NORMA TÉCNICA COLOMBIANA
NTC 3793 1996-05-15
SALUD OCUPACIONAL. CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y ESTADÍSTICAS DE AUSENTISMO LABORAL
E:
OCUPATIONAL HEALTH. CLASSIFICATION, RECORDING AND STATIS STATISTICS TICS FOR LABOR LABOR ABSEN ABSENTEISM TEISM..
CORRESPONDENCIA: DESCRIPTORES: DESCRIPTOR ES:
ausencia ausencia laboral; laboral; estadística, estadística, salud ocupacional, sondeo estadístico, seguridad industrial.
I.C.S.: 13.100; 03.100.30 Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) Apartado Apartado 14237 Bogotá, Bogotá, D.C. Tel. 6078888 6078888 Fax 2221435 2221435 Prohibida su reproducción
PRÓLOGO
El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.
ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último caracterizado por la participación del público en general. La NTC 3793 fue ratificada por el Consejo Directivo de 1996-05-15 Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a través de su participación en el Comité Técnico 000012 Salud ocupacional. Generalidades. Medicina de trabajo de la Secretaría Técnica de Normalización del Consejo Colombiano de Seguridad. BP EXPLORATION CIBA GEIGY COLMOTORES CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES MINISTERIO DE TRABAJO
MINISTERIO DE SALUD PREVESEG SECRETARÍA DISTRITAL DE SALUD SERVICIOS MÉDICOS COLPATRIA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales. DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
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NTC 3793
SALUD OCUPACIONAL. CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y ESTADÍSTICAS DE AUSENTISMO LABORAL
1.
OBJETO
Esta norma tiene por objeto conceptualizar y establecer lineamientos para la clasificación, el registro y el seguimiento estadístico del ausentismo en las empresas del país. Todos los empleadores en Colombia deben seguir los parámetros establecidos en la presente norma, en concordancia con las exigencias legales.
2.
DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN
2.1
DEFINICIONES
2.1.1 Ausentismo laboral Es la suma de los períodos en los que los empleados de una organización no están en el trabajo según lo programado, con o sin justificación.
2.1.2 Accidente común Evento de salud repentino no relacionado con el trabajo, incluye sucesos en el hogar, vía pública, recreativos, entre otros.
2.1.3 Accidente de trabajo Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador lesión orgánica, perturbación funcional, invalidez o muerte.
2.1.4 Enfermedad profesional Todo estado patológico permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia obligada y directa de la clase de trabajo que desempeña el trabajador o del medio en que se ha visto obligado a trabajar.
2.1.5 Enfermedad general Todo estado patológico que no esté considerado como enfermedad profesional. 1
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 2.2
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CLASIFICACIÓN
2.2.1 Causas no relacionadas con la salud 2.2.1.1 Legales pactadas en el Código Sustantivo del Trabajo. 2.2.1.2 Extralegales pactadas en convenciones y acuerdos extralegales. 2.2.1.3 Otras formas de ausentismo autorizadas o no y de cualquier duración. Detenciones, problemas interpersonales, problemas familiares, etc.
2.2.2 Causas relacionadas con la salud 2.2.2.1 Accidente Común. 2.2.2.2 Accidente de Trabajo. 2.2.2.3 Enfermedad General. 2.2.2.4 Enfermedad Profesional. 2.2.2.5 Control Preventivo. Nota. La CIE (Clasificación Internacional de Enfermedades) es un buen criterio para la clasificación por causas relacionadas con la salud. El uso de decimales permite recolectar información más específica y detallada.
3.
REQUISITOS
3.1
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO
3.1.1 Ubicación, archivo y actualización de registros La información se debe recolectar en la(s) sede(s) provisional(es) o permanente(s) donde se encuentren laborando los trabajadores; los archivos organizados se deben ubicar en sitios destinados para tal fin y periódicamente se deben actualizar.
3.1.2 Metodología general para registro de casos 3.1.2.1 Establecer la responsabilidad del registro En cada una de las sedes de la empresa y en áreas estratégicas se designa un encargado del seguimiento, recopilación y registro de la información conforme a lo indicado en el numeral 5.3, información que debe remitirse mensualmente al responsable del Programa de Salud Ocupacional de la empresa.
3.1.3 Registro de casos El registro de la información debe consignarse en un formato que incluya: 3.1.3.1 Identificación del trabajador. Apellidos y nombres, cédula o carnet, edad, sexo, estado civil, área, división o sección y cargo. 2
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3.1.3.2 Causas de Ausentismo. Teniendo en cuenta las relacionadas o no relacionadas con la salud y de acuerdo con la clasificación mencionada en el numeral 3.2. Se sugiere usar un sistema de codificación donde la primera casilla correspondería a causas de ausentismo, la segunda a las categorías de las mismas y las otras al CIE. EJEMPLO. Ausencia por Estado gripal: En la primera columna se coloca el número 1 correspondiente a la causa (para este caso relacionada con la salud), en la segunda columna el número 1 correspondiente la categoría (enfermedad común) y en las siguientes el número de la CIE, por consiguiente la codificación de la ausencia queda así: 1
1
4
6
0
3.1.3.3 Cuantificación de la ausencia. Fecha de inicio y finalización de la ausencia al trabajo. Período de ausencia, que puede darse en horas o días. 3.1.3.4 Otros. Motivo de la ausencia, remunerada o no, costos de la misma y observaciones que permitan identificar, analizar y ofrecer alternativas de control al ausentismo laboral.
3.2
INDICADORES
3.2.1 De ausentismo laboral global (ALG) También llamado de Ausentismo General, indica la severidad del evento y es una relación que contempla el tiempo perdido por ausencias con respecto al tiempo programado, en un período determinado.
ALG
Tiempo de trabajo perdido en el período =
Tiempo de trabajo programado en el mismo período
X 100
Donde: -
Tiempo de trabajo perdido y programado se puede dar en días o en horas y se obtiene de cuantificar el tiempo real de falta al trabajo de acuerdo con la jornada laboral (Ejemplo: empresa donde se labora de lunes a viernes de las 07:00 horas a las 15:00 horas, la ausencia por incapacidad médica de 3 d, jueves, viernes y sábado, corresponde a 14 h de ausentismo).
-
El período se puede tomar en meses o años, se recomiendan cortes mensuales y tendencias anuales.
Se interpreta*: 3
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El "X %" de las unidades de período programadas (horas) se perdieron por ausentismo laboral o, de cada 100 unidades de período programadas (horas) se perdieron "X" por ausentismo laboral. *
Esta interpretación permite comparar con la constante de horas hombre trabajadas que defina el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, a través de una regla de tres simple.
3.2.1.1 Distribución porcentual del ALG por causas y categorías Se aplica la misma fórmula anterior, pero la unidad de tiempo se discrimina por causas y categorías, así: -
Ausentismo Laboral por causas relacionadas con la salud
70 %
-
Ausentismo Laboral por accidente común
20 %
-
Ausentismo Laboral por accidente de trabajo
5%
-
Ausentismo Laboral por enfermedad general
40 %
-
Ausentismo Laboral por enfermedad profesional
0%
-
Ausentismo Laboral por control preventivo
5%
-
Ausentismo Laboral por causas no relacionadas con la salud
30 %
-
Ausentismo Laboral por motivos legales
20 %
-
Ausentismo Laboral por motivos extralegales
5%
-
Ausentismo Laboral por otros motivos
5%
3.2.2 General de ausentistas (IGA) Hace referencia a la proporción de ausentistas con respecto al total de trabajadores, en el período estudiado.
IGA
Número de ausentistas en un período
=
X 100 Total de trabajador es en el mismo período
Se interpreta: 4
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El "X %" de los trabajadores, en un período determinado, son ausentistas laborales o, de cada 100 trabajadores se ausentan "X" en un período definido. 3.2.2.1 Distribución porcentual de ausentistas por causas y categorías Se aplica la misma fórmula anterior, pero se discrimina por causas y categorías, así: -
Ausentistas por causas relacionadas con la salud
-
Ausentistas por accidente común
5%
-
Ausentistas por accidente de trabajo
5%
-
Ausentistas por enfermedad general
25 %
-
Ausentistas por enfermedad profesional
0%
-
Ausentistas por control preventivo
5%
-
Ausentistas por causas no relacionadas con la salud
60 %
-
Ausentistas por motivos legales
45 %
-
Ausentistas por motivos extralegales
-
Ausentistas por otros motivos
3.2.3.1 Promedio de ausencias por ausentistas Número de ausencias en el período =
Número de ausentistas en el mismo período
Se interpreta: El promedio de ausencias por cada ausentista es "X". 3.2.3.2 Promedio de ausencias por trabajadores X
0% 15 %
3.2.3 Otros
X
40 %
Número de ausencias en el período =
Número de ausentistas en el mismo período
5
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Se interpreta: El promedio de ausencias por cada trabajador es "X". 3.2.3.3 Promedio de tiempo por ausencias
X
Tiempo de trabajo perdido en el período =
Número de ausentistas en el mismo período
Se interpreta: El promedio de tiempo perdido por cada ausencia es "X". Nota. Es conveniente acompañar el promedio de sus desviaciones estándar y, adicionalmente, hallar la mediana, si ésta es similar al promedio, se trabaja con el primero, si son muy diferentes, se deja la segunda.
3.3
COSTOS DEL AUSENTISMO
Uno de los métodos para el cálculo de éstos costos, establece cuatro grupos principales: -
Costos por pérdida de productividad
-
Costos por trabajo extraordinario
-
Costos por personal reemplazante
-
Costos por entrenamiento adicional.
Este método se compone de once pasos que permiten calcular el costo total estimado del ausentismo laboral: 1)
Total horas del trabajador perdidas por ausentismo durante el período.
2)
Promedio ponderado de sueldo o salario por hora por trabajador ausente.
3)
Costos de las prestaciones por hora por trabajador ausente.
4)
Remuneración total por hora trabajador ausente. Tiene dos opciones: a)
Si los trabajadores reciben pago durante su ausencia incluye sueldo o salario más prestaciones.
b)
Si los trabajadores ausentes no reciben pago: incluye solamente prestaciones. 6
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5)
Total remuneración perdida por trabajadores ausentes (total de horas por trabajador perdidas según que sea 4a o 4b).
6)
Total de horas de supervisión perdidas por ausentismo laboral.
7)
Promedio de sueldo por hora de supervisores incluyendo prestaciones.
8)
Total de sueldos de supervisión perdidos por el manejo de problemas de ausentismo. Producto de ítem 6 por ítem 7.
9)
Todos los demás costos relacionados con el ausentismo y no incluidos en los ítems anteriores.
10)
Costo estimado total de ausentismo. Sumatoria de los ítems 5,8 y 9.
11)
Costo total estimado de ausentismo por trabajador. Se divide el ítem 10 entre el número total de trabajadores.
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Anexo A (Informativo) Bibliografia
AGUILAR, J. Medicina del Trabajo. 2a Ed. Consejo Colombiano de Seguridad - Andi. Medellín. 1989. Pp 161-173 . BEAGLEHOLE, R; BONITA, R; KJELLSTROM, T. Epidemiología básica. Organización Panamericana de la Salud. Washington, D.C. 1994. Decreto 1295 de 1994 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social . INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. Seccional Antioquia. Ausentismo Laboral. División de Salud Ocupacional. Medellín. 1993. RIVERO, D. Epidemiología. Módulo I. Especialización en Seguridad y Prevención de Riesgos Profesionales. Consejo Colombiano de Seguridad - INTESEG. Santa Fé de Bogotá. 1996. Documento elaborado por la Secretaría Técnica de Normalización del Consejo Colombiano de Seguridad.
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