Republica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación U.N.E: “Rafael María Baralt” Trujillo- Estado Trujillo
Realizado por: Lexibeth Briceño C.I: 25.486.199
Ing. De gas
Introducción
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, es decir que, cada proyecto tiene un comienzo preciso y una terminación definitiva. La gerencia de proyecto es el uso del conocimiento, de las habilidades, y de las técnicas para proyectar actividades para resolver requisitos del proyecto. Se enfoca a la gerencia de proyecto con el uso de los procesos por ejemplo: iniciando, planeando, ejecutándose, controlando y cerrándose. A continuación analizaremos las áreas del conocimiento en la gerencia de proyectos. Así como las diferencias de la gerencia de proyectos y la gerencia operacional de igual manera se conocerán otros aspectos imprescindibles para el buen manejo de un proyecto.
1.- Gerencia de proyectos Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organización, administrar un proyecto requiere de una filosofía distinta, así como de habilidades y competencias específicas. De allí la necesidad de la disciplina Gerencia de Proyectos. La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos.
2.-Diferencia entre gerencia de proyecto y gerencia operacional Gerencia de Proyecto La gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo y el costo definido
Gerencia operacional La gerencia de las operaciones es la responsable de la producción de los bienes y servicios de la organización, dedicada tanto a la investigación como a la ejecución de todas aquellas acciones destinadas a generar el mayor valor agregado mediante la planificación, organización, dirección y control en la producción como de servicios, destinado todo ello a aumentar la calidad, productividad, mejorar la satisfacción de los clientes, y disminuir los costos La gerencia operacional se refiere a la gestión continua de trabajos diarios de una empresa, tales como asistencia técnica, gestión de red, implicando esfuerzos permanentes que producen salidas repetitivas
La gestión de proyectos tiene una fecha de comienzo, una serie de tareas y una fecha de finalización, con esfuerzos temporales donde el gerente de proyecto debe ser hábil en el manejo de los trabajadores ya que tiene que terminar la tarea con el equipo determinado, en un período de tiempo determinado Debe tener un conocimiento profundo Debe ser además de un experto, un y detallado del proceso de trabajo para visionario enfocado en la mejora de los tener una mejor eficacia al momento de procesos para dar al cliente el bien o tomar decisiones servicio deseado.
El gerente de un determinado proyecto El gerente debe administrar todos los recibe un presupuesto limitado y recursos disponibles para generar el restringido con el cual debe llevar a cabo máximo beneficio y aprovechamiento de todas las tareas propias del proyecto, oportunidades que transformen la inversión inicial en beneficios tangibles Si bien es cierto que la Gerencia de Proyectos y la Gerencia de Operaciones difieren en los ámbitos antes referidos, también es cierto que ambas comparten fines únicos como lo son: generar rentabilidad, minimizar costos de producción, maximizar ganancia, optimizar la utilización de los recursos y finalmente la satisfacción del cliente
3.- Apoyo de Los Stakeholders a un proyecto Un stakeholder sería toda aquella persona u organización que tenga algún tipo de relación o interés sobre el proyecto, trabaje o no en él. Por tanto podemos definir diferentes ejemplos de stakeholders: Empresas y organizaciones. Un proyecto puede requerir certificados, aprobaciones, o permisos para ser ejecutado o poder realizar su actividad. Como ejemplos tendrías los ayuntamientos, organismos de regulación medioambiental, empresas de seguros, cuerpo de bomberos, etc. Usuarios. Personas que van a usar el producto resultante de nuestro proyecto, y que por tanto mostrarán su satisfacción o insatisfacción con este. Como ejemplo estarían los ciudadanos en un proyecto público. Afectados. Personas que sin estar directamente implicadas con el proyecto ni con el producto resultante, están afectadas por la ejecución de este. Como ejemplo podríamos indicar los vecinos que viven cerca del lugar de ejecución, grupos ciudadanos, etc. La propia organización que ejecuta el proyecto. Aquí no solo estarían los integrantes de equipo del proyecto, sino también sus supervisores, otros directores de proyectos, la dirección interna, etc. Como se puede ver existe una tipología muy amplia de stakeholders, lo que implica que en proyectos grandes o complejos, la identificación y gestión de estos es un punto vital para garantizar el éxito del proyecto. La Influencia de los Stakeholders en el Proyecto:
Algo importante a tener en cuenta a la hora de planificar y gestionar un proyecto son los stakeholders (interesados), los cuales son personas u organizaciones que afectan directa o indirectamente de forma positiva o negativa en un proyecto, identificar cuál es la posición de cada interesado dentro del proyecto es fundamental por el impacto que pueden provocar durante el ciclo de vida del mismo.
En la fase de iniciación se hace la identificación y análisis de los Stakeholders por varias razones: aunque la fase es temprana todos tienen información crucial para crear soluciones, además en esta fase es donde los distintos puntos de vista deben establecer el alcance y límites del proyecto, así como la detección de riesgos a futuro a través de soluciones constructivas, opiniones y consensos entre todas las partes. Hay que tener en cuenta que los Stakeholders son identificados durante todo el ciclo de vida del proyecto La Matriz de los Stakeholders indica y define los grupos de interés para el proyecto que pueden ser entre otros (beneficiarios, clientes directos o indirectos, los que implementan el proyecto - equipo, los que toman decisiones que afectan al proyecto - inversores, clientes, socios, gerentes, proveedores… todos deben estar analizados para entender (que interés tienen…que les motiva y que información necesitan) lo que definirá el grado de influencia, la forma de gestionarlos y como tenerlos en cuenta en las fases donde cada uno tendrá relevancia, ya que no
todos estarán de nuestra parte. Además, definirá como se gestionará la comunicación con ellos. Hacer un buen análisis involucra a las personas adecuadas de manera correcta, porque a medida que avanza el proyecto aumenta el número de personas implicadas y la gestión, comunicación y relación con los distintos grupos que tienen influencia, pueden ser un factor crítico en el éxito de proyecto para el apoyo y respaldo, por el contrario una mala gestión, comunicación y relación puede debilitar e incluso bloquear el proyecto y la posición de la persona que lo dirige. Analizar para saber quién es quién, que grado de poder e interés tienen y entenderlos, es de suma importancia para crear vínculos y relaciones dentro del proyecto. Cuando estos vínculos y relaciones con los involucrados son transparentes, compartir los problemas que pueden surgir, son la mejor forma para solucionarlos y mitigarlos. La gestión de Stakeholders es un tema tan importante actualmente en la dirección de proyectos que el PMBOK (PMI) en su última edición (5ta), agregó una nueva área de conocimiento llamada Gestión de Stakeholders, los principales beneficios de esta nueva área de conocimiento son: Foco no sólo en gestionar las expectativas de los grupos de Stakeholders, sino también en asegurar su participación en decisiones clave y actividades, para el éxito del proyecto. El PMI se alinea con las más recientes investigaciones que indican que la Gestión de los Stakeholders es un área clave para el éxito del proyecto. Mejora la consistencia entre la Guía del PMBOK y los estándares para la Gestión de Programas del PMI. Alineado con la nueva ISO 21500, estándar que da una mayor importancia a la Gestión de los Stakeholders. Permite que la Gestión de Comunicaciones ahora esté enfocada en su verdadero propósito, las comunicaciones del proyecto y no la gestión de expectativas de los Stakeholders. 4.- Pericias de un gerente de proyecto ante una toma de decisión El gerente de proyectos debe promover oportunidades para ampliar conocimiento con base en la experiencia, de tal manera que esta herramienta sea útil para mejorar el desempeño en nuevos proyectos, analizando objetivamente las
actividades de proyectos anteriores para documentar con certeza los procesos exitosos, los factibles a ser corregidos y aquellos que no deben ser repetidos para así evitar errores y repetir aciertos, tomando decisiones cada vez más precisas. La toma de decisiones y el esfuerzo para realizar cambios genera impacto en el proyecto. La mejor manera para evitar esta consecuencia es una buena planeación inicial, en la que el gerente de proyecto juega un papel muy importante. El gerente de proyectos debe tomar decisiones adecuadas en momentos precisos, La toma de decisiones adquiere un gran significado en la labor del gerente de proyectos y debe indicar la dirección correcta que se debe seguir. Una gran experiencia es garantía en esta labor, pero en ocasiones se puede fallar. Al documentar cuidadosamente los procesos sobre los cuales se adquiere experiencia y luego realizar un análisis íntegro, identificando aciertos y errores, se logra una herramienta adicional que será un valioso apoyo de referencia en los momentos en que se deban tomar éstas decisiones o, simplemente, podrán ayudar a guiar actividades con base en las ya realizadas.
Conclusiones De acuerdo con la investigación realizada se puede decir que Un proyecto se genera con el propósito de satisfacer una necesidad, solucionar un problema o generar una oportunidad de inversión. Está dentro de un marco limitante de recursos que se maneja mediante un presupuesto, plazo que se maneja mediante una programación y unas especificaciones de calidad. La gerencia es una disciplina novedosa en el medio, pero se hace necesaria en todo proyecto, de manera que permita generar coherencia en los objetivos de costo, tiempo y calidad, manejar la “batuta” utilizando clara comunicación, realizar seguimiento y retroalimentación oportunos. La gerencia de proyectos como actividad es novedosa y cada día se hace más importante. Debido a los problemas que se han presentado en el desarrollo de los proyectos se impone como una solución bastante atractiva, pues permite realizar coordinación de actividades, enfocar los objetivos en tiempo, costo y calidad acorde con las necesidades del cliente, es decir es una labor que abarca actividades de tipo administrativo, legal, financiero y económico, técnico y comercial, con el fin de realizar la gestión para la iniciación y desarrollo de un proyecto La labor desarrollada por la gerencia de proyectos es fundamental debido a la naturaleza de éstos. Un proyecto es único e irrepetible, cuenta un inicio y un fin de tal manera que está encerrado en un tiempo, lo que lo hace temporal. Es complejo debido a que es multidisciplinario, maneja niveles de incertidumbre que afectan los parámetros de costo y tiempo, pero que van reduciéndose con el transcurrir de su avance y también está afectado por un entorno. De igual manera La toma de decisiones es importante en cuanto la gerencia de proyectos ya para realizar cambios genera impacto en mismo. La mejor manera para evitar esta consecuencia es una buena planeación inicial, en la que el gerente de proyecto juega un papel muy importante.
Bibliografía Revista Inventum: Echeverry, D. 2005, Apuntes clase de Gerencia de Proyectos, pag (25-26) Páginas o sitios web: forotomadedecisiones.blogspot.com lagerenciadepryectos.blogspot.com www.recursosenprojectmanagement.com
