LEGAJO DE PROGRAMACIÓN
Operativa
PP LEGAJO DE PROGRAMACIÓN
EXPLICA CIÓN
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN Este Este lega legajo jo debe deberá rá cont conten ener er y cons conserv ervar ar toda toda aque aquelllla a info inform rmac ació ión n que que nos nos permi permita ta real realiz izar ar una una programación efectiva y una auditoría eficiente. La prog program ramac ació ión n es impo import rtant ante e en cual cualqu quie ierr tipo tipo de traba trabajo jo,, inde indepe pendi ndient entem ement ente e de su tama tamaño ño y naturaleza. Esto significa que un trabajo debe ser adecuadamente planificado para satisfacer nuestro objetivo global de auditoría y determinar los mtodos para alcanzarlo.
!E!"#$%&" &E 'L$%()(*$*(+% &E $&(-"#($ $&(-"#($ '#"*E&(!(E%-" &E &($/%"-(*" 0 $*-(1(&$&E '#E1($ $ L$ 'L$%()(*$*(+% E1$L$*(+% &EL (-E!$ &E *"%-#"L (%-E#%" *"##E'"%&E%*($ #E*(2(&$ 0 E!(-(&$
PP-01
PP-02
PP-03
PP-04
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA
EMPRESA MULTINACIONAL S.A. Audi!"i# O$%"#i&# d%' 01 d% %(%"! #' 31 d% di)i%*+"% d% 2014 MEMOR,NDUM DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA 1.
TÉRMINOS DE REFERENCIA 1.1 %aturaleza del trabajo 1,2 'rincipales responsabilidades a nivel de informes 1.3 $lcance de la revisión a ser efectuada y las restricciones en el alcance del trabajo 3si las 4ubiera5. 1.4 %ormas, principios y disposiciones a ser aplicadas en el desarrollo del trabajo. 1.5 $ctividades y fec4as de mayor importancia
2.
INFORMACIÓN SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA ENTIDAD Y SUS RIESGOS INHERENTES 2.1 Estructura patrimonial y marco legal de la entidad
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 3. 4. 5. 6. 7. #. &. 1'. 11.
'rincipales productos o servicios 'rincipales productos o políticas de mercadeo !todos de operación 'olíticas de compra y venta 'rincipales clientes y proveedores 'rincipales fuentes de generación de recursos
ESTRUCTURA ORGANIATI!A DE LA ENTIDAD SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y CONTABLE E!ALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO AMBIENTE DE CONTROL ENFO"UE DE AUDITORIA TRABA$OS REALIADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA O E%TERNA. APOYO DE ESPECIALISTAS ADMINISTRACIÓN DEL TRABA$O PROGRAMAS DE TRABA$O
*umplimiento a la normativa vigente y el 'lan "perativo $nual de $ctividades de la nidad de $uditoría (nterna, correspondiente a la gestión 6789, se 4a efectuado la planificación detallada de la auditoria de *onfiabilidad de los registros *ontables y los Estados )inancieros comprendido del 8 de enero al :8 de diciembre de 6789.En
El trabajo se desarrollará en cumplimiento del 'lan "perativo de $ctividades de la nidad de auditoria (nterna, el e;amen consistirá en e;presar una opinión sobre la confiabilidad de los registros contables y Estados )inancieros de la empresa !L-(%$*("%$L .$., por el periodo 6789, de acuerdo a Los 'rincipios, %ormas /enerales y 2ásicas de *ontrol (nterno /ubernamental, %ormas de $uditoria /eneralmente $ceptados y otras disposiciones legales vigentes
La má;ima autoridad ejecutiva de la entidad es responsable de la presentación oportuna de los Estados )inancieros y de la veracidad de la información contenida en los mismos. El titular de la nidad de $uditoría (nterna de la Entidad, es responsable por la opinión que emita en función a la auditoría realizada.
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN
El alcance de la auditoria comprende todas las actividades y operaciones de la Empresa !L-(%$*("%$L por el periodo comprendido entre E%E#" a &(*(E!2#E de 6789.
En función de los resultados de la fase de estudio preliminar y planificación, se identificaran las áreas, operaciones o funciones o actividades desarrolladas en la oficina central, que se evaluaran en forma específica. %o se verificaran las operaciones en las unidades operativas localizadas fuera del área urbana. El desarrollo del trabajo de auditoria operativa se efectuara en función de la siguiente normativa< •
%ormas de auditoria operativa
•
&isposiciones legales y profesionales relativas al ejercicio del proceso de auditoria
$ continuación se detallan las fec4as de mayor importancia, relacionadas con la planificación, ejecución y finalización de nuestra auditoria< CONCEPTO
FECHA
Reunión con la Ing. Carla Patricia Justiniano C. representante legal de la empresa industrial MULTINACIONAL S.A %isita a la empresa industrial MULTINACIONAL S.A.
!"#"$#!
'(ecución de las prue)as de cumplimiento de auditor*a + an,lisis de los documentos Re-isión de papeles de tra)a(o ela)oración del in/orme preliminar Presentación del )orrador del in/orme
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!L-(%$*("%$L .$. fue fundada por el r. =orge trauss. En el año 8>?>, estructurándose como una ociedad $nónima dedicada a la producción y venta de acero. La empresa inicio sus operaciones industriales el 8@ de julio de 8>?> mediante la adquisición de la planta de producción de acero
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN La empresa industrial !L-(%$*("%$L .$. es una institución que posee personería jurídica para ejercer todos los actos de la vida civil y publica. La empresa industrial !L-(%$*("%$L .$. se gobierna democráticamente, con la participación de los funcionarios y los reglamentos que dicten para su desenvolvimiento interno .
us principales productos o servicio que brinda esta empresa son específicamente se dedica a la fabricación de productos de acero para luego ponerlo a la venta y comercializarlo en el mercado correspondiente. El mercado de servicios no provee la cantidad razonable de personal especializado para el mantenimiento correctivo y preventivo de las maquinarias, utilizadas en las actividades específicas más importantes de la entidad.
Las principales políticas de mercadeo son las de ventas al por mayor, a clientes e;tranjeros y nacionales, tanto al crdito como al contado. %o e;isten intermediarios en la venta de los productos. i no que lo realizan directamente con sus demandantes.
Los mtodos de operación más usuales se refieren al proceso productivo, utilizando maquinaria y tecnología moderna, de Altima generación, contando con un equipo propio de tcnicos, encargados del proceso productivo y operativo de la empresa.
Las importaciones de sus productos se efectAan de Estados nidos y otros países, cumpliendo la normativa legal vigente. En cumplimiento de estas normas y sus reglamentos internos, con solicitud efectuada y aprobación por parte del ervicio de (mpuestos %acionales, la Empresa cierra sus operaciones cada :8 de diciembre
Los recursos que obtiene para el financiamiento de sus operaciones provienen principalmente de las ventas y los prestamos obtenidos del sistema bancario nacional. $ su vez, estos recursos son aplicados en la importación de materias primas e insumos.
E*#E-$#($
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN $E"#B$ LE/$L $&(-"#($ (%-E#%$ (.1 GERENTE DE COMERCIALIACIÓN &epartamento de ventas )* &epartamento de crditos y cobranzas +* (.2 GERENTE DE PRODUCCIÓN &epartamento de procesos )* &epartamento de control de producción +* &epartamento de almacenes * &epartamento de control de calidad -* (.3 GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANAS &epartamento de *ompras y suministros )* &epartamento de contabilidad +*
Las operaciones y transacciones efectuadas en la entidad, de acuerdo a e;plicación y versión de los responsables, se registran contablemente de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados y normas vigentes en 2olivia.
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN La entidad emite los siguientes Estados financieros e;igidos por las normas contables, sin embargo del relevamiento efectuado observamos que la misma no es utilizada por la gerencia, con un instrumento y medio para la toma de decisiones< • • • • •
2alance general Estado de resultados Estado de Evolución del 'atrimonio %eto Estado flujos de efectivo Estado de ejecución presupuestaria de ingresos y gastos
&e la revisión adicional al ambiente de control vigente en la entidad, identificamos los siguientes aspectos< •
•
•
•
La estructura organizacional no fue revisada ni actualizada desde el año 8>>7 E;isten reglamentos y manuales de procedimientos para las principales operaciones, los cuales si bien fueron debidamente aprobadas, no se cumplen en las operaciones que los regulan. El personal de la entidad no fue contratado a travs de e;ámenes de competencia o concurso de mritos. &ebido a la ine;istencia de un manual de funciones, no se conoce si el perfil profesional del personal es pertinente al cargo desempeñado, por lo que tampoco se conoce si la asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del personal es adecuada. En los niveles productivos y de planificación se manejan definición de objetivos, metas e indicadores de rendimiento, los cuales no están debidamente documentados.
La empresa cuenta dentro de su estructura organizacional, con una nidad de $uditoría (nterna que ejecuta evaluaciones periódicas del área contableCfinanciera de los departamentos y secciones más importantes dentro de la entidad. in embargo, todas las evaluaciones de auditoría financiera se efectAan a travs de firmas privadas de auditoria e;terna. La $lcaldía cuenta con las unidades operativas que se detallan a continuación< • •
anta *ruz La 'az
%uestro enfoque de auditoria estará basado en los siguientes aspectos<
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN •
•
•
•
elección preliminar de 4allazgos de auditoria en base la identificación de problemas y riesgos en las áreas críticas con respecto a eficiencia, eficacia y economía. 'rocedimientos específicos requeridos para las áreas de mayor riesgo o para temas que requerirán una atención especial. 'ruebas de cumplimiento para aquellas áreas en las cuales se identifique controles, para verificar la vigencia y cumplimiento de los mismos en la práctica. 'ruebas sustantivas o de mayor profundidad para aquellas áreas en las cuales no se identifiquen controles.
La evaluación del sistema de control interno, efectuada durante la etapa de planificación de la auditoria identifico operaciones críticas y debilidades en las siguientes áreas de la entidad< •
•
$ 0 1 ! &
Drea de producción del 'roducto $ área de almacn de productos terminados 'roducto 2
Lic. Carlos Padilla Anel Villane!a Fa"iola Hr#ado Carla Js#iniano Glad$s %an#os Dr. Jor&e %#rass TOTAL3
Je/e de comisión Super-isor Asistente I Asistente II Asistente III Asesor legal
&! 2rs !! 2rs $# 2rs ## 2rs 1# 2rs 24 2rs
### 2rs
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN COMI%IÓN DE A'DITORE%
PLANIF.
Je(e de co)isi*n %+er!isor Asis#en#e I Asis#en#e II Asis#en#e III Asesor le&al
1# 2rs 10&2rs
TOTAL,
!## 2rs
EJEC. 1# 2rs $# 2rs ## 2rs 1# 2rs
INFORME
TOTAL
$! 2rs 4! 2rs
&! 2rs !! 2rs $# 2rs ## 2rs 1# 2rs $1 2rs
## 2rs
### 2rs
$1 2rs 1## 2rs
El trabajo de auditoria a desarrollar no reviste muc4a complejidad, por lo que no se 4ace necesario la participación de especialistas o e;pertos en otras áreas.
Audi!"i# O$%"#i&# d%' 01 d% %(%"! #' 31 d% di)i%*+"% d% 2014
8.C La cuenta de inventarios /(0 y las transacciones ocurrieron durante el periodo bajo e;amen
2.C La cuenta de inventarios es de (-)- de la entidad 3.C -odas las transacciones relativas la cuenta de inventarios 4an sido registradas y se encuentran incluidas en los estados financieros, a )0 apropiados. 4.C-odas las transacciones relacionadas con la cuenta de inventarios 4an sido registradas 89):8 dentro el periodo respectivo y que como consecuencia de ellos no e;isten sobre o subestimaciones en el rubro. 5.C-odas las cuentas del inventario están adecuadamente clasificadas, descritas y /;0)0, de conformidad con principios y prácticas de aceptación general. 6.C-odas las transacciones y operaciones involucradas con la cuenta de inventarios se 4an registrado, ) < : =) ;(-.
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN 5.
"bservar si los equipos de recuento cubren sistemáticamente las áreas asignadas a fin de asegurar una
PROCEDIMIENTOS IN!ENTARIOS F>SICOS P))(?8 () 1.
"btener una lista completa de la ubicación geográfica de las e;istencias y los montos totales en cada establecimiento.
2.
"btener una copia preliminar de las instrucciones relativas al recuento físico con suficiente antelación a la fec4a del inventario para tratar con la institución las modificaciones necesarias. #evisar los procedimientos y las instrucciones re recuento. -ratar con funcionarios de la institución las áreas problemas potenciales o las debilidades aparentes.
3.
1isitar las áreas antes de comenzar el inventario físico para evaluar la distribución de las e;istencias y determinar las que pueden requerir especial atención durante el mismo.
4.
"btener un listado de< •
&epartamentos o áreas
•
%ombres de los jefes de departamento
*antidad 3secuencia5 de las tarjetas o planillas de recuerdo enviadas a cada área. &eterminar la cantidad de recuentos que debemos realizar y registrar en cada cobertura completa, sin superponer áreas que son responsabilidad de otros equipos. •
ELA-ORADO POR, CARLA J'%TINIANO ANEL VILLAN'EVA FA-IOLA H'RTADO / GLAD/% %ANTO%
5555555555555555555
REVI%ADO POR, LIC. PADILLA CARLO%
5555555555555555555
6ec2a
6ec2a
LE0DO / ENTENDIDO POR,
5555555555555555555 6ec2a
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN
PROCEDIMIENTOS DE DIAGNÓSTICOS Y ACTIVIDADES PREVIAS A LA PLANIFICACIÓN
Audi!"7# O$%"#i&# d%' 0; d% u(i! #' 31 d% di)i%*+"% d% 2014
CONTENIDO
REFERENCIA PT
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN R):(8 - 0 )8-80 < +)0 9) - ) 8(-)-. La empresa !L-(%$*("%$L .$. es una fábrica de productos de acero que opera en el medio empresarial de anta *ruz de la ierra. )ue constituida mediante instrumento pAblico %@ 7F>7 del 8@ de julio de 8>?>.
A8@(0(0 - ) (8:)(?8 (8)8() /(08 8 ) 8(-)-. Los recursos que obtiene para el financiamiento de sus operaciones provienen principalmente de las ventas y los prestamos obtenidos del sistema bancario nacional. A8@(0(0 - )(80 Las importaciones de sus productos se efectAan de Estados nidos y otros países, cumpliendo la normativa legal vigente. D:(8)(?8 - ) );-()+((-)- - ) 8(-)'rovee facilidad relativa en e;aminar, verificar o demostrar un sistema. 'ara que un sistema sea auditable, dbe satisfacer las pruebas de GcontabilidadH y GvisibilidadH.
D0) - 0 -(:(80 'rocedimiento de gestión de permiso 'rocedimiento documentado para el resguardo y análisis 'olíticas de acceso a datos 'rocedimiento para la recuperación del sistema ante fallas • • • •
C8;0(?8 'odemos ver los procedimientos y tcnicas que asen falta para asegurar el logro de los objetivos de los diferentes sistemas
Audi!"7# O$%"#i&# d%' 0; d% u(i! #' 31 d% di)i%*+"% d% 2014
CONTENIDO
Rele!a)ien#o de los an#eceden#es $ "ase le&al de la en#idad. La empresa MULTINACIONAL S.A. es una /,)rica de productos de acero 7ue opera en el medio empresarial de Santa Cru8 de la Sierra. 6ue constituida mediante instrumento p9)lico N: !!#";# del : de (ulio de ;<;. An1lisis de la in(or)aci*n 2nanciera e3is#en#e en la en#idad. Los recursos 7ue o)tiene para el =nanciamiento de sus operaciones pro-ienen principalmente de las -entas los prestamos o)tenidos del sistema )ancario nacional.
An1lisis de relaciones,
REFERENCIA PT
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN Las importaciones de sus productos se e/ect9an de 'stados Unidos otros pa*ses> cumpliendo la normati-a legal -igente. De#er)inaci*n de la adi#a"ilidad de la en#idad Pro-ee /acilidad relati-a en e?aminar> -eri=car o demostrar un sistema. Para 7ue un sistema sea audita)le> d)e satis/acer las prue)as de @conta)ilidad @-isi)ilidad.
Desarrollo de o#ros +rocedi)ien#os • •
•
Procedimiento de gestión de permiso Procedimiento documentado para el resguardo an,lisis Procedimiento para la recuperación del sistema ante /allas
Conclsi*n Podemos -er los procedimientos tBcnicas 7ue asen /alta para asegurar el logro de los o)(eti-os de los di/erentes sistemas
La empresa !L-(%$*("%$L .$. es una fábrica de productos de acero que 7opera e El medio empresarial de anta *ruz de la ierra. )ue constituida mediante (nstrumento pAblico %@ 7F>7 del 8@ de julio de 8>?> Los recursos que obtiene para el financiamiento de sus operaciones provienen principalmente de las ventas y los prstamos obtenidos del sistema bancario %acional. $ su vez, estos recursos son aplicados en la importación de materias prima E insumos. Las importaciones de sus productos se efectAan de Estados nidos y otros países, cumpliendo la normativa legal vigente. En cumplimiento de estas normas y su #eglamentos internos, con solicitud efectuada y aprobación por parte del ervicio de (mpuestos %acionales, la Empresa cierra sus operaciones cada :8 de diciembre.
En función de los resultados de la fase de estudio preliminar y planificación, se identificaran las áreas, operaciones o funciones o actividades desarrolladas en la oficina central, que se evaluaran en forma
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN específica. %o se verificaran las operaciones en las unidades operativas localizadas fuera del área urbana.
%o 4ay ningAn tipo de problema, la consultora $&("'E L-&$. 'uede acceder a todos los documentos de la empresa sin restricción alguna.
La responsabilidad de la firma de auditoría es la de emitir un informe de auditoría operativa con los resultados de la evaluación de los anteriores aspectos, determinando si los mismos fueron planificados y ejecutados con eficacia, eficiencia y economía .
La evaluación del sistema de control interno, efectuada durante la etapa de 'lanificación de la auditoria identifico operaciones críticas y debilidades en las siguientes áreas de la entidad< • •
Drea de producción del 'roducto $ Drea de almacn de productos terminados 'roducto 2
La empresa en todo su entorno y revisión efectuada no tuvo mayores, (nconvenientes no reviste de muc4a complejidad. 'or lo tanto realizaremos una #evisión enmarcada en las leyes y normas establecidas.
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Audi!"7# O$%"#i&# d%' 01 d% u(i! #' 31 d% di)i%*+"% d% 2014 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN
CONTENIDO
REFERENCIA PT
Co)+onen#e de A)"ien#e de con#rol 'l n9cleo de un negocio es su personal el entorno en el 7ue tra)a(a. Los empleados son el motor 7ue impulsa a la entidad los cimientos so)re los 7ue descansa todo.
PP3-1
Co)+onen#e de e!alaci*n de ries&os La entidad de)e conocer a)ordar los riesgos a los 7ue se en/renta de=nir los o)(eti-os integrados en la acti-idad de -entas> producción> comerciali8ación> =nan8as. Para 7ue la organi8ación /uncione de /orma coordinada.
PP3-2
Co)+onen#e de ac#i!idades de con#rol e)en esta)lecerse e(ecutarse pol*ticas procedimientos 7ue auden a conseguir una seguridad ra8ona)le de 7ue se lle-an a ca)o en /orma e=ca8 las acciones consideradas necesarias para a/rontar los riesgos 7ue e?isten respecto a la consecución de los o)(eti-os de la entidad>
PP3-3
Audi!"7# O$%"#i&# d%' 01 d% u(i! #' 31 d% di)i%*+"% d% 2014 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Co)+onen#e de in(or)aci*n $ co)nicaci*n $nalizando las evidencias obtenidas llegamos que evidenciar que el control interno Las acti-idades est,n de sistemas de tiene susrodeadas puntos dbiles y puntos fuertes que los detallaremos a continuación< in/ormación comunicación> esto permiten 7ue el personal de la entidad capten e intercam)ien in/ormación PUNTOS DBILES DEL la CONTROL INTERNO5 re7uerida para desarrollar> gestionar controlar sus *ompatibilización de los manuales o reglamentos. operaciones. •
#egistros de control y seguimiento. Co)+onen#e de %+er!isi*n *ontrol en los registros contables. las Todo proceso de)e ser super-isado introduciBndose #egistros de mercadería perteneciente a la empresa. modi=caciones pertinentes cuando sea necesario • • •
oportuno> de esta manera el sistema puede reaccionar PUNTOS DEL INTERNO5 ,gilmente cam)iar deFUERTES acuerdo a lasCONTROL circunstancias. • • •
La empresa cuenta con reglamentos específicos. &ifusión del reglamento específico. E;isten evidencias de auditoría de los Altimos periodos.
$nalizando los puntos dbiles y fuertes del control interno 4emos determinado que el control interno tiene dos aspectos importantes los cuales necesitan de muc4o control. -ambin 4emos evidenciado las siguientes fallas de control interno< %o 4ay una base de datos que registre la entrada y salida de las mercadería en forma detallada y ordenada. -ampoco e;iste un control o no cuenta con personal capacitado que supervise la producción de la empresa. •
•
CUESTIONARIO PARA EVALUACIÓN DE PROCESO DE AUDITORIA OPERATIVA
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN
Audi!"7# O$%"#i&# d%' 01 d% %(%"! #' 31 d% di)i%*+"% d% 2014
N
FECHA DESCRIPCIÓN RECEPCIÓN
4 86F7:F678
5 76F7IF678
'ara el &irectorio de los $ccionistas
8F7JF678
'ara el &irectorio de los $ccionistas
6
7 6:F7JF678
8
N
'ara el &irectorio de los $ccionistas
'ara la 'residenta de la Empresa !ultinacional
7?F7?F678 'ara el jefe de planta
FECHA REMISIÓN DESCRIPCIÓN
&estinada a la
FIRMA
CCCCCCCCCCCCCCCC C
CCCCCCCCCCCCCCCC C
CCCCCCCCCCCCCCCC C
CCCCCCCCCCCCCCCC C
CCCCCCCCCCCCCCCC C
FIRMA
ACLARACIÓN DE LA FIRMA
OBS.
se generará la planilla para firmas del responsable del manejo de documentos oficiales se generará la planilla para firmas del responsable del manejo de documentos oficiales se generará la planilla para firmas del responsable del manejo de documentos oficiales se generará la planilla para firmas del responsable del manejo de documentos oficiales se generará la planilla para firmas del responsable del manejo de documentos
3)# $&C/E&C 785
3)# $&C/E&C 785
3)# $&C/E&C 785
3)# $&C/E&C 785
3)# $&C/E&C 785
ACLARACIÓN DE LA FIRMA
OBS.
El au;iliar de
3)ormato )#C
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN 8
6
:
9
86F7:F67 8
76F7IF67 8
8F7JF678
6:F7JF67 8
empresa 'roveedora de materias primas &estinada 4acia un accionista =orge trauus
&estinada 4acia un accionista )reddy #omero &estinada 4acia un accionista Kerlan teinmbac4
CCCCCCCCCCCCCCC
CCCCCCCCCCCCCCC
CCCCCCCCCCCCCCC
CCCCCCCCCCCCCCC
correspondencia recibirá y la registrará manualmente en la 'lanilla del recorrido respectivo El au;iliar de correspondencia recibirá y la registrará manualmente en la 'lanilla del recorrido respectivo El au;iliar de correspondencia recibirá y la registrará manualmente en la 'lanilla del recorrido respectivo El au;iliar de correspondencia recibirá y la registrará manualmente en la 'lanilla del recorrido respectivo
$&C/E&C 785
3)ormato )#C $&C/E&C 785
3)ormato )#C $&C/E&C 785
3)ormato )#C $&C/E&C 785
Audi!"7# O$%"#i&# d%' 01 d% Ju(i! #' 31 d% di)i%*+"% d% 2014
La documentación recibida debe estar relacionada con asuntos de la empresa u organización que radica. En lo posible y a menos que se estipule lo contrario, no se deben tener en cuenta las comunicaciones relacionadas con asuntos personales o particulares de cada empleado. El documento que se recibe debe tener una apariencia y estado aceptables. e deben rec4azar documentos deteriorados, rotos, 4Amedos, manc4ados, mutilados, violados o con cualquier otra característica que indique que el recibir el documento puede ocasionar problemas posteriores. En cuanto a normas de seguridad, se debe verificar el contenido en presencia de quien lo entrega. La información del remitente debe ser clara, suficiente y precisa con %ombre o empresa, dirección y ciudad. En ningAn caso deben recibirse comunicaciones que carezcan de esta información o la presenten incompleta o confusa. Este tipo de situación puede presentar riesgos para la seguridad.
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN -oda comunicación que se recibe debe ser dirigida a una persona dentro de la organización, de manera que sta se 4aga responsable de 4acer las gestiones necesarias para que dic4a documentación cumpla su objetivo. e debe evitar dirigir comunicaciones a departamentos o grupos de personas, pues de esta manera no se crea una responsabilidad. En caso contrario, la persona que radica deberá revisar lo mejor posible el documento de manera que se pueda identificar y asignar una responsabilidad. -oda documentación o comunicación recibida debe ser marcada con la fec4a y la 4ora e;actas en que se recibe y de ser posible registrar esta información en un sistema de información que no permita la alteración o ajuste posterior de esta. /eneralmente se autoriza a la oficina de radicación para revisar toda la correspondencia que llega, verificar el contenido de sobres, paquetes o cualquier tipo de empaque. olo se dejan intactos los paquetes o documentación remitida a nombre del #ector /eneral o #ectores de ede. *uando se coloquen sellos o sticers a la correspondencia enviada o a las pruebas de recibo, debe 4acerse en los lugares indicados para ello y ante todo evitar ocultar información de los documentos o alterar su contenido.
El funcionario de la #ecepción 'rincipal será el encargado de recibirla y radicarla y el responsable del manejo de documentos oficiales en el área 3*entro de /estiónFnidad $cadmica5, será el encargado de tramitarla. i es correspondencia oficial, debe verificar el contenido y certificar el recibo con sello de #eloj #adicador que refiera datos de fec4a, 4ora y firma. i es correspondencia personal, sólo se limitará a recibirse sin confrontar el contenido del documento ni su integridad y proceder a firmar la copia o acuse de recibo del remitente. &espus se registra en el )ormato A-:(8(0)(?8 D;:80 O(()0 3)# $&C/E&C785. )inalmente, se procederá a clasificar la correspondencia por dependencias, y se generará la planilla para firmas del responsable del manejo de documentos oficiales por cada área 3*entro de /estiónFnidad $cadmica5. Este funcionario a su vez, verificará el contenido de la planilla contra la correspondencia entregada, firmará la planilla y la devolverá. El au;iliar de correspondencia recibirá la planilla y la arc4ivará en el consecutivo correspondiente.
La correspondencia enviada debe ser entregada al $u;iliar de correspondencia 3recorredor5 en cada uno de los 4orarios programados por el funcionario delegado por cada área. Es aconsejable que el funcionario espere 4asta el momento que le sea registrado en el control de correspondencia.
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN La correspondencia que se desee enviar debe tener claramente especificados los datos del corresponsal al que se envía la documentación. Los datos aportados deben ser suficientes para que la comunicación llegue a su destino. La correspondencia enviada debe estar firmada solo por personal autorizado para firmar comunicaciones emitidas por la niversidad, pues se debe tener en cuenta que es el nombre de la institución el que puede resultar afectado o beneficiado cuando la comunicación es emitida. -oda correspondencia que se envía deber ser radicada. $nte cualquier inconveniente jurídico, no se 4ará responsable por cartas o asuntos que no se 4ayan radicado. *uando se coloquen sellos o sticers a la correspondencia recibida o a las pruebas de recibo, debe usarse en los lugares indicados para ello y ante todo evitar ocultar información de los documentos o alterar su contenido.
El funcionario responsable del manejo de documentos oficiales en el área 3*entro de /estiónFnidad $cadmica5, será el encargado de gestionan los documentos que se emitan. e inicia generando el documento teniendo en cuenta< medios de producción 3físico o electrónico5, determinación de soportes documentales, trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la (nstitución y firmas autorizadas. $sí mismo, se le asigna el consecutivo Anico de acuerdo a la estructura establecida como parte del sistema de información de documentos oficiales. 'or ejemplo< El au;iliar de correspondencia recibirá la correspondencia y la registrará manualmente en la 'lanilla del recorrido respectivo 3)ormato A-:(8(0)(?8 D;:80 O(()0 3)#C$&/E&C 785. En el punto de #ecepción 'rincipal, se realiza la clasificación de los documentos de acuerdo a su destino y se actualiza el sistema de *ontrol de documentos oficiales 3)ormato )#C$&C/E&C 785 y se entrega al funcionario responsable 3mensajero5 para su respectivo trámite, 4aciendo firmar esta planilla que certifica su recepción en tres diferentes criterios< documentos para distribución fuera del área, para distribución interna en el área y para distribución fuera de la (nstitución. e actualiza el sistema de información de documentos oficiales ingresando los datos correspondientes a la entrega del documento a su destinatario final o al responsable de la recepción del documento y en recorrido respectivo, se 4ace entrega de los acuses de recibo o copias de radicación.
