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WORD 2007 Vicenta Megía Molero

APLICACIONES INFORMÁTICAS INFORMÁTICAS Y OPERATORIA DE TECLADOS 1º ADMINISTRACION Y FINANZAS 2010-2011

WORD 2007

Índice: COLUMNAS ............................................................................................................................................................................... 5 LETRA CAPITAL Y COLUMNAS ......................................................................................................................................................... 5 COLUMNAS PERIODISTICAS SIMPLES .......................................................................................................................................... 6 COLUMNAS PERIODISTICAS BALANCEADAS ............................................................................................................................ 6 AUTOTEXTO................... ..................... ..................... ..................... ...................... ..................... ...................... ..................... ..... 7 Insertar un autotexto: ...................................................................................................................................................................... 8 Elementos rápidos: ............................................................................................................................................................................ 9 Eliminar un autotexto: ................................................................................................................................................................... 10 Modificar un autotexto: ................................................................................................................................................................. 10

MARCAS DE AGUA ............................................................................................................................................................... 10 AYUDA DE WORD ................... ...................... ..................... ..................... ...................... .................... ...................... ............. 11 AYUDA GENERAL ....................................................................................................................................................................................... 12 AYUDA EN PANTALLA: .............................................................................................................................................................................. 13 EL PORTAPAPELES ............................................................................................................................................................. 13 COPIAR UN BLOQUE DE TEXTO : ............................................................................................................................................................... 15 MOVER UN BLOQUE DE TEXTO: ............................................................................................................................................................... 15 BORRAR UN BLOQUE DE TEXTO : ............................................................................................................................................................. 16 DOCUMENTO MAESTRO ................................................................................................................................................... 16 CREAR DOCUMENTO MAESTRO............................................................................................................................................................... 18 CONVERTIR DOCUMENTOS EXISTENTES EN UN DOCUMENTO MAESTRO........................................................................................... 19 QUITAR SUBDOCUMENTO......................................................................................................................................................................... 20 COMBINAR................................................................................................................................................................................................ 20 BLOQUEAR DOCUMENTOS........................................................................................................................................................................ 20 EJERCICIO DOCUMENTOS MAESTROS ....................................................................................................................................... 21 ZOOM ....................................................................................................................................................................................... 22 TABLAS DE CONTENIDOS, TABLAS DE ILUSTRACIONES, ÍNDICES .................................................................... 24 CREAR UN ÍNDICE DE TÉRMINOS ............................................................................................................................................................. 24 CREAR UNA TABLA DE CONTENIDOS (TDC). ........................................................................................................................................ 26 CREAR UNA TABLA DE ILUSTRACIONES (TABLAS, GRÁFICOS, ETC). .................................................................................................. 27 EJERCICIO PASO A PASO. CREAR ÍNDICE. .............................................................................................................................................. 27 ACTUALIZAR LA TDC ............................................................................................................................................................................... 29 INSERTAR FECHA Y HORA EN WORD 2007 ............................................................................................................... 29 ACTUALIZAR AUTOMÁTICAMENTE AUTOMÁTIC AMENTE FECHA Y HORA...................... ..................... ..................... ...................... ......... 30 ORGANIGRAMAS (SMARTART) ...................................................................................................................................... 31 MÁS ORGANIGRAMAS ....................................................................................................................................................................... 33 DIAGRAMAS ........................................................................................................................................................................................... 34 NUMERACIÓN Y VIÑETAS ................................................................................................................................................. 36 ESQUEMA NUMERADO ..............................................................................................................................................................................

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CONFIGURAR PÁGINA........................................................................................................................................................ 38 ARCHIVOS DE SEGURIDAD.............................. SEGURIDAD......... ..................... ...................... ..................... ...................... ..................... ..................... ...... 43

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VICENTA MEGÍA MOLERO

1º ADMINISTRACION Y FINANZAS BOTON DE OFFICE ............. ..................... ..................... ..................... ...................... ..................... ...................... ................ 46 CINTA DE OPCIONES DE WORD 2007 .......................................................................................................................... 48 MARCADORES....................................................................................................................................................................... 53 REFERENCIAS CRUZADAS ................................................................................................................................................ 55 TIPO TÍTULO. ............................................................................................................................................................................................... 57 TIPO MARCADORES . ................................................................................................................................................................................... 57 TIPOS NOTAS AL PIE O NOTAS AL FINAL. ................................................................................................................................................... 57 TIPOS ECUACIÓN, ILUSTRACIÓN Y TABLA. ................................................................................................................................................ 58 TIPO ELEMENTO NUMERADO. .................................................................................................................................................................... 59

NOTAS AL PIE Y NOTAS AL FINAL ................................................................................................................................. 59 CREAR UNA NOTA AL PIE. ......................................................................................................................................................................... 59 TABLAS ................................................................................................................................................................................... 60 APLICAR FORMATO A UNA TABLA ........................................................................................................................................................... 61 OPCIONES BORDES Y SOMBREADO DE LA FICHA INICIO. .................................................................................................................... 61 OPCIONES BORDES Y SOMBREADO DE LA FICHA DISEÑO DE LAS HERRAMIENTAS DE TABLA. .................................................... 63 OPCIÓN DIBUJAR BORDES DE LA FICHA DE DISEÑO DE HERRAMIENTAS DE TABLA. ..................................................................... 64 APLICAR UN BORDE .................................................................................................................................................................................. 64 QUITAR EL FORMATO A UN BORDE. ........................................................................................................................................................ 66 ESTILOS DE TABLA.................................................................................................................................................................................... 66 MODIFICAR LA ESTRUCTURA DE UNA TABLA ........................................................................................................................................ 68 INSERTAR FILAS Y COLUMNAS ................................................................................................................................................................. 69 ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS ................................................................................................................................................................. 69 SUPRESIÓN DE CELDAS ............................................................................................................................................................................. 71 UNIR Y DIVIDIR CELDAS ............................................................................................................................................................................ 72 DIVIDIR TABLAS ........................................................................................................................................................................................ 75 OPCIONES DE ALINEACIÓN DEL TEXTO EN UNA CELDA ....................................................................................................................... 76 CAMBIAR LA DIRECCIÓN DEL TEXTO. ..................................................................................................................................................... 77 CONVERTIR TEXTO EN TABLA Y TABLA EN TEXTO ............................................................................................................................... 78 Para convertir una tabla en texto. ............................................................................................................................................ 79 Para convertir texto en tabla. ..................................................................................................................................................... 80 ORDENAR UNA TABLA .............................................................................................................................................................................. 80 INTRODUCCIÓN DE FÓRMULAS ................................................................................................................................................................ 82

COMBINAR CORRESPONDENCIA ................................................................................................................................... 85 COMBINAR CORRESPONDENCIA DE FORMA MANUAL ..................................................................................................... 85 COMBINAR CORRESPONDENCIA A TRAVÉS DEL ASISTENTE: ....................................................................................... 90 MACROS .................................................................................................................................................................................. 96 CREAR MACROS CON LA GRABADORA. .................................................................................................................................................... 96 MACRO ASIGNADA A UN BOTON .................................................................................................................................................. 97 ELIMINAR UNA MACRO EN WORD 2007 .................................................................................................................................................. 99 MACRO ASIGNADA A UNA COMBINACION DE TECLAS EN EL TECLADO.................................................................. 100 EJERCICIO SOBRE MACROS CON UNA TABLA....................................................................................................................... 102 FORMULARIOS ................................................................................................................................................................... 103 AUTORRESUMEN .................... ...................... ..................... ..................... ...................... .................... ...................... ........... 110 AUTOCORRECCIÓN ...................................... ..................... ..................... ...................... .................... ...................... ........... 112

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WORD 2007 PONER TEXTO EN SUPERÍNDICE O SUBÍNDICE ...................................................................................................... 114 WORDART ........................................................................................................................................................................... 116 GRÁFICOS ............................................................................................................................................................................. 119 IMPRESIÓN EN WORD ..................................................................................................................................................... 122 CÓMO AGREGAR UN DICCIONARIO PERSONALIZADO ......................................................................................... 124 CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................................................... 128 COMPARAR O COMBINAR REVISIONES DE DOS DOCUMENTOS .......................................................................................................... 131 INSERTAR CITAS Y BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................. 133 EJERCICIOS DE WORD 2007 .......................................................................................................................................... 137 EXAMEN RESUELTO DE WORD 2007 ......................................................................................................................... 160

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS

COLUMNAS LETRA CAPITAL Y COLUMNAS

E

s algo que ocurre de tanto en tanto. Un videojuego que parte de una base supuestamente banal y un tanto inocente acaba por arrastrarlo a uno a ese universo virtual que se muestra en la pantalla del televisor cuando se conecta la consola.

Eso

sí, aquí se abandona toda pretensión para dotar al juego de un aspecto

Animal Pressing, como en su día hicieron Los Sims, Pokémon o incluso el Tamagotchi, se aprovecha de la facilidad que parece tener el ser humano para encariñarse con seres artificiales que emulan nuestro comportamiento. Porque el juego de Nintendo, como muy bien se han encargado de difundir desde la propia desarrolladora, es un simulador de vida.

inocente, muy del gusto oriental, repleto de colores llamativos. Un juego de clara tendencia japonesa

que, quizá por eso, ha tardado tanto tiempo en llegar a territorio europeo.

oncebido como secuela para el popular título de Nintendo 64 Animal Forest, el juego parte de una premisa tan sencilla como eficaz: vivir. Lo que implica que uno, después de mudarse a la ciudad, tiene que hablar con la gente, conocer a sus vecinos, ganar un sueldo o decorar la casa. El secreto del éxito hay que atribuirlo a partes iguales a las inmensas posibilidades en una partida y a la acertada utilización del tiempo real, manejado en este caso por el reloj interno de la consola. Esto quiere decir que ciertos

eventos ocurren en horas determinadas, que las estaciones se van sucediendo una tras o otra o que los cumpleaños se celebran en un día concreto. El truco funciona y uno acaba queriendo volver al juego porque tiene que felicitar a su vecino.

Ejercicio Tabulaciones: Uno ...................................... Uno ---------- Uno ______________________________ 1,11 Dos ........................................ Dos ----------- Dos ______________________________ 2,213 Treinta ......................... Treinta -------- Treinta ___________________________30,10 Cincuenta .............. Cincuenta ------- Cincuenta __________________________50,1234

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Ejercicio Viñetas: Frutas de verano ♦ Melón ♦ Sandía ♦ Melocotón Rojo • Amarillo • Frutas de invierno ♦ Naranja Dulce • De zumo •

COLUMNAS PERIODISTICAS SIMPLES En ellas, el usuario define las columnas antes de escribir y salta de columna cuando lo necesite (generalmente tras un cambio de párrafo). Se apreciará, por lo tanto, un cambio de párrafo, de frase entre una columna y la siguiente y las columnas no tienen porque tener la misma longitud: Tradicionalmente, desde que se descubrió Plutón, hemos considerado que el Sistema Solar estaba formado por 9 planetas. Pero, parece que esto no está tan claro y la definición de qué es un planeta ha sido recientemente cuestionada.

Durante el mes de agosto de 2006 se propusieron nuevas definiciones que hacían oscilar el número de planetas desde 8 hasta 12.

Por fin, el 24 de agosto de 2006, en la XXVI Asamblea de la Unión Astronómica Internacional (IAU) se votó una nueva definición de planeta, estableciéndose tres categorías para los objetos que orbitan alrededor del Sol.

COLUMNAS PERIODISTICAS BALANCEADAS En ellas, el usuario escribe primero todo el texto como lo hace normalmente hasta un fin de párrafo, y después lo selecciona y al aplicar el formato de columnas el texto escrito, “fluye” y se reparte balanceándose, entre el número de columnas que se hubieran definido. Las columnas quedan prácticamente del mismo tamaño y el usuario no ha roto con un salto entre la primera y la segunda columna. El texto continúa entre la primera y la segunda (o la N y la N+1):

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¿Cuántos planetas tiene el Sistema Solar? Tradicionalmente, desde que se descubrió Plutón, hemos considerado que el Sistema Solar estaba formado por 9 planetas. Pero, parece que esto no está tan claro y la definición de qué es un planeta ha sido

recientemente cuestionada. Durante el mes de agosto de 2006 se propusieron nuevas definiciones que hacían oscilar el número de planetas desde 8 hasta 12.

AUTOTEXTO Un autotexto permite almacenar textos y/o gráficos bajo un nombre o abreviatura para posteriormente insertarlos en cualquier parte del documento actual, o de otros documentos creados a partir del instante en que se define el autotexto. Crear un autotexto: 1. Seleccionar el bloque de texto y/o gráfico del documento que deseemos sea el autotexto. Sin otro particular, reciba un cordial saludo. SOFIA MARTINEZ DE JUAN DELEGADA DE FORMACION 2. Dentro de la ficha Insertar, elegir la opción elementos rápidos. Desplegando el menú que aparece junto a este comando, y elegir la opción Guardar selección en una galería de elementos rápidos.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

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3. En el cuadro de texto Nombre, teclear el nombre para el nuevo elemento de autotexto o aceptar el que Word propone por defecto, que consiste en las primeras palabras del texto seleccionado. 4. Rellenar de manera opcional el resto de los cuadros de texto que nos ofrece este cuadro de diálogo. Y pulsar aceptar, para que este texto quede agregado como un autotexto más.

Insertar un autotexto: 1. Situar el cursor en la posición en la que se insertará el elemento de autotexto. 2. Desplegar el menú de Elementos rápidos. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

3. Elegir de la lista de elementos rápidos o de autotexto que nos ofrece, el que se desea insertar.

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS 4. Pulsar sobre el elemento elegido, y se insertará en el lugar en que tengamos situado el cursor.

Elementos rápidos: Además de los autotextos que nosotros mismos elaboramos para dar rapidez a nuestro trabajo, Word nos ofrece la posibilidad de insertar otros elementos rápidos, de formatos variados y ya elaborados, que podemos utilizar según sea más adecuado a cada ocasión. Para poder acceder a estos elementos rápidos, y además obtener una vista previa de los mismos, procederemos de la siguiente manera: 1. Pulsamos sobre la opción elementos rápidos, de la ficha Insertar, y dentro de éstos elegimos Organizador de bloques de creación.

En este caso se nos abrirá una ventana como la siguiente:

Este es todo el listado de los elementos rápidos de que dispone la aplicación. Al pulsar sobre cada uno de los casos, podré visualizar una vista previa del elemento antes de decidir insertarlo o no en nuestro documento.

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WORD 2007

Eliminar un autotexto: Para eliminar un elemento de autotexto habrá que elegirlo como en el caso de querer insertarlo, y pulsar en el botón Eliminar del cuadro de diálogo (se puede observar en la imagen mostrada anteriormente).

Modificar un autotexto: Para modificar un elemento de autotexto se debe volver a crear otro autotexto con el mismo nombre, se aconseja insertar el autotexto que queremos modificar, modificarlo y volver a crear un autotexto con el mismo texto de descripción. Word indicará que el autotexto ya existía y permitirá reemplazarlo por el nuevo.

MARCAS DE AGUA Muchas veces es necesario insertar una marca de agua en el documento de Microsoft Word como “minuta”, “confidencial”, “borrador”, “ejemplo”, entre otros. En Word, eso es fácil de hacer: Ir a la opción Diseño de página y hacer un clic en el botón Marca de agua. • Al hacer esto el programa mostrará varias marcas de agua ya configuradas. Basta con seleccionar la deseada, y ésta aparecerá en todas las páginas del documento. Si quiere cambiar la palabra, alterar su posición o, aún, insertar una imagen, basta con hacer clic en el botón Marca de agua y elegir luego Personalizar marca de agua.

Convertir una imagen en una marca de agua o en un fondo: Se puede convertir una imagen, una imagen prediseñada o una fotografía en una marca de agua para utilizarla para marcar o decorar un documento. 1. En el grupo Fondo de página de la ficha Diseño de página, hacer clic en Marca de agua.

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS 2. 3. 4. 5. 6.

Hacer clic en Marca de agua impresa Hacer clic en Marca de agua de imagen y, a continuación, en Seleccionar imagen. Seleccione la imagen que desee y después hacer clic en Insertar. Seleccionar el porcentaje en Escala para insertar la imagen con un tamaño concreto. Activar la casilla de verificación Decolorar para aclarar la imagen para que no dificulte la letra del texto. Sugerencia: si desea utilizar un objeto como, por ejemplo, una forma, como marca de agua, puede pegarse o insertarse manualmente en el documento. No se puede utilizar el cuadro de diálogo Marca de agua impresa para controlar la configuración de estos objetos.

AYUDA DE WORD Word presenta una ayuda bien desarrollada que permite resolver problemas en los momentos de desconcierto y dudas, es posible emplear la ayuda de diferentes formas:

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WORD 2007

Ayuda general Para acceder basta con elegir la opción ? de la barra de menús, o presionar la tecla F1 del teclado, en ambos casos se nos abrirá la misma ventana con las mismas opciones. Esta ventana de ayuda consta de las siguientes opciones:

En ella podemos realizar directamente una consulta escribiendo las palabras clave de la misma en el cuadro superior y pulsando sobre la palabra Buscar de la derecha. De este modo la ayuda de Word nos va a ofrecer una serie de temas relacionados con la palabra utilizada en la búsqueda, de entre los que podemos encontrar la solución a nuestros problemas.

Si hacemos clic sobre el piquito negro sobre fondo naranja, que está junto al cuadro de texto, se nos desplegará una ventana con la lista de todas las búsquedas realizadas con anterioridad. Del mismo modo si pulsamos sobre el piquito negro que aparece junto a la palabra Buscar, se nos abrirá una nueva ventana con toda una serie de opciones de búsqueda, dándonos acceso tanto a la ayuda instalada en el propio ordenador como a aquella que está disponible online, vía Internet, permitiendo también realizar descargas de elementos útiles para el programa como plantillas.

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Ayuda en pantalla: Se puede obtener ayuda en cualquier elemento de pantalla colocando el puntero del ratón sobre dicho elemento, a los pocos segundos se abrirá junto a este una pequeña ventana con una breve explicación del mismo.

EL PORTAPAPELES El portapapeles es un espacio en la memoria del ordenador, destinado a almacenar temporalmente bloques de texto o gráficos. Word 2007 puede almacenar distintos elementos que se han copiado. Se trata de un portapapeles múltiple. Para ver el contenido del portapapeles activamos mediante el iniciador de cuadros de diálogo que aparece en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio.

Al entrar en el portapapeles de Word 2007 nos aparece una pantalla como la siguiente:

Si hacemos clic sobre el botón contenidos del portapapeles. Si hacemos clic sobre el botón

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pega en nuestro documento todos los borra todo el contenido del portapapeles.


WORD 2007 También tenemos la opción de borrar solamente parte del portapapeles, para ello situamos el cursor encima del contenido que queremos borrar, hacemos clic en la flecha que aparece a la derecha y clic sobre Eliminar.

El uso del portapapeles permite copiar y mover selecciones en un documento de Word, en documentos distintos de Word o en documentos distintos de diferentes aplicaciones, esto se consigue gracias a que el contenido del portapapeles no desaparece cuando cerramos la aplicación actual. La aplicación de Word 2007, al igual que las anteriores versiones del programa, permite copiar, cortar y pegar texto, imágenes, tablas, gráficos,… entre otros elementos. Las opciones que nos permiten realizar todas estas acciones las encontramos en el grupo del Portapapeles de la ficha Inicio.

Almacena en el portapapeles la selección actual. Si no hay nada seleccionado el botón está desactivado. Las teclas rápidas para realizar la acción de copiar son CONTROL + C. Almacena en el portapapeles la selección actual, borra del documento la selección. Al cortar se mueve la selección actual al portapapeles desapareciendo del documento. Tecla rápida CONTROL + X.

Pone en el documento actual, en donde esté situado el cursor, el contenido actual del portapapeles. Tecla rápida CONTROL + V. Pegar un bloque de texto: Pega, si no se le indica lo contrario, el último contenido que se añadió al portapapeles.

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS A diferencia de otras versiones anteriores de Word, cuando pegamos un contenido de Word 2007 nos da la posibilidad de pegar el texto con diferentes formatos, para ello desplegar el menú que aparece debajo a la derecha del texto insertado. Conservar formato de imagen: conserva el formato que tenía el documento de • procedencia. Hacer coincidir formato de destino: coge el formato que tiene en el documento • actual. Conservar sólo texto: copia sólo el texto sin ningún formato. • Aplicar estilo o formato: nos permite cambiar el formato al texto. •

Copiar un bloque de texto: 1. Seleccionar el bloque de texto que se desee copiar. 2. Poner en el portapapeles la selección mediante el botón de . 3. Situar el cursor en el punto donde se desee copiar el bloque de texto.

4. Poner el contenido del portapapeles en el documento Si se desea repetir la copia bastará con repetir los pasos 3 y 4 ya que aunque se pegue el contenido del portapapeles éste no desaparece. Copiar, posicionarse y pegar, posicionarse y pegar…. Recordar la posibilidad de generar pegados diferentes mediante el botón de opciones de pegado que aparece al pegar

.

Mover un bloque de texto: 1. Seleccionar el bloque de texto que se desea mover. 2. Poner en el portapapeles la selección mediante el botón . Al realizar esta operación el bloque de texto seleccionado desaparece. 3. Situar el cursor en el punto donde se desee mover el bloque de texto.

4. Poner el contenido del portapapeles en el documento . (Notar que cuando pegamos el contenido del portapapeles aparece el botón de opciones de pegado

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).


WORD 2007

Borrar un bloque de texto: 1. Seleccionar el bloque de texto que se desee borrar. 2. Pulsar la tecla SUPR o RETROCESO. Si pulsamos la tecla SUPR todo lo que esté seleccionado se borrará, mientras que si elegimos la opción Borrar Formato que aparece dentro del grupo Fuente de la ficha de Inicio, podremos borrar el formato del texto seleccionado, dejando el texto sin formato.

DOCUMENTO MAESTRO Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un documento normal (gráficos, tablas, formato de texto, etc.) y además contiene enlaces a un conjunto de archivos separados (subdocumentos) que pueden tratarse independientemente como documentos normales. Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus características está previsto que sea muy extenso (un libro compuesto de varios capítulos). Los documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos dividiéndolos en subdocumentos más pequeños y fáciles de manejar. Además de todo esto puedes pensar, sí, pero y con respecto a los números de página, los índices y demás características de los subdocumentos no habrá organización en el documento final. En este sentido no hay problema ya que el documento maestro se trata como un único documento, teniendo su propio índice general, números de páginas, encabezados, etc. En la imagen podemos ver un ejemplo de un documento maestro con sus tres subdocumentos:

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS Botones del Documento maestro: Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esquema. Vamos a ver los botones de la barra de esquemas que están destinados al tratamiento de documentos maestros. Para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la pestaña Vista – Esquema. O pulsando sobre el 4º icono de la lista de vistas que está en la parte inferior izquierda de la pantalla. Deberás hacer clic en el botón Mostrar documento de la pestaña Esquema:

Estos son las nuevas opciones que aparecerán:

Son los botones destinados a documentos maestros. Mostrar documento. Muestra/oculta los botones destinados a documentos maestros. Contraer documentos. Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento maestro. Crear. Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un subdocumento a raíz de un título. Lo veremos más detalladamente a lo largo de la unidad. Desvincular. Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo desvinculamos como subdocumento lo que hacemos es que pase a formar parte del documento maestro y deje de existir como subdocumento. Insertar. Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el documento maestro. Combinar. Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y combinarlos en uno solo.

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WORD 2007 Dividir. Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos dividirlo en varios subdocumentos. Bloquear documento. Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo como solo lectura para que nadie pueda modificarlo si estamos trabajando en grupo.

Crear Documento maestro Para crear un documento maestro tenemos dos opciones: •

Crear un esquema de un documento maestro

Esta opción sirve cuando tenemos muy claro la organización, estructura y desarrollo del documento. Podemos crearnos un esquema (o índice) con todos los puntos que vamos a tratar en el documento e ir haciendo la selección de los puntos más importantes y clasificarlos por documentos individuales.

Para realizar esto seguiremos los siguientes pasos: - Tenemos el esquema ya redactado con los títulos de los capítulos con su nivel correspondiente. - Seleccionamos el primer título del capítulo del libro. - Presionamos sobre crear para crear un subdocumento. - A continuación podemos redactar el contenido del subdocumento. - Con el resto de capítulos seguimos el mismo procedimiento. Al guardar el documento maestro guarda el documento maestro y además crea un documento por cada subdocumento que hayamos creado y lo guarda en el mismo lugar donde tenemos el documento maestro. Por ejemplo en la imagen que tenemos arriba tenemos el documento maestro y 3 subdocumentos (Capítulo 1, Capítulo 2 y Capítulo 3). Estos 4 documentos estarán en la misma carpeta de nuestro disco duro. Los nombres que les da por defecto a los subdocumentos son el primer título. En este ejemplo los documentos tienen el nombre de Capitulo 1.docx, etc.

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Convertir documentos existentes en un documento maestro La otra opción es cuando disponemos de los subdocumentos ya creados y queremos fusionarlos en un único documento maestro sin tener que estar cortando y pegando. Además, si creamos un documento cortando y pegando, el rendimiento de trabajo no será el mismo, cuanto más extenso sea el documento más se ralentizará el sistema al trabajar con él. Para fusionar todos estos documentos en un documento maestro debemos seguir los siguientes pasos: - Crear un nuevo documento que será el documento maestro. - Ponernos en vista esquema accediendo a la pestaña Vista – Esquema o presionando sobre el cuarto icono. - Basándonos en el mismo ejemplo que vimos anteriormente tenemos los capítulos ya creados. - Escribimos el título del libro y lo ponemos como Titulo 1 para que tenga el nivel de esquema 1. - Para insertar el primer subdocumento (Capitulo 1) presionamos sobre Insertar. Aparece el cuadro de diálogo Insertar subdocumento, para que seleccionemos que documento queremos insertar.

- Seleccionamos el Capitulo 1.docx y pulsamos Abrir. Con el resto de capítulos se realiza el mismo procedimiento y al final tendremos un documento maestro formado por tres subdocumentos. Manipulando Documentos maestros Contraer / expandir documentos

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WORD 2007 Con el botón Contraer documentos conseguimos contraer o expandir los subdocumentos que tenemos en el documento maestro. En la imagen podemos ver el efecto que provoca contraer el documento maestro que estamos viendo de ejemplo. Podemos ver que no muestra el contenido de los subdocumentos sino que muestra la ruta de nuestro disco duro donde se encuentra ubicado dicho documento.

Quitar subdocumento Situándonos sobre un subdocumento podemos pulsar sobre el botón desvincular para quitar el documento como subdocumento del documento maestro. En ese momento el subdocumento pasa a ser parte del documento maestro y no como un enlace a un subdocumento, aunque el subdocumento no se borra físicamente de nuestro disco duro. Combinar / dividir subdocumentos.

Combinar Si llegamos a una situación en la que tenemos muchos subdocumentos pequeños en nuestro documento maestro puede ser conveniente ir combinando algunos subdocumentos con poca extensión para tener menos subdocumentos pero un poco más extensos. Si queremos combinar varios subdocumentos tendremos que seleccionarlos presionando primero sobre el icono que aparece a la izquierda superior del primer subdocumento y manteniendo pulsada la tecla MAYUS (Shift) de nuestro teclado haremos clic sobre el siguiente subdocumento. Podemos combinar tantos subdocumentos como queramos. Una vez que los tenemos seleccionados debemos pulsar sobre el icono Combinar. Se fusionarán todos en el mismo subdocumento. Este botón sólo estará habilitado si tenemos varios subdocumentos seleccionados. Dividir El caso contrario es cuando tenemos subdocumentos muy extensos y queremos dividirlos en varios subdocumentos. Para realizar la división debemos situarnos una línea encima o al principio del título del subdocumento a partir de donde vayamos a crear otro subdocumento. Una vez estemos ahí situados pulsamos sobre el botón combinar, este botón sólo estará habilitado si estamos en la posición correcta.

Bloquear documentos Cuando estamos trabajando en grupo con un documento maestro que contiene varios subdocumentos, los subdocumentos pueden ser bloqueados automáticamente por Word cuando un usuario está utilizando un subdocumento y otro lo abre, en este caso el segundo sólo tendrá acceso en modo lectura. También podemos modificar la opción de bloquear/desbloquear nosotros mismos utilizando el icono que tenemos en la barra esquema Bloquear documento. Cuando tengamos un subdocumento bloqueado, en la izquierda del subdocumento aparece un dibujo en forma de candado. A partir de este momento no podremos modificar el subdocumento, solo tendremos acceso en modo lectura, nosotros y el resto de usuarios.

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EJERCICIO DOCUMENTOS MAESTROS Crear un documento maestro a partir de un esquema. • • •

Crear un nuevo documento. Pasar a vista esquema. Desde la pestaña Vista-Esquema. Desarrollar el esquema.

Escribir Manual del conductor y darle el formato de Título 1. Escribir Tema 1.-Conceptos y darle el formato de Título 2. Escribir Tema 2.-Documentos y darle el formato de Título 2. Escribir Tema 3.-Señalización-1 y darle el formato de Título 2. Escribir Tema 4.-Señalización-2 y darle el formato de Título 2. Escribir Tema 5.-Señalización-3 y darle el formato de Título 2. Escribir Tema 6.-Circulación-4 y darle el formato de Título 2. Para hacer de cada tema un subdocumento debes: Sitúate en el título del Tema 1 y pulsa sobre el botón

de la barra esquema.

Repite el mismo proceso para cada tema. Escribe un poco de texto en cada tema y guardar el documento maestro con el nombre Manual maestro en una carpeta llamada Manual. Para guardar el documento pulsar sobre Guardar como.

y aparecerá en el cuadro de diálogo la opción

Para crear una carpeta con el nombre Manual del conductor hay que pulsar sobre y aparecerá la opción de crear una carpeta nueva a la que llamaremos Manual y pulsaremos en Aceptar. Entraremos en esa carpeta y guardaremos el documento maestro con el nombre de Manual maestro. Como se observa en la imagen se ha creado el documento en esa carpeta y además se han creado los 6 subdocumentos restantes.

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WORD 2007 Convertir un documento ya existente en un documento maestro. • • • • •

Crear un nuevo documento. Pasar a vista esquema, desde la pestaña Vista-Esquema. Escribir Manual del conductor y darle el formato de Título 1. Pulsar la tecla Enter para bajar de renglón. Pulsar sobre el botón de la barra esquema. Aparecerá el cuadro de diálogo de Insertar subdocumento, buscaremos la carpeta manual donde guardamos el ejercicio anterior y seleccionaremos el Tema 1.- Conceptos y pulsaremos en Abrir. Repetiremos el mismo proceso para el resto de temas.

Observaremos que se ha creado igualmente un documento maestro pero esta vez con los documentos ya creados.

ZOOM Independientemente del modo de visualización del documento siempre podemos realizar un zoom, ampliación o reducción visual del documento, este procedimiento se puede hacer de dos formas: Vista/Zoom

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS Desde la ficha de Vista podemos acceder al Zoom pulsando el zoom con el icono de la lupa que aparece dentro del zoom.

En ese caso se abre una ventana, en la que nos ofrece varias posibilidades a la hora de configurar el zoom de nuestro documento.

Zoom. Permite determinar un porcentaje prefijado (200, 100, 75) o establecer un porcentaje de visualización manual. También nos ofrece las siguientes opciones especiales: Ancho de texto. Reduce o aumenta la presentación del documento a la anchura del • texto en la página. Ancho de la página. Los márgenes derecho e izquierdo de la página no coinciden con • la pantalla. Toda la página. Se visualiza toda la página en la pantalla actual. • Varias páginas. Muestra dos o más páginas en la ventana actual. El número de • páginas se puede elegir pulsando en el botón

.

Vista previa. Se obtiene una previsualización de cómo se verá el documento en pantalla. Estas opciones están o no activadas dependiendo del modo de visualización en el que estemos.

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WORD 2007 Además este grupo de pciones zoom, deja también a nuestro lcance otra serie de opciones para que poda os acceder a ellas de una manera rápi a desde la cinta de opciones:

Aplica un zoom del 100% al tamaño real del documento.

•

. Acerca el documento para que se ajuste a toda la página en la

•

ventana. . Acerca el documento para que dos páginas se a usten a la ventana.

• •

. Acerca el documento para que el ancho de la página coincida con el ancho de la vent na.

Zoom en pantalla. Word 2007 nos facilita y a iliza el acceso al zoom a través de la barra inferior de su ventana principal. En ella contamos con un dispositivo para la activación del zoom, modificando el porcentaje del mismo, a t ravés de movimientos realizados con el pu ntero del ratón, de la pequeña barra de desplaza miento con la que podemos contar para ell .

TABLAS DE CO TENIDOS, TABLAS DE ILU TRACIONES, ÍNDICES Crear un índice de tér inos 1.- Abre el documento Cre r Esquema. 2.- Crea la tabla de entrad s de marca en un documento nuevo con los términos y frases que vemos en la imagen.

3.- Guarda el documento q ue contiene la tabla de marcas de índice. 4.- Utiliza el documento co n la tabla de marcas para crear un índice al f inal del documento. 5.- Guarda el documento C rear Esquema con el nombre Esquema-índi ce. 6.- Como resultado debes btener un índice como ves en la imagen de la derecha.

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V CENTA MEGÍA MOLERO

1º ADMINIS RACION Y FINANZAS 7.- Guarda los cambios realizados en el documento. SOLUCIÓN 1. Crear un nuevo documento. 2.- Generar la tabla con las marcas de índice. Debes crear una tabla de filas por 2 columnas. Con el botón Tabla e la pestaña Insertar puedes crear la tabla. Rellénala con los datos qu ves en la imagen. Para no cometer ningún rror en la escritura de la primera column que es la que debe coincidir con el document original abre los dos documentos (el origi nal y el de la tabla de índices en paralelo). Para hacer esto sigue los si guientes pasos: Accede al menú Vista y pr siona sobre Ver en paralelo. Ahora puedes seleccionar llas frases del documento original copiarlas y pegarlas a la tabla de índices.

3.- Guarda el documento e la tabla de índices en la misma carpeta d el documento original con el nombre de índice. (Te colocas en el archivo donde vamos a ins ertar el índice que en nuestro caso será al final d el documento Crear Esquema) 4.- Para utilizar el docum ento índice abre la pestaña Referencias y haz clic en el botón Insertar índice , en el uadro de diálogo Índices haz clic en el botó Automarcar... Aparece el diálogo Abrir archivo de Automarcar índice. Selecciona el archivo índic y pulsa Abrir. Ahora se han marcado los puntos del índice. Para generar el índice cceder de nuevo a la pestaña Referencias y ha clic en el botón Insertar índice y en el cuadro de diálogo Índice pulsa Aceptar. Observa que se ha genera o el índice como tenemos en la imagen.

5.- Guarda el documento c on el nombre de Esquema-índice. Para guardar el document pulsa sobre Guardar como... del Botón Off ice. Aparece el cuadro de diálo go de Guardar como. Guarda el documento con el nombre de Esquema-índice.

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WORD 2007

Crear una tabla de contenidos (TDC). Utilizando el documento anterior. 1.- Crea la tabla de contenidos del documento anterior utilizando el método de estilos de títulos. 2.- Utiliza el formato Formal. 3.- No utilices hipervínculos en lugar de números de página. 4.- Genera la tabla de contenidos al inicio del documento. 5.- Guarda el documento con el nombre Esquema-TDC . 6.- Como resultado debes obtener una TDC como se ve en la imagen de abajo. 7.- Guarda los cambios realizados en el documento.

Abre el documento original Crear Esquema. Para generar la TDC debes preparar el documento aplicando los estilos de títulos pertinentes a cada punto importante del documento. Estos son algunos títulos que debes formatear: Unidad 3. Edición básica (I) --> Titulo 1 Desplazarse por un documento --> Titulo 2 Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla --> Titulo 3 Con el ratón --> Titulo 4 El resto de títulos deben seguir el mismo esquema, fíjate que el Título 1 únicamente es para el Titulo del documento, el Titulo 2 para puntos fuertes, el Título 3 para apartados dentro del Titulo 2 y el Título 4 para subapartados de Titulo 3.

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS Para generar la TDC sitúate donde quieras introducirlo y accede a la pestaña Referencias, despliega el menú Tabla de contenido y selecciona la opción Insertar tabla de contenido. En el cuadro de diálogo Tabla de contenidos selecciona el formato Formal y quita la selección de usar hipervínculos en lugar de números de páginas. Pulsa Aceptar.

Crear una tabla de ilustraciones (tablas, gráficos, etc). Utilizando el documento anterior crear una tabla de tablas. 1.- Crea la tabla de las tablas que existen en el documento. 2.- No utilices hipervínculos en lugar de números de página. 3.- Genera la tabla de las tablas al final del documento antes del índice. 5.- Guarda el documento con el nombre Esquema-tablas. 6.- Como resultado debes obtener una tabla de tablas como ves en la imagen de abajo. 7.- Guarda los cambios realizados en el documento.

SOLUCION Abre el documento original Crear Esquema . Antes de generar la tabla de las tablas del documento, debemos preparar el documento. Revisa cada una de las tablas e inserta un título: Selecciona o posiciónate sobre la tabla. Accede a la pestaña Referencias y pulsa el botón Insertar Título. Fíjate que el rótulo sea Tabla y en posición selecciona Debajo de la selección. Pulsa Aceptar. Para cada tabla debes seguir los pasos anteriores. Para generar la tabla sitúate al final del documento y accede a la pestaña Referencias y pulsa el botón Insertar Tabla de ilustraciones , selecciona Etiqueta de título Tabla y quita la selección de usar hipervínculos en lugar de números de páginas. Pulsa Aceptar. Observa que se ha generado un índice con las tablas que tiene el documento.

Ejercicio Paso a Paso. Crear índice. 1. Vamos a crear un índice de términos para el documento Tema internet. 2. Abre Word. Word se abre con un nuevo documento.

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WORD 2007 3. Abre el documento Tema internet. Para crear un índice primero debemos tener marcadas las palabras o frases dentro del documento. 4. Ve a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Insertar índice . Se abre el diálogo Índice. 5. Presiona sobre el botón Marcar entrada... Se abre el diálogo Marcar entrada de índice. Para cada una de las palabras que ves en la tabla siguiente debes seguir el siguiente procedimiento: Marcador Internet TCP/IP Web hipertexto HTML Host servidores 6. Selecciona el texto en el documento y haz clic sobre el diálogo Marcar entrada de índice. Se copia el texto en el campo Entrada. 7. Presiona sobre Marcar. 8. Cuando hayamos marcado todas las palabras pulsar sobre Cerrar. Ahora ya tenemos el documento marcado, podemos crear un índice de términos al final del documento. 9. Sitúate al final del documento. 10. Ve a la pestaña Referencias y selecciona la opción Insertar índice. Se abre el diálogo Índice. 11. En la pestaña Índice marca la opción Alinear números de página a la derecha. 12. Pulsa Aceptar. Ya tenemos el índice de términos al final del documento. Nota: Recomendamos no guardar los cambios sobre el documento utilizado en el ejercicio, por si se desea volver a realizar el ejercicio desde cero.

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1º ADMINIS RACION Y FINANZAS

Actualizar la TDC Una de las mayores entajas de crear una TDC es que odemos actualizarla automáticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el doc umento añadiendo o eliminando títulos, podemos actualizar la TDC con un par de clic de ratón de una manera fácil y cómoda. Tenemos dos opciones pos ibles para actualizar la TDC: - Desde la pestaña Referencias disponemos del botón . - Haciendo clic con el bo ón derecho sobre la TDC disponemos de un menú emergente donde tenemos la opción ctualizar campos. Tras acceder a actualizar l TDC por cualquiera de estas dos opciones os aparece el diálogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en la imagen de aba o para seleccionar si deseamos actualizar solo l s números de página o toda la tabla.

INSERTA FECHA Y HORA EN WOR 2007 Ir a la opción Elementos rápidos.

en el cuadro correspondiente a texto seleccionar la opción

Hacer un clic y seleccionar del submenú la opción Campo.

Una vez pulsemos en Campo nos aparecerá un cuadro de diálogo don de seleccionaremos la opción Categorías, Fecha y hora lo que nos dará una segunda o ción para escoger el formato de fecha y hora ue queramos insertar y después seleccion aremos la opción que aparece en la parte inferio r Conservar formato al actualizar y pulsare os en Aceptar.

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WORD 2007

ACTUALIZAR AUTOMÁTICAMENTE FECHA Y HORA Supongamos que cuenta con un modelo de carta que envía a cada nuevo cliente de su empresa. El problema es que necesita insertar en dicho documento la fecha actualizada. ¿Y si se olvida de actualizar esa información? Para evitar situaciones como ésta, utilice la opción de actualización automática de fecha y hora de Word. Para ello ir a la opción y hacer un clic en el botón . En la ventana que aparecerá elegiremos el formato de fecha y hora deseado, así como el idioma. Finalmente, marcaremos la opción Actualizar automáticamente (si esa opción no está marcada en Word simplemente insertará la fecha actual, pero no la actualizará) y hacer clic en Aceptar.

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ORGANIGRAMAS (SmartArt) Al igual que en Word podemos insertar imágenes, dibujos y otros tipos de elementos gráficos. Un organigrama es un elemento gráfico que representa una organización, normalmente jerárquica, por ejemplo la organización de cargos en una empresa. Vamos a crear un organigrama ficticio de una empresa. 1. Abrir un nuevo documento.

2. En la pestaña seleccionar la opción . Aparecerá el diálogo Galería de diagramas. 3. Seleccionaremos Jerarquía y uno de sus elementos.

Se dibuja el organigrama ficticio de una empresa.

4. Eliminar el asistente porque no lo vamos a utilizar. Seleccionarlo y pulsar SUPR. En el recuadro principal escribir Dirección. El organigrama debe quedar como se ve en la imagen de abajo rellenando el resto de recuadros con los nombres que se ven en el organigrama de la imagen.

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WORD 2007

DIRECCIÓN

Departamento RRHH

Departamento Financiero

Producción

Añadir dos subordinados (Un Subordinado es un recuadro que está claramente un nivel por debajo.) más a Dirección: Mercado y Marketing. 5. Seleccionar Dirección. 6. Pulsar sobre y escoger los subordinados mencionados (Mercado y Marketing).

para cada uno de

DIRECCIÓN

Departamento RRHH


Producción

Mercado

Marketing

7. De Mercado deben colgar 2 subordinados: Compra y Venta. 8. Seleccionar Mercado. 9. En

seleccionar Estándar.

DIRECCIÓN

Departamento RRHH


Producción

Compra

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Mercado

Marketing

Venta



MÁS ORGANIGRAMAS 1. Abrir un nuevo documento. 2. Realizar el siguiente organigrama.

A A1

A2

A11 B

C

D

E

F

E1 G SOLUCION: Para realizar el organigrama de la imagen.

Hacer clic en en la pestaña . Seleccionar un modelo de la categoría Jerarquía y hacer clic sobre Aceptar. Para escribir hay que hacer clic en el recuadro y escribir. En el organigrama, E y F son subordinados de A.

Para insertar cada subordinado de A seleccionar A y hacer clic sobre

y

seleccionar . En el organigrama G es subordinado de E, para insertarlo seleccionar E y hacer clic sobre

y seleccionar . En el organigrama A1 y A2 son asistentes de A y E1 es asistente de E. Para insertar los asistentes ( Un Asistente está un nivel por debajo pero antes que un

subordinado.) de cada recuadro hacer clic en

y seleccionar . En el organigrama A11 es subordinado de A1 y para insertarlo seleccionaremos A1 y

haremos clic sobre

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y seleccionar

.


WORD 2007 Seleccionar A y hacer clic en el desplegable

seleccionando la opción

. Para cambiar el diseño y los colores utilizar las herramientas de la pestaña Diseño:

DIAGRAMAS Un diagrama es una representación gráfica que no tiene porqué ser obligatoriamente una organización jerárquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre sí, hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representación gráfica se explica los pasos o componentes con una secuencia lógica, por ejemplo los pasos a seguir para poner en marcha un DVD.

Realizar el siguiente diagrama: Neumáticos

Motor

Carrocería

Alumbrado

Volante

Automóvil

Espejos retrovisores

Asientos

Cambio de marchas

Salpicadero

SOLUCIÓN:

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Hacer clic en en la pestaña . Seleccionar la categoría Relación y escoger un diagrama que se parezca al de la imagen.

Para escribir en el interior de cada círculo, hacer clic sobre él y escribir el texto que corresponda. Para agregar más componentes seleccionaremos el círculo Automóvil y pulsaremos sobre

y y así sucesivamente hasta crear tantos círculos como necesitemos. Para cambiar el diseño y los colores utilizar las herramientas de la pestaña Diseño.

Para terminar seleccionar el elemento central Automóvil y hacerlo más grande pulsando repetidas veces en el botón de la pestaña (se puede observar en la imagen anterior. Después de los cambios realizados el diagrama quedaría de la siguiente manera:

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WORD 2007

Neumáticos Motor

Carrocería

Alum rado

Volante

Automóvil

Espejos ret rovisores

Asientos

Cambio de marchas

Salpicadero

UMERACIÓN Y VIÑETAS La opción Numeración y Viñetas del menú Formato permite organi zar una secuencia de párrafos mediante númer s o símbolos. Como opción más avanzada ermite crear una lista con distintos niveles de ac erdo a los sangrados que éstos presenten.

Esquema numerado Word permite crear un encuentren más o menos determinado por la sangrí opción avanzada cabe la p de estilos.

squema numerado, es decir, una lista d onde los párrafos se sangrados de acuerdo a su orden jerárqui co. Este orden queda y por un estilo de numeración alfanuméric o determinado. Como sibilidad de establecer este orden jerárquic o mediante el empleo

Para establecer este tipo d e formato a nuestros documentos contamos con un icono de lista multinivel, en la cinta d

opciones

, junto con los ya comentados anteriormente,

dedicados a las viñetas y a las numeraciones . Este coma do permite acceder a un listado, en el que ele iremos el esquema de listado que más n os interese aplicar al documento.

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Ilustración 1

Para crear una lista de este estilo, multinivel, procederemos de la siguiente manera: 1. Situaremos el cursor en la posición a partir de la cual se quiere iniciar la lista con multiniveles. 2. Activaremos el cuadro de diálogo de Lista multinivel del grupo Párrafo de la ficha Inicio.

3. Hacer clic sobre el estilo de esquema numerado que deseemos aplicar. Elegiremos las ventanas que no hacen referencia a estilos, en el caso del cuadro de diálogo de la Ilustración 1 cualquiera de las tres superiores. 4. Seleccionar el botón Aceptar. 5. A partir de ahora, introducir cada uno de los párrafos de la lista y situarlos en el nivel que le corresponda procediendo como sigue: •

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Pulsar ALT + MAY + FLECHA DERECHA. O hacer clic sobre el botón que el párrafo actual aumente de nivel.

para


WORD 2007 •

Pulsar ALT + MAY + FLECHA IZQUIERA. O hacer clic sobre el botón que el párrafo actual disminuya de nivel.

para

Ejemplo de esquema numerado: Seleccionaremos la opción:

1. OTRAS OPCIONES DE FORMATO 1.1. OBJETIVOS 1.2. CONTENIDO 1.2.1. Bordes y sombreados 1.2.1.1. Bordes 1.2.1.2. Bordes de página 1.2.1.3. Sombreados 1.2.2. Numeración y viñetas 1.2.2.1. Listas numeradas 1.2.2.2. Esquemas numerados 1.2.2.3. Estilos de lista 1.3. RESUMEN

CONFIGURAR PÁGINA El primer paso a realizar cuando se va a comenzar a editar un nuevo documento es configurar la página, es decir, definir los parámetros iniciales de la hoja con la que se va a trabajar. Tamaño, orientación y márgenes fundamentalmente. La configuración de la página se puede definir en cualquier otro momento de la edición del documento, pero lo más lógico es definirlo como primer paso. Por lo tanto, en primer lugar, y para todos los documentos que elaboremos, deberemos especificar, el tamaño del papel en el que queremos escribir, su orientación (horizontal o vertical) así como los márgenes (superior, inferior, izquierdo y derecho) con los que queremos trabajar. Información: Existen multitud de usuarios que “dejan” lo de configurar la página para después de escribir el documento. Pero la experiencia indica que la configuración de la página al inicio de un documento es más aconsejable. Para hacer esto, con la hoja en blanco de Word delante, deberemos ir a la ficha Diseño de página.

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Esta ficha de Diseño de página, presenta cinco grupos de comandos: Temas, Configurar página, Fondo de pantalla, Párrafo y Organizar. En cuanto a la orientación de la página está colocada por defecto en la opción vertical, podremos modificarla desde el comando de Orientación que aparece en el grupo Configurar página. Para ello tendremos que hacer clic en la flecha que aparece junto a la palabra orientación y elegir la opción que deseemos.

Los márgenes del documento se podrán ajustar a través de la opción de márgenes que aparece en ese mismo grupo.

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WORD 2007 Al pinchar sobre la flechita que aparece bajo esta opción de márgenes, nos aparecerá un menú con una serie de márgenes predefinidos por Word 2007, con la denominación que les da el programa (normal, estrecho, moderado, ancho, reflejado) y las dimensiones de los mismos. Podemos elegir cualquiera de ellos solo haciendo clic sobre la opción que preferimos. Si por el contrario, ninguna de las opciones que aparecen por defecto nos resulta útil, y deseamos definir nosotros, mismos las dimensiones de los márgenes de nuestro documento, seleccionaremos Márgenes personalizados.

En este caso se nos mostrará una ventana como la anterior en la que deberemos especificar las medidas en centímetros en cada una de las casillas correspondientes. Esto se puede hacer de dos formas: 1. Con los triangulillos que aparecen a la derecha de cada casilla. 2. Seleccionando el valor que hay en la casilla (arrastrando el ratón desde su derecha hasta la izquierda) o bien posicionándose a la derecha del valor con un clic y con la tecla de retroceso borrándolo. Ahora, una vez borrado el valor que había en la casilla, teclearemos el que deseemos. Si tiene decimales, el carácter decimal que deberemos utilizar es la coma de siempre (,). Por ejemplo, para un documento tipo de una carta comercial, los parámetros de los márgenes se podrían especificar como se muestra en la siguiente imagen:

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Así, quedan definidos tanto los márgenes, como la orientación del papel. El tamaño de papel con el que queremos trabajar lo seleccionaremos desde la ficha Diseño de página, en el grupo correspondiente a Configurar página en la pestaña Papel y eligiendo el comando de Tamaño del papel. Pinchando sobre el piquito que aparece a la derecha de esta opción, se va a desplegar un panel que nos ofrece varias opciones de tamaño de papel, pudiendo seleccionar aquella que nos interese en nuestro caso

También podemos seleccionar el tipo de documento desde la ficha Diseño de página y Tamaño y pulsaremos sobre el piquito negro y nos aparecerá un menú como el de la imagen inferior donde también podremos seleccionar el tipo de documento.

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WORD 2007 El tamaño de papel más habitual es el A4, que ya viene seleccionado por defecto, sin embargo podemos cambiar el tamaño del papel sobre el que queremos trabajar, haciendo clic sobre las diferentes alternativas que nos ofrece el programa. En el caso de que ninguna de estas medidas estándar nos interese, podemos definir las medidas de nuestro documento de manera personalizada mediante la opción Más tamaños de papel… (Se puede observar en la imagen superior, accederemos hasta ella desde la pestaña Diseño de página y Tamaño como hemos visto anteriormente.). Si accedemos desde Diseño de página, Configurar página en la pestaña Papel se nos permitirá seleccionar un tamaño estándar de papel (A4, A3, carta, oficio, ejecutivo,…), pero además nos va a dar la posibilidad de definir de manera personal las medidas del Ancho y del Alto de nuestro papel, expresados en centímetros. Para indicar estas medidas podemos proceder de las dos maneras indicadas anteriormente: modificando las cantidades que aparecen en las casillas mediante las flechas ascendentes y descendentes que hay junto a ellas, o bien escribiendo de forma directa las medidas que deseamos para nuestro documento.

De esta manera ya podemos definir el tamaño del papel. En cada una de estas ventanas de configuración de página, para que las elecciones que realizamos se apliquen en nuestro documento, será necesario pulsar el botón Aceptar. De este modo, los cambios realizados los tendremos disponibles para el documento con el que estemos trabajando en ese momento. Sin embargo, para el próximo documento que queramos realizar con Word, los márgenes y resto de características de configuración de página volverán a estar con sus valores primitivos y predeterminados por la aplicación, por lo que de desearlo, deberemos entrar a cambiarlos para cada documento nuevo. Si quisiéramos dejar los parámetros modificados en el panel de Configuración de página, no sólo para el documento actual, sino también para los documentos que realicemos en el futuro, en vez de pulsar en el botón Aceptar, pulsaríamos se nos abrirá un panel como el siguiente donde diremos Si:

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. Inmediatamente,


1º ADMINISTRACION Y FINANZAS De esta forma, si en nuestro trabajo habitual, solemos utilizar siempre un mismo formato de página, con determinados márgenes, orientación y tamaño del papel, podemos fijar dichos parámetros con la categoría de predeterminados en la aplicación de nuestro ordenador. De esta manera no será necesario que configuremos la página cada vez que abrimos un documento nuevo. Nota: También se accede al panel de configurar página directamente haciendo doble clic en cualquier lugar de la regla vertical izquierda del documento.

ARCHIVOS DE SEGURIDAD Existe la posibilidad de configurar el programa de modo que si se produce un fallo en el fluido eléctrico (se va la luz), o cualquier otra causa que interrumpa el normal funcionamiento del sistema, podamos recuperar la información que en ese momento estábamos manejando hasta el punto en el que se hubiera producido la última copia de seguridad a intervalos que dispone Word. Para conseguir esto proceder de la siguiente manera:

1. Desplegar el botón y dentro de éste elegir . 2. Nos aparecerán varias opciones y dentro de ellas elegiremos la opción , y dentro de ella iremos al apartado correspondiente a . 3. Activar la casilla de . En la casilla que aparece junto a ella, debemos indicar el intervalo de tiempo (expresado en minutos), que tiene que pasar entre cada guardado automático. Ese tiempo se puede introducir de manera manual, o bien aumentándolo o disminuyéndolo mediante las flechas ascendentes o descendentes que aparecen junto a él.

Si una vez activada la casilla y definido el intervalo, se produjera un fallo en el sistema, al reiniciarse el ordenador y tras ejecutar de nuevo el programa, se recuperarían en pantalla automáticamente todos los documentos que estuvieran abiertos en el momento del fallo con la última información que fue guardada según el intervalo de tiempo fijado en esta opción. Cuanto menos tiempo marquemos, cada menos tiempo guarda la copia de seguridad, y por lo tanto, menos información perderemos en caso de accidente.

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WORD 2007 Nota: Esta opción no actualiza los documentos en disco sino que cada vez que transcurre el intervalo crea un archivo temporal, extensión ASD, para cada uno de los ficheros abiertos. Otras opciones interesantes son: Crear siempre copia de seguridad. Cada vez que se guarde en disco un documento ya existente, Word renombrará la versión antigua (la anterior si la hubiera) con la extensión BAK. Este archivo de seguridad podrá utilizarse en otro momento. En caso de perder el archivo .DOC original, bastaría con renombrar la extensión de la copia .BAK a .DOCX y al menos se recuperaría la penúltima versión del archivo perdido. Por el contrario, se irán creando en disco, casi duplicidades de los archivos que se abran con frecuencia. Para conseguir esto seguiremos los siguientes pasos:

1. Abriremos

desde el botón

2. Dentro de , elegiremos la opción ella buscaremos la opción Guardar.

. , y dentro de

3. Para que el programa siempre nos cree una copia de seguridad, será necesario que marquemos la casilla de seguridad correspondiente a “Crear siempre copia de seguridad” y que aceptemos en esa ventana de opciones de Word.

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS Copiar formato. Si necesitamos aplicar a un bloque de texto el mismo formato que tiene un bloque de texto ya escrito emplearemos la opción de Word para copiar formato mediante el botón de la ficha de Inicio de la cinta de opciones, en el grupo de opciones del Portapapeles. Se puede copiar el formato carácter o el formato párrafo. Copiando el formato carácter: 1. Seleccionar el bloque del texto del cual se quiere copiar el formato. 2. Hacer un clic sobre el botón . El puntero del ratón cambiará y tomará la forma de un cursor con una brocha. 3. Llevar el puntero del ratón hasta el principio del bloque de texto al que se le desea aplicar el formato del texto seleccionado. 4. Pulsar el botón izquierdo y sin soltarlo, arrastrar (como si pintáramos) hasta el final del bloque. El proceso anterior permite copiar el formato de un bloque a otro (sólo a uno). Si queremos copiar el formato de un bloque de texto existente a otros muchos se actuará de la siguiente manera: 1. Seleccionar el bloque del texto del cual se quiere copiar el formato. 2. Hacer un clic sobre el botón . 3. Llevar el puntero del ratón hasta el principio del bloque de texto al que se le desea aplicar el formato del texto seleccionado. 4. Repetir el paso anterior para cada bloque de texto al que se desee aplicar el nuevo formato. 5. Hacer clic en el botón

para terminar (dejar la brocha).

Copiando el formato párrafo: Para copiar el formato párrafo además del carácter debemos, en el punto número uno de cualquiera de los dos procesos anteriores, designar como bloque de texto del cual se quiere copiar el formato un párrafo completo (incluyendo en la selección el código de fin de párrafo . Recordar que es en la marca final de párrafo donde se almacenan las características del formato. Para copiar sólo el formato carácter bastará con designar una porción de párrafo y no un párrafo entero como texto del cual se extrae el formato.

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WORD 2007

BOTON DE OFFICE

Este botón situado en la barra de título de la ventana de la aplicación, nos da acceso a un menú mediante el cual podemos, entre otras opciones: : crear un nuevo documento en blanco.



Al hacer clic sobre la opción Nuevo, aparecerá una pantalla en la que tenemos varias opciones a elegir: 1. Crear un documento . En este caso tenemos la opción de crear un documento de Word nuevo y en • blanco, al que nosotros vamos a dar formato según nuestras necesidades y deseos. Crear un documento nuevo pero como entrada en un blog. •

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS •

2.

Con esta opción el programa utiliza aquellas plantillas ya instaladas en la aplicación que tenemos en nuestro ordenador. Dichas plantillas están desarrolladas con un determinado formato de texto, márgenes y tabulaciones determinadas, dibujos, gráficos, esquemas y símbolos insertados. El usuario le da contenido a dicha plantilla basándose en el formato ya establecido. (Por ejemplo: disponemos de un modelo de currículo, con un determinado esquema, en él sólo debemos introducir nuestros datos, y obtendremos el documento deseado). Existen plantillas de todo tipo: faxes, tarjetas de presentación, calendarios, diplomas, y todo tipo de documentos.

: abre un documento ya existente.





Y también nos permite utilizar una plantilla utilizada recientemente por el programa.

: guarda un documento sobre el que hemos estado trabajando. Si el documento es de nueva creación nos preguntará el programa cual va a ser su nombre y su ubicación. En el caso de que el documento ya existiera anteriormente, sólo guardará los cambios efectuados en el mismo, manteniendo el nombre y la localización anterior.

Además de estos menús, en la ventana que se abre en el botón de office, aparece en su columna de la derecha un listado de los últimos documentos abiertos desde esa aplicación.

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WORD 2007 De esta forma podemos disponer de un acceso rápido a esos documentos haciendo clic directamente sobre el nombre de los mismos.

Este botón de office también nos permite acceder a las programa mediante el botón inferior derecha de la ventana.

y cerrar el

, estas opciones se encuentran en la parte

CINTA DE OPCIONES DE WORD 2007 La cinta de opciones es una de las novedades de esta nueva versión del programa, sustituyendo a los antiguos menús del programa, mediante estas opciones se llevan a cabo la mayor parte de las operaciones que se realizan en Word.

En esta cinta aparecen una serie de opciones a modo de pestañas (o de fichas), de manera original aparecerá el nombre de todas ellas, y sólo una abierta o desplegada con todos los comandos a los que de lugar. Aunque también existe la posibilidad de minimizar la cinta de opciones, de esta forma sólo aparecerán los nombres de cada una de las pestañas, y para ver su contenido será necesario hacer clic sobre su nombre. Para minimizar la cinta de opciones podemos seguir uno de estos tres procedimientos:

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS 1. Mediante la opción que aparece en el menú desplegable de la barra de accesos rápidos.

2. Colocándonos sobre cualquier lugar de la cinta de opciones y pulsando el botón derecho del ratón nos aparecerá un menú, en el podemos marcar o desmarcar la opción correspondiente a minimizar la cinta de opciones, que aparecerá marcada o no, en función de su estado actual.

3. Haciendo doble clic sobre la ficha activa desaparece la cinta de opciones permaneciendo exclusivamente el nombre de cada una de las fichas. Para que vuelva a aparecer sólo tendremos que volver a hacer clic sobre la ficha activa.

Dentro de la cinta de opciones podemos distinguir varios componentes: 1. Fichas: Existen ocho fichas clasificadas por sus diferentes contenidos: Inicio, Insertar, Diseño de página, Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista y Complementos. Aparecerán nuevas fichas adicionales a las antes enumeradas en el momento en que estas fichas sean necesarias para nuestro trabajo. Por ejemplo aparecerá una ficha correspondiente a tablas cuando estemos trabajando con ellas, donde se recogerán todos los comandos que necesitemos, y desaparecerá cuando ya no estemos trabajando con ella, manteniéndose siempre fijas las ocho que hemos comentado.

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WORD 2007

2. Grupos: Dentro de cada una de las fichas existen una serie de grupos de elementos con una serie de características homogéneas que aparecen por ello agrupados en grupos y enmarcados dentro de rectángulos.

3. Comandos: Cada una de las diferentes opciones de actuación dentro del programa. La sintaxis de los menús de Word es la siguiente: Iniciador de cuadros de diálogo. Así se denomina la pequeña flecha que aparece en la esquina inferior derecha de algunos de los grupos que aparecen en la cinta de opciones, y que nos van a permitir tener acceso a aquellas opciones que aparecían visibles en la versión anterior de Word . Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia abajo. Al hacer clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Word.

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia la derecha. Estas opciones aparecen dentro de una de las anteriores, y al hacer clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Word (existen submenús).

Opciones de botón: En este caso las opciones que están disponibles en cada momento se iluminarán con un color anaranjado en el fondo, al pasar el puntero del ratón sobre ellas, para elegirlas solo tenemos que hacer clic sobre ellas con el botón izquierdo del ratón.

Opciones con una ventana izquierda sensible. En este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla a la izquierda de la opción y activarla, una opción activada tiene un símbolo de verificado. Por ejemplo en la ficha Vista en la opción Mostrar u ocultar:

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WORD 2007

Menús contextuales. Los menús contextuales o rápidos aparecen al pulsar el botón derecho del ratón, dependiendo de la posición del puntero del ratón el menú contendrá unas opciones u otras. Se podría decir que el menú contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos encontramos.

Barra de herramientas de acceso rápido y mini-barra de herramientas. La aplicación Word 2007 nos permite tener acceso de manera rápida a los comandos de formato mediante la mini barra de herramientas. Esta barra aparece de forma atenuada cuando seleccionamos el texto al que queremos dar formato, si señalamos con el puntero del ratón esta mini barra, se activará y podremos elegir las opciones que deseemos para dar formato al texto seleccionado.

La barra de herramientas de acceso rápido, se trata de una pequeña barra de herramientas, situada en la barra de títulos de la ventana principal de Word. Esta barra la podemos personalizar, colocando en ella diferentes iconos de aquellos comandos que utilicemos de manera más habitual. De esa forma siempre podremos disponer de las opciones que utilizamos frecuentemente de una forma más rápida y sin necesidad de tener que buscarlas en la cinta de opciones.

El método más rápido para acceder a las opciones de Word es hacer un clic con el ratón sobre ellas. En el caso en el que deseemos acceder a las distintas opciones a partir del teclado, podemos pulsar la tecla ALT, de este modo aparecerán en la ventana sobre cada uno de los comandos disponibles, una letra se corresponde con el acceso a las mismas a través del teclado.

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Una vez que conocemos las teclas que corresponde a cada una de estas opciones, para acceder a cada una de ellas por el teclado debemos pulsar la tecla ALT junto con la que nos indica en este momento la ventana. En el caso de los menús desplegables que aparece en algunas de estas opciones, bastará pulsar la tecla ALT junto con la que aparece subrayada en cada uno de los casos. Otro método para acceder a las diferentes opciones del programa es pulsando la tecla de función F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellos mediante la flechas de movimiento (también del teclado del ordenador), para acceder a una de las opciones pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opción. La aplicación nos permite incluir los comandos que necesitemos de la cinta de opciones en la barra de accesos rápidos, de una manera muy cómoda, colocándonos sobre los iconos de dichos comandos y haciendo clic con el botón derecho del ratón, de esta manera obtendremos un menú contextual en el cual podremos elegir la opción de agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Además cada vez que coloquemos el puntero del ratón sobre cualquiera de los elementos de la ventana, aparecerá a los pocos segundos una ventanita explicativa de las funciones del elemento sobre el que nos encontramos. Consejo: Desde la opción Vista deberemos elegir, para trabajar inicialmente con Word de forma más cómoda, Diseño de Impresión. Así, veremos en pantalla, el documento de la forma que más se parece a cómo quedará el documento en la realidad al ser impreso (por la impresora).

MARCADORES Un marcador identifica una posición o selección de texto a la que se asigna un nombre e identifica para futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y sobre todo si es un documento técnico es frecuente realizar anotaciones o dejar marcas sobre el mismo libro o con notas (post-it) para una posterior consulta. Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder acceder a estos puntos de manera rápida y sencilla. Además son la base para crear referencias cruzadas en nuestro documento. Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador permanece oculto a no ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades de Word para hacerlos visibles. Cuando hacemos visible un marcador se muestra la palabra enmarcada entre corchetes, como vemos en la imagen.

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WORD 2007

Para crear un marcador únicamente debemos seguir un par de pasos bien sencillos: - Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto. - Acceder a la pestaña Insertar y selecciona la opción Marcador o presionar Ctrl + Mayús + F5. Deberemos escribir el nombre del marcador. El nombre no puede contener espacios en blanco y debe comenzar por una letra, seguidamente puede contener números. El nombre no puede ser mayor de 40 caracteres. Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posición. Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar. Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar. El botón Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir seleccionando un marcador y pulsando sobre Ir a accedemos a la posición del documento a la que está asociado el marcador.

Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la opción Marcadores ocultos. Para hacer visibles los marcadores de nuestro documento debemos acceder el menú Archivo y hacer clic en el botón Opciones de Word. Una vez abierto el cuadro de diálogo deberemos seleccionar la categoría Avanzadas, en la lista de opciones de la derecha deberemos bajar hasta encontrar las opciones relativas a Mostrar contenido de documento, allí marcaremos la opción Mostrar marcadores. Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el diálogo Opciones veremos en nuestro documento aquellos marcadores que hemos incluido.

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Otra forma de acceder directamente a un marcador es accediendo desde la pestaña Inicio, desplegando la opción Buscar y seleccionando Ir a, o presionando Ctrl + I. En la pestaña Ir a debemos seleccionar Marcador dentro de la lista de Ir a y en la lista desplegable podemos seleccionar el marcador que deseemos, posteriormente solo debemos pulsar sobre Ir a.

REFERENCIAS CRUZADAS Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algún elemento que se encuentra en el documento. Por ejemplo cuando estamos recordando algún concepto que hemos explicado en algún tema anterior solemos hacer referencia a ese capítulo, o también podemos utilizar las referencias cruzadas para hacer referencia a alguna imagen, tabla o gráfico dentro del documento. Las referencias cruzadas entre otras tiene la ventaja de actualizarse automáticamente, por ejemplo si el documento es modificado y la referencia ya no está en la página 3 sino en la página 4, la referencia se actualiza sola. En la imagen vemos una referencia cruzada al marcador visto en el apartado anterior. El bocadillo que vemos en la imagen es porque al situar el ratón encima de una referencia cruzada nos informa que presionando la tecla Ctrl y haciendo clic accedemos a la posición donde se encuentra la referencia (en este caso el marcador "ratón").

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WORD 2007

Para crear una referencia cruzada a un marcador lo primero que tendríamos que hacer es insertar los marcadores en los lugares adecuados de nuestro documento, de la forma que hemos visto en el punto anterior. Seguidamente nos tendríamos que colocar en el punto del documento en el que deseamos insertar la referencia cruzada e ir a la pestaña Insertar y hacer clic en el botón Referencia cruzada. Aparecería el cuadro de diálogo Referencia cruzada, similar al de esta imagen. En el desplegable Tipo elegiríamos Marcador y en la parte inferior del diálogo aparecerían los marcadores que hayamos creado previamente. Ya sólo quedaría seleccionar un marcador y hacer clic en el botón Insertar.

Podemos seleccionar si queremos que la referencia cruzada se inserte como un hipervínculo. Pero además de marcadores existen otros tipos de elementos de nuestro documento a los que podemos hacer referencia utilizando las referencias cruzadas, como son los títulos, ilustraciones, tablas, notas al pie, ... En el cuadro despegable Tipo podemos seleccionar el tipo de referencia que vamos a crear. En la imagen puedes ver los tipos disponibles. El cuadro despegable Referencia a indica que texto va a aparecer en el documento cuando creemos la referencia cruzada. Si, por ejemplo, seleccionamos Texto del marcador, aparecerá el nombre que dimos al marcador cuando lo creamos. Al seleccionar un tipo las opciones del cuadro despegable Referencia a se modifican adaptándose al Tipo seleccionado, según veremos a continuación.

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS Para poder crear una referencia cruzada es necesario que existan elementos del tipo en cuestión "preparados" previamente. Por ejemplo, para insertar una referencia cruzada a una tabla, no solo hace falta que haya una tabla en el documento, sino que ademas hayamos creado un título tipo Tabla. A continuación vamos a ver cómo hay que hacer esta "preparación" para cada tipo.

Tipo Título. Para hacer referencia a títulos debemos crearlos utilizando los Estilos de título predefinidos (Título 1, Título 2,... Titulo 9) .Para crear un título basta seleccionar el texto, acceder a la

barra de formato y en estilo escoger el título que corresponda. Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Título son: Texto del título. Texto actual de título. Número de página. Número de página donde se encuentra el marcador del título. Número de título. Muestra el número relativo al título. Número de título (sin contexto). Muestra el número del subtítulo. Número de título (en contexto). Muestra el número del título de cabecera. Más adelante o más atrás. Esta opción viene determinada a la referencia y dependiendo de donde hayamos situado la referencia nos mostrará "más adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posición es que estamos o nos mostrará "más atrás" si la referencia se encuentra en una posición anterior a la que está la referencia en el documento.

Tipo Marcadores. Podemos hacer referencia a marcadores creados previamente de la forma que hemos visto anteriormente en el punto Marcadores. Las opciones del cuadro desplegable Referencia a para el tipo Marcadores son: Texto del marcador. Inserta el nombre del marcador. Número de página. Inserta la página donde está el marcador. Número de párrafo. Muestra el número del párrafo relativo al marcador. Número de párrafo (sin contexto). Muestra el número de párrafo. Número de párrafo (en contexto). Muestra el número de párrafo. Más adelante o más atrás. Esta opción viene determinada a la referencia y dependiendo de donde hayamos situado la referencia nos mostrará "más adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posición es que estamos o nos mostrará "más atrás" si la referencia se encuentra en una posición anterior a la que está la referencia en el documento.

Tipos Notas al pie o Notas al final. Una vez creadas ya podremos asignarles una referencia cruzada sin más preparación.

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WORD 2007 Las opciones del cuadro desplegable Referencia a para el tipo Notas al pie y Notas al final son: Número de nota al pie. Número de nota al pie o número de nota al final. Número de página. Número de página donde se encuentra la nota al pie o la nota al final. Más adelante o más atrás. Esta opción viene determinada a la referencia y dependiendo de donde hayamos situado la referencia nos mostrará "más adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento con respecto a la posición en que estamos o nos mostrará "más atrás" si la referencia se encuentra en una posición anterior a la que está la referencia en el documento. Número de nota al pie (con formato). Muestra el número del subíndice del número de página con el mismo formato que la indicación de la nota al pie.

Tipos Ecuación, Ilustración y Tabla. Para poder crear referencias cruzadas a estos tres tipos de elementos primero, obviamente, debemos crear la Ecuación, Ilustración o Tabla y luego debemos colocar el cursor al lado del elemento e ir al menú Insertar, Referencia, Título... y aparecerá un cuadro de diálogo como el que vemos a la derecha. En primer lugar, en el desplegable Rótulo debemos seleccionar entre Ecuación, Ilustración o Tabla. En el campo Título aparecerá, por ejemplo, Ilustración 1, si es la primera ilustración que creamos, Ilustración 2, si es la segunda, etc. Si queremos cambiarlo debemos hacer clic en el botón Nuevo rótulo. Lo que pongamos en el campo Título luego podrá aparecer en la referencia cruzada según el campo Referencia a. Una vez completado este cuadro de diálogo pulsar en Aceptar y ya tendremos un elemento al que asignar la referencia cruzada. Las opciones del cuadro despegable Referencia a del cuadro de diálogo Referencia Cruzada, para los tipos Ecuación, Ilustración y Tabla son: Todo el epígrafe. Muestra todo, el rótulo, el número y el texto de la ilustración. Sólo rótulo y número. Muestra el rótulo y el número. Sólo texto del epígrafe. Únicamente muestra el texto. Número de página. El número de página donde se encuentra la ilustración. Más adelante o más atrás. Esta opción viene determinada a la referencia y dependiendo de donde hayamos situado la referencia nos mostrará más adelante si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posición es que estamos o nos mostrará más atrás si la referencia se encuentra en una posición anterior a la que está la referencia en el documento.

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Tipo Elemento numerado. También se pueden establecer referencias cruzadas a elementos numerados (creados utilizando las opciones de Numeración y Viñetas).

NOTAS AL PIE Y NOTAS AL FINAL Las notas al pie suele utilizarse para añadir información o dejar constancia de alguna aclaración con respecto al texto desarrollado en la página. Por ejemplo una nota al pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algún autor, en la nota al pie se pondrá quien es el autor de esa cita. En las imágenes de la derecha vemos una palabra que tiene un superíndice con el número 1, esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen muestra la nota al pie referente al superíndice 1. Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie de página como en este ejemplo o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie se ha utilizado para aclarar el significado de la palabra AvPág. Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la página para aclarar algún punto y la nota al final se suele poner al final de un capítulo o bien al final del documento.

Crear una nota al pie. Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos: - Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota. - Accedemos a la pestaña Referencias. Si seleccionamos la opción Insertar nota al pie la nota se insertará automáticamente y no tendremos que realizar más acciones, pero si queremos configurar las notas deberemos abrir el cuadro de diálogo de Notas al pie y notas al final haciendo clic en la flecha al pie del grupo

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WORD 2007 Notas al pie.

Aparece el diálogo que vemos en la imagen de la derecha. Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final. Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre: - Incluir la nota al final de la página o Debajo de la selección. Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre: - Incluir la nota al Final del documento o al Final de la sección.

Además en el diálogo podemos seleccionar el formato del número que deseamos que se muestre como subíndice. Podemos incluir una marca personal pulsando en Símbolo... Se puede indicar a partir de qué número, letra, símbolo comienza la primera nota al pie. Seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o si reinicia en cada nueva página. Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a mitad del documento y aplicar los cambios después seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento. Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratón encima aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el superíndice nos lleva a la nota al pie/nota al final referente al superíndice.

TABLAS Todas las posibilidades de trabajo con tablas las podremos realizar mediante estas 3 herramientas de Word: 1. Desde la ficha Insertar, opción Tablas. 2. Desde las fichas específicamente dedicadas a tablas: Diseño y Presentación, que se agrupan a su vez, en la ficha denominada Herramientas de tabla, y que organizan todas las opciones correspondientes al trabajo que realizaremos con tablas. Esta opción aparecerá una vez hayamos creado la tabla.

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS 3. Los menús contextuales que aparecerán al pinchar en distintos lugares de la tabla, también nos van a permitir acceder de una manera rápida a las diferentes posibilidades en el desarrollo de nuestro trabajo con ellas.

Aplicar formato a una tabla Aplicar formato a una tabla supone dibujar las líneas de división entre celdas y columnas así como aplicar sombreados y tramas al espacio determinado por las celdas. Podemos emplear cuatro procedimientos para aplicar formato a una tabla: •

•

•

•

Desde las opciones de Bordes

y sombreado

de la ficha de Inicio. Inicio.

Desde las opciones de Bordes y sombreados de Diseño dentro de la ficha de Herramientas de Tabla. Tabla.

, de la ficha

Mediante la opción Estilos de Tabla, Tabla, dentro la ficha Diseño de Herramientas de Tabla.

A partir del grupo de opciones Dibujar bordes, bordes, de la ficha de Diseño de las Herramientas de Tabla, Tabla, podremos modificar los bordes de una tabla.

Opciones Bordes y sombreado de la ficha Inicio. Las opciones Bordes y sombreado de la ficha de Inicio, Inicio, como ya se ha visto en este curso, se pueden aplicar a párrafos, textos, páginas y también a celdas. Este sería nuestro caso. El manejo del cuadro de diálogo ya se explicó con suficiente detalle en la lección de Otras opciones de formato de este curso. Indicamos unas líneas generales para aplicar formato empleando esta opción: 1.Seleccionar 1. Seleccionar la celda o el grupo de celdas a las cuales se les quiere dar formato. 2.Seleccionar 2. Seleccionar la opción Bordes o la opción sombreado aplicando el formato deseado a las celdas seleccionadas. i. Para aplicar bordes.

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de la ficha de Inicio, Inicio,


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ii. Para aplicar sombreados.

3.Si 3. Si se desea acceder a más opciones de formato, que las que nos ofrecen los paneles que se despliegan al pulsar sobre dichos iconos, podemos acceder al cuadro de diálogo de , al que podemos llegar a través de la opción bordes (la última opción que nos ofrece el panel que se despliega al pulsar sobre ella).

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4.Aplicamos 4. Aplicamos las opciones necesarias de las solapas de Bordes y Sombreados. Sombreados. 5.Salir 5. Salir del cuadro de diálogo con la opción Aceptar. Aceptar. Ejemplo:

Opciones Bordes y sombreado de la ficha Diseño de las Herramientas Herramientas de tabla. Otra manera de aplicar el formato correspondiente a los bordes y sombreados a nuestras tablas, es a través de las opciones de Bordes y sombreado , qu e aparecen dentro de la ficha de Diseño de Herramientas de Tabla. Tabla. Estas opciones me van a llevar a los mismos paneles y cuadros de diálogo, que las estudiadas en el apartado anterior.

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WORD 2007

Opción Dibujar bordes de la ficha de Diseño de Herramientas de Tabla. Dicha opción la encontramos dentro de la ficha de Diseño de Herramientas de Tabla, y es una manera muy rápida de realizar modificaciones en los bordes de una tabla.

Aplicar un borde Para aplicar un borde mediante estas opciones, actuaremos de la manera siguiente: 1. Seleccionamos el estilo de línea que queremos aplicar:

2. Seleccionamos el grosor de la misma:

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3. Elegimos el color de la línea:

4. Activamos la opción Dibujar tabla , en ese momento el puntero del ratón tomará forma de lapicero. Para conseguir modificar los bordes, con las opciones de formato seleccionadas, deberemos arrastrar el lapicero sobre los bordes que queramos dar formato.

5. Cuando terminemos las modificaciones de formato en la tabla, pulsaremos de nuevo sobre el botón Dibujar tabla volverá entonces a su forma habitual.

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, para desactivar dicha opción. El puntero


WORD 2007

Quitar el formato a un borde. Para quitar el formato a un borde actuar como en el caso anterior pero eligiendo de la lista de estilos de tipos de línea el estilo Sin borde. Este tipo de opciones en las listas de elementos "a elegir", suelen encontrarse o bien arriba del todo de la lista o bien abajo del todo (en este caso es la primera opción).

La goma de borrar (borra la línea).

no quita el formato sino que lo que consigue es combinar celdas

Cuando activamos dicha opción pulsado sobre este icono, el puntero del ratón cambia su forma, convirtiéndose en una pequeña goma de borrar, y al pulsar con ella sobre algunos de los bordes de una tabla, estos bordes desaparecen, combinando las celdas que separaba.

Estilos de Tabla También podemos dar formatos vistosos de una manera muy sencilla y rápida a nuestras tablas, a partir de los "Estilos de Tabla" que puedo aplicar desde la ficha de Diseño de las Herramientas de tabla.

En la parte correspondiente a las Opciones de estilo de tabla vamos a poder decidir sobre parte del formato que queremos para nuestra tabla: si deseamos fila para el encabezado o para los totales, si necesitamos destacar la primera columna o la última, o bien si queremos que aparezcan las filas o las columnas con bandas.

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Una vez fijados estos parámetros, la aplicación nos va a ofrecer una serie amplia de diferentes tipos de tablas, mediante combinaciones de diferentes formatos de bordes y sombreados. De entre ellos podremos elegir el que deseemos aplicar, pinchando sobre él, de esa manera se aplicará a nuestra tabla. Ejemplo en nuestra tabla:

Como vemos en la imagen anterior las propuestas de formato que nos ofrece están elaboradas a partir de un estilo inicial que nosotros le hemos indicado, en este caso "Tabla sin formato". Para modificar esta selección, y por lo tanto tener acceso a más alternativas para usar como formato de nuestras tablas, elegiré la opción " Nuevo Estilo de Tabla", a partir de la cual obtendré un cuadro de diálogo como el siguiente:

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En el cual podremos elegir entre distintos estilos de tablas, a partir de la lista desplegable que me ofrece la opción "Estilo basado en...". Así como la posibilidad de cambiar algunas otras opciones de formato, aplicándolas a toda la tabla o a una zona de la misma, variando el tipo de letra utilizado o el tamaño de la fuente, entre otras opciones. Al salir del cuadro aceptando, aplicamos el formato que hemos establecido a nuestra tabla. Ejemplo de tabla primero sin aplicar un estilo y después aplicándole un estilo y modificando el formato: Desayuno Comida Merienda Cena

LUNES Leche Carne Fruta Huevos

MARTES Fruta Pasta Fruta Huevos

MIERCOLES Cereales Fruta Fruta Lácteos

Desayuno Comida Merienda Cena




JUEVES Leche Verdura Fruta Lácteos JUEVES Leche Verdura Fruta Lácteos

El estilo tabla normal permite eliminar todo el formato a una tabla.

Modificar la estructura de una tabla Se explican en este apartado las opciones que permiten al usuario modificar la estructura de una tabla, (número de filas, columnas, disposición de las celdas), una vez ya está insertada. Todas estas operaciones se pueden realizar mediante los comandos que aparecen en el grupo de opciones Filas y columnas de la ficha Presentación de Herramientas de Tabla.

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También podemos acceder a estas opciones de tabla, a través del menú contextual, que aparecerá al pulsar con el botón derecho del ratón, sobre algún elemento de la tabla.

Insertar filas y columnas Para insertar filas y columnas se procede de la forma siguiente: 1. Seleccionar la fila o bloques de filas a insertar. Se insertarán tantas filas como haya seleccionadas, en el caso de tratarse de columnas se insertan tantas columnas como haya seleccionado. 2. Pulsar sobre los botones correspondientes a la inserción del elemento deseado en cada caso: a)

, inserta una o varias filas bajo la fila/s seleccionada/s.

b)

, inserta una o varias filas encima de la fila/s seleccionada/s.

c)

, inserta una o varias columnas a la izquierda de la columna/s seleccionada/s.

d)

, inserta una o varias columnas a la derecha de la columna/s seleccionada/s.

Si se desea insertar una fila al final, poner el cursor en el final de la última celda y pulsar la tecla TAB o INTRO. Para insertar una columna al final seleccionar el borde derecho de la tabla, tal como aparece en la imagen siguiente y seleccionar la opción Insertar columna a la derecha , de la ficha Presentación de Herramientas de tablas. También haciendo un clic derecho al final del borde derecho de la tabla obtendremos la misma opción.

Eliminar filas y columnas 1.Seleccionar el bloque de filas o columnas que se quieren eliminar. 2.Seleccionar la opción Eliminar, de la ficha Presentación de Herramientas de tablas.

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Como vemos esta opción nos permite elegir entre diversos elementos de tabla (celdas, columnas, filas o la tabla), que previamente hemos tenido que seleccionar, para poder eliminarlos. Si lo que se desea es borrar la información contenida en las celdas, bastará con seleccionar dichas celdas y pulsar la tecla SUPR. Inserción de celdas 1.Seleccionar, a partir de la celda en que se quieren insertar las celdas, el bloque de celdas que se quiere insertar. 2.Abrir el cuadro de diálogo Insertar celdas, a partir del iniciador de cuadros de diálogo del grupo de opciones Filas y columnas.

3.Dentro del cuadro de diálogo Insertar celdas, seleccionar el botón de la opción correspondiente al efecto que se quiera conseguir, y pulsar el botón Aceptar.

Ejemplo: Celdas seleccionadas.

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS Desplazar celdas hacia abajo. LUNES

MARTES

Leche Carne Fruta Huevos

Fruta Pasta Fruta Huevos

Desayuno Comida Merienda Cena


JUEVES Leche Verdura Fruta Lácteos

Desplazar celdas hacia la derecha.

Insertar una fila completa.

Insertar una columna completa.

Supresión de celdas El proceso es análogo al anterior: 1. Seleccionar el bloque de celdas a eliminar. 2. Desplegar las opciones correspondientes a Eliminar, que me aparece en la ficha Presentación de Herramientas de tabla.

3. Si elegimos la opción Eliminar celdas, se desplegará un cuadro de diálogo como el siguiente:

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4. Seleccionar el botón de opción correspondiente al efecto que se desee conseguir. 5. Seleccionar el botón Aceptar. Si seleccionamos la opción que aparece marcada en la imagen este es el resultado, desaparece la primera columna de celdas seleccionadas: LUNES Leche Carne Fruta Huevos




Unir y dividir celdas Combinar celdas. Para unir un bloque de celdas seleccionadas, convirtiéndolas en una sola celda, se utilizará la

opción Combinar celdas . Esta opción la tenemos disponible en la ficha Presentación de las Herramientas de tabla, dentro del grupo de opciones correspondiente a Combinar.

Otra manera de llegar al mismo resultado, es utilizando los menús contextuales: 1. Seleccionamos el bloque de celdas que deseamos combinar. 2. Colocamos el puntero sobre dicha combinación y pulsar el botón derecho del ratón. 3. Aparecerá un menú contextual y entre una de las opciones de las que podemos elegir, se encuentra la de combinar celdas.

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4. Al pulsar sobre dicha opción las celdas seleccionadas se combinarán convirtiéndose en una sola. Dividir celdas. También desde este grupo de opciones, podemos dividir una celda en un número de filas y columnas indicado.

Mediante la opción dividir celdas, conseguimos dividir una celda en un número de filas y columnas indicado. Al pulsar sobre esta opción, se abrirá el cuadro de diálogo dividir celdas, desde el que podremos indicar el número de columnas y de filas en las que queremos dividir la celda o celdas seleccionadas.

Del mismo que hemos visto que se pueden combinar celdas desde el menú contextual, también desde este menú se podrán dividir celdas. Para ello procederemos del siguiente modo: 1. Colocamos el cursor en la celda que queremos dividir. 2. Pulsamos el botón derecho del ratón, de manera que aparezca el menú contextual. 3. En este caso una de las opciones que aparecerá será la de dividir celdas, y pulsamos sobre ella.

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4. De este modo accederemos al cuadro de diálogo Dividir celdas, desde el que fijaremos el número de columnas y de filas en las que deseamos dividir la celda seleccionada, como ya se ha indicado anteriormente. Ejemplos de celdas combinadas y divididas.

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS Importante: No es lo mismo tener varias celdas combinadas en una sola celda, que varias celdas que, mediante bordes y sombreado (o barra de herramientas de tablas y bordes) les hemos quitado el borde. En este segundo caso, hay celdas, varias celdas, pero que por carecer de línea (borde) se visualizarán e imprimirán como si fuera una sola celda grande. Para evitar estas posibles sorpresas, conviene tener activada la opción Ver cuadrículas, que aparece dentro del grupo de opciones Tabla de la ficha de Presentación de las Herramientas de tabla, en caso contrario no las podríamos distinguir a simple vista. Veamos:

Dividir tablas Podemos dividir una tabla en dos y de esta forma insertar texto o gráficos entre ellas. 1. Situar el cursor en una celda cualquiera de la nueva primera fila de la nueva tabla que se creará. 2. Hacer clic con el ratón, sobre la opción dividir tabla, del grupo de opciones Combinar dentro de la ficha Presentación de Herramientas de tabla. 3. De esta manera la tabla aparece dividida en dos, a partir del punto indicado, y entre ambas tablas se establece un símbolo de , de manera que nos permitirá introducir texto, imágenes o cualquier otro elemento entre las dos tablas. Un ejemplo de tablas divididas es el siguiente:

Cuando se sobrevuela una tabla aparece en la esquina superior izquierda un selector en forma de cuadradito con cuatro flechas cardinales; dentro, desde él que se puede seleccionar toda la tabla, por ejemplo para eliminarla o bien para desplazarla arrastrando.

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WORD 2007

Opciones de Alineación del texto en una celda Desde el grupo de opciones Alineación dentro de la ficha Presentación de las Herramientas de tabla, podemos acceder a diferentes opciones para colocar el texto dentro de las celdas.

Un primer grupo de opciones me van a permitir establecer la situación del texto dentro de los márgenes fijados por las celdas de una tabla.

En la siguiente tabla se resumen los efectos que dichos comandos provocan sobre el texto situado dentro de las celdas: Icono

Efecto de la alineación en el texto

Ejemplo

Alinea arriba a la izquierda. Aliena el texto con la esquina superior izquierda de esa celda. Alinear arriba en el centro. Centra el texto y lo alinea con la parte superior de la celda. Alinear arriba a la derecha. Alinea el texto con la esquina superior derecha de la celda. Alinear en el centro a la izquierda. Centra el texto verticalmente y lo alinea con la parte izquierda de la celda. Alinear verticalmente. Centra el texto horizontalmente y verticalmente en la celda. Alinear en el centro a la derecha. Centra el texto verticalmente y lo alinea con la parte derecha de la celda. Alinea abajo a la izquierda. Aliena el texto con la esquina inferior izquierda de esa celda. Alinear abajo en el centro. Centra el texto y lo alinea con la parte inferior de la celda.

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS Alinear abajo a la derecha. Alinea el texto con la esquina inferior derecha de la celda.

Cambiar la dirección del texto. Con el botón Dirección de texto, , que aparece en el grupo de opciones Alineación dentro de la ficha Presentación de Herramientas de tabla, se puede conseguir cambiar la orientación del texto dentro de una tabla. Para ello: 1.Colocamos el cursor dentro de la celda deseamos modificar la dirección del texto, o bien seleccionamos las celdas cuya alineación deseamos modificar. 2.Pulsar el botón para cambiar la alineación actual, cada vez que se pulsa cambia la alineación hasta llegar a su situación inicial. También tenemos la posibilidad de cambiar la orientación del texto a través del menú contextual que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón sobre alguno de los elementos de la tabla.

Además en este caso, al pulsar sobre esta opción, se abre un cuadro de diálogo que me va a permitir indicar la orientación del texto que deseamos establecer dentro de las celdas seleccionadas.

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WORD 2007 EJEMPLO:

TABLA ORIGINAL MENÚ

LUNES Leche

MARTES Fruta

MIERCOLES Cereales

JUEVES Leche

Carne

Pasta

Fruta

Verdura

Merienda

Fruta

Fruta

Fruta

Fruta

Cena

Huevos

Huevos

Lácteos

Lácteos

D e s a y u n o

a d i m o C

Convertir texto en tabla y tabla en texto Esta opción, "Convertir texto a", , está disponible en el grupo de opciones Datos, en el la ficha Presentación de Herramientas de tabla, en el caso de que se tenga seleccionada una tabla. Esta opción convierte una tabla en texto.

Si lo que deseamos es Convertir texto en una tabla, la opción que utilizaremos será "Convertir texto en tabla" , opción que encontraremos dentro de la ficha Insertar en el panel que se despliega al pulsar sobre la opción Tabla.

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Para convertir una tabla en texto. 1. Seleccionar toda la tabla. La mejor opción es situar el cursor en una celda cualquiera de la tabla y tomar la opción Seleccionar tabla, dentro del grupo de opciones Tabla de la ficha Presentación de Herramientas de tabla.

2. Seleccionar la opción Convertir texto a, cuadro de diálogo Convertir tabla en texto:

, lo que hace que se abra el

3. Seleccionar del cuadro de diálogo que se despliega el carácter Separador que queremos establecer, para diferenciar los textos que contienen cada una de las celdas. 4. Pulsar el botón Aceptar. Este es el resultado: MENÚ

LUNES

MARTES

MIERCOLES

JUEVES

Desayuno

Leche

Fruta

Cereales

Leche

Comida

Carne

Pasta

Fruta

Verdura

Merienda

Fruta

Fruta

Fruta

Fruta

Cena

Huevos

Huevos

Lácteos

Lácteos

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WORD 2007

Para convertir texto en tabla. 1.Seleccionar el bloque de texto. Es necesario que unos textos se distingan de otros mediante un carácter separador. 2.Seleccionar la opción Convertir texto en tabla , de la opción Tabla de la ficha Insertar. Lo que nos llevará al cuadro de diálogo " Convertir texto en tabla".

3.Elegir en el cuadro que se despliega el carácter separador y si es preciso el número de columnas o filas. 4.Pulsar el botón Aceptar. Este sería el resultado una vez seleccionado el texto: MENÚ Desayuno Comida Merienda Cena





Ordenar una tabla Word permite ordenar las filas de una tabla, tomando como criterio de ordenación los valores almacenados en una de sus columnas. Para ello se procede de la siguiente forma: 1. Seleccionar el bloque de filas a ordenar. 2. Ir a la opción Ordenar dentro de grupo de opciones Datos, de la ficha Presentación. Al pulsar sobre esta opción aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

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3. En el apartado Ordenar por seleccionar de la lista desplegable la columna por la cual se quiere hacer la ordenación. 4. Seleccionar el tipo de datos que contiene la columna por la cual se realiza la ordenación (Tipo: texto, números o fechas). 5. Determinar si la ordenación será ascendente o descendente. 6. Si el contenido de varias celdas de la columna de ordenación primera se repite se puede especificar para estas filas otro criterio de ordenación mediante las opciones de Luego por, incluso un tercero. 7. Existe la posibilidad de no tener en cuenta la primera fila para ordenar una tabla, Sin encabezado o Con encabezado. 8. El botón de Opciones despliega un cuadro de diálogo que permite, entre otras cosas, determinar si las palabras que comiencen con mayúsculas precederán a las que comiencen con minúsculas.

9. Finalmente, seleccionar el botón Aceptar para concluir la operación. No se pueden ordenar tablas que no tienen una estructura lineal de filas y columnas. Si se combinan celdas es posible que esa tabla ya no se pueda ordenar.

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WORD 2007

Introducción de fórmulas Word permite realizar operaciones con los datos introducidos en una tabla relacionándolos por medio de fórmulas simples. Los datos no se actualizan en tiempo real como ocurre en una tabla de Excel, pero para algún tipo de cálculo esta característica de Word puede resultar interesante. Realicemos un ejemplo asistido. Se pretende calcular el IVA y el Total de la cantidad introducida en la celda Base.

1. Situar el cursor en la celda IVA. 2. Seleccionar la opción de la ficha Presentación de Herramientas de tabla, dentro del grupo de opciones Datos. Lo que nos llevará al siguiente cuadro de diálogo:

3. En el cuadro de texto de Fórmula indicar la operación del cálculo del IVA. La numeración de celdas es del tipo LETRA - NUMERO siendo la letra la columna y el número la fila. La primera celda es siempre la superior izquierda y su nomenclatura es A1. Se pueden emplear la operaciones matemáticas básicas, suma +, producto *, división /, y resta - escribiéndolas directamente en el cuadro de Fórmula. Para agrupar operaciones emplearemos paréntesis. Toda fórmula que se introduzca dentro de este cuadro de texto, siempre deberá ir precedido del signo "=". 4. Si deseamos emplear otras operaciones más complejas, éstas se pueden tomar de la lista desplegable Pegar función:

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS 5. El formato del número resultado se controla estableciendo una máscara en el cuadro de texto Formato de número.

6. Para terminar la inclusión de la fórmula pulsar el Botón Aceptar. El resultado de realizar estos pasos es la introducción de una fórmula que calcula el 18% de IVA de la cantidad de la celda Base.

Si se desea ver la fórmula en vez del resultado proceder como sigue: 1. Seleccionar la fórmula, el valor tomará un sombreado de fondo. 2. Situando el puntero del ratón sobre la fórmula sombreada pulsar el botón derecho del ratón, se desplegará el menú contextual. 3. Seleccionar la opción Activar o desactivar códigos de campo.

4. La fórmula se verá como sigue:

Para volver a ver el resultado repetir los pasos 1 a 4. Actualizar un resultado. Si cambiamos el valor de la celda Base el resultado del IVA no varía automáticamente, habrá que actualizar la fórmula, para ello actuar como sigue: 1. Seleccionar la fórmula, el valor tomará un sombreado de fondo.

83


WORD 2007 2. Situando el puntero del ratón sobre la fórmula sombreada pulsar el botón derecho del ratón, se desplegará el menú contextual. 3. Seleccionar la opción Actualizar campos.

4. La fórmula se verá como sigue:

También se pueden actualizar los valores de unas formulas de tabla, seleccionándolas y pulsando la tecla de función F9 que en Word sirve para actualizar. Para actualizar se utiliza la tecla F9. Para terminar el ejercicio introduciremos la siguiente fórmula en la celda Total:

El resultado con la opción de ver códigos de campo queda como sigue:

NOTA: IVA 18%

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COMBINAR CORRESPONDENCIA Mediante la opción Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc. Conceptos previos Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. 

Documento principal.

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. 

Origen de datos.

Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

COMBINAR CORRESPONDENCIA DE FORMA MANUAL Para combinar correspondencia de forma manual entraremos en Word 2007 y haremos clic

sobre la pestaña , una vez allí seleccionaremos la opción la cual nos ofrecerá distintas opciones como se ven en la imagen inferior, de esas opciones elegiremos Cartas para el ejemplo y procederemos a redactar la carta.

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WORD 2007

Una vez hayamos redactado la carta procederemos a seleccionar los destinatarios. Dentro de

la pestaña Correspondencia encontraremos la opción siguientes opciones a elegir:

que nos ofrecerá las

En este caso concreto, para el ejemplo, vamos a seleccionar Escribir nueva lista… Nos aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente:

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS Antes de crear la lista pulsaremos en Personalizar columnas… donde podremos personalizar la lista de direcciones agregando, eliminando o cambiándoles el nombre. También podremos subir o bajar los campos para que aparezcan como nosotros queramos.

Una vez hayamos seleccionado los nombres de los campos que necesitamos crearemos la lista de direcciones y una vez introducidos todos los datos pulsaremos en Aceptar y la guardaremos.

Volveremos a la carta e insertaremos los campos combinados en la misma. Se hará de la siguiente manera: Estando en Correspondencia insertaremos los campos combinados donde queramos que aparezcan.

87


WORD 2007

Podremos hacerle cualquier modificación en cuanto al formato, alineación, fuente, etc.

88


1º ADMINISTRACION Y FINANZAS Una vez ya esté lista la carta iremos a MENU CORRESPONDENCIA/FINALIZAR Y COMBINAR / EDITAR ELEMENTOS INDIVIDUALES y ya se nos habrá creado la combinación de correspondencia.

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WORD 2007

COMBINAR CORRESPONDENCIA A TRAVÉS DEL ASISTENTE: Para combinar correspondencia a través del asistente abriremos Word 2007 e iremos a la

pestaña y una vez en ella pulsaremos sobre la opción donde nos aparecerán varias opciones a elegir y seleccionaremos la de Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia…

A la derecha de la pantalla nos aparecerá un menú como el que se ve en la imagen de abajo donde nos irán saliendo los pasos a seguir:

90



Paso 1. Seleccionaremos el tipo de documento que en este caso va a ser Cartas aunque como vemos en la imagen tenemos varias opciones: mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas, lista de direcciones y cartas. Una vez seleccionemos el tipo de documento pulsaremos en Paso 2. En este paso seleccionaremos el documento inicial y para este caso seleccionaremos Utilizar el documento actual y pulsaremos en

91

.


WORD 2007 Paso 3. En este paso seleccionaremos los destinarios, que como podemos observar ofrece varias opciones. Para nuestro ejemplo seleccionaremos Utilizar una lista existente puesto que ya la creamos en el ejercicio anterior pero podríamos seleccionar de los contactos de Outlook o escribir una lista nueva.

Para utilizar una lista existente iremos a donde seleccionaremos la base de datos y pulsaremos en Abrir y aparecerá un cuadro como el de abajo donde seleccionaremos el Origen de datos que vayamos a utilizar y pulsaremos en Aceptar. Desde este cuadro podremos editar el origen de datos, ordenar…, filtrar…, buscar duplicados…, buscar destinatario… o validar direcciones e incluso actualizar.

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS Una vez realizado el paso anterior ya habremos añadido los destinatarios la cual podremos volver a editar en cualquier momento a través de la opción Editar lista de destinatarios o Seleccionar una lista diferente…

Pulsamos

para pasar al paso siguiente.

Paso 4. En este paso escribiremos la carta si no la habíamos escrito anteriormente y podremos añadir información del destinatario a la carta como se observa en la imagen.

Una vez hayamos escrito la carta procederemos a insertar los campos combinados, para ello estando en la pestaña Correspondencia pulsaremos sobre donde se nos abrirá el siguiente cuadro:

93

,


WORD 2007 A través de este cuadro iremos insertando los campos de combinación en el lugar que deseemos a los cuales podremos cambiar el formato, la alineación, la fuente, etc. Quedando la carta de la siguiente manera:

Una vez hayamos terminado de insertar los campos combinados pasaremos al siguiente paso. Paso 5. En este paso podremos visualizar las cartas que se han creado.

94



Para poder visualizarlas todas pulsaremos sobre mostrando una a una las cartas creadas.

y nos irá

En este paso podremos realizar cambios en la lista de destinatarios o excluir a alguno de ellos.

Una

vez

realizados

todos los cambios deseados que nos llevará al último paso.

pulsaremos

en

Paso 6. Este es el último paso donde podremos imprimir las cartas o editarlas de forma individual.

NOTA: En cualquier momento podremos volver hacia atrás en los pasos. Es aconsejable

guardar la carta principal para poder volver a combinar correspondencia en otro momento con el mismo modelo de carta añadiéndoles los campos combinados. IMPORTANTE: Si queremos guardar todas las cartas que se han creado deberemos ir a Editar

cartas individuales… y ya pulsaremos en Guardar como y se nos habrán guardado todos los documentos creados en un mismo documento.

95


WORD 2007

MACROS Una macro no es más que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden determinado por el usuario, actuando como una única instrucción y que pueden asignarse a un botón. Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones: - Automatizar una serie de pasos. - Personalizar la barra de acceso rápido añadiéndole nuevas funcionalidades. - Insertar texto o gráficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el eslogan de la empresa, si lo tenemos en una macro únicamente lo escribimos una vez y posteriormente lo insertamos mediante una macro.

Crear macros con la grabadora. Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro que es lo que vamos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora ésta almacenará todos los comandos que vayamos realizando. Así pues si hacemos algún comando sobre la marcha que en principio no tiene porqué ejecutarse siempre con la macro que estamos creando, estas acciones serán guardadas en la macro y posteriormente al ejecutarla se llevaran a cabo. Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente que tipo de macro vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la macro. Es muy recomendable realizar varias veces los pasos antes de grabar la macro, para que así salga sin ningún error. Debemos tener en cuenta que cuando está en marcha la grabadora no podemos utilizar el ratón para desplazarnos por el documento, debemos hacerlo mediante teclado, con las opciones de desplazamiento que vimos en la Unidad 3. Otra consideración que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar la macro es que la macro a grabar no debe ser dependiente del documento en la que la creemos, ya que entonces no podremos utilizarla para posteriores documentos. Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaña Macros y desplegar el menú Macros y seleccionar la opción Grabar macro. Aparecerá el cuadro de diálogo Grabar macro: Nombre de macro. Aquí escribiremos el nombre de la macro que vamos a crear. Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las siguientes condiciones: - Debe comenzar con una letra. - No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y números. - No puede contener espacios ni símbolos.

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya existía o de un comando existente en Word las acciones de la nueva macro sustituirán a la macro anterior o al comando de Word que había antes. Por tanto debemos tener mucho cuidado con el nombre que le asignamos a la macro. Dentro de la zona Asignar macro a, podemos seleccionar donde vamos a asignar su ejecución, si a un botón de alguna barra o alguna combinación de teclas. Guardar macro en, aquí podemos seleccionar donde vamos a guardar la macro, por defecto nos sugiere guardar la macro para utilizarla con todos los documentos. También podemos escribir una pequeña Descripción sobre qué efectos provoca la macro.

MACRO ASIGNADA A UN BOTON Como se puede observar en la imagen para el ejemplo vamos a crear una macro que se llamará LOGOTIPO cuya descripción será el membrete de la empresa Dulce Diseño. Nuestra macro la asignaremos a un botón por lo que pulsaremos sobre y nos aparecerá el cuadro Opciones de Word donde seleccionaremos la opción Normal. New Macros. LOGOTIPO y pulsaremos en Agregar.

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WORD 2007 Para modificar el botón y crearlo a nuestro gusto pulsaremos sobre hayamos seleccionado pulsaremos sobre Aceptar/ Aceptar.

y una vez lo

Después iremos a la pestaña Insertar/Imagen e insertaremos nuestra imagen para crear la macro del logotipo. Una vez hecho esto en la parte de arriba de la barra de herramientas aparecerá el botón de nuestra macro que es un círculo verde y cada vez que pulsemos sobre él aparecerá la macro que hayamos creado.

Para eliminarlo basta con hacer un clic derecho sobre el botón y pulsar sobre Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido. Dentro de la opción Macros de la pestaña Vista en Ver macros, podremos ver todas las que haya creadas y organizarlas, modificarlas,… Macro creada:

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS Ver el código (en Visual Basic) Basic ) de una macro Puede ser de utilidad si se conoce este lenguaje de programación-, para ver cómo está construida la macro. También se podrían programar instrucciones para ejecutar una macro complicada... De cualquier modo, si deseas acceder a ese código, clic en " Ver macros".

Seleccionamos la macro / Modificar. Modificar.

Eliminar una macro en Word 2007 Si en un momento determinado necesitas borrar una macro que tengas creada, la operación es sumamente sencilla; para ello tendremos que ir a Macros / Ver macros.

99


WORD 2007 -

Seleccionamos la macro, clic en Eliminar Eliminar.. Confirmamos la eliminación, clic en Sí . Finalmente, sólo nos faltaría quitar el botón de la macro de la barra de tareas superior de acceso rápido. Para ello, clic sobre dicho botón con el derecho del ratón, apareciendo entonces

Desaparecerá el botón que asignamos a la macro. Habremos eliminado por tanto, la macro que habíamos grabado. grabado .

MACRO ASIGNADA A UNA COMBINACION DE TECLAS EN EL TECLADO Ahora vamos a crear la misma macro pero en vez de asignarle un botón vamos a asignarle una combinación de teclas. Para ello iremos a la pestaña Vista / Macros / Grabar macro

Nos aparecerá el mismo cuadro que para crearla con el botón pero en este caso pulsaremos en

100

. VICENTA MEGÍA MOLERO


Una vez hayamos pulsado sobre teclado nos aparecerá un cuadro de diálogo donde insertaremos en la opción Nueva tecla de método abreviado la combinación de teclas que vayamos a utilizar para la macro que para nuestro ejemplo será ALT + CTRL + MAYUS + Z y pulsaremos sobre Asignar y Cerrar. Cerrar.

Antes de detener la macro macro pulsaremos en la pestaña Insertar Insertar / Imagen y una vez la hayamos insertado iremos a Vista / Macros / Detener grabación y ya se nos habría creado y cada vez que pulsemos la combinación ALT + CTRL + MAYUS + Z nos aparecerá nuestra macro que es la misma que creamos a través de botón.

101


WORD 2007

Para ejecutar la macro, pulsar las teclas asignadas.

EJERCICIO SOBRE MACROS CON UNA TABLA EJERCICIO en el que debes crear una macro que inserte en un documento una tabla, cada

vez que accedamos a dicha macro. Hazlo asignando la macro a un botón y luego a una combinación de teclas. Seguiremos los pasos que hemos aprendido e iremos a Vista / Macros/Grabar macro y la asignaremos primero al botón y después al teclado.

Asignándola al botón: BOTÓN ASIGNADO A LA TABLA

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS Asignándola al teclado:

Seleccionamos la macro

Asignamos la combinación de teclas

Cada vez que pulsemos la combinación de teclas nos aparecerá la tabla.

FORMULARIOS Un formulario no es más que un documento que contiene texto fijo y texto que debe ser rellenado por el lector. Para el texto a rellenar debemos definir controles, campos especiales que permiten introducir información de forma muy variada. Para poder agregar los controles de formulario al documento, primero debemos activar la Ficha de programador en la Banda de opciones. Para hacerlo, debemos ir a las Opciones de Word, en el Botón Office. En la sección Más frecuentes, buscaremos y marcaremos la opción Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.

103


WORD 2007

En el apartado Más frecuentes activamos la opción Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y pulsaremos en Aceptar.

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS Ahora, disponemos de una nueva pestaña, llamada Programador.

Abrimos un nuevo documento. En este documento vamos a crear un formulario para que los usuarios introduzcan la información solicitada de los siguientes campos: FICHA ALUMNO/A FOTO

NOMBRE: APELLIDOS: FECHA NACIMIENTO: LUGAR DE NACIMIENTO: DOMICILIO: ESTUDIOS QUE ESTÁ CURSANDO:

En la cinta de opciones Programador accedemos al grupo Controles y activamos el Modo Diseño:

En los controles de formulario encontraremos las siguientes opciones: TEXTO

TEXTO ENRIQUECIDO LISTA DESPLEGABLE

CONTROL DE CONTENIDO DE IMAGEN CUADRO COMBINADO HERRAMIENTAS HEREDADAS

LISTA DESPLEGABLE GALERIA DE BLOQUE DE CREACION

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WORD 2007 Cada uno de estos controles tiene propiedades que podemos modificar a nuestro gusto. Vamos a insertar estos controles en nuestro formulario de Ficha Alumno/a. Situamos el cursor al lado de NOMBRE, APELLIDOS, LUGAR DE NACIMIENTO Y DOMICILIO. Hacemos clic sobre el botón Texto enriquecido

.

Una vez insertado el control lo seleccionaremos y accederemos a

.

Activaremos la casilla Usar un estilo dar formato al contenido y pulsaremos en Aceptar. Ahora situaremos el cursor en FECHA DE NACIMIENTO y activaremos el control Selector de fecha

.

Situamos el cursor junto al texto ESTUDIOS QUE ESTÁ CURSANDO e insertamos un Cuadro Combinado Para añadir cada elemento del cuadro combinado seleccionamos el control y pulsaremos sobre el botón

106

. Para crear cada elemento de la lista pulsamos Agregar.



PULSAR ACEPTAR PARA FINALIZAR

Para el campo FOTO pulsaremos sobre el Control de contenido de imagen

HAREMOS DOBLE CLIC PARA SELECCI ONAR LA FOTO.

Se ha creado el formulario y podemos protegerlo para que los usuarios solo puedan rellenar los campos variables. Para ello accedemos al grupo Proteger y hacemos clic en Proteger documento y seleccionamos la opción Restringir formato y edición

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WORD 2007 En Restricciones de formato y edición activamos la opción Admitir sólo este tipo de edición en el documento y en el desplegable seleccionamos Rellenando formularios

En el apartado Comenzar a aplicar pulsamos Si, aplicar la protección.

Podemos introducir una contraseña, para eliminar la protección más adelante si nos interesa.

Sólo podrán deshabilitar la protección aquellos usuarios que conozcan la contraseña. Al pulsar sobre el icono de “ Herramientas heredadas” se nos desplegará un menú en que encontraremos las herramientas de formularios (Formularios heredados) que ofrece Microsoft Office 2007.

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Una vez terminemos todos los pasos se podrá empezar a rellenar los campos:

EJERCICIO DE FORMULARIOS FORMULARIOS

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WORD 2007

AUTORRESUMEN Un Autorresumen determina los puntos principales analizando el documento y asignando una puntuación a cada oración. A las oraciones que contienen palabras que se utilizan con más frecuencia en el documento se les da una puntuación más alta. Esta característica fue depuesta de la interfaz general de Office por su escaso uso (al menos eso dice la gente de Microsoft) pero no fue eliminada por completo del programa. La opción de Autorresumen no aparece por defecto en las opciones de Word 2007 y para insertarla deberemos ir a Botón Office e ir a y seleccionaremos la opción Personalizar. Personalizar. Una vez dentro de ella iremos Comandos más utilizados / Todos los comandos / Herramientas de resumen automático / Agregar / Aceptar (en la parte superior aparecerá el botón correspondiente). correspondiente).

ICONO

110

HERRAMIENTAS

DE

RESUMEN


1º ADMINISTRACION Y FINANZAS El botón Herramientas de resumen automático nos ofrece varias opciones de las que seleccionaremos Resumen automático.

Al pulsar sobre Resumen automático nos aparecerá un cuadro de diálogo llamado Autorresumen donde seleccionaremos una opción para el tipo de resumen de las cuatro que nos ofrece. En este caso vamos a seleccionar Crear un documento nuevo para colocar el resumen, le diremos que extensión queremos que tenga el resumen y pulsaremos en Aceptar. En ese momento se nos habrá creado ya nuestro resumen en un documento nuevo.

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WORD 2007

AUTOCORRECCIÓN Esta opción de Word permite la corrección automática de ciertos errores de tecleo nada más producirse. Cuando un texto ha sido corregido de forma automática, y está activada la opción mostrar los botones de las opciones de autocorrección del cuadro de diálogo Autocorrección nos aparece, al poner el puntero cerca del texto, un cuadro azul.

Al situarnos con el puntero sobre la palabra aparece un botón que al desplegarlo nos da las siguientes opciones: • • •

Deshacer la autocorrección sólo para ese texto Dejar de usar la corrección en todo el texto. Entrar en un cuadro de diálogo de Autocorrección

Algunos de los errores que se corrigen automáticamente son: • • • • •

Corregir dos mayúsculas seguidas: ejemplo, se teclea “Carro” y cambia a “Carro” Poner en mayúscula la primera letra de una oración. Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas. Poner en mayúscula los nombres de dos días. Corregir el uso accidental del bloqueo de mayúsculas: ejemplo, se teclea “Responsabilidad” y cambia a “Responsabilidad”

Además de estos errores predeterminados con sus excepciones, el usuario puede formar una lista con palabras erróneas acompañadas por las correctas las cuales se sustituirán automáticamente. Para poder definir uno de estos reemplazamientos habrá que proceder del siguiente modo:

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS 1) Desplegar el cuadro de diálogo de Autocorrección, al que llegaremos a través del botón de Office/ Opciones de Word/ Revisión/ Opciones de Autocorrección.

2) Escribir la palabra que será corregida en el cuadro Reemplazar. Por ejemplo “sc”.

3) En el cuadro de texto Con, teclear la palabra o palabras que sustituirán a la anterior. Por ejemplo “Sociedad Civil”

4) Finalmente pulsar el botón de Aceptar. En el ejemplo cada vez que escribamos “sc” será sustituido automáticamente por “Sociedad Civil” con el ahorro de tiempo que ello conlleva. Otro ejemplo sería conseguir que siempre que escribamos “m2” se sustituya automáticamente por el texto con formato “m 2”, para ello seguiremos los siguientes pasos:

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WORD 2007 1. Escribir el texto en el documento que se desea reemplazar con el formato que tenga que tener, en nuestro caso m 2 (primero se escribe m2 y después seleccionaremos el 2 y pulsaremos sobre el carácter de superíndice Inicio/ Fuente). 2. Seleccionaremos el texto con formato

que se encuentra en la pestaña

.

3. Una vez seleccionado desplegar el cuadro de diálogo de Opciones de Autocorrección de las opciones de Word, marcar la opción de Texto con formato. El texto seleccionado aparece en el cuadro Con:

4. Con la opción Texto con formato seleccionada, escribir en el cuadro Reemplazar el texto que se desea reemplazar, en nuestro caso m2. 5. Seleccionar la opción Agregar y pulsar el botón Aceptar del cuadro de diálogo.

PONER TEXTO EN SUPERÍNDICE O SUBÍNDICE Seleccionaremos el texto al que se desee dar formato de superíndice o subíndice y pulsaremos sobre la ficha Inicio/Fuente/Superíndice o Subíndice según necesitemos en ese momento.

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SUBÍNDICE



SUPERÍNDICE

COMBINACIÓN DE TECLAS PARA SUBÍNDICE: CTRL + MAYÚS + 0

Por ejemplo para escribir X 1, escribiremos primero X en el documento de Word y a continuación pulsaremos la combinación de teclas y escribiremos el subíndice. Deberemos volver a pulsar la combinación de teclas para volver a escribir normal. 

COMBINACIÓN DE TECLAS PARA SUPERÍNDICE: CTRL / +

Para escribir X1 seguiremos los mismos pasos de antes pero con su combinación de teclas. 

PONER SUBÍNDICE O SUPERÍNDICE A UN MISMO CARÁCTER

Esto ya es más complicado ya que hay que usar el editor de fórmulas de Word. Para ello deberemos ir al menú de Word a Insertar/Texto/Objeto y en la ventana que nos aparecerá seleccionar la opción Microsoft editor de ecuaciones/Aceptar:

Se abrirá una ventana llamada Ecuación con un montón de iconos y en la parte superior un recuadro donde insertar la fórmula con el cursor parpadeando. En nuestro caso escribiremos “x” y luego pulsaremos en la ventana Ecuación el icono para índices:

115


WORD 2007

Seleccionaremos el que está señalado en la imagen anterior y al lado de la x aparecerán dos pequeños cuadraditos. El cursor por defecto se colocará en el subíndice:

Escribiremos el número o letra del subíndice y luego con el teclado pulsaremos la flecha hacia arriba para así movernos al cuadro del superíndice y escribir allí. Una vez hayamos terminado pulsaremos la tecla ESC para volver a la apariencia normal del documento.

Si posteriormente queremos volver a editar la fórmula sólo tendremos que hacer clic sobre ella.

WordArt Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestro documento. Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automáticamente Word creará un objeto gráfico WordArt. Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos. Para ir a WordArt iremos la pestaña Insertar y en el bloque Texto encontraremos esa opción:

Si hacemos un clic sobre WordArt nos aparecerá una Galería donde podremos seleccionar el tipo de letra que más nos guste.

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Vamos a crear varios ejemplos de lo que podemos crear con WordArt: 1. Sin nada

2. Con un relleno degradado con dos colores (verde y amarillo), estilo de sombreado vertical y en Variantes elegiremos la primera. Para asignarle un relleno degradado escribiremos la palabra e iremos a Insertar/WordArt y seleccionaremos la opción anterior (sin nada). Una vez se haya creado el WordArt nos aparecerá una nueva pestaña donde podremos hacerle las modificaciones que queramos al pinchar sobre nuestro WordArt.

Una vez en la pestaña Formato de las Herramientas de WordArt iremos a Estilos de WordArt y en la opción Relleno de forma seleccionaremos el degradado que deseemos y le aplicaremos los colores de relleno y del contorno de la forma:

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WORD 2007

3. Ahora crearemos otros tres diferentes, la primera con Textura, la segunda relleno con una imagen de las de muestra de Windows y la tercera con trama en azul y blanco. Para poder crear los WordArt con estas opciones iremos a Estilos de WordArt y Relleno de forma:

Ahora vamos a crear un WordArt en vertical y otra girada. Para crear el vertical podremos hacerlo de dos maneras: 1. A través de Herramientas de WordArt/Formato/Estilos de WordArt donde encontraremos varias opciones:

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS 2. A través de Herramientas de WordArt/Formato/Texto:

Ahora vamos a escribir algunas letras y veremos como con distintas fuentes o a través de WordArt nos aparecerán distintos dibujos.

Letra C:

FUENTE: WINGDINGS 2

FUENTE: WINGDINGS

FUENTE: WEBDINGS

Signo de interrogación ?

FUENTE: WINGDINGS 3

FUENTE: WINGDINGS 2

FUENTE: WINGDINGS 3

FUENTE: WEBGDINGS

GRÁFICOS Vamos a aprender cómo crear gráficos y para ello vamos a hacer un estudio de la variable ESTADO CIVIL, a una muestra representativa, y obtenemos los siguientes resultados: Calcular el sumatorio de n (frecuencia absoluta) y hacer los dos gráficos posibles: o o

Diagrama de barras Diagrama de sectores

Tener en cuenta que las frecuencias irán en el eje de ordenadas y las modalidades en el eje de abscisas.

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WORD 2007 Para crear los gráficos, una vez tengamos la tabla con los datos iremos a la pestaña Insertar/

Gráfico y nos aparecerá un cuadro como el de la imagen siguiente donde seleccionaremos el que necesitemos en ese momento.

Una vez seleccionemos el gráfico aparecerá el gráfico creado y una tabla de Excel donde rellenaremos los datos.

Una vez creado el gráfico podremos modificarlo como queramos en la barra de Herramientas de gráficos que aparecerá la cual posee tres pestañas: Diseño, Presentación y Formato.

120


1º ADMINIS RACION Y FINANZAS

Frecuencia absoluta MODA IDAD

Número de sujetos

Xi

ni

Separad

32

Divorciado

25

Soltero

17

Casado

18

Viudo

9 ∑n

101

Estado ivil 35 30 25 20 15 10 5 0

Estado ivil 9% 18%

Separado 31%

Soltero Casado

17% 25%

121

Divorciado

Viudo


WORD 2007

IMPRESIÓN EN WORD Tenemos tres opciones de impresión disponibles en Word:

1 2 3

1

Imprimir

Al hacer clic en Imprimir se mostrará el cuadro de diálogo de impresión, donde se puede seleccionar la impresora, el número de copias y las páginas a imprimir. Una vez hayamos seleccionado todas las opciones, pulsaremos en Aceptar y el documento se enviará a la cola de impresión.

122


1º ADMINISTRACION Y FINANZAS En Propiedades podemos configurar, la impresión a doble cara, calidad de impresión, impresión de fotografías, etc. Las opciones que se seleccionen se mantendrán hasta que se vuelvan a cambiar las mismas.

En el cuadro de opciones de Word, podremos encontrar distintas opciones de impresión como: Imprimir el texto oculto, fondos, dibujos, etc.

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WORD 2007 2 Impresión rápida En impresión rápida se imprimirá una copia del documento con la configuración predeterminada, por lo que si se tiene más de una impresora configurada en el equipo, se imprimirá en la que se haya marcado como predeterminada. En esta opción, no podremos acceder a la ventana de opciones. 3

Vista preliminar (Vista previa de impresión) En esta opción podremos ver como se verá el documento al imprimir en papel, lo que nos permite verificar la presentación y el diseño. Para salir deberemos hacer clic en Cerrar vista preliminar o Imprimir directamente desde esta ventana. Desde la vista preliminar podremos acceder a Configurar página, Opciones,…

CÓMO AGREGAR UN DICCIONARIO PERSONALIZADO Microsoft Word puede utilizar varios diccionarios personalizados para revisar la ortografía de los documentos. Un diccionario personalizado permite complementar el diccionario principal con las palabras adicionales, como nombres, términos técnicos especializados, palabras extranjeras o término alternativo de algunas palabras. Cuando el diccionario principal de Word no encuentra una sugerencia para una palabra, nos permitirá escribir el término correcto y posteriormente agregarlo al “diccionario personalizado” que utiliza por defecto, pulsando el botón derecho del ratón Agregar al diccionario.

124


1º ADMINISTRACION Y FINANZAS Si queremos crear un diccionario nuevo, pasos: Crear un diccionario personalizado adicional Para crear un diccionario personalizado adicional, pasos: 1. Inicie Word. 2. Clic en el Botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word.

3. Clic en revisión y, a continuación, haga clic en Diccionarios personalizados en Al corregir la ortografía en programas de Microsoft Office.

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WORD 2007 Aparece el cuadro de diálogo Diccionarios personalizados. 4. Haga clic en nuevo para crear un nuevo diccionario personalizado.

5. En el cuadro nombre de archivo, escriba un nombre para el nuevo diccionario personalizado y, a continuación, haga clic en Guardar.

El diccionario personalizado se agrega a la lista de diccionarios. 6. En el cuadro de diálogo Diccionarios personalizados, seleccionar el diccionario creado de la lista de diccionarios (comprobar que la casilla de verificación está activada y seleccionado el mismo) y, pulsar el botón Editar lista de palabras…

126



Accedemos al cuadro de diálogo del nuevo diccionario creado:

Escribir los términos en el cuadro de texto Palabras , clic botón Agregar. Incluir todos los términos que necesitemos utilizando esta técnica, si queremos borrar alguna palabra, seleccionarla y pulsar el botón Eliminar, o bien, Eliminar todas y clic en el botón Aceptar. Para utilizar un diccionario personalizado, seleccionar el diccionario deseado y pulsar el botón Cambiar predeterminado…, o simplemente, activar la casilla de verificación del diccionario o diccionarios a utilizar y en el apartado Idioma del diccionario indicar el idioma que utilizaremos (por defecto Todos los idiomas) Al finalizar, hacer clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Opciones. Para agregar más palabras al diccionario o eliminar las palabras antiguas (obsoletas), Botón office /Opciones de Word /Revisión /Diccionarios personalizados…, seleccionar el diccionario deseado y clic en el Botón Editar lista de palabras…, añadir o borrar los términos necesarios y clic en Aceptar. Fuente Microsoft

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WORD 2007

CONTROL DE CAMBIOS Utilidad que permite hacer revisiones en un documento y dejar comentarios y señales para que los autores puedan ver las correcciones que hayan hecho. L a complejidad para manejar comentarios y cambios de diferentes autores en documentos de texto puede producir auténticos “dolores” de cabeza. Es muy útil cuando hay que compartir un documento con varias personas y entre todos lo revisen y puedan sugerir cambios, los cuales se aceptan o rechazan. Para utilizar la función Control de cambios, primero hay que activarlo. Activar la pestaña Revisar y, en el grupo Seguimiento, hacer clic en Control de cambios

Al activar la opción de Control de Cambios, debe quedar resaltado para poder ver los cambios. Ejemplo de la imagen: Inserta un comentario

4

1 3

2

5

1. Control de cambios 2. Al hacer cualquier cambio se dejará una marca que permitirá verlo claramente. Si se elimina un texto éste se mostrará en rojo y tachado al centro. Si se agrega texto, el nuevo texto se mostrará en color rojo. 3. Los globos aparecen a la derecha de la página y en estos se puede ingresar comentarios además de mostrarse los cambios realizados, para lo que se puede escoger la opción respectiva. 4. Si se desea introducir un comentario u observación, clic Nuevo comentario.

128


1º ADMINISTRACION Y FINANZAS 5. Los comentarios se muestran como globos a la derecha de la página. Para cambiar las opciones de Control de cambios: 1. Activar la pestaña Revisar. 2. En el grupo seguimiento, hacer clic en Control de cambios y elegir Cambiar opciones de seguimiento.

3. En Marcado, especificar las marcas y colores que se desea utilizar para indicar Inserciones, Eliminaciones, Líneas cambiadas y Comentarios.

4. Clic en Aceptar. Cuando se trabaja con un documento en revisión el usuario puede ver el documento original sin correcciones, el documento final ya corregido y también una especie de borrador con las indicaciones de las observaciones y modificaciones realizadas. Para ello, se selecciona la opción respectiva. Paso 1 Comentarios, notas de voz y bocetos Para controlar los comentarios, primero los crearemos. Selecciona el texto o la palabra sobre la que quieres introducir un comentario o haz clic en el punto donde deseas insertarlo. Pulsa en Nuevo Comentario e introduce el texto que desees. Por omisión, éste se mostrará en un globo cuyo tamaño cambia de forma en la medida que introduces más texto, y Word adecuará el zoom del documento para que puedas ver tu texto y los comentarios. La identificación de los últimos se basa en colores, dependiendo de cada usuario que edite el documento, y están ordenados de forma secuencial, aunque, si cortas y pegas texto del documento, siempre permanecerán asociados y en orden. Una forma más divertida de hacer anotaciones es usando tu voz. Para ello, sigue la ruta Microsoft Office/Opciones de Word/Personalizar. En el desplegable que aparecerá, llamado Comandos disponibles en, selecciona Todos los comandos y busca en la lista Insertar Voz, pulsa en Agregar y confirma con Aceptar. Verás que el comando identificado con una carpeta y un micrófono habrán sido añadidos en la barra de Acceso Rápido a herramientas. Desde aquí, podrás insertar una nota de voz sobre el comentario directamente.

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WORD 2007 Paso 2 Sigue los cambios Cuando son varios los usuarios que editan un documento simultáneamente haciendo comentarios y cambios, resulta imprescindible controlar las opciones de seguimiento. La clave es identificar las ediciones y por quién y cuándo han sido realizadas. Verás que es obvio que el control de cambios esté activado, ya que aparece en un fondo naranja cuando haces un clic sobre este botón, que se encuentra dentro del grupo Seguimiento de la pestaña Revisar. Por omisión, Word 2007 muestra los comentarios en globos y los cambios (inserciones y borrados) en la misma línea de texto, pero puedes configurar de forma muy precisa esta opción en el desplegable de Control de Cambios/Cambiar opciones de seguimiento. Podrás editar los formatos para el texto insertado, borrado o movido y las líneas cambiadas, además del comportamiento de los globos. Para cambiar las iniciales de autor o revisor, haz clic en la flecha hacia abajo del botón Control de Cambios y selecciona Cambiar nombre de usuario. Esto te lleva a las opciones generales de Word. En la parte que dice Personalizar la copia de Office, podrás introducir un nombre y las iniciales. Haz clic en Aceptar. Paso 3 Algunos consejos A veces, cuando un documento tiene múltiples revisiones, puede resultar complejo de interpretar, por eso te ofrecemos dos consejos prácticos. El primero es utilizar las opciones del desplegable Mostrar para revisión, que está situado en la parte superior derecha del grupo Seguimiento. Selecciona Final para ver cómo quedaría el documento con los cambios propuestos u Original para saber cómo era sin ningún cambio. La opción Marcas mostradas originales ofrece el original con los cambios activos y Marcas mostradas finales, que es la opción por defecto, proporciona el seguimiento de los últimos cambios en el documento en uso. El segundo consejo es recurrir a Mostrar marcas para activar o desactivar la visualización de comentarios, entradas manuscritas, inserciones, etc. Esto facilitará la visualización y control del documento por tipo de edición. Finalmente, y dentro de Mostrar marcas, también dispones de Revisores donde podrás visualizar o no las aportaciones de los revisores del documento; lo que te permitirá centrarte en la edición de los cambios propuestos por cada autor de manera más lógica y ordenada que si los tienes todos juntos al mismo tiempo. Paso 4 El panel de revisión El panel de revisiones es una alternativa interesante al uso de globos para mostrar los cambios del documento. Dentro del grupo Seguimiento, en el desplegable de Panel de revisiones, cabe la posibilidad de definir cómo mostrarlo vertical u horizontalmente.

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS Observarás que este panel ofrece un resumen sobre revisiones, inserciones, eliminaciones, comentarios, etc., y un control extra sobre cambios en encabezado y pie de página, cuadros de texto, notas a pie o notas al final. Si haces clic en cualquiera de estos elementos, podrás editarlo de forma inmediata. Paso 5 Imprime los cambios en papel Esta opción resulta muy útil en reuniones cuando los editores de un mismo documento deben compartirlo en papel con todos los cambios propuestos. Por omisión, Word adecuará el tamaño del texto a imprimir para incluir los comentarios, pero no imprimirá el Panel de revisión, aunque esté mostrado. No obstante, puedes imprimir en una página por separado la lista de cambios y comentarios del mismo. Desde Office/Imprimir, ve a la parte inferior izquierda, donde dice Imprimir, y selecciona Lista de marcas. Así, conseguirás obtener en papel el contenido del panel de revisiones, en formato horizontal y en una página aparte. Paso 6 Acepta y declina modificaciones Los botones para aceptar o declinar los cambios propuestos se encuentran en la ruta Revisar/Cambios. Tienes la oportunidad de seleccionar uno de forma independiente y, con el botón derecho del ratón, aceptarlo o declinarlo. No obstante, si tienes muchos, resulta más eficiente que marques todo un bloque de texto y pulses directamente en el botón de Aceptar o de Declinar del grupo de herramientas Cambios. También es posible que declines o aceptes todos los cambios de un documento con un solo clic. Para ello, ve a Aceptar o Declinar y escoge Aceptar todos los cambios del documento o Declinar todos los cambios del documento. Paso 7 A compartir Cuando alguien que ha editado un documento por ti no ha activado los cambios y, además, lo ha guardado con otro nombre o versión, puede resultar complicado controlar las modificaciones que se han realizado entre ambos documentos. Para ello, Word 2007 posee las funciones Comparar y Combinar documentos.

Fuente:

http://www.pcactual.com/articulo/zona_practica/paso_a_paso/4582/control_total_con_wo rd_2007.html

Comparar o combinar revisiones de dos documentos Puedes configurar la comparación entre diversos modos y también en las zonas del documento donde estos se han podido producir, como tablas, encabezados, notas, cuadros y campos de datos. Puedes elegir entre mostrar los cambios en nivel de carácter o de palabra y en qué documento mostrarlos.

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WORD 2007 Por último, puedes etiquetar los cambios para que a medida que vayas combinando documentos, puedas detectar quién los ha producido. Cuando hayas combinado el primer documento, debes guardarlo y repetir el proceso para la segunda revisión. Debes repetir este proceso tantas veces como revisiones se hayan realizado sobre el documento. La otra opción que nos aporta esta herramienta es la de comparar dos versiones diferentes de un mismo documento. A veces nos pasa que tenemos dos documentos de Word con el mismo nombre y no sabemos cuál es la nueva versión y cuál la antigua. Con Word 2007 podemos comparar de manera automática los dos archivos de manera de ver cuál es el más completo. Puedes realizar la comparación de las dos versiones pulsando en la opción Comparar con la opción Estilo jurídico en vez de la opción Combinar. Básicamente funcionan de la misma manera y tienen las mismas ventanas de configuración, pero con esta opción se comparan dos documentos mostrando solamente las diferencias entre ellos en un tercer documento. Los documentos originales que se están comparando no se pueden modificar durante la comparación y sólo es efectivo cuando se comparan dos documentos. Si pulsas en Más, te ofrecerá las opciones de Configuración de comparación y Mostrar cambios. En este punto, recomendamos optar por Documento Nuevo para evitar confusiones en la edición. Para convertir el documento revisado en original o viceversa, puedes pulsar en el icono de las dos flechas llamado Intercambiar documentos y hacer clic en Aceptar. Si pulsas en Más, te ofrecerá las opciones de Configuración de comparación y Mostrar cambios. En este punto, recomendamos optar por Documento Nuevo para evitar confusiones en la edición. Para convertir el documento revisado en original o viceversa, puedes pulsar en el icono de las dos flechas llamado Intercambiar documentos y hacer clic en Aceptar. 1. Activar la pestaña Revisar.

2. En el grupo Comparar, hacer clic en Comparar y elegir Combinar.

3. En la lista documento original, seleccionar el primer documento marcado o hacer clic en Abrir y buscar el documento.

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4. En la lista Documento revisado, seleccionar el segundo documento marcado o hacer clic en abrir para buscar el documento. 5. Hacer clic en Aceptar. Word crea un tercer documento que muestra las revisiones como cambios realizados.

INSERTAR CITAS Y BIBLIOGRAFIA En Office 2007, Microsoft ha dotado por primera vez a Word de la capacidad de gestionar automáticamente la bibliografía citada en un documento. Las citas permiten citar un libro, un artículo de periódico como parte de la información de un documento, así como elegir el estilo de presentación de esas fuentes y de las citas. Importante sobre todo para investigadores y escritores en general. Una bibliografía es una lista de fuentes de informaciones consultadas o citadas durante la creación de los documentos, normalmente, se incluye al final de los documentos. Esas fuentes están disponibles para todos los documentos nuevos que creemos e incluso podemos exportar dicha lista de fuentes y llevárnosla a otro ordenador para trabajar con ella. Cada vez que generemos una fuente de información, ésta se guarda en el equipo para que podamos buscar y utilizar cualquier fuente de información que hayamos creado. CITAS Para insertar una cita. Pasos: 1. Pestaña Referencias. Grupo Citas y bibliografía.

Hacer clic en el estilo que deseamos utilizar para la cita y la fuente de información, pulsando el botón Estilo

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WORD 2007 Las convenciones para realizar las citas bibliográficas dependen del modelo internacional que utilice la Universidad o empresa que publique los artículos de investigación. De forma genérica, existen convenciones internacionales como APA (para psicología, educación y ciencias sociales), Chicago (modelo que usan infinidad de empresas editoras de libros, revistas, periódicos y publicaciones no académicas), MLA (para Literatura, Arte y Humanidades) y Turabian (diseñada para estudiantes de ciclo superior para cualquier disciplina). 2. Clic en Insertar cita.

3. Para agregar la información de origen, clic en Agregar nueva fuente, para crear un listado de citas por título, autor, año,…

Accedemos al cuadro de dialogo.

4. Indicar el tipo de fuente, idioma, autor, título, año, ciudad y editorial, automáticamente queda consignada la cita para poder insertarla en la ubicación que indiquemos dentro del documento. 5. Ir a la posición del documento dónde queremos incluir la cita. Clic en Insertar cita, seleccionar el autor de la cita. Se puede insertar una nota al pie o nota al final e incluir la cita deseada. El botón Administrar fuentes nos permite identificar todo el listado de citas.

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Se abrirá un cuadro de diálogo con diferentes opciones. Podemos incluir nuevas citas haciendo clic en Nuevo.

Encontramos un cuadro de búsqueda y una lista desplegable donde podemos elegir cómo ordenamos las fuentes. Tenemos cuatro opciones: por año, por autor, por etiqueta, por título. En el cuadro de la izquierda nos aparecerán todas las fuentes que hayamos ido introduciendo, y en el cuadro de la derecha, aquellas que hemos seleccionado para usar en el documento actual. Entre ambos cuadros tenemos unos botones que nos permiten la administración de las fuentes puesto que ahí podemos crear una nueva fuente, eliminar alguna creada o traspasar fuentes de la lista global al documento actual. El cuadro inferior nos enseña cómo se muestra la fuente seleccionada según el estilo bibliográfico elegido.

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WORD 2007

En ciertos casos, nos puede interesar crear un marcador de posición de cita y más tarde rellenar la toda información de las fuentes de información bibliográfica. Los cambios que realicemos en una fuente de información se reflejan automáticamente en la bibliografía, si ya hubiésemos creado una. Aparece un signo de interrogación junto a fuentes de marcador de posición en el Administrador de fuentes. Para ello: 1. Ir a la posición donde incluiremos un marcador de posición, pulsar en el botón Insertar cita / Agregar nuevo marcador de posición… 2. Asignar un nombre en el cuadro de diálogo Nombre de marcador de posición 3. El marcador de posición se encuentra con el nombre asignado. Clic en la flecha y activar Editar fuente… Rellenar los datos necesarios, clic en Cerrar. BIBLIOGRAFÍA Para crear una bibliografía con las fuentes citadas en nuestro documento: lo primero es colocar el cursor donde quieras insertarla. 1. Pestaña Referencias / Administrar fuentes, seleccionar de la lista general las fuentes citadas, clic en el botón Copiar. Se incluirán en la lista actual. 2. Clic en el botón bibliografía, seleccionar un estilo bibliográfico. También con el comando Insertar bibliografía.

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EJERCICIOS DE WORD 2007 Ejercicio 1. Crear un hipervínculo de un documento de Word a otro documento de Word. Crear también un hipervínculo a una Página Web. 1.1. Seleccionar la palabra con la que queremos vincular el documento. 1.2. Ir a menú Insertar / Hipervínculo 1.3. Dentro de la ventana Vincular a seleccionaremos un archivo o una página web existente. 1.4. Buscar en la ventanita derecha el documento al que deseemos crear el hipervínculo.

El hipervínculo al documento se verá de la siguiente manera y pulsando sobre él nos llevará al documento y una vez entremos cambiará de color:

El hipervínculo a la página web se hará de la misma forma.

Ejercicio 2. Activar LA REVISION ORTOGRÁFICA MIENTRAS ESCRIBIMOS si no está activada esta opción en Word. Aplicar igualmente algún sinónimo. Para activar la revisión ortográfica iremos a botón e iremos a Opciones de Word y en el apartado Revisión activaremos la casilla de verificación de Revisar ortografía mientras se escribe.

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WORD 2007

Para insertar algún sinónimo iremos a la pestaña Revisar/ Revisión/ Sinónimos y nos aparecerá un cuadro de diálogo a la derecha donde buscaremos el sinónimo que más nos interese.

Ejercicio 3. Realizar un encabezado para Hacer que sean distintos los encabezados o pies de página de las páginas pares e impares. Para ello iremos a Insertar/ Encabezado o Pie de página y seleccionaremos el que vayamos a utilizar.

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS Una vez lo hayamos seleccionado nos aparecerá una nueva pestaña:

Dentro de esta pestaña Diseño encontraremos distintas opciones para aplicar a los encabezados y pies de página y dentro del apartado Opciones encontramos la opción de hacer que los encabezados y pies de página sean distintos en las páginas pares e impares y eso lo conseguiremos seleccionando la casilla que vemos en la imagen siguiente:

Por ejemplo, podrías decidir utilizar el título del documento en las páginas impares y el título del capítulo en las páginas pares. Otra forma de hacerlo. Pasos: •

•

En la ficha Diseño de página hacer clic sobre la opción Configurar página y a continuación, en la pestaña Diseño. Activar la casilla de verificación Pares e impares diferentes.

Ahora podemos insertar el encabezado o el pie de página para las páginas pares en una página par y encabezado o pie de página para páginas impares en una página impar.

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WORD 2007

Ejercicio 4. Quitar el encabezado o el pie de página de la primera página. Existen dos formas: 1. Ir a Insertar/ Encabezado y pie de página y pinchamos por ejemplo en Encabezado donde elegiremos uno de ellos y nos aparecerá una nueva pestaña:

Dentro de esta pestaña iremos a Opciones y activaremos la casilla de verificación Primera página diferente.

2. Ir a la pestaña Diseño de página/ Configurar página y a continuación nos aparecerá un cuadro de diálogo donde iremos a la pestaña Diseño y activaremos la casilla de verificación de Primera página diferente que aparece bajo Encabezados y pies de página. Los encabezados y pies de página se quitan de la primera página del documento.

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Ejercicio 5. Insertar un comentario. Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario. Acceder a la pestaña Revisar y hacer clic en el botón Nuevo comentario.

Ejercicio 6. Insertar una portada a un trabajo realizado. Quitar la portada que hemos insertado. Para insertar la portada iremos a la pestaña Insertar y en la opción Páginas pulsaremos sobre Portada y seleccionaremos la que necesitemos.

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WORD 2007

Para eliminar la portada.

Ejercicio 7. Aplicar a un texto la opción Guiones. Para aplicar guiones a un texto seleccionaremos éste e iremos a la pestaña Diseño de página y haremos clic en Guiones.

Nos ofrecerá varias opciones de las que esta vez seleccionaremos Automático y el texto se verá de la siguiente manera:

Ejercicio 8. Crear un estilo de párrafo al que le daremos el nombre propio con las siguientes características: Tipo de letra: Arial Tamaño: 14

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS En negrita y cursiva. Alineación: Justificada Estos son los pasos a seguir: •

Abrir cualquier documento o crear uno nuevo y escribir un párrafo.

•

Ahora hay que abrir el panel de Estilos, en caso de que no esté abierto.

•

Hacer clic en el botón inicializador del cuadro de diálogo de Estilos encuentra en la pestaña Inicio.

•

Nos aparecerá un cuadro de diálogo a la derecha del documento y haremos clic en el botón Nuevo estilo

que se

.

•

En el cuadro Nombre escribir Propio1.

•

En el cuadro Tipo de estilo deja Párrafo.

•

En el cuadro Estilo basado en deja Normal.

•

En el cuadro Estilo del párrafo siguiente déjalo en blanco.

•

En el cuadro Fuente haz clic en el triángulo y se abrirá una ventana en la que debemos elegir Arial.

•

En el cuadro tamaño hacer clic en el triángulo y se abrirá una ventana en la que debes elegir:

•

o

Hacer clic en el botón negrita

o

Hacer clic en el botón cursiva

o

Hacer clic en el botón alineación justificada.

Haremos clic en Aceptar y ya tendremos el estilo creado.

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WORD 2007

Podemos seleccionar un párrafo y aplicarle este nuevo estilo para ver cómo queda. En la barra estándar, hacer clic en el triángulo a la derecha de la casilla que contiene el estilo activo en cada momento, se desplegará una ventana en la que puedes elegir Propio1.

Si ahora abrimos otro documento nuevo veremos que el estilo que acabamos de crear no aparece en la ventana de estilos. Si queremos que un estilo esté disponible en todos los documentos nuevos deberemos marcar la casilla Añadir a la plantilla.

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Volveremos al documento que tiene el estilo Propio1 y podremos hacerlo haciendo clic derecho en la línea del estilo Propio 1 del panel de Estilos, elegiremos Modificar y luego activaremos la casilla citada.

Ejercicio 9. Escribir el siguiente texto: Aunque tradicionalmente se ha relacionado el consumo de pipas con el aumento de peso, un reciente estudio dirigido por la investigadora Catering Philips del Departamento de Bioquímica del Instituto Politécnico de Virginia (en EEUU), ha revelado que estos frutos secos están cargados de antioxidantes, minerales y grasas insaturadas-beneficiosas-, lo que los convierte en un alimento con muy buenas propiedades nutritivas. De hecho, algunos expertos creen que las pipas deberían incluirse en el campo de los denominados superalimentos que, como el brécol la cebolla o los ajos ayudan a prevenir las enfermedades cardíacas y de cáncer.

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WORD 2007 Realizar: Buscar las siguientes palabras: grasa, estudio, expertos, brécol. Para BUSCAR una palabra en un documento iremos a Inicio/Edición/Buscar

Una vez pulsemos en Buscar nos aparecerá un cuadro de diálogo como el de la imagen de abajo, donde cómo podemos ver tiene tres pestañas: Buscar, Reemplazar e Ir a. seleccionaremos Buscar y en ese cuadro que aparece escribiremos la palabra a buscar que en este caso va a ser grasa, pulsaremos Intro y nos aparecerá la palabra sombreada.

En la opción Buscar siguiente si pulsamos lo que hará es que nos llevará por cada una de las posiciones en que se repite la palabra que hemos buscado. En Buscar en nos dará varias opciones para poder delimitar la zona de búsqueda.

Ahora vamos a ver como sustituir unas palabras por otras a través del menú Edición que se encuentra dentro de la pestaña Inicio. Como hemos podido observar en la opción Buscar también aparece la opción de Reemplazar aunque también podemos entrar a través de:

Una vez entremos en Reemplazar nos aparecerá el cuadro de diálogo de Buscar y reemplazar donde en la opción Buscar escribiremos la palabra que vamos a reemplazar que en este caso es tradicionalmente y en la opción Reemplazar con escribiremos la palabra que va a sustituir en la anterior que en este caso va a ser habitualmente.

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS Podemos reemplazarlas todas o solo la de una posición concreta, para ir hasta la palabra que queremos reemplazar pulsaremos Buscar siguiente.

Para practicar podemos sustituir en el texto las siguientes palabras: •

Cáncer por tumor

•

Beneficiosas por ventajosas

•

Estudio por publicación.

BUSCAR SINÓNIMOS: Buscaremos el sinónimo de las siguientes palabras: Ajos, departamento, denominados y revelado. Para ello escribiremos la palabra, la seleccionaremos e iremos a la pestaña Revisar y en el cuadro Revisión encontraremos la opción de Sinónimos:

Vamos a ver el ejemplo con la palabra departamento y podremos hacer lo mismo con las demás palabras.

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WORD 2007

Ejercicio 10. Dentro de Word 2007 tenemos unas plantillas instaladas que podremos utilizar para crear documentos en base a ellas y para verlo vamos a crear un Fax con una de las plantillas. Para ello iremos a / y nos aparecerá el cuadro de diálogo de Nuevo documento donde seleccionaremos la plantilla que necesitemos y pulsaremos en Aceptar. Ya sólo tendremos que rellenar los datos que nos piden y guardar el documento como nuevo o como plantilla.

RESULTADO FINAL:

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Ejercicio 11. Realizar este ejercicio en un documento que tenga comentarios. En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios según nos interese. Desplegando el menú del botón Mostrar Marcas de la pestaña Revisar podemos marcar o desmarcar la opción que pone Comentarios. El hacerlos visibles u ocultarlos es automático, si la opción está seleccionada los comentarios serán visibles de lo contrario no se verán.

NO VEMOS EL COMENTARIO

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WORD 2007

Ejercicio 12. Podemos indicar a Word dónde deben imprimirse los comentarios. En el menú Control de cambios, podemos acceder a la opción Cambiar opciones de seguimiento, abrirá un cuadro de diálogo y en la última sección donde pone Globos existe la opción Orientación del papel donde podemos escoger entre las distintas opciones que vemos en la imagen. Opciones: Automático. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el panel. Conservar. Deja el documento conforme está y lo imprime según lo vemos. Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para que quepan mejor los globos. En el diálogo de Imprimir debemos tener la precaución de en la opción Imprimir tener seleccionada la opción Documento con marcas.

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Ejercicio 13. Activar la opción Control de Cambios. Seguir trabajando y ver qué pasa.

Ejercicio 14. Comparar documentos.

Ejercicio 15. Copiar los siguientes datos: Año, Producción, Precio 2009, 3.000, 13 € 2010, 5.000, 14 €

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WORD 2007 Convertir texto en una tabla. 1. Insertar caracteres separadores, como comas o tabulaciones, para indicar donde deseamos que se divida el texto en columnas. Utilizar marcas de párrafo para especificar dónde deseamos que comience una nueva fila. Por ejemplo, en una lista con dos palabras en una línea, inserte una coma o una tabulación detrás de la primera palabra para crear una tabla de dos columnas. 2. Seleccionar el texto que deseemos convertir. 3. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, hacer clic en Tabla y, a continuación, hacer clic en Convertir texto en tabla. 4. En el cuadro de diálogo Convertir texto en tabla, bajo Separar texto en, hacer clic en la opción del carácter separador usado en el texto. 5. En el cuadro Número de columnas, elegir el número de columnas deseado. Si no aparece el número de columnas esperado, puede que falte algún carácter separador en una o varias líneas del texto. 6. Seleccionar cualquier otra opción que se desee.

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Convertir una tabla en texto 1. Seleccionar las filas o la tabla que deseemos convertir en párrafos. 2. En Herramientas de tabla, en la ficha Presentación, en el grupo Datos, hacer clic en Convertir a texto. 3. En Separar texto en, hacer clic en la opción del carácter separador que deseemos usar en lugar de los límites de las columnas. Las filas se separan con marcas de párrafo.

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WORD 2007

Ejercicio 16. Crear un diccionario personalizado con el nombre de Informática. Agregar la palabra Fadebook y Twitter. (Una vez agregadas al diccionario ya no apareceré el subrayado en rojo debajo de la palabra.)

Para crear un diccionario ir a botón Office/Opciones de Word/Revisión y en la opción Al corregir la ortografía en los programas de Microsoft Office seleccionar la opción Diccionarios personalizados.

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Ejercicio 17. Contar las palabras del documento donde nos encontremos. Es simplemente un cuadro de información adicional del documento. En dicho cuadro se refleja la información cuantitativa del número de páginas, palabras, caracteres, párrafos y líneas de un documento. Word no tiene en cuenta las notas al pie y notas al final. Si nos interesa también esta información hacer clic en la casilla de verificación correspondiente. Para visualizar esta información, pulsar el botón Contar palabras, en el grupo Revisión de la pestaña Revisar.

En la barra de estado (parte inferior de la ventana) también tendremos esta opción.

Si queremos contar el número de palabras en un grupo de párrafos, seleccionar los mismos y pulsar el botón Contar palabras…

Ejercicio 18. Insertar una cita en un documento de Word. Copiar un texto de Internet sobre TIC.

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WORD 2007 Estilo de cita APA.

En Agregar nueva fuente, en la opción Tipo de fuente bibliográfica, seleccionar sitio Web.

Si el texto lo has obtenido de un libro, indicar libro; si la información se ha obtenido de un CD, indicar medios electrónicos, etc. Rellenar el formulario con la información de la Web de donde sacamos el texto. Ejemplo libro Tecnología Educativa. Web PERE MARQUÉS GRAELLS. http://peremarques.pangea.org/siyedu.htm

Realizar bibliografía al final del documento utilizando la cita agregada. Para agregar la bibliografía pulsar en Bibliografía/Insertar bibliografía y aparecerá al final del documento.

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Eliminar la bibliografía. Para eliminar la bibliografía basta con seleccionarla y pulsar SUPR.

Ejercicio 19. Proteger documentos El botón Proteger documento de la ficha Programador (botón Office/Opciones de Word/Más frecuentes/activar Mostrar ficha programador en cinta de opciones), permite añadir seguridad a distintos documentos, ya sean formularios o no. Para proteger cualquier documento, seguir los siguientes pasos: 1. Ficha Programador/Proteger documento/Restringir formato y edición.

2. En el apartado Restricciones de edición, activar la casilla Admitir sólo este tipo de edición en el documento. 3. Seleccionar Sin cambios (sólo lectura). 4. Excepcionalmente podemos restringir la modificación a ciertos usuarios activando la casilla de verificación Todos, o bien, pulsar en el enlace Más usuarios, para ciertos usuarios (escribir su dirección o nombre de dominio). 5. En el apartado Comenzar a aplicar, buscar el botón Sí aplicar la protección.

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WORD 2007 6. Escribir la contraseña (escribir la nueva contraseña) y, volver a introducir la misma contraseña (volver a escribir la contraseña para confirmar).

7. Guardar el documento. 8. Para eliminar la contraseña, ir a la ficha Programador/Proteger documento/Restringir formato y edición/Suspender la protección e introducir la contraseña.

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Ejercicio 10. TEMAS Aplicar un tema a un documento. Podemos dar formato rápidamente a un documento entero para proveerle un aspecto profesional y aplicar un tema (opciones de formato que incluyen colores, fuentes y efectos). Se pueden crear temas propios personalizando un tema del documento existente y guardándolo después como un tema del documento personalizado. Valen para todo Office. Si se aplica un tema al documento, afecta a los estilos. Pestaña Diseño de página/Temas.

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WORD 2007

EXAMEN RESUELTO DE WORD 2007 EJERCICIO 1.

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WORD 2007 EJERCICIO 2.

PARA EJECUTAR LA MACRO HE DISEÑADO EL LOGOTIPO Y UNA VEZ LO TENÍA HE IDO A VISTA /MACROS / GRABAR MACRO Y LA HE HECHO A TRAVES DEL BOTÓN POR LO QUE LE ASIGNÉ UNO Y PULSE EN ACEPTAR. INSERTÉ EL LOGOTIPO Y PULSÉ EN DETENER GRABACIÓN Y YA SE HABÍA CREADO Y EN LA BARRA DE HERRAMIENTAS APARECÍA EL BOTÓN DONDE CADA VEZ QUE LO PULSE APARECERÁ LA MACRO CREADA.

EJERCICIO 3.

COMBINAR CORRESPONDENCIA

CARTA COMERCIAL:

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1º ADMINISTRACION Y FINANZAS BASE DE DATOS DE CLIENTES:

SOBRES COMBINADOS: COMBINADOS:

CARTAS COMBINADAS: COMBINADAS:

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WORD 2007 EJERCICIO 4.

RESULTADOS DE LAS VENTAS REALIZADAS A LOS CLIENTES DURANTE EL 1º TRIMESTRE DEL AÑO 2.010 JOSE LOPEZ DÍAZ MARIA CÉSPEDES RUIZ

CANTIDAD 850 1200

PRECIO 10 12

IMPORTE 8500 14400

DTO. 5,00 % 6,00 %

TOTAL 8075 13536 21611

TOTALES

. Creación de un fax con una plantilla instalada.

EJERCICIO 5

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Microsoft+Office+Word+2007

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