RECEPCION DE MERCANCIAS Es el conjunto de acciones encaminadas a conseguir que las mercancías recibidas coincidan en precio, calidad, cantidad y presentación con los pedidos realizados.
Función de Recepción: La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un transportador común, es la misma. Si el material se recibe de cualquier otra fuente u otro departamento de la compañía, las actiidades de cons constr truc ucci ción ón,, el proc proced edim imie ient nto o ser! ser! el mism mismo. o. Importancia: La recep recepci ción ón adecuada de materiales y de otros artículos es de ital importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su e"periencia centralizada la recepción total bajo un departamento único, las e"cepciones principales son aque aquell llos os
gra grandes ndes
empr empres esas as
con
pla plantas ntas
múlt múltip iple les. s.
La
rece recepc pció ión n
est! est!
estrec#amente ligada a la compra, ya que probablemente el $%& de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.
PROCESO DE RECEPCION DE MERCANCIAS '. Al recibir un envió ( Se le someter! a erificación para comprobar si est! en orden y en buenas condiciones, si el recipiente est! dañado o no se recibió el número número de paquete paquetes s requeri requeridos dos.. Se debe #acer la saleda saledad d corresp correspond ondien iente te inmediatamente y no se podr! dar recibo de conformidad por el enió, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es a)reo, marítimo o terrestre, como se podría podría e"igir e"igir para para dar fuerza a cualqu cualquier ier reclamo reclamo resultant resultante e sobre sobre eníos eníos ocul oculto tos. s. *. De Manera Similar ( El mater material ial que recibe recibe una una insta instalac lació ión n de la compa compañía ñía tambi tambi)n )n debe debe ser ser somet sometid ido o a una una inspec inspecci ción ón preli prelimin minar ar,, antes antes de introducirles en el !rea de almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe rec#azar.
COMPRA. RECEPCION DE MERCANCIAS La recepción es la aceptación, condicionada o no, que se realiza al proeedor para que )ste pueda eniar la factura +ara otorgar el consentimiento, lo normal es firmar una copia del albar!n o nota de entrega suministrada suministrada por el proeedor. proeedor. Los porteros o igilantes de la empresa deber!n disponer de los librosregistros que indiquen indiquen adónde deben dirigirse dirigirse los materia materiales, les, otorgando otorgando a cada cada remesa remesa un número de control de entrada. -na ez pasado este control, dependiendo del tipo de transporte, se pueden presentar presentar dos ariantes( ue el tran!porti!ta !ea una
a"encia, en cuyo caso la mercancía endr! catalogada por número de bultos y peso, e"igiendo la firma del destinatario destinatario en el albar!n del transporte. transporte. E"iste, pues, la obligación del destinatario de contratar dic#os e"tremos, qued!ndose con una copia copia del albar!n albar!n /012E3 /012E3 3451 3451 6E 1L718 1L718139 139.. ue el tran!p tran!port orti!t i!taa !ea
directamente el !umini!trador . En este caso, la mercancía endr! con el albar!n de los materiales que porte. El recepcionista del almac)n firmar! dic#o albar!n, #acie #aciend ndo o const constar ar que que la recep recepci ción ón defin definiti itia a se efectu efectuar! ar! poste posterio riorme rment nte, e, obli oblig! g!nd ndos ose e el pro proee eedo dorr a acep acepta tarr las las anom anomal alía ías s que que m!s m!s tard tarde e pued puedan an detectarse. -na ez que se encuentre el pedido en el almac)n se proceder! a su an!lisis, para lo cual se deber! comparar el albar!n y el pedido e identificar la merca mercancí ncía a pedid pedida a con con la rece recepci pción ón.. Este Este segu segundo ndo proc proceso eso dar! dar! lugar lugar a los siguientes pasos( a9 #a recepción cualitativa por lo! t$cnico! de la empre!a a efecto efectos s de calid calidad ad y canti cantidad dad9. 9. El siste sistema ma de compr comproba obaci ción ón se reali realiza zar! r! por por personal cualificado de la empresa, ya que se trata de obserar que la mercancía recibi recibida da reún reúne e las las carac caracter teríst ística icas s e"igi e"igida das s para para su buena buena utiliz utilizac ación ión.. b9 #a
recepción cuantitativa por lo! encar"ado! del almac$n a efectos de cantidad o medida9. Se #ar!n las siguientes comprobaciones( :ue el material recibido tenga grabado en sí o en su enoltura la referencia o marca solicitada. :ue sea igual al e"istente con ese mismo código, en caso de que lo #ubiese. :ue sea correcto el plano, el croquis o el cat!logo, si e"iste, en el supuesto de que el recep recepci cioni onist sta a sepa sepa o pued pueda a inter interpr preta etarr este este e"tre e"tremo, mo, tenie teniendo ndo en cuenta cuenta su capacidad capacidad profesional. profesional. c9 Pal$! reserar de la #umedad y suciedad del suelo9. ;omprobar que la mercancía iene lo suficientemente protegida.
RECEPCION DE MA%ERIA#ES
Es un proceso proceso mediante mediante el cual se recibe los productos productos terminado terminados s procedentes procedentes de f!br f!bric icas as y almacenes almacenes,, esto estos s se recib ecibe e en form forma a apil apilad ada a en el cami camión ón de transporte para para que que luego luego los carga cargado dores res prep prepar aren en los medios medios d de e trasport trasporte e para empezar la descarga, de acuerdo a la ariedad de productos, donde el responsable de ingreso al almac)n almac)n erifica erifica que la documentación este conforme para autorizar el ingreso de los productos, para que el jefe del almac)n erifique la disponibilidad de espacio en módulos y designara la zona donde se depositan los produ producto ctos, s, de acuer acuerdo do a las las !reas !reas demar demarcad cadas as para para cada cada línea línea de producto producto,, finalizando en los productos procedentes de planta y almacenes, que an a ser ordenados ordenados con separadores de cartón entre
8ecibir e inspeccionar los artículos y erificar las cantidades con la orden de compra y el enío.
•
+reparar informes cuand cuando o #ay escasez escasez,, daños durante el tr!nsito y deoluciones a los endedores.
•
+reparar una guía de recepción para distribuirla a arios departamentos.
•
Entregar la mercancía a los almacenes. Normas para la recepción de materiales '9 8ecibir de una manera ordenada. *9 +lanificar la 8ecepción con arreglo a la economía economía 5iempo 5iempo y 0oimiento 0oimiento9. 9. =9 6elegación de responsabilidades en personas específicamente capacitadas.
>9 -tilizar el equipo suficiente y necesario. ?9 6isponibilidad planificada de los espacios necesarios. @9 Sistemas Sistemas de de seguridad y protección procedentes. $9 3o recibir nunca, sin pensar contar o medir A9 ;onfron ;onfrontac tación ión sistem!t sistem!tica ica del material material recibid recibido o con los documentos que que lo acompañan. Pasos y medidas Los materiales o insumos deben apartarse en recepción de acuerdo con la orden de compra a la cual deben de ajustarse la factura factura.. La misma debe de especificar( unidades, piezas, Bilos o litros, recordando que en Cenezuela Cenezuela,, el sistema sistema legal legal para medir o pesar es el sistema m)trico decimal, cuya base es el metro.
DOC&MEN%OS &E IN%ER'IENEN EN #A RECEPCI(N DE MA M A%ERIA#ES 1barca ca de mane manera ra conc concre reta ta(( memb membre rete tes, s, nomb nombre res, s, Orde Orden n de Comp Comprra: 1bar domicilio, tel)fono de la firma, computadora computadora para para su identificación. negociación entre entre las partes que utilizara el N)mero!: Serir! para identificar la negociación proeedor para #acer el embarque y la facturación de los materiales y que permita registrar y arc#iar el contrato para su consult consulta a posteri posterior or.. El proeed proeedor or coloca coloca dic#o número en todos los bultos y facturas de modo que, puedan identificarse con el pedido, para fines de comparación. El departamento de 1lmac)n tendr! una copia de la orden de compra para que le sea posible identificar todos los productos recibidos a cuenta de ella. En consecuencia el número debe estar ya impreso, nunca puesto a mano.
Fec*a! de emi!ión + de entre"a: Estas fec#as permiten planificar la recepción, y uso de materiales
Nombre + domicilio del proveedor: +ermite identificar al proeedor a quien se da la orden, efectos de pago, en caso de algún reclamo
Motivación + condicione! de pa"o: En las instrucciones sobre la facturación se debe establecer el número de copias necesarias de la factura. Las condiciones de pago deben establecerse en la orden de compra de acuerdo a lo conenido preiamente. 0uc#as compañías en la nota de pedido usan cl!usulas indicando que que no se admit admitir! ir!n n letras letras,, a menos menos que que e"ist e"ista a un acue acuerd rdo o concreto concreto en en ese sentido
#u"ar de la entre"a: ;uando la recepción de materiales debe realizarse en un sitio distinto de la sede de la empr empresa esa,, debe indicar indicarse se clarame claramente nte para para eitar eitar situaciones incómodas.
%ran!porte: 6ebe indicar la ía que se utilizar!D por camión, ferrocarril o aión. diferentes es artículo artículos s De!cripción de lo ,ue !e compra: La descripción de los diferent pedidos debe de ser especificada. Si se trata de insumos( cantidad de cada uno de ellos. ellos. 6esign 6esignació ación n o descripción descripción clara de cada uno de ellos con medidas, tamañ tamaños os o a las caract caracterí eríst stica icas s que que corre corresp spon onde den. n. Si se trata trata de impres impresos( os( cantidad, especificación suscrita de la forma o trabajo trabajo encargado encargado +recios,, condiciones y descuentos, descuentos, cuando se 'eri-icar la -actura de proveedor: +recios recibe el pedido.
Comprobación de -actura!: Los detalles importantes de las facturas que deben compr comprob obars arse e son( son( canti cantidad dad,, esta esta compro comproba bació ción n debe debe #acers #acerse e conf confron rontan tando do la factura con la orden de compr mpra, y el res resulta ltado del conte nteo fís físico ico de los materiales recibidos para ponerse a cubierto de los e"cesos a los defectos en los embarques o eníos. 6e esa manera se eita el pago de los materiales o productos productos no no recibidos, o recibidos con fallas o e"cesos est! de acue acuerd rdo o con con las las espec especifi ifica cacio cione nes, s, no debe debe Calidad: Si la calidad no est! recibirse el pedido, en consecuencia, tampoco debe conformarse la factura. departa rtamen mento to de compras es funda fundamen mental talmen mente te respo respons nsab able le de Precio!: El depa los precios precios que que deben pagarse por los pedidos. 3o obstante la persona persona encargada encargada
de recibi recibirr los los mater material iales es pedi pedido dos9 s9 debe debe compr comproba obarr el precio apro aprobad bado o por el departamento de compras a tra)s de su orden.
Condicione!: Las
condiciones
son
un
punto
completo
cuya responsabilidad completa a los departamentos de compras y contabilidad contabilidad.. +ero el almacenista, dado la e"periencia, debe reisar el asunto, especialmente en lo refer referent ente e a riesgos de los los mater material iales es y daños daños sufri sufrido dos, s, para para deter determin minar ar la reclamación correspondiente. oportun unida idade des, s, los mater material iales es ienen ienen u/ u/a! de Re Remi mi!i !ión ón o Env Env/o!: o!: En oport acompañados de simples de remisión o guías de despac#o.
Recepción de materiale! +ara +ara la recep recepció ción n de los los mater material iales es debe debe actuar actuar en conju conjunt nto o con con un represen representan tante te del 6eparta 6epartament mento o que solicitó solicitó el artículo artículo,, erifica erificando ndo que ellos ellos corr corres espo pond ndan an a algu alguna na 4rde 4rden n de ;omp ;ompra ra de la Empr Empres esa a y que que sean sean los los espec especifi ifica cado dos. s. ;uan ;uando do sea sea nece necesar saria ia una una reisi reisión ón t)cnic t)cnica, a, debe debe solic solicita itarr la participación del solicitante de la compra. Es bueno comunicar comunicar un calendario calendario incluyendo incluyendo el #orario al 6epartamento 6epartamento de 1dquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de pedido del proeedor. 8esponsabilidad proeedores( Entregar productos en buen estado S- responsa responsabili bilidad( dad( rec#azar rec#azar todo todo aquello aquello que no enga enga en perfect perfectas as condiciones
PROCEDIMIEN%O PROCEDIM IEN%O PARA PARA #A RECEPCI(N RECEPCI( N DE MA%ERIA#ES El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales materiales que ingresen a las insta instala lacio cione nes s de la empre empresa sa,, sean sean )stas )stas,,
materi materias as prima primas, s, mater material iales es,,
repue repuesto stos s o mercad mercader erías ías en gene genera ral, l, que que se relaci relaciona onan n con con algun alguna a de las siguientes características y normas( a9
:ue sean adquiridas por la empresa.
b9 :ue sean sean semielab semielaborad oradas as en la empresa empresa o en proceso9 proceso9 y que deban deban almacen almacenarse arse #asta #asta ser requerid requeridas as posterio posteriormen rmente.+ te.+or or lo tanto, tanto, queda queda pro#ibid pro#ibido o guardar guardar o almacena almacenarF rF product productos os de proeed proeedores ores o clientes clientes que no correspondan según las normas nombradasF, a menos que est)n autorizadas por algún funcionario superior que se #ar! responsable de este #ec#o.
0.
;ada ez que se emit mita una una Orden unidad ad Orden de Comp Compra ra, la unid
encargada de la función de adquisición deber! remitir oportunamente copia de ella a la bodega receptora. receptora. Esta copia tiene por objetio objetio informar al bodeguero bodeguero sobre los artíc artículo ulos s que que an an a recibi recibir( r( cantid cantidad ad,, códig código, o, calida calidad d espec especifi ifica cacio cione nes s t)cnicas9, proeedor y fec#a de recepción.
1.
+reio a la recepción recepción de las mercaderías, mercaderías, el bodeguero bodeguero debe e"igir
la u/ade de!pac*o del proeedor, que acompaña los artículos requeridos. ;ada guía debe corresponder a una 4rden de ;ompra.
2.
El encarga encargado do de bodega bodega c#eque c#equear! ar! las cantidad cantidades, es, calidad calidades es y
especificaciones entre la 4rden de ;ompra y las 2uías de 6espac#o.Cerificar! que los artículos recibidos corresponden e"actamente a los solicitados.
3.
-na ez otorgad otorgada a la conformi conformidad dad a los material materiales es recibid recibidos, os, el
encargado de bodega procede a firmar las guías de despac#o en original y copia entregando entregando al transportista transportista el duplicado duplicado de la guía y arc#ia el original. original. En caso de ausencia de guía, el encargado de bodega indicar! su isto bueno en el reerso reerso de la factura factura origina original. l. 1lgun 1lgunas as empresa empresas s emiten emiten 2uías 2uías de 8ecepc 8ecepción ión internas, que se adjuntan a las guías de despac#o o factura y es el respaldo oficial de la empresa.
4.
Si el encargado encargado de bodega erifica que los materiales materiales recibidos recibidos no
coinciden con lo señalado con la orden de compra, procede a las siguientes instrucciones z 8ece 8ecepc pció ión n parc parcia iall por por cant cantid idad ad infe inferi rior or por por esto esto se usa usa 2uía 2uía de 8ecepción9. z 8ecepción parcial por rec#azo constancia en 2uía de 8ecepción9. z 6eolución de guía y materiales proeedor, informando a su superior.
5.
El encar encarga gado do de la recep recepci ción ón deber deber! ! realiz realizar ar inspe inspecc cción ión
en
aquellos enases con roturas o marcas de daño, para erificar su contenido, en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido.
