Auditoria Interna de Calidad-2 do

AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

CODIGO: PC-GC-03

CONTENIDO GENERAL I. Obje Objeti tivo vo II.Alcance III.Responsabilidades IV.Requisitos IV.Requisitos del auditor de calidad V.Definiciones VI.Desarrollo VII.Anexos

Copia No.

Ubicación

Sello

Elaboró:

Aprobó:

Encargado de Gestión de Calidad

Gerente General

1. OBJETIVO


CODIGO: PC-GC-03

Sistemati Sistematizar zar el plan de auditoría auditorías s internas internas de calidad, calidad, en el proceso de evaluación evaluación del sistema de Gestión Gestión de Calida Calidad d de HOTE HOTEL L TROPIC TROPICO O INN referen referente te al cumpli cumplimie miento nto de este este con los requisito requisitos s de la norma norma ISO ISO 9001:2008, su eficacia y mejora continua.

2. ALCANCE El procedimiento que a continuación se describe aplica para todos los procesos del sistema de Gestión de la Calidad.

3. RESP RESPON ONSA SABI BILI LIDA DADE DES S Es responsabilidad responsabilidad del Gerente Gerente General General aprobar aprobar el procedimi procedimiento ento y controlar controlar el cumplimi cumplimiento ento así como las modificaciones del mismo. Es responsabilidad de Encargado de Gestión de Calidad la elaboración y la revisión de las modificaciones que fuesen realizadas, para su posterior aprobación por el Gerente General, así como la de efectuar los cambios necesarios a los mismos, verificar el cumplimiento cumplimiento de este procedimiento y darle seguimiento. seguimiento. Es responsabilidad del personal de HOTEL TROPICO INN, atender las auditorías internas del sistema de Gestión de la Calidad, y dar el seguimiento a las acciones correctivas o preventivas de los informes de No conformidades surgidas de las auditorías internas de calidad que se realicen.

4. Requisitos para el Auditor Interno Los requisitos mínimos para ser auditor interno del sistema de gestión de la calidad serán los siguientes: 1. Haber trabajado en HOTEL TROPICO INN durante al menos 6 meses, o ser un auditor de calidad con experiencia en auditorías en otras empresas. 2. Conocer razonablemente los procesos a auditar. auditar. 3. Haber recibido al menos 40 horas de capacitación en temas de calidad: ISO 9000 y auditorías internas. 4. Conocer las técnicas de auditoría de los sistemas de gestión de la calidad. 5. Porlo menos cumplir 5 horas como acompañante de un auditor de calidad. 6. Debe ser independiente y ético, de manera que no puede auditar las áreas donde tiene algún interés o desarrolla alguna labor. NOTA: Si se considera necesario, puede subcontratarse el servicio de auditoría interna de acuerdo a los intereses de la empresa.

4. DEFI DEFINI NICI CION ONES ES Auditoria: Proceso Proceso sistemát sistemático, ico, independiente independiente y documentad documentado o para obtener evidencias evidencias de la auditoria auditoria y evaluar de manera objetiva con el fin de determinar el alcance en que se cumplen los criterios de auditoría. Auditoría Interna : Es aquella auditoria de primera parte que realiza el auditor para evaluar eficazmente el funcionamiento del sistema de Gestión Gestión de la Calidad. Auditor : Persona con la competencia e independencia para llevar a cabo una auditoria. Auditado: Es la persona o individuo de la empresa que atiende una auditoria. Gestión de la Calidad : Conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización, en lo relacionado la Calidad. Programa de auditorías : Es el conjunto de auditorías a efectuar durante un periodo de tiempo establecido. No-conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido. Acción Correctiva : Acción que se toma para eliminar las causas de una no-conformidad, u otra situación potencial indeseable, para prevenir su ocurrencia. Acción Preventiva: Es la acción tomada para eliminar las causas de una no-conformidad, u otra situación potencial indeseable, para prevenir su futura ocurrencia. Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.


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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA RESPONSABLE

PASO

DESCRIPCIÓN Con la period periodici icidad dad estable establecid cida a y de acuerdo acuerdo a los result resultado ados s de audito auditoría rías s precedentes, el Encargado de Gestión de Calidad elabora el programa de Auditorías internas de Calidad, que será aprobada por la gerencia general. La elaboración del programa debe tener en cuenta: a) Las Las área áreas s de la empr empres esa a de mayor ayor recur ecurrrenc encia en térmi érmino nos s de no conformidades detectadas del periodo cubierto cubierto por el programa anterior. anterior. b) Los Los punt puntos os o requ requis isit itos os norm normat ativ ivos os en que que la empr empres esa a o una una part parte e import important ante e de ella ella incurr incurra a en no confor conformid midades ades recurren recurrentes tes o de gran gran importancia. c) Las áreas donde se hayan registrados cambios organizativos importantes o aquellos donde se detecten o programen actividades de mejora continua. d) Los criterio criterios s e intereses intereses generales generales y partic particulare ulares s de la empresa empresa que obliguen obliguen al seguimiento de una actividad o requisitos precisos.


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Desi Design gna a al Audi Audito torr (o aud audit itor ores es)) que que debe debe rea reali liza zarr la audi audito tori ria. a.

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De acuerdo a lo establecido en el programa de auditorías y en las fechas que en este se indique prepara el plan de auditoría interna de calidad, para la realización de las auditorías internas de calidad a los procesos que en el programa se establece.

Encargado de Gestión de Calidad / auditor interno de calidad


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Info Inform rma a a los los resp respon onsa sabl bles es de aten atende derr las las audi audito torí rías as inter interna nas s de calid calidad ad por lo menos con una semana de anticipación, las fechas designadas de acuerdo al plan de auditoría y los requisitos necesarios para su realización.


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De reci recibir bir algún algún tipo tipo de obser observac vación ión por por part parte e de los los respo responsa nsable bles s de proc proceso esos, s, las las analiza, y modifica el plan si es aplicable y lo devuelve a los responsables de área.

Auditor Interno de Calidad


Auditor Auditor Interno Interno

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Procede a preparar los elementos necesarios para el desarrollo de la auditoria como son: normativa, documentos de aplicación, registros de auditoría, copia del plan de auditorías de calidad, etc.

Procede Procede a realizar realizar la auditoria auditoria y solicita solicita la documentac documentación, ión, registros registros y los recursos necesarios, de acuerdo al plan de auditorías de calidad.

Realiza Realiza la recolecció recolección n de las evidencias evidencias que sustenten sustenten los hallazgos hallazgos de auditorí auditoría. a.


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PASO

de Calidad

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DESCRIPCIÓN (Este proceso debe realizarse en presencia de las personas auditadas, además analiza las evidencias y determina las no conformidades detectadas a partir del análisis de la evidencia evaluada)

De existi existirr no confor conformid midade ades s las discut discute e con las las person personas as audita auditadas das,, previo previo a elaboración del informe a fin de que el auditado entienda el motivo por el cual la no confor conformid midad ad será será establ estableci ecida da y tenga tenga la oportu oportunid nidad ad de mostra mostrarr eviden evidenci cia a que muestre muestre lo contrari contrario. o. Si el auditado no está de acuerdo con las no conformid conformidades ades detectadas, el auditor de calidad debe revisar nuevamente las evidencia(s) y de ser posible, profundizar en la muestra evaluada

Una vez que se han determinado que las no conformidades detectadas aplican como tales, tales, las redacta en el informe de no conformidades conformidades (hoja de no conformidade conformidades) s) (RG-GC-(RG-GC--), ), solicitando solicitando la firma firma al responsabl responsable e de realizar realizar la acción acción correctiva correctiva o preventiva. De existir una negativa para que el auditado firme, debe agregarse en el informe la nota que haga referencia a los motivos que el a uditado interpuso.

Firma en la parte A del reporte de auditoría en señal de aceptación de la existencia de una no conformidad y del compromiso de aplicar una acción correctiva adecuada. Auditado

11 NOTA: Si se da el caso de que el informe de no conformidad se realiza en ausencia del auditado, el jefe inmediato superior es el responsable de firmar. firmar.

Auditor (es) Interno (s) de Calidad


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Revisa que los informes (hojas de no conformidad) firmados por él y los auditados, coincida con las No conformidades que se hayan detectado en la auditoria y entrega copia a los auditados que han firmado no conformidades, además de ello debe preparar el resumen de auditoria donde consolida el n úmero de no conformidades de acuerdo a la cláusula de la norma ISO 9001:2008 que ha sido afectada.

Presenta el original y copia del informe de la auditoria (hojas (hojas de no conformidades firmadas) anexándolos al resumen de auditorías, a los encargados de las procesos involucrados en la auditoria, y al Encargado de Gestión de Calidad. Se asegura que las copias copias de las no confor conformi midade dades s sean sean entreg entregada adas s a los encargad encargados os de los procesos donde estos fueron detectados. NOTA: NOTA: se podrán apelar apelar por escrito cualquier cualquier No-Confor No-Conformida midad d impuesta; impuesta; aún cuando esta no haya sido apelada por el auditado. El auditor tiene la la obligación de exponer también de forma escrita su punto de vista que sustente la No-Conformidad.

Encargados de procesos involucrados en la Auditoria y

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En un lapso no mayor a una semana, presentan al auditor, el plan de acciones correc correctiv tivas as o preve preventi ntivas vas que propon propone, e, a parti partirr de un anális análisis is adecua adecuado do de las causas de la no conformidad, llenando la parte B de la copia del reporte de auditoría que ha quedado en su poder.


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PASO

DESCRIPCIÓN

auditados


Encargados de procesos involucrados en la auditoria



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De habe haberr observ observac acio ione nes s por parte parte del audi audito torr, este este analiz analiza a y modi modifi fica ca las acci accion ones es correctivas o preventivas y las presenta nuevamente al auditor.

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Da el el vist visto o buen bueno o defi defini niti tivo vo a la la prop propue uest sta a de acc acció ión n corr correc ecti tiva va..

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En las fechas que estime conveniente, da seguimiento a las acciones correctivas o preventivas utilizando la parte C del reporte de auditoría.

Auditor Interno de calidad 19


VII- ANEXOS Programa de Auditorias

Analiza las acciones correctivas o preventivas propuestas discute las observaciones y da su visto visto bueno bueno para para proseg proseguir uir con la aplica aplicació ción n de la acción acción correcti correctiva va propuesta.

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Entreg Entrega a al Encarg Encargado ado de Gestió Gestión n de Calida Calidad d los resultad resultados os de las accion acciones es corr correc ecti tiva vas s o preve prevent ntiv ivas as una una vez vez haya hayan n sido sido comp comple leta tada das s y veri verifi fica cada das s debidamente firmadas por el auditor y el responsable de la implementación de la acción correctiva o preventiva

En las las reun reuniiones ones del Com Comité ité de cali calida dad, d, dará dará a conoc onocer er los los res resulta ultado dos s de las las auditorías realizadas; así como las acciones preventivas o correctivas propuestas y los los avan avance ces s en el cump cumpli limi mient ento o de esta estas s acci accion ones es.. El comi comité té de cali calida dad, d, de considerar necesario, podrá variar la acción correctiva o preventiva y podrá nombrar otro responsable para su ejecución si así, en consenso, se estima conveniente.


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Programa de Auditoría Auditoría PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS DEL SGC Elaborado Aprobado

Fecha

Cobertura Programa

del

Fecha (s)

Mensual

Tipo de Auditoría

Trimestral

Equipo Auditor

Semestral

Anual

Alcance


Fechas de la auditoría Objetivo de la auditoría

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PLAN DE AUDITORIA DEL SGC T ip o de auditoria

Criterios de Auditoria

Auditor Principal

Equipo Auditor

Documentos y Registros Requeridos

Otros requerimiento y criterios de auditoría.

ELABORADO

APROBADO


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Informe de No Conformidad A HOJA DE NO CONFORMIDADES FECHA No.

Detalle de la No Conformidad

CODIGO AUDITORIA Resp onsable

firma de auditor

Requisito afectado

firma del auditado

Análisis de causa de la no conformidad

B Accion correctiva propuesta

Responsable (s)

Fecha estimada para el cierre de la no conformidad C Seguimiento avance de cierre de no conformidad % DE AVANCE

FECHA

10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

firma de auditor

firma del auditado


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Resumen de Auditoría

Fechas de la auditoría Áreas / unidades/ actividades Alcance de la Auditoría Responsable Principal Auditor Principal Auditores Requisito 4.1 4.2 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6.1 6.2 6.3 6.4 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

RESUMEN DE AUDITORIA Código de la Auditoría

Cargo Nombre

Firma Firma

Cant. De NC Ref. de No de no conformidad 4. Sistema de Gestión de la Calidad

Requisitos Generales Requisitos de la Documentación 5. Responsabilidad de la Dirección Compromiso de la Dirección Enfoque al Cliente Política de la Calidad Planificación Responsabilidad, Autoridad y Comunicación Revisión por la Dirección 6. Gestión de los Recursos Provisión de los recursos Recursos Humanos Infraestructura Ambiente de Trabajo 7. Realización del Producto Plan Planifi ifica caci ción ón de la real realiz izac ació ión n del del producto. Procesos relacionados con el cliente. Diseño y Desarrollo Compras Producción y Prestación del Servicio Control de los dispositivos de seguimiento y de medición. 8. Medición, Análisis y Mejora Generalidades Seguimiento y Medición Control del Producto No Conforme Análisis de Datos Mejora Total de No Conformidades

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