1. Definirajte i navedite osnovne sudionike na projektu!
To su osobe ili organizacije koje su aktivno uključene ili imaju pozitivan ili negativan utjecaj na obavljanje projektnih aktivnosti i konačan rezultat projekta. Osnovni projektni sudionici su: voditelj projekta (projektni menadžer), korisnik, organizacija koja je izravno uključena u izvođenje projekta, članovi tima za izvođenje projekta, financijer projekta te utjecajne organizacije. Ponekad se kao potencijalni sudionik navodi i project management office (PMO). 2. Navedite i objasnite različite podjele sudionika sudionika na projektu!
Uz općenitu podjelu na unutarnje i vanjske postoji i podjela na primarne i sekundarne projektne sudionike. su oni pojedinci i organizacije koji imaju ugovornu i/ili zakonsku obvezu prema projektnom Primarni sudionici su timu te posjeduju odgovornost i autoritet da upravljaju projektnim resursima u skladu s definiranim rasporedom,
troškovima i rezultatima vlasnik projekta/sponzor, generalni i funkcionalni menadžer, kupci, dobavljači, kreditori Sekundarni sudionici su oni koji ili izravno utječu na projekt ili pak projekt utječe na njih, ali nemaju nikakvih •
formalnih veza s projektom niti obaveza prema njemu •
društvene, političke i profesionalne organizacije, javnost, konkurenti, mediji, lokalna zajednica
3. Definirajte pojam voditel ja ja projekta i navedite njegove osnovne zadaće i odgovornosti! Projektni menadžer je osoba na čelu tima odgovorna za uspjeh projekta. Ona sudjeluje u identifikaciji problema
i koncipiranju projekta te rukovodi članovima tima i vodi računa o tome da se projekt završi na najbolji mogući način. Odgovornosti : nadzor troškova, održavanje termina, odgovornost za projektni tim, upravljanje projektnim
aktivnostima, poštivanje internih pravila i dogovora, komunikacija unutar tima, pripr ema i provođenje projektnih sastanaka. Zadaci : oblikovanje projektne organizacije, oblikovanje informacijskog sustava projekta i komunikacije,
sudjelovanje u kreiranju projektnog tima, koordinacija i vođenje tima, raspodjela poslova unutar tima, aktivno provođenje potrebnih usuglašivanja, praćenje napredovanja projekta, informiranje odgovornih instanci o napredovanju projekta, izrada izvješća o stanju projekta, upravljanje projektnom dokumentacijom. 4. Navedite potrebna znanja, vještine i osobine voditelja projekta (projektnog menadžera)! temeljnih interdisciplinarnih znanja iz organizacije i ekonomije, opda znanja o sociologiji, psihologiji, socijalnoj
psihologiji, antropologiji i političkim znanostima, administrativna i organizacijske znanja. Vještine: konceptualne vještine, vještine rada s ljudima, tehničke vještine, vještine oblikovanja. Osobine: pošten, graditelj tima, organizator i planer, inteligentan, stabilan, komunikator, zna riskirati, samouvjeren i siguran, prilagodljiv, energičan, sposoban za rješavanje sukoba, motiva tor
5. Kako biste definirali sastav i izbor projektnog tima?
Što se sastava tiče, smatra se optimalnim ako se angažiraju interni i vanjski projektni sudionici. Interni sudionici već poznaju stanje u poduzetu u kojem rade, a vanjski uglavnom imaju znatno š ire iskustvo i sposobnost objektivnog uočavanja i rješavanja konkretnih problema. Također se najboljim rješenjem smatra i kombinacija specijalista i poznavatelja stvari. Prvi trebaju biti nositelji primjene pojedinih metoda i tehnika u svakom konkretnom slučaju, dok drugi trebaju nastojati racionalno primijeniti predložene metode i tehnike u svakom
konkretnom slučaju. Kvalifikacije Kvalifikaci je osoblja u timu ovise o vrsti problema koji k oji se rješava, no poželjno je da tim bude sa širokim spektrom kvalifikacija. Izbor članova projektnog tima treba izvršiti iz reda onih kadrova koji rade na sličnim poslovima sadržanim u kompletnom projektu, vodeći računa da to budu oni najstručniji. Pri izboru članova tima potrebno je paziti na veličinu istoga, gdje se projektni tim koji nema više od deset članova smatra zadovoljavajućim.
6. Koja je razlika između tima i radne skupine? Projektni tim je stručna skupina koja je zadužena za neposrednu izvedbu projekta, a čine ga projektni menadžer
i članovi projektnog tima. Radna skupina je interdisciplinarno udruživanje istraživača u svrhu provođenja istraživačkih aktivnosti koje bi
bile teže ostvarive korištenjem tradicionalnih financijskih mehanizama (primjerice vladinih agencija). Takve skupine postoje sve do ispunjenja postavljenog zadatka.
7. Navedite i objasnite različite uloge pojedinca u timu!
1. organizator - osoba koja ima smisla za detalje, voli da sve bude obavljeno kako valja i dobro organizirano
2. predsjedavajući - osoba koja zna voditi rad grupe, prepoznaje kvaliteta člano va, usmjerava ih te im daje prave uloge
3. ekspert - osoba koja najviše zna i posjeduje stručnost u pogledu nekog problema koji treba riješiti 4. vanjski autoritet - osoba koja predlaže rješenja do kojih je došla prenošenjem iskustva iz neke druge, slične sredine
5. lider - osoba koja se nameće kao vođa, voli akciju, pokreće članove grupe te ih usmjerava, zanimaju je sljedbenici, a ne iskorištenje potencijala članova
6. kritičar - osoba koja stalno ocjenjuje tuđi rad, postavlja se negativno prema svemu, lako nalazi greške u prijedlozima
7. kreativac - osoba koja uvijek ima originalne ideje o problemima koji se rješavaju, tiha i nenametljiva 8. birokrat - osoba koja se pridržava svih pravila i zakonskih formulacija te rado na to podsjeća druge 9. klimavac - osoba koja disciplinirano i pedantno izvršava sve što je dogovoreno i sa svime se slaže, bez vlastitih ideja - osoba koja je dobar slušatelj i lako se sa svima sprijateljuje i komunicira 10. društveni tip 11. finalizator - osoba koja vodi brigu o estetskom izgledu, da se dogovoreno provede u djelo, temeljita i pedantna 8. Navedite osnovne faze pri formiranju projektnog tima!
Najčešdi pristup:
1. plan za formiranje tima 2. pregovori s članovima tima 3. organiziranje tima 4. održavanje prvog sastanka 5. postizanje lojalnosti članova tima 6. izgradnja komunikacijskih kanala 7. usmjeravanje aktivnosti 8. uključivanje aktivnosti formiranja tima u aktivnosti vezane za projekt
9. Navedite i objasnite vrste projektnog tima!
1. funkcijski timovi - svaki tim radi pod nadzorom specijaliziranih linijskih menadžera koji dolaze iz pojedinih organizacijskih odjela i funkcijskog menadžera. Odgovornost za rad
na projektu s vremenom se prebacuje s jedne funkcije na drugu
2. timovi lagane kategorije - njihova osobitost su funkcijski predstavnici koji imaju ulogu projektnih menadžera. Zadatak im je raspoređivanje i usmjerivanje različitih projektnih aktivnosti, a najvedi broj odluka umjesto njih donose funkcijski menadžeri
3. timovi teške kategorije - jezgru čine lideri koji dolaze iz pojedinih funkcija. To su oni timovi čiji menadžeri imaju potpunu odgovornost za uspjeh ili neuspjeh projekta
4. autonomni timovi/ timovi tigrova - timovi teške kategorije čiji su članovi izvučeni iz svojih pojedinačnih
funkcija i dodijeljeni projektu. Članovi timova zasebno su smješteni, a vođenje projekta pripada
generalnom menadžeru koji ima potpunu kontrolu resursa
5. autonomni timovi bez ega - nisu snažno vezani za postojeću strukturu. Često su na informatičkim projektima u kojima je ego pojedinih programera velik te je potrebno
svim članovima tima dati jednaku mogućnost izvršenja posla
6. kirurški timovi - skupina osoba s jasno dodijeljenim zadacima, pri čemu pojedini članovi ne pomišljaju
raditi poslove drugih članova. Takvi timovi ne postižu sinergiju, ali su nužni za projekte u kojima nisu dopustive improvizacije i pogreške
10. Definirajte i objasnite pojam motivacije projektnog tima! Motivacija projektnog tima postiže se utvrđivanjem potreba što ih imaju članovi projektnog ti ma. Proces
smišljenog upravljanja ponašanjem ljudi pomodu ispunjenja njihovih iščekivanja i potreba predstavlja proces motivacije. Postoje dva tipa motivacije: •
•
samomotivacija je kada ljudi sami pronalaze i izvršavaju posao koji de zadovoljiti njihove potrebe (unutarnja motivacija)
menadžerovo motiviranje osoba raznim metodama kao što su veda plada, pohvale, napredovanje (vanjska motivacija). Motivirani zaposlenici rade kvalitetnije, temeljitije i odgovornije.
11. Što obuhvaća analiza troškova? Obuhvaća analizu: fiksnih troškova, varijabilne troškove, granične troškove, prosječne troškove, ukupne troškove, cijena/ukupni prihod, poslovna dobit, granična poslovna dobit, točka pokrića 12. Definirajte pojmove usiljenih vremena i troškova koji se koriste kod PERT/COST metode? Usiljeno vrijeme – vrijeme za koje aktivnost može najranije završiti, ne može se skratiti ni dodatnim mjerama ni ulaganjima Usiljeni troškovi – nužni troškovi (ulaganja) koji osiguravaju izvršenje aktivnosti u najkraćem, odnosno usiljenom vremenu
13. Pojasnite povezanost troškova i vremena u izvedbi projekta?
Ukoliko se misli na ovisnost troškova o vremenu projekta, troškovi su največi u izvedbenoj fazi projekta, a najniži na u krajnjoj i početnoj fazi. 14. Što je kvaliteta i što sve utječe na kvalitetu projektnog rezultata? Kvaliteta je stupanj do kojeg skup prirođenih karakteristika zadovoljava postavljene zahtjeve. Kvaliteta je dosegnuta kada su dosegnuti unaprijed postavljeni zahtjevi. Na kvalitetu projektnog rezultata utječu tri glavne skupine postupaka: planiranje kvalitete, osiguranje kvalitete - ulazni elementi, proces (tijek realzacije) i rezultat, kontrola kvalitete 15. Kako biste definirali organizacijsku strukturu i koja joj je primarna funkcija? Pojam organizacijska struktura označava sastav, građu organizacije. Struktura je relativno trajno obilježje
organizacije. Struktura daje organizaciji obličje, odnosno predodređuje specifičan način njenog funkcioniranja, te je prema tome struktura organizacije, u mjeri u kojoj se svjesno oblikuje, i temeljni mehanizam upravljanja
djelovanjem organizacija. Dok struktura predstavlja svojstvo organizacije, nešto što pripada organizaciji, sam pojam organizacije predstavlja ukupnost dijelova smisleno uređenih na način koji olakšava postizanje ciljeva. Važnost organizacijske strukture je toliko velika te se ona često izjednačava s organizacijom iako je organizacija mnogo širi pojam od organizacijske strukture. 16. Navedite i kratko pojasnite vrste organizacijskih struktura! •
Funkcijska organizacijska struktura - organizacija poduzeda po “poslovnim funkcijama”,
“poslovima pojedinih funkcija” odnosno po “srodnim i sličnim poslovima” •
•
Divizijska organizacijska struktura - formiranje organizacijskih jedinica prema divizijama; svaka divizija obavlja sve značajne poslove unutar same divizije, dok se ostali poslovi centraliziraju (na razini poduzeda) Projektna organizacijska struktura – predstavlja privremenu organizacijsku formu
uspostavlja se za
realizaciju jednog određenog zadatka/projekta •
Matrična organizacijska struktura – postojeda organizacijska struktura se mijenja i prilagođuje izvođenju
određenog projekta •
Hibridna organizacijska struktura - često poželjnija rješenja nego čisti organizacijski oblici (široko primjenjiva) veda složenost; primjenjuju se u promjenjivoj i nestabilnoj okolini – veda fleksibilnost, ali
i vedi administrativni troškovi •
Mješovita organizacijska struktura - kombiniranje dviju ili više vrsta divizijskih organizacijskih jedinica na istoj organizacijskoj razini (multidivizijska)
17. Objasnite funkcijsku organizacijsku strukturu unutar koje se izvodi projekt!
U funkcijskoj organizacijskoj strukturi podjela rada u poduzeću, grupiranje i povezivanje poslova te formiranje organizacijskih jedinica obavlja se prema poslovnim funkcijama poduzeća. Ovakva struktura može se predstaviti pomoću piramide kod koje se na vrhu nalazi vrhovni menadžment, odnosno uprava, dok se ispod njega nalaze menadžeri pojedinih funkcijskih jedinica. Svaka organizacijska jedinica uglavnom obavlja poslove određene poslovne funkcije, i to za poduzeće kao cjelinu. Projektni menadžment u ovoj organizacijskoj strukturi gotovo je u potpunosti prepušten funkcijskim menadžerima. Pri izvođenju i koordinaciji projekta posao se obavlja unutar organizacijskih skupina po funkcijskom ključu, a posao se na projektu prenosi od jednog funkcijskog tima do drugog, sve dok se ne završi. Za projekte koji rabe ovakvu organizacijsku strukturu nužno je da projektni menadžer koji nadgleda čitav projekt osigura da svaki funkcijski tim svoj dio posla preda svom nasljedniku kako bi on mogao nesmetano i uspješno nastaviti obavljati povjerene mu zadatke. 18. Definirajte projektnu organizacijsku strukturu i navedite njene osnovne oblike! Projektna organizacijska struktura predstavlja tzv. dodatnu organizacijsku strukturu zato što zahtjeva određene
promjene u postojećoj organizacijskoj strukturi p otrebne za izradu određenog projekta. Ona služi kao nadopuna postojećoj organizacijskoj strukturi, bez obzira je li u pitanju tradicionalna, odnosno funkcijska, divizijska ili neka druga klasična organizacijska struktura. Osnovni oblici: 1.organizacija izvođenja projektna bez strukturalnih promjena u postojećoj organizacijskoj strukturi 2.individualna projektna organizacijska struktura
3.čista projektna organizacijska struktura
19. Objasnite osnovne oblike projektne organizacijske strukture! 1.organizacija izvođenja projektna bez strukturalnih promjena u postojećoj organizacijskoj strukturi - prema ovom obliku organizacija izvođenja projekta uključuje se u postojeću organizacijsku strukturu. Riječ je o projektima koji ne izazivaju promjene u postojećoj organizacijskoj strukturi 2.individualna projektna organizacijska struktura - ovaj oblik je vidljiv, ali do granice voditelja projekta,
odnosno projektnog menadžera koji potrebne resurse i ljude upotrebljava na mjestima na kojima se oni standardno nalaze. Za realizaciju se imenuje voditelj projekta, a njegovu realizaciju izvode postojede organizacijske jedinice. 3.čista projek tna organizacijska struktura - za izvršenje projekta ili više njih u postojećoj organizaciji formira se jedna ili više organizacijskih jedinica. Takva org. jedinica nije ovisna o postojećim org. službama te se osposobljava za izvršenje svih zadataka nužnih za realizaciju projekta.
20. Pojasnite ključne nedostatke matrične organizacijske strukture! Jedna od glavnih mana je povećana kompleksnost hijerarhijskog lanaca i dualne odgovornosti. Veći broj menadžera po radniku što dovodi do konfliktnih lojalnosti samih radnika. Sporije odlučivanje, povećani troškovi zbog dvostranog menadžmenta. 21. Navedite i kratko pojasnite ključne procese u skupini procesa implementacije projekta! Tipični procesi implementacije projekta su:
• pokretanje implementacije – kada su svi ciljevi postavljeni, planovi utvrđeni, sve organizacijske pripreme završene i resursi osigurani, počinje proces pokretanja svih aktivnosti i izvršenja projekta
• projektna nabava i ugovaranje – identificiranje onih potreba koje je najbolje podmiriti nabavom proizvoda i usluga od trećih osoba; ugovorom se utvrđuju međusobni odnosi, prava, odgovornosti i obveze partnera (jasno i nedvosmisleno)
• praćenje i kontrola realizacije – proces uspostavljanja standarda praćenja rezultata i povratna veza i poduzimanje korektivnih aktivnosti
22. Koje se kontrole projekta provode u tijeku njegove izvedbe?
Kontrola aktivnosti, integralna kontrola promjena, kontrola rezultata, kontrola obuhvata, kontrola troškova, kontrola vremenskog plana, kontrola kvalitete, izvještaj o učinku, praćenje i kontrola rizika 23. Što je to upravljanje rizikom i koji su osnovni koraci u procesu upravljanja rizikom. Projektni rizik je neizvjestan događaj ili okolnost, koji ukoliko se dogodi može imati potitivan ili negativan utjecaj na ciljeve projekta. Upravljanje rizikom podrazumijeva sistematičan proces planiranja, identifikacije, analize, praćenja i odgovora na projektni rizik. Osnovni koraci u procesu upravljanja rizikom su sljedeći: Planiranje upravljanja projektnim rizicima, identifikacija rizika, analiza rizika (kvalitativna i kvantitativna),
odgovor na rizik, praćenje i kontrola rizika. 24. Navedite osnovne aktivnosti u okviru projektne nabave!
Planiranje nabave, planiranja ugovaranja, zahtjev poduzećima, izbor izvođača , administriranje ugovora, završavanje ugovora 25. Navedite i pojasnite osnovne varijable na kojima se zasniva EV-metoda!
1. planiranoj vrijednosti (troškovima) projekta u vremenu t 2 2. stvarnim troškovima projekta (T) - troškovi završenog posla u vremenu t2 3. ostvarenoj vrijednosti projekta (O) - koliko je posla napravljeno u vremenu t 2
Kada se za određeno vrijeme (t) krivulja stvarnog troška T(t) i planiranog troška P(t) poklapaju ili su približno jednakog iznosa može se reći da se projekt dobro napreduje, ukoliko postoji veće odstupanje ovo je indikator da nešto nije uredu. Ukoliko je T(t) > P(t) potrošeno je više novca od planiranog. 26. Navedite i kratko pojasnite ključne procese uključene u skupinu procesa zaključivanja projekta! Faze zaključivanja projekta su:
• revizija projekta – utvrđivanje stupnja ostvarivanja projektnih ciljeva (treba sadržavati detaljan opis stanja projekta)
• završetak
projekta – ako je evaluacija uspješna, projekt se završava na jedan od načina: gašenje, nastavljanje, integracijom ili izgladnjivanjem
27. Što podrazumijevate pod pojmom revizija projekta? Revizija ili evaluacija projekta daje najveći doprinos organizacijskom znanju, i prvi je dio zaključivanja procesa. Svrha revizije je utvrditi stupanj ostvarivanja projektnih ciljeva.
28. Navedite i objasnite neke od razloga završetka projekta! 2 su moguća razloga: •
projekt je uspješno ostvario svoje ciljeve
•
projekt nije uspješan, i nije ostvario svoje ciljeve
Poseban je slučaj gašenje projekta zbog promjene čimbenika u okolini. 29. Navedite i objasnite neke od načina završetka projekta! 4 načina: gašenje, nastavljanje, integracija i izgladnjivanje Gašenje – projekt uspješan pa se gasi ili neuspješšan pa se gasi (prethodno pitanje) Nastavljanje – bududi da se vedina projekata realizira unutar neke organizacije, obično vedina njih nastavlja
živjeti nakon završetka projekta ali u modificiranom obliku Integracija – način završetka koji mora dati odgovore na pitanja vezana za činitelje projekta (zaposlenici, proizvodnja, softver, financije, inženjering...) Izgladnjivanje - postupno nestajanje projekta ograničavanjem njegovog proračuna
30. Navedite i kratko objasnite najčešće korištene softvere za planiranje projekata! Microsoft Project, Primavera Systems, Niku, PeopleSoft, Planview itd.
