Zeus SQL Manual

ZEUS ZEUS CONTABILIDAD SQL Manual de usuario

ZEUS TECNOLOGÍA S.A. Centro Cial. Bocagrande Local 203 PBX: 6655515 Fax 6655375 Cartagena de Indias Colombia

ZEUS Contabilidad

INTRODUCCIÓN

¿ Que es ZEUS CONTABILIDAD SQL?

ZEUS CONTABILIDAD SQL es el módulo módulo administrativo administrativo de Contabilidad. En En este pote potent nte e mó módu dulo lo de la fami famili lia a ZEUS ZEUS,, enco encont ntra rará rá toda todass las las opci opcion ones es y herram herramien ientas tas necesa necesaria riass para para logra lograrr una una config configur uraci ación, ón, admini administ strac ración ión y manejo eficaz de su Contabilidad. Una de las características más sobresaliente con que cuenta este sistema, es su facilidad de uso y la rapidez para los procesos de las transacciones, transacciones, además de brindar un sin número de posibilidades, posibilidades, que lo hace un sistema muy flexible y 100% paramétrico.

Multiperiodos Contables Automatizados

ZEUS Contabilidad

ENTRANDO A ZEUS CONTABILIDAD Después de presionar doble clic sobre el Icono de Zeus Contabilidad aparece aparece la pantalla de inicio de sesión.

Los Usuarios y sus Claves son creados desde la opción creación de Usuarios. Nombr e del usuario Nombre de la Contabilida da trabajar

Clave o Password del usuario . EMBED PBrush

Fig. 1 Inicio de sesión

Después de indicar indicar Usuario, Password Password o contraseña y Familia Familia o Contabilidad a trabajar y presionar clic en el botón Conectar, en caso de haber ingresado un usua usuari rio o váli válido do al sist sistem ema, a, se desp despli lieg ega a la vent ventan ana a prin princi cipa pall de ZEUS ZEUS CONTABILIDAD SQL.


ZEUS Contabilidad

SISTEMAS Aquí se definen algunos parámetros para el buen funcionamiento del sistema, también se encuentran opciones para el mantenimiento del mismo. Al hacer Clic, Clic, el programa despliega un submenú con las siguientes opciones:

Fig. 2 Menú Sistema

1.1 Usuarios Los usuarios son las personas que van a trabajar directamente en el sistema. En esta opción se puede realizar mantenimientos a los usuarios, es decir, dar o quitar accesos a las opciones del sistema según el perfil que se le asigne. Es muy importante que cada persona que va a trabajar en Zeus Contabilidad tenga su propio usuario y se haga responsable de él. 1.1.1 Creación Creación y Modificac Modificación ión de Usuarios Usuarios Por medio de esta opción se crean, modifican y eliminan los usuarios que van a trabajar en el sistema. Barra de Herramientas

Ayud a

Nuev Guardar Eliminar o Sal ir

Fig. 3 Creación de Usuarios Multiperiodos Contables Automatizados

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Antes de empezar a crear los usuarios hay que crear los perfiles.

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Para crear un nuevo usuario: 1. Presione clic sobre sobre el botón Nuevo. Nuevo.

2. Ingrese Ingrese los los datos datos solicit solicitados ados por por el sistem sistema. a. Definición de la Seguridad  Usuario: Usuario : En esta parte digite el código a utilizar para ingresar al sistema. 

Contraseña: Contraseña : Aquí digite la clave asignada al usuario.



Confirmación: Confirmación : Repita la clave para confirmarla al sistema.

Grupo: Grupo: Zeus Zeus Co Cont ntab abil ilid idad ad ma mane neja ja dos dos grup grupos os,, Usua Usuari rios os y Administ Administrado radores. res. Los Administ Administrado radores res podrán podrán crear crear usuarios usuarios,, mientras mientras que que los los Usua Usuari rios os solo solo podr podrán án mo modi difi fica carr la cont contra rase seña ña e impr impres esor ora a asignada de su usuario. 

Para seleccionar a que grupo pertenecerá el usuario presione clic sobre la flecha que aparece al lado derecho.

Perfil: Perfil: El perfil se refiere a las opciones a las cuales tendrá acceso el usu usuario ario.. Si el usua usuarrio es súper usuar uario selec leccion ione el perfi erfill Administrador. En caso contrario seleccione el perfil deseado. Vale la pena anotar que antes se debe haber creado los perfiles.



Digite el perfil al que pertenecerá el usuario o presione clic sobre el botón Ayuda que que apar aparec ece e al lado lado dere derech cho. o. Apar Aparec ecer erá á la vent ventan ana a ZEUS(®) - Localizar donde Localizar donde se encuentran los diferentes perfiles creados y podrá seleccionar el perfil de usuarios. Para elegir un perfil de clic sobre el perfil y presione la tecla Enter o Enter o con doble clic. Para buscar un perfil de usuario digite el nombre del perfil y presione clic en el botón Buscar . Para salir de la ventada presione clic en el botón Salir .


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Buscar

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Salir

Fig. 4 Zeus(®) - Localizador

Datos Generales  Ingres Ingrese e los Datos Datos Genera Generales les del usuari usuario: o: Nombre, Nombre, Direcció Dirección, n, Teléfono y Cédula. Cédula. Impresora: Impresora : Aquí digite el tipo de impresora que utilizará el usuario. Del tipo de impresora dependerá el formato de impresión utilizado por el sistema y la apariencia que tendrán los reportes.



3.

Pres Presio ione ne clic clic en el botó botón n Guardar que que se encu encuen entr tra a en la barr barra a de herramientas.

Para modificar los datos de un usuario: 1. Digite el usuario al cual le va a modificar los datos o presione clic sobre el botón Ayuda botón Ayuda que aparece al lado derecho. Aparecerá la ventana ZEUS(®) Localizar donde Localizar donde se encuentran los diferentes usuarios creados. 2. Modifiqu Modifique e los datos necesar necesarios ios del usuario usuario selecci seleccionad onado. o. 3.

Presione clic sobre el botón Guardar que se encuentra en la barra de herramientas para grabar los cambios realizados.

Para eliminar un usuario: 1. Digite el usuario que va a eliminar o presione clic sobre el botón Ayuda que aparece al lado derecho para seleccionar el usuario. 2.

Presione clic sobre el botón Eliminar que se encuentra en la barra de herramientas para borrar el usuario. Multiperiodos Contables Automatizados

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Para salir de salir de la opción presione clic sobre el botón Salir .

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1.1.2 Creación Creación y Modificación Modificación de Perfiles Perfiles Los perfiles son la forma como se agrupan las opciones a las cuales tendrán Grabar Opciones del acceso un grupo de usuarios. Perfil

Fig. 5 Ventana Perfil de Usuarios

Para crear un perfil de usuarios: 1. Presione clic sobre sobre el botón Nuevo. Nuevo. 2. Digite Digite el perfil perfil de usuario usuario y presione presione la tecla TAB. El sistema sistema muestr muestra a en la parte inferior de la pantalla un árbol donde le permite seleccionar las opciones a las cuales tendrán accesos los usuarios que pertenezcan a este perfil. 3. Ubíquese Ubíquese sobre sobre la opción opción a la cual le dará acceso acceso y presione presione clic clic sobre sobre ella. Si desea quitarle acceso a una opción, ubíquese sobre ella y presione clic. Al presionar clic en la opción Reportes el sistema mostrara una ventana donde se podrá otorgar los permisos de impresión de reportes a cada perfil.


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Fig. 6 Ventana Reportes Perfil de Usuarios

4. Ubíquese Ubíquese sobre sobre la opción opción a la cual le dará acceso acceso y presione presione clic clic sobre sobre ella. Si desea quitarle acceso a una opción, ubíquese sobre ella y presione clic. 5.

Presione clic en el botón Guardar .

6.

Para salir de esta ventana presione clic en el botón Salir .

En la ventana Perfil de Usuarios, presione clic sobre el botón Grabar Opciones del Perfil. Perfil. 7.

Para modificar un perfil de usuarios: 1. Digite el perfil de usuario y presione la tecla TAB o presione clic sobre el botón Ayuda botón Ayuda que aparece al lado derecho. Aparecerá la ventana ZEUS(®) Localizar donde Localizar donde podrá seleccionar el perfil de usuarios. El sistema muestra las opciones a las cuales tienen accesos los usuarios que pertenecen a este perfil. 2. Ubíquese Ubíquese sobre sobre la opción opción a la cual le dará dará acceso acceso y presione presione clic sobre sobre ella. Si desea quitarle acceso a una opción, ubíquese sobre ella y presione clic. 3.

Presione clic sobre el botón Grabar Opciones del Perfil para guardar los cambios realizados.

Para eliminar un perfil de usuarios: 1. Digite el perfil de usuario a eliminar o presione clic sobre el botón Ayuda botón Ayuda y presione la tecla TAB. Multiperiodos Contables Automatizados

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ZEUS Contabilidad 2.

Presione clic sobre el botón Eliminar Perfil. Perfil .

Para salir de la opción presione clic sobre el botón Salir . 1.2 Segu gurrida idad del Sist istema Este menú contiene opciones que permiten hacer un mantenimiento al sistema y solo deberían tener acceso a ellas los superusuarios. superusuarios. 1.2. 1.2.1 1 Pará Paráme metr tros os Zeus Contabilidad por ser un sistema 100% paramétrico brinda la posibilidad de indicarle al sistema como trabajar, es decir, especificarle los Parámetros Generales que utilizará. Para algunas transacciones y otros que aparecerán los reportes.

Datos generales de la empresa

Fig. 7 Ventana Definición de Parámetros de la Aplicación 

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Banco Pago Proveedores: Aquí se debe especificar al sistema la cuenta de banc banco o que que se util utiliz izar ara a para para ca canc ncel elar ar a los los prov provee eedo dore ress en la opci opción ón Programación y Pago a Proveedores sin que esto signifique que este será el único banco a utilizar en esta opción Genera Cheque Ordenes de Pago: Aquí se debe especificar al sistema si genera o no cheques para cancelar a los proveedores en la opción Ordenes de Pago. Ciudad de la Compañía: Aquí se debe especificar al sistema la ciudad en la cual se encuentra ubicada la sede principal de la compañía. Nombre de la Compañía: Aquí se debe especificar al sistema el nombre de la compañía. Cuenta por Defecto Ant. Factura: Aquí se debe especificar al sistema la cuenta donde se llevan los anticipos recibidos de los clientes, para que el Multiperiodos Contables Automatizados

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sistema rebaje este valor al momento de realizar la factura en la opción Facturación. 

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Cuenta por Defecto Dsc. Fact.: Aquí debe debe especificar al sistema sistema la cuenta que utilizará para cargarle los valores de descuento generados en la opción Facturación. Cuenta por Defecto IVA Fact.: Aquí debe debe especific especificar ar al sistema sistema la cuenta cuenta para cargarle los valores de IVA generados en la opción Facturación. Cta. De Impuesto Orden de Pago: Aquí Aquí debe especi especific ficar ar al sistem sistema a la cuent cuenta a para para cargar cargarle le los valore valoress de impues impuestos tos genera generados dos en la opción opción Ordenes de Pago. Comprobantes Comprobantes Descuadrados: Descuadrados: Aquí Aquí debe debe es espe peci cifi fica carr al sist sistem ema a si va a permitir comprobantes descuadrados. Observación de Factura: Aquí debe especificar al sistema la leyenda que aparecerá al pie de las facturas. Dirección Correspondencia: Correspondencia: Aquí se debe especificar al sistema la dirección de correspondencia de la compañía. Dirección de la Compañía: Aquí se debe especificar al sistema la dirección de la compañía. Direcció Dirección n Correo Correo Electrón Electrónico: ico: Aqu Aquí se debe debe espe especi cifi fica carr al sist sistem ema a la dirección de correo electrónico de la compañía. Estilo de Reporte por Defecto: Aquí se debe especificar al sistema cual es la apariencia que tendrán los reportes por defecto. Factura - Forma de Pago Det.: Aquí se debe especificar al sistema si las facturas se manejaran con formas de pago detallada. Fax de la Compañía: Aquí se debe especificar al sistema el numero del fax de la compañía. Fecha Actual de proceso: proceso: Aquí el sistema muestra la fecha en la cual se es esttán ingr ingres esa ando ndo los movim vimient ientos os.. Este Este pará arámetr etro se modif odific ica a automáticamente automáticamente al hacer los cambios de fecha por la opción respectiva Fuente de Ajuste por Inflación: Aquí se debe especificar al sistema la fuente que utilizara para realizar la contabilización de los ajustes por inflación en la opción respectiva. Gerente de la Compañía: Aquí se debe especificar al sistema el nombre del gerente de la compañía. Tipo de impresora: impresora: Aquí se especifica con que impresora va a trabajar el sistema, vale la pena aclarar que cada usuario puede cambiar la impresora para su sesión de trabajo. Multiperiodos Contables Automatizados

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Ajuste Moneda en Rec. De Caja: Aquí se debe especificar al sistema si se hará ajuste ajuste de moneda moneda extranjer extranjera a al momento momento de realizar realizar abonos abonos de a facturas que fueron realizadas en moneda extranjera. Nit de la Compañ Compañía: ía: Aquí Aquí se debe debe es espe peci cifi fica carr al sist sistem ema a el Nit Nit de la compañía. Nivel Impresión Libro Mayor : Aquí especifique a que nivel desea ver el listad listado o Mayor Mayor Legal. Legal. Por defect defecto o el sistem sistema a trae tres si desea desea puede cambiarlo teniendo en cuenta que al nivel que coloque aquí no deberá haber ninguna cuenta de detalle. Redondeo Descuento Facturación: Facturación: Aquí se debe especificar al sistema si va a rea realizar lizar redondeo redondeo de valores valores descontables descontables en la facturación. facturación. Redondeo Impuestos: Aquí se debe especificar al sistema si va a realizar redondeo de valores de impuesto. Redondeo Moneda Adicional: Aquí se debe especificar al sistema redondeo de valores en transacciones transacciones que sean con efectivo extranjero. extranjero. Resolu Resolució ción n DIAN DIAN de la Factur Factura: a: Aquí Aquí se debe debe especi especific ficar ar al sis sistem tema a la resolución de la DIAN que identifica a la empresa como Gran contribuyente, Auto Autorr rret eten ened edor or,, por por ejem ejempl plo, o, y la num numerac eració ión n auto autori riza zada da para para la numeración de las facturas. Series Permitidas: Aquí se debe especificar al sistema con que serie va a trabajar, si coloca 00 solo permitirá trabajar con esta serie, si no coloca nada el sistema le permitirá trabajar con series desde la 00 hasta la 99. Teléfono de la Compañía: Aquí se debe especificar el numero de teléfono de la compañía. Traslado Traslado Pago de Impuesto Impuestos: s: Aquí se debe especificar al sistema si se requ requie iere re que que se haga haga tras trasla lado do de pago pago de impu impues esto to de la opci opción ón de ordenes de pago Validación de Auxiliar Abierto: Aquí se debe especificar al sistema si valida o no el auxiliar abierto ingresado. Validación de Ítem: Ítem: Aquí se debe especificar al sistema si valida o no el ítem ingresado. Sitio Web: Aquí se debe especificar al sistema el nombre de la pagina web de la compañía.

Para modificar los parámetros parámetros generales: 1. Todos Todos los usuario usuarioss deben estar estar fuera fuera de Zeus Contabi Contabilida lidad d SQL. 2. Presione Clic Clic en el parámetro parámetro a modificar modificar y cambie el parámetro por el valor deseado. Multiperiodos Contables Automatizados

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Presione clic sobre el botón Guardar .

Para salir de la opción presione clic sobre el botón Salir 1.2.2 1.2.2 Apertu Apertura ra de Period Periodo o La apertura de un nuevo periodo se refiere al paso de los saldos de un periodo a uno nuevo. nuevo. En esta opción se puede abrir abrir un nuevo periodo periodo para empezar empezar a ingresar movimientos al siguiente mes. Aceptar

Fig. 8 Apertura de periodo

Para abrir un nuevo período: 1. Es muy import importan ante te antes de realiza realizarr este proceso proceso hacer hacer un backup backup de la Base de Datos. 2.

En caso de manejar presupuesto, seleccione Trasladar Saldos remanentes del del pres presup upue uest sto o mens mensua uall ante anteri rior or para para el sigu siguie ient nte e perí períod odo o (Con (Contr trol ol Presupuestal). Presupuestal).

3.

Presione clic sobre el botón Aceptar botón Aceptar .

4. Confirme Confirme los los datos datos sol solicita icitados dos por por el sistema. sistema. Para salir de la opción presione presione clic sobre el botón botón Salir . 1.2.3 1.2.3 Segurida Seguridad d de los Períod Períodos os Zeus Contabilidad cuenta con una opción que permite controlar el ingreso o no de transacciones transacciones en periodos específicos. específicos. Por ser este un proceso exclusivo no se puede realizar en el momento que alguien este trabajando en el sistema.


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Fig. 9 Definición de seguridad de los periodos

Para permitir el ingreso de transacciones transacciones o no en un periodo: periodo: 1. Presione clic en la casilla que que se encuentra al lado derecho de de la columna Detalle y para cerrarlo realice el mismo proceso. 2.

Para guardar los cambios presione clic el botón Guardar .

Se debe tener en cuenta que no se puede abrir o cerrar un periodo intermedio, por ejemplo si quiere abrir mayo tiene primero que abrir junio y luego Mayo. Lo mismo sucede cuando quiere cerrar un periodo, para cerrar Julio tiene primero que cerrar Junio para así poder cerrar Julio. Para Salir de la opción presione clic sobre el botón Salir. 1.2.4 1.2.4 Seguri Seguridad dad Diaria Diaria Zeus Zeus Co Cont ntab abil ilid idad ad cuen cuenta ta con con una una opci opción ón muy muy impo import rtan ante te que que perm permit ite e controlar el ingreso o no de las transacciones en días específicos. Por ser este un proceso exclusivo no se puede utilizar cuando este alguien trabajando en el sistema. Se recomienda que solo la persona que va a manipular esta opción sea la única que este en el programa al momento de realizar cualquier cambio en el estado de los días.


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Abrir todos los días del Mes

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Cerrar todos los Días del Mes

Fig. 10 Seguridad Diaria

Para permitir el ingreso de transacciones o no en un día: 1. Presione Presione clic sobre sobre el día para abrirlo abrirlo o para cerrarlo cerrarlo.. Para abrir todos los días de un mes presione clic sobre el botón Abrir todos los días del Mes y para cerrarlos cerrarlos presione presione clic sobre el botón botón Cerrar todos los Días del Mes. Mes. 2.

Para guardar los cambios presione clic el botón Guardar .

Para salir de esta opción presione clic sobre el botón Salir. 1.2. 1.2.5 5 Cambi Cambio o de Fech Fecha a El sistema cuenta con una opción que permite cambiar diariamente la fecha del sistema. Esta fecha se utiliza al momento de ingresar los documentos al Seguridad sistema. Diaria

Por esta opción solo se puede cambiar la fecha en un mismo mes. Fig. 11 Cambio de Fecha del Sistema

Para cambiar la fecha el día debe estar abierto, si el día no esta abierto presione clic sobre el botón Seguridad Diaria, y podrá abrir el día. Multiperiodos Contables Automatizados

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Para cambiar la fecha del sistema realice los siguientes pasos: 1. Digite Digite la nueva nueva fecha fecha o sel selecc ección iónela ela del calend calendari ario o Zeus, Zeus, desplega desplegando ndo el combo Nueva Fecha.

2.

Presione clic sobre el botón Aceptar botón Aceptar .

Para salir presione clic sobre el botón Salir 1.2.6 Actualizaci Actualización ón de Consecutivos Consecutivos Los consecutivos son los números que utiliza el sistema para identificar los documentos, se manejan por fuente, es decir, cada fuente podrá manejar sus propios consecutivos.

Fig. 12 Generación de consecutivos

Para Para ingre ingresar sar un nuevo nuevo conse consecut cutivo ivo a una determ determina inada da fuente fuente rea realic lice e los siguientes pasos: 1. Presione clic sobre el botón Adicionar botón Adicionar Registro Registro que se encuentra en la barra de herramientas. 2. Digite Digite los los datos datos solic solicita itados dos::  Fuente: La fuente de un documento se refiere a la forma como Zeus® agru agrupa pa los los docu docume ment ntos os,, por por ca cada da fuen fuente te se llev lleva a un cons consec ecut utiv ivo o diferente. 

Serie: La serie se refiere a los dos primeros dígitos del documento. Cada documento documento puede puede tener tener seri series es diferen diferentes tes estas estas pueden pueden ser ser desde desde 00 hasta 99. Multiperiodos Contables Automatizados

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3.

Consecutivo: Digite el número consecutivo, es decir, el número con el cual se debe empezar a generar los consecutivos si quiere que empiece por uno y la serie sea sea 00 no es necesario necesario entrar a esta esta opción.

Presione clic sobre el botón Grabar Registro. Registro. Ejemplo: Si manej aneja a la fuen fuente te de Egre Egreso soss por por tipo ipo de pago pago debe debe gene genera rarr un consecutivo para cada tipo de pago en esta fuente y hacer hacer lo siguiente: FUENTE SERI CONSECUTIV E O 03 01 0 para Efectivo 03 02 0 para Cheque La diferencia radica radica en que cuando utilice utilice esta fuente debe colocar en el campo Documento Documento el número de de la serie que le asignó, asignó, así 01 o el 02.

Para modificar el consecutivo de una fuente: 1. Digite Digite los los datos datos solic solicita itados dos::  Fuente: Digite la fuente que va a modificar. 

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2.

Serie: Digite la serie que va a modificar Consecutivo: En este campo el sistema indica el numero de consecutivo por donde va esa serie y le permite cambiar este numero.

Para Guardar los cambios presione clic sobre el botón Grabar Registro. Registro.

Para Borrar un consecutivo de una fuente: 1. Digite Digite los los datos datos solic solicita itados dos::  Fuente: Digite la fuente que va a eliminar. 



2.

Serie: Digite la serie que va a eliminar. Consecutivo: En este campo el sistema indica el numero de consecutivo por donde va esa serie y le permite eliminar este numero, si no ha sido utilizado.

Presione clic sobre el botón Eliminar y Eliminar y confirme el borrado.

Para salir de esta opción presionamos el botón Salir . 1.3 1.3 Sald Saldos os Ini Inici cial ales es Los saldos iniciales corresponden a los saldos con los cuales se empieza a trabajar en el sistema. Zeus Contabilidad SQL cuenta con una opción que permite ingresar dichos saldos a las cuentas. Esta opción solo se utiliza en la implantación del sistema . Multiperiodos Contables Automatizados

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Para ingresar los saldos iniciales a los códigos contables se debe tener en cuenta que atributo tiene cada una de ellos, ya que de eso depende la opción que se debe utilizar utilizar para para ingresar ingresar dichos dichos valores. valores. Tenga en cuenta cuenta que no podrá realizar transacciones hasta no haber terminado de ingresar saldos ni podrá modificarlos una vez ingrese transacciones al sistema, razón por la que se recomienda ingresarlos por nota contable. 1.3. 1.3.1 1 Cont Contab abil ilid idad ad Permite ingresar los saldos iniciales a las cuentas con atributo “Detalle de Contabilidad”. Esta opción no puede ser utilizada en cuentas en las que se haya registrado algún movimiento.

Fig. 13 Saldos de cuentas tipo Detalle de Contabilidad

Para ingr Para ingres esar ar los los sald saldos os inic inicia iale less a las las cuen cuenta tass con con atri atribu buto to “Det “Detal alle le de contabilidad”: 1. Presione clic en el botón Adicionar botón Adicionar . 2. Digite Digite los los datos datos solic solicita itados dos::  Código Cuenta: Cuenta: Digite la cuenta a la que va ingresar el saldo o presione clic sobre el botón Ayuda botón Ayuda.. 

3.

Saldos Iniciales: Iniciales: Digite el saldo inicial de la cuenta en el mes indicado.

Presione clic sobre el botón Grabar .

Para Para mo modif difica icarr los sal saldo doss inicia iniciales les a las cuenta cuentass con atribu atributo to “Detal “Detalle le de contabilidad”: 1. Digite Digite los los datos datos solic solicita itados dos::  Código Código Cuenta Cuenta: Digi Digite te la cuen cuenta ta que que va modi modifi fica carr el sald saldo o o presione clic sobre el botón Ayuda botón Ayuda.. 

2.

Saldos Iniciales: Iniciales: Digite el saldo inicial de la cuenta en el mes indicado.


Para salir de la opción presione clic sobre el botón Salir . Multiperiodos Contables Automatizados

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1.3. 1.3.2 2 Cart Carter era a Permite ingresar los saldos iniciales a las cuentas con atributo “Cuentas por cobrar”, relacionando las facturas que adeuda cada Cliente. Esta opción no puede ser utilizada en Clientes en los que se haya registrado algún movimiento.

Saldo global del cliente.

Fig. 14 Definición de saldos iniciales de cartera

Para Para ingres ingresar ar los sal saldos dos inicia iniciales les a las cuenta cuentass con con atribu atributo to “Cuent “Cuentas as por cobrar”: 1. Presione clic en el botón Adicionar botón Adicionar . 2. Digite Digite los los datos datos solic solicita itados dos::  Cliente: Cliente: Digite la identificación del cliente o presione clic en el botón ayuda. ayuda. 



3.

Cuenta: Cuenta: Digite la cuenta de cartera o presione clic ene el botón Ayuda. Ayuda. Inme Inmedi diat atam amen ente te el sist sistem ema a muest uestra ra las las fact factur uras as que que han han sido sido ingresadas hasta el momento en caso de ser así. Facturas De Clientes: Clientes: Digite los datos de la factura. Si la cuenta maneja moneda adicional, el sistema permite que registre el valor de la factura en moneda extranjera.

Presione clic sobre el botón Grabar . Multiperiodos Contables Automatizados

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Para borrar una factura de un Cliente: 1. Presione Presione clic clic derech derecho o en la factur factura a a borrar. borrar. 2. Selecc Seleccion ione e la opción opción borr borrar ar.. 3. Confir Confirme me el borra borrado. do. Para salir de la opción presione clic sobre el botón Salir . 1.3. 1.3.3 3 Prov Proveed eedor ores es Permite ingresar los saldos iniciales a las cuentas con atributo “Cuentas por Pagar”, relacionando las facturas que se le adeudan a cada proveedor. Esta Esta opci opción ón no pued puede e ser ser util utiliz izad ada a en Prov Provee eedo dore ress en los los que que se haya haya registrado algún movimiento.

El valor debe ser ingresado anteponien do el signo Negativo.

Saldo global del proveedor Fig. 15 Saldos iniciales de proveedores

Para Para ingres ingresar ar los sal saldos dos inicia iniciales les a las cuenta cuentass con con atribu atributo to “Cuent “Cuentas as por Pagar”: 1. Presione clic en el botón Adicionar botón Adicionar . 2. Digite Digite los los datos datos solic solicita itados dos::  Proveedor : Digite la identificación del cliente o presione clic en el botón ayuda. ayuda. Multiperiodos Contables Automatizados

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Cuenta: Cuenta: Digite la cuenta de proveedor o presione clic ene el botón Ayuda. Ayuda. Inmediatamente el sistema muestra las facturas que han sido ingresadas hasta el momento en caso de ser así. Facturas De Proveedores: Proveedores: Digite los datos de la factura. Si la cuenta maneja moneda adicional, el sistema permite que registre el valor de la factura en moneda extranjera.


Para borrar una factura de un Proveedor: 1. Presione Presione clic clic derech derecho o en la factur factura a a borrar. borrar. 2. Selecc Seleccion ione e la opción opción borr borrar ar.. 3. Confir Confirme me el borra borrado. do. Para salir de la opción presione clic sobre el botón Salir . 1.3.4 1.3.4 Auxili Auxiliares ares Abiert Abiertos os Permit Permite e ingres ingresar ar los saldo saldoss inicia iniciales les a las cuent cuentas as con atribu atributo to “Auxil “Auxiliar iar Abierto”. Esta opción no puede ser utilizada en Auxiliares Abiertos en los que se haya registrado algún movimiento.

Fig. 16 Saldos iniciales de auxiliares abiertos

Para ingresar los saldos iniciales a las cuentas con atributo “Auxiliar Abierto”: 1. Presione clic en el botón Adicionar botón Adicionar . 2. Digite Digite los los datos datos solic solicita itados dos::  Código Cuenta: Cuenta: Digite la cuenta de auxiliar abierto o presione clic en el botón ayuda. ayuda. 

Código Auxiliar : Digite el código del auxiliar abierto o presione clic ene el botón Ayuda botón Ayuda.. Multiperiodos Contables Automatizados

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3.

Saldos Iniciales: Iniciales: Digite el saldo del auxiliar en el mes deseado.

Presione clic sobre el botón Guardar .

Recuerde que si el saldo es crédito tiene que anteponerle el signo negativo. Para salir de la opción presione clic sobre el botón Salir . 1.3.5 1.3.5 Centro Centros s de de Cost Costos os Permite ingresar ingresar los saldos iniciales iniciales a las cuentas con manejo manejo de “Centros de Costos”. Esta opción no puede ser utilizada en Centros de Costos en los que se haya registrado algún movimiento.

Fig. 17 Saldos iniciales de Centros de Costo

Para ingresa ingresarr los saldos inicia iniciales les a las cuentas cuentas con manejo de “Centros “Centros de Costos”: 1. Presione clic en el botón Adicionar botón Adicionar . 2. Digite Digite los saldos saldos soli solicita citados: dos:  Código Cuenta: Cuenta: Digite la cuenta que maneja centro de costo o puede presionar clic en el botón Ayuda. botón Ayuda. 



3.

Código Centro de Costo: Costo : Digite el centro de costo o presione clic en el botón Ayuda botón Ayuda.. Saldos Iniciales: Iniciales: Digite el saldo del centro de costo en el mes deseado.

Presione clic en el botón Grabar .

Para salir de esta opción presione clic sobre el botón Salir . 1.3 1.3.6 Caja Permite ingresar los saldos iniciales a las cuentas con atributo “Caja”. Multiperiodos Contables Automatizados

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Esta opción no puede ser utilizada en cuentas en las que se haya registrado algún movimiento.

Fig. 18 Saldos iniciales de Caja

Para ingresar los saldos iniciales a las cuentas con atributo “Caja”: 1. Presione clic en el botón Adicionar botón Adicionar . 2. Digite Digite los los datos datos solic solicita itados dos::  Código Cuenta: Cuenta: Digite la cuenta de caja o presione clic en el botón A yuda. yuda. 

Moneda: Moneda: Digite la moneda a la cual va a ingresar los saldos de caja.



Fecha: Fecha: Seleccione la fecha a la que tiene el documento a ingresar.



Documento: Documento: Digite el número del documento que soportará cada uno de los valores a reportar.



Unidades: Unidades : Si la cuenta de caja maneja unidades, digite la unidad.



Valor : Digite el valor de caja del respectivo documento.





Banco: Banco: Si el movimiento es en cheque, digite el banco al que pertenece, o presione el botón de ayuda para seleccionarlo. seleccionarlo. Plaza: Plaza: Digite la plaza a la que pertenece el banco o presione el botón de ayuda para escogerlo. Multiperiodos Contables Automatizados

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3.

Tercero: Tercero: Digite el código del tercero que intervino en el documento o presione el botón de ayuda para seleccionarlo.

Presione clic en el botón Grabar .

Para salir de la opción presione clic sobre el botón Salir . 1.4 Recalculo de Saldos Realiza la «Reconstrucción «Reconstrucción de los Saldos» Saldos» desde una periodo especifico especifico hasta hasta la fech fecha a ac actu tual al.. Lo Loss me mese sess sigu siguie ient ntes es a la fech fecha a ingr ingres esad ada a debe deben n es esta tarr abiertos. Reconstruir los los saldos es un un proceso que actualiza actualiza los saldos saldos partiendo de de los movimientos registrados. Generar

Auditoria

Fig. 19 Recalculo de Saldos

Para realizar un recalculo de saldos: 1. Hacer Hacer un backup backup de de la base base de datos datos.. 2. Pedirle Pedirle a todos todos los demás demás usuario usuarioss que salgan salgan del progr programa ama 3. Verif Verifica icarr que los meses meses siguien siguientes tes a la fecha fecha a la cual se va a rea realiz lizar ar el recalculo están abiertos. 4. Digitar Digitar la fecha fecha desde desde la cual se se va a realizar realizar el recalc recalculo. ulo. 5.

Presionar clic en el botón Generar .

El botón Auditoria botón Auditoria permite ir a la ventana Auditoria ventana Auditoria de Saldos Saldos.. Para salir de la opción presione clic sobre el botón Salir .


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1.5 Auditoria de Saldos Revisa que todos los movimientos del periodo estén realmente actualizados en los archivos maestros. La auditoria de saldos suma los movimientos débitos y créditos de todas las transacciones del mes. Con esto se comprueba si los movimientos están cuadrados o no.

Documen tos Descuadr ados

Imprim Iniciar ir Proces auditor o ia

Fig. 20 Auditoria de Saldos

Para realizar una auditoria de saldos: 1. Digitar Digitar la fecha fecha en la cual cual va a realizar realizar la audit auditoria oria.. 2.

Presionar clic en el botón Iniciar Proceso. Proceso.

Muestra Muestra el Saldo Saldo Anterior, Anterior, Movimiento Movimiento Debito, Debito, Movimien Movimiento to Crédito Crédito y Saldo Saldo Actual del mes auditado, debe mostrar como resultado:  En la fila MOVIMIENTO; el valor de la columna Mov Debito debe ser igual al de Mov Crédito, Saldo Anterior y Saldo Actual deben ser iguales a cero. Lo mismo que en la fila CONTABILIDAD GENERAL. 

Los valores de las columnas Mov Debito, Mov Crédito, Saldo Anterior y Saldo Actua Actuall de las filas filas MOVIM MOVIMIEN IENTO TO y CONTAB CONTABILI ILIDAD DAD GENERA GENERAL, L, deben deben ser iguales entre si.

En caso que: Multiperiodos Contables Automatizados

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Los valores de las columnas Mov Debito y Mov Crédito sean diferentes, quiere decir que existen documentos descuadrados. Por tal razón Saldo Anterior y Saldo Actual también serán diferentes. Entonces, será necesario hacer una revisión de documentos. Puede Puede observ observar ar si hay descua descuadr dres es desple desplegan gando do el combo combo Documentos Descuadrados. Descuadrados .



Si los valores de las columnas Mov Debito, Mov Crédito, Saldo Anterior y Saldo Actual de la fila MOVIMIENTO son mayores a sus valores respectivos en la fila CONTABILIDAD GENERAL, quiere decir que existen documentos que no han sido actualizados en contabilidad. Entonces, será necesario realizar un Recalculo de Saldos.



Los valores de las columnas Mov Debito, Mov Crédito, Saldo Anterior y Saldo Actual de la fila MOVIMIENTO son menores a sus valores respectivos en la fila CONTABILIDAD GENERAL, quiere decir que existen documentos que no han sido revertidos en contabilidad. Entonces, será necesario realizar un Recalculo de Saldos.

Para salir de la opción presione clic sobre el botón Salir . 1.6 Audit ditoria de Do Documentos Revisa el estado en que se encuentran los documentos y los datos relacionados con ellos. Los registros de los documentos se pueden encontrar en cuatro estados: 1. Actualizados: Actualizados: Son los registros que se han guardado en el sistema sin ningún inconveniente. 2.

Revertidos: Revertidos: Son los registros que se han eliminado en el sistema sin ningún inconveniente.

3.

Pendiente Pendientess por Actualiza Actualizar r : Son Son los los regi regist stro ross que que aunq aunque ue el usua usuari rio o los los guardo, no se han guardado en el sistema por que presentan algún dato errado o falta un dato obligatorio.

4.

Pendientes por Revertir : Son los registros que aunque el usuario los revirtió no se han eliminado en el sistema por que presentan algún inconveniente.

No deben deben existi existirr en los docume documento ntoss regist registro ross pendi pendient entes es por proces procesar ar ni pendientes por revertir. Consulta de Registros Consultar Pendientes por Consultar Registros Actualizar Todos los Procesar Actualizados Búsqueda Documentos


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Consulta de Registros Consulta Revertidos de Documento s Descuadra dos

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Fig. 21 Auditoria de Documentos

Para realizar una auditoria de documentos: documentos: 1. Digite el rango de de fechas entre las cuales se se va a realizar la auditoria. auditoria. 2. Presione Presione clic en el botón correspond correspondiente iente dependie dependiendo ndo los requerimie requerimientos ntos de su auditoria. En caso de que se necesite realizar una auditoria a un documento especifico en Búsqueda por Documento: Documento: 1. Digite la fuente del documento al cual se le va a realizar la auditoria o presione clic sobre el botón Ayuda botón Ayuda.. 2.

Digite Digite el numero numero del docum document ento o al que se la va a rea realiz lizar ar la auditor auditoria ia o presione clic sobre el botón Ayuda botón Ayuda..

3.

Buscar. Presione clic en el botón Buscar.

Para salir de la opción presione clic sobre el botón Salir . 1.7 Log de de Op Operaciones Permit Permite e consu consulta ltarr opcio opciones nes del siste sistema ma que que han sido sido eje ejecut cutada adass por los usuarios en un rango de fechas especifico y que representan acciones críticas para el funcionamiento del mismo.


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Fig. 22 Log de Operaciones

Para realizar una consulta en el log de operaciones: 1. Digite Digite los los datos datos solic solicita itados dos::  Operación: Operación: Despliegue el combo y seleccione que operación desea consultar, si lo lo prefiere seleccione seleccione todos para ver el registro de todas todas las operaciones. Usuarios: Usuarios : Desp Despli lieg egue ue el comb combo o y sele selecc ccio ione ne que que usua usuari rio o dese desea a consultar, si lo desea escoja todos para ver que han hecho todos los usuarios. 

Ordenado Por : Despliegue el combo y seleccione como van a estar ordenados los resultados de la consulta.



Fecha Inicial: Inicial: Digite la fecha desde la cual va a realizar la consulta o despliegue el combo y seleccione la fecha.



Fecha Final: Final: Digite la fecha hasta la cual va a realizar la consulta o despliegue el combo y seleccione la fecha.



2.

Presione el botón Procesar .

Para salir de la opción presione clic en el botón Salir . 1.8 Consul sulta de Com Compr pro obantes Permite consultar las transacciones contenidas en un documento especifico, digitando la fuente y el numero del documento. Multiperiodos Contables Automatizados

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Fig. 23 Consulta de Comprobantes

Para consultar un documento: 1. Digite Digite los los datos datos solic solicita itados dos::  Fuente: Fuente: Digi Digite te la fuen fuente te del docu docume ment nto o que que se va co cons nsul ulta tarr o presione clic sobre el botón Ayuda botón Ayuda.. Documento: Documento: Digite el numero del documento que se va consultar o presione clic sobre el botón Ayuda botón Ayuda..



2. Presio Presione ne la tecla tecla TAB. TAB. Si el documento fue ingresado en el sistema y sus registros están en estado Actualizado, se mostrara en la parte superior la información correspondiente correspondiente al encabezado del documento. En la pestaña General General se muestra el Código Contable, Contable, Detalle, db/cr y Valor Valor de cada registro del documento consultado. En la pestaña Movimiento se muestra de una manera detallada cada registro del documento consultado. En la part parte e infe inferi rior or de la vent ventan ana a se mues muestr tra a el No No.. Re Regi gist stro ross del del documento, total Débitos y total total Créditos. Créditos. Para salir de la opción presiones clic en el botón Salir . 1.9 1.9 Imp mpre resi sión ón de Compr omprob oban ante tes s Permite imprimir cualquier tipo de documento, digitando la fuente. Multiperiodos Contables Automatizados

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Listado de Anexo de Egreso

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Fig. 24 Impresión de Comprobantes

Para imprimir un documento o un rango de documentos: documentos: 1. Digite Digite los los datos datos solic solicita itados dos::  Fuente: Fuente: Digite la fuente del documento que se va imprimir o presione clic sobre el botón Ayuda botón Ayuda.. Rango de Documentos: Documentos: Digite el rango de documentos que se va imprimir o presione clic sobre el botón Ayuda botón Ayuda..



Si va imprimir todos los documentos de una fuente deje en blanco Doc Inicio y Doc Fin. Si solo se va imprimir un documento digite el mismo numero de documento en Doc Inicio y Doc Fin. 2.

Documento. Presione clic en el botón Imprimir Documento.

*Much *Muchas as forma formass estánd estándare aress de cheque chequess permi permiten ten hasta hasta cierto cierto límite límite de regist registros ros en el egreso egreso,, sin impor importar tar si el egreso egreso tiene tiene un gran gran número número de registros. Zeus le permite imprimir todo el egreso completo, o los registros faltantes del mismo. Presione Presione clic en el botón botón siguiente pantalla:

y el sistema sistema le abrirá abrirá la


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Fig. 25 Anexo de Egresos

Para anexar registros a su egreso:  Digite el código de la fuente de egresos, o presione clic en el botón de ayuda para seleccionarla. 

Digi Digite te la fech fecha a inic inicio io y fina finall de los los egre egreso soss en los los que que dese desea a anex anexar ar registros.



Presione clic en el botón procesar y el sistema le mostrará en pantalla los egresos egresos realizados realizados a la fecha digitada. digitada. Seleccione Seleccione los anexos anexos de egreso a imprimir, dando clic en el campo seleccionar.



Seleccione o desmarque la opción de impresión de todas las transacciones del documento. Al seleccionarla, el sistema le permite imprimir el anexo completo de toda la transacción; al desmarcarla, desmarcarla, usted imprimirá imprimirá sólo los registros faltantes, es decir, todos aquellos que no salieron en su egreso.



Presione clic en el botón de impresión. El sistema le mostrará en pantalla los egresos completos o faltantes según la opción que usted haya escogido. Seleccione la vía de impresión

Para salir presione clic en el botón salir.


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1.10 1.10 Rever Reversi sión ón de Comp Comprob roban antes tes Perm Pe rmit ite e reve revert rtir ir comp comple leta tame ment nte e un docu docume ment nto o que que ha sido sido regi regist stra rado do Revertir previamente. Comproban te

Fig. 26 Reversión de comprobantes

Para revertir un documento: 1. Digite Digite los los datos datos solic solicita itados dos::  Fuente: Fuente: Digite la fuente del documento que se va revertir o presione clic sobre el botón Ayuda botón Ayuda.. Documento: Documento: Digite el numero del documento que se va revertir o presione clic sobre el botón Ayuda botón Ayuda..



2. Presio Presione ne la tecla tecla TAB. TAB. 3.

Presione clic en el botón Revertir Comprobante Comprobante

4. Confir Confirme me la revers reversión ión.. Para salir de la opción presione clic en el botón Salir .


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1.11 1.11 Reacti Reactivaci vación ón de Documen Documentos tos Reverti Revertidos dos Permite registrar registrar en el sistema sistema documentos que que hayan sido Reactivar revertidos en un un Comproban estado actualizado. te

Fig. 27 Reactivación de Documentos Revertidos

Para reactivar un documento revertido: 1. Digite Digite los los datos datos solic solicita itados dos::  Fuente: Fuente: Digi Digite te la fuen fuente te del del docu docume ment nto o que que se va reac reacti tiva varr o presione clic sobre el botón Ayuda botón Ayuda.. Documento: Documento: Digite el numero del documento que se va reactivar o presione clic sobre el botón Ayuda botón Ayuda..



2. Presio Presione ne la tecla tecla TAB. TAB. 3.

Presione clic en el botón Reactivar Comprobante Comprobante..

4. Confir Confirme me la la reacti reactivac vación ión.. Para salir de la opción presione clic en el botón Salir .


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1.12 1.12 Recep Recepci ción ón Mov Movim imien iento to Ext Extern erno o Permite realizar el registro contable de otras aplicaciones de la familia Zeus, Aplicar Validar como son: Hoteles, Inventario, Nomina, Activos Fijo y Pos. Con el objeto de Movimiento Información consolidar dicha información información contable en el modulo contable.

Fig. 28 Recepción Movimiento Externo

Para registrar los movimientos de otra aplicación en contabilidad: 1. Digite Digite los los datos datos solic solicita itados dos::  Aplicación: Aplicación: Sele Selecc ccio ione ne la resp respec ecti tiva va apli aplica caci ción ón desd desde e la cual cual va a genera generarr los movimi movimient entos os en conta contabil bilida idad. d. Solo Solo en caso caso de genera generarr movimientos desde Activos fijos se deberá seleccionar seleccionar Nomina. 







Generar Consecutivo: Si la aplicación desde la cual va a generar los movimientos es Inventario SQL no elija esta opción ya que esta genera sus consecutivos, consecutivos, en caso contrario selecciónela (deje la marca o chulo). Serie: Digite la serie en la que se van a registrar los movimientos. Fecha Fecha Inicial: Inicial: Digi Digite te la fech fecha a desd desde e dond donde e se van van a movimientos.

gene genera rarr los los

Fecha Fecha Final: Final: Digi Digite te la fech fecha a hast hasta a dond donde e se van van a movimientos (sí va a contabilizar contabilizar

gene genera rarr los los

Inventario SQL). 





Fuente Fuente Inicial: Inicial: Digi Digite te la fuent fuente e desd desde e dond donde e se van a movimientos.

gene genera rarr los

Fuente Fuente Final: Final: Digi Digite te la fuent fuente e hast hasta a donde donde se van a movimientos (sí va a contabilizar contabilizar Inventario SQL)

gene genera rarr los

Opciones de Impresión: Seleccione la forma en la que desea ver sus reportes. Multiperiodos Contables Automatizados

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Reporte Resumido: Permite imprimir el reporte sólo con los valores reportados de la aplicación.

Reporte Reporte Detallado Detallado:: Permit Permite e la impr impresi esión ón de clien clientes tes,, provee proveedor dores, es, centros de costo, etc., que afectaron el movimiento que está digitando. Estilo Profesional: Le permite imprimir el reporte dividido y sombreado entre líneas, lo que permite una mejor explicación visual del reporte. 

Modo de Impresión: Movimientos con Errores: muestra los registros que presentan error. Movimientos sin Errores: muestra solo los registros que no tienen error. Todo el Movimiento: Movimiento: muestra el movimiento completo, es decir, registros con y sin errores. Impresión por Tipo de Error: Al dar clic en esta opción, te permite traer el movimiento agrupados por error, es decir, los que presenten el mismo error vendrán agrupados en una misma lista.

2.

Presione clic en el botón Validar Información para verificar que los datos que se van a generar no contienen errores. Si los movimientos que se van a generar tiene errores el sistema le indicará, en caso contrario se activara el botón Aplicar botón Aplicar Movimiento Movimiento..

3.

Presione clic en el botón Aplicar Movimiento para generar los movimientos en contabilidad. contabilidad.

1.13 1.13 Imp Import ortar ar Mov Mov Arch Archivo ivo Plano Plano Banc Bancolo olombia mbia Esta es una opción exclusiva para las empresas que tienen cuenta en bancolombia, bancolombia, le permite importar el archivo de texto que el banco envía a las empresas, de todos los recaudos cuando sus clientes realizan sus pagos en esta entidad, matando así todas las facturas o saldos que tiene pendiente el cliente con la empresa.


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Fig. 29 Importación de Mov. Recaudo BanColombia.

Para importar movimientos:  Digite la fecha a la que desea realizar el importe.  Digite la fuente o presione clic en el botón de ayuda y selecciónela. Presio ione ne tab. tab. Si dese desea a que que el sist sistem ema a gene genere re el docu docume ment nto o o  Pres seleccione con el botón de ayuda el documento deseado.  Seleccione el código contable de Bancolombia. Recuerdo que es un proceso exclusivo para Bancolombia. Bancolombia.  Presione el botón procesar y el sistema le pedirá confirmación de la importación. importación. Presione aceptar.



Automáticamente el sistema colocará el número de registros en el campo #Reg. a Importar, Importar, según la cantidad de registros registros importados. importados.

Luego el sistema le mostrará una ventana de Buscar en: donde usted escogerá el archivo de texto que le envió el banco:


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

Escoja el archivo de texto enviado por el banco, luego de haberlo escogido, el sistema lo mostrará así:

Fig. 30 Registros a Importar 

Luego de tener los registros para importar desde archivo plano y revisar que estén correctamente, dé clic en los campos chequeo, para importar los registros seleccionados. seleccionados. Presione el botón grabar y el sistema le pedirá confirmación: Multiperiodos Contables Automatizados

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Fig. 31 Chequeo y Confirmación de Aplicación de Pagos 

Luego el sistema le avisa si el proceso finalizó con éxito.

Para salir presione el botón salir.


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1.1 1.14 Prep Prepar arar ar Pag Pagin ina a Mediante esta opción podemos indicarle al sistema con que impresora, de las que están configuradas en el equipo, deseamos imprimir los reportes y / o documentos.

Fig. 32 Preparar Pagina

1.15 Calculador dora Permite utilizar la calculadora de Windows con el fin de realizar cálculos. cálculos.

Fig. 33 Calculadora

Para utilizar la calculadora: calculadora: 1. Presione Presione clic clic en en la opció opción n Calcula Calculadora dora.. Para salir de esta opción presione clic en el botón Salir .


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1.16 Salir Permite salir de ZEUS Contabilidad SQL.


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Zeus SQL Manual

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