Para el desarrollo y análisis del caso por favor estructuren, dibujen, analicen, describan, etc. con sus palabras la cadena de suministros y lo que está pasando en esta compañía. Y luego, basados en su análisis, planteen, propongan, diseñen sus posibles soluciones. Importante que en lo que escriban dejem plasmado SU CRITERIO!!
Author: Andres Lopez Astudillo Astudillo Caso elaborado por Dignacelly Rubiano- Universidad Icesi
¿Pero como es posible?!!!!!!!, posible?!!!!!!!, vendieron 3 meses de forecast forecast de Vitamin1 a la clínica Mi Salud ! , el Lead Time de este producto importado es de 60 días, vamos a quedarnos sin producto 2 meses y ahora quien se aguanta al Gerente General y a los encargados de servicio al cliente! ….. Parramanangada de vagos….. inúti les en esta compañía!!!!.
Fue el comentario de Jorgín, planeador de productos i mportados de FARMALIN compañía nacional del sector farmacéutico, fundada hace más de 50 años y dedicada a la fabricación y venta de vitaminas, pastillas para el dolor de cabeza, dolores musculares, gastritis, diabetes, antibióticos, anticonceptivos, leche para niños y otras drogas especializadas, sus clientes principales son Hospitales y Clínicas privadas y del sector público, distribuidores y grandes cadenas de droguerías. Jorgín muy preocupado por la situación llama a Claudina ejecutiva de cuenta encargada de la clínica Mi Salud: -Hola Claudina como estás? hablas con Jorgín. -Muy bien gracias y tu? -Pues aterrado y bastante preocupado porque le vendiste a la clínica Mi Salud 3500 unidades de Vitamin 1, que equivale a 3 meses del del forecast, que le pasó a “mis Gènios de Mercadeo”?. -” Tu tranquis, que yo serenis” …… Mmhh….déjame ver, si!!! tienes razòn…, Ricardìn, el Ejecutivo de Ventas, me avisó ayer que debíamos hacer entrega de 3500 unidades de este producto para cumplir con el contrato 310 y me dijo, que si no cumplíamos nos iban a poner una multa de $200 millones por incumplimiento. -Contrato 310?!!!!!!, pero porqué a mi nadie me avisó de este contrato?, este producto tiene 2 meses de Lead Time y viene desde Tailandia… -Jorgìn , porfa….ayùdame…te lo suplico !!!!, tenemos que hacer lo que sea para traer el vitaminin 1 lo más rápido posible. -Pues tocará traerlo aéreo, incrementando el costo de los fletes!, pero que más podemos hacer?, bueno… voy a contarle a mi jefe de la situación.
Jorgín desconcertado sale de su oficina y llega donde Paulina, la Jefe de Planeación y Compras y le explica lo sucedido: -Esta situación se esta volviendo inmanejable!!!, por un lado vamos a quedarnos sin producto 2 meses afectando el nivel de servicio; ayer me llamaron los de producciòn a decirme que las 300.000 unidades de Mejorín que se fabricaron para las ventas extras de este mes, definitivamente no van a salir , tuvieron problemas de calidad en la cuarentena de producto; para darle soluciòn a esto, tendremos que sobre cargar los los estimados a futuro, lo haremos tomando el equivalente a 8 meses de forecast normal, sacarle el promedio y sumarlo al forecast estimado, afectando el nivel de inventarios y la rotación de la línea. -Còmo????!!!!!!, pero esto se nos saliò de las manos , porque no me habìas informado de esta situaciòn, ni yo misma tengo tengo una respuesta clara, vamos a consultarle a Camilìn. Paulina y Jorgín se dirigen a la oficina de Camilín el Gerente de Producto de la línea de vitaminas , nutrientes y insumos para cirugìas, para pedirle explicación sobre el contrato 310. -Hola Camilín, como estás? -Feliz!!!!!!!, si supieran que hace 5 minutos acabo de cerrar una negociación con el Hospital Militar del Niño Jesùs y nos van a comprar 200.000 200.000 unidades mensuales de gasa para cirugìa empezando a partir del próximo mes, no les parece genial??? Paulina y Jorgín exclaman en coro con los ojos desorbitados:
– “200.000 unidades de gasa para cirugìa, pero si eso equivale al forecast de 3 meses ¡!!!!!!!!”, pero
que es lo que estas pensando de la vida ¡!!!!!!!!!!!! -Paulina: las materias primas de las gasas para cirugìa tienen un Lead Time de 60 días y la capacidad de planta es de 70.000 unidades de gasa al mes,… como es posible que antes de realizar una negociación de este tipo no se verifique con nosotros y con la planta?! -Camilín: Ahh, yo no sé pero antes de cerrar el negocio, hablè con Jaimín, el Gerente Comercial y me dijo que los $500 millones que vale el contrato, es lo que le hacía falta para cumplir la cuota de ventas del territorio, el ya hizo el acuerdo de entrega con el cliente; este contrato no lo podemos perder por nada del mundo! comprenden? ; además, Alejín el Gerente Financiero, está enterado y estuvo de acuerdo que cerráramos la negociación porque es muy consciente que requerimos esos $500 millones de pesos, como quien dice , hay que coger esos $500 millones y mirar en volùmen de producto y cantidades, a cuànto equivale y sumarlo al forecasting normal, es asì de simple…
Paulina al borde la crisis recuerda el nombre de Ricardín y recuerda porquè se fuè a la oficina de Camilìn: -Ricardín!, de eso era que veníamos a hablarte…, se le entregaron 3500 unidades de Vitamin 1 a la Clínica Mi Salud. -Que sorpresa!, no recuerdo haber escuchado nada sobre un contrato 310, no recuerdo que se me haya mencionado esa adjudicación. -Pero Camilín, si tú eres el encargado de suministrarnos las cifras del Forecast y no tienes la información de los contratos; definitivamente estamos mal!, ahora si entiendo porque la precisión del Forecast en lo que va corrido del año es del 30% en unidades para tu línea y de 47% en el promedio total de todos los negocios, aquì esta la clave de todo lo que nos està pasando. Definitivamente tenemos que hacer algo respecto voy a verificar lo del presupuesto financiero de gasas para cirugìa y a hablar con planta a ver que podemos hacer, pero no te prometo nada. Camilìn se despide hacièndo cara de n haber comprendido nada de lo que dijo Paulina. Paulina muy confundida se dirige en compañía de Jorgín a la oficina de Alejín, Gerente Financiero, para verificar las cifras del presupuesto de ventas que mencionó Camilín. -Buenas tardes Alejín. -Hola como estás? ¿En que te puedo ayudar? -Queremos mirar el presupuesto de la línea gasas de cirugìa y queremos verificar el incremento de $500 millones que nos mencionó Camilín en el presupuesto de este producto. -Si claro aquí tengo el presupuesto de toda la compañía, míralo tu misma. Paulina empieza a mirar detalladamente el informe y exclama: - Aquí dice que son 600.000 unidades mensuales de Musculín, pero ….si nosotros trabajamos con un Forecast de 300.000 uni dades!!!!!!, 100.000 unidades de Gargantín pero …si yo estoy planeando con 300.000 unidades!!!!!, por Diòs!!!! QUÈ HORROR , NO EST AMOS CUADRANDO LO QUE HACEMOS, CON LO QUE QUEREMOS VENDER!!!!. Finalmente y cuando está a punto de explotar encuentra el presupuesto la gasa para cirugìa, donde dice 150.000 unidades mensuales y muy confundida dice: -Pero si solo estamos en capacidad de producir 70.000 mensuales!!!! què es èsto?!!!!. -Déjame ver, ahh pero si tu miras el total de los productos, te da el incremento de $500 millones que te mencionó Camilin. -Claro!!!!! pero de que nos sirven esos totales si yo debo planear por cada uno de los productos. Ademàs, debo tener en cuenta dos tipos de suministro de producto terminado, uno es el importado, que viene de bien lejos!!! y otro es el que producimos con nuestra propia planta; ambos suministros se planean de acuerdo con los planes INDIVIDUALES DE LOS PRODUCTOS CONVERTIDOS EN UNIDADES, ES DECIR QUE DEL LENGUAJE DE USTEDES QUE ES PLATA, YO LOS CONVIERTO A NUESTRO LENGUAJE QUE ES VOLÙMEN, UNIDADES, CAJAS!!!! ; ESTAMOS HABLANDO EN DOS IDIOMAS COMPLETAMENTE DIFERENTES. -Si, tienes toda la razón, hay una gran diferencia entre el Forecast que te pasa mercadeo, el presupuesto de producciòn y de compras importadas que ustedes calculan en unidades y por ùltimo el presupuesto de dinero que manejamos en el àrea financiera. -Definitivamente este eterno dolor de cabeza de la imprecisión del Forecast cada día nos afecta más y sin duda alguna perjudica nuestro flujo de caja y nuestro cumplimiento a los clientes.
Paulina se dirige a su oficina bastante preocupada y para acabar de completar su terrible día y recibe una llamada de Avispín el Gerente de Ventas de Medellín. -Hola Paulina mija, como estas pues home? -Pues aquí tratando de encontrar una forma para que la información fluya adecuadamente…. -Hablando de información, mija, me podrías decir porque n o hay producto de Vitamin 2 en la bodega de Medellín, me dicen que todo esta en la bodega de Bogotá y no hemos podido atender las necesidades de nuestros clientes. -Déjame un segundo me comunico por el interfon con el bonachón de Don Alvarín. -Buenas tardes Don Alvarín? -Como me le va a la niña, dígame para que soy bueno. -Me están llamando de Medellín y me preguntan porque no tenemos producto de Vitamin 2 en Medellín, lo voy a poner en conferencia. – Haber …… Déjeme ver, noooo niña esta loca, ese producto nunca se ha vendido en
Medellín, por lo tanto a mi nadie me ha dicho que haga traslados de ese producto. -Avispín: O sea que no recibieron la información sobre los nuevos negocios con la Clínica de Antioquia, no jodás hombre y ahora yo que voy a hace r!!!!!?…… ehhh bueno pues que diablos!!!!……mi niña…. quédate tranquila, me toco enredar a este cliente mientras vos me envías
los productos, estamos? -Listo, dèjeme ver que hago, hablamos. Paulina se queda mirando el reloj mientras piensa…” còmo es posible que se venda producto en
una sucursal, que nunca lo ha vendido y de la noche a la mañana necesitan producto en la bodega y como siempre yo soy la ùltima en enterarme???!!!! esta compañìa es de locos!!!!!”.
Paulina se fue a su casa pensativa y con la idea de que definitivamente hay que encontrar la forma de manejar la información de pronóstico de ventas de forma coordinada y con la mayor precisión posible. Global Protective Preguntas 1. Realice una matriz Dofa sobre la empresa 2. Elabore un Diagnostico de la organización 3. Realice un plan de mejora sobre el proceso de despacho y distribución en la empresa 4. En un a dispositiva plasme las estrategias y soluciones a implementar para la organización.
