02 Legajo Corriente 2016

GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL VALLES

LC AUDITORÍA ESPECIAL UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

ENTIDAD: G.A.M. Valles

FECHA: Gestión 2016 LEGAJO CORRIENTE

DESCRIPCIÓN PLANILLA DE PENDIENTES DE SUPERVISIÓN SUMARIA DE ASPECTOS POR EXAMINAR PROGRAMA PROGRAM A DE AUDIT AUDITOR OR A HALLAZGOS DE AUDITORÍA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD HALLAZGOS RELEVANTES DE CONTROL INTERNO CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y ALCANCE (SIN HALLAZGOS DE RESPOSABILIDAD NI DE CONTROL INTERNO) DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO POR OBJETIVO DE AUDITORÍA DETALLE DE FUNCIONARIOS RELACIONADOS CON EL EXAMEN

RESPONSABLES AUDITOR: Endir Denis Rodriguez Rodriguez Guzman

RUBRICA 夭

FECHA 06/05/2017

SUPERVISOR: Roberto Gomez Bolañoz

㈨

06/05/2017

JEFE DE AUDITORIA INTERNA: Juan Rocha

ㇽ

06/05/2017

REF. PT

LCA LCB LCC LCD LCE LCF LCG LCH

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LCA

AUDITORÍA ESPECIAL UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA


FECHA: Gestión 2016

PLANILLA DE PENDIENTES DE SUPERVISIÓN Ref. P/T

LCF

Pendientes por completar

Completado Revisado Fecha por: por:

…………….

………………..

SIN PENDIENTES


RUBRICA

FECHA

夭

06/05/2017




LCB AUDITORÍA ESPECIAL UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA



SUMARIA DE ASPECTOS POR EXAMINAR Detalle de aspectos por examinar

Ref. PT Importe Bs

. Partida presupuestaria “34110 Combustibles, Lubricantes y Derivados para Consumo” de la gestión 2016

77.600

Comprobantes de contabilidad Facturas de combustible Copia legalizada de la emisión de cheques emitido por el Banco Unión Cta Cte. N° 3300427548 Registro de los vehículos pertenecientes a la Municipalidad Certificación de facturas, Surtidor San Judas Registro de recepción de materiales y suministros del encargado de almacenes

.


RUBRICA

FECHA

夭

06/05/2017




LCC



FECHA: Gestión 2016 PROGRAMA DE AUDITORÍA

ENTIDAD: PROGRAMA DE AUDITORÍA ESPECIAL SOBRE DESEMBOLSOS POR ADQUISICION Y DESTINO DEL COMBUSTIBLE EN LA GESTION 2016 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 1.Establecer

el cumplimiento del ordenamiento jurídico en los desembolsos por adquisición y destino del combustible, así como el cumplimiento de contrato suscrito con el proveedor de combustible.

Procedimientos 1. Obtenga Obtenga toda toda la norma normativa tiva inter interna na vigent vigente e relacionada con la adquisición de combustible. 2. Obtenga Obtenga el mayo mayorr de la partida partida 34100 34100 Combus Combustible tibless y Lubricantes. 3. Obtenga Obtenga una mues muestra tra de desem desembolso bolsoss superiore superioress a Bs 500. 4. Tabu Tabule le las factur facturas as de la la muestra muestra y ordene ordene por número número 5. Efectúe Efectúe un análi análisis sis y seguimi seguimiento ento de de las factur facturas, as, y constate la relación cronológica y lógica con las fechas de compras. 6. De las las factur facturas as que que presenta presentan n cantid cantidades ades significativas y otros aspectos que llamen la atención verifique su autenticidad en SIN y/o en los surtidores correspondientes. 7. Solicite Solicite a la la estación estación de servici servicio o San Juda Judass una certificación de las facturas observadas, con cuya base efectúe los siguientes procedimientos: a) Coteje Coteje las facturas facturas observada observadass que se encuentran encuentran adjuntas a los comprobantes con las copias remitidas por el proveedor (certificación). b)

En cas caso o de exi exist stirir obs obser erva vaci cion ones es de de part parte e del del

Ref. Obj.

Ref. P/T

Hecho por:




LCC /1


Procedimientos

Ref. Obj.

8. En base base a los proced procedimie imientos ntos anteri anteriores, ores, prepar prepare e un detalle de las facturas que presenten diferencias entre las que tiene la Entidad y los diferentes surtidores. 9. Solicite Solicite la opinión opinión legal al abogado abogado por observaciones en las facturas de combustible.

las las

10.Ejecute 10. Ejecute otros procedimientos de auditoría que considere necesario. 11.Obtenga 11. Obtenga doble ejemplar, debidamente legalizados, de la documentación que sustenta los hallazgos 12.En 12. En caso de identificarse posibles indicios de responsabilidad, elabore el informe de auditoría correspondiente, identifique a los involucrados, cuantifique el daño económico económico producido, si hubiere hubie re y el fundamento legal para establecer los indicios de responsabilidad que corresponda. CONCLUSION 13.concluya 13. concluya sobre el cumplimiento del ordenamiento jurídico en los desembolsos por adquisición y destino del combustible, así como el cumplimiento del contrato suscrito con el proveedor de combustible. Documentación de hallazgos e informes 14.en 14. en caso de identificar hallazgos con indicios de responsabilidad, considere los siguientes aspectos: a) obten obtenga ga copa copa legalizad legalizada a en doble doble ejempla ejemplarr de los documentos que sustentan el hallazgo con indicios de responsabilidad; uno para los papeles de trabajo de la auditoria y el segundo para conformar el legajo de medios de prueba b) obten obtenga ga de la la municipa municipalidad lidad la informac información ión pertinente sobre los nombres completos y numero de cedula de identidad de ls involucrados en los indicios de responsabilidad c) coordi coordine ne con con el abogad abogado o asignado asignado a la la Unidad Unidad de Auditoria Interna para establecer la pertinencia de los hallazgos y si estos están con evidencia suficiente d) elabo elabore re los legaj legajos os de papel papeles es de trabaj trabajo, o, asegurándose de cumplir con los lineamientos

Ref. P/T

Hecho por:




LCC /2 AUDITORÍA ESPECIAL UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

Procedimientos

Ref. Obj.

Ref. P/T

Normas de Auditoria Especial 16.ponga 16. ponga a disposición del abogado asignado a la Unidad de Auditoria Interna, la documentación y el correspondiente informe legal sobre los hallazgos establecidos en el informe 17.compatibilice 17. compatibilice el informe legal mencionado en el punto precedente con el informe de auditoría, en cuanto a nombres, importes, disposiciones legales citadas y otros aspectos. 18.Estructure 18. Estructure el legajo de medios de prueba y detalle los documentos que lo sustenten


RUBRICA

FECHA

夭

06/05/2017

Hecho por:






LCD




HALLAZGOSS DE AUDITORÍA CON INDICIOS DE RESPONSAB HALLAZGO RESPONSABILIDAD ILIDAD (Administrativa) Ref. P/T

Hallazgos de auditoría con indicios de responsabilidad Disposi- Ref. (Condición, criterio, causa (acción u omisión), efecto (tipo de responsabilid responsabilidad) ad) y ción informe conclusión) , de Combustible






LCD /1 AUDITORÍA ESPECIAL UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA



HALLAZGOS DE AUDITORÍA CON INDICIOS DE RESPONSAB RESPONSABILIDAD ILIDAD (Civil) Re f. P/ T

Hallazgos de auditoría con indicios de responsabilidad Disposi- Ref. (Condición, criterio, causa, causa, (acción u omisión), efecto (tipo de responsabilidad) responsabilidad) ción informe y conclusión)






LCD 2




HALLAZGOSS DE AUDITORÍA CON INDICIOS DE RESPONSAB HALLAZGO RESPONSABILIDAD ILIDAD (Penal) Ref . P/T

Hallazgos de auditoría con indicios de responsabilidad Disposi- Ref. (Condición, criterio, causa (acción u omisión), efecto (tipo de responsabilida responsabilidad) d) ción informe y conclusión)






LCE




HALLAZGOS RELEVANTES DE CONTROL INTERNO .

Deficiencias de control interno (Condición, criterio, causa, efecto y recomendación recomendación))

Re f. P/T

1 COMPRAS DE COMBUSTIBLE SIN SOLICITUDES APROBADAS CONDICION. Se ha establecido que los controles no detectaron que se realicen compras de combustible sin contar con la debida aprobación de la Direccion Administrativa, dichas ompras como ejemplo son las siguientes:

No Cpbte.

Fecha

Concepto

Importe

454

25/08/2016

818

09/11/2016

853

28/12/2016

Compra de 340 combustible Compra de 290 combustible Compra de 480 combustible

Observació n Sin soliitud aprobada Sin solicitud aprobada Sin solicitud aprobada

CRITERIO: el reglamento de Adquisicion y control de combustible en el articulo 30 establece que la solicitud de compras de combustible debe contar con la aprobación respectiva de la Direccion Administrativa.

CAUSA: esta situación se origino debido a que la dirección Administrativa no realiza una supervisión eficaz, sore las operaciones de compra de combustible.

EFECTO: esta situación puede originar que se relicen compras no autorizadas en desmedro de los recursos de la entidad

RECOMENDACIÓN: se recomienda al alcalde municipal instruir a la Direccion Administrativa realizar una supervisión eficaz, exigiendo el

Disposi- Ref. ción inform e






LCE /1 AUDITORÍA ESPECIAL UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA



HALLAZGOS RELEVANTES DE CONTROL INTERNO . Re f. P/T

Deficiencias de control interno (Condición, criterio, causa, efecto y recomendación recomendación)) 2 La entidad NO ejecuta los procedimientos que dice el reglamento para la compra de combustible CONDICION: durante el examen interno ralizado a la honorable municipalidad, se evidencio que esta, no cumple con los procedimientos que están establecidos, que se encuentran detallados en el manual interno para la compra de combustible para la institución, que se encuentra vigente desde la gestión 2014 CRITERIO: Según reglamentos internos de instituciones publicas y las normas SABS, la adquisición de combustible para las unidades automotoras de la alcaldía deben relizarse en cumplimiento estricto que se encuentr establecido y descrito en el manual manual de arquisiciones de combustible, combustible, que se encuentra encuentra actualmente vigente vigente dentro el gobierno autnomo municipal Valles Valles CAUSA: esta situación se debe a que el responsable de adquisiciones y compras, fue recientemente promovido de otro cargo, por ello desconoce la totlidad de sus responsabilidades EFECTO: Esta situación puede gererar que el personal observado pueda ser pasible a responsabilidades administrativas y civiles, debido al claro incumplimiento de lo que dice el manula de adquisiciones de combustible, asi como los posibles daños económicos que se puedieran generar RECOMENDACIÓN: Se recomienda a la máxima autirdad ejecutiva, se comunique con la jefatura de personal para que este, ordene la capacitación correspondiente, o en su defecto nombre a otro encargado que conozca a plenitud las responsabilidades del cargo









LCE /2





Deficiencias de control interno (Condición, criterio, causa, efecto y recomendación recomendación)) 3

Los gastos se realizan no están de acuerdo al presupuesto aprobado CONDICION: durante el examen interno realizado a la alcaldía, se evidencio que los gastos que fueron realizados durante la gestión 2016, no están contemplados en el presupuesto aprobdo para dicha gestion CRITERIO: Según reglamentos internos de instituciones publicas, todo gasto que se realice durante una gestión, debe estar previamente incluido en el presupuesto operativo anual del gobierno autónomo municipal CAUSA: esta situación se genero debido a la mala planificación realizada durante la elaboración delpresupuesto operativo anual de la gestión, habiéndose mantenido los montos de los gastos incurridos de la pasad gestión, sin haberse tomado en cuenta un incremento de los costos EFECTO: Esta situación genera que dichos gastos sean observados por el gobierno central, y el gobierno municipal sea pasible del congelmiento de sus cuentas corrientes, además de posibles responsabilidades administrativas tanto al HCM y al HAMV









LCE /3





Deficiencias de control interno (Condición, criterio, causa, efecto y recomendación recomendación)) 4

Los comprobantes de egreso están firmados por el Contador, el Director de Finanzas o y Secretario Financiero y Administrativo; Administrativo; sello y firma del proveedor CONDICION: mediante el exmen interno ralizado a la honorable municipalidad, se evidencio que los comprobantes de egreso no cuentan con las firmas correspondientes de los encargados de la alcaldía ni los sellos o firmas de los proveedores CRITERIO: Según reglamentos internos de instituciones publicas, los comprobantes de egresos deben llevar la firma del contador, el director de finanzas, o las scretarias financieras fi nancieras administrativas, además de tener los sellos o firmas de los proveedores para autenciar autenciar la legalidad de dicho comprobante comprobante CAUSA: esta situación se debe a que el responsable del control de dichos comprobantes, se encontraba de viaje para la asistencia de una reunión de la municipalidad con el gobierno central, por lo cual fue reemplzado r eemplzado temporlmente por el auxiliar de este cargo, quien ddesconocia los procedimientos que debía cuplir EFECTO: Esta situación genera que dichos comprobantes puedan









LCF




CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y ALCANCE (SIN HALLAZGOS DE RESPOSABILIDAD NI DE CONTROL INTERNO) Resultados de los procedimientos aplicados

Re f. P/T

Cumplimiento de Objetivo y Alcance establecido para la Auditoría Especial . Como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoria se estableció que los servidores públicos del G.A.M. Valles, dieron cumplimiento a las disposiciones jurídico administrativas en los desembolsos y destino de la adquisición de combustible en la gestión 2016, habiendo evidenciado lo siguiente: 



Los pagos de combustible son realizados a base de facturas y nota de ingreso a almacén, cumpliendo lo establecido en el art. 20 Cap. III del Reglamento de Aprovisionamiento y Control de Combustible del G.A.M. Valles El combustible adquirido es utilizado en vehículos propios

Disposic Ref. ión informe







GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL VALLES AUDITORÍA ESPECIAL UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA



bancaria, como se evidencia en el extracto bancario del Banco Unión El director de finanzas en cumplimiento del inciso a) del numeral I del art. 116 del DS. 181, había establecido procedimientos e instructivos para el funcionamiento y control interno para el proceso de adquisición y destino del combustible adquirido por la municipalidad

Conclusión: en la auditoria Especial realizada sobre los desembolsos por la adquisición y destino de combustible por la gestión 2016, del GAM Valles, se ha evidenciado que la municipalidad había cumplido con las disposiciones jurídicoadministrativas en los desembolsos para la adquisición y destino de combustible de la gestión 2016, no habiendo identificado ningún hallazgo relevante que generen indicios de responsabilidades y tampoco se ha identificado hallazgos que generen indicios de responsabilidades y tampoco se ha identificado hallazgos relevantes de control interno que requieran ser reportados en el presente informe

LCF /1








LCG




DETALLE DE ASPECTOS POR EXAMINAR Partida presupuestaria 34110 Combustibles, Lubricantes y Derivados para Consumo Comprobantes de contabilidad Facturas de combustible Copia legalizada de la emisión de cheques emitido por el Banco Unión Cta Cte. N° 3300427548 Registro de los vehículos pertenecientes a la Municipalidad Certificación de facturas, Surtidor San Judas Registro de recepción de materiales y suministros del encargado de almacenes

Total

Ref. PT LCG1

Importe Bs

02 Legajo Corriente 2016

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