UNIVERSIDAD ESAN
PROGRAMA: PADE – OPERACIONES Y LOGÍSTICA LOGÍSTICA
CURSO
: COMPRAS Y ABASTECIMIENTO
PROFESOR: VICTOR TATEISHI SAITO TITULO
: CASO E.T.
El presente trabajo ha sido realizado de acuerdo a los reglamentos de la UNIVERSIDAD ESAN por:
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Dina Ayllon Valdivia Romina Serpa Haro Raúl Pasache Álvarez Steve Carrión Barbieri Ivan Malarin Julca
Surco, 15 de Julio del 2013
I. INTRODUCCIÓN
La empresa E.T dirigida por la familia Canepa y gerenciado por el Sr. Zardetto, dedicado al rubro de transporte de personal, carga y otros como procesamiento de harina de pescado, ganadería, inmobiliaria e imprentas, viene afrontando problemas relacionados al tema logístico. Para lo cual se está contratando los servicios de un asesor externo a fin de implementar un mejoramiento en el desarrollo del área logística. Esta empresa fundada en los años sesenta ha logrado adquirir mayor participación a través de la adquisición de unidades vehiculares, terrenos, empresas y personal. Sin embargo; no han logrado un crecimiento organizacional que les permita manejar la empresa a manera óptima. El presente trabajo pretende exponer la situación actual de la empresa E.T y plantear alternativas de solución que optimicen el manejo de la empresa.
II. ANALISIS DEL CASO
Según la descripción de la situación actual de la empresa se identifica los principales problemas:
Problemas mecánicos •
Rompimiento de cañería de aire de compresora.
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Rotura de dirección.
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Mala calidad en los repuestos (sin garantía).
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No existen mantenimientos preventivos, se informa de la falta de previsión y se permite la salida de unidades a rutas aún presentando problemas.
Problemas en servicio •
Fallas con el sistema de video.
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Falla con el microondas.
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Mal atención en el servicio de las agencias.
Problemas de seguridad •
No contar con implementos de seguridad para señalizar la pista indicando que el carro está malogrado.
Problemas organizacionales
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La intervención grupal para la ejecución de compras (para efectuar las compras se necesita la intervención del directorio inclusive para efectuar compras menores). El mismo personal de repuesto está a cargo de la ejecución de las compras (no existe especificaciones técnicas según el tipo de compra)
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Falta de asesoramiento a los directivos por gente especializada.
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No existe gerencias intermedias.
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Problemas en el abastecimiento de repuestos.
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Compra de repuestos alternos sin consentimiento.
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Ausencia en el orden y limpieza.
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Falta de reconocimiento de los trabajadores por su buena labor.
Ante la problemática expuesta se plantea las siguientes actividades para la mejora en el funcionamiento de la organización.
III. ESTRATEGIAS DE IMPLEMENTACIÓN
En el entorno actual cada vez más competitivo y con menores márgenes, las organizaciones buscan continuamente oportunidades de mejora que las hagan más competitivas. El grupo Canepa es consciente de la importancia de contar con una gestión de logística integral, como parte esencial, al momento de aportar mayor valor a sus clientes.
Como punto inicial el Grupo Canepa debe tener definido los siguientes puntos antes de establecer la restructuración logística: •
Misión
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Visión
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Política de la empresa
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Estrategias direccionales
3.1 Gestión de mantenimiento El área de Gestión de mantenimiento, liderada por la Gerencia de Mantenimiento, será la encargada de establecer los lineamientos para la planificación, ejecución y control de las actividades de mantenimiento correctivo, preventivo y predictivo en las unidades propias de los negocios de transporte de carga y personal. Como parte del establecimiento de los lineamientos descritos, se generaran los siguientes procedimientos: -
Procedimiento de Mantenimiento Correctivo
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Procedimiento de Mantenimiento Preventivo
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Procedimiento de Mantenimiento Predictivo
Al tener establecidos estos procesos, se planificara de manera adecuada la lista de repuestos (filtros, aceites, etc) y consumibles (neumáticos). De esta manera se tendrían los recursos necesarios para poder Asegurar el cumplimiento de las nuevas políticas de mantenimiento. Asimismo parte de las funciones del área de mantenimiento será la de asegurarse de que todos los equipos de la organización cuenten con los requisitos necesarios para su normal labor, para lo cual realizara inspección diarias, antes de la salida de cada una de las unidades, llevando lo registros correspondientes (check list, partes diarios, entre otros.) que evidencien el cumplimiento de lo ofrecido por la empresa.
3.2 Definición del nuevo organigrama
3.3 Nuevas Políticas del área de compras 3.3.1 Objetivos
Parte de los objetivos del área logística son:
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Reducir los costos integrales al mínimo.
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Entrega conforme a las expectativas del cliente.
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Reducir el uso del capital al mínimo
3.3.2 Alcances Alcance de Almacén Los almacenes tienen a cargo dentro del proceso logístico la recepción de los productos, resguardo, custodia, control y abastecimiento hasta la entrega a los usuarios.
Alcance de Compras
El área de compras inicia su proceso desde la recepción de la solicitud del usuario, negociación con el proveedor, colocación de las órdenes de compra hasta el seguimiento de su orden de compra colocada
3.4 Proceso de compras 3.4.1 Política Con la finalidad de no recurrir a la intervención de todo el directorio en las decisiones de compras menores, se establecerá un rango de intervención dependiendo del monto de la adquisición, definiéndose lo siguiente: • •
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Compras hasta US$ 3,500.00 : Solo firma del Jefe de Compras Compras mayores de US$ 3,500.00 y menores de US$ 10,000.00: Autorización del Gerente de Logística Compras mayores a US$ 10,000.00: Autorización del Directorio.
3.4.2 Flujo de Compras Previamente al proceso de compras, el planificador debe conocer y analizar los stocks iniciales en bodega, los stocks en tránsito, la rotación de los mismos y el requerimiento del área solicitante. De presentarse la necesidad de hacer un pedido de reposición se seguiría el siguiente flujo: •
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El planificador debe solicitar a mantenimiento las especificaciones técnicas del producto o repuesto, además debe mencionar el tiempo de vida o tiempo esperado que debiera durar el producto o repuesto. El planificador efectúa la solicitud al área de compras mediante una solicitud de compra El jefe de compras revisa que la solicitud esté debidamente llenada con las especificaciones técnicas. De no tener la información completa, devuelve la solicitud al planificador para su correcto llenado indicándole los puntos faltantes. De presentarse la solicitud de compras con la información completa, el Jefe de Compras procede a efectuar una solicitud de cotización a mínimo 3 proveedores. El jefe de compras recibe las 3 cotizaciones, analiza el costo total de las cotizaciones, el cual incluye el precio, el tiempo de vida del producto o repuesto, el costo de envío al punto final de uso y que cumpla con las especificaciones técnicas, eligiendo la mejor opción. Dependiendo del monto de la adquisición, el Jefe de Compras, solicitará la aprobación del Gerente de Logística o del Directorio de ser necesario, en base a la Política de compras.
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Luego de aprobada la compra, el Jefe de Compras emite una Orden de Compra al proveedor definiendo el tiempo de entrega, la cual de ser necesario, debe ser firmada por el Gerente de Logística o del Directorio, dependiendo del monto de la misma. El Jefe de Compras realiza el seguimiento hasta el momento que el proveedor entrega el producto o repuesto.
En caso de producirse inconvenientes en la entrega, se negociará con el proveedor ya sea la devolución del pago por la compra o variaciones en la entrega.
3.5 Funciones del personal de logística Gerente de Logística •
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Diseñar la red logística para asegurar un fluido ininterrumpido del servicio a nivel nacional. Planificar las necesidades. Tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas, en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al costo total más conveniente. Planificar el almacenamiento de artículos de acuerdo a las necesidades en cada almacén. Manteniendo stock adecuados de artículos de mayor rotación y manteniendo en una segunda línea a los artículos más costosos a un nivel mínimo. Contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralización, verificando exactitud y calidad de lo que se recibe. Controlar que el despacho o distribución se realice de manera optima. Cantidad exacta, embalaje adecuado y condición de uso de los artículos. Supervisar el stock de artículos de acuerdo a su rotación y valor a lo largo de la cadena logistica. Establecer objetivos, indicadores de gestión y controlar el cumplimiento Emitir las directivas para el adecuado y oportuno cumplimiento de los procesos que tiene a cargo
Jefe de Compras
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El gerente debe enfocar su labor hacia el desarrollo de estrategias, dirigidas hacia las compras el desarrollo de proveedores y de las negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias de la organización, tanto a corto como a largo plazo. Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales suministros, repuestos y servicios necesarios para el correcto funcionamiento de la organización.
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Mantener normas de calidad adecuadas.
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Buscar y mantener proveedores competentes.
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Comprar los elementos y los servicios necesarios al costo total más bajo.
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Conseguir relaciones de trabajo productivas y armoniosas con otros departamentos de la organización.
Jefe de Almacén •
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Planificar, coordinar y supervisar todo los movimientos operativos del almacén. Supervisar y dirigir las actividades operativas del almacén. Controlar la documentación con relación a la mercancía recibida y despachada. Asegurar el cumplimiento de las normativas y controles establecidos. Recibir y procesar las devoluciones de mercancías efectuadas por los usuarios de la empresa. Coordinar el transporte para despacho por zonas geográficas o rutas especificas. Administrar el flete de los mismos. Asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan así como la rapidez de su ejecución para cumplir los plazos solicitados.
Planificador •
La función básica del planificador es la de proyectar la evolución futura del stock que nos permita establecer un programa de compras y que nos permita responder a la demandas internas de los usuarios.
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Ejecutar y difundir diferentes indicadores logísticos que le permitan a la Gerencia de Logistica poder tener control de cada uno de los procesos que tiene a cargo Asimismo debe coordinar con las demás áreas de la empresa a fin de realizar los cálculos adecuados para la reposición.
