Administrasi Perkantoran, Cara Mudah Memahami Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Secara Umum

ADMINISTRASI PERKANTORAN Cara Mudah Memahami Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Secara Umum Diah Wijayanti Sutha, SST., M.Kes.

Edisi Asli Hak Cipta © 2018 pada penulis Griya Kebonagung 2, Blok I2, No.14 Kebonagung, Sukodono, Sidoarjo Telp. : 0812-3250-3457 Website : www.indomediapustaka.com E-mail : [email protected]

Hak cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apa pun, baik secara elektronik maupun mekanik, termasuk memfotokopi, merekam, atau dengan menggunakan sistem penyimpanan lainnya, tanpa izin tertulis dari Penerbit.

UNDANG-UNDANG NOMOR 19 TAHUN 2002 TENTANG HAK CIPTA 1. Barang siapa dengan sengaja dan tanpa hak mengumumkan atau memperbanyak suatu ciptaan atau memberi izin untuk itu, dipidana dengan pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/ atau denda paling banyak Rp 5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah). 2. Barang siapa dengan sengaja menyiarkan, memamerkan, mengedarkan, atau menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran Hak Cipta atau Hak Terkait sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau denda paling banyak Rp 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

Diah Wijayanti Sutha Administrasi Perkantoran/Diah Wijayanti Sutha Edisi Pertama —Sidoarjo: Indomedia Pustaka, 2018 1 jil., 17 × 24 cm, 160 hal. ISBN: 978-602-6417-39-8 1. Ilmu Sosial I. Judul

2. Administrasi Perkantoran II. Diah Wijayanti Sutha

Kata Pengantar Pentingnya pengetahuan yang berkenaan dengan administrasi dan operasional perkantoran, terutama berkenaan dengan profesionalisme, efektivitas, serta efisiensi dalam kegiatan administrasi perkantoran sangat menjadi hal yang patut diperhatikan demi kelancaran kegiatan yang dilakukan dalam suatu oraganisasi. Kegiatan operasional perkantoran dapat dilaksanakan dengan optimal jika didukung oleh adminitrasi dan berbagai kegiatan perkantoran lainnya. Buku ini menyajikan konsep-konsep dasar dan kunci dalam kegiatan administrasi perkantoran termasuk rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan, yang tentunya dapat dijadikan sebagai bahan rujukan untuk memperdalam ilmu adminitrasi perkantoran . Buku ini terdiri dari 13 bab yang meliputi; konsep dasar administrasi perkantoran; organisasi perkantoran; pekerjaan perkantoran; sistem perkantoran; sarana dan prasarana administrasi perkantoran; personil adminitrasi perkantoran; komunkasi perkantoran; efisiensi perkatoran; pengawasan adminitrasi perkantoran; pengawasan dan anggaran biaya; kontrol produktifitas; kerasipan; teknologi komunikasi perkantoran. Tiga belaa topik tersebut diharapkan mampu memberikan pemahaman yang komprehensif tentang adminitrasi perkantoran. Buku ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu segala kritik, nasehat, dan masukan dapat disampaikan ke email: [email protected]. Terimakasih Surabaya, Januari 2017

iv

Administrasi Perkantoran—Cara Mudah Memahami Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Secara Umum

Daftar Isi KATA PENGANTAR........................................................................................... DAFTAR ISI........................................................................................................

iii v

BAB 1 KONSEP DASAR ADMINISTRASI PERKANTORAN.......................... 1 A. Pengertian Administrasi................................................................................ 1 B. Fungsi Administrasi....................................................................................... 3 C. Kantor.............................................................................................................. 4 D. Pengertian Administrasi Perkantoran......................................................... 6 E. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran................................................. 8 F. Karakteristik Administrasi Perkantoran..................................................... 10 G. Azaz-azaz Administrasi Perkantoran.......................................................... 11 H. Peranan dan Fungsi Aministrasi Perkantoran............................................ 11 I. Tujuan Administrasi Perkantoran................................................................ 12 J. Pekerjaan Perkantoran................................................................................... 13 BAB 2

ORGANISASI PERKANTORAN.......................................................... 15 A. Pengertian Organisasi.................................................................................... 15 B. Prinsip-prinsip Organisasi............................................................................ 18 C. Tujuan Organisasi dan Tahap Kelanjutannya............................................. 23 D. Bentuk-bentuk Organisasi............................................................................ 25 E. Faktor Penyebab Perbedaan Struktur Organisasi...................................... 28 F. Peran Sekretaris dan Kesekretariatan dalam Sebuah Organisasi............. 28 G. Jabatan Sekretaris dan Unit Sekretaris........................................................ 29

vi


BAB 3

PEKERJAAN PERKANTORAN............................................................ 31 A. Konsep Dasar Pekerjaan Pekantoran........................................................... 31 B. Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor/Tata Usaha........................................... 33 C. Fungsi Pekerjaan Kantor............................................................................... 34 D. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor............................................................................. 34 E. Lingkup Pekerjaan Perkantoran................................................................... 35 F. Peranan Pekerjaan Perkantoran .................................................................. 35 G. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor......................................................................... 36 H. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor.................................................... 37

BAB 4

SISTEM PERKANTORAN.................................................................... 41 A. Pengertian Sistem Perkantoran.................................................................... 41 B. Definisi Manajemen ...................................................................................... 42 C. Definisi Prosedur Perkantoran..................................................................... 44 D. Prinsip Sistem Perkantoran........................................................................... 44 E. Perencanaan Sistem Perkantoran................................................................. 45 F. Sistem Informasi Manajemen....................................................................... 46 G. Definisi Sistem Informasi Manajemen ....................................................... 46 H. Unsur Pokok Sistem Informasi Manajemen .............................................. 47 I. Fungsi Sistem Informasi Manajemen.......................................................... 52 J. Tujuan Sistem Informasi Manajemen.......................................................... 52 K. Komponen dalam Sistem Informasi Manajemen...................................... 52

BAB 5 SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN...... 59 A. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor.................................................... 59 B. Tujuan Tata Ruang ........................................................................................ 60 C. Bentuk-Bentuk Tata Ruang Kantor.............................................................. 60 D. Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor................................................... 61 E. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor................................................. 64 BAB 6 PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN.................................... 71 A. Pengertian Personil Kantor........................................................................... 71 B. Macam-macam Personil Kantor.................................................................. 72 C. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor.............................................. 72 D. Perangkat Kerja Personil Kantor ................................................................. 73 E. Tahapan-tahapan Pengadaan Personil Kantor........................................... 73 F. Langkah-langkah Pengadaan Personil Kantor........................................... 78 G. Syarat-Syarat Personil Kantor....................................................................... 79 H. Pelatihan dan pengembangan Personil Kantor.......................................... 80

vii

Daftar Isi

I. J.

Mutasi Personil Kantor.................................................................................. 83 Pemberhentian Personil Kantor................................................................... 87

BAB 7

KOMUNIKASI PERKANTORAN......................................................... 91 A. Pengertian Komunikasi................................................................................. 91 B. Proses Komunikasi......................................................................................... 92 C. Unsur-unsur Komunikasi............................................................................. 92 D. Fungsi Komunikasi........................................................................................ 93 E. Tujuan Komunikasi........................................................................................ 93 F. Teknik Komunikasi........................................................................................ 94 G. Komponen Komunikasi................................................................................ 94 H. Bentuk-bentuk Komunikasi.......................................................................... 95 I. Bidang Komunikasi ....................................................................................... 96 J. Sifat Komunikasi............................................................................................ 98 K. Tatanan Komunikasi...................................................................................... 99 L. Etika Komunikasi........................................................................................... 99 M. Etika Menerima Tamu di Kantor................................................................. 100 N. Etika Bertelepon............................................................................................. 101 O. Etika Menerima Panggilan Telepon............................................................. 102

BAB 8

EFISIENSI PERKANTORAN................................................................ 103 A. Asas-Asas Efisiensi dalam Pekerjaan Perkantoran.................................... 103 B. Penerapan Efisiensi dalam Kantor............................................................... 106

BAB 9 PENGAWASAN ADMINISTRASI PERKANTORAN............................ 113 A. Pengertian Pengawasan................................................................................. 113 B. Tujuan Pengawasan........................................................................................ 114 C. Fungsi Pengawasan........................................................................................ 115 D. Ciri-ciri Pengawasan...................................................................................... 115 E. Unsur-unsur Pengawasan.............................................................................. 116 F. Proses yang Dilakukan.................................................................................. 116 G. Pengawas......................................................................................................... 117 H. Pengawasan Kualitas...................................................................................... 117 I. Pengawasan Kuantitas................................................................................... 118 J. Prinsip-prinsip Pengawasan......................................................................... 120 BAB 10 PENGAWASAN DAN ANGGARAN BIAYA......................................... 121 A. Anggaran......................................................................................................... 121 B. Prinsip Anggaran........................................................................................... 122

viii


C. Zero Based Budgeting.................................................................................. 122 D. Pengendalian Anggaran................................................................................ 123

BAB 11 KONTROL PRODUKTIVITAS............................................................. 125 A. Pengukuran Kerja........................................................................................... 125 B. Manfaat Pengukuran Kinerja........................................................................ 125 C. Tujuan Pengukuran Kerja............................................................................. 126 D. Langkah-langkah Pengukuran Kerja........................................................... 127 E. Teknik Pengukuran Kerja.............................................................................. 127 F. Standarisasi Kerja........................................................................................... 128 G. Teknik Peningkatan Kerja............................................................................. 129 BAB 12 KEARSIPAN........................................................................................ 131 A. Pengertian Arsip dan Kearsipan................................................................... 131 B. Sistem dan Konsep Dasar Kearsipan........................................................... 132 C. Ruang Lingkup Arsip..................................................................................... 135 D. Tujuan Kearsipan............................................................................................ 135 E. Fungsi Arsip.................................................................................................... 135 F. Kegiatan Kearsipan........................................................................................ 136 G. Nilai Guna Arsip............................................................................................. 138 H. Kewajiban Kearsipan .................................................................................... 138 I. Pengorganisasian Kearsipan......................................................................... 139 J. Manajemen Kearsipan................................................................................... 140 K. Arsip Elektronik............................................................................................. 141 L. Kriteria Sistem Kearsipan yang Baik............................................................ 145 M. Kendala-Kendala dalam Sistem Kearsipan................................................. 146 BAB 13 TEKNOLOGI KOMUNIKASI PERKANTORAN................................... 147 A. Pengertian Teknologi Komunikasi (Telekomunikasi) Perkantoran........ 147 B. Macam-macam Telekomunikasi Perkantoran............................................ 147 C. Fungsi Teknologi dalam Perkantoran.......................................................... 149 DAFTAR PUSTAKA............................................................................................ 151

Bab 1 Konsep Dasar Administrasi Perkantoran A. PENGERTIAN ADMINISTRASI Secara etimologi kata Administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad yang memiliki arti intensif dan ministrare yang memiliki arti melayani, membantu, dan memenuhi. Dalam bahasa inggris “administration”. Menurut KBBI administrasi adalah usaha dan keguatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha. Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2


Pengertian Administrasi menurut para ahli adalah sebagai berikut: 1. Arthur Grager: fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi. 2. George Terry: perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanankan agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 3. Sondang P. Siagian: keseluruhan dari proses kerja sama dua orang atau lebih yang didasarkan dari atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. 4. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha. 5. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien

Unsur-unsur Administrasi Menurut The Liang Gie dalam buku: “Administrasi Perkantoran Modern” terdiri dari delapan unsur: 1. Pengorganisasian 2. Manajemen 3. Tata hubungan 4. Kepegawaian 5. Keuangan 6. Perbekalan 7. Tata usaha 8. Perwakilan

Ciri-ciri Administrasi Administrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri atara lain sebagai berikut: 1. Terdapat kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau dengan lebih 2. Terdapat kerja sama 3. Terdapat proses atau usaha 4. Terdapat bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan 5. Terdapat tujuan

Bab 1—Konsep Dasar Administrasi Perkantoran

3

B. FUNGSI ADMINISTRASI Fungsi Administrasi menurut Quible ada lima yaitu: 1. Fungsi rutin: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. 2. Fungsi teknis: fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan keterampilan perkantoran yang memadai. 3. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian. 4. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim 5. Fungsi manajerial; fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian. Fungsi administasi secara umum adalah sebagai berikut: 1. Planning (perencanaan) adalah penyusunan perencanaan memerlukan kegiatan administrasi, seperti pengumpulan data, pengolahan data, penyusunan perencanaan. 2. Organizing (pengorganisasian) adalah aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. 3. Staffing adalah salah satu fungsi dari manajemen yang menyusun personalia pada suatu organisasi mulai dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha untuk setiap tenaga petugas memberi daya guna yang maksimal kepada organisasi. 4. Directing (pengarahan atau bimbingan) adalah fungsi manajemen yang berhubungan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, untuk tugas yang dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju dari yang telah ditetapkan semula. 5. Coordinating adalah sebagian dari fungsi manajemen untuk melakukan sejumlah kegiatan agar berjalan baik dengan menghindari terjadinya kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan yang dilakukan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi. 6. Reporting adalah manajemen yang berada pada peyampaian perkembangan atau hasil dari kegiatan dengan pemberian keterangan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan maupun tulisan sehingga dalam menerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan tugas orang yang memberi laporan.

4


7. Budgeting adalah suatu kegiatan yang mengelola dan perencanaan yang berkelajutan mengenai keuangan atau anggaran.

C. KANTOR Pengertian Kantor 1. Menurut Bahasa Kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu Kantoor yang artinya ruangan tempat bekerja, tempat instansi dan lain-lain. Lalu jika dalam bahasa Inggris berasal dari kata Office yang artinya tempat untuk memberikan pelayanan, ruang tempat bekerja ataupun posisi. Pengertian tentang kantor dibagi kedalam dua bagian yang diantaranya arti secara dinamis dan secara statistis. Berikut dibagian bawah ini penjelasannya: Arti kantor secara dinamis yaitu merupakan proses-proses dalam penyelenggaraan kegiatan seperti pengumpulan, pencatatan, pengolohan, penyimpanan maupun pendistribusian data. Jadi jika dalam arti sempit merupakan tempat untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan administrasi atau tata usaha. Sedangkan arti kantor secara statis yaitu merupakan tempat kerja, kamar kerja, ruang kerja, biro, marka, instansi, badan, perusahaan maupun tempat untuk menyelenggarakan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan serta pendistribusian data. 2. Menurut Para ahli a. Menurut Moekijat, kantor adalah setiap tempat yang biayanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. b. Prajudi Atmosudirjo, kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staff personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan. c. Menurut KBBI, kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat kerja.

Tujuan dan Fungsi Kantor Tujuan kantor adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman. Sedangkan fungsi dari kantor adalah sebagai berikut: 1. Menerima Informasi Fungsi kantor yang pertama adalah untuk menerima segala macam bentuk informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan juga semua laporan tentang segala macam kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk, kantor juga memiliki fungsi untuk memperoleh informasi secara lebih lanjut yang nantinya mungkin akan diminta oleh manajemen.


5

2. Merekam Informasi Fungsi kantor yang kedua yaitu untuk merekam/menyimpan informasi agar informasi tersebut dapat sesegera mungkin disiapkan apabila pihak manajemen memintanya. Rekaman atau record semua informasi harus disimpan untuk kepentingan hukum atau sebagai sebuah alat bukti. Disamping itu, rekaman/record juga disimpan untuk memenuhi kebutuhan sebuah manajemen dalam melakukan perencanaan dan pengendalian pada perusahaan. 3. Mengatur Informasi Kantor berfungsi untuk mengatur segala macam bentuk dari sebuah informasi dengan cara yang sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan/digunakan oleh pihak yang membutuhkan secara maksimal. Sebagai contoh, laporan dari sebuah kegiatan promosi yang dilakukan oleh pihak perusahaan dengan cara menyajikan informasi dengan jelas dan dapat dibaca dengan baik. Laporan tersebut dibuat oleh pihak yang menggunakan informasi atau data yang sudah diatur secara sistematis didalam kantor. 4. Memberikan Informasi Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen meminta informasi, kantor memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang telah diterima, dihimpun, diatur dan disimpan. Sebagai informasi yang disajikan dapat bersifat rutin dan sebagian yang lain dapat bersifat khusus atau insidental. Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis. 5. Melindungi Aset/Harta Disamping yang fungsi yang lainnya, kantor juga memiliki fungsi untuk melindungi aset atau harta. Segala macam bentuk informasi/data yang diterima oleh kantor adalah sebuah aset atau harta dari kantor tersebut. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya jika dibatasi pada fungsi menerima, merekam, mengatur dan memberi informasi saja. Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta (informasi atau data), baik tepat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga benar benar digunakan untuk kepentingan perusahaan dan informasi tidak jatuh kepada pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

Faktor Bangunan Gedung Kantor Faktor yang harus diperhatikan pada bangunan gedung kantor yaitu: 1. Syarat Adminitrasif Persyaratan administratif meliputi, pertama status hak atas tanah, dan atau izin pemanfaatan dari pemegang hak atas tanah, kedua, status kepemilikan bangunan gedung, dan yang ketiga, izin mendirikan bangunan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

6


2. Kontruksi Gedung Disain arsitektur (aspek Kesehtan dan Keselamatan kerja diperhatikan mulai dari tahap perencanaan). Seleksi material, misalnya tidak menggunakan bahan yang membahayakan seperti asbes dll. Seleksi dekorasi disesuaikan dengan asas tujuannya misalnya penggunaan warna yang disesuaikan dengan kebutuhan. Tanda khusus dengan pewarnaan kontras/kode khusus untuk objek penting seperti perlengkapan alat pemadam kebakaran, tangga, pintu darurat dll. (peta petunjuk pada setiap ruangan/unit kerja/tempat yang strategis misalnya lift, lampu darurat menuju exit door, dll). 3. Kesehatan Untuk menjaga kesehatan para pekerja kantor, gedung kantor harus memenuhi syarat-syarat sebagai kantor yang sehat. Kantor yang sehat harus memiliki syarat sebagai berikut: a. Memiliki kualitas udara yang baik b. Memiliki kualitas pencahayaan yang baik c. Sistem sanitasi yang baik d. Kebersihan terjaga 4. Keamanan Faktor keamanan adalah hal penting yang harus diperhatikan dalam pembangunan gedung kantor. Dengan adanya kepastian keamanan pada gedung kantor maka pekerja akan lebih merasa aman, nyaman dan tenang ketika bekerja. Dengan rasa aman tersebut pekerja akan dapat melaksanakan pekerjaan dengan lebih maksimal. Untuk menciptakan keamanan pada gedung kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memasang berbagai alat untuk mengantisipasi terjadinya kebakaran (Fire Safety Management), dan dengan menempatkan petugas keamanan di setiap lantai. 5. Keindahan/Desain Interior Desain sebuah bangunan tidak sekedar memberikan pemandangan indah bagi pemiliknya, namun juga dapat mempresentasikan jiwa penghuninya serta menunjukkan kreativitas dan kemampuan dalam menghasilkan karya lewat tampilan tempat kerja.

D. PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Administrasi perkantoran merupakan segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap perkerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. sebagai suatu fungsi administrasi perkantoran berkaitan dengan manajemen dan pengarahan dari semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses


7

pengolahaan data, komunikasi, dan memori organisasi. Dalam berbagai sumber-sumber bacaan berbahasa Inggris yang terbit di Amerika Serikat maupun Inggris Raya istilah Office Administration (Administrasi perkantoran) dan Office Management (Manajemen perkantoran) dipakai silih berganti dengan arti yang sama. Berikut ini beberapa pengertian Office Administration (Administrasi perkantoran) atau Office Management (Manajemen perkantoran) yang dikemukakan oleh beberapa ahli, yaitu sebagai berikut: 1. William Spriegel dan Ernest Davies Dalam buku “ Principles of Business Organization and Operation”, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti tranportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan. 2. George R. Terry Dalam buku “ Office Management and Control”, manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan. 3. Arthur Granger Dalam buku “ National Office Management Associatio Report”, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekam dari suatu organisasi 4. William Leffingwell dan Edwin Robinson Dalam buku “ Textbook of Office Management”, manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapanpun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan. 5. W.H Evans Dalam buku “ Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi. Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaa dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan pentingdalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi. Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib suatu pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

8


E. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor memiliki arti balai (gedung, rumah, ruang) tempat untuk mengurus suatu mengenai pekerjaan (perusahaan) tempat menjalankan pekerjaan. Pengertian lainnya dari kantor adalah sebuah unit lembaga atau organisasi yang terdiri dari tempat, personil serta operasi ketatausahaan demi membantu pimpinan organisasi. Tempat artinya ruangan, gedung, kompleks, dan perabot serta perlengkapannya, seperti mesin peralatan kantor dan juga perlengkapan lainnya. Dari pengertian diatas bisa disimpulkan bahwa kantor adalah wadah atau tempat bagi sekelompok orang atau organisasi yang melakukan kegiatan tata usaha. Berikut adalah pembahasan lingkup administrasi perkantoran: 1. Kegiatan Kantor Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini: a. Perencanaan perkantoran (office planning) Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari: 1) Perencanaan gedung 2) Tata ruang kantor 3) Penerangan/cahaya 4) Ventilasi 5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor 6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 7) Anggran (budgeting) perkantoran 8) Standar kualitas kerja 9) Sistem informasi dan telekomunkasi b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing) Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing) adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut yang meliputi:


9

1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/ perusahaan 2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan 3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. c. Pengarahan perkantoran (office actuating) Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), adalah suatu kegiatan yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan targer dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut: 1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pegawasan terhadap bawahan 2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan 3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulita dalam pekerjaan 4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi 5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasa dengan bawahan dapat berjalan lancar 6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan d. Pengawasan perkantoran (office controlling) Pengawasan Perkantoran (Office Controling), adalah kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari: 1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor 2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 3) Kualitas pekerjaan kantor 4) Pelayanan kantor 5) Waktu 6) Biaya perkantoran 2. Sarana dan Fasilitas Kerja perkantoran a. Lokasi kantor Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor adalah faktor keamanan, faktor lingkungan dan faktor harga. b. Gedung Faktor yang perlu diperhatikan adalah menjamin keamanan dan kesehatan karyawan, memiliki fasilitas yang memadai, dan harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

10


c. Peralatan 1) Perabotan kantor (office furniture): meja kursi, rak, laci dll 2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya. d. Interior Interior adalah tatanan perobatan/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruag kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela,dan hiasan kantor. e. Mesin-mesin kantor Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

F. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 1. Bersifat Pelayanan Pekerjaan kantor adalah melayani pelaksanaan pekerjaan operasional tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work), yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaanpekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna. Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut. 2. Merembes Segenap bagian Organisasi Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua pekerjaan operatif 3. Dilakukan semua pihak Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang adala dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pemimpin tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah.


11

G. AZAZ-AZAZ ADMINISTRASI PERKANTORAN 1. Asas Perencanaan Semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu. Perencenaan juga berarti bahwa setiap prosedur harus diatur dan ditentukan sebelumnya. Agar perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebaiknya ditetapkan semacam pedoman bagi tiap jenis pekerjaan. 2. Asas Penyederhanaan Semua pekerjaan kantor harus diupayakan dapat dijalankan dengan cara sederhana dan semudah mungkin. Penyederhanaan juga berarti bahwa sedapat mungkin menghindarkan penggandaan arsip yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan. Semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai harus dihapus atau dihilangkan. Misalnya, jika ada duo orang ditugaskan memelihara arsip, sedangkan jumlah arsip tidak banyak sehingga sebenarnya dapat diurus oleh satu petugas. 3. Asas Penggabungan Semua pekerjaan yang memiliki persamaan atau berkaitan erat sebaiknya digabung atau didekatkan. Misalnya pekerjaan menagih piutang dan pekerjaan mengirim surat dibebankan kepada satu petugas. Contoh lain, untuk pencetakan dari lima komputer cukup menggunakan satu buah printer.

H. PERANAN DAN FUNGSI AMINISTRASI PERKANTORAN Peranan administrasi perkantoran yaitu: 1. Media komunikasi dua belah pihak atau lebih yang sedang berhubungan bisnis atau lainnya. 2. Jembatan historis untuk mengungkap kejadian di masa lampau. 3. Penghubung segala asal dan tujuan bagi masing-masing pihak.

Fungsi Administrasi Perkantoran 1. Fungsi teknis, yaitu fungsi yang mengaplikasikan keterampilan dan berkaitan dengan teknologi guna memproduksi sebuah informasi seperti melalui komputer, mesin tik, dan fax. 2. Fungsi rutinitas pemeliharaan dan duplikasi, yaitu fungsi untuk melakukan aktivitas kearsipan dan penggandaan seperti fotocopy, scan, dan sebagainya. 3. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang di dalamnya terdapat prinsip perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan kepada segenap SDM (sumber daya manusia) dan produksi yang ada serta proses kinerjanya.

12


4. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang dapat menjadi pedoman bagi pengevaluasian kerja SDM yang menyangkut promosi atau peningkatan karir demosi dan pemutusan hubungan kerja (PHK) seorang karyawan. 5. Fungsi analisis, yaitu fungsi untuk menjadikan semua proses administrasi sebagai bahan pertimbangan bagi pengambilan keputusan oleh seorang pimpinan. 6. Fungsi pengingat, yaitu fungsi untuk mengingatkan pihak terkait, yang berhubungan dengan dokumen, baik tertulis maupun elektronik akan suatu kejadian penting. 7. Fungsi validitas, yaitu fungsi yang memungkinkan suatu dokumen administrasi bisa menjadi sebuah bukti suatu kejadian/transaksi apabila dibutuhkan dikemudian hari.

I. TUJUAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Adapun tujuan dari administrasi perkantoran yaitu: 1. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien. 2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya. 3. Membantu perusahaan memelihara persaingan 4. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat 5. Membuat catatan dengan biaya minimal 6. Menangani segala keluhan dari pelanggan atau pertanyaan yang berasal dari pelanggan mengenai prosedur dan kebijakan. 7. Mengawasi segala pekerjaan kantor dan administrasi untuk dapat memastikan adnaya kepatuhan terhadap ditegakkannnya standar kualitas, tenggat waktu dan adanya prosedur yang tepat. 8. Memberikan karyawan suatu bimbingan dalam menangani segala permasalahan yang sulit atau rumit atau didalam menyelesaiakan suatu perselisihan. 9. Menerapkan suatu kebijakan dalam perusahaan atau departemen dan memberikan standar pelayanan didalam hubungannya dengan manajemen. 10. Mendiskusikan suatu masalah prestasi kerja kepada karyawan untuk bisa mengidentifikasi penyebab dan segala permasalahan dan berusaha untuk dapat menyelesaikan permasalahan tersebut. 11. Melatih atau memberikan perintah kepada karyawan untuk menjalankan tugas atau kerjaan. 12. Membuat laporan yang berhubungan dengan adanya kegiatan seperti penggajian, produksi atau pengiriman yang bertujuan untuk memverifikasi dan memantau kegiatan kerja dan berupaya mengevaluasi kinerja. 13. Merekrut karyawan, wawancara dan memilihnya.


13

14. Menafsirkan dan berupaya mengomunikasikan segala prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada para staff

J. PEKERJAAN PERKANTORAN George Terry merumuskan pengertian pekerjaan perkantoran itu sebagai berikut: “Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan”.

Jenis-Jenis Pekerjaan Perkantoran 1. Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk digunakan jika diperlukan. 2. Mencatat, adalah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis informasi sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. 3. Mengolah, adalah kegiatan yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna 4. Menggandakan, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat. 5. Mengirim, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat yang informasinya terdiri dari satu pihak yang lainnya. 6. Menyimpan, adalah kegiatan yang menaruh informasi dengan sejumlah cara dan alat dalam suatu tempat yang aman.

Peranan Pekerjaan Perkantoran Peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu: 1. Bantuan bagi Pimpinan (Staff Function) Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran. 2. Pelayanan bagi Masyarakat (Public Service) Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan publik).

14


Administrasi Perkantoran, Cara Mudah Memahami Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Secara Umum

Recommend Documents