Aplikasi Microsoft Office 2013 untuk Administrasi Perkantoran

APLIKASI MICROSOFT OFFICE 2013 UNTUK ADMINISTRASI PERKANTORAN Materi Pelatihan bagi Tenaga Kependidikan Di Lingkungan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran

RINGKASAN Pada Pelatihan 1 dijelaskan langkah-langkah membuat surat dan amplop melalui Mail Merge yang terdapat di dalam Ms.Word 2013, serta bagaimana menghitung nilai skripsi mahasiswa melalui Ms.Excel 2013.

Oleh : Nuning Kurniasih, S.Sos., M.Hum. NIP. 197606252000122001 Dosen Universitas Padjadjaran Fakultas Ilmu Komunikasi Departemen Ilmu Informasi dan Perpustakaan

Jatinangor, 2-3 Mei 2014

Pelatihan Aplikasi Microsoft Office untuk Administrasi Perkantoran bagi Tenaga Kependidikan di Lingkungan Fikom Unpad Disampaikan Oleh Nuning Kurniasih, S.Sos., M.Hum. Jatinangor, 2-3 Mei 2014

Pengantar Microsoft Office mendukung berbagai macam pekerjaan yang diperlukan dalam tugas administrasi perkantoran. Salah satu yang paling sering dilakukan di dalam tugas administrasi perkantoran adalah surat menyurat. Microsoft Word 2013 memiliki menu untuk membuat surat, pesan email, amplop, label/sertifikat dan direktori secara masal melalui Mail Merge. Pada pelatihan kali ini, dipelajari langkah-langkah membuat surat dan amplop surat melalui Mail Merge tersebut. Selain membuat surat, di perguruan tinggi, tenaga kependidikan juga dituntut dapat merekap nilai, antara lain nilai sidang skripsi mahasiswa. Oleh karena itu pada bagian selanjutnya, dipelajari langkah-langkah menghitung nilai skripsi mahasiswa melalui Microsoft Excel 2013. I.

Langkah-langkah Membuat Surat Melalui Mail Merge pada Microsoft Word 2013

1. Buka Program Microsoft Excel.

2. Entri Nama, Alamat dan atau NIP Penerima Surat melalui Microsoft Excel. 3. Hal yang harus diperhatikan adalah bahwa header table yang ada di dalam cell (kolom) adalah nama field.

Header Table = Field

4. Setelah selsai mengentri field-field tersebut, simpan file dengan cara : a. Klik File b. Klik Save As c. Pilih Folder penyimpanan, misalnya di “My Document” d. Beri Nama File, misalnya “Dosen DIIP” e. Klik Save 5. Tutup jendela Ms. Excel. 1


6. Buka Program Microsoft Word 7. Klik Blank Document

Klik Blank Document 1. Klik MAILINGSai skripsi tersebut gunakan rumus berikut ini :

8. Klik MAILINGS pada menu utama

=AVERAGE(Tot al Kolom1: Total Kolom Terakhir) 9. Klik Start Mail Merge kemuadian Klik Step by Step Mail Merge Wizard

Kemudian enter. Dengan Rumus tersebut, diperoleh nilai terbesar adalah 2,85.

Klik Start Mail Merge Kemudian Klik Step-byStep Mail Merge Wizard 10. Pada jendela dialog, pilih Letters

Klik Letters

2


11. Klik Next: Starting document pada bagian bawah jendela dialog. Klik Next: Starting Document

12. Klik Next: Select recipients (memilih penerima surat) pada bagian bawah jendela dialog. Klik Next: Select recipients

13. Klik Browse (mencari/menelusur) pada jendela dialog

Klik Browse

14. Akan tampil kotak dialog untuk membuka file. Pilih folder tempat file penerima surat, misalnya pada “My Document” kemudian pilih nama filenya, misalnya “Dosen DIIP”, kemudian klik Open. 15. Akan tampil :

Klik OK

16. Kemudian tampil :

Pilih Penerima Surat

Kemudian Klik OK

3


17. Selanjutnya Klik Next: Write your letter pada kotak dialog bagian bawah. Klik Next: Write your letter

18. Mulailah menulis surat. Misalnya :

Kepada Yth. (kemudian klik Insert Merge Field dan pilih Nama)

Klik Insert Merge Field Kemudian Pilih Nama Akan tampak di monitor : Kepada Yth.«Nama» Kemudian enter, klik lagi Insert Merge Field dan pilih “Program Studi”, enter Tulis “Di” kemudian enter dan klik Insert Merge Field dan pilih “Fakultas”. Akan tampak di monitor : Kepada Yth.«Nama» «Program_Studi» Di «Fakultas» Tulis surat yang diperlukan hingga selsai.

19. Setelah surat selsai ditulis, klik Next: Preview your letters pada kotak dialog bagian bawah. Klik Next: Preview your letters

4


20. Akan terlihat hasil dari surat yang telah dibuat, seperti :

Klik panah disini untuk melihat urutan penerima surat.

Atau Klik Find Recipient untuk mencari nama atau alamat penerima.

Nama dan alamat penerima terlihat

21. Selanjutnya klik Next: Complete the merge pada jendela dialog bagian bawah. Klik Next: Complete the Merge

22. Untuk mencari nama atau alamat penerima setelah meng-klik Find Recipient , tulis nama atau program studi yang dicari pada kotak dialog berikut :

Tulis Nama, Program Studi, Fakultas atau NIP yang dicari, klik pada filed yang diperlukan. 23. Selanjutnya kita dapat mencetak (print) surat yang sudah dibuat dengan klik “Print” pada jendela dialog dan memilih apakah surat akan dicetak semuanya atau hanya sebagian saja, seperti terlihat pada kotak dialog berikut : Klik All untuk mencetak surat untuk semua penerima. Klik Current Record untuk mencetak surat yang telihat di monitor. Masukkan nomor record untuk mencetak surat sebagian. Kemudian Klik OK

24. Simpan surat tersebut dengan meng-klik File  Save As  Pilih forlder penyimpanan, missal “My Document”  Beri nama file, missal “Undangan Rapat Prodi 2 Mei 2014”  Klik Save.

5


II. Langkah-langkah Mencetak Amplop Surat Melalui Mail Merge 1. Buka Microsoft Word. 2. Klik Blank Document

Klik Blank Document 2. Klik MAILINGS 3. Klik MAILINGS pada menu utama

=AVERAGE(Total Kolom1: Total Kolom Terakhir) Kemudian enter. Dengan Rumus tersebut, diperoleh nilai terbesar adalah 2,85.

4. Klik Start Mail Merge kemuadian Klik Step by Step Mail Merge Wizard

Klik Start Mail Merge Kemudian Klik Step-byStep Mail Merge Wizard 5. Pilih Envelopes pada jendela dialog.

Klik Envelopes

6


6. Klik Envelope Options

Klik Envelopes Options

7. Akan tampil kotak dialog sebagai berikut :

Pilih Ukuran Amplop, kemudian klik OK.

8. Klik Next: Starting document pada bagian bawah jendela dialog. Klik Next:Starting document

9. Klik Next: Select recipients (memilih penerima surat) pada bagian bawah jendela dialog. Klik Next: Select recipients

10. Klik Browse (mencari/menelusur) pada jendela dialog

Klik Browse 11. Akan tampil kotak dialog untuk membuka file. Pilih folder tempat file penerima surat, misalnya pada “My Document” kemudian pilih nama filenya, misalnya “Dosen DIIP”, kemudian klik Open.

7


12. Akan tampil :

Klik OK

13. Kemudian tampil :

Pilih Penerima Surat

Kemudian Klik OK

14. Selanjutnya Klik Next: Arrange your envelope pada kotak dialog bagian bawah. Klik Next:Arrange your envelope

15. Tulislah Nama dan Alamat Penerima pada kotak seperti berikut ini : Kepada Yth. (kemudian klik Insert Merge Field dan pilih Nama)

Klik Insert Merge Field Kemudian Pilih Nama Akan tampak di monitor : Kepada Yth.«Nama» Kemudian enter, klik lagi Insert Merge Field dan pilih “Program Studi”, enter Tulis “Di” kemudian enter dan klik Insert Merge Field dan pilih “Fakultas”.

8


Akan tampak di monitor : Kepada Yth. «Nama» «Program_Studi» Di «Fakultas» 16. Klik Next: Preview your envelopes pada jendela dialog. Klik Next: Preview your envelopes

17. Tampil hasilnya seperti ini :

Nama dan Alamat sudah tercantum di dalam amplop. 18. Klik Next: Complete the merge pada jendela dialog bagian bawah.

Klik Next: Complete the merge

19. Simpan file amplop dengan mengklik FileSave AsPilih Folder, misalnya “My Document”  beri nama file  Save 20. Selanjutnya kita dapat mencetak (print) surat yang sudah dibuat dengan klik “Print” pada jendela dialog.

9


III. Merekap Nilai Sidang Skripsi Melalui Microsoft Excel 2013

1. Buka Microsoft Excel 2. Beri judul tabel, Contoh : Nilai Sidang Skripsi, Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan, Fakultas Ilmu Komunikasi, Universitas Padjadjaran. Hari/Tanggal : Jumat, 2 Mei 2014 3. Isi field-field dengan komponen-komponen penilaian Skripsi, biasanya terdiri atas Nomor Urut, Nama, NPM, Nilai Pembimbing1, Nilai Pembimbing2, Nilai Penguji1, Nilai Penguji2, Nilai Penguji3 dengan komposisi penilaian 60% nilai dari pembimbing dan 40% nilai dari penguji, seperti tampak pada gambar berikut :

4. Untuk menjumlahkan nilai pembimbing1 dan pembimbing2, pada kolom Jumlah Nilai Pembimbing isikan rumus sebagai berikut :

=(nilai pembimbing1+nilai pembimbing2)/2

kemudian enter. Akan terlihat nilai dari hitungan tersebut. Kemudian blok nilai tersebut dan tarik ke bawah untuk menyalin (copy) rumus dan otomatis jumlah nilai pembimbing terisi semua. 5. Untuk mengisi kolom 60%, isikan rumus sebagai berikut :

= Jumlah Nilai Pembimbing*60%

kemudian enter. Akan terlihat nilai dari hitungan tersebut. Kemudian blok nilai tersebut dan tarik ke bawah untuk menyalin (copy) rumus dan otomatis jumlah nilai 60% dari pembimbing terisi semua. 6. Untuk mengisi kolom Jumlah Nilai Penguji isikan rumus sebagai berikut :

= (Nilai Penguji1+Nilai Penguji2+Nilai Penguji3)/3 10


7. kemudian enter. Akan terlihat nilai dari hitungan tersebut. Kemudian blok nilai tersebut dan tarik ke bawah untuk menyalin (copy) rumus dan otomatis jumlah nilai dari penguji terisi semua. 8. Untuk mengisi kolom 40%, isikan rumus sebagai berikut :

= Jumlah Nilai Penguji*40%

kemudian enter. Akan terlihat nilai dari hitungan tersebut. Kemudian blok nilai tersebut dan tarik ke bawah untuk menyalin (copy) rumus dan otomatis jumlah nilai 40% dari penguji terisi semua.

9. Untuk mengisi kolom Total, isikan rumus sebagai berikut :

= Jumlah Nilai Pembimbing+Jumlah Nilai Penguji

kemudian enter. Akan terlihat nilai dari hitungan tersebut. Kemudian blok nilai tersebut dan tarik ke bawah untuk menyalin (copy) rumus dan otomatis total nilai dari pembimbing dan penguji terisi semua. 10. Untuk mengisi kolom Angka Mutu, gunakan formula IF, dengan kondisi yang diperlukan. Misalnya Mahasiswa akan mendapat nilai A apabila nilai skripsinya sekurang-kurangnya 3,2 (>=3,2), nilai B sekurang-kurangnya 2,8 (>=2,8), nilai C sekurang-kurangnya 2 (>=2) dan apabila kurang dari 2 (<2), maka mahasiswa tersebut dinyatakan Tidak Lulus. Untuk kondisi seperti itu, isikan rumus sebagai berikut : = IF(Total>=3.2,”A”,IF(Total>=2.8,”B”,IF(Total>=2,”C”,IF(Total<2,”Tidak Lulus”)))) Apabila rumus di atas tidak bekerja (error), maka ganti symbol “ ,” dengan “;” seperti berikut ini : = IF(Total>=3,2;”A”;IF(Total>=2,8;”B”;IF(Total>=2;”C”;IF(Total<2;”Tidak Lulus”)))) Yang perlu diperharhatikan adalah kurung tutup yang terdapat di belakang rumus, jumlahnya disesuaikan dengan kurung buka yang dipergunakan dalam rumus tersebut.

kemudian enter. Akan terlihat nilai dari hitungan tersebut. Kemudian blok nilai tersebut dan tarik ke bawah untuk menyalin (copy) rumus dan otomatis Angka Mutu terisi semua. Hasil keseluruhan akan terlihat seperti berikut ini : 11


11. Untuk mencari nilai terkecil dari nilai skripsi tersebut gunakan rumus berikut ini :

=MIN(Total Kolom1: Total Kolom Terakhir)

Kemudian enter. Dengan Rumus tersebut, diperoleh nilai terkecil adalah 1,50 atas nama Rina. 12. Untuk mencari nilai terbesar dari nilai skripsi tersebut gunakan rumus berikut ini :

=MAX(Total Kolom1: Total Kolom Terakhir)

Kemudian enter. Dengan Rumus tersebut, diperoleh nilai terbesar adalah 3,63 atas nama Rezkiya. 13. Untuk mencari nilai rata-rata dari nilai skripsi tersebut gunakan rumus berikut ini :

=AVERAGE(Total Kolom1: Total Kolom Terakhir)

Kemudian enter. Dengan Rumus tersebut, diperoleh nilai rata-rata pada sidang skripsi tersebut adalah 2,85. 14. Untuk menghitung jumlah data dari peserta sidang skripsi tersebut gunakan rumus berikut ini :

=COUNT(Total Kolom1: Total Kolom Terakhir)

Kemudian enter. Dengan Rumus tersebut, diketahui bahwa jumlah data ada 10.

12


15. Memformat tabel dalam Excel :

a. Untuk menyatukan kolom atau baris, blok kolom atau baris yang ingin disatukan, kemudian klik kanan, pilih Format Cell. Kemudian klik Alignment, pilih Merge Cells dan klik OK.

1. Klik Alignment 2. Pilih Merge Cells 3. Klik OK Klik Format Cell

Apabila tulisan tidak terlihat semuanya di dalam kolom, bias menggeser kolom agar lebih besar atau dengan cara yang sama seperti di atas, klik Wrap Text. Sedangkan Shrink to Fit digunakan untuk mengepas huruf agar sesuai dengan ukuran kolom.

b. Untuk mengeset dua angka di belakang koma, blok kolom angka-angka tersebut, klik kanan, pilih Format Cell. Kemudian pilih Number

5.

4. Klik Number Pilih Decimal Place, 2 6. Klik OK

c. Untuk memberi garis pada kolom dan baris, blok baris dan kolom tersebut, klik Borders pada pilih gaya garis yang diinginkan. d. Sebelum mencetak (Print), atur Page Setup sesuai kebutuhan. PENUTUP Demikian langkah-langkah dalam membuat surat dan amplop masal melalui Mail Merge dan rekapitulasi nilai dari pembimbing dan penguji untuk menentukan huruf mutu hasil sidang skripsi mahasiswa.

13

Aplikasi Microsoft Office 2013 untuk Administrasi Perkantoran

Recommend Documents