PROGRAMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA PARA EL CONTROL DEL AUSENTISMO LABORAL. INTRODUCCION: El ausentismo es un fenómeno universal y consiste en las ausencias a las labores programadas, derivadas de una enfermedad o de otros factor fac tores es de or orden den psi psico coso socia cial, l, he hech cho o qu que e en ento torpe rpece ce el de desar sarro rollo llo laboral y repercute en los ámbitos sociales y económico.
El ausentismo es una carga onerosa para una empresa no solo por los costos directos (relacionados con la lesión o con las incapacidades) sino, tal vez los más importantes, los costos indirectos (contratación de servi ser vicio cios s co con n ter terce cero ros, s, fre freno no al de desa sarro rrollo llo de pr progr ogram amas as y tod todo o lo relacionado con la producción). El ausentismo como problema laboral, reflej ref leja a a su vez pro proble blema mas s se hac hacen en ma manif nifie iesto sto en pr probl oblem emas as de índole físico y mental provocando en el trabajador un desequilibrio, por lo que se dice que el ausentismo se presenta en cada empresa de acuerdo a su organización y el tipo de condiciones laborales, ligado a esto a los factores psicosociales inherentes a cada trabajador.
En conclu conclusi sión ón el ausenti ausentism smo o es uno de lo los s pr probl oblem emas as de sal salud ud ocupa oc upaci ciona onall y su pre preve venci nción ón de debe be ba basar sarse se en la pr prom omoc oción ión y los aspectos físicos, sicológicos y sociales.
1.
OBJETIVOS.
1.1
GENERALES.
Diseñar un programa eficaz para disminu disminuir ir las causas controlables controlables del ausentismo, investigando los factores de riesgo, ambientes de trabajo, morbilidad, etc., estableciendo controles sobre puntos críticos y sobre las causas de mayor ausentismo, favoreciendo un clima psicológico positivo al dar a cada persona la importancia que se merece dentro de la empresa.
1.2
-
-
-
OBJET JETIVOS ES ESPECÍFICOS.
Visuali Visu alizar zar la pr prob oblem lemát ática ica de dell au ausen sentis tismo mo en la em empre presa sa,, me media diante nte indicadores y formatos establecidos.
Mejorar las condiciones del medio ambiente laboral, de la organización del trabajo trabajo y en lo posi posible ble optimizar optimizar las condicion condiciones es psicosocia psicosociales les del trabajador. Mejorar el sistema de la presentación de los servicios médicos, optimizar recu re curs rsos os y ef efec ectu tuar ar me mejo jora ras s en to todo dos s lo los s ám ámbi bito tos s de la me medi dici cina na preventiva.
-
Compr Com prom omet eter er al gru gr upo inte in terd rdis isci cipl plin inar ario io (Sal (S alud ud Ocu Oc upa paci cion onal al,, Administración y Gerencia), en programas conjuntos que contemplen:
-
Sistemas de contratación, promoción, asignación de puestos, tareas y turnos de trabajo.
-
Sistema Siste mas s de ins instru trucci cción, ón, in induc ducció ción n y ad adies iestra trami mient ento o co conti ntinú núo o en la las s diferentes labores.
-
-
Adecua Adec uada da pr prest estaci ación ón de lo los s ser servic vicios ios de sa salud lud e im imple pleme ment ntaci ación ón de programas de medicina preventiva. Motivar y capacitar a las personas de mando como facilitadores de un clima cli ma positi positivo vo labora laborall y bu busc scar ar a sí minimi minimizar zar el ausent ausentism ismo. o. Un Una a estrategia básica es implementar un adecuado sistema de comunicación y un correcto ejercicio de la autoridad.
-
Definir y esta Definir establec blecer er los controles controles per pertine tinentes ntes al igu igual al que acordar acordar las pautas a seguir para implementar el programa.
-
Rebajar índices y costos ocasionados por el ausentismo.
2.
CLAS CLASIF IFIC ICAC ACIÓ IÓN N DEL DEL AUSE AUSENT NTIS ISMO MO SEGÚ SEGÚN N SU ORIG ORIGEN EN::
2.1
CAUSAS LE LEGALES:
-
Licencias
-
Suspensión
-
Fuerza mayor
-
Otros
2.2
CAUSAS MEDICAS
-
Enfermedad común
-
Accidentes de trabajo
-
Maternidad
-
Consultas médicas
-
Enfermedad profesional
2.3
CAUSAS CONVE NVENCIONALES:
-
Permisos sindicales
-
Huelgas
2.4
OTRAS CAUSAS
-
Política de la empresa
-
Detenciones
-
Faltas sin excusa y otras sin información.
-
Compensatorio
-
Capacitación y entrenamiento
3.
CLASES DE AUSENTISMO:
3.1
OCASIONAL :
Es por lo general aquella persona que se ausenta ausenta por causa justificable y en realidad no presenta un problema para la empresa.
3.2
CRÓNICA:
Es el trabajador que se ausenta repetidas veces de su puesto de trabajo. Es en esto ausentis ausentismos mos donde donde se fundamenta fundamenta el trabajo trabajo del programa. programa. Se puede clasificar en:
-
Sin rumbo: Cuando ni el trabajador trabajador sabe por por que falta. A veces es por falta de sentido de pertenencia.
-
Agresivo: Cuando falta por: Hacer ver que él es importante en determinada labor. Generalmente Genera lmente es motivado por incumplim incumplimiento iento de promes promesas as o falta de promoción y/o reconocimiento a la persona.
-
“Vengarse” de la empresa entorpeciendo el normal funcionamiento. funcionam iento. Generalm Generalmente ente es motivado motivado por por incumplimiento incumplimiento de de prome pro mesa sas s o po porq rque ue el pe pers rson onal al se sie sient nte e exp explot lotado ado y for forza zado do a condiciones laborales rígidas.
-
-
puente”. General Generalmente mente es motivado Vacacionistas: Falta por “darse el puente”. por falta de sentido de pertenencia a la empresa.
4.
FACT FACTO ORES RES QUE QUE INFLU NFLUYE YEN N EN EL AUSEN USENTI TISM SMO. O.
4.1
LABORALES:
Ambiente de trabajo: • •
Condiciones de ingeniería Condiciones de trabajo.
-
Sentido de pertenencia
-
Relaciones interpersonales
-
Sistemas de administración
-
Falta de selección adecuada
-
Baja moral
4.2
PERSONALES:
-
Nivel educativo
-
Edad y sexo
-
Estado civil
-
Antigüedad
-
Salario
-
Condiciones Físicas (médicas)
4.3 -
PSICOLOGICOS: Ajuste individual
-
Desadaptación
-
Beneficios secundarios de la enfermedad.
4.4
SOCIALES
-
Transporte
-
Familia
-
Compromiso
-
Otros. ( Orden público y otras causas no determinadas)
5.
COSTOS DEL AUSENTISMO
5.1
CLASIFICACION:
5.1.1. 5.1.1. COSTOS COSTOS DIREC DIRECTOS TOS:: Comprenden: - Salario y factor prestacional del ausente (válido para todas las causas de ausentismo) - Salario más factor prestacional prestacional de quien reemplaz reemplaza a al ausente, así sea que se pa pagu gue en ho hora ras s ex extr tras as (t (tam ambi bién én vá váli lido do pa para ra to toda das s la las s ca caus usas as de ausentismo). - Ausentismo por enfermedad común, se considera adicionalmente el costo de la atención médica. - Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales se tienen en cuenta, además, los gastos médicos y las indemnizaciones a que hubiere lugar.
5.1.2. 5.1.2. COSTOS COSTOS INDIRE INDIRECTO CTOS S Incluyen: - Tiempo muerto de producción de equipos si el ausente no es reemplazado o mientras se cambian o reparan los equipos averiados (en accidentes de trabajo) - Pro rod duc ucttos defe fec ctuo uos sos por falt lta a de entr tre ena nam mie ient nto o por fa falt lta a de entrenamiento del reemplazo. - Acumulación de fatiga entre los compañeros del ausente, porque trabajas horas extras o porque se redistribuye el trabajo entre ellos. Esto trae como consecuencia más ausentismo. - Desmoralización de los no ausentistas (aumenta el ausentismo) Los cuatro anteriores tienen un efecto marcado sobre la productividad. - Registro, analisis y elaboración de plan de control del ausentismo. - Tr Tram amite ites s pa para ra bu busca scarr re reem empla plazo zo ad adec ecuad uado o o en encon contra trarr qu quien ien qu quier iera a trabajar horas extras.
- Entrenamiento del reemplazo. Estos tres últimos se pueden considerar dentro de los costos administrativos. Todos Todo s es esto tos s co cost stos os ti tien enen en un im impa pact cto o so sobr bre e la co comp mpet etit itiv ivid idad ad de la las s empresas y en la sobrevivencia de las mermas en el mercado.
6.
METODOLOGIA
6.1. 6.1.
RECO RECOLE LECC CCIO ION N DE LA LA INFO INFORM RMAC ACIO ION: N:
Se iniciará el programa una vez establecido un responsable de Salud Ocupacional en la Empresa como requisito básico. Para el re Para regi gist stro ro de in info form rmac ació ión n se será rá usar us ará á el fo form rmat ato o "R "Reg egis istr tro o de Ause Au sent ntis ismo mo"" (A (Ane nexo xo 1) 1).. Es Este te fo form rmat ato o incl incluy uye e la las s va vari riab able les s qu que e so son n necesarias para el analisis de ausentismo Este formato será diligenciado por el jefe inmediato de cada trabajador, y cada ca da vez que se pr prese esente nte un episod episodio io nuevo nuevo de ausent ausentism ismo. o. Ha Habr brá á dispo dis ponib nibili ilidad dad de es este te for forma mato to pa para ra to todo dos s lo los s su super pervis visore ores s y jef jefes es de personal. Se pro progr gram ama a la ca capa pacit citac ación ión pa para ra to todo do est este e per perso sonal nal,, ind indicà icànd ndole oles s la oblig ob ligato atorie rieda dad d de lle lleva varr a ca cabo bo est este e pr progr ogram ama a y de la im impor portan tanci cia a de mantener actualizados los registros de ausentismo. El je jefe fe de se secc cció ión n o su supe perv rvis isor or ll llen enar ará á es este te fo form rmat ato o ca cada da ve vez z qu que e un trabajador se ausente por alguna de las causas descritas y que sea una ause au senc ncia ia nu nuev eva. a. Es Esto tos s fo form rmat atos os se será rán n re resp spal alda dado dos s de ac acue uerd rdo o a la las s circunstancias, a los certificados de incapacidad expedidos por el médico, los permi per miso sos s firma firmado dos s o los los demá demás s docum document entos os que que co comp mprue rueben ben es esta ta ausencia. De acuerdo con el período de tiempo estipulado por la empresa para el reporte de nómina, se entregarán a la dependencia que controla la nómina, los formatos de Registro de ausencia y los certificados de ausencia, para su respectivo pago, o descuento de acuerdo al caso. A partir de este momento se presentan dos alternativas, la primera si la empresa cuenta con un control sistematizado de nómina o en el otro caso cuando se hace de manera manual. Para el primero de los casos, el auxiliar de nómina ingresará ingresará al programa los datos expresados en el formato que aún no se tengan registrados, y tendrá una información mas completa sobre la nómina a pagar. En el segundo caso
se calculará calculará con la información información obtenida el monto a pagar por por nómina, y se remite a Salud ocupacional para el registro final.
6.2. 6.2.
PROC PROCES ESAM AMIE IENT NTO O DE INFO INFORM RMAC ACIO ION: N:
En cas caso o de qu que e la em empre presa sa ten tenga ga la inf inform ormaci ación ón sis sistem temati atiza zada da,, por el programa program a de nómina se condensarán condensarán los datos de todos los ausentist ausentistas, as, con las variables consideradas en el formato de REGISTRO CONSOLIDADO DE AUSENTISMO. AUSENT ISMO. El sistema deberá reportar los valores de salario por hora de cada ausentista y los otros datos solicitados solicitados y que están contemplados contemplados en la información básica de personal. Para el sistema manual, se consolidará la información de las tarjetas de Regi Re gist stro ro de Au Ause sent ntis ism mo en el fo form rmat ato o de Re Regi gist stro ro Co Cons nso oli lida dado do de Ausentismo ( Anexo 2). Sea por nómina Sea nómina o po porr el si siste stema ma ma manu nual, al, lo los s fo form rmato atos s de Re Regis gistro tro de Ausencia ( Anexo 1) se guardarán por 2 años, mientras que el Registro cons co nsol olid idad ado o de Au Ause sent ntis ismo mo se gu guar arda dará rán n en lo los s ar arch chiv ivos os de Sa Salu lud d Ocupacional permanentemente. Esta info Esta informa rmación ción cons consolid olidada ada se regi registra strará rá per periódi iódicam camente ente de acu acuerdo erdo al sistema de pago de nómina de la empresa, ya sea mensual, catorcenal, quincenal, etc.
6.3. 6.3.
ANAL ANALIS ISIS IS DE LA INFO INFORM RMAC ACIO ION: N:
Una vez recopilada recopilada la información información de los episodios de ausencia ausencia por un año se pr proc oced ede e a hac acer er un es estu tudi dio o de desc scri ript ptiv ivo o co con n lo los s in indi dica cado dore res s ya establecidos para esto, los cuales se consideran aplicables a este programa.
6.3.1 6.3.1 ANALIS ANALISIS IS EPIDEM EPIDEMIO IOLOG LOGICO ICO:: Para hacer el diagnóstico de la situación del ausentismo en la empresa, se proceden a realizar realizar estas tasas de incidencia incidencia y proporciones, de acuerdo acuerdo a
la información registrada. Este estudio es meramente descriptivo y nos indica el ausentismo de la empresa, con el propósito de tomar acciones. Para el análisis propiamente propiamente dicho dicho se deben tener en cuenta las siguientes siguientes fórmulas:
-
Porce rcentaje taje de ausen usenttism ismo:
Horas de aus ausencia cia x 100 Horas programadas (mes o año)
-
Indice de frecuencia:
Número de ausentistas x 100 Número de trabajadores totales
-
Duración ción pro promedio de ause usencia ncia::
Horas pérd érdida idas Número de ausencias
-
Promedio ausencia:
Horas pérdidas Número de ausentistas.
6.3.2 6.3.2 PRIORI PRIORIZAC ZACION ION DE VULNE VULNERAB RABILI ILIDAD: DAD: Los ín Los índic dices es y pr prop oporc orcion iones es an anter terior iorme mente nte de descr scrito itos, s, nos mu muest estran ran la las s causas de ausentismo ausentismo más más relevant relevantes es en la empresa y en cada cada uno de sus grupos, ya sean secciones, grupos etáreos, oficios, turnos, de acuerdo a las variables analizadas. Sin embargo, es importante considerar si este motivo de ausentismo es vulnerable o no a las medidas que se pudieran tomar, y si esta causa es en verdad causante de un alto porcentaje de las ausencias. Es aquí donde se incluye una tabla de priorización que conjugada con los resultados del estudio descriptivo de diagnóstico, determinará las causas de ausencia a intervenir y tratar de modificar. Se procederá a multiplicar cada uno de los índices obtenidos por cada causa, por el factor descrito en el el cuadro de priorización anexo. Se analizan las
DEFINICION DE PRIORIZACION MAGNIT VULNE COSTOS UD DEL RABILI POR DAÑO DAD NOMINA
1 FUERZA MAYOR 2 DETENCION 3 SUSPENSIONES 4 ACCIDENTE DE TRABAJO 5 ENFERMEDAD PROFESIONAL 6 ENF. RELACIONADA CON EL TRABAJO 7 ENFERMEDAD COMUN 8 PERMISO PARA EXAMENES MEDICOS 9 PERMISO PARA CONSULTA MEDICA 10 PERMISO PARA ODONTOLOGIA 11 MATERNIDAD 12 OTROS CONCEPTOS MEDICOS 13 CONVENCION COLECTIVA 14 HUELGAS 15 LICENCIA NO REMUNERADA 16 COMPENSATORIO 17 CALAMIDAD DOMESTICA 18 IMPREVISTOS 19 SIN EXCUSA 20 OTRO SIN CLASIFICAR
TOTAL %
3
6
6
0,15
4
2
4
0,1
4
2
2
0,08
6
7
4
0,17
7
4
4
0,15
5
3
4
0,12
8
4
5
0,17
4
5
7
0,16
4
5
7
0,16
4
5
7
0,16
4
7
5
0,16
4
5
6
0,15
8
8
6
0,22
10
10
3
0,23
4
3
3
0,1
3
5
6
0,14
4
6
6
0,16
4
5
6
0,15
5
3
4
0,12
5
5
5
0,15
100
100
100
Cifras y se establecen cuales son las mas relevantes por su costo y la vulnerabilidad de la empresa que este episodio se presente. Esta multiplicación se realiza cada período determinado, ya sea mensual, semestral semestr al o anual y se compara con los períodos anteriores, anteriores, verificando verificando si las medidas tomadas han sido efectivas y ese concepto ha evolucionado satisfactoriamente.
6.3.3. 6.3.3. DIVULG DIVULGACI ACION: ON: Para to Para toda das s la las s fa fase ses s de dell pr prog ogra rama ma se ti tien ene e co cont ntem empl plad ado o un pl plan an de divulgación, la cual se considera fundamental para el éxito de este. En la fase inicial de proyecto, se planteará al personal de Salud Ocupacional, sobre el programa y los alcances de este. Posteriormente se llevará el proyecto a la dirección de la empresa para su aprobación y ordenamiento de los cambios necesarios en la administración para mejorar la información. Una vez aprobada se difundirá entre el personal directivo hasta los niveles de supe su perv rvis isió ión, n, y se en entr trar ará á en la fa fase se de ca capa paci cita tac ció ión n de dell pe pers rson onal al comprometido y responsable de la información, la cual es base fundamental del programa. Los resultados del analisis y diagnóstico de la información, se reportarán de acuerdo a como se indica a continuación:
6.3. 6.3.44 INTE INTERV RVEN ENCI CION ON:: A partir de este momento, momento, se procede a realizar realizar interven intervenciones ciones directas directas en cada una una de las causas de ausentis ausentismo mo que sean releva relevantes ntes y que sean vulnerables a disminuir. Se efectuar efectuarán án las interven intervencion ciones es y se analizará analizarán n sus resultados resultados,, en un período determinado de acuerdo a las circunstancias, que permita nuevas evaluaciones e intervenciones adicionales.
6.3.4.1
MEDIDAS DE CO CONTROL DE DEL AU AUSENTISMO.
Selección adecuada al personal (puesto adecuado para la persona).
Seguimiento de la adaptación al trabajo.
Control del entorno ambiental.
Mantenimiento del clima organizacional adecuado.
Mantenimiento de buenas relaciones interpersonales.
Capacitación y entrenamiento adecuado .
Plan de estímulos e incentivos.
Adecuados registros e investigación de cada uno de los de ausentismo.
Proyección de la empresa en beneficios sociales.
