INSTRUCTIVO RECEPCION DE PRODUCTOS OBJETIVO. Defini Definirr las activida actividades des para la recepc recepción ión de los product productos os farmac farmacéut éutico icoss
que envían envían los
proveedores al establecimiento farmacéutico. I. RECEPCION:
Proceso mediante el cual se realiza una verificación de la orden de compra o pedido contra lo recibido físicamente y con lo contenido en la remisión o factura. Adicionalmente, se debe tener en cuenta lo establecido por la legislación vigente para verificar la calidad del producto. La recepción es de dos tipos:
Recepción Administrativa
Recepción Técnica
A. RECEPCION ADMINISTRATIVA: ADMINISTRATIVA:
La verificación verificación administrat administrativa iva permite permite constatar constatar si el producto producto o servicio y la factura factura o remisión o cuenta de cobro cumple con las especificaciones pactadas con el proveedor, entre las que se cuentan: 1. Condic Condicio iones nes de tra trans nspor porte te 2. Confrontaci Confrontación ón de la orden orden de compra compra contra contra la factura factura 3. Confro Confronta ntarr merca mercancí ncía a contra contra la factu factura ra 4. Confro Confronta ntarr trasla traslado do con físico físico Los aspectos a verificar son: 1. Cond Condic icio ione nes s de tran transp spor orte te::
Cantidad: El numero de cajas relacionado en la factura o traslado debe coincidir con el relacionado en la guía transportadora o formato del transportador, y debe ser igual a la cantidad de cajas físicas. •
Estado del embalaje completo: no debe presentar averías, alteraciones, mojaduras, perforaciones, rótulos rotos.
2.
Confrontación de la orden orden de compra o pedido contra la factura factura o traslado:
Cantidad registrada en la factura o traslado (TR) coincida con la cantidad solicitada. •
Los productos comprados deben conservar las especificaciones de la orden de compra o pedido.
3.
Confrontación física de los productos farmacéuticos vs Orden de compra o pedido y Traslado:
•
Los productos recibidos cumplen con las especificaciones del lo pedido y lo facturado.
Para el caso de los medicamentos se debe verificar específicamente que: •
El nombre genérico del producto recibido coincide con la orden de compra o pedido y factura.
•
La forma farmacéutica (tableta, ampolla, cápsula, ungüento, jarabe, elixir) coincide con lo solicitado y lo facturado.
INSTRUCTIVO RECEPCION DE PRODUCTOS •
La cantidad recibida coincida con la cantidad pedida y facturada.
•
El costo unitario de los productos y el valor total coinciden con los de la orden de compra.
Si al realizar la confrontación se encuentran que: •
Los costos no coinciden se debe informar inmediatamente al proveedor o al d istribuidor del producto
•
Si la cantidad recibida es mayor, la forma farmacéutica no coincide o el nombre genérico no concuerda, se debe separar el excedente o los medicamentos para su devolución al proveedor o a la bodega (formato Reporte de novedades) según sea el caso.
•
Si la cantidad recibida es menor se debe registrar en el formato Reporte de Novedades.
B. RECEPCION TECNICA:
La Recepción técnica permite constatar el grado de cumplimiento de las características y especificaciones técnicas del producto como son:
Características físicas
Condiciones de almacenamiento
Características organolépticas
Características relacionadas con la etiqueta, empaque, envase y embalaje
Forma farmacéutica
Fecha de vencimiento, la cual debe ser igual o inferior a cinco años contados a partir de la fecha de fabricación.
Número del lote de fabricación.
Registro sanitario
Laboratorio fabricante.
El proceso de verificación de las características técnicas se realiza mediante un muestreo al azar sobre el lote de recepción, utilizando para esto la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO-2859-1 (Tablas Militar Estándar) emitida por el ICONTEC. Nota: La muestra tomada para el análisis debe ser representativa de todo el lote recepcionado y sobre ella se
hace la inspección de las especificaciones técnicas descritas, las cuales se detallan a continuación: En Rótulos
Franja roja en sentido horizontal para los antibióticos, vacunas y vitaminas en forma líquida.
Franja verde con la leyenda “MEDICAMENTO ESENCIAL”, que identifica a todos los medicamentos del P.O.S.
Franja de color violeta que identifica a los medicamentos de control especial.
INSTRUCTIVO RECEPCION DE PRODUCTOS
Concentración de principio activo.
Lote y Fecha de vencimiento
Si el medicamento es de Venta libre puede presentar indicaciones o uso en la etiqueta
Contraindicaciones.
Condiciones de almacenamiento.
La leyenda “MANTÉNGASE FUERA DEL ALCANCE DE LOS NIÑOS”
Estado y posición de la etiqueta, la cual no debe estar sucia, manchada, arrugada, mal pegada, torcida ni rota.
En embalajes
La identificación identificación del embalaje debe correspond corresponder er con lo descrito en la orden de compra, compra, debe ser clara y completa.
Debe estar bien sellado, sin quebraduras, no debe presentar humedad ni estar mojado.
En el empaque
La identificación debe corresponder con lo descrito en la orden de compra y el embalaje y debe ser completamente legible.
No debe presentar deterioro, ni carencia de cierre.
No debe presentar manchas, perforaciones, rayones.
Ausencia de material adherido con pegantes. p egantes.
El empaque debe estar limpio y no presentar humedad de ningún tipo.
En el envase
Si el envase es de vidrio debe cumplir con:
Tener color adecuado cuando el medicamento lo requiera (proteger de la luz)
Contenido completo.
Tapa con banda de seguridad y cierre hermético.
Ausencia de polvo, manchas u otras o tras suciedades.
No presentar grietas.
No debe estar deformado ni con suciedad exterior
Si el envase es de plástico debe cumplir con:
Estar libre de olores sospechosos.
Contenido completo.
Tapa con banda de seguridad.
INSTRUCTIVO RECEPCION DE PRODUCTOS
No presentar deformaciones.
No presentar perforaciones como tampoco materiales extraños.
No presentar superficies arrugadas, rayones.
En las Tapas
Ausencia de perforaciones o rupturas.
Buen ajuste de la tapa. No se aceptan frascos filtrados o que dejen escapar parte del medicamento por mal ajuste de la tapa.
Que esté acompañada por la banda de seguridad.
En la impresión
Debe ser clara, sin manchas de tinta o sustancias que impidan leer la información.
No debe desprender la tinta al tocarla con los dedos.
En los blisteres
Completamente sellados.
Completamente llenos.
No deben estar rotos, arrugados.
Debe tener la información de: Nombre genérico y/o comercial, lote, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante.
Formas Farmacéuticas:
Líquidos estériles: No deben presentar turbidez, partículas extrañas, cambio de color.
Jarabes, elíxires, suspensiones, emulsiones, soluciones, tinturas y extractos: •
No deben presentar sustancias precipitadas o extrañas
•
No debe haber desprendimiento de gases: los frascos plásticos se inflan y los de vidrio
explotan.
•
Las suspensiones deben regenerarse al ag itarlas suavemente.
•
Falta de homogeneidad en emulsiones.
Polvos, granulados, tabletas, grageas, cápsulas duras y blandas, polvos efervescentes, tabletas vaginales •
Deben presentar color uniforme: no se aceptan unidades de diferentes colores en un mismo
lote. •
Los bordes de las tabletas y grageas no deben estar quebrados ni desmoronados.
•
No deben presentar manchas en su superficie.
•
Las tabletas y grageas no deben presentar polvo (de la misma tableta) adherido a la
superficie. •
Las cápsulas deben estar llenas: no se aceptan cápsulas abiertas, parcialmente llenas, ni
INSTRUCTIVO RECEPCION DE PRODUCTOS tampoco vacías.
Sólidos Estériles •
El color debe ser uniforme.
•
El polvo debe desprender fácilmente de las paredes del frasco. No se aceptan frascos con con
polvo apelmazado que den indicios de humedad. •
No deben contener partículas extrañas: pedazos de vidrio, de caucho, de metal, etc.
Cremas y Ungüentos •
Los tubos deben estar sin deformaciones: no se aceptan tubos arrugados, aplastados, rotos.
•
Deben estar herméticamente sellados: especialmente los productos oftalmológicos.
•
Deben estar completamente llenos: no se aceptan parcialmente llenos.
•
Deben estar protegidos por una tapa, la cual debe ajustar perfectamente al cerrar el tubo.
Para efectos de aceptación o rechazo, se deben tener en cuenta los tipos de defectos: crítico, mayor o menor. Una vez conocido el número de defectuosos se procede a la aceptación o al rechazo:
Se cruza en la tabla 2 A de la norma técnica colombiana NTC-ISO-2859-1 : planes de muestreo simple para inspección normal, el número de la muestra contra el nivel de calidad establecido (Nivel Normal II).
En este cruce se encuentra el número de defectuosos con los que se puede aceptar y el número de defectuosos con el que se debe rechazar el lote de recepción.
•
En general, los niveles aceptables de calidad son: •
1% para defectos críticos,
•
6.5% para defectos mayores,
•
15% para defectos menores
El lote se acepta si el número de defectuosos es igual o inferior al establecido para el N.A.C. Nivel de Aceptación de Calidad respectivo, si es superior al establecido en la tabla, entonces se rechaza lo defectuoso.
•
La cantidad de lote rechazada se lleva al área de cuarentena o se devuelve a la bodega principal y se contacta al proveedor para comunicarle la devolución o el cambio según el caso
•
Si el lote es aceptado se procede a almacenarlo en el sitio que le corresponde.
Nota: Si a la mercancía no se le realiza la recepción técnica al momento de su llegada, se debe separar sin ser
desempacada y dispuesta en la zona de recepción hasta que pueda verificarse. No se debe retirar ningún artículo de las cajas si la recepción no se ha realizado. En caso de que se requiera una liberación de urgencia del producto, se debe realizar una verificación administrativa completa y realizar una verificación n o muestreada del estado físico del producto.
INSTRUCTIVO RECEPCION DE PRODUCTOS
La recepción técnica aplica en los siguientes casos :
Compra directa a otros proveedores realizada en el establecimiento farmacéutico Cada vez que llegue un pedido de DROPOPULAR S.A. Eventualidad de liberación de urgencia de productos en el centro de Distribución DROPOPULAR S.A. El muestreo aplica siempre siempre y cuando se reciban más de dos unidades unidades de lote. De no ser así se debe realizar verificación completa del recibido. IMPLEMENTOS.
Para llevar a cabo la recepción se debe contar con el formato de Recepción técnica FRECUENCIA.
Este proceso se efectuará cada vez que sea aplicable, es decir cuando se reciban medicamentos o dispositivos médicos de un proveedor. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Guía transportadora Orden de compra Traslado Pedido Factura NTC-ISO-2859-1 Tablas Militar Estándar Modelo de Gestión 1403 del 15 de Mayo de 2007 Nota :
En caso de que cambie la legislación o los modelos para realizar la recepción se hará corrección a los formatos y demás documentos de calidad informándose i nformándose el evento a través de Circular interna.
INSTRUCTIVO RECEPCION DE PRODUCTOS
Elaboró:
Revisó y Aprobó:
