UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE UATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Lic. ANTONO VIELMAN – TITULARLIC. ANGEL LOPEZ –AUXILIARSEGUNDO SEMESTRE 2012 AUDITORIA II
AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES
Guatemala, 16 de agosto de 2012
S-3
EDIFICIO: SALON:
Grupo No.
204
8
Trabajo de investigación : AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES Carne
Nombre
Firma
1
200118303 200118303
MARCO ANTONIO ARIZANDIETA MELENDEZ
2
200712488 200712488
LOREN GRISELDI PEREZ CANAHUI
3
200812036 200812036
RODRIGO HUMBERTO AGUILAR FUENTEZ
4
201011491 201011491
SHARON JHULYSSA MARTINEZ MIJANGOS
5 6 7 8 9 Coordinador 10 200913227 200913227
HEIDI NOHEMI FUNEZ REYES
Fecha: 16 de agosto de 2012
S-3
EDIFICIO: SALON:
Grupo No.
204
8
Trabajo de investigación : AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES Carne
Nombre
Firma
1
200118303 200118303
MARCO ANTONIO ARIZANDIETA MELENDEZ
2
200712488 200712488
LOREN GRISELDI PEREZ CANAHUI
3
200812036 200812036
RODRIGO HUMBERTO AGUILAR FUENTEZ
4
201011491 201011491
SHARON JHULYSSA MARTINEZ MIJANGOS
5 6 7 8 9 Coordinador 10 200913227 200913227
HEIDI NOHEMI FUNEZ REYES
Fecha: 16 de agosto de 2012
ÍNDICE INTRODUCCION
4
AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES
5
ESTUDIO Y EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO:
5
PRINCIPALES TIPOS DE CICLOS DE TRANSACCIONES
6
ENLACES DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES
6
FLUJO DE LOS CICLOS DE DE TRANSACCIONES TRANSACCIONES Y SUS FUNCIONES TÍPICAS 8 FUNCIONES TIPICAS DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES CICLO DE TESORERÍA CICLO DE EGRESOS COMPRAS NÓMINA CICLO DE CONVERSIÓN CICLO DE INGRESOS CICLO INFORMACIÓN FINANCIERA
9 9 10 12 13 15 17
PRESENTACION GRAFICA DE LA RELACION DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES
19
PAPELES DE TRABAJO:
20
PREPARACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO CONTENIDO MÍNIMO DE LOS PAPELES ESTRUCTURA GENERAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO CLASES DE PAPELES DE TRABAJO
22 22 23 25
MARCAS DE AUDITORIA
28
INDICES DE REFERENCIA
29
CASO PRÁCTICO
31
CONCLUSIONES
36
BIBLIOGRAFIA
37
INTRODUCCION El presente trabajo pertenece al curso de Auditoria II, presentando el primer tema de investigación AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES, El que esta integrado por temas y sub temas referidos en los requisitos del tema de investigación. El contenido del presente incluye definiciones de sobre el tema, el objetivo de una auditoria por ciclos de transacciones, así también como los principales tipos de auditorias por ciclos, una breve definición de cada uno de ellos, enlaces y flujos de los ciclos de transacciones, presentaciones graficas de las relaciones de los ciclos de transacciones. También presenta papeles de trabajo, el uso y generalidades de los tipos de papeles de trabajo, sus objetivos, como preparar los papeles de trabajo y su contenido mínimo, estructura y las clases de dichos papeles. Proporciona una tabla de marcas de auditoria como referencia ya que estas marcas de auditoria tienden a variar, ya que el auditor o la firma determina el criterio de las mismas.
AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES DEFINICIONES Ciclo: Enfatiza al Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones. Transacciones: Hecho económico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financieros. Hecho Económico -
Un hecho económico, también llamado fenómeno económico, es un acontecimiento o un proceso observable relacionado con la economía de la sociedad. Los hechos económicos tienen varias características:
-
Son actividades sociales
-
Se realizan para obtener los medios necesarios para satisfacer las necesidades de la sociedad
-
Son cuantificables.
-
Se refieren a las actividades básicas de la economía: producción, distribución, cambio y consumo de bienes y servicios
ESTUDIO Y EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO: - El Control Interno: Comprende el plan de organización, métodos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y corrección de los datos contables, promover
eficiencia
administrativas. -
operativa
y
fomentar
adhesión
a
políticas
Esquema a observar para Estudio de cada Ciclo: -
Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa).
-
Que las transacciones estén debidamente registradas (obtención de información financiera razonable y oportuna).
-
Custodia de los activos (protección a los activos).
PRINCIPALES TIPOS DE CICLOS DE TRANSACCIONES Entre los principales tipos de ciclos de transacciones se pueden mencionar: -
Tesorería
-
Egresos
-
Compra (adquisición)
-
Nómina (pago)
-
Conversión
-
Ingresos
-
Ventas
-
Ingresos de Efectivo
-
Información Financiera
ENLACES DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES Los ingresos y desembolsos de efectivo tienen relación en los ciclos de tesorería, de ingresos y el de egresos, esto se debe a que se recibe o desembolsa efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de Tesorería, pero la entrada de efectivo también cierra actividades del ciclo de ingresos y el desembolso de efectivo cierra
actividades del ciclo de compras. Por ello, surge una duda sobre si la función de los ingresos y egresos de efectivo es parte del ciclo de Tesorería, del ciclo de ingresos o del ciclo de compras. También, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de Tesorería y del ciclo de compras van unidos. En tales casos, una función común de ingresos de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de ingreso, como también una función común de desembolso de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de compras. Una forma práctica para decidir donde situar una función común es considerar el volumen de las transacciones que se originan en cada uno de los ciclos que hacen aportación a esa función común. A continuación se dan a conocer los enlaces que cada ciclo tiene con otros ciclos: Ciclo de Tesorería: -
Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras
-
Ingresos de efectivo con el ciclo de ingresos
-
Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos
-
Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de nóminas.
Ciclo de Compras: -
Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería. Recepción de bienes, mercancías y servicios que se enlazan con el ciclo de producción. Resumen de actividad (pólizas de registro contable) que se enlazan con el ciclo de informe financiero.
Ciclo de Nóminas: -
Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería
-
Recepción de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de producción.
-
Resumen de actividades (póliza de registro contable) que se enlaza con el ciclo de informe financiero.
Ciclo de conversión: -
Recepción de bienes, mercancías y servicios, con el ciclo de compras
-
Embarques de productos, con el ciclo de ingresos
-
Uso de mano de obra, con el ciclo de nóminas
-
Resúmenes de actividades (asientos de diario). con el ciclo de informe financiero
-
Recepción de servicios indirectos, con el ciclo de compras
Ciclo de Ingresos: -
Ingresos de caja que se enlazan con el ciclo de tesorería.
-
Embarques de productos que se enlazan con el ciclo de producción.
-
Concentraciones de actividades (pólizas de registro contable)que se enlazan con el ciclo de informe financiero
FLUJO DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES Y SUS FUNCIONES TÍPICAS Todos los Ciclos envían información contable al Ciclo de Información Financiera y ésta se resume en Estados Financieros -
El Ciclo de Tesorería provee efectivo a los ciclos de Egresos
-
Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nómina que se utiliza en el Ciclo de Conversión
-
El ciclo de Conversión origina productos y servicios y controla los Inventarios de productos terminados para venderlos
-
El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorería para uso interno o inversiones externas
FUNCIONES TIPICAS DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES Ciclo de tesorería - Incluye funciones que tratan con fondos de capital (manejo de efectivo y emisión de obligaciones de deuda y acciones de capital) -
Sus funciones comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo.
-
Incluye la distribución de efectivo las operaciones corrientes y otros, termina en devolución a inversionistas y acreedores.
Funciones Típicas: -
Función de Ejecución
-
Inversiones
Compra de valores, recibir ingresos periódicos y venta de valores. -
Financiamiento
Emisión de obligaciones y acciones del capital social, pago de intereses y dividendos, redimir obligaciones y readquisición de acciones. Función de Registro Inversiones * Contabilizar las transacciones y pase al mayor * Actualizar el mayor auxiliar de inversiones
Financiamiento * Contabilizar las transacciones en diarios y mayor * Actualización de los mayores auxiliares
Función de Custodia Inversiones * Protección de valores * Mantener correctos los saldos de las inversiones
Financiamiento * Asegurarse de la corrección de los saldo de los pasivos y del capital social Asientos Comunes: Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar acciones, adquirir y vender acciones de tesorería. Formas y Documentos Vitales: Certificados o títulos de acciones, Documentos por pagar, Emisión de obligaciones, Acciones, bonos y otros de inversión, Convenios para plan de beneficios, Cheques de dividendos e intereses. Objetivos del Control Interno: - Eficiencia Operativa: Autorización, segregación de Funciones, procedimientos de documentación. - Información Financiera Confiable y Oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos. - Adecuada Custodia de los Activos
Ciclo de egresos compras
-
Llamado también de adquisición y pago, clasifica la adquisición de recursos entre cuentas de activo y gasto.
-
También afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo.
Funciones Típicas: Funciones de Ejecución -
Solicitud de compra, Solicitud de Cotización, Selección del mejor cotizante, Preparación de la solicitud de compra, Autorización para adquisición de bienes/servicios, Función específica de compra, Recepción de mercancías y suministros, Control de calidad de la adquisición, Verificación y aprobación de los pagos.
-
Funciones de Registro: Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados, Distribución de compras y cuentas apropiadas, Actualización de registros de inventario y costos, Actualizar submayores de caja, inventarios, etc.
-
Función de Custodia: Protección del inventario, Mantener registros correctos de inventarios.
Asientos Comunes: Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribución de cuentas y pagos anticipados. -
Formas y Documentos Vitales: Solicitud de compra, órdenes de compra, documentos de recepción, facturas de proveedores, notas de débito y crédito, solicitudes de cheques, cheques y autorizaciones para desembolsos.
Objetivos del Control Interno -
Eficiencia Operativa: Autorización, segregación de funciones, procedimientos de documentación.
-
Información Financiera confiable y Oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos, verificación interna independiente.
-
Custodia de los Activos
Errores Potenciales: Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, -no autorizados, recibidas, pero no contabilizadas, factura contabilizada incorrectamente. Pagos: contabilizados, pero no efectuados o viceversa, contabilizados en período indebido, pagos no autorizados.
Nómina
-
Involucra eventos y transacciones de remuneraciones a ejecutivos y empleados
-
Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensión, participación de utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a empleados (p.e., seguro médico)
Funciones Típicas: -
Funciones de Ejecución: Reclutamiento, contratación, promoción y despido de personal, Capacitación y evaluación de personal, Preparación de informes de asistencia, Preparación, autorización, cálculos, control y pago de nóminas, Autorización, pago y recuperación de anticipos varios.
-
Funciones de registro: Contabilización de transacciones de nómina a pase al mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de mano de obra.
-
Funciones de custodia: Protección de fondos de nómina, Protección de registros de nómina, Mantener corrección de cuentas bancarias.
Asientos comunes: Nóminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra, ajustes de nómina, pagos anticipados. Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, selección preliminar, exámenes físicos, contratos de trabajo, aviso de promoción, aviso de aumento salarial, despido de personal, liquidación al personal.
Objetivos del Control Interno: -
Eficiencia operativa: Autorización, segregación de funciones, controles físicos y verificación interna independiente.
-
Información financiera razonable y oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos y verificación interna independiente.
Errores Potenciales: -
Planillas infladas con personal no existente
-
Pagos por trabajo no realizado
-
Apropiación de salarios no reclamados
-
Indemnizaciones pagadas no contabilizadas
-
Contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales
-
Errores en cálculos o sumas
Ciclo de conversión
-
Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y Equipos Depreciables,
Recursos
Naturales
existentes,
Seguros
Pagados
por
Adelantado y otros activos no monetarios. -
En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo más importante es la producción de un artículo terminado por el uso de recursos adquiridos.
-
Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario hasta almacenar los productos terminados.
-
Es más extenso en las industrias de manufactura.
-
En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este Ciclo que sean perceptibles.
Funciones Típicas: -
Funciones de ejecución: Expedición de órdenes de producción, Requisición de materias primas, Procesamiento de materias primas, Transferencia de productos terminados para almacenamiento, Depreciación y amortización de activos. Funciones de Registro: Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado), Aplicación de costo de mano de obra, Aplicación de cuota de gastos de fabricación, Depreciación y amortización de activos fijos, Determinación de variaciones en precios y calidad.
-
Funciones de Custodia: Proteger productos en proceso y terminados, Guardar adecuadamente registros de manufactura.
-
Asientos Comunes: Depreciación y amortización de costos deferidos, incluso de propiedades, retiro de propiedades, transferencia de inventarios, gastos de fabricación.
-
Formas y Documentos Vitales: Orden de producción, requisición de materiales, boletas de ruta, informes de producción, hojas de costos, hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación, tarjetas de tiempo (mano de obra).
Objetivos de Control Interno: -
Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones, Procedimientos de Documentación.
-
Información Financiera Adecuada y Oportuna: Autorizaciones, Segregación de Funciones, Registros Contables y Procedimientos.
-
Custodia de Inventarios
Errores Potenciales: -
Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO contabilizada; cantidades anotadas incorrectamente.
-
Producción: Transferencias interdepartamentales incorrectas.
-
Producción en Proceso: Mano de obra o gastos indirectos incorrectos, Gastos clasificados incorrectamente, Producción terminada, NO descargada.
Ciclo de ingresos
-
Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o servicios
-
Incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo
-
La función contable de determinar el costo de ventas se hace aquí.
Funciones Típicas: Funciones de Ejecución: -
Ventas: Toma de pedidos, evaluación y aprobación de crédito, despacho del pedido, prestación del servicio, facturación.
-
Ingresos de Efectivo: recibir remesas de efectivo por correo, recibir dinero de ventas al mostrador, sumar total de entradas de efectivo, depositar en el Banco, determinación de cuentas incobrables.
Funciones de Registro: -
Ventas: Contabilizar la factura, contabilizar comisiones, Contabilizar garantías otorgadas por ventas, emitir notas de crédito y ajustes de clientes, determinar el costo de ventas.
-
Ingresos de Efectivo: Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor, contabilizar transacciones de ajustes a ventas, actualización de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas).
Funciones de Custodia:
-
Ventas: Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes, Mantener actualizados los saldos, Ingresos de Efectivo, Llevar el control correcto de los saldos de efectivo, Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes.
-
Asientos Comunes: Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones y rebajas en ventas, provisiones para cuentas dudosas.
Formas y Documentos Vitales: -
Ventas: Pedidos, Órdenes y Conocimientos de Embarque, Facturas de Venta, Recibos
-
Ingresos de Efectivo: Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de máquinas registradoras, depósitos bancarios
Objetivos de Control Interno: -
Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones, Procedimientos de Documentación.
-
Información
Financiera
Razonable
Responsabilidades para cada función. -
Adecuada Custodia de Activos
Errores Potenciales: Ventas -
Facturada, NO despachada
-
Despachada, NO facturada
-
Facturada, NO contabilizada
-
Importe contabilizado incorrectamente
Cobros -
Cobrado, NO depositado
y
Oportuna:
Asignación
de
-
Cobrado, No contabilizado
-
Depositado, NO contabilizado
Ciclo información financiera
-
No procesa transacciones, obtiene información de Contabilidad y Operaciones de otros Ciclos
-
Analiza, evalúa, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa información, para informar a la Gerencia y otros
-
Aquí ocurre la recopilación de datos para su exposición en los Estados Financieros
Asientos Contables: -
Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo)
-
Eliminaciones y reclasificaciones.
-
Formas y Documentos Vitales: Pólizas de Diario, Diario General y Subsidiarias, Mayor General, Auxiliares de Mayores, Estados e Informes Financieros.
Funciones Típicas: -
Incluye las actividades básicas: Originar y preparar pólizas de Diario, Registrar operaciones en el Diario, Mayorizar operaciones, Agrupa información de revelación suplementaria, Originar, preparar, consolidar y re expresar informes y Estados Financieros, Conversión monetaria, Obtener información de otros Ciclos, Custodia de formularios y Libros de Contabilidad.
Objetivos de Control Interno: -
Autorización Clasificación y Procesamiento de Transacciones
-
Documentación y Evaluación
-
Salvaguarda Física
Tipos de Informes: -
Balance de Comprobación
-
Estados Financieros Básicos
-
Estados y Anexos gerenciales
-
Declaraciones Fiscales
Errores Potenciales: Se incluyen: -
Asientos No Autorizados
-
Asientos e Información Omitidos
-
Asientos con Errores de Anotación o Suma
-
Asientos o Pólizas de Diario incorrectos
-
Uso o distribución de documentación sin autorización previa
-
Estados Financieros o Estadísticos presentados indebidamente
PRESENTACION GRAFICA DE LA RELACION DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES
Todos los Ciclos envían información contable al Ciclo de Información Financiera y ésta se resume en Estados Financieros. El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento del capital. Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nómina que se utiliza en el Ciclo de Conversión.
El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorería para uso interno o inversiones externas.
PAPELES DE TRABAJO: El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del año actual son una base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditoría, y una base de análisis para los supervisores y socios. Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son: Facilitar la preparación del informe. Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe. Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del estado. Coordinar y organizar todas las fases del trabajo. Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoría aplicados. Servir de guía en revisiones subsecuentes. Cumplir con las disposiciones legales. Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador público debe conceder importancia a la preparación de los papeles de trabajo. Para cumplir con esta finalidad, debe en primer término, efectuar un trabajo completo y libre de información superflua y organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite la rápida localización y entendimiento fácil por parte de otras personas.
Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y preparación del informe. Además, deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio. Cualquier información o cifras contenidas en el informe del contador público deberán estar respaldadas en los papeles de trabajo. A medida que el profesional avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparación de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo, los comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o análisis preparado durante el trabajo. Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo efectuado por el contador público, las razones que le asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros y su opinión respecto a la calidad de la información examinada, lo razonable de los controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o registros sujetos a revisión. Estos también deben ser revisados por los supervisores para determinar lo adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisión. En tales revisiones, los papeles de trabajo deberán hablar por sí mismos; estar completos, legibles y organizados sistemáticamente, de tal manera que no sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien los preparó. Debe tenerse presente que muchas veces, el informe no es preparado por la persona que efectuó el examen sino por un supervisor, quien debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar continuamente al auxiliar responsable de la elaboración de los papeles de trabajo.
Preparación de papeles de trabajo
Cliente y ejercicio a revisar Fecha Nombre y apellidos del sujeto Objeto de los mismos Cuando el auditor utilice marca o símbolo tiene que explicar su significado
Contenido mínimo de los papeles
Evidencia que los estados contables y demás información, sobre los que va a opinar el trabajador, están de acuerdo con los registros de la empresa. Relación de los pasivos y activos, demostrando de cómo tiene el auditor evidencia de su existencia física y valoración. Análisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la cuenta de resultados. Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado, revisado. Forma el sistema de control interno que ha llevado el auditor y el grado de confianza de ese sistema y cuál es el alcance realizado para revisar las pruebas sustantivas. Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y conclusiones a las que llega. Detalle de las contrariedades en el trabajo y soluciones a las mismas. NO DEBEN CONTENER: No ser copia de la contabilidad de la empresa No ser copia de los estados financieros No ser copia de la auditoria del año pasado.
Estructura general de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo deben contener los requisitos mínimos siguientes: El nombre de la compañía sujeta a examen Área que se va a revisar Fecha de auditoria La firma o inicial de la persona que preparó la cédula y las de quienes lleven a cabo la supervisión en sus diferentes niveles. Fecha en que la cédula fue preparada Un adecuado sistema de referencias dentro del conjunto de papeles de trabajo Cruce de la información indicando las hojas donde proceden y las hojas a donde pasan Marcas de auditoría y sus respectivas explicaciones Fuente de obtención de la información Los saldos ajustados en los papeles de trabajo de cada cédula analítica deben concordar con las sumarias y estas con el balance de comprobación. Los papeles de trabajo son diseñados y organizados para cumplir con las circunstancias y las necesidades del auditor para cada auditoria en particular. El uso de papeles de trabajo estandarizados (por ejemplo, listas de control, cartas machotes, organización estándar de papeles de trabajo) puede mejorar la eficiencia con que son preparados y revisados dichos papeles de trabajo. Facilitan la delegación de trabajo a la vez que proporcionan un medio para controlar su calidad. De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, así también los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el contador público rinde con relación a esos mismos balances y estados financieros.
Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a través de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o procedimientos administrativos. El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelará ninguna información confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente. Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir -y en algunos casos se ve obligado-, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la corrección técnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen. Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, él los preparó y son la prueba material del trabajo efectuado; pero, esta propiedad no es irrestricta ya que por contener datos que puedan considerarse confidenciales, está obligado a mantener absoluta discreción respecto a la información que contienen. Es decir, los papeles de trabajo son del auditor, pero queda obligado al secreto profesional que estipula no revelar por ningún motivo los hechos, datos o circunstancias de que tengan conocimiento en el ejercicio de su profesión (a menos que lo autorice él o los interesados y salvo los informes que obligatoriamente establezcan las leyes respectivas).
Clases de papeles de trabajo Se les acostumbra clasificar desde dos puntos de vista: Por su uso Papeles de uso continuo. Papeles de uso temporal. Por su contenido Hoja de trabajo. Cédulas sumarias o de Resumen. Cédulas de detalle o descriptivas. Cédulas analíticas o de comprobación. Los papeles de trabajo pueden contener información útil para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores a un año o indefinidos, cuadros de organización, catálogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por su utilidad más o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del auditor son requeridos por varios ejercicios contables. De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener información útil solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un año, conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se refieran. Aunque en diseño y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginación, existe en la secuela del trabajo de auditoría papeles clave cuyo contenido está más o menos definido. Se clasificarán de acuerdo a la fase de la auditoria, ya sea de planificación o ejecución del trabajo. Entre estos están:
Planificación de auditoria Hojas de trabajo Cédulas sumarias o de resumen Cédulas de detalle Cédulas narrativas Cédulas de hallazgos Cédulas de notas Cédulas de marcas Papeles de trabajo preparados y/o proporcionados por el área auditada. Entre los que figuran: Estados financieros Conciliaciones bancarias Manuales Organigramas Planes de trabajo Programación de actividades Informes de labores Papeles de trabajo obtenidos de otras fuentes. Son los documentos preparados u obtenidos de fuentes independientes al área auditada. Algunos de estos son: Confirmaciones de saldos Interpretaciones auténticas y normativa publicada Decretos de creación de unidades
Opiniones Jurídicas Opiniones Técnicas Las cédulas de auditoría se pueden considerar de dos tipos: Tradicionales. Eventuales. Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las: Cedulas sumarias.- Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación. Cedulas analíticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria. Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informará, por grupos homogéneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno, así como el saldo total de cada grupo. Las cédulas analíticas se harán una por cada tipo de clientela, señalando en ellas como está conformado el saldo de cada grupo. Las eventuales no obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de observaciones, programa de trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones,
confirmaciones,
cartas
de
salvaguarda,
cédulas
de
recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos más tipos de cedulas que pudieran presentarse. Para facilitar la trascripción e interpretación del trabajo realizado en la auditoria, usualmente se acostumbran a usar marcas que permiten transcribir de una manera práctica y de fácil lectura algunos trabajos repetitivos. Por ejemplo; la actividad de
cotejar cifras que provienen de los registros auxiliares contra los auxiliares mismos, se pueden dejar transcrita en los papeles de trabajo, anotando una marca cuyo significado fuera justamente el de haber verificado las cifras correspondiente contra el auxiliar relativo.
MARCAS DE AUDITORIA Con el propósito de dinamizar el proceso de auditoría se utilizan símbolos que representan un procedimiento utilizado. Las marcas de auditoría se pueden dar a conocer al pie de cada cédula o ser incorporadas en una cédula de marcas al final del expediente para dar a conocer su significado. Las marcas de auditoría pueden estandarizarse por firma de auditoria o en el caso de auditores independientes, depende de su estilo propio. A continuación se detalla un ejemplo de marcas de auditoria: Marca
Descripción
>
Sumado Horizontal
^
Sumado Vertical
√
Revisado Cotejado Pendiente
√
Verificado Calculo Verificado Cotejado con documento original
Documento que no llena requisitos
Δ
legales
A
Sin documentación de respaldo
©
Conectores o llamadas
PPC
Papel proporcionado por el Cliente
PT
Papel de Trabajo
AJ
Ajustes
R
Reclasificaciones
INDICES DE REFERENCIA Para facilitar su localización, los papeles de trabajo se marcan con índices que indiquen claramente la sección del expediente donde deben ser archivados, y por consecuencia donde podrán localizarse cuando se le necesite. En términos generales el orden que se les da en el expediente es el mismo que presentan las cuentas en el estado financiero. Así los relativos a caja estarán primero, los relativos a cuentas por cobrar después, hasta concluir con los que se refieran a las cuentas de gastos y cuentas de orden. Los índices se asignan de acuerdo con el criterio anterior y pueden usarse para este objeto, números, letras o la combinación de ambos. A continuación se presenta un ejemplo de índices usando el Método alfabético-numérico por ser el de uso mas generalizado en la práctica de la auditoria. En este sistema las letras simples indican cuentas de activos, las letras dobles indican cuentas de pasivo y capital y las decenas indican cuentas de resultados:
A
Caja y bancos
B
Cuentas por cobrar
C
Inventarios
U
Activo fijo
W
Cargos diferidos y otros
AA
Documentos por pagar
BB
Cuentas por pagar
EE
Impuestos por pagar
HH
Pasivo a largo plazo
LL
Reservas de pasivo
RR
Créditos diferidos
SS
Capital y reservas
R1
Ventas
R2
Costos de ventas
R3
Gastos generales
R4
Gastos y productos financieros
R5
Otros gastos y productos.
CASO PRÁCTICO AUDITORIA POR CICLO DE TRANSACCIONES Ciclo de tesorería A
Programa
A-1 1/2
Analítica cédula narrativa (caja)
A-3
Analítica (deficiencias)
A-4 1/4
Flujo grama procesos actuales (departamento de caja)
Empresa El primer trabajo de investigacion S.A. Ciclo de Tesoreria PROGRAMA DE AUDITORIA
No. 1.2.3.4.5.6.-
IT. 1
2
3 4
5
6
7
8
A
PT Hecho Por: Fecha:
M.A. 07/08/2012
Revisado Por: Fecha:
A.M. 07/08/2012
Objetivos de Auditoria Que exista el departamento de tesorería Que el proceso de Ingresos presente la información oportuna Que la informacion se ingrese al 100% Que las transacciones Hayan Ocurrido. Que Existta una secuencia lógica en el proceso de la operación de tesorería. Que se puedan Detectar problemas o deficiencias en los controles operacionales existentes en la Solucion de los mismos pueden surgir disminuciones de costos y aumentos de la eficiencia oportuna.
Procedimientos Revise si existe un departamento de Tesorería (pagos, Caja) Inspeccion de las instalaciones del departamento de tesorería, que sean las adecuadas para salvaguardar los activos de la envasadora Entrevista a las distintas personas que ejecutan la operación en este ciclo. Revise si existen procedimientos y políticas adecuadas para emitir el pago de proveedores, acreedores y otros. Verifique los procedimientos que se utilizan en el departamento de caja para la recepcion de liquidaciones de ventas diarias a su vez la forma en que se i ngresan a la entidad bancaria. Evalúe las politicas y procedimientos del departamento de tesoreria son adecuadas. Elabore el flujo grama que muestre gráficamente la secuencia de la operación e identifique los problemas o deficiencias. Elabore un nuevo flujo grama que muestre gráficamente la secuencia lógica que para su criterio mejorará la eficiencia de la operación
Ref. P.T.
Auditor
Presupuesto de tiempo
Tiempo Real
A1/3
BG
1
0.5
A1/3
BG
1
2
A1/3
BG
1
4
A2/3
BG
1
2
A2/3
BG
1
2
A2/3
BG
1
2
A-4 1/4
BG
1
2
A-5 1/2
BG
1
2
PT
A-1 1/2
Hecho Por:
M.A.
Fecha:
07/08/2012
Revisado Por:
A.M.
Fecha:
07/08/2012
Empresa El primer trabajo de investigación S.A. Ciclo de Tesorería CEDULA NARRATIVA
Entrevistado: Juan Pérez (Cajero) Si existe un departamento de tesorería y pagos, caja en donde se reciben todos los ingresos de la empresa y se realizan los pagos, se entrevista a los Involucrados y podemos constatar: Departamento de caja Procesos: En la envasadora de Gas Licuado de Petróleo existe un departamento de caja en el cual reciben todas las liquidaciones diarias de los camiones y V.I.P. (Unidades pequeñas, forma de camioncitos para la venta). que corresponde a venta en Cilindros además también las liquidaciones de venta a granel; Todos los días tienen que cuadrar todas las unidades que han salido con stock de gas en las diferentes presentaciones las cuales entregan al cajero un corte del dinero ya sea en efectivo y cheques de las ventas del día, el cajero la ingresa al sistema y verifica que el efectivo y cheques cuadren con la liquidación que entregan los pilotos, posteriormente si esta todo correcto imprime un corte de caja y la da por ingresada. Si no devuelve liquidación para que sea cuadrada por el piloto; seguidamente al final del día realiza un corte de caja y prepara los valores recaudados en el día para que sea entregado a Proval y le dé ingreso al banco.
En cuanto a los cheques recibidos en caja no cuentan con una autorización a que clientes podrán aceptárseles cheques, además se pudo observar que se reciben cheques que no tienen el nombre de la empresa si no que están a nombre de otra persona o al portador. El cajero deposita diariamente los ingresos de la empresa, no existe un auditor Que le realice arqueos periódicos sino que únicamente personal del departamento de finanzas de realizan arqueos muy eventualmente. Cuentan con un programa obsoleto el cual no tiene la seguridad de contar con claves específicas para anulaciones ni cancelación de operaciones, ni existe una persona que les autorice la anulación de operación.
f.
Cajero
F.
Auditor
PT Hecho Por: Fecha:
Empresa El primer trabajo de investigacion S.A. Ciclo de Tesoreria PROGRAMA DE AUDITORIA
No.
Procedimiento
Revisado Por: Fecha:
Depto. De Caja .-Cajero-
Depto De Ve ntas (Gerente, Cobradores)
A M.A. 07/08/2012 A.M. 07/08/2012
Depto De contabilidad Contador y Auxiliares)
Inicia la venta en este depto.
1
2
3
El cajero recibe las liquidaciones a cada piloto (Liquidación. cheques, efectivo y facturas de venta).
Revisa la Liquidacion de venta, que el efectivo y cheques cuadren con la liquidacion
Realiza su corte diario y entrega al transporte de valores el efectivo y cheques, para que sea depositado en el banco Archiva boletas y liquidaciones
4
5
Para posteriormente trasladarlas al depto. De contabilidad
CajerosReciben Liquidaciones de Venta
los cobradores efectuan el cobro de la venta al cred. O al
Cobros en Efectivo y Cheques de Cajav
Deposito Proval -Banco
Archivo de Boletas y Copia de Liquidaciones
Fin
Revisan Facturas y Reportes de ventas
CONCLUSIONES
La auditoria por ciclos de transacciones es útil para evaluar de una forma eficaz el control interno de una entidad, ya que a través de esta herramienta puede determinarse un flujo de actividades y su forma lógica en la operación y registro de documentos.
La comprensión del trabajo realizado de una auditoria depende del orden, el contenido y el detalle de los papeles de trabajo.
