Revisi KURIKULUM MINIMAL DAN CONTOH BAHAN PELATIHAN LATIHAN KETERAMPILAN MANAJEMEN MAHASISWA TINGKAT DASAR
DIREKTORAT JENDRAL BADAN KOORDINASI PEMANDU KEMENTRIAN PENGEMBANGAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA 2012
PEDOMAN PENYELENGGARAAN LATIHAN KETERAMPILAN MANAJEMEN MAHASISWA TINGKAT DASAR INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA BAB I PENDAHULUAN PENGANTAR Merujuk kepada pedoman umum Latihan Keterampilan Manajemen Mahasiwa yang diterbitkan oleh Direktorat Kemahasiswaan – Direktorat Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan Nasional tahun 2007, Kurikulum Minimal Latihan Keteranpilan Manajemen Mahasiswa tingkat dasar ini merupakan penyesuaian Kurikulum Latihan Keterampilan Manajemen Mahasiswa (LKMM) yang dikeluarkan oleh Direktorat Kemahasiswaan – Direktorat Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan dan Kebudayann tahun 2007. Hal ini dilakukan mengingat kebutuhan setiap Himpunan yang ada di Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya beragam dan tiap Himpunan memmiliki mahasiswa yang telah mengikuti LKMM pra-TD sebagai dasar dalam Manajemen Diri sehingga dianggap telah memiliki banyangan dalam memanajemen sebuah kegiatan. Latihan Keterampilan Manajemen Mahasiswa Tingkat Dasar diharuskan memiliki durasi maksimal 20 jam yang minimal terdiri dari 5 modul. Kurikulum ini masih dapat diperkaya oleh Himpunan penyelenggara dengan mempergunakan materi-materi pengembangan wawasan usulan sebagaimana terdapat dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan, atau materi lain yang sesuai dengan kebutuhan Himpunan bersangkutan. TUJUAN
LKMM tingkat dasar bertujuan membekali mahasiswa agar mampu menyelenggarakn kegiatan yang lebih sistematis dan terencana. Setelah mengikuti pelatihan LKMM ini diharapkan peserta mampu : 1. Merumuskan sasaran yang ingin dicapai dan menjabarkannya ke dalam sebuah program kerja. 2. Mengantisipasikan berbagai hambatan yang mungkin ditemui dalam mewujudkan rencana kerjanya. 3. Mengidentifikasikan berbagai peluang yang dapt dimanfaatkan untuk menunjang pencapaian rencana kerjanya.
4. Memanfaatkan berbagi sumber daya yang ada di lingkungannya. 5. Memikat rekan mahasiswanya agar mau bergabung dan mau berpartisipasi dalam kelompok yang dibentuknya. dibentuknya. 6. Mengendalikan partisipasi anggota unit kerjanya agar mampu menguasai hal-hal tersebut di atas. PESERTA a. Persyaratan peserta 1. Mahasiswa yang terdaftar dan tidak kehilangan haknya sebagai mahasiswa pada Himpunan penyelenggara. penyelenggara. 2. Mahasiswa pendaftar telah mengikuti/lulus Latihan Keterampilan Manajemen Mahasiswa pra Tingkat Dasar (LKMM pra-TD). 3. Mahasiswa pendaftar memiliki indeks prestasi komulatif (IPK) minimal adalah 2,0 (dibaca : dua koma nol). b. Jumlah peserta 1. Jumlah maksimal peserta untuk tiap kelas yang dibuka adalah 25 orang. 2. Jumlah maksimal peserta untuk tiap pelaksanaan LKMM TD adalah 5 kali lipat dari jumlah pemandu pada himpunan yang bersangkutan. PEMBAWA MATERI Pada LKMM tingkat dasar pembawa materi terdiri dari pemandu dan penceramah. 1. Pemandu Istilah Istilah ”pemandu” dipergunakan untuk memberikan kesan bahwa ”pengajar” lebih diharapkan menjadi menj adi pembimbing dan manajer di dalam pelaksanaan pelatihan dari pada menggurui atau memberikan ceramah. Sesuai dengan peranan masing-masing, pemandu dikategorikan sebagai : Koordinator pemandu yaitu seorang dosen atau staf pengajar yang telah mengikuti pelatihan pelatih LKMM tingkat dasar, ia bukan petugas yang mengurusi segi administrasi pelatihan, tetapi segi substansinya. Ia bertanggung jawab penuh atas jalannya acara pelatihan. Ia harus mengikuti seluruh jalannya LKMM dan bertanggung jawab mengambil prakarsa untuk memecahkan persoalan-persoalan yang timbul dan bertugas mengkoordinasikan para pemandu dan menjelaskan hubunganb antara pembahasan dalam satu pertemuan/modul dengan pembahasan dalam pertemuan/modul lain, sehingga peserta memiliki pengertian yang sama tentang program LKMM. Pada akhir program ia harus
merangkum seluruh materi yang telah dibahas ke dalam suatu kerangka yang terpadu. Pemandu yaitu seorang mahasiswa yang telah mengikuti latihan LKMM tinghkat dasar. Ia adalah anggota tim yang bertugas mengatur jalnnya latihan sesuai denagn metode yang telah ditetapkan, sehingga proses pelatihan dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan. 2. Penceramah Penceramah adalah seseorang yang diminta memberikan uraian/penjelasan suatu topik yang merupakan bidang komptensinya. Seorang penceramah tidak perlu menghadiri sesi-sesi lain dan hanya bertanggung jawab menyampaikan ceramahnya pada sesi yang bersangkutan. Sebelum penyelenggaraan LKMM, para pembawa materi dipersiapakn secara matang (diberi penjelasan tentang pelaksanaan tugasnya atau bila dianggap perlu diberi Pelatihan).
BAB II MATERI GARIS BESAR MATERI
Materi pada LKMM terdiri dari beragam jenis penyampaian, dengan trend utama tiap materi yang dibawakan adalah dengan gaya memandu / mengarahkan (bukan menggurui). Selain itu pada tiap materi ada jenis penyampaian materi lainnya yaitu :
Latihan
: Proses mengulang sesuatu sehingga menjadi terampil. Memiliki nilai benar atau salah, ketika salah diulang hingga benar.
Penugasan
: proses, cara, perbuatan menugasi atau menugaskan; pemberian tugas. Nilai benar salahnya tidak terlalu diperhatikan.
Ceramah
: pidato oleh seseorang di hadapan banyak pendengar, mengenai suatu hal, pengetahuan
Eksperimen
: percobaan yg bersistem dan berencana membuktikan kebenaran suatu teori dsb
(untuk
Tanya Jawab : soal jawab; diskusi; wawancara. Lebih menjurus ke tukar pengalaman dan tukar pikiran
Materi dari LKMM TD ini terdiri dari 5 modul. Modul 1 : Perumusan Gagasan Awal a. Tujuan Peserta memahami kebutuhan lingkungannya dan mampu menemukan program kerja yang sesuai dengan kondisi lingkungan (baik kampus, maupun lingkungan masyarakat) Peserta mampu mengantisipasikan hambatan-hambatan yang mungkin dijumpai serta mengidentifikasi peluang-peluang yang mungkin dimanfaatkan. b. Kegiatan Kegiatan 1 : Latihan Analisis Kondisi Lingkungan Kegiatan 2 : Penugasan Perumusan Gagasan Awal Modul 2 : Penjabaran Rencana Kerja dan Kepanitiaan a. Tujuan Peserta mampu menentukan tolok ukur keberhasilan rencana kerjanya. Pesereta mampu menyusun jadwal dan bentuk kegiatan yang harus dijalankan secara sistematis demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.
Peserta mampu merancang kepanitiaan dengan mempertimbangkan faktorfaktor yang mendukung pelaksanaan rencana kerja. Peseerta mampu mengenali berbagai pola komunikasi antar unit kerja serta hal-hal yang mendukung dan menghambat upaya menjaga efektivitas komunikasi antar unit kerja. Peserta mampu merumuskan rencana dalam langkah-langkah konkrit untuk mewujudkan gagasannya. b. Kegiatan Kegiatan 1 : Ceramah dan latihan Tolok Ukur Keberhasilan Kegiatan 2 : Latihan Perencanaan Jadwal Kerja Kegiatan 3 : Eksperimen Pengorganisasian Kegiatan/Kepanitiaan Kegiatan 4 : Eksperimen Komunikasi antar Unit Kerja Kegiatan 5 : Penugasan Penjabaran Gagasan Awal Modul 3 : Administrasi Kesekretariatan dan Keuangan a. Tujuan Peserta memahami dasar-dasar administrasi, khususnya tentang administrasi kesekretariatan dan keuangan serta segi-segi ”hukum” yang berkaitan dengan tertib administrasi. Peserta mempunyai sikap positif terhadap administrasi kesekretariatan dan keuangan. Peserta mampu menyusun sistem administrasi yang akan diterapkan dalam unit kerja yang dipimpinnya nanti. b. Kegiatan Kegiatan 1 : Ceramah Administarsi Kesekretariatan Kegiatan 2 : Ceramah Administrasi Keuangan Modul 4 : Teknik Pengendalian Motivasi a. Tujuan Pesrta memiliki pengetahuan tentang faktor-faktor yang mempengaruhi tingkah laku manusia. Peserta menguasai beberapa cara (”tricks”) dalam pengendalian motivasi seperti : cara menegur kesalahan, cara menolak permintaan, cara mengambil keputusan, cara-cara membujuk. Peserta menguasai beberapa cara mengelola konflik diantara sesama anggota unit kerja. Peserta mampu meningkatkan gairah/partisipasi anggota unit kerjanya dalam rangka pencapaian rencana kerjanya. b.Kegiatan Kegiatan 1 : Ceramah dan tanya jawab Hakekat Motivasi Kegiatan 2: Latihan Pengambilan Keputusan Kegiatan 3 : Eksperimen Pengendalian Konflik
Modul 5 : Penyempurnaan Program Kerja a. Tujuan Peserta memperoleh umpan balik mengenai kelemahan dari rancangan proyek-proyek pribadinya. Pesrta berhasil merampungkan rencana proyek pribadinya. b. Kegiatan Kegiatan 1 : Ceramah Teknik Penyusunan Usulan Kegiatan Kegiatan 2 : Penugasan Penyempurnaan Usulan Kegiatan
Break Down Materi Materi yang digunakan dalam LKMM TD terdiri dari materi wajib (5 modul) dan apabila perlu mendapat tambahan materi wawasan yang dibawakan oleh seorang pemandu atau pembicara. Berikut rincian dari hasil break Down materi dari 5 modul dan juga beberapa contoh materi yang digunakan sebagai materi wawasan
MODUL 1 Perumusan Gagasan Awal 1. Analisi Kondisi Lingkungan dan Perumusan Gagasan Awal (120 menit) Tujuan :
Mampu menganalisis sisi positif dan negative apa saja yang sedang terjadi di lingkungan atau yang sedang update Mampu menyusun skala prioritas dan menemukan suatu kegiatan yang sedang menjadi kebutuhan atau sesuai di lingkungan tersebut Mampu menemukan berbagai jenis kegiatan yang sesuai dengan kondisi lingkungan tersebut
Mampu menemukan sisi positif dan negative dari kegiatan tesebut Materi Ceramah:
Pengertian AKL Suatu kegiatan mengamati, memahami, dan menganlisis apa yang ada pada lingkungan baik fisik maupun sosial sehingga didapatkan informasi yang berguna. Manfaat / Fungsi ber-AKL - Mengambil tindakan sesuai dengan kondisi - Menentukan prioritas - Mendapatkan informasi yang berguna - Mengetahui potensi yang ada Tahapan AKL - Siapa saya dan apa visi saya - Apa itu lingkungan dan lingkungan ideal itu seperti apa - Bagaimana lingkungan / kondisi sekarang - Menentukan skala prioritas masalah, menganalisis Metode AKL - 5W1H (What, When, Why, Who,Where andH) - Pencarian informasi (pengamatan, wawancara, sekunder)
kuisioner,
data
SWOT (Strength, Weakness, Opportunity and Threat)
Pengertian PGA - Ide awal yang muncul sebagai hasil dari analisis (AKL). - Suatu ide atau pemikiran dari diri seseorang atau kelompok dimana merupakan suatu permulaan atau langkah awal sebelum melangkah lebih jauh. Alur PGA
Gambar 1 Alur PGA
Batasan PGA - Jelas - Dapat dimengerti - Ambisius - Tetap realistis - Bertahap - Berskala prioritas Brainstorming Ialah teknik merangsang arus bebas ide tanpa dihalangi apapun dan siapapun. Proses brainstorming - Berpikir liar tanpa batas - Menunda penilaian (jangan mengomentari) - Menggandeng pendapat orang lain ( merevisi pendapat orang lain) - Daftar semua pertanyaan (meskipun tidak masuk akal) - Membahas ide satu per satu Penyampaian PGA - Menentukan tujuan, visi, dan misi pribadi yang dirumuskan dalam “prinsip”, - Kenali tim dan kondisi eksternal yang terjadi dan resapi itu - Sampaikan ide itu - Perhatikan tanggapan tim - Evaluasi (jangan pakai emosi untuk menganalisis)
- Follow up b. Materi simulasi : - Menulis semua kondisi lingkungan yang ada disekitar - Membuat skala prioritas masalah - Membuat kegiatan yang sesuai - Analisis SWOT kegiatan tersebut - Menulis daftar minimal PGA : nama kegiatan, waktu, tempat, biaya, panitia
MODUL 2 Penjabaran Rencana Kerja dan Kepanitiaan 1. Tolok Ukur Keberhasilan (60 menit) Tujuan:
Peserta memahami hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam mengorganisasikan suatu kegiatan dan atau menyusun suatu kepanitiaan.
Peserta memahami cara-cara menyusun kepanitiaan untuk mendukung pelaksanaan sebuah rencana kerja. Materi Ceramah: Pengertian dari Tolok Ukur keberhasilan (TUK) - Suatu patokan terukur yang dapat digunakan untuk menilai suatu kegiatan - Suatu sasaran minimal yang ditentukan dalam perencanaan sautu kegiatan Makna dari kata Tolok adalah Bandingan, sehingga secara bahasa dapat diartikan sebagai Ukuran pembanding suatu kegiatan dapat dikatakan Berhasil.
Persyaratan pembuatan TUK - menggunakan kata yang jelas - tidak menggunakan kata yang bermakna ambigu Unsur pembuat TUK ini adalah unsur panita dari kegiatan itu sendiri. Dengan menggunakan kata yang jelas dan tidak ambigu maka TUK dari suatu kegiatan akan lebih mudah dalam pencapaiannya oleh semua elemen kepanitiaan. Jika TUK yang digunak kurang jelas atau apalagi mengandung makna yang ambigu, maka akan muncul perbedaan persepsi hal apa yang ingin dicapai dari kegiatan tersebut. Fungsi TUK - Mengukur tingkat keberhasilan suatu kegiatan
Dengan adanya TUK maka akan lebih mudah menentukan apakah suatu kegiatan itu berhasil atau gagal. - Membantu memberikan objektifitas evaluasi Evaluasi yang dimaksud bisa berupa evaluasi pelaksanaan ataupun evaluasi total. Evaluasi pelaksanaan berarti jika TUK yang dimaksud belum tercapai maka PGA yang sudah dirumuskan perlu di AKL ulang sehingga TUK dapat terpenuhi. Jika pada evaluasi total maka menjadi penilaian komprehensif terhadap suatu aspek yang menyebabkan TUK tidak tercapai. - Dapat digunakan sebagai masukan untuk penyempurnaan kegiatan di kemudian hari (jika kegiatannya dilakukan lebih dari 1 kali) Hasil dari evaluasi dapat menjadi pertimbangan kepanitiaan selanjutnya dalam membuat suatu acara dan menentukan TUK yang digunakannya.
Hal-hal yang dapat dijadikan TUK - Waktu Contoh : kegiatan selesai dalam waktu 1 minggu - Dana Contoh : mendapat dana sponshorship 100 juta - Partisipasi Contoh : Acara diikuti 10.000 peserta - Organisasi / Kepanitiaan Contoh : tiap seksi melakukan rapat koordinasi dalam satu minggu sebanyak 2 kali hingga hari-H Teknik merumuskan TUK - Ukuran-ukuran dicantumkan dalam mutu kuantitatif Semua hal yang digunakan sebagai TUK harus dapat diukur dalam bentuk angka yang jelas Contoh : suatu kontes sepakbola antar unversitas diikuti oleh 10 tim - Mencantumkan mutu minimal Hal yang digunakan sebagai TUK harus dicantumkan mutu minimal sebagai penjelas tambahan Contoh: suatu kontes sepakbola antar Perguruan Tinggi diikuti oleh 10 tim dengan rincian 7 tim dari PTS dan 3 tim dari PTN
Materi Latihan TUK:
Peserta membuat TUK dari kegiatan yang sudah disusun ketika Simulasi AKL PGA Peserta mempersentasikan hasil TUK yang dibuatnya kepada peserta yang lain dan kepada Pemandu
Pemandu menilai TUK yang dibuat oleh peserta, apakah telah memenuhi syarat, apakah hal yang dijadikan TUK adalah hal yang logis dan sebagainya
2. Perencanaan Jadwal Kegiatan (90 menit) Tujuan:
Peserta mengerti arti, manfaat perencanan jadwal kegiatan
dan
mengetahui
teknik
membuat
Peserta mampu membuat jadwal kegiatan dari program yang diajukan sesuai dengan kondisi lingkungan.
Materi Latihan PJK :
Pengertian Jadwal Kegiatan Uraian jenis kegiatan dan waktu yang dibutuhkan secara bertahap yang disusun secara sistematis dalam rangka menyelesaikan rencana kegiatan dengan tepat dan berhasil.
Manfaat Perencanaan Jadwal Kegiatan (PJK) - Menjadi pedoman bagi anggota panitia tentang beban tugas (volume kegiatan) dan batas waktu yang ditentukan - Membantu evaluasi selama proses kegiatan berlangsung - Mengidentifikasikan kegiatan yang dapat dikerjakan bersama atau menjadi prasyarat - Membantu panitia agar dapat melaksanakan tugasnya secara lebih efisien dan efektif Faktor-faktor yang diperlukan dalam menyusun Jadwal Kegiatan - Rencana-rencana kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan - Waktu dan dana yang diperlukan - Jumlah anggota panitia - Kegiatan yang menjadi prasyarat sehingga harus dikerjakan terlebih dahulu - Kegiatan yang dapat dilaksanakan secara bersamaan dalam waktunya Teknik-teknik menyusun Jadwal Kerja - Teknik Tabulasi Contoh:
Gambar 2 Tabulasi kegiatan dengan Matrix
Gambar 3 Metode Tabel
- Teknik Flowchart Contoh:
Gambar 4 Metode Flowchart
Faktor yang harus diperhatikan dalam PJK
Identifikasi kebutuhan
Identifikasi Tujuan
Menentukan Tahap Kegiatan
Program Realistis dan Mudah Dipahami
Indikator Pencapaian Program Harus Terukur
Simulasi membuat PJK dari kegiatan hasil AKL dan telah di PGA dengan menyertakan TUK yang telah disusun sebelumnya
3. Pengorganisasian Kegiatan/Kepanitiaan (90 menit) Tujuan:
Peserta memahami hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam mengorganisasikabn suatu kegiatan dan atau menyusun suatu keoanitiaan. Peserta memahami cara-cara menyusun kepanitiaan untuk mendukung pelaksanaan sebuah rencana kerja.
Materi Eksperimen :
Pengertian Pengorganisasian Suatu proses merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas pada tiap anggota. Faktor-faktor PKK - Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. - Teknologi yang digunakan - Anggota ( Sumber Daya Manusia ) - Ukuran organisasi Unsur-unsur Pengorganisasian - Spesialisasi pekerjaan Spesifikasi tugas individual atau kelompok kerja dalam organisasi - Standarisasi kegiatan Prosedur standard organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan - Koordinasi kegiatan Integrasi fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi - Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan Pola kekuasaan yang ada di tubuh organisasi Pengertian proses Pengorganisasian - Perincian seluruh pengerjaan - Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan yang logis yang bisa dikerjakan tiap anggota (departementalisasi ) - Bagan organisasi formal - Pengembangan dan pengadaan suatu mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan tersebut (rantai perintah ) - Tingkat hirarki manajemen
- Saluran Komunikasi - Pengunaan komite Faktor yang mempengaruhi Pengelompokan/Departementalisasi - Fungsi - Produk / jasa - Wilayah - Langganan - Proses atau peralatan - Waktu - Pelayanan Pengertian dan jenis Struktur Organisasi - Struktur Organisasi adalah susunan atau pola tetap hubungan antar fungsifungsi yang ada - Jenis-jenis bagan struktur organisasi Bentuk pyramid
Gambar 5 Bagan bentuk pyramid
Bentuk vertical
Gambar 6 Bagan bentuk Vertical
Bentuk horizontal
Gambar 7 Bagan bentuk horizontal
Bentuk lingkaran
Gambar 8 Bagan Bentuk Lingkaran
Rantai Perintah
Gambar 9 Bagan Rantai Perintah
Tingkat Hirarki Manajemen
Gambar 10 Bagan Tingkat Hirarki Manajemen
Kelebihan dan kekurangan PKK Kebaikan : - Keputusan-keputusan yang didapat kualitasnya lebih baik - Penyebaran kekuasaan - Meningkatkan pengembangan kreativitas pekerja - Produktifitas sangat besar Keburukan : - Boros uang - Mekanisme Pertanggungjawabannya lama - Lama dalam mengambil keputusan - Ketergantungan - Konflik yang rumit antar bagian organisasi Peserta melakukan Pengorganisasian dari kegiatan yang telah di rencanakan (SIMULASI)
4. Komunikasi Antar Unit Kerja (60 menit) Tujuan:
Peserta mengenali pola komunikasi antar unit kerja serta hal-hal yang mendukung maupun menghambat efektivitas masing-masing pola komunikasi.
Peserta mengetahui hal-hal yang perlu diusahakan untuk menjaga efektivitas komunikasi antar unit kerja. Materi Eksperimen: Sifat Komuikasi Semua komunikasi bersifat memberi-menerima
Jenis Komunikasi - Verbal (lisan dan tulisan) - Non verbal: menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu.
Definisi Komunikasi - Turut serta memberi kepada pihak lain atau pertukaran pikiran-pikiran, opini-opini, atau keterangan-keterangan. Komunikasi merupakan suatu proses kerja sama (Webster). - Berbagi pikiran, informasi dan intelijen (www.jakartaconsulting.com) - Segala bentuk aktivitas yang dilakukan oleh seseorang dengan tujuan menyampaikan pesannya pada orang lain - Suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya.(Wikipedia) Elemen Komunikasi - Pengirim/pemberi atau komunikator ( sender ) adalah pihak yang mengurumkan pesan kepada pihak lain. - Penerima atau komunikan (receiver ) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain - Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain. - Umpan balik ( feedback ) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya. - Media komunikasi Proses Komunikasi Bagaimana dan seperti apa sudut maupun cara pandang seseorang terhadap apa yang didengar, dilihat atau dimengerti sangatlah di bentuk oleh latar belakang dan pengalaman pribadi perorangan. (Indonesia.siutao.com-hendra) Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. (Memberi dan menerima informasi) Kesalahan Komunikasi Mis-komunikasi (pesan yang kita maksudkan tersebut tidak sesuai dengan penangkapan lawan bicara kita) artinya komunikasi kita belum efektif. Hambatan komunikasi Karena ketidakmampuan seorang penyampai pesan dalam: - Berkomunikasi sesuai tingkatan bahasa para pendengarnya. Seorang pedagang makanan yang hanya lulusan SMP tentunya akan kesulitan mengerti pembicaraan seorang sarjana teknik yang berbicara menggunakan istilah-istilah tekniknya. - Mengerti keinginan arah pembicaraan dari para pendengarnya. Sekelompok remaja SMA tentunya wajar jika tidak tertarik pada
-
-
pembicaraan mengenai permasalahan bagaimana merawat dan mendidik balita yang disampaikan seorang ibu rumah tangga. Mengerti kelas sosial para pendengarnya. Sekelompok petani didesa tentunya tidak mengerti dan tidak tertarik pada pembicaraan seorang pialang mengenai perdagangan saham. Memahami latar belakang serta nilai-nilai yang dipegang teguh para pendengarnya. Seorang ahli presentasipun akan sangat kesulitan menembus dan merubah "kekebalan" (kekeras-kepalaan) pendapat seorang individu apalagi kelompok masyarakat yang mengkonsumsi makanan pokok nasi menjadi gandum, kentang atau lainnya walaupun didukung "buktibukti dan alasan yang kuat dan benar" .
Faktor-faktor untuk mencapai Komunikasi yang efektif - Mendapat keterangan yang lengkap (misal: keinginan/kemauan dari masing2 pihak, dll) - Kepercayaan antar kedua belah pihak - Persamaan pengalaman - Menggunakan kata-kata yang dikenal - Mendapat perhatian dari pendengar - Menggunakan contoh dan alat-alat visual 5 hukum Komunikasi yang efektif (REACH) - Respect Rasa hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain . menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim. Cara: dengan memberikan penghargaan yang jujur dan tulus. - Cara memunculkan/menunjukkan Respect Kontak Mata Ekspresi Wajah Tunjukan ekspresi bahwa Anda tertarik dengan bahan pembicaraan. Postur Tubuh/Gerak-gerik tubuh Sebagai contoh: menundukan kepala menunjukkan penyelesaian pernyataan; mengangkat kepala menunjukkan akhir pertanyaan;Terlalu sering menggerakan bagian tubuh mengungkapkan sedang bergegas atau kebingungan. Untuk itu perhatikan gerak-gerik Anda saat melakukan komunikasi dengan lawan bicara.
Selera Berbusana Busana memiliki tugas penting dalam menimbulkan kesan Penampilan fisik seseorang dan busana yang dikenakan membuat dampak pasti pada proses komunikasi. Kita semua berbusana dan mungkin banyak diantara kita tak terlalu memperhatikan, namun hal kecil ini memiliki peran untuk sebuah efektif. Jika kita memperhatikan bagaimana cara berbusana, hal itu akan memperbaiki kemampuan komunikasi kita Empathy Adalah: kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain Menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif (komunikasi 2 arah) Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain. Kita perlu saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain dalam tim kita. Rasa empati akan menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa respek akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun teamwork. Audible Dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik Kemampuan menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Clarity Keterbukaan dan transparansi &kejelasan. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. Karena tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita. Humble sikap rendah hati Wujudnya:sikap yang penuh melayani (dalam bahasa pemasaran Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar, dll.
-
-
-
-
Hasil dari berkomunikasi efektif Membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan (respect), karena inilah yang dapat ----membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan saling menguatkan.---Kunci Komunikasi tertulis (4C) - Complete (lengkap) - Clear (jelas) - Concise (singkat) - Correct (tepat) Simulasi Komunikasi Peserta membuat susunan kepanitiaan dari ketua sampai anggota, gunakan koordinator dan sekertaris jika perlu. Kemudian tiap kelompok berbaris menurut hirarki jabatannya. Tiap ketua kemudian diberi satu pernyataan yang sama oleh pemandu dan dari ketua harus mencapai anggota. tiap anggota paling akhir diuji apakah pernyataanya sama dengan yang diberikan pemandu.
5. Penjabaran Gagasan Awal (60 menit) Tujuan:
Peserta mampu menjabarkan gagasan awal yang dibuat dalam modul 1 kegiatan 2 dengan merincinya secara sistematis dalam bentuk jadwal kegiatan dengan tolok ukurnya dan organisasi kegiatan/kepanitiaan. Materi Penugasan: Peserta diberi tugas untuk meresume kembali semua materi dari modul 1 hingga modul 2 kegiatan 4 dan langsung memberi contoh dari kegiatan yang telah mereka susun. - AKL (Analisis Kondisi Lingkungan) Kegiatan untuk mengetahui & menganalisa kondisi riil dengan melihat faktor internal & eksternal kepanitiaan. - PGA (Perumusan Gagasan Awal) Bagaimana cara merumuskan Ide awal yang muncul sebagai hasil dari analisa (AKL). Teknik Perumusan Gagasan Awal dengan menggunakan metode 4W+1H (What, Why, When, Who dan How). - TUK (Tolok Ukur Keberhasilan) Suatu patokan terukur yang dapat digunakan untuk menilai suatu kegiatan, atau Suatu sasaran minimal yang ditentukan dalam perencanaan suatu kegiatan. - KUK (Komunikasi Unit Kerja)
Mengenal pola komunikasi antar unit kerja serta hal-hal yang mendukung maupun menghambat efektivitas masing-masing pola komunikasi dan juga mengetahui hal-hal yang perlu diusahakan untuk menjaga efektivitas komunikasi antar unit kerja. - PKK (Pengorganisasian Kepanitiaan dan Kegiatan) Cara-cara mengorganisasikan suatu kegiatan dan menyusun suatu kepanitiaan untuk mendukung pelaksanaan sebuah rencana kerja. Bergam bagan yang sering digunakan seperti bagan vertical, horizontal dan semacamnya. - PJK (Penyusunan Jadwal Kerja) Rencana-rencana kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan, waktu dan dana yang diperlukan, jumlah anggota panitia, kegiatan yang menjadi prasyarat sehingga harus dikerjakan terlebih dahulu, kegiatan yang dapat dilaksanakan secara bersamaan waktunya. Teknik menyusun jadwal kerja kegiatan dapat dengan metode tabulasi dengan matrik atau dengan metode Flow Chart.
Penyusunan konsep kegiatan secara tertulis Konsep dari semua materi yang telah disampaikan di uraikan dalam sebuah alur tertulis menjadi seperti pad di gambar.
Gambar 11 Alur Penjabaran Gagasan Awal
MODUL 3 Administrasi Kesekretariatan dan Keuangan 1. Administrasi Umum (kesekretariatan dan keuangan) (120 menit) Tujuan :
Mampu menjelaskan arti, fungsi ADUM
Mengenal berbagai bentuk surat, system pengarsipan surat
Mampu menyusun LPJ dan SPJ dengan benar Materi Ceramah : Pengertian administrasi Tata usaha; kegiatan mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan dalam rangka mencapai tujuan tertentu
Macam ADUM : Kesekretariatan dan keuangan Kesekretariatan Tempat kerja, kantor administrasi atau tempat melakukan aktivitas ketatausahaan, keuangan, kepegawaian Fungsi dan kelengkapan secretariat - Fungsi Pusat aktivitas organisasi Pusat informasi dan komunikasi organisasi (intern&ekstern) Pusat kegiatan administrasi dan dokumentasi organisasi Fasilitator aktifitas manajemen dan memudahkan fungsi Kontrol Mengamankan rahasia organisasi Penyimpanan-pengolahan-pemeliharaan seluruh dokumentasi Mengatur mekanisme kerja dan tertib administrasi Menjaga dan merawat inventarisasi sebagai asset organisasi Mengembangkan networking dengan pihak – pihak yang terkait dengan kepentingan organisasi. - Kelengkapan Identitas organisasi Peralatan administrasi Struktur organisasi Papan koordinasi dan informasi Time schedule Sarana hiburan
Surat - menyurat dan Penomoran surat
Laporan pertanggungjawaban
Admin. Keuangan :
Anggaran :
Proses perumusan anggaran
Langkah penyusunan anggaran
Pengontrolan anggaran
Pembuatan SPJ : IKOMA dan APBN (informasi adanya ketentuan SPJ untuk APBN)
Alur birokrasi dan alur pencairan dana (sampai ITS) Materi Simulasi :
Membuat Surat dengan ketentuan penomeran surat yang benar
Membuat SPJ
MODUL 4 Teknik Pengendalian Motivasi
1. Ceramah dan Tanya Jawab Hakekat Motivasi (60 menit) Latar Belakang: Untuk membuat suatu kegiatan dibutuhkan motivasi yang kuat di balik pelaksanaan kegiatan tersebut. banyak kasus kegiatan yang sebenarnya sangat diharapkan untuk dilaksanakan, akan tetapi berhenti di tengah jalan karena orang-orang di dalamnya kehilangan motivasi. Tujuan:
mengetahui pentingnya motivasi dan faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi
mampu mengupayakan untuk menumbuhkan dan mempertahankan motivasi dalam diri maupun dalam kelompok Materi Ceramah:
Konsep motivasi (apa itu motivasi?) Motivasi yang membedakan manusia dengan robot. motivasi melibatkan alasan mengapa sesuatu harus diadakan.
Pentingnya motivasi
Faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi
Jenis-jenis motivasi (berdasarkan kuat/lemahnya motivasi)
Upaya menumbuhkan dan mempertahankan motivasi - Banyak membaca dan memperluas wawasan - Berkenalan dengan idola
-
Positive thinking Keluar dari kebiasaan Mempunyai target Mencari tantangan Melakukan penyegaran Mencari alasan yang tak terbantahkan Bersenang-senang
2. Latihan Pengambilan Keputusan (60 menit) Latar Belakang: Seringkali terjadi situasi dimana seseorang dituntut untuk segera mengambil keputusan pada saat mendesak, yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan. oleh karena itu, dibutuhkan pembekalan dan latihan dalam pengambilan keputusan, agar keputusan yang diambil merupakan keputusan yang terbaik dan seminimal mungkin kerugian yang dihadapi. Tujuan:
mengetahui prinsip-prinsip dalam pengambilan keputusan mampu menjalankan langkah-langkah dalam pengambilan keputusan (sendiri maupun dalam kelompok)
mampu memilih alternatif terbaik dalam pengambilan keputusan Materi sidang pleno: Prinsip-prinsip dalam pengambilan keputusan - efisiensi - fleksibilitas - ketersediaan alternatif - adanya kendala
Langkah-langkah pengambilan keputusan (sendiri maupun kelompok) - observasi - merumuskan masalah secara lugas - mengajukan alternatif-alternatif - menentukan alternatif yang terbaik menurut kriteria tertentu - melakukan validasi melalui implementasi pemecahan masalah - merumuskan skenario pengendalian Cara memilih alternatif terbaik dalam pengambilan keputusan
dalam
3. Eksperimen Pengendalian Konflik (90 menit) Latar Belakang: Konflik sering terjadi dalam suatu kepanitiaan kegiatan. apabila tidak dikendalikan dengan baik, dapat mengganggu jalannya pelaksanaan kegiatan. Tujuan:
memahami faktor-faktor yang merupakan potensi terjadinya konflik
mengetahui arti dan macam-macam konflik
mampu menjalankan langkah-langkah dalam pengendalian konflik
memahami macam-macam cara dalam menyelesaikan konflik beserta keuntungan dan kerugiannya Materi Sidang Pleno: Faktor-faktor potensi terjadinya konflik - diri sendiri - perbedaan tujuan - sumber daya - kekuasaan - perbedaan ideologi - keanekaragaman norma - faktor internal dan eksternal
Arti dan macam-macam konflik - intrapersonal - interpersonal - antara individu dengan kelompok - antar kelompok dalam satu organisasi - antar organisasi Cara menyelesaikan konflik serta keuntungan dan kerugiannya - berkompetisi -- win-lose solution, antara atasan dengan bawahan - menghindari konflik/menunda konflik - akomodasi -- mengalah - kompromi -- win-win solution - berkolaborasi -- kerjasama, menciptakan solusi baru (win-win solution)
MODUL 5 Penyempurnaan Program Kerja 1. Ceramah Teknik Penyusunan Usulan Kegiatan dan Penugasan Penyempurnaan Usulan Kegiatan (90 menit)
Latar Belakang: sebuah kegiatan berawal dari rencana kegiatan yang tersusun dalam suatu usulan kegiatan. agar dapat berjalan dengan baik, usulan kegiatan sudah seharusnya disusun secara mudah dimengerti, efektif dan efisien, serta spesifik. Tujuan:
memahami cara menyusun usulan kegiatan
mampu menjalankan prinsip penyusunan usulan kegiatan
mengetahui hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyempurnaan usulan kegiatan Materi Ceramah: Cara menyusun usulan kegiatan - Memiliki target - R encana kerja yang “BEST” Bright Ide awal cemerlang, dibahasakan dengan meyakinkan, mudah dimengerti, menggunakan istilah-istilah yang up to date, tata urutan benar. Effective dan efficient Efektif dan efisien dalam kalimat, penyusunan kegiatan yang tidak monoton. Specific Spesifik untuk satu kegiatan/program kerja, jika merupakan rangkaian acara, disertakan susunan sub acara.
Prinsip penyusunan usulan kegiatan - Cover - Latar belakang - Nama kegiatan - Tema kegiatan - Waktu dan tempat pelaksanaan - Tujuan kegiatan - Bentuk kegiatan - Susunan kepanitiaan - Anggaran dana - Penutup (lembar pengesahan dan lampiran) hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyempurnaan usulan kegiatan - Biaya - Waktu pelaksanaan - Kondisi lingkungan (internal maupun eksternal)
PENGEMBANGAN WAWASAN Jumlah bintang yang ada menunjukkan tingkat perlu tidaknya suatu materi dijadikan materi tambahan dalan LKMM TD. Semakin banyak bintang maka materi tersebut sangat diperlukan atau sesuai dengan kebutuhan dalam LKMM TD yaitu sebagai pelatihan memanajemen suatu kegiatan. 1. Creative Thinking Prioritas : Tujuan : Menekankan pentingnya kekreatifitasan dalam menyelenggarakan kegiatan Point-point : 1. Makna kreatifitas 2. Faktor-faktor yang mempengaruhi kreatifitas 3. Alasan kebutuhan adanya kreatifitas dalam membuat suatu kegiatan 2. Teknik Negosiasi / Lobbying Prioritas : Tujuan : Memberikan pengetahuan tentang teknik negosiasi Point-point : 1. Apa itu negosiasi 2. Apa saja yang perlu dipersiapkan untuk presentasi 3. Bagaimana tahap / langkah teknik negosiasi 4. Mengapa membutuhkan teknik negosiasi dalam menyelenggarakan kegiatan 3. Sponsorship Prioritas : Tujuan : Mengetahui bagaimana sponsorship yang baik Point-point : 1. Apa itu sponsorship 2. Bagaimana langkah sponsorship 3. Mengapa sponsorship diperlukan dalam menyelenggarakan kegiatan 4.
Team Work Building Prioritas : Tujuan : Merasakan bagaimana bekerja dalam kelompok Point-point : 1. Apa itu team work 2. Bagaimana langkah team work
3. Mengapa teamwork diperlukan dalam menyelenggarakan kegiatan 5.
Pengetahuan tentang Jurusan Prioritas : Tujuan : Mengetahui keprofesian di Jurusan sehingga dapat menjadi pengetahuan untuk penyelenggaraan kegiatan Point-point : 1. Ruang lingkup Jurusan 2. Posisi Jurusan dalam Masyarakat Umum
6.
Teknik Presentasi Prioritas : Tujuan : Mengetahui bagaimana cara presentasi yang baik Point-point : 1. Apa itu teknik presentasi 2. Apa saja yang perlu dipersiapkan untuk presentasi 3. Bagaimana langkah presentasi 4. Mengapa teknik presentasi diperlukan dalam menyelenggarakan kegiatan
7.
Teknik Persidangan Prioritas : Tujuan : Mengetahui bagaimana cara meng-handle forum seperti sidang Point-point : 1. Apa itu teknik persidangan 2. Apa saja yang perlu dipersiapkan untuk presentasi 3. Jenis atau macam teknik persidangan 4. Bagaimana langkah-langkah teknik persidangan 5. Mengapa teknik persidangan diperlukan dalam menyelenggarakan kegiatan
8.
KM ITS Prioritas Tujuan
9.
:
Kehimpunan-an Prioritas :
: Memberikan pengetahuan tentang Keluarga Mahasiswa ITS
