ADMINISTRASI PERKANTORAN
PENGERTIAN & RUANG LINGKUP OFFICE MANAGEMENT
KELOMPOK III :
Ayuk Wulan Asari (D1515012)
Bagus Sapta ( D1515014)
Nowava Dhikroh F ( D1515068)
Siti Amalliyah ( D1515094)
Theya Kuspritasari ( D1515098)
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
2016
Pengertian Office Management
Istilah Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor). Berikut ini beberapa pengertian manajemen kantor (office management) yang dikemukakan oleh beberapa ahli, yaitu sebagai berikut :
1. William Spriegel dan Ernest Davies
Menurut William Spriegel dan Ernest Davies, dalam bukunya yang berjudul Principles of Bussiness Organization and Operation, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pengudangan dan penjualan.
2. George R. Terry
George R. Terry mengemukakan dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, manajamen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
3. Arthur Granger
Menurut Arthur Granger, dalam bukunya yang berjudul National Office Management Association Report, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.
4. William Leffingwell dan Edwin Robinson
William Leffingwell dan Edwin Robinson dalam bukunya yang berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan bahwa manajemen kantor sebagai suatu fungsi yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.
5. W.H Evans Administrasi Perkantoran adalah fingsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan dan semua tahap operasi perusahaan yaitu bahan keterangan , komunikasi dll .
Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
Kesimpulan ( Buku The Liang Gie ) :
Manajemen perkantoran adalah fungsi tertentu. Fungsi disini adalah sekelompok tugas meliputi jenisnya sama berdasar sifat ,yang pelaksanaanya merupakan urutan yang dibebankan pada seseorang . adapaun tugasnya :
Manajemen dan pengarahan
Tata penyelenggaraan
Manajemen
Pengawasan
Pengendalian dan pengarahan
Pengarahan
Perencanaan , pengendalian dan pengorganisasian .
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran.
Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :
a. Perencanaan Perkantoran (office planning)
Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor .
Perencanaan perkantoran, meliputi :
1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Anggaran (budgeting) perkantoran
7) Standar kualitas kerja,
8) Sistem informasi dan telekomunikasi
b. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsiorganisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :
1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi :
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.
2) Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.
4) Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.
d. Pengawasan Perkantoran (Office controlling)
Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.
Obyek pengawasan perkantoran, meliputi :
1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas pekerjaan kantor
4) Pelayanan kantor
5) Waktu
6) Biaya perkantoran
Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran
a. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antaralain :
1) Faktor keamanan
2) Faktor lingkungan
3) Faktor harga
b. Gedung
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :
1) Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2) Gedung memiliki fasilitas yang memadai
3) Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan keuntungan
c. Peralatan
Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut
1) Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci dansebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor.
2) Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena, tintaprinter, penghapusdan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior
Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.
e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan interior.
Ada 4 faktor yang terdapat di manajemen perkantoran ( Edwin Robinson )
Pegawai perkantoran
Material perlengkapan
Persyaratan
Office work
Ada 6 hal dalam fungsi office Managemen ( John H McDonald)
Kepegawaian perkantoran
Metode Perkantoran
Perlengkapan perkantoran
Faktor fisis dalam kantor
Biaya perkantoran
Haluan perkantoran
Tujuan Manajemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju adalah tercapainya tujuan secara efisien. Yang dimaksud efisien disini adalah memenuhi persyaratan baik ditinjau dari segi ekonomis, teknis, dan psikologis.
Ekonomis. Bukan berarti murah dari segi biaya, tetapi pantas dan sesuai. Misalnya kita pergi memancing ikan dengan tujuan mendapatkan ikan kakap. Agar biaya murah kita gunakan cacing untuk umpan (bahkan tanpa biaya). Hal hasil tujuan mendapatkan ikan kakap tidak pernah tercapai, bahkan kita sudah rugi waktu dan tenaga.
Teknis. Dalam arti berdaya guna atau bermanfaat.
Psikologis. Dalam arti terdapat kepuasan.
Tujuan dapat dicapai, tetapi apabila dalam mencapai tujuan itu tidak sesuai denga perencanaan. Dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan-pemborosan, maka hal tersebut perlu dihindari untuk mencetak hal-hal seperti di atas, maka sumber- sumber daya (resources) yang akan dimanfaatkan. Dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi- fungsi manajemen. Sumber-sumber daya dimaksud terdiri dari manusia, uang, mesin-mesin, material, metode, dan pasar.
Berdasarkan kajian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan manajemen perkantoran antara lain:
Berikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksanaan. Tugas organisasi secara efisien.
Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai .
Membantu organisasi/perusahaan, memelihara serta memenuhi kebutuhannya.
Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.
Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Fungsi Manajemen Perkantoran
Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode, dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya tersebut diperuntukkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap pakai, maka hendaklah diterapkan. Fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber daya tersebut.
Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan informasi tertulis yang dilakukan secra teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membentuk keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya, di mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.
Fungsi Manajemen Yang Diterapkan Pada Kantor
Perencanaan
Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi/kantor adalah menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud, perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlian yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya, agar tercipta tata hubungan yang efisien.
Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran.
Penggerakan
Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan motif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai) yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk/sistem yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakan. Dalam rangka penggerakan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain:
a. Mendorong atau memberi semangat kerja
b. Memberi pengarahan dan bimbingan kepada seluruh pegawai.
c. Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas organisasi.
4. Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:
a. Kualitas pekerjaan kantor
b. Waktu pekerjaan kantor
c. Metode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor
d. Biaya perkantoran
e. Alat peralatan dan perabotan kantor
f. Pelayanan kantor
g. Dokumentasi
Manajemen Kantor
Adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Lingkungan dalam manajemen kantor berhubungan dengan factor luar seperti : perusahaan yang dilayani kantor; industri atau kegiatan lain dimana perusahaan terletak didalamnya; adapt dan hokum komunitas dimana perusahaan beroperasi.
Manajemen kantor harus mengambil manfaat terbaik dari bangunan, metode, computer, peralatan serta teknik lain. Sarana baru selalu dikembangkan dan harus diterapkan setiap kali akan menghasilkan efisiensi atau keefektifan yang lebih besar.
Pada dasarnya, esensi manajemen merupakan kepemimpinan atas manusia, dan sasaran akhirnya tetap melayani umat manusia.
Pengertian Office Manager
Yang dimaksud dengan kepala kantor atau office manager yaitu seseorang yang bertanggung jawab atas terselenggaranya pekerjaan kantor.
Kedudukan seorang office manager sangat penting, oleh karena office manager itu anggota pimpinan, dan ia merupakan mata rantai komando yang terakhir dari pimpinan yang tertinggi. Dia berkewajibanmengawasi bahwa pekerjaan kantor terlaksana dengan sebaik-baiknya, dan segala kebijaksanaan yang telah digariskan pimpinan benar-benar dilaksanakan.
Kedudukan office manager juga penting oleh karena dia merupakan bagian bawahan anggota pimpinan yang selalu dihubungi tiap-tiap hari. Sehingga moral dan kemauan kerjasama diantara mereka sangat tergantung kepadanya. Dan pula ia mempuyai tugas membantu memberikan nasehat dan melatih bawahannya, dan pada akhirnya tercapai tidaknya efisiensi di kantor tergantung pula kepadanya.
Sifat-Sifat Yang Harus Dimiliki Kepala Kantor (Office Manager)
Menurut J.C Denyer seorang office manager harus memiliki sifat-sifat sebagai berikut:
Ia harus memiliki pengetahuan dan pengalaman (education and training) yang cukup
Ia harus memiliki tempramen yang sesuai dengan pekerjaannya
Ia harus mempunyai kemampuan untuk mendelegasikan kewenangannya
Ia harus mempunyai "good powers of organization".
Ia harus mempunyai kemampuan untuk melihat segala itu "in the round".
Ia harus mempunyai sifat kepribadian (personal qualities) yang diperlukan di dalam melaksanakan tugasnya. Misalnya; anthusiasme, sincerity, tact dan self control.
Di atas itu semua sifat yang terpenting yang harus ada pada seorang office manager adalah "leadership", yaitu the ability to enthuse, to inspire, and guide subordinates. Inti dari leadershipadalah "The ability to get the best out of people, as well as getting them to work as a tam instead of as individuals".
Tugas Seorang Office Manager
Menurut Sheddy Nagara Tjandra, dalam bukunya kesekretarisan jilid 2 seorang manajer mempunyai tugas antara lain sebagai berikut:
1. Pemahaman informasi :
a. Proses memperolah informasi mengenai cara melaksanakan tugas-tugas manajerial (seperti inisiatif atau kreativitas sendiri, pelatihan, pengalaman kerja sebelumnya, dan lain-lain)
b. Kemampuan menghimpun dan mendistribusikan informasi bisnis, dan kemampuan mengantisipasinya sekarang dan dimasa datang.
c. Jenis tugas-tugas kepemimpinan yang dilaksanakan secara intern.
2. Informasi mengenai kemampuan bekerja :
a. Kemampuan menyelesaikan pekerjaan yang menggunakan pemikiran
b. Kemampuan mengambil keputusan dan mempartisipasikan bawahan
c. Kemampuan membuat perencanaan, mengorganisasikan dan mempartisipasikan bawahan, serta penjadwalan pelaksanaanya.
d. Kemampuan mempertahankan produktivitas dan mewujudkan keamanan, keselamatan, dan kepuasan kerja serta kebersihan lingkungan kerja
e. Kemampuan melakukan pencatatan dan menyusun laporan kerja
3. Informasi mengenai hubungan kerja dengan pihak luar :
a. Kemampuan mempromosikan dan menjual atau memasarkan produk atau pelayanan perusahaan
b. Kemampuan menyelesaikan masalah dan negosiasi dengan berbagai pihak luar perusahaan
c. Kemampuan mendapatkan bahan baku dan perbekalan lainnya
4. Hasil Kerja :
Prestasi kerja sebagai inisiatif, kretivitas dan prakarsa sendiri sebagai eksekutif
Hasil kerja yang dicapai melalui bekerja didalam tim
5. Hubungan dengan para pekerja :
a. Kemampuan mempengaruhi dalam melaksanakan pekerjaan
b. Tugas-tugas kepemimpinan yang telah dilaksanakan
6. Konteks pekerja lainnya :
a. Loyalitas
b. Disiplin
c. Kemandirian
d. Kepemimpinan dalam tim kerja
7. Karakteristik jabatan, yang menyangkut syarat-syarat formal dan informal sebagai manajer seperti :
a. Sertifikat
b. tanggung jawab
c. kontinuitas dalam bekerja penampilan sabagi eksekutif
d. dan lain-lain.
Secara garis besar lingkupan tugas manajer perkantoran dapat digolongkan dalam bidang-bidang dibawah ini yang merupakan pula garis besar tugas seorang manajer administrative :
1. Pekerjaan perkantoran pada umumnya
2. Sistem perkantoran
3. Organisasi perkantoran
4. Komunikasi perkantoran
5. Pelapor manajerial
6. Manajemen kearsipan
7. Kontrol perkantoran
8. Penyederhanaan pekerjaan perkantoran
9. Tata ruang perkantoran
10. Perlengkapan perkantoran
11. Studi perkantoran
Pekerjaan Manajer Kantor
Manajer kantor bertanggung jawab terhadap direktur administrasi. Manajer kantor bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi yang efektif dan ekonomis dari pelayanan administrasi perusahaan. Berikut ini adalah uraian pekerjaan manajer kantor :
1. untuk menjamin bahwa sumber daya kantor digunakan secara efisien dan ekonomis;
2. untuk menjamin sumber daya yang memadai tersedia untuk memenuhi kebutuhan kantor perusahaan;
3. untuk menyiapkan anggaran dan estimasi serta memastikan bahwa prosedur ditetapkan untuk mengendalikan keluaran (output) dan pengeluaran berdasarkan anggaran;
4. untuk menegakkan system dan prosedur kantor guna menjamin penyediaan informasi secara efisien untuk pengambilan keputusan manajemen;
5. untuk mengatur perekrutan, seleksi dan prosedur pelatihan bagi personel untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan masa datang;
6. untuk menjamin suatu system komunikasi yang efektif guna memenuhi kebutuhan pribadi dan operasional;
7. untuk menegakkan dan mempertahankan system yang formal dan informal untuk konsultasi staf yang efektif dan untuk menjamin keselamatan, kesehatan, kesehatan, dan kesejahteraan personel kantor.
8. untuk mempertahankan jalannya kantor secara efisien dengan definisi yang jelas dari tanggung jawab dan tugas bawahan serta mempertahankan koordinasi dan kerjasama antar staff.
Tugas dan Persyaratan Manajer Administratif
Manajemen Administratif adalah cabang manajemen yang menyangkut fungsi pelayanan :
Ø Memperoleh keterangan
Ø Mencatat keterangan
Ø Menganalisa keterangan
Ø Menyusun rencana
Ø Melakukan komunikasi
Bagi keperluan pimpinan perusahaan (atau sesuatu organisasi pada umumnya) dalam menjaga kekayaan, melancarkan urusan, dan mencapai tujuan perusahaan itu.
The Institute od Administrative Management mencantumkan efisiensi sebagai suatu tujuan yang perlu dilakukan oleh setiap anggotanya (yakni para manajer administrative) yakni demgam jalan :
a. Memberikan pelayanan yang ia bertanggung jawab sesuai dengan jadwal yang di haruskan
b. Memberikan pelayanan-pelayanannya sesuai dengan sesuatu haluan control, keamanan atau lainnya yang di tetapkan oleh pucuk pimpinan
c. Memberikan pelayanan-pelayanannya dengan efisiensi tehnis dan penghematan yang seharusnya, memperoleh bantuan yang efektif dari pegawai-pegawai bawahan dan rekan-rekan serta mempergunakan secara efektif sarana yang tersedia baginya.
Menurut Prof. George terry dari amerika serikat misalnya tidak kurang daripada 12 basic qualifications ( kecakapan dasar ) bagi seorang office manager seperti dibawah ini:
1. Executive ability (kemampuan pejabat pimpinan)
2. A practical background (latihan manajerial)
3. Ability to express onself (kemampuan mengungkapkan diri)
4. Managerial training (latihan manajerial)
5. An open attitude (suatu sikap terbuka)
6. Curiosity (keingintahuan)
7. Creativeness (kreativitas)
8. Sound judgment (pertimbangan sehat)
9. Sales ability (kemampuan menjual gagasan)
10. Patience (kesabaran)
11. Emotional control (pengendalian emosi)
12. Co-operativeness (kemampuan kerjasama)
Edwin Robinson menyebutkan bahwa selain pekerjaan perkantoranmasih ada 4 faktor lainnya yang tersangkut oleh manajemen perkantoran yaitu pegawai perkantoran, material perlengkapan, persyaratan, dan metode dari office work, sedang menurut John H. Mc Donald fungsi office management bertalian dengan 6 hal yang berikut :
1) Kepegawaian perkantoran
2) Metode perkantoran
3) Perlengkapan perkantoran
4) Factor-faktor fisis dalam kantor
5) Biaya perkantoran
6) Haluan perkantoran
Charles O. Libbey yang membaginya dalam 9 bidang sebagai berikut :
1. Office Space (Ruang Perkantoran)
2. Communications (komunikasi)
3. Office Personnel (Kepegawaian Perkantoran)
4. Furniture and Equipment (Perabotan dan Perlengkapan)
5. Appliances and Machines (Peralatan dan Mesin)
6. Supplies and Stationery (Perbekalan dan Keperluan tulis)
7. Methods (Metode)
8. Records (Warkat)
9. Executive Control (Komtrol Pejabat Pimpinan)
Kualifikasi Manajer
Menjadi manager merupakan suatu tanggung jawab yang besar.Menggingat banyak hal yang harus dimiliki. Kualifikasi yang harus dimiliki manager adalah :
Kemauan untuk menjadi seorang manager
Jika kita mempunyai kemauan yang kuat untuk manjadi manager pasti kita bisa melaluinya meskipun ada banyak cobaan yang menghadang .
Memiliki kemampuan memimpin dan memotivasi orang lain
Hal ini bukan hanya mampu memimpin namun, juga mampu memotivasi orang lain agar orang lain giat bekerja dan semangat bekerja.
Terorganisir dan mampu membuat perencanaan yang baik
Semua jadwalnya urut dengan tepat waktu serta hasilnya bagus.
Memiliki kemampuan dalam pengawasan/control tugas.
Pengawasan yang baiki terhadap karyawan jika ada yang salah dibenarkan agar hasilnya bagus serta baik.
Menguasai dan mengikuti perkembangan teknologi
Menjadi manager harus bisa menguasai teknologi agar tidak ketinggalan zaman.
Memiliki kondisis kesehatan prima
Kondisi kesehatan seorang manager harus dijaga karena manager sewaktu-waktu dibutuhkan orang banyak untuk acara rapat maupun acara lain jadi pola makan harus tetap dijaga.
Memiliki tingkat antusiasme dan integritas tinggi
Seorang manager harus memiliki partisipasi yang tinggi kepada karyawannya dalam hal apapun.
Menyadari adannya resiko jabatan
Manager harus sadar bahwa tugasnya yang sangat berat dan jabatannya yang tinggi maka harus siap menerima resiko apapun yang terjadi.
Komitmen yang tinggi untuk menjadi manager yang sukses
Harus bisa memiliki komitmen yang tinggi, menuangkan ide"nya untuk memajukan perusahaanya serta sukses perusahaannya.
Memiliki keahlian dalam bidang rekrut, training, motivasi dan pengembangan orang-orang dalam team.
Manager harus bisa menguasai semuannya, agar perusahaannya sukses.
Sifat yang harus dimiliki seorang manager :
Integritas/kejujuran
Kejujuran adalah hal pokok yang sangat penting dalam memimpin sebuah perusahaan.
Kepemimpinan/leadership
Sifat ini adalah sifat paling dasar bagi seorang manager yaitu mampu memimpin orang lain.
Bertanggung jawab
Manager harus mampu bertanggung jawab kepada karyawan maupun tugas-tugas di perusahaan.
Disiplin
Manager harus disiplin dalam melakukan pekerjaan serta datang tepat pada waktunya, agar karyawan juga mencontoh manager.
Kemampuan analysis
Memberikan solusi dengan tingkat kerugian paling sedikit.
Kreativitas
Setiap orang harus kreativitasnya masing-masing, karena manager adalah orang-orang pilihan yang mampu memimpin perusahaan.
Kemampuan berkomukasi
Seorang manager harus mampu berkomunikasi dengan baik agar mudah dipahami oleh bawahannya serta menghasilkan hubungan yang baik dengan bawahannya.
Teamwork
Bekerjasama yang baik antara bawahan serta atasan.
Mudah bergaul
Seorang manager harus mampu berbaur dengan karyawannya agar mampu menciptakan suasana kerja yang menyenangkan.
Keahlian/kompetensi seorang Manager
Kepemimpinan
Setiap manager wajib memiliki kompetensi kepemimpinan yang handal dan dapat dipercaya oleh bawahannya.
Keterampilan Kerja
Dengan memiliki keterampilan kerja yang optimal, manager harus selalu mengupdate pengetahuan dan cara kerjanya guna menyelaraskan realitas kerja.
Kemmpuan Memberdayakan
Manager haruslah menjadi pimpinan bawahan yang cerdas memberdayakan semua fungsi dan peran organisasinya dengan tujuan menghasilkan kualitas kerja dan kinerja yang maksimal.
Kemampuan Memotivasi dan Memberi Inspirasi
Manager harus memiliki kemampuan untuk memberi motivasi dan inspirasi kepada staf-stafnya dimana setiap motivasi dan inspirasi harus bisa menyentuh lubuk hati para stafnya untukbekerja secara maksimal.
Kemampuan Meningkatkan Produktifitas Kerja
Dengan memiliki kemampuan meningkatkan dan menjaga tingkat produktifitas kerja yang tinggi. Setiap staf harus diberi petunjuk dan pedoman kerja dalam upaya meningkatkan produktifitas kerja secara maksimal.
Kemampuan Meningkatkan Kinerja
Manager haruslah pemimpin yang ahli dalam hal memacu potensi staf dan memacu potensi organisasi untuk menghasilkan kinerja yang maksimal.
Kemampuan Melakukan Kerjasama
Haruslah menjadi pemimpin yng mampu mendorong setiap stafnya dalam bekerja kelompok, saling membantu satu sama lain, berjuang bersama, selalu menjaga kebersamaan, berbagi informasi secara terbuka dalam sebuah perusahaan.
Kemampuan Mengelola Waktu
Manager haruslah menjadi pemimpin yang bijak, mampu memanfaatkan waktu secara optimal untuk menghasilkan output yang maksimal.
Kemampuan Mengelola Konfik Kerja
Haruslah menjadi seorang pemimpin yang sabar dan tegar dalam hal mengelola konflik pekerjaan. Dimana setiap konflik dikelola dengan sikap tenang, pikiran positif, kepedulian yang diikuti niatan baik dalam menyelesaikan konflik tersebut.
Kemampuan Membangun Hubungan Positif
Manager haruslah menjadi pemimpin yang positif, cerdas menggunakan sikap baik untuk membangun hubungan positif yang saling melengkapi terhadap setiap orang, antar staf yang kemudian memberikan yang terbaik untuk kemajuan perusahaan.
Kemampuan Mengurangi Tingkat Stress dan Depresi
Pemimpin yang mampu bekerja untuk mengurangi ketegangan di tempat kerja. Khususnya, memiliki kemampuan untuk menghapus ataupun mengurangi tingkat stress dan depresi dalam organisasi.
Kemampuan Mengarahkan Staf untuk Mencapai Sasaran Kerja Tertinggi
Manager harus menjadi pemimpin yang mampu memberikan pedoman dan arahan yang jelas kepada setiap staf, agar mampu bekerja dan bergerak kearah pencapaian sasaran kerja yang optimal.
Kemampuan Membangun Nilai-nilai Sukses
Wajib memiliki kemampuan untuk menanam nilai sukses dalam organisasi dan mampu meyakinkan setiap orang untuk bekerja keras sesuai nilai-nilai sukses terbaik.
Kemampuan Bekerja Berdasarkan Core Value Perusahaan
Manager harus secara tegas dan tanpa kompromi, mengarahkan setiap staf untuk patuh pada setiap nilai-nilai kerja perusahaan. Nilai-nilai yang harus diperhatikan melalui etos kerja yang baik.
Kemampuan Bekerja sesuai Visi dan Misi Perusahaan
Harus memiliki kemampuan untuk bekerja sesuai dengan visi dan misi perusahaan, tidak boleh ada pertentangan antara tugas harian dengan misi atau visi perusahaan.
STUDI KASUS
PENENTUAN INDIKATOR KELUARAN UNTUK KEGIATAN-KEGIATAN DALAM PROGRAM PELAYANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN (STUDI KASUS DI PEMERINTAH KABUPATEN KLATEN)
Fenomena yang terjadi dalam penyusunan RKA-SKPD adalah masih adanya variasi terhadap indikator keluaran atau bahkan tidak terdapat indikator keluaran untuk kegiatan-kegiatan yang sama di seluruh SKPD dalam Program Pelayanan Administrasi Perkantoran pada Pemerintah Kabupaten Klaten. Tujuan penelitian ini adalah menentukan indikator keluaran terbaik untuk kegiatan-kegiatan dalam Program Pelayanan Administrasi Perkantoran. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metoda kualitatif pada Pemerintah Kabupaten Klaten. Objek penelitian yang dipilih secara khusus adalah anggota TAPD dan SKPD-SKPD pada Pemerintah Kabupaten Klaten dengan partisipan yang memiliki pengalaman dan pengetahuan dalam proses penyusunan RKA-SKPD baik secara konsep teori maupun pengalaman pelaksanaan di lapangan. Formulir RKA-SKPD 2.2.1 adalah dokumen yang digunakan untuk dianalisis bersama dengan hasil wawancara yang menggunakan analisis data dalam penelitian kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa masih terdapat perbedaan pemahaman baik TAPD maupun SKPD dalam menentukan indikator keluaran terbaik untuk kegiatan-kegiatan dalam Program Pelayanan Administrasi Perkantoran. Perbedaan pemahaman tersebut mengakibatkan perbedaan penentuan indikator keluaran terbaik sehingga diperlukan pooling untuk mendapatkan indikator keluaran terbaik tersebut melalui kuesioner.
Daftar Pustaka
http://selaputs.blogspot.com/2011/02/definisi-manajemen-administrasi.html/, diakses pada tanggal 4 September 2013.
http://bayu96ekonomos.wordpress.com/anda-tertarik/artikel-ekonomi/administrasi-dan-manajemen/, diakses pada tanggal 4 September 2013.
http://dukhonajjib.blogspot.com/2013/04/06-hubungan-organisasi-administrasi-dan.html, diakses pada tanggal 4 September 2013.
The Liang Gie. 1992. Administasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liverty.
http://kecerdasanmotivasi.wordpress.com/2009/08/02-kemampuan -awal-yang-wajib-dimiliki-manajer-hari-ini/ diakses pada 4 September 2016.
