COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE MELGAR LTDA “COOTRANSMELGAR”
DIANA CAROLINA MRTINEZ SIERRA XIMENA RODRIGUEZ HERRERA CAROLINA MEJIA AGUIRRE RICARDO PERDOMO PERALTA
JORGE LUIS GUATIVONZA DOCENTE
UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONOMICAS Y CONTABLES NUCLEO DEL CONOCIMIENTO: HABILIDADES HABILIDADES GERENCIALES X SEMESTRE – NOCTURNO GIRARDOT – 2008
INTRODUCCIÓN El presente trabajo comprende la aplicación de la Planeación Estratégica para una mejor toma de decisiones gerenciales. Estas decisiones están vinculadas con las actividades del proceso administrativo (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) conocidas ampliamente en el campo de la administración administración y las principales herramientas herramientas administrativas de apoyo (Matriz de Análisis DOFA, Matrices MEFE Y MEFI, Abaco Regnier – FO y DA - y Cuadros de mando Integral). Integral). La Planeación Estratégica hace parte de un proceso administrativo que pretende realizar un análisis entre los objetivos y metas que busca y la situación actual de la organización teniendo en cuenta los recursos, posibilidades, limitaciones y el comportamiento que ha presentado; esto con el fin de visualizar las acciones futuras y alcanzar satisfactoriamente lo propuesto en un comienzo. Este proceso puede pensarse a corto, mediano y largo plazo, dependiendo del tipo de organización y el objetivo general de este trabajo. Para poder realizar una planeación que tenga un buen desarrollo y se puedan controlar los altibajos del camino, los directores deben tener claro cuál es su razón de ser (misión), a dónde quieren llegar (visión) y sobre qué bases se sustentan cada una de sus acciones (filosofía y cultura organizacional).
Finalmente, la Planificación Planificación de estrategias requiere de un Sistema de Control de Gestión para asegurar que las personas dentro de la organización implementen las estrategias formuladas por los directivos alineando los objetivos específicos de cada individuo con los objetivos globales para que contribuyan a los objetivos organizacionales. Esto involucra que la planificación sea en cascada para cada nivel; con objetivos, indicadores, metas y personas responsables. De esta manera se podrá evaluar el desempeño de una organización.
INTRODUCCIÓN El presente trabajo comprende la aplicación de la Planeación Estratégica para una mejor toma de decisiones gerenciales. Estas decisiones están vinculadas con las actividades del proceso administrativo (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) conocidas ampliamente en el campo de la administración administración y las principales herramientas herramientas administrativas de apoyo (Matriz de Análisis DOFA, Matrices MEFE Y MEFI, Abaco Regnier – FO y DA - y Cuadros de mando Integral). Integral). La Planeación Estratégica hace parte de un proceso administrativo que pretende realizar un análisis entre los objetivos y metas que busca y la situación actual de la organización teniendo en cuenta los recursos, posibilidades, limitaciones y el comportamiento que ha presentado; esto con el fin de visualizar las acciones futuras y alcanzar satisfactoriamente lo propuesto en un comienzo. Este proceso puede pensarse a corto, mediano y largo plazo, dependiendo del tipo de organización y el objetivo general de este trabajo. Para poder realizar una planeación que tenga un buen desarrollo y se puedan controlar los altibajos del camino, los directores deben tener claro cuál es su razón de ser (misión), a dónde quieren llegar (visión) y sobre qué bases se sustentan cada una de sus acciones (filosofía y cultura organizacional).
Finalmente, la Planificación Planificación de estrategias requiere de un Sistema de Control de Gestión para asegurar que las personas dentro de la organización implementen las estrategias formuladas por los directivos alineando los objetivos específicos de cada individuo con los objetivos globales para que contribuyan a los objetivos organizacionales. Esto involucra que la planificación sea en cascada para cada nivel; con objetivos, indicadores, metas y personas responsables. De esta manera se podrá evaluar el desempeño de una organización.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Formular un plan estratégico que permita a COOTRANSMELGAR LTDA mejorar la calidad en los servicios prestados y continuar creciendo dentro del municipio de Melgar y poblaciones circunvecinas, con el fin de ser cada día más competitiva dentro del mercado.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Hacer la identificación de la Cooperativa. 2. Realizar el diagnóstico estratégico, efectuando tanto el análisis interno como externo. 3. Elaborar el Perfil Perfil de Oportunidades y Amenazas del Medio (POAM) Capacidad Interna (PCI).
Y de
4. Hacer la priorización de factores favorables y desfavorables (ABACO FO Y DA). 5. Elaborar la MEFE Y MEFI con sus respectivos análisis. 6. Establecer las estrategias básicas direccionadas hacia las cuatro perspectivas empresariales: Financiera, Clientes, Procesos Internos y, Aprendizaje y Crecimiento. 7. Preparar el Plan de Acción para cada estrategia básica. 8. Elaborar el presupuesto estratégico.
1. IDENTIFICACION DE COOTRANSMELGAR LTDA 1.1. IDENTIFICACION IDENTIFICACION GENERAL
NOMBRE DE LA EMPRESA: La Cooperativa de Transportadores de Melgar Limitada “COOTRANSMELGAR”
HISTORIA
La Cooperativa de Transporte Ltda., surgió por la necesidad e interés de formar un grupo homogéneo para la condición de transportadores y solucionar algunos problemas de carácter socio-económico, el 26 de agosto de 1.981 se firmo el Acta de Constitución; sentando las bases y dando así el primer paso firme para la fundación de la Cooperativa. Luego de nombrado el Concejo Provisional de Administración, se elaboró los Estatutos y de inmediato inmediato se solicito al Departamento Administrativo Administrativo Nacional de Cooperativas Cooperativas (DANCOOP), (DANCOOP), el reconocimiento reconocimiento de la personería Jurídica que lleva el número 0503 expedida en el mes mes de abril de 1984. La primera Asamblea General General fue realizada el 11 de mayo mayo de 1984; en ella se nombró nombró el primer Consejo de administración, el cual posteriormente posteriormente confirmo como Gerente de propiedad al Sr. ALBERTO ARIAS DIAZ. Días más tarde, tarde, los transportadores transportadores del Carmen de Apicalá ingresaron como socios a la Cooperativa; con previo estudio de factibilidad, obtuvo la ampliación del radio de acción de la empresa empresa en ese municipio. municipio. Según Resolución 0086 0086 del 11 de agosto de 1986, expedida por INTRA regional del Tolima. Desde entonces, la empresa ha venido creciendo paulatinamente pero sobre bases sólidas, venciendo obstáculos e incomprensiones, pero trazando trazando metas metas de progreso y de bienestar para sus asociados. La empresa inicio operaciones con veinticinco (25) camperos, destinados especialmente para el servicio veredal. Hoy el parque automotor vinculado a la empresa está clasificado en cuatro (4) modalidades, las cuales son:
Servicio de Colectivo Urbano, Suburbano y Veredal: veintinueve (29) Servicio Taxis: cuarenta (40) Servicio Busetas Intermunicipales: veintinueve (29) Servicio Taxis Intermunicipales: tres (3) Continua prestando servicio veredal a pesar del mal estado de las vías, porque se considera que el campesino no se le debe abandonar, que merece una mejor atención, si se tiene en cuenta que en el Agro esta el futuro de nuestro pueblo, y es allí donde está la despensa de Melgar. La Cooperativa de Transportadores de Melgar Limitada
“Cootransmelgar”, es una
empresa asociativa sin ánimo de lucro, de carácter multiactivo, de número de asociados y de patrimonio variable e ilimitado, que se rige por el ordenamiento legal, según los estatutos establecidos por la misma y las disposiciones del gobierno nacional y de sus órganos de administración y dirección conforme a las facultades legales, según el derecho colombiano, los valores, principios y métodos universales del cooperativismo. Con una radio de acción urbano, suburbano y veredal en el Municipio de Melgar y Carmen de Apicalá en el departamento del Tolima y Girardot en el departamento de Cundinamarca, además cuenta actualmente con 87 socios.
REPRESENTANTE LEGAL: GERENTE FERNANDO CORTES ESTRELLA. UBICACIÓN: su sede Principal se encuentra ubicada en la Carrera 37 No. 4-13 barrio Sicómoro de Melgar. ESTRUCTURA ORGANICA : La estructura orgánica de la empresa Cootransmelgar Comprende: el organismo de la Asamblea General, quien es el ente máximo de autoridad en la empresa, luego está el Revisor Fiscal, Consejo de Administración, Junta de Vigilancia, en el tercer nivel se encuentran los Comités, y el Gerente, en el cuarto nivel se encuentra el contador y tesorero en el siguiente nivel se encuentra la secretaria General del Talento Humano, en el nivel operativo se encuentra el Inspector de Rutas, Despachadores, Operadores, Conductores y Aseadora. DESCRIPCION DE CARGOS
ASAMBLEA GENERAL: La Asamblea General es el principal órgano deliberante de la empresa Cootransmelgar. En ella están representados todos los Miembros de la empresa, cada uno con un voto. Las votaciones sobre cuestiones importantes, como cuestiones presupuestarias, y demás que le competen. se deciden por mayoría de dos tercios. Las demás, por mayoría simple. CONSEJO DE ADMINISTRACION: Grupo directivo de la empresa Cootransmelgar integrado por 07 personas elegidas por la asamblea general considerado como el
segundo órgano mas importante de la empresa Cootransmelgar encargado de tomas decisiones importantes en el menor tiempo posible. GERENTE: Personal de una organización que tiene autoridad para tomar decisiones que comprometen a la misma. REVISOR FISCAL: El revisor fiscal es el encargado de dictaminar con sujeción a las normas de auditoría de general aceptación los estados financieros de la empresa. Debe revisar y evaluar sistemáticamente los componentes y elementos que integran el control interno, en forma oportuna e independiente en los términos que señala la ley. El revisor fiscal debe realizar una auditoria integral y debe exponer una opinión profesional independiente de la evaluación y supervisión de los sistemas de control. COMITES. Grupo de personas en las que se ha delegado una responsabilidad específica tales como: educación, solidaridad, intermunicipal, urbana, de taxis y veredales. Es por tanto una forma de delegación, cuando se delega un comité, es esencial que sus atribuciones estén claramente definidas por escrito. El poder delegar autoridad a un comité esta normalmente escrito en los estatutos de cualquier negocio o de otra forma de organización. SECRETARIA: Persona encargada de la recepción, compilación y contestación de documentos que se reciben a diario. CONTADOR: persona encargada de llevar la contabilidad de la empresa, presentar informes, estados financieros de la empresa como: balance general, estado de Resultado, cambios en la situación del patrimonio, etc con el fin de analizar el estado financiero de la empresa. TESORERA: persona encargada del recaudo de dinero de la empresa y de los diferentes fondos de solidaridad y de reposición de cada modalidad igualmente es la persona encargada del giro del dinero para pago de las diversas obligaciones. INPECTOR DE RUTAS: Persona encargada de inspeccionar, vigilar y controlar el tiempo de los diferentes microbuses en lugares estratégicos. DESPACHADORES: Persona encargada de dar despacho a los diferentes microbuses, de inspeccionar los documentos de los microbuses y conductores. JUNTA DE VIGILANCIA: Comité encargo de verificar los diversos procesos que se llevan a cabo dentro de la empresa y gestiones que realiza el consejo de Administración estén dentro de la ley. CONDUCTORES: Persona encargada de manejar los diferentes microbuses y de llevar al pasajero a su destino final.
INTEGRANTES CONSEJO DE ADMINISTRACION: Miembros Principales: Ortiz Monroy Ángela María Bermudez Juan Carlos Sierra María Edilma Godoy Vanegas Jorge Eliecer Velásquez de Bautista Ligia Romero Pedro José Ramos Juan Francisco Miembros Suplentes: Ramos de Roa Ana Isabel Báez Barragán Benjamín García Henry Humberto Jurado González Pablo Emilio Ricardo Carvajal Abdías Mejía José Laureano Aragón Jesús Antonio o o o o o o o
o o o o o o o
ACTIVIDAD ECONOMICA: En desarrollo y cumplimiento de su objeto social, la cooperativa podrá integrarse, hacer convenios, celebrar contratos, etc.; con otras cooperativas, organizaciones no gubernamentales, entidades del sector público o privado para colaborar en la solución de las necesidades y aspiraciones de los asociados. (ver anexo cámara de comercio) TIPO DE SOCIEDAD: Limitada REGISTRO DE CÁMARA DE COMERCIO DEL SUR Y ORIENTE DEL TOLIMA: Certificado de Existencia y Representación Legal de la Entidad sin ánimo de lucro: COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE MELGAR LTDA. NUMERO: S0500041, NIT: 890.706.576-0 RUT: 890.706.576-0, Persona Jurídica, COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE MELGAR LTDA, sigla: COOTRANSMELGAR LTDA, país: Colombia, Departamento: Tolima, Municipio: Melgar, Actividad principal cód.: 6022, fecha inicio actividad: 11/11/1996, actividades secundarias cód.: 5030 11/11/1996.
RESOLUCION DE FACTURACION (Ver anexo)
MANEJO DE RECURSOS EN TESORERIA:
El manejo de recursos en la empresa Cootransmelgar está dado por un presupuesto que se realiza anualmente por lo general en los meses de Noviembre y es aprobado en el mes de Diciembre, dependiendo de dicho presupuesto se analizan la cantidad de gastos que se van para cada modalidad y dependiendo del cual, se dividen en el
número de vehículos que pertenecen dicha modalidad y a esa cantidad que nos arroje se denomina “ Rodamiento” , dicho rodamiento corresponde a los gastos que se necesitan para el funcionamiento del servicio de transporte en sus diferentes modalidades, las modalidades urbana e intermunicipal además del rodamiento tiene otro tipo de contribuciones, por ejemplo: tienen el fondo de solidaridad y el fondo de reposición, el primer fondo es para cuando suceden hechos fortuitos para el asociado, entonces este dinero será de ayuda para los gastos que le emanen, el segundo fondo que es el de reposición se utiliza cuando ya el vehículo tiene la edad para chatarrizarlo es cuando se utiliza ya que quiere decir que es de reposición del parque automotor. De acuerdo a lo anterior el cargo de tesorería está centrado al recaudo de dinero en el caso de los microbuses urbanos e intermunicipales diario, mientras que el caso de los taxis y camperos se realizan mensual, cada 5 primeros días recaudan el valor total de rodamiento de cada vehículo que varía de acuerdo a cada modalidad, los taxis individuales son quienes menos pagan, mientras que la modalidad intermunicipal son quienes más pagan de rodamiento, el recaudo de dichos dineros diarios son consignados en cuentas distintas dependiendo de la modalidad que también son consignados a diario.
MISION: Promover y mejorar continuamente las condiciones sociales, económicas y culturales de nuestros asociados, mediante la satisfacción de sus necesidades básicas y la prestación de diversos servicios para la ejecución de las actividades de transporte de pasajeros y carga. VISION: Llegar a prestar el mejor servicio público de transporte regional y nacional, brindándoles a nuestros asociados diversos beneficios y servicios, para contribuir al desarrollo económico sostenible del sector en el radio de acción municipal e intermunicipal. PRINCIPIOS COOPERATIVOS:
Adhesión abierta y Control democrático de los socios Participación económica de los socios Autonomía e independencia Educación, entrenamiento e información Cooperación entre cooperativas Compromiso con la comunidad
CULTURA ORGANIZACIONAL
SISTEMAS DE CONTRATACION
TIPOS DE CONTRATACION: la empresa Cootransmelgar contrata a sus colaboradores por medio de contratos inferiores a un año mínimo de tres meses prorrogables por tres veces consecutivas, luego de dichas prorrogaciones se da
cesación del contrato por parte del empleador y se liquidan todas las prestaciones sociales del funcionario conforme a la ley. Hay dos funcionarios que se encuentran contratados actualmente con un contrato a término indefinido, los cuales son: el Gerente y la Tesorera.
FORMAS DE CONTRATACION: la forma de contratación de la empresa Cootransmelgar se realiza directamente con sus colaboradores sin necesidad de intermediarios o bolsas de empleo. CULTURA ORGANIZACIONAL: el tipo de Cultura organizacional que maneja la Empresa Cootransmelgar es Solidaria, en la cual busca ayudar a sus asociados y colaboradores que pertenecen a ella por medio de los siguientes valores: el respeto, la honestidad, la solidaridad y la tolerancia.
1.2. IDENTIFICACION DE FACTORES INTERNOS
OBJETO SOCIAL: La empresa Cootransmelgar, tiene por objeto social contribuir a la solución del servicio de transporte público y a la mejor prestación del mismo, conforme a la normativa de aplicación en materia de transporte terrestre, que contribuyan lograr conjuntamente, una plataforma logística compleja que dote de una mayor eficiencia al sistema de transporte urbano e intermunicipal en su conjunto, potenciándolo como factor de desarrollo regional, promoviendo y mejorando permanentemente las condiciones económicas, sociales y culturales en común de sus asociados mediante la satisfacción de sus necesidades básicas y la prestación de diversos servicios.
SERVICIOS:
Servicio de Colectivo Urbano, Suburbano y Veredal: veintinueve (29) Servicio Taxis: cuarenta (40) Servicio Busetas Intermunicipales: veintinueve (29) Servicio Taxis Intermunicipales: tres (3)
1.3. IDENTIFICACION DE FACTORES EXTERNOS
MERCADO OBJETIVO:
El servicio de transporte esta dirigido a hombres y mujeres de 5 años en adelante, que habiten en la ciudad de Melgar y sus ciudades aledañas. CLIENTES: La empresa Cootransmelgar tiene en estos momentos un contrato con la empresa TURCAPITAL para la prestación del servicio de transporte a los diferentes
estudiantes de Melgar, igualmente la Alcaldía de Melgar es uno de nuestros clientes en la prestación del servicio de transporte. Tolemaida Base Aérea Palmara Club de suboficiales de la policía Nacional Instituto técnico en sistemas santa rosa de lima Colegio Campestre Colegio Sumapaz Alcaldía Municipal De Melgar. Habitantes de Melgar Habitantes del Municipio del Carmen de Apicala Habitantes de Girardot Habitantes de municipios aledaños a melgar Sector hotelero y turístico de Melgar Cafam Fontevo Arcosanti Condominios de Melgar. Conjuntos cerrado la Riviera Monterrey Lindagua Club de oficiales
EMPRESAS SIMILARES: En la ciudad de melgar como competencia directa tenemos a la empresa UNITRANSMELGAR S.A., como competencia indirecta tenemos a las empresas: Macarena S.A., Autofusa, Cootransfusa, Bolivariano y Cootransgirardot. PROVEEDORES
*Mercallantas: Proveedor de llantas *Compugraficas: Venta de tiquetes *Blanca Nieves Verastegui: venta de papelería * Papelería la 27: Provisión de útiles de papelería * El Desvare: Provisión de repuestos *Cambiadero de aceite Don Luís: Cambio de aceite de los vehículos. * Servíteca la 20: venta de repuestos varios. *Auto lavado la 8ª: Revisión técnico mecánicas de vehículos
* Estación de servicio la séptima avenida: venta de gasolina *Enertolima: proveedor del servicio eléctrico *Hydros melgar: Proveedor del servicio de acueducto y alcantarillado. *Supertienda Mercamax: Proveedor de productos de cafetería y aseo. *Senco: Proveedor de equipos de computación. *Colombia telecomunicaciones: Proveedor servicio telefónico *Comcel: Proveedor de servicio celular. *Merka Melgar: Proveedor anchetas a fin de año.
ASESORES: Dentro de la Asesoría, Cootransmelgar cuenta con un revisor fiscal que actúa como asesor en los temas contables, igualmente cuenta con 1 abogado, pero dicho abogado se le cancela de acuerdo a las consultas realizadas. ENTIDADES Y ORGANISMOS DE VIGILANCIA Y CONTROL:
El organismo principal que nos encarga de vigilarnos es la Superintendencia de Puertos y Transportes, seguidos por el ministerio de transporte, la secretaria de transporte de Melgar y Ministerio de protección social.
ENTIDADES DE APOYO Y FINANCIAMIENTO: NO
ASOCIACIONES Y AGREMIACIONES: NO
ANEXOS:
Registro de cámara de Comercio RUT Contraloría General de la República Resolución de Facturación Organigrama ANALISIS GENERAL
Consideramos que la actual misión de la Cooperativa Cootransmelgar no está enfocada a la prestación del servicio público y a la satisfacción del cliente puesto que, se puede evidenciar que ésta se centra en sus asociados, dejando en un segundo plano su real objeto social. Sugerimos replantear la misión.
Realizando el análisis de la documentación se encontró falencias notorias además de la anterior, en la estructura organizacional, actividad económica y en su respectivo objeto social. Consideramos que la información registrada ante la cámara de comercio no hace mención a la prestación del servicio de transporte de pasajeros. Es claro advertir que la Cooperativa Cootransmelgar históricamente se ha constituido y administrado de una forma empírica y no ha puesto en práctica nuevos modelos de gestión empresarial. 2. ANALISIS EXTERNO 2.1. Identificación de factores o fuerzas que benefician o afectan la organización. 2.1.1. Factor o Fuerza Demográfica ¿Cuál es la población total del municipio de Melgar? R//: De acuerdo con los resultados del Censo de 2005, Melgar contaba, para dicho año, con 32.774 habitantes; esto es, 8.263 personas más con respecto al censo anterior realizado en 1993. ¿Con qué otro tipo de población cuenta el municipio de Melgar? R//: Población surgida del turismo y de la base aérea y militar de Tolemaica. ¿Qué porcentaje representa la población total de hombres y mujeres? R//: Según el censo del 2005, el total de hombres representa el 50.18% y el total de mujeres representa el 49.82% de la población total. ¿Qué porcentaje de la población melgarense tiene alguna discapacid ad? R//: con respecto al número total y la participación porcentual, de la población con algún tipo de discapacidad de acuerdo con la estructura o función corporal afectada, para el municipio de Melgar. Se observa cómo la categoría correspondiente a las limitaciones en el “movimiento del cuerpo, manos, brazos y piernas” abarca el porcentaje más alto
(26,19%) esto es, 226 de los 863 melgarenses discapacitados. La anterior categoría junto a las afecciones discapacitantes del “sistema nervioso”, “los ojos” y “los oídos”
representan el 73,81% del total, según censo 2005.
¿Cuál es el porcentaje de la población que se encuentra en el nivel 1 y 2? R//: Según población registrada en el SISBÉN. 2006. La población de los niveles 1 y 2 corresponde al 90.09% de la población total.
¿Qué porcentaje de la población corresponde al área urbana y rural? R//: Según población registrada en el SISBÉN. 2006. La población que pertenece al área urbana es del 76,90% y la población que pertenece al área rural es del 23,10%. 2.1.2. Factor o Fuerza Cultural o Social ¿Cuál es el estado de las vías rurales? R//: la mayoría de las vías veredales está formada por caminos de herradura en regular estad o de conservación, lo que en términos generales hace que la intercomunicación de las zonas sea difícil. ¿Cuál es el estado de las vías urbanas? R//: El subsistema vial urbana o malla urbana se encuentra en deterioro, se encuentran vías en pésimo estado que dificulta el transporte de pasajeros debido a que se ha proliferado la cantidad de grietas y huecos en el asfalto, esto a su vez ocasiona daños en los vehículos de servicio público. ¿Cuál es el estado de la vía Panamericana? R//: El estado de la vía se puede calificar como excelente y su diseño responde a las necesidades de velocidad de operación de este tipo de v ías. ¿Cómo se encuentra distribuido el espacio público en el Municipio de Melgar? R//: la provisión y adecuación de áreas libres públicas no ha tenido correspondencia con el crecimiento. Adicionalmente, debido a la necesidad de readecuar funcionalmente la ciudad para las demandas crecientes de la circulación vehicular y el transporte, se ha desmejorado sensiblemente la calidad de la calle como espacio público integral, algunos espacios públicos representativos y centralizados importantes. ¿Qué otro tipo de vehículo se está utilizando como medio de transporte de pasajeros? R//: La población melgarense está optando por utilizar las motocicletas de dos pasajeros como medio de transporte de pasajeros, debido a que estos ofrecen agilidad y eficiencia en el servicio, siendo este un transporte ilegal.
2.1.3. Factor o Fuerza Económica ¿De qué manera influye el alza de la gasolina en el transporte público de pasajeros? R//: El alza de la gasolina incurre en incremento del valor del pasaje. ¿De qué manera influye la revalorización del dólar? R//: De manera negativa cuando este sube, porque esto implica incremento del valor de los repuestos que son importados.
¿En qué sector de la economía se beneficia el transporte de pasajeros en el Municipio de Melgar? R//: En el sector terciario, correspondiente al de servicios debido a que la principal actividad económica de Melgar es el turismo. 2.1.4. Factor o Fuerza Política- Legal ¿Qué nueva norma afecta actualmente el servicio de transporte de pasajeros individual de taxis e intermunicipal? R//: La resolución 4185 del 2 de octubre de 2008, en la cual restringe y se reglamenta la Planilla Única de Viaje Ocasional para los vehículos de servicio público de transporte terrestre automotor individual de pasajeros en vehículos taxi, de pasajeros por carretera y mixto en vehículos campero y bus escalera y se dictan otras disposiciones. ¿Qué normatividad se convertiría en oportunidad para aquellas empresas de transporte que adopten como medio de transporte el motocarro? R//: El decreto 4125 del 29 de Octubre de 2008, Por el cual se reglamenta el servicio público de transporte terrestre automotor mixto en motocarro.
2.1.5. Factor o Fuerza Tecnológica ¿Qué sistema se encuentra actualmente en el mercado respecto al sector del transporte? R//: Actualmente en el mercado existe el sistema de GPS (Sistema de posicionamiento global), el cual permite tener control sobre el vehículo respecto a la ubicación del mismo, además existen innovaciones en el parque automotor. 2.1.6. Factor o Fuerza Ambiental ¿Cuál es el mecanismo de control que garantiza que los automóviles no contaminan el medio ambiente? R//: El revisado Técnico mecánico unificado y de gases, garantiza que los vehículos no contaminen el medio ambiente. 2.1.7. Factor o Fuerza Geográfica ¿Cuál es el ámbito geográfico de operación de la empresa Cootransmelgar? R//: La empresa Cootransmelgar opera en el sector urbano del municipio de Melgar, sus veredas y presta el servicio de transporte de pasajeros hacia el Municipio del Carmen de Apicala y Girardot.
2.1.8. Factor o Fuerza Competitiva ¿Quiénes son los competidores directos? R//: Unitransmelgar, Bolivariano, Auto Fusa, Flota la Macarena, Cootransgirardot, y Cootransfusa. ¿Quiénes son los competidores indirectos? R//: Dentro de los competidores indirectos se encuentran el servicio de transporte de pasajeros en motocicletas y transporte particular. ¿Existe una norma para la gestión de la calidad y aseguramiento de la calidad? R//: Existen la Norma Técnica Colombiana (NTC – ISO 9001:2000). 2.2. PERFIL DE OPORTUNIDADES Y AMENAZAS DEL MEDIO (POAM) CLASIFICACION Factores Demográfico Aumento de la población local Creciente población turística y militar (Tolemaida) Población Discapacitada Segmentos del mercado nivel 1 y 2 Cultura o social El regular estado de las vías rurales Deterioro de la malla vial urbana Excelente estado de la vía panamericana Mala distribución del espacio publico Adopción de otro medio de transporte como motocicletas Económico Influencia del alza de la gasolina Revalorización del dólar Influencia del turismo Político- Legal Resolución 4185 del 2 de octubre de 2008. Decreto 4125 del 29 de octubre de 2008
OPORTUNIDADES AMENAZAS IMPACTO Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo X
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Tecnológico Facilidad de acceso a la tecnología GPS Innovaciones tecnológicas en el parque automotor Ambiental Aplicación control revisado técnico mecánico unificado y de gases. Geográfico Cobertura del servicio de transporte terrestre Competitivo Competidores actuales Competidores ilegales NTC-ISO 9001:2000
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3. ANALISIS INTERNO 3.1. Identificación de capacidades que fortalecen o debilitan la organización. 3.1.1. Capacidad Administrativa ¿En su empresa existe un organigrama? R/ Si, la cooperativa tiene un organigrama, donde refleja la estructura organizacional de la empresa. ¿La empresa cuenta con una visión y misión establecidas? R/ si, la empresa hace poco estableció la misión y la visión. ¿Existe manual de funciones? R/ la secretaria General de recurso humano es la persona encargada de actualizar y hacer cumplir las respectivas funciones para cada área. ¿Están definidos los objetivos de la empresa? R/ Los objetivos de la cooperativa no se encuentran definidos en su totalidad, ya que algunos de los objetivos varían de acuerdo a las necesidades de nuestros clientes y en casos eventuales.
¿La descripción de cargos es conocida por el personal? R/ No, falta divulgación de las responsabilidades y funciones de cada uno de los cargos de la Cooperativa. ¿Existe asesor interno en la estructura organizativa? R/ Si, está el revisor fiscal como el asesor de la Cooperativa. ¿Existen comités, comisiones, grupos o juntas en la organización? R/ Si, existe como órgano principal después de la Asamblea, El consejo de Administración, luego se encuentra la Junta de Vigilancia y los comités de: educación, fondo de ayuda mutua urbana e intermunicipal, fondo de reposición del parque automotor urbano e intermunicipal, comité de deportes, solidaridad y entre otros que se encargan de vigilar y controlar los procesos de la Cooperativa. ¿Cuál es el nivel tecnológico en que se encuentra la empresa Cootransmelgar? R//: El nivel en que se encuentra la empresa Cootransmelgar es básico, ya que cuenta con la infraestructura tecnológica necesaria para operar sin generar mayor valor agregado. ¿Existen buenos canales de comunicación? R/ No, en muchas ocasiones se distorsiona el mensaje que se quiere dar a conocer. ¿Se han definido los niveles donde se deben tomar decisiones? R/Las decisiones de alta transcendencia son tomadas por el Consejo de Administración, y las decisiones comunes o simples son tomadas por el Gerente. ¿Existe un reglamento interno de trabajo establecido? R/Si, existe un reglamento interno de trabajo registrado ante el Ministerio de Protección Social. ¿La empresa cuenta con instalaciones propias? R//: Si. La oficina principal. 3.1.2. Capacidad de servicios ¿Están las instalaciones ubicadas en forma efectiva para la prestación del servicio? R/ No, debido a que se encuentran retiradas del área céntrica.
¿Se han efectuado estudios de tiempos y movimientos en los trabajos relacionados con las operaciones? R/ No se ha realizado ningún estudio en la parte administrativa, Pero en la Operativa si manejamos tiempos de los recorridos. ¿El parque automotor tiene la capacidad para abastecer la demanda en temporada alta? R//: Las obras de transporte se encuentran en general en buen estado, aunque no tiene la capacidad de alma cenam iento sufic iente para cubr ir la demanda en temporada alta.
¿Cuenta la empresa con mano de obra calificada? R/ No. ¿La empresa tiene diversidad de servicios? R/ Si nosotros contamos con un amplio portafolio de servicios Que suplen las necesidades de nuestros clientes, prestamos el servicio de transporte en las siguientes modalidades: Intermunicipal, urbana, camperos, veredales y taxis individuales. ¿Cada cuanto la empresa realiza control del estado de los vehículos? R//: cada 45 días la empresa realiza mantenimiento preventivo a cada uno de los vehículos. ¿La empresa cuenta con políticas en la prestación de servicios? R/ Si, estas políticas son manejadas en el sector municipal, taxis e intermunicipal basadas en unos requisitos y unos objetivos propios que consisten en la prestación de un mejor servicio. ¿El servicio de transporte genera un valor agregado frente a sus competidores? R//: En el servicio de taxi intermunicipal, la empresa brinda una mayor cobertura hacia donde el cliente se dirige. ¿Están Capacitados todos los empleados para ocupar cualquier puesto dentro de la empresa? R/ Se maneja una rotación trimestral para obtener un mejor desempeño en cada área de esta forma se determina con más claridad los talentos y capacidades de cada persona.
¿Se cuenta con alguna certificación de calidad? R//: Actualmente, Cootransmelgar no cuenta con una certificación de calidad. 3.1.3. Capacidad comercial ¿Cuáles son los principales mercados objetivos? R/
* Los estudiantes de la Institución Sumapaz *Personas que pertenecen a los estratos 1, 2 y 3. *Turistas
¿Cuáles son sus principales clientes?
R/ La empresa Cootransmelgar tiene en estos momentos un contrato con la empresa TURCAPITAL para la prestación del servicio de transporte a los diferentes estudiantes de Melgar, igualmente la Alcaldía de Melgar es uno de nuestros clientes en la prestación del servicio de transporte.
Tolemaida Base Aérea Palmara Club de suboficiales de la policía Nacional Instituto técnico en sistemas santa rosa de lima Colegio Campestre Colegio Sumapaz Alcaldía Municipal De Melgar. Habitantes de Melgar Habitantes del Municipio del Carmen de Apicala Habitantes de Girardot Habitantes de municipios aledaños a melgar Sector hotelero y turístico de Melgar Cafam Fontevo Arcosanti Condominios de Melgar. Conjuntos cerrado la Riviera Monterrey Lindagua Club de oficiales
¿Se ha definido una estrategia global de la empresa para enfrentar el mercado? R/ No. ¿Cómo es el comportamiento de las ventas de sus principales servicios?
R/ la cooperativa no lleva estadísticas del comportamiento de la demanda del servicio de transporte, por falta del personal calificado y contratado para tal fin. ¿Qué imagen proyecta en los clientes la Cooperativa? R/ La empresa proyecta una imagen positiva frente a sus clientes. ¿Se han establecidos objetivos de ventas? R/ No 3.1.4. Capacidad gerencial ¿La gerencia delega? R/ Delega responsabilidades pero en algunas ocasiones se delegan responsabilidades a las personas inadecuadas. ¿La gerencia propicia un buen clima de trabajo? R/ Si, se observa un clima organizacional agradable y muy poco se presentan conflictos dentro de la organización. ¿Se podría calificar la gerencia como participativa? R/ Si, las personas aportan ideas que son tomadas en cuenta por la Gerencia cuando son positivas. ¿Cuál es la actitud de la Gerencia frente a situaciones complejas y toma de decisiones no programadas? R/ La actitud ha sido muy calmada analizando todas las variables que se tienen en el momento, luego indagando e investigado acerca del asunto para finalmente tomar una decisión acertada. ¿La gerencia establece planes estratégicos? R/ No existe proceso de planificación, es una Gerencia que no tiene previsión, actúa de acuerdo a la situación que se presente. ¿Existe un sistema de control en la empresa? R/ No. ¿Se han establecido indicadores que permita medir los resultados de la gestión? R/ No.
3.1.5. Capacidad de Gestión Legal ¿La empresa está constituida legalmente? R/ Si, tiene toda su documentación legal al día: Registro de Cámara de Comercio, RUT, Certificado de Antecedentes y Contraloría General de República, póliza de seguro, etc. ¿La empresa ha tenido la capacidad para solucionar conflictos jurídicos? R/ Si, ha tenido la capacidad para solucionar conflictos jurídicos bien sea por medio de asesorías externas o conocimiento del Gerente. ¿Los empleados de la cooperativa tienen contratos definidos? R/Si, todos los empleados tienen contratos inferiores a un año renovables a excepción del Gerente y la Tesorera que tienen contrato a termino indefinido. ¿Los funcionarios de la Cooperativa cuentan con seguridad social? R/ Todos los funcionarios cuentan con toda la parte legal respecto a la seguridad social, tienen derecho a la EPS, Pensión, Riesgos Profesionales, Caja de Compensación Familiar, Prima, Vacaciones, Cesantías, Intereses sobre las Cesantías, Auxilio de transporte y Dotación. 3.1.6. Capacidad de futuro de la empresa ¿Existe un plan para asegurar la continuidad en la dirección en el futuro? R/ No. ¿Existen ideas sobre una posible diversificación en el futuro? R/ Si, se han generado ideas relacionadas a colocar un taller de cambio de aceite, venta de repuestos, o una estación de gasolina. ¿Posibilidades empresa?
de ampliar la cobertura de las sucursales donde está situada la
R/ Si, hay proyectos en los cuales se amplia y se inauguran nuevas sucursales de la Cooperativa. 3.1.7. Capacidad financiera ¿Acceso a capital cuando lo requiere?
R/ Hay facilidad de acceso al capital cuando se necesite ya que cada uno de los asociados tienen aportes en la empresa y esto permite acceder al capital social cuando se necesite. ¿Grado de utilización de su capacidad de endeudamiento? R/ La empresa no ha recurrido a solicitud de créditos ya que tienen buena solvencia económica y depende del valor del rodamiento que es cancelado por cada microbús. ¿La empresa realiza análisis de gestión Financiera? R/ la empresa realiza análisis de costos dentro del presupuesto y este se realiza anualmente. 3.1.8. Capacidad de recursos humanos ¿En qué nivel de educación se encuentran los funcionarios de la Cooperativa? R/ En su mayoría se encuentran en la educación básica Secundaria, unos pocos en educación intermedia y dos personas se encuentran en educación profesional. ¿El personal cuenta con experiencia técnica para desempeño de sus funciones? R/ Si, la mayor parte del personal tiene amplia experiencia laboral que oscila entre los cinco a los diez años. ¿La empresa cuenta con un personal calificado para ejecutar las tareas propias de los procesos? R//: Actualmente la empresa Cootransmelgar cuenta con un personal empírico es muy poco el personal calificado. ¿Existen un sistema de reclutamiento y selección de personal? R/ No hay un documento establecido como tal, la selección de personal se realiza en forma empírica. ¿Se hace inducción en el puesto de trabajo y en la organización? R/Si, la inducción comienza 15 días antes de comenzar a laborar, esta es realizada por el anterior colaborador que ocupaba dicha vacante. ¿Existe escala de salarios? R/No está definida una escala salarial. ¿Se le da importancia a la capacitación del personal?
R/ Se le da muy poca o escasa importancia a la capacitación del personal, esta se realiza cuando hay una norma que lo ordena. ¿Existe estabilidad laboral? R/ Si, en la empresa se presentan bajos índices de rotación de personal. ¿Hay ausentismo por parte del personal? R/ Si, por parte del personal antiguo. ¿Son satisfactorias las condiciones físicas de trabajo? R/Si, la infraestructura de la empresa es adecuada para el desarrollo de las funciones. ¿Las relaciones humanas son fundadas en el respeto por el otro? R/ Si. ¿Existen mecanismos para la evaluación de desempeño? R/ No existen mecanismos para la evaluación de desempeño de cada funcionario. ¿Existen sistemas de estímulos al personal? R//: No. 3.2. PERFIL DE CAPACIDAD INTERNA (PCI) CLASIFICACION FORTALEZA Capacidad Alto Medio Bajo Administrativa Existencia de un Organigrama Existencia del DEC Manual de funciones Desconocimiento de la descripción de cargos por parte del personal asesoría Interna Comités de apoyo Bajo nivel tecnológico Canales de comunicación Toma de decisiones Reglamento Interno de trabajo Infraestructura propia
DEBILIDAD IMPACTO Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
X
X
X X
X X X
X
X
X X
X X
X X
X
X X
X X
X
X
CLASIFICACION FORTALEZA Capacidad de Alto Medio Bajo Servicio Ubicación de las instalaciones Racionalización de las operaciones
Carencia de Mano de obra calificada Poca capacidad de abastecimiento de la demanda en temporada alta Diversidad de servicios Política de servicio Valor agregado en el servicio de transporte Control técnico mecánico a los vehículos Capacidad de los funcionarios para ocupar otros cargos Carencia de un sistema de gestión de calidad
X
X
X
X X
X X
X X
X
X
X
X X
X
DEBILIDAD IMPACTO Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo X
X
X X
X
X
X
X
X X
X X X
X
X
X
CLASIFICACION FORTALEZA Capacidad Gerencial Alto Medio Bajo Liderazgo pasivo Buen Clima laboral Gerencia Participativa Habilidad para responder frente a situaciones especificas Carencia de planes estratégicos
X X
CLASIFICACION FORTALEZA Capacidad Comercial Alto Medio Bajo Determinación de X mercados objetivos Una excelente base de datos Ausencia de Estrategias de Mercado Carencia de Estadísticas sobre el comportamiento de las ventas Imagen Corporativa No se establecen Objetivos de ventas
DEBILIDAD IMPACTO Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
X
DEBILIDAD IMPACTO Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo X X X X X X
X
Carencia de Sistemas de seguimiento y Control de gestión
X
CLASIFICACION FORTALEZA Capacidad Gestión Alto Medio Bajo
DEBILIDAD IMPACTO Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
legal Constitución legal Solución de conflictos jurídicos Sistemas de contratación Cumplimiento con los requisitos de seguridad social
X X
X X
X
X
X
X
CLASIFICACION FORTALEZA Capacidad de futuro Alto Medio Bajo de la empresa Plan de dirección en el futuro Diversificación de servicios Ampliación de cobertura
de
Poco personal calificado Carencia de Sistemas de reclutamiento y selección Inducción Escala de salarios Capacitación del personal Estabilidad laboral Ausentismo Condiciones físicas del trabajo Relaciones Interpersonales
X
X
X
X
X DEBILIDAD IMPACTO Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
X X X
CLASIFICACION FORTALEZA Capacidad de Alto Medio Bajo Recursos Humanos Nivel de Educación Experiencia técnica
DEBILIDAD IMPACTO Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo X
CLASIFICACION FORTALEZA Capacidad Alto Medio Bajo Financiera Acceso a capital Liquidez Manejo presupuesto
X
X X X DEBILIDAD IMPACTO Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo X
X
X
X
X
X X X X X X X
X
X X X X X
X
X X
X
X
Falta de mecanismos de Evaluación de desempeño Carencia de un sistema de estímulos al personal
X X
X
4. TRATAMIENTO DE LA INFORMACION 4.1. ANALISIS INFORMACION EXTERNA 4.1.1. FACTOR DEMOGRAFICO ANALISIS: A través de la investigación que se realizo en el factor demográfico referente a la empresa se puede observar que ésta cuenta un número significativos de clientes y posibles clientes en la región lo que le ha permitido mantenerse en el mercado. Sin embargo la demanda de pasajeros que posee la empresa súpera el parque automotor y esto se presenta usualmente los fines de semana. También se identifica que los segmentos de mercado de la empresa corresponden a las personas que pertenecen a los niveles 1, 2 y 3. 4.1.2. FACTOR CULTURAL ANALISIS En lo que respecta al factor o fuerza cultural se puede determinar que en su mayoría cuenta con más amenazas que oportunidades. Por otro lado se pudo observar el mal estado de las vías que afecta de manera directa el desempeño de los vehículos y por ende el de Cootransmelgar como empresa. 4.1.3. FACTOR ECONOMICO ANALISIS El factor económico es uno de los aspectos más importantes en el desempeño y crecimiento de una empresa. Se puede observar que el turismo es la actividad económica que ha generado la mayor fuente de ingresos en los habitantes del municipio de Melgar, el alza de la gasolina y la revalorización del dólar afectan de manera directa el costo para la prestación del servicio de transporte.
4.1.4. FACTOR POLITICO LEGAL ANALISIS La empresa Cootransmelgar cumple con el factor legal ya que evidencia que ésta acata todos los requerimientos de ley para el ejercicio de sus funciones. Sin embargo la empresa cuenta con una demanda por parte de los usuarios por motivo de un accidente automovilístico; en donde le ha correspondido indemnizar a las familias de las personas que fallecieron en dicho accidente y aquellas que quedaron heridas, en estas últimas el SOAT ha sido el responsable de su atención medica y hospitalaria. El nuevo decreto expedido por el Ministerio de Transporte beneficia de manera económica a la empresa Cootransmelgar si se establece como estrategia vincular el nuevo servicio de motocarro. 4.1.5. FACTOR TECNOLOGICO ANALISIS Cootransmelgar actualmente cuenta con vehículos de último modelo aspecto que ha generado más utilidades a la empresa debido a la preferencia que tiene el usuario por la comodidad de estos vehículos. Sin embargo presenta un nivel tecnológico bajo debido a que la mayoría de los procesos se realizan de manera manual. 4.1.6. FACTOR AMBIENTAL ANALISIS Teniendo en cuenta que esta es una empresa de transporté lo ideal sería que se estableciera una política ambiental clara, debido a la contaminación que genera el parque automotor. Aunque no existe política ambiental definida, la empresa realiza mantenimiento preventivo a cada uno de sus vehículos cada 45 días, igualmente el Ministerio de Transporte establece como requisito fundamental para la prestación del Servicio se expida el Certificado de revisión técnico mecánica y de gases unificada, con el fin de certificar que el parque automotor está apto para prestar el servicio. 4.1.7. FACTOR GEOGRAFICO ANALISIS En este sentido se observa que la empresa cubre gran parte del municipio de melgar y poblaciones aledañas, lo cual es un aspecto favorable para el desarrollo y crecimiento de la empresa. 4.1.8. FACTOR COMPETITIVO
ANALISIS: Cootransmelgar es altamente competitiva teniendo en cuenta que posee vehículos de muy buena calidad e instalaciones propias, lo cual le permite desenvolverse con mayor facilidad. Se observa que la cooperativa tiene una competencia directa e indirecta fuerte, sin embargo esta no afecta considerablemente las operaciones de la empresa, ya que se manejan horarios continuos lo cual permite cumplir con demanda de transporte. 4.2.
ANALISIS INFORMACION INTERNA
4.2.1. CAPACIDAD ADMINISTRATIVA ANALISIS: En el aspecto administrativo, la empresa Cootransmelgar cuenta con un Direccionamiento Estratégico Corporativo que le da una dirección de su razón de ser y hacia donde quiere proyectarse de manera básica, está organizada estructuralmente. No obstante presenta dificultades de comunicación, existe un manual de funciones establecido pero no es conocido al interior de la organización. Carece de un plan de contingencias que permita adaptarse a los continuos cambios. 4.2.2. CAPACIDAD DE SERVICIOS ANALISIS: La empresa Cootransmelgar, durante 25 años ha sido una de las empresas más reconocidas en el sector del transporte en el municipio de Melgar, lo que la ha obligado a esforzarse por alcanzar un grado determinado de excelencia frente a su competencia, en todos y cada uno de los aspectos o capacidades que la componen. A su vez, cuenta con un amplio portafolio de servicios los cuales suplen las necesidades de sus clientes y la convierte en una buena empresa en el sector del Transporte. 4.2.3. CAPACIDAD COMERCIAL ANALISIS: La empresa tiene diversidad de clientes, los segmentos de mercado están definidos, carece de mecanismos estadísticos que permitan analizar el comportamiento periódico de las ventas, no establecen metas en la demanda del servicio por ende no existen estrategias de mercadeo que permitan elevar el nivel de competencia frente a las empresas del mismo sector.
4.2.4. CAPACIDAD GERENCIAL ANALISIS: Se puede analizar que la capacidad gerencial, tiene una representación muy baja, debido a la falta de liderazgo y motivación al personal de la organización. Sin embargo el Gerente tiene conocimiento en el aspecto jurídico que le permiten dar solución a los problemas jurídicos que se lleguen a presentar, igualmente tiene habilidad analítica para la toma de decisiones, y su modelo gerencial es participativo; los colaboradores aportan ideas que son tomadas por la gerencia. Se observa que la empresa carece de un proceso de planificación, no tiene diseñado un sistema de Control ni evaluación de desempeño organizacional. 4.2.5. CAPACIDAD LEGAL ANALISIS La empresa actualmente cumple con todos los requisitos legales para su funcionamiento, acata las normas de los entes regulatorios como: el Ministerio de Transportes, Superintendencia de Puertos y Transportes y Ministerio de protección social. Los trabajadores cuentan con contratos a término fijo e indefinidos autorizados por la legislación laboral de Colombia. 4.2.6. CAPACIDAD FUTURO DE LA EMPRESA ANALISIS: La cooperativa cuenta con el ideal de expandirse a nuevos mercados e incrementar su portafolio de servicios. Por otra parte no existe un plan de dirección hacia el futuro, lo cual dificulta el alcance de los ideales anteriormente expuestos. 4.2.7. CAPACIDAD FINANCIERA ANALISIS: En cuanto a la capacidad financiera la empresa se encuentra muy bien. Goza de buena liquidez no necesita de apalancamiento financiero, puesto que los Asociados realizan aportes sociales y pago del rodamiento que le permiten cubrir sus gastos por sí misma. Existe auditoría interna realizada por el Revisor Fiscal, con el fin de verificar el manejo contable de los recursos y la gestión de tesorería. 4.2.8. CAPACIDAD DE RECURSOS HUMANOS ANALISIS:
Se observa que el personal calificado es escaso y que predomina el personal que tiene experiencia técnica en el sector, igualmente el factor del ausentismo se observa en el personal antiguo, no existe documentado el proceso de selección y reclutamiento de personal, todo ello se realiza empíricamente, tampoco existe un sistema de evaluación de desempeño establecido que permita conocer las habilidades y conocimiento del personal. El clima organizacional es agradable, y buenas condiciones físicas de trabajo, lo que permite el buen desarrollo de las funciones organizacionales, se manejan buenas relaciones interpersonales. 5. PRIORIZACION DE FACTORES (ABACO REGNIER)
5.2.
VERDE OSCURO
ALTAMENTE FAVORABLE
1
VERDE CLARO
FAVORABLE
2
AMARILLO
NEUTRO
3
ROSADO
DESFAVORABLE
4
ROJO
ALTAMENTE DESFAVORABLE
5
PRIORIZACION DE FACTORES FAVORABLES (ABACO FO)
ITEM Aumento de la población local Creciente población turística y militar (Tolemaida) Población Discapacitada Segmentos del mercado nivel 1 y 2 Excelente estado de la vía panamericana Influencia del turismo Decreto 4125 del 29 de octubre de 2008 Facilidad de acceso a la tecnología GPS Innovaciones tecnológicas en el parque automotor
Experto 1 1 1
Experto 2 Experto 3 2 1 1 1
Experto 4 2 2
3 2
2 1
1 2
2 1
1
1
1
1
1 2
1 2
1 3
1 2
1
1
2
1
2
2
2
1
Aplicación control revisado técnico mecánico unificado y de gases. Cobertura del servicio de transporte terrestre NTC-ISO 9001:2000 Existencia de un Organigrama Existencia del DEC Manual de funciones asesoría Interna Comités de apoyo Toma de decisiones Reglamento Interno de trabajo Infraestructura propia Diversidad de servicios Política de servicio Control técnico mecánico a los vehículos X El valor agregado en el servicio de transporte Capacidad de los funcionarios para ocupar otros cargos Determinación de Mercados Objetivos Una excelente base de datos (Clientes) Imagen Corporativa Buen clima laboral Gerencia Participativa Habilidad para responder frente a situaciones especificas Constitución legal Solución de conflictos jurídicos Sistemas de contratación Cumplimiento con los requisitos de seguridad social Diversificación de servicios Ampliación de cobertura Acceso a capital Liquidez Manejo de presupuesto Experiencia técnica Inducción Estabilidad laboral Condiciones físicas del trabajo Relaciones Interpersonales
1
1
1
1
1
2
1
2
1 2 1 3 2 2 1 2 1 1 1 2
1 2 1 1 2 3 1 2 1 1 1 2
1 2 1 2 1 3 2 1 1 2 2 1
1 3 1 1 2 2 1 1 1 1 1 2
1
1
2
1
2
2
3
2
1
1
3
1
2
1
1
3
1 1 1 1
1 1 1 1
1 2 1 1
1 1 1 1
1 1 2 1
1 2 2 1
1 1 3 1
1 2 1 1
1 1 1 1 2 2 2 1 1 1
2 1 1 1 2 1 2 1 2 1
1 2 1 1 1 1 2 2 1 1
2 1 1 1 2 1 2 2 2 1
ANALISIS ABACO FO
Podemos analizar diversos puntos que favorecen a la empresa basándonos en las opiniones de los expertos. De esta forma hemos analizado que los 4 expertos opinan que las once primeras oportunidades allí planteadas oscilan entre un grado altamente favorable y favorable y unas pocas neutras.
Los expertos coinciden en que el turismo, el excelente estado de la vía
panamericana y la aplicación del revisado técnico mecánico son factores altamente favorables para la empresa y se convierten en posibles oportunidades para el establecimiento de estrategias que permitan el crecimiento organizacional, igualmente los expertos encuentran de manera favorable la aprobación del decreto 4125 del 29 de octubre de 2008, la cual se convierte en una buena oportunidad para que la empresa incluya un nuevo servicio de transporte dentro de su portafolio de servicios.
Se observa que la empresa cuenta con una gran cantidad de fortalezas, dentro de las cuales podemos destacar la definición de su direccionamiento estratégico, existe una plataforma organizacional consolidada, una imagen empresarial positiva, un clima laboral altamente favorable que facilita el buen desarrollo de las funciones por parte de los colaboradores, además el tipo de gerencia que prevalece es participativa lo cual hace que los funcionarios se sientan parte de la cooperativa.
Por otro lado destacan que es importante la prestación de un buen servicio, para mantener el nivel de clientes. Los cuales son participes del funcionamiento de la cooperativa. La gerencia cuenta con habilidades en la toma de decisiones de aspectos jurídicos, siendo esto un requisito fundamental ya que es una empresa de transportes y el líder debe conocer perfectamente la normatividad de transporte vigente para darle la aplicabilidad adecuada. Se resalta su capacidad financiera la cual es altamente favorable ya que cuenta con un buen capital social, no necesita de apalancamiento financiero y presenta una liquidez permanente para solventar sus gastos de funcionamiento y se puede disponer de cierta cantidad de dinero para realizar futuras inversiones a corto, mediano o largo plazo.
5.3.
PRIORIZACION DE FACTORES DESFAVORABLES (ABACO DA)
ITEMS El regular estado de las vías rurales Deterioro de la malla vial urbana Mala distribución del espacio publico Adopción de otro medio de transporte como motocicletas Influencia del alza de la gasolina Revalorización del dólar Resolución 4185 del 2 de octubre de 2008. Competidores actuales Competidores ilegales Desconocimiento de la descripción de cargos por parte del personal Bajo nivel tecnológico Canales de comunicación Ubicación de las instalaciones Racionalización de las operaciones Carencia Mano de obra calificada Poca capacidad de abastecimiento de la demanda en temporada alta Ausencia de Estrategias de Mercado Carencia de un sistema de gestión de calidad Carencia de Estadística sobre el comportamiento de las ventas No se establecen Objetivos de ventas Liderazgo Pasivo Carencia de planes estratégicos Carencia de Sistemas de seguimiento y Control de gestión Plan de dirección en el futuro Nivel de Educación Poco personal calificado Carencia de Sistemas de reclutamiento y selección Escala de salarios Capacitación del personal Ausentismo Falta de mecanismos de Evaluación de desempeño Carencia de un sistema de estímulos al personal
Experto 1 4
Experto 2 Experto 3 Experto 4 5 4 5
5 3
4 4
5 4
4 4
5
5
5
5
5 4 5
5 4 5
5 5 5
5 4 5
4 5 5
4 5 4
4 4 5
4 5 4
3 5 4 4
4 5 3 5
3 5 4 4
4 4 3 4
3 5
5 4
5 4
5 5
4
4
3
5
4
4
5
5
5
4
4
5
5
5
4
5
5 5 5
5 5 5
5 5 5
5 5 5
5 3 4 4
5 4 4 5
5 4 5 4
5 3 4 5
5 4 3 5
4 4 4 5
5 4 3 5
4 4 3 5
5
5
5
5
ANALISIS ABACO DA
Una vez utilizado el método de REGNIER
podemos determinar diversos puntos que
desfavorecen y son altamente desfavorables en el desempeño de las funciones de la empresa Cootransmelgar, desde el punto de vista de los 4 expertos.
De esta forma se han identificado una serie de amenazas con un grado altamente desfavorable para la empresa que consisten en: mal estado de la malla vial tanto urbana como veredal, sustitución del servicio de transporte de pasajeros en vehículo por el de motocicleta, la poca capacidad transportadora en temporada alta, el alza de la gasolina, y la resolución 4185 del 2 de octubre de 2008 que perjudica al servicio individual de taxis.
Se encuentran las siguientes debilidades altamente desfavorable: malos canales de comunicación, ausencia de mano de obra calificada, no se trazan metas de ventas, no hay liderazgo, motivación al personal, no hay uso de planes estratégicos ni sistemas de control y evaluación, no se encuentra establecido un plan de dirección en el futuro y la empresa tampoco cuenta con sistema de evaluación de desempeño. Todos estos factores hacen que la Cooperativa no tenga una estrategia corporativa definida ni una visión clara para ser más competitiva frente a otras organizaciones del mismo sector.
Así mismo, los expertos expresan que la falta de sistemas de control y evaluación no permite conocer el nivel de productividad en el cual se encuentra la empresa. Por otro lado se observa que la motivación al personal y el nivel salarial no compensa con la cantidad de trabajo que se realiza en la cooperativa, todo el nivel operativo se encuentra obteniend o el mismo salario, la única diferencia se encuentra en los cargos del Gerente y la Tesorera.
6. MATRIZ DE EVALUACION DE LOS FACTORES EXTERNOS (MEFE) FACTORES CLAVES DE ÉXITO OPORTUNIDADES Aumento de la población local Creciente población turística y militar (Tolemaida) Población Discapacitada Segmentos del mercado nivel 1 y 2
PESO
CALIFICACION
PESO PONDERADO
4%
4
0,16
3%
4
0,12
2%
3
0,06
6%
4
0,24
4%
3
0,12
8%
4
0,32
3
0,12
6%
3
0,18
4%
4
0,14
2%
4
0,08
10%
4
0,4
7%
1
0,07
10%
1
0,1
1%
2
0,02
7%
1
0,07
3%
1
0,03
1%
2
0,02
6%
1
0,06
4%
2
0,08
9%
1
0,085
Excelente estado de la vía panamericana Influencia del turismo Decreto 4125 del 29 de octubre de 2008
4%
Facilidad de acceso a la tecnología GPS Aplicación control revisado técnico mecánico unificado y de gases. Cobertura del servicio de transporte terrestre NTC-ISO 9001:2000 AMENAZAS El regular estado de las vías rurales Deterioro de la malla vial urbana Mala distribución del espacio publico Adopción de otro medio de transporte como motocicletas Influencia del alza de la gasolina Revalorización del dólar Resolución 4185 del 2 de octubre de 2008. Competidores actuales Competidores ilegales TOTAL
100%
2,475
Nota: Las calificaciones indican el grado de eficacia con que las estrategias de la empresa responden a cada factor, donde: 4= Oportunidad Importante, 3= Oportunidad Menor, 2= Amenaza Menor, 1= Amenaza Importante.
El resultado en la aplicación MEFE es de 2,47 lo que indica que la empresa no está capitalizando satisfactoriamente sus oportunidades ni evitando sus amenazas externas, ya que no aplica planes estratégicos que permitan contrarrestar el impacto negativo que éstas representan.
7. MATRIZ DE EVALUACION DE LOS FACTORES INTERNOS (MEFI)
FACTORES CLAVES DE ÉXITO FORTALEZAS Existencia del DEC y Estructura Org. Toma de decisiones Infraestructura propia Política de servicio Control técnico mecánico a los vehículos Capacidad de los funcionarios para ocupar otros cargos Excelente base de datos (Clientes) Imagen Corporativa Buen Clima laboral Gerencia Participativa Habilidad para responder frente a situaciones especificas Cumplimiento de Normatividad Legal de funcionamiento Cultura Financiera (Liquidez) Experiencia técnica
PESO CALIFICACION
PESO PONDERADO
0,05
4
0,2
0,04
4
0,16
0,04
4
0,16
0,02
3
0,06
0,03
3
0,09
0,03
3
0,09
0,05
4
0,2
0,02
3
0,06
0,05
4
0,2
0,05
4
0,2
0,05
4
0,2
0,02
3
0,06
0,03
3
0,09
0,05
4
0,2
0,06
1
0,06
0,03
2
0,06
0,05
1
0,05
0,05
1
0,05
0,05
1
0,05
0,03
1
0,01
0,05
1
0,05
0,06
1
0,06
0,01
2
0,06
0,05
1
0,05
0,03
2
0,06
DEBILIDADES Bajo nivel tecnológico Canales de comunicación Carencia de Mano de obra calificada Capacitación del personal Carencia de un sistema de gestión de calidad Ausencia de Estrategias de Mercado Liderazgo pasivo Carencia de planes estratégicos Ausencia de un Sistema de Seguimiento y Control de Gestión Falta de mecanismos de Evaluación de desempeño Carencia de Sistemas de reclutamiento y selección TOTAL
1,00
2,53
NOTA: Los valores de las calificaciones son los siguientes: 1=Debilidad Mayor 2=Debilidad Menor 3=Fuerza Menor 4=Fuerza Mayor El resultado en la aplicación MEFI es de 2,53 lo que significa que la empresa no es lo
suficientemente competitiva y que internamente posee factores que debilitan su desempeño. Debe sacar mayor provecho de las fortalezas que posee hasta el momento para empezar a contrarrestar aquellas falencias, especialmente en el recurso humano, su capacidad gerencial y comercial para ser sólidamente fuerte.
8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL PERSPECTIVAS
BSC Maximizar valor creado
FINANCIERA
APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
CLIENTES
2.Diversificar la prestación de los servicios
Número de quejas y reclamos.
3.Garantizar la calidad y la prestación del servicio oportuno
ACCIONES
RESPONSABLE
Cumplir con el 90% de ganancia exigido
Mayor al 90%
Optimizar uso del capital y de los activos.
Gerencia
Mayor o igual al 90%.
Alcanzar el 90% de satisfacción del cliente.
.
Implementación sistema PQRS.
Mayor o igual a uno.
Disminuir en un 80% el número de inconformidades en la prestación de los servicios.
Diseño de encuestas.
de
Numero de tecnologías incorporadas.
Aumentar en un 50%el nivel tecnológico.
. Gerencia y departamento Comercial
Cumplir las estrategias de ventas y comercialización.
Mayor o igual al 80%.
Realizar estudios de viabilidad del proyecto.
1. Incorporar oportunamente
Fortalecer los valores y la cultura corporativa
Establecer mecanismos para la evaluación del desempeño
INDICADOR ESPERADO
Numero de servicios Apertura de 1 a instalados 2 servicios.
Mejorar los canales de comunicación interna
META
INDICADOR
Grado de Satisfacción del cliente.
Garantizar la calidad y la prestación del servicio oportuno
Fomentar la planeación estratégica como cultura cor orativa
Implementar procesos de reclutamiento, selección, contratación, capacitación y estímulos del RRHH
Establecer la Dependencia de Gestión Humana
Incrementar ingresos anuales.
1. Aplicar métodos de satisfacción al cliente.
Implementar sistemas de gestión de calidad y se uridad
Incorporar oportunamente nuevas tecnologías y mejores prácticas
PERSPECTIVAS OBJETIVOS FINANCIERA
Diversificar la prestación de los servicios
Aplicar métodos de satisfacción al cliente
CLIENTES
PROCESOS INTERNOS
Optimizar el uso del capital
Incrementar ingresos
Mayor o igual a un 50%.
Adquisición de nuevas tecnologías.
.
PERSPECTIVAS OBJETIVOS FINANCIERA
Incrementar ingresos anuales. Grado de Satisfacción del cliente.
1. Aplicar métodos de satisfacción al cliente.
CLIENTES
INDICADOR ESPERADO
ACCIONES
RESPONSABLE
Cumplir con el 90% de ganancia exigido
Mayor al 90%
Optimizar uso del capital y de los activos.
Gerencia
Mayor o igual al 90%.
Alcanzar el 90% de satisfacción del cliente.
.
Numero de servicios Apertura de 1 a instalados 2 servicios.
2.Diversificar la prestación de los servicios
Numero de tecnologías incorporadas.
Aumentar en un 50%el nivel tecnológico.
Optimización de los procesos.
Optimizar los procesos en un 90%.
2. Implementar sistemas de gestión de calidad y seguridad.
Gerencia y departamento Comercial
.
Cumplir las estrategias de ventas y comercialización.
Mayor o igual al 80%.
Realizar estudios de viabilidad del proyecto.
Mayor o igual a un 50%.
Adquisición de nuevas tecnologías.
Cumplir los requerimientos de la NTC ISO 9001:2000.
Mayor o igual a un 90%
Junta directiva, Comités y Gerencia.
Diseñar y ejecutar mecanismos de seguimiento y control de gestión.
Disminuir fallas operacionales y de paros no Mayor o programados en un igual a un 90%. 90%.
3.Fomentar la planeación estratégica como cultura corporativa
Disminución de fallas operacionales y de paros no programados.
1. Establecer la Dependencia de Gestión Humana
Implementar planeación estratégica.
la
Estandarizar los salarios de acuerdo a los diferentes cargos existentes en la empresa.
Personal calificado.
2. Implementar
3.Establecer mecanismos para la evaluación del desempeño
.
APREDIZAJE Y CRECIMIENTO
de
1. Incorporar oportunamente nuevas tecnologías y mejores prácticas.
procesos de reclutamiento, selección, contratación, capacitación y estímulos del RRHH.
Diseño de encuestas.
Implementación sistema PQRS.
Mayor o igual a uno.
Disminuir en un 80% el número de inconformidades en la prestación de los servicios.
Número de quejas y reclamos.
3.Garantizar la calidad y la prestación del servicio oportuno
PROCESOS INTERNOS
META
INDICADOR
Establecer un Plan de Capacitación del Personal.
Ser por excelencia, la mejor cooperativa de transporte público de pasajeros de la región.
Interés del personal en surgir profesionalmente.
Personal Altamente capacitado y motivado.
Eficiencia en las operaciones.
Máxima competencia laboral.
Contratación de personal capacitado.
Diseñar mecanismos de evaluación de desempeño.
Diseñar y ejecutar procesos de reclutamiento, selección, contratación, capacitación y estímulos del RRHH.
Nivel de conocimiento por parte del personal de 4.Fortalecer los los procedimientos corporativos. valores y la cultura corporativa
Todas las Dependencias existentes en la compañía.
1. Establecer la Dependencia de Gestión Humana
Estandarizar los salarios de acuerdo a los diferentes cargos existentes en la empresa.
Personal calificado.
2. Implementar
APREDIZAJE Y CRECIMIENTO
procesos de reclutamiento, selección, contratación, capacitación y estímulos del RRHH.
3.Establecer mecanismos para la evaluación del desempeño
Establecer un Plan de Capacitación del Personal.
Ser por excelencia, la mejor cooperativa de transporte público de pasajeros de la región.
Interés del personal en surgir profesionalmente.
Personal Altamente capacitado y motivado.
Eficiencia en las operaciones.
Máxima competencia laboral.
Contratación de personal capacitado.
Todas las Dependencias existentes en la compañía.
Diseñar mecanismos de evaluación de desempeño.
Diseñar y ejecutar procesos de reclutamiento, selección, contratación, capacitación y estímulos del RRHH.
Nivel de conocimiento por parte del personal de 4.Fortalecer los los procedimientos corporativos. valores y la cultura corporativa
PLAN DE ACCIÓN DE COOTRANSMELGARLTDA.
CONCLUSIONES 1. La planeación estratégica permite que la organización tome parte activa, en lugar de reactiva, en la configuración de su futuro, es decir, la organización puede emprender actividades e influir en ellas y, por consiguiente, puede controlar su destino. 2. Sin planes, los administradores no pueden saber cómo organizar a la gente y los recursos; puede que no tengan ni siquiera la idea clara de qué es lo que necesitan organizar. Sin un plan, no pueden dirigir con confianza o esperar que otros los sigan. Y sin un plan, los administradores y sus seguidores tienen muy pocas probabilidades de lograr sus metas o de saber cuándo y dónde se están desviando de su camino.
CONCLUSIONES 1. La planeación estratégica permite que la organización tome parte activa, en lugar de reactiva, en la configuración de su futuro, es decir, la organización puede emprender actividades e influir en ellas y, por consiguiente, puede controlar su destino. 2. Sin planes, los administradores no pueden saber cómo organizar a la gente y los recursos; puede que no tengan ni siquiera la idea clara de qué es lo que necesitan organizar. Sin un plan, no pueden dirigir con confianza o esperar que otros los sigan. Y sin un plan, los administradores y sus seguidores tienen muy pocas probabilidades de lograr sus metas o de saber cuándo y dónde se están desviando de su camino. 3. La planeación estratégica es una herramienta de fundamental aplicación en toda empresa para el logro de los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Además, ofrece la gran ventaja de incorporar en su proceso otras herramientas de vital importancia, tales como; la Matriz de Análisis DOFA, Matrices MEFE Y MEFI, Abaco Regnier, Cuadros de mando Integral para el diseño de estrategias, etc. Todo ello integrado permite ubicar la empresa en su mercado, conocer los principales competidores, identificar sus limitantes como atributos y crear cursos de acción, con el propósito de llegar al horizonte deseado. 4. Agradecer a COOTRANSMELGAR por permitirnos realizar este trabajo de campo y dar así, cumplimiento al desarrollo del contenido temático planteado para este semestre. Aplicar la metodología de planeación estratégica nos permitió desarrollar destrezas y habilidades en el manejo de herramientas gerenciales, potenciar competencias dignas de un administrador de empresas y, tener un acercamiento más real y objetivo en nuestro campo de acción.
