proceso.

7.12 .

FACTURACIÓN POR CORTE DE CUENTA

En condiciones normales los huéspedes pagan su cuenta y reciben su factura al final de su estadía, específicamente al hacer check-out. Es posible sin embargo que en algunas situaciones el cliente requiera de un pago parcial de sus consumos y una factura por dichos cargos, aunque no vaya Sistema de Administración Hotelera

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hacer check-out; este proceso se conoce en Zeus como corte de cuenta. A continuación detallaremos como se puede realizar un corte de cuenta de una o varias habitaciones, usando diferentes formas de pagos y opciones para el corte.

Figura 205 Facturación por Corte de Cuenta

1. Defina la forma en que quiere hacer el corte y el documento de facturación que desea utilizar para facturar. Respecto a la forma existen 2 posibles opciones: a. Hacer check-out del huésped, generando la factura por el folio actual y volver a registrar el check-in. Este es un proceso automático, donde el sistema saca a todos los huéspedes de la habitación, registra el pago, factura y los vuelve


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a registrar llegando hoy y saliendo en la fecha de salida estipulada en el registro inicial. b. Utilizar un folio de eventos varios. En este caso todos los cargos son transferidos y facturados en un folio de eventos generado de forma automática por el sistema. La habitación original no hace check-out. 2. Debemos indicar como se va a saldar los saldos pendientes por facturar de las habitaciones, es decir, la forma de pago con la cual desea cerrar el folio. Esto se puede hacer de dos posibles maneras: a. Independientemente: de esta manera el sistema buscará la información necesaria para el pago en cada registro dee habitación, si la habitación no tiene dicha información, será omitida del proceso. Por ejemplo si selecciona la opción “Empresa Asociada al Registro”, el sistema validará los datos de la empresa que se indicó durante el proceso de check-in y verificará su crédito, si todo se cumple el pago será registrado a la empresa; por el contrario si no tiene empresa asociada, el sistema no la facturará. El mismo proceso seguirá el sistema si desea registrar el pago contra la Agencia, Particular o Socio. b. Global: de esta manera el sistema hará el mismo proceso a todas las habitaciones seleccionadas. Es decir que se generará la misma forma de pago y con los mismos datos de acuerdo a lo que escoja. Por ejemplo si indica que se va a cruzar Globalmente con la empresa "ZEUS", cada habitación se le registrará un pago CXC a la empresa ZEUS, sin importar la empresa de Sistema de Administración Hotelera

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donde viene la habitación. Desde luego la empresa tendrá que tener crédito habilitado. Nota: para cualquier caso (Independiente o Global) si se determina que la habitación se cruza contra efectivo o tarjeta, la factura sale a nombre de la persona que hizo el registro. Para cualquier de los caso el huésped de la factura será el titular de la habitación.

3. La aplicación de filtros es una opción que le permite seleccionar con mayor facilidad las habitaciones que incluirá dentro del proceso de cierre de cuenta. Seleccione de la lista el filtro que desea aplicar y en el campo contiguo especifique el código a filtrar. Por ejemplo si selecciona filtro por Registro, e indica un número de registro, el sistema mostrara todas las habitaciones que están Check-In con dicha número.

4. Seleccione las habitaciones que desee. Las habitaciones quedan seleccionadas en su totalidad cuando se refresca la información; pero si se desea excluir alguna de ella, solo basta con quitar la selección en la casilla de chequeo correspondiente. Dar clic sobre la cabecera de la columna “SEL”, selecciona o deselecciona todas las habitaciones en la cuadricula. 5. El usuario debe determinar si desea imprimir (Papel) las facturas /remisiones generadas en el proceso. Así como determinar si el sistema cree, remisiones en caso Sistema de Administración Hotelera

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de necesitar hacerlo, recordemos que las remisiones se generan si se está registrando un pago CXC y la empresa/agencia/cliente tiene definida una fecha máxima de recepción de facturas. 6. Finalmente debemos hacer clic sobre el botón ”Realizar el proceso de facturación por corte de cuenta” de la barra de herramientas. Este proceso solicitará algunas verificaciones y eventualmente puede emitir mensajes por situaciones que impidan el proceso: a. Pedirá que confirme si está seguro de realizar el proceso a las habitaciones seleccionadas.

b. Verificará que el usuario que está llevando a cabo el proceso, tenga permisos para realizar pagos en Efectivo/Tarjeta en la ventana de Check-out y si tiene permisos para realizar pagos CXC. De no tener permisos lo informará

c. Verificará que las habitaciones seleccionadas, no tengan facturas generadas, tengan cargos que facturar, y no tengan cuentas abiertas en POS. De con cumplirse lo informará:


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Una vez procesadas todas las validaciones, el sistema seguirá el siguiente proceso: Hará las verificaciones pertinentes respecto a la información necesaria para registrar los pagos y las facturas. Por ejemplo si el cruce es independientemente contra Empresa, verifica que tenga empresa asociada y si esta tiene crédito. Si es Agencia verifica que venga de una reserva y esta tenga crédito. Si es Particular verifica que este tenga crédito. Si es a Socio verifica que la persona que hizo el registro de la habitación sea socio, tenga crédito y no este bloqueado para hacer pagos CXC.

Check-in – Check-out En caso de que el proceso sea haciendo Check-out y Check-In a la Habitación, el sistema hará las siguientes verificaciones por cada habitación que no tenga: 1. factura generada, 2. más de un folio creado, 3. ningún cargo, 4. remisión generada, 5. folios de eventos asociados y check-in, 6. cuentas abiertas en POS, Sistema de Administración Hotelera

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7. Cajilla de Seguridad asignada y 8. Elementos Prestados en el Hotel. De haber alguna de estas situaciones la habitación será excluida del proceso Una vez terminadas las validaciones el sistema hará los siguientes procesos: 1. Genera un pago a la Cuenta Ambas por el valor del saldo de la habitación, de acuerdo a como se haya determinado 2. Genera una factura/remisión a la Cuenta Ambas a la Habitación. 3. Realiza el check-out a la Habitación. 4. Realiza el check--in a la Habitación con los mismos datos pero con un nuevo folio

Con Folio de Eventos Varios En caso de que el proceso sea utilizando Folio de Eventos Varios, el sistema hará las siguientes verificaciones por cada habitación que no tenga: 1. factura generada, 2. más de un folio creado, 3. Ningún cargo registrado, 4. remisión generada y 5. cuentas abiertas en POS. Sistema de Administración Hotelera

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Una vez terminadas las validaciones el sistema hará los siguientes procesos 1. Crea el folio de eventos varios con los datos del titular de la habitación. Asociando este folio con el folio de dicha habitación 2. Transfiere todos los cargos que tiene la habitación al folio de eventos creados. 3. Genera un pago por el valor de los cargos transferidos, de acuerdo a como se haya determinado. 4. Genera la factura/remisión a la creado.

del folio de evento

5. Hace check-out al folio de evento creado.

De esta manera las habitaciones procesadas quedaran sin ningún cargo hasta ese momento y podrá continuar causándole cargos normalmente.

7.13 .

CONTROL SALIDAS Y/O LLEGADAS

Permite definirle a las Habitaciones y a los Eventos Varios registrados, un estado especial que bloquea la ejecución de varios procesos del sistema hasta que dicho estado no sea cambiado. Uno de los usos que podemos dar a esta opción es para los casos en los cuales los huéspedes salen del hotel para asistir a eventos, tours, o cualquier acontecimiento fuera del hotel, y Sistema de Administración Hotelera

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por seguridad queremos garantizar que ningún proceso pueda ser realizado mientras no se indique al sistema que han regresado, esto con el objetivo de evitar fraudes como la suplantación de identidad. Cuando establecemos que el huésped salió del hotel el sistema el sistema no permitirá utilizar las siguientes opciones del sistema: 

Check-out de huéspedes



Check-out de eventos varios



Bloqueo/Suspensión de Folios



Cambio de habitaciones



Intercambio de habitaciones



Cambios a Huéspedes check-in



Cambio de documentos: En este proceso se valida solo si la identificación a cambiar pertenece a un huésped check-in. Cambio de Titular/Subtitular/Acompañante

 

Facturación por corte de cuenta. (En este proceso solo se mostrarán las habitaciones que no estén marcadas para salida)

La ventana nos provee opciones para buscar solios de habitaciones y/o folios de eventos varios; igualmente un filtro adicional para indicar un número de folio específico

Adicionalmente dos pestañas, una para establecer que el huésped ha salido del hotel, y la segunda para indicar que retornó.


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Figura 206 Control de Salidas y/o Llegadas

Observemos a continuación los pasos a seguir para indicar la salida y llegada de huéspedes: Para Marcar la Salida 1. Seleccione los tipos de folios que desea consultar, para ello marque las casillas Habitación y/o Eventos. 2. Si lo requiere, indique el número de folio que desee filtrar en el campo Folio. 3. Haga clic en la pestaña “Marcar Salida” 4. Presione el botón Refrescar dela barra de herramientas. En este punto el sistema mostrará en la cuadrícula de la pestaña “Marcar Salida”, todo los registros que coincidan con los criterios de búsqueda indicados en los pasos anteriores. 5. Seleccione los registros que desea marcar. Para ello active la casilla de la columna Sel de la cuadrícula haciendo clic junto a cada registro. Si desea seleccionarlos todos, haga clic en el título de la columna. 6. Presione el botón “Marcar Salida” de la barra de herramientas.

A partir de este momento se bloquearán las opciones antes mencionadas. La siguiente imagen muestra un ejemplo del


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mensaje emitido por el sistema al intentar hacer check-out a una habitación que se le ha marcado la salida:

Para Marcar la Llegada 1. Seleccione los tipos de folios que desea consultar, para ello marque las casillas Habitación y/o Eventos. 2. Si lo requiere, indique el número de folio que desee filtrar en el campo Folio. 3. Haga clic en la pestaña “Marcar Llegada” 4. Presione el botón Refrescar dela barra de herramientas. En este punto el sistema mostrará en la cuadrícula de la pestaña “Marcar Llegada”, todo los registros que coincidan con los criterios de búsqueda indicados en los pasos anteriores. 5. Seleccione los registros que desea marcar. Para ello active la casilla de la columna Sel de la cuadrícula haciendo clic junto a cada registro. Si desea seleccionarlos todos, haga clic en el título de la columna. 6. Presione el botón “Marcar Llegada” de la barra de herramientas. 7. Si está activa la autorización para desmarcar folios el sistema solicitará la autorización:


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8. Realice la autorización para llegada: a. Ingrese una observación para detallar la autorización que está dando b. Digite la fórmula de autorización, su usuario y su contraseña. c. Presione el botón Guardar Si no provee una autorización, no podrá marcar la llegada de los huéspedes.

Las habitaciones marcadas para salida generan inconsistencia tipo de tal forma que no se podrá realizar el cierre en la medida que existan folios marcados para Tour. La siguiente imagen muestra un ejemplo de las inconsistencias generadas:


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Anexo 1

Zeus Image Manager

8 . SISTEMA DE CARGA DE IMÁGENES DE ZEUS Este sistema se integra con varias de las aplicaciones de Zeus Tecnología, permite cargar imágenes desde diferentes fuentes para ser asociadas a varias entidades del sistema como productos, clasificaciones, clientes, etc.


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8.1 . CARGAR DESDE UN ARCHIVO

Permite buscar la imagen en un archivo previamente guardado en nuestro computador o Red.

1. Haga clic en el botón Abrir Imagen desde Archivo 2. En la ventana desplegada busque la imagen deseada y presione al botón Abrir.

8.2 . CARGAR DESDE UN DISPOSITIVO

Permite capturar la imagen a partir de un dispositivo de captura como un escáner o cámara. Sistema de Administración Hotelera

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1. Haga clic en el botón Seleccionar Dispositivo 2. En la lista de dispositivos desplegados seleccione el origen desde donde capturará la imagen y presione el botón seleccionar.

3. Luego de seleccionado el origen haga clic en el botón Adquirir Imagen.

4. Se desplegará la ventana de captura de imágenes correspondiente a al dispositivo. Para este caso mostraremos la imagen de la ventana de captura estándar de Windows para un escáner, sin embargo debe tener siempre presente que las ventanas o sistemas de cada dispositivo varían y por tanto debe tener claridad sobre el manejo de dicha ventana. Estos sistemas son independientes de Zeus, son definidos y Sistema de Administración Hotelera

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configurados por cada fabricante, por ello las herramientas que le ofrezca para controlar la imagen depende de ello. 5. Realice el proceso de captura correspondiente a la ventana desplegada, para nuestro ejemplo se haría clic sobre el botón digitalizar.

Ver información de la imagen Luego de cargar desde un archivo puede consultar información general de la imagen. Para ello solo debe hacer clic en el botón Información de Imagen.


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Se desplegará una nueva ventana con los datos del tamaño y dimensiones del archivo, como se muestra en la siguiente imagen.

8.3 . LUEGO DE CARGADAS LAS IMÁGENES

Sea que haya cargado las imágenes desde un archivo o un dispositivo, el paso a seguir depende de lo que quiera obtener, las siguientes son las opciones:

8.3.1 .

GRABAR LA IMAGEN EN UN ARCHIVO

Permite almacenar una copia del archivo de imagen seleccionado en el directorio deseado a través del botón Grabar Imagen en Archivo. Esta opción despliega una ventana que permite escoger el directorio de destino, el nombre y tipo de imagen a guardar:


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Luego de seleccionadas estas opciones debe hacer clic en el botón Guardar de la nueva ventana. 8.3.2 .

GRABAR LA IMAGEN EN LA BASE DE DATOS DE ZEUS

Permite guardar una copia de la imagen en la base de datos de imágenes de Zeus y asocia la imagen a la entidad correspondiente.

Presionando el botón “Grabar Imagen en Base de Datos” el sistema además de almacenar el archivo crea una relación o asociación con la entidad que está utilizando, es decir, si ingreso a la ventana de de Zeus Imágenes desde la ventana de productos, el sistema asociará la imagen con el producto que actualmente está modificando. Una vez grabada recibirá una ventana informándolo:


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8.3.3 .

ELIMINAR UNA IMAGEN DE LA BASE DE DATOS DE ZEUS

Elimina la imagen actualmente asociada y guardada en la base de datos. Por ejemplo si ingreso a Zeus Imágenes desde la ventana de productos y presiona el botón eliminar, borrará la imagen y la asociación entre está y el producto que está modificando.


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Anexo 2

Zeus BioFinger


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La utilización de la librería ZeusBioFinger está destinada a cualquier módulo en el que se requiera hacer registro, identificación y verificación de la huella dactilar. Para el proceso de registro se deberá acceder a la opción específica de registro de huella dactilar que se disponga en el módulo donde se implemente la librería; al realizar esto se desplegará entonces la ventana de registro de ZeusBioFinger:

En la barra de botones se dispone de cinco de ellos que corresponden respectivamente a Eliminar todas las huellas registradas (solo se habilita cuando se tengan huellas previamente registradas para la persona en cuestión), Eliminar huella digital (solo se elimina la huella que se seleccione, siempre que se tenga previamente registrada), Registrar huella digital, Aplicar cambios y Salir:


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Registrar una huella: Para registrar una huella digital entonces se selecciona el dedo que se quiere registrar, y se presiona el botón de registrar:

Se desplegará entonces una ventana con el indicador del número de muestra y un espacio donde se va mostrando la imagen dactilar que se va registrando:

Al ir ubicando el dedo en el lector se va realizando el registro de la impresión dactilar:


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Si las muestras que se toman no corresponden se emitirá un mensaje informando de la situación:

En la ventana de registro de las muestras se dispone de un botón que borra las muestras que se hayan registrado, en caso de que no se haya completado el número total de muestras y se quiera volver a hacer el registro desde cero:

Al presionarlo se comienza de nuevo con la primera muestra:


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Cuando el número total de muestras se haya completado de manera correcta entonces se emitirá el mensaje que informa de la situación:

Luego de esto se regresará a la ventana principal del registro de huellas. Eliminar una Huella: Desde la ventana principal de registro de huellas se puede eliminar una o varias de las huellas que se hayan registrado. Si se presiona el botón de Eliminar todas las huellas registradas se borrarán todas las huellas que se tienen registradas para la persona en la base de datos. En caso de que se quiera hacer el proceso de manera individual se deberá seleccionar el dedo del que se quiere eliminar el registro de huella y se debe presionar el botón Eliminar huella digital:


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Para cualquiera de las dos opciones que se utilice se deberá confirmar el borrado presionando el botón Aplicar cambios, para que se reflejen los borrados en la base de datos:

Aparte del registro de huellas o eliminación de huellas se puede consultar que huellas tiene registrada una persona. Para ello se debe ir colocando el puntero del mouse sobre el dedo que se quiere consultar, y de esta forma aparecerán las acciones realizadas sobre dicho dedo:


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Identificación o verificación a partir de la huella: El método de identificación permite que desde la lectura del dispositivo se consulte la base de datos y se traiga la Identificación de la persona que corresponda a la huella. Para el método de verificación se compara que la impresión dactilar, que se amarra a una identificación de alguna persona en específico, corresponda con las huellas que se tengan registradas en la base de da

9 . CONFIGURACIÓN DE BASES DE DATOS DE IMÁGENES Y HUELLAS Se requiere tener creadas las bases de datos de manera independiente; dichas bases podrán tener el nombre que se desee, aunque se recomienda por estandarización usar la terminación con el sufijo IMÁGENES o con el sufijo HUELLAS. Se requerirá especificar explícitamente en que servidor se encuentran dichas bases y, adicional a esto, especificar tanto el nombre de usuario como la contraseña con la que se puede realizar la conexión a dicho servidor. Para especificar estos datos se dispusieron dos nuevos parámetros en HOTEL.


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Para modificar estos datos de conexión se debe entonces ingresar al módulo de Parámetros, y bajo el menú Procesos se selecciona la opción de Definición de Parámetros – Hotel:

Para modificarlos se debe entonces dar doble clic en el ítem y se cargarán los datos correspondientes en la parte inferior de la ventana; allí se deberá digitar el valor del nombre del servidor o la IP, luego el separador punto y coma, luego el nombre de usuario, el punto y coma, la contraseña de ese usuario, nuevamente el separador de punto y coma y finalmente el nombre de la base de datos:

Si no se especifican los valores que se requieren, entonces no se podrá realizar la utilización de las funciones de las imágenes y/o huellas en los módulos de Front.


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En caso de que se especifiquen valores incorrectos para los datos de conexión de las bases de imágenes y/o huellas, cuando se haga el llamado a la función en específico (por ejemplo Registro de huella, Registro de imágenes), entonces se emitirá un mensaje indicando que los datos de conexión no son válidos para establecer la comunicación con la base de datos requerida:

Por ejemplo, si se tiene una clave incorrecta o un usuario o servidor incorrectos en los parámetros de la tabla HOTEL, para el caso por ejemplo de ZeusImage, entonces se mostrará la opción de registro de imágenes, porque se tiene correctamente configuradas las licencias, pero al dar clic emitirá el mensaje indicando que los datos de conexión no son válidos:

A partir de la versión 9.8 R10 lanzada en Abril de 2010 el archivo de configuración zInterfaseDispositivos.dat ya no requerirá de los datos de conexión independientemente de huellas e imágenes. Lo único que se mantendrá en este Sistema de Administración Hotelera

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archivo será la activación de las funciones a través de los parámetros ZHUELLAS y ZIMAGENES. Los demás datos ya no serán necesarios y se podrán suprimir del archivo. Realizar la asignación de las bases de Zeus a las correspondientes bases de Imágenes y Huellas que se usarán para los módulos de Zeus. Para poder mantener una sola base de cada elemento (una de Imágenes y una de Huellas), que pertenezca a los diferentes módulos de Zeus, se ha dispuesto de una nueva tabla que se denomina BASESREGISTRADAS. Esta tabla se ubicará tanto en la base de huellas como en la de imágenes. En dicha tabla se deberán entonces colocar los nombres de las bases de datos que pueden utilizar las funciones de la base en particular. Por ejemplo, si se considera la tabla en la base de Imágenes, entonces allí se registrará el nombre de la base de hoteles, y si se requiere el nombre de la base de Clubes, y los demás módulos que luego requieran usar la información.


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ANEXOS


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10 . ANEXO 1. EJEMPLO PARA LA CONFIGURACIÓN DE TERRENOS Para poner a funcionar el control de disponibilidad por Terrenos, se debe crear por cada Tipo de Habitación, una cantidad de habitaciones tal que la suma de todas llegue al tope o por lo menos NO supere la cantidad de Terrenos asignados al Complejo al que pertenecen, teniendo en cuenta la equivalencia en terrenos indicada al tipo de habitación al que pertenecen (Configurar el Tipo de Habitación). Una vez creadas todas las habitaciones, simplemente se irán activando e inactivando según se necesite, desde la opción correspondiente. De esta manera el sistema hará el proceso de control de disponibilidad que siempre ha realizado pues simplemente se basará en la cantidad de habitaciones activas por cada tipo. Ejemplo: El siguiente ejemplo muestra 4 tipos de habitación con la cantidad máxima de habitaciones creadas y la equivalencia en terrenos de cada tipo, y basado en que se está usando un solo complejo al cual se le indicó una cantidad máxima de 56 Terrenos (Configurar el Complejo): Tipo de Habitación



Cantidad

Terrenos Equivalentes

SA

8

7

SB

13

4

SC

7

8

SD

14

4

SA: Como el Total de Terrenos del Complejo es 56 y la cantidad de Terrenos que ocupa el Tipo de Habitación SA es 7, entonces solo se decidió crear máximo 8 Habitaciones de este Tipo. (8 x 7 = 56).


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

SB: Como el Total de Terrenos del Complejo es 56 y la cantidad de Terrenos que ocupa el Tipo de Habitación SB es 4, entonces solo se decidió crear máximo 13 Habitaciones de este Tipo. (13 x 4 = 52 [56]). [Pudieron haberse creado 14 (14x4 = 56)]



SC: Como el Total de Terrenos del Complejo es 56 y la cantidad de Terrenos que ocupa el Tipo de Habitación SC es 8, entonces solo se decidió crear máximo 7 Habitaciones de este Tipo. (7 x 8 = 56).



SD: Como el Total de Terrenos del Complejo es 56 y la cantidad de Terrenos que ocupa el Tipo de Habitación C4 es 4, entonces se decidió crear máximo 14 Habitaciones de este Tipo. (14 x 4 = 56).

Una vez estén creadas todas las habitaciones, se hará el proceso de dejar activa solo la cantidad de Habitaciones a usar por cada Tipo, pues no pueden estar activas todas las habitaciones de cada Tipo, ya que eso supera en gran número a la cantidad de Terrenos disponibles. Si en el ejemplo descrito anteriormente, se activaran todas las habitaciones de todos los tipos, se le estaría indicando al sistema que se podrán usar 220 (56+52+56+56) Habitaciones, y por lo tanto que estarán disponibles 1272 (56x7+52x4+56x8+56x4) Terrenos y eso sería incorrecto, por lo que se dispondrá de una opción para Activar E Inactivar Habitaciones por cada tipo y el sistema controlará que no se supere el tope máximo de terrenos activos para usar. De esta manera se asegura que siempre haya activa una cantidad controlada de habitaciones por cada Tipo y el sistema realizará el control de disponibilidad que siempre ha realizado normalmente.


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Ejemplo: El siguiente ejemplo muestra 4 Tipos de Habitación con la cantidad máxima de Habitaciones creadas, la Equivalencia en Terrenos de cada Tipo, la cantidad de Habitaciones Activas y la cantidad de Terrenos Equivalentes Activos. Está basado en que se está usando un solo Complejo y a ese Complejo se le indicó una cantidad máxima de 56 Terrenos: Tipo de Habitación

Cantidad

Terrenos Equivalentes

Habitaci ones Activas

SA

8

7

2

Terren os Eq. Activo s 14

Saldo Terreno s 42

SB

13

4

2

8

34

SC

7

8

3

24

10

SD

14

4

2

8

2

54



SA: Como la cantidad de Terrenos que ocupa el Tipo de Habitación SA es 7, se podrían activar máximo 8, pero activaremos solo 2, haciendo que queden activos 14 Terrenos y un saldo de 42 Terrenos para activar.



SB: Como la cantidad de Terrenos que ocupa el Tipo de Habitación SB es 4, se podrían activar máximo 10, porque con la asignación anterior quedó un saldo de 42 Terrenos activos (10x4=40), pero activaremos solo 2, haciendo que queden activos 8 Terrenos más y un nuevo saldo de 34 Terrenos para activar. (14+8=22 ; 56-22=34).


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

SC: Como la cantidad de Terrenos que ocupa el Tipo de Habitación SC es 8, se podrían activar máximo 4, porque con la asignación anterior quedó un saldo de 34 Terrenos activos (4X8=32), pero activaremos solo 3, haciendo que queden activos 24 Terrenos más y un nuevo saldo de 10 Terrenos para activar. (14+8+24=46 ; 56-46=10).



SD: Como la cantidad de Terrenos que ocupa el Tipo de Habitación D es 4, se podrían activar máximo 2, porque con la asignación anterior quedó un saldo de 10 Terrenos activos (2x4=10) y efectivamente activaremos 2, haciendo que queden activos 8 Terrenos y un nuevo saldo de tan solo 2 Terrenos para activar. (14+8+24+8=54; 56-54=2).

De esta manera activamos Habitaciones por cada Tipo, controlando siempre que no se supere el máximo de terrenos disponibles, así se podrán Activar o Inactivar Habitaciones de cada Tipo según se necesite en el transcurso del día, para tener siempre la cantidad de Terrenos deseados para Registrar o Reservar. Para poder realizar esto, se creó una nueva opción en el Módulo “Parámetros”, llamada “Activación/Inactivación Masiva de Habitaciones”, el cual despliega una nueva ventana donde se podrá realizar el proceso descrito anteriormente.


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2

1

a

b

4

3

c

d

e

f

5

1. Se selecciona el Complejo al que pertenecen los Tipos de Habitación a los que se les desea Activar o Inactivar Habitaciones. En esta lista aparecerán solamente los Complejos a los que se les indicó un valor mayor a cero en el campo “Cantidad Max. Terrenos”, como se indicó en el Paso A (Configurar el Complejo). 2. Este campo muestra el valor asignado en el campo “Cantidad Max. Terrenos”, en el Maestro de Complejos. 3. Este campo muestra la cantidad de Terrenos activos en este momento, según la cantidad de Habitaciones que se encuentren Activas. En el ejemplo no hay ninguna Habitación Activa, por lo tanto este campo muestra un valor de cero. 4. Se selecciona la acción que se desea realizar: Activar o Inactivar Habitaciones. 5. Esta columna es la única que permite digitar valores, por esta razón su encabezado se visualiza en un color Diferente según la opción seleccionada en el Paso 4. En esta columna se digita la cantidad de Habitaciones que se desea Activar o Inactivar (según la opción seleccionada en el Paso 4). El sistema controla que NO Sistema de Administración Hotelera

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se digite un valor mayor a la cantidad total de habitaciones creadas de ese Tipo. 6. Este campo muestra el Total de Terrenos a Activar, a medida que se van digitando las cantidades en el Paso 5, para que el usuario pueda ir llevando el control del total de Habitaciones y no se exceda de la cantidad máxima de Terrenos asignada al Complejo. Esta ventana además muestra una cuadrícula con información referente a los Tipos de Habitación asociados al Complejo seleccionado: a. Código y Nombre del Tipo de Habitación. b. Terrenos Equivalente configurado al Tipo Habitación, (Configurar el Tipo de Habitación).

de

c. Cantidad Total de Habitaciones Creadas de ese Tipo. d. Cantidad Total de Habitaciones Activas de ese Tipo. Como en este ejemplo aún no se ha activado ninguna, esta columna está visualizando un valor de cero. e. Cantidad Máxima de Habitaciones que pueden activarse o inactivarse, según la disponibilidad del Hotel. Esta cantidad se calcula basada en la cantidad de Habitaciones Reservadas y Registradas. f.

Cantidad de Terrenos que se activarían según la cantidad digitada en la columna “Cantidad Activar” (5). Esta columna toma valor automáticamente a medida que se va digitando la cantidad a Activar o Inactivar.

Finalmente luego de indicar las cantidades deseadas se da clic en el botón Grabar y el sistema enviará una orden de confirmación por cada tipo al que s ele indicó un valor en la columna Cantidad. Si durante el proceso el sistema detecta Sistema de Administración Hotelera

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que NO es posible Activar o Inactivar la cantidad indicada, ya sea porque puede llegar a presentar conflictos con la disponibilidad actual o porque el total de las cantidades indicadas supera la cantidad máxima de terrenos del complejo, entonces se emitirá un mensaje informando la situación presentada y cancelará el proceso.


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11 . ANEXO 2. CONFIGURACIÓN PARA AUTORETENEDORES Existe un grupo de opciones en el sistema que se pueden configurar para la generación automática de auto-retenciones. Esta configuración permite que la aplicación de las autoretenciones se haga de forma automática cada que se genere una factura en el sistema hotelero de Zeus. A continuación observaremos todo lo necesario para lograrlo, así como un ejemplo del resultado obtenido. Lo primero a tener en cuenta es que este Proceso se realiza en la ventana de Check-out al momento de generar la factura. Tanto para habitaciones como para eventos varios. El siguiente es el flujo de trabajo que deberá seguir un usuario para hacer uso de las opciones propuestas:


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Paso 1: Crear y configurar el Cargo que se va a utilizar para aplicar las Auto-Retenciones. Para esto, debemos ingresar al módulo Parámetros y hacer clic en la opción Maestro de Cargos.

En términos generales es un cargo como cualquier otro, teniendo en cuenta que se debe: 1. Marcar dicho cargo como calculado, para que permita realizar la configuración. 2. Por ser un cargo calculado, se debe realizar la debida configuración, que le permitirá al sistema establecer el valor de la auto-retención. Para configurar el cargo, presionamos el botón Configurar Cargo Calculado. En resumen se debe: (1) seleccionar los campos que debe sumar (valor/IVA), (2) seleccionar los cargos que harán parte para el cálculo, (3) indicar que operación se usara para el cálculo del resultado y (4) por último se debe definir la condición que cumplirá el resultado para que realice el cálculo correspondiente. Los pasos anteriores es la forma como se maneja actualmente cualquier cargo calculado, puede


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consultar más detalles en el manual del módulo Parámetros.

3. Se debe configurar la pestaña que dice Configuración Especial para terminar de realizar la configuración del cargo calculado para que se comporte como un cargo de auto retención a) Se debe indicar que dicho cargo se utilizara como auto retención. b) Se deberá indicar la condición que debe cumplir el resultado del valor base para que se pueda calcular la auto retención. c) Se debe definir a que ciudades no aplicar la auto retención. d) Al final se debe seleccionar que formas de pagos se restarán al valor base para el cálculo.


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Paso 2: En la opción de Categorías Fiscales, del módulo parámetros, se procederán a crear las categorías fiscales con los que el hotel trabaje. Una vez creadas las categorías, se procederá a definir cuáles son Auto Retenedora.

Una vez definida cuales son la categoría Fiscal Autoretenedora, se procederá a su configuración, definiendo cual cargo hace parte de dicha categoría y se aplicaran en el folio para su respectivo proceso.

Paso 3: Para poder identificar a que empresa el hotel no le debe hacer auto retenciones, ya que ellas también lo son. Debe asignarle únicamente a estas empresas, agencias y/o clientes la categoría fiscal que los identifica como auto retenedores por sus maestros respectivos. Configuración para empresas: Sistema de Administración Hotelera

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Configuración para agencias:

Configuración para clientes:


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Paso 4: Definir a que Categoría Fiscal Pertenece el Hotel. Para esto, debemos ingresar al módulo de Parámetros y hacer clic en la opción “Definición de Parámetros Hotel”.


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Paso 5: Definir cuál es el código del cargo que se utiliza para aplicar las Auto-Retenciones. Para esto, debemos ingresar al módulo de Parámetros y hacer clic en la opción “Definición de Parámetros - Hotel”.

Después de haber hecho los pasos anteriores el sistema aplicara los cargos de Auto-Retención de una manera automática cuando se haga check-out a un folio y se facture.

Ejemplo de una aplicación de auto-retenciones Ingrese al módulo Recepción y haca clic en la opción Registros\Check-out de Huéspedes. Ingrese un número de habitación que tenga un saldo por facturar


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Realice el pago del saldo por pagar. Luego de dejar el saldo en ceros, presione el botón Facturación.

Realice el proceso normal de facturación que requiera. Tenga en cuenta que  Los Cargos de Auto Retenciones no se visualizan en la factura del cliente ni en ninguna de las consultas Sistema de Administración Hotelera

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normales donde acostumbramos a ver cargos realizados al folio. Existe un informe especial para esta consulta: 4.40MOVIMIENTOS ESPECIALES/INFORME DE AUTO-RETENCIONES 

Si el hotel es Auto retenedor (de acuerdo al parámetro) y el cliente que se le está facturando No lo es, el sistema aplicara automáticamente la autoretención de acuerdo a la categoría fiscal que tiene asociada el hotel (de acuerdo al parámetro). En caso de que el cliente que se le está facturando También sea Auto retenedor, no se aplicara la autoretención.



Si por algún motivo el sistema no puede aplicar la Auto-Retención, el sistema mostrara un mensaje al usuario indicándole por qué no se aplicó la AutoRetención pero continuará con su proceso de Facturación.

12 . ANEXO 3. ENVIO DE TARJETA DE BIENVENIDA O DESPEDIDA EN CHECK-IN Y CHECK-OUT En este anexo explicaremos las características que ofrece el sistema para configurar las tareas automáticas de envío de correos luego de un proceso de check-in o check-out. Los correos enviados normalmente corresponden a bienvenidas cuando el huésped hace el check-in, y a agradecimientos cuando hace check-out. En el correo puede adjuntarse una imagen, enviar texto y adjuntar un archivo HTML si se requiere. Sistema de Administración Hotelera

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La siguiente información detalla la paremetización que debe llevar a cabo para activar el envío de correo, tenga en cuenta que además de está, debe haber un proceso previo de montaje de la opción de envío de correo por parte de un funcionario de Zeus tecnología.

12.1 . PARÁMETROS BÁSICOS PARA CORREOS DE CHECKIN Y CHECKOUT Se puede disponer de carpetas con las imágenes y archivos de configuración para el envío de dichos correos, de acuerdo al lenguaje que se requiera. Si no se quiere especificar una imagen distinta para alguna nacionalidad de cliente, simplemente el sistema asumirá siempre por defecto la ruta que se especifique en los parámetros de Ruta de Imagen y Ruta de Imagen Check-in que miraremos más adelante. Para realizar la indicación de las rutas para las imágenes y archivos de configuración se ha habilitado una nueva opción ubicada en el maestro de Países:

Cuando se da clic a esa opción se podrá entonces determinar las rutas asociadas para el Check-in y Check-out:


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Al momento de realizarse el envío de los correos se verificará entonces que si la nacionalidad del cliente tiene especificada esta restricción, entonces en vez de irse a buscar la ruta del parámetro de la tabla hotel buscará la ruta que indique dicha restricción.

12.2 . ESTABLECIMIENTO DE PARÁMETROS DE CONFIGURACIÓN DEL ENVÍO DE CORREOS Se deberá realizar la configuración de los parámetros requeridos para el funcionamiento del envío de correos de agradecimiento a huéspedes que realicen Check-Out y/o Check-In. Para esto se debe ingresar al módulo de Parámetros en la opción “Definición de Parámetros - Hotel”:


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Dentro de esta opción, encontrará 5 parámetros, estos se deben configurar manualmente ya que varían dependiendo el cliente que solicita que se le configure el servicio. 1. CORREO ELECTRÓNICO: Se debe configurar la dirección de correo electrónico del hotel desde donde se enviará el correo de agradecimiento al cliente:

2. CONTRASEÑA CORREO: Se debe especificar la clave de validación de la dirección de correo especificada anteriormente:


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3. SERVIDOR DE CORREO DEL HOTEL (SMTP) En este parámetro se indicará el servidor de correo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) que utiliza el hotel para el envío de correos:


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Estos tres parámetros anteriores son indispensables para el envío del correo al cliente. Adicionalmente, existe un cuarto y quinto parámetro que permite enviar una imagen en el cuerpo del mensaje. 4. RUTA TARJETA (Check Out): Indicar la ruta física de una imagen que se incluirá en el correo que se enviará al cliente cuando este hace Check Out. Esta ruta hace referencia a una carpeta en el servidor donde se encuentra instalada la base de datos SQL de Zeus Hoteles.


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5. RUTA TARJETA (Check In)

Indicar la ruta física de una imagen que se incluirá en el correo que se enviará al cliente cuando este hace Check In. Esta ruta hace referencia a una carpeta en el servidor donde se encuentra instalada la base de datos SQL de Zeus Hoteles.

Estos parámetro (4 y 5) tiene una doble función. En primera instancia sirve para indicar la ruta física de una imagen que se Sistema de Administración Hotelera

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incluirá en el correo que se enviará al cliente cuando este hace Check-Out y/o Check-In. En segundo lugar permite que se tome como referencia ese directorio donde se encuentra el archivo de imagen para buscar el archivo de configuración (CONFIGURACIONCORREO.cfg) que permite personalizar el Asunto del mensaje y el Texto del Cuerpo del mensaje. Más adelante se explicará cómo se utiliza este parámetro para poder omitir el envío de una imagen y para poder personalizar el cuerpo del mensaje a enviar. La imagen a incluir puede ser de cualquiera de los formatos comunes de imagen (jpeg, tiff, gif, png).

12.3 . CREACIÓN DE JOB PARA EJECUCIÓN DE LA TAREA DE MANERA PROGRAMADA Para que el sistema pueda enviar automáticamente el correo luego de terminado un check-in o un check-out, se debe crear un trabajo en el servidor SQL de Zeus Hoteles, que se mantenga revisando tales eventos y tome las acciones correspondientes. Para que el envío de correos se realice de manera automatizada, se deberá entonces crear un JOB (trabajo) en el servidor que se ejecute una vez al día y que envíe el correo de agradecimiento a aquellos clientes que realizaron Check-Out el día anterior y/o Check-In desde Ayer que no se le ha mandado el correo. Se dispone de un archivo con un script que se encarga de realizar la creación del JOB (“Script Crear Tarea.sql”). Se debe tener en cuenta que en dicho script se deberá realizar el cambio del Nombre de la Base de Datos para que el procedimiento almacenado que se encarga del envío de los correos se ejecute de manera correcta. El script de que se dispone realiza la creación del JOB indicando una programación diaria a las 02:00 am. Sin embargo, se puede realizar el proceso de cambio de esta programación a partir del Management Studio de SQL. Allí se Sistema de Administración Hotelera

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podrá ver que el Agente SQL contiene dicho trabajo y con la acción de doble clic se pude pasar a modificar o inactivarlo:


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12.4 . CONFIGURACIÓN/PERSONALIZACIÓN DEL MENSAJE A ENVIAR Por defecto, si no se indica una ruta de archivo de imagen, el sistema enviará un mensaje estándar que incluirá un texto base para el Asunto (Agradecimiento por su Visita.) y un texto base para el Cuerpo del mensaje (Nuestro hotel le agradece por su estadía.) Si se quiere indicar un mensaje personalizado para el correo a enviar al cliente, se podrá configurar entonces un texto particular para el Asunto del correo, y un texto particular para el Cuerpo del correo. Para realizar dicha personalización se deberá entonces usar el archivo de configuración CONFIGURACIONCORREO.cfg. Dicho archivo contiene dos secciones, que corresponden precisamente a esos dos textos personalizables: Asunto y Cuerpo del Mensaje:

El texto comprendido en la sección de Cuerpo del Mensaje se basa en HTML, por lo cual se podrá incluir Tags de HTML para poder realizar inclusión de retornos de carro, aplicación de fuentes y colores al texto, o incluso la adición de listas o tablas al mensaje. Por ejemplo, se tiene el siguiente archivo de configuración que envía el mensaje con letra de color azul, y con una separación marcada entre párrafos: [ASUNTO] Tarjeta de agradecimiento visita al hotel Sistema de Administración Hotelera

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[CUERPOMENSAJE] Le agradecemos su amable estadía en nuestro hotel.
Esperamos su pronta visita.
Cordialmente,
Administración del Hotel. Se debe tener en cuenta que este archivo de configuración debe tener las secciones correctamente identificadas, de lo contrario no se podrá enviar el correo. La estructura del archivo se deberá mantener tal y como se encuentra (las palabras [ASUNTO] y [CUERPOMENSAJE] deberán estar siempre y deben ir seguidas de un cambio de línea). El archivo de configuración se deberá ubicar en la misma ruta que se indicó para la imagen en el parámetro de Hotel que se explica al comienzo de este documento (Parámetro 4 ó 5). De allí radica la importancia de indicar una ruta y nombre de archivo en dicho parámetro. Si no se quiere usar el envío de una imagen en el cuerpo del mensaje se puede colocar un nombre de archivo inexistente, pero es importante que se disponga de ese nombre para poder tener acceso a la ruta donde se ubicará el archivo de configuración que es el que permite personalizar el mensaje a enviar al usuario. Cuando se quiera usar la imagen incluida en el cuerpo del documento, solo se deberá entonces colocar un nombre válido de imagen (con la ruta completa y extensión del archivo), y asegurarse de que esté correctamente indicada en el correspondiente parámetro de la Ruta de la Tarjeta. En el ejemplo mostrado inicialmente (Parámetro 4 RUTA TARJETA (Check Out)), se indica que en el directorio raíz C se incluirá una imagen con el nombre Zeus.jpg, y allí mismo se incluirá el archivo de configuración CONFIGURACIONCORREO.cfg, específicamente a modo de ejemplo se ubicará el que se modificó para que se envíe el Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción

mensaje con texto azul y separación de párrafos. El resultado del mensaje enviado sería el siguiente: Imagen de la ubicación de los archivos en el servidor:

El siguiente es un ejemplo de un correo generado por el sistema luego de un check-out.


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Zeus Recepción

La ruta del archivo puede verse afectada por la nacionalidad relacionada al huésped, dado que es posible adjuntar diferentes archivos por cada uno de ellos. Si no se especifica se tomará el valor por defecto antes mencionado. En el maestro de países, a través del botón “Restricciones a Países”:

En la ventana desplegada podrá indicar la ruta del archivo para el envío del correo de check-in y check-out en el país seleccionado. Sistema de Administración Hotelera

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Zeus Recepción


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Manual Recepcion Zeus

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