BENŢE CRISTIAN
MANAGEMENTUL MANAGEMENTUL SERVICIILOR PUBLICE
-suport de curs-
„VASILE GOLDIŞ” UNIVERSITY PRESS, ARAD 2010
2
2
CUPRINS
CAPITOLUL 1. MANAGEMENTUL SERVICIILOR PUBLICE CONCEPT. CARACTERISTICI. PRINCIPII..............................7 1.1. Concept.......................................................................................7 1.2. Caracteristici ale managementului public....................................8 1.3. Principiile managementului public.............................................11 1.3.1. 1.3.1. Principiul Principiul conducerii conducerii unitare......... unitare.................... ......................... ...................11 .....11 1.3.2. 1.3.2. Principiul Principiul conducerii conducerii autonome........ autonome..................................12 ..........................12 1.3.3. Principiul flexibilităţii...................................................13 1.3.4. 1.3.4. Principiul Principiul restructurări restructurării........ i................... ......................... ........................... ..............13 .13 1.3.5. 1.3.5. Principiul Principiul perfecţionări perfecţionăriii continue.............................. continue................................14 ..14 1.3.6. 1.3.6. Principiul Principiul legalităţii. legalităţii............ ....................... ................................... .............................15 ......15 1.4. Funcţiile Funcţiile managementulu managementuluii public....... public.................. ...................................... ............................16 .16 1.5. Elementele caracteristice managementului public....................25 1.6. Serviciul public (definiţie, caracteristici.....................................27 1.7. Criterii de clasificare a serviciilor publice..................................28
CAPITOLUL 2. SISTEMUL SERVICIILOR PUBLICE DIN ECONOMIA NAŢIONALĂ......................................................32 2.1 Conceptul de sistem de servicii publice şi caracteristic caracteristicile ile generale generale ale acestuia...... acestuia.......................... .........................32 .....32 2.2. Tipologia Tipologia serviciilor serviciilor publice......... publice.................... .................................. ...................................36 ............36 2.3. Serviciile publice centrale şi locale din România.......................44
3
2.3.1. Categorii de instituţii procesatoare de servicii publice centrale.........................................44 2.3.2. Categorii de servicii publice locale..............................47
CAPITOLUL 3. PRINCIPALELE RELAŢII CARE SE STABILESC ÎNTRE SERVICIILE PUBLICE................................................53 3.1. Relaţiile dintre autoritatea de vârf a administraţiei publice şi celelalte autorităţi ale administraţiei publice......................54 3.2. Relaţiile dintre ministere şi celelalte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi autorităţile locale sau teritoriale ale administraţiei publice.............................54 3.3. Relaţiile dintre autorităţile administraţiei publice locale...............55 3.4. Relaţiile cu instituţiile publice care exercită puterea legislativă...56 3.5. Relaţiile cu instituţiile publice care exercită puterea judecătorească.......................................................................57 3.6. Relaţiile cu organizaţiile non-guvernamentale...............................58 3.7. Relaţiile autorităţilor administraţiei publice cu cetăţenii................58
CAPITOLUL 4. AGENŢII ECONOMICI PRESTATORI DE SERVICII PUBLICE................................................................................63 4.1. Categorii de agenţi economici şi serviciile pe care aceştia le.......... prestează................................................................................63 4.2. Întreprinderea publică, noţiuni generale.......................................67 4.2.1. Clasificarea întreprinderilor publice...............................68
CAPITOLUL 5. SISTEMUL ORGANIZATORIC AL MANAGEMENTULUI SERVICIILOR PUBLICE......................73 5.1 Noţiunea de organizare in managementul serviciilor publice.
4
Criterii şi forme........................................................................73 5.2 Structura organizatorică. Concept. Componente. Tipuri................75 5.2.1 Structura ierarhic – funcţională......................................77 5.2.2 Structura teritorială........................................................78 5.3 Componentele structurii organizatoriceale sistemului administrativ.. ........................................................79 5.4. Documentele organizatorice........................................................83 5.5. Principii care trebuie respectate la elaborarea sau perfecţionarea unei structuri organizatorice....................................................85 5.6. Delegarea şi descentralizarea....................................................87 5.7 Structuri specifice activităţilor din administraţia publică...............89 5.7.1 Organizarea administraţiei publice la nivel naţional .......90 5.7.2 Autorităţi ale administraţiei publice locale....................101
CAPITOLUL 6. SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL MANAGEMENTULUI.............................................................................107 6.1 Concept, elemente componente................................................107 6.2 Componentele sistemului informaţional.....................................109 6.3 Funcţiile sistemului informaţional...............................................114 6.4. Deficienţele S.I..........................................................................116 6.5 Principiile sistemului informaţional..............................................116 6.6 Tendinţe in sistemul informaţional..............................................118
CAPITOLUL 7. SISTEMUL DECIZIONAL AL MANAGEMENTULUI SERVICIILOR PUBLICE.......................................................................123 7.1 Elemente definitorii ale deciziei în administraţia publica.............123 7.2 Tipuri de decizii administrative...................................................127
5
7.3. Participanţii la deciziile date la diferitele niveluri ale administraţiei.......................................................131 7.4. Etapele procesului de fundamentare a deciziilor in sistemul serviciilor publice...................................................................134 7.5. Abordări teoretico-pragmatice ale procesului de fundamentare a deciziilor in administraţia publica........................................136
CAPITOLUL 8. METODE ŞI TEHNICI SPECIFICE MANAGEMENTULUI ADMINISTRAŢIEI PUBLICE...................................................................147 8.1. Metode de executare..................................................................148 8.2. Metode de organizare şi funcţionare...........................................150 8.3. Metode de cercetare...................................................................155
TESTE...................................................................................................160 BIBLIOGRAFIE.....................................................................................170
6
CAPITOLUL 1. MANAGEMENTUL SERVICIILOR PUBLICE CONCEPT. CARACTERISTICI. PRINCIPII 1.1. Concept Managementul public reprezintă ansamblul proceselor şi relaţiilor de management, bine determinate, existente între componente ale sistemului administrativ, prin care, în regim de putere publică, se aduc la îndeplinire legile şi/sau se planifică, organizează, coordonează, gestionează şi controlează activităţile implicate în realizarea serviciilor care satisfac interesul public . Din definiţie desprindem următoarele caracteristici:
Managementul public reuneşte un ansamblu de procese şi relaţii de management, care apar între componentele sistemului administrativ; - Obiectivul managementului public este satisfacerea interesului public, prin crearea unui cadru instituţional corespunzător, care să permită aplicarea actelor normative, ceea ce înseamnă şi adoptarea de acte normative cu forţă juridică interioară, legi sau, după caz, decrete, hotărâri, regulamente de organizare sau realizare efectivă a serviciilor publice; - Procesele desfăşurate în sectorul public sunt atât procese de management, cât şi de execuţie; -
7
Relaţiile de management din instituţiile publice reprezintă raporturile care apar în sistemul administrativ. În administraţia de stat, acestea se realizează în regim de putere publică, adică prin intermediul prerogativelor, acordate de Constituţie (şi putere publică general atunci când acesta este în conflict cu interesul particular). Prin urmare, managementul public este o disciplină specializată care are ca obiect cunoaşterea proceselor şi relaţiilor de management din administraţia publică în toată complexitatea lor, în vederea formulării de principii şi legităţi pentru perfecţionarea permanentă a organizării şi funcţionării structurilor administrative, în funcţie de valorile puterii politice, de necesităţile economico-sociale, de gradul de înzestrare tehnică, de nivelul general de cultură şi civilizaţie etc., cu scopul realizării unor servicii publice eficiente, corespunzătoare nevoii sociale generale şi satisfacerii interesului public. -
1.2. Caracteristici ale managementului public Multidimensionalitatea managementului public atrage, în mod evident, o serie de caracteristici, care contribuie la o buna înţelegere a conţinutului acestuia (vezi figura nr. 1. Caracteristici ale managementului public).
8
Caracterul integrator . Managementul public studiază procesele şi relaţiile de management din administraţia publică, cu scopul fundamentării soluţiilor de perfecţionare şi raţionalizare a sistemului administrativ. Managementul public studiază, în esenţă, modul de conducere a instituţiilor publice dintr-o societate, în sensul larg al termenului, integrând elemente din toate domeniile vieţii sociale: învăţământ, administraţie, asistenţă socială etc. 1 1
Caracterul politic. Managementul public este un domeniu al managementului influenţat de factorul politic. Acest aspect este evident, deoarece nu pot fi identice scopurile urmărite de reprezentanţii administraţiei publice în state cu regimuri politice diferite.
1 1
Caracteristici ale managementului public
CARACTER INTEGRATOR
CARACTER DE DIVERSITATE
CARACTER POLITIC
CARACTER DE SINTEZĂ
CARACTER COMPLEX
Figura 1. Caracteristicile managementului public 9
Sursa: Armenia Androniceanu, „Managementul public”, Ed. Economică, Bucureşti, 2003
Caracterul de diversitate . Managementul public are un caracter de diversitate, întrucât există instituţii cu competenţă materială generală şi instituţii cu competenţă socială, instituţii centrale şi locale. Acesta face ca şi managementul să comporte diferenţieri, în funcţie de nivelul administrativ la care se referă.
1 1
Caracterul complex . Managementul public are un caracter complex întrucât reuneşte elemente specifice managementului în diferite domenii aparţinând sectorului public: învăţământ, cultură, asistenţă socială, sănătate etc. Simpla enumerare a acestor domenii ne face să înţelegem dificultăţi în abordarea problematicii managementului public, în general, şi a managementului în aceste domenii distincte, în special. Caracterul de sinteză . Managementul public preia din alte domenii concepte, metode, teorii, care sunt folosite cu succes de funcţionarii publici. Este necesară o adaptare a cunoştinţelor din sociologie, psihologie, statistică, ergonomie, drept, economie etc., la particularităţile sectorului public.
1 1
1 1
10
1.3. Principiile managementului public La baza managementului public se află un ansamblu de principii (fig. 2):
Principiul Conducerii Unitare Principiul Conducerii Autonome PRINCIPIILE MANAGEMENTULUI PUBLIC
Principiul Flexibilităţii Principiul Restructurării Principiul Perfecţionării Continue Principiul Legalităţii Figura 2. Principiile managementului public Sursa: Armenia Androniceanu, „Managementul public”, Ed. Economică, Bucureşti, 2003
1.3.1. Principiul conducerii unitare Aparatul administrativ este vast, dar totdeauna este şi extrem de complex, reunind activităţi numeroase, de o mare diversitate şi complexitate.
11
Specificul managementului public, în general, şi al administraţiei de stat, în special, impune cu necesitate conducerea şi organizarea unitară a acestui vast aparat, fără de care nu ar fi posibilă realizarea obiectivelor administraţiei.
1.3.2. Principiul conducerii autonome Corelat cu principiul conducerii unitare funcţionează principiul conducerii autonome. Aparent aceste două principii s-ar exclude reciproc. În realitate, ele se îmbină, se intercondiţionează. În timp ce conducerea şi organizarea unitară asigură coeziunea administraţiei de stat, unitatea de acţiune a acesteia, autonomia managerială fac posibilă adaptarea mai rapidă a administraţiei la condiţiile concrete, la particularităţile de timp şi loc. Totodată, stimulează iniţiativa personalului din aparatul administrativ şi, legat de aceasta responsabilitatea în îndeplinirea sarcinilor. Nerespectarea principiului conducerii unitare ar atrage anarhia în activitatea administrativă, rezolvării contradictorii, s-ar ajunge, se poate afirma fără riscul exagerării, chiar la dezorganizarea administraţiei publice, în general, şi administraţiei de stat, în special.
12
1.3.3. Principiul flexibilităţii În legătură strânsă cu principiul autonomiei, funcţionează un alt principiu al managementului public, şi anume, principiul flexibilităţii, al adaptării rapide a administraţiei la schimbările permanente din viata socială.
1.3.4. Principiul restructurării Acesta este unul din principiile prin care se urmăreşte crearea unui aparat administrativ eficient atât din punct de vedere organizatoric, cât şi funcţional, corespunzător nevoilor sociale generale. În funcţie de numărul, varietatea, complexitatea şi dificultatea problemelor de rezolvat în cadrul sistemului sunt determinate dimensiunea şi structura aparatului administrativ. Un prim aspect al restructurării îl constituie stabilirea structurii fiecărei componente a aparatului administrativ din sectorul public, a compartimentelor acestora, a numărului personalului şi repartizării pe domenii a acestuia, în scopul utilizării judicioase, după norme raţionale, a resurselor umane. Se urmăreşte evitarea supradimensionării, care sugerează cheltuielii suplimentare şi paralelisme în activitate, dar, totodată, şi subdimensionarea, fapt care ar avea consecinţe negative asupra calităţii serviciilor, existând riscul unei desfăşurări necorespunzătoare a activităţii.
13
Restructurarea internă a instituţiilor administrative implica şi asigurarea tuturor mijloacelor materiale şi financiare, a unei corespondenţe depline între mijloacele existente şi obiectivele managementului public pentru sectorul administrativ. Restructurarea internă trebuie să cuprindă toate domeniile de activitate, stabilindu-se o structură flexibilă pentru fiecare subsistem din cadrul administraţiei. Există astfel o restructurare internă a instituţiilor publice în raport cu sistemul, dar şi externă, a structurii administrative în ansamblu.
1.3.5. Principiul perfecţionării continue Alături
de
restructurare,
perfecţionarea
continuă
a
managementului public se înscrie ca unul dintre principiile de bază a acestuia. Schimbările continue, care au loc în viaţa socială, impun respectarea lui. Pe măsură ce obiectivele de realizat ale managementului public devin mai numeroase şi mai complexe, rezolvarea lor nu ar fi fost posibilă fără o îmbunătăţire permanentă a activităţii, a metodelor folosite de managerii din administraţie, pentru asigurarea concordanţei dintre acestea şi problemele de rezolvat. Preocupările pentru perfecţionarea permanentă trebuie să aibă în vedere şi circulaţia informaţiilor, structura organizatorică, procesul de
14
fundamentare a deciziilor administrative, deoarece schimbarea este un proces complex, de durată şi necesar.
1.3.6. Principiul legalităţii Este evident faptul că organizarea şi funcţionarea instituţiilor administrative, în general, trebuie să se facă într-un anumit cadru legal. Prin urmare, legea publică este cea care delimitează coordonatele între care acţionează funcţionarii publici. Legea conţine în mod expres şi explicit atribuţiile instituţiilor publice, competenţele decizionale ale acestora, sistemul de relaţii, drepturile şi obligaţiile funcţionarilor publici etc. Pornind de la cadrul legal format din acte normative, care trebuie respectate, managerii publici au libertatea de a fundamenta obiectivele pentru instituţiile pe care le conduc, de a descoperi cele mai potrivite modalităţi de acţiune pentru realizarea lor, de a identifica acele căi şi mijloace de culegere, înregistrare şi transmitere a informaţiilor, de a fundamenta decizii administrative eficiente şi de a utiliza cele mai noi metode de management pentru a satisface nevoile sociale generale. Specialiştii consideră principiul legalităţii ca fiind fundamental pentru managementul public.
15
Principiile managementului public nu pot fi tratate separat. Acestea se află într-o interdependenţă continuă şi respectarea lor accentuează tot mai mult caracterul ştiinţific, teoretic şi pragmatic al managementului public.
1.4. Funcţiile managementului (fig. 3) public Funcţiile managementului public sunt : a. prevederea; b. organizarea; c. antrenarea-motivarea; d. coordonarea; e. control-evaluare. PREVIZIUNE ORGANIZARE FUNCŢIILE MANAGEMENTULUI PUBLIC
ANTRENAREAMOTIVAREA COORDONARE CONTROL EVALUARE
Figura 3. Funcţiile managementului public
16
a. Prevederea (previziunea) cuprinde ansamblul acţiunilor prin care conducerea instituţiei stabileşte obiectivele viitoare ale organizaţiei, modalităţile de realizarea a acestora şi alocarea resurselor necesare. Prevederea este un atribut al managementului de nivel superior să prefigureze, să selecteze o alternativă din viitoarele alternative posibile ale organizaţiei. Această funcţie se compune din următoarele activităţi: - prognozarea; - planificarea; - programarea. - Prognozarea este activitatea ce vizează ansamblul organizaţiei sau a principalelor domenii de activitate pe un orizont de timp de minim zece ani. - planificarea este activitatea care vizează orizonturi de timp cuprine de la o lună până la un an. - programarea reprezintă activitatea prin care se detaliază conţinutul planurilor la invel de secţie şi chiar loc de muncă. b. Organizarea cuprinde activităţile ce trebuie efectuate pentru realizarea cadrului organizatoric optim în vederea dezvoltării unei activiăţi eficiente. Organizarea, ca funcţie a managementului, cuprinde - organizarea conducerii; 17
- organizarea producţiei; - organizarea muncii. - Organizarea conducerii cuprinde acţiunile prin care se
constituie structura de conducere sistemul de metode si tehnici, sistemul informaţional, sistemul decizional. - Organizarea producţiei cuprinde acţiunile de definire a structurii de producţie, asigurarea calităţii şi selectarea şi combinarea metodelor şi tehnicilor specifice activităţilor domeniului public. - Organizarea muncii cuprinde acţiunile de delimitare a proceselor de muncă şi de divizare a lor pe componente (mişcări, lucrări, sarcini etc), selecţia, încadrarea, stimularea personalului şi crearea condiţiilor de muncă Aceste funcţii ale managementului prezentate mai sus au un caracter dublu: - sunt funcţii ale managementului; - sunt domenii de sine-stătătoare. Cele două roluri nu se exclud ci sunt complementare.
c. Antrenarea-motivarea Antrenarea constă în ansamblul acţiunilor manageriloprin care se influenţează personalul în vederea stabilirii şi realizării obiectivelor organizaţiei, prin satisfacerea nevoilor care-l motivează. Această funcţie este în strânsă legătură cu relaţiile interpersonale ale conducătorului cu subrdonaţii. 18
Principala sarcină a managementului unei instituţii publice în îndeplinirea acestei funcţii este de a-i face pe membrii organizaţiei să înţeleagă că utilizându-se cât mai bine potenţialul propriu pot să-şi satisfacă obiectivele lor dar în acelaşi timp să contribuie la realizarea obiectivelor organizaţiei. Pentru ca această funcţie să se îndeplinească în condiţii bune trebuie ca managerul să ia în calcul următoarele aspecte: - fiecare angajat îndeplineşte diferite roluri: este un factor de producţie în cadrul organizaţiei, este un consumator de bunuri şi servicii, este şi membru al unei familii, comunităţi, este cetăţean al unei ţări; - fiecare angajat are o individualitate unică care îl deosebeşte de ceilalţi angajaţi; - relaţiile care se stabilesc între conducător şi subordonat trebuie să fie guvernate de „principiul respectării demnităţii umane”; - fiecare angajat trebuie să fie tratat în funcţie de întreaga sa personalitate (nivel de pregătire, experienţă, caracter, temperament). Motivarea porneşte de la faptul că la baza condiţiei umane se
află un ansamblu de mobiluri (trebuinţe, tendinţe, idealuri, intenţii). În urma acţiunilor sale fiecare persoană are o satisfacţie. Factorii motivatori sunt elemente care determină o persoană să îndeplinească în mod eficient o activitate. Satisfacţia reprezintă o stare de mulţumire pe care o are o persoană când i-a fost satisfăcută o dorinţă. 19
Motivaţia reprezintă suportul angajării unei persoane pentru a obţine un rezultat iar satisfacţia este legată de rezultatul obţinut. Abraham Maslow – a analizat şi a sistematizat nevoile în următorul mod (piramida nevoilor): Nevoile au fost împărţite în cinci grupe, astfel: - nevoi fiziologice; - nevoi de securitate a muncii; - nevoi sociale de afiliere sau acceptare; - nevoi de stimă; - nevoi de autorealizare.
Teoria lui Maslow s-a bazat pe următoarele: - oamenii nu sunt satisfăcuţi niciodată; - fiecare persoană este motivată de o anume nevoie până când aceasta este satisfăcută; - o nevoie odată satisfăcută, începe să se manifeste o altă nevoie superioară celei care a fost deja satisfăcută. Având în vedere teoriile motivaţiei s-a stabilit că principalii factori motivatori sunt: • stimularea bănească; • aprecierea obiectivă a performanţelor realizate; • participarea la conducere; • creşterea conţinutului muncii.
Fundamentul antrenării în reprezintă motivaţia.
20
Pentru a se realiza o antrenare eficientă este necesar ca procesul motivării personalului să întrunească simultan mai multe caracteristici: - să fie complex: să se utilizeze mai multe stimulente (materiale şi morale); - să fie diferenţiat de la o persoană la alta; - să fie gradual : să satisfacă în mod succesiv necesităţile angajaţilor.
d. Coordonarea cuprinde ansamblul acţiunilor de armonizare a proceselor de management cu cele de execuţie conform obiectivelor şi modului de organizare stabilit. Coordonarea este „o organizare în dinamică” a cărei necesitate rezultă din: - dinamismul agenţilor economici şi al mediului înconjurător în care aceştia funţionează, care este imposibil de reflctat în totalitatea planurilor sau în sistemul organizatoric; - complexitatea, diversitatea şi chiar ineditul reacţiilor personalului. Funţia de coordonare are în vedere, mai ales, resursa umană. Ca urmare, activitatea centrală a coordonării este comunicarea, procesul prin care se transmit şi recepţionează mesaje între membrii unei organizaţii în vederea realizării obiectivelor individuale şi colective.
21
Transmiterea de mesaje se poate face de sus în jos, de jos în sus, pe orizontală, oblic. Asigurarea unei comunicări eficiente depinde de o serie de factori care reflectă atât calitatea managementului, cât şi a executanţilor (nivel de pregătire, de înţelegere, receptivitate faţă de nou, stil de conducere adoptat). Un proces de comunicare constă în transmiterea de la emitent (expeditor) a unui mesaj către receptor (primitor, destinatar). „Elementele” unui proces de comunicare sunt: - emitentul; - mesajul; - canalul de transmitere; - receptorul.
Procesul de comunicare: feed-back EMITENT idee → codificată → mesaj
CANAL de transmitere a mesajului
RECEPTOR primeşte → decodifică → înţelege → acceptă → acţionează
perturbaţii
Figura 4. Procesul de comunicare
22
Prin feed-back comunicarea este un proces în ambele sensuri. Pe parcursul procesului de comunicare pot să apară o serie de perturbaţii. Pot să apară bariere de comunicare, cum ar fi: - bariere de limbaj; - bariere de recepţie (recepţionarea diferită a mesajului de către primitor faţă de ceea ce a transmis emitentul); - bariere contextuale când se produce o percepere diferită a mesajului transmis, datorită influenţei diferiţilor factori. Coordonarea poate să îmbrace două forme: - coordonarea bilaterală atunci când ea se desfăşoară între un conducător şi un subordonat; - coordonarea multilaterală atunci când procesul de comunicare are loc între un conducător şi mai mulţi subordonaţi (ex.: şedinţa).
e. Funcţia de control-evaluare (control reglare) constă în ansamblul acţiunilor de evaluare a rezultatelor obţinute, de comparare cu obiectivele, normele sau standardele stabilite iniţial, de identificare şi corecţie a abaterilor . Îndeplinirea acestei funcţii impune două cerinţe esenţiale: • existenţa unei structuri organizatorice clare, precise – în cadrul acesteia să fie foarte bine precizate posturile, funcţiile, compartimente funcţionale etc.; • orice control trebuie să se bazeze pe planuri stabilite anterior. 23
Procesul de control cuprinde 3 etape: - stabilirea standardelor, normelor, a cerinţelor, a criteriilor de performanţă etc.; - măsurarea rezultatelor şi compararea acestora cu standardele, normele, cerinţele stabilite; - corectarea abaterilor (devierilor).
Caracteristicile procesului de control-evaluare sunt: - să fie continuu; - să aibă caracter preventiv; - să fie corectiv.
Între
funcţiile
managementului
există
o
strânsă
interdependenţă; ele au un caracter complementar. Funcţiile managementului public prezintă o serie de trăsături comune cum ar fi: -
au caracter general (se regăsesc în principiile de
management al oricărei organizaţii); -
au caracter dinamic (conţinutul lor modificându-se sub
influenţa unor factori); - sunt interdependente ; - se manifestă cu intensităţi diferite în cadrul piramidei
ierarhice.
24
1.5.
Elementele caracteristice managementului public (fig. 5) ELEMENTE CARACTERISTICE MANAGEMENTULUI PUBLIC
INTERESUL PUBLIC
PUTEREA PUBLICĂ
AUTORITATEA
- Este precizat de puterea politică - Este o reflectare a nevoii sociale - Reprezintă mobilul managementului public - Presupune existenţa unui cadru legislativ care să precizeze limitele de acţiune ale funcţionarilor publici pentru satisfacerea nevoii sociale - Se delimitează de nevoia socială - Are un anumit grad de generalitate - Îşi schimbă conţinutul în diferite perioade istorice etc.
Este exprimată de - Drepturile speciale pe care le are o instituţie administrativă care reprezintă şi apără interesul public - Acţionează într-un cadru legal bine definit - Conferă dreptul reprezentanţilor pentru a emite acte normative - Respectiv, regimul de putere publică contribuie la: - îndeplinirea legilor - prestarea de servicii publice - Se concretizează în legi care precizează cadrul formal al managementului public
- Este competenţa care revine unor instituţii şi/sau funcţionari publici pentru a desfăşura anumite activităţi - Are 3 forme: - juridică - legislativă - executivă - Este exercitată de: - Curtea Constituţională - Parlament - Guvern - Preşedinte - Este exercitată direct şi/sau indirect - Este un atribut specific al administraţiei de stat
Sistemul de management public are următoarea componenţă (figura 6): - subsistemul organizatoric; - subsistemul informaţional; - subsistemul decizional; 25
- subsistemul metodologic .
Structura de management
Sistemul de management public
Structura organizatorică (formală) Sistemul informaţional Structura informală
Procesul de management
Modul şi stilul de lucru al managerilor Metode şi tehnici de management Sistemul decizional
Figura 6. Sistemul de management public Trăsăturile procesului de management sunt următoarele: - este un proces unitar; - este un proces tipic; - este un proces contextual; - este un proces continuu.
26
1.6. Serviciul public (definiţie, caracteristici) SERVICIUL PUBLIC
Ansamblul activităţilor autorizate de administraţie pentru a satisface nevoile sociale în interes public
• •
•
• • • • •
CARACTERISTICI Satisface o nevoie socială; Se află în raport juridic permanent cu sistemul administrativ care l-a înfiinţat şi care îl conduce; Furnizează bunuri şi/sau servicii care satisfac interesele unui grup sau ale societăţii în general; Este supus unui sistem juridic reglementat de principii de drept public; Satisface interesele sociale generale pentru care a fost înfiinţat; Se creează sau se desfiinţează în urma unei decizii administrative de management; Se realizează prin stabilimente publice; Ti olo ie variată
27
1.7. Criterii de clasificare a serviciilor publice Servicii publice administrative JURIDIC Servicii publice industriale şi comerciale Servicii publice la realizarea cărora nu sunt implicate alte persoane din rândul clienţilor MODUL DE COOPERRARE LA SATISFACEREA INTERESULUI PUBLIC
Servicii publice la realizarea cărora participă în mod direct şi alte persoane
Servicii publice la realizarea cărora sunt implicate persoane din afară CRITERIUL Servicii naţionale
NIVELUL LA CARE SE REALIZEAZĂ
Servicii locale
Servicii publice monopolizate FORMĂ DE PROPRIETATE Servicii publice realizate de agenţi economici publici şi/sau privaţi
Figura 7. Criterii de clasificare a serviciilor publice
28
Rezumat -
Managementul public reprezintă ansamblul proceselor şi relaţiilor de management, bine determinate, existente între componente ale sistemului administrativ, prin care, în regim de putere publică, se aduc la îndeplinire legile şi/sau se planifică,
organizează,
coordonează,
gestionează
şi
controlează activităţile implicate în realizarea serviciilor care satisfac interesul public. conceptul de management
public; - Caracteristicile managementului public sunt:
caracter integrator;
caracter public
caracter de diversitate;
caracter complex;
caracter de sinteză.
- Principiile managementului public sunt:
Principiul conducerii unitare;
Principiul conducerii autonome;
Principiul flexibilităţii;
Principiul restructurării;
Principiul perfecţionării continue;
Principiul legalităţii. 29
- Funcţiile managementului public sunt:
Previziunea (prevederea);
Organizarea;
Antrenarea-motivarea;
Coordonarea;
Control-evaluarea (control-reglarea).
- Elementele caracteristice managementului public sunt:
-
Interesul public
Puterea publică
Autoritatea
Sistemul de management public are următoarea componenţă:
subsistemul organizatoric;
subsistemul informaţional;
subsistemul decizional;
subsistemul metodologic .
- Trăsăturile procesului de management sunt următoarele:
este un proces unitar;
este un proces tipic;
este un proces contextual;
este un proces continuu.
30
- Serviciul public reprezintă ansamblul activităţilor autorizate de administraţie pentru a satisface nevoile sociale în interes public.
31
Subiecte de discuţie:
Explicaţi
caracteristicile
mangementului
public
referindu-vă la domeniul în care vă desfăşuraţi activitatea;
Cum sunt respectate principiile managementului public în instituţia dumneavoastră?
Funcţiile managementului public.
32
CAPITOLUL 2. SISTEMUL SERVICIILOR PUBLICE â DIN ECONOMIA NAŢIONALĂ
2.1 Conceptul de sistem de servicii publice şi caracteristicile generale ale acestuia Conceptul de sistem este de dată relativ recentă şi poate fi definit ca un ansamblu de elemente corelate între ele prin diverse forme de interacţiune şi interdependenţă . O universitate, un spital, o
fiinţă, o carte etc. constituie exemple de sisteme, adică mulţimi de persoane, obiecte, procese etc. asamblate, organizate după anumite principii. Deşi asupra conceptului de sistem se poartă încă discuţii, acesta poate fi definit (caracterizat) dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii: este un ansamblu de elemente (entităţi) interdependente; este delimitat de un domeniu care-1 diferenţiază de mediul exterior; este în general interdependent cu mediul prin tipul intrărilor dinspre mediu şi ieşirilor către mediu; funcţionează conform unei (unor) finalităţi cunoscute sub denumirea de obiective sau misiuni; satisface nişte restricţii sau valori limită. Noţiunea de sistem este foarte generală. Atât bunurile materiale, cât şi fiinţele pot fi abordate prin prisma concepţiei 33
sistemice, înregistrându-se următoarele două mari grupe de sisteme: neînsufleţite (tehnice); vii. Acea parte a unui sistem care, considerată ca atare, întruneşte condiţiile de definire a sistemului, poartă denumirea de subsistem.
Caracteristica se defineşte ca fiind o însuşire comună a tuturor elementelor (subsistemelor) sistemului ale cărei valori diferă de la o unitate la alta sau de la un grup la altul . Caracteristicile generale ale sistemului serviciilor publice Sistemele, indiferent de natura lor, prezintă anumite caracteristici, între care amintim: 1. Structura sistemului care reflectă modul de organizare a acestuia, respectiv descrierea subsistemelor şi a relaţiilor ce se stabilesc între ele. 2. Eficacitatea arată gradul de satisfacere a finalităţii sistemului. 3. Eficienţa arată raportul matematic dintre rezultatele (realizările) sistemului şi consumul de resurse ocazionat de funcţionarea sistemului. 4. Robusteţea este proprietatea sistemului de a funcţiona normal în condiţiile prezenţei unor perturbaţii generate de mediul exterior, în limita unor restricţii.
34
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Ultrafiabilitatea este definită ca fiind acea capacitate a sistemului de a-şi menţine eficacitatea în condiţiile în care o parte din structura acestuia îşi pierde funcţionalitatea (se defectează). Adaptabilitatea este proprietatea de a modifica automat funcţionalitatea şi/structura în vederea menţinerii (maximizarea) eficacităţii (eficienţei) în condiţiile unui mediu variabil (turbulent). Autoadaptarea este proprietatea sistemului de a acumula experienţă şi de a o folosi pentru creşterea eficienţei şi sau eficacităţii cu care funcţionează. Interdependenţa se defineşte prin faptul că cel puţin o ieşire a unui sistem poate fi utilizată ca intrare a altui sistem, cel puţin la nivelul unor fluxuri de informaţii. Interdependenţa presupune, în primul rând, anumite legături între sisteme. Interoperativitatea este definită ca fiind acea proprietate ca mai multe sisteme interconectate să funcţioneze ca un sistem unic. Sinergia este acea capacitate a elementelor şi/sau subsistemelor unui ansamblu interconectat şi
35
interoperabil, de a produce mai mult împreună decât separat. Sinergia poate fi realizată în condiţiile în care există: ♦ compatibilitate între obiectivele sistemelor; ♦ posibilitatea utilizării în comun a unor resurse.
36
Principalele deosebiri dintre bunuri şi servicii BUNURI 1. Caracter material
SERVICII Imateriale
2. Stocabile
Nestocabile
3. Pot fi analizate înainte de a fi
Nu există înainte de cumpărare
cumpărate 4. Pot fi revândute
Nu pot fi revândute
5. Transfer de proprietate
Nu se transferă
6. Consumul este precedat de
Simultaneitate
producţie 7. Pot fi transportate
Nu pot fi transportate
8.Producţia, vânzarea, consumul se
Se desfăşoară în acelaşi loc
desfăşoară în locuri diferite 9. Doar fabricantul produce
Clientul participă la producţie
10. Produsul poate fi exportat
Serviciul nu se exportă, doar sistemul de servicii
11. Cumpărătorul este puţin implicat Mult implicat 12. Controlabile prin standard
Puţin controlabile
13. Complexitate tehnică
Puţin complexe
14. Variabilitate-relativ mică
Variabilitate mare
Identificarea unui serviciu public presupune luarea în considerare a trei elemente. a)
Elementul material: serviciul public este, în
primul rând, o activitate de interes general. 37
b)
Elementul voluntarist, adică intenţia puterilor publice. Nu va exista un serviciu public decât dacă
puterile publice (autorităţi naţionale sau locale) şiau manifestat intenţia de a-şi asuma o activitate de interes general. c)
Elementul formal. Regulile aplicabile în mod
normal activităţilor de servicii publice provin din acel regim juridic căruia îi este supusă activitatea de interes general în cauză.
2.2. Tipologia serviciilor publice 1. După natura serviciilor publice se disting: servicii publice administrative (SPA) şi servicii publice industriale şi comerciale (SPIC). 2. După modul în care se realizează interesul general, deosebim: a) servicii publice al căror scop este satisfacerea directă şi individuală a cetăţenilor; b) servicii publice care oferă avantaje particularilor în mod indirect; c) servicii publice destinate colectivităţii în ansamblu. 3. După raporturile cu serviciile private, putem remarca: a) servicii monopolizate; 38
b) servicii pe care administraţia publică le exercită în paralel cu persoane autorizate; c) servicii publice exercitate de persoane private, autorizate sub controlul unei autorităţi a administraţiei publice.
4. Din punct de vedere al delegării lor. a) servicii publice cu caracter exclusiv administrativ pe care autorităţile publice nu le pot încredinţa altor persoane (protecţia civilă, autoritatea tutelară, starea civilă); b ) servicii publice care pot fi delegate altor persoane (salubritate, ecarisaj, iluminatul stradal, deratizare). 5. Din punct de vedere al importanţei sociale: a) servicii publice vitale (alimentare cu apă, canalizare, termoficare); b) servicii publice facultative (amenajare parcuri şi locuri de distracţii, centre de informare) etc. 6. În raport cu colectivităţile publice de care depind, distingem: a) Servicii publice interne şi extrateritoriale , într-o manieră generală, toate serviciile sunt în cadrul geografic al statului, dar sunt unele care se prelungesc în exterior (de exemplu: afacerile externe au o administraţie centrală şi organe şi agenţi în exterior, serviciul marină-aviaţie, care se execută în afara graniţelor). b) Serviciile civile şi cele militare . Cele din urmă sunt supuse unei discipline foarte stricte, organizate şi conduse după reguli care, 39
parţial, le sunt proprii. În multe ţări ele dispun, chiar în timp de pace, de puterea de rechiziţie a oamenilor obligaţi să petreacă un anumit timp sub drapel şi de anumite puteri de rechiziţie a bunurilor.
7. După gradul de cuprindere, distingem: a ) servicii de importanţă naţională , organizate la scara întregului teritoriu; b) servicii locale, organizate la scara colectivităţilor teritoriale judeţene, municipale, orăşeneşti sau comunale 8. În practica internaţională se utilizează clasificarea bunurilor şi serviciilor după natura acestora, modul de folosire, procesul tehnologic, organizare şi finanţare, acţiune cunoscută sub denumirea de Clasificarea-Activităţilor din Economia Naţională (CAEN). Din acest punct de vedere, serviciile publice sunt încadrate pe secţiuni, subsecţiuni, diviziuni, grupe şi clase, după cum urmează: 75 Administraţie publică şi apărare; asistenţă socială obligatorie 751 Administraţie generală 7511 Activităţi de administraţie generală 7512 Administrarea activităţii organismelor care acţionează în domeniul îngrijirii sănătăţii, învăţământului, culturii şi al altor activităţi sociale, cu excepţia asistenţei sociale obligatorii 7513 Administrarea şi susţinerea activităţilor economice 40
7514 Activităţi auxiliare pentru guvern 7515 Administrarea activităţilor pentru protecţia mediului înconjurător 752 Servicii pentru societate
7521 Activităţi de afaceri externe 7522 Activităţi de apărare naţională 7523 Activităţi de justiţie 7524 Activităţi de ordine publică 7525 Activităţi de protecţie civilă 753 Activităţi de protecţie socială obligatorie
7531 Activităţi de protecţie socială obligatorie (exclusiv ajutoarele pentru şomaj) 7532 Gestionarea fondului de şomaj
ÎNVĂŢĂMÂNT 80 Învăţământ 801 învăţământ preşcolar şi primar 8021 Învăţământ gimnazial 8022 Învăţământ liceal 8023 Învăţământ profesional 8024 Învăţământ postliceal 803 Învăţământ superior 8031 Învăţământ superior 8032 Învăţământ postuniversitar şi de doctorat 41
SĂNĂTATE ŞI ASISTENŢĂ SOCIALĂ 85 Sănătate şi asistenţă socială 851 Activităţi referitoare la activitatea umană 8511 Activităţi de asistenţă spitalicească şi sanatorială 8512 Activităţi de asistenţă medicală ambulatorie 8513 Activităţi de asistenţă stomatologică 8514 Alte activităţi-de asistenţă medicală 852.Activităţi veterinare 8520 Activităţi veterinare 853 Asistenţă socială 8531 Activităţi de asistenţă socială cu cazare 8532 Activităţi de asistenţă socială fără cazare ALTE ACTIVITĂŢI DE SERVICII COLECTIVE, SOCIALE ŞI PERSONALE 90 Asanarea şi îndepărtarea gunoaielor, salubritatea şi activităţi similare 900 Asanarea şi îndepărtarea gunoaielor; salubritate şi activităţi similare
42
9000 Asanarea şi îndepărtarea gunoaielor; salubritate şi activităţi similare
91 Activităţi sociative diverse 911 Activităţi ale organizaţiilor economice şi patronale 9111 Activităţi ale organizaţiilor .economice şi patronale 9112 Activităţi ale organizaţiilor profesionale 912 Activităţi ale sindicatelor salariaţilor 9120 Activităţi ale sindicatelor salariaţilor 913 Alte activităţi asociative 9131 Activităţi ale organizaţiilor religioase 9132 Activităţi ale organizaţiilor politice 9133 Alte activităţi asociative 92 Activităţi recreative, culturale şi sportive 921 Activităţi cinematografice şi video 9211 Producţie de filme cinematografice şi video 9212 Distribuţie de filme cinematografice şi video 9213 Proiecte de filme cinematografice 922 Activităţi de radio şi televiziune 9220 Activităţi de radio şi televiziune 923 Activităţi de spectacole 9231 Activităţi de artă şi spectacole 9232 Activităţi de gestionare a sălilor de spectacol 9233 Alte activităţi de spectacole 43
924 Activităţi ale agenţilor de presă
9240 Activităţi ale agenţilor de presă 925 Activităţi ale bibliotecilor, arhivelor, muzeelor şi alte activităţi culturale
9251 Activităţi ale bibliotecilor şi arhivelor 9252
Activităţi
ale
muzeelor,
conservarea
monumentelor şi clădirilor istorice 9253 Activităţi ale grădinilor botanice şi zoologice şi ale rezervaţiilor naturale 926 Activităţi sportive
9261 Activităţi ale bazelor sportive 9262 Alte activităţi sportive 927 Alte activităţi recreative
9271 Jocuri de noroc 9272 Parcuri de recreaţii şi plaje 9273 Alte activităţi recreative
93 Alte activităţi de servicii pentru persoane fizice 930 Alte activităţi de servicii pentru persoane fizice 9301 Spălarea, curăţarea şi vopsirea textilelor şi blănurilor 9302 Coafura şi alte activităţi de înfrumuseţare 9303 Activităţi de pompe funebre şi similare 9304 Activităţi de întreţinere corporală 9305 Alte activităţi de servicii pentru persoane fizice 44
ACTIVITĂŢI ALE PERSONALULUI ANGAJAT ÎN GOSPODĂRII PERSONALE 94 Activităţi ale personalului angajat în gospodării personale 950 Activităţi ale personalului angajat în gospodări personale 9500 Activităţi ale personalului angajat în gospodării personale ACTIVITĂŢI ALE ORGANIZAŢIILOR ŞI ORGANISMELOR EXTRATERITORIALE 99 Activităţi ale organizaţiilor şi organismelor extrateritoriale 990 Activităţi ale organizaţiilor şi organismelor extrateritoriale 9900 Activităţi ale organizaţiilor şi organismelor extrateritoriale
2.3. Serviciile publice centrale şi locale din România
45
Administraţia publică din România este structurată pe două mari nivele:
• administraţia publică de stat, care poate presta servicii publice centrale sau teritoriale • administraţia publică locală Serviciile publice cu caracter de stat sunt realizate şi furnizate de administraţia centrală şi ele au existat în ţările române încă înainte de organizarea guvernului ca organ de stat. 2.3.1. Categorii de instituţii presatoare de servicii publice centrale Instituţiile publice centrale prestatoare de servicii publice centrale sunt: - Preşedinţia României prin administraţia prezidenţială; - Guvernul prin aparatul de lucru al Guvernului - Administraţia centrală de specialitate prin intermediul ministerelor, autorităţilor subordonate ministerelor şi autorităţilor autonome.
1. Preşedinţia României - Administraţia Prezidenţială
46
Preşedinţia României este o instituţie publică care funcţionează în baza Constituţiei, a Decretului Lege nr. 92/1990 şi a Legii nr. 114 din 6 iulie 1994 şi are ca scop asigurarea exercitării de către Preşedintele României a prerogativelor care îi sunt stabilite prin Constituţie şi prin legi. Prin instituţia „ Preşedinţia României” în sensul legii, înţelegem serviciile publice aflate la dispoziţia Preşedintelui României, pentru îndeplinirea atribuţiilor sale. Structura organizatorică a Administraţiei prezidenţiale se prezintă astfel: A. Departamentul politic B. Departamentul Relaţii Internaţionale C. Departamentul Strategii Economice şi Sociale D. Departamentul Comunicare Publică E. Departamentul Financiar şi de Logistică F. Departamentul Securităţii Naţionale G. Departamentul Constituţional Legislativ H. Cancelaria Ordinelor I. Compartimentul Protocol J. Compartimentul Personal-Organizare
47
2. Guvernul României Guvernul României este autoritatea publică a puterii executive, care funcţionează în baza votului de încredere acordat de Parlament şi care asigură realizarea politicii interne şi externe a ţării şi exercită conducerea generală a administraţiei publice.
Guvernul are rolul de a asigura funcţionarea echilibrată şi
dezvoltarea sistemului naţional economic şi social, precum şi racordarea acestuia la sistemul economic mondial în condiţiile promovării intereselor naţionale. Structura organizatorică a Guvernului este formată din: • aparatul de lucru al primului-ministru; • Secretariatul General al Guvernului • departamente şi alte asemenea structuri cu atribuţii specifice Structura actualului guvern se prezintă după cum urmează: • Ministerul afacerilor Externe • Ministerul Integrării Europene • Ministerul Finanţelor Publice • Ministerul Justiţiei • Ministerul Apărării Naţionale • Ministerul Administraţiei şi Internelor • Ministerul Muncii, Solidarităţii sociale şi Familiei 48
• Ministerul Economiei şi Comerţului • Ministerul Agriculturii, Pădurilor, Apelor • Ministerul Mediului • Ministerul Transportului, Construcţiilor şi Turismului • Ministerul Educaţiei, Cercetării şi Tineretului • Ministerul Culturii şi Cultelor • Ministerul Sănătăţii • Ministerul Comunicaţiilor şi Tehnologiei Informaţiei
2.3.2. Categorii de servicii publice locale Serviciul public este mijlocul administraţiei prin care se prestează cetăţenilor servicii de interes general, în regim de putere politică. Serviciile publice locale includ: 1. Servicii publice cu caracter statal 2. Serviciile comunitare (înfiinţate la nivel local, dar şi judeţean) 3. Serviciile publice de gospodărire comunală 4. Alte servicii publice locale (care nu fac parte din categoria serviciilor de gospodărire comunală) 5. Servicii publice comerciale 6. Servicii publice pentru activităţi culturale
49
1. Serviciile publice cu caracter statal sunt: a. serviciul de pază, asigurat de corpul gardienilor publici b. serviciul public de protecţie civilă c. serviciul de autorizare a construcţiilor 2. Serviciile comunitare înfiinţate la nivel local şi judeţean a. Serviciile comunitare privind evidenţa populaţiei • serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor • serviciile comunitare judeţene de evidenţă a persoanelor b.
Serviciile comunitare privind evidenţa paşapoartelor
c.
Serviciile comunitare pentru situaţii de urgenţă
d.
Serviciile comunitare pentru cadastru şi agricultură
3. Servicii publice de gospodărire comunală şi perspectivă europeană Servicii publice de gospodărire comunală se organizează şi se administrează cu respectarea următoarelor principii: a) principiul dezvoltării durabile b) principiul autonomiei locale c) principiul descentralizării serviciilor publice
50
d) principiul responsabilităţii şi legalităţii e) principiul participării şi consultării cetăţenilor f) principiul asocierii intercomunale şi al parteneriatului g) principiul corelării cerinţelor cu resursele h) principiul protecţiei şi conservării mediului natural şi construit i) principiul administrării eficiente a bunurilor din proprietatea publică a unităţilor administrativ-teritoriale j) principiul asigurării mediului concurenţial k) principiul liberului acces la informaţii privind aceste servicii publice
4. Alte servicii locale 5. Servicii publice comerciale Din categoria serviciilor publice comerciale fac parte următoarele servicii: a. Organizarea şi funcţionarea pieţelor agroalimentare b. Serviciul de exploatare a parcajelor publice c. Licenţierea transportului privat de călători d. Expunerea firmelor şi reclamelor publicitare; e. Organizarea şi funcţionarea cimitirelor f. Serviciul public de ecarisaj
51
6. Serviciul public pentru activităţi culturale Rezumat Sistemul poate fi definit ca un ansamblu de elemente corelate între ele prin diverse forne de interacţiune şi interdependenţă.
Caracteristice generale ale sistemului serviciilor publice sunt:
Structura sistemului
Eficacitatea
Eficienţa
Robusteţea
Ultrafiabilitatea
Adaptabilitatea
Autoadaptarea
Interdependenţa
Interoperativitatea
Sinergia
Criterii de clasificare a serviciilor publice
După natura serviciilor publice
După modul în care se realşizează interesul general
După raporturile cu serviciile private
Din punct de vedere al delegării
După importanţa socială
În raport cu colectivităţile publice de care depind 52
După gradul de cuprindere
După natura serviciilor modul de folosire, procesul tehnologic, organizare şi finanţare – Clasificarea Activităţilor din Economia Naţională (CAEN)
Administraţia publică din România este structurată pe două mari nivele:
• administraţia publică de stat, care poate presta servicii publice centrale sau teritoriale • administraţia publică locală Serviciile publice centrale: • Preşedinţia României • Guvernul României Servicii publice locale: - Servicii publice cu caracter statal - Serviciile comunitare (înfiinţate la nivel local, dar şi judeţean) - Serviciile publice de gospodărire comunală - Alte servicii publice locale (care nu fac parte din categoria serviciilor de gospodărire comunală) - Servicii publice comerciale - Servicii publice pentru activităţi culturale
53
Teme de discuţie:
Caracteristicile sistemului serviciilor publice
Clasificarea Activităţilor din Economia Naţională
Instituţia Preşedintelui
Structura Guvernului României
Serviciile publice locale
54
CAPITOLUL 3. PRINCIPALELE RELAŢII CARE SE STABILESC ÎNTRE SERVICIILE PUBLICE
Potrivit criteriilor de constituire în sistem a serviciilor publice, şi ţinând seama de tipurile de servicii cunoscute se pot identifica următoarele tipuri de relaţii între diferitele componente ale acestui sistem: a) relaţii de autoritate, care pot fi: relaţii ierarhice, determinate de structura ierarhică şi relaţii funcţionale , determinate de structura după competenţa specifică şi care, de regulă, se realizează în sprijinul celor dintâi; b) relaţii de cooperare, care pot fi formalizate (obligatorii prin acte normative) sau neformalizate (facultative); c) relaţii de reprezentare, care iau naştere în special în raport cu elementele exterioare sistemului autorităţilor administraţiei publice; d) relaţii de control, determinate de delegare (deci nu relaţii de control consecinţă a subordonării ierarhice sau funcţionale); e) relaţii de prestări servicii (cu pondere în raporturile cu cetăţenii).
55
3.1. Relaţiile dintre autoritatea de vârf a administraţiei publice şi celelalte autorităţi ale administraţiei publice Aceste relaţii sunt extrem de variate şi complexe. Din multitudinea de posibilităţi de grupare identificăm: a)
b)
c)
Relaţiile dintre autoritatea de vârf a administraţiei publice şi ministere sau alte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale. Relaţiile dintre organul de vârf al administraţiei publice şi autorităţile locale ale administraţiei publice cu competenţă generală - consilii locale şi primării. Relaţiile între autoritatea de vârf a administraţiei publice si autorităţile locale de specialitate ale administraţiei publice
3.2. Relaţiile dintre ministere şi celelalte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi autorităţile locale sau teritoriale ale administraţiei publice În această categorie putem include:
56
a) Relaţii între ministere şi celelalte organe de specialitate
ale administraţiei publice şi autorităţile locale ale administraţiei publice cu competenţă generală (consiliile locale). b) Relaţii între ministere si celelalte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi serviciile publice descentralizate ale acestora. 3.3. Relaţiile dintre autorităţile administraţiei publice locale Relaţiile dintre consiliul local şi primari pot fi apreciate pornind de la observaţia că primarii sunt autorităţi executive şi nu deliberative, ceea ce înseamnă că dintr-un anumit punct de vedere ar exista o relaţie de autoritate între consiliu şi. primar (a se vedea şi procedura validării primarului, jurământ etc.). In acelaşi timp, din punct de vedere al modului de formare, ambele autorităţi sunt constituite prin votul direct al cetăţenilor, ceea ce conferă, în egală măsură, legitimitate, deosebirea dintre ele nefiind de natură juridică (ambele autorităţi aparţin administraţiei publice). Am putea vorbi deci de existenţa, în primul rând, a unor relaţii de cooperare şi de control prin delegare, atât consiliul local având competenţe de control asupra primarului, cât şi acesta, la rândul său, asupra consiliului local prin competenţe pe care le are în virtutea dublului său rol de autoritate locală şi, în acelaşi timp, agent al statului (controlul de legalitate şi dreptul de a sesiza prefectul). 57
58
3.4. Relaţiile cu instituţiile publice care exercită puterea legislativă Analiza tipurilor de relaţii la care participă autorităţile administraţiei publice implică precizarea unor aspecte în legătură cu raporturile dintre autorităţile administraţiei publice şi cele care exercită puterea legislativă (Senat, şi Camera Deputaţilor).
Guvernul , ca autoritate publică de vârf a puterii executive şi-responsabilă pentru conducerea generală a administraţiei publice, chemată să asigure realizarea politicii interne şi externe a ţării, cooperează în îndeplinirea atribuţiilor sale cu organismele interesate (art. 101 (2) din Constituţie). Potrivit principiului separaţiunii puterilor statului, reflectat în Constituţie prin mecanismul de formare şi funcţionare a guvernului, nu se poate afirma ca între autorităţile publice care exercită puterea legislativă (senat şi camera deputaţilor) şi guvern ar exista relaţii de subordonare, de autoritate ierarhică. Aceste relaţii sunt, în primul rând, de cooperare, aşa cum am arătat mai sus, dar şi de control determinat de delegare expresă prin Constituţie, care atribuie parlamentului competenţa de a realiza controlul parlamentar (art. 110 din Constituţie) şi chiar, de a retrage încrederea acordată guvernului prin adoptarea unei moţiuni de cenzură în condiţiile stabilite de Constituţie, ceea ce poate duce la demiterea guvernului. a)
59
Ministerele şi celelalte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale stabilesc cu autorităţile publice care exercită puterea legislativă (Senat şi Camera Deputaţilor) relaţii de cooperare sau de control prin delegare, nu numai indirect prin guvern, ci şi în mod direct (art. 110 (1) din Constituţie). c) Consiliile locale şi primarii sunt autorităţi ale administraţiei publice locale prin care - potrivit prevederilor Constituţiei - se realizează autonomia locală la nivelul unităţilor administrativ-teritoriale, iar, în această calitate, relaţiile dintre ele şi autorităţile publice care exercită puterea legislativă sunt similare cu cele ale celorlalte autorităţi ale administraţiei publice. Caracterul de autorităţi deliberative ale consiliilor locale nu schimbă natura juridică a acestora, iar autonomia este pur administrativă, adică ea priveşte organizarea şi funcţionarea administraţiei publice locale şi gestionarea sub propria răspundere a intereselor pe care le reprezintă (art. l, Legea nr. 215/2001). b)
3.5. Relaţiile cu instituţiile publice care exercită puterea judecătorească Între instituţiile publice care exercită puterea judecătorească se pot stabili relaţii de cooperare, reprezentare sau de control . Astfel, pentru realizarea activităţii de asigurare a legalităţii, autorităţile administraţiei publice intră în relaţii de cooperare cu 60
autorităţile judecătoreşti şi cu ministerul public. Relaţiile de control prin delegare se creează atunci când o autoritate a administraţiei publice, de regulă un minister sau alt organ central de specialitate al administraţiei publice, controlează o autoritate judecătorească.
3.6. Relaţiile cu organizaţiile non-guvernamentale Acestea sunt relaţii de cooperare (de cele mai multe ori formalizare, adică obligatorii, potrivit unor dispoziţii legale) sau relaţii de reprezentare . Astfel, autorităţile administraţiei publice sunt
obligate să intre în relaţii de cooperare cu fundaţii pentru realizarea unor obiective legate de protecţia muncii şomaj, integrare socială etc. In alte situaţii, autorităţile administraţiei publice au reprezentant în diferite organizaţii nonguvernamentale, sau acestea au reprezentanţi pe lângă autorităţile administraţiei publice. Acest sistem asigură o legătură permanentă între cele două categorii de organizaţii.
3.7. Relaţiile autorităţilor administraţiei publice cu cetăţenii Relaţiile ce se stabilesc între autorităţile administraţiei publice şi cetăţeni pot fi: relaţii de cooperare (colaborare), relaţii de utilizare a serviciilor publice (deci, de prestaţii din partea 61
administraţiei către cetăţeni) şi relaţii de autoritate (sau de subordonare a cetăţenilor faţă de organele administraţiei publice). a)
Relaţiile de cooperare directă (de colaborare) între
autorităţile administraţiei publice şi cetăţeni ocupă rolul cel mai
important, atât din punct de vedere al ponderii, cât şi al valorii conţinutului lor. Aceste relaţii subliniază, în primul rând, sprijinul pe care cetăţenii sunt chemaţi să îl dea administraţiei publice în vederea realizării misiunii acesteia şi, pe de altă parte, ele trebuie să reflecte existenţa unei legături absolut necesare între administraţia publică şi cetăţeni. b) Relaţii determinate de prestarea de servicii ale administraţiei publice către cetăţeni constituie al doilea tip de relaţii
între administraţia publică şi cetăţeni. Administraţia publică are drept mobil organizarea unor servicii publice într-o gamă variată şi complexă de probleme, servicii publice care să presteze activităţi cetăţenilor. Acest aspect al atribuţiilor de servire a populaţiei este mai evident la autorităţile administraţiei publice locale, în special la municipii, oraşe, comune, dar şi la serviciile descentralizate ale autorităţilor administraţiei publice centrale. Relaţii dintre
administraţia publică şi cetăţeni pentru
prestarea de servicii pot fi de două tipuri: • relaţii ce se statornicesc în baza normelor de drept administrativ (regim juridic administrativ); 62
• relaţii ce se statornicesc în baza normelor de drept civil (regim juridic civil). c) Relaţii de autoritate (de subordonare a cetăţenilor faţă de
autorităţile administraţiei publice). Aceste relaţii sunt determinate în mod evident de voinţa unilaterală a autorităţilor administraţiei publice. Ele sunt impuse cetăţenilor nefiind necesar acceptul celor care sunt chemaţi să participe în aceste relaţii.
63
Rezumat Tipuri de relaţii:
Relaţii de autoritate
Relaţii de cooperare
Relaţii de reprezentare
Relaţii de control
Relaţii de prestări servicii
• Relaţiile dintre autoritatea de vârf a administraţiei publice şi celelalte autorităţi ale administraţiei publice a. Relaţiile dintre autoritatea de vârf a administraţiei publice şi ministere sau alte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale. b. Relaţiile dintre organul de vârf al administraţiei publice şi autorităţile locale ale administraţiei publice cu competenţă generală - consilii locale şi primării. c. Relaţiile între autoritatea de vârf a administraţiei publice si autorităţile locale de specialitate ale administraţiei publice • Relaţiile dintre ministere şi celelalte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi autorităţile locale sau teritoriale ale administraţiei publice
64
a) Relaţii între ministere şi celelalte organe de specialitate ale administraţiei publice şi autorităţile locale ale administraţiei publice cu competenţă generală (consiliile locale). b) Relaţii între ministere si celelalte organe de specialitate ale
administraţiei
publice
centrale
şi
serviciile
publice
descentralizate ale acestora.
• Relaţiile dintre autorităţile administraţiei publice locale
• Relaţiile cu instituţiile publice care exercită puterea legislativă a) Guvernul b) Ministerele şi celelalte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale c) Consiliile locale şi primarii sunt autorităţi ale administraţiei publice locale • Relaţiile cu instituţiile publice care exercită puterea judecătorească • Relaţiile cu organizaţiile non-guvernamentale • Relaţiile autorităţilor administraţiei publice cu cetăţenii Subiecte de discutat - Tipuri de relaţii - Relaţiile autorităţilor administraţiei publice cu cetăţeni
65
CAPITOLUL 4. AGENŢII ECONOMICI PRESTATORI DE SERVICII PUBLICE
4.1. Categorii de agenţi economici şi serviciile pe care aceştia le prestează Persoanele fizice şi persoanele juridice care dispun, controlează sau utilizează factori de producţie şi participă la viaţa economică a unei ţări, care îndeplinesc roluri şi au comportamente economice similare, sunt cunoscute sub denumirea de agenţi economici. Între agenţii economici se creează fluxuri reale şi fluxuri monetare (fiecare flux real este dublat de un flux monetar). Cea mai importantă grupare a agenţilor economici care evidenţiază fluxurile reale şi monetare este cea după criteriul instituţional . Potrivit acestui criteriu agenţii economici sunt: 1. Societăţile nonfinanciare (întreprinderile, firmele) Sectorul instituţional al societăţilor nonfinanciare regrupează unităţile a S căror funcţie principală este producţia de bunuri şi de servicii comerciale (de piaţă).':
66
Resursele lor principale provin, în cea mai mare parte, din vânzarea producţiei lor pe piaţă, în funcţie de natura relaţiilor de
proprietate distingem: a) Societăţile private care se caracterizează prin faptul că tot capitalul aparţine unor persoane private. Din punct de vedere al statutului juridic, societăţile private pot fi: societăţi cu răspundere limitată, societăţi pe acţiuni, societăţi în comandită simplă, societăţi în comandă pe acţiuni, societăţi în nume colectiv, societăţi cooperatiste. b) Societăţile şi regiile autonome din sectorul public. 2. Menajele (gospodăriile) Menajul este o entitate care cuprinde una sau mai multe persoane care ocupă aceeaşi reşedinţă principală. Funcţia principală a menajelor constă în consumul final al bunurilor şi serviciilor; menajele pot, de asemenea, să producă bunuri şi servicii, atunci când ele îmbracă calitatea de întreprinzători individuali. 3. Administraţiile publice Administraţiile publice au două funcţii principale: a) producţia de servicii noncomerciale destinate colectivităţii: b) redistribuirea. Resursele lor provin, în principal, din prelevările obligatorii (impozite şi cotizaţii sociale). Administraţiile publice regrupează trei sub-sectoare: 67
a) adm admini inistr straţi aţiile ile pub public licee centra centrale le: statul şi anumite organisme ataşate acestuia; b) colectivităţile locale (comune, judeţe), precum şi diverse admi admini nist stră rări riii lo loca cale le (com (comun unit ităţ ăţii urba urbane ne,, bi biro rour urii de ajut ajutor or soci social al,, camere de comerţ şi industrie etc.); c) organismele de securitate socială , a căror funcţie esenţială este redistribuirea: ele percep cotizaţiile sociale şi le redistribuie apă menajelor sub formă de prestaţii sociale.
4. Administr Administraţii aţiile le private private (organizaţ (organizaţiiii neguveranam neguveranamental entale, e, nonprofit) Termenul de administraţii private reuneşte instituţii cum ar fi: sindicatele, asociaţiile, ligile, fundaţiile etc. Administraţiile private au ca funcţie principală producerea de servicii noncomerciale rezervate unor grupuri specifice de menaje sau vânzarea de servicii comerciale, dar „fără scop lucrativ, adică fără profit". Majoritatea resurselor lor provin din contribuţiile voluntare ale membrilor administraţiilor private respective. 5. Instituţiile Instituţiile financiare au ca funcţie principală finanţarea trei activi activităţ tăţii princi principal pale: e: colectarea, econo economie miei,i, concre concretiz tizată ată în trei transformarea şi repartizarea disponibilităţilor financiare: • intermedierea financiară între agenţii economici care doresc să îşi plaseze economiile şi cei care doresc să împrumute fonduri; 68
• transformarea economiilor plasate pe termen scurt în credite pe termen mediu sau lung; • circulaţia şi crearea de mijloace de plată. Resursele instituţiilor financiare provin, în principal, din economiile colectate sau din împrumuturile contractate pe pieţele de capital, precum şi moneda pe care ele o creează. 6. Societăţile de asigurare au ca funcţie asigurarea, adică garantarea unor plăţi (indemnizaţii) în cazul realizării unor riscuri la care sunt expuşi cei care se asigură. Resursele acestor societăţi provin din primele prevăzute în cont contra ract ctel elee subs subscr cris isee de cătr cătree cei cei care care se asig asigur ura, a, di dinn coti cotiza zaţi ţiii voluntare (în căzui mutualelor), precum şi din dobânzile aduse de către plasamente (fondurile plasate). sau „restul lumii'' - Agenţi 7 . Străinătat Străinătatea, ea, exterioru exteriorul l sau nonrezidenţi „Restul lumii" regrupează ansamblul agenţilor nonrezidenţi care care fac, fac, operaţ operaţii ii de orice orice natură natură cu agenţii agenţii reziden rezidenţi ţi pe terito teritoriu riull economic naţional. Agenţii Agenţii economici economici efectuea efectuează ză o gamă largă de operaţii care care pot pot fi grup grupat ate, e, în func funcţi ţiee de speci specifi ficu cull lor lor , în următoarele categorii: • operaţii de repartiţie; • operaţii financiare.
69
4.2. Întreprinderea publică, noţiuni generale Noţ Noţiu iune neaa
gene genera rală lă a unit unităţ ăţii ii econom economic icee pres presta tato toar aree de
servicii publice şi/sau producătoare de bunuri publice este ÎNTREPRINDEREA PUBLICĂ. Ea este unitatea cu personalitate juridică care nu este constituită exclusiv pe baza capitalului privat şi care se raportează la autoritatea statului.
Personalul întreprinderilor este compus din salariaţi supuşi dreptului muncii. Activitatea Activitatea întreprinderii (relaţiile cu furnizorii, clienţii, terţii, participările în cadrul altor societăţi româneşti sau străine) se exer exerci cită tă conf confor orm m prev preved eder eril ilor or drep dreptu tulu luii come comerc rcia iall şi even eventu tual al conform normelor de drept civil. Regimul financiar iese în întregime de sub tutela regulilor cont contab abil ilit ităţ ăţii ii publ public ice: e: în într trep epri rind nder erea ea nu are are buge buget, t, ci stăr stării de previziune; rezultatele gestiunii sunt înregistrate în bilanţul contabil anua anual; l; proc proced edee eele le de fina finanţ nţar aree fac fac apel apel la tehn tehniicile cile de cred credit it comercial. Caracterul public al întreprinderilor. Acesta antrenează anumite excepţii în aplicarea dreptului privat: 1)
Anu Anumi miţi ţi co cond nduc ucăt ător orii sunt sunt nu numi miţi ţi şi revo revoca caţi ţi prin prin decizie administrativă. administrativă.
2)
Întreprinderii îi pot fi atribuite prerogative de putere publică 70
Întreprinderea publică este supusă, pe de altă parte,
3)
unor reguli care-i limitează libertatea de acţiune. Problema proprietăţii asupra bunurilor întreprinderii
4)
nu se pune în aceeaşi termeni ca în cazul întreprinderii private Întreprinderea publică este supusă unor numeroase
5)
controale administrative şi financiare.
4.2.1. Clasificarea întreprinderilor publice A. După gradul de implicare în gestionarea serviciilor publice distingem: întreprinderi care nu asigură gestionarea unui serviciu public. B. După regimul juridic al întreprinderii distingem două tipuri de întreprinderi publice derivate: • societatea anonimă de drept privat ( bănci şi companii de asigurări, întreprinderi naţionalizate, întreprinderi constituite în „societăţi de stat” sau „societăţi naţionale” ); •
instituţia publică.
După 1990 în România s-au impus următoarele tipuri de întreprinderi publice:
B.1. Regiile autonome
71
Prin HG 597/1992 au fost trecute sub autoritatea consiliilor locale regiile autonome şi societăţile comerciale cu capital integral de stat, care prestează servicii publice de interes local. Regi Regiil ilee auto autono nome me au pers person onal alit itat atea ea ju juri ridi dică că şi, şi, ca atar atare, e, funcţionează pe bază de gestiune economică şi autonomie financiară, dar sub autoritatea consiliilor locale. Această particularitate particularitate determină o serie de consecinţe juridice pe care orice consiliu local ar trebui să le aibă în vedere, şi anume: •
Prin actul de înfiinţare se va stabili denumirea, sediul, obie obiect ctul ul de acti activi vita tate teaa (pot (potri rivi vitt legi legii) i) şi patr patrim imon oniu iull regiei;
•
Patr Patrim imon oniu iul,l, treb trebui uiee apre apreci ciat at că bunu bunuri rile le dome domeni niul ului ui public nu sunt alienabile şi, ca atare, trebuie evidenţiate separat separat de bunurile bunurile proprietat proprietatee proprie. proprie. În cazul în în care regiile autonome se reorganizează în societăţi comerciale, aceste bunuri din domeniul public NU pot constitui aport la capitalul social;
•
Regiile autonome participă la circuitul civil ca subiect de drepturi şi obligaţii, deşi se află sub autoritatea consiliilor loca lo cale le.. Treb Trebui uiee prec preciz izat at în însă să că, că, în ceea ceea ce priv priveş eştte
capacitatea de folosinţă a regiei autonome, aceasta este limi limita tată tă prin prin actu actull de în înfi fiin inţa ţare re care care a stab stabil ilit it scop scopul ul capaci cita tate teaa de exer exerci ciţi ţiu, u, acti activi vită tăţi ţii. i. În legă legătu tură ră cu capa menţionăm că regia autonomă are aptitudinile de a-şi 72
exercita drepturile şi de a-şi asuma obligaţii prin acte juridice proprii;
B2. Societăţile comerciale (pe acţiuni – S.A – sau societăţi cu răspundere limitată – S.R.L. – ). Particularităţile Particularităţile societăţilor comerciale: • Se înfiinţează prin hotărâri ale consiliilor locale (în care se precizează: forma juridică, denumirea, sediul principal, capitalul social subscris, structura acestuia); •
Se aprobă statutul de organizare şi funcţionare a societăţii comerciale;
•
Capacitatea de folo folosi sinţ nţăă a soci societ etăţ ăţii ii come comerc rcia iale le este este
circumscrisă obiectului de activitate aprobat; •
Consiliul de administraţie este numit de către autoritatea
administraţiei publice care a
înfiinţat societatea
comercială; •
Scopul principal al societăţii comerciale prestatoare de
servicii nu este obţinerea de profit ci dezvoltarea calităţii şi cantităţii serviciilor prestate cetăţenilor.
B3. Instituţiile publice – dispun de patrimoniu propriu, au buget, pot încheia contracte în nume propriu. Caracteristici: •
Instituţia publică este persoană juridică;
•
Instituţia publică dispune de patrimoniu propriu;
73
•
Îşi asumă gestiunea unui serviciu public.
74
Rezumat Persoanele fizice sau persoanele juridice care dispun, controlează sau utilizează factori de producţie şi participă la viaţa economică a unei ţări, care îndeplinesc roluri şi au comportamente economice similare, sunt cunoscute sub denumirea de agenţi
economici. După criteriul instituţional , principalele grupe de agenţi economici sunt:
Societăţile non-financiare (întreprinderile, firmele)
Menajele (gospodăriile)
Administraţiile publice
Administraţiile private
Instituţiile financiare
Societăţile de asigurări
Străinătatea (exteriorul sau „restul lumii”)
Clasificare întreprinderilor publice
După gradul de implicare în gestiionarea serviciilor publice
După regimul juridic al întreprinderii
În România, după 1990 s-au impus următoarele tipuri de întreprinderi publice:
Regiile autonome 75
Societăţile comerciale
Instituţiile publice
Subiecte de discutat:
Cartacterizaţi tipul de agent economic în care vă desfăşuraţi activitatea;
Evidenţiaţi fluxurile reale şi monetare.
76
CAPITOLUL 5. SISTEMUL ORGANIZATORIC AL MANAGEMENTULUI SERVICIILOR PUBLICE
Administraţia publica se constituie ca subsistem al sistemului, economico-social şi are toate valenţele acestuia, deci se organizează conform normelor managementului general.
5.1 Noţiunea de organizare in managementul serviciilor publice. Criterii si forme Organizarea in managementul serviciilor publice reprezintă ansamblul de procese prin care elementele sale componente se delimitează in raport cu competentele fiecăruia si cu relaţiile pe care le au in interiorul şi în afara sistemului. Originea termenului "organizare" este din limba latina prin cuvântul, "organum" care se refera la o unitate morfologica din corpul unei fiinţe vii, ce îndeplineşte una sau mai multe funcţii, termen preluat de limba franceza, care i-a dat o semnificaţie metodica referitoare la desfăşurarea eficienta a unei activităţi. Activitatea de organizare îmbracă mai multe forme in raport cu criteriul de analiză (figura 5.1), astfel: 77
1) In funcţie de nivelul la care se desfăşoară procesul organizatoric se disting: a. Organizarea sistemului public b. Organizarea unui domeniu din cadrul acestui sistem c. Organizarea unei instituţii publice ca întreg d. Organizarea unor compartimente din cadrul instituţiei publice
2) In funcţie de obiectul organizării proceselor: a. Organizarea structurii care se refera la modul de reprezentare si dispunere a elementelor sistemului administrativ, ca ansamblu de instituţii; b. Organizarea proceselor care consta in stabilirea competentelor şi responsabilităţilor fiecărei componente din cadrul sistemului, ca si a relaţiilor dintre persoane si compartimente, administraţie si persoanele din afara acesteia, in scopul desfăşurării unor procese eficiente, precum si a satisfacerii nevoilor sociale. Rezultă ca organizarea in sistemul public are ca scop crearea, condiţiilor necesare îndeplinirii atribuţiilor (sarcinilor) care revin instituţiilor şi funcţionarilor din cadrul acestui sistem. Eficienta organizării sistemului public se apreciază după rezultatul activităţilor economice prestate in cadrul acestui sistem. Dimensiunea si complexitatea organizării depind de nivelul la care se face analiza in instituţia publica respectiva.
78
5.2 Structura organizatorică. Concept. Componente. Tipuri Structura organizatorică reprezintă configuraţia internă si relaţiile care se stabilesc intre componentele acesteia în scopul realizării obiectivelor propuse. Instituţiile publice au o structura proprie, cu un anumit număr de compartimente in care se desfăşoară activităţi specifice, in funcţie de obiectivele pe care le are de îndeplinit fiecare componentă. Structura administraţiei publice diferă de la un stat la altul, iar in cadrul fiecărui stat, de la o etapa de dezvoltare la alta, in raport cu influentele naţionale, istorice si tradiţionale, in scopul realizării obiectivelor pe care le au de indeplinit. Un rol deosebit revine factorului politic, întrucât, puterea legislativa si partidele de guvernământ sunt cele care stabilesc obiectivele administraţiei in raport cu interesele economice, politice si sociale, pe care trebuie sa le îndeplinească. Toate aceste influente duc la apariţia unor deosebiri marcante intre diferitele sisteme administrative determinate, in principal, de interesele grupurilor sociale. Din cele de mai sus rezulta ca administraţia publica poate apară interesul unor grupuri economice, sociale si politice restrânse, caz in care administraţia publica promovează interesele publice generale ale societăţii in ansamblul sau, având un caracter democratic.
79
O structura eficienta a administraţiei publice trebuie sa asigure atât evitarea supradimensionării aparatului administrativ care duce la activităţi paralele, rezolvări greoaie cu cheltuieli bugetare mari, inutile si ineficiente, cat si a subdimensionarii, ceea ce conduce la aglomerarea funcţionarilor cu sarcini. Structura organizatorică publică poate fi abordată sub trei forme (fig.5.2.): ♦
structura ierarhic-functională care asigura, in principal,
unitatea de decizie si acţiune in cadrul sistemului administraţiei publice in, raport cu varietatea domeniilor de activitate; ♦
structura
teritoriala, determinata
de
componentele
sistemului, administartiv in unităţi teritoriale distincte; ♦
structura de tip mixt, care îmbina cele doua tipuri de
structuri. Tipuri de structură
Ierarhic funcţională
Mixtă
Teritorială
Figura 5.2. Tipuri de structuri din administraţia publică
80
5.2.1 Structura ierarhic - funcţionala Organizarea ierarhic-functionala a administraţiei publice (de stat) presupune stabilirea unor niveluri ierarhice pe categorii de instituţii in funcţie de domeniul in care îţi desfăşoară activitatea respectivele instituţii' publice, ceea ce presupune: ♦
crearea unor instituţii cu competenta generala care îşi desfăşoară activitatea, principial, in toate sferele vieţii sociale, cum ar fi guvernul, primăriile etc.;
♦
existenta unor diferenţe între instituţii in ceea ce priveşte volumul si natura atribuţiilor in raport cu rolul acesteia in cadrul sistemului administraţiei publice, astfel: - guvernul are atribuţii specifice in domenii de importanta
naţionala, cum ar fi relaţiile externe, apărarea naţionala, telecomunicaţiile etc; -
primăriile nu au decât competente reduse sau nici o
competenta intr-un anumit număr de domenii de activitate
de
importanta deosebita; ♦
existenta unor organe de specialitate subordonate acestor instituţii, care-si desfăşoară activitatea numai in anumite domenii, cum ar fi: ministerele de specialitate, agenţiile, comisiile
organisme
locale
de
specialitate) (direcţii,
inspectorate, comitete, circumscripţii etc.);
81
existenta unor organisme de specialitate de ramura, cum ar
♦
fi: Ministerul Afacerilor Externe, Ministerul Justiţiei etc., precum si organisme de domeniu care sunt competente sa rezolve probleme comune tuturor ramurilor, de exemplu, Ministerul Muncii si Protecţiei Sociale si Ministerul Finanţelor; ♦
ministerele sunt subordonate guvernului, iar instituţiile locale
de specialitate instituţiilor locale cu competenta
materiala generala.
5.2.2 Structura teritorială Un asemenea tip de structura presupune organizarea sistemului administrativ in raport cu teritoriul pe care isi desfăşoară activitatea si îşi exercita competenta. Structura teritoriala este formata din: ♦
instituţii centrale sau naţionale, care au competente
teritorial generale, deci isi pot exercita competenta pe intreg teritoriul tarii (guvernul, ministerele să fie organe centrale); ♦
instituţii locale, care au competente teritoriale limitate la
teritoriul unde îşi desfăşoară activitatea. In România, unităţile administrativ teritoriale sunt de mai multe categorii: comunale, orăşeneşti, judeţene, municipale si ale 82
Municipiului Bucureşti. Competentele acestor unităţi administrativteritoriala diferă in raport cu ierarhizarea teritoriala si cu nivelul la care funcţionează. Specific este faptul ca organul/ instituţia situata pe un nivel ierarhic superior nu poate anula actele celor situate la un nivel ierarhic inferior, având numai dreptul de suspendare a executării unui anumit act. Singurul care are împuternicire
sa decidă menţinerea,
modificarea sau anularea actului pus in discuţie este organul cu competenta generala de pe acelaşi nivel. Cu alte cuvinte, organele, centrale ale administraţiei de stat ar putea rezolva si problemele colectivităţii locale, ceea ce presupune o activitate complexa. Sistemul de
management al administraţiei publice trebuie
descentralizat si orientat asupra realităţilor existente la nivel local, care se pot adapta rapid la schimbările care se produc in mediul unităţilor administrativ-teritoriale. În realitate, nu teritoriul determina structura administraţiei, ci interesele zonale care reprezintă fundamentul sistemului de obiective al instituţiilor publice.
5.3 Componentele structurii organizatoriceale sistemului administrativ În afara relaţiilor organizatorice exista anumite componente structurale specifice, cum ar fi postul, funcţia, compartimentul,
nivelul ierarhic şi ponderea ierarhică. 83
1. Postul reprezintă ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilităţilor desemnate pe anumite perioade de timp, ce revin unor funcţionari permanenţi numiţi si/sau aleşi. Postul reprezintă elementul de baza ala structurii organizatorice si are următoarele componente: a) obiectivul postului prin care se asigura îndeplinirea obiectivului fundamental al oricărui sistem, satisfacere a intereselor generale si fundamentale ale cetăţenilor; b) sarcinile (atribuţiile) reprezintă procese de muncă care pot fi simple sau părţi ale unor procese de muncă complexe. Realizarea obiectivului postului se efectuează prin intermediul sarcinilor; c) responsabilitatea - răspunderea ce revine funcţionarului public pentru îndeplinirea sarcinilor ce revin postului pe care îl ocupă; d) competenţa organizaţională care exprima limitele in cadrul cărora funcţionarul public titular de post, are dreptul de a acţiona in vederea realizării obiectivelor individuale. Competenta conferă titularului postului un anumit grad de autoritate formala, care la rândul sau, este de doua tipuri de competenta: - ierarhică, exercitata asupra funcţionarilor publici implicaţi in procesele executive, concretizata in 84
programe de acţiuni sau
decizii
administrative
care trebuie executate intr-o anumita perioada de timp; -
funcţională,
materializata
in
proceduri,
metodologii, proiecte de acte normative, care indica modul in care funcţionalul, public trebuie sa execute diferite activităţi. e) competenta profesională
-
condiţie
de
baza pentru
realizarea sarcinilor ce revin titularului de post, ca si pentru recunoaşterea meritelor
si
contribuţiei
celorlalţi
la
realizarea obiectivelor instituţiei publice respective;
2. Funcţia este factorul de generalizare a unor posturi, asemănătoare din punctul de vedere al ariei de cuprindere a autorităţii si responsabilităţii. In funcţie de natura competentelor, responsabilităţilor si sarcinilor ce revin fiecărui post, funcţiile publice pot fi: - funcţii de conducere, care deţin o pondere ridicata a competentelor, sarcinilor si responsabilităţilor pentru exercitarea atribuţiilor managementului public; - funcţii de execuţie, care implica anumite competente, sarcini si responsabilităţi necesare pentru
85
executarea
deciziilor administrative, emise de
titularii funcţiilor de conducere.
3. Compartimentul este format din ansamblul persoanelor care desfăşoară activităţi relativ omogene, specializate pentru un anumit tip de activitate, ca si ansamblul de metode si tehnici adecvate, situate într-un anumit spaţiu si subordonate nemijlocit unui conducător. In funcţie de modul in care contribuie la realizarea interesului public general, compartimentele se impart in doua categorii: ♦ compartimente operaţionale, care contribuie la realizarea efectiva a unui serviciu public si/ sau
executarea
prevederilor legilor necesare îndeplinirii sistemului de obiective; ♦
compartimente funcţionale, care contribuie la stabilirea
obiectivelor proprii, reieşite din cunoaşterea realităţilor concrete din unităţile administrative respective.
4. Nivelul ierarhic reprezintă ansamblul componentelor structurii orizontale, la aceeaşi distanta ierarhica fata de managementul de vârf al administraţiei publice. Factorii care influenţează numărul de niveluri ierarhice intr-un sistem administrativ sunt: ♦ dimensiunea instituţiei publice; ♦
diversitatea si complexitatea activităţilor desfăşurate;
86
♦
competenta funcţionarilor publici, care influenţează invers proporţional numărul nivelurilor ierarhice intr-un sistem administrativ.
In România, numărul de niveluri ierarhice din administraţia publica nu diferă foarte mult de la o instituţie la alta.
5. Ponderea ierarhica reprezintă numărul persoanelor conduse nemijlocit de un conducător, ales sau permanent. Dimensiunea ponderii ierarhice este influenţată de numărul de niveluri ierarhice cu care se afla in raport invers proporţional, de complexitatea activităţii subordonaţilor etc. 5.4. Documentele organizatorice sunt: 1 ) Regulamentul de organizare şi funcţionare (ROF).
2) Organigrama. 3) Fişa postului. 4) Descrierea funcţiei. 1) ) Regulamentul de organizare şi funcţionare (ROF) cuprinde următoarele capitole: a) caracteristicile tipologice ale instituţiei; b) sistemul de conducere în care sunt prezentate caracteristicile constructive şi funcţionale ale acestuia ( respectiv ale celor 4 subsisteme ale sistemului de conducere: decizional, informaţional, organizatoric, metodologic); 87
c) managementul de nivel superior – sunt prezentate atribuţiile şi responsabilităţile pe care le au atât organismele participative (AGA, Consiliul de Administraţie şi Comitetul de Direcţie) şi sarcinile, responsabilităţile şi competenţele directorului general şi ale celor executivi; d) managementul de nivel mediu şi inferior , sunt prezentate
atribuţiile fiecărui compartiment, diagrama de relaţii, pentru fiecare conducător
sunt
prezentate
sarcinile,
responsabilităţile
şi
competenţele; e) dispoziţii finale – în acest capitol sunt menţionate data când a fost aprobat şi când a intrat în vigoare ROF şi răspunderile pe care le au conducătorii dar şi executanţii în ceea ce priveşte respectarea sau nerespectarea ROF.
2) Organigrama este reprezentarea grafică a structurii organizato-rice. Cea mai răspândită este organigrama piramidală ordonată de sus în jos. Organigrama mai poate fi circulară, în formă de steag, Lobstein, λ (landa), cu citire de la stânga-dreapta. După aria de cuprindere organigrama poate fi: - generală; - parţială. Organigrama are un dublu rol: rol pasiv – de vizualizare a structurii organizatorice, rol activ – reprezintă un instrument de analiză.
88
3) Fişa postului cuprinde cerinţele postului şi descrierea postului. Se trece: denumirea postului comparativ din care face parte postul, cerinţele postului, relaţiile pe care le are postul cu alte posturi. Descrierea postului: ob. de activitate, sarcinile sau atribuţiile, responsabilităţile, limitele de competenţă. 4) Descrierea funcţiei . În prima parte a acestui document sunt menţionate elementele de identificare a funcţiei, denumirea funcţiei, compartimentul din care face parte, nivelul ierarhic pe care este situată funcţia, ponderea ierarhică (dacă este funcţie de conducere), cerinţe pentru ocuparea funcţiei, relaţiile organizatorice generate de funcţie. Partea a doua a documentului o reprezintă descrierea funcţiei: obiectivul funcţiei, sarcini (atribuţii), responsabilităţi, limite de competenţă. 5.5. Principii care trebuie respectate la elaborarea sau perfecţionarea unei structuri organizatorice 1.Supremaţia obiectivelor – cerinţa constă în faptul că fiecare subdiviziune organizatorică din instituţie trebuie să-şi desfăşoare activitatea în direcţia realizării obiectivelor fundamentale. 2. Principiul unităţii de decizie şi acţiune – cerinţa constă în faptul că fiecare titular de post (de conducere, de execuţie) precum şi fiecare compartiment, trebuie să fie subordonarea unui singur şef. 89
3. Principiul apropierii conducerii de execuţie: reducerea la strictul necesar a numărului de niveluri ierarhice. 4. Principiul interdependenţei minime: potrivit acestui principiu trebuie să se reducă la minimum paraleismele şi dependeţele ce pot să apară între posturi. 5. Permanenţa conducerii: fiecare post de conducere trebuie prevăzut cu o persoană care-l poate înlocui în orice moment pe conducător. 6. Economia de comunicaţii. Cerinţa constă în stabilirea compartimentelor structurale astfel încât să se reducă la minim informaţiile necesare realizării obiectivelor. 7. Alcătuirea de colective intercompartimentale. Cerinţă: soluţionarea unor probleme complexe care necesită cunoştinţe din mai multe domenii. 8. Concordanţa care trebuie să existe între cerinţele postului şi caracteristicile titularului
9. Flexibilitatea structurii : structura organizatorică trebuie să reflecte permanent obiectivele firmei, situaţia resurselor, condiţiilor de muncă şi trebuie să se adapteze permanent la cerinţele şi exigenţele mediului. 10. Varianta optimă constă în elaborarea structurii organizatorice în mai multe variante şi alegerea celei care oferă avantaje maxime.
90
11. Definirea armonizată a posturilor şi a funcţiilor : între sarcinile, responsabilităţile şi competenţele stabilite fiecărui post şi funcţie ce exprimă caracteristicile generale ale grupei de posturi trebuie să existe o concordanţă deplină. 12. Reprezentarea grafică : exprimarea structurii organizaţiei cu ajutorul organigramei. 13. Eficienţa structurii: permanenta măsurare, comparare a cheltuielilor ocazionate de elementele structurii cu efectele economice pe care le generează. 14. Principiul situativ.
5.6. Delegarea şi descentralizarea Funcţionalitatea structurii organizaţiei creşte cu ajutorul delegării, descentralizării şi prin constituirea de colective intercompartimentale sau interdisciplinare. Delegarea reprezintă un raport personal între un conducător şi un subordonat al său, raport în baza căruia conducătorul transferă subordonatului ce parte din atribuţiile sale (fixându-i rezultate pe care ar trebui să le obţină şi lăsându-i o anumită libertate de acţiune). Factorii care influenţează delegarea: - nivelul de pregătire al conducătorului - nivelul de pregătire şi experienţa subordonatului; - dimensiunea instituţiei; - complexitatea activităţilor; 91
- sistemul de control existent în unitatea respectivă; - etc.
Descentralizarea reprezintă generalizarea delegării în modul de luare a deciziilor fie numai într-un anumit domeniu de activitate, fie în întreprindere, în ansamblul său. Ea constituie procedeul prin care competenţele decizionale sunt „coborâte” spre nivelurile inferioare ale organizaţiei. Descentralizarea structurii depinde de o serie de factori: - nivelul de competenţă al personalului (de execuţie); - mărimea unităţii economice; - diversificarea activităţii întreprinderii; - reţeaua de comunicaţii. Constituirea de colective intercompartimentale – membrii acestor colective provin din mai multe compartimente ale instituţiei care pot fi de specializări diferite. Aceste colective constituindu-se pe baza unei decizii de conducere, funcţionează temporar şi se constituie cu scopul de a rezolva anumite probleme deosebite, fie pentru elaborarea unor proiecte complexe etc. Pentru ca aceste colective săşi desfăşoare activitatea în mod eficient trebuiesc luate în calcul următoarele cerinţe: - să fie desemnat un şef al colectivului (responsabil de colectiv); - să se stabilească sarcinile, responsabilităţile, şi limitele de competenţă pentru fiecare membru al colectivului; 92
- să se stabililească un program de lucru.
5.7 Structuri specifice activităţilor din administraţia publică Potrivit
criteriului
competentei
teritoriale,
sistemul
administraţiei publice este format din doua grupe:
A - Autorităţi si organe ale administraţiei publice centrale, la nivel naţional, formata din: ♦ parlament - camera deputaţilor - senat ♦
preşedinţie
♦
guvern
♦
instituţiile juridice
♦
ministere
♦
alte instituţii si servicii organizate la nivel central
B - Autorităţi ale administraţiei publice locale ♦ consilii comunale si orăşeneşti ♦
consilii judeţene
♦
prefectura
♦
primărie
♦
alte instituţii si servicii publice organizate la nivel local
93
5.7.1 Organizarea administraţiei publice la nivel naţional A - Parlamentul - autoritatea legislativa care potrivit Constituţiei, României este organul reprezentativ suprem, unica putere legiuitoare a tarii. Parlamentul este format din Camera Deputaţilor si Senat, fiecare având, funcţii bine determinate, numărul deputaţilor si senatorilor fiind stabilit prin legea electorala, proporţional cu populaţia cu drept de vot a tarii. Fiecare camera isi are un regulament propriu de organizare si funcţionare, isi alege un birou permanent pe durata fiecărei sesiuni care poate fi revocat înaintea expirării mandatului, iar cei doi preşedinţi pe toata durata mandatului. Activitatea parlamentului se desfăşoară in plen sau in grupuri parlamentare, organizata conform regulamentului fiecăruia din cele doua camere. Fiecare camera isi constituie comisii permanente, comisii de ancheta si comisii speciale pe activităţi care cooperează intre ele prin intermediul comisiilor comune. Birourile permanente si comisiile parlamentare se alcătuiesc in funcţie de configuraţia politica a fiecărei camere. Parlamentul, prin legi organice, organizează si funcţionarea Guvernului României, a Consiliului Superior al Magistraturii, a instanţelor judecătoreşti, Ministerului Public si Curţii de Conturi. Deci, se poate aprecia ca in România parlamentul desfăşoară activităţi variate si are cel mai ridicat nivel de autoritate publica după preşedinţie si numai preşedintele tarii ii poate dizolva din diferite motive. 94
În desfăşurarea activităţii sale, parlamentul utilizează tehnici specifice, implicându-se in dimensionarea resurselor necesare desfăşurării activităţilor administrative si orientarea activităţilor necesare pentru,realizarea obiectivelor propuse. De asemenea, Parlamentul reglementează statutul funcţionarilor publici, organizarea generala a învăţământului, administraţiei locale si teritoriale, inclusiv regimul general privind autonomia locala. Parlamentul dispune si de un Consiliu Legislativ, organ consultativ de specialitate care avizează proiectele de acte normative pentru sistematizarea, unificarea si conducerea întregii legislaturi, si tine, in acelaşi timp, evidenta oficiala a legislaturii.
B - Sistemul de autorităţi si organe ale puterii executive Autoritatea executiva funcţionează potrivit principiului separării puterilor in stat alături de autorităţile puterii legislative si judecătoreşti. Obiectivul principal al acestor instituţii este optimizarea organizării procesului de aplicare a legilor si actelor normative, obiectiv care se, realizează prin intermediul unor servicii publice, deci are drepturi ce revin puterii publice. Cu alte cuvinte, autorităţile executive nu exercita doar funcţii, ci au si atribuţii care le conferă competente in baza cărora isi impun servicii pentru satisfacerea intereselor generale ale întregii societăţi sau numai a unei anumite colectivităţi.
95
Autorităţile si organele care asigura exercitarea autorităţii executiv formează un sistem compus din mai multe subsisteme intre care exista relaţii specifice determinate de concepţiile si voinţa politica dominanta, ca si de natura activităţii pe care o prestează. Acest sistem al autorităţii executive include: preşedinţia, guvernul, ministerele si alte organe de specialitate sau autorităţi administrative constituite la nivel naţional care aparţin administraţiei publice centrale. B.1. Instituţia Preşedintelui României s-a constituit in România prin Decretul Lege nr. 92/ 1990 si are următoarele funcţii: ♦
de reprezentare a statului roman in exteriorul tarii;
♦
de garantare a independentei naţionale, unităţii si integrităţii, teritoriale a tarii;
♦
de control asupra respectării Constituţiei si autorităţilor publice. Pentru realizarea acestei funcţiia sunt organizate conform Instituţia Prezidenţială României
legislaţiei în vigoare structuri ale aparatului de lucru ce aparţin instituţiei prezidenţiale, (fig. 5.3). Cabinetul Secretariatul preşedintelui
General
Direcţia de Protocol
Departamentul de Analiză Politică
Directorul General
Director
Şef de cabinet
Şef de Protocol cu rang de ambasador
Şef de cabinet
Direcţia Acte Prezidenţiale Director
Direcţia pentru Politică externă
Direcţia de Documentare şi Informare
Direcţia pentru Politică Internă
Direcţia pentru Ştiinţa, Învăţământ, Cultură
Grupul de analiză şi Investiţii Director
Direcţia Economică şi Administrativă Director
96 Direcţia pentru
Probleme Militare şi Ordine Publică
Direcţia Juridică
Director
Relaţii Şef departament cu publicul Director Director
Direcţia de Purtătorul Presă de cuvânt
Fig. 5.3. De menţionat ca, in cadrul fiecărei componente a Departamentului de Analiza Politice sunt organizate direcţiile de
specialitate, conduse de consilieri. O menţiune aparte trebuie făcuta pentru Direcţia de Documentare şi Informare condusa de un director si ale cărei
atribuţii, organizare si, funcţionare se stabilesc printr-un regulament aprobat de Preşedintele României. Numirea si eliberarea din funcţie a consilierilor prezidenţiali si a personalului cu funcţii de conducere se face de către Preşedintele României. Preşedinţia are personalitate juridica, iar pentru organizarea securităţii sale funcţionează in subordinea Preşedintelui o Unitate Speciala de Paza si Control. 97
B.2. Guvernul României este puterea executiva, care este organizata si funcţionează conform Constituţiei României art. 101104. Organizarea interna si atribuţiile acestuia sunt detaliate in Legea 37/ 1990 si hotărâri guvernamentale specifice fiecărei legislaturi. Potrivit Constituţiei, Guvernul României se compune din Prim Ministru, miniştrii si alţi membrii stabiliţi prin lege organica, specifica fiecărei legislaturi si are un Birou Executiv.
Primul ministru coordonează nemijlocit anumite departamente de, specialitate (fig. 5.4) subordonate Guvernului. PRIM MINISTRU Administraţia Naţională a Rezervelor de Stat Administraţia Naţională a Rezervelor de Stat Administraţia Naţională de Controlul a Exportului
Agenţia Naţională pentru Resursele Minerale Institutul Naţional de Studii şi Cercetări Statistice Administraţia Naţională pentru Restructurare
Figura 5.4. Principalele instituţii publice subordonate Primului Ministru
Primul Ministru are şi un aparat administrativ la nivel naţional propriu (fig. 5.5).PRIMUL MINISTRU
Corpul de 98Cabinetul Cabinetul Grupul al Primului Consilierilor Control Primului Primului Ministru de Stat Ministru Ministru
Departamen -tul pentru Integrare Europeană
Oficiul pentru Relaţii cu Patronatul şi Sindicatele
Figura 5.5. Aparatul de lucru al Primului Ministru In structura guvernului este organizat si funcţionează Secretariatul General care coordonează Consiliul pentru Minorităţi naţionale si Oficiul pentru Protecţia Consumatorului, ca si Departamentul pentru Administraţia Publica Locala care asigura legătura intre ministere si componentele Administraţiei Centrale si Locale. In cadrul acestui
departament funcţionează Regia
Autonoma a Administraţiei Patrimoniului Protocolului de Stat care gestionează intreg patrimoniul statului, asigura resursele necesare desfăşurării activităţii principalelor instituţii ale
administraţiei
publice centrale. B.3. Ministerele sunt autorităţi
ale administraţiei publice
centrale, organe de specialitate necesare realizării programului guvernamental. In funcţie de specificul activităţii sunt grupate in trei categorii: • ministere cu activitate economica; • ministere cu activitate socio-culturala si ştiinţifica; • ministere cu activitate politico-administrativa. 99
Aceste ministere, indiferent de tipul activităţii pe care o desfăşoară, au o structura organizatorica asemănătoare (fig. 6.6), toate fiind conduse de un ministru, membru al guvernului si care răspunde in fata acestuia pentru activitatea desfăşurata. Pe lângă ministru funcţionează uri organ consultativ numit colegiu, a cărui competenta este stabilita prin ordin al ministrului. Minister Ministru
Departament A
Direcţii generale
Direcţii
Departament B
Direcţii generale
Direcţii
Direcţii
Servicii
Departament X
Servicii
Figura 5.6 Organizarea structurală a unui minister
10
Direcţii
Birouri Secţii Oficii
Birouri Secţii Oficii
Trebuie menţionate următoarele aspecte:
Direcţii generale
♦
structura organizatorica a unui minister este formala din departamente, direcţii generale, servicii si birouri specializate care au rol funcţional;
♦
departamentul se organizează pentru coordonare ei unor subramuri de activitate cu specific apropriat si este condus de un secretar de stat;
♦
direcţia generala este organizata pentru coordonarea unui domeniu distinct sau sector de activitate cu problematici si obiective comune de activitate si este condusa de un director general;
♦
direcţia se poate organiza fie in structura direcţiei generale, fie în structura unui departament si are ca atribuţii coordonarea numai a unei activităţi specifice structurii in care este integrat si este condusa de un director;
♦
serviciile si/ sau birourile se organizează pentru, realizarea unor activităţi omogene sau complementare care impun o conducere unitara de către un şef de secţie, birou sau oficiu. Personalul ministerelor se compun din funcţionari publici
aleşi sau, funcţionari publici permanenţi. O menţiune aparte trebuie făcuta pentru ministerele cu activitate politico-administrativa din care fac parte: a) Ministerul de Interne care este organizat si funcţionează
potrivit, Legii nr. 40/ decembrie 1990 si realizează aplicarea dispoziţiilor legale privind ordinea publica, drepturile si libertăţile 10
fundamentale ale cetăţenilor, avutului public si privat, precum si prevenirea si descoperirea infracţiunilor. Din structura Ministerului de Interne fac parte: ♦
Politia
♦
Trupele de jandarmi
♦
Trupele de pompieri
♦
Unităţile de paşapoarte
♦
Controlul trecerii frontierei si evidenta străinilor
♦
Arhivele statului
Ministerul de Interne
are o structura organizatorica
proprie, pe departamente, comandamente de arma, direcţii generale etc., in cadrul său funcţionând
si anumite
consilii (tehnico-
economice, de înzestrare, ale învăţământului militar etc.). b) Ministerul Apărării Naţionale care este organizat si
funcţionează potrivit Legii nr. 41/ decembrie 1990. Are ca principale atribuţii organizarea, conducerea si coordonarea activităţilor de apărare a tarii, structura sa organizatorica fiind aprobata de către guvern. Este condus de un ministru,persoana civila, ajutat de un Consiliu Superior al Armatei cu rol de organ consultativ. Structura organizatorica se prezintă in principal astfel; ♦
Marele Stat Major
♦
Departamente si direcţii de specialitate
♦
Comandamente, inspectorate, secţii si birouri
10
c) Ministerul Afacerilor Externe, organizat prin hotărârea
guvernului nr. 814/ 28 decembrie 1992, organ de specialitate al administraţiei publice naţionale, care: ♦
asigura realizarea politicii externe a tarii conform programului de guvernare;
♦
asigura coordonarea activităţilor externe desfăşurate de autorităţile
♦
administraţiei publice care angajează statul;
♦
subvenţionează instituţiile nonguvernamentale de profil.
Conducerea Ministerului Afacerilor Externe este asigurata de un ministru care are in subordine secretari de stat pe diferite departamente specifice (geografice, culturale, de presa, finanţe si comunicaţii etc.) care la rândul sau conduc direcţii si servicii. d) Ministerul Justiţiei, organizat prin hotărârea guvernului nr.
813/ 28 decembrie 1992 ca organ de specialitate al administraţiei publice naţionale(centrale), si are ca principal obiectiv organizarea administrării, justiţiei, executării pedepselor penale, precum si a ministerului public. Conducerea Ministerului Justiţiei se asigura de către un ministru ajutaj de către un colegiu consultativ. In sistemul Ministerului Justiţiei funcţionează Curtea de apel, tribunale judeţene, judecătorii, notariate de stat, precum si instituţii specializate.
10
B.4. Alte autorităţi ale administraţiei publice naţionale (centrale) sunt create de guvern sau ministere pentru îndeplinirea
programului de guvernare intr-un anumit domeniu. Aceste autorităţi au un inalt grad de specializare, constituirea lor fiind făcuta prin actul de dispoziţii in subordinea căruia funcţionează cu avizul Curţii de Conturi. Aceste autorităţi poarta denumirea de secretariate, subsecretariate, oficii, agenţii, comitete, institute.
C. Curtea Constituţionala si Consiliul Superior al Magistraturii reprezintă autoritatea juridica a statului. Astfel: > Curtea Constituţionala este formata din 9 judecători numiţi printr-un mandat de 9 ani astfel: 3 de către camera Deputaţilor, 3 de Senat si 3 de către Preşedinte, care conform legii organice proprii, o treime se înnoiesc din 3 in 3 ani; Curtea Constituţionala ia decizii obligatorii cu putere minima pentru viitor; > Consiliul Superior al Magistraturii este format din magistraţi aleşi pe o durata de 4 ani de către Parlament, in şedinţa comuna a Camerei Deputaţilor si Senatului; acest consiliu îndeplineşte rolul de conciliu de disciplina al judecătorilor, când lucrările sunt prezidate de Preşedintele Curţii Supreme de Justiţie.
10
5.7.2 Autorităţi ale administraţiei publice locale Conform criteriului competentei teritoriale, autorităţile administraţiei publice locale au atribuţii specifice si se executa pe un anumit teritoriu Administraţia publica locala se realizează prin: A. Consiliile locale si orăşeneşti prin intermediul cărora se asigura autonomia locala si descentralizarea serviciilor publice. Aceste consilii se constituie pe baza sistemului de alegere, prin vot direct, de către si din rândul cetăţenilor cu drept de vot domiciliaţi in unitatea administrativ teritoriala respectiva. Scopul creării acestor consilii este rezolvarea problemelor publice din comune si oraşe, colectivităţi administrativ-teritoriale cu particularităţi istorice, economice, politice si administrative si care sunt constituite prin legături tradiţionale si cu un anumit grad de dezvoltare economica si edilitara. Comuna si oraşul, din punct de vedere administrativ, sunt unităţi de baza care au personalitate juridica, patrimoniu propriu si autonomie financiara si juridica. B. Consiliile judeţene sunt alese prin vot indirect, dispun de capacitate juridica si au autonomie financiara si disciplinara. Principalul obiectiv al acestor consilii este asigurarea serviciilor publice la nivel judeţean, prin armonizarea intereselor si satisfacerea acestora. Consiliul judeţean reprezintă: - autoritatea aleasa formata din consilieri aleşi; 10
- autoritatea administrativa cu funcţii limitate la gestionarea intereselor publice; - autoritatea deliberativa care adopta hotărâri prin vot. Consiliul judeţean îndeplineşte deci funcţii de organizare, conducere, control, administraţie si previziune.
C. Primăriile - instituţii ale administraţiei publice locale prin care se realizează autonomia locala (oraş, comuna), ca si descentralizarea serviciilor publice. Primarul este ales prin vot direct de către cetăţenii cu drept de vot cu domiciliul in unitatea administrativ-teritoriala respectiva, si are obligaţia legala de a rezolva problemele locale si de a asigura aducerea la îndeplinire a hotărârilor consiliului comunal sau orăşenesc. Conform legislaţiei in vigoare, primarul are atribuţii pe care le executa in calitate de agent al statului, in baza unui mandat legal. D. Reprezentanţi ai autorităţilor centrale care funcţionează în unităţi administrativ-teritoriale - prefecturi - au scopul de a proteja interesele de ordin general, pe de o parte, si pentru a asigura descentralizarea serviciilor publice, pe de alta parte. Aceşti reprezentanţi sunt: Prefectul - reprezentantul guvernului in unitatea ♦ administrativ-teritoriala respectiva; este numit in funcţie de către guvern, fiind ajutat de subprefect pentru îndeplinirea sarcinilor formulate de executiv; 10
♦
Servicii publice ale ministerelor si alte organe centrale
sunt organizate
la
nivel
administrativ
local,
pe
principiul descentralizării serviciilor publice. Conducătorii acestor servicii sunt reuniţi in comisia administrativa aflata in subordinea preşedintelui, ca si a prefectului. Aceste servicii au
atribuţii specifice locale, cum ar fi:
servicii de apa, de canalizare, de păstrare a curăţeniei, de gospodărire locala etc.
E. Instituţiile si serviciile publice organizate Ia nivel local au ca scop satisfacerea unor interese ale colectivităţii locale si surit formate din instituţii specifice: regii autonome si societăţi comerciale. Intre autorităţile administraţiei publice naţionale si cele local exista strânse interdependente, de a căror funcţionare depinde eficienta managementului public la oricare nivel.
10
Rezumat Structura organizatorică reprezintă configuraţia internă si relaţiile care se stabilesc intre componentele acesteia în scopul realizării obiectivelor propuse. Principalele tipuri de structuri organizatorice sunt :
ierarhic funcţională
teritorială
mixtă Componentele structurii organizatorice a serviciului public
sunt: postul
funcţia
compartimentul
nivelul ierarhic ponderea ierarhică
relaţiile organizatorice
Principalele documente organizatorice sunt:
-
regulamentul de organizare şi funcţionare
-
organigrama
-
fişa postului
-
descrierea funcţiei Principiile care trebuiesc respectate la proiectarea sau
reproiectarea structurii organizatorice: 10
1.Supremaţia obiectivelor 2. Principiul unităţii de decizie şi acţiune 3. Principiul apropierii conducerii de execuţie: 4. Principiul interdependenţei minime 5. Permanenţa conducerii 6. Economia de comunicaţii . 7. Alcătuirea de colective intercompartimentale . 8. Concordanţa care trebuie să existe între cerinţele postului şi caracteristicile titularului
9. Flexibilitatea structurii 10. Varianta optimă 11. Definirea armonizată a posturilor şi a funcţiilor 12. Reprezentarea grafică 13. Eficienţa structurii 14. Principiul situativ. Delegarea este procesul de atribuire temporară a unei sarcini însoţită de autoritatea şi responsabilitatea corespunzătoare realizării ei aparţinând unui post de manager către unul din subordonaţii săi.
Structuri specifice activităţilor din administraţia publică:
Organizarea administraţiei publice la nivel naţional. o
Parlamentul
o
Sistemul de autorităţi şi organe ale puterii executive: -
Instituţia preşedintelui României 10
o
-
Guvernul României
-
Ministerele
Curtea Constituţională şi Consiliul Superior al Magistraturii
Autorităţi ale administraţiei publice locale o
Consiliile locale şi orăşeneşti
o
Consiliile judeţene
o
Primăriile
o
Reprezentanţi
ai
autorităţilor
centrale
care
funcţionează în unităţi administrativ-teritoriale – prefecturi o
Instituţiile şi serviciile publice organizate la nivel local
Subiecte de discutat: - Structura organizatorică a instituţiei în care lucraţi ( prezentare şi analiză); - Principiile de proiectare şi reproiectare a structurii (dacă sunt respectate cerinţele lor în instituţia în care vă desfăşuraţi activitatea); - Cum sunt întocmite documentele organizatorice în instituţia dumneavoastră?
11
11
CAPITOLUL 6. SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL MANAGEMENTULUI 6.1 Concept, elemente componente Sistemul informaţional al managementului serviciilor (administraţiei) publice cuprinde ansamblul de date, informaţii conţinute
in
documente,
circuite
informaţionale,
fluxuri
informaţionale si mijloace de tratare a informaţiilor implicate in procesul de fundamentare a deciziilor elaborate in domeniul serviciilor publice si care, prin conţinutul lor, conduc la satisfacerea necesitaţilor generale ale populaţiei .
Principalele componente ale sistemului informaţional al managementului serviciilor publice sunt: ≈
datele primare de analiza;
≈
informaţiile care circula intre diferitele componente
ale sistemului organizatoric, inclusiv mijloacele de tratare a acestuia; ≈ ≈
proceduri informaţionale specifice; circuitele informaţionale stabilite intre elementele
componente ale sistemului organizatoric; ≈
fluxurile informaţionale in raport cu relaţiile stabilite
intra componentele sistemului administraţiei publice; ≈
mijloacele de prelucrare a informaţiilor. 11
Elementele componente ale sistemului administraţiei publice au calitatea atât de emiţător, cat si de beneficiar de informaţii in raport cu funcţiile care revin fiecărei structuri a acestui sistem. Astfel:
Preşedintele României, conform prerogativelor stabilite prin Constituţie, este cel care emite decrete, publicate in Monitorul Oficial al României, acte cu caracter aplicativ şi normativ. De asemenea, preşedintele transmite mesaje către Camera deputaţilor si Senat, pentru a-si exprima punctele de vedere asupra unei probleme politice sau fata de o anumita lege înainte de a o promulga. Deci, intre Preşedinte si Parlament apare un flux informaţional, deoarece Parlamentul are obligaţia de a lua in consideraţie si discuta mesajele prezidenţiale. Preşedintele este si beneficiar al unor informaţii, atât din partea Parlamentului, cat si din partea populaţiei. Parlamentul adopta legi, hotărâri si moţiuni, si primeşte informaţii din partea Guvernului si a populaţiei. Legile adoptate de Parlament pot fi: a) Legi constituţionale, date pentru revizuirea Constituţiei; b) Legi organice, de reglementare, privitoare la: sistemul electoral, organizarea si funcţionarea partidelor politice; organizarea si desfăşurarea, referendumului; organizarea guvernului; regimul stării de asediu si de urgenta;
11
infracţiunile, pedepsele si regimul executării acestora, amnistia, sau graţierea colectiva etc,; c) Legi ordinare, cu caracter economic, organizatoric, civil si
penal.
Guvernul României adopta si emite hotărâri pentru organizarea executării legilor, precum si ordonanţe simple sau de urgenţă, toate in limitele si condiţiile legii.
Ministerele emit ordine si instrucţiuni necesare realizării atribuţiilor specifice fiecăruia.
6.2 Componentele sistemului informaţional 1. Data –constituie o descriere (exprimată în formă convenţională) a unui fenomen, fapt, eveniment , acţiune care poate fi din interiorul sau din afara instituţiei. Data este constituită dintr-un grup de simboluri, este înregistrată pe suport material şi poate fi prelucrată manual, electronic sau combinat. 2. Informaţia reprezintă acea dată care aduce un plus de cunoaştere şi serveşte la luarea deciziilor. Informaţia reprezintă componenta fundamentală a sistemului informaţional. In cadrul sistemului administraţiei publice circula o multitudine de, informaţii, care pot fi clasificate in funcţie de mai multe criterii: 11
a) După modul de exprimare, informaţiile pot fi:
• orale - expuse prin viu grai; • scrise- consemnate pe hârtie sau diferiţi suporţi magnetici; • audio-vizuale- cu ajutorul aparaturii speciale, calculatoare si terminale. b) După modul de prelucrare, informaţiile pot fi: • primare — emise direct, fără sa sufere prelucrări informa-ţionale anterioare, care circula, in principiu, la nivelul administraţiei publice locale; • intermediare - aflate in diferite faze de prelucrare şi care circula atât la nivelul administraţiei publice centrale, cat si a celei locale; • finale - care au suferit un anumit număr de prelucrări si se regăsesc în decrete, hotărâri, ordonanţe si legi. c) După modul de vehiculare, informaţiile pot fi: • descendente - care se transmit de la nivelul administraţiei centrale către cele locale, sub forma de decizii, instrucţiuni, legi, decrete si ordonanţe; • ascendente - care se transmit de la nivelul administraţiei publice locale, către cea centrală sub forma de rapoarte privind gradul de realizare al obiectivelor precizate in diferite acte normative;
11
• orizontale - care se transmit intre personale încadrate in diferite compartimente situate la acelaşi nivel al sistemului managementului administraţiei publice. d) După destinaţie, informaţiile pot fi: • interne - care circula in interiorul administraţiei publice, fie centrale, fie locale; • externe - care circula in afara componentelor acestui sistem. e) După obligativitatea respectării, de către beneficiarul informaţiilor, acestea sunt:
• imperative - emise de către Presedentie, Parlament si Guvern; • nonimperative - cu caracter informativ si care circula în cadru sistemului organizatoric al administraţiei publice. f) După natura proceselor la care se refera informaţiile, acestea pot fi: financiare, comerciale, culturale, turistice si sportive, pentru cercetare-dezvoltare, învăţământ, asistenta sociala etc. g) După modul de evidenta, informaţiile pot fi: \
• de evidenta curenta - care reflecta anumite situaţii existente la un moment dat; • statistice - care reflecta sintetic modul de realizare a principalele obiective si activităţi economice.
11
Utilizarea informaţiilor in procesul de elaborare a actelor normative ca si de transmitere a acestora către administraţia locala parcurge un circuit si/sau un flux informaţional. Circuitul
si/sau
fluxul
informaţional
caracteristici (fig. 7.1) determinate de
are
anumite
dimensiunea, viteza de
deplasare, fiabilitatea, costul si gradul de încărcare a informaţiei. Cost
Dimensiune
Fiabilitate FLUXUL SI CIRCUITUL INFORMAŢIONA L
Grad de încărcare
Viteză de deplasare
Fig. 6.1 Caracteristicile fundamentale ale fluxului si/sau circuitului informaţional 3. Circuitul informaţional indica traiectoria pe care o
parcurge informaţia de la emitent la beneficiar; 4. Fluxul informaţional reflecta, cantitatea de informaţie care circula intre emitent si beneficiar.
11
Circuitele informaţionale pot fi clasificate după doua criterii, astfel: a) După direcţia de
vehiculare
a
informaţiilor,
caracteristicile emitentului si cele ale beneficiarului, circuitele
informaţionale pot fi: » verticale - stabilite intre instituţiile administraţiei publice centrale si cele locale, intre care exista raporturi de subordonare; » orizontale - stabilite intre posturi, compartimente si instituţii situate pe acelaşi nivel ierarhic al sistemului administraţiei publice; » oblice - stabilite intre instituţii ale administraţiei publice situate la niveluri ierarhice diferite, intre care exista relaţii de subordonare. b) După frecventa emiterii, circuitele informaţionale pot fi:
» periodice - care au grad de repetabilitate la anumite intervale de timp (an/trimestru, semestru, luna) si care se regăsesc in rapoarte si dări de seama statistice, solicitate de instituţiile ierarhice din cadrul administraţiei] publice; » ocazionale - cu o frecventa aleatorie si care apar in interiorul sau in afara instituţiilor administraţiei publice. 5. Procedurile informaţionale se refera la modalităţile de culegere, înregistrare, transmitere si prelucrare a unor categorii de informaţii, inclusiv a operaţiunilor care trebuie efectuate in
11
succesiunea lor, a suporţilor pe care sunt depozitate informaţiile si a mijloacelor de tratare a informaţiilor. În
cadrul
managementului
administraţiei
publice,
documentarea are un rol deosebit. O documentare profunda si serioasa asupra problemelor care apar, a modului de rezolvare, constituie baza unui sistem informaţional corect. 6. Mijloacele deprelucrare, tratare a informaţiilor . Aceste
mijloace de tratare a informaţiilor pot fi: • manuale - prin utilizarea unor instrumente clasice, cum ar fi maşina de scris, maşina de calcul etc.); • mecanizate - prin folosirea unor minicalculatoare;
• automatizate - când se apelează la sisteme modeme de calcul, cum ar fi computere, terminale, reţele de calculatoare. Aceste mijloace de tratare a informaţiilor se folosesc pentru culegerea înregistrarea, prelucrarea si transmiterea informaţiilor.
6.3 Funcţiile sistemului informaţional Sistemul informaţional in managementul serviciilor publice îndeplineşte trei funcţii de bază intre care exista strânse interdependente. Principalele funcţii ale sistemului informaţional din cadrul managementului administraţiei publice sunt:
11
a) Funcţia decizională prin care sistemul informaţional asigura toate elementele informaţionale necesare fundamentării deciziilor. Decizia in administraţia publica este rezultatul unui proces amplu de culegere, înregistrare, transmitere si preluare a informaţiilor. Lipsa unor informaţii corecte, clare si bine fundamentate duce la adoptarea unor decizii si acte normative ineficiente sau eronate. b) Funcţia operaţionala — prin intermediul căreia se fac operabile si inteligibile informaţiile din actele administrative, cum ar fi: legi, decrete, hotărâri guvernamentale, decizii etc., dar mai ales se explica modul de aplicare a acestora in domeniile de activitate la care se refera. c) Funcţia de documentare – deoarece prin intermediul sistemului informaţional personalul angajat poate dispune de informaţiile necesare fundamentării deciziilor care trebuie luate la orice nivel (central, - local sau compartimente ale acestora). Trebuie de la început menţionat faptul că documentarea in cadrul sistemului administraţiei publice are anumite parţi determinate de documentele care se analizează. Aceste documente se pot clasifica in funcţie de conţinut, forma, data, limba utilizata etc. În general, documentele administrative publice se grupează in două categorii: ♦ documente folosite curent şi in mod exclusiv de funcţionarii, publici; 12
♦ documente folosite rar si care rămân la dispoziţia funcţionarilor din compartimentul de documentare al fiecărei instituţii publice. Documentarea din cadrul administraţiei publice face parte si este integrata sistemului naţional de documentare.
12
6.4. Deficienţele S.I. Deficienţele majore sunt: distorsiunea, filtrajul, redundanţa, supraîncărcarea canalelor informaţionale. Distorsiunea constă în modificarea parţială, întâmplător a
conţinutului unei informaţii modificate care se poate produce pe parcursul culegerii şi a transmiterii informaţiilor de la emiţător la receptor. Filtrajul constă în modificarea intenţionată a conţinutului
unei informaţii prin intervenţia unor persoane care sunt interesate ca receptorul să primească un mesaj schimbat. Redundanţa reprezintă pe de o parte existenţa unui număr
mai mare de informaţii decât sunt necesare pentru realizarea unui scop, iar pe de altă parte poate consta în înregistrarea, transmiterea şi prelucrarea repetată a unor informaţii. Supraîncărcarea canalelor informaţionale (de comunicaţie)
reprezintă situaţia în care volumul informaţional (a canalelor de transmitere) depăşeşte capacitatea de transmitere a informaţiilor.
6.5 Principiile sistemului informaţional Sistemul
informaţional
din
administraţia
funcţionează si se fundamentează pe următoarele principii: 12
publica
a) Principiul conceperii si restructurării sistemului informaţional potrivit cerinţelor specifice managementului din fiecare
instituţie publica. b) Principiul corelării strânse a sistemului informaţional cu, organizarea structurala si cu sistemul decizional din instituţiile publice ţinând seama de faptul ca fiecare componenta a sistemului reprezintă un emitent si nu beneficiar de informaţie; de tipurile de relaţii organizatorice care apar intre posturi, intre compartimente, intre instituţii si/sau autoritate ale administraţiei publice care participa la circuitele informaţionale depinde imaginea reţelei cu multe moduri de interferenţa. c) Principiul unităţii metodologice de tratare a informaţiilor constituie baza pentru asigurarea compatibilităţilor intre toate componentele sistemului informaţional. Rezulta ca este necesara o metodologie unitara de culegere si prelucrare a informaţiilor, de tratare si prelucrare automata a datelor. Numai astfel sistemul informaţional poate avea un plus ele rigurozitate care sa permită funcţionarea sa corecta. d) Principiul concentram asupra informaţiilor esenţiale, potrivit căruia informaţiile trebuie transmise, ori de cate ori este posibil, selectiv si operativ pentru a contribui la fundamentarea unor decizii corecte si/sau la elaborarea unor acte administrative esenţiale. e) Principiul asigurării unui timp corespunzător de reacţie ca componentelor sistemului informaţional al managementului 12
administraţiei publice, bazat pe premisa ca diversele procese de munca si de componente ale acestui sistem au anumite caracteristici temporale. De aceea timpul de culegere, vehiculare si prelucrare a informaţiilor,
precum si de
fundamentare
a
documentelor
administrative variază de la o informaţie la alta. f) Principiul asigurării unui maxim de informaţii finale dintr-un fond limitat, care necesita o valorificare si prelucrare
eficienta. g) Principiul flexibilităţii, a modului de adaptare continua a sistemului informaţional din administraţia publica la mediul extern. Acest principiu necesita o permanenta reacţie a instituţiilor din administraţia publică la tot ceea ce este nou, ca si adoptarea rapida a deciziilor oportune.
6.6 Tendinţe in sistemul informaţional În
managementul
administraţiei
publice,
sistemul
informaţional înregistrează doua tendinţe definitorii: a) Utilizarea prelucrării automate a datelor, si mai ales a computerele în reţea si renunţarea la prelucrări empirice, facilitează accesul concomitent al mai multor utilizatori din diferite compartimente la categoriile de informaţii de care are nevoie. Astfel, cibernetica administrativa si-a luat locul cuvenit, oferind diferiţilor 12
funcţionari publici un set de metode si tehnici pentru prelucrarea rapida si eficienta a informaţiei. Apariţia informaticii administrative, care utilizata din ce in ce mai mult în practica, poate contribui la eficienta schimbului de informaţii concretizate in transmiteri rapide, codificarea si decodificarea informaţiilor programe de identificare a erorilor etc. b) Accentuarea caracterului previzional anticipativ al sistemului informaţional al administraţiei publice poate sa răspundă rapid la nevoile viitoare ale membrilor societăţii, la satisfacerea nevoilor publice.
12
Rezumat Sistemul informaţional al managementului serviciilor (administraţiei) publice cuprinde ansamblul de date, informaţii conţinute
in
documente,
circuite
informaţionale,
fluxuri
informaţionale si mijloace de tratare a informaţiilor implicate in procesul de fundamentare a deciziilor elaborate in domeniul serviciilor publice si care, prin conţinutul lor, conduc la satisfacerea necesitaţilor generale ale populaţiei .
Principalele componente ale sistemului informaţional al managementului serviciilor publice sunt: ≈
datele primare de analiza;
≈
informaţiile care circula intre diferitele componente
ale sistemului organizatoric, inclusiv mijloacele de tratare a acestuia; ≈ ≈
proceduri informaţionale specifice; circuitele informaţionale stabilite intre elementele
componente ale sistemului organizatoric; ≈
fluxurile informaţionale in raport cu relaţiile stabilite
intra componentele sistemului administraţiei publice; ≈
Mijloacele de prelucrare a informaţiilor.
Funcţiile sistemului informaţional sunt: - funcţia decizională; - funcţia operaţională; 12
- funcţia documentară. Deficienţele majore ale sistemului informaţional sunt: distorsiunea, filtrajul, redundanţa, supraîncărcarea canalelor informaţionale.
Principiile sistemului informaţional sunt: a) Principiul conceperii si restructurării sistemului informaţional b) Principiul corelării strânse a sistemului informaţional cu, organizarea structurala si cu sistemul decizional din instituţiile publice c) Principiul unităţii metodologice de tratare a informaţiilor d) Principiul concentram asupra informaţiilor esenţiale, e) Principiul asigurării unui timp corespunzător de reacţie ca componentelor sistemului f) Principiul asigurării unui maxim de informaţii finale dintr-un fond limitat g) Principiul flexibilităţii Subiecte de discutat • Prezentaţi şi analizaţi sistemul informaţional al instituţiei în care lucraţi • Funcţiile sistemului informaţional • Deficienţele sistemului informaţional
12
• Cum sunt respectate principiile de proiectare şi reproiectare a sistemului informaţional în instituţia dumneavoastră
12
CAPITOLUL 7. SISTEMUL DECIZIONAL AL MANAGEMENTULUI SERVICIILOR PUBLICE Anal Analiz izaa elem elemen ente telo lorr spec specif ific icee deci decizi ziei ei in admi admini nist stra raţi ţiaa publica, atât la, nivel central, cat si local, are un rol important în realizarea eficientei deciziilor care se iau.
7.1 Elemente definitorii ale deciziei în administraţia publica Decizia administrativa este definita ca proces complex de alegere al unei variante decizionale din mai multe posibile in scopul realizării unui obiectiv al sistemelor publice si care influenţează activitatea sistemului , in ansamblul sau al unei persoane din cadrul acestui sistem, ca si al societăţii in general. Cu alte cuvinte, decizia
admi admini nist stra rati tiva va,, repr reprez ezin intă tă
mani manife fest star area ea voin voinţe ţeii unui unui orga organn al
administraţiei de stat si constă dintr-o opţiune pentru realizarea unui anumit scop. O problema deosebita care apare este modul in care se pre prezi zint ntăă deci decizi ziaa admi admini nist stra rati tiva va in situ situaţ aţii ii comp comple lexe xe si in inst stab abil ile. e. Administraţia publica înseamnă, in fond, exercitarea puterii executive sub un regim al puterii politice. Deci este o activitate prin care autor autorită ităţi ţile le public publicee asigur asigura, a, folosi folosind nd prerog prerogati ativel velee puteri puteriii public publice, e, 12
satisfacerea interesului public. La nivel central, administraţia publica este este consti constitui tuita ta de ansamb ansamblul lul autorit autorităţi ăţilor lor care formeaz formeazăă putere putereaa executiva. Decizia in administraţia publica este luată insa de către puterea publica, potrivit voinţei sale, urmând propriile procedee si sub singura sa responsabilitate. responsabilitate. Puterea publica este este coloana vertebrala vertebrala a deciziei deciziei administr administrative ative,, instituţiil instituţiilee publice fiind, fiind, de fapt, fapt, factori de deciz eciziie prin rin comp compet eten enttele ele pe car care le au, au, câmp âmpul de acţi cţiune une si capacitatea lor organizaţională. Obi Obiecti ectivu vull acţ acţiunii unii admi admini nist strrativ ativee repre eprezi zint ntăă de fapt apt posibilitatea de realizarea a voinţei politice a grupului social, aşa cum este determinat de puterea politica. Voinţa politica a complexului social este formata din ansamblul mişcării politice a societăţii prin intermediul instituţiilor publice. Decizia administrativă are anumite particularităţi, si anume: •
este rezultatul rezultatul activităţii activităţii si colaborării intre diferitele persoane din compartimentele compartimentele structurii administrative; administrative;
• • •
necesita un volum mare de munca; presupune derularea unui proces in mai multe etape; implică responsabilitatea titularilor de posturi sau funcţii publice din administraţie;
•
este avizata de una sau mai multe persoane.
13
Instituţiile administraţiei publice adopta deciziile in condiţiile stabilite de lege, cu respectarea stricta a dispoziţiilor legale. Eficienta si valoarea unei decizii administrative depinde de: •
modul de înţelegere si rezolvare a problemei puse in
discuţie; • realismul soluţiei adoptate; • oportunitatea soluţiei; • îndeplinirea la timp a acţiunilor necesare in raport cu soluţia la care s-a ajuns.
Orice
decizie
in
administraţia
publica
trebuie
sa
îndeplinească mai multe condiţii: a) Sa fie fundamentată ştiinţific prin luarea in considerare a intereselor cetăţenilor, prin studierea modalităţilor concret istorice de manifestare; de aceea, persoanele cu competenta decizionala din sistemul
publică trebuie sa aibă atât cunoştinţe si deprinderi
manageriale, cat si capacitatea de înţelegere a mecanismelor specifice vieţii sociale. b) Sa fie realista, ceea ce presupune fundamentarea sa pe baza unei evaluări cat mai complete a situaţiei puse in discuţie, a conţinutului naţional, si/ sau teritorial unde se va aplica. c) Sa se ia in timp util si sa se adopte intr-un moment oportun, ceea ce, impune accelerarea ritmului schimbărilor si
creşterea complexităţii situaţiilor din unitatea administrativ-teritoriala unde se aplica. 13
d) Sa se integreze in ansamblul deciziilor deja adoptate pentru realizarea obiectivelor instituţiilor publice, preîntâmpinarea unor probleme dificile si diminuarea influentelor politicului. e) Sa fie oportuna, adică sa contribuie pe deplin ia realizarea scopului, pentru care a fost emisa; oportunitatea deciziei administrative ridica problema competentei persoanei care o da si a celei care o adopta (la nivel central sau local). f) Să fie adoptată de persoana sau grupul de persoane care au împuternicire legală ;
g) Alegerea deciziei in administraţia publica se face in raport cu mijloacele si instrumentele necesare pentru realizarea obiectivelor acesteia; amploarea unui asemenea proces decizional
depinde, pe de o parte, de lipsa posibilităţilor de a alege, ceea ce duce la imposibilitatea luării unei decizii, si, pe de alta parte, de puterea arbitrara a alegerii in lipsa unor norme legale, care sa guverneze acţiunea legislativa in administraţia publica. Decizia in administraţia publica nu este statica, ci într-un proces continuu de mişcare format din doua faze , si anume:
i. ii.
mişcarea inainte de a fi luată; impulsionarea realizării acesteia după ce a fost adoptata si când se văd efectele sale.
In prima faza mişcarea deciziei se descompune in doua categorii:
13
mişcare interna, care se refera la întregul proces de elaborare a
deciziei; acest tip de mişcare interna depinde, pe de o parte, de tipul deciziei, care poate fi: integrala, secvenţiala, provizorie, pregătitoare si definitiva, iar, pe de alta parte, de timpul pentru care se adopta: pe termen scurt, pe termen mediu si pe termen lung. mişcare externa, atunci când se confrunta cu forţele exterioare
sistemului in însuşi procesul de luare a deciziei.
7.2 Tipuri de decizii administrative Specificul managementului in serviciile publice a impus si o clasificare a deciziilor din acest domeniu, in funcţie de mai multe criterii: a) După situaţia concreta la care se refera: ♦
decizii normative, cu caracter general care se regăsesc in
diferite acte normative specifice acestui domeniu, fiind rezultatul efortului comun al mai multor funcţionari publici; ♦
decizii individuale , date in situaţii curente de către funcţionarii
publici cu competente decizionale. b) După nivelul ierarhic la care se dau: ♦
decizii la nivel superior , date de preşedinte, parlament si
guvern; 13
♦
decizii la nivel mediu , date de instituţiile administraţiei publice
la nivel mediu (corpul funcţionarilor publici); ♦
decizii la nivel inferior , date de instituţiile si autorităţile locale.
c) După orizontul de timp la care se refera: ♦
decizii pe termen nelimitat , ce sunt fundamentate la nivel
parlamentar si guvernamental sub forma de decrete, legi, ordonanţe ele urgenta etc. ♦
decizii pe termen lung , fundamentate la nivel naţional si local;
♦
decizii pe termen mediu , fundamentate la nivel guvernamental
si local; ♦
decizii curente, fundamentate la toate nivelurile sistemului
administrativ si care se refera la orizonturi scurte de timp. d) După frecventa adoptării pot fi: ♦
decizii periodice, adoptate de către organele administraţiei de
stat la intervale regulate de timp; ♦
decizii aleatorii , adoptate la intervale neregulate de timp, greu
adaptabile la nivelul administraţiei centrale de stat; ♦
decizii unice, cu caracter excepţional, nerepetabile intr-un
viitor apropiat si care se fundamentează la nivel central si local. e) După sfera de acţiune a decidentului pot fi: decizii integrale (neavizate), adoptate la iniţiativa decidentului
fără acordul sau avizul conducerii de la nivelul ierarhic superior, respectiv al administraţiei centrale; 13
decizii avizate, a căror aprobare si adoptare sunt condiţionate
de acordul conducerii de la nivelul ierarhic superior. f) După numărul persoanelor care le fundamentează pot fi: ♦
decizii de grup, fundamentate la nivel central sau local de către
un grup de persoane din birouri, comisii sau consilii, ministere, guvern si parlament; ♦
decizii individuale, fundamentate in special la. nivel local si
elaborate de un funcţionar public in scopul rezolvării problemelor curente ale unui compartiment sau al întregii instituţii publice. g) După conţinutul si modificările pe care le aduc din
punct de vedere juridic pot fi: ♦ decizii generale , care se refera la diferitele reglementari ale unei situaţii generale pentru crearea unui cadru juridic corespunzător managementului din instituţiile publice; ♦
decizii specifice , prin care se acorda atribuţii unui funcţionar
public, necesare implicării sale in realizarea obiectivelor compartimentului din care face parte sau chiar la nivelul instituţiei publice in ansamblul său; ♦
decizii date in funcţie de cererea de servicii , in beneficiul
persoanelor particulare pentru acordarea de drepturi si facilitaţi la respectivele servicii;
13
♦
decizii determinate de schimbările produse in structura unei instituţii publice, pentru a conferi un anumit statut
funcţionarilor publici. h ) In raport cu competenta decidentului pot fi: ♦
decizii executorii, fundamentate numai de autorităţile
administrative care au un accentuat caracter practic; aceste decizii sunt date de primul, ministru, miniştrii de stat, prefecţi si primari, precum si de şefii din diferite compartimente; ♦
decizii de administrare , cu caracter teoretic şi care vizează
procesul de management în general.
i) După modul de cunoaştere a mediului în care se va lua decizia: ♦ decizii luate în condiţii de certitudine; ♦
decizii luate în condiţii de incertitudine
♦
decizii luate în condiţii de risc
Condiţia hotărâtoare pentru aplicarea unei decizii este fundamentarea sa juridică.
13
7.3. Participanţii la deciziile date la diferitele niveluri ale administraţiei Decizia administrativă este rezultatul activităţii şi colaborării între mai multe persoane, fiecare cu rolul său în procesul de culegere a informaţiei, analiză, fundamentare, alegere şi adoptare. Procesul decizional în sistemul administraţie publice presupune luarea în considerare a unor particularităţi rezultate din specificul instituţiilor publice din acest domeniu. Din acest punct de vedere, este necesară evidenţierea a două categorii de participanţi la fundamentarea şi adoptarea deciziilor: (i) în funcţie de modul de implicare al funcţionarilor publici şi (ii) nivelul ierarhic la care se situează în structura sistemului administrativ. (i) în funcţie de modul de implicare în procesul decizional , se pot întâlni următorii participanţi: ♦
funcţionari publici implicaţi direct;
♦
funcţionari publici implicaţi indirect;
♦ ♦
cetăţeni consultanţi; specialişti implicaţi direct şi indirect .
Primele două categorii sunt cei care decid să-şi asume direct răspunderea pentru decizia dată şi adoptată. Cea de-a doua categorie sunt consultanţi, răspunderea lor fiind indirectă prin intermediul avizelor şi propunerilor făcute.
13
(ii) În funcţie de nivelul ierarhic pe care se situează în
structura administrativă: ♦
funcţionari publici din administraţia centrală, formaţi din conducători de instituţii şi compartimente care au drept de decizie şi adoptare a respectivelor decizii la nivel naţional;
♦
funcţionari publici din administraţia locală care iau decizii la nivel teritorial.
Nivelul deciziei administrative se stabileşte în funcţie de responsabilitatea şi de modul de formulare a deciziei. La nivel naţional, responsabilitatea emiterii unei decizii revine ministrului, iar la nivel local, prefectului şi primarului. La luarea deciziei in administraţia publica participa grupuri de oameni situaţi pe niveluri diferite si cu atribuţii, mijloace si instrumente variate de lucru. Aceste grupuri se compun din: ♦
oameni politici: parlamentari, miniştrii, conducători din instituţii centrale de specialitate si consilieri locali;
♦
conducători ai unor instituţii publice sau societăţi cu proprietate mixta, de interes general;
♦
corpul de funcţionari publici din administraţia centrala sau locala;
♦
cetăţenii la care se face apel pentru elaborarea unor anumite decizii.
13
Rolul acestor persoane in ceea ce priveşte luarea unor decizii in administraţia publica este statuat intr-un cadru legal stabilit de Constituţie, astfel: ♦
Parlamentul desemnează scopurile de interes general si, in acelaşi timp, este o sursa de decizii administrative;
♦
Guvernul joaca un rol important in elaborarea deciziilor administrative. De fapt, puterea executiva joaca un rol dublu in elaborarea deciziilor determinat de rolul ministrului ca om politic si, in acelaşi timp, conducător al unui minister. Ca om politic, ministrul trebuie sa-si facă cunoscute scopurile de interes general, iar in calitate de conducător trebuie sa elaboreze, dar si sa aplice decizia (fig. 7.1). Nivelul conducerii politice
Nivelul decizional din administraţia centrală şi locală
Constituţie Legi Norme
Proiecte de decizii
Decizii
Legi
Proiecte de decizii, Nivelurile informaţii, deciziei administrativ concluzii privind aplicarea e deciziei
Nivelul corpului funcţionarului public
Norme Decizii
Fig 7.1. Nivelurile deciziei administrative
13
Nivelul administraţiei publice locale
7.4. Etapele procesului de fundamentare a deciziilor in sistemul serviciilor publice Procesul de fundamentare a deciziei in administraţia publica este complex si parcurge opt etape distincte, astfel: 1. Iniţierea deciziei, etapa care consta din crearea unui cadru care sa determine formularea unei decizii. Acest cadru, la rândul sau este format din iniţiativele decizionale care aparţin atât emitentului, cat si unor factori exogeni, cum ar fi de exemplu deciziile care se iau pentru satisfacerea mai multor nevoi sociale. 2. Definirea obiectivului decizional si a mijloacelor de realizare a acestuia in funcţie de nevoia sociala existenta la un
moment dat; in acest scop este necesara identificarea modalităţilor si mijloacelor necesare in raport cu gradul de prioritate in rezolvarea urgenta a unor nevoi sociale, indiferent de stadiul la care s-a ajuns in procesul de elaborare a unei decizii in administraţia publica. 3. Documentarea riguroasa in scopul formulării unei decizii corecte, ceea ce presupune un proces atent, amplu si complex de
culegere a unor informaţii realiste, bazate pe realizările concrete din domeniul respectiv; aceasta presupune alegerea celor mai eficiente mijloace pentru identificarea informaţiilor si stabilirea corecta a obiectivului de îndeplinit. 4. Selectarea si analiza informaţilor culese, care trebuie corelate cu obiectivul decizional urmărit; se vor retine numai acele 14
informaţii care asigura realizarea unei eficiente maxime cu minimum de cheltuieli in condiţiile satisfacerii complete a cerinţei sociale generatoare a respectivei decizii. 5. Conturarea soluţiilor si analiza alternativelor decizionale, ceea ce presupune utilizarea unor metode si tehnici specifice; conturarea unor soluţii
clare, bine formulate pentru realizarea
problemei decizionale respective este o etapa deosebit de importanta in funcţie de care se stabilesc si resursele materiale, umane, financiare si informaţionale necesare realizării procesului decizional respectiv. 6. Adoptarea deciziei este un proces complex si amplu care presupune, in primul rând, alegerea variantei decizionale care corespunde cât mai bine scopului urmărit; mai întâi sunt transmise la timp propunerile de alternative decizionale tuturor membrilor care participa la procesul de fundamentare a deciziei, propuneri care sunt analizate si eventual modificate; se trece apoi la deliberarea diferitelor variante în cadrul organelor de decizie, fiecare membru trebuind sa-si formuleze opinia in legătura cu propunerile făcute; pe baza confruntării diferitelor propuneri se alege o varianta considerata optima care trebuie argumentata in funcţie de nevoia sociala pentru care se ia decizia; in final, se adopta acea decizie care este considerata optima. 7. Urmărirea aplicării si respectării deciziei administrative de către persoane specializate sau de instituţii publice care au funcţia de control al sistemului administraţiei publice la nivel central si local. Decizia adoptata devine obligatorie, neexecutarea sa implicând 14
aplicarea unor sancţiuni prevăzute de lege pentru cei vinovaţi. In întreg procesul de urmărire a executării deciziei se are in vedere oportunitatea acesteia, modul in care este executata, de către cine este adusa la îndeplinire, controlul modului de îndeplinire pentru a se observa in ce măsura corespunde scopului pentru care a fost data. 8. Formularea concluziilor rezultate prin aplicarea deciziei administrative deoarece pot apare modificări si chiar amendări ale acelor decizii care nu corespund scopului pentru care au fost date. Totodată se pot formula si concluzii care se refera la procedurile folosite pentru aplicarea deciziei, daca au fost sau nu corecte, daca au contribuit la realizarea scopului pentru care a fost adoptata respectiva decizie etc.
7.5. Abordări teoretico-pragmatice ale procesului de fundamentare a deciziilor in administraţia publica Procesul de fundamentare a deciziilor in administraţia publica este complex si trebuie abordat, in opinia lui Rosenbloom, din trei perspective: managerială, politica si legislativa.
A. Abordarea manageriala consta din proiectarea unui sistem care sa ofere posibilitatea alegerii din mai multe alternative decizionale pe cea considerata oportuna, in condiţiile in care funcţionarii publici sunt informaţi si cunosc criteriile de selectare a
14
respectivei variante decizionale. Un asemenea tip de abordare se concretizează prin: ♦
accentuarea pronunţata a posibilităţilor de raţionalizare a procesului decizional;
♦
identificarea alternativelor decizionale cele mai eficiente din punct de vedere economic;
♦
atragerea in procesul decizional a funcţionarilor publici care au capacitate manageriala;
♦
formarea unei culturi organizaţionale in sistemul administraţiei publice;
♦
autoritatea managerului in luarea deciziei oportune si derularea procesului decizional;
♦
identificarea ierarhiei naţionale in administraţia publica in raport cu calităţile si competentele funcţionarilor publici;
♦
posibilitatea formalizării procesului de fundamentare a deciziilor prin utilizarea formelor standardizate in solicitarea informaţiilor necesare si in prezentarea deciziilor;
♦
alegerea unor decidenţi abili in selectarea alternativei decizionale;
♦
accentuarea rolului managerului in procesul de fundamentare a deciziilor. Un asemenea tip de abordare este uneori limitata de cultura
instituţiei publice respective, cultura care se formează in fiecare
14
organizaţie
din
administraţia
publica
cu
influente
politice
semnificative. In literatura americana este prezentat un anume model de abordare manageriala numit "acordul raţional-comprehensiv de fundamentare
a deciziilor", care are următoarele caracteristici mai
relevante: ♦
obiectivul principal ii constituie obţinerea eficientei maxime in procesul, decizional;
♦
elaborarea unui program eficient si raţional;
♦
specializarea permanenta a funcţionarilor publici;
♦
identificarea costului real de aplicare a deciziei;
♦
fundamentarea deciziilor in trei etape succesive, si anume: - etapa I - in cadrul căreia trebuie identificate si formulate cir
claritate
obiectivele
politicii
specifice
managementului*
administraţiei publice care trebuie cunoscute si consemnate; -
etapa a II-a - când, pe baza modalităţilor de realizare a
obiectivelor
stabilite
anterior,
sunt
formulate
alternativele)
decizionale in scopul anticipării consecinţelor aplicării fiecăreia, pentru ca in final sa se identifice modul de fundamentare a fiecărei decizii; -
etapa a IlI-a - alegerea variantei decizionale oportune din
cele posibile, in scopul maximizării eficientei procesului decizional. Acest model are anumite avantaje, dar si dezavantaje, astfel:
14
Avantaje
Dezavantaje
• este amplu si oferă posibilitatea
• nu corespunde întotdeauna cu
modalităţilor de realizare a
politica
obiectivelor;
guvernamentala
de
fundamentare a deciziilor;
• facilitează modalităţile de
• necesita un timp mai mare de
identificare a variantei oportune;
identificare a posibilităţilor de rea-
• este benefic pentru funcţionarul
lizare a deciziilor cele mai efici-
public, in sensul ca acesta poate sa-si
ente;
folosească experienţa si capacitatea
• presupune costaţi ridicate, ca si
manageriala.
specializarea funcţionarilor publici din cadrul respectivei instituţii.
B. Abordarea politica numita si modelul creşterii sau modelul dezvoltării, care ia in considerare influenta factorului politic asupra procesului decizional din administraţia publica. O asemenea abordare porneşte de la premisa ca obiectivele politicii in acest domeniu suni: generale si pot fi adesea determinante in obţinerea consensului in aplicarea programelor administrative la orice nivel. Acest tip de abordare se bazează de altfel, pe consensul politic in formarea si derularea unor pachete de programe in funcţie de costul pe care ii implica aplicarea acestora. Un asemenea tip de abordare se desfăşoară in trei etape:
14
•
etapa I - când sunt definite obiectivele in raport cu
posibilităţile reale ale, instituţiei publice, ca si modalităţile de realizare ale acestor obiective in funcţie de obiectivul politicii din administraţia publica; • etapa a Il-a - considerata ca un test pentru ajungerea la un consens asupra politicii si modalităţilor de implementare a pachetelor de programe, ca si pentru identificarea variantei decizionale oportune. Rezulta ca, in acest tip de abordare, eficienta si raţionalitatea sunt înlocuite cu reprezentativitatea si responsabilitatea in alegerea variantei decizionale
oportune, ca si a modului de realizare a
acesteia; • etapa a III-a - in care are loc fundamentarea deciziei acceptata ca optimă. Acest model are anumite limite, datorate următoarelor cauze: • pluralismul, care generează formarea unor grupuri de interese, fiecare dorind sa aibă influenta asupra unor instituţii publice, ceea ce îngreunează procesul de coordonare a acestei instituţii; •
modificările in politica administrativa care pot duce la apariţia
unor consecinţe grave si neprevăzute; •
ciclicitatea procesului electoral si, implicit, a politicii de
fundamentare a deciziilor in administraţia publica; • ambiguitatea obiectivelor, care face ca funcţionarii publici sa repete
anumite procese înainte de derularea celor noi.
14
Principalul avantaj al acestui model este dat de reprezentativitate, responsabilitate si obţinerea consensului politic.
C. Abordarea legislativa a procesului decizional, care implica fundamentarea deciziei prin adjudecare, adică prin elaborarea unor reguli si proceduri formalizate pentru identificarea situaţiilor, intereselor partidelor de la putere si din opoziţie si corelarea intereselor politice cu legislaţia in domeniu in scopul realizării interesului naţional. Adjudecarea este de doua tipuri: • prospectiva, care implica modificări in serviciile oferite de companii din domeniul transportului, radioului si televiziunii; • retrospectiva, in cazul apariţiei unor abateri de la regulile si legile după care se conduc organizaţiile administraţiei publice, dar mai ales in cazul in care se înregistrează plângeri sau reclamaţii împotriva acestor instituţii. Acest tip de abordare a deciziilor administrative presupune: ♦
luarea in considerare a interesului public pe termen lung in scopul creării cadrului legislativ care sa permită cunoaşterea si satisfacerea respectivului interes;
♦
identificarea situaţiilor ce apar la un moment dat;
♦
cunoaşterea intereselor partidelor de la putere si din opoziţie;
14
♦
adoptarea continua a cadrului legislativ la nevoile sociale generale etc. Principalele limite ale abordării legislative a procesului
decizional sunt determinate de: consumul de timp, limitarea numărului de participanţi din afara sistemului etc. Cele trei tipuri de abordări ale procesului decizional sunt specifice managementului public american, dar se regăsesc si in multe tari membre ale U.E.
14
Rezumat Sistemul decizional este o componentă de bază a sistemului de management public. Elementul important al sistemului decizional îl reprezintă decizia.
Decizia administrativa este definita ca proces complex de alegere al unei variante decizionale din mai multe posibile in scopul realizării unui obiectiv al sistemelor publice si care influenţează activitatea sistemului , in ansamblul sau al unei persoane din cadrul acestui sistem, ca si al societăţii in general. Cu alte cuvinte, decizia
administrativa, reprezintă
manifestarea voinţei unui organ al
administraţiei de stat si constă dintr-o opţiune pentru realizarea unui anumit scop. Cerinţele ce trebuiesc îndeplinite simultan de decizia administrativă: a) Sa fie fundamentată ştiinţific b) Sa fie realista c) Sa se ia in timp util si sa se adopte intr-un moment oportun d) Sa se integreze in ansamblul deciziilor e) Sa fie oportună f) Să fie adoptată de persoana sau grupul de persoane care au împuternicire legală
14
g) Alegerea deciziei in administraţia publica se face in raport cu mijloacele si instrumentele necesare pentru realizarea obiectivelor acesteia
Tipuri de decizii administrative: a) După situaţia concreta la care se refera: ♦
decizii normative;
♦
decizii individuale.
b) După nivelul ierarhic la care se dau: ♦
decizii la nivel superior
♦
decizii la nivel mediu
♦
decizii la nivel inferior
c) După orizontul de timp la care se refera: ♦
decizii pe termen nelimitat
♦
decizii pe termen lung
♦
decizii pe termen mediu
♦
decizii curente
d) După frecvenţa adoptării pot fi: ♦
decizii periodice
♦
decizii aleatorii
♦
decizii unice
e) După sfera de acţiune a decidentului pot fi: decizii integrale (neavizate) decizii avizate 15
f) După numărul persoanelor care le fundamentează pot fi: ♦
decizii de grup
♦
decizii individuale.
g) După conţinutul si modificările pe care le aduc din punct
de vedere juridic pot fi: ♦
decizii generale
♦
decizii specifice
♦
decizii date in funcţie de cererea de servicii
♦
decizii determinate de schimbările produse in structura unei instituţii .
h ) In raport cu competenta decidentului pot fi: ♦
decizii executorii
♦
decizii de administrare
i) După modul de cunoaştere a mediului în care se va lua decizia: ♦ decizii luate în condiţii de certitudine; ♦
decizii luate în condiţii de incertitudine
♦
decizii luate în condiţii de risc
Etapele procesului de fundamentare a deciziilor în sistemul serviciilor publice: 1. Iniţierea deciziei 2. Definirea obiectivului decizional si a mijloacelor de realizare
15
3. Documentarea riguroasa in scopul formulării unei decizii corecte
4. Selectarea si analiza informaţilor culese 5. Conturarea soluţiilor si analiza alternativelor decizionale 6. Adoptarea deciziei 7. Urmărirea aplicării si respectării deciziei administrative 8. Formularea concluziilor
Subiecte de discutat • Prezentaţi şi analizaţi sistemul decizional al instituţiei în care vă desfăşuraţi activitatea; • Etapele parcurse la fundamentarea deciziei administrative
15
CAPITOLUL 8. METODE ŞI TEHNICI SPECIFICE MANAGEMENTULUI ADMINISTRAŢIEI PUBLICE În domeniul managementului serviciilor publice apare o paletă largă de probleme care necesită utilizarea unor metode şi tehnici adecvate.
Metodele în managementul administraţiei publice reprezintă un ansamblu de modalităţi de realizare a obiectivelor instituţiilor, specifice unui domeniu, un instrument utilizat pentru realizarea acestor obiective, un mod organizat de gândire şi acţiune pentru obţinerea unor efecte economice maxime cu eforturi minime. În funcţie de modul de realizare a obiectivelor în literatura de specialitate s-au identificat trei grupe de metode (fig. 8.1), şi anume: • Metoda de executare • Metoda de organizare şi funcţionare • Metoda de cercetare
15
TIPURI DE METODE
METODE DE EXECUTARE • Metoda constrângerii • Metoda convingerii • Metoda cointeresării
METODE DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE • Metode de organizare ştiinţifică • Şedinţa • Conducerea eficientă • Valorificarea experienţei în muncă • Structurarea eficientă a programului funcţionarilor publici
METODE DE CERCETARE • Analiza diagnostic • Simularea analizei • Construirea diagramei cauză-efect • Alte metode
Figura 8.1.
8.1. METODE DE EXECUTARE În sistemul serviciilor publice sunt aplicate metode, de executare specifice, aşa cum sunt prezentate în fig. 9.1. a) Metoda constrângerii, aplicată în special în regimurile totalitare fiind un instrument de dominare de către o minoritate socială a majorităţi populaţiei, lipsită de drepturi şi care opune rezistenţă tacită executării unor decizii. Metoda constrângerii este principala metoda de executare a deciziilor administrative ale statului totalitar, în general. Totuşi,
15
această metodă se aplică frecvent şi în statele cu regimuri politice democratice, atunci când apar abateri de la normele şi regulile specifice cadrului legislativ ce funcţionează în instituţiile publice, mai ales atunci când funcţionarii publici nu au pregătirea necesară, nu vor să aplice anumite decizii sau când anumiţi cetăţeni nu respectă acest cadru normativ-legislativ. b) Metoda convingerii este folosită în ţările cu regim democratic unde statul apără şi promovează interesele cetăţenilor şi acţionează pentru creşterea bunăstării materiale şi spirituale a societăţii. În aceste state deciziile date de administraţia publică trebuie să fie respectate şi executate, de bună voie de funcţionarii publici şi membrii societăţii în propriul lor interes. În cazul neexecutarii acestor decizii se aplică metoda de constrângere şi executare silită. Metoda convingerii presupune un proces de informare continuă a cetăţenilor şi funcţionarilor publici implicaţi direct sau indirect în luarea sau executarea anumitor decizii, funcţionari care sunt interesaţi de conţinutul unor acte administrative. În aplicarea acestei metode un rol primordial revine mass-mediei scrise sau audiovizuale. c) Metoda cointeresării este aplicată prin acordarea de recompense materiale unor funcţionari publici care obţin realizări deosebite în domeniul lor de activitate. Această metodă presupune elaborarea unui sistem de indicatori pentru sensibilizarea angajaţilor 15
din instituţiile publice, ca şi pentru aplicarea unor mijloace coercitive pen pentr truu dete determ rmin inar area ea unor unor pers persoa oane ne să resp respec ecte te deci decizi ziil ilee
dinn di
admi admini nist stra raţi ţiaa publ public ică, ă, în conc concor orda danţ nţăă cu prev preved eder eril ilee cadr cadrul ului ui normativ legislativ.
8.2. METODE DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE În literatura de specialitate sunt cunoscute cinci metode şi/sau instrumente de organizare a activităţii instituţiilor din administraţia publică şi anume: a) Metoda organizării raţionale a activităţilor administrative administrative prin care se identifică modul în care trebuie să se desfăşoare aceste acti activi vită tăţi ţi,, conf confor orm m obie obiect ctiv ivel elor or mana manage geme ment ntul ului ui admi admini nist stra raţi ţiei ei publice la orice nivel. Această metodă presupune, pe de o parte, conceperea unui plan de activităţi orientat către realizarea obiectivelor sociale şi detalierea activităţilor care să susţină îndeplinirea misiunii sociale a fiecărei instituţii, iar, pe de altă parte conceperea unor planuri generale de activitate pe ansamblul sistemului administraţiei publice şi a unor planuri detaliate pentru fiecare instituţie publica, în scopul scopul coordo coordonăr nării ii înt întreg regii ii activi activită tăţi ţi pentr pentruu reali realizar zarea ea obiect obiective ivelor lor propuse la nivelul fiecărei instituţii componente. b) Metoda şedinţei constă, în esenţă, în utilizarea şedinţei din instituţiile publice, la care participă angajaţii din sistemul admi mini nist strraţie aţieii publ publiice, ce, pent pentrru sol soluţ uţio iona nare reaa unor unor prob problleme eme 15
deciz decizion ional ale, e, informaţ informaţion ionale ale,, de analiză analiză şi de cercet cercetare are.. În cadrul cadrul şedinţei sunt consultaţi managerii din instituţiile publice şi se transmit info in form rmaţ aţii ii,, sunt sunt adop adopta tate te deci decizi ziii şi se prim primes escc in info form rmaţ aţii ii asup asupra ra modului de îndeplinire a vechilor decizii. Metoda şedinţei implică parcurgerea a patru etape în cadrul cărora trebuie respectate anumite reguli, astfel: * In etapa de pregătirea şedinţei este necesară: • înscrierea pe ordinea de zi a maximum trei probleme; • formularea clară a problemelor şi a obiectivelor acestora; • desemnarea anticipată a persoanelor care organizează şedinţa, întocmirea materialelor necesare care trebuie să fie prezentate sintetic, să cuprindă informaţiile necesare pe care să le pună la dispoziţia celor ce participă la respectiva şedinţă; • invitarea unor persoane implicate în mod direct în problemele puse in discuţie; • stabilirea anticipată a locului de desfăşurare a şedinţei, inclusiv a persoanelor ce consemnează discuţiile care vor avea loc în cadrul respectivei şedinţe. * În etapa de deschidere a şedinţei se impune: • respectarea orei de începere şi formularea clară a obiectivelor acestei şedinţe; • stabilirea duratei totale de desfăşurare a şedinţei (maxim 3 ore), inclusiv a duratei unei luări de cuvânt; • prezentarea cuvântului introductiv în maxim 3-5 minute ' 15
* În etapa de desfăşurare a şedinţei trebuie respectate: • preîntâmpinarea şi soluţionarea cu tact a eventualelor probleme ce pot apărea pe parcursul derulării şedinţei; • intervenţia celui ce conduce şedinţa când se prelungesc luările de cuv cuvânt ânt pent pentrru evi evitare area spec specul ulaţ aţii iilo lorr şi a unor unor prob roblem leme colaterale şi inutile; • încadrarea în durata de timp timp stabilită iniţial pentru şedinţă şedinţă prin respectarea timpului acordat fiecărui orator;
* În etapa de închidere a şedinţei: • prezentarea în final de către cel care conduce şedinţa a unor concluzii clare şi a unor idei noi în maxim 10 minute; • transmiterea în scris a celor mai relevante informaţii, precum şi a deciziilor luate. Metoda şedinţei se aplică în mod deosebit pentru parlament, în cazul şedinţelor care au caracter de informare, de analiză şi de luare a deci decizi ziiilor, or, la care, are, de obic obicei ei,, part partic icip ipăă şi prim primul ul mi mini nist stru ru şi preşedintele statului. c) Metoda conducerii eficiente constă dintr-un ansamblu de elemente referitoare la modul de desfăşurare a unor activităţi eficiente de către funcţionarii şi managerii din instituţiile publice, care trebuie să aibă aibă cali calită tăţi ţi mora morale le,, capa capaci cita tatte man manager ageria ială lă,, cuno cunoşt ştin inţe ţe di dinn domeniul economic, sociologic şi psihologic. O conducere eficientă
15
implică o bună cunoaştere a realităţii sociale şi a intereselor sociale pentru identificarea şi stabilirea obiectivelor instituţiilor publice. Managerii din administraţia publică trebuie să aibă aptitudini specifice acestui domeniu, cum ar fi: capacitate de înţelegere a omului cu toate problemele cu care se confruntă şi pe care i le aduce la cunoştinţă, talent de comunicare şi de abordare a diferitelor probleme, răbdare pentru ascultarea tuturor necazurilor şi problemelor, talent pedagogic şi compatibilităţi psihologice cu toţi colegii. Metoda conducerii eficiente presupune posedarea de către manager a talentului de selectare a funcţionarilor publici după criterii specifice, în funcţie de pregătirea de specialitate şi manageriala a acestora, capacitatea de comunicare, direct şi indirect, atât cu şefii ierarhici, cât şi cu subordonaţii. d) Metoda valorificării experienţei în muncă, care are ca sursă utilizarea funcţionarilor publici cu experienţă îndelungată întrun anumit domeniu al administraţiei publice. Folosirea funcţionarilor publici cu experienţă îndelungată în efectuarea unor activităţi, imprimă calitate proceselor din domeniul administraţiei publice, abilitate în conducere şi realizarea sarcinilor ce le revin. Totuşi, această metodă poate avea şi anumite efecte negative datorate rutinei, comodităţii, executării mecanice a unor operaţiuni etc. Rutina este de fapt cea care influenţează cel mai mult pe vechii funcţionari publici care au tendinţa de a deveni autoritari, incapabili de autocritică, nu-şi recunosc greşelile şi încearcă să rezolve orice problemă numai aşa 15
cum doresc ei, ceea ce duce la decizii incorecte. Pentru eliminarea acestor efecte negative, şi mai ales a rutinei, este necesară folosirea experienţei lor pentru îmbunătăţirea muncii şi introducerea unor noi metode de îndeplinire a sarcinilor care să-i determine pe respectivii funcţionari să se autodepăşească, să se adapteze continuu la tot ceea ce este nou. Folosirea
metodei
valorificării
experienţei
înseamnă
încurajarea funcţionarilor din administraţia publică la valorificarea propriului potenţial profesional obţinut în timp, la dezvoltarea capacităţii creative, la creşterea calităţii actelor decizionale din acest domeniu. e) Metoda structurării eficiente a programului funcţionarilor publici a apărut ca urmare a specializării acestora, deoarece timpul de
lucru este de multe ori prelungit peste programul normal de lucru, de multe ori datorită utilizării necorespunzătoare a acestuia. Se ştie că în managementul public informaţiile au un rol deosebit, şi pun anumite probleme legate, pe de o parte, de asigurarea corectitudinii culegerii, iar, pe de altă parte, de valorificarea acestora în fundamentarea deciziilor şi implementarea lor în sistemul administraţiei publice. Rezolvarea, acestor probleme impune structurarea corectă a programului de lucru, adică asigurarea condiţiilor corespunzătoare de desfăşurare a activităţilor la unele locuri de muncă, necesare executării respectivelor sarcini. Desfăşurarea unui program de lucru, corespunzător pentru un funcţionar public presupune confort, climat 16
deschis de lucru, dotat cu cele mai moderne metode, echipament, recompense, adecvate etc. Programul de lucru trebuie structurat atât anual cât şi trimestrial, lunar şi zilnic, astfel încât să existe un raport optim între consumul efectiv de energie pentru realizarea sarcinilor de muncă şi timpul necesar refacerii forţei de muncă (de odihnă şi recreere). Un raport optim permite prevenirea apariţiei oboselii exagerate şi premature a personalului din administraţia publică. Principalele cauze ale oboselii personalului din administraţia publică sunt:
monotonia şi lipsa de interes pentru activitatea pe care o face;
condiţiile organizatorice nepotrivite de la locul de muncă;
tensiuni nervoase etc. Utilizarea unei structurări eficiente a programului de lucru al
funcţionarului public necesită cunoaşterea influenţei factorilor care duc la solicitarea fizică şi nervoasă a acestora, a mediului în care îşi desfăşoară activitatea, a cauzelor care determină starea de oboseală, dar, mai ales, a factorilor psiho-sociali ce determină un anumit comportament managerial.
8.3. METODE DE CERCETARE Dintre metodele de cercetare cunoscute, analiza-diagnostic este mai indicată în sistemul managementului administraţiei publice. Societatea contemporană se concretizează prin schimbări rapide şi, de multe ori profunde, care duc la necesitatea adaptării continue a 16
sistemului administraţiei publice la noile cerinţe ale reorganizării acestuia potrivit noilor condiţii. De aceea, efectuarea analizei diagnostic este necesară ori de câte ori apar anumite schimbări în sistemul administraţiei publice. O asemenea metodă impune parcurgerea a patru etape:.
documentarea asupra domeniului supus analizei;
interpretarea datelor şi informaţiilor culese pe baza diagramei cauză-efect;
identificarea şi analiza punctelor forte şi a celor slabe; prezentarea propunerilor de îmbunătăţire a activităţii.
a) Etapa de documentare asupra domeniului, supus cercetării, este necesară atunci când observarea şi culegerea datelor se referă la:
structura instituţiei publice respective ca şi a relaţiilor sale cu organul ierarhic şi cu publicul;
componentele sistemului informaţional al respectivei instituţii publice inclusiv a circuitelor şi fluxurilor informaţionale;
sistemul decizional adoptat, eficienţa acestuia, a metodelor şi tehnicilor folosite în procesul decizional;
stilul de conducere şi a climatului de muncă unde îşi desfăşoară activitatea funcţionarii publici. Aceste date
16
sunt supuse unei analize detaliate pentru verificarea veridicităţii lor; b) Etapa de interpretare realistă a datelor şi informaţiilor, a cauzelor care au generat situaţii negative sau pozitive în stilul şi metodele de muncă ale funcţionarilor publici. c) Etapa de identificare şi analiză a punctelor forte şi a punctelor slabe ale activităţii din cadrul sistemului administraţiei
publice, ceea ce presupune analiza pe categorii de informaţii şi date culese, ca şi pe structuri organizatorice, pentru a se releva stilul de conducere (eficient sau ineficient) al funcţionarilor publici cu funcţii de conducere, inclusiv climatul în care îşi desfăşoară activitatea în respectiva instituţie. d) Etapa de formulare a propunerilor de restructurare şi perfecţionare a activităţilor, inclusiv prezentarea lor. Este o etapă
laborioasă şi presupune identificarea, în primul rând, a cauzelor care au determinat anumite probleme critice şi dificile, iar in al doilea rând, a situaţiilor pozitive cu efecte benefice asupra activităţii instituţiei respective. Analiza-diagnostic are ca scop, în primul rând, diminuarea până la eliminare a punctelor slabe identificate şi, în al doilea rând, dezvoltarea şi perfecţionarea punctelor forte, pentru ca, în final, să se facă propuneri de redresare, restructurare şi/sau perfecţionare a activităţii.
16
În finalul analizei trebuie făcute consideraţii pertinente asupra acesteia, a eficienţei instituţiei cercetate, ca şi a eficienţei analizei (raportul rezultatele obţinute - cheltuielile efectuate). Alte metode:
Brainstormingul (asaltul de idei); Tabloul de bord Metoda Delphi Metoda Philiph 66 Metoda scenariilor
Rezumat Metodele în managementul administraţiei publice reprezintă un ansamblu de modalităţi de realizare a obiectivelor instituţiilor, specifice unui domeniu, un instrument utilizat pentru realizarea acestor obiective, un mod organizat de gândire şi acţiune pentru obţinerea unor efecte economice maxime cu eforturi minime. Metodele specifice managementului serviciilor publice sunt: • Metode de executare:
metoda constrângerii,
metoda convingerii
metoda cointeresării
• Metode de organizare şi funcţionare 16
metode de organizare ştiinţifică
metoda şedinţei
metoda conducerii eficiente
metoda valorificării experienţei în muncă
metoda
structurării
eficiente
a
programului
funcţionarilor publici • Metode de cercetare
analiza diagnostic
Subiecte de discutat • Prezentaţi metoda (metodele) de management care este implementată în instituţia dumneavoastră; • Analiza diagnostic a instituţiei în care lucraţi; • Tabloul de bord (al unuia dintre directorii instituţiei în care lucraţi).
16
TESTE MANAGEMENTUL SERVICIILOR PUBLICE 1. Arătaţi care din variantele prezentate mai jos reprezintă funcţii ale managementului serviciilor publice a) previziune, cercetare-dezvoltare, organizare, producţie, salarizare; motivare; b) previziune, organizare planificare, conducere, motivare; antrenare; c) previziune, coordonare, decizie, comercială, financiarcontabilă; administrare; d) previziune, organizare, cercetare-dezvoltare, comunicare, personal; coordonare; e) previziune, organizare, coordonare, antrenare, controlevaluare, administrare. 2. Conţinutul procesului de management este dat de: a) previziune, prognoză, antrenare, comunicare, control-evaluare; b) comunicare, organizare, antrenare, programare, controlevaluare;
16
c) organizare,
coordonare,
planificare,
motivare,
control-
antrenare, organizare,
control-
evaluare; d) previziune, coordonare, evaluare; e) motivare, programare, organizare, comunicare, control-reglare.
3. Acţiunile prin care subiectul conducător stabileşte obiectivele organizaţiei modalităţile de realizare a lor şi alocă resursele necesare sunt cuprinse în funcţia de: a) motivare; b) coordonare; c) organizare; d) previziune; e) control-reglare (evaluare). 4. Procesul prin care se transmit şi recepţionează mesaje între membrii unei organizaţii în vederea realizării obiectivelor este inclus în funcţia de: a) organizare; b) previziune; c) coordonare; d) antrenare; e) control-reglare. 5. Motivaţia este o componentă a funcţiei de: a) prognoză; 16
b) organizare; c) coordonare; d) antrenare; e) control-reglare.
6. Cea mai importantă trăsătură a motivării se referă la: a) acordarea de recompense / sancţiuni în exclusivitate materiale; b) acordarea de recompense materiale şi moral-spirituale în exclusivitate; c) acordarea de recompense / sancţiuni atât materiale cât şi moral-spirituale; d) acordarea de recompense / sancţiuni în fiecare zi; e) acordarea de sancţiuni materiale şi moral-spirituale cu preponderenţă; 7. Care din elementele prezentate mai jos constituie componente majore ale managementului organizaţiei? a) subsistemul organizatoric, subsistemul informaţional, decizia,
subsistemul motivaţional; b) subsistemul
organizatoric,
subsistemul
informaţional,
subsistemul motivaţional, metode şi tehnici de stimulare a creativităţii; c) subsistemul
organizatoric,
subsistemul
subsistemul metodologic, subsistemul decizional. 16
informaţional,
8. Postul, compartimentul şi ponderea ierarhică sunt componente ale structurii organizatorice a sistemului public. Ce alte subdiviziuni organizatorice cunoaşteţi din cele prezentate în continuare: a) sarcinile, atribuţiile, obiectivele individuale; b) funcţia, nivelul ierarhic, atribuţiile; c) funcţia, funcţiunile şi activităţile; d) funcţia, nivelul ierarhic, relaţiile organizatorice; e) sarcinile, funcţia, obiectivele individuale. 9. Regulamentul de organizare şi funcţionare (ROF), organigrama, descrierea funcţiei şi fişa postului sunt componente ale: a) sistemului informaţional; b) sistemul decizional; c) structuri organizatorice; d) sistemului organizatoric; e) ale nici uneia din cele prezentate mai sus. 10. Care din elementele prezentate mai jos sunt documente organizatorice: a) ROF; b) Graficul GANTT; c) Graficul PERT; d) organigrama; e) drumul critic;
16
f) fişa postului; g) descrierea funcţiei.
11. Sistemul informaţional îndeplineşte mai multe funcţii în cadrul managementului public regăsite printre elementele prezentate în continuare: a) funcţia de vehiculare a informaţiilor; b) funcţia decizională; c) funcţia de prelucrare automată a informaţiilor; d) funcţia operaţională; e) funcţia documentară (de documentare); f) funcţia de informare a activităţii firmei; 12. Se dă următoarea situaţie: Structura organizatorică a societăţii ELECTRICA cuprinde mai multe compartimente funcţionale, subordonate după cum urmează: -managerului general: compartimentul resurse umane, compartimentul strategii, compartimentul AQ -managerului tehnic: compartimentul cercetare, compartimentul organizare, compartimentul programare, compartimentul investiţii, 3 secţii, un atelier metrologie compartimentul -managerului economic-comercial: aprovizionare, compartimentul desfacere, compartimentul 17
marketing,
compartimentul
financiar-contabilitate,
compartimentul informatică. Care din combinaţiile enumerate mai jos exprimă cel mai corect dimensiunea ponderilor ierarhice pentru cei trei manageri de nivel superior (cifrele din paranteze indică, în ordine, ponderile managerului general, managerului tehnic şi de producţie, managerului economic-comercial). a) (3, 8, 5); b) (5, 8, 5); c) (4, 5, 5); d) (5, 5, 4); e) (6, 8, 2).
13. Data, circuitului informaţional şi procedura informaţională sunt componente ale sistemului informaţional al managementului public: Ce alte elemente din cele prezentate mai jos sunt componente ale sistemului informaţional: a) informaţia; b) postul; c) organigrama; d) fluxul informaţional; e) funcţia; f) mijloace de preluare a datelor; g) ponderea ierarhică.
17
14. Pentru creşterea eficacităţii comunicaţiilor în instituţiile publice este necesar să se acţioneze în mai multe direcţii. Unele dintre ele sunt prezentate în enumerarea de mai jos. 1. motivarea adecvată a comunicării; 2. asigurarea unei comunicări clare, concise; 3. elaborarea unor strategii şi politici realiste; 4. perfecţionarea managerilor; 5. promovarea managerului prin obiectivele şi prin bugete; 6. descentralizarea managerială; 7. perfecţionarea structurii organizatorice; 8. creşterea ponderii deciziilor strategice şi tactice. Care dintre combinaţiile exprimă cel mai corect astfel de modalităţii? a. 1-2-3-4 b. 1-2-4-5 c. 2-3-4-5 d. 1-2-4-8 e. 1-2-4-7 15. Elementul hotărâtor în selecţia şi încadrarea personalului este: a. vechime în muncă; b. cunoştinţele, calităţile, aptitudinile şi comportamentele; c. postul deţinut anterior; d. studiile atestate de certificate sau diplome; e. vârsta; 17
f. poziţia în societate.
16. Se dă următoarea situaţie: Şeful compartimentului „Management" hotărăşte ca începând cu azi, inginerul Ionescu să nu se mai ocupe de adaptarea Regulamentului de Organizare şi Funcţionare, datorită frecventelor depăşiri de termene. Această lucrare va reveni economistului Popescu, cu aceeaşi vechime în compartiment. Se procedează, în consecinţă, la modificarea fişelor de post ale celor doi specialişti. Arătaţi dacă în cazul descris mai sus s-a utilizat delegarea? a. da, deoarece sunt respectate regulile; b. nu, pentru că nu s-au respectat regulile delegării; c. nu, pentru că nu s-au avut în vedere toate etapele delegării; d. nu, pentru că decizia adoptată de şeful compartimentului este una de natură organizatorică; e. nu, pentru că nu au făcut obiectul delegării toate elementele de definire a postului. 17. Care din variantele de mai jos exprimă cel mai bine sensul expresiei: „Atribuirea temporară a exercitării unei sarcini de către manager subordonatului său nemijlocit, împreună cu competenţele şi răspunderea necesară"? a. descentralizarea managerială; b. delegare; 17
c. delegarea de sarcini; d. delegarea de responsabilităţi; e. delegarea de autoritate.
18. Delegarea se caracterizează prin mai multe componente şi etape de aplicare: 1. delimitarea sarcinilor conducătorului în posibile, probabile şi imposibile de delegat; 2. „însărcinarea"; 3. atribuirea competenţei formale (autorităţii); 4. acordarea responsabilităţii; 5. obţinerea avizului şefului ierarhic pentru delegare; 6. optimizarea raporturilor dintre încredere şi control; 7. evaluarea rezultatelor delegării; 8. efectuarea delegării numai între un manager şi un subordonat nemijlocit al acestuia. Care din variantele de mai jos sunt componente ale delegării? a. (1,2,6) b. (1,3,7) c. (2,3,4) d. (2,3,5) f (5,6,8)
17
19. Realizarea unui studiu de diagnosticare implică mai multe etape. Alegeţi-le din enumerarea prezentată în continuare. 1. prezentarea caracteristicilor tipologice ale instituţiei 2. documentarea preliminară; 3. identificarea şi interpretarea simptomelor semnificative; 4. precizarea cauzelor care provoacă disfuncţionalităţi (puncte slabe) 5. precizarea cauzelor care provoacă punctele forte; 6. evidenţierea cauzală a principalelor puncte forte; 7. stabilirea disfuncţionalităţilor şi a cauzelor care le generează; 8. elaborarea de recomandări; a. 2-3-6-7-8 b. 1-2-4-5-8 c. 1-3-6-7-8 d. 2-3-4-5-8 e. 1-2-3-4-5
17
