Manual de Procedimientos Del Departamento de Recepcion

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE RECEPCION. RECEPCION. El siguiente manual de procedimientos contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la recepción de hotel Villeta y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas. De igual forma conoceremos algunos algunos términos relacionados relacionados con este proceso: 2. Recepción Es el centro de mayor importancia dentro de un hotel. Es la primera imagen que el huésped recibe de la organización y constituye el punto de encuentro entre los clientes o huéspedes y los empleados que le darán la bienvenida y le brindaran toda la información necesaria para efectuar su alojamiento. 2.1 Funciones Principales. 

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Registro y control de ingresos (check in) y salidas (check out) de huéspedes. Mantener contacto con huéspedes y clientes. El departamento de Recepción funciona las 24 horas, es por ello que finalizado el horario del departamento de reservas, es el encargado de tomar las mismas. Disponer de cambios de habitación solicitados por el departamento de Housekeeping (Administrador de Pisos) o por el m ismo huésped.  Autorizar la prolongación de estadías. estadías. Efectuar bloqueo de habitaciones en caso de que el departamento de Housekeeping lo ordene, porque por alguna razón no esta disponible la misma (refacción, reparación, limpieza profunda, etc.) Mantener contacto directo con los su departamentos de caja y facturación (Main Courante). Realizar tareas de control. Facturación interna y servicios consumidos por el huésped. Favorecer las relaciones interdepartamentales. Es importante una comunicación fluida y formal con otros departamentos para un mejor  desempeño de las actividades. Conocer las instalaciones, horarios, planos de evacuación y datos útiles del lugar para brindar mejor información.

2.2 Importancia del Departamento. Todos los procesos administrativos que se cumplen en el departamento, como así también el trato que el huésped recibe en el mismo durante su estadía adquieren relevante importancia y ponen de manifiesto la calidad del servicio brindado.

3.1.2 Caja Es un subdepartamento que en muchos hoteles lo maneja recepción, sus funciones principales son las de efectuar cobranzas, cambio de divisas, cobro de señas, etc.

4. Rutina laboral del Recepcionista. Turno Mañana 

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Comienza su rutina laboral a las 7 hs. Recibe el parte del turno noche y procede a la lectura y firma del libro de novedades. Teniendo en cuenta especialmente aquellas que deben ser realizadas ese día. En el caso de que la caja este a cargo del recepcionista, debe hacerse cargo de ella formalmente.(comparar el dinero existente y compararlo con el reporte de la planilla) Organizar las tareas del día: Revisar las reservas del día para saber el estado del plano de habitaciones, conocer las que están libres, las que tiene fecha de salida, las bloqueadas y próximas a ocupar. Procederá a realizar la pre asignación de las habitaciones que permitirá acelerar el proceso del Check In

Turno Tarde 

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Recibirá formalmente las novedades que le entregue el recepcionista del turno anterior. Se encargará de concluir las tareas pendientes.

Turno Noche 

 Además de cumplir con las mismas tareas que realizan los responsables del sector de los turnos mañana y tarde, se ocupa de efectuar el cierre diario y de su auditoria.

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Dicho proceso se realizará en el horario preestablecido por el hotel teniendo en cuenta el momento de mayor disponibilidad de tiempo y tranquilidad necesarios que le permitirán ocuparse de la función con la atención y dedicación que la misma requiere. Las actividades de control son las siguientes: Revisar los estados de cuentas de los huéspedes y verificar los créditos. Verificar la existencia de los cupones de tarjetas de créditos firmados en garantía y los límites de créditos. Controlar la correcta aplicación de tarifas y facturación de media renta en los casos de Late Check Out. Verificar que las noches gratis, descuentos y cortesías cuenten con la debida autorización. Controlar la existencia de los cupones correspondientes en los planes que incluyen alimentos. Verificar que las señas y depósitos enviados antes del ingreso de pasajeros hayan sido correctamente aplicados. Verificar los Vouchers emitidos por las agencias de viajes. Controlar que los vales de servicios o vales comanda hayan sido debitados en las cuentas de los huéspedes. Efectuar el control de los grupos y cuentas maestras. Emitir el listado de No Show. 4.1 Como recibe al Huésped.

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Recibir al huésped con cortesía. Preguntar al huésped: Si tiene reserva confirmada. Cantidad de pax. (pasajeros) Tipo de habitación. Fecha del Check out. Pensión. Si estuvo alojado en el hotel, caso contrario deberá llenar la ficha de registro. Quien se hará cargo de los gastos de estadía; particular o por  agencia(recepción del Boucher)  Asignación de la habitación. Ingresar el check in en el sistema hotelero. Comunica al huésped que todo el personal estará a su disposición e informa los números de los internos de recepción, bar, restaurante y otros. Entrega de llaves de la habitación asignada al conserje, quien acompaña al huésped a la misma. Finalizara el proceso del check in corroborando todos los datos.  Al momento del Check Out verifica gastos del huésped procede a la facturación de los mismos y el control de habitación.