ENFOQUE DE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO PARA LA REVISION DE OPERACIONES CON BASE EN LOS CICLOS TRANSACCIONALES TRANSACCIONALES
ENFOQUE DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO CUMP LIMIENTO PARA PARA LA REVISIÓN DE OPERACIONES CON BASE BASE EN LOS CICLOS TRANSACCIONALES
Introducción Un enfoque de auditoría efectivo en las revisiones de las operaciones y del control interno en los trabajos donde se requiera informar u opinar sobre el control interno, como sería el caso de la auditoría integral es el de los ciclos de auditoría: Este enfoque se relaciona con la auditoría de los controles de las transacciones económicas que originan los estados estados financieros, financieros, con énfasis énfasis en el control control interno. El enfoque enfoque para efectua efectuarr la auditoría mediante mediante una revisi revisión ón más analíti analítica ca y profun profunda da del control control interno, interno, requiere requiere que se agrupe agrupen n en forma forma ordenada ordenada las transacciones características de cada negocio. El estudio de este concepto requiere requiere como base fundamental, que se definan dicas tran sacciones y la forma como pueden agruparse. !unque !unque las empresas empresas tienen diferente diferentess clases clases de transacciones transacciones seg"n seg"n sus característica características, s, para efectos efectos prácticos pueden organi#arse de acuerdo con el desarrollo normal de las mismas y presentarse en los siguientes ciclos típicos aplicables en general a la mayoría de los negocios: 1 Cic!o d" in#r"$o$ $e refiere a la venta de bienes y servicios a terceros a cambio de di nero. % Cic!o d" co&'r($ $e refiere a la adquisición de activos de capital, mano de obra, servicios y materiales a cambio de efectivo. %. Cic!o d" nó&in( o '"r$on(! $e relaciona con las erogaciones y transacciones de los recursos umanos. &. Cic!o d" t"$or"r)( 'omprende el manejo de los fondos de la empresa( comien#a con el reconocimiento de los ingresos, incluye la distribución del efectivo en las operaciones corrientes y otros usos y termina con el retorno de éste a los inversionistas y acreedores. ). Cic!o d" 'roducción 'onsiste en la transformación de los activos adquiridos en bienes y servicios para la venta. * Cic!o d" d" in in+or&(ción +i +in(nci"r( 'omprende la preparación de estados financieros que resumen el resultado de las actividades del negocio a una feca o por un período determinado. *ay un alto grado de interdependencia entre estos ciclos, aunque la incidencia de uno en otro dependa del tipo de compa+ía o industria. 'ada ciclo comprende una o más funciones, las cuales son tareas o segmentos de un sistema que procesa de manera lógica las transacciones. En cada ciclo se utili#an ciertos asientos contables, documentos documentos y arcivos. ! continuación se relacionan las funciones, asientos contables y documentos típicos de los ciclos descritos, los cuales pueden variar seg"n l a clase de empresa. El análisis de los ciclos para la evaluación del control interno que se incluye a continuación es un resumen elabor elaborado ado a partir partir de los ciclos ciclos inclui incluidos dos en las ormas ormas y -roced -rocedimi imient entos os de !udit !uditorí oríaa del nstituto nstituto /e0icano de 'ontadores -"blicos.
CICLO DE IN,RESOS Introducción
El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de éstos el efectivo. efectivo. En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el dereco de propiedad sobre los recursos se venden, la determinación del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos. 1as funciones funciones típicas, típicas, asientos asientos contable contabless comunes, comunes, formas y documentos documentos importantes, importantes, etc., del ciclo de ingresos que se describen más adelante, son aquéllas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. $in embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular.
Funcion"$ t)'ic($
1as funciones típicas de un ciclo de ingresos podrían ser: - 2torgamiento de crédito. - 3oma de pedidos. - Entrega o embarque de mercancía y4o prestación prestación del servicio.
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ENFOQUE DE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO PARA LA REVISION DE OPERACIONES CON BASE EN LOS CICLOS TRANSACCIONALES -
6acturación. contabili#ación de comisiones. 'ontabili#ación de garantías. 'uentas por cobrar. 'obran#a. ngreso del efectivo. !juste a facturas y4o notas de crédito. 7eterminación del costo de ventas.
A$i"nto$ cont(-!"$ co&un"$
7entro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes: - 8entas. - 'osto de ventas. - ngresos de caja. - 7evoluciones y rebajas sobre ventas. - 7escuentos por pronto pago. - -rovisiones para cuentas de cobro dudoso - 'ancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables. - 9astos de comisiones. - 'reación de pasivos por el impuesto a las ventas. - -rovisiones para gastos de garantía.
For&($ . docu&"nto$ i&'ort(nt"$
Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podrían ser: - -edidos de clientes. - 2rdenes de venta y embarque. - 'onocimientos de embarque. - 6acturas de venta. - otas de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas. - !visos de remesas de clientes. - 6ormas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes.
B($"$ u$u(!"$ d" d(to$
1as bases usuales de datos, están representadas por arcivos, catálogos, listas, au0iliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue: a ;ases de referencia.
En!(c"$ con otro$ cic!o$
7entro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: - ngresos de caja que se enla#an con el ciclo de tesorería. - Embarques de productos que se enla#an con el ciclo de producción. - 'oncentraciones de actividades =póli#as de registro contableque se enla#an con el ciclo de informe financiero.
O-/"ti0o$
-ara efectos del ciclo de ingresos se an identificado >? objetivos específicos de control interno, los cuales an sido clasificados en cuatro clases como sigue:
>
ENFOQUE DE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO PARA LA REVISION DE OPERACIONES CON BASE EN LOS CICLOS TRANSACCIONALES 7e autori#ación. 7e procesamiento y clasificación de transacciones 7e verificación y evaluación. 7e salvaguarda física. a) Objetivos de autorización 1os objetivos de autori#ación tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración y que estos son adecuados. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son: 5. 1os clientes deben autori#arse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
-
>.
El precio y condiciones de las mercancías y servicios que an de proporcionarse a los clientes deben de autori#arse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
%.
1as distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas gastos de venta y cuentas de clientes, deben de autori#arse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
&.
1os procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son: ). $olo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancías o servicios que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración. @.
7ebe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancías o servicios.
A.
'ada pedido autori#ado debe embarcarse correcta y oportunamente.
B.
3odos y "nicamente los embarques efectuados y los servicios prestados deben producir facturación.
C.
1as facturas deben prepararse correcta y oportunamente.
5?. 7ebe controlarse el efectivo cobrado desde su recepción, asta su depósito. 55. 1as facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 5>. 1os costos de las mercancías y servicios vendidos, así como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 5%. 1a información del efectivo recibido debe clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 5&. 1os ajustes a los ingresos, costo de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 5). 1as facturas, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con e0actitud a las cuentas apropiadas de cada cliente. 5@. En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para facturaciones, costos de mercancías y servicios vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo recibido y ajustes relativos. 5A. 1os asientos contable del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas establecidas por la gerencia. 5B. 1a información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de ingreso debe producirse correcta y oportunamente. c) Objetivos de verificación y evaluación Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son: 5C. 7eben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos de cuentas por cobrar y las transacciones relativas. d) Objetivos de salvaguarda física Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son: >?. El acceso al efectivo recibido debe permitirse "nicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia asta que se transfiera dico control al ciclo de tesorería. El acceso a los registros de embarque, facturación, cobran#a y cuentas por cobrar, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse "nicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la gerencia.
%
ENFOQUE DE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO PARA LA REVISION DE OPERACIONES CON BASE EN LOS CICLOS TRANSACCIONALES CICLO DE COMPRAS Introducción 7ebido a que en casi todas las empresas las funciones relacionadas con la nómina son distintas de las funciones de compra, se a considerado conveniente mostrar separadamente dicas funciones en dos ciclos, para facilitar la revisión del control interno del ciclo de egresos. El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para: - 1a adquisición de bienes, mercancías y servicios. - El pago de las adquisiciones anteriores. - 'lasificar, resumir e informar lo que se adquirir y lo que se pagó. El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de: - nventarios - !ctivos fijos - $ervicios e0ternos - $uministros o abastecimientos En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que e0isten diferencias en tiempo entre la recepción de los recursos y el pago de los mismos, deben considerarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisición de dicos recursos. 1as funciones típicas, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de compras que se describen más adelante, son aquéllas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. $in embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan sólo como un guía general que oriente al auditor cuando lleve la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular.
Funcion"$ t)'ic($
1as funciones típicas de compras podrían ser: - $elección de proveedores - -reparación de solicitudes de compra - 6unción específica de compras -
A$i"nto$ cont(-!"$ co&un"$
7entro del ciclo de compras podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes: - 'ompras - 7esembolso de efectivo - -agos anticipados - !cumulaciones de pasivos - !justes de compras
For&($ . docu&"nto$ I&'ort(nt"$
Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de compras podrían ser: -
B($"$ u$u(!"$ d" d(to$
1as bases usuales de datos, están representadas por arcivos, catálogos, listas, au0iliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información
&
ENFOQUE DE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO PARA LA REVISION DE OPERACIONES CON BASE EN LOS CICLOS TRANSACCIONALES que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue: a ;ases de referencias.
En!(c" con otro$ cic!o$
-odríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: – 7esembolsos de efectivo que se enla#an con el ciclo de tesorería. –
O-/"ti0o$
-ara efectos de este ciclo se an identificado 5B objetivos específicos de control interno, los cuales an sido clasificados en cuatro clases como sigue: - 7e autori#ación - 7e procesamiento y clasificación de transacciones - 7e verificación y evaluación - 7e salvaguarda física a) Objetivos de autorización 1os objetivos de autori#ación tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, estos objetivos para este ciclo son: 5. 1os proveedores deben autori#arse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. >.
El precio y condiciones de los bienes, mercancías y servicios que an de proporcionar los proveedores deben autori#arse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. %. 1as distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de los proveedores, cuentas de pagos anticipados y pasivos acumulados deben autori#arse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. &. 3odos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos deben efectuarse de acuerdo a políticas adecuadas establecidas por la administración. ). 1os procedimientos de proceso del ciclo de compras deben de estar de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Estos objetivos para el ciclo de compras son: @. $ólo deben aprobarse aquellas órdenes de compra a proveedores por bienes, mercancías o servicios que se ajusten a las políticas establecidas par la administració n. A.
$ólo deben aceptarse mercancías y servicios que se ayan solicitado
B.
1os bienes, mercancías y servicios recibidos, deben informarse con e0actitud y en forma oportuna.
C.
1os montos adecuados a proveedores por bienes, mercancías y servicios recibidos, así como la distribución contable de dicos adeudos debe calcularse con e0actitud y registrarse como pasivo en forma oportuna.
5?. 3odos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos, deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con e0actitud. 55. 1os importes adeudados a proveedores y acreedores deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 5>. 1os pagos y los ajustes relativos a compras deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 5%. 1os pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada proveedor y acreedor.
)
ENFOQUE DE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO PARA LA REVISION DE OPERACIONES CON BASE EN LOS CICLOS TRANSACCIONALES 5&. 7eben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas a proveedores y acreedores, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable. 5). 1os asientos contables de las compras deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. 5@. 1a información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de compras debe producirse correcta y oportunamente. c) Objetivos de verificación y evaluación Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de compras son: 5A. 7eben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas por pagar y las actividades de transacciones relativas. d) Objetivos de salvaguarda física Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son: 5B. El acceso a los registros de compras, recepción y pagos, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse "nicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
CICLO DE NOMINA O PERSONAL Introducción
El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para: - 1a contratación y utili#ación de mano de obra - El pago de mano de obra - 'lasificar, resumir e informar lo que se utili#ó y pagó de mano de obra El ciclo de nóminas contiene la contratación, utili#ación y pago de servicios personales como por ejemplo nóminas de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc. En virtud de que e0isten diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios del personal y el pago de los mismos, estén relacionados como parte de este ciclo las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención de dicos recursos. 1as funciones típicas, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de nóminas que se describen más adelante, son aquéllas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. $in embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan sólo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables, formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular.
Funcion"$ t)'ic($
1as funciones típicas de nóminas podrían ser: -
A$i"nto$ cont(-!"$ co&un"$
7entro del ciclo de nóminas podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes: - -ago de nóminas - !nticipos de sueldos y préstamos al personal - 7istribuciones de mano de obra - 2tras prestaciones al personal - !justes de nóminas
For&($ . docu&"nto$ i&'ort(nt"$
Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de nóminas podrían ser: - $olicitud de empleo - 'ontratos de trabajo
@
ENFOQUE DE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO PARA LA REVISION DE OPERACIONES CON BASE EN LOS CICLOS TRANSACCIONALES -
nformes de tiempo 3arjetas de reloj !utori#ación de ajustes de nómina !utori#ación de pagos especiales
B($"$ u$u(!"$ d" d(to$
1as bases usuales de datos están representadas por arcivos, catálogos, listas, au0iliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dé, se pueden clasificar como sigue: a ;ases de referencia.
En!(c" con otro$ cic!o$
-odríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: - 7esembolsos de efectivo que se enla#an con el ciclo de tesorería -
O-/"ti0o$
-ara efectos de este ciclo se an identificado 5A objetivos específicos de control interno, los cuales an sido clasificados en cuatro clases como sigue: - 7e autori#ación - 7e procesamiento y clasificación de transacciones - 7e verificación y evaluación - 7e salvaguarda física
( O-/"ti0o$ d" (utori2(ción
1os objetivos de autori#ación tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, los cuales deberán ser ra#onables de acuerdo a las características y necesidades de cada empresa mismas que deberán ser evaluadas por el auditor. Estos objetivos para este ciclo son: 5. El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración. >.
1os tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autori#arse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
%.
1as distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autori#arse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
&.
3odos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo a políticas establecidas por la administración.
).
1os procedimientos del ciclo de nóminas deben de estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
- O-/"ti0o$ d" 'roc"$(&i"nto . c!($i+ic(ción d" tr(n$(ccion"$
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben 5% establecerse para el correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes de éstas. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son: @. $ólo deben aprobarse aquellas solicitudes de utili#ación de mano de obra que se ajusten a las políticas establecidas por la administración. A.
1a mano de obra utili#ada debe informarse con e0actitud y en forma oportuna.
B.
1os montos adeudados al personal, así como la distribución contable de dicos adeudos deben calcularse con e0actitud y registrarse como pasivo en forma oportuna.
A
ENFOQUE DE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO PARA LA REVISION DE OPERACIONES CON BASE EN LOS CICLOS TRANSACCIONALES C.
3odos los pagos relacionados con la nómina deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con e0actitud.
5?. 1os importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con e0actitud y en forma oportuna. 55. 1os pagos y los ajustes relativos a nóminas deben clasificare, concentrarse e informarse con e0actitud y en forma oportuna. 5>. 1os pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con e0actitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal. 5%. 7eben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable. 5&. 1os asientos contables de la nómina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 5). 1a información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de nóminas debe producirse con e0actitud y en forma oportuna.
c O-/"ti0o$ d" 0"ri+ic(ción . "0(!u(ción
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a 5& la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son: 5@. 7eben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas de nóminas y las transacciones relativas.
d O-/"ti0o$ d" $(!0(#u(rd( +)$ic(
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son: 5A. El acceso a los registros de personal, nóminas, formas, documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse "nicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
CICLO DE TESORERÍA Introducción El ciclo de 3esorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento del capital. 1as funciones del ciclo de 3esorería se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, contin"an con la distribución del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivo a los inversionistas y a los acreedores. 1a mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de 3esorería pueden efectuarse en la 3esorería de la empresa. $in embargo, la 7irección 6inanciera, la 'ontraloría, -ersonal, por ejemplo, también pueden tener participación. Es frecuente que algunas funciones de la alta dirección estén encaminadas a la planeación y control financiero.
Funcion"$ T)'ic($
1as funciones típicas de un ciclo de 3esorería podrían ser: -
A$i"nto$ cont(-!"$ co&un"$
7entro del ciclo de 3esorería podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes: - 2btención y pago de financiamiento - Emisión y retiro de acciones
B
ENFOQUE DE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO PARA LA REVISION DE OPERACIONES CON BASE EN LOS CICLOS TRANSACCIONALES -
'ompra y venta de inversiones en valores !cumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos !morti#ación de descuentos, gastos y primas diferidos, en relación con deudas e inversiones 'ambios en los valores seg"n libros de inversiones y deuda 'ompra y venta de moneda e0tranjera.
For&($ . docu&"nto$ i&'ort(nt"$
!lgunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de tesorería podrían ser: - 'ertificados provisionales de acciones - !cciones emitidas - 2bligaciones, bonos, papel comercial - !cciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones - 3ítulos de crédito como ceques, pagarés, cartas de crédito, etc. - 'ontratos de cambio de moneda e0tranjera para entrega futura - 6ideicomiso o 'onvenios para el plan de beneficios a empleados - -óli#as de seguro.
B($"$ u$u(!"$ d" d(to$
1as bases usuales de datos están representadas por arcivos, catálogos, listas au0iliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue: a ;ases de referencia D
En!(c"$ con otro$ cic!o$
1os ingresos y desembolsos de efectivo no se an incluido entre las funciones del ciclo de 3esorería mencionadas anteriormente. Esto se debe a que se recibe o desembolsa efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de 3esorería, pero la entrada de efectivo también cierra actividades del ciclo de ingresos y el desembolso de efectivo cierra actividades del ciclo de compras. -or ello, surge una duda sobre si la función de los ingresos y egresos de efectivo es parte del ciclo de 3esorería, del ciclo de ingresos o del ciclo de compras. /ucas empresas crean específicamente una función de ingresos de efectivo y otra función de desembolsos de efectivo. En alg"n momento, tanto los ingresos del ciclo de 3esorería como del ciclo de ingresos se unen para procesarse. 3ambién, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de 3esorería y del ciclo de compras van unidos. En tales casos, una función com"n de ingresos de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de 3esorería o con el de ingreso, como también una función com"n de desembolso de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de 3esorería o con el de compras. Una forma práctica para decidir donde situar una función com"n es considerar el volumen de las transacciones que se originan en cada uno de los ciclos que acen aportación a esa función com"n. En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de 3esorería, o ambos, se procesan mediante sistemas singulares y nunca se unen a transacciones semejantes de otros ciclos para procesarse
C
ENFOQUE DE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO PARA LA REVISION DE OPERACIONES CON BASE EN LOS CICLOS TRANSACCIONALES conjuntamente. En estos casos, es práctico identificar la función en ambos ciclos con el propósito de evaluar los controles internos. 7entro del ciclo de 3esorería podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: - 7esembolsos de efectivo con el ciclo de compras - ngresos de efectivo con el ciclo de ingresos - 'onciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos - ;eneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de nóminas.
O-/"ti0o$
-ara efectos de este ciclo se an identificado >& objetivos específicos de control interno, los cuales an sido clasificados en cuatro clases como sigue: - 7e autori#ación - 7e procesamiento y clasificación de transacciones - 7e verificación y evaluación - 7e salvaguarda física a) Objetivos de autorización 1os objetivos de autori#ación tratan todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliéndolas políticas y criterios establecidos por la administración. Estos objetivos para este ciclo son: 5. 1as fuentes de inversión y financiamiento deben autori#arse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. >.
1os importes, momento y condiciones de las transacciones de deuda y capital deben autori#arse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
%.
1os importes, momento, entidades en que se invierte y las condiciones de las inversiones en valores deben autori#arse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
&.
1os ajustes a las cuentas de inversión en valores, créditos bancarios, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos, primas, diferidos y la distribución contable deben autori#arse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
).
1os procedimientos de proceso del ciclo de 3esorería deben de estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración. b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como tos ajustes a éstas. Estos objetivos para el ciclo de 3esorería son: @. $ólo deben aprobarse aquellas solicitudes de obtención o entrega de recursos que se ajusten a las políticas establecidas por la administración. A.
$ólo deben aprobarse aquellas solicitudes de compra D venta de inversiones que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.
B.
1os recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con e0actitud y en forma oportuna.
C.
1os gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a inversionistas y acreedores deben informarse con e0actitud y en forma oportuna.
5?. 1as compras y ventas de inversiones deben informarse con e0actitud y en forma oportuna. 55. 1os productos de las inversiones en valores deben informarse con e0actitud y en forma oportuna. 5>. 1as cantidades adeudadas a, o por inversionistas y acreedores, así como la distribución contable de dicos adeudos deben calcularse con e0actitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna. 5%. 1as cantidades adeudadas a, o por entidades en que se invierte, corredores y otros, así como la distribución contable de dicos adeudos deben calcularse con e0actitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna. 5&. 'uando los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que se efect"en cambios a los valores de las inversiones, estos cambios deben calcularse con e0actitud y registrarse en forma oportuna. 5). 1as cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 5@. 1as cantidades adeudadas por inversionistas, deudores, corredores, entidades que invirtieron en la empresa, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse, correcta y oportunamente.
5?
ENFOQUE DE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO PARA LA REVISION DE OPERACIONES CON BASE EN LOS CICLOS TRANSACCIONALES 5A. 1os recursos obtenidos, los productos de esos recursos =intereses y dividendos, las entregas de los mismos y los ajustes relativos, deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada inversionista y acreedor. 5B. 1as compras y ventas de inversiones, los productos de las inversiones y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada una de las entidades en que se invierte. 5C. 7eben prepararse asientos contables por las cantidades que se adeudan, o a cobrar de, inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y otros, y por los ajustes relativos. >?. 1os asientos contables de 3esorería deben concentrar y clasificar las transacciones, de acuerdo con políticas establecidas por la administración. >5. 1a información para determinar bases de impuestos derivados de las actividades de 3esorería deben producirse correcta y oportunamente. c) Objetivos de verificación y evaluación. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de las saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de 3esorería son: >>. 7eben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamientos y capital y las actividades de transacciones relativas. d) Objetivos de salvaguarda física. Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son: >%. El acceso al efectivo y los valores debe permitirse "nicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración. >&. El acceso a los registros de accionistas, de tenedores de deuda y de inversiones, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse "nicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
CICLO DE PRODUCCIÓN Introducción
/ucos de los recursos adquiridos por una empresa se almacenan, se convierten, se procesan, se montan o ensamblan o se utili#an en otra forma. 1as funciones del ciclo de producción manejan recursos tales como inventarios, propiedades y equipo depreciables, recursos naturales e0istentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio. En un negocio de manufactura, montaje o proceso, la actividad más importante del ciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito: materiales, mano de obra directa y elementos de costos indirectos. El ciclo de producción de una empresa de esa clase incluiría el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, asta que los productos terminados se transfieren a su almacén respectivo. 1os embarques a clientes son parte del ciclo de ingresos. 1as industrias usan distintos métodos de contabilidad para determinar el costo de los productos fabricados o vendidos. /ucos fabricantes utili#an sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se ponen en producción, los artículos producidos y las mercancías vendidas. 2tros utili#an un sistema de mercancías generales, basado en la comparación de inventarios físicos para determinar el costo producción y ventas.
Funcion"$ t)'ic($
1as funciones típicas de un ciclo de producción podrían ser: - 'ontabilidad de costos - 'ontrol de fabricación - !dministración de inventarios - 'ontabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo
A$i"nto$ cont(-!"$ co&un"$3
7entro del ciclo de producción podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes: - 3ransferencias de inventarios =de materia prima a proceso y a producto terminado - !plicación del costo de mano de obra - !plicación de gastos de fabricación - 7epreciación y amorti#ación de inmuebles, maquinari a y equipo y otros costos diferidos
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8ariaciones =incluyendo desperdicios 'ambios en el valor en libros de inventarios, inmuebles, maquin aria, equipo y otros costos diferidos. 3ambién se puede incluir como asiento contable com"n los retiros o venta de inmuebles, maquinaria y equipo
For&($ . docu&"nto$ i&'ort(nt"$3
!lgunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de producción podrían ser: - 2rdenes de producción -
B($"$ u$u(!"$ d" d(to$3
1as bases usuales de datos están representadas por arcivos, catálogos, listas, au0iliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue: a ;ases de referencia
En!(c"$ con otro$ cic!o$3
7entro del ciclo de producción podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: -
O-/"ti0o$
-ara efectos del ciclo de producción se an identificado >B objetivos específicos de control interno, los cuales an sido clasificados como sigue: - 7e autori#ación - 7e procesamientos y clasificación de transacciones - 7e verificación y evaluación - 7e salvaguarda física a) Objetivos de autorización. 1os objetivos de autori#ación tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo políticas adecuadas establecidas por la administración. Estos objetivos para el ciclo de producción son: 5. El plan de producción =v.g., qué, cuánto, cuándo y cómo se fabrica y los niveles de inventarios a mantenerse debe autori#arse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. >.
El método de valuación de inventarios y el sistema de costos a seguir debe autori#arse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
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El método de valuación de inmuebles, maquinaria y equipo y el sistema de actuali#ación de valores debe autori#arse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
&.
1os métodos y periodos de depreciación de los inmuebles, maquinaria y equipo y la amorti#ación de otros costos diferidos deben autori#arse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
).
1as condiciones de las ventas u otras disposiciones de inmuebles, maquinaria y equipo deben autori#arse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
@.
1os ajustes a los inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos diferidos deben autori#arse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. 1os objetivos para el ciclo de producción son: A. Establecer y mantenerse procedimientos de proceso del ciclo de producción de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. B.
$ólo deben aprobarse aquellas solicitudes para usar recursos que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración.
C.
$ólo deben procesarse aquellas solicitudes de venta o disposición de activos que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración.
5?. 1os recursos utili#ados en la producción deben informarse correcta y oportunamente. 55. 1a producción terminada debe informarse correcta y oportunamente. 5>. 1as ventas y otras disposiciones de bienes deben informarse correcta y oportunamente. 5%. 1os costos de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utili#ados en la producción así como su distribución contable debe calcularse correcta y oportunamente. 5&. 1os costos de las mercancías compradas y la distribución contable de tales costos deben calcularse correcta y oportunamente. 5). 1a depreciación de inmuebles, maquinaria y equipo y la amorti#ación de otros costos diferidos, y la distribución contable correspondiente deben calcularse correcta y oportunamente. 5@. El valor neto en libros de inmuebles, maquinaria y equipo vendidos y el costo, otras disposiciones de bienes deben contabili#arse correcta y oportunamente. 5A. 1os costos de materiales, mano de obra y gastos indirectos utili#ados en la producción y los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente 5B. 1os costos de las mercancías producidas y los ajustes relativos deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente. 5C. 1a depreciación de inmuebles, maquinaria y equipo y la amorti#ación de costos diferidos y los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente. >?. El costo de las operaciones relativas a ventas, retiros o bajas y otras disposiciones de bienes y las utilidades o pérdidas relativas deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente. >5. 1os recursos utili#ados, la producción terminada, embarques, ventas y otras disposiciones de bienes y los ajustes relativos, deben aplicares correctamente a las cuentas apropiadas de inventario y a los au0iliares y registros de propiedades. >>. En cada período contable deben prepararse asientos contables para los costos de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utili#ados en la producción, los costos de las mercancías producidas( depreciación de inmuebles, maquinaria, equipo y amorti#ación de otros costos diferidos( ventas y otras disposiciones de propiedades y ajustes relativos. >%. 1os asientos contables de producción deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con el plan de la administración. >&. 1a información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de producción debe informarse correcta y oportunamente. c) Objetivos de verificación y evaluación Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de producción son: >). 7eben verificarse y evaluarse periódicamente las bases de datos, los saldos de inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo, y otros costos diferidos y las actividades de transacciones relativas.
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ENFOQUE DE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO PARA LA REVISION DE OPERACIONES CON BASE EN LOS CICLOS TRANSACCIONALES >@. -eriódicamente debe revisarse la distribución de costos a inventarios, propiedades y otras cuentas de costos diferidos. d) Objetivos de salvaguarda física Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de producción son( >A. El acceso al inventario y a las propiedades debe permitirse "nicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. >B. El acceso a los registros de producción, contabilidad de costos, de inventarios y de propiedad, así como a las formas y documentos de control, lugares y procedimientos de proceso, debe permitirse "nicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
CICLO DE INFORMACION FINANCIERA Funcion"$ t)'ic($ 5. >. %. &. ).
-reparación de asientos de diario
5. >.
'omprobantes de diario Estados financieros y otros ane0os
5. >. %. &.
'ódigo de cuentas -resupuestos 1ibros de contabilidad
5. >.
!justes por inflación Eliminaciones y reclasificaciones, si es aplicable.
For&($ . docu&"nto$ t)'ico$ In+or&(ción d" $o'ort"
A$i"nto$ cont(-!"$ co&un"$
5&
