ADRIANA J. RAMOS PRATO.
Ingeniero Industrial con 15 años de experiencia en Gerencia de Proyectos, Planificación y Control, Administración de Contratos, Formulación y Control de Presupuestos, trabajando en la industria Petrolera, Petroquímica, Eléctrica, Telecomunicaciones y Residenciales para entes públicos y privados. Máster en Project Management (PMP) en ESDEN, Escuela de negocios y tecnología en Madrid España, cuento con estudios de Postgrado en Gerencia de Proyectos Industriales con comprobada experiencia en la Gerencia y Administración Integral de Proyectos, mediante la dirección de Equipos de Trabajo multidisciplinarios en todos los grupos de procesos y áreas de conocimiento de los proyectos. Asesor en Planificación, Control y Administración de Contratos de Empresas Consultoras y Contratistas, así como Facilitador en adiestramiento en las áreas de Gerencia de Proyectos, Planificación, Control de proyectos y Administración de Contratos, miembro del PMI.
EJECUCIÓN DE PROYECTOS Con el pasar de los años la ejecución de proyectos se ha convertido en una actividad compleja, que enfrenta limitaciones de recursos y expectativas mas elevadas para el retorno de la inversión. Siendo la Gestión de Proyectos de vital importancia en el desarrollo, además del crecimiento de grandes empresas y organizaciones. Convirtiéndose en la tercera habilidad mas demandada en el mercado .
DISCIPLINA EMERGENTE La Gestión de Proyectos es una disciplina emergente, que cuenta con un perfil profesional diferente, por su propio desarrollo y valor estratégico, en todas las organizaciones. Que permite a las empresas cumplir con los objetivos de proyectos, así como con las estrategias corporativas, siendo el motor para crecer, innovar y adaptarse a las nuevas necesidades del mercado.
OBJETIVO GENERAL AL FINALIZAR EL MODULO EL PARTICIPANTE ESTARÁ EN CAPACIDAD DE: Desarrollar
los procesos requeridos para asegurar que los elementos de un proyecto estén apropiadamente coordinados. Desarrollando
las habilidades y conocimientos para la conformación de un plan integrado para la ejecución del proyecto. Definir
los mecanismos adecuados para ponerlo en marcha, coordinando los cambios que ocurran durante su desarrollo y aplicando diferentes herramientas técnicas gerenciales.
CONTENIDO PROGRAMATICO TEMA 1‐ BASE CONCEPTUAL DE PROYECTOS. 1.1‐ Que es un Proyecto. 1.2‐ Como surgen los proyectos. 1.3‐ Gobernanza de la Cartera de Proyectos. 1.4‐ Condicionantes de un Proyecto. 1.5 Gestión de Proyectos (Cartera, Programa y Proyecto). 1.6 Habilidades y Capacidades del Director de Proyecto. 1.7 ‐Ciclo de Vida del Proyecto. 1.8‐ Procesos de los Proyectos. 1.9‐ Áreas de Conocimiento
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CONTENIDO PROGRAMATICO TEMA 2‐ GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN. 2.1- Definición y Aspectos Generales. 2.2‐ Procesos de Gestión de la Integración. TEMA 3- INTEGRACIÓN DEL INICIO DEL PROYECTO. 3.1- Desarrollo del Acta de Constitución. TEMA 4‐ INTEGRACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN. 4.1‐ Desarrollo del Plan de Dirección del proyecto. TEMA 5‐ INTEGRACIÓN DE LA EJECUCIÓN. 5.1‐ Dirigir y Gestionar los Trabajos del Proyecto. TEMA 6‐ INTEGRACIÓN DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL. 6.1‐ Monitorizar y Controlar el Trabajo. 6.2‐ Realizar el Control Integral de cambios. TEMA 7‐ INTEGRACIÓN DEL CIERRE DEL CONTROL. 7.1‐ Cierre del Proyecto o Fase.
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ESTRATEGIA DE EVALUACION
ITEM
TIPO
PESO
1
Participación, Liderazgo, Asistencia y Puntualidad
10%
2
Actividades en Grupo análisis de casos y ejercicios
30%
3
Exámenes / Test de aprendizaje
20%
4
Trabajo Final (Informe preliminar de Plan de Gestión)
40%
Total
100%
PROYECTO: El PMI: esfuerzo temporal emprendido para elaborar un producto, servicio o resultado único. ElWysocki: secuencia de actividades únicas, complejas e interconectadas, con una meta a alcanzar en un tiempo especifico dentro del presupuesto y según especificaciones. Cartay: Es un conjunto ordenado de acciones con un objetivo a alcanzar en cierto tiempo y con un presupuesto determinado.
OPERACIÓN: Son actividades continuas y repetitivas, sin una fecha de finalización, donde se repite el proceso y se producen los mismos resultados.
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COMO SURGEN LOS PROYECTOS De necesidades internas o externas de la organización, de demandas internas de la empresa o del entorno del mercado, de los clientes o entorno socioeconómico. Detectada la Necesidad: Estudio de viabilidad. Aportación a los objetivos de la empresa. Alineación con los objetivos estratégicos. Se compara con el resto de proyectos. Se decide si procede o no su elaboración.
Tipos de Solicitudes: Una solicitud de un cliente interno o externo. Una necesidad de negocio o una demanda. Un avance Tecnológico en el sector. Una nueva legislación. Una necesidad social. Criterios de Selección de Proyectos: Objetivos e Indicadores establecidos en la organización. Económicos, financieros, de mercado. Adecuación a las estrategias de la empresa. Posicionamiento u oportunidad. Obligación Legal por nuevas normativas.
GOBERNANZA DE LA CARTERA DE PROYECTOS Estrategia El éxito o fracaso de una empresa, esta en lograr integrar las estrategias establecidas con la cartera de proyectos que maneja la organización.
Cartera de Proyectos
ESTABLECE:
Quien Patrocina los Proyectos. Que Proyectos se pondrán en marca. Quien definirá y asignara los recursos. Quien gestionara cada Programa y proyecto.
LO PODEMOS HACER DE TRES MANERAS:
Asignando el patronazgo a la alta dirección de la empresa. Creando un equipo de gestión de portafolio. Creando una oficina de gestión de proyectos.
Lanzar la organización de la estrategia a la acción
CONDICIONANTES DE LOS PROYECTOS
A la hora de iniciar un proyecto, debemos tener en cuenta: CUATRO CONDICIONANTES: Las partes Interesadas. La estructura organizativa. Los factores ambientales. Los activos de los procesos.
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PARTES INTERESADAS Un proyecto se considera exitoso si alcanza los objetivos y supera las expectativas de los interesados: Su identificación no es inmediata, ya que aparecen a medida que avanza el proyecto . Es un elemento clave en el proyecto, puesto que puede hacer que sea un éxito o fracaso. Se debe hacer un mapa de interesados que incluya a todos los involucrados. Se identifican quienes son, establecen su expectativas requerimientos.
se y
El DP gestiona las expectativas de los interesados con las restricciones de cada proyecto.
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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Es el elemento clave con influencia relevante en el desarrollo de los proyectos. Cada organización tiene su forma de funcionar y organizarse, dependiendo de la cultura, como afronta los proyectos, el grado de delegación, autoridad y responsabilidad que la alta dirección le da al Director del Proyecto.
ESTRUCTURA FUNCIONAL Donde el Director de Proyectos (DP) tiene poca autoridad, siendo relegado por los jefes funcionales. CARACTERISTICAS: El Equipo se gestiona mejor al ser fácil asignar trabajos. El PD tiene muchos problemas al tener poca autoridad. El DP necesita mayor esfuerzo, comunicación y negociación. Si hay varios proyectos se competirá por los recursos.
ENFOCADA A PROYECTOS Hay una dirección por proyecto, el DP tiene toda la responsabilidad y autoridad.
CARACTERISTICAS: La estructura la marcan los proyectos. El DP disponerse de todo el personal, autoridad y recursos. La organización es ineficiente por tener personal especializado asignado a un solo proyecto. El personal tiene fecha finita de contratación.
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ESTRUCTURA MATRICIAL Dependiendo del grado de autoridad del DP, puede ser débil, equilibrada o fuerte.
CARACTERÍSTICAS Cada miembro tiene dos jefes, pues le reporte al director funcional y al DP. El DP es el responsable de ejecutar con éxito el proyecto. El DP asigna funciones, responsabilidades y tareas a su equipo de trabajo.
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FACTORES AMBIENTALES DEL PROYECTO Se pueden dividir en factores internos y externos a la organización, que influyen en el éxito de los proyectos. INTERNOS: Procesos. Estructura y Cultura. Infraestructura. Recursos Humanos. Tolerancia al Riesgo. Sistemas de Automatización. Bases de Datos. Sistemas de Información EXTERNOS: Normas Industriales y gubernamentales. Condiciones del Mercado. Clima Político. Riesgo País.
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN Una empresa conviene que tenga buenos, eficientes y actualizados procesos que abarquen planes, políticas así como procedimientos, que le permitan obtener lecciones aprendidas e información histórica de la organización.
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CARACTERISTICAS: Son la base de conocimiento de la organización. Facilita la labor del DP para proyectos futuros. Recoge la forma como trabaja la organización. Mediante los procesos estándares de la organización. Criterios de avaluación y estandarización para medir el desempeño técnico y administrativo . Directrices y criterios para adaptar los procesos estándares para satisfacer las necesidades especificas de los proyectos. Control financiero, gestión de problemas, control de cambios y control riesgos.
DIRECCIÓN DE PROYECTOS DEFINICIÓN DE PORTAFOLIO, PROGRAMA Y PROYECTO
Aunque los Proyectos y Programas de un Portafolio no son necesariamente interdependientes, ni están relacionados de forma directa, todos están vinculados al Plan Estratégico de la Organización.
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS El Director del Proyecto y su equipo utiliza una serie de Técnicas y Herramientas, para describir, organizar, monitorizar y controlar las actividades del proyecto. La Dirección de Proyectos en un proceso que incluye iniciar, planificar, ejecutar. Monitorizar y cerrar un proyecto.
DIRIGIR UN PROYECTO INCLUYE OTROS ASPECTOS: Identificar requisitos. Abordar necesidades, inquietudes y expectativas. Establecer y mantener comunicaciones efectivas. Gestionar a los interesados para cumplir los requisitos. Equilibrar las restricciones: Alcance, Calidad, Cronograma, Presupuesto, Recursos y Riesgos.
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OFICINA DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS (ODP) Son unidades centralizadas que monitorizan la gestión de los proyectos y programas de toda la organización, para establecer, compartir y mantener los recursos, métodos, herramientas así como técnicas de forma fácil y efectiva. TIPOS DE ODP: Apoyo: Rol consultivo, suministran plantillas, mejores practicas, capacita, da acceso a información y lección aprendidas. Control Reducido. Control: Son Soporte exigen cumplimiento, pueden hacer la DP a través de plantillas, formularios y herramientas especificas. Control Intermedio.
FUNCIONES: Gestionar los Recursos compartidos a todos los Proyectos dirigidos por la ODP. Identificar, orientar, capacitar y supervisar. Desarrollar y Monitorear estándares, políticas, procedimientos y plantillas.
Directiva: Ejercen el control de los proyectos, Coordinar asumiendo la DP . Control elevado. Proyectos.
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la
comunicación
entre
HABILIDADES Y CAPCIDADES DEL DIRECTOR DEL PROYECTO La formación del DP suele ser técnica. El éxito en sus proyectos se deben a su habilidad para gestionar, identificar y resolver problemas interpersonales y de organización. Razón por la que necesita de una formación especifica en gestión de Proyectos.
EL DIRECTOR DEL PROYECTO: Debe ser proactivo, con iniciativa, que lidere y sepa responder a los requerimientos de buena parte de su equipo de trabajo y resto de interesados.
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FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:
Que el Proyecto cumpla expectativas del cliente:
los
objetivos
y
Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto. Definir el Alcance y general el Plan de Gestión del Proyecto. Seleccionar, conformar y liderar el Proyecto. Identificar y evaluar a los interesados del Proyecto. Gestionar y controlar riesgos y cambios del Proyecto. Mantener el Proyecto en Costo, Plazo y Alcance. Hacer seguimiento e informar el progreso y estado del Proyecto
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HABILIDADES QUE DEBE TENER: Comunicación: La 2da causa de fracasos de los Proyectos. Organización y Planificación: Manejara mucha y variada documentación . Gestión de Costos y Presupuestos: Requieren de conocimientos en finanzas y contabilidad. Gestión de Conflictos: deberá resolver problemas técnico, personales, organizacionales. Negociar y Convencer: Llegar a acuerdos y conseguir que su equipo haga las tareas previstas. Liderazgo: impartir visión y lograr consenso, marcando el rumbo motivando a su equipo. Hacer Equipo y Motivarlo: Crear un espíritu de equipo, solidario ayudándolos a trabajar.
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CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Es el conjunto de fases referenciales para dirigir el proyecto, las cuales describen lo que hay que hacer para finalizar el trabajo .
Es una serie de pasos secuenciales, cuyo nombre y numero depende de las necesidades de gestión y control de las organizaciones e involucrados en el Proyecto.
INFLUENCIA DEL TIEMPO Y LOS COSTOS La Influencia de los Interesados es mayor al inicio del Proyecto, a medida que se van ejecutando las fases va disminuyendo su influencia.
La Influencia de los Costos es menor al inicio del Proyecto, a medida que se van ejecutando las fases va aumentando su influencia .
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TIPOS DE CICLOS DE VIDA De Producto: Es el tiempo que pasa desde la concepción, crecimiento, maduración, declinación hasta su retiro del mercado. De Proyectos: muestra las distintas fases del proyecto, desde su inicio a su fin, para cada tipo de proyecto.
De la Gestión de Proyectos: Se conforma por cuatro fases inicio, intermedios (planeación y seguimiento) y fase final.
PROCESO: Es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se ejecutan para lograr un producto, resultado o servicio. Se caracteriza por entradas, herramientas, técnicas y salidas. No debemos confundir el ciclo de vida de los proyectos con los cinco grupos de procesos que veremos a continuación.
GRUPOS DE PROCESO:
Existen cinco grupos de procesos: Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre.
INICIO: Se aprueba el Proyecto y se comprometen los recursos, se autoriza al Director del Proyecto a iniciar el trabajo. Resultado: ‐ Acta de Constitución. ‐ Lista de Partes Interesadas.
PLANIFICACION: Se formula y revisan los objetivos del Proyecto, se crea el Pan de Dirección, se analizan y definen las diferentes alternativas, se establecen los requerimientos del Proyecto. Resultado: ‐ Documentos del Proyecto.
EJECUCION: Se pone en marcha el Proyecto, se coordinan y dirigen los recursos para lograr los objetivos. Se trata de que el proyecto avance al ritmo previsto y alineado con los objetivos establecidos. Fase en la que se consume mas tiempo y recursos.
SEGUIMIENTO Y CONTOL: Se toman medidas de avance del proyecto en cuanto a plazos, costos, trabajo realizado y se analiza su desempeño. Se identifican las desviaciones y problemas, se aplican las acciones correctivas.
CIERRE: Se completan las actividades para terminar técnica, contractual y administrativamente el Proyecto de manera formal y ordenada. Es donde se analizan los resultados y se realizan las lecciones aprendidas de Proyecto.
NIVEL DE INTERACCION ENTRE PROCESOS: Los Grupos de Procesos interactúan entre si en sus distintas etapas a diferentes niveles a lo largo de todo el ciclo de vida del Proyecto.
TIPOS DE RETROALIMENTACION EN LOS PROCESOS: Conforme avance el Proyecto se presentaran iteraciones o reconsideraciones, por ser dinámico y estar expuesto a restricciones y factores externos. Por lo que podrían surgir tres tipos de retroalimentación, de diferente impacto y relevancia:
Durante la Ejecución: ‐ Se presentan ajustes que no afectan la planificación. ‐ Se presentan cambios que afectan el Plan de Dirección. ‐ Se presentan cambios que afectan los Objetivos.
INTERACCIONES DE LOS PROCESOS
AREAS DE CONOCIMIENTO: Presenta un conjunto completo de conceptos, términos y actividades que conforman el ámbito profesional. Son 10 Áreas: Gestión de la Integración. Gestión del Alcance. Gestión del Tiempo. Gestión de Costos. Gestión de la Calidad. Gestión de Recursos Humanos. Gestión de la Comunicación. Gestión de los Riesgos. Gestión de Adquisiciones. Gestión de los Interesados.
GESTION DE LA INTEGRACION: Esta relacionada con la coordinación de todos los aspectos del Proyecto. Es el principal y mas complejo trabajo del Director del Proyecto.
GESTION DEL ALCANCE: Donde se definen todos los trabajos y actividades a realizar, lo que aparece en la EDT hay que ejecutarlo. Cuidando de no ejecutar lo que no aparece.
GESTION DEL TIEMPO: Estima las duraciones totales del proyecto, tratando de que no se desvié del plazo previsto y en caso de que ocurra reconducirlo.
GESTION DEL COSTO: Estima costos de cada recurso, elabora el presupuesto y estar atento a que el proyecto se mantenga en presupuesto evitando sobrecostos.
GESTION DE LA CALIDAD: Asegura que el proyecto cumpla con los requerimientos de calidad establecidos por el cliente y a cuyo cumplimiento nos hemos comprometido.
GESTION DE LOS RRHH: Es todo lo relacionado con la gestión del personal que incluye liderazgo, coaching, resolución de conflictos y evaluación de desempeño.
GESTION DE LAS COMUNICACIONES: Se asegura que toda la información relevante relacionada con el proyecto, se recojan, documenten, archiven y estén a disposición.
GESTION DE RIESGOS: Se identifican, evalúan y cuantifican los riesgos, sean positivos o negativos. En relación a la probabilidad de ocurrencia e impacto sobre el proyecto.
GESTION DE ADQUISICIONES: Se definen los procedimientos de compra, servicios, materiales, equipamiento y elementos que no hará el equipo de proyecto.
GESTION DE INTERESADOS: Identifica las partes interesadas, conoce sus necesidades expectativas, respecto al desarrollo y resultados del Proyecto.
y
BIBLIOGRAFIA Baca Urbina G., Evaluación de Proyectos, México, McGraw Hill, 2000. Banco Interamericano de Desarrollo: Proyectos en Desarrollo, Volumen I, México, Editorial Limusa, 1979. Borello A. , El Plan de Negocios, Colombia, McGraw Hill, 2001. Cartay, I: Planificación y Control de Proyectos; Trabajo de Ascenso, Universidad del Zulia / Manual de Gerencia de
Proyectos COSA. Maracaibo, 1982. Crovesi, Mendoza, Russo, Hanna: Guías de Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital. Ingeniería y Proyectos PDVSA, Caracas, 1998. Harrison, V.G., Advanced Project Management, Londres Grower, 1981. Infante A., Evaluación Financiera de Proyectos de Inversión, Colombia, Grupo Editorial Norma, 1988. Infante A., Evaluación Financiera de Proyectos de Inversión, Colombia, Grupo Editorial Norma, 1988. Kerzner H., Project Management A System Approach to Planning, Scheduling and Controlling, USA, John Wiley & Sons, INC., 1998. Naím Moisés: Las Empresas Venezolanas, su gerencia. Caracas, Ediciones IESA 1989. Palacios, L., Gerencia de Proyectos. Un Enfoque Latino, Caracas, Publicaciones UCAB, 2006. Palacios, L., Principios Esenciales para Realizar Proyectos, Un Enfoque Latino, Caracas, Publicaciones UCAB, 2003. Project Controls Estimating, Scheduling and Cost Control Seminar. The Nicholas Group ‐ CIED, Caracas, 1996. Project Management Institute. A guide to the project management. Body of knowledge. PMBOCK Guide 2000 Edition. www.monografías.com: Una guía al cuerpo de conocimientos de la Administración de Proyectos – PMBOK, 2003. Project Management Institute. Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos Guía del PMBOK® (2004). Project Management Institute. Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos Guía del PMBOK® (2008). Project Management Institute. Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos Guía del PMBOK® (2012).
Muchas Gracias…
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