TRABAJO RACIONALIZACION ORGANIZACIONAL

Escuela Académico Profesional de Ciencias Contables y Financieras

UNIVERSIDAD

ALAS

PERUANAS

Dirección Universitaria de Educación a Distancia

Escuela Académico Profesional Profesional de Ciencias Contables y Financieras “Año de la Investigación Científica Científica UAP”

TRABAJO ACADÉMICO CICLO ACADÉMICO 2011- I- I MÓDULO MÓDULO DATOS DATOS DEL CURSO CURS O Escuela Profesional

: Ciencias Contables y Financieras

Asignatura

: RACIONALIZACION ORGANIZACIONAL

Docente

: Lic. JANNY ELSA DURAND PEÑA

Ciclo

: IV

Periodo Académico: 2012- I

DATOS DATOS DEL ALUMNO UDED

:

Apellidos : Nombres :

AYACUCHO CISNEROS BAUTISTA WALTER YONY

Código: 2010121657

AYACUCHO-PERU


DEDICATORIA Quiero dedicarle este trabajo A Dios que me ha dado la vida y fortaleza para desarrollar el trabajo monográfico, A mis Padres por estar ahí cuando más los necesité; en especial a mi madre por su ayuda y constante cooperación y A mi esposa Kelly por apoyarme y ayudarme en los momentos más difíciles.


1. En

base a lo avanzado y estudiado en la I unidad, acerca de la Racionalización

hemos comprendido que no existen recetas mágicas, lo que se busca es una

mejora y un cambio en la organización , los cuales muchas veces nos llevaran a percibir una RESISTENCIA AL CAMBIO , ya sea por una mala comunicación o por malas interpretaciones. Considere Ud. que se encuentra a cargo de conducir este cambio en una Empresa pero se enfrenta con estos obstáculos antes mencionados cual seria las soluciones que abordaría para un mejor trabajo de Racionalización con eficiencia y eficacia.

(2 ptos)

La racionalidad implica adecuar los medios utilizados a los fines y objetivos que se desean alcanzar, esto significa EFICIENCIA, lo que lleva a concluir que una organización va a ser racional si se escogen los medios más eficientes para lograr los objetivos deseados, teniendo en cuenta que los objetivos que se consideran son los organizacionales y no los individuales. Sin embargo, que una organización sea racional no implica necesariamente que sus miembros actúen de forma racional en las que se refiere a sus aspiraciones y objetivos personales. La racionalidad se logra mediante, normas y reglamentos que rigen el comportamiento de los componentes en busca de la EFICIENCIA. La Racionalidad la podemos emplear en diversas situaciones como: a.

Establecer sensación de urgencia

.- es necesario establecer

estándares altos, solicitando retroalimentación externa, reconociendo la conversación honesta en las reuniones donde la gente está dispuesta a confrontar los problemas. b.

Crear una coalición guía .- es necesario conformar coaliciones fuertes, equipos que estén compuestos por personas con alta credibilidad, experticia, habilidades de liderazgo y gestión que compartan objetivos comunes y altos niveles de confianza.


Desarrollar visión y estrategia La visión refiere a la imagen del

c.

futuro de la organización y a cómo esa visión puede llegar a crearse a través de determinadas estrategias.

Comunicar la visión de cambio La visión debe comunicarse en

d.

forma efectiva. Debe ser simple

Empoderar una acción con base amplia Los empleados deben

e.

compartir el sentido de propósito de la organización

Generar victorias de corto plazo Las victorias de corto plazo son

f.

visibles, no son ambiguas y están claramente relacionadas con el esfuerzo para el cambio.

Consolidar los logros y producir más cambios Es necesario

g.

pensar en el largo plazo para que cambio no cese y se consigan nuevos cambios.

Anclar los nuevos enfoques en la cultura La cultura corporativa

h.

refiere a las normas de conducta y los valores compartidos entre las personas.

2. Según

la Unidad III, donde estudiamos Diagramas de Flujo, comprendemos

que para analizar la información requerida en un Flujograma, podemos recurrir a determinadas preguntas como ¿Qué trabajo se hace?, ¿Quién y Como lo hace?, ¿Cuando y Por que se hace?. Se le solicita a Ud. dar respuestas a estas preguntas en base a la empresa que se encuentra laborando actualmente

(3 ptos)

¿Qué trabajo se hace? Los trabajos que se hace en la sección de Bienes Muebles son: 1. Verificar

y organizar la documentación de gestión de Altas, Bajas y

CREB. 2.Generar en el SISCOBAM y firmar las Fichas de Registro de Bajas y CREB. 3.Formular un Informe, para las Altas y Bajas por causales atípicas. 4.Generar en el SISCOBAM y firmar con el Logístico de la UGL, el CREB que autoriza la reasignación de los bienes.


5.Encargado ante la JUBE de la UGL- 2da BI, en Analizar y validar la documentación sustentatoria para la Baja de Bienes. 6. Mantener actualizado el catalogo de bienes de la 2da BI y UU elaborado a partir del catalogo nacional de Bienes emitidos por la SBN. 7. Participar en los Estados de Relevos como elemento de control

¿Quién y Como lo hace? Lo realizamos el trabajo todo el personal que laboramos en la sección Control de Bienes de la 2ª Brigada de Infantería de Ayacucho., específicamente del negociado de sección de Bienes muebles. Como lo hace se hace de acuerdo a las funciones generales y especificas que norman en el MOF propias de la sección de Bienes muebles.

¿Cuando y Por que se hace? Los trabajos se realizan de acuerdo al calendario de remisión de documentos y los programas de actividades a desarrollar durante el año de trabajo Por que se hace son nuestras funciones, responsabilidades, derechos al desempeñar nuestro centro de labor.


3. Mediante

un cuadro comparativo señalar la diferencia entre Economía,

Eficiencia y Eficacia, cada uno con su respectivo ejemplo.

ECONOMIA EFICIENCIA 1.

Relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo

Se da cuando se utilizan menos 2. recursos para lograr un mismo objetivo, o al contrario cuando se logran mas objetivos con los mismos o menos recursos.

3.

Los presupuestos para los departamentos o secciones son previamente preparados y luego aprobados por los distintos responsables a los cuales afecta. Los Directores de Departamento tienen la responsabilidad de mantener los gastos asignados a sus áreas respectivas dentro de los límites acordados.

4.

El control presupuestario de gastos consiste en una comparación simple de los costes resultantes con los previstos. Un control flexible calcula de antemano el coste previsto para cada producto en todos los niveles posibles dentro del proceso productivo. Al final de cada periodo o fase, los costes finales son comparados con los presupuestos y se analizan las variaciones o desviaciones que se hayan producido.

5.

Si las operaciones de fabricación han sido realizadas por encima de los costes previstos, debido a una baja productividad o por el aumento en el consumo de materiales, esta diferencia se conoce como “variaciones desfavorables de eficiencia”.

EJEMPLO Cuando en 12 horas de trabajo se hacen 100 unidades de un determinado producto. Ahora, se mejora la eficiencia si esas 100 unidades se hacen en sólo 10 horas O se aumenta a eficiencia si en 10 horas se hacen 120 unidades. Aquí vemos que se

(2 ptos)

hace un uso eficiente de un recurso (tiempo), y se logra un objetivo (hacer 100 o 120 productos) ECONOMIA EFICACIA 1.

Nivel de consecución de metas y objetivos

2.

hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos

Las cuestiones básicas que propugnan la eficacia son: ¿Qué productos o mercados son capaces de alcanzar resultados satisfactorios? ¿Cómo obtener los recursos económicos para producir estos resultados? 4. El principio de Pareto es utilizado frecuentemente para contestar a estas preguntas. De acuerdo a este principio el 20% del mercado debe producir el 80% de los resultados comerciales de una empresa. Se denomina la regla 20/80 e implica una gestión eficaz, enfocada para que el 20% de las actividades productivas de la empresa se obtenga el 80% de los resultados. 3.

5.

Los empresarios, por tanto, deben evitar que el 80% de las transacciones solo sean capaces de aportar el 20% de los resultados, lo que significaría una implicación de costes desproporcionados. Por ejemplo: en la Banca las cuentas corrientes pequeñas contabilizan muchos movimientos o apuntes: cheques, efectos, recibos, etc.,

6.

Sin embargo en el Sector Público se trabaja en niveles mucho más bajos de actuación. En los Hospitales, Cárceles, Organismos del Estado, Autonomías, Ayuntamientos, etc. la orientación de los costes en interés de la eficacia es un factor fundamental, evitando sus gestores que se les pregunte sobre la eficacia del servicio.


si nos hemos propuesto contribuir un edificio en un mes y lo logramos. Fuimos eficaces, alcanzamos la meta.

EJEMPLO 4. Menciona

por medio de un cuadro sinóptico o mapa conceptual cuales son los

requisitos fundamentales para confeccionar organigramas , luego grafique el

organigrama

de

la

empresa

en

que

se

encuentre

laborando

actualmente, sea del sector publico o privado, con todas las ubicaciones

(incluir control interno, staff, apoyo y líneas si fuera necesario) -

(3 ptos)

Deben ser muy claros; por ello se recomienda que no contenga un número excesivo de cuadros y de puestos, puede producir confusiones. Los cuadros deben quedar separados entre sí por espacios separados.

-

No deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados. Los más frecuente es hacerlos arrancar del Director, o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel.

-

Deben contener nombres de funciones y no de personas. Cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona.

-

Pueden presentar un número muy grande de elementos de organización. De ordinario sirven exclusivamente para lo anteriormente dicho.

-

Un elemento (figuras).

-

La

estructura

de

la

organización

(relación

o

subordinación existentes entre las unidades organizativas). -

Los aspectos más importantes de la organización.

-

Las funciones.

-

Las relaciones entre las unidades estructurales.

-

Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.

-

Las comunicaciones y sus vías (forma en cómo establecen las comunicaciones).

-

Las vías de supervisión.

-

Los niveles y los estratos jerárquicos.


-

Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización.

-

Las unidades de categoría especial.

ORGANIZACIÓN DE LA 2ª BRIGADA DE INFANTERIA DE AYACUCHO INSTITUCION EN LA QUE LABORO COMANDANTE GENERAL DE LA 2ª BRIUG INF

SECRETARIA DEPARTAMENTO DE INSPECTORIA

JEFE DE ESTADO MAYOR ADMINISTRATIVO

JEFE DE PERSONAL

OFICIALES TECNICOS

TROPA

JEFE LOGISTICO

JEFE DE ESTADO MAYOR OPERATIVO

JEFE DE CONTROL DE BIENES

COMBUSTIBL EY MUNICION

VESTIMEN TA

OFICINA CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

SECCION DE INTELIGENCIA

JEFE DE INSTRUCCIÓN Y OPERACIONES

JEFE DE ASUNTOS CIVILES

MUEBLES

INMUEBLE S

5. Seguramente recordaras

“la fabula de la gallina de los huevos de oro” en la

que un granjero sorpresivamente se encuentra un huevo de oro en su gallinero, creyéndose victima de una broma y desconfiado, confirma que efectivamente es de oro puro, mayor aun es su sorpresa cuando día con día su gallina repite el milagro; pensando que dentro de ella están muchos mas, impaciente, decide sacrificarla, y su gran decepción es que no encuentra absolutamente nada. Como dice el refrán: “La ambición rompe el saco”, y este pobre granjero quiso

SECCION


toda la riqueza en un instante, en lugar de cuidar a su gallina, le dio muerte inútil. En forma similar suele suceder en algunas empresas, las cuales son muy productivas, pero sus Líderes no les dan el mantenimiento adecuado, ni reinvierten en innovación tecnológica, ni en capacitación, y finalmente se quedan sin los huevos de oro, pues en similitud a la fabula citada, sacrifican a la gallina. En referencia a lo mencionado anteriormente diga ud ¿Cuál sería la forma ideal de comportarse y modelar un verdadero liderazgo? (3 ptos)

Los líderes efectivos tienen las metas claras de la dirección de su organización, y trabajan enfocados en alcanzar su visión. El rol de liderazgo en un equipo de trabajo de alto desempeño es fundamentalmente diferente de lo que con frecuencia se describe como el rol gerencial de planeación, organización, dirección y control. Los líderes de equipo están enfocados en el desarrollo continuo de las capacidades de su equipo, tanto es así, que muchas de las responsabilidades asociadas con la administración y supervisión del grupo son gerenciadas por el grupo mismo. Como el grupo asimila más de estas responsabilidades de "supervisión", el líder del equipo está en una posición para trabajar en la expansión de su propio rol. Este rol expandido incluye actividades tales como: llegar a ser un modelo de rol para otros, tener una conciencia amplia de negocio (analizador de negocio), despejar interferencias y remover barreras (rompe barreras), facilitar reuniones efectivas e interacciones de equipo (facilitador), mantener al equipo enfocado en negociación con clientes (defensor del cliente), y crear una visión inspirada del futuro que motive a la gente a la excelencia (líder). Es importante que cuando un líder vence su resistencia al cambio y toma conciencia de dicho proceso, la organización y sus trabajadores se remodelen en paralelo, de manera tal que ambos efectos se produzcan de forma unísona y creen la sinergia necesaria que conduzca a la organización a la obtención de las metas preestablecidas. Es por ello que se hace necesario entender que la gente comparte normas, valores, creencias y paradigmas para definir lo que está bien y lo que está mal; y se gana poder y status gracias a la conformidad y el acuerdo. Todos los sistemas sociales encierran esas fuerzas conservadoras,


es cierto, pero al mismo tiempo deben albergar el disenso y la innovación, impulsores del movimiento que impiden la paralización y la muerte. Es primordial también destacar que el líder impregna a la organización de sus valores y su estilo. Es la persona que se encarga no sólo de guiar, sino también de establecer los valores que deben ser compartidos por los miembros de una organización, así como hacer prevalecer aquellos valores que son afines con la misión y los objetivos de la organización, los cuales la conducirán hacia la obtención de mayores niveles de eficiencia y eficacia. El comportamiento del líder es fundamental para modelar la cultura. Toda cultura es creada por los miembros de una organización conducidos por un liderazgo efectivo. Las acciones de la alta gerencia tienen un gran impacto en la cultura de la organización. Con lo que dicen y con su forma de comportarse, los altos ejecutivos establecen normas a través de las cuales se establecen los procedimientos y comportamientos entre los miembros de una organización. 6. Consideras

tu que es necesario aplicar REINGENIERIA en todas las

empresas, ¿Por qué?, y cuáles serían las principales razones para que se aplique.

(2pts)

La reingeniería puede ser muy útil para las empresas, pero puede ser peligrosa y destructiva si se le diseña y aplica con superficialidad y personal inexperto en éste tipo de cambios, se trata de reinventar la forma en que se diseño un proceso, utilizando conceptos diferentes a los tradicionales LAS RAZONES es para aplicar un reingeniería son porque busca avances decisivos, no mejorar los procesos existentes si no descartarlos por completo y cambiarlos por otros enteramente nuevos. La reingeniería aplica igualmente un enfoque de gestión del cambio diferente, el error fundamental que muchas instituciones cometen a pensar en tecnología, están centrados en usar las nuevas capacidades tecnológicas para realzar, dinamizar, mejorar los flujos existentes el enfoque correcto debe ser para aprovechar la tecnología para llevar a cabo procesos que no se están efectuando, la reingeniería a diferencia de la automatización es innovación. Es explorar más las nuevas capacidades de tecnología para alcanzar metas totalmente nuevas, rediseñar esto desde el


inicio hasta el final, empleando cualquier tecnología innovadora ayuda a obtener: •

Reducción de costos en el proceso

•

Reducción de tiempo en los procesos.

•

Mejora de la calidad

•

Flexibilidad.

•

Optimizar niveles de servicio y lograr cualquier objetivo de la empresa

Los principales principios para su aplicación se pueden englobar de la siguiente forma: 1.

Los procesos y sistemas de trabajo deben estar orientados para servir y satisfacer al cliente, las actividades que no estén orientadas a la satisfacción del cliente deben reducirse al mínimo necesario.

2.

Las actividades del proceso productivo deben realizarse de manera simultánea, usando y compartiendo base de datos y herramientas de comunicación.

3.

Todos los participantes en la reingeniería deberán enfocar su atención a varios asuntos, aunque no sean de su área o competencia.

4.

Crear "funciones-posibles", sin importar la ubicación geográfica en que se encuentre el prestador de servicios en donde a través del uso de la tecnología.

5.

Ampliar las actividades del proceso para alcanzar los objetivos empresariales

6.

Eliminar los niveles jerárquico, el objetivo es formar equipos autodirigidos y evitar en lo posible, los niveles administrativos, redefiniendo los métodos, las aplicaciones y el uso de la tecnología.

7.

Evitar la comunicación

deficiente

compartiendo

bases de datos

y

estableciendo, en la medida de lo posible, comunicación electrónica en sustitución de la telefónica o personal. 8.

Definir las funciones con claridad. Identificando cargas de trabajo y duplicidades, cambios a los procedimientos y a las formas de hacer las cosas, las expectativas de cada actividad, entre otras.

9.

Evaluar y capacitar al trabajador, para determinar con exactitud el nivel de conocimientos de individuo y asignar las funciones adecuadas según los objetivos de la empresa en su conjunto.


10.

Definir continuamente las estructuras organizacionales cliente – consumidor, para capacitar a los individuos y a los equipos para administrar sus interrelaciones en un proceso de mejoramiento continuo.

11.

Eliminar los cargos de responsabilidad, para fomentar en cada individuo la comprensión del proceso en su totalidad, motivar el entendimiento de la visión, y reducir tanto la fricción como la dependencia.

12.

Establecer la disponibilidad de la información en cualquier momento, a través de la utilización de tecnología adecuada para racionalizar el procesamiento interno y los sistemas de recuperación de la información y hacerla accesible a los trabajadores que se relacionan con el cliente.

13.

Administrar el tiempo y delegar funciones, se pueden alcanzar mayores ahorros de tiempo eliminando actividades innecesarias o duplicidades y delegando tareas a los Individuos involucrados.

14. Conservar los viejos esquemas hasta encontrar nuevas alternativas viables. 15.

La función de la administración es apoyar a las áreas sustantivas y responsables del servicio a los clientes.

16.

Fortalecer el perfil gerencial del empresario, utilizando los métodos más modernos de tecnología educativa y de fomento empresarial. La implantación de la reingeniería, por ser un cambio radical de las estructuras, procedimientos y prácticas existentes, genera resistencia, temor y dudas entre ejecutivos y empleados.

7. En

esta oportunidad le invito a leer el Libro: Administración; Escrito por

Stephen P. Robbins, Pearson Educación, 2005 - 614 páginas. (Este libro lo puedes ubicar en el siguiente Link que se le ofrece, en la página 269, donde nos hace referencia el poder Entender la Tecnología de la Información y como afecta esta misma en la comunicación Gerencial. http://books.google.com.pe/books? id=YP1lnmORdgC&lpg=PA266&dq=comunicacion%20CON%20LOS %20EMPLEADOS&hl=es&pg=PA269#v=onepage&q=comunicacion%20CON %20LOS%20EMPLEADOS&f=false


Trabajo: Se le solicita, de lectura al link mencionado, lo analice, y en base a tu propio criterio mencione y sustente 5 principales necesidades o motivos por las cuales un Gerente debe hacer uso de las nuevas tecnologías Informáticas.

1.

(3ptos)

La tecnología de la Información, está cambiando la forma

tradicional de hacer las cosas, las personas que trabajan en Instituciones, en empresas privadas, que dirigen personal o que trabajan como profesional en cualquier campo utilizan la TI cotidianamente mediante el uso de Internet, las tarjetas de crédito, el pago electrónico de la nómina, entre otras funciones. 2.

Los Gerentes tiene el reto de mantener sus Empresas

funcionando sin problemas, mejorar continuamente el método del trabajo, seguir siendo competitivo en el mercado, aunque la tecnología de la información cambia de manera paulatinamente y así adecuarse a los avances y adelantos tecnológicos en lo que vivimos. 3.

Es así que los Gerentes se esfuerzan cada día, para la utilización

de las ultimas tecnologías asociados al uso cotidiano (Internet, Telefonía, Móvil, WI-FI, etc) y todos los beneficios que traen asociados, así mismo el uso de sistemas administrativos – contables o los denominados Back – Office (Liquidación de sueldos, manejo de documentación) 4.

El servicios de Internet, lo cual es una manera transparente, justa,

rápida y económica de darle servicios a todos los ciudadanos, reduciendo de este modo al mínimo la corrupción y que realzando al la población aportando eficiencia y eficacia. Mediante servicios interconectados mediante diferentes tecnologías como banda ancha, celulares y puestos de auto consulta en lugares de fácil acceso del público, lograron darle al ciudadano los servicios de consultas, información y trámites que necesita realizar con los diferentes instituciones sin necesidad de dirigirse físicamente a una oficina gubernamental. 5.

Las Tecnologías de Información reducen tiempo y por ende sus

costos; esto hace que los administradores y empleados mejoren su od tividad, al de

rdicia

el ti

la bú

da de


soluciones a sus problemas. Las Tecnologías de Información son especialmente útiles en los sistemas de tele-conferencia, los sistemas de transferencia y recuperación de información, así como los sistemas de procesamiento personal de información.

TRABAJO RACIONALIZACION ORGANIZACIONAL

Recommend Documents