LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK APOTEK KIMIA KIMIA FARMA No. 278 Ruko Versailes FB No. 15 Sektor 1.6 BSD - Serpong
Disusun Oleh :
ANGKATAN XXIV
CLORIDA SHINTANOFERI, SHINTANOFERI, S.Si
( 12340100 )
ZULPAKOR OKTOBA, S.Si
( 12340126 )
ANGKATAN XXIV
PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT SAINS DAN TEKNOLOGI NASIONAL JAKARTA 2013
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA No. 278 Ruko Versailes FB No. 15 Sektor 1.6 BSD – Serpong Tangerang Selatan PERIODE 1 – 30 JUNI 2013
Laporan Ini disusun sebagai Syarat dalam Kurikulum Program Studi Profesi Apoteker pada Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Pengetahuan Alam Institut Sains dan Teknologi Nasional
Disusun Oleh : ANGKATAN XXIV
Clorida Shintanoferi, S.Si
( 12340100 )
Zulpakor Oktoba, S.Si
( 12340126 )
Disetujui Oleh :
Jakarta,
Ariawan Y. Armoko, S.Si., Apt Pembimbing PKPA Apotek Kimia Kimia Farma No. No. 278 BSD
Juli 2013
Rahmi Hutabarat, S.Si., M.Si., Apt Pembimbing PKPA ISTN
ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya kepada kami sehingga kami dapat menyelesaikan laporan
ini sebagai sebagai hasil dari Praktek Kerja Profesi Profesi Apoteker Apoteker
(PKPA) di di Apotek Kimia Farma Farma No. 278 Versailes BSD yang yang dilaksanakan pada tanggal 01-30 Juni 2013. Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) ini disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker di Program Studi Profesi Apoteker Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) Institut Sains dan Teknologi Nasional (ISTN) Jakarta. Pada kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada Bapak Ariawan Y Armoko, S.Si., Apt selaku pembimbing PKPA di Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD dan kepada Ibu Rahmi Hutabarat, S.Si., M.Si., Apt selaku pembimbing PKPA di Institut Sains dan Teknologi
Nasional Jakarta yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran dalam memberikan bimbingan dan pengarahan sehingga laporan umum ini dapat diselesaikan. Ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya juga kami tujukan kepada : 1. Dekan F-MIPA ISTN ISTN Jakarta, Ibu Prof. Dr. Teti Indrawati, MS., Apt. Apt. 2. HRD dan GA Manager PT. Kimia Farma Apotek, Bapak Drs. Eddy Murianto, SE., MM.,Apt, yang telah memberikan kesempatan pelaksanaan Pelatihan Praktek Kerja Profesi Apoteker. 3. Kepala Program Studi Profesi Apoteker F-MIPA ISTN Jakarta, Bapak Drs.Tahoma Siregar, M.Si, Apt. 4. Koordinator Tim Penyelenggara PKPA Bapak Firman Santoso, dan seluruh staf pengajar & instruktur dari PT. Kimia Farma Farma Apotek, 5. Manager Unit Bisnis BM Tangerang Bapak Drs. Hendri Sasanto, Apt beserta seluruh staf, seluruh staf dan karyawan Apotek Kimia Kimia Farma No. 278 Versailes BSD yang telah memberikan bimbingan dan kerjasama selama pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker.
iii
6. Teman-teman Profesi Apoteker angkatan 24, atas segala bantuan dan motivasi yang telah diberikan. 7. Semua pihak yang turut membantu selama penulisan laporan PKPA ini baik secara langsung maupun tidak langsung. Kami menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini mungkin terdapat kesalahan dan kekurangan. Kritik dan saran yang bersifat membangun sangat kami harapkan dari semua pihak. Akhir kata semoga laporan hasil pengalaman PKPA ini dapat memberikan manfaat dan sumbangan bagi dunia kefarmasian khususnya.
Jakarta, Juli 2013
Penyusun
iv
DAFTAR ISI
Halaman LEMBAR PENGESAHAN ...........................................................................
ii
KATA PENGANTAR ...................................................................................
iii
DAFTAR ISI ..................................................................................................
v
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................
viii
DAFTAR TABEL...........................................................................................
ix
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................
x
BAB I
BAB II
PENDAHULUAN
I.A. Latar Belakang .........................................................................
1
I.B. Tujuan .. ....................................................................................
2
TINJAUAN PUSTAKA
II.A. Apotek .....................................................................................
4
II.A.1. Definisi Apotek ........................................................
4
II.A.2. Landasan Hukum Apotek..........................................
6
II.A.3. Tugas dan Fungsi Apotek .........................................
7
II.A.4. Persyaratan Apotek ..................................................
8
II.A.5. Prosedur Pendirian Apotek .......................................
12
II.A.6. Tata Cara Perizinan Apotek ......................................
15
II.A.7. Pencabutan Surat Izin Apotek ...................................
18
II.A.8. Pelanggaran Apotek ..................................................
20
II.A.9. Struktur Organisasi Apotek.......................................
22
II.A.10. Pengelolaan Apotek ..................................................
26
II.A.11. Pelayanan Apotek ....................................................
27
II.A.12. Analisis Keuangan apotek dengan BEP ...................
31
II.B. Peranan Apoteker di Apotek ...................................................
33
II.B.1. Fungsi Apoteker di Apotek .........................................
35
II.B.2. Tugas Apoteker di Apotek ..........................................
24
II.C. Sediaan Farmasi ......................................................................
37
v
Halaman II.C.1. Obat Bebas (B) ............................................................
38
II.C.2. Obat Bebas Terbatas (W) ............................................
38
II.C.3. Obat Keras (G) ............................................................
40
II.C.4. Obat Wajib Apotek......................................................
40
II.C.5. Obat Narkotika & Psikotropika (O) ............................
43
II.C.5.1 Obat Narkotika & Pengelolaanya ..................
43
II.C.5.2 Obat Psikotropika & Pengelolaanya .............
49
III.C.6. Obat Bahan Alam Indonesia ......................................
51
III.D. Pengelolaan Sediaan Famasi & Perbekalan Kesehatan lainnya .................................................................
54
II.E. Good Pharmacy Practice (GPP) .............................................
58
II.F. Komunikasi, Informasi, dan Edukasi (KIE) ............................
61
II.G. Swamedikasi ...........................................................................
63
II.H. Pelayanan (Service) .................................................................
66
BAB III TINJAUAN UMUM PT. KIMIA FARMA (Persero) Tbk.
III.A. PT. Kimia Farma (Persero) Tbk....................... .....................
70
III.A.1. Sejarah dan Perkembangan ......................................
70
III.A.2. Tujuan dan Peranan ..................................................
71
III.A.3. Visi dan Misi PT. Kimia Farma Tbk. .......................
72
III.A.4. Logo PT. Kimia Farma Tbk .....................................
76
III.A.5. Bidang Usaha PT. Kimia Farma Tbk. ......................
77
III.B. PT. Kimia Farma Apotek .......................................................
80
III.B.1. Visi dan Misi PT. Kimia Farma Apotek...................
83
III.B.2. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek .........
83
III.C. Tinjauan Khusus Apotek Kimia Farma No.278 ...................
86
III.C.1. Lokasi .......................................................................
86
III.C.2. Tata Ruang................................................................
87
III.D. Tugas dan Fungsi Personal BM .............................................
89
III.E. Struktur Organisasi dan Personalia ........................................
94
III.F. Kegiatan Apotek Kimia Farma No. 278 BSD ........................
99
vi
Halaman III.F.1. Kegiatan Teknis Kefarmasian ...................................
100
III.F.2. Kegiatan Non Teknis Kefarmasian ...........................
113
BAB IV PEMBAHASAN ........................................................................ ....
114
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
V.A. Kesimpulan .............................................................................
121
V.B. Saran........................................................................................
122
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................
123
Lampiran ..........................................................................................................
125
vii
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar II.1
Skema Perizinan Pendirian Apotek ..........................................
18
Gambar II.2
Struktur Organisasi Apotek yang Ideal ....................................
23
Gambar II.3
Penandaan Obat Bebas .............................................................
38
Gambar II.4
Penandaan obat Bebas Terbatas ...............................................
39
Gambar II.5
Berbagai Macam Tanda Peringatan Pada Obat Bebas Terbatas ....................................................................................
39
Gambar II.6
Penandaan Obat Keras..............................................................
40
Gambar II.7
Penandaan Obat Narkotika .......................................................
43
Gambar II.8
Penandaan Jamu .......................................................................
52
Gambar II.9
Penandaan Obat Herbal Terstandar ..........................................
53
Gambar II.10 Penandaan Fitofarmaka ............................................................
53
Gambar III.1 Logo PT. Kimia Farma, Tbk ....................................................
76
viii
DAFTAR TABEL Halaman Tabel II.1
Analisa Pareto & VEN .............................................................
ix
58
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman Lampiran 1.
Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek ........................
126
Lampiran 2.
Struktur Organisasi Bisnis Manager Wilayah Tangerang .......
127
Lampiran 3.
Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma No. 278 ..................
128
Lampiran 4.
Alur Pelayanan Penerimaan Resep..........................................
129
Lampiran 5.
Alur Pengadaan Barang di Apotek Kimia Farma .....................
130
Lampiran 6.
Alur Penjualan Resep Tunai.....................................................
131
Lampiran 7.
Alur Administrasi Resep Kredit ...............................................
132
Lampiran 8.
Alur Penjualan Bebas ...............................................................
133
Lampiran 9.
Formulir Dropping dari Apotek KF ke KF Lain ......................
134
Lampiran 10. Formulir Dropping dari BM ke Apotek KF .............................
135
Lampiran 11. Lokasi Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD..............
136
Lampiran 12. Layout Ruang Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD..
137
Lampiran 13. Etiket Obat ................................................................................
138
Lampiran 14. Formulir Salinan Resep Resep .................................................
139
Lampiran 15. Kartu Stok Obat/Barang .........................................................
140
Lampiran 16. Kuitansi Pembayaran Resep Obat ..........................................
141
Lampiran 17. Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) ................................
142
Lampiran 18. Surat Pesanan Narkotika & Psikotropika .................................
143
Lampiran 19. Contoh Laporan
Penggunaan
Sediaan
Jadi
Narkotika & Psikotropika .....................................................
144
Lampiran 20. Laporan Ikhtisar Penerimaan Harian (LIPH) ..........................
147
x
BAB I PENDAHULUAN
I.A. Latar Belakang
Apotek merupakan salah satu sarana kesehatan yang digunakan untuk menyelenggarakan kesehatan. Menurut Peraturan Pemerintah No. 51 tahun 2009 menjelaskan bahwa Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh apoteker. Pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan
termasuk
pengendalian
mutu
sediaan
farmasi,
pengamanan,
pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional. (1) Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dibidang kefarmasian telah terjadi pergeseran orientasi pelayanan kefarmasian dari pengelolaan obat sebagai komoditi kepada pelayanan yang komprehensif ( pharmaceutical care) dalam pengertian tidak saja sebagai pengelola obat namun dalam pengertian yang lebih luas mencakup pelaksanaan pemberian komunikasi, informasi dan edukasi (KIE) untuk mendukung penggunaan obat yang benar dan rasional, monitoring penggunaan obat untuk mengetahui tujuan akhir serta kemungkinan terjadinya kesalahan pengobatan ( medication error ). Hal ini sangat berbeda dengan keadaan masa lalu dimana apoteker hanya terfokus pada penyiapan dan penyaluran obat kepada pasien selaku pengguna jasa Apotek. Kini, apoteker diharapkan ikut berperan secara aktif dalam perancangan, persiapan dan pemantauan terapi obat untuk pasien.(2)
1
2
Selain menjalankan fungsi pelayanan kefarmasian, Apotek juga memiliki fungsi ekonomi yaitu menjadi tempat berlangsungnya manajemen kegiatan bisnis yang profesional dan bertujuan untuk mencari keuntungan. Dalam manajemen Apotek, fungsi pelayanan dan bisnis harus dilaksanakan seimbang dan integral sesuai dengan tujuan pendirian Apotek. Apoteker selaku penanggung jawab suatu Apotek, mempunyai peran besar dalam hal pengawasan pengelolaan obat, pelayanan, peningkatan mutu Apotek, dan jaminan keefektifan dan keamanan obat yang diberikan kepada pasien. Seorang calon apoteker tidak cukup hanya belajar teori saja, tetapi perlu juga mengetahui dan memahami secara langsung tentang pelayanan dan pengelolaan obat di Apotek yang sesungguhnya melalui Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA). Menyadari pentingnya hal tersebut, maka Program Studi Profesi Apoteker Institut Sains dan Teknologi Nasional (ISTN) bekerja sama dengan PT. Kimia Farma Apotek dalam menyelenggarakan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD, yang dilaksanakan mulai tanggal 01-30 Juni 2013. Dengan melaksanakan PKPA ini, diharapkan calon apoteker mampu memahami dan menerapkan ilmu yang diperolehnya dalam dunia kerja nanti. I.B. Tujuan
Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang diselenggarakan di Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD bertujuan untuk : 1. Membekali calon apoteker agar memiliki wawasan, pengetahuan, ketrampilan, dan pengalaman praktis untuk melakukan pekerjaan kefarmasian di Apotek.
3
2. Mengetahui dan memahami tugas, fungsi, posisi, peran dan tanggung jawab Apoteker Pengelola Apotek (APA) dalam pengelolaan dan pelayanan kefarmasian di Apotek. 3. Mempelajari dan mengamati secara langsung struktur organisasi, strategi dan kegiatan-kegiatan rutin yang dapat dilakukan dalam rangka pengembangan, dan pelayanan kefarmasian di Apotek Kimia Farma, khususnya yang dilakukan di Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD. 4. Meningkatkan kompetensi apoteker di Apotek dengan komunikasi yang efektif terhadap pasien agar dapat memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien yang berkaitan dengan obat dan informasi obat. 5. Memberi gambaran nyata tentang permasalahan pekerjaan kefarmasian di Apotek.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
II.A.
(1)
Apotek
II.A.1. Definisi Apotek
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 Tahun 2009, Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh apoteker. Pelayanan kefarmasian yang dimaksud adalah suatu pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien. Sedangkan pengertian apoteker yang dimaksud dalam peraturan ini adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan apoteker. Menurut
Peraturan
Menteri
Kesehatan
Republik
Indonesia
(Permenkes Rl) No.1027/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, yang dimaksud dengan Apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi lainnya kepada masyarakat.(2) Menurut Undang-Undang Kesehatan Republik Indonesia No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan, yang dimaksud dengan praktik kefarmasian adalah yang meliputi pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta
4
5
pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional harus dilakukan oleh tenaga kesehatan yang mempunyai keahlian dan kewenangan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. perundang-undangan. Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika. Perbekalan kesehatan adalah semua bahan dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan.
(3)
Apotek sebagai salah satu sarana pelayanan perlu mengutamakan kepentingan masyarakat dan berkewajiban menyediakan, menyimpan dan menyerahkan perbekalan farmasi. Apotek dapat diusahakan oleh lembaga atau instansi pemerintah dengan tugas pelayanan kesehatan di pusat dan daerah, perusahaan milik negara yang ditunjuk oleh pemerintah dan Apoteker yang telah mengucapkan sumpah serta memperoleh izin dari Dinas Kesehatan setempat. Berdasarkan sarananya, Apotek di bagi menjadi 4 jenis yakni : a. Apotek Kerjasama, adalah Apotek dimana Apoteker hanya sebagai Apoteker Pengelola Apotek (APA), sedangkan Pemilik Sarana Apotek (PSA) adalah dari pihak lain. b. Apotek Profesi, adalah Apotek yang Apoteker Pengelola Apotek (APA) juga sebagai Pemilik Sarana Apotek (PSA). (PSA). c. Depo Farmasi/instalasi farmasi, adalah Apotek yang berada di klinik, dan hanya boleh menerima resep re sep dari lingkungan klinik. d. Apotek Rakyat, adalah sarana kesehatan tempat dilaksanakannya pelayanan kefarmasian
dimana dilakukan penyerahan obat dan
perbekalan kesehatan, dan tidak melakukan peracikan, serta tidak menjual obat golongan narkotika dan psikotropika.
6
II.A.2. Landasan Hukum Apotek
Apotek merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan (4)
masyarakat yang diatur dalam:
a. UU Obat Keras (St. No. 419 tanggal 22 Desember 1949); b. Undang-Undang Undang-Undang No. 5 tahun 1997 tentang tenta ng Psikotropika; c. Undang-Undang Undang-Undang No. 8 tahun 1999 tentang tenta ng Perlindungan Konsumen; d. Undang-Undang Undang-Undang No. 35 tahun 2009 tentang tenta ng Narkotika; e. Undang-Undang Undang-Undang No. 36 tahun 2009 tentang te ntang Kesehatan; f. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 25 tahun 1980 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah No. 26 tahun 1965 tentang Apotek; g. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 41 tahun 1990 tentang Masa Bakti dan Izin Kerja Apoteker, yang disempurnakan dengan Peraturan Menteri Kesehatan No. 184/MENKES/PER/II/1995; h. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 32 tahun 1996 tentang Tenaga Kesehatan; i. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 72 Tahun 1998 tentang Pengamanan Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan; j. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 28 Tahun 2004 tentang Keamanan, Mutu dan Gizi Pangan; k. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan kefarmasian; l. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 149 tahun 1998 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan No. 184 tahun
7
1995 tentang Penyempurnaan Pelaksanaan Masa Bakti dan Izin Kerja Apoteker; m. Peraturan
Menteri
Kesehatan
1322/MENKES/SK/X/2002
tentang
Republik
Indonesia
No.
Ketentuan
dan
Tata
Cara
Republik
Indonesia
No.
Pemberian Izin Apotek; n. Peraturan
Menteri
Kesehatan
889/MENKES/PER/V/2011 Tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian; o. Keputusan
Menteri
Kesehatan
Republik
Indonesia
No.
1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek; II.A.3. Tugas dan dan Fungsi Apotek
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 25 tahun 1980, tugas dan fungsi Apotek adalah sebagai berikut:
(5)
a. Tempat pengabdian profesi profesi seorang apoteker yang yang telah mengucapkan mengucapkan sumpah jabatan. b. Sarana farmasi tempat dilakukannya kegiatan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran dan penyerahan penyerahan obat atau bahan obat. c. Sarana penyaluran perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat secara luas dan merata. d. Sarana pelayanan informasi obat dan perbekalan farmasi lainnya kepada tenaga kesehatan lain dan masyarakat, termasuk pengamatan dan pelaporan mengenai khasiat, keamanan, bahaya bahaya dan mutu obat.
8
(5)
II.A.4. Persyaratan Apotek
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan
No.
992/MENKES/PER/X/1993
tentang
Ketentuan
dan
Pemberian Izin Apotek, persyaratan-persyaratan Apotek adalah sebagai berikut: a. Untuk mendapatkan izin Apotek, apoteker atau apoteker yang bekerja sama dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan harus siap dengan tempat, perlengkapan termasuk sediaan farmasi dan perbekalan farmasi yang lain yang merupakan milik sendiri atau milik pihak lain. b. Sarana Apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan pelayanan komoditi lain di luar sediaan farmasi. c. Apotek dapat melakukan kegiatan pelayanan komoditi lain di luar sediaan farmasi. Beberapa persyaratan yang harus diperhatikan dalam mendirikan sebuah Apotek adalah: 1. Tempat/Lokasi Apotek berlokasi di daerah yang dengan mudah dapat dikenali oleh masyarakat. Pada halamannya terdapat papan petunjuk yang dengan jelas tertulis kata ”Apotek ”. Apotek harus dapat diakses dengan mudah oleh masyarakat. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Perubahan
Indonesia atas
No.
1332/MENKES/SK/X/2002
Peraturan
Menteri
Kesehatan
tentang No.
9
992/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Pemberian Izin Apotek, ternyata lokasi Apotek tidak lagi ditentukan harus memiliki jarak minimal dari Apotek lain persyaratan jarak minimum antar Apotek pun tidak dipermasalahkan lagi, akan tetapi ketentuan ini dapat berbeda, sesuai dengan Kebijakan/Peraturan Daerah masing-masing, dan sarana Apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan kegiatan pelayanan komoditi lainnya di luar sediaan farmasi. Lokasi Apotek pun dapat dipilih dengan mempertimbangkan segi pemerataan dan pelayanan kesehatan, jumlah penduduk, jumlah praktek dokter, sarana dan pelayanan kesehatan lain, sanitasi dan faktor lainnya. 2. Sarana dan prasarana Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1027/MENKES/SK/IX/2004, Apotek harus memiliki persyaratan (2)
teknis yaitu:
a. Dinding harus kuat dan tahan air, permukaan dalam harus rata, tidak mudah mengelupas dan mudah dibersihkan. b. Langit-langit harus terbuat dari bahan yang tidak mudah rusak dan permukaan sebelah dalam berwarna terang. c. Atap tidak boleh bocor, terbuat dari genteng atau bahan lain yang memadai. d. Lantai tidak boleh lembab, terbuat dari ubin, semen atau bahan lain yang memadai. Pelayanan produk kefarmasian diberikan di tempat yang terpisah dari aktifitas pelayanan dan penjualan produk lainnya. Tujuannya adalah
10
untuk menunjukkan integritas dan kualitas produk serta mengurangi resiko kesalahan penyerahan. Selain itu Apoteker dapat dengan mudah memberikan informasi obat dan konseling. Lingkungan Apotek harus dijaga kebersihannya dan harus bebas dari hewan pengerat dan serangga. Apotek memiliki suplai listrik yang konstan, terutama untuk lemari pendingin. Di samping itu Apotek harus memiliki: 1) Ruang tunggu yang nyaman bagi pasien. 2) Tempat
untuk
mendisplai
informasi
bagi
pasien,
termasuk
penempatan brosur atau materi informasi. 3) Ruangan tertutup untuk konseling bagi pasien, yang dilengkapi dengan meja dan kursi serta lemari untuk menyimpan catatan medikasi pasien. 4) Ruang racikan. 5) Tempat pencucian alat. Perabotan Apotek harus tertata rapi, lengkap dengan rak-rak penyimpanan obat dan barang-barang lain juga harus tersusun dengan rapi, terlindung dari debu, kelembaban, dan cahaya yang berlebihan serta diletakkan pada kondisi ruangan dengan temperatur yang telah ditetapkan. 3. Tenaga kerja atau personalia Apotek (2) Berdasarkan
Keputusan
Menteri
Kesehatan
Republik
Indonesia
No. 1027/MENKES/SK/IX/2004, tenaga kerja atau personalia Apotek terdiri dari:
11
1) Apoteker Pengelola Apotek atau biasa disebut APA, yaitu apoteker yang telah memiliki SIA (Surat Izin Apotek). 2) Apoteker pendamping, yaitu apoteker selain APA yang bekerja di Apotek. Tugasnya adalah menggantikan APA pada jam-jam tertentu pada hari buka Apotek. 3) Apoteker pengganti, yaitu apoteker yang menggantikan APA selama APA tidak berada di tempat lebih dari 3 bulan secara terus-menerus. Apoteker pengganti harus memiliki SIK (Surat Izin Kerja) dan tidak bertindak sebagai APA di Apotek lain. 4) Asisten Apoteker, yaitu mereka yang berdasarkan peraturan perundang-undangan memiliki hak untuk melakukan pekerjaan kefarmasian sebagai asisten apoteker. Selain itu juga diperlukan tenaga kerja lainnya untuk mendukung kegiatan-kegiatan di Apotek, terdiri dari: 1) Juru resep, yaitu petugas yang membantu pekerjaan asisten apoteker. 2) Kasir, yaitu orang yang bertugas menerima uang serta mencatat penerimaan dan pengeluaran uang. 3) Pegawai tata usaha, yaitu petugas yang melaksanakan administrasi Apotek dan membuat laporan pembelian, penjualan, penyimpanan, dan keuangan Apotek. 4. Perbekalan farmasi atau komoditi Sesuai paket deregulasi 23 Oktober 1993, Apotek dapat melakukan kegiatan pelayanan komoditi lainnya di luar perbekalan farmasi.
(5)
12
(6,7)
II.A.5. Prosedur Pendirian Apotek
Terdapat serangkaian tahapan yang harus
dilakukan apabila
hendak mendirikan sebuah Apotek, yaitu: 1. Melakukan survey ke daerah tersebut dan menghubungi kelurahan untuk mendapatkan informasi mengenai penduduk (jumlah, kepadatan, tingkat ekonomi). 2. Membuat studi kelayakan pendirian Apotek. Studi kelayakan ( feasibility study) merupakan suatu metode penjajakan suatu
proyek
mengenai
kemungkinan
layak
tidaknya
untuk
dilaksanakan pendirian suatu apotek. Melalui studi kelayakan dapat diketahui proyek perkembangan apotek dalam beberapa tahun ke depan apakah menguntungkan atau justru merugikan. Tingkat keberhasilan dipengaruhi oleh dua faktor, yaitu: a. Kemampuan
sumber
daya
internal,
meliputi
:
kecakapan
manajemen, kualitas pelayanan, produk yang dijual, dan kualitas karyawan. b. Lingkungan eksternal yang tidak dapat dipastikan, meliputi : pertumbuhan pasar, pesaing, pemasok, dan perubahan peraturan Proses pembuatan studi kelayakan pendirian apotek terdiri dari lima tahapan yaitu penemuan gagasan atau ide, penelitian lapangan, evaluasi data, pembuatan dan pelaksanaan rencana kerja. Beberapa aspek yang menjadi bahan penilaian studi kelayakan yaitu:
13
a. Analisa teknis meliputi lokasi dan lingkungan sekitar apotek, bentuk badan usaha apotek, dan struktur organisasi dalam apotek. b. Analisa pasar meliputi bentuk pasar, potensi pasar ( potential market ), dan jenis konsumen tertentu yang akan dilayani atau yang akan menjadi sasaran pemasaran apotek (target pasar). c. Analisa manajemen meliputi strategi manajemen apotek, bentuk dan tata letak bangunan apotek, serta jenis produk yang akan dijual di apotek. d. Analisa keuangan meliputi sumber pendanaan, metode analisa Payback Period (PP), metode analisa Return on Investment (ROI), metode analisa NPV (arus kas yang akan diterima), metode analisa Break Event Point (BEP), dan metode analisa Internal Rate of Return (IRR). 3. Mempersiapkan sarana dan prasarana Apotek setelah mendapatkan persetujuan lokasi Apotek. 4. Membuat Surat Permohonan Izin Apotek kepada Kantor Dinas Kesehatan setempat. Adapun lampiran yang harus disertakan bersama dengan surat permohonan izin Apotek adalah sebagai berikut: 1. Foto copy KTP APA, PSA, dan AA. 2. Foto copy SIK/SP. 3. Foto copy denah lokasi dan denah bangunan.
14
4. Foto copy yang menyatakan status bangunan dalam bentuk akte hak milik/sewa/kontrak. 5. Asli dan salinan daftar terperinci alat perlengkapan Apotek. 6. Surat pernyataan dari APA bahwa yang bersangkutan tidak bekerja sama tetap pada perusahaan farmasi lain dan tidak menjadi APA lain di atas materai Rp. 6000,-. 7. Asli dan foto copy surat izin dari atasan bagi APA Pegawai Negeri/ ABRI/Pegawai Instansi Pemerintah lainnya. 8. Akte perjanjian kerjasama antara APA dengan PSA yang disahkan notaris. 9. Surat pernyataan APA tidak terlibat pelanggaran peraturan dibidang obat-obatan di atas materai Rp. 6000,10. Surat izin usaha berdasarkan Undang-Undang Gangguan (UUG). 11. Perlengkapan Administrasi (etiket, copy resep, dll). 12. Surat pernyataan tentang APA tidak boleh memperjual-belikan obat golongan psikotropika dan narkotika tanpa resep dokter ditandatangani Apoteker di atas mareri Rp. 6000,-. 13. Surat keterangan domisili. 14. Foto copy Surat Izin Mendirikan Bangunan (IMB). 15. Struktur organisasi. 16. Rencana jadwal buka Apotek atau melakukan kegiatan. 17. Formulir contoh penggunaan Psikotropika dan Narkotika. 18. Daftar tenaga kerja. 19. Foto PSA 4 x 6 (2 lembar).
15
20. Foto APA 4 x 6 (2 Lembar). 21. Surat pernyataan APA harus patuh pada peraturan yang berlaku di atas materai Rp. 6000,- yang ditandatangani oleh APA. 22. Surat perjanjian kontrak rumah apabila rumah tersebut kontrak. II.A.6. Tata Cara Perizinan Apotek
Dalam mendirikan Apotek, apoteker harus memiliki Surat Izin Apotek (SIA) yaitu surat yang diberikan Menteri Kesehatan Republik Indonesia kepada Apoteker atau Apoteker yang bekerja sama dengan Pemilik Sarana Apotek (PSA) untuk mendirikan Apotek di suatu tempat tertentu. Wewenang pemberian SIA dilimpahkan oleh Menteri Kesehatan kepada Kepala Dinas Kesehatan (Dinkes) Kabupaten/Kota. Selanjutnya Kepala Dinkes Kabupaten/Kota wajib melaporkan pelaksanaan pemberian izin, pembekuan izin, pencairan izin dan pencabutan izin Apotek sekali setahun kepada Menteri Kesehatan dan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Provinsi.
Selanjutnya
Kepala
Dinas
Kesehatan
wajib
melaporkan kepada Badan Pengawasan Obat dan Maka nan (BPOM). (6) Sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peratu ran Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek adalah sebagai berikut:
(6)
a. Permohonan izin Apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan contoh formulir model APT-1. b. Dengan menggunakan Formulir APT-2, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah
16
menerima permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai Pengawas Obat dan Makanan (Balai POM) untuk melakukan pemeriksaan terhadap kesiapan Apotek untuk melakukan kegiatan. c. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan setempat dengan menggunakan contoh formulir APT-3. d. Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam (2) dan (3) tidak dilaksanakan, Apoteker Pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Provinsi dengan menggunakan contoh formulir model APT-4. e. Dalam jangka waktu 12 (dua belas) hari kerja setelah diterima laporan pemeriksaan sebagaimana dimaksud ayat (3) atau pernyataan ayat (4) Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat mengeluarkan SIA dengan menggunakan contoh formulir model APT-5. f. Dalam hal hasil pemeriksaan Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM dimaksud ayat (3) masih belum memenuhi syarat, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam waktu 12 (dua belas) hari kerja mengeluarkan Surat Penundaan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-6. g. Terhadap Surat Penundaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (6), Apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu satu bulan sejak
17
tanggal Surat Penundaan. h. Terhadap permohonan izin Apotek yang ternyata tidak memenuhi persyaratan Apoteker Pengelola Apotek dan atau persyaratan Apotek, atau lokasi Apotek tidak sesuai dengan permohonan, maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam jangka waktu selambat-lambatnya dua belas hari kerja wajib mengeluarkan Surat Penolakan disertai dengan alasan-alasannya, dengan mempergunakan contoh Formulir Model APT-7. Bila apoteker menggunakan sarana milik pihak lain, yaitu mengadakan kerja sama dengan Pemilik Sarana Apotek, maka harus memenuhi ketentuan sebagai berikut: a. Pengguna sarana yang dimaksud, wajib didasarkan atas perjanjian kerja sama antara apoteker dan pemilik sarana. b. Pemilik sarana yang dimaksud, harus memenuhi persyaratan tidak pernah terlibat dalam pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang obat sebagaimana dinyatakan dalam Surat Pernyataan yang bersangkutan. c. Terhadap permohonan izin Apotek yang ternyata tidak memenuhi persyaratan Apoteker Pengelola Apotek dan persyaratan Apotek atau lokasi Apotek yang tidak sesuai dengan permohonan maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dalam jangka waktu dua belas hari kerja wajib mengeluarkan surat penolakan disertai dengan alasanalasannya.
18
Jika Pemeriksaan tidak dilakukan
Apoteker
Mengajukan permohonan izin Apotek
Membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan (Formulir APT-4)
Tembusan Kepala Dinas Provinsi
Kepala Dinas Kesehatan Kab/Kota (Form APT-1) Selambat-lambatnya 6 hari kerja Dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai POM untuk melakukan pemeriksaan Selambat-lambatnya 6 hari kerja Melaporkan hasil pemeriksaan menggunakan Form APT-3 Jangka waktu 12 hari kerja
Belum memenuhi syarat
Memenuhi syarat
Tidak memenuhi syarat
Surat Penundaan (Form APT-6)
Surat Izin Apotek (SIA)
Surat Penolakan (Form APT-7)
Gambar II.1 Skema Perizinan Pendirian Apotek II.A.7. Pencabutan Surat Izin Apotek
Apotek harus berjalan sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dapat mencabut Surat Izin Apotek apabila:
(6,7)
a. Apoteker sudah tidak lagi memenuhi syarat sebagai Apoteker Pengelola Apotek dan atau;
19
b. Apoteker tidak memenuhi kewajiban dalam pelayanan kefarmasian dan atau; c. Apoteker Pengelola Apotek berhalangan melakukan tugasnya lebih dari 2 tahun secara terus-menerus dan atau; d. Terjadi pelanggaran terhadap Undang-undang obat keras, Undangundang No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan, Undang-undang No. 5 tahun 1997 tentang Psikotropika, Undang-undang No. 35 tahun 2009 tentang Narkotika, serta ketentuan peraturan perundang-undangan lain yang berlaku dan atau; e. Surat Izin Kerja (SIK) Apoteker Pengelola Apotek tersebut dicabut dan atau; f. Pemilik Sarana Apotek terbukti dalam pelanggaran Perundangundangan di bidang obat dan atau; g. Apotek tidak lagi memenuhi persyaratan sebagai Apotek. Pelaksanaan pencabutan Surat Izin Apotek dilakukan setelah dikeluarkan yaitu : a. Peringatan secara tertulis kepada Apoteker Pengelola Apotek sebanyak 3 kali berturut-turut dengan tenggang waktu masing-masing 2 bulan. b. Pembekuan izin Apotek untuk jangka waktu selama-lamanya 6 bulan sejak dikeluarkan penetapan pembekuan kegiatan Apotek. Pembekuan SIA dapat dicairkan kembali apabila Apoteker telah membuktikan memenuhi seluruh persyaratan sesuai dengan ketentuan dalam peraturan. Pencairan Izin Apotek dilakukan setelah menerima laporan
pemeriksaan
dari
Tim
Pemeriksaan
Dinas
Kesehatan
20
Kabupaten/Kota setempat. Keputusan Pencabutan Surat Izin Apotek oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota disampaikan langsung kepada yang bersangkutan dan tembusan disampaikan kepada Menteri dan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi, serta Kepala Balai POM setempat. Apabila Surat Izin Apotek dicabut APA atau Apoteker Pengganti wajib mengamankan perbekalan farmasinya. Pengamanan dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Dilakukan
inventarisasi
terhadap
seluruh
persediaan
narkotika,
psikotropika, obat keras tertentu dan obat lainnya serta seluruh resep yang tersedia di Apotek. b. Narkotika, psikotropika dan resep harus dimasukkan dalam tempat yang tertutup dan terkunci. c. Apoteker Pengelola Apotek wajib melaporkan secara tertulis kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, tentang penghentian kegiatan disertai laporan inventarisasi yang dimaksud di atas. II.A.8. Pelanggaran Apotek
Berdasarkan berat dan ringannya pelanggaran, maka pelanggaran di Apotek dapat dikategorikan dalam dua macam. Kegiatan yang termasuk pelanggaran berat Apotek meliputi: a. Melakukan kegiatan tanpa ada tenaga teknis farmasi. b. Terlibat dalam penyaluran atau penyimpangan obat palsu atau gelap. c. Pindah alamat Apotek tanpa izin. d. Menjual narkotika tanpa resep dokter.
21
e. Kerjasama dengan PBF dalam menyalurkan obat kepada pihak yang tidak berhak dalam jumlah besar. f. Tidak menunjuk Apoteker pendamping atau Apoteker pengganti pada waktu APA keluar daerah.
Kegiatan yang termasuk pelanggaran ringan Apotek meliputi: a. Tidak menunjuk Apoteker Pendamping pada waktu APA tidak bisa hadir pada jam buka Apotek (Apotek yang buka 24 jam). b. Mengubah denah Apotek tanpa izin. c. Menjual obat daftar G kepada yang tidak berhak. d. Melayani resep yang tidak jelas dokternya. e. Menyimpan obat rusak, tidak mempunyai penandaan atau belum dimusnahkan. f. Obat dalam kartu stok tidak sesuai dengan jumlah yang ada. g. Salinan resep yang tidak ditandatangani oleh Apoteker. h. Melayani salinan resep narkotika dari Apotek lain. i. Lemari narkotika tidak memenuhi syarat. j. Resep narkotika tidak dipisahkan. k. Buku narkotika tidak diisi atau tidak bisa dilihat atau diperiksa. l. Tidak mempunyai atau mengisi kartu stok hingga tidak dapat diketahui dengan jelas asal usul obat tersebut. Setiap pelanggaran Apotek terhadap ketentuan yang berlaku dapat dikenakan sanksi, baik sanksi administratif maupun sanksi pidana. Sanksi administratif yang diberikan menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/MENKES/SK/X/2002 adalah:
22
a. Peringatan secara tertulis kepada APA secara 3 (tiga) kali berturut-turut dengan tenggang waktu masing-masing 2 (dua) bulan. b. Pembekuan izin Apotek untuk jangka waktu selama-lamanya 6 (enam) bulan sejak dikeluarkannya penetapan pembekuan izin Apotek. Keputusan pencabutan SIA disampaikan langsung oleh Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota
dengan
tembusan
kepada
Menteri
Kesehatan dan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi setempat. c. Pembekuan izin Apotek tersebut dapat dicairkan kembali apabila Apotek tersebut dapat membuktikan bahwa seluruh persyaratan yang ditentukan dalam keputusan Menteri Kesehatan RI dan Permenkes tersebut telah dipenuhi. Sanksi pidana berupa denda maupun hukuman penjara diberikan bila terdapat pelanggaran terhadap: a. Undang – Undang Obat Keras (St.1937 No.541). b. Undang-Undang RI No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika. c. Undang-Undang RI No. 8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen. d. Undang – Undang RI No. 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan. e. Undang – Undang RI No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika. II.A.9. Struktur Organisasi Apotek
Struktur
organisasi
adalah
bagian
yang
menggambarkan
pembagian tugas, koordinasi kewenangan, dan fungsi. Struktur organisasi dapat menentukan hubungan wewenang antara kedudukan seseorang dengan kewajibannya dalam melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam
23
rangka mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Agar manajemen suatu apotek dapat berjalan dengan baik maka struktur organisasi harus disusun dengan baik dan benar. Struktur organisasi apotek yang ideal adalah seperti berikut :
Gambar II.2 Struktur Organisasi Apotek yang Ideal
Adanya penerapan struktur organisasi yang ideal ini dimaksudkan untuk mencegah atau mengurangi resiko kerugian (kecurian) akibat adanya peluang karena perangkapan fungsi, yang dapat membuat petugas cenderung untuk melakukan penyimpangan dari sistem yang berlaku. Pembagian tugas yang jelas juga diperlukan agar setiap karyawan tahu akan tugas dan tanggungjawabnya. Apoteker adalah tenaga profesi yang memiliki dasar pendidikan serta ketrampilan di bidang farmasi dan diberi wewenang serta tanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan kefarmasian. Menurut Peraturan Pemerintah RI No.51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian, Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai apoteker dan
24
telah mengucapkan sumpah jabatan Apoteker. (1) Pekerjaan kefarmasian seorang Apoteker di Apotek adalah bentuk hakiki dari profesi Apoteker. Oleh karena itu Apoteker Pengelola Apotek (APA) berkewajiban menyediakan dan memberikan pelayanan yang baik, mengambil keputusan yang tepat, mampu berkomunikasi antar profesi, menempatkan diri sebagai pimpinan dalam situasi multidisipliner , kemampuan mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) secara efektif, selalu belajar sepanjang karier dan membantu memberi pendidikan serta memberi peluang untuk meningkatkan pengetahuan. Dalam mengelola Apotek, seorang apoteker dapat dibantu oleh Apoteker pendamping dan atau tenaga teknis kefarmasian. Apoteker pendamping adalah Apoteker yang bekerja di samping Apoteker Pengelola (6)
Apotek.
Sedangkan yang dimaksud dengan tenaga teknis kefarmasian
adalah tenaga yang membantu Apoteker dalam menjalani pekerjaan kefarmasian, yang terdiri atas sarjana farmasi, ahli madya farmasi, analis farmasi, dan tenaga menengah farmasi/asisten Apoteker. Apoteker yang telah diregistrasi akan diberikan Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA) sebagai bukti tertulis yang dikeluarkan oleh menteri yang berlaku selama 5 tahun dan dapat diperpanjang untuk jangka waktu 5 tahun apabila memenuhi syarat, sedangkan untuk tenaga teknis kefarmasian yang telah diregistrasi diberikan Surat Tanda Registrasi Tenaga Teknis Kefarmasian (STRTTK). Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) adalah surat yang diberikan
kepada
apoteker
untuk
dapat
melaksanakan (8)
kefarmasian pada Apotek atau instalasi farmasi rumah sakit.
pekerjaan
25
Seorang APA bertanggung jawab terhadap kelangsungan hidup Apotek yang dipimpinnya, juga bertanggung jawab kepada pemilik modal jika bekerja sama dengan pemilik sarana Apotek. Tugas dan kewajiban Apoteker di Apotek adalah sebagai berikut : 1. Memimpin seluruh kegiatan Apotek, baik kegiatan teknis maupun non teknis kefarmasian sesuai dengan ketentuan maupun perundangan yang berlaku. 2. Mengatur, melaksanakan dan mengawasi administrasi. 3. Mengusahakan agar Apotek yang dipimpinnya dapat memberikan hasil yang optimal sesuai dengan rencana kerja dengan cara meningkatkan omset, mengadakan pembelian yang sah dan penekanan biaya serendah mungkin. 4. Melakukan pengembangan usaha Apotek. Pengelolaan Apotek oleh APA ada dua bentuk, yaitu pengelolaan bisnis
(non
teknis
kefarmasian)
dan
pengelolaan
di
bidang
pelayanan/teknis kefarmasian. Untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan sukses seorang APA harus melakukan kegiatan sebagai berikut : a. Memastikan bahwa jumlah dan jenis produk yang dibutuhkan senantiasa tersedia dan diserahkan kepada yang membutuhkan. b. Menata Apotek sedemikian rupa sehingga berkesan bahwa Apotek menyediakan berbagai obat dan perbekalan kesehatan lain secara lengkap. c. Menetapkan harga jual produknya dengan harga bersaing. d. Mempromosikan usaha Apoteknya melalui pelbagai upaya.
26
e. Mengelola Apotek sedemikian rupa sehingga memberikan keuntungan. f. Mengupayakan agar pelayanan di Apotek dapat berkembang dengan cepat, nyaman dan ekonomis. Wewenang dan tanggungjawab APA meliputi : a. Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan. b. Menentukan sistem (peraturan) terhadap seluruh kegiatan. c. Mengawasi pelaksanaan seluruh kegiatan. d. Bertanggung jawab terhadap kinerja yang dicapai. II.A.10. Pengelolaan Apotek
Pengelolaan Apotek merupakan segala upaya dan kegiatan yang dilakukan oleh seorang Apoteker dalam rangka memenuhi tugas dan fungsi Apotek. Pengelolaan Apotek sepenuhnya berada di tangan Apoteker, oleh karena itu apoteker harus mengelola secara efektif sehingga obat yang disalurkan kepada masyarakat akan lebih dapat dipertanggungjawabkan, karena kualitas dan keamanannya selalu terjaga. Pengelolaan Apotek dibedakan atas: A. Pengelolaan teknis farmasi Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan No. 1332/Menkes/SK/2002, Bab VI Pasal 10, dibidang kefarmasian pengelolaan Apotek meliputi: (6) 1) Pembuatan,pengelolaan, peracikan, perubahan bentuk, pencampuran, penyimpanan dan penyerahan obat atau bahan obat. 2) Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan perbekalan farmasi lainnya. 3) Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi yang meliputi:
27
a) Pelayanan informasi tentang obat dan perbekalan farmasi lainnya yang diberikan baik kepada dokter atau tenaga kesehatan lainnya maupun kepada masyarakat. b) Pengamatan
dan
pelaporan
informasi
mengenai
khasiat,
keamanan, bahaya, mutu obat dan perbekalan lainnya. Hal lainnya yang harus diperhatikan dalam pengelolaan Apotek adalah: 1) Apoteker berkewajiban menyediakan, menyimpan dan menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu baik dan keabsahannya terjamin. 2) Obat dan perbekalan farmasi lainnya yang karena suatu hal tidak dapat digunakan atau dilarang digunakan, harus dimusnahkan dengan cara dibakar atau ditanam atau dengan cara lain yang telah ditetapkan oleh Balai POM. B. Pengelolaan non teknis farmasi Pengelolaan ini meliputi semua kegiatan administrasi, keuangan, personalia, kegiatan material (arus barang) dan bidang lainnya yang berhubungan dengan Apotek. (6,9) II.A.11. Pelayanan Apotek
Pelayanan dapat diartikan sebagai kegiatan atau keuntungan yang dapat ditawarkan oleh satu pihak kepada pihak lain yang pada dasarnya bersifat tidak kasat mata dan tidak berujung pada kepemilikan. Pelayanan prima yaitu jika perlakuan yang diterima oleh pelanggan lebih baik dari pada yang diharapkan. Agar pelayanan prima dapat selalu diwujudkan suatu perusahaan dalam hal ini adalah Apotek, maka perlu ditetapkan
28
standar pelayanan farmasi di Apotek. Tujuan dari standar pelayanan ini adalah: a. Melindungi masyarakat dari pelayanan yang tidak professi onal b. Melindungi profesi dari tuntutan masyarakat yang tidak wajar c. Pedoman dalam pengawasan praktek apoteker d. Pembinaan serta meningkatkan mutu pelayanan farmasi di Apotek Apotek merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan. Oleh karena itu, harus menyertakan aspek pelayanan dalam setiap kegiatannya. Menurut Peraturan yang mengatur tentang Pelayanan Apotek adalah Keputusan
Menteri
Kesehatan
No.1027/Menkes/SK/IX/2004,
yang
meliputi:(2) a. Pelayanan Resep 1. Skrining resep Apoteker melakukan skrining resep meliputi : a) Persyaratan administratif : 1) Nama, SIP dan alamat dokter. 2) Tanggal penulisan resep. 3) Tanda tangan/paraf dokter penulis resep. 4) Nama, alamat, umur, jenis kelamin, dan berat badan pasien. 5) Nama obat, potensi, dosis, jumlah yang minta. 6) Cara pemakaian yang jelas. b) Kesesuaian farmasetik: bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian.
29
c) Pertimbangan klinis: adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain). Jika ada keraguan terhadap resep hendaknya dikonsultasikan kepada dokter penulis resep dengan memberikan pertimbangan dan alternatif seperlunya bila perlu menggunakan persetujuan setelah pemberitahuan. 2. Penyiapan obat a) Peracikan Merupakan kegiatan menyiapkan, menimbang, mencampur, mengemas
dan
memberikan
etiket
pada
wadah.
Dalam
melaksanakan peracikan obat harus dibuat suatu prosedur tetap dengan memperhatikan dosis, jenis dan jumlah obat serta penulisan etiket yang benar. b) Etiket Etiket harus jelas dan dapat dibaca. c) Kemasan obat yang diserahkan Obat hendaknya dikemas dengan rapi dalam kemasan yang cocok sehingga terjaga kualitasnya. d) Penyerahan obat Sebelum
obat
diserahkan
pada
pasien
harus
dilakukan
pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dengan resep. Penyerahan obat dilakukan oleh Apoteker atau asisten Apoteker disertai pemberian informasi obat dan konseling kepada pasien dan tenaga kesehatan.
30
e) Informasi obat Apoteker harus memberikan informasi yang benar, jelas dan mudah dimengerti, akurat, tidak bias, etis, bijaksana, dan terkini. Informasi obat pada pasien sekurang-kurangnya meliputi: cara pemakaian
obat,
cara
penyimpanan
obat,
jangka
waktu
pengobatan, aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi. f) Konseling Apoteker harus memberikan konseling, mengenai sediaan farmasi, pengobatan dan perbekalan kesehatan lainnya, sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan salah sediaan farmasi atau perbekalan kesehatan lainnya. Untuk penderita penyakit tertentu seperti cardiovascular, diabetes, TBC, asthma, dan penyakit kronis lainnya, Apoteker harus memberikan konseling secara berkelanjutan. g) Monitoring penggunaan obat Setelah
penyerahan
obat
kepada
pasien,
Apoteker
harus
melaksanakan pemantauan penggunaan obat, terutama untuk pasien tertentu seperti kardiovaskular, diabetes, TBC, asthma, dan penyakit kronis lainnya. b. Promosi dan edukasi Dalam rangka pemberdayaan masyarakat, Apoteker harus berpartisipasi secara aktif dalam promosi dan edukasi. Apoteker ikut membantu
31
diseminasi informasi, antara lain dengan penyebaran leaflet/brosur, poster, penyuluhan, dan lain-lainnya. c. Pelayanan residensial ( Home Care) Apoteker sebagai care giver diharapkan juga dapat melakukan pelayanan kefarmasian yang bersifat kunjungan rumah, khususnya untuk kelompok lansia dan pasien dengan pengobatan penyakit kronis lainnya. Untuk aktivitas ini Apoteker harus membuat catatan berupa catatan pengobatan (medication record ). (9)
II.A.12. Analisis Keuangan Apotek dengan Br eak Even Point (BEP)
Pengelolaan Apotek seringkali dihadapi pada keputusan yang melibatkan prediksi pengaruh perubahan dalam biaya, harga atau pendapatan atas laba Apotek. Untuk mempertahankan kontinuitas usaha, apotek harus menjaga keseimbangan antara hasil penjualan (total revenue) atau laba yang diperoleh dengan biaya total. Analisis pendekatan yang digunakan ialah metode break event point . Break event point (BEP) adalah suatu titik yang menggambarkan keadaan perusahaan berada pada posisi yang tidak memperoleh keuntungan atau kerugian. Posisi perusahaan yang seperti ini disebut juga posisi titik pulang atau titik impas. Analisis BEP merupakan suatu teknik untuk mengetahui kelangsungan hidup suatu usaha dengan omzet berapa yang harus dicapai, penentuan harga berapa dengan biaya peusahaan yang tidak akan menderita kerugian.
32
Analisis BEP dapat pula digunakan untuk mengetahui berapa omzet penjualan atau volume produksi untuk suatu usaha agar usaha tersebut dapat mencapai laba tertentu atau dapat menderita kerugian. Jadi analisis BEP berguna untuk mengetahui berapa volume produksi, volume penjualan, harga jual, biaya produksi, biaya lainnya baik variabel dan tetap serta berkaitan dengan berapa laba dan rugi yang dialami. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam analisis BEP adalah: a. Data yang valid dan dapat dipercaya mengenai biaya dan pendapatan yang tersedia di Apotek. b. Hanya dikenal dua macam biaya yaitu: biaya tetap ( fixed cost = F) dan biaya variable (variable cost = V). c. Harga jual per unit adalah tetap, tidak tergantung banyak sedikitnya yang dijual. d. Apotek yang menjual satu jenis produk. Apabila lebih dari satu jenis produk, maka produk-produk tersebut dianggap satu jenis produk dengan kombinasi yang tetap. e. Tidak ada barang persediaan ( stock awal dan stock akhir adalah nol). Obat atau alkes yang dibeli pada periode akuntansi tersebut terjual semuanya. f. Analisis BEP diterapkan pada batas maksimal dan minimal penjualan yang terbatas. Asumsi ini menyatakan secara tidak langsung bahwa analisis BEP berguna hanya untuk keputusan jangka pendek (tiga bulan sampai satu tahun) dan bukan untuk perencanaan jangka panjang.
33
Manfaat analisis BEP antara lain : digunakan untuk perencanaan laba, sebagai alat pengendalian, alat pertimbangan dalam menentukan harga jual dan alat pertimbangan dalam mengambil keputusan.
II.B.
Peranan Apoteker di Apotek
(9,10)
Terdapat tiga peranan yang harus dijalankan oleh Apoteker di Apotek yaitu: 1. Sebagai profesional di bidang kefarmasian (penanggung jawab teknis kefarmasian) sesuai dengan keilmuan tentang pekerjaan kefarmasian. Apoteker harus memiliki rasa kepedulian yang tinggi terhadap masalah kesehatan yang sedang dihadapi oleh pasien ( caring ), kompeten di bidang kefarmasian (competent ), dan memiliki komitmen (commited ). Selain itu Apoteker
berkewajiban
untuk
menyediakan,
menyimpan,
dan
menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu baik dan keabsahannya terjamin kepada masyarakat. 2. Sebagai manajer yang harus mampu mengelola Apotek dengan baik sehingga semua kegiatan yang berjalan di Apotek berlangsung secara efektif dan efisien. Apoteker harus mempunyai kemampuan manajerial yang baik, yaitu keahlian dalam menjalankan prinsip-prinsip ilmu manajemen. 3. Retailer , bahwa seorang Apoteker harus mempunyai kemampuan dalam menyusun suatu rencana mengenai pemasaran obat sehingga obat yang diterima ataupun yang dikeluarkan ke pasaran berada dalam jumlah yang tepat.
34
II.B.1. Fungsi Apoteker di Apotek
Fungsi Apoteker secara umum yang digariskan oleh WHO yang semula dikenal dengan Seven Stars of Pharmacist , kini telah lebih disempurnakan dengan menambahkan fungsi researcher sehingga menjadi Seven Stars Plus One of Pharmacist , meliputi:(11) 1. Care giver , pemberi pelayanan dalam bentuk pelayanan klinis, analitis, teknis, dan sesuai peraturan perundang-undangan. 2. Decision
maker ,
pengambil
keputusan
yang
tepat
untuk
mengefisienkan dan mengefektifkan sumber daya yang ada di Apotek. 3. Communicator , mempunyai kemampuan berkomunikasi yang cukup baik. Komunikasi tersebut meliputi komunikasi lisan dan tulisan. 4. Leader , memiliki kemampuan untuk menjadi pemimpin, memiliki keberanian mengambil keputusan yang empati dan efektif, serta kemampuan mengkomunikasikan dan mengelola hasil keputusan. 5. Manager , kemampuan mengelola sumber daya dan informasi secara efektf. Tanggap terhadap kemajuan teknologi informasi dan bersedia berbagi informasi mengenai obat dan hal-hal lain yang berhubungan dengan obat. 6. Long life learner , belajar terus menerus untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuan. 7. Teacher , bertanggung jawab untuk memberikan pendidikan pelatihan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan Apotek. 8. Researcher ,
berperan
serta
dalam
mengembangkan ilmu kefarmasian.
berbagai
penelitian
guna
35
II.B.2. Tugas Apoteker di Apotek
(2)
A. Melakukan pengelolaan sumber daya, meliputi: a. Pengelolaan sumber daya manusia Sesuai ketentuan perundangan yang berlaku, Apotek harus dikelola oleh seorang Apoteker yang professional. Dalam pengelolaan Apotek, Apoteker senantiasa harus memiliki kemampuan: 1) Menyediakan dan memberikan pelayanan yang baik 2) Mengambil keputusan yang tepat 3) Kemampuan berkomunikasi antar profesi 4) Menempatkan
diri
sebagai
pimpinan
dalam
situasi
multidisipliner 5) Kemampuan mengelola SDM secara efektif 6) Selalu belajar sepanjang karier 7) Membantu memberi pendidikan 8) Memberi peluang untuk meningkatkan pengetahuan b. Pengelolaan Sediaan Farmasi dan Perbekalan Kesehatan Lainnya Apoteker berperan dalam pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya untuk menjamin agar pengelolaan persediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya dilakukan sesuai
ketentuan
perundangan
yang
berlaku
perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan pelayanan.
meliputi:
36
1) Perencanaan Dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi perlu diperhatikan : a) Pola penyakit b) Kemampuan masyarakat c) Budaya masyarakat 2) Pengadaan Untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian, maka pengadaan sediaan farmasi harus melalui jalur resmi. 3) Penyimpanan Obat atau bahan obat harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik. Dalam hal pengecualian atau darurat dimana isi dipindahkan pada wadah lain maka harus dicegah terjadinya kontaminasi dan harus ditulis informasi yang jelas pada wadah baru, wadah sekurang-kurangnya memuat nomor batch dan tanggal kadaluarsa. Semua bahan obat harus disimpan pada kondisi yang sesuai, layak dan menjamin kestabilan bahan. 4) Administrasi Dalam menjalankan pelayanan kefarmasian di Apotek, perlu dilaksanakan kegiatan administrasi yang meliputi : a) Administrasi Umum Pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotika, psikotropika dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
37
b) Administrasi Pelayanan Pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan pasien, pengarsipan hasil monitoring penggunaan obat B. Melakukan pelayanan di Apotek Pelayanan kefarmasian saat ini telah bergeser orientasinya dari drug oriented menjadi patient oriented . Sebagai konsekuensi perubahan
orientasi
tersebut,
Apoteker
dituntut
untuk
meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan perilaku agar dapat melakukan interaksi langsung dengan pasien. Bentuk interaksi tersebut antara lain adalah melaksanakan pelayanan resep, pelayanan obat bebas, obat bebas terbatas, obat wajib Apotek dan perbekalan kesehatan lainnya juga pelayanan informasi obat dan monitoring penggunaan obat agar tujuan pengobatan sesuai harapan dan terdokumentasi dengan baik. Apoteker harus memahami dan kemungkinan terjadinya kesalahan pengobatan (medication error ) dalam proses pelayanan kefarmasian. Oleh karena itu, Apoteker harus berupaya mencegah dan meminimalkan masalah terkait obat (drug related problem) dengan membuat keputusan profesional untuk tercapainya pengobatan yang rasional.
II.C.
Sediaan Farmasi
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 Tahun 2009, Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika. (1) Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No. 36 Tahun 2009, Obat adalah bahan atau paduan bahan, termasuk produk biologi yang digunakan untuk
38
mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan, kesehatan dan kontrasepsi untuk manusia.
(3)
Menurut Informatorium Obat Nasional
Indonesia (IONI) tahun 2008 Obat digolongkan menjadi empat bagian yaitu obat (12)
bebas, obat bebas terbatas, obat keras.
Obat Bahan Alam Indonesia
dikelompokkan menjadi jamu, obat herbal terstandar, fitofarmaka. II.C.1. Obat Bebas
Obat bebas adalah obat yang dapat dibeli tanpa resep dokter. Pada kemasan ditandai dengan lingkaran hitam, mengelilingi bulatan berwarna hijau yang dapat dilihat dengan lebih jelas pada Gambar II.3 Dalam kemasan obat disertakan brosur yang berisi nama obat, nama dan isi zat berkhasiat, indikasi, dosis dan aturan pakai, nomor batch, nomor registrasi, nama dan alamat pabrik, serta cara penyimpanannya. Contoh: Vitamin C, Curcuma Emulsion, Sakatonik ABC, dll.
Gambar II.3 Penandaan obat bebas II.C.2. Obat Bebas Terbatas
Obat bebas terbatas yaitu obat yang digunakan untuk mengobati penyakit ringan yang dapat dikenali oleh penderita sendiri. Obat bebas terbatas termasuk obat keras dimana pada setiap takaran yang digunakan diberi batas dan pada kemasan ditandai dengan lingkaran hitam mengelilingi bulatan berwarna biru serta sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan No. 6355/Dirjen/SK/69 tanggal 5 November 1975 ada
39
tanda peringatan P. No 1 sampai P. No 6 dan harus ditandai dengan etiket atau brosur yang menyebutkan nama obat yang bersangkutan, daftar bahan berkhasiat serta jumlah yang digunakan, nomor batch, tanggal kadaluarsa, nomor registrasi, nama dan alamat produsen, petunjuk penggunaan, indikasi, cara pemakaian, peringatan serta kontraindikasi. Penandaan terhadap obat bebas terbatas beserta etiketnya dapat dilihat pada Gambar II.4 dan Gambar II.5 Contoh: obat bebas terbatas adalah Betadin, Rivanol, Panadol, Decolgen, Neozep, Paramex, Sanmol, dll.
Gambar II.4 Penandaan obat bebas terbatas
P. No.1 Awas! Obat Keras Bacalah aturan memakainya
P. No. 2 Awas! Obat Keras Hanya untuk kumur, jangan
P. No. 3 Awas! Obat Keras Hanya untuk bagian luar badan
P. No. 4 Awas! Obat Keras Hanya untuk dibakar
P. No. 5 Awas! Obat Keras Tidak boleh ditelan
P. No. 6 Awas! Obat Keras Obat wasir jangan ditelan
Gambar II.5 Berbagai macam tanda peringatan pada obat bebas terbatas
a. Contoh P No. 1 : Bisolvon sirup dan tablet, proris sirup dan tablet b. Contoh P No. 2 : Betadin gargle, dan Listerine gargle c. Contoh P No. 3 : Garamycin cream dan Myco Z
40
d. Contoh P No. 4 : Spirtus e. Contoh P No. 5 : Flagystatin suppositoria dan Dulcolax suppositoria f. Contoh P No. 6 : Boraginol S Suppositoria dan Faktu Suppositoria
II.C.3. Obat Keras
Obat keras adalah obat yang hanya boleh diserahkan dengan resep dokter, dimana pada bungkus luarnya diberi tanda bulatan dengan lingkaran hitam dengan dasar merah yang didalamnya terdapat huruf “K” yang menyentuh garis tepi. Tanda dapat dilihat pada Gambar II.6 Contoh: Amoxicillin, Deksametason, CTM. Obat yang masuk ke dalam golongan obat keras ini adalah obat yang dibungkus sedemikian rupa yang digunakan secara parenteral, baik dengan cara suntikan maupun dengan cara pemakaian lain dengan jalan merobek jaringan, obat baru yang belum tercantum dalam kompendial/farmakope terbaru yang berlaku di Indonesia serta obat-obat yang ditetapkan sebagai obat keras melalui Keputusan Menteri Kesehatan RI.
Gambar II.6 Penandaan obat keras
II.C.4. Obat Wajib Apotek
(13,14)
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan No. 919/Menkes/Per/X/1993, obat wajib Apotek adalah obat keras yang dapat diserahkan pada pasien tanpa resep dokter dengan mengikuti peraturan dari Menteri Kesehatan. Obat yang dapat diserahkan tanpa resep dokter harus memenuhi kriteria: (13)
41
1. Tidak dikontraindikasikan untuk penggunaan pada wanita hamil, anak dibawah usia 2 tahun dan orang tua di atas 65 tahun. 2. Pengobatan sendiri dengan obat dimaksud tidak memberikan resiko pada kelanjutan penyakit 3. Penggunaan tidak memerlukan cara dan atau alat khusus yang harus dilakukan oleh tenaga kesehatan 4. Penggunaan diperlukan untuk penyakit yang prevalensinya tinggi di Indonesia 5. Obat dimaksud memiliki rasio khasiat keamanan yang dapat dipertanggung jawabkan untuk pengobatan sendiri. Peraturan mengenai DOWA yaitu: (14) 1. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 374/Menkes/SK/VII/1990 tentang Obat Wajib Apotek No. 1. Contoh : a. Oral kontrasepsi tunggal : Linestrenol b. Obat saluran cerna :
Antispasmodik : Papaverin, Atropin sulfat
Anti mual : Metoklorpamid HCl
Laksansia : Bisakodil Suppositoria
c. Obat saluran nafas :
Obat asma : Ketotifen, Salbutamol
Sekretolitik : Bromhexin, Asetilsistein
d. Obat mulut dan tenggorokan :Hexetidin,Triamsonolon acetomid e. Obat mempengaruhi sistem neuromuscular :
42
f.
Analgetik-Antipiretik : Metampiron, Asam Mefenamat
Antihistamin : Oksomemazin, Asetamizol, Mebhidrolin
Antiparasit : obat cacing : Mebendazol
g. Obat kulit/topikal : Antibiotik : Tetra/Oksitetrasiklin, Kloramfenikol, Neomisin
Sulfat, Gentamisin Sulfat
Kortikosteroid : Hidrokortison, Triamsinolon, Betametason
Antiseptik Lokal : Heksaklorofen
Antifungi : Mikonazol Nitrat, Nistatin
Anestesi lokal : Lidokain HCl
Enzim anti radang : Heparin Na dengan Hialuronidase Ester Nikotinat topikal kombinasi.
2. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 924/Menkes/PER/X/1993 tentang OWA No. 2, contoh : Albendazol, Basitrasin, Klindamisin, Deksametason, Diklofenak, Ibuprofen, Ketokonazol. 3. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1176/Menkes/SK/X/1999 tentang OWA No.3, contoh :
Saluran cerna dan metabolisme, contoh : Famotidin, dan Ranitidin
Obat kulit, contoh : Asam Fusidat, Motretinida, Tolsiklat
Sistem
Muskoloskletal,
contoh
:
Allupurinol,
Diklofenak,
Piroksikam
Sistem Saluran Nafas, contoh : Klemastin, Orsiprenalin, dan Cetirizine
Organ-organ sensorik, contoh : Gentamisin, Kloramfenikol
43
II.C.5. Obat Narkotika dan Psikotropika
(15,16)
II.C.5.1. Obat Narkotika dan Pengelolaannya
Berdasarkan Undang-Undang RI No. 35 tahun 2009 tentang Narkotika, narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman, baik sintetis maupun semisintetis, yang dapat menyebabkan penurunan atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri, dan dapat menimbulkan ketergantungan.(15) Tanda dapat dilihat pada Gambar II.7.
Gambar II.7 Penandaan Obat Narkotika
Narkotika bermanfaat dan diperlukan untuk pengobatan dan pelayanan kesehatan serta pengembangan ilmu pengetahuan, namun dapat menimbulkan ketergantungan yang sangat merugikan apabila dipergunakan tanpa pengendalian dan pengawasan yang ketat dan seksama. Untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan narkotika, maka diadakan pengawasan terhadap penggunaan narkotika yang meliputi pembelian, penyimpanan, penjualan, administrasi serta penyampaian laporannya. Contoh: kokain,pethidin, morfin, heroin, codein, asetil dihidrokodein, dan polkadina. Untuk mempermudah pengawasan tersebut maka pemerintah menetapkan PT. Kimia Farma sebagai satu-satunya perusahaan yang
44
diizinkan untuk memproduksi, mengimpor dan mendistribusikan narkotika di Indonesia. Pengelolaan narkotika meliputi kegiatan:(15) a. Pemesanan narkotika Pemesanan narkotika hanya dapat dilakukan oleh Perusahaan Besar Farmasi (PBF) Kimia Farma. Surat pesanan narkotika bagi Apotek ditandatangani oleh APA dengan menggunakan surat pesanan rangkap
empat,
dimana
tiap
jenis
pemesanan
narkotika
menggunakan satu surat pesanan yang dilengkapi dengan nomor SIK Apoteker dan stempel Apotek. b. Penyimpanan narkotika Narkotika yang berada di Apotek wajib disimpan secara khusus sesuai dengan ketentuan UU No. 35 tahun 2009 yang diatur dengan Peraturan Menteri Kesehatan. Adapun tata cara penyimpanan Narkotika diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 28/Menkes/per/1978 Pasal 5 yaitu Apotek harus memiliki tempat khusus untuk menyimpan narkotika. Tempat khusus tersebut harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: 1) Harus seluruhnya terbuat dari kayu atau bahan lain yang kuat 2) Harus mempunyai kunci ganda yang kuat 3) Dibagi menjadi 2 bagian, masing-masing bagian dengan kunci yang berlainan. Bagian pertama digunakan untuk menyimpan morfin, petidin dan garam-garamnya serta persediaan narkotika, sedangkan bagian kedua dipergunakan untuk menyimpan narkotika lainnya yang dipakai sehari-hari.
45
4) Apabila tempat tersebut berukuran 40 x 80 x 100 cm, maka lemari tersebut harus dibuat pada tembok dan lantai. Selain
itu
pada
Pasal
6
Peraturan
Menteri
Kesehatan
No.
28/Menkes/Per/I/1978 dinyatakan bahwa: 1) Apotek
harus
menyimpan
narkotika
dalam
lemari
khusus
sebagaimana yang dimaksud dalam Pasal 5 Peraturan Menteri Kesehatan No. 28/Menkes/Per/1978. 2) Lemari khusus tidak boleh dipergunakan untuk menyimpan barang lain selain narkotika, kecuali ditentukan oleh Menteri Kesehatan. 3) Anak kunci lemari khusus dikuasai oleh penanggung jawab atau pegawai lain yang diberi kuasa. 4) Lemari khusus diletakkan di tempat yang aman dan tidak boleh terlihat oleh umum. c. Pelayanan resep mengandung narkotika Apotek hanya melayani pembelian narkotika berdasarkan resep dokter dengan ketentuan berdasarkan surat edaran balai POM No. 336/EE/SE/1977 antara lain dinyatakan: 1) Untuk resep narkotika yang baru dilayani sebagian atau belum dilayani sama sekali, Apotek boleh membuat salinan resep tetapi salinan resep tersebut hanya boleh dilayani oleh Apotek yang menyimpan resep aslinya. 2) Salinan resep dari resep narkotika dengan tulisan iter tidak boleh dilayani sama sekali. Oleh karena itu dokter tidak boleh menambah tulisan iter pada resep-resep yang mengandung narkotika.
46
d. Pelaporan narkotika Berdasarkan Permenkes RI No. 1575/Menkes/PER/XI/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Kesehatan pada pasal 539, Direktorat
Jenderal
Bina
Kefarmasian
dan
Alat
Kesehatan
mempunyai tugas melalui pengumpulan, pengolahan serta penyajian data dan informasi Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan.
Salah
satu
kegiatan
yang
dilakukan
adalah
pengumpulan, pengolahan serta penyajian Data Penggunaan Obat Narkotika dan Psikotropika dari unit pelayanan. Dalam melaksanakan aktivitas pengelolaan data pelaporan tersebut Direktorat Jendral Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan telah menggunakan Sistem Pelaporan dalam bentuk software aplikasi yaitu Sistem Pelaporan narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) yang dapat dilakukan secara online. Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika telah disosialisasikan ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Dinas Kesehatan Kab/Kota dan juga telah dilakukan Training of Trainer (TOT) bagi petugas Dinas Kesehatan Provinsi untuk meningkatkan kemampuan pengoperasian SIPNAP tersebut. SIPNAP terdiri dari software tingkat Unit Pelayanan (Apotek, Puskesmas dan Rumah sakit); Software Tingkat Dinas Kesehatan Kab/Kota dan Pelaporan ke Provinsi dan Pusat dilakukan melalui system Pelaporan Online melalui Jaringan Internet.
47
Laporan yang ditandatangani oleh APA meliputi: 1) Laporan penggunaan sediaan jadi narkotika 2) Laporan penggunaan bahan baku narkotika 3) Laporan khusus penggunaan morfin dan petidin Laporan narkotika tersebut dibuat setiap bulannya dan harus dikirim selambat-lambatnya tanggal 10 bulan berikutnya. e. Pemusnahan narkotika Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No.28/Menkes/Per/I/1978 Pasal 9 disebutkan bahwa pemegang izin khusus dan atau APA dapat memusnahkan narkotika yang rusak atau tidak memenuhi syarat. Berdasarkan Undang-Undang No. 22 Tahun 1997 tentang narkotika disebutkan bahwa pemusnahan narkotika dilakukan dalam hal: 1) Diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku dan atau tidak dapat digunakan dalam proses produksi. 2) Kadaluarsa. 3) Tidak memenuhi syarat lagi untuk digunakan dalam pelayanan kesehatan dan atau untuk pengembangan ilmu pengetahuan. 4) Berkaitan dengan tindak pidana. Berdasarkan Pasal 61 Undang-Undang No. 35 Tahun 2009, pemusnahan
narkotika dilaksanakan oleh pemerintah, orang atau
badan usaha yang bertanggung jawab atas produksi dan atau peredaran narkotika, sarana kesehatan tertentu serta lembaga ilmu
48
pengetahuan dengan disaksikan oleh pejabat yang ditunjuk oleh Menteri Kesehatan RI. Pelaksanaan pemusnahan narkotika yang rusak atau tidak memenuhi persyaratan pada Apotek adalah sebagai berikut: 1) Bagi Apotek di tingkat provinsi, pelaksanaan pemusnahan disaksikan oleh petugas dari Balai POM setempat. 2) Bagi Apotek di tingkat Kabupaten/Kota pemusnahan disaksikan oleh Kepala Dinas Kesehatan Tingkat II. Pemegang izin khusus atau APA yang memusnahkan narkotika harus membuat berita acara pemusnahan paling sedikit 3 rangkap. Berita acara pemusnahan tersebut memuat: 1) Hari, tanggal, bulan dan tahun pemusnahan. 2) Nama pemegang izin khusus atau APA. 3) Nama seorang saksi dari pemerintah dan seorang saksi lain dari Apotek tersebut. 4) Nama dan jumlah narkotika yang dimusnahkan. 5) Cara pemusnahan. 6) Tanda tangan penanggung jawab Apotek dan saksi-saksi. f. Pelanggaran terhadap ketentuan pengelolaan narkotika Dalam Undang-Undang No. 35 Tahun 2009 tentang narkotika, disebutkan bahwa pelanggaran terhadap ketentuan mengenai penyimpanan dan pelaporan narkotika dapat dikenai sanksi administratif oleh Menteri Kesehatan, yang berupa: teguran,
49
peringatan, denda administratif dan penghentian sementara kegiatan atau pencabutan izin. II.C.5.2. Obat Psikotropika dan Pengelolaannya
(18,19)
Psikotropika menurut Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 merupakan zat atau obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Contoh : diazepam, dan metrozolam. (18) Ruang lingkup pengaturan psikotropika adalah segala yang berhubungan dengan psikotropika yang mempunyai potensi yang mengakibatkan ketergantungan. Tujuan dari pengaturan psikotropika ini sama dengan narkotika, yaitu: a. Menjamin ketersediaan psikotropika guna kepentingan pelayanan kesehatan dan ilmu pengetahuan. b. Mencegah terjadinya penyalahgunaan psikotropika. c. Memberantas peredaran gelap psikotropika. Kegiatan-kegiatan pengelolaan psikotropika meliputi: a. Pemesanan psikotropika Tata
cara
pemesanan
obat-obat
psikotropika
sama
dengan
pemesanan obat lainnya yakni dengan surat pemesanan yang sudah ditandatangani oleh APA yang dikirim ke pedagang besar farmasi (PBF). Pemesanan psikotropika tidak memerlukan surat pemesanan khusus dan dapat dipesan Apotek dari PBF atau pabrik obat. Penyaluran psikotropika tersebut diatur dalam Undang-Undang No.
50
5 Tahun 1997 Pasal 12 Ayat (2) dinyatakan bahwa penyerahan psikotropika oleh Apotek hanya dapat dilakukan kepada Apotek lainnya, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter dan pelayanan resep. Satu lembar surat pesanan psikotropika dapat terdiri dari satu jenis obat psikotropika. b. Penyimpanan psikotropika Sampai ini penyimpanan untuk obat-obatan golongan psikotropika belum diatur dengan suatu perundang-undangan. Namun karena obat-obatan psikotropika ini cenderung untuk disala hgunakan, maka disarankan agar menyimpan obat-obatan psikotropika tersebut dalam suatu rak atau lemari khusus dan membuat kartu stok psikotropika. c. Penyerahan psikotropika Penyerahan psikotropika oleh Apotek hanya dilakukan kepada Apotek lainnya, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter dan kepada pasien berdasarkan resep dokter. d. Pelaporan psikotropika Berdasarkan UU No. 5 Tahun 1997, pabrik obat, PBF, sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah, Apotek, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter dan lembaga penelitian dan atau lembaga pendidikan, wajib membuat dan menyimpan catatan mengenai kegiatan yang berhubungan dengan psikotropika dan (18)
wajib melaporkannya kepada Menteri Kesehatan secara berkala.
51
e. Pemusnahan psikotropika Berdasarkan UU No. 5 Tahun 1997 Pasal 53 tentang psikotropika, pemusnahan psikotropika dilakukan bila berhubungan dengan tindak pidana, diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku dan atau tidak dapat digunakan dalam proses psikotropika, kadaluarsa atau tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan atau untuk kepentingan ilmu pengetahuan. Pemusnahan psikotropika wajib dibuat berita acara dan disaksikan oleh pejabat yang ditunjuk dalam waktu 7 hari setelah mendapat kepastian. Berita acara pemusnahan tersebut memuat: 1) Hari, tanggal, bulan dan tahun pemusnahan. 2) Nama pemegang izin khusus atau APA. 3) Nama seorang saksi dari pemerintah dan seorang saksi lain dari Apotek tersebut. 4) Nama dan jumlah psikotropika yang dimusnahkan. 5) Cara pemusnahan. 6) Tanda tangan penanggung jawab Apotek dan saksi-saksi. II.C.6. Obat Bahan Alam Indonesia
(20)
Berdasarkan Keputusan Kepala BPOM RI tanggal 17 Mei 2004 tentang ketentuan pokok pengelompokan dan penandaan obat bahan alam Indonesia dan Peraturan kepala BPOM RI tanggal 2 maret 2005 tentang kriteria dan tata laksana pendaftaran obat tradisional, obat herbal terstandar dan fitofarmaka. Obat bahan alam Indonesia adalah
52
obat bahan alam yang diproduksi di Indonesia. Obat tradisional adalah bahan atau ramuan bahan yang berupa bahan tumbuhan, bahan hewan, bahan mineral, sediaan sarian (galenik) atau campuran dari bahan tersebut, yang secara turun-temurun telah digunakan untuk pengobatan berdasarkan pengalaman. Berdasarkan cara pembuatan serta jenis klaim penggunaan dan tingkat
pembuktian
khasiat,
Obat
Bahan
Alam
Indonesia
dikelompokkan menjadi:(20) a. Jamu Jamu adalah obat tradisional indonesia. Logo berupa “ranting daun terletak dalam lingkaran” dengan warna hijau di atas dasar warna putih atau warna lain yang menyolok kontras dengan warna logo, dan
ditempatkan
pada
bagian
atas
sebelah
kiri
dari
wadah/pembungkus/brosur yang dapat dilihat dengan lebih jelas pada Gambar II.8. Contoh: Tolak Angin (PT. Sido Muncul), Pil Binari (PT.Tenaga Tani Farma), Curmaxan dan Diacinn (Lansida Herbal).
Gambar II.8 Penandaan Jamu b. Obat Herbal Terstandar Obat herbal terstandar adalah sediaan obat bahan alam yang telah dibuktikan keamanan dan khasiatnya secara ilmiah dengan uji praklinik dan bahan bakunya telah di standarisasi. Logo berupa “jari– jari daun (3 pasang) terletak dalam lingkaran dengan warna
53
hijau di atas dasar warna putih atau warna lain yang menyolok kontras dengan warna logo”, dan ditempatkan pada bagi an atas sebelah kiri dari wadah/pembungkus/brosur yang dapat dilihat dengan lebih jelas pada Gambar II.9. Contoh: Diapet (PT Soho Indonesia), Kiranti (PT Ultra Prima Abadi), Psidii (PJ Tradimun), Diabmeneer (PT Nyonya Meneer), dll.
Gambar II.9 Penandaan Obat Herbal Terstandar c. Fitofarmaka Fitofarmaka adalah sediaan obat bahan alam yang telah dibuktikan keamanan dan khasiatnya secara ilmiah dengan uji praklinik dan uji klinik, bahan baku dan produk jadinya telah di standarisasi. Logo berupa “jari-jari daun (yang kemudian membentuk bintang) terletak dalam lingkaran”, dengan warna hijau di atas dasar putih atau warna lain yang menyolok kontras dengan warna logo dan ditempatkan pada bagian atas sebelah kiri dari wadah/pembungkus/brosur yang dapat dilihat dengan lebih jelas pada Gambar II.10. Contoh: Nodiar (PT. Kimia Farma), Stimuno (PT. Dexa Medica), Rheumaneer PT. Nyonya Meneer), Tensigard dan X-Gra (PT. Phapros).
Gambar II.10 Penandaan Fitofarmaka
54
II.D. Pengelolaan Sediaan Farmasi dan Perbekalan Kesehatan Lainnya
Pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya dilakukan sesuai ketentuan perundang – undangan yang berlaku meliputi: pemilihan,
perencanaan,
pengadaan,
penyimpanan
dan
pelayanan.
Pengeluaran obat memakai sistem FIFO ( First In First Out ) dan FEFO ( First (2)
Expire First Out ).
1. Pemilihan (21, 22) Beberapa kriteria yang perlu diperhatikan dalam seleksi obat yaitu : a. Berdasarkan tingkat pola penyakit b. Rasio antara efektifitas dan keamanan yang besar c. Berdasarkan data ilmiah yang paling lengkap d. Kualitas berdasarkan bioavibilitas dan stabilitas e. Rasio antara biaya dan keuntungan (ekonomis) 2.
Perencanaan Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, morbiditas, penyesuaian konsumsi dan metode anggaran. Adapun beberapa metode:
perencanaan
kebutuhan
dapat
dilakukan
melalui
55
a. Metode konsumsi Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi didasarkan pada data riel konsumsi perbekalan farmasi periode yang lain, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi. b. Metode morbiditas Perhitungan kebutuhan dengan metode morbiditas didasarkan pada jumlah kebutuhan perbekalan farmasi yang digunakan untuk beban kesakitan (morbidity load ) yang harus dilayani. Metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu tunggu (lead time). c. Penyesuaian konsumsi Penyesuaian
konsumsi
merupakan
metode
dengan
perkiraan
kebutuhan menggunakan data insiden penyakit dan atau pengeluaran obat dari sebuah sistem suplai dan perhitungan konsumsi obat sistem pasukan target, berdasarkan cakupan populasi atau tingkat layanan yang akan disediakan. d. Metode anggaran Metode dengan perkiraan kebutuhan anggaran menggunakan biaya pengadaan obat rata – rata.(22) Perencanaan persediaan dilakukan berdasarkan jumlah stock perbekalan farmasi untuk satu hingga dua bulan, tergantung kebijakan masing-masing Apotek. Ada beberapa metode yang digunakan dalam (22)
perencanaan persediaan yakni:
56
a. Analisis VEN Selalu
tesedia
untuk
melayani
permintaan
pengobatan.
Umumnya disusun dengan memperlihatkan kepentingan dan vitalitas persediaan farmasi. 1)
V (Vital) Persediaan yang harus selalu tersedia untuk melayani permintaan untuk pengobatan atau penyelamatan hidup manusia karena penyakit yang dapat menyebabkan kematian.
2) E (Essensial) Perbekalan yang banyak diminta untuk digunakan dalam tindakan atau pengobatan penyakit yang ada dalam suatu daerah. 3) N (Non Essensial) Perbekalan pelengkap agar tindakan atau pengobatan menjadi lebih baik. Sistem VEN ini memprioritaskan suatu pembelian ketika tidak cukup dana untuk semua jenis yang dikehendaki. Sistem ini juga menentukan jenis obat yang akan dipertahankan dalam sediaan dan jenis obat yang hanya akan dipesan ketika dibutuhkan. b. Analisis Pareto (ABC) Analisis ini disusun berdasarkan atas penggolongan persediaan yang mempunyai nilai harga yang paling banyak. Analisis ini memerlukan perhitungan sederhana dan penyusunan urutan berdasarkan persentase harga atau biaya yang harus dibayar satu item yang dibeli
57
atau dipakai dengan urutan nilai tersebut dapat diperoleh kontribusi tertentu terhadap total anggaran atau harga perbekalan. 1)
Kelas A Persediaan yang memiliki volume rupiah yang tinggi. kelas ini mewakili sekitar 75-80% dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar 20% dari seluruh item. Mewakili dampak biaya yang tinggi. Pengendalian dilakukan secara intensif.
2)
Kelas B Persediaan yang memiliki nilai volume rupiah yang menengah. Kelas ini mewakili sekitar 15-20% dari total nilai persediaan dan jumlahnya sekitar 30% dari seluruh item. Pengendalian dilakukan secara moderat.
3)
Kelas C Persediaan yang memiliki nilai volume rupiah yang rendah. Kelas ini mewakili sekitar 5% dari total nilai persediaan dan jumlahnya sekitar 50% dari seluruh item. Pemeriksaan dan pengendalian dilakukan secara sederhana.
c. Analisis VEN ABC Analisis ABC dikategorikan berdasarkan volume dan nilai penggunaannya selama periode waktu tertentu, biasanya 1 tahun. Analisis VEN ABC menggabungkan analisis PARETO dan VEN dal am suatu matrik sehingga menjadi lebih tajam. Matrik dapat dibuat sebagai berikut:
58
Tabel II.1 Analisa Pareto & VEN
V
E
N
A
VA
EA
NA
B
VB
EB
NB
C
VC
EC
NC
Matriks diatas dapat dijadikan dasar dalam menetapkan prioritas dalam
rangka
penyesuaian
anggaran
tahunan
perhatian
dalam
pengelolaan persediaan. Jenis barang yang bersifat vital (VA, VB, VC) merupakan pilihan utama untuk dibeli atau memerlukan perhatian khusus. Sebaliknya barang yang non essensial tetapi menyerap banyak anggaran (NA) dijadikan prioritas untuk dikeluarkan dari daftar belanja.(21, 22)
II. E. Good Pharmacy Practice (GPP)
(21, 23)
Good Pharmacy Practice merupakan suatu pedoman yang digunakan untuk menjamin, bahwa layanan yang diberikan farmasis kepada setiap pasien telah memenuhi kualitas yang tepat. Dengan adanya pedoman tersebut diharapkan, bahwa masyarakat dapat mencapai kualitas kehidupan yang lebih baik dan tujuan terapi yang diinginkan dapat tercapai. Apabila konsep Pharmaceutical Care telah menjadi filosofi praktek bagi seorang farmasis, maka sebenarnya konsep tersebut sangat identik dengan konsep Good Pharmacy Practice, dimana pasien dan masyarakat sangat diuntungkan oleh tindakan-tindakan farmasis saat konsep tersebut dilaksanakan. Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa Good
59
Pharmacy Practice merupakan suatu cara untuk menerapkan Pharmaceutical Care. Pharmaceutical Care adalah suatu pelayanan yang diberikan oleh farmasis kepada pasien sebagai tanggung jawab dan komitmen untuk membantu kesejahteraan pasien dalam pengobatan. Penerapan GPP di Apotek melibatkan 4 aktivitas utama, yaitu : 1. Aktivitas yang berhubungan dengan promosi kesehatan, pencegahan sakit dan pencapaian tujuan kesehatan. 2. Aktivitas yang berhubungan dengan pasokan dan penggunaan obat – obatan serta produk – produk kesehatan lainnya. 3. Aktivitas yang berhubungan dengan self care, termasuk pemberiaan saran tentang penggunaan obat dan pemilihan obat untuk gejala – gejala yang dapat diobati sendiri. 4. Aktivitas yang dapat mempengaruhi proses peresepan dan penggunaan obat – obatan. Semua aktivitas di atas ditujukan untuk meningkatkan kualitas pelayanan farmasis kepada pasien. Dalam GPP terdapat standar yang digunakan sebagai pedoman pengelolaan Farmasi. Standar tersebut antara lain : 1. Bangunan Adanya bangunan yang cukup memenuhi syarat dalam menyediakan pelayanan. 2. Penyiapan obat Adanya jaminan bahwa pasien menerima obat yang tepat dengan dosis, jenis, nama obat dan bentuk sediaan.
60
3. Wadah obat Wadah obat yang sesuai untuk menjamin kestabilan dan integritas dari produk. 4. Label/ Etiket Label/ etiket untuk menjamin pasien menerima obat yang tepat dan benar. 5. Instruksi pada pasien Untuk
mengetahui
obat
digunakan
dengan
benar,
sesuai
petunjuk/instruksi, kapan dan bagaimana meminum obat. 6. Pencatatan pengobatan pasien Untuk memantau bahwa obat diminum terus menerus secara teratur, kapan kembali ke dokter, frekuensi dan waktu minum yang tepat dalam bentuk sediaan yang tepat. 7. Informasi obat dan konseling (KIE) Untuk mermberi pemahaman pasien tentang kegunaan obat, efek samping yang mungkin terjadi, cara minum, hal-hal yang perlu dihindari dan cara penyimpanan obat. 8. Swamedikasi dan Selfcare Agar pasien mengetahui cara pencegahan sakit dan meningkatkan kesehatannya melalui self care dan self medication. 9. Produk Untuk menjamin kualitas, keamanan dan khasiat obat yang diterima pasien.
61
II.F.
Komunikasi, Informasi dan Edukasi (KIE)
(21, 23)
1. Definisi Komunikasi informasi dan edukasi (KIE) adalah strategi dan metode yang memungkinkan seorang Apoteker untuk melakukan pencegahan dan pemeliharaan kesehatan dari setiap pasien. KIE adalah bagian penting dalam pelayanan kesehatan dimana setiap profesi kesehatan dituntut tanggung jawabnya untuk selalu mengefektifkan KIE sebagai upaya peningkatan derajat kesehatan masyarakat. KIE merupakan kegiatan pelayanan yang dilakukan oleh Apoteker untuk memberikan informasi secara akurat, tidak bias, dan terkini kepada dokter, Apoteker lain, perawat, profesi kesehatan lain, dan terutama pasien. 2. Klasifikasi komunikasi Komunikasi dapat dibedakan menjadi dua, yaitu : a. Komunikasi verbal adalah komunikasi secara lisan yang terjadi apabila dua orang atau lebih bertemu baik secara langsung atau tidak langsung. Penghubungnya adalah bahasa. b. Komunikasi non verbal adalah semua tingkah laku yang bukan lisan dan tidak secara tertulis. Penghubungnya antara lain ekspresi wajah, bunyi, anggota badan. Biasanya menggambarkan perasaan, pikiran (disadari atau tidak). 3. Penerapan KIE Pelayanan obat kepada penderita melalui berbagai tahapan pekerjaan meliputi diagnosis penyakit, pemilihan, penyiapan dan penyerahan obat kepada penderita menunjukkan adanya suatu interaksi antara dokter,
62
farmasis, penderita dan khusus di rumah sakit melibatkan perawat. Dalam pelayanan kesehatan yang baik, informasi obat menjadi sangat penting terutama informasi dari Apoteker, baik untuk dokter, perawat dan penderita. Salah satu implementasi dari KIE adalah kegiatan konseling. Konseling merupakan suatu proses yang sistematik untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah pasien yang berkaitan dengan pengambilan dan penggunaan obat oleh pasien. Tujuan dilakukannya konseling yaitu untuk memberikan pemahaman yang benar mengenai obat kepada pasien dan tenaga kesehatan, diantaranya mengenai nama obat, tujuan pengobatan, jadwal pengobatan, cara menggunakan obat, lama penggunaan obat, efek samping obat, tandatanda toksisitas, cara penyimpanan obat, dan penggunaan obat-obat lain. Konseling diberikan untuk pasien yang membawa resep dengan beberapa kriteria: a. Penggunaan obat 4 macam atau lebih. b. Mendapatkan lebih dari dua pengobatan. c. Obat dengan indeks terapi sempit. d. Obat dengan cara penggunaan khusus. e. Obat mempunyai efek samping dengan perhatian khusus. f. Pasien lanjut usia dan bayi. g. Pasien penyakit kronis atau menahun seperti tekanan darah tinggi, jantung dan diabetes. h. Pasien ibu hamil dan menyusui.
63
II.G.
Swamedikasi
(21, 23, 24)
A. Definisi Swamedikasi (Self Medication) bagi sebagian masyarakat adalah melakukan pengobatan mandiri, tanpa melalui dokter, ketika sedang sakit. Biasanya swamedikasi dilakukan untuk mengatasi gangguan kesehatan ringan mulai dari batuk, pilek, demam, sakit kepala, maag, gatal-gatal hingga iritasi ringan pada mata. Sedang konsep modern swamedikasi adalah upaya pencegahan terhadap penyakit, dengan mengkonsumsi vitamin dan food suplement untuk meningkatkan daya tahan tubuh. Self-care adalah tindakan individu yang dilakukan untuk diri mereka sendiri dalam rangka menjaga dan memelihara kesehatan, mencegah maupun berhadapan dengan penyakit. Self-medication adalah penggunaan dan pemilihan obat (meliputi pula herbal dan produk tradisional) oleh individu untuk memperlakukan berbagai penyakit atau gejalanya, dimana self-medication adalah satu unsur dari self-care. B. Latar Belakang Ada beberapa hal yang melatarbelakangi berkembangnya swamedikasi di kalangan masyarakat saat ini, diantaranya : 1) Harga obat yang melambung tinggi, ditambah biaya pelayanan kesehatan yang makin mahal, menyebabkan sebagian masyarakat berinisiatif mengobati dirinya sendiri dengan obat-obatan yang tersedia di pasaran tanpa melalui konsultasi dengan dokter terlebih dahulu.
64
2) Selain itu, terdapat pergeseran pola pengobatan dari kuratif, rehabilitatif ke arah preventif, promotif . Hal ini dikarenakan sebagian masyarakat mulai sadar dan memposisikan dirinya ke dalam golongan masyarakat yang memiliki paradigma baru dalam dunia pengobatan, misalnya dengan mengkonsumsi food suplement atau obat-obatan bebas. C. Resiko dan Keluhan Swamedikasi berarti mengobati segala keluhan pada diri sendiri dengan obat-obat yang dibeli bebas di Apotek atau toko obat atas inisiatif sendiri tanpa nasehat dokter. Salah satu keuntungan swamedikasi adalah dapat menghemat banyak waktu dan biaya karena tidak perlu konsultasi dengan dokter. a. Resiko yang mungkin terjadi dalam swamedikasi 1) Tidak dikenalinya keseriusan gangguan Pertama-tama keseriusan keluhan-keluhan dapat dinilai secara salah atau mungkin tidak dikenali, sehingga pengobatan sendiri bisa dilakukan terlalu lama. 2) Penggunaan yang kurang tepat Obat bisa digunakan secara salah, terlalu lama atau dalam takaran yang terlalu besar. b. Keluhan-keluhan yang perlu ditangani dokter Penyakit-penyakit yang lebih serius tidak boleh dicoba untuk diobati sendiri, antara lain gangguan-gangguan jantung dan pembuluh darah, diabetes, penyakit infeksi, gangguan jiwa dan
65
kanker. Sejumlah gejala berbahaya yang tidak boleh diobati sendiri karena menunjukkan suatu penyakit serius, misalnya keluhan pada mata, buang air besar atau kecil dengan darah dan diare atau muntah yang hebat. c. Keluhan-keluhan yang dapat diobati sendiri Pada umumnya gangguan-gangguan agak ringan seperti selesma, flu, nyeri kepala dan tenggorokan, sekali-sekali nyeri lambung, punggung atau nyeri otot dapat dilakukan usaha pengobatan sendiri (swamedikasi). Layanan swamedikasi adalah lahan yang cukup potensial jika dikembangkan dengan profesional. Persiapan yang matang diperlukan agar farmasis dapat mengembangkannya menjadi keunggulan dari satu pelayanan Apotek. Pada kenyataannya bekal pengetahuan untuk mengarahkan sampai kepada drug of choice mungkin masih kurang sehingga harus senantiasa di-upgrade pengetahuan tentang obat dan penggunaan obat oleh seorang farmasis. D. Konseling Swamedikasi Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam swamedikasi adalah : 1) Baca secara teliti informasi yang tertera pada kemasan atau brosur yang disisipkan di dalam kemasan. Informasi yang diberikan meliputi komposisi zat aktif, indikasi, kontraindikasi, efek samping, interaksi obat, dosis, dan cara penggunaan. 2) Pilih obat dengan jenis kandungan zat aktif sesuai keperluan.
66
3) Penggunaan obat swamedikasi hanya jangka pendek (seminggu), jika gejala menetap atau memburuk maka segera konsultasi ke dokter. 4) Perhatikan aturan pemakaian. 5) Selain itu juga perlu diperhatikan masalah kontra indikasi (pada keadaan mana obat tidak boleh digunakan) dan makanan, minuman atau obat lain apa yang perlu dihindarkan, serta bagaimana cara penyimpanan obat (obat disimpan dimana dan dapatkah sisa obat yang disimpan untuk digunakan lagi). Untuk lebih mengarahkan ketepatan pemilihan obat pada saat melakukan pelayanan swamedikasi, konseling pra pelayanan swamedikasi dapat dilakukan kepada pasien dengan 5 arahan pertanyaan penuntun sebagai berikut:
(21, 23)
W : who (Untuk siapa obat tersebut) W : what symptoms (Gejala apa yang dirasakan) H : how long (Sudah berapa lama gejala tersebut berlangsung) A : action (Tindakan apa yang sudah dilakukan untuk mengatasi gejala tersebut) M : medicine (Obat-obat apa saja yang sedang digunakan oleh pasien).
II.H.
Pelayanan (Service)
(25,26)
Apotek adalah tempat dilaksanakannya pelayanan kefarmasian baik oleh Apoteker maupun asisten Apoteker, atau petugas Apotek lainnya terutama yang berada di front liner yang berinteraksi langsung dengan pasien. Oleh karena itu
67
Apotek perlu memperhatikan kualitas pelayanan baik pelayanan kefarmasian maupun pelayanan lain seperti pelayanan yang cepat, tepat dan ramah, kelengkapan produk, tempat parkir yang memadai, keamanan, kenyamanan, penampilan petugas, dan lain-lain. Selain itu dengan adanya situasi persaingan Apotek yang semakin ketat, maka kualitas pelayanan yang bermutu merupakan salah satu strategi yang cukup ampuh dalam meningkatkan pangsa pasar. Menurut A. Parasuraman, V.A. Zethami dan L.L. Berry ada lima dimensi yang digunakan oleh pelanggan dalam menilai suatu kualita s pelayanan : 1. Reliability (kehandalan) Suatu kemampuan untuk memberikan jasa yang dijanjikan dengan akurat dan terpercaya, kinerja harus sesuai dengan harapan pelanggan seperti ketepatan waktu dan tanpa kesalahan. 2. Assurance (jaminan/kepastian) Pengetahuan dan keramahan karyawan serta kemampuan melaksanakan tugas secara spontan yang dapat menjamin kinerja yang baik sehingga menimbulkan kepercayaan dan keyakinan pelanggan. 3. Tangibles (berwujud) Penampilan dan kemampuan sarana dan prasarana fisik harus dapat diandalkan, keadaan lingkungan sekitarnya adalah bukti nyata dari pelayanan yang diberikan oleh pemberi jasa. Seperti : gedung yang bagus, peralatan komputer yang canggih dan seragam karyawan-karyawati yang menarik.
68
4. Empathy (empati) Memberikan perhatian yang bersifat individual atau pribadi kepada pelanggan dan berusaha memahami keinginan pelanggan. 5. Responsiveness (ketanggapan) Suatu kebijakan untuk membantu dan memberikan pelayanan yang cepat (responsive) kepada pelanggan, membiarkan pelanggan menunggu tanpa adanya suatu alasan yang jelas menyebabkan persepsi yang negatif dalam kualitas pelayanan, kemampuan untuk mengatasi hal tersebut secara profesional dapat memberikan persepsi yang positif terhadap kualitas pelayanan. Untuk dapat meningkatkan mutu pelayanan, ada beberapa aspek pelayanan yang harus dievaluasi, antara lain: 1. Yang tangibles (kasat mata) a. Penampilan Apotek, tampak muka, lay out, furniture. b. Penataan obat, kebersihan. c. Penampilan karyawan Apotek. 2. Pemahaman terhadap pelanggan a. Memberikan perhatian. b. Mengenal pelanggan. 3. Keamanan a. Perasaan aman di area parkir b. Terjaganya rahasia transaksi 4. Kredibilitas a. Reputasi menjalankan komitmen
69
b. Dipercaya karyawan c. Garansi yang diberikan d. Kebijakan pengembalian barang 5. Informasi yang diberikan ke pelanggan a. Menjelaskan pelayanan dan biaya b. Jaminan penyelesaian masalah 6. Perilaku yang sopan a. karyawan yang ramah b. penuh penghargaan c. menunjukkan sikap perhatian 7. Akses a. Kemudahan dalam bertransaksi b. Waktu buka Apotek yang sesuai c. Keberadaan manager untuk menyelesaikan masalah 8. Kompetensi/kecakapan a. Pengetahuan dan keterampilan dari karyawan b. Terjawabnya setiap pertanyaan pelanggan 9. Responsiveness atau cara menanggapi a. Memenuhi panggilan pelanggan b. Memberikan pelayanan yang tepat waktu 10. Reliability dapat diandalkan a. Keakuratan dalam pelayanan b. Keakuratan bon pembelian c. Melayani dengan cepat
BAB III TINJAUAN UMUM PT. KIMIA FARMA (Persero) Tbk.
III.A. PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. III.A.1. Sejarah dan Perkembangan
(21, 27)
Sejarah Kimia Farma dimulai sekitar tahun 1957, pada saat pengambil alihan perusahaan milik Belanda yang bergerak di bidang farmasi oleh Pemerintah Republik Indonesia. Perusahaan – perusahaan yang mengalami nasionalisasi antara lain N. V. Chemicalier Handle Rathcamp & Co., (Jakarta), N. V. Pharmaceutische Hendel Svereneging , J. Van Gorkom & Co., (Jakarta), N. V. Bandoengsche Kinine Fabriek , (Bandung), N. V. Jodium Ondememing Watoekadon, Pabrik Jodium (Mojokerto), N.V. Verband Stoffen Fabriek (Surabaya). Berdasarkan Undang-undang No. 86 tahun 1956, Pemerintah Indonesia melakukan nasionalisasi terhadap Perusahaan Farmasi Belanda tersebut dan menurut Peraturan Pemerintah No. 69 tahun 1968 statusnya diubah menjadi Perusahaan Negara Farmasi (PNF). Perusahaan Negara Farmasi tersebut adalah PN Farmasi dan alat kesehatan Radja Farma (Jakarta), PN Farmasi dan Alat Kesehatan Nurani Farma (Jakarta), PN Farmasi dan Alat Kesehatan Nakula Farma (Jakarta), PN Bio Farma, PN Farmasi dan Alat Kesehatan Bhineka Kina Farma (Bandung) dan PNF Sari Husada (Yogyakarta) dan PN Farmasi dan Alat Kesehatan Kasa Husada (Surabaya).
122 70
71
Pada tanggal 23 Januari 1969, berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 3 tahun 1969 perusahaan-perusahaan negara tersebut digabung menjadi PNF Bhineka Kimia Farma dengan tujuan penertiban dan penyederhanaan perusahaan-perusahaan negara. Selanjutnya tanggal 16 Agustus 1971, Perusahaan Negara Farmasi Kimia Farma mengalami peralihan bentuk hukum menjadi menjadi Badan Usaha Milik Negara dengan status sebagai Perseroan Terbatas, sehingga selanjutnya disebut PT. Kimia Farma (Persero). Pada tahun 1998, terjadi krisis ekonomi di ASEAN yang mengakibatkan APBN mengalami defisit anggaran dan hutang negara semakin
besar.
Untuk
mengurangi
beban
hutang,
Pemerintah
mengeluarkan kebijakan privatisasi BUMN. Berdasarkan Surat Menteri Negara Penanaman Modal dan Pembinaan BUMN No. S-59/M-PM. BUMN/2000 tanggal 7 Maret 2000, PT. Kimia Farma diprivatisasi. Untuk dapat mengelola perusahaan lebih terarah dan berkembang dengan cepat, maka Direksi PT. Kimia Farma (Persero) mendirikan dua anak perusahaan pada tanggal 4 Januari 2003, yaitu PT. Kimia Farma Apotek dan PT. Kimia Farma Trading & Distribution. Pada 4 Juli 2002, PT. Kimia Farma resmi terdaftar di Bursa Efek Jakarta (BEJ) dan Bursa Efek Surabaya (BES) sebagai perusahaan publik dan berubah namanya menjadi
PT.
Kimia Farma (Persero) Tbk. III.A.2. Tujuan dan Peranan
PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. bertujuan sebagai pemimpin pasar dibidang farmasi yang tangguh dan mandiri, yang mampu
72
menghasilkan bahan baku obat sintetik dan tradisional serta sediaan farmasi dan alat – alat kesehatan dan mampu mengadakan penelitian serta memberi jasa pelayanan yang dapat memuaskan kebutuhan dan keinginan masyarakat, serta sebagai salah satu perusahan yang mampu memberikan sumbangannya bagi pembangunan nasional disektor kesehatan dan ekonomi. PT. Kimia Farma (Persero Tbk. sebagai salah satu perusahan farmasi dan alat kesehatan yang berbasis industri, berperan serta dalam menunjang keberhasilan pembangunan disektor kesehatan dan ekonomi dengan menyelenggarakan upaya – upaya kemanfaatan
umum berupa
produksi obat jadi, bahan baku obat sintetik/tradisional dan jasa alat kesehatan, penelitian serta jasa pelayanan kefarmasian yang bermutu dan memadai untuk mewujudkan kemampuan hidup sehat bagi setiap penduduk menuju tercapainya derajat kesehatan masyarakat yang optimal dan keluarga yang sejahtera. III.A.3. Visi dan Misi PT. Kimia Farma (Persero) Tbk.
a. Visi Menjadi korporasi bidang kesehatan terintegrasi dan mampu menghasilkan
pertumbuhan
nilai
yang
berkesinambungan
melalui konfigurasi dan koordinasi bisnis yang sinergis. b.
Misi Menghasilkan pertumbuhan nilai korporasi melalui usaha di bidang-bidang :
73
1) Industri kimia dan farmasi dengan basis penelitian dan pengembangan produk yang inovatif. 2) Perdagangan dan jaringan distribusi. 3) Pelayanan kesehatan yang berbasis jaringan ritel farmasi dan jaringan pelayanan kesehatan lainnya. 4) Pengelolaan aset-aset yang dikaitkan dengan pengembangan usaha perusahaan. c. Budaya Perusahaan Budaya perusahaan PRIMA yang mencakup aspek nilai diri dan nilai kerja dan telah ditetapkan sejak tahun 2004, masih tetap relevan dengan visi misi Perseroan saat ini. Budaya perusahan tersebut adalah :
Profesionalisme Adalah kesadaran dalam berpikir, berbicara dan bertindak dalam menjalan tugas dan fungsinya dengan penuh semangat, dan berbekal pengetahuan dan ketrampilan yang memadai dalam situasi dan kondisi apapun.
Kerja Sama Adalah bekerja dalam kebersamaan dalam langkah dan pikiran yang tercermin dalam kerjasama tim antar karyawan yang erat dan solid untuk mendapatkan hasil terbaik bagi perusahaan.
Integritas Merupakan sikap mental yang positif yang melandasi semangat dan antusiasme dalam bekerja secara professional.
74
Berbekal budaya perusahaan tersebut, Perseroan telah berhasil menemukan inti sari budaya perusahaan yang merupakan nilai-nilai inti perusahaan (corporates value) yaitu I C A R E yang menjadi acuan/pedoman bagi Perseroan dalam menjalankan usahanya, untuk berkarya meningkatkan kualitas hidup dan kehidupan masyarakat luas. Berikut adalah nilai-nilai inti (corporates values) Perseroan :
Innovative Budaya berpikir out of the box, smart, dan kreatif untuk membangun produk unggulan.
Customer First Mengutamakan pelanggan sebagai mitra kerja.
Accountability Dengan senantiasa bertanggung jawab atas amanah yang dipercayakan oleh perusahaan dengan memegang teguh profesionalisme, integritas dan kerja sama.
Responsibility Memiliki tanggung jawab pribadi untuk bekerja tepat waktu, tepat sasaran dan dapat diandalkan, serta senantiasa berusaha untuk tegar dan bijaksana dalam menghadapi setiap masalah.
Eco – Friendly Menciptakan dan menyediakan baik produk maupun jasa layanan yang ramah lingkungan.
75
d. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. dipimpin oleh seorang Direktur Utama yang membawahi empat Direktur, yaitu Direktur Keuangan, Direktur Riset dan Pengembangan Bisnis, Direktur Operasi & Supply Chain, dan Direktur Umum dan Human Capital . Dalam upaya perluasan, penyebaran, pemerataan, dan pendekatan pelayanan kefarmasian pada masyarakat, PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. telah membentuk suatu jaringan distribusi yang terorganisir. PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. mempunyai dua anak perusahaan, yaitu PT. Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) dan PT. Kimia Farma Apotek (KFA) yang masing-masing berperan dalam penyaluran sediaan farmasi, baik distribusi melalui PBF maupun pelayanan kefarmasian melalui Apotek. PT. Kimia Farma Trading & Distribution (T&D) membawahi PBF-PBF yang tersebar di 33 Propinsi dan 466 Kabupaten atau Kota Indonesia. Wilayah usaha PT. Kimia Farma T & D (KFTD) dibagi menjadi dua wilayah yang keseluruhannya membawahi 41 PBF di seluruh Indonesia. PBF mendistribusikan produk-produk baik yang berasal dari PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. maupun dari produsen-produsen yang lain ke Apotek-Apotek, toko obat dan institusi pemerintahan maupun swasta. PT. Kimia Farma Apotek membawahi Apotek Kimia Farma (KF) wilayah usahanya terbagi menjadi 34 wilayah Unit Bisnis yang menaungi sejumlah 412 Apotek di seluruh Indonesia.
76
Tiap-tiap Unit Bisnis ( Business manager ) membawahi sejumlah Apotek pelayanan yang berada di wilayah usahanya. III.A.4. Logo PT. Kimia Farma (Persero) Tbk.
PT.
Kimia
Farma
(Persero)
Tbk.
memiliki
logo
yang
menggambarkan matahari terbit berwarna jingga dan tulisan Kimia Farma berwarna biru di bawahnya. Seperti pada gambar III.1 simbol tersebut memiliki makna tersendiri, yaitu :
Gambar III.1 Logo PT. Kimia Farma (Persero) Tbk.
a.
Simbol Matahari
1. Paradigma Baru
: Gambar matahari terbit menandakan adanya babak baru menuju kehidupan yang lebih baik.
2. Optimis
:
Matahari
memiliki
cahaya
sebagai
sumber
energi dan cahaya tersebut adalah penggambaran optimisme
perusahaan
dalam
menjalankan
bisnisnya. 3. Komitmen
: Matahari selalu terbit dari timur dan terbenam di barat secara terus menerus, hal ini menandakan adanya komitmen dan konsistensinya dalam menjalankan misi perusahaan dalam bidang farmasi dan kesehatan.
77
: Matahari sebagai sumber energi bagi kehidupan
4. Sumber energi
dan Kimia Farma memposisikan dirinya sebagai sumber energi bagi kesehatan masyarakat. 5. Semangat
yang : Warna jingga berarti semangat dan warna biru
abadi
berarti keabadian. Perpaduan warna tersebut menjadi satu makna yaitu semangat yang abadi.
b.
Jenis Huruf Dirancang khusus untuk kebutuhan Kimia Farma yang disesuaikan dengan nilai dan image yang telah menjadi energi bagi Kimia Farma karena prinsip suatu identitas harus berbeda dengan identitas yang ada.
c. Sifat Huruf 1. Kokoh
: Memperlihatkan Kimia Farma sebagai perusahaan terbesar dalam bidang farmasi yang memiliki bisnis dari hulu ke hilir dan merupakan perusahaan farmasi pertama yang dimiliki Indonesia.
2. Dinamis
: Dengan jenis huruf italic memperlihatkan kedinamisan dan optimisme.
3. Bersahabat
: Dengan huruf kecil dan lengkung memperlihatkan keramahan Kimia Farma dalam melayani konsumennya
III.A.5. Bidang Usaha PT. Kimia Farma (Persero) Tbk.
PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. memiliki 3 bidang usaha, yaitu : a. Bidang Industri 1. Riset dan Teknologi Riset dan Teknologi (RISTEK), berfungsi untuk mengembangkan
78
produk-produk baru dan melaksanakan
kegiatan penelitian serta
pembudidayaan tanaman obat sesuai dengan amanat GBHN. Dalam melaksanakan kegiatannya PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. bekerja sama dengan berbagai lembaga riset dan perguruan tinggi baik dari dalam maupun luar negeri. 2. Produksi Dalam melaksanakan kegiatannya PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. didukung oleh unit-unit usaha di bidang bahan baku, unit produksi obat jadi (formulasi), dan sampai saat ini PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. memiliki 4 unit pabrik farmasi yang terdiri dari Unit Produksi Manufaktur (UPM), yaitu UPM Iodium dan Aethuer Watudakon dan Pabrik Minyak Lemak Semarang serta Unit Produksi Formulasi (UPF), yaitu UPF Jakarta, Bandung, dan sub UPF Ta njung Morawa (Medan). b. Bidang Distribusi Dalam upaya meningkatkan penyaluran dan mutu pelayanan, PT. Kimia Farma Trading & Distribution memiliki 42 Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang mendistribusikan produknya sendiri maupun produk pihak ketiga (prinsipal) ke seluruh wilayah Indonesia. Wilayah unit usaha distribusi Kimia Farma meliputi Sumatera, Jawa, Bali, Kalimantan, dan lainnya. c. Bidang Ritel Apotek yang dimikili oleh PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. menetapkan suatu kebijakan sistem grouping berdasarkan wilayah, dimana dalam satu grup terdapat satu Apotek yang berfungsi sebagai
79
Business Manager (BM) dan Apotek lainnya sebagai Apotek Pelayanan (APP). PT. Kimia Farma Apotek telah memiliki 412 Apotek Pelayanan (APP) yang terkoordinasi dalam 34 Business Manager (BM) yang mengelola bagian pengadaan, administrasi dan keuangan, sehingga
sangat
memungkinkan
terwujudnya
penyebaran
dan
pemerataan obat-obatan baik untuk sektor swasta maupun pemerintah. Masing – masing Business Manager membawahi langsung beberapa Apotek Pelayanan. Bisnis Manager Jaya I membawahi 10 APP. Business Manager Jaya 2 membawahi 14 Apotek Pelayanan, Business Manager Bogor membawahi wilayah Bogor, Depok, dan Sukabumi. Business Manager Tangerang membawahi wilayah propinsi Banten. Dan Business
Manager rumah sakit di Rumah Sakit Cipto
Mangunkusumo. Fungsi Kegiatan yang dilakukan oleh BM meliputi pengadaan/pembelian, penyimpanan (gudang) serta tata usaha dan keuangan. Sedangkan Apotek Pelayanan hanya melakukan pelayanan distribusi perbekalan farmasi terutama obat kepada pasien atau konsumen. Business Manager (BM) juga memikili Apotek Pelayanan untuk melakukan fungsi pelayanan. PT. Kimia Farma Apotek terus berusaha menambah jumlah Apotek dan wilayah penyebarannya diseluruh Indonesia dengan membuka Apotek – Apotek baru, tetapi bukan hanya jumlah Apotek yang ditingkatkan, melainkan juga kualitas pelayanan dengan cara antara lain :
80
1. Penyediaan berbagai sarana untuk menciptakan suasana aman dan nyaman 2. Penempatan personalia yang terampil dan ramah 3. Penetapan harga yang bersaing 4. Kecepatan pelayanan dan kelengkapan obat
(21, 28)
III.B. PT. Kimia Farma Apotek
PT. Kimia Farma Apotek (KFA) adalah anak perusahaan Perseroan yang didirikan berdasarkan akta pendirian No. 6 tanggal 4 Januari 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Ny. Imas Fatimah, S.H. di Jakarta dan telah diubah dengan akta No. 42 tanggal 22 April 2003 yang dibuat di hadapan notaris Nila Noordjasmani Soeyasa Besar, S.H. Akta ini telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan surat keputusan No : C -09648 HT.01.01. TH.2003 tanggal 1 Mei 2003. Sejak tahun 2011, KFA telah melakukan program transformasi dan mengubah visi perusahaan dari jaringan ritel farmasi menjadi jaringan layanan kesehatan yang terkemuka dan mampu memberikan solusi kesehatan masyarakat di Indonesia. Pada tahun 2012 telah dilakukan beberapa
hal
mengembangkan
untuk
mengimplementasikan
layanan
klinik
dan
visi
meningkatkan
KFA
yaitu
dengan
pelayanan
Apotek,
laboratorium klinik dan optik. PT. Kimia Farma Apotek, merupakan Perseroan yang menjadi pemimpin di pasar ritel farmasi. PT. Kimia Farma Apotek membawahi Apotek Kimia Farma (KF) wilayah usahanya terbagi menjadi 34 wilayah Unit Bisnis, yang menaungi sebanyak 412 Apotek di seluruh Indonesia. Tiap-tiap Unit Bisnis ( Business
81
manager ) membawahi sejumlah Apotek pelayanan yang berada di wilayah usahanya. Penambahan outlet Apotek menjadi salah satu strategi KFA untuk meningkatkan penetrasi pasar, diantaranya melalui program franchise. Di tahun 2012, KFA berhasil membuka 29 Apotek baru, di mana 5 Apotek diantaranya merupakan Apotek franchise sehingga keseluruhan Apotek franchise KFA adalah sebanyak 10 Apotek. Sebagai perwujudan visi menjadi korporasi di bidang kesehatan terintegrasi KFA menyediakan layanan kesehatan yang terintegrasi meliputi layanan farmasi (Apotek), klinik kesehatan, laboratorium klinik dan optik, dengan konsep One Stop Health Care Solution (OSHcS) sehingga semakin memudahkan masyarakat mendapatkan layanan kesehatan berkualitas. Unit usaha yang sejak Maret 2009 dikelola oleh KFA ini menyediakan jasa pengobatan kuratif, penanganan gawat darurat tingkat pertama, bedah minor, pelayanan imunisasi, pemeriksaan kesehatan berkala, tumbuh kembang dan pemeriksaan kehamilan, keluarga berencana, deteksi dini, rehabilitasi medik terbatas, penyuluhan kesehatan, pelayanan K3 tingkat primer, kunjungan ke rumah ( home care service) dan rujukan. Pada tahun 2012 terdapat 64 klinik yang tersebar di seluruh Indonesia dalam bentuk klinik pratama dan utama. Pelayanan farmasi menggunakan standar Good Pharmacy Practice (GPP) yaitu
standar
internasional
yang
diterbitkan
oleh
The
International
Pharmaceutical Federation serta standar yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan Republik Indonesia tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Sedangkan
pelayanan
klinik
menggunakan
Standar
Kementerian
Kesehatan Republik Indonesia tentang Klinik dan Pelayanan Laboratorium Klinik
82
menggunakan standar Good Laboratory Practice (GLP) dan prinsip-prinsip akreditasi dari Komite Akreditasi Laboratorium Kesehatan (KALK) Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Pengembangan keluar Indonesia dengan membentuk perusahaan patungan ( joint ventue) dengan Averroes Pharmaceuticals Sdn Bhd. Bekerjasama dengan perusahaan lain, PT. Kimia melakukan pengembangan usaha berupa pembukaan sejumlah outlet di beberapa stasiun pengisian bahan bakar dan di bandara bandara. Bekerjsama dengan provider telekomunikasi dikembangkan layanan informasi mobile tentang informasi obat (ask pharmacist ), informasi kesehatan (ask doctor ), Informasi praktek dokter, rumah sakit, dan lain lain. Disamping itu, PT. Kimia Farma Apotek juga mengembangkan layanan non store atau e-store, pembuatan member card untuk kemudahan pelayanan bagi para pelanggan Apotek Kimia Farma di seluruh Indonesia. Juga akan dikembangkan layanan untuk segmen pasar yang ingin cantik dan sehat berupa Health & Beauty Care. Saat ini PT. Kimia Farma Apotek sedang membenahi diri untuk menjadi lebih besar dan profesional dalam pelayanan. Secara fisik, pembenahan sudah dimulai dengan merenovasi bangunan-bangunan Apotek Kimia Farma sehingga lebih modern dan nyaman dengan satu ciri korporat yang sama. Secara pelayanan, PT. Kimia Farma Apotek sekarang lebih profesional dan lebih lengkap sediaan produknya dengan membuka diri bagi produk-produk lain diluar produk Kimia Farma. Seiring dengan perubahan ke arah pelayanan yang lebih baik tersebut, kini PT. Kimia Farma Apotek memberikan sarana promosi bagi para produsen baik melalui website maupun sarana lainnya. Diharapkan dengan sarana baru ini
83
produsen maupun PT. Kimia Farma Apotek dapat berkembang secara bersama kearah yang lebih baik. III.B.1. Visi dan Misi PT. Kimia Farma Apotek
a. Visi Menjadi perusahaan jaringan layanan kesehatan yang terkemuka dan mampu memberikan solusi kesehatan masyarakat di Indonesia b. Misi Misi dari PT. Kimia Farma Apotek adalah menghasilkan pertumbuhan nilai perusahaan melalui : 1) Jaringan layangan kesehatan yang terintegrasi meliputi jaringan Apotek, klinik laboratorium klinik dan layanan kesehatan lainnya. 2) Saluran distribusi utama bagi produk sendiri dan produk principal. 3) Pengambangan bisnis waralaba dan peningkatan pendapatan lainnya ( Fee-Based Income). III.B.2. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek
PT. Kimia Farma Apotek dipimpin oleh seorang Direktur Utama yang membawahi Direktur Operasional serta Direktur Pengembangan yang masing-masing membawahi fungsi departemen. Direktur Opera sional membawahi Manager Operasional, Manager Layanan dan Logistik, serta Manager Bisnis, sedangkan Direktur Pengembangan membawahi Manager Pengembangan Apotek. Selain itu, terdapat juga Manager SDM dan
84
Umum, Manager Keuangan dan Akuntasi serta Manager Informasi dan Teknologi yang langsung berada di bawah Direktur Utama. Terdapat
dua
jenis
Apotek
Kimia
Farma,
yaitu
Apotek
Administrator yang sekarang disebut Bisnis Manager (BM) dan Apotek Pelayanan. Bisnis Manager membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah. Bisnis Manager bertugas menangani pembelian, penyimpanan barang dan administrasi Apotek pelayanan yang berada dibawahnya. Dengan adanya konsep BM diharapkan pengelolaan aset dan keuangan dari Apotek dalam satu area menjadi lebih efektif dan efisien, demikian juga kemudahan dalam pengambilan keputusan-keputusan yang menyangkut antisipasi dan penyelesaian masalah. Secara umum keuntungan yang diperoleh melalui konsep BM adala h : 2. Koordinasi modal kerja menjadi lebih mudah. 3. Apotek pelayanan akan lebih fokus pada kualitas pelayanan, sehingga mutu pelayanan akan meningkat yang diharapkan akan berdampak pada peningkatan penjualan. 4. Merasionalkan jumlah SDM terutama tenaga administrasi yang diharapkan berimbas pada efisiensi biaya administrasi. 5. Meningkatkan Bargaining dengan pemasok untuk memperoleh sumber barang dagangan yang lebih murah, dengan maksud agar dapat memperbesar Range Margin atau HPP rendah. Saat ini terdapat 34 Bisnis Unit di seluruh Indonesia, dibagi dalam tiga strata berdasarkan besar kecilnya omzet, yaitu:
85
a. Strata A, meliputi BM Jaya I, BM Jaya II, BM Rumah Sakit Jakarta, BM Bandung, BM Surabaya, BM Yogyakarta dan BM Denpasar. b. Strata B meliputi BM Balikpapan, BM Samarinda, BM Banjarmasin, BM Bogor, BM Tangerang, BM Manado, dan lain-lain. c. Strata C, meliputi BM Kendari, BM Lampung, BM Jaya Pura, dan lainlain. Wilayah JABODETABEK memiliki lima bisnis manajer yaitu : a. Bisnis Manager Jaya I, membawahi wilayah Jakarta Selatan dan Jakarta Barat dengan BM di Apotek Kimia Farma Blok M. b. Bisnis Manajer Jaya II, membawahi wilayah Jakarta Pusat, Jakarta Utara, Jakarta Timur dan Bekasi dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 48 Matraman. c. Bisnis Manajer Bogor, membawahi wilayah Bogor, Depok, dan Sukabumi dengan BM di Apotek Kimia Farma No.7 Bogor. d. Bisnis Manajer Tangerang membawahi wilayah Propinsi Banten dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 78 Tangerang. e. Bisnis Manajer Rumah Sakit di Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo. Bisnis Manager secara struktur organisasi langsung membawahi para manager Apotek pelayanan. Selain itu, BM juga membawahi supervisor akuntasi dan keuangan serta supervisor inventory. Masing-masing dari bagian tersebut terdiri dari fungsi-fungsi yang menjalankan perannya masing-masing.
86
III.C. Tinjauan Khusus Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD
Apotek Kimia Farma No. 278 merupakan salah satu Apotek pelayanan dari PT. Kimia Farma Apotek untuk wilayah Tangerang Selatan. Apotek ini mengelola kegiatan penjualan dan pelayanan, sedangkan untuk kegiatan administrasi di lakukan oleh Bisnis Manager (BM) yang membawahi 5 wilayah yaitu wilayah Kota Tangerang (Apotek KF No. 78 Jl. A. Yani 135, Apotek KF No. 296 Ana Medika Jl. MT. Haryono No. 5 Tangerang), Kota Tangerang Selatan (Apotek KF No. 115 Pamulang Permai, Apotek KF No. 95 Sektor VII BSD Blok RP No. 32), Kab. Tangerang (KF No. 3 Taman Permata Lippo Karawaci, Apotek KF No. 322 Imam Bonjol Karawaci, Apotek KF Illago), Serang (KF No. 253), Kota Cilegon (Apotek KF No. 140 Raya Merak Cilegon, Apotek KF No. 268 PCI Cilegon). Bisnis Manager (BM) ini bertugas mengurus seluruh administrasi pengadaan atau pembelian, penyimpanan, pengeluaran atau gudang, tata usaha dan personalia serta kasir besar untuk kepentingan Apotek pelayanan Kimia Farma yang berada di wilayah Bisnis Manager Tangerang. III.C.1. Lokasi
Lokasi Apotek Kimia Farma No. 278 terletak Ruko Versailes FB No. 15 Sektor 1.6 BSD – Serpong Kota Tangerang Selatan. Lokasi Apotek sangat strategis, karena berada di lokasi ruko terpadu kawasan Bumi Serpong Damai (BSD) City yang mudah dijangkau dan dan dekat dengan komplek-komplek perumahan mapan dari pengembang Sinar Mas Land (Puspitaloka, Griyaloka, Kencanaloka, Anggrekloka, Latinos, The Green, dsb), dan fasilitas umum baik milik pemerintah maupun swasta seperti Rumah Sakit, Mall, Bank, Perkantoran dan sarana pendidikan. Apotek juga menyediakan tempat praktek
87
dokter, sehingga memudahkan bagi pasien untuk berkonsultasi atau pemeriksaan kesehatannya, tempat yang mudah dijangkau karena dekat dengan jalan. III.C.2. Tata Ruang
Tata ruang dalam (interior) Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD terdiri dari 2 (dua) lantai, yaitu : 1) Lantai Dasar
Pada lantai satu/dasar merupakan ruangan Apotek untuk pelayanan pasien umum, yang terdiri dari ruang tunggu, swalayan farmasi, ruang konseling antara Apoteker dengan pasien, counter penerimaan resep, kasir, counter penyerahan obat, ruang racik, serta lemari obat Narkotika/Psikotropik dan Non Narkotika/Psikotropika, kamar mandi. 2) Lantai Dua
Pada lantai dua terdapat tempat praktek dokter ( dokter umum, dokter dan gigi), gudang, musholla, dan kamar mandi. Pembagian ruangan/tempat dalam Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD meliputi: a. Ruang Tunggu Pada ruang tunggu memiliki fasilitas pendingin ruangan dan televisi untuk memberikan kenyamanan bagi pasien yang menunggu b. Tempat penyerahan resep dan pengambilan obat Tempat ini berupa counter yang tingginya sebatas dada sehingga membatasi ruang dalam Apotek dengan pasien/pelanggan.
88
c. Swalayan farmasi Ruangan ini berada di sebelah kiri dan kanan dari pintu masuk Apotek dan mudah terlihat dari ruang tunggu pasien. Barang-barang yang dijual di swalayan farmasi adalah obat-obat bebas, alat kesehatan, produk-produk susu, minyak angin, bedak tabur, vitamin dan lain-lain. d. Tempat peracikan Ruangan ini terletak di bagian belakang tempat penyerahan resep. Di ruangan ini dilakukan peracikan obat-obat yang dilayani berdasarkan resep dokter. Ruangan ini dilengkapi fasilitas untuk peracikan seperti timbangan, blender, lumpang, bahan baku dan alat-alat untuk meracik. e. Tempat konseling antara Apoteker dengan pasien Tempat ini dilengkapi meja dan kursi yang cukup nyaman agar pasien dapat mendengarkan informasi yang diberikan oleh Apoteker mengenai cara pemakaian obat. f. Ruang bagian administrasi Ruangan ini dilengkapi dengan komputer yang digunakan untuk membuat Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) serta menginput barang-barang yang dikirim oleh distributor. g. Ruang praktek dokter Ruang praktek dokter terletak di lantai 2 Apotek dan terdiri dari berbagai ruangan sesuai dengan jumlah dokter yang ada. Ada 2 praktek dokter seperti dokter umum, dan dokter gigi.
89
Selain ruangan-ruangan tersebut, Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD juga dilengkapi oleh fasilitas umum seperti kamar mandi, mushola dan tempat parkir. III.D. Tugas dan Fungsi Personal BM A. Bagian pengadaan atau pembelian
Petugas pembelian memesan dan membeli semua perbekalan farmasi yang dibutuhkan oleh Apotek secara cermat dan sesuai dengan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA), sehingga kebutuhan perbekalan farmasi di Apotek dapat dipenuhi. Tugas dan tanggung jawab pembelian: a. Membuat rencanan pembelian, melaksanakan pembelian, memantau serta mengevaluasi hasil pembelian. b. Melakukan
pemesanan
dan
pembelian
barang-barang
yang
dibutuhkan oleh Apotek berdasarkan data BPBA yang diterima dari bagian penjualan dan peracikan. c. Melakukan seleksi distributor yang menguntungkan berdasarkan pertimbangan kulaitas barang, bara ng, ketepatan waktu pengantaran barang, besarnya potongan harga, harga, dan jangka waktu pembayran. d. Memeriksa kebenaran faktur pembelian yang meliputi jenis dan jumlah barang, nama distributor, harga dan potongan harga barang dari distributor. e. Mengkonfirmasi ke distributor apabila barang yang dipesan belum datang atau ada kesalahan dalam pengiriman.
90
B. Administrasi keuangan
Semua kegiatan bagian administrasi dan keuangan dikoordinasi oleh supervisor administrasi. Administrasi dan keuangan terdiri dari bagian administrasi hutang dagang, administrasi piutang dagang, administrasi inkaso, administrasi pajak, administrasi kas, administrasi Bank, kasir besar dan administrasi umum. a. Supervisor Administrasi Tugas dan tanggung jawab supervisor administrasi 1) Membuat laporan realisasi data dan anggaran setiap bulan 2) Membuat laporan penutupan buku 3) Membuat laporan manajerial triwulan yang berisi laporan kas atau bank, laporan cash flow, flow, laporan tenaga kerja, laporan hutang dagang dan laporan piutang piuta ng dagang. 4) Mengawasi
administrasi
surat-menyurat,
mengkoordinasi
pembuatan laporan bulanan, triwulan dan tahunan 5) Melakukan rekapitulasi buku penjualan tunai dan kredit dihitung berdasarkan jumlah resep dan rekapitulasi buku pembelian perbulan. b. Administrasi Hutang Dagang Tugas dan tanggung jawab bagian administrasi hutang dagang: 1) Menerima
slainan
faktur
dari
distributor
melalui
Apotek
pelayanan dan menerima data pembelian dari Apotek pelayanan
91
2) Menerima faktur asli, faktur pajak dan Surat Pesanan (SP) pada saat tukar faktur serta membuat tanda terima faktur untuk distributor sebelum tanggal jatuh tempo t empo pembayaran. 3) Memeriksa kesesuaian salinan faktur dengan aslinya dan menyimpan dalam map tunggu berdasarkan tanggal jatuh tempo. 4) Membuat voucher pengeluaran voucher pengeluaran hutang dagang. 5) Menyerahkan voucher pengeluaran hutang dagang disertai de ngan berkas-berkas seperti faktur asli, salinan faktur, faktur pajak dan SP ke kasir besar untuk keperluan pembayaran. 6) Mencatat hutang dagang yang terbayar. 7) Membuat laporan hutang dagang. c. Administrasi Piutang Dagang Tugas dan tanggung jawab bagian administrasi piutang dagang adalah : 1) Mengumpulkan faktur resep kredit per hari. 2) Membuat pembukuan administrasi piutang dagang sesuai dengan nomor faktur. 3) Membuat kuitansi per debitur setiap bulan untuk keperluan penagihan. 4) Memasukkan tagihan ke buku kuitansi berdasarkan nomor kuitansi per debitur. 5) Mencatat piutang dagang yang tertagih atau sudah dibayar oleh debitur. 6) Membuat laporan piutang dagang.
92
d. Administrasi Inkaso Tugas dan tanggung jawab bagian administrasi inkaso: 1) Menyimpan alat-alat tagih seperti kuitansi, faktur-faktur resep kredit dan resepnya. 2) Menyusun daftar tagihan untuk resep kredit pada instansi langganan yang sudah jatuh tempo. 3) Membuat tanda terima kuitansi untuk keperluan penagihan kepada setiap debitur. 4) Menerima
setoran
dan
membukukan
pembayaran
debitur
(membuat nota inkaso) dari juru tagih. 5) Memberikan hasil penagihan atau pembayaran debitur kepada kasir besar disertai dengan salinan nota inkaso. e. Administrasi Pajak Tugas dan tanggung jawab bagian administrasi pajak: 1) Mengumpulkan data Pajak Pertambahan Nilai Dalam Negeri (PPNDN), yaitu pajak masukan dari faktur pajak pembelian barang serta pajak keluaran dari resep tunai dan resep kredit. 2) Menghitung PPNDN yaitu hasil pengurangan dari pajak keluaran terhadap pajak masukan. 3) Mengumpulkan data dan menghitung Pajak Penghasilan yaitu dari penghasilan pegawai selama satu bulan. 4) Membuat laporan Surat Setoran Pajak (SSP). f. Administrasi Kas Tugas dan tanggung jawab bagian administrasi Kas:
93
1) Membuat pencatatan atau administrasi voucher penerimaan dan pengeluaran kas. 2) Memeriksa kesesuaian Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH) dengan fisik uang. g. Administrasi Bank Tugas dan tanggung jawab bagian administrasi bank: 1) Memeriksa kesesuaian buku bank (catatan transaksi melalui bank) dengan rekening koran. 2) Melakukan pencatatan atau administrasi voucher pengeluaran bank. h. Kasir Besar Kasir besar bertanggung jawab langsung kepada pimpinan Apotek dan bertugas kepada setiap penerimaan maupun pengeluaran uang, baik berupa uang kontan maupun surat-surat berharga (cek atau giro). Tugas dan tanggung jawab kasir besar: 1) Menerima setoran hasil penjualan tunai setiap hari dari kasir kecil disertai bukti setoran kasir Apotek. 2) Mengatur setiap pengeluaran uang untuk keperluan Apotek, seperti gaji pegawai, uang transportasi dan uang lembur. 3) Mengeluarkan uang untuk biaya operasional Apotek, seperti membayar listrik, telepon dan air. Setiap pengeluaran uang dibuat bukti pengeluaran dan harus disahkan oleh kepala Apotek.
94
4) Melakukan
pembayaran
hutang
dagang
Apotek
terhadap
distributor yang telah jatuh tempo dan transaksi lainnya kepada pihak ketiga berdasarkan tanda terima faktur baik secara tunai maupun melalui bank. 5) Menyimpan uang Apotek dan menyetorkan ke bank dengan persetujuan pimpinan Apotek. 6) Menyelesaikan administrasi keuangan ke dalam buku bank dan buku kas dan membuat laporan tentang mutasi uang. i. Administrasi Umum dan Personalia Tugas dan tanggung jawab bagian Administrasi Umum dan Personalia : 1) Mencatat data tentang pegawai, gaji pegawai, asset perusahaan, dan pendapatan perusahaan. 2) Menyusun dan mengukur daftar absen dan daftar cuti pegawai. 3) Membuat
laporan
kepegawaian
setiap
triwulan
dan
melaporkannya kekantor pusat. 4) Menjaga keamanan software dan hardware yang digunakan. III.E. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur organisasi diperlukan agar kegiatan Apotek dapat berjalan dengan lancar. Oleh karena itu, pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab menjadi jelas sehingga tidak terjadi overlapping/tumpang tindih dalam pekerjaan serta memudahkan pengawasan dan pertanggung jawaban.
95
a. Struktur Organisasi
PT. Kimia Farma Apotek membentuk sistem group yaitu ada yang berfungsi sebagai Bisnis Manager dan ada juga yang berfungsi sebagai Apotek Pelayanan. Bisnis Manager selain memiliki fungsi pelayanan dan jasa juga memiliki fungsi administrasi akuntansi keuangan, akuntansi manajerial, pengadaan dan pembelian. b. Personalia
Tenaga kerja yang terlibat di Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD terdiri dari: 1) Apoteker Pengelola Apotek (manajer Apotek pelayanan) berjumlah satu orang yaitu: Bapak Ariawan Y. Armoko, S.Si., Apt dan dibantu oleh Supervisior Assisten Apoteker senior yaitu Ibu Vera Lasmi. 2) Asisten Apoteker berjumlah 5 orang. 3) Juru resep berjumlah 1 orang. Tugas dan tanggung jawab dari sumber daya manusia (SDM) yang ada di Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD adalah sebagai berikut: a. Apoteker Pengelola Apotek (Manajer Apotek Pelayanan)
Apotek Pelayanan Kimia Farma No. 278 Versailes BSD dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek yang telah memenuhi syarat sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yaitu telah mengucap sumpah dan memiliki surat izin kerja. Apoteker Pengelola Apotek bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan di Apoteknya serta bertanggung jawab langsung kepada Bisnis Manajer wilayah BSD. Apoteker Pengelola Apotek selaku manajer Apotek
harus
menguasai
manajemen,
yaitu
perencanaan,
koordinasi,
96
kepemimpinan dan pengawasan di samping kemampuan di bidang farmasi, baik teknis maupun non teknis. Tugas dan Fungsi Apoteker Pengelola Apotek : 1. Melaksanakan visi, misi dan tujuan 2. Melaksanakan bussines plan dan strategic plan 3. Melaksanakan sistem/peraturan pada setiap kegiatan. 4. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan program kerja pada setiap fungsi kegiatan yang ada di Apotek Wewenang dan tanggung jawab Apoteker Pengelola Apotek : 1. Menentukan arah/kebijakan terhadap seluruh kegiatan yang ada di Apotek 2. Menentukan sistem/aturan main terhadap seluruh kegiatan yang ada di Apotek. 3. Mengawasi pelaksanaan seluruh kegiatan di Apotek. b. Apoteker Pendamping
Apoteker pendamping adalah seorang Apoteker yang bertugas memberi pelayanan farmasi ketika Apoteker pengelola Apotek tidak berada ditempat. Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD tidak mempunyai seorang Apoteker pendamping yang melaksanakan pekerjaan kefarmasian, namun dalam waktu dekat akan segera di proses untuk memenuhi kekosongan Apoteker pendamping. c. Supervisor
Supervisor adalah seorang asisten Apoteker senior yang bertanggung jawab langsung kepada pimpinan Apotek. Tugas Supervisor pada Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD adalah sebagai berikut :
97
1) Membantu Apoteker Pengelola Apotek melakukan pengontrolan
dan
pengawasan pelayanan kepada pasien. 2) Membantu Apoteker Pengelola Apotek melakukan pengontrolan dan mengawasi kelancaran arus barang yang masuk dan keluar, serta pengadaan barang untuk Apotek, kelancaran resep, penjualan bebas, dan penjualan alat kesehatan. 3) Membantu Apoteker Pengelola Apotek melakukan pengontrolan dan pengawasan terhadap penjualan enggros. 4) Mengatur jadwal masuk kerja serta pergantian jadwal masuk kerja para petugas Apotek. d. Asisten Apoteker
Asisten Apoteker (AA) bertanggung jawab langsung kepada Apoteker Pengelola Apotek dalam menjalankan tugasnya. Adapun tugas dan tanggung jawab asisten Apoteker adalah sebagai berikut :
Menyiapkan, menimbang, meracik, mengubah bentuk, mengemas dan memberikan etiket sesuai permintaan resep.
Memeriksa kebenaran obat sebelum diserahkan kepada pasien.
Memberikan informasi cara pemakaian obat kepada pasien.
Membuat salinan resep untuk obat yang perlu diulang, obat baru diserahkan sebagian, obat yang belum diserahkan atau atas permintaan dari pasien/instansi sesuai kesepakatan.
Membuat faktur penjualan resep tunai atau resep kredit dari instansi yang telah disepakati.
Mencatat atau menghitung harga resep kredit.
98
Mengkontrol persediaan obat di ruang racik.
Mengisi bon permintaan barang yang dibutuhkan di ruang peracikan.
Memberikan bimbingan kepada juru racik dalam melaksanakan tugasnya.
Turut, berpartisipasi dalam pelaksanaan pemeliharaan sanitasi/ kebersihan diruang peracikan.
e. Petugas Administrasi (Petugas Satelit Bisnis Manager)
Petugas administrasi bertanggung jawab langsung kepada Apoteker Pengelola Apotek, tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : 1) Memeriksa BPBA (Bon Penerimaan Barang Apotek) yang dibuat oleh Asisten
Apoteker
berdasarkan
permintaan
dari
masing-masing
penanggung jawab lemari. 2) Mentransfer BPBA yang telah diperiksa ke bagian pembelian di Bisnis Manajer. 3) Memeriksa kesesuaian LIPH (Laporan Ikhtisar Penjualan Harian) dengan setoran kasir, dan mentransfer LIPH yang telah diperiksa ke Bisnis Manajer. 4) Memeriksa kesesuaian barang yang datang dengan faktur dan BPBA yang dibuat. 5) Melaksanakan administrasi surat menyurat baik internal maupun eksternal. 6) Membuat kuitansi penagihan yang kemudian diserahkan ke BM untuk dibukukan sebagai piutang dagang. 7) Membuat Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH) yang dikirim ke Bisnis Manager setiap hari.
99
f.
Juru Resep
Juru resep mempunyai tugas sebagai berikut: 1) Membantu tugas asisten apoteker dalam menyiapkan obat, yaitu dengan mengerjakan obat-obat racikan yang bahannya telah disiapkan oleh asisten apoteker sesuai dengan bentuk yang diminta. 2) Melaporkan sediaan obat yang sudah jadi kepada asisten apoteker. g. Kasir
Kasir merupakan seorang asisten apoteker yang mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk: 1) Mencatat semua hasil penjualan tunai dengan cara memasukkan barang secara benar di komputer mengenai harga dan jumlahnya. 2) Mencatat semua hasil penjualan kontan setiap hari pada penjualan harian. 3) Menghitung dan menyetorkan semua hasil penjualan tunai harian selama bertugas pada petugas administrasi. 4) Mencatat semua penjualan untuk pembayaran secara kredit. h. Petugas Kebersihan
Bertanggung jawab langsung kepada Apoteker Pengelola Apotek. Tugas dan tanggung jawab adalah menjaga kebersihan dan kenyamanan pada tiap ruang dan fasilitas lain yang ada di Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD.
III.F. Kegiatan Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD
Apotek Kimia Farma No. 278 merupakan Apotek pelayanan 12 jam. Pelayanan terbagi dalam 2 shift yaitu shift pagi pukul (08.00 – 16.00 WIB) dan shift siang pukul (15.00 – 22.30 WIB). Kegiatan utama yang dilakukan Apotek
100
Kimia Farma No. 278 BSD meliputi kegiatan teknis kefarmasian maupun kegiatan non teknis kefarmasian. III.F.1. Kegiatan Teknis Kefarmasian
Meliputi pengadaan, penerimaan, penyimpanan, penjualan obat, pembuatan obat anmaak dan perbekalan farmasi lainnya serta pengelolaan psikotropika dan narkotika. a. Pengadaan Barang
Pengadaan barang baik berupa obat dan perbekalan farmasi lainnya dilakukan oleh petugas administrasi yang bertanggung jawab kepada Apoteker Pengelola Apotek. Pengadaan barang dilakukan berdasarkan data yang tercatat pada buku defekta, sifat mutasi barang dan kebutuhan dari konsumen yang sebelumnya harus mendapat persetujuan
dari
Manajer
Apotek. Kebutuhan barang
tersebut
dimasukkan pada Bon Permintaan Barang Apotek ( BPBA). Pengadaan barang di Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD dilakukan melalui
Bisnis Manajer wilayah Tangerang (BM).
Permintaan barang dilakukan dengan mentransfer Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) melalui KIS ( Kimia Farma Information System) atau Sistem Informasi Kimia Farma. Barang yang dipesan oleh Apotek akan diantar langsung oleh Padagang Besar Farmasi (PBF) bersangkutan melalui BM terlebih dahulu. Khusus untuk pengadaan narkotika dan psikotropika, pemesanan dilakukan oleh masing-masing Apotek pelayanan melalui Surat Pemesanan (SP) yang telah
101
ditandatangani
oleh
Apoteker
Pengelola
Apotek
langsung
ke
distributor. Apotek pelayanan dapat melakukan pembelian mendesak (by pass) jika obat atau perbekalan farmasi lainnya dibutuhkan segera tetapi tidak ada persediaan. Pembelian obat dan perbekalan farmasi lainnya tidak saja berasal dari Pedagang Besar Farmasi Kimia Farma tetapi juga dari Pedagang Besar Farmasi atau distributor lainnya. Adapun dasar pemilihan Pedagang Besar Farmasi atau distributor adalah sebagai berikut: 1. Ketersediaan barang. 2. Kualitas barang yang dikirim dapat dipertanggung jawabkan. 3. Besarnya potongan harga (diskon) yang diberikan. 4. Kecepatan pengiriman barang yang tepat waktu. 5. Cara atau kriteria pembayaran (atas dasar masa kredit/jatuh tempo hutang dagang). Prosedur pembelian barang melalui bisnis manajer adalah: 1. Bagian pembelian di bisnis manajer mengumpulkan data barang yang harus dipesan berdasarkan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) dari Apotek pelayanan. Pemesanan dilakukan oleh bisnis manajer setiap hari. 2. Bagian pembelian Bisnis Manajer membuat surat pesanan yang berisi nama distributor, nama barang, kemasan, jumlah barang dan potongan
harga
yang kemudian
ditandatangani
oleh
bagian
pembelian dan Apoteker pengelola Apotek. Surat pesanan dibuat
102
rangkap dua untuk dikirim ke distributor dan untuk arsip Apotek. 3. Setelah membuat pesanan, bagian pembelian langsung memesan barang ke distributor. Bila ada pesanan mendadak maka bagian pembelian akan melakukan pemesanan melalui telepon dan surat pesanan akan diberikan pada saat barang diantarkan. 4. Pedagang Besar Farmasi akan mengantar langsung barang yang dipesan oleh Apotek pelayanan ke Apotek yang bersangkutan. b. Penerimaan Barang
Setelah barang yang dipesan datang dilakukan penerimaan dan pemeriksaan
barang.
Pemeriksaan
yang
dilakukan
antara
lain
pemeriksaan nama, kemasan, jumlah, tanggal kadaluarsa dan kondisi barang serta dilakukan pencocokan antara faktur dan salinan faktur dengan surat pesanan yang meliputi nama, kemasan, jumlah, harga barang serta nama distributor. Kemudian faktur ditandatangani dan diberi stempel Apotek. Faktur asli diserahkan kembali kepada petugas pengantar barang atau distributor untuk kelengkapan syarat dalam proses pembayaran hutang dagang. Faktur umumnya berjumlah 3 lembar, 1 lembar disimpan oleh Apotek pelayanan sebagai arsip, sedangkan 2 lembar disimpan oleh bisnis manajer untuk kepentingan administrasi dan pembayaran hutang dagang. c. Penyimpanan Barang
Barang yang telah diterima kemudian disimpan dalam lemari/rak di ruang peracikan atau ruang penjualan bebas. Sistem yang digunakan dalam penyimpanan barang adalah secara farmakologi dengan sistem
103
FIFO ( First In First Out ), yaitu barang yang pertama masuk, maka barang itu yang pertama dikeluarkan. 1. Penyimpanan barang di ruang peracikan/penjualan Penyimpanan obat atau pembekalan farmasi di ruang peracikan dilakukan oleh Asisten Apoteker. Setiap pemasukan dan penggunaan obat atau barang harus di entry ke dalam komputer dan dicatat pada kartu stok yang meliputi tanggal penambahan atau pengurangan, nomor dokumennya/resep, jumlah barang yang diisi atau diambil, sisa barang dan paraf petugas yang melakukan penambahan atau pengurangan barang. Kartu stok ini diletakan di masing-masing obat atau barang. Setiap pegawai bertanggung jawab terhadap stok barang yang ada di lemari/rak. Penyimpanan barang disusun berdasarkan farmakologi penyakit, jenis sediaan, bentuk sediaan dan alfabetis. Penyimpanan obat atau barang di ruang peracikan disusun sebagai berikut : - Rak penyimpanan obat antibiotik. - Rak penyimpanan obat analgesik & anti inflamasi. - Rak penyimpanan obat antihistamin. - Rak penyimpanan obat asam urat & ginjal. - Rak penyimpanan obat generik. - Rak penyimpanan obat hipertensi & jantung. - Rak penyimpanan obat hormon & kontrasepsi. - Rak penyimpanan obat pareto. - Rak penyimpanan obat saluran pencernaan.
104
- Rak penyimpanan obat susunan saraf pusat - Rak penyimpanan obat tetes atau drops. - Rak penyimpanan obat vitamin & suplemen - Rak penyimpanan alkes - Rak penyimpanan salep - Rak penyimpanan sirup/suspensi - Lemari penyimpanan obat narkotika & psikotropika. - Lemari es untuk penyimpanan obat yang termolabil seperti suppositoria. 2. Penyimpanan obat atau barang yang dapat dibeli bebas Obat atau barang yang dijual di ruang penjualan obat bebas diletakkan
pada
rak
yang
diatur
sedemikian
rupa
supaya
memudahkan dan memberi kebebasan pelanggan untuk memilih obat atau barang yang diinginkan. Obat atau barang yang dijual diantaranya adalah obat bebas terbatas, obat bebas, alat kesehatan, vitamin, susu, produk bayi, kosmetika, jamu serta makanan dan minuman kesehatan. Setiap obat atau barang yang masuk atau keluar dicatat pada kartu stok sama seperti pada penyimpanan barang di ruang peracikan. Untuk melakukan pengawasan dan kontrol terhadap persedian barang, maka tiap 1 bulan sekali dilakukan stock opname yaitu dengan mencocokkan jumlah barang yang ada dengan catatan kartu stok dan saldo yang ada di KIS ( Kimia Farma Information System).
105
d. Penjualan
Penjualan yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma No. 278 BSD meliputi: 1. Penjualan Obat dengan Resep Tunai. Penjualan obat dengan resep tunai dilakukan terhadap pasien yang langsung datang ke Apotek untuk menebus obat yang dibutuhkan dan dibayar secara tunai adalah sebagai berikut:
Asisten Apoteker menerima resep dari pasien, kemudian dilakukan
pemeriksa
kelengkapan
dan
keabsahan
resep
tersebut, serta dilihat persediaan obat didalam komputer. Bila obat yang dibutuhkan tersedia, maka resep di entry ke komputer untuk pemberian harga.
Bila obat hanya diambil sebagian maka petugas membuat salinan resep untuk pengambilan sisanya. Bagi pasien yang memerlukan kuitansi dan salinan resep maka dibuatkan kuitansi dan salinan resepnya.
Setelah dilakukan pembayaran maka pasien diberi struk bukti bayar atas obat dimana dilembar tersebut terdapat nomer urut resep, dan identitas pasien.
Resep yang telah dilampirkan struk pembayaran diserahkan ke bagian peracikan atau penyiapan obat. Asisten Apoteker dibantu oleh juru resep akan meracik atau menyiapkan obat sesuai dengan resep.
106
Setelah obat selesai disiapkan maka obat diberi etiket dan dikemas. Sebelum obat diberikan ke pasien, Asisten Apoteker memeriksa kembali kebenaran obat, jumlah obat, dan etiket dengan resepnya. Juga dilakukan kesesuaian salinan resep dengan resep aslinya serta kebenaran kuitansi.
Obat diserahkan oleh asisten Apoteker kepada pasien disesuai dengan nomor urut resep dan nama pasien, lalu pasien diberikan informasi tentang cara pemakaian obat dan informasi lain yang diperlukan pasien.
Lembaran resep asli dikumpulkan menurut nomor urut dan tanggal resep dan disimpan sekurang-kurangnya tiga tahun. Pada setiap tahapannya, petugas Apotek wajib membubuhkan paraf atas apa saja yang dikerjakan pada resep tersebut, jika terjadi sesuatu dapat dipertanggung jawabkan atas pekerjaan yang dilakukan.
2. Penjualan obat dengan resep kredit Sistem pelayanan resep kredit merupakan resep tertulis dari dokter yang bertugas pada suatu instansi atau perusahaan untuk pasien dari instansi yang telah mengadakan kerja sama dengan Apotek. Sistem pembayaran ditanggung instansi atau perusahaan dengan persyaratan atau perjanjian yang telah disepakati. Prosedur pelayanan resep kredit pada dasarnya sama dengan pelayanan resep tunai, perbedaan hanya pada harga obat dan waktu pembayaran. Pasien tidak membayar secara langsung akan tetapi cukup menunjukkan kartu
107
identitas kepegawaian kepada petugas Apotek guna memenuhi kelengkapan administrasinya yang disesuaikan dengan kartu kontrol (khusus askes). Pada saat penyerahan obat, petugas akan meminta tanda tangan pasien pada bukti penerimaan obat. Resep kredit tersebut dipisahkan berdasarkan masing-masing instansi atau perusahaan dan dibuat alat tagih sesuai dengan format yang diminta untuk dilakukan penagihan pada saat jatuh tempo pembayaran yang telah disepakati bersama. 3. Penjualan Bebas Penjualan bebas yang dimaksud adalah penjualan obat dan perbekalan farmasi lainya yang dapat dibeli tanpa resep dari dokter yang terletak di di Swalayan Farmasi. Prosedur penjualan bebas yang dilakukan adalah sebagai berikut: a) Petugas membantu pasien dalam mencari barang di swalayan farmasi sesuai kebutuhan dan menginformasikan harga barang tersebut sesuai dengan harga yang tertera di KIS. b) Pembayaran dilakukan setelah petugas memasukan nama dan jumlah barang yang di entry dikomputer setelah disetujui pasien, serta membuat bukti penyerahan nota penjualan bebas. c) Barang beserta bukti pembayaran penjualan bebas diserahkan kepada pasien. 4. Penjualan Obat Wajib Apotik (OWA) Penjualan Obat Wajib Apotik (OWA) merupakan penjualan atau penyerahan obat keras yang dapat diserahkan tanpa resep dokter oleh
108
Apoteker Pengelola Apotik (APA). Pasien yang membeli OWA digolongkan sebagai pasien Upaya Pengobatan Diri Sendiri (UPDS). Prosedur OWA adalah sebagai berikut: a) Pasien menyebutkan OWA yang diinginkan. b) Asisten Apoteker memeriksa apakah obat yg diminta pasien termasuk dalam Daftar Obat Wajib Apotik (DOWA) atau tidak. c) Pasien membayar harga obat dikasir, kemudian asisten Apoteker memberikan obat disertai dengan informasi tentang obat tersebut. d) Asisten Apoteker mencatat nama, nomor telepon, alamat pasien di kartu UPDS. e) Setiap penjualan dicatat dalam laporan penjualan harian. e. Pengelolaan Narkotika dan Psikotropika 1. Pengelolaan Narkotika
Pengelolaan narkotika diatur secara khusus mulai dari pengadaan sampai pemusnahan untuk menghindari terjadinya kemungkinan penyalahgunaan obat tersebut. Pelaksanaan pengelolaan narkotika di Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD meliputi;
Pemesanan Narkotika Pemesanan sediaan narkotika dilakukan oleh bagian perencanaan pengadaan barang dengan menggunakan Surat Pesanan Narkotik yang
ditandatangani
oleh
Apoteker
Pengelola
Apotek.
Pemesanan dilakukan ke PT. Kimia Farma Trading and Distribution
Tangerang selaku distributor tunggal dengan
membuat surat pesanan khusus narkotika yang dibuat rangkap
109
empat, yang masing-masing diserahkan kepada Pedagang Besar Farmasi yang bersangkutan (Surat Pesanan asli dan 2 Lembar kopi Surat Pesanan), dan satu lembar sebagai arsip di Apotek.
Penerimaan Narkotika Penerimaan Narkotika dari PBF harus diterima oleh APA atau dilakukan dengan sepengetahuan Apoteker Pengelola Apotek. Apoteker akan menandatangani faktur tersebut setelah dilakukan pencocokan dengan surat pesanan. Pada saat diterima dilakukan pemeriksaan yang meliputi jenis dan jumlah narkotika yang dipesan.
Penyimpanan Narkotika Obat-obat yang termasuk golongan narkotika di Apotek Kimia Farma No. 278 Versaile BSD disimpan dalam lemari 2 pintu yang dilengkapi dengan kunci yang kuat dan terpisah dengan obat-obatan yang lain.
Pelayanan Narkotika Apotek Kimia Farma No. 278 Versaile BSD hanya melayani resep narkotika dari dokter atau salinan resep yang dibuat oleh Apotek Kimia Farma No. 278 BSD yang belum diambil sama sekali atau baru diambil sebagian. Apotek tidak melayani permintaan obat narkotika tanpa resep atau pengulangan resep yang ditulis oleh Apotek lain. Resep narkotik yang masuk dipisahkan dari resep lainnya.
110
Pelaporan Narkotika Pelaporan penggunaan narkotika dibuat setiap bulan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya. Laporan berisi tanggal, nomor, lampiran, perihal dan ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek dengan mencantumkan nama jelas, alamat Apotek, dan stempel Apotek yang kemudian dikirimkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota Tangerang Selatan (JL. Komplek Witanaharja Pamulang). Laporan meliputi laporan pemakaian narkotika untuk bulan yang bersangkutan (meliputi nomor urut, nama bahan/sediaan, satuan, persediaan awal bulan, pemasukan yang terdiri dari nomor dan tanggal SP, nomor dan tanggal faktur, asal dan jumlahnya, jumlah keseluruhan, pengeluaran yang terdiri dari resep, pembuatan, lain-lain dan jumlahnya, persediaan akhir bulan serta keterangan), laporan penggunaan amfetamin injeksi untuk bulan yang bersangkutan dan laporan khusus penggunaan morfin, petidin, dan derivatnya (meliputi nomor urut, nama bahan/sediaan, nomor dan tanggal resep, tanggal penyerahan, jumlah, nama dan alamat, nama dan alamat dokter serta keterangan). Tembusan laporan dikirimkan kepada : - Kepala Balai POM Provinsi Banten di Serang. - Penanggung Jawab Obat Narkotika dan Psikotropika PT. Kimia Farma Tbk. - Arsip Apotek.
111
Pemusnahan Narkotika Pemusnahan Narkotika yang rusak atau tidak memenuhi syarat diatur pada pasal 9, Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 28/MENKES/PER/1978
disebutkan
bahwa
APA
dapat
memusnahkan narkotika yang rusak atau tidak memenuhi syarat. Pelaksanaan pemusnahan narkotika di Apotek, yang rusak atau tidak memenuhi syarat harus disaksikan oleh petugas dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. APA yang memusnahkan narkotika harus membuat berita acara pemusnahan narkotika yang memuat: 1. Hari, tanggal, bulan, dan tahun pemusnahan 2. Nama Apoteker Pengelola Apotek. 3. Nama seorang saksi dari pemerintah dan seorang saksi lain dari Apotek tersebut. 4. Nama dan jumlah narkotika yang dimusnahkan. 5. Cara pemusnahan. 6. Tanda tangan penanggung jawab Apotek dan saksi-saksi. Kemudian berita acara tersebut dikirimkan kepada Dinas Kesehatan, dengan tembusan: 1. Balai POM Provinsi Banten di Serang. 2. Penanggung jawab narkotika PT. Kimia Farma (Perse ro) Tbk. 3. Arsip. 2. Pengelolaan Psikotropika
Pengelolaan psikotropika di Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD meliputi:
112
1. Pemesanan Psikotropika Pemesanan Psikotropika di Apotek Kimia Farma No. 278 Versailles BSD dilakukan melalui Surat Pemesanan yang ditandatangani oleh APA yang dikirimkan ke Bisnis Manager. Surat pemesanan dibuat rangkap 2, yang masing-masing diserahkan ke Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang bersangkutan dan sebagai arsip di Apotek. 2. Penyimpanan Psikotropika Penyimpanan obat Psikotropika dilakukan di lemari khusus yang terpisah dari sediaan yang lain. 3. Pelayanan Psikotropika Apotek Kimia Farma No. 278 Versailles BSD melayani resep psikotropika dari resep asli atau salinan resep yang dibuat oleh Apotek Kimia farma No. 278 Versailles BSD yang belum diambil sama sekali atau baru diambil sebagian. Apotek tidak melayani pembelian obat psikotropika tanpa resep atau pengulangan resep yang ditulis oleh Apotek lain. 4. Pelaporan Psikotropika Laporan penggunaan psikotropika dikirimkan kepada Kepala Dinas Kesehatan setiap bulan. Laporan psikotropika memuat nama Apotek, nama
obat,
nama
distributor,
jumlah
pengeluaran,
tujuan
pemakaian,
dan
penerimaan,
stok
akhir.
jumlah
Pelaporan
psikotropika dilakukan satu tahun sekali dengan ditandatangani oleh APA ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat. Laporan ditandatangani oleh APA, dilengkapi dengan
113
nama dan nomor SIK, serta stempel Apotek dengan tembusan kepada: a. Kepala Balai POM Provinsi Banten di Serang b. Dinas Kesehatan Provinsi Banten c. Arsip Apotek. 5. Pemusnahan Psikotropika Tata cara pemusnahan psikotropika sama dengan tata cara pemusnahan
narkotika.
Dalam
pelaksanaannya
pemusnahan
psikotropika dapat dilakukan bersamaan dengan pemusnahan narkotika. III.F.2. Kegiatan Non Teknis Kefarmasian
Kegiatan non teknis kefarmasian yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD hanya berupa pencatatan atau administrasi harian dalam bentuk pembuatan laporan harian baik penjualan tunai dan kredit, laporan serta penyerahan bukti-bukti administrasi ke Bisnis Manajer.
BAB V PEMBAHASAN
Apotek merupakan salah satu tempat melakukan pengabdian profesi apoteker untuk para apoteker praktisioner bidang farmasi komunitas. Di tempat inilah apoteker dapat memberikan pelayanan kefarmasian yang memadai bagi seluruh
masyarakat.
Apotek
merupakan
tempat
dilakukannya
pekerjaan
kefarmasian meliputi pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan, distribusi dan pengelolaan obat serta merupakan tempat pelayanan jasa seperti pelayanan resep dokter dan pelayanan informasi obat. Apotek juga mempunyai fungsi ekonomi yaitu sebagai suatu usaha yang di tuntut mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya untuk pengembangan Apotek dan meningkatkan kesejahteraan karyawan. Dengan tujuan tersebut suatu Apotek harus dapat mencapai dua fungsi tersebut dengan bantuan Apoteker sebagai pengelola Apotek. Sistem pelayanan di Apotek Kimia Farma sudah sangat baik, Hal ini dapat dilihat dengan adanya greetings pembuka untuk memulai layanan dari para karyawan Apotek kepada pasien yang akan membeli atau menebus resep obat dan di akhiri dengan greeting penutup untuk mengakhiri layanan kepada pasien. Apotek Kimia Farma juga telah menerapkan sistem administrasi terkomputerisasi yang terintegrasi, dipusatkan pada satu Unit Bisnis untuk beberapa Apotek pelayanan. Dengan adanya Unit Bisnis ini diharapkan Apotek pelayanan tidak lagi disibukkan oleh hal-hal administratif seperti pembelian barang, penagihan piutang
114 122
115
dan pembayaran hutang dagang sehingga dapat meningkatkan kelancaran dan efisiensi pelayanan Apotek. Pembelian barang dilakukan oleh bagian pembelian di Unit Bisnis. Apotek pelayanan hanya perlu mengirimkan BPBA yang sudah diisi berdasarkan buku defekta yang ada di Apotek. Demikian juga dengan pembayaran barang yang sudah dipesan (hutang dagang) dilakukan oleh Unit Bisnis. Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD merupakan salah satu Apotek pelayanan yang terletak di Ruko Versailes Blok FB No. 15 Sektor 1.6, BSD City Tangerang Selatan. Apotek ini dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang bertugas memimpin dan mengkoordinasi setiap kegiatan dan personalia di Apotek selain itu Apoteker juga bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional di Apotek baik kegiatan teknis (kegiatan pelayanan atau penjualan) maupun nonteknis (akuntansi, manajerial, maupun akuntansi keuangan). Dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari tersebut Apoteker dibantu oleh asisten Apoteker. Salah satu faktor yang mempengaruhi keberhasilan Apotek antara lain lokasi yang strategis. Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD memiliki lokasi strategis karena berada di lokasi Ruko Terpadu dekat dengan fasilitas umum, baik milik pemerintah maupun swasta seperti Sekolah, Kolam Renang, Pasar Modern, Bank, Komplek Perumahan, dan Perkantoran. Apotek juga menyediakan tempat praktek dokter sehingga memudahkan bagi pasien untuk berkonsultasi atau pemeriksaan kesehatannya serta memiliki tempat parkir yang terletak di depan Apotek. Pelayanan plus Apotek kimia farma No. 278 Versailes BSD adalah seperti :
116
Layanan Antar tanpa harus keluar rumah/kantor, Apotek siap melayani pesanan via telepon/resep via fax dengan layanan antar secara gratis.
Jaminan waktu layanan Dengan layanan yang cepat dan handal, karena penyiapan obat resep non racikan tidak lebih dari 15 menit. Apabila proses pelayanan (resep non racikan) lebih dari 15 menit, Apotek akan memberikan diskon 5%.
Cermat dan higienis Dalam melayani kebutuhan pasien, proses penyiapan obat racikan dilakukan dengan cermat dan higienis.
Susunan tata letak dan tata ruang Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD sudah sangat baik yaitu dengan adanya pembagian untuk ruang tunggu, ruang peracikan dan penyimpanan, counter untuk transaksi, ruang swalayan farmasi, ruang APA (Apoteker Pengelola Apotek), ruang penunjang seperti tempat ibadah dan kamar mandi. Selain itu juga Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD mempunyai counter khusus untuk konseling. Biasanya pasien yang diberikan konseling obat adalah pasien yang mempunyai penyakit yang pengobatannya memerlukan waktu yang lama seperti hipertensi, diabetes, jantung, kolesterol dan lain-lain. Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD merupakan Apotek pelayanan 12 jam. Pelayanan terbagi dalam 2 shift yaitu shift pagi pukul (07.3015.00 WIB) dan shift siang pukul (15.30- 22.30 WIB) untuk setiap hari kerja, dan untuk setiap hari libur/hari libur nasional buka pelayanan jam 09.00 – 21.30 WIB.
117
Kegiatan utama yang dilakukan Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD meliputi kegiatan teknis kefarmasian maupun kegiatan non teknis kefarmasian. Kegiatan administrasi Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD dilakukan oleh Bisnis Manajer (BM) Tangerang yang terletak di lokasi yang berbeda tepatnya berada di Jl, Raya Serpong Sektor VII Blok RP No. 92 BSD City Kota Tangerang Selatan menjadi satu bangunan gedung dengan outlet Apotek Kimia Farma No. 95 dan dekat dengan Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD. Bisnis manajer membawahi semua Apotek yang jumlahnya 11 Apotek pelayanan yang tersebar di wilayah Kota Tangerang, Kota Tangerang Selatan, Kab. Tangerang, Kota Serang, Kota Cilegon. Bagian pembelian atau pengadaan BM memesan barang melalui PBF resmi dengan kriteria PBF yang dipilih yaitu PBF yang terdaftar atau legal, barang berkualitas, jangka waktu pembayaran yang panjang, ada potongan harga atau bonus serta waktu pengantaran yang cepat sehingga dapat menjamin ketersediaan barang untuk kebutuhan tiap Apotek. Perencanaan pengadaan obat di Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD dilakukan berdasarkan kombinasi antara data pareto dan buku defekta dari bagian pelayanan resep dan penjualan bebas. Untuk menghindari kekosongan barang, Apotek dapat melakukan permintaan barang (biasanya untuk barang barang fast moving ) kepada BM dengan membuat BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek). Adanya Sistem komputerisasi berguna untuk memudahkan Apotek dalam hal pengadaan dan admininstrasi sekaligus sebagai penyimpanan data pasien berupa nama, alamat, nomor telepon serta nama obat-obatan yang dibeli. Khusus untuk pengadaan narkotika dan psikotropika, pemesanan dilakukan
118
oleh Apotek pelayanan melalui surat pesanan (SP) yang telah ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA). Untuk proses pemesanan barang (obat dan perbekalan farmasi kesehatan lainnya) di Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD, diawali dari membuat BPBA sebagai bukti pemesanan barang, kemudian BPBA dikirim ke BM Tangerang
untuk
dilakukannya
inventarisir,
pencatatan,
sampai
dengan
dilakukannya pemesanan barang dari PBF melalui suatu sistem distribution center (DC) yang terhubung dengan tiap-tiap Apotek pelayanan menuju jaringan Bisnis Manajer (BM) Tangerang. Setelah pesanan barang datang dari PBF, maka dilakukan penerimaan barang oleh bagian Gudang BM Tangerang, dalam penerimaan barang dilakukan pemeriksaan meliputi antara lain: pemeriksaan nama, kemasan, jumlah, tanggal kadaluarsa dan kondisi barang serta dilakukan pencocokan antara faktur dan salinan faktur dengan surat pesanan yang meliputi nama, kemasan, jumlah, harga barang serta nama distributor. Jika sudah sesuai dengan permintaan, kemudian faktur ditandatangani dan diberi stempel. Faktur asli diserahkan kembali kepada petugas pengantar barang atau distributor untuk kelengkapan syarat dalam proses pembayaran hutang dagang. Faktur umumnya berjumlah 3 lembar, 1 lembar disimpan oleh Apotek pelayanan sebagai arsip, sedangkan 2 lembar disimpan oleh Bisnis Manajer untuk kepentingan administrasi dan pembayaran hutang dagang. Selanjutnya, barang diantar ke tiap-tiap Apotek pelayanan sesuai dengan BPBA. Setelah barang tiba di Apotek Pelayanan, petugas apotek yang bertanggung jawab menerima barang melakukan pemeriksaan kembali meliputi: pemeriksaan nama, kemasan, jumlah, tanggal kadaluarsa dan
119
kondisi barang, setelah sesuai dengan BPBA yang diminta lalu barang disimpan dan siap untuk dijual/didistribusikan kepada pasien. Di Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD terdapat penyimpanan persediaan obat dalam kotak yang tertata rapih di tiap rak berdasarkan alfabetis dan digolongkan menjadi berdasarkan farmakologi penyakit, obat sangat laku, obat generik, obat antibiotik, obat cair, obat topikal dan sirup. Untuk penyimpanan narkotik dan psikotropik disimpan di lemari terkunci yang terpisah. Pemisahan penyimpanan narkotik dan psikotropik ini dimaksudkan untuk memudahkan pengawasan dan menjamin keamanan obat-obat tersebut dari kehilangan
dan
penyalahgunaan.
Penyimpanan
persediaan
obat
juga
memperhatikan kondisi yang dapat menjamin kestabilan dari obat, oleh karena itu disediakan lemari es untuk menyimpan obat-obat termolabil seperti vaksin, serum, dan suppositoria yang perlu disimpan pada suhu rendah. Pada tiap-tiap kotak penyimpanan obat disediakan kartu stok yang harus diisi saat ada barang masuk atau keluar. Kartu stok ini digunakan sebagai alat kontrol jumlah persediaan yang ada di Apotek dan yang terpenting adalah dapat digunakan sebagai alat penelusuran jika terjadi kesalahan pemberian obat kepada pasien dan menciptakan keseimbangan antara persediaan dan permintaan serta menjaga agar pelayanan obat dapat berjalan lancar. Sistem yang digunakan dalam penyimpanan barang adalah secara farmakologis penyakit dan sistem FIFO ( First In First Out ). FIFO yaitu barang yang pertama masuk maka barang itu yang pertama dikeluarkan atau dijual untuk menghindari terjadinya penumpukan barang dan mencegah kadaluarsa.
120
Dalam hal pelayanan, salah satu fungsi pelayanan adalah melayani pasien dengan ramah, cepat, tepat, bisa bekerjasama, berani mengambil keputusan, serta dapat memberikan informasi dan solusi kepada pasien. Pelayanan di Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD sudah baik karena semua petugas sudah melakukan pelayanan dengan baik. Agar kesalahan dalam pelayanan resep dapat diminimalisir, maka dilakukan proses pemeriksaan ulang resep, etiket dan obat yang sudah dikemas, sehingga obat yang diterima pasien sesuai dengan resep, baik jenis, jumlah maupun penggunaannya. Pelayanan informasi tentang penggunaan obat kepada pasien sudah berjalan dengan baik. Penjualan yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD, terdiri dari pelayanan resep tunai, pelayanan resep kredit, penjualan bebas, dan UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri). Pelayanan resep kredit dan resep tunai serta penjualan bebas dan UPDS telah dilakukan sesuai prosedur yang berlaku. Resep kredit dapat berasal dari pelayanan asuransi kesehatan (ASKES) dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK) dari beberapa perusahaan yang bekerja sama dengan Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD seperti : Perusahaan Listrik Negara (PLN), TELKOM, Indosat, PT. Angkasa Pura, Kompas Gramedia dan rekanan perusahaan yang menyediakan anggaran kesehatan bagi para karyawannya. Penjualan obat bebas, alat kesehatan, kosmetika, obat herbal, food supplement , dan sebagainya dilakukan melalui swalayan farmasi. Swalayan farmasi merupakan program perusahaan yang dilakukan untuk mengembangkan usaha Apotek, yang diharapkan dapat meningkatkan penjualan Apotek.
121
Secara keseluruhan, pelayanan di Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD telah sesuai dengan program GPP (Good Pharmacy Practice). GPP merupakan suatu pedoman yang digunakan untuk menjamin bahwa layanan yang diberikan farmasis kepada setiap pasien telah memenuhi kualitas yang tepat. Adapun empat aktivitas utama dalam penerapan GPP yaitu : 1. Aktivitas yang berhubungan dengan promosi kesehatan, pencegahan sakit dan pencapaian tujuan kesehatan. 2. Aktivitas yang berhubungan dengan pasokan ( supply) dan penggunaan obat-obatan serta produk-produk kesehatan lainnya. 3. Aktivitas yang berhubungan dengan self-care, termasuk pemberian saran tentang penggunaan obat dan pemilihan obat untuk gejala-gejala yang dapat diobati sendiri. 4. Aktivitas yang mempengaruhi aktivitas peresepan dan penggunaan obatobatan. Dengan adanya pedoman tersebut, diharapkan bahwa masyarakat dapat menggunakan obat-obatan dan produk serta jasa kesehatan dengan lebih tepat dan akhirnya akan tercapai suatu tujuan atau outcome terapi yang diinginkan yaitu peningkatan keselamatan pasien ( patient safety) dan peningkatan kualitas hidup pasien (Quality of life) yang merupakan tujuan mulia dari pharmaceutical care.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
V.A.
1.
Kesimpulan
Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD dalam melaksanakan kegiatannya telah mengikuti ketentuan yang telah ditetapkan oleh pemerintah, yaitu: a. Sebagai
tempat
melakukan
pekerjaan
kefarmasian,
sarana
perbekalan farmasi dan alat kesehatan serta tempat penyaluran obat yang diperlukan untuk masyarakat luas. b. Tempat pengabdian profesi apoteker dalam memberikan pelayanan dan
informasi
obat
kepada
masyarakat
sehingga
dapat
meningkatkan kerasionalan penggunaan obat. 2.
Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD memiliki lokasi yang cukup strategis, mudah dijangkau kendaraan umum dan didukung dengan adanya praktek dokter, swalayan farmasi serta halaman parkir sehingga dapat meningkatkan prospek di masa mendatang.
3.
Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD sedang menerapkan program GPP (Good Pharmacy Practice).
4.
Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD merupakan Apotek pelayanan yang berada di bawah unit bisnis wilayah BM Tangerang. Telah terjalin kerjasama yang baik antara Apotek dengan unit bisnisnya yang didukung oleh teknologi informatika yang canggih (sistem komputerisasi)
122
123
dan sumber daya yang handal sehingga meningkatkan efektivitas dan efisiensi
kerja
serta
membantu
meningkatkan
pelayanan
kepada
masyarakat. 5.
Penerapan konsep swalayan farmasi untuk penjualan obat bebas, obat bebas terbatas dan alat kesehatan menjadi nilai tambah tersendiri bagi Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD dalam meningkatkan upaya pengobatan diri sendiri (UPDS) untuk masyarakat.
6.
Pelatihan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PPKPA) di Apotek Kimia Farma dapat membantu calon apoteker khususnya yang ingin mengelola apotek dan dapat memberikan banyak manfaat dalam memahami tugas, wewenang dan tanggung jawab seorang apoteker.
VI.B. Saran
Adapun saran yang direkomendasikan untuk peningkatan dan kemajuan yang lebih baik di Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD, meliputi : 1. Adanya buku literatur dasar maupun buku-buku penunjang informasi obat yang valid dan up to date yang selalu tersedia di Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD untuk memudahkan pencarian dalam informasi obat. 2. Dalam hal stok barang di Apotek perlu disesuaikan agar tidak terjadi kekosongan stok dan penolakan resep, kemudian digolongkan obat berdasarkan fast moving dan slow moving . 3. Selalu meningkatkan pendidikan dan pelatihan berkelanjutan /continuing profesional development (CPD) bagi para personel tenaga teknis kefarmasian.
DAFTAR PUSTAKA
1.
Republik Indonesia. 2009. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. Lembaran Negara RI Tahun 2009, No. 124. Menteri Hukum & HAM. Jakarta
2.
Departemen Kesehatan RI. 2004. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia,
No.1027/MenKes/SK/IX/2004
tentang
Standar
Pelayanan
kefarmasian di Apotek. Jakarta: Hal 1-17. 3.
Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang No. 36
Tahun 2009 tentang
Kesehatan. Lembaran Negara RI Tahun 2009, No. 144 . Sekretaris Negara. Jakarta. 4.
Daris, Azwar. 2008. Himpunan Peraturan & Perundang-undangan Kefarmasian Cetakan-I. PT. ISFI Penerbitan. Jakarta
5.
Republik Indonesia. 1980. Peraturan Pemerintah No.25 tentang Apotek, Lembaran Negara RI, Tahun 1980 No. 40. Sekretaris Negara. Jakarta.
6.
Departemen Kesehatan RI. 2002. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta.
7.
Departemen Kesehatan RI. 1993. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta.
8.
Departemen Kesehatan RI. 2011. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 889/Menkes/Per/V/2011 tentang Registrasi Izin Praktik dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian.
9.
HDW, Hartono. 2000. Manajemen Apotek . Depot Informasi Obat: Jakarta. Hal 5-77.
10. Umar, M. 2007. Manajemen Apotek Praktis Cetakan-II. Terbitan C.V Nyohoka Brother’s : Jakarta
124 122
125
11. Cipolle J Robert, dkk. 1998. Pharmaceuti cal Car e Practice . Amerika serikat: The McGrow-Hill Companies. 12. Badan POM RI. 2008. Informatorium Obat Nasional Indonesia (IONI) 2008. BPOM RI, KOPERPOM, & CV Sagung Seto : Jakarta
13. Departemen Kesehatan RI. 1993. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 919/Menkes/PER/X/1993 tentang Kriteria obat yang dapat diserahkan tanpa resep: Jakarta 14. Departemen Kesehatan RI. 1990. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 347/Menkes/SK/VII/1990 tentang Obat Wajib Apotek: Jakarta 15. Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika. Lembaran Negara RI Tahun 2009, N0. 143. Sekretariat Negara. Jakarta. 16. Departemen Kesehatan RI. 1996. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 199/MENKES/SK/III/1996 tentang Penunjukan Pedagang Besar Farmasi PT. (Persero) Kimia Farma Depot Sentral Sebagai Importir Tunggal Narkotika di Indonesia : Jakarta. 17. Departemen Kesehatan RI. 1978. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 28/MENKES/PER/I/1978 tentang Penyimpanan Narkotika: Jakarta. 18. Republik Indonesia. 1997. Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika. Lembaran Negara RI Tahun 1997, No. 10. Sekretariat Negara. Jakarta. 19. Departemen Kesehatan RI. 1997. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 912/MENKES/PER/VIII/1978 tentang Kebutuhan Tahunan dan Pelaporan Psikotropika: Jakarta. 20. Badan POM Republik Indonesia. 2004. Keputusan Kepala Badan POM RI No.
HK.00.05.4.2411
tentang
Ketentuan
Pokok
Pengelompokan
&
Penandaan Obat Bahan Alam Indonesia: Jakarta 21. Tim Penyelenggara dan Pengajar PKPA. 2009. Panduan dan Materi PKPA di Apotek Kimia Farma. PT. Kimia Farma Apotek: Jakarta.
22. Quick, J.D., & Management Sciences For Health in Collaboration With The WHO. 1997. Managing Drug Supply , 2
nd
Ed., Revised and Expande, WHO,
Kumarian Press: Connecticut-USA, hal 164-168
126
23. Saragi, Sahat. 2011. Panduan Penggunaan Obat . Rosemata Publisher: Jakarta. 24. Waspadji Mohamed, Tan CK, Prayitno Adji. 2003. Farmasi Klinis (Clinical ) Menuju Pengobatan Rasional dan Penghargaan Pilihan Pharmacy Pasien. Elex Media Komputindo: Jakarta.
25. LeBoeuf, Michael.1992 Memenangkan dan Memelihara Pelanggan . Pustaka Tangga: Jakarta 26. Foster, Timothy. R.V. 1997.
101
Cara
Meningkatkan
Kepuasan
Pelanggan. Jakarta: Elex Media Komputindo Gramedia.
27. Profil Perusahaan PT. Kimia Farma (Persero), Tbk. 2012 http://www. kimiafarma.co.id diakses tgl 10 juli 2013. 28. Profil Perusahaan PT. Kimia Farma Apotek (KFA). 2012. http://www. kimiafarmaapotek.com diakses tgl 10 juli 2013. 29. Republik Indonesia. 1998. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 72 Tahun 1998 tentang Pengamanan Sediaan Farmasi & Alat Kesehatan. Lembaran Negara RI Tahun 1988, No. 138. Sekretariat Kabinet RI. Jakarta. 30. Republik Indonesia. 1999. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen. Lembaran Negara RI Tahun 1999, No. 42. Sekretariat Kabinet RI. Jakarta.
127
128
Lampiran 1. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek
129
Lampiran 2. Struktur Organisasi Bisnis Manajer (BM) Wilayah Tangerang
Manager Bisnis Apotek
Kasir Besar
Manager Apotek Pelayanan
Spv. Keuangan & Akutansi
Pemegang Kas Pel. Adm Pembelian Pel. Adm Penjualan Petugas Inkaso Pel. Adm Pajak/Kas Pel. Umum & SDM Pel. Penagihan
Spv. Inventori
Bagian Pengadaan Petugas Gudang
130
Lampiran 3. Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD
Manajer Apotek Pelayanan (Ariawan Y Armoko, S.Si., Apt)
Apoteker Pendamping -
Tenaga Teknis Kefarmasian 5 Orang Asisten Apoteker
Tenaga Non Kefarmasian 1 orang Non Asisten Apoteker
131
Lampiran 4. Alur Pelayanan Penerimaan Resep
Penerimaan Resep
Skreening Resep
Persyaratan administratif Kesesuaian farmasetik Pertimbangan klinis
Resep Kredit
Resep Tunai
Pemberian harga
Pemberian harga
Pemberian nomor urut
Pasien membayar di kasir & diberi nomor resep
Bagian Pen ia an/Peracikan Obat
Obat Racikan
Obat Jadi
Pemberian etiket & Pengemasan Pemeriksaan kesesuaian obat
Penyerahan & Pemberian informasi obat Obat diterima oleh pasien Penagihan Resep
Pengarsipan Resep
132
Lampiran 5. Alur Pengadaan Barang di Apotek Kimia Farma BM APP
PENGADAAN
KEUANGAN
PBF
Mulai
Membuat BPBA*)
Menyiapkan barang & faktur
Membuat SPB*)
Terima barang & faktur
Terima droppingan
Dropping barang ke APP
Hutang dagang
Terima pembayaran
Selesai
Ket : *) *)
BPBA SPB
: Bon Permintaan Barang Apotek : Surat Pesanan Barang
133
Lampiran 6. Alur Penjualan Resep Tunai
Konsumen
Pelayanan
Pembelian Obat oleh Konsumen
Input Data ke Komputer & Periksa Harga
Koordinator Apotek Pelayanan
Kasir Besar BM
Pembukuan
Terima setoran & Buat tanda terima
Persetujuan Harga
Obat di Serahkan
Disetujui
Buat penerimaan Kas Voucher
Laporan harian beserta uang diserahkan
Peracikan obat
Penjualan Batal
Panggil Voucher & Buat Bukti Kas
134
Lampiran 7. Alur Administrasi Resep Kredit
Konsumen
Konsumen datang ke apotek dengan Resep
Pasien menerima obat
Pelayanan
Koordinator Apotek Pelayanan
Kasir memberi Harga, no. serta kesesuaian plafon obat pelanggan
Peracikan : Resep di kelompokkan per pelanggan pelanggan & di urut, diber harga, & di entry ke komputer
Peracikan Obat
Kasir Besar BM
Pembukuan
Inkaso menyiapkan alat tagih
Buat penerimaan penerimaan penjualan penjualan kredit
Administrasi piutang dagang: dagang: Periksa hasil rekapitulasi terhadap resep asli
Petugas Rekening menerima nota inkaso & melakukan penagihan penagihan
135
Lampiran 8. Alur Penjualan Bebas/HV
Konsumen
Pelayanan
Pembelian Obat Oleh Konsumen
Input Data ke Komputer & Periksa Harga
Koordinator Apotek Pelayanan
Kasir Besar BM
Pembukuan
Terima setoran & Buat tanda t erima
Persetujuan Harga
Obat di Serahkan
Disetujui
Penjualan Batal
Buat penerimaan Kas Voucher
Laporan harian beserta uang diserahkan
Panggil Voucher & Buat Bukti Kas
136
Lampiran 9. Dokumen Dropping dari Apotek KF ke Apotek KF lain
PT. Kimia Farma Apotek Apotek KF No. 278 Ruko Versailes FB No. 15 Sektor 1.6 BSD – Serpong
DROPPING KE : TAHUN DROPPING :
TAHUN BPBA :
NOMOR DROPPING :
NOMOR BPBA : TANGGAL DROPPING :
No.
Nama Obat
Qty
Kms
Drop
Harga
Harga
Eceran
Utuh
Pj Gudang
Ket : Proses Droping dengan sistem IT IT
Penerima Barang
Disc 1
Disc 2
Total Harga
Pj Penerima
Pj Pelayanan
137
Lampiran 10. Dokumen Dropping dari BM ke Apotek KF
PT. Kimia Farma Apotek Jl. Raya Serpong Sektor VII BSD Blok RP. No. 92 Tangerang Telp: 021 537 2231 Fax : 021 537 7910
DROPPING KE : TAHUN DROPPING :
TAHUN BPBA :
NOMOR DROPPING :
NOMOR BPBA : TANGGAL DROPPING :
No.
Nama Obat
Qty Drop
Kms
Pj Gudang
Ket : Proses Droping dengan sistem IT
Harga Eceran
Penerima Barang
Harga Utuh
Disc 1
Pj Penerima
Disc 2
Total Harga
Pj Pelayanan
138
Lampiran 11. Lokasi Apotek Kimia Farma No. 278 Ruko Versailes FB No. 15 Sektor 1.6 BSD - Serpong
139
Lampiran 12. Layout Apotek Kimia Farma No. 278 Versailes BSD
A
B
B B
B
H H
H
M
C G
G
D J
I
G
E K
F
L
I
Keterangan : A : Teras/halaman depan, pintu masuk B : Swalayan farmasi C : Ruang tunggu pasien D : Kulkas penyimpanan obat E : Ruang APA & Administrasi dengan PC F : Ruang racik resep racikan G : Ruang penyimpanan dan penyiapan obat jadi H : Counter penerimaan resep, penyerahan obat, kasir, pendaftaran pasien dan konseling
I J K L M
: Toilet : Tangga ke Lt. 2 ruang praktek dokter : Lemari penyimpanan Narkotika : Pintu masuk ke ruang counter , dsb : Tempat Penyimpanan Alkes &PKRT
140
Lampiran 13. Etiket Obat
a. Etiket Obat Dalam
b. Etiket Obat Luar
141
Lampiran 14. Copy Resep
142
Lampiran 15. Formulir Kartu Stok Obat / Barang
143
Lampiran 16. Formulir Formuli r Kuitansi Pembayaran Resep Obat
144
Lampiran 17. Contoh Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)
145
Lampiran 18. Formulir Surat Pemesanan Narkotika & Psikotropika
146
Lampiran 19. Contoh Laporan Penggunaan Sediaan Jadi Narkotika dan Psikotropika
147
Lampiran 19. Laporan Khusus Penggunaan Sediaan Jadi Narkotika
148
Lampiran 19. Laporan Khusus Obat Jadi Psikotropika yang di Laporkan
