¿Cómo auditar la toma física de inventarios de forma efectiva? - Nasaudit
Se acerca el cierre contable y uno de los temas importantes a tener en cuenta por parte de la Administración de la compañía es efectuar un conteo de inventario físico a la totalidad de las existencias con corte a 31 de diciembre de 2008 o una fecha cercana al cierre en la que participe el Revisor Fiscal.
OBJETIVO Verificar la existencia del inventario que se encuentra registrado en los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2008.
RESPONSABILIDAD La administración de la compañía tiene la responsabilidad de establecer procedimientos para realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar en realidad el conteo. La responsabilidad del Revisor Fiscal es evaluar y observar los procedimientos físicos del cliente y llegar a conclusiones acerca de la efectividad del inventario físico.
METODOLOGÍA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A continuación describimos gráficamente un tipo de metodología entre las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificación y su control contable.
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CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente , pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa.
PROCEDIMIENTOS DEL REVISOR FISCAL Es necesario para el Revisor Fiscal estar presente en el momento del conteo, y que mediante la observación adecuada, realice pruebas y consultas para sentirse satisfecho en cuanto a la efectividad del método utilizado por la compañía para realizar el inventario, teniendo en cuenta que con base en este inventario serán ajustados los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2008 y sobre los cuales el Revisor Fiscal emitirá su dictamen. A continuación enumeramos algunos de los procedimientos que el Revisor Fiscal debe ejecutar al momento de la ejecución del inventario físico. 1. Efectuar una revisión del instructivo del procedimiento de inventario físico de la compañía para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras. 2. Verificar que la administración de la compañía comunicó a los participantes del inventario el instructivo del procedimiento de inventario físico con anterioridad al conteo. 3. Realización del recorrido por las instalaciones de la compañía para determinar lo adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicaciones previa iniciación del conteo. 4. Verificación Verificac ión de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones dentro de la planta. 5. Verificación Verificac ión de la existencia existencia de equipos contra incendio vigentes. 6. Verificar la eficacia de los procedimientos utilizados para realización de la toma física de los diferentes ítems de inventario y considerar si existe una adecuada segregación de funciones entre las personas responsables de controlar las tarjetas
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7. Verificar que no existan espacios vacios entre los ítems que se están contando 8. Cuando el inventario está empacado, el Revisor Fiscal puede solicitar la apertura de algunos ítems (los más valiosos) para confirmar que dentro del empaque se encuentra el ítem referenciado. 9. Acompañamiento en la realización del corte de documentos por parte parte del cliente y verificación de lo adecuado del mismo. 10. Verificar que se suspendió la entrada y salida de inventario. (De no ser así, describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario) 11. Selección de los ítems más representativos del inventario, conteo físico de las existencias y cruce con los conteos del cliente. 12. Identificación Identific ación y cuantificación del inventario obsoleto, dañado o de lenta rotación. 13. Verificación de la conciliación del conteo físico vs el Kárdex, solicitando las explicaciones de las diferencias importantes. 14. Verificación del ajuste de las diferencias presentadas entre el Kárdex y el inventario físico en los estados financieros. 15. Verificación de la conciliación del Kárdex valorizado y el libro mayor.
Hasta pronto!
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