TERCERA ENTREGA COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO-1.docx

FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

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LA ENCUADERNADORA S.A.

CESAR AUGUSTO SANCHEZ PRADA

Código 1411023982

GINNA JULIETH SOTO

Código 1421026408

MAIRA NATALIA GUERRERO PATIÑO ROSA MARCELA REYES FLECHAS SERGIO ANDRES VARGAS BARRIOS

Código 1511024176 Código 1420013950 Código 1411022722

TECNOLOGÍA EN LOGÍSTICA - COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO MODALIDAD VIRTUAL 2016


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Contenido 1.

2.

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 3 1.1.

OBJETIVO PRINCIPAL ..................................................................................................................... 4

1.2.

JUSTIFICACIÓN .............................................................................................................................. 4

1.3.

METODOLOGÍA ............................................................................................................................. 5

1.4.

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN .................................................................................................. 6

ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN .............................................................. 8 2.1.

ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS ...................................................................................................... 8

Alternativa N. 1 - Abastecimiento ............................................................................................................. 8 Alternativa N. 2 – Compra en el Exterior .................................................................................................. 9 Alternativa N. 3 – Compra producto terminado ..................................................................................... 10 2.2.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN PARA SELECCIONAR LA MEJOR ALTERNATIVA............................... 10

3.1

RECOMENDACIÓN PARA LA EMPRESA ....................................................................................... 13

3.2

CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 13

BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................................. 15


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1. INTRODUCCIÓN

La función de compras, abarca todas las actividades requeridas, procurando el abastecimiento de materiales y servicios para una empresa. Se debe tener en cuenta que para un negocio manufacturero el área de compras va relacionada directamente con el proceso de producción. Es decir, la actuación de producción respecto a costos depende del departamento de compras.

En el caso de la encuadernadora tenemos el problema de paro del gremio azucarero, esto afectando principalmente a Papelitos S.A., quien es el único proveedor de papel de dicha empresa, esto tendrá un impacto de producción, disminución de trabajadores, etc. Es necesario tener un plan de abastecimiento en caso de emergencia, para mejorar y continuar en un mercado competitivo. En el caso de Papelitos S.A., para continuar abasteciendo a la Encuadernadora tienen programados 15 días de producción, sin embargo, se debe buscar otro tipo de solución, como la evaluación de otros proveedores temporales. En este orden de ideas a continuación se desarrollará un planteamiento de soluciones.


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1.1. OBJETIVO PRINCIPAL

Ampliar los conocimientos adquiridos por medio de cada uno de los módulos vistos, aplicando un diagnóstico inicial al problema presentado por un posible desabastecimiento de materia prima utilizada en la fabricación de productos en la empresa Encuadernadora S.A., implementando los modelos de abastecimiento y análisis de los conceptos aprendidos e identificar diferentes alternativas de solución al problema planteado.

1.2. JUSTIFICACIÓN Debido a la problemática vivida en el 2008 por la empresa Encuadernadora S.A., se dará solución a un problema de desabastecimiento de papel en el pico más alto de producción de la empresa debido a que su único proveedor “Papelitos S.A.”, se enfrenta al inm inente paro

Nacional de corteros de caña que por esa época se vivía. Afectando la estabilidad financiera, laboral y la reputación que esta empresa tiene en el mercado.

Esta investigación se hace con el fin de comprender, analizar y aplicar los conceptos aprendidos a lo largo de las semanas del módulo para la elección de la mejor estrategia de abastecimiento y compra que ayude a mitigar la problemática a la que se enfrenta la Encuadernadora S.A.


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1.3. METODOLOGÍA



Análisis

Definir en forma precisa todas las variables de solución frente a la problemática que enfrenta la encuadernadora. 

Planteamiento del Problema

Conocer las causas del desabastecimiento de materia prima en la encuadernadora, debilidades de su principal proveedor, consecuencias de una mala decisión. 

Justificación de la Investigación

Por medio de este caso aprenderemos a detectar posibles soluciones, tomar medidas de prevención, mitigar causas y efectos negativos ante imprevistos como este. 

Solución

Dentro de este marco podremos compartir ideas y plantear la mejor solución al problema propuesto.


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1.4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN La Encuadernadora S.A. es una empresa de gran participación a nivel nacional en el mercado de la diseño, producción y distribución de productos de papelería escolar, dichos productos estos hechos a base papel fabricado de bagazo de caña de azúcar, lo cual la convierte en una de las empresas que se preocupa por cuidar el medio ambiente.

En Colombia las diversas crisis que vive el país tienden a afectar grandemente las fábricas que existen, todo proceso que suspende la producción en dichas fabricas no solo la afecta a si misma sino resulta afectando hasta el usuario final quien es el que le da uso a los diferentes productos que se fabrican.

Es muy común ver estos casos cuando se presentan los paros, los cuales afectan la producción, distribución y compra de los productos, lo que puede generar desabastecimiento tanto en las plantas productoras como de producto terminado en los puntos de venta.

Actualmente la mayoría de las fabricas son conscientes de los grandes cambios que existen en el medio ambiente de sus negocios, y entienden que el éxito de su empresa depende en forma importante de las maneras de adaptarse a los cambios, problemáticas o situaciones que se dan ese medio ambiente que es cambiante constantemente.


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Teniendo en cuenta esa información, y la problemática planteada en el caso de la Encuadernadora S.A., para poder diagnosticar la situación de esta empresa utilizaremos la herramienta de análisis de datos presentes con el propósito de identificar y estudiar las tendencias y fenómenos que influyen en la problemática planteada.

Para lograr dicha información es necesario efectuar un análisis externo e interno, donde el análisis externo, indica el comportamiento del medio ambiente en donde opera la empresa y el análisis interno es la información que nos describe la forma en que opera una empresa “Análisis DOFA”.

POSITIVO

ORIGEN INTERNO

Fortalezas

Especializada en diseño, producción y distribución Presencia directa en 12 países 3 plantas de producción



 

Oportunidades

ORIGEN

Comprar materia prima en el exterior EXTERNO Comprar producto terminado En Perú 



NEGATIVO Debilidades

Ocupación mayor de la planta en los meses de agosto a enero Incremento de personal por temporada





Amenazas

Único Proveedor (Papelitos S.A.) Paro de Cañeros Materia prima disponible solo por 15 días mas 

 


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2. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN 2.1. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Alternativa N. 1 - Abastecimiento Es inminente el hecho que se requiere Plantear alternativas para enfrentar la problemática presentada, se debe tener o implementar una estrategia de abastecimiento como una solución. Para ello es necesario realizar un análisis operacional y funcional de los abastecimientos, para así poder conocer los ciclos de consumo y poder asegurar los materiales disponibles cuando sean requeridos, de no ser así sería imposible para la organización poder lograr sus objetivos. Los factores a tener en cuenta en dicha programación son:



Volumen de producción



Capacidad de almacenamiento



Sistema de producción



Mantenimiento de equipo



Nivel de consumo de la oficina.


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La estrategia de abastecimiento denominada integración vertical conlleva a que las directivas de la compañía implanten por si mismos un mayor número de fases de un mismo proceso productivo en el caso de la “encuadernadora” el hecho o la necesidad de asegurar

el suministro de los insumos por sí mismos, asegurando la entrega de materias primas necesarias para su proceso de producción, es una solución a esta problemática implica una inversión inicial muy significativa. Pero a corto y a largo plazo tiene grandes ventajas entre ellas: un mejor control del proceso de negocio, mayor poder de mercado, una posible reducción de los costos en los insumos, entre las ventajas más importantes está el asegurar por ellos mismos el suministro de las materias primas, y la reducción de tiempos.

Alternativa N. 2 – Compra en el Exterior La solución más óptima mientras se establece el tema del paro por parte del gremio de la materia prima del papel y para no faltarle al cliente con sus respectivas entregas es con el stock existente incluyendo la producción del próximo mes, realizar diferentes importaciones y mezclar la calidad baja del papel importado con la buena calidad del material nacional o pensar en comparar el papel en la mina completa para satisfacer la demanda que repercute, con esto la empresa no tendría que disminuir en masa recorte de personal sino que aplaza el estado que infiere directamente a la Encuadernadora, esto quiere decir y se deduce que mientras exista el paro se realizaran pequeñas importaciones por qué de igual manera se sabe que este gremio del cual dependen demasiada gente no va


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estar en paro por mucho tiempo o ponerle fin a esta actividad laboral pues afecta directamente la económica total.

Alternativa N. 3 – Compra producto terminado Teniendo en cuenta que actualmente se presenta el paro y que no se tiene conocimiento a ciencia cierta de cuánto tiempo puede durar, una de las soluciones con las que podría trabajar la Encuadernadora S.A; contactarse con otros empresas a las que se les pueda comprar producto terminado, pero como la calidad en alguna de ellas es menor a la de la empresa podría pensarse en compartir el proceso de fabricación con esta empresa firmando un acuerdo de confidencialidad para que esta información no sea revelada o utilizada de manera fraudulenta. De igual manera esta alternativa puedo incrementar el costo, pero podría ser menor al costo que generaría traer materiales del exterior.

2.2. CRITERIOS DE EVALUACIÓN PARA SELECCIONAR LA MEJOR ALTERNATIVA Teniendo en cuenta la situación por la que pasa la empresa La Encuadernadora S.A; es de gran importancia y relevancia evaluar las alternativas propuesta para seleccionar la mejor opción a seguir y buscar con esta que la empresa pueda continuar fabricando sin afectar


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grandemente su costo, producto, o tiempo de entrega; pero que si sean viables y satisfactorias. Para ello es importante realizar una evaluación cualitativa y cuantitativa de las alternativas utilizando métodos que nos indiquen cuál de ellas o cuales de ellas son la mejor opción a seguir para lograr el resultado efectivo de la empresa, a continuación, describimos algunos:

Cualitativos

Cuantitativos

Son difíciles de medir Factores que se pueden medir numéricamente, son factores como en términos numéricos, como la calidad de los materiales o el tiempo de entrega, costos productos, el riesgo por el cambio por compra, costos de en el producto, consecuencias a operación, etc. futuro etc.

Una forma de evaluar cuantitativamente es darle un valor a cada factor para al finalizar tener un resultado y una alternativa: marcar de 1-5 de acuerdo a cada factor siendo uno el más desfavorable y 5 el más favorable.



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12 Calidad en Incremento

Tiempos de

Alternativa

Utilidad del Prodi.

de Costo

TOTAL

entrega

Negocio terminado

1. Abastecimiento

3

2

4

3

12

2. Materiales en el Exterior

1

2

4

2

10

3. Producto terminado

3

3

4

3

13

De igual manera es de gran importancia analizar los factores cualitativos, que, aunque no pueden ser medidos si pueden ser analizados, para ello es importante realizar un análisis situacional por cada alternativa analizando los PRO y CONTRA de cada una y así poder saber cuál será el resultado final al seleccionarla.

Alternativa 1. Abastecimiento

2. Materiales en el Exterior

PRO 



Si se reabastece podría cumplir con las



solicitudes con los requerimientos que

personalmente por el material, lo

tienes.

que aumentaría los costos

Tendría material que no afectaría la

calidad de sus productos 3. Producto terminado



CONTRA

Podría cumplir con los requerimientos



La empresa tendría que ir

Dependería de los tiempos de

entrega y el costo aumentaría 

Tendría que enseñar su proceso

que tiene, no tendría que bajar la

a terceros lo cual podría ser malo

calidad sus productos.

si ellos usasen esa información de forma mal intencionada.


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3. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES 3.1RECOMENDACIÓN PARA LA EMPRESA Después de un consenso decidimos que la mejor alternativa para la empresa, que mantiene aspectos fundamentales como la calidad, costos y producción es la numero 1. Nos ayuda a encontrar un mejor sistema de producción, volumen y capacidad de almacenamiento, sosteniendo la calidad principal fuerte de la empresa.

3.2CONCLUSIONES A lo largo de esta investigación pudimos establecer la problemática de la ENCUADERNADORA S.A y buscar una solución, al enfrentarse a un inminente para de corteros de caña, y manejar un solo proveedor de su insumo principal.

Logramos establecer dos alternativas posibles para apoyar la empresa en este momento crítico para resolver el problema y que la demanda de producción y el prestigio no cayera al piso ante sus clientes.

Desarrollamos la mejor alternativa para que no se afectara la producción, costos y calidad, con esta alternativa logramos manejar un stock que cubre este tipo de incidentes


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inesperados realizando un análisis operacional y funcional de los abastecimientos, el cual nos garantiza un volumen de producción y capacidad de almacenamiento.

Como conclusión podemos decir que la mejor alternativa es llamada la alternativa vertical que no da una solución asertiva a la problemática.



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BIBLIOGRAFÍA



Eva Martha Chaparro Salinas y Minerva Martínez Ávila. Asesoría didáctica y diseño web:

Decid.

(2009).

Visible

bodi:

ACTIVIDAD

3

Actividad

integradora.

http://www.seduca2.uaemex.mx/material/LIA/AEPyMES/Cnt21.php.



Solide Share. (2009). Visible body: Análisis de la situación de una empresa.

http://es.slideshare.net/jcfdezmx2/anlisis-de-la-situacin-de-una-empresa.



Slide

Share.

(2012).

Visible

body:

Como

construir

una

Matriz

DOFA.

http://es.slideshare.net/remyor09/cmo-construir-una-matriz-dof



Slide Share. (2014). Visible body: Análisis FODA: Definición, características y ejemplo.

http://es.slideshare.net/TelescopioUG/anlisis-foda-definicin-caractersticas-y-ejemplos



Andric

López.

Métodos

de

Evaluación

de

Alternativas.

https://prezi.com/nwnktxxalm71/metodos-de-evaluacion-de-alternativas/

2014.

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