ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE NOMINAS Este ciclo analiza los pasos o procedimientos de todas las transacciones que se realizan en las nóminas, las cuales corresponden a pagos de sueldos, salarios, comisiones, horas extras, bonificaciones, prestaciones laborales, entre otros. Incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para: La contratación y utilización de mano de obra El pago de mano de obra Clasificar, resumir e informar lo que se utilizó y pagó de mano de obra.
El ciclo de nóminas contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales, como por ejemplo: nóminas de mano de obra directa, nóminas de mano de obra indirecta, nóminas de mano de obra ejecutiva, nóminas de mano de obra administrativa
Siempre existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios del personal y el pago de los mismos, por ello están relacionados como parte de este ciclo las cuentas por pagar pasivos acumulados derivados de la obtención de dichos recursos. Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Las cuales sirven de guía al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno.
1. FUNCIONES TÍPICAS
Reclutamiento y selección de personal Contratación de personal Llevar las relaciones laborales Preparar informes de asistencia Registro, información y control de la nómina Desembolso de efectivo Promoción y evaluación de personal.
2.
ASIENTOS COMUNES Pago de nóminas Anticipos de sueldos y préstamos al personal Distribuciones de mano de obra Otras prestaciones al personal Ajustes de nóminas
3. FORMAS Y DOCUMENTOS
Solicitud de empleo Contratos de trabajo Informes de tiempo Tarjetas de reloj Autorización de ajustes de nómina Autorización de pagos especiales Recibos de pago Cheques.
4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE CONTROL INTERNO De acuerdo a la evaluación y análisis del control interno, estos objetivos pueden ser: De procesamiento y clasificación de transacciones: Estos objetivos se establecen específicamente para llevar a cabo estos lineamientos, La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna. Los montos adeudados al personal, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna. Todos los pagos relacionados con la nómina deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud. Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna. Los pagos y los ajustes relativos a nóminas deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna. Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal. Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable Los asientos contables de la nómina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración. La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de nóminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna.
Objetivos de verificación y evaluación
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Entre las cuales están: Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas de nóminas y las transacciones relativas.
Objetivos de salvaguarda física
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Los objetivos para este ciclo pueden ser: El acceso a los registros de personal, nóminas, formas, documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración. Identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimiento.
Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo de nóminas, es necesario identificar qué técnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe si dichas técnicas no logran o logran parcialmente estos objetivos.
Objetivos de autorización:
Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, los cuales deberán ser razonables de acuerdo a las características y necesidades de cada empresa y que deberán ser evaluadas por el auditor. Tales objetivos podrían ser: A.
EL PERSONAL DEBE CONTRATARSE DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS ESTABLECIDAS POR LA ADMINISTRACIÓN. por ejemplo: Experiencia y habilidades Edad, sexo y estado físico Domicilio y ciudadanía Afiliación sindical Integridad personal Educación Restricciones legales Políticas de la entidad acerca de conflicto de intereses y otras Voluntad para viajar Sueldo y prestaciones.
B.
LOS TIPOS DE RETRIBUCIÓN Y LAS DEDUCCIONES DE NÓMINA DEBEN AUTORIZARSE DE ACUERDO CON POLÍTICAS ESTABLECIDAS POR LA ADMINISTRACIÓN. Por ejemplo: Retribuciones directas: Fechas y frecuencia de pago de sueldos Tipos autorizados de sueldos (tabulador de sueldos) Políticas de tiempo extraordinario, turnos, jornadas de trabajo, etc. Retribuciones indirectas: Autorización por escrito para el pago de días festivos, vacaciones, enfermedad, gratificaciones o sobresueldos, seguros, participación en los resultados, pensiones, planes de adquisición de acciones al personal, entre otros Otros aspectos: Retenciones al personal (Impuesto Sobre la Renta, cuotas de seguridad social) Prestaciones legales al personal (cuotas de seguridad social, cuotas para vivienda, aportación para ahorro, etc.) Anticipos de sueldos, préstamos al personal, reembolso de gastos a comprobar, entre otros.
C.
LAS DISTRIBUCIONES DE CUENTAS, Y LOS AJUSTES A LOS DESEMBOLSOS DE EFECTIVO Y CUENTAS DE PERSONAL, PAGOS ANTICIPADOS Y PASIVOS ACUMULADOS DEBEN AUTORIZARSE DE ACUERDO CON POLÍTICAS ESTABLECIDAS POR LA ADMINISTRACIÓN. Por ejemplo: Correcciones al salario bruto o neto Pagos por terminación de servicios Pagos especiales (por ejemplo cheques preparados a mano en un sistema de computadora) Corrección a importes de distribuciones de mano de obra o a las aplicaciones a las cuentas respectivas.
D.
TODOS LOS PAGOS DE NÓMINAS DEBEN EFECTUARSE DE ACUERDO A POLÍTICAS ESTABLECIDAS POR LA ADMINISTRACIÓN. Uso de firmas mancomunadas. Segregación de las funciones de preparación y firmas de cheques. Política para evitar la firma de cheques en blanco o al portador. Designación del personal autorizado para firmar por parte del consejo de administración. Utilización de cuentas bancarias para el uso específico de nóminas. Utilización de los servicios bancarios el pago de la nómina. Apertura de cuentas bancarias al personal para el depósito de sus ingresos por nómina. Los cajeros que manejen efectivo para el pago de la nómina estén afianzados. Establecer límites para el importe de los cheques de nómina.
E.
LOS PROCEDIMIENTOS DEL CICLO DE NÓMINAS DEBEN DE ESTAR DE ACUERDO CON POLÍTICAS ESTABLECIDAS POR LA ADMINISTRACIÓN. Manuales de políticas. Manuales de procedimientos. Rutinas de entrenamiento. Requisitos de supervisión. Documentación de sistemas y programas. Verificación periódica de las aprobaciones requeridas de la gerencia y usuarios para: o Nuevos sistemas y procedimientos, y o Cambios en sistemas, procedimientos y programas o Verificación periódica de las aprobaciones que se requieren para transferir responsabilidades, cambios en las formas y cambios en los sistemas de archivo. o Verificación periódica de las pruebas, aprobaciones y documentación de los cambios a los programas. Comparación periódica de los procedimientos reales de procesamiento con la documentación y la autorización respectiva. Pruebas periódicas de razonabilidad que comparen los resultados del procesamiento con resultados calculados de antemano Acceso restringido a las áreas de procesamiento, a los programas y a la documentación de los mismos. Segregación de funciones entre los operadores de computadora y los programadores de sistemas y de aplicaciones. Procedimientos documentados y políticas obligatorias de las pruebas que deben efectuarse de los programas y de los sistemas. Procedimientos que requieran que los programas del computador y todos los cambios sean autorizados, revisados y aprobados por el gerente de procesamiento de datos y el jefe del departamento usuario. Sistemas programados en el computador que limiten el acceso a los programas únicamente a personas autorizadas, y que registren e informen todos los cambios a los programas a una persona independiente de la que efectúa el cambio. Revisión periódica de los nuevos sistemas y de los programas.
F.
SÓLO DEBEN APROBARSE AQUELLAS SOLICITUDES DE UTILIZACIÓN DE MANO DE OBRA QUE SE AJUSTEN A LAS POLÍTICAS ESTABLECIDAS POR LA ADMINISTRACIÓN. Ejemplos.
Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar solicitudes de uso de mano de obra. Uso y control de formas pre numeradas Archivos de firmas autorizadas para aprobar la utilización de mano de obra. Inspección periódica de las formas usadas para ver y comprobar que estén completas y autorizadas. Aprobación de funcionario autorizado de cada una de las diferentes aplicaciones de mano de obra (ejemplo: mejoras capitalizables, obras de mantenimiento y reparación importante). Designación por parte de la administración o consejo de administración de las personas que pueden firmar ciertos documentos a nombre de la empresa (ejemplo: contratos con el sindicato obrero). Comparación de los detalles importantes de cada uso de mano de obra que se propone, con políticas establecidas por la administración. Esta comparación puede hacerse manualmente o con técnicas de validación de computadora, por ejemplo: Comparación de órdenes de producción con el archivo maestro de productos antes que comience la producción. Comprobación mediante referencia a la orden de producción para determinar si el tipo de mano de obra o las horas solicitadas cumplen las políticas de la administración. Limitación del acceso a los archivos o datos de personal basados en la computadora. Informes por excepción de los usos de mano de obra propuestos que no son aceptados. Disposición del trabajo de modo que permita visibilidad máxima a los supervisores. Supervisión estrecha de empleados y archivos. Auditorías internas periódicas. Revisión de los convenios importantes por los abogados consultores. Hojas de control de asistencia. Informes de tiempo improductivo. Sistemas de programación de actividades del personal.
G.
LA MANO DE OBRA UTILIZADA DEBE INFORMARSE CON EXACTITUD Y EN FORMA OPORTUNA. Por ejemplo: Informes de tiempo y de asistencia (ejemplo: tarjetas de tiempo, hojas de control de asistencia, boletas de trabajo, distintivos usados para entrar y salir de las áreas de trabajo). Supervisión adecuada de la utilización de la mano de obra, ya sea por horas, piezas o días. Aprobación previa del tiempo extra, cambios de turno, cambios de departamento, etc. Entrenamiento del personal en los procedimientos de control de tiempos. Conciliación de las horas de asistencia con las horas laboradas, ya sea por empleado o por departamento. Conciliación de las horas de mano de obra estándar para las piezas producidas con las informadas en las tarjetas de tiempo. Observación del registro de la entrada y la salida de los empleados para prevenir que se procesen tarjetas de tiempo de empleados ausentes. Revisión y seguimiento de los informes por excepción de “horas pagadas pero no
cargadas”.
Revisión y seguimiento de las variaciones con el presupuesto de gastos de mano de obra, especialmente en las cuentas de gastos indirectos de fabricación.
5. CUENTAS DE MAYOR GENERAL UTILIZADAS Las cuentas de mayor mas utilizadas suelen ser:
Sueldo pagados o Administración o Ventas Sueldos anticipados Prestamos a empleados Prestaciones laborales Retenciones Mano de obra directa Cuentas por pagar Caja y bancos
6. ENLACES NORMALES
Desembolsos de efectivo con el CICLO DE TESORERIA. Recepción de servicios de mano de obra con el CICLO DE CONVERSION. Resúmenes de transacciones (asientos de diario) con el CICLO DE
7. BASES USUALES DE DATOS Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo, o bien, información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dé, se pueden clasificar como sigue: Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones. Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.
Las bases de datos usuales pueden ser las siguientes:
8.
Archivo maestro de personal conteniendo nombres e información de referencia tipos de retribución, prestaciones a empleados Registros de salarios de empleados Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería. Recepción de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de producción. Resumen de actividades (póliza de registro contable) que se enlaza con el ciclo de informe financiero.
ERRORES POTENCIALES Planillas infladas con personal no existente. Pagos por trabajo no realizado. Apropiación de salarios no reclamados. Indemnizaciones pagadas no contabilizadas. Contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales. Errores en cálculos o sumas.
CICLO DE CONVERSION El ciclo de conversión es una herramienta importante para calcular las necesidades de capital de trabajo de una empresa, es el Ciclo de Conversión de Efectivo (CCE). Para una empresa cuyo giro de negocio se basa en la producción de algún producto, le es muy importante conocer detenidamente el ciclo de conversión del efectivo de sus productos, ya que de éste va a depender el tiempo en el cual el dinero que ha invertido en la producción, podrá ser recuperado por la empresa, para que pueda generar una ganancia, que es todo objetivo de un negocio. Este ciclo se adapta de mejor manera a las empresas dedicadas a la manufactura o a la transformación de materias primas, ya que sus funciones se concentran en manejar las agrupaciones de recursos como inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio, así como la etapa de producción de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito, materiales, mano de obra directa e indirecta. Las funciones de este ciclo se dirigen a, contabilidad de costos, control de fabricación, administración de inventarios y contabilidad de propiedades, así como la transferencia de inventarios, y la aplicación del costo de mano de obra y de cuotas de gastos de fábrica sí así se requiere. Los asientos comunes de este ciclo se concentran en, depreciación y amortización de costos diferidos, retiros de propiedades, transferencias de inventario, costos de fabricación absorbidos, variaciones, y cambios en el valor en libros de inventarios y propiedades. El ciclo de conversión se enlaza a los ciclos de adquisición a través de las entradas de material y mano de obra, ciclo de ingresos, por los embarques de productos que la entidad pueda realizar, es decir ventas, y al ciclo de información financiera, para la preparación de los registros correspondientes a los hechos económicos que afectaron el desarrollo del ciclo. El ciclo de conversión de efectivo es el tiempo o plazo que transcurre desde que se paga la compra de materia prima necesaria para la fabricación de un producto terminado hasta la cobranza de la venta de dicho producto terminado Se lo calcula empleando la siguiente fórmula: CCE= PCI + PCC – PCP
Las siglas significan lo siguiente: Periodo de Conversión de Inventario. PCC = Periodo de Cobranza de las Cuentas por Cobrar PCP = Periodo en que se difieren las Cuentas por Pagar PCI
=
.
.
Periodo de conversión de inventario:
Representa el tiempo promedio que se requiere para convertir la materia prima en producto terminado listo para su distribución y posterior venta. Su cálculo se lo realiza en base a la siguiente fórmula: PCI = Inventario / Costo de ventas diario.
Periodo de cobranza de las cuentas por cobrar:
Equivale al tiempo promedio que se requiere para convertir las cuentas por cobrar en dinero efectivo, y que se generan de las actividades de operación y que se relacionan directamente con el g iro del negocio. Este indicador es también conocido como “días de venta pendientes de cobro”. Su cálculo se lo realiza en base a la siguiente fórmula:
PCC = Cuentas por cobrar / Venta diaria a crédito.
Periodo en que se difieren las cuentas por pagar:
Equivale al tiempo promedio que transcurre entre la compra de la materia prima, contratación de mano de obra o adquisición de bienes para la venta, y el momento en que la empresa ejecuta el pago correspondiente. Su cálculo se lo realiza en base PCP = Cuentas por Pagar / Compras diarias a crédito.
a
la
siguiente
fórmula:
Ejemplo: Para calcular el ciclo de conversión en efectivo, se estima que la empresa adquiere la materia prima con crédito a 35 días; así mismo le exige a sus clientes que el pago de las facturas lo realice como tiempo máximo 70 días después De efectuada la venta. Adicionalmente en promedio transcurren 85 días entre la compra de materia prima y la venta del producto terminado. Aplicando la fórmula CCE = PCI + PCC – PCP CCE = 85 + 70 - 35 CCE = 120 días. Es decir, la empresa genera un Ciclo de Conversión de Efectivo (CCE) de 120 días, los cuales tiene que financiar de alguna manera: con recursos propios (patrimonio) o con recursos financiados. Mientras mayor sea el número de días del ciclo de conversión de efectivo, querrá decir que la empresa se está demorando más en que cada dólar invertido regrese a la compañía una vez realizada y cobrada la venta, lo óptimo es que las empresas traten de disminuir este periodo
1 FUNCIONES TIPICAS FUNCION DE EJECUSION: Expedición de órdenes de producción. Requisición de materias primas. Procesamiento de materias primas. Transferencia de productos terminados para almacenamiento. Depreciación y amortización de activos.
FUNCION DE REGISTRO Transferencia de Inventarios Aplicación de costo de mano de obra. Aplicación de cuota de gastos de fabricación. Depreciación y amortización de activos fijos. Determinación de variaciones en precios y calidad Contabilización de desechos, desperdicios y producción defectuosa
FUNCIÓN DE CUSTODIA
Proteger productos en proceso y terminados. Guardar adecuadamente registros de manufactura.
2. ASIENTOS COMUNES Los asientos más comunes en este ciclo son depreciación y amortización de costos deferidos, de propiedades, retiro de propiedades, transferencia de inventarios, gastos de fabricación, entre otros.
3. FORMAS Y DOCUMENTACIÓN DEL CICLO DE CONVERSION
Ordenes de producción Relación de materiales Requisición de materiales Boletas de rutas Reportes de actividades Tarjetas de tiempo de la mano de obra Informes de producción Informes de desperdicios Hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación Hoja de costos
4. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO Entre los principales objetivos del control interna son:
Eficiencia Operativa, que las transacciones sean ejecutadas adecuadamente, comprendiendo: Autorizaciones Segregación de funciones. Procedimiento de documentación. Transacciones de producción debidamente registradas, para que la información financiera sea adecuada y oportuna. Comprendiendo: Autorizaciones. Segregación de funciones. Registros contables y procedimientos. Custodia de activos, velando por: Controles físicos de control y procedimientos de autorización Separación de funciones y verificación interna independiente
5. CUENTAS DEL MAYOR GENERAL UTILIZADAS Las cuentas generalmente utilizadas en este ciclo son:
Inventarios Propiedad, planta y equipo Depreciaciones acumuladas.
6. ENLACES NORMALES
Entradas de material y mano de obra del CICLO DE ADQUISICION Y PAGO. Embarques de productos al CICLO DE INGRESOS. Resúmenes de actividad (asiento de diario) al CICLO DE INFORMACION FINANCIERA.
7. BASES DE DATOS USUALES Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo, o bien, información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Las cuales pueden ser:
Archivo de propiedades. Archivo de productos. Información de costo Relaciones de materiales Análisis de amortización de cuentas
ERRORES POTENCIALES Los posibles errores que se pueden dar y alterar la información en los estados financieros pueden ser: De Inventarios
Anotados movimientos, sin que lo haya. Entrada o salida NO contabilizada. Entrada o salida contabilizada y no realizada Entrada y salida no autorizada Cantidades anotadas incorrectamente. Error en el cálculo de entrada o salida Movimiento valorado incorrectamente. Entrada o salida mal clasificada. Entrada o salida, anotada en periodo indebido. Desecho, desperdicio o producción defectuosa, cuyo movimiento no se controla.
De Producción
Transferencias ínter departamentales incorrectas.
Producción en Proceso
Mano de obra o gasto indirecto incorrectos. Gastos clasificados incorrectamente. Producción terminada, NO descargada
Guillermo Barán Quievac Carné: 201030696
