UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Skripta za usmeni ispit
Legenda oznaka naslova Ima na slajdovima s predavanja Dio podjele koji ima na slajdovima Dio podjele koji nema na slajdovima a podjela ima Nema na slajdovima
Osijek, svibanj 2011
1
1. UVOD U UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
Pojam projekta • Projekt je jedinstven pothvat s početkom i krajem, koji vode ljudi prema postavljenim ciljevima, uključujući parametre troška, rasporeda i kvalitete. • Projekt je privremeno nastojanje da se stvori jedinstven proizvod ili usluga. • Projekt je cjelovit, zaokružen, višeslojan poduhvat čijim izvršenjem treba postići određeni cilj, u određenom vremenu, uz određene uvjete (troškove, kadrove, kvalitetu,....). Ciljevi projekta
Karakteristike projekta Projekt • je jednokratan privremeni poduhvat koji ima cilj, namjenu, početak i kraj; • za rezultat ima jedinstveni proizvod ili uslugu; • je usmjeren ka određenom, prethodno definiranom cilju; • ima vlastiti proračun; • sadrži utvrđeni raspored obavljanja aktivnosti, koje čine životni ciklus projekta; • prezentira sposobnosti sponzora i projektnog menadžera; • utemeljuje tržište na kvaliteti; • ima svoju strukturu; • transformira postojeće u buduće, željeno stanje. Priroda i posebnosti projekta • privremenost projekta; • jedinstvenost projekta; • kvaliteta projekta; • projekt kao transformacijski proces; • multikulturološko obilježje projekta. Projekt kao privremeni poduhvat • Privremeni znači da svaki projekt ima prethodno definirani početak i definiran završetak. • Projekt može završiti kada su postignuti njegovi ciljevi, ili kada postane jasno kako se ciljevi ne mogu i neće postići, ili kad više ne postoji potreba za rezultatima projekta. • U svakom slučaju duljina trajanja projekta mora biti konačna. Projekt kao jedinstveni proizvod ili usluga • Jedinstvena priroda projekta gotovo da podrazumijeva izradu nečega što, do tog trenutka, nikada nije bilo načinjeno i zato je projekt jedinstven.
Važnost i utjecaj kvalitete na projekt s različitih gledišta • kvaliteta sa stajališta proizvoda; • kvaliteta sa stajališta usluge; • kvaliteta sa stajališta potrošača; • kvaliteta sa stajališta proizvodnje; • kvaliteta sa stajališta vrijednosti; • transcendentni pogled na kvalitetu.
2
Projekt kao transformacijski proces
Multikulturološko obilježje projekta • Projekti koji se financiraju i/ili izvode u dvije ili više zemalja nazivaju se internacionalni projekti. Zbog susreta različitih kultura takve projekte nazivamo i multikulturalnim. • Osnovne prepreke u radu internacionalnog, multikulturalnog projekta su: kulturološke razlike članova projektnog tima; razlike u sustavu vrijednosti; jezične razlike; edukacijske; sociološke; pravne; političke; vjerske; financijske; infrastrukturne razlike.
3
Primjeri
4
2. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA - PROJEKTNI MENADŽMENT Pojam projektnog menadžmenta • Projektni menadžment označava primijenjeno znanje, vještine, alate, metode i tehnike na projektnim aktivnostima, kako bi se dostigli ciljevi i zahtjevi postavljeni pred projekt. • Projektni menadžment obuhvaća planiranje, organiziranje, praćenje i kontrolu svih aspekata projekta te motiviranje svih uključenih ljudi za postizanje projektnih ciljeva, na siguran način, unutar planiranog proračuna, vremena i drugih zadanih parametara izvedbe.
Međunarodne udruge u promicanju projektnog menadžmenta • Project Management Institute (PMI) - osnovan 1969. u Atlanti, SAD; • International Project Management Association (IPMA) - osnovana 1965. u Europi; • Australian Institute of Project Management (AIPM) ; • Japan Project Management Forum (JPMF) Ciljevi PMI-a • uvođenje profesionalizma u projektni menadžment; • unapređenje kvalitete projektnog menadžmenta; • približavanje projektnog menadžmenta javnosti; • omogućavanje razmjene ideja; • 5
rješenje projektnih problema između članova PMI-a; • identifikacija i promocija temeljnih karakteristika projektnog menadžmenta; • suradnja sa sveučilišnim i drugim znanstvenim ustanovama; • poticanje istraživanja na polju projektnog menadžmenta.
3. STRATEGIJA I PROJEKTNI MENADŽMENT • uloga strategije u projektnom menadžmentu; • odnos strategije i projekta u organizaciji; • proces strateškog planiranja
6
4. VODITELJ PROJEKTA - PROJEKTNI MENADŽER Pojam projektnog menadžera: Projektni menadžer (Project Manager) je osoba odgovorna za realizaciju svih poslova i aktivnosti na određenom projektu, koji su dio svakog projekta, bez obzira na njegovo veličinu, vrijednost ili trajanje, a koja je izravno odgovorna direktoru poduzeća. Uloga projektnog menadžera u različitim poslovnim situacijama • kad obuhvat projekta zahtijeva više resursa od onih koji su dostupni unutar pojedine funkcije ili poslovne jedinice; • kad postoji evidentna potreba za koordinacijom između funkcijskih područja ili drugih poslovnih jedinica; • kad se okolina ubrzano mijenja te postoji potreba za organizacijskom i projektnom fleksibilnošću; • kad je evidentna potreba za ekspertnim znanjima ljudi koji se nalaze unutar drugih funkcija ili poslovnih jedinica; • kad dolazi do umrežavanja s klijentima i dobavljačima; • pri kontinuiranoj tehnološkoj evoluciji, posebno u informatičkoj i telekomunikacijskoj tehnologiji; • kad organizacija djeluje na dinamičnom tržištu, okružena međunarodnom konkurencijom i zahtjevnim kupcima; • kad se djeluje u uvjetima rastućih zahtjeva i novih zakona u pogledu zaštite okoliša. Potrebna znanja projektnog menadžera • stručna znanja; • specijalizirana znanja o projektnom menadžmentu; • skup temeljnih interdisciplinarnih znanja iz organizacije i ekonomije; • opća znanja o sociologiji, psihologiji, socijalnoj psihologiji, antropologiji i političkim znanostima; • administrativna i organizacijska znanja. Potrebne vještine projektnog menadžera • vođenje; • procjena i planiranje projekata; • okupljanje i formiranje projektnog tima; • projektna komunikacija; • pregovaranje; • rješavanje problema; • vođenje promjena; • etičnost i moralnost. Karakteristike ciljeva projekta • izvedivost; • prilagodljivost.
7
Opis izvedivosti • Koje je najkraće moguće vrijeme trajanja projekta? • Koji je najniži mogući trošak projekta? • Koja je najviša razina kvalitete koja se može postići? • Koje su ideje najprihvatljivije za izvedbu? Opis prilagodljivosti • Može li se jamčiti isporuku projektnog rezultata na vrijeme? • Hoće li se osigurati rezultat u okvirima projektnog proračuna? • Hoće li rezultat projekta dosegnuti traženu razinu kvalitete? • Poradi organizacijskih ograničenja, koliko su ideje primjenjive? Posebne osobine projektnog menadžera • odlučan i sklon inicijativi; • inteligentan; • interpersonalno osjetljiv; • samouvjeren i siguran; • organizator i planer; • graditelj tima i disciplinirani lider; • motivator; • sposoban u rješavanju konflikata; • pošten, fleksibilan i prilagodljiv; • dominantan; • zna kada riskirati; • otvoren; • zna kada treba odustati; • komunikator i govornik. Izbor projektnog menadžera • pristup izboru; • kriterij izbora. Zadaci projektnog menadžera • imenovanje suradnika; • koordinacija tima; • sudjelovanje kod kreiranja tima; • raspodjela poslova unutar tima; • aktivno provođenje potrebnih usuglašavanja; • odobravanje potrebnih doizobrazbi; • kontaktiranje odgovornih (viših instanci) kod izuzetnih situacija; • izrada izvještaja o stanju projekta; • upravljanje dokumentacijom projekta. Odgovornosti projektnog menadžera • održavanje proračuna/nadzor nad troškovima; • održavanje termina; • ispravno rješavanje problema; • stručna/stvarna odgovornost za projektni tim; • upravljanje projektnim aktivnostima; • poštivanje internih pravila i dogovora; • komunikacija unutar tima; • priprema i provođenje projektnih sastanaka. 5. PROJEKTNI TIM Pojam i sastav projektnog tima • Projektni tim predstavlja stručnu skupinu koja je zadužena za neposrednu izvedbu projekta a čini ga voditelj projekta i stručno osoblje, tj. projektanti.; • Voditelj ili menadžer projekta (projektni menadžer) je osoba pod čijim se vodstvom projekt neposredno izvodi.; • Projektant (član projektnog tima) je stručnjak koji neposredno izvodi zadatke definirane projektom. Identifikacija interesno-utjecajnih skupina na projektu
8
Postupak formiranja tima • odabir projektnog menadžera; • projektni menadžer odabire svoje pomoćnike (ključne članove projektnog tima); • projektni menadžer i pomoćnici, zajedno s funkcijskim menadžerom, odabiru članove tima; • projektni menadžer dogovara sastanak s vrhovnim menadžmentom kako bi predstavio sržni tim; • projektni menadžer dogovara inicijalni sastanak u svezi s projektom sa svim interesno-urjecajnim skupinama, odnosno njihovim predstavnicima. Vrste projektnih timova • funkcijski timovi; • timovi "lagane kategorije"; • timovi "teške kategorije"; • autonomni timovi ili "timovi tigrova"; • autonomni timovi bez izrazitog ega; • "kirurški" timovi; • virtualni tim. Virtualni projektni tim • pojam virtualnog tima; • promjene koje omogućuju virtualni rad. Pojam virtualnog tima: Virtualni timovi su timovi budućnosti. Članovi ovakvih timova zemljopisno su disperzirani po cijelom svijetu, za razliku od klasičnih projektnih timova. Poslovi se više ne izvode u jednom uredu, već u uredima na različitim zemljopisno udaljenim mjestima. Primjena novih tehnologija omogućava im lakši virtualni rad (videokonferencije, elektronički sastanci, e-mail, Internet,...). Promjene koje omogućuju virtualni rad
Motivacija projektnog tima • utvrditi potrebe članova projektnog tima; • odrediti čimbenike koji potiču ljude na obavljanje zadatka; • omogućiti optimalno pružanje savjeta i potrebno mentorstvo; • odrediti program nagrađivanja članova projektnog tima. 9
Osnovni zadaci projektnog sponzora • određuje misiju i viziju projekta, zajedno s vrhovnim menadžmentom; • odobrava sredstva za projekt; • odlučuje o ključnim akcijama projekta; • rješava egzistencijalne sukobe i probleme na projektu; • odobrava izbor resursa; • određuje projektne prioritete; • utječe na izbor projektnog menadžera i odobrava ga; • održava redovite sastanke s projektnim menadžerom; • ima više znanja o projektu nego vrhovni menadžment; • pomaže projektnom menadžeru u odnosima s vrhovnim menadžmentom; • obavlja revizije projekta. 6. ORGANIZACIJA PROJEKTA Opći pojam organizacije • Pod pojmom organizacije podrazumijeva se svako ljudsko udruživanje u svrhu postizanja zajedničkog cilja.; • Organizaciju čini skupina ljudi koja koordiniranim radom nastoji ostvariti zajedničke ciljeve, a pri tome se služi podjelom rada i upravljačkom kontrolom. Primjeri različitih organizacija • obitelj; • škola; • poduzeće; • sportski klub; • lokalna uprava; • državna uprava; • vojska; • policija itd. Pojam organizacijske strukture: Organizacijska struktura je svojevrsna kompozicija elemenata povezanih prema određenoj koncepciji i prema poznatim organizacijskim pravilima.
Funkcija organizacijske strukture: Primarna funkcija organizacijske strukture je povezivanje elemenata organizacije i osiguranje uspješnog obavljanja različitih aktivnosti i koordinacije u organizaciji. Neke vrste organizacijskih struktura • funkcijska organizacijska struktura; • divizijska organizacijska struktura; • matrična organizacijska struktura; • mrežne strukture. Funkcijska organizacijska struktura Prema ovoj organizacijskoj strukturi poslovi se razvrstavaju po osnovnim funkcijama, a onda po organizacijskim jedinicama pa sve do radnih mjesta.
10
Divizijska organizacijska struktura: Ova organizacijska struktura se oblikuje po predmetnom ili teritorijalnom načelu, pri čemu se svi poslovi koji se mogu vezati uz jedan proizvod ili uslugu, skupinu proizvoda ili područje razvrstavaju u odgovarajuće organizacijske jedinice. Predmetni oblik divizijske organizacijske strukture
Teritorijalni oblik divizijske WL organizacijske strukture
Matrična organizacijska struktura
11
Mrežne strukture
Projektna organizacijska struktura • pojam projektne organizacijske strukture; • osobine projektne organizacijske strukture; • oblici projektne organizacijske strukture. Pojam projektne organizacijske strukture • Projektna organizacijska struktura predstavlja tzv. dodatnu organizacijsku strukturu zbog toga što zahtijeva određene promjene u postojećoj organizacijskoj strukturi, potrebne za izradu određenog projekta.; • Zapravo, kod ovog oblika organizacije radi se privremenom okupljanju najboljih stručnjaka koji stoje na raspolaganju u poduzeću d bi se izradio neki projekt, uz određene troškove, za određeno vrijeme i uz zahtijevanu kvalitetu. Osobine projektne organizacijske strukture • orijentirana je na zadatke koji se uglavnom javljaju po prvi put; • projekt se tretira kao cjelina a izvodi se po utvrđenim fazama; • orijentirana je na samostalno raspoređivanje pojedinih aktivnosti; • ograničenost trajanja; • ograničenost resursa; • timski rad. Oblici projektne organizacijske strukture • organizacija izvođenja projekta bez strukturalnih promjena u postojećoj organizacijskoj strukturi poduzeća; • individualna projektna organizacijska struktura; • čista projektna organizacijska struktura. Čista projektna organizacijska strukture 12
Projekt kao dio matrične organizacijske strukture
13
Izbor odgovarajuće organizacijske strukture • pojam odgovarajuće organizacijske strukture; • utjecajni čimbenici na oblik organizacijske strukture; • procedura izbora odgovarajuće organizacijske strukture. Pojam odgovarajuće organizacijske strukture • Pod odgovarajućom strukturom ne misli se samo na strukturu koja će slijediti postavljenu joj strategiju, već na strukturu koja će proaktivno utjecati na ciljeve organizacije, kako god oni bili definirani od strane vrhovnog menadžmenta.; • Pri izboru organizacijske strukture važno je naglasiti da nema dobrih i loših, već samo prikladnih i neprikladnih organizacijskih struktura. Utjecajni čimbenici na oblik organizacijske strukture • veličina projekta; • strateška važnost; • potreba za inovacijom; • potreba za integracijom (broj odjela koji su uključeni); • kompleksnost okruženja (broj vanjskih čimbenika); • budžet i vremenska ograničenja; • stabilnost nužnih resursa. Procedura izbora odgovarajuće organizacijske strukture • identificirati specifični željeni rezultat; • definirati koji su ključni zadaci čijim ćemo ispunjenjem postići željene rezultate; • identificirati jedinice unutar matične organizacije kojima bi u normalnim okolnostima bili dodijeljeni zadaci; • posložiti zadatke u logičan radni slijed; • odrediti kojemu od projektnih podsustava će biti dodijeljeni koji koraci i koji od podsustava moraju blisko surađivati; • identificirati sva organizacijska i projektna ograničenja ili probleme koji mogu utjecati na način na koji bi projekt trebalo organizirati; • uzeti u obzir sve prethodno navedene prednosti i mane prilikom izbora odgovarajuće organizacijske forme.
14
7. FAZE (PROCESI) UPRAVLJANJA PROJEKTIMA Početna faza rada na projektu 1. iniciranje projekta• iniciranje ideje; • projektni zahtjev (artikuliranje želja inicijatora za stvaranja novog proizvoda ili usluge). 2. selekcija projekta; -U ovoj fazi temeljem projektnih zahtjeva i preliminarnog projektnog plana, obavlja se evaluacija (procjena) i izbor projekta od strane menadžmenta ili ekspertnog tima koji donosi odluku o prelasku u narednu fazu projekta. 3. planiranje projekta - U fazi planiranja projekta određuje se što je potrebno napraviti, tko će to uraditi, kad i na koji način, gdje i kako će to uraditi, a prije samog početka procesa planiranja potrebno je preispitati ciljeve koji su određeni u fazi iniciranja projekta te točno odrediti njegov obuhvat. Pored toga, vrhovni menadžment bi trebao biti kristalno jasan prilikom pokretanja projekta, odnosno morao bi definirati što se očekuje od projekta, koji je njegov obuhvat i koji su njegovi ciljevi. Ovaj proces mora rezultirati "izjavom o radu". Za preliminarni projektni plan još se rabe i nazivi: • dokument za iniciranje projekta; • izvještaj o projektnoj definiciji; • izjava o korisničkim zahtjevima; • projektna povelja. Izjava o radu je pisani dokument u kojem se kaže što će biti rezultat projekta te uvjeti i termini pod kojima će se posao obaviti. Obje strane, i ljudi koji rade na projektu i oni koji su inicirali njegovu izvedbu, morale bi se složiti sa svim uvjetima iz izjave o radu prije nego što projekt uopće krene.
Identifikacija i procjena projektnih rizika • pojam rizika; • identifikacija i procjena rizika; • vrste rizika; • izvori rizika; • kvalitativna procjena rizika. Pojam rizika • rizik je procijenjena vjerojatnost da projekt neće ispuniti jedan ili više projektnih ciljeva; • rizik u projektnom menadžmentu je posebno izražen jer se projekt prema definiciji izvodi prvi put, tako da nisu poznati mogući rizični događaji, kao ni krajnji rezultat projekta; • projektni menadžment je 15
zapravo upravljanje rizicima jer je jedan od osnovnih ciljeva projektnog menadžera savladati različite neizvjesnosti kojima je izložen svaki projekt; • rizik se sastoji od tri dijela: 1. rizičnog događaja, 2. njegove vjerojatnosti i 3. utjecaja tj. štete koja može biti kašnjenje projekta, prekoračenje budžeta ili smanjen obuhvat ili izvedba projekta. Identifikacija i procjena rizika: Kako bi se moglo upravljati projektnim rizicima potrebno je najprije identificirati potencijalni rizik (rizični događaj), nakon toga procijeniti vjerojatnost njegova pojavljivanja i utvrditi moguće utjecaje (štete) koje on može prouzročiti Vrste rizika - vrste rizika moguće je svesti na tri osnovna tipa: • rizik dovršetka; • rizik troškova; • rizik izvedbe Izvori rizika - za razliku od vrste rizika, izvore rizika moguće je podijeliti na: • interne izvore; • eksterne izvore Interni izvori rizika: • ljudski potencijal; • tehnološki izvor; • marketinški rizik; • rizik kvalitete proizvoda. Eksterni izvori rizika: • fiskalni izvor; • kreditni ili financijski rizik; • politički rizik; • rizik tržišta radne snage; • pravni izvor rizika; • meteorološki rizik; • tehnološki izvor; • kulturološki izvor; • konkurencija kao izvor rizika. Kvalitativna procjena rizika - ova se procjena izvodi u tri koraka: • procjena vjerojatnosti V pojavljivanja pojedinog rizika; • određivanje snage S pojedinog rizik, odnosno utjecaja (štete) koju oni mogu prouzročiti; • procjenjivanje opasnosti O (utjecaj) pojedinog rizika O=V-S. U praksi najčešća korištena metoda procjene rizika je simulacija metodom Monte Carlo. 8. IMPLEMENTACIJA PROJEKTA Implementacija projekta se definira kao koordiniranje projektnim resursima u svrhu ispunjavanja projektnog plana i zadanih projektnih ciljeva.
Tipični procesi implementacije projekta su: • pokretanje implementacije; • projektna nabava i ugovaranje; • praćenje i kontrola realizacije. Pokretanje implementacije: Nakon što je projekt odobren od menadžmenta pokretanje implementacije projekta započinje prvim inicijalnim sastankom. Svrha početnog sastanka je: • upoznati se s ključnim projektnim sudionicima; • razjasniti i razumjeti misiju projekta i njegove glavne ciljeve; • prepoznati individualne uloge, odgovornosti i ovlasti članova projektnog tima; • prepoznati vrste i procedure komunikacije unutar projekta; • postići konsenzus oko predanosti uspjehu projekta; • upoznati se s eventualnim međuovisnostima s drugim projektima. Sudionici početnog sastanka su: • projektni sponzor; • projektni menadžer; • potprojektni menadžeri (ako je projekt kompleksniji); • vlasnici resursa ključnih za uspjeh projekta; • ključni članovi projektnog tima Praćenje i kontrola realizacije projekta je proces koji omogućava provjeru odvija li se projekt u skladu s planom i očekivanjima, pruža li informacije projektnim sudionicima za prepoznavanje odstupanja ili 16
problema te omogućava li pravodobno poduzimanje preventivnih i korektivoih akcija. Uglavnom obuhvaća praćenje i kontrolu vremena, troškova i resursa. Praćenje i kontrola vremena: Osnovni cilj praćenja i kontrole vremena realizacije projekta je utvrđivanje odvija li se realizacija projekta na terenu u skladu s planiranim vremenom, te stalna procjena da li će se cjelokupan projekt realizirati u planiranom vremenu. Također, u skladu s realnim odvijanjem realizacije projekta na terenu pravovremeno se intervenira potrebnim akcijama kako bi se nadoknadila ili smanjila eventualna zakašnjenja i realizacija projekta vratila u planirane rokove. Praćenje i kontrola resursa: Osnovni cilj praćenja i kontrole trošenja resursa (materijal, oprema, radna snaga) je utvrđivanje odvija li se realizacija projekta u pogledu resursa kako je planirano, i da se pravovremeno uočavaju odstupanja koja se najčešće ogledaju u nedostatku određenih resursa te da se žurno reagira s odgovarajućim odlukama i potrebnim akcijama kako bi se ta odstupanja otklonila ili barem svela na najmanju moguću mjeru. Praćenje i kontrola troškova: Osnovni cilj praćenja i kontrole troškova je ažurno praćenje dinamike trošenja planiranih financijskih sredstva, pravovremeno uočavanje i utvrđivanje odstupanja učinjenih troškova u odnosu na planirane, te poduzimanje potrebnih akcija da se usklade potrebni troškovi s planiranima. Također se prati i utvrđuje je li napredovanje radova u skladu s učinjenim troškovima, te da se eventualna odstupanja od planiranih troškova svedu na minimum. Operativno planiranje i praćenje realizacije projekta: Opća procedura operativnog planiranja i praćenja realizacije projekta može sadržavati sljedeće osnovne faze: • definiranje i izrada mjesečnog operativnog plana; • izrada tjednih operativnih planova; • praćenje realizacije tjednih operativnih planova; • izrada izvješća u realizaciji tjednih operativnih planova i cijelog projekta; • razmatranje izvješća i definiranje potrebnih korektivnih mjera i akcija. Primjeri izvještaja: IZVJEŠTAJ O NAPREDOVANJU RADOVA (AKTIVNOST)
IZVJEŠTAJ O NAPREDOVANJU RADOVA (FAZA RADOVA, VRSTA RADOVA) IZVJEŠTAJ O STANJU AKTIVNOSTI (AKTIVNOST) IZVJEŠTAJ O STANJU RADOVA (FAZA RADOVA, VRSTA RADOVA) IZVJEŠTAJ O KLJUČNIM DOGAĐAJIMA (NAZIV DOGAĐAJA) IZVJEŠTAJ O TROŠKOVIMA AKTIVNOSTI (AKTIVNOST) ZBIRNI IZVJEŠTAJ O TROŠKOVIMA (FAZA RADOVA, IZVOĐAČI) 17
NAPREDAK RADOVA U ODNOSU NA TROŠKOVE (FAZA RADA, IZVOĐAČI) NAPREDAK RADOVA U ODNOSU NA TROŠKOVE (AKTIVNOST) 9. ZAKLJUČIVANJE PROJEKTA
Faze zaključivanja projekta projekta su: • revizija projekta; • završetak projekta Revizija projekta - pojam i svrha: • Revizija projekta je ustvari provjera rezultata projekta u usporedbi s planiranim rezultatima.; • Svrha revizije jeste utvrđivanje stupnja ostvarenja ciljeva. Revizija projekta – vrste: • revizija isplativosti projekta; • interna revizija; • završna revizija Revizija projekta – razine: • generalna ili opća revizija; • detaljna revizija; • tehnička revizija Revizija projekta – sadržaj: Svakako bi revizijsko izvješće trebalo sadržavati nekoliko ključnih informacija: • uvod; • sadašnje stanje; • buduće stanje; • kritične točke; • analizu rizika; • ograničenja; • zaključak Revizija projekta – uvjeti: Kako bi se osigurao kredibilitet, preciznost i opća prihvaćenost revizije treba ubiti ispunjeno nekoliko uvjeta: • članovi revizorskog tima trebaju biti pažljivo odabrani; • svi podaci i datoteke trebaju biti dostupni; • slobodna komunikacija s članovima tima treba biti osigurana Završetak projekta – pojam: Završetak ili zatvaranja projekta posljednja je faza projekta. To je ustvari formalno prihvaćanje i verificiranje projektnog proizvoda i prestanak projektnih aktivnosti. Završetak projekta – razlozi: Razlozi vezani za poslovnu strategiju: • projekt više nije konzistentan s ciljevima organizacije; • nova dostignuća učinila su projekt nepotrebnim ili nekonkurentnim; • ugrožava sadašnje poslovanje organizacije. Razlozi menadžmenta: • izostanak potpore za implementaciju projekta; • nekonzistentnost financijskih mogućnosti organizacije; • može se bolje realizirati izvan organizacije; • predviđeni fondovi i resursi se mogu bolje iskoristiti. Razlozi klijenata: • klijent više ne želi projekt; • klijentove nove želje zahtijevaju preveliku modifikaciju; • klijent ne misli kako će projekt doživjeti komercijalni uspjeh Tehnički razlozi: • promjene u okolini učinile su projekt neizvedivim; • eksperimenti koji su provedeni nisu uspjeli; • ne može se izvesti bez velikih modifikacija u postojećoj tehnologiji Razlozi rukovođenja projekta: • troškovi su izvan okvira predviđenog budžeta; • izvedivost je izvan planiranih rokova; • kvaliteta projektnog rezultata je niska; • zahtjevi za modifikacijama su preveliki; • upravljanje projektom je loše; • izostala je potpora od strane organizacije u kojoj se projekt izvodi. Završetak projekta – odluka: Primarni kriterij za donošenje odluke o završetku ili nastavku projekta je odgovor na pitanje: "Je li organizacija spremna uložiti potrebno vrijeme i novac s obzirom na sadašnji status i sadašnju očekivanu vrijednost (dobit) od određenog projekta?" 18
Završetak projekta – načini: Četiri su načina završetka projekta: • Završavanje gašenjem - projekt se gasi zbog dva moguća razloga: zato Sto je uspješan i ostvario je svoje ciljeve ili zato što je neuspješan i nije ostvario svoje ciljeve. Specifičan je slučaj gašenja zbog promjena čimbenika okoline.; • Nastavljanjem - budući da se većina projekata realizira unutar neke organizacije, većina njih će nastaviti živjeti i nakon završetka projekta, ali u ponešto modificiranom obliku u sklopu funkcijske jedinice organizacije. To je zapravo završavanje nastavljanjem.; • Integracijom - ovo je najpopularnija i najčešća metoda završavanja projekta, ali ujedno i vrlo složena. Prilikom primjene ove metode treba postaviti i dati odgovore na više pitanja vezanih za ključne čimbenike projekta (zaposlenici, proizvodnja, financije, inženjering, softver, distribucija, nabava,...).; • Izgladnjivanjem - ova metoda zapravo i nije završavanje projekta u klasičnom smislu, već njegovo "izgladnjivanje", odnosno postupno nestajanje limitiranjem budžeta. Završetak projekta – završno izvješće: U završnom izvješću zapisani su detalji poput: • što je krivo, a što dobro na projektu; • tko je, i u kojoj mjeri, pomogao ostvarenje projekta; • što je sve poduzeto kako bi se obradila materija projekta; • koji su se rizici i otvorena pitanja pojavljivali na projektu Tri su ključna razloga zašto je potrebno završno izvješće projekta: • koristi projektnom menadžeru kako bi poboljšao svoje vještine; • koristi organizaciji, kako bi se povećao njezin intelektualni kapital - stečeno znanje; • koristi projektnom menadžeru općenito, kako bi se unaprijedila uspješnost upravljanja i vođenja budućih projekata. Završno izvješće projekta mora sadržavati pet osnovnih točaka: • izvedba projekta; • administracija; • organizacijska struktura; • projektni i administrativni tim; • tehnike projektnog menadžmenta Završetak projekta – obavijest: Na samom kraju ne smijemo zaboraviti obavijestiti sve u matičnoj organizaciji kada je projekt gotov i to iz dva osnovna razloga: • kako bismo upozorili sve ljude u organizaciji da su sada rezultati projekta dostupni svima; • kako bismo obavijestili sve ljude koji su sudjelovali u projektu kako je projekt završen Završetak projekta – raspuštanje projektnog tima: • Nakon što završe sve aktivnosti na projektu i nakon što se načini završni izvještaj, raspušta se projektni tim.; • Na kraju je uobičajeno da se formalni završetak projekta obilježi malom proslavom.
19
